Merkblatt Urkundenüberprüfung (deutsch)

Generalkonsulat
der Bundesrepublik Deutschland
Ho-Chi-Minh-Stadt
www.ho-chi-minh-stadt.diplo.de
info@hoch.diplo.de
MERKBLATT
Überprüfung von Personenstandsurkunden im Wege der Amtshilfe
Die Botschaft Hanoi und das Generalkonsulat haben feststellen müssen, dass die Voraussetzungen zur Legalisation öffentlicher Urkunden aus Vietnam nicht gegeben sind.
Die Legalisation vietnamesischer Urkunden wurde mit Billigung des Auswärtigen Amts eingestellt. Deutsche Behörden und Gerichte können mittels Amtshilfeersuchen vietnamesische Urkunden durch das Generalkonsulat auf formelle und inhaltliche Echtheit prüfen lassen.
Eine Privatperson kann keine Urkundenüberprüfung veranlassen. Anfragen von Urkundeninhabern oder deren Verwandten zum Sachstand können nicht beantwortet werden.
Amtshilfeersuchen unter Vorlage unvollständiger und/oder fehlerhafter Dokumente können nicht
bearbeitet werden und werden zurückgeschickt. Bei Vorlage aller notwendigen Unterlagen kann
ein neues Amtshilfeersuchen gestellt werden.
Das Generalkonsulat Ho Chi Minh Stadt ist zuständig für folgende Provinzen:
An Giang
Dak Lak
Ninh Thuan
Ba Ria – Vung Tau Dak Nong
Phu Yen
Bac Lieu
Dong Nai (alt: Ho Nai)
Quang Nam
Ben Tre
Dong Thap
Quang Ngai
Binh Dinh
Gia Lai
Soc Trang
Binh Duong
Hau Giang (Phong Dinh)
Tay Ninh
Binh Phuoc
Khanh Hoa
Tp. Ho Chi Minh
Binh Thuan
Kien Giang
Tien Giang
Ca Mau
Kon Tum
Tra Vinh
Can Tho
Lam Dong
Vinh Long
Da Nang
Long An.
Soll eine vietnamesische Urkunde aus einer anderen Provinz als den oben genannten überprüft werden, wenden
Sie sich bitte an die Deutsche Botschaft in Hanoi. Postanschrift: Auswärtiges Amt, für Botschaft Hanoi, Kurstr.
36, 10117 Berlin). Email: info@hano.diplo.de.
Für die Urkundenüberprüfung werden benötigt:
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Urkunde im Original („Ban Chin“) oder Abschrift ("Ban Sao“) im Original mit dt. Übersetzung. Beglaubigte Kopien von Urkunden können leider nicht akzeptiert werden!
eine komplett ausgefüllte Anwaltsvollmacht mit beglaubigter Unterschrift des
Urkundeninhabers. Mit der Anwaltsvollmacht stimmt der Urkundeninhaber der formellen und
inhaltlichen Prüfung seiner Urkunden zu. Die letzte Meldeanschrift und tatsächliche
Wohnadresse in Vietnam muss unbedingt angegeben werden!
Kopie des Reisepasses des Urkundeninhabers sowie bei Überprüfung von
Ledigkeitsbescheinigungen auch eine Kopie des Familienbuchs („So Ho Khau“) zum
Datenabgleich.
Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Stelle in Deutschland. Es obliegt der
ersuchenden Behörde, die Erstattung dem Urkundeninhaber aufzugeben. Die ersuchende
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Stelle erhält nach Abschluss der Überprüfung zusammen mit dem Prüfbericht eine
Kostenrechnung.
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WICHTIG: Zu jedem Original-Dokument muss eine einfache Kopie vorgelegt werden.
Kopiershops sind in unmittelbarer Nähe des Generalkonsulats zu finden.
Um Verzögerungen bei Rückfragen zu vermeiden, bitten wir um Angabe einer MobiltelefonNr. sowie einer Email-Adresse.
Sofern das Amtshilfeersuchen vorliegt und die ersuchende Stelle zustimmt, können die
Unterlagen für die Urkundenüberprüfung auch direkt beim Generalkonsulat abgegeben werden.
Das Generalkonsulat ist montags bis freitags von 8.00 bis 11.30 Uhr geöffnet.
Gebühren (pro Person und Urkunde):
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€ 249,00 für die Überprüfung einer Urkunde (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 368,00 für die Überprüfung von zwei Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 460,00 für die Überprüfung von drei Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 552,00 für die Überprüfung von vier Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
Bearbeitungsdauer:
In der Regel dauert eine Urkundenüberprüfung 4 Monate.
Vordrucke:
Die Vordrucke Anwaltsvollmacht und Ledigkeitsbescheinigung für Vietnamesen und für in
Vietnam lebende Deutsche sind auf der Internetseite http://www.ho-chi-minh-stadt.diplo.de
Bereich „Visa / Urkundenüberprüfung“ verfügbar.
Postanschrift des Generalkonsulats:
Auswärtiges Amt, für GK Ho-Chi-Minh-Stadt, Kurstr. 36, 10117 Berlin.
Ergänzende Hinweise
Geburtsurkunde („Giay Khai Sinh“)
Spätregistrierung der Geburt („Dang Ky Tre“ oder „Dang Ky Qua Han“):
Um eine Spätregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist
und die Geburt des Urkundeninhabers nicht im Geburtenregister seines Geburtsjahres sondern in einem
Registerbuch eines anderen Jahres registriert wurde (Bsp. Geburtsjahr = 1984 / Registrierung = 1988).
Wiederregistrierung der Geburt („Dang Ky Lai“):
Um eine Wiederregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet
ist und die Registrierung wesentlich später als das Geburtsjahr des Urkundeninhabers vorgenommen wurde (Bsp.: Geburtsjahr = 1984 / Registrierung = 2009). Die Wiederregistrierung der Geburt ist nach vietnamesischen Recht nur dann erlaubt und gerechtfertigt, wenn das Geburtenregister der
Erstregistrierung/ursprünglichen Registrierung beim zuständigen Volkskomitee nicht mehr vorhanden ist.
Achtung: Die Überprüfung der Urkunde der Erstregistrierung der Geburt ist ausgeschlossen und wird
vom Generalkonsulat abgelehnt, wenn die Urkunde der Wiederregistrierung der Geburt bereits geprüft wurde.
Das bei einer Spät- oder Wiederregistrierung vorzulegende Formular „Erklärung Wiederregistrierung“
finden Sie ebenfalls auf unserer o.g. Internetseite.
Stand: Januar 2014
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Ledigkeitsbescheinigung („Giay Xac Nhan Tinh Trang Hon Nhan“)
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Vietnamesen müssen eine LB vom zuständigen Volkskomitee vorlegen („Giay Xac Nhan Tinh Trang
Hon Nhan - Uy Ban Nhan Dan“).
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Um eine LB für in Vietnam lebende Ausländer zu erhalten, muss der Urkundeninhaber persönlich
einen Antrag LB Ausland („Giay Xac Nhan Tinh Trang Hon Nhan / Co Quan Dai Dien Viet Nam“) beim
zuständigen Volkskomitee vorlegen oder einen Verwandten in Vietnam mit der Beschaffung seiner
LB Ausland beauftragen.
Eine LB für Zeiträume, in denen vietnamesische Staatsangehörige in Deutschland gelebt haben, kann
nur durch eine vietnamesische Auslandsvertretung in Deutschland ausgestellt werden (Botschaft,
Konsulat).
Die LB kann vom Urkundeninhaber oder einem Verwandten ebenfalls direkt beim Generalkonsulat abgegeben werden.
Aussagezeitraum Ledigkeitsbescheinigung:
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Die Bescheinigung muss die Ledigkeit des Urkundeninhabers ab seinem 18. Geburtstag bis heute bzw.
bis zum Zeitpunkt seiner Ausreise aus Vietnam bestätigen.
Wenn der Urkundeninhaber geschieden oder verwitwet ist, muss die Ledigkeit vom Zeitpunkt der
Scheidung bzw. Tod des Ehepartners bis heute bzw. der Ausreise aus Vietnam bestätigt werden.
Wenn der Urkundeninhaber im Aussagezeitraum der Ledigkeitsbescheinigung in verschiedenen Provinzen gemeldet war, muss er von jeder Provinz für den entsprechenden Zeitraum eine Ledigkeitsbescheinigung vorlegen.
Gültigkeit Ledigkeitsbescheinigung:
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Eine Ledigkeitsbescheinigung ist ab Ausstellungsdatum 6 Monate gültig. Bei Beginn der
Urkundenüberprüfung sollte die Ledigkeitsbescheinigung mindestens noch 4 Monate gültig sein.
Abgelaufene Ledigkeitsbescheinigungen müssen gegen eine gültige Ledigkeitsbescheinigung
ausgetauscht werden. In der Regel stellen die vietnamesischen Behörden eine neue
Ledigkeitsbescheinigung erst nach Vorlage der alten Ledigkeitsbescheinigung im Original aus. Sofern
eine Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden muss, kann die alte Ledigkeitsbescheinigung
entweder bei der zuständigen deutschen Behörde oder dem Generalkonsulat abgeholt werden.
Scheidungsurteil („Cong Nhan Thuan Tinh Ly Hon) / Sterbeurkunde („Giay Chung Tu“)
Wenn der Urkundeninhaber in Deutschland heiraten möchte und geschieden/verwitwet ist, muss er eine
beglaubigte Kopie seines Scheidungsurteils mit dt. Übersetzung bzw. das Original („Ban Chin“) oder
eine Abschrift („Ban Sao“) der Sterbeurkunde seines Ehepartners mit dt. Übersetzung vorlegen.
Stand: Januar 2014