Merkblatt zur Überprüfung von Personenstandsurkunden im Wege

Anschrift: 29, Tran Phu, Hanoi,
SR Vietnam
Tel.:
+84 4 38453836
Fax:
+84 4 38439969
E-Mail: info@hano.diplo.de
Internet: www.hanoi.diplo.de
Merkblatt zur Überprüfung von Personenstandsurkunden im Wege der Amtshilfe
Vietnam gehört zu den Ländern mit fehlenden Legalisationsvoraussetzungen für öffentliche Urkunden. Daher wurde die
Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amts eingestellt. Deutsche Behörden und Gerichte können mittels
Amtshilfeersuchen vietnamesische Urkunden durch die Botschaft auf formale und inhaltliche Echtheit prüfen lassen.
Aus diesem Ersuchen ergibt sich unmittelbar nach § 8 AKostG, der eine mit § 8 VwVfG identische Regelung enthält, die
Kostenpflicht der ersuchenden Behörde gegenüber der Botschaft.
Eine Privatperson kann keine Urkundenüberprüfung veranlassen. Bitte haben Sie auch Verständnis dafür, dass die Botschaft
ausschließlich mit der ersuchenden Behörde kommuniziert.
Die Botschaft behält sich ferner vor, Amtshilfeersuchen unter Vorlage unvollständiger und/oder fehlerhafter Dokumente
unbearbeitet zurückzusenden. In diesem Fall ist ein neues Amtshilfeersuchen zu stellen.
Es können nur in Vietnam ausgestellte Personenstandsurkunden überprüft werden. Heiratsurkunden und
Ehefähigkeitszeugnisse einer Auslandsvertretung der SR Vietnam in Deutschland können daher nicht überprüft werden.
Das Amtshilfeersuchen kann über den Kurierweg des Auswärtigen Amtes versandt werden und ist wie folgt zu adressieren:
Auswärtiges Amt/Botschaft Hanoi
Kurstraße 36
10117 Berlin
Nur Behörden sind berechtigt, den Kurierweg zu benutzen.
Für die Urkundenüberprüfung werden benötigt:
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Originalurkunde („Ban Chin“) oder Abschrift ("Ban Sao“) im Original mit deutscher Übersetzung. Einfache oder beglaubigte
Kopien von Urkunden genügen nicht!
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Komplett ausgefüllte Anwaltsvollmacht mit beglaubigter Unterschrift des Urkundeninhabers. Die
Unterschriftsbeglaubigung kann bei der ersuchenden Stelle oder -sofern der Urkundeninhaber in Vietnam aufhältig ist- bei
der Botschaft vorgenommen werden. Mit der Anwaltsvollmacht stimmt der Urkundeninhaber der formalen und inhaltlichen
Prüfung seiner Urkunden zu. Die letzte Meldeanschrift und tatsächliche Wohnadresse in Vietnam müssen unbedingt
angegeben werden (in vietnamesischer Sprache)!
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Kopie des Reisepasses des Urkundeninhabers, bei Bedarf (insbesondere bei Prüfung von Ledigkeitsbescheinigungen)
noch eine Kopie des Familienbuchs („So Ho Khau“) zum Datenabgleich. Das Familienbuch ist eine Art Meldebuch und wird
nur für in Vietnam gemeldete Personen ausgestellt.
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Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Stelle. Die ersuchende Stelle kann die Kosten dem Urkundeninhaber zur
Erstattung aufgeben und um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die ersuchende Stelle erhält mit dem Prüfbericht
der Botschaft eine Kostenrechnung.
Sofern ein Amtshilfeersuchen vorliegt und die ersuchende Stelle zustimmt, können alle Unterlagen für die
Urkundenüberprüfung auch direkt bei der Botschaft abgegeben werden. Dafür ist eine Terminvereinbarung
erforderlich. Die ersuchende Stelle sollte daher bereits im Ersuchen eine (Mobil-)Telefonnummer angeben,
unter der die Person, welche die Urkunden bei der Botschaft einreichen wird, in Vietnam kontaktiert werden
kann.
Kosten (pro Person und Urkunde):
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€ 249,00 für die Überprüfung einer Urkunde (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 368,00 für die Überprüfung von zwei Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 460,00 für die Überprüfung von drei Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 552,00 für die Überprüfung von vier Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
Stand: November 2013
Bearbeitungsdauer:
In der Regel dauert eine Urkundenüberprüfung ca. 4 Monate.
Vordrucke:
Die Vordrucke für die Anwaltsvollmacht und ein Muster für eine Ledigkeitsbescheinigung sind auf der Webseite der Botschaft
verfügbar:
http://www.hanoi.diplo.de/Vertretung/hanoi/de/04/Urkunden__Ueberpruefung/Urkunden__Ueberpruefung.html
Zuständigkeit:
Die Botschaft ist für die Überprüfung der Urkunden aus folgenden vietnamesischen Provinzen zuständig:
Bac Giang (früher Ha Bac), Bac Kan (früher Bac Thai), Bac Ninh (früher Ha Bac), Cao Bang, Ha Giang, Ha Nam (früher Na
Nam Ninh), Hanoi, Ha Tay (früher Ha Son Binh), Ha Tinh (früher Nghe Tinh), Hai Duong (früher Hai Hung), Hai Phong, Hoa Binh
(früher Ha Son Binh), Hung Yen (früher Hai Hung), Lai Chau, Lang Son, Lao Cai, Nam Dinh(früher Ha Nam Ninh), Nghe An
(früher Nghe Tinh), Ninh Binh (früher Ha Nam Ninh), Phu Tho (früher Vinh Phu), Quang Binh, Quang Ninh, Quang Tri, Son La,
Thai Binh, Thai Nguyen (früher Bac Thai), Thanh Hoa, Thua Thien-Hue, Tuyen Quang, Vinh Phuc, Yen Bai
Die Zuständigkeit für die Überprüfung der Urkunden, die aus Provinzen südlich von Hue stammen, liegt beim Deutschen
Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt. Ersuchen um Überprüfung von südvietnamesischen Urkunden sind direkt dorthin zu
richten.
Ergänzende Hinweise
Geburtsurkunde („Giay Khai Sinh“):
Spätregistrierung der Geburt („Dang Ky Tre“ oder „Dang Ky Qua Han“):
Um eine Spätregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist und/oder die Geburt des
Urkundeninhabers nicht im Geburtenregister seines Geburtsjahres sondern in einem Registerbuch eines anderen Jahres
registriert wurde (Bsp. Geburtsjahr = 1984 / Registrierung = 1988).
Wiederregistrierung der Geburt („Dang Ky Lai“):
Um eine Wiederregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist und/oder die
Registrierung wesentlich später als das Geburtsjahr des Urkundeninhabers vorgenommen wurde (Bsp.: Geburtsjahr = 1984 /
Registrierung = 2009).
Achtung:
Die Überprüfung der Urkunde der Erstregistrierung der Geburt ist ausgeschlossen, wenn die Urkunde der
Wiederregistrierung der Geburt bereits geprüft wurde.
Wichtiger Hinweis:
Auf den Vordrucken für Geburtsurkunden ist oben rechts die Eintragung der Registrierungsnummer und der Nummer des
Registerbuches vorgesehen. Bei Urkunden älteren Datums fehlen diese Angaben häufig. In diesem Fall sollte der
Urkundeninhaber um Vorlage einer Abschrift aus dem Geburtenregister gebeten werden, aus der sich die fehlenden Angaben
ergeben. Andernfalls besteht für die Botschaft in der Regel keine Möglichkeit der erfolgreichen Nachschau im betreffenden
Register. Die Echtheit und formale Rechtmäßigkeit der Urkunde kann daher in diesen Fällen regelmäßig nicht verifiziert
werden.
Ledigkeitsbescheinigung („GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN”)
Seit 01.07.2010 sind neue Formulare in Umlauf. Seither existiert nur noch ein einheitlicher Vordruck für in Vietnam und für im
Ausland lebende Vietnamesen. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass einzelne Standesbeamte weiterhin noch die bis zum
30.06.2010 geltenden Vordrucke verwenden.
Aussagezeitraum der Ledigkeitsbescheinigung:
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Die Bescheinigung muss die Ledigkeit des Urkundeninhabers vom 18. Geburtstag bis zum Ausstellungstag bzw. bis zum Tag
der Ausreise aus Vietnam bestätigen.
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Wenn der Urkundeninhaber geschieden oder verwitwet ist, muss die Ledigkeit vom Tag der Scheidung bzw. des Todes des
Ehepartners bis zum Ausstellungstag bzw. Tag der Ausreise aus Vietnam bestätigt werden.
Stand: November 2013
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Wenn der Urkundeninhaber im Aussagezeitraum der Ledigkeitsbescheinigung in verschiedenen Provinzen gemeldet war,
muss er von jeder Provinz für den entsprechenden Zeitraum eine Ledigkeitsbescheinigung vorlegen.
Gültigkeit der Ledigkeitsbescheinigung:
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Eine Ledigkeitsbescheinigung ist ab dem Ausstellungsdatum für 6 Monate gültig. Bei Beginn der Urkundenüberprüfung
sollte die Ledigkeitsbescheinigung daher mindestens noch 4 Monate gültig sein.
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Abgelaufene Ledigkeitsbescheinigungen müssen gegen eine gültige Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden. In der
Regel stellen die vietnamesischen Behörden eine neue Ledigkeitsbescheinigung erst nach Vorlage der alten
Ledigkeitsbescheinigung im Original aus. Sofern eine Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden muss, kann die alte
Ledigkeitsbescheinigung entweder bei der ersuchenden deutschen Stelle oder der Botschaft abgeholt werden.
Weitere Personenstandsurkunden:
Heiratsurkunde („Giay Chung Nhan Ket Hon“)
Heiratsurkunden sind bei Scheidung der Ehe von Gesetzes wegen einzuziehen, was jedoch nicht in jedem Fall erfolgt.
Geschiedene Urkundeninhaber können daher oft keine Original-Heiratsurkunde vorlegen.
Scheidungsurteil („Cong Nhan Thuan Tinh Ly Hon“)
Hier ist darauf zu achten, dass vollständige Urteile und nicht nur Auszüge vorgelegt werden.
Sterbeurkunde („Giay Chung Tu“):
Stand: November 2013