Grundlagenworkshop Folien

Willkommen
binner IMS GmbH
Telefon [0511] 84 86 48 -200
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Schützenallee 1
Telefon [0511] 84 86 48 -299
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
30519 Hannover
eMail info@binner-ims.de
www.binner-ims.de
Folie
1
Geschäftsprozessanalyse und –optimierung
für die Geschäftsbereiche Finanzen,
Gebäudemanagement und die Stabsstelle Infrastrukturplanung
Grundlagenworkshop
21./22.02.2007
binner IMS GmbH
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Schützenallee 1
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Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
30519 Hannover
eMail info@binner-ims.de
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Folie
2
Agenda
ƒ Begrüßung und Zieldefinition
ƒ Projektziele und Aufgabenverteilung
ƒ Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise I
ƒ Beispielhafter Prozessmodellaufbau
ƒ Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise II
ƒ Beispielhafte Prozessanalyse
+ Fragen und
Diskussion!
ƒ Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise III
ƒ Beispielhafte Schwachstellenanalyse
ƒ Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise IV
ƒ Ausblick und weiterer Nutzen
ƒ Zusammenfassung/Feedback
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Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
3
Ziel des Grundlagenworkshops
ƒ
Die Vorgehensweise im Projekt ist bekannt
ƒ
Die Grundlagen des Prozessmanagement sind bekannt
ƒ
Die Methoden und Werkzeuge sind bekannt
ƒ
Fragen der Mitarbeiter können beantwortet werden
ƒ
Alle offenen Fragen sind (derzeit) beantwortet
ƒ
ES KANN LOSGEHEN!
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Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
4
Unser Unternehmen
Anschrift
Binner IMS GmbH
Schützenallee 1
30519 Hannover
Über Uns
ƒ Nachfolgeregelung der Dr. Binner
CIM-house GmbH
ƒ Gesellschafter und Geschäftsführer:
Marco Idel und Frank Schroeder
ƒ Software und Beratung unter einem Dach
ƒ Kernkompetenzen im Bereich Prozess-,
Qualitäts- und Wissensmanagement
ƒ Intensive Zusammenarbeit mit der
Prof. Binner Akademie
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Folie
5
Unsere Dienstleistungen
ƒ Rechnergestützte Geschäftsprozessoptimierung
ƒ Prozessorientierte Einführung von z.B.
Qualitätsmanagement (ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO/IEC 17025)
Integrierten Managementsystemen (z.B. OHSAS 18001, ISO 14001)
DV-Systemen (PPS, BDE, CAQ...)/SAP R3-Einführung
ƒ Organisationsberatung
Business-Process-Reengineering
Umsetzung der Prozesserneuerung
Potenzialanalyse
ƒ Durchführung von Selbstbewertungen (IFS, KTQ, EFQM usw.)
ƒ Strategieberatung
ƒ Aufbau von einer Balanced Scorecard/Kennzahlenmanagementsysteme
ƒ Software-Entwicklung
ƒ Seminare und Schulungen
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Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
6
Ausgewählte Referenzen
Beratung
ƒ Fachhochschule Hannover FB Information und Kommunikation
ƒ Fachhochschule Hannover FB Maschinenbau
ƒ Verwaltung der Fachhochschule Hannover
ƒ IFU (Institut für Fabrikbetriebslehre und Unt.-forschung der TU-BS)
ƒ Zentral Gewerbeschule Buchen
ƒ BBS Neustadt a. Rgb.
ƒ Berufsakademie Weserbergland e.V.
ƒ Zentrum für Qualitätsmanagement (ZQ), Ärztekammer Nds.
ƒ DLR (Braunschweig, Köln etc.)
ƒ REFA Gesamtverband
ƒ Krankenpflegeschule der Harzer Kliniken
ƒ Statistische Landesamt Sachsen, sächsische Staatskanzlei
ƒ über 20 weitere Schulen
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Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
7
Projektorganisation
Lenkungsausschuss
Projektleitung
Projektkoordinator/
-manager (intern/extern)
Projektmanager
Projektmanager
SIP
GB2
GB3
Abt-Leiter
Abt-Leiter
Abt-Leiter
Teilprojektmanager
Teilprojektmanager
Teilprojektmanager
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Folie
8
Rollen der beteiligten Bereiche
Aufgaben Abteilungsleiter:
ƒ Unterstützung des Projektes
ƒ Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen
ƒ Freigabe und Bewertung der Ist-Analyse
ƒ Entwicklung des Soll-Konzepts
ƒ Bewertung der Umsetzbarkeit des Soll-Konzepts
Teilprojektmanager (pro Abteilung):
ƒ Promotor in der Abteilung
ƒ Planung der abteilungsbezogenen Workshops
ƒ Organisation (Termine, Aufgaben usw)
ƒ 1. Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilungen
Workshopteilnehmer (Sachbearbeiter):
ƒ Aufnahme der Ist-Analyse
ƒ Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen
ƒ Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozessdurchlaufzeiten
ƒ Entwicklung des Soll-Konzepts
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Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
9
Projektziele I
Erhebung und Visualisierung der Geschäftsprozesse
ƒ
Darstellung basierend auf einer klaren und nachvollziehbaren Methodik
ƒ
eindeutige Klärung und Visualisierung von Kompetenzen und
Verantwortlichkeiten
ƒ
Optimierung ggf. Neugestaltung von Abläufen und Strukturen
bessere Akzeptanz der Verwaltung
ƒ
Schnittstellenanalyse zu anderen Bereichen
ƒ
Schnittstellenoptimierung
ƒ
eindeutige Grundlage für die Zusammenarbeit
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Folie
10
Projektziele II
Quantifizierung der Prozesse
ƒ
Erhebung des Mengengerüstes
ƒ
Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten
ƒ
Trendaussagen
Verbesserung der Mitarbeitermotivation
ƒ
Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten
ƒ
Effizienzsteigerung
ƒ
Abbau von Stressfaktoren
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Folie
11
Vorgehensmodell für die
Prozessanalyse und -optimierung
•
Phase 1
Phase 2
ProjektVorbereitung
Prozessanalyse
Abstimmung der
Projektziele
•
•
Entwicklung des
Prozessmodells
•
Dokumentenanalyse
•
Abstimmung der
Vorgehensweise,
Entscheidungsfindung
und Arbeitsteilung
•
Kundenbefragung
•
Schwachstellenanalyse und
Definition von
Lösungsansätzen
•
•
•
Aufstellung eines
Termin- und
Ressourcenplans
•
Schulung/
Qualifikation
Planung und
Durchführung der
Auftaktveranstaltung
(Kick-off)
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
•
Ist-Analyse der
Prozesse
Definition und
Umsetzung
einfacher
Maßnahmen
Präsentation von
Schwachstellen
und Lösungsansätzen
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Phase 3
Soll-ProzessEntwicklung
•
Entwicklung von
alternativen SollProzessen
•
Ermittlung von
Nutzen und
Aufwand der
Optimierungen
•
Präsentation der
Vorschläge und
Entscheidung
durch die
Hochschule
•
Erstellung eines
Maßnahmenplans
für die Umsetzung
der Optimierungen
Phase 4
(optional – nicht
Bestandteil des Angebots)
Umsetzung der
Sollprozesse
•
Schulung und
Einweisung für alle
Mitarbeiter
in die Soll-Prozesse
und neuen Dokumente
•
Coaching der
Maßnahmen-umsetzung
•
Prozessaudits und
Wirksamkeitsprüfung
•
Begleitung von
notwendigen
Anpassungen
Folie
12
Aufbau eines integrierten Managementsystems
Strategie/Vision
mittel-/langfristige Ziele
Werkzeuge
Jahresziele
Integrierter
Managementbericht
Prozesse
QM
BSC UM
Satzung
Integrierte RM
Prozessaudits
AS
Gesetze
EFQM
Selbstbewertung
Prozesse
Prozesse
QM
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
UM
AS
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
RM
Satzung
Gesetze
EFQM
Folie
13
Von der Funktionsorientierung zur
Prozessorientierung
Funktionsorientierung:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Bereichsdenken
Teiloptimum
viele Schnittstellen
hoher Koordinierungsaufwand
Prozessorientierung:
ƒ bereichsübergreifendes
Denken
ƒ Gesamtoptimum
ƒ wenige Schnittstellen
ƒ schnellere Abläufe
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Folie
14
Das Ziel: EXCELLENCE
Stufe 1
KONSENS
Konsens über
tatsächlichen ISTProzesses liegt vor
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Stufe 2
NORMIERTUNG
Gesetzliche und
normative
Anforderungen
sind integriert
und erfüllt
Stufe 3
OPTIMIERUNG
ProzessSchwachstellen
sind abgearbeitet,
ProzessWertschöpfung ist
optimiert
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Stufe 4
STABILITÄT
Prozesse sind
stabil, ProzessSchwachstellen
werden
kontinuierlich
verbessert
Stufe 5
EXCELLENCE
Die Prozesse
werden
kontinuierlich in
Bezug auf
excellente
Leistungen für
Kunden,
Mitarbeiter,
Partner,
Gesellschaft und
bezüglich
Wertschöpfungssteigerung
weiterentwickelt
Folie
15
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist ein wiederkehrender Vorgang
aus einer Kette aufeinander aufbauender Funktionen, die
einen definierten Anfang und ein definiertes Ende hat.
Anfang
Dokumente
Ende
Beteiligte
Schnittstellen
+ Kennzahlen
Ressourcen
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Folie
16
Prozessmodell
Führungsprozesse
Kunde
Kernprozesse
Kunde
Unterstützungsprozesse
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Folie
17
Prozessdefinition
Führungsprozess
Bei Führungsprozessen handelt es sich um Aktivitäten, die die
Kernprozesse lenken und leiten
Kernprozess
Kernprozesse beinhalten die fundamentalen, wertschöpfenden
Abläufe
Unterstützungsprozess
Bei den Unterstützungsprozessen handelt es sich um Aktivitäten, die
den Kernprozessen Ressourcen zur Verfügung stellen
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Folie
18
Prozessebenen
Hauptprozess: Beschaffung
Kunde
0
Begleichen
6
der
Rechnung
Dispo
0
7
Begleichen
der
Rechnung
Rechnung
0
5
Entgegenna
hme und
Fakturierung
c2
0
5
6
Begleichen
der
Rechnung
FA
Kundenauftragsabwicklung TAS
DFÜ
K_53
0 Fax1an
Lieferanten
erstellen
0
10
Bestell.mit
Lieferungen
abgleichen
0 Kopie
2
Bestellfax
ablegen
Rechnung
Bestell-Fax
0 Bike-ET
3
Bestellung
bearbeiten
e2 4
Händler
exp.?
Ware
Rechnung
Info über
abgew.
Aufträge
Ware
JA
0
9
Stat. Daten
sammeln
JA
NEIN
Unterprozess: Lieferantenauswahl
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2
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Amtsgericht Hannover, HRB 201280
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Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
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Sammelrech
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Sammelrechn
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12
0
Rechnung
begleichen
Lie
Arbeitsystemprozess
- Anweisungen
- Arbeitsschritte
- Formulare
- Checklisten
- Dokumente
- Softwareanleitungen
Folie
19
Prozesslandkarte
GenehmigungsGenehmigungsverfahren
verfahren
StrategieStrategieprozess
prozess
K4
RaumbedarfsRaumbedarfsplanung
planung
K1
Bauantrag
Bauantrag
stellen
stellen
K6
Planung
Planung
BauBaumaßnahmen
maßnahmen
K2
Beschaffung
Beschaffung
K5
K3
Gebäude
Gebäude
verwalten
verwalten
RechnungsRechnungswesen
wesen
Wartung
Wartungund
und
InstandInstandhaltung
haltung
InfrastrukturInfrastrukturplanung
planung
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
BauBauMaßnahmen
Maßnahmen
durchführen
durchführen
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
20
Prozesslandkarte
Führungsprozesse
XXXXXXXXXX
XXXXX
XXXXXXXXXX
XXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
K5
Strategieprozess
Strategieprozess
Personalmanagement
Personalmanagement
Kapazitätsplanung
Kapazitätsplanung
K5
Kernprozesse
Entwicklung
Entwicklung
Arbeitsvorbereitung
Arbeitsvorbereitung
K1
K4
K2
K5
Unterstützungsprozesse
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
XXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXX
K3
Fertigung
Fertigung
Rechnungswesen
Rechnungswesen
Beschaffung
Beschaffung
Wartung und
Instand- und
Wartung
haltung
Instandhaltung
Marktanalyse
Marktanalyse
XXXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXXX
xXXXXXXX
XXXXXXXX
xXXXXXXX
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Versand
Versand
K5
XXXXXXXX
XXXXXXXX
K5
XXXXXX
XXXXXXX
XXXXXX
XXXXXXX
Folie
21
Prozessbeispiele
Beschaffung von Materialien, Geräten
Vertragswesen/Beschaffung von Dienstleistungen
Rechnungsbearbeitung
Überlassung
Wartung, Support, Betriebstechnik
Baumaßnahmen
OE / MWK / Studenten /
Mitarbeiter
OE / MWK / Studenten /
Mitarbeiter
Haushaltsplanung und -kontrolle
Entsorgung von Abfällen
Umweltbegehungen, -kommunikation
Beschaffung von Dienstfahrzeugen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
Übergreifendes Prozessmodell FH
Öffentlichkeitsarbeit
Kommissionen
Querschnittsthemen
Fachbereich IK
Lehre
Fachbereich 2
und
Forschung
Weitere Fachbereiche
Zentralverwaltung
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Controlling
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Studenten / Industrie / MWK
Studenten / Industrie / MWK
Strategische
Leitung
Stabsstellen
Folie
7
8
9
10
11
FB-Ziele u.
politik
Bewertung u.
Verbesserung
Weiterbildung
Schulung
Berufungsverfahren
Besetzungsverfahren
Kernprozesse:
16
Ablauf der Prüfungen
Akquisition u. Betreuung v.
13
Lehrbeauftragten
17
Vordiplomorganisation
18
Diplomorganisation
14
Planung der
Lehrveranstaltungen
19
Praxissemesterorganisation
15
Planung der Prüfungen
20
Evaluation des Lehrangebotes
Gremienarbeit
21
Bereitst. von
elektr. Medien
f.d. Lehre
Wartung und
Support
Beschaffung
22
23
24
Lenken von
Informationen
u.
Führungsprozesse
Kunden
Kunden
Geschäftsmodell Fachbereich IK
Unterstützungsprozesse
Dokumenten
25
Nr
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
im QuIK-Handbuch
Folie
24
Übung
Aufbau eines beispielhaften Prozessmodells
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
25
Geschäftsprozessoptimierung
e
t
ep
nz
Ko
ng
tzu
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Um S O
LL
SO
g/
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Er reig
F
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ph
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An
TIS
IST-Aufnahme (Prozessworkshop)
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter
ƒ Ehrliche Darstellung der aktuellen Abläufe
ƒ Beschreibung der täglichen Routineprozesse
ƒ Mitarbeiter gewinnen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
26
Was ist SYCAT?
SYCAT =
Systematische CIM-house-Analyse-Tools
modular aufgebaute Software für integriertes
Prozessmanagement, bestehend aus:
ƒ einer grafischen Komponente, MS VISIO
zur grafischen Prozessdarstellung und
ƒ einer Datenbank zur weiteren
Detaillierung der Prozesse
ƒ Berichts- und Ausgabefunktionalitäten
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
27
Die Treppe zur Business Excellence
Business
Excellence
2. Prozesse
analysieren
4. Dokumentation
adressiert
3. Dokumente
im Intranet
normkonform
zur
verwalten
Verfügung
stellen
5. Wirksamkeit
mit Audits
überprüfen
(Durchführung
der EFQM-,
KTQ-Selbstbewertungen)
6. Prozesse
per
Workflow
realisieren
1. Prozesse
darstellen und
im Intranet
darstellen
QMBasis
Process
Designer
DLV
DokWeb
Audit
WORKflow
Zeit
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
28
Organisationsdarstellung mit SYCAT
Arbeitsorganisation
Ablauforganisation
JA
a2
a1
1
Budgetplan
abfragen
7
Pläne sammeln
a3
8
Genehmigung ?
NEIN
NEIN
Budetplanabfrage
a4
9
Budget
abstimmen und
genehmigen
Gesamtbudgetplan
Budgetplan GM
b2
10
Budget
abstimmen und
genehmigen
b1
2
Bedarf für
eigenen Bereich
ermitteln
Kaufmännische Abteilung
a5
12
genehmigten
Plan weiterleiten
KA
Aufbauorganisation
Leitung
genehmigtes
Budget
b3
13
Budget zur
Kenntnis nehmen
Ltg
Budgetplan
Infrastrukturleiter
c1
3
Bedarf für
eigenen Bereich
ermitteln
Bedarfsmeldung
c2
6
gemeinsames
Budget
abstimmen
c3
14
Budget zur
Kenntnis nehmen
Führungsorganisation
IL
Leiter der FA
d1
4
Bedarf für
eigenen Bereich
ermitteln
d2
15
Budget zur
Kenntnis nehmen
LF
Service Center Personal Leitung
e1
11
Budget
abstimmen und
genehmigen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
e2
16
Budget zur
Kenntnis nehmen
SCP L
Folie
29
Prozessaufnahme
Schnittstellenvereinbarungen
quality gates
Bereichsgrenzen
Prozessoutput
Prozessinput
Bereichsgrenzen
Prozessleistungsmessung
Kennzahlen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
30
Dokumentation der
Workshopergebnisse
ƒ Datenbankgestützte Dokumentation (Software SYCAT)
ƒ Verfügbar in Papierformat (Handbuch) oder über HTML
Prozess-Grafik
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Prozess-Ablaufbeschreibung
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
31
Übung
Darstellung eines Beispielprozesses
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
32
Übung
Darstellung eines Beispielprozesses
Die Informationsaufnahme soll nicht:
ƒ die Tätigkeiten von Einzelpersonen fixieren
ƒ die Stärken/Schwächen von Mitarbeitern untersuchen
ƒ zur persönlichen Positionierung dienen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
33
Übung
Darstellung eines Beispielprozesses
Die Informationsaufnahme soll zeigen:
ƒ welche Instanzen/Personen beteilgt sind ?
ƒ welches die grundlegenden Funktionen sind ?
ƒ welche Daten ausgetauscht werden?
Æ Es geht um den Prozess!
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
34
Geschäftsprozessoptimierung
e
t
ep
nz
Ko
ng
tzu
se LL
Um S O
LL
SO
g/
un
nz e
gä a b
Er reig
F
hm
na
uf
e
as
ph
se
aly
An
A
TIS
Potenzial/Schwachstellenanalyse (Prozessworkshop)
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter
ƒ Potenziale/Schwachstellen im Prozess
ƒ Verbesserungsvorschläge für den Prozess
ƒ Schnittstellen zwischen den Prozessen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
35
Prozessoptimierung
Die Definition von Maßnahmen zur Schwachstellenbeseitigung erfolgt durch:
ƒ Analyse der Prozesse mit allen Beteiligten
ƒ Ideenwerkstatt: Was könnte noch besser sein?
ƒ Einbeziehung gesetzliche Anforderungen
ƒ Rückmeldungen anderen Organisationseinheiten
ƒ Nutzung des externen Blickes der Berater
Diese Optimierung ist gleichzeitig die Einübung des KVP-Gedankens!
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
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Folie
36
Geschäftsprozessoptimierung
innerhalb des Prozessmanagements
Zwei unterschiedliche Philosophien...
1.
radikales Business Process Reeingineering (BPR)
nach Hammer / Champy
„Fundamentales Überdenken und radikales Redesign“
2.
kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
„Systematische Vorgehensweise zum Erkennen
und Beseitigen von prozessfremden Leistungen
sowie zur Verbesserung der Arbeitsprozesse“
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
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Folie
37
Geschäftsprozessoptimierung
innerhalb des Prozessmanagements
Zwei unterschiedliche Philosophien...
BPR
unter Nutzung folgender Grundprinzipien
KVP
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
systematische Problemanalyse
teamorientierte Problemlösung
kreatives Potenzial aller Mitarbeiter nutzen
grafische Aufbereitung
schnelles Umsetzen von Maßnahmen
kontinuierliches Monitoring
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
38
Hinterlegung von
Schwachstellen und Potenzialen
Unzureichende
Information
Unnötige
Schnittstellen
Doppelarbeit
Unzureichende
Qualifikation
Lieferant
a1
3
Preisverhandlung
Preisverhandlung
/ /-abstimmung
-abstimmung
durchführen
durchführen
a3
a2
7
Bestellung
Bestellung
bearbeiten
bearbeiten/ /
bestätigen
bestätigen
Preis
Preis
11
a4
klären
klären
Bestätigung
Bestätigung
Klärung
Klärung
20
a5
26
neue
neue
Terminzusage
Terminzusage
geben
geben
klären
klären
Bestätigung
Bestätigung
AuftragsAuftragsabwicklung
abwicklung
Bestätigung
Bestätigung
Mahnung
Mahnung
JA
b1
8
Überprüfen
Überprüfender
der
Bestätigung
Bestätigung
b2
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Bestätigung
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Ordnung?
Ordnung?
NEIN
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10
Klärung
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LF
durchführen
durchführen
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12
Bestätigung
Bestätigung
eingeben
eingeben
Termin
Termin
Disposition
NEIN
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18
Grunddaten
Grunddatenim
im
System
Systemändern
ändern
b5
14
Bestätigung
Bestätigung
gemäß
gemäß
Bestellung?
Bestellung?
LF
LF
b7
22
Bestätigung
Bestätigung
eingeben
eingeben
Lieferstatus
b8Lieferstatus
23
überprüfen
überprüfenbezgl.
nichtgelieferte
bezgl.
Teile
nichtgelieferte
b9
25
LF
LFmahnen
mahnen
b10 27
LF-Termine
LF-Termine
eingeben
eingeben
b11
28
Dispo
Dispo
Termin
Terminkritisch?
kritisch?
Teile
NEIN
JA
JA
JA
Anfrage
Anfrage
Bestellung
BestellungDFÜ
DFÜ
Info
Info
bestätigung
bestätigung
Klärung
Klärung
Bestätigung
Bestätigung
Liste
Liste
bestätigte
bestätigteListe
Liste
Info
Info
Einkauf
NEIN
c1
1
Dispo-Liste
Dispo-Liste
drucken
drucken
c2
2
Preise
Preiseim
im System
System
verfügbar?verfügbar?
Lieferantenc3Lieferanten4
auswahl
auswahl
durchführen
durchführenn.n.
billigstem
billigstem
Angebot
Angebot
c4
5
Preise
Preiseu.u.Daten
Daten
ins
insSystem
System
einpflegen
einpflegen
Bestellungen
c5Bestellungen
6
eingeben
eingebenins
ins
System
System&&
Kontrolldruck
Kontrolldruck
erstellen
erstellen
c6
13
Kenntnisnahme
Kenntnisnahme
c7
17
Geänderte
Geänderte
Bestätigung
Bestätigung
akzeptieren?
akzeptieren?
NEIN
c8
19
Klärung
Klärungmit
mitLF
LF
durchführen
durchführen
c9
21
weiterleiten
weiterleiten
c10 24
Liste
Listeüberprüfen
überprüfen
u.u.bestätigen
bestätigen
c11
29
c12
Kenntnisnahme
Kenntnisnahme
32
EK
EK
weiterleiten
weiterleiten
JA
Auftragsabwick
Auftragsabwic
lung
klung
NEIN
Zuständigkeit
nicht definiert
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
30
Termin
Termin
akzeptabel?
akzeptabel?
Unklare
Kriterien
Medienbruch
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Arbeitsvorbereitung
d1
d2
JA
31
Auftrag
Auftrag
verschieben
verschieben
AV
AV
Wartezeit
Folie
39
Gewichtung von Schwachstellen
Relevanz für
den Prozess
3
1
(fallweise auftretende
Schwachstellen)
4
(vernachlässigbare
Schwachstellen)
5
2
3
4
(schwerwiegende
Schwachstellen)
2
(systematische
Schwachstellen)
3
Häufigkeit des Auftretens
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
40
Übung
Schwachstellen-Analyse
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
41
Geschäftsprozessoptimierung
e
t
ep
nz
Ko
ng
tzu
se LL
Um S O
LL
SO
g/
un
nz e
gä a b
Er reig
F
hm
na
uf
e
as
ph
se
aly
An
A
TIS
Prozessanalyse
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter
ƒ Dokumentenanalyse
ƒ Aufnahme/Analyse der Mengengerüste
ƒ Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozessdurchlaufzeiten
ƒ Auditierung der Prozesse
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
42
Hindernisse bei der Reorganisation von
Geschäftsprozessen
ƒ
verkrustete Strukturen und die Verteidigung von Erbhöfen
ƒ
Bereichsegoismus
ƒ
Denken und Handeln in Hierarchien
ƒ
unzureichende Informationsflüsse
ƒ
ungenaue Definition der Schnittstellen - Synergieverluste
ƒ
Tagesgeschäft lässt keine Freiräume für Veränderungen
ƒ
Führungsfehler (mangelnde Mitarbeiterbeteiligung, unklare
Entscheidungssituationen etc.)
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
43
Geschäftsprozessoptimierung
e
t
ep
nz
Ko
ng
tzu
se LL
Um S O
LL
SO
g/
un
nz e
gä a b
Er reig
F
hm
na
uf
e
as
ph
se
aly
An
A
TIS
Ergänzung / Freigabe (z.B. durch Interviews)
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter
ƒ Sortierung der Schwachstellen nach Priorität
ƒ Freigabe durch Workshopbeteiligte
ƒ Freigabe durch Freigabeinstanz
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
44
Geschäftsprozessoptimierung
e
t
ep
nz
Ko
ng
tzu
se LL
Um S O
LL
SO
g/
un
nz e
gä a b
Er reig
F
m
ah
fn
Au
e
as
ph
se
aly
An
TIS
SOLL-Konzept
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter
ƒ Erarbeitung von Lösungskonzepten
ƒ Aufzeigen von Nutzen und Kosten
ƒ Erarbeitung von einem Umsetzungskonzept
ƒ Definition von Maßnahmen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
45
Ansatzpunkte zur Neugestaltung von
Geschäftsprozessen
Beschleunigung
Wartezeit
abbauen
eliminieren
Ansatzpunkte
ƒ Standards einführen
Optimierung
parallelisieren
zusammenfassen
ƒ Änderungshäufigkeit reduzieren
ƒ Teamarbeit integrieren
ƒ Informationsverfügbarkeit erhöhen
vereinfachen
(simplifizieren)
ƒ Entscheidungsspielräume vergrößern
ƒ Doppelarbeit verhindern
ƒ Störungen reduzieren
Out-Sourcing
(Auslagern)
ƒ KVP ermöglichen (MitarbeiterKnow-How)
Schnittstellen
reduzieren
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
46
Soll-Prozess-Entwicklung
Anforderung aus
Maßnahmen nach
IST- Prozesskette
Anforderungen
aus
Strategievorgaben
Gesetzliche
Anforderungen/
Vorgaben
Soll - Prozess
Integrative Bewertung der Anforderungen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
47
Definition der Anforderungen
Anforderungen
Integration im Prozess
QMS
Umweltmanagement
Arbeitsschutz
RM
Wirtschaftliche
Anforderung
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
48
Soll - Prozess
Ist - Prozess
Optimierung von Prozessen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
49
Aufzeigen der wirtschaftlichen Effekte
Optimierung bzgl. Kosten und Zeiten
IST
SOLL
Bearbeitungszeit:
IST
Gesamtkosten:
Personalkosten:
Sachkosten:
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
2,5 Std.
4.870,00 €
3.870,00 €
1.000,00 €
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Bearbeitungszeit:
SOLL
Gesamtkosten:
Personalkosten:
Sachkosten:
2,0 Std.
3.540,00 €
2.740,00 €
800,00 €
Folie
50
Projektziele II – zur Erinnerung
Quantifizierung der Prozesse
ƒ
Erhebung des Mengengerüstes
ƒ
Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten
ƒ
Trendaussagen
Verbesserung der Mitarbeitermotivation
ƒ
Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten
ƒ
Effizienzsteigerung
ƒ
Abbau von Stressfaktoren
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
51
Aufnahme von Zeiten
Lieferant
a1
3
Preisverhandlung
Preisverhandlung
/ /-abstimmung
-abstimmung
durchführen
durchführen
a2
7
Bestellung
Bestellung
bearbeiten
bearbeiten/ /
bestätigen
bestätigen
Preis
Preis
a3
11
a4
klären
klären
Bestätigung
Bestätigung
Klärung
Klärung
a5
26
neue
neue
Terminzusage
Terminzusage
geben
geben
20
klären
klären
Bestätigung
Bestätigung
AuftragsAuftragsabwicklung
abwicklung
Bestätigung
Bestätigung
Mahnung
Mahnung
JA
b1
8
Überprüfen
Überprüfender
der
Bestätigung
Bestätigung
b2
9
Bestätigung
Bestätigunginin
Ordnung?
Ordnung?
NEIN
b3
10
Klärung
Klärungmit
mitLF
LF
durchführen
durchführen
b4
12
Bestätigung
Bestätigung
eingeben
eingeben
b5
14
Bestätigung
Bestätigung
gemäß
gemäß
Bestellung?
Bestellung?
LF
LF
Termin
Termin
Disposition
NEIN
b6
18
Grunddaten
Grunddatenim
im
System
Systemändern
ändern
b7
22
Bestätigung
Bestätigung
eingeben
eingeben
Lieferstatus
b8Lieferstatus
23
überprüfen
überprüfenbezgl.
nichtgelieferte
bezgl.
Teile
nichtgelieferte
b9
25
LF
LFmahnen
mahnen
b10 27
LF-Termine
LF-Termine
eingeben
eingeben
b11
28
Dispo
Dispo
Termin
Terminkritisch?
kritisch?
Teile
NEIN
JA
JA
JA
Anfrage
Anfrage
Bestellung
BestellungDFÜ
DFÜ
Info
Info
bestätigung
bestätigung
Klärung
Klärung
Bestätigung
Bestätigung
Liste
Liste
bestätigte
bestätigteListe
Liste
Info
Info
Einkauf
NEIN
c1
1
Dispo-Liste
Dispo-Liste
drucken
drucken
c2
2
Preise
Preiseim
im System
System
verfügbar?verfügbar?
Lieferantenc3Lieferanten4
aus
wahl
auswahl
durchführen
durchführenn.n.
billigstem
billigstem
Angebot
Angebot
c4
5
Preise
Preiseu.u.Daten
Daten
ins
insSystem
System
einpflegen
einpflegen
Bestellungen
c5Bestellungen
6
eingeben
eingebenins
ins
System
System&&
Kontrolldruck
Kontrolldruck
erstellen
erstellen
c6
13
Kenntnisnahme
Kenntnisnahme
c7
17
Geänderte
Geänderte
Bestätigung
Bestätigung
akzeptieren?
akzeptieren?
NEIN
c8
19
Klärung
Klärungmit
mitLF
LF
durchführen
durchführen
c9
21
weiterleiten
weiterleiten
c10 24
Liste
Listeüberprüfen
überprüfen
u.u.bestätigen
bestätigen
c11
29
c12
Kenntnisnahme
Kenntnisnahme
32
EK
EK
weiterleiten
weiterleiten
JA
Auftrags
abwic k
Auftragsabwic
lung
klung
NEIN
Arbeitsvorbereitung
d1
30
Termin
Termin
akzeptabel?
akzeptabel?
d2
JA
31
Auftrag
Auftrag
verschieben
verschieben
AV
AV
Mitarbeiter
Beteiligt in drei Prozessen
+ diverse weitere
Tätigkeiten
Für die Prozesse werden einzeln Zeitschätzungen durch die Mitarbeiter
vorgenommen und abgefragt, so dass pro Prozess Tendenzaussagen
möglich werden.
Es werden nicht die kompletten Arbeitsplätze und -zeiten der Mitarbeiter
untersucht!
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
52
Aufnahme von Zeiten
Geplante Aktionen:
NICHT:
• Für die Prozesse werden
Zeitschätzungen abgefragt
• Umfassende Zeitstudien
durchführen
• Es werden ggf.
Zeitaufschreibungen pro
Prozess von den Mitarbeitern
geführt
• Arbeitsplatzbezogene
Zeitanalysen durch Externe
vornehmen
• Es werden Tendenzaussagen
hinsichtlich der Veränderung
getroffen
• Exakte Einsparpotenziale
hinsichtlich Zeiten und Kosten
benennen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
53
Geschäftsprozessoptimierung
e
t
ep
nz
Ko
ng
tzu
se LL
Um S O
LL
SO
g/
un
nz e
gä a b
Er reig
F
m
ah
fn
Au
e
as
ph
se
aly
An
TIS
Umsetzung SOLL
ƒ Festlegung von Maßnahmen, Verantwortungen und Termin durch
Freigabeinstanz
ƒ Verfolgung der Maßnahmen (Monitoring)
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
54
Das wollen wir vermeiden !
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
55
Maßnahmenplan mit
SOLL-Konzept-Umsetzung
Für die Maßnahmenumsetzung bzw. SOLL-Konzept Umsetzung
sind folgende Punkte von entscheidender Bedeutung:
ƒ restrukturierte bzw. neue Prozesse lassen sich nur durch
Mitarbeit Aller einführen
ƒ festlegen von: Maßnahmen, Verantwortungen und Terminen
ƒ Maßnahmenverfolgung (Status)
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
56
Geschäftsprozess-Darstellungen
Schlüsselfunktion für Verstehen, Akzeptanz und Anwendung
ƒ Übersichtlichkeit
ƒ Visualisierung (wenig „Prosa“)
ƒ Darstellung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen
ƒ Nutzerorientierte Detaillierungsgrade
ƒ Darstellung von Schnittstellen
ƒ Darstellung von Ressourcen und Hilfsmitteln
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
57
Ganzheitliches Prozessmanagement
als Vision
Verbesserungssicht (KVP)
Personalmanagementsicht
Integriertes Organisationsund Prozessmodell
Organisationssicht
Organisationsprozessdarstellung (OPD)
Unternehmensprozess
a1
1-N
Bedarfsmeld
ung
Hauptprozess
a2
Potenzialsicht
-N
2
Lieferant
bekannt ?
Ja
FA
Nein
Lieferantennamen
-N
Bedarsanmeldung
Teilprozess
b1
b2
3-N
Lieferantena
uswahl
test
Arbeitssystemprozess
IuK/EDV-Systemsicht
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
5-N
Angebotsau
swertung
6-N
-N
Auslösung e.
Bestellung
EK
b3
1
Angebotsanforderung
Lieferantenangebot
c1
4-N
Ausarbeitung e.
Angebotes
-N
LF
Integrierte
Management System-Sicht
Folie
58
Transparenz
durch Prozessorientierung
5. IMS
4. Personal
1. Prozesssystem
ƒ Personalsteuerung
ƒ Gesetzliche und normative
Anforderungen sind integriert
und erfüllt
ƒ Qualifikationen
ƒ Standard
ƒ angepasste IT-Landschaft
ƒ kundenorientierte Abläufe
ƒ Motivation
ƒ Datenbankmanagement
ƒ Perspektiven
ƒ Wissensmanagement
ƒ Führungsarbeit
ƒ Kommunikation
ƒ Aufbauorganisation
3. Prozessoptimierung
2. Kostenkontrolle
ƒ Zeitmanagement
ƒ Messbarkeit aller Abläufe
ƒ Schnittstellenmanagement
ƒ Kostentransparenz
ƒ Bereichsübergreifende
Zusammenarbeit
ƒ Personalaufwand optimierbar
ƒ Fehleridentifikation und -behebung
ƒ Preiskalkulation
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
ƒ Einsparpotenziale
Folie
59
Beispiel IFU:
Dokumentationsaufbau
Grundsätze,
Aufbauorganisation,
Verantwortlichkeiten,
Zusammenhänge
Handbuch
Eine intuitiv zu bedienende
Navigationsschicht ermöglicht
einen schnellen Zugriff auf
Informationen im IPQS*.
Navigationsschicht
Rollenbasierte Prozessdarstellung einschließlich des
technischen und organisatorischen Wissens
Prozessbeschreibungen
Tätigkeitsbezogene Dokumente
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Detailregelungen,
Einzelheiten,
Ausführungsunterlagen
* IPQS = Integriertes Prozess- und Qualitätsmanagementsystem
Folie
60
Integriertes Prozess- und
Qualitätsmanagementsystem online
Projektakquisition
Projektabwicklung
Projektabschluss
Akquisition
Akquisition
Angebotserstellung
Angebotserstellung
Zielvereinbarung
Zielvereinbarung
Durchführung
Durchführung
Abschlussbericht
Abschlussbericht
AbschlussAbschlusspräsentation
präsentation
1.
1. Navigation
Navigation
Auftragsannahme
Auftragsannahme
2.
2. Prozessbeschreibung
Prozessbeschreibung
ProjektProjektnachbereitung
nachbereitung
Suchfunktion
Suchfunktion
RechnungsRechnungsstellung
stellung
3.
3. Tätigkeitsbezogenes
Tätigkeitsbezogenes
Wissen
Wissen
Unterprozess
Unterprozess
Dokumente
Dokumente
und
undVorlagen
Vorlagen
Arbeitsschritte
Arbeitsschritte
Tätigkeiten
Tätigkeiten
Rollen
Rollen
Informationen
Informationen
Dokumente
Dokumente
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
61
IMS-Dokumentationsaufbau
QM-H
IMS
UM-H
AS-H
UM
RM-H
QM RM
AS
Prozessbeschreibungen
Arbeitsanweisungen etc.
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
62
Aufbau eines integrierten Managementsystems
Strategie/Vision
mittel-/langfristige Ziele
Werkzeuge
Jahresziele
Integrierter Managementbericht
BSC
BSC
Integrierte Prozessaudits
Selbstbewertung
Prozesse
QM
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
UM
AS
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
RM
Satzung
Gesetze
EFQM
Folie
63
Entwicklung und Verwendung
von Kennzahlensystemen
Erarbeiten der Sollvorgaben
UnternehmensStrategie
und -Politik
Ziel-Kennzahlen
UnternehmensZielformulierung
-
Ergebnisorientierung
Kundenorientierung
Mitarbeiterorientierung
Prozessorientierung
UnternehmensZielvereinbarung
Zielsystem
Schlüssel-Prozesse
Führungsprozesssicht
Strategische
Ziele
Rückkopplung
Vorgaben
Centerziele
Kernprozesssicht
Input
Mitarbeiter
OutPut
Sub-Centerziele
Unterstützungsprozesssicht
KennzahlenBewertung
Ist-Kennzahlen
-
Ergebnisorientierung
Kundenorientierung
Mitarbeiterorientierung
Prozessorientierung
Gruppenziele
Prozessleistungsmessung
Prozessmonitoring
Messung der Unternehmens-Zielerreichung
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
64
Schwierigkeiten in der
Umsetzung von IMS
UnternehmensZiele/ Kennzahlen
Unternehmensführung
AbteilungsLeiter
Prozesse
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
IMS- Ziele/
Kennzahlen
IMS
Folie
65
BSC als Bindeglied
Unternehmensführung
UnternehmensZiele/ Kennzahlen
Abteilungs-
BSC
IMS
Leiter
Abteilungs-Ziele/
Kennzahlen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Prozesse
IMS-Ziele/
Kennzahlen
Folie
66
BSC zur Operationalisierung
einer Strategie
Zielgrößen
Unternehmensstrategie
Kennzahlen
Maßnahmen
Handeln
Balanced Scorecard
Feed-Back
Die BSC kann als Bindeglied zwischen Strategie und Handeln die
Implementierungslücke schließen und wird somit zum kombinierten
Operationalisierungs- und Controllingtool.
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
67
Balanced Scorecard
Erfolgsorientierung, z.B.:
Markt-Positionierung
• Marktanteil
• Umsatz
• Bekanntheitsgrad
Finanzorientiert
• Gewinn
• Umsatzrentabilität
• Rentabilität
Mitarbeiterorientierung,z.B.:
Kundenorientierung, z.B.:
Kundenorientiert
• Reklamationen
• Stammkundenanteil
• K.-zufriedenheit
Gesellschaftsorientiert
Vision
Ziele
• Umweltschutz
• ökologische Gesichtspunkte
• Soz. Verantwortung
Mitarbeiterorientiert
•
•
•
•
Fluktuationsrate
Krankenstand
MA-Zufriedenheit
Ausbildungsquote
Zuliefererorientiert
•
•
•
•
Partnerschaft
Zuverlässigkeit
Langfristigkeit
Flexibilität
Prozessorientierung, z.B.:
Prozessorientiert
• Auslastung
• Durchlaufzeiten
• Produktivität
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Verfahrensorientiert
• Herstellkosten
• Fehlerkosten
• Prüfkosten
Folie
68
Aufbau eines integrierten Managementsystems
Strategie/Vision
mittel-/langfristige Ziele
Werkzeuge
Jahresziele
Integrierter Managementbericht
BSC
IntegrierteProzessaudits
Prozessaudits
Selbstbewertung
Integrierte
Prozesse
QM
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
UM
AS
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
RM
Satzung
Gesetze
EFQM
Folie
69
Integrierte Prozessaudits
Integrierte Anforderungen
RM
Integrierter Auditbericht
TS
16949
OHSAS
18001
KVP
BW
ISO
9001
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
ISO
14001
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
70
Aufbau eines integrierten Managementsystems
Strategie/Vision
mittel-/langfristige Ziele
Werkzeuge
Jahresziele
Integrierter Managementbericht
BSC
Integrierte Prozessaudits
Selbstbewertung
Selbstbewertung
Prozesse
QM
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
UM
AS
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
RM
Satzung
Gesetze
EFQM
Folie
71
Motivation Selbstbewertung
ƒ
Die Selbstbewertung ergänzt die nachweisbaren Fakten (BSC) um die „weichen
Faktoren“, so dass das Unternehmen im Gesamten abgebildet wird.
ƒ
Selbstbewertung verkörpert das einheitlich herausgebildete Selbstbild des
Unternehmens.
ƒ
In einem vorgegebenen Rahmen bietet die Selbstbewertung eine einheitliche
Diskussionsgrundlage.
ƒ
Selbstbewertung ist nicht von außen gesteuert (ohne Beweispflicht).
ƒ
Selbstbewertung ist ein Methode zur Weiterentwicklung von Führungskräften und
der internen Kommunikationskultur.
ƒ
Eine Selbstbewertung kann sowohl unternehmensspezifisch, als auch ein
branchenübergreifender Standard (z.B. EFQM, Evaluation) sein.
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
72
Aufbau eines integrierten Managementsystems
Strategie/Vision
mittel-/langfristige Ziele
Werkzeuge
Jahresziele
IntegrierterManagementbericht
Managementbericht
Integrierter
BSC
Integrierte Prozessaudits
Selbstbewertung
Prozesse
QM
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
UM
AS
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
RM
Satzung
Gesetze
EFQM
Folie
73
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Kundenwunsch
Prozessoptimierung
Qualitätsmanagement
Mitarbeiterzufriedenheit
Kundenzufriedenheit
(KV
s
zes
o
r
sp
g
n
e ru
s
s
Verankern
be
r
e
QMS
rV
e
h
rlic
e
i
inu
t
n
Ko
P)
Verbesserung
•
•
•
•
Zeit
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
74
Vorgehensmodell für die
Prozessanalyse und -optimierung
•
Phase 1
Phase 2
ProjektVorbereitung
Prozessanalyse
Abstimmung der
Projektziele
•
•
Entwicklung des
Prozessmodells
•
Dokumentenanalyse
•
Abstimmung der
Vorgehensweise,
Entscheidungsfindung
und Arbeitsteilung
•
Kundenbefragung
•
Schwachstellenanalyse und
Definition von
Lösungsansätzen
•
•
•
Aufstellung eines
Termin- und
Ressourcenplans
•
Schulung/
Qualifikation
Planung und
Durchführung der
Auftaktveranstaltung
(Kick-off)
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
•
Ist-Analyse der
Prozesse
Definition und
Umsetzung
einfacher
Maßnahmen
Präsentation von
Schwachstellen
und Lösungsansätzen
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Phase 3
Soll-ProzessEntwicklung
•
Entwicklung von
alternativen SollProzessen
•
Ermittlung von
Nutzen und
Aufwand der
Optimierungen
•
Präsentation der
Vorschläge und
Entscheidung
durch die
Hochschule
•
Erstellung eines
Maßnahmenplans
für die Umsetzung
der Optimierungen
Phase 4
(optional – nicht
Bestandteil des Angebots)
Umsetzung der
Sollprozesse
•
Schulung und
Einweisung für alle
Mitarbeiter
in die Soll-Prozesse
und neuen Dokumente
•
Coaching der
Maßnahmen-umsetzung
•
Prozessaudits und
Wirksamkeitsprüfung
•
Begleitung von
notwendigen
Anpassungen
Folie
75
Nächste Schritte
•
Kick-off am 26.02.2007, 9:15 Uhr
•
Prozessmodellentwicklung
•
Prozessaufnahmen
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
76
Diskussion
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Für Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
...sollten später Fragen kommen:
Dipl.-Kfm. Jens H. Siebert
0511 - 84 86 48-411
j.siebert@binner-ims.de
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Schützenallee 1
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Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
30519 Hannover
eMail info@binner-ims.de
www.binner-ims.de
Folie
77
Amtsgericht Hannover, HRB 201280
Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Folie
78