Anwenderbericht der RECTICEL Schlafkomfort GmbH

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IT
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& Services //
RECTICEL Schlafkomfort GmbH //
Rechnungsfreigabe per Web-Browser – im Outsourcing ohne
Software-Investition
Wie lagert man 25.000 Eingangsrechnungen pro Jahr kostengünstig und
sicher ein? Nur um diese Frage ging
es zunächst, als sich die RECTICEL
SCHLAFKOMFORT GmbH auf die Suche nach einem neuen Dienstleister
für die Archivierung ihrer Papierrechnungen machte. Am Ende stand die
Entscheidung für einen komplett elektronischen Rechnungsworkflow im Out­
sourcing-Betrieb, gehostet von der Ratiodata.
Die RECTICEL SCHLAFKOMFORT GmbH,
marktführender Anbieter von Bett­
waren in Deutschland, betreibt hierzulande drei Standorte: neben der
Zentrale in Bochum zwei Fertigungsstätten in Hassfurt und Jöhstadt (Erz-
gebirge). Täglich erhält das Unternehmen rund 100 Rechnungen – macht
im Jahr 25.000 Dokumente, die es
sicher und kostengünstig einzulagern
gilt. Weil der bisherige Dienstleister
nicht mehr den Anforderungen des
Unternehmens entsprach, machte
man sich auf die Suche nach einem
neuen Partner. Die Ratiodata stellte
den Matratzen-Experten in einer Informationsveranstaltung ihr Portfolio
in diesem Bereich vor und öffnete ihnen sehr schnell die Augen über die
Vorzüge einer Digitalisierung von
Eingangsrechnungen. Denn elektronische Rechnungen lassen sich nicht nur
einfacher und preisgünstiger archivieren, sondern auch schneller kontieren
und bezahlen, wenn man sie gleich zu
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Beginn der Verarbeitungskette digitalisiert.
Die Eingangsrechnungen trafen bei
RECTICEL früher in Bochum ein, vereinzelt aber auch in den Filialen. Daraus resultierten ein zeitaufwändiger
Transport der Dokumente durch das
www.ratiodata.de
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Unternehmen und eine zeitaufwändige Freigabe und Genehmigung der
Dokumente: Nach der Kontierung, die
in der Buchhaltung durchgeführt wurde, mussten die Belege per Post oder
Fax an die einzelnen Kostenstellen zur
Freigabe und von dort wieder zurück
in die zentrale Finanzbuchhaltung in
Bochum gesendet werden. Rechnungen, die mehrere Kostenstellen betrafen, musste Rechnungsprüferin Elke
Nolte noch mehrfach kopieren und versenden bzw. faxen, um von allen Genehmigern die Freigabe einzuholen.
„Das mussten wir auch haben!“
Seit April 2007 arbeitet RECTICEL mit
der von Ratiodata betriebenen Rechnungseingangslösung von Basware.
Die Rechnungen sind dadurch nicht
nur elektronisch archiviert und besser
im Zugriff, sondern vor allem die aktuellen Freizeichnungsprozesse lassen
sich sehr viel schneller und transparenter über mehrere Standorte hinweg durchführen. „Wir, die wir aus
dem Papierumfeld kommen, waren
schwer beeindruckt, was in diesem
Bereich heute alles möglich ist“, sagt
Sabine Erbe, Leiterin des Rechnungswesens bei RECTICEL. „Per Knopfdruck alle Rechnungen sofort einsehen zu können und dadurch sowohl
Transparenz schaffen als auch noch
zusätzliche Skontoerlöse erzielen –
das mussten wir auch haben!“
Vor der Einrichtung des Systems wurde gemeinsam mit dem Kunden ein
Workshop durchgeführt, an dem Verantwortliche aus dem Rechnungswesen und den Bereichen IT- und Organisation teilnahmen. In dem Workshop
wurden die Prozesse der RECTICEL
analysiert und die Möglichkeiten des
Genehmigungsprozesses im Basware-Workflow besprochen. Es wurde
definiert, welcher Mitarbeiter in welche Gruppe gehören soll – Freigeber
oder Prüfer –, und die jeweiligen Obergrenzen der freizugebenen Summen
wurden festgelegt.
Rechnungsfreigabe per Web-Browser //
Was das Unternehmen im Vorfeld arrangieren musste, bevor die neue Arbeitsweise starten konnte, war lediglich, seine Lieferanten um künftige
Adressierung ihrer Rechnungen an
ein neues Sammelpostfach der Ratiodata in Münster zu bitten. Dort treffen
nun alle Forderungen zentral ein. Ratiodata leert das Postfach mehrfach
täglich und bringt die Briefe in ihr
Scan-Zentrum. „Dort sortieren wir
sie zunächst“, erklärt Thomas Augst,
verantwortlicher Kundenbetreuer der
Ratiodata. „Was versehentlich dort
eintrifft, etwa persönlich an die Geschäftsführung adressierte Post, leiten wir per Sammelbrief an den Kunden weiter, Irrläufer gehen direkt
zurück zur Post.“ Die übriggebliebene
Rechnungspost wird geöffnet, die
Rechnungen samt Anhängen – Stundenzettel, Lieferscheine, sonstige Belege – eingescannt und bei den Rechnungen zusätzlich eine OCR-Erkennung
der Kopf- und Fußdaten mit der Software von foxray durchgeführt.
Qualität in die Daten hineinbringen durch Abgleich mit
Stammdaten
Um Qualität in die OCR zu bringen,
werden die Auslese-Ergebnisse mit
den Lieferanten-Stammdaten von
RECTICEL abgeglichen, die Ratiodata
regelmäßig in Form von SAP-Auszügen vom Unternehmen erhält. Auf diese Weise werden unsicher oder falsch
ausgelesene Informationen korrigiert.
Über ein vorab definiertes Regelwerk
werden automatische Prüfroutinen,
wie Umsatzsteuer- oder Brutto/Netto-Prüfung durchgeführt. Abschließend findet ein manueller Qualitätssicherungsprozess statt, indem
unsicher ausgelesene Informationen,
Abweichungen zwischen Rechnung
und Lieferanten-Stammdaten sowie
Fehlermeldungen, die durch die Prüfroutinen erzeugt werden, noch einmal
zur Anzeige gebracht werden.
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Können diese Unsicherheiten oder Abweichungen im Rahmen der Qualitätssicherung beseitigt werden, überspielt
Ratiodata Rechnungsimages und -daten
mit dem Status „korrekt ausgelesen“
taggleich in den im eigenen Rechenzentrum gehosteten Rechnungsworkflow von Basware. Sollten dennoch
Abweichungen vorhanden sein, erhält
RECTICEL die Rechnung mit einem
entsprechenden Kommentar.
Die Rechnungsverarbeitungssoftware
und das bei RECTICEL installierte
SAP-System sind wiederum so miteinander verzahnt, dass die Images
und Daten automatisch im an SAP angekoppelten Archivsystem von d.
velop abgelegt werden. Die digitalisierten Belege und die im Workflow
entstandenen Bearbeitungsinformationen werden auch nach Beendigung
des Workflow-Prozesses noch zwei
Jahre lang im Basware Workflow vorgehalten. Somit ist auch nach Abschluss der Rechnungsbearbeitung
eine schnelle und komfortable Auskunft möglich.
Um die gesetzlichen Auflagen einer
revisionssicheren Archivierung zu erfüllen, werden die Rechnungen nach
Abschluss des Workflow-Prozesses
an das revisionssichere Archivsystem
d.3 von d.velop übergeben. Zusätzlich
wurde d.3 mittels Archiv-LinkSchnittstelle mit SAP verbunden.
Über diese Schnittstelle können die in
d.3 archivierten Dokumente und die
im Workflow erzeugten Freigabe- und
Kontierungsinformationen
direkt
aus SAP heraus angezeigt werden.
In Bochum sitzt Rechnungsprüferin
Elke Nolte heute nach wie vor an ihrem Masterarbeitsplatz. Bisher schlugen bei ihr die Rechnungen in Papierform auf, sie kontierte sie und brachte
sie anschließend auf den Weg zur
Freigabe. Jetzt loggt sie sich allmorgendlich über ihren Web-Browser im
Basware-System ein. Der Zugriff auf
das bei Ratiodata gehostete Baswa-
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re-Workflowsystem findet über eine
verschlüsselte VPN-Verbindung statt.
Im Reiter „Unbearbeitete Rechnungen“ sind dort die aktuellen Dokumente gescannt und mit ihren extrahierten
Kopfdaten aufgelistet. An ihrem Basware-Arbeitsplatz kann Elke Nolte die
Rechnungen zur Genehmigung an Personen, Abteilungen oder Gruppen der
RECTICEL weiterleiten. Mitarbeiter, die
eine Rechnung freizugeben haben,
werden per E-Mail über diese Aufgabe
informiert.
Während urlaubs- oder krankheitsbedingter Fehltage kann ein Stellvertreter
definiert werden, der während der
Fehltage die Freigabe von Rechnungen
übernimmt. Über Eskalationsregeln
wird vermieden, dass Rechnungen vergessen oder nicht bearbeitet werden.
Insgesamt 76 Basware-Arbeitsplätze
hat RECTICEL bei Ratiodata gemietet,
davon drei Masterarbeitsplätze. Bei der
großen Anzahl an ThinClient-Arbeitsplätzen handelt es sich um Genehmigungs-Arbeitsplätze, die im Workflow
mit ihrer jeweiligen Berechtigungsstufe eingerichtet wurden.
Rechnungsfreigabe per Web-Browser //
Monat betreffen und für diese dann
monatliche Abgrenzungen buchen –
was früher nur schätzweise möglich
war.
Die Vorteile einer Digitalisierung und
elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen liegen damit auf der
Hand. Warum sich das Unternehmen
dafür entschieden hat, extern scannen
zu lassen und auch den Workflow nicht
im eigenen Haus zu betreiben, erklärt
Karsten Bernecker, kaufmännischer
Leiter der RECTICEL SCHLAFKOMFORT GmbH: „Die ganze Lösung
inhouse zu betreiben, hätte zunächst
bedeutet, Server, Software-Lizenzen
und leistungsfähige Scanner anzuschaffen. Außerdem hätten wir Personal abstellen müssen für das Scannen,
Erfassen und die Nachbearbeitung der
Dokumente. Die Anfangs-Investitionen
dafür wären insgesamt zu hoch gewesen, als dass wir sie als Teil des RECTICEL-Konzerns ohne längeren Vorlauf
hätten tätigen können. Bei der On-Demand-Lösung über Ratiodata bezahlen wir nur einen monatlichen Betrag,
der sich an der Nutzung bemisst, und
mussten keinen Cent vorschießen.“
Monatliche Rechnungs­
abgrenzung besser möglich
„Wir sind mit dem System sehr schnell
geworden, können Rechnungen noch
am Tag ihres Eintreffens verbuchen
und damit auch alle Skontofristen einhalten“, erklärt Sabine Erbe. Durch das
in Basware realisierte Berechtigungskonzept ist erstmals schwarz auf weiß
festgehalten, wer im Unternehmen in
welcher Höhe Rechnungen freigeben
darf und soll. Und mit einem Klick auf
jede Rechnung im System sieht Sabine
Erbe, wo im Genehmigungsprozess
sich diese gerade befindet. Diese
Transparenz ermöglicht der Leiterin
des Rechnungswesens auch eine monatliche Abgrenzung. In den ersten
Werktagen eines neuen Monats kann
sie im System leicht erkennen, welche
offenen Rechnungen noch den alten
v.l. Elke Nolte und Sabine Erbe //
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Keine Wartung und stets die
modernste Ausrüstung
Zum einen ist es der Kostenaspekt,
zum anderen kann sich RECTICEL darauf verlassen, dass ihre Rechnungen
stets mit den modernsten Scannern
digitalisiert und der aktuellsten Software weiterverarbeitet werden. Mit
Wartungs- oder Updatefragen muss
sich das Unternehmen nicht befassen und kann sich daher umso mehr
seinem Kerngeschäft widmen. Mit
der Outsourcing-Dienstleistung von
Ratiodata bei den Rechnungen ist die
Unternehmensleitung übrigens so zufrieden, dass sie auch beim Thema
Vertragsmanagement auf eine Lösung
der Ratiodata setzt.
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Über die RECTICEL Schlafkomfort:
Die RECTICEL Schlafkomfort GmbH mit Sitz in Bochum und Fertigungsstätten in Hassfurt und Jöhstadt vertreibt
unter der Markte „Schlaraffia“ Matratzen und Bettgestelle. Seit seiner Gründung 1909 bis zum Übergang in den
europaweit aktiven RECTICEL-Konzern 1990 war das familiengeführte Unternehmen ein Synonym für Innovationskraft. Heute bietet RECTICEL Schlafkomfort in Deutschland mit seiner Hauptmarke Schlaraffia und den
Schwesterunternehmen sembella, rokado, dormilux und Superba die Vielfalt individueller Bettsysteme für den
gesunden und ausgeruhten Schlaf. Mit einem Anteil von 37,2% ist Deutschland der wichtigste Markt für die von
RECTICEL angebotenen Bettwaren.
Ansprechpartner //
Kontakt //
Ansprechpartner
Thomas Augst
Fon +49 251 7000-3774
thomas.augst@ratiodata.de
Ratiodata IT-Lösungen & Services GmbH
D-48155 Münster ∙ Gustav-Stresemann-Weg 29
D-48016 Münster ∙ Postfach 3029
Fon +49 251 7000-5210 ∙ Fax +49 251 7000-3201
www.ratiodata.de ∙ info@ratiodata.de
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