ELKO - QUICK SART

Dezernat 1 - Sachgebiet 1.1
HIS QIS FSV-MBS
ELKO - QUICK SART
ELEKTRONISCHER
KOSTENSTELLENKONTENZUGANG
April, Dresden, 2010
Adresse
TU Dresden – Dezernat 1
Sachgebiet 1.1
TU Dresden
01062 Dresden
Telefon: 0351 463 34866
Fax: 0351 463 37055
E-Mail: haushalt@tu-dresden.de
http://tu-dresden.de/die_tu_dresden/verwaltung/dezernat_1/sachgebiet_1_1
ELKO – QUICK START
ELEKTRONISCHER KOSTENSTELLENKONTENZUGANG
Dezernat 1 – Sachgebiet 1.1
START/LOGIN
Öffnen Sie Ihren Browser und besuchen Sie: https://qis.dez.tu-dresden.de/qisserverfsv/
Wir empfehlen die Nutzung von Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 3.6.2 oder Opera
10.51.
1
ZIH Login
Tragen Sie in die vorgesehen Texteingabefelder (1) den Benutzernamen und das Kennwort
Ihres ZIH Logins ein und drücken Sie anschließend auf Anmelden. Sofern Sie die richtige
Kombination aus Nutzernamen und Kennwort eingeben haben und für ElKo freigeschaltet
sind, sollte der Willkommensbildschirm der nächsten Seite erscheinen.
Falls Sie sich nicht am System anmelden können, kann dies mehrere Ursachen haben:
1.) Sie haben die falsche Kombination aus Nutzernamen und Kennwort eingeben
2.) Ihr Nutzerkonto wurde noch nicht für ElKo freigeschaltet.
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ELEKTRONISCHER KOSTENSTELLENKONTENZUGANG
Dezernat 1 – Sachgebiet 1.1
Ob Ihr Nutzerkonto aktiv ist und Sie die richtige Kombination aus Nutzernamen und
Kennwort oder Ihr Nutzerkonto noch nicht für ElKo freigeschaltet wurde, können Sie wie
folgt nachprüfen:
Besuchen Sie https://mail.zih.tu-dresden.de/horde/ und loggen Sie sich im Webmailer der TU
Dresden mit dem Ihnen bekannten Nutzernamen und Kennwort ein.
Sollte dies auch fehlschlagen, so wenden Sie sich bitte an die Benutzerberatung des ZIHs:
beratung@zih.tu-dresden.de bzw. 0351-463-31666.
Sofern Sie sich im Webmailer der TU Dresden korrekt anmelden konnten, wenden Sie sich
bitten an den für Ihren Bereich/Fakultät zuständigen Haushaltsverantwortlichen oder direkt
an das Dezernat 1 – SG 1.1 - Tel. 0351-463-34866, Email: haushalt@tu-dresden.de für eine
Freischaltung von ElKo.
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ELEKTRONISCHER KOSTENSTELLENKONTENZUGANG
Dezernat 1 – Sachgebiet 1.1
WILLKOMMENSBILDSCHIRM
1
Wählen Sie nun per Mausklick eine der folgenden Funktionen (1)
•
Kontostand
zeigt den aktuellen Kontostand für Haushaltskonten an. Ansicht beinhaltet:
Aktuelles Soll, Einnahmen, Ausgaben und offene Forderungen/Festgelegt von
Ausgabe und Einnahmen Titeln inkl. Summen.
•
Einzelbuchungen
zeigt alle im ausgewählten Zeitraum getätigten Buchungen inkl. Kapitel, Titel,
Untertitel, Zahlungspartner, Rechnung, Buchungsdatum, HUEL-Nummer,
Buchungskennzeichen, U-Nummer, Kosten- und Erlösart und Betrag.
Weiterhin können Summen über Titelgruppen, Kosten- und Erlösart und
Ausgabearten (entspricht Kontostand für Drittmittelkonten) angezeigt
werden.
•
Kontoauszug
zeigt Kontostand und Einzelbuchungen auf einer Seite.
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•
Finanzsicht Projekte
zeigt detaillierte Informationen zu Projekten
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AUSWAHL DER KOSTENSTELLE FÜR
KONTOSTANDSANZEIGE HAUSHALTSKONTEN
1
2
Wählen Sie nun Ihre Kostenstelle aus von der Sie den Kontostand angezeigt bekommen
wollen. Sie können hierfür die Kostenstellen Nummer entweder direkt im Textfeld (1)
eingeben oder im darunterliegenden Drop-Down Menü (1) auswählen. Klicken Sie nun auf
Ermitteln (2).
Hinweis: Sie können nur für Ihr Nutzerkonto freigeschaltete Kostenstellen auswählen.
Sollten Sie für eine Kostenstelle verantwortlich sein, welche noch nicht für Sie freigeschaltet
ist, so wenden Sie sich bitte an den für Ihren Bereich/Fakultät zuständigen
Haushaltsverantwortlichen oder direkt an das Dezernat 1 – SG 1.1 - Tel. 0351-463-34866,
Email: haushalt@tu-dresden.de für eine Freischaltung von ElKo.
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KONTOSTANDSANZEIGE HAUSHALTSKONTEN
A
B
Sie können die ausgewählte Ansicht entweder als PDF Datei (A) zum Ausdrucken anzeigen
lassen oder als CSV Datei (A) zur Weiterverarbeitung in z.B. Microsoft Excel exportieren.
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AUSWAHL DER KOSTENSTELLE FÜR
EINZELBUCHUNGEN
1
A
B
2
Wählen Sie nun Ihre Kostenstelle aus von der Sie Einzelbuchungen angezeigt bekommen
wollen. Sie können hierfür die Kostenstellen Nummer entweder direkt im Textfeld (1)
eingeben oder im darunterliegenden Drop-Down Menü (1) auswählen. Klicken Sie nun auf
Ermitteln (2).
Hinweis: Sie können nur für Ihr Nutzerkonto freigeschaltete Kostenstellen auswählen.
Sollten Sie für eine Kostenstelle verantwortlich sein, welche noch nicht für Sie freigeschaltet
ist, so wenden Sie sich bitte an den für Ihren Bereich/Fakultät zuständigen
Haushaltsverantwortlichen oder direkt an das Dezernat 1 – SG 1.1 - Tel. 0351-463-34866,
Email: haushalt@tu-dresden.de für eine Freischaltung von ElKo.
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Standardmäßig werden alle Einzelbuchungen des gesamten Jahres angezeigt. Sie können
dies jedoch durch eine Datumsauswahl in den entsprechenden Drop-Down Menüs (A)
eingrenzen.
Zusätzlich zur Übersicht über die Einzelbuchungen, können diese auf Wunsch auch nach
folgenden Kriterien:
•
•
•
Kapitel, Titel und Untertitel
Kostenart
Ausgabeart (Hinweis: Darstellung entspricht dem Kontostand für Drittmittelkonten)
gruppiert werden und die Summen dieser Gruppen angezeigt werden. Wählen Sie hierfür
einfach die gewünschte Darstellungsart durch ein Kreuz auf den Checkboxen (B) aus.
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ÜBERSICHT DER EINZELBUCHUNGEN
A
B
Sie können die ausgewählte Ansicht entweder als PDF Datei (A) zum Ausdrucken anzeigen
lassen oder als CSV Datei (A) zur Weiterverarbeitung in z.B. Microsoft Excel exportieren.
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EINZELBUCHUNGEN MIT GRUPPIERUNG NACH KAPITEL, TITEL,
UNTERTITEL
A
B
Sie können die ausgewählte Ansicht entweder als PDF Datei (A) zum Ausdrucken anzeigen
lassen oder als CSV Datei (A) zur Weiterverarbeitung in z.B. Microsoft Excel exportieren.
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EINZELBUCHUNGEN MIT GRUPPIERUNG NACH AUSGABEARTEN
A
B
Sie können die ausgewählte Ansicht entweder als PDF Datei (A) zum Ausdrucken anzeigen
lassen oder als CSV Datei (A) zur Weiterverarbeitung in z.B. Microsoft Excel exportieren.
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WO FINDE ICH WAS? UMSTIEG VON PAPIERKONTOAUSZUG ZU ELKO
KONTOSTAND HAUSHALTSKONTEN
Willkommensbildschirm -> Kontostand
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KONTOSTAND DRITTMITTELKONTEN
Willkommensbildschirm -> Einzelbuchungen mit Summen pro Ausgabeart
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EINZELBUCHUNGEN VON HAUSHALTS ODER DRITTMITTELKONTEN
Willkommensbildschirm -> Einzelbuchungen
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NUTZEREINRICHTUNG DURCH BEREICH/FAKULTÄTSHAUSHALTSVERANTWORTLICHE
Sofern Sie ein Haushaltsverantwortlicher für einen durch Dezernat 1 Ihnen zugewiesenen
Bereich/Fakultät sind, haben Sie im ElKo die Möglichkeit neue Nutzerkonten anzulegen.
Die Nutzerkontenverwaltung und Rechtevergabe im ElKo System basiert auf
Kostenstellennummernpräfixen und den folgenden drei Relationen:
•
•
•
verwaltet
gehört zu
Rechte für Kostenstelle
Als Haushaltsverantwortlicher verwalten Sie einen bestimmten Bereich der Universität. Der
Bereich selbst ist eindeutig durch den Kostenstellennummernpräfix spezifiziert.
Beispiel: Sie können Haushaltsverantwortlicher einer ganzen Fakultät z.B. Fakultät
Architektur (Kostenstellennummernpräfix: 15) oder nur eines untergeordneten Institutes sein
(z.B. 150101). Sie können aber auch Haushaltsverantwortlicher mehrerer Fakultäten oder
Institute sein.
Jeder Nutzer im ElKo System gehört zu einem bestimmten Bereich der Universität, wobei
die Zugehörigkeit wiederum nicht auf eine Einrichtungen/Fakultäten/Institute/Lehrstühle
beschränkt sein muss.
Haushaltsverantwortliche sind ebenfalls einem bestimmten Bereich der Universität
zugehörig/ zugeordnet und können nur Nutzerkonten einsehen und bearbeiten,
welche ferner demselben Bereich zugeordnet sind.
Jedem Nutzer können durch einen Haushaltsverantwortlichen Sichtberechtigungen für
bestimmte Kostenstellen eingeräumt oder entzogen werden (Rechte für Kostenstelle).
Haushaltsverantwortliche können Sichtberechtigungen anderen Nutzern nur einräumen oder
entziehen, sofern (a) sie denselben Bereich angehören und (b) der entsprechende
Verwaltungsrechte innehält.
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NUTZER ANLEGEN
Melden Sie sich wie gewohnt am ElKo an.
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Wählen Sie nun per Mausklick FSV-System-Management (1)
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2
Und anschließend per Mausklick Benutzerverwaltung (2)
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A
1
2
Sie können nun nach bereits vorhandenen Nutzerkonten suchen oder, sofern noch nicht
vorhanden, ein neues Nutzerkonto anlegen.
SUCHE NACH EINEM BEREITS VORHANDENEN NUTZERKONTO
Zur Suche nach bereits vorhandenen Nutzerkonten, geben Sie in einen der vorgegebenen
Eingabefelder entweder den Nutzernamen (Login / ZIH-Login), Nachnamen oder
Vornamen ein (A) und wählen Sie anschließend per Mausklick Suche starten (1).
ANLEGEN EINES NEUEN NUTZERKONTOS
Wählen Sie per Mausklick Neuer Sachbearbeiter (2).
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1
2
Tragen Sie nun in den vorgegebenen Eingabefelderern sowohl Nutzernamen (Login / ZIHLogin), Nachnamen und Vornamen ein (1) und wählen Sie anschließend per Mausklick
Speichern (2).
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1
Wählen Sie nun per Mausklick Recht für Kostenstellen (1).
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3
1
2
Wählen Sie nun im Kostenstellenbaum (1) die Kostenstellen, für welche der Nutzer eine
Sichtberechtigung erhalten soll. Analog können Sie durch Entfernen des Kreuzes dem
Nutzer Rechte wieder entziehen, wählen Sie Speichern (2) und anschließend Gehört zu (3)
um mit der Zuweisung des (Tätigkeits-)Bereiches fortzufahren.
Anmerkung: Sie können nur Sichtberechtigungen für Kostenstellen zuweisen bzw.
entziehen für welche Sie in der Relation verwaltet durch Dezernat 1 eingetragen worden
sind.
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1
2
Wählen Sie nun im Kostenstellenbaum (1) die Kostenstellen/Bereiche, die dem
Tätigkeitsbereich/der Anstellung des Nutzers entsprechen und wählen Sie anschließend
Speichern (2).
Anmerkung: Sie können Nutzer nur (Tätigkeits-)Bereiche zuweisen, welchen Ihnen selbst
zuvor durch Dezernat 1 (Relation Gehört zu ) zugewiesen worden sind.
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