GREYHOUND Regelsystem

Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe
mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
Das Regelsystem von GREYHOUND bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, regelmäßig anfallende
Aufgaben z. B. bei der Zuordnung von Nachrichten zu Benutzern, Gruppen oder Themen automatisch
erledigen zu lassen. Auch komplexere Arbeitsabläufe lassen sich mit Regeln in GREYHOUND
nachbilden und so zuverlässig steuern. Solche Regeln bestehen im Prinzip aus einer eigenen
Programmiersprache, die vielfältige und flexible Funktionen zulässt. Allerdings müssen Sie dafür nicht
programmieren können, denn GREYHOUND bietet Ihnen einen visuellen Editor, mit dem Sie sich die
wichtigsten Elemente von Regeln ganz einfach „zusammenklicken“ können.
1.
Vorüberlegungen: Ein gutes Konzept macht die Komplexität von Regeln überschaubar............... 1
2.
Regeln in GREYHOUND erstellen ......................................................................................................... 3
3.
Schritt für Schritt: Eine einfache Regel erstellen .................................................................................. 5
4.
Regeln im Detail: Trigger, Vergleiche, Verknüpfungen ....................................................................... 8
5.
Fallbeispiele: So erledigen Sie typische Aufgaben mit Regeln automatisch ..................................... 15
1. Vorüberlegungen: Ein gutes Konzept macht die
Komplexität von Regeln überschaubar
Bevor wir konkret in das Erstellen und Anwenden von Regeln einsteigen, sei eine Vorbemerkung mit
Tipps zur optimalen Verwendung von GREYHOUND-Regeln erlaubt. Wenn Sie erstmal nur eine
einfache Regel zum Ausprobieren erstellen wollen, mag dies noch nicht so wesentlich sein. Aber
spätestens, wenn Sie die Kommunikationsabläufe in Ihrem Unternehmen dauerhaft mit
GREYHOUND-Regeln automatisieren möchten, sollten Sie sich mit diesem Thema befassen
Hinweis: Wann sind Regeln erforderlich bzw. sinnvoll?
GREYHOUND-Regeln sind sehr leistungsfähig und vielseitig und der Fantasie sind kaum
Grenzen gesetzt. Deshalb können Sie Regeln an vielen Stellen einsetzen. Wann aber sollten Sie
Regeln einsetzen? Ganz einfach: immer dann, wenn Sie bzw. Ihre Mitarbeiter regelmäßig
bestimmte standardisierte Aufgaben wie z. B. das Zuordnung von Nachrichten oder das
Versenden von einfachen Standardmails durchführen müssen. Solche Fälle lassen sich in den
meisten Fällen durch Regeln automatisieren, so dass Sie Zeit sparen und Kapazitäten für die
wirklich wichtigen Tätigkeiten freimachen können.
Eine einzelne, einfache Regel ist gut überschaubar. „Wenn der Absender ’irgendwer@microsoft.de’ ist,
dann weise der Nachricht das Thema ’Microsoft’ zu“ ist gut nachvollziehbar. Allerdings können
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Vorüberlegungen: Ein gutes Konzept macht die Komplexität von Regeln überschaubar
Regeln weitaus komplexer und verzweigter sein. Vor allem aber können durch Ereignisse wie den
Eingang einer Nachricht oder das Erstellen eines Dokuments automatisch ganze Ketten von Regeln
ausgelöst werden, die dieses Element manipulieren können. Da ist es wichtig, den Überblick über das
Regelwerk zu bewahren. Nur so lässt sich schnell und einfach nachvollziehen, was mit einer Nachricht
passiert ist bzw. warum im Problemfall nicht das geschehen ist, was eigentlich zu erwarten war. Und
vor allem können Sie nur so sicherstellen, dass Nachrichten nicht durch ungeschickte Regeln
fehlgeleitet werden und im Kommunikations-„Nirwana“ landen, wo niemand mehr dafür zuständig ist.
Übersichtlichkeit erleichtert den Überblick
• Ein einfacher, aber wichtiger Hinweis: Wählen Sie für Regeln möglichst eindeutige, vielsagende
und auch ruhig umfangreiche Bezeichnungen. In der Regelliste ist jede Menge Platz für
Regelnamen, den Sie ausnutzen sollten. Ein vielsagender Regelname erspart es im Zweifelsfall (vor
allem auch anderen Mitarbeitern), in die Regel hineinzuschauen, um ihre Aufgabe zu verstehen.
• Wenn ein Ereignis wie z. B. der Eingang einer Nachricht gleich mehrere Regeln auslöst, ist es
sinnvoll, diese zu nummerieren. GREYHOUND arbeitet Regeln zwar ohnehin in der Reihenfolge
ab, in der sie in der Liste stehen. Das Durchnummerieren der Regeln macht aber dem menschlichen
Bearbeiter die Vorgänge und Abhängigkeiten besser deutlich.
• Fassen Sie inhaltlich zusammengehörende Regeln auch optisch in der Regelliste zusammen. So
empfiehlt sich z. B. ein durchnummerierter Block mit allen Regeln, die durch den
Nachrichteneingang ausgelöst werden. Ein anderer Block kann alle zeitgesteuerten Regeln
zusammenfassen, ein weiterer Block alle elementgesteuerten Vorgänge usw. (Welche Arten von
„Trigger“ es für GREYHOUND-Regeln gibt, darauf gehen wir auf S. 8 ein.)
Tipp: Layout-Hilfe für die Regelliste
Ein gutes Mittel zum optischen Strukturieren von längeren Regellisten, sind „blinde“ Einträge,
hinter denen sich keine wirklichen Regeln verbergen. Um z. B. eine visuelle Trennung zweier
Regelblöcke vorzunehmen, fügen Sie dazwischen eine Regel mit einem Namen wie etwa „<--------------------“ ein. Der Inhalt der Regel ist beliebig. Setzen Sie den Status dieser Regel auf
Deaktiviert. So erhalten Sie den Eintrag der Regel als optisches Element in der Liste. Auf die
Performance wirkt sich dies aber nicht aus, da deaktivierte Regeln eben gar nicht ausgeführt
werden.
Die Reihenfolge von Regeln beachten
Regeln werden von bestimmten Ereignissen („Triggern“) ausgelöst, z. B. dem Eingang einer Nachricht.
Wenn ein solches Ereignis eintritt, werden die dafür festgelegten Regeln in der Reihenfolge
abgearbeitet, in der sie in der Regelliste aufgeführt sind. Dabei muss beachtet werden, ob diese
Verkettung von Regeln auch funktioniert. Es kann z. B. sein, dass eine Regel weiter unten nicht mehr
zum Zuge kommt, weil eine Regel ganz oben schon entscheidende Veränderungen an einem Element
vorgenommen oder die Regelausführung abgebrochen hat. Einige Grundprinzipien helfen, solche
typischen Probleme zu vermeiden:
• Wichtiges zuerst
Die Regeln, welche die wichtigsten Bearbeitungsschritte erledigen, sollten zuerst abgearbeitet
werden, also möglichst weit oben in der Regelliste (bzw. in ihrem jeweiligen Regelblock) stehen. So
stellen Sie sicher, dass die wichtigen Modifikationen erledigt sind, selbst wenn im weiteren Verlauf
andere Regeln nicht optimal funktionieren.
• Vom Speziellen zum Allgemeinen
Wann immer möglich, sollten spezielle Bearbeitungen wie z. B. das Zuweisen einer Nachricht an
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
einen bestimmten Benutzer so früh wie möglich erfolgen. Allgemeinere Eingriffe wie z. B. das
Zuweisen von Themen oder Gruppen können ggf. später erfolgen. Auch hier ist der Hintergrund
wiederum, dass wichtige Regeln, die verhindern, dass Nachrichten im Nirgendwo stranden,
möglichst früh zum Zuge kommen sollten, da sie später eventuell keine Wirkung mehr haben
könnten.
• Vorsicht mit dem Abbrechen der Regelausführung!
Auf das Abbrechen der Regelausführung gehen wir auf S. 15 noch ausführlicher ein. Hier aber
schon mal ein wichtiger Hinweis in Bezug auf die Komplexität. Das Abbrechen der
Regelausführung kann aus Performancegründen in bestimmten Situationen sinnvoll sein. Es birgt
aber immer die Gefahr, dass Nachrichten nicht mehr korrekt verarbeitet werden und somit in einen
Zustand gelangen, der vom Konzept (s. o.) nicht vorgesehen ist. Dadurch unterbleiben eventuell
wichtige Zuweisungen und Elemente können im „Niemandsland“ stranden. Deshalb sollte diese
Maßnahme nur in Ausnahmefällen und nur nach dem Ausschließen eventueller Seiteneffekte
eingesetzt werden.
Ein klares Konzept erleichtert die Umsetzung
Erstellen Sie vor den eigentlichen Regeln ein Konzept, dass den grundlegenden Umgang mit
Nachrichten und Dokumenten beschreibt, z. B. für eingehenden Nachrichten. Das könnte etwa so
aussehen:
1. Eingriffe der höchsten Priorität bzw. grundlegende Weichenstellung für die weitere
Verarbeitung
2. Automatische Kontaktklassifizierung von Nachrichten
3. Zuweisung zu Gruppen
4. Zuweisung von Themen
5. Umgang mit bis dahin nicht zugeordneten Nachrichten
6. Sonstiges
2. Regeln in GREYHOUND erstellen
Die Werkzeuge zum Arbeiten mit Regeln bei GREYHOUND sind die Regelliste und der Regeleditor.
Die Regelliste führt alle definierten Regeln in ihrer Gesamtheit auf und ist wichtig für die Reihenfolge,
mit der die Regeln abgearbeitet werden. Im Regeleditor können Sie jeweils eine konkrete Regel
betrachten und bearbeiten.
Die Regelliste
Die Liste der definierten Regeln öffnen Sie mit Einstellungen/Regeln. Selbst wenn Sie noch nie eine
Regel erstellt haben, ist diese Liste nicht leer. GREYHOUND kommt von Hause aus mit zwei
einfachen Regeln, die zeitgesteuert einmal pro Tag ausgeführt werden:
• Spam automatisch löschen sorgt dafür, das Spam-Mails nach 10 Tagen automatisch gelöscht
werden
• Papierkorb automatisch leeren entfernt alle gelöschten Elemente eine Woche nach dem Löschen
automatisch endgültig aus dem System
Mit einem Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnen Sie diese Regel im Regeleditor. So können Sie
sich z. B. anschauen, wie die Regel zum Aufräumen des Papierkorbs konkret aufgebaut ist.
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Regeln in GREYHOUND erstellen
Die Reihenfolge der Regeln
Der Regeleditor führt alle vorhandenen Regeln in einer festen Reihenfolge auf. Dies ist auch die
Reihenfolge, in der die Regeln abgearbeitet werden, wenn ein Trigger-Ereignis auftritt. Dabei werden
alle Regeln, die für diesen Trigger definiert sindm der Reihe nach von oben nach unten abgearbeitet
(sofern nicht eine der Regeln die Regelbearbeitung vorzeitig abbricht). Für welche Trigger die Regeln
jeweils definiert sind, sehen Sie in der gleichnamigen Spalte. Eine Regel kann für mehrere Trigger
festgelegt sein, z. B. für Nachrichteneingang und Manuell. Da die Reihenfolge von Regeln eine
wichtige Rolle spielt, können Sie diese in der Regelliste verändern:
1 Markieren Sie dazu die Regel, deren Position in der Liste Sie verändern möchten.
2 Oben in der Symbolleiste finden Sie ganz rechts zwei Schaltfläche:
• Regel nach oben ([Strg] + [Pfeil hoch]) verschiebt die Regel um eine Position nach oben.
Die Regel direkt darüber rutscht dadurch automatisch eine Position nach unten.
• Regel nach unten ([Strg] + [Pfeil runter]) verschiebt die Regel um eine Position nach unten. Die
Regel direkt darüber gewinnt dadurch automatisch eine Position.
3 Alternativ können Sie auch Drag&Drop
verwenden, um gleich mehrere Positionen zu
überspringen. Klicken Sie die gewünschte Regel an
und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste auf die
Regel, deren Position sie einnehmen soll. Wenn Sie
die Regel nach unten ziehen, wird sie unterhalb der
anvisierten Regel eingefügt, bei einer Veränderung
nach oben oberhalb der angezielten Regel. Alle
anderen durch diese Veränderung betroffenen
Regeln werden dementsprechend automatisch um
eine Position verschoben.
Eine neue Regel erstellen Sie, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Regel erstellen
klicken. Alternativ erreichen Sie diese Funktion auch im Kontextmenü oder mit [Strg] + [N].
GREYHOUND öffnet dann automatisch den Regeleditor mit einer neuen, leeren Regel.
Der Regel-Editor
Der Regel-Editor besteht aus zwei Bereichen: Oben im Kopfbereich legen Sie die allgemeinen
Eigenschaften der Regel fest. Darunter finden Sie den eigentlichen Editor, in dem der Inhalt dieser
Regel angezeigt und bearbeitet wird. Wenn Sie z. B. die standardmäßig vorhandene Regel "Spam
automatisch löschen" öffnen, finden Sie im Kopfbereich
• ganz oben den Name der Regel,
wie er auch in der Regelliste
steht,
• darunter den Status: Eine
deaktivierte Regel wird bei der
Abarbeitung
der
Regeln
ignoriert – so lassen sich Regeln vorübergehend „abschalten“, ohne sie gleich löschen zu müssen.
• In der Zeile Trigger sind die Ereignisse aufgelistet, die diese Regel auslösen (mehr dazu auf S. 8)
• Die Option Diese Regel mithilfe des Experten erzeugen sollten Sie vorläufig immer eingeschaltet
lassen. Der „Experte“ ist der visuelle Regeleditor von GREYHOUND, der Ihnen das Erstellen und
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
Bearbeiten von Regeln so einfach wie möglich macht. Schalten Sie diese Option ab, so arbeiten Sie
direkt im Quellcode, was aber erst recht etwas für „Experten“ ist.
Im eigentlichen Editorbereich darunter sehen Sie den Aufbau
der Regel. Dabei handelt es sich um eine sehr übersichtliche
organigramm-artige Darstellung, die das Funktionsprinzip der
Regel schnell begreifbar macht. Um es mal in einfache Worte
zu fassen, besagt die Regel (von oben nach unten):
• Wenn eine Nachricht die Eigenschaft „Spam“ hat
• und die letzte Bearbeitung mindestens 10 Tage her ist,
• dann lösche diese Nachricht.
Wichtig: Um den Regeleditor ohne Änderungen an der Regel
zu verlassen, klicken Sie unten rechts auf Abbrechen.
Hintergrund: Die Elemente einer Regel
Eine GREYHOUND-Regel besteht aus verschiedenen
Knoten, die miteinander verknüpft sind. Im Wesentlichen
unterscheidet man dabei Bedingungen und Aktionen.
Bedingungen prüfen, ob das zu bearbeitende Element eine
bestimmte Voraussetzung erfüllt. Das Ergebnis beim
Prüfen einer Bedingung ist immer „Ja“ (das Element erfüllt
die Bedingung) oder „Nein“ (das Element erfüllt die
Bedingung nicht). Diese beiden Möglichkeiten werden
durch den grünen Haken und das rote x unten an einem
Bedingungsknoten symbolisiert. Abhängig vom Ergebnis
dieser Prüfung können dann verschiedene Aktionen auf das
Element angewendet werden. Prinzipiell können Aktionen
aber auch ohne vorhergehende Bedingungen auf alle zu
bearbeitenden Elemente angewendet werden. Jede
Bedingung und jede Aktion stellt einen Regelknoten dar.
Diese Knoten sind über Pfeillinien miteinander verbunden,
die den Ablauf der Regel bestimmen.
3. Schritt für Schritt: Eine einfache Regel erstellen
Ein Beispiel sagt mehr als tausend Worte. Im Folgenden möchten wir Ihnen an einer einfachen
Aufgabe das Erstellen einer Regel in GREYHOUND veranschaulichen. Hierzu greifen wir nochmal
auf die eingangs bereits angesprochene simple Regel zurück: „Wenn der Absender
’irgendwer@microsoft.de’ ist, dann weise der Nachricht das Thema ’Microsoft’ zu“. Um das als Regel
in GREYHOUND zu formulieren, gehen Sie so vor:
1 Öffnen Sie die Regelliste mit Einstellungen/Regeln
und legen Sie mit Neue Regel erstellen eine neue,
leere Regel an.
2 Geben Sie als Name der Regel eine möglichst
„sprechende“ Bezeichnung an, z. B. „Nachrichten
mit Absendern @microsoft.de das Thema Microsoft
zuweisen“.
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Schritt für Schritt: Eine einfache Regel erstellen
3 Damit diese Regel für alle
eintreffenden
Nachrichten
ausgeführt wird, wählen Sie als
Trigger die Option Nach dem
Nachrichteneingang aus.
4 Darunter im Editorbereich sehen Sie,
dass auch eine neue Regel nicht
wirklich
„leer“
ist.
Jede
GREYHOUND-Regel
benötigt
zwingend den Knoten Regelbeginn als
Startpunkt. Dieser sollte auf keinen Fall
entfernt werden, da die Regel sonst
nicht korrekt verarbeitet werden kann.
5 Definieren Sie nun zunächst die Bedingung,
welche die Nachrichten erfülle sollen, also dass
der Absender „@microsoft.de“ enthält. Klicken
Sie dazu in der Symbolleiste des Regeleditors auf
die Schaltfläche Neue Bedingung. Damit öffnen
Sie ein Untermenü, das alle Bedingungselemente
aufführt. Klicken Sie darin auf den Eintrag
Bedingung (Elementeigenschaft). Damit setzen
Sie den Einfügemodus auf diese Art von
Regelknoten.
6 Klicken Sie nun mit der linken Maustaste an eine passende
freie Stelle im Editorbereich, um dort einen
Bedingungsknoten der zuvor gewählten Art einzufügen.
Wichtig: Damit die Bedingung auch geprüft wird, stellen Sie
am besten direkt die Verbindung vom Regelbeginn zu diesem
Knoten her. Klicken Sie dazu auf das grüne +-Symbol bei
Regelbeginn und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste
eine Verbindung zur Kopfzeile des Bedingungsknotens.
Wenn Sie die Maustaste loslassen, fügt der Editor eine
Pfeillinie ein, die diese Verbindung visualisiert.
7 Die eingefügte Bedingung wird nun genauer definiert. Wählen
Sie im oberen Feld aus, welche Elementeigenschaft geprüft
werden soll. Um wie bei unserem Beispiel die E-Mail-Adresse
des Absenders zu untersuchen, bietet sich die Eigenschaft
Absender (nur Adresse) an. Sie sehen dabei aber schon, dass es
eine Vielzahl von Eigenschaften gibt, die Sie auf diese Weise
berücksichtigen können.
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
8 Als nächstes bestimmen Sie, mit welcher Methode die
Überprüfung stattfinden soll. Für GREYHOUND-Regeln
stehen eine Reihe von Vergleichen zur Auswahl, die für
verschiedenste Zwecke verwendet werden können (auf S.
11 gehen wir ausführlicher darauf ein). Für unser Beispiel
wollen wir Nachrichten ermitteln, deren Absenderadresse
einen bestimmten Text enthält. Hierfür bietet sich der
gleichnamige Vergleich an.
9 Schließlich fehlt noch der Vergleichsbegriff, also in
unserem Beispiel „@microsoft.de“. Tippen Sie diesen im
untersten Feld ein. Damit haben wir eine Bedingung
formuliert, die dann erfüllt ist, wenn ein Element irgendwo
in der Absenderadresse den Text „@microsoft.de“ enthält.
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Nun benötigen wir eine Aktion, die eine
Themenzuweisung durchführt. Klicken Sie dazu in der
Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Aktion und wählen
Sie in der so geöffneten Liste die Aktion Thema ändern.
Klicken Sie dann wiederum auf eine geeignete freie Stelle
im Editorbereich, um einen solchen Aktionsknoten einzufügen.
11 Hier legen Sie im Auswahlfeld fest, welches Thema dieser
Aktionsknoten zuweisen soll. Das zuzuweisende Thema
sollte zu diesem Zeitpunkt bereits angelegt sein, da Ihnen
die Auswahl nur die vorhandenen Themen anzeigt.
12 Nun folgt noch ein wichtiger Schritt: Die Aktion muss
mit der Bedingung verknüpft werden. „Ziehen“ Sie dazu
wieder per Drag&Drop wie weiter oben bereits einmal
beschrieben einen Pfeil vom grünen Häkchen des
Bedingungsknotens
auf
die
Titelleiste
des
Aktionsknotens. Damit legen Sie fest: Wenn die
Bedingung erfüllt ist, wird diese Aktion ausgeführt. Das
rote X-Symbol des Bedingungsknotens können wir bei
diesem Beispiel vernachlässigen. Prinzipiell könnten Sie
aber auch einen zweiten Aktionsknoten definieren und
eine Pfeil vom roten X zu diesem ziehen. Dann haben Sie
eine Entweder/Oder-Entscheidung. Ist die Bedingung
erfüllt, wird eine Aktion ausgeführt, ist sie nicht erfüllt
eine andere.
Damit ist unsere Beispielregel vollständig und funktionstüchtig. Sie können Sie unten rechts mit OK
speichern.
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Regeln im Detail: Trigger, Vergleiche, Verknüpfungen
4. Regeln im Detail: Trigger, Vergleiche, Verknüpfungen
Nachdem wir den Umgang mit dem Regeleditor an einem Beispiel vorgestellt haben, möchten wir nun
auf einige Feinheiten eingehen. Diese erlauben es Ihnen, die Verarbeitungen von Regeln in
GREYHOUND detailliert und flexibel zu steuern.
Trigger – Welche Ereignisse können Regeln auslösen?
Wesentliches, „auslösendes“ Element von
Regeln sind Trigger. Ein Trigger ist ein
Ereignis, das die Verarbeitung von Regeln
anstösst. Im einfachsten Fall kann dies das
manuelle Ausführen sein, d. h., ein
Benutzer weist GREYHOUND explizit an,
eine bestimmte Regel für ausgewählte
Elemente abzuarbeiten. Viel interessanter
sind aber Trigger, die zu einem bestimmten
Zeitpunkt automatisch ausgelöst werden, z. B. wenn eine Nachricht eintrifft oder regelmäßig nach
einem festgelegten Zeitplan. Für jede Regel, die Sie in GREYHOUND erstellen, können Sie einen oder
mehrere Trigger auswählen. Sie können also z. B. eine Regel zeitgesteuert ausführen lassen, sie bei
Bedarf aber auch jederzeit manuell aufrufen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die verschiedenen Trigger
mit ihren Besonderheiten vor.
Nach dem Nachrichteneingang
Der Trigger Nachrichteneingang wird automatisch ausgelöst, wenn eine Nachricht eintrifft. Es werden
dann der Reihe nach alle Regeln, für die der Trigger Nach dem Nachrichteneingang ausgewählt ist, auf
diese Nachricht angewendet. Alle eingehenden Nachrichten werden also mit diesen Regeln bearbeitet.
Dieser Trigger eignet sich deshalb hervorragend, automatisch Aufgaben wie Kontaktklassifizierung
und Zuordnungen von Nachrichten zu Benutzern, Gruppen, Themen usw. vorzunehmen.
Nach dem Nachrichtenausgang
Der Trigger Nachrichtenausgang wird ausgelöst, nachdem eine Nachricht abgeschickt wurde. Genauer
gesagt: Wenn Sie eine Nachricht erstellen und senden, erhält diese zunächst die Eigenschaft
Ungesendet und wird im Postausgang platziert (siehe hierzu den gleichnamigen Filter).
GREYHOUND versucht nun, diese Nachrichten an den zuständigen Mailserver zu übermitteln. Gelingt
dies, wird die Eigenschaft Ungesendet entfernt und dieser Trigger ausgelöst. Regeln, für die Nach dem
Nachrichtenausgang gewählt wird, werden also auf alle Elemente angewendet, die erfolgreich
versendet werden konnten. Dieser Trigger bietet sich an, um verschickten Nachrichten z. B. eine
Kennzeichnung zuzuweisen, durch die der weitere Workflow gesteuert wird.
Manuelle Ausführung (für freigegebene Benutzergruppen)
Regeln, die mit dem Trigger Manuelle Ausführung versehen sind, können vom Anwender jederzeit
über die Benutzeroberfläche ausgeführt werden. Sie bearbeiten dann entweder ausgewählte Elemente
oder alle Elemente, die vom aktuellen Filter erfasst werden (dies kann jeweils gewählt werden).
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
Die Besonderheit bei diesem
Trigger ist die Freigabe für
Benutzergruppen. Während
bei allen anderen Triggern
die Ausführung der Regeln
vom System selbst veranlasst
wird, kann bei der manuellen
Ausführung für jede Regel
festgelegt werden, welche
Benutzer diese ausführen
dürfen. Hierzu wird im Editor eine zusätzliche Kategorie Freigegebene Benutzergruppen angezeigt.
Darin können die Benutzergruppen angekreuzt werden, die diese Regel verwenden dürfen. Manuell
ausgeführte Regeln eignen sich für Aufgaben, die nach Bedarf durch bestimmte Benutzer
durchzuführen sind.
FAQ: Warum werden bestimmte Regeln für die manuelle Ausführung nicht angezeigt?
Wenn eine bestimmte Regel für die manuelle Ausführung nicht verfügbar ist, ist vermutlich eine
der drei folgenden Voraussetzungen nicht erfüllt:
•
Ist der Trigger für die Manuelle Ausführung bei dieser Regel gewählt?
•
Ist die Regel für Ihre Benutzergruppe freigegeben?
•
Ist die Regel aktiviert?
Das manuelle Ausführen einer Regel über die Benutzeroberfläche wird folgendermaßen erledigt:
1 Wählen Sie einen Filter, der die zu bearbeitenden Elemente anzeigt. Sollen nur einzelne Elemente
berücksichtig werden, markieren Sie diese mit der Maus.
2 Klicken Sie dann oben in der Symbolleiste
auf die Regel ausführen-Schaltfläche.
Alternativ finden Sie im Kontextmenü
einen gleichnamigen Eintrag. Hiermit
öffnen Sie ein Untermenü, in dem alle
freigegebenen
Regeln
für
Ihre
Benutzergruppe aufgeführt sind. Wählen
Sie hier die Regel aus, die ausgeführt
werden soll.
3 GREYHOUND
fragt
dann nach, ob es die
Regel
nur
Für
ausgewählte
Elemente
ausführen oder Für
gesamte
Ansicht
ausführen soll.
4 Anschließend wird die Regel entsprechend diesen Vorgaben kommentarlos abgearbeitet. Sollte es
für Änderungen an einem Element erforderlich sein, wird dieses allerdings vorübergehend gesperrt.
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Regeln im Detail: Trigger, Vergleiche, Verknüpfungen
Tipp: Gesperrte Elemente aktualisieren
Durch Regeln gesperrte Elemente werden wie üblich in der Listenansicht markiert. Das
eigentliche Abarbeiten der Regel geht sehr schnell. Allerdings wird die Sperrmarkierung
anschließend nicht sofort wieder entfernt. Aktualisieren Sie in solchen Fällen die Ansicht ([F5]),
um die Sperre zu entfernen und das Element wieder bearbeiten zu können.
Nach dem Erstellen eines neuen Elements
Der Trigger Neu erstellen wird ausgelöst, wenn Sie ein neues Element anlegen. Wichtig: Der exakte
Zeitpunkt bezieht sich dabei nicht auf das Öffnen des Formulars zum Erstellen eines Elements (also z.
B. Neues Element/Neue E-Mail), sondern auf das Speichern des Elements (also z. B. E-Mail senden).
Erst dadurch wird ein neues Element tatsächlich auf dem GREYHOUND-Server erstellt. Dabei werden
auf dieses neue Element alle Regeln angewendet, für die der Trigger Nach dem Erstellen eines neuen
Elements gewählt ist. Wichtig dabei:
• Der Trigger wird nicht für Elemente ausgelöst, welche den Status Entwurf haben. Wenn Sie also an
Stelle von Senden die Funktion Als Entwurf speichern verwenden, werden Regeln mit diesem
Trigger nicht ausgeführt.
• Der Trigger wird nur ausgelöst, wenn Elemente durch die Benutzer neu erstellt werden. Trifft eine
neue Nachricht ein, erstellt der GREYHOUND-Server hierfür auch ein Element. Dies löst aber
nicht diesen Trigger aus (sondern den Nachrichteneingang-Trigger, s. o.).
Dieser Trigger eignet sich gut, um z. B. automatisch Änderungen/Ergänzungen an einem Element
vorzunehmen, bevor es versendet wird.
Hinweis: Element erstellen vs. Nachrichtenausgang
Wenn Sie z. B. eine E-Mail versenden, werden gleich mehrere Trigger ausgelöst, allerdings an
verschiedenen Stellen im Ablauf. Wenn Sie auf E-Mail senden klicken, wird der Trigger Nach
dem Erstellen eines neues Elements ausgelöst. Er kann nun noch Änderungen an dem Element
vornehmen, bevor es versendet wird. Nach dem erfolgreichen Versand wird der Trigger Nach dem
Nachrichtenausgang ausgelöst, der Änderungen an dem Element nach dem Versand durchführen
kann.
Nach dem Bearbeiten eines Elements
Dieser Trigger entspricht in seiner Funktionsweise dem vorangehend vorgestellten. Allerdings wird er
ausgelöst, wenn ein bereits vorhandenes Element bearbeitet und dann wieder gespeichert wird. Er
ermöglicht es, die beiden Vorgänge „neues Element erstellen“ und „vorhandenes Element bearbeiten“
zu unterscheiden und dementsprechend anders zu reagieren. Dieser Trigger eignet sich besonders für
die Steuerung des Workflows im Unternehmen. Wann immer ein Element bearbeitet wurde, lässt sich
damit z. B. kontrollieren, ob ein bestimmter Bearbeitungsschritt erledigt wurde und der Vorgang nun an
die nächste Instanz weitergeleitet werden kann. Er eignet sich insbesondere für den Einsatz bei
Aufgaben oder Notizen, die eben nicht versendet, sondern immer wieder bearbeitet und gespeichert
werden.
Zeitgesteuerte Ausführung
Eine weitere Möglichkeit zur Regelausführung ist ein Zeitplan. Er eignet sich für Aufgaben, die in
regelmäßigen Abständen ausgeführt werden sollen, also z. B. klassische „Aufräum“-Aufgaben, die
nicht an ein bestimmtes Ereignis geknüpft sind. Welche Elemente die Regel dabei berücksichtigt, legt
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
ein Filter fest. Wenn für eine Regel der Trigger Zeitgesteuerte Ausführung gewählt wird, zeigt der
Regeleditor zwei zusätzliche Kategorien an:
• Bei Serienoptionen legen Sie fest, wann die
Ausführung jeweils erfolgen soll. Ganz oben
stellen Sie die Uhrzeit ein. Insbesondere
aufwändig Aufgaben können so in
Zeiträume gelegt werden, wo sie den
normalen Betriebsablauf nicht behindern.
Bei Serienmuster wählen Sie das Intervall
und können dabei detailliert angeben, z. B.
an welchem Tag des Monats eine
monatliche Aufgabe ausgeführt werden soll.
Ganz unten bei Seriendauer lässt sich der
Gesamtzeitraum steuern, in dem die Regel
aktiv sein soll. Standardmäßig beginnt dieser
mit dem aktuellen Datum. Mit Kein
Enddatum läuft der Zeitplan endlos bzw. bis
Sie ihn verändern.
• In der Kategorie Filter wählen Sie den oder
die Filter aus, welche die Regel bei ihrer
Ausführung berücksichtigen soll. Ist der
vorgegebene Zeitpunkt erreicht, wird die
Regel dann für alle Elemente ausgeführt, die
zu diesem Zeitpunkt von dem/den hier
gewählten Filter(n) erfasst werden.
Elementgesteuerte Ausführung
Die elementgesteuerte Ausführung erlaubt das Ausführen von Regel nach einem Zeitplan auf der Basis
einzelner Elemente. Ein einfaches Beispiel dafür ist z. B. das zeitverzögerte Versenden einer Nachricht.
Vor dem Absenden bzw. Speichern eines Elements legen Sie hierbei einen Zeitpunkt und eine (oder
auch mehrere) Regel(n) fest. Ist der vorgegebene Zeitpunkt erreicht, führt GREYHOUND automatisch
die festgelegte(n) Regel(n) für dieses eine Element aus. Ein Beispiel für einen solchen Vorgang finden
Sie auf S. 20.
So setzen Sie die verschiedenen Vergleiche richtig ein
Ein wichtiger Teil von GREYHOUND-Regeln sind Bedingungen,
die entscheiden, ob die festgelegten Aktionen auf ein konkretes
Element angewendet werden sollen oder nicht. Zentral für diese
Entscheidung sind Vergleiche, ob ein Element eine bestimmtes
Merkmal aufweist. Hierfür stehen Ihnen im Regeleditor eine ganze
Reihe von Vergleichen zur Verfügung, die wir kurz vorstellen
möchten:
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Regeln im Detail: Trigger, Vergleiche, Verknüpfungen
„ist gleich“
Die einfachste Vergleichsmöglichkeit ist eine Überprüfung auf die Gleichheit zweier Werte. Hierbei
kann es sich sowohl um Texte (z. B. Namen oder Adressen) als auch um Zahlen (z. B. Anzahl oder
Datum) handeln. ist gleich überprüft die exakte inhaltliche Übereinstimmung beider Ausdrücke, also
„Müller GmbH“ ist gleich „Müller GmbH“, aber nicht gleich „Firma Müller GmbH“. Dieser absolute
Vergleich hat deshalb sein Fallen. Beispiel: Für die Eigenschaften eines GREYHOUND-Elements stellt
der Editor diesen Vergleich gar nicht erst zur Verfügung, sondern bietet stattdessen nur enthält an.
Denn zwar lassen sich z. B. gelesene Elemente anhand der Eigenschaft Gelesen erkennen, aber ein
Element kann auch weitere Eigenschaften haben, wie z. B. Anhänge vorhanden oder Systemprotokoll
vorhanden.
„Gelesen, Anhänge vorhanden, Systemprotokoll vorhanden“ ist gleich „Gelesen“
stimmt nun mal nicht und würde zu einem Nichterfüllen der Bedingung führen.
„Gelesen, Anhänge vorhanden, Systemprotokoll vorhanden“ enthält „Gelesen“
hingegen stimmt und würde korrekterweise zu dem Ergebnis führen, dass dieses Element die
Eigenschaft Gelesen besitzt.
„enthält“
Dieser Vergleich kann für Texteigenschaften verwendet werden und ist in seiner Auslegung
großzügiger. Er überprüft, ob der angegebene Vergleichstext an irgendeiner Stelle in der zu
untersuchenden Eigenschaft vorkommt. Um beim Beispiel zu bleiben: „Müller GmbH“ enthält „Müller
GmbH“ und „Firma Müller GmbH“ enthält „Müller GmbH“. Wann immer die genaue Form des
gesuchten Inhalts nicht eindeutig ist oder neben dem gesuchten Inhalt noch weitere Komponenten
enthalten sein können, ist dem enthält-Vergleich deshalb der Vorzug zu geben.
„beginnt mit“ und „endet mit“
Mit diesem Vergleich lässt sich feststellen, ob eine zu untersuchenden Texteigenschaften mit einer
bestimmten Zeichenfolge beginnt. Im Prinzip handelt es sich dabei um einen ist gleich-Vergleich, nur
dass die Untersuchung nach dem Vergleichstext endet und danach noch beliebiger Inhalt zulässig ist.
Beispiel: „Müller GmbH“ beginnt mit „Müller“ stimmt, aber „Firma Müller GmbH“ beginnt mit
„Müller“ stimmt nicht. beginnt mit kann sinnvoll sein, wenn ein gesuchter Text an einer bestimmten
Stelle stehen soll und nicht eventuell an einer anderen. Ansonsten lässt sich anstelle dieses Vergleichs
meist das weniger restriktive enthält einsetzen.
endet mit entspricht im Funktionsprinzip beginnt mit, nur eben am Ende des zu untersuchenden Textes:
„Firma Müller“ endet mit „Müller“ stimmt, aber „Müller GmbH“ endet mit „Müller“ stimmt eben
nicht. Auch dieser Vergleich sollte nur in gewählten Ausnahmefällen verwendet und stattdessen eher
mit enthält gearbeitet werden.
„kleiner als“/„kleiner oder gleich“ und „größer als“/„größer oder gleich“
Hierbei handelt es sich um mathematische Vergleiche für Zahlen und insbesondere
Datumseigenschaften. Damit lässt sich etwa feststellen, ob ein Element schon ein bestimmtes Alter hat.
Diese Vergleiche lassen sich auch auf Texte anwenden, wobei aber kein inhaltlicher Vergleich
stattfindet, sondern lediglich die Länge der Texte verglichen wird. Der Detailunterschied zwischen den
beiden Vergleichen ist wohl offensichtlich: …oder gleich schließt den Vergleichswert mit ein, während
...als den Vergleichswert als Grenze ausschließt.
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
reguläre Ausdrücke
Der Vergleich reguläre Ausdrücke ermöglicht das Verwenden von Regulären Ausdrücken (Regular
Expressions). Dabei handelt es sich um eine spezielle, standardisierte Syntax, mit der beliebig
komplexe Muster für den Vergleich von Texten angegeben werden können. Wer sich schon mal damit
beschäftigt hat, der weiß, dass das im wahrsten Sinn des Wortes eine Wissenschaft für sich ist, auf die
wir im Rahmen dieser Anleitung nicht weiter eingehen können. Eine erste Anlaufstelle mit
ausführlicheren Informationen finden Sie auf der GREYHOUND-Website bei den Dokumentationen
im Support-Bereich. Darüber hinaus gibt es zu dem Thema zahllose Online-Quellen und Bücher. Mit
der Unterstützung von regulären Ausdrücken ermöglicht GREYHOUND beliebig komplexe und
flexible Vergleiche für alle Arten von Textinhalten.
Tipp: Einfacher regulärer Ausdruck anstelle mehrerer Vergleiche
Ein einfaches Beispiel mag verdeutlichen, wie Regeln durch reguläre Ausdrücke einfacher und
zugleich vielseitiger werden können: Eine Bedingung soll ein bestimmtes Merkmal überprüfen,
das einen von drei möglichen Inhalten haben kann, damit die Bedingung erfüllt ist.
Klassischerweise müssten Sie dazu drei verschiedene Bedingungsknoten mit jeweils einem
Vergleich verwenden, von denen jeweils ein Pfeil zur gewünschten Aktion führt. Mit einem
regulären Ausdruck als Vergleich geht das mit nur einem Knoten. Dazu geben Sie die
verschiedenen
Inhalte
als
Vergleichsmuster
wie
in
unserem
Beispiel
an:
(service|kundenservice|kundendienst)@firma.de. Dieser Vergleich gelingt, wenn die Adresse
„service@firma.de“, „kundenservice@firma.de“ oder „kundendienst@firma.de“ lautet.
Oben: drei Knoten für drei Vergleiche – Unten rechts: ein Knoten mit einem regulären Ausdruck für drei Vergleiche
Durch Verknüpfungen entstehen komplexe Regelwerke
Das Fallbeispiel in Abschnitt 3 zeigt, dass Regeln letztlich durch die Verknüpfung von Bedingungsund Aktionsknoten entstehen. Dies lässt sich im Regeleditor ganz praktisch visuell umsetzen, indem
Verbindungspfeile von einem Knoten zum anderen „gezogen“ werden. Die Relation ist dabei nicht
einfach immer nur von einer Bedingung zu einer Aktion. Sie können ebenso mehrere Bedingungen
miteinander verschachteln. Also z. B. „wenn ein Elemente eine E-Mail ist UND wenn der Absender
mit @microsoft.de endet, dann weise das Thema ’Microsoft’ zu“. Ebenso können Sie mehrere
Aktionen miteinander verknüpfen, also z. B. „weise das Thema ’Microsoft’ zu und weise die Gruppe
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Regeln im Detail: Trigger, Vergleiche, Verknüpfungen
’IT-Abteilung’ zu“. So können beliebig komplexe Regeln entstehen, welche die Abläufe und Vorgaben
in Ihrem Unternehmen genau abbilden.
GREYHOUND-Regeln können beliebig komplexe Abläufe in Ihrem Unternehmen nachbilden.
Einige Grundsätze sollten beim Strukturieren von Regeln beachtet werden:
• Bedingungen haben am unteren Ende immer ein grünes
Häkchen-Symbol und ein rotes x-Symbol. Von beiden
Symbolen aus können Sie Pfeile zu anderen Knoten ziehen.
Ist die Bedingung erfüllt, folgt der Ablauf dem Pfeil am
grünen Häkchen. Ist die Bedingung nicht erfüllt, wird
stattdessen der Pfeil am roten X verfolgt. Idealerweise sollte
es immer für beide Fälle Pfeile zu anderen Knoten geben.
• Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, aber vom
X-Symbol kein Pfeil zu einem anderen Knoten
führt, bricht die Ausführung dieser Regel an
dieser Stelle ab. GREYHOUND macht dann
mit der nächsten Regel weiter, die für denselben
Trigger definiert ist oder – wenn keine weitere
Regel vorhanden ist – beendet die
Regelbearbeitung für dieses Element ganz.
• Aktionsknoten haben immer genau ein grünes
Häkchen-Symbol. Von dort kann ein Pfeil zu
einer weiteren Aktion oder zu einer Bedingung
gezogen werden.
• Von einem Häkchen- oder X-Symbol kann
immer nur ein Pfeil wegführen. Es kann also
immer nur genau einen nächsten Schritt geben.
Sollen z. B. beim Erfüllen einer Bedingung
zwei Aktionen ausgeführt werden, so platzieren
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
Sie diese hintereinander: Vom grünen Symbol der Bedingung geht ein Pfeil zu Aktion 1 und von
grünen Symbol der Aktion 1 geht ein weiterer Pfeil zur Aktion 2 usw.
• Zu einem Knoten hin können mehrere Pfeile von
verschiedenen anderen Knoten führen. Sie können also z.
B. zunächst eine Unterscheidung in E-Mail- und BriefElemente vornehmen, diese jeweils getrennt behandeln
und beide Regelpfade dann wieder zu einem gemeinsamen
Aktionsknoten zusammenführen und im weiteren Verlauf
zusammen behandeln.
• Um einen Verbindungspfeil wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Häkchen- bzw. X-Symbol, von
dem der Pfeil ausgeht. Soll die Verbindung einfach nur zu einem anderen Knoten führen, dann
ziehen Sie einen neuen Pfeil an die gewünschte Stelle. Die alte Verknüpfung wird dann automatisch
entfernt.
Die Regelausführung abbrechen
Unter Erweitert steht Ihnen der Knoten Regelausführung
abbrechen zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um einen
speziellen Knoten, der keine Aktion ausführt, sondern die
Regelausführung für das aktuell bearbeitete Element beendet.
Das bedeutet, dass nicht nur die Regel, in der sich dieser Knoten
befindet, an dieser Stelle beendet wird. Auch weitere Regeln,
die für denselben Trigger definiert sind, werden für dieses eine Element nicht mehr ausgeführt. Das gilt
allerdings nur für die aktuell getriggerte Ausführung. Zu einem späteren Zeitpunkt kann die Regel z. B.
durch einen Zeitplan durchaus erneut ausgeführt werden. Hat sich bis dahin etwas am Element
geändert, so dass der Abbruch-Knoten dieses Mal nicht erreicht wird, würden auch weitere Regeln ggf.
ausgeführt werden.
Der Knoten Regelausführung abbrechen kann in erster Linie eingesetzt werden, um die Performance zu
steigern. Stellt man zu einem frühen Zeitpunkt im Regelwerk fest, dass eine bestimmte Art von Element
keine weitere Bearbeitung benötigt, kann man dadurch das unnötige Ausführen von Regeln für solche
Elemente verhindern. Bei einem sehr hohen Nachrichtenaufkommen kann dies durchaus zu einem
schnelleren Zustellen der Nachrichten führen. Allerdings sollte man diesen Knoten nur einsetzen, wenn
er wirklich einen nennenswerten Performancegewinn verspricht, also eine große Anzahl von
Regelausführungen überflüssig macht. Und auch dann sollte gründlich überprüft werden, ob die
Bedingungen dafür wirklich absolut eindeutig sind und es keine Nebeneffekte geben kann. Ansonsten
könnte es passieren, dass durch das Verwenden dieses Aktionsknotens versehentlich das Ausführen
von Regeln unterdrückt wird. Wenn man sich aber fest darauf verlässt, dass bestimmte Regeln
ausgeführt werden, landen dadurch womöglich Nachrichten im virtuellen Nirwana, weil wichtige
Zuweisungen zu Benutzern, Gruppen, Themen usw. unterbleiben. So tauchen manche Elemente
nachher in keinem Filter auf und bleiben unbearbeitet „hängen“.
5. Fallbeispiele: So erledigen Sie typische Aufgaben mit
Regeln automatisch
Nach einigen grundlegenden Informationen rund um die GREYHOUND-Regeln wollen wir nun etwas
näher in die Materie einsteigen und Ihnen mit einigen praxisnahen Beispielen zeigen, welche
Möglichkeiten Ihnen die Regeln bieten und wie Sie diese einsetzen. Wir beschränken uns dabei auf das
grundlegende Vorstellen dieser Bedingungen und Aktionen und den Verknüpfungen dazwischen. Wie
sich das ganze genau in fertige Regeln umsetzen lässt, ist auf S. 5 bereits beschrieben.
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Fallbeispiele: So erledigen Sie typische Aufgaben mit Regeln automatisch
POP3-Catch-All-Konten per Regel den richtigen Empfängern
zuweisen
Wenn Sie ein POP3-Catch-All-Postfach verwenden, in dem alle E-Mails für alle Empfänger in Ihrer
Firma gesammelt werden, ist das Verteilen der Nachrichten an die dafür zuständigen Benutzer und
Gruppen etwas umständlich. Hierbei hilft die spezielle Bedingung Automatische Gruppen-Sortierung.
Sie ermittelt, an welche Adresse eine Nachricht ursprünglich gerichtet war. Diese vergleicht sie mit den
E-Mail-Adressen, die für die verschiedenen Gruppen hinterlegt sind. Gibt es dabei eine
Übereinstimmung, wird das Element dieser Gruppe zugewiesen. Im Auswahlfeld des Knotens können
Sie einstellen, welche Absender-Information für die Auswertung zugrunde gelegt werden soll. Bei den
typischen Catch-All-Adressen eignet sich insbesondere das Envelope-To Feld, da in diesem meist die
Adresse vermerkt ist, an welche eine E-Mail ursprünglich geschickt wurde.
Wichtig: Dieser Regelknoten ist eine Bedingung, weil zwei
verschiedene Ergebnisse auftreten können: Wenn es gelingt,
eine Gruppenzuweisung vorzunehmen, geht es mit dem grünen
Häkchen weiter. Findet sich aber keine Übereinstimmung, folgt
GREYHOUND dem Pfeil beim roten X. So können Sie für
Nachrichten, die nicht anhand der Empfängeradresse einer
Gruppe zugewiesen werden konnten, weitere Schritte ausführen.
Automatische Kontaktzuordnung mittels Klassifizierung
Eine der großen Stärken von GREYHOUND ist die
Klassifizierung von eingehenden Nachrichten, um diese
möglichst automatisch bereits vorhandenen Kontakten zuweisen.
Auch dies wird über Regeln gesteuert. Genauer gesagt ist dafür
der Regelknoten Automatisch klassifizieren (unter Erweitert)
zuständig. Wie die Klassifizierung genau vorgeht, kann über
verschiedene Einstellungen gesteuert werden:
• Im oberste Auswahlfeld legen Sie fest, welche Daten die Klassifizierung auswerten soll. Bei
eingehenden E-Mail-Nachrichten bieten sich die Absender- bzw. Empfängerinformationen an
(Abs./Empf.). Eher für Briefe und Faxe eignet sich die Möglichkeit, über die Texterkennung E-MailAdressen aus dem Text zu identifizieren. Ein breites Feld bietet auch die Möglichkeit,
Benutzerdefinierte Felder zur Klassifizierung heranzuziehen (mehr dazu im nachfolgenden
Abschnitt).
• Das mittlere Feld ist nur aktiv, wenn Sie oben Benutzerdefinierte Felder ausgewählt haben. Dann
können Sie hier einen Grenzwert angeben. Jedes benutzerdefinierte Feld hat eine bestimmte
Gewichtung. Bei der Klassifizierung werden die Gewichtungen aller zutreffenden
benutzerdefinierten Felder eines Kontakts zusammengezählt. Erreichen sie gemeinsam den hier
angegebenen Schwellenwert, so ordnet GREYHOUND das Element diesem Kontakt zu. Auch
hierauf geht der nachfolgende Abschnitt noch näher ein.
• Unten können Sie schließlich angeben, ob im Falle einer erfolgreichen Klassifizierung der
zugewiesene Kontakt als Absender bzw. Empfänger dieses Elements verwendet werden soll.
GREYHOUND würde dann die entsprechende Eigenschaft des Elements automatisch
überschreiben.
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
Die GREYHOUND-Regeln
ermöglichen
es,
die
Kontaktklassifizierung sehr
flexibel einzusetzen. Denn
dieser Knoten kann in einer
Regel
mehrfach
mit
unterschiedlichen
Einstellungen
eingefügt
werden. So kann es durchaus
sinnvoll
sein,
unterschiedliche
Einstellungen
für
das
Klassifizieren von E-Mails
und das Klassifizieren von
Briefen bzw. Faxen zu
verwenden. Fügen Sie dazu zunächst eine Bedingung ein, die überprüft, ob es sich beim Element um
eine E-Mail handelt. Wenn ja, verknüpfen Sie von dort zu einem Klassifizierungsknoten, der speziell
für E-Mails konfiguriert ist. Wenn nein, geht es stattdessen mit einer Klassifizierung speziell für
gescannte Dokumente weiter.
Gescannte Dokumente anhand von benutzerdefinierten Feldern klassifizieren
Bei eingescannten Briefdokumenten fehlen eindeutige technische Eigenschaften wie die E-MailAdresse des Absenders. Hier steht nur der eigentliche Inhalt des Dokuments zur Verfügung, wie er
durch die Texterkennung ermittelt wurde. Auch hier ist automatisches Klassifizieren möglich, sofern
man sich dabei auf eindeutige Kennzeichen stützt, die sich aus dem Text gewinnen und eindeutig einem
Kontakt zuordnen lassen. Dies lässt sich mit benutzerdefinierten Feldern realisieren, die bei den
Kontakten hinterlegt werden. Nahe liegende eindeutige Kennzeichen können z. B. sein:
• die Umsatzsteuernummer des Kontaktes,
• die Handelsregisternummer des Kontaktes,
• eine Standard-E-Mail-Adresse einer Firma oder die persönliche E-Mail-Adresse eines konkreten
Ansprechpartners,
• die Webadresse einer Firma
• die Kundennummer des Kontakts, sofern es sich um einen Kunden handelt oder
• die eigenen Kundennummer, sofern es sich um einen Lieferanten handelt.
Bei allen diesen Informationen sollte gelten: Wenn ein Brief/Fax eintrifft, in dem diese Angabe
abgedruckt ist, kann man mit großer Sicherheit davon ausgehen, dass dieses Dokument von einem ganz
bestimmten Kontakt geschickt wurde.
Benutzerdefinierte Felder festlegen
Die benutzerdefinierten Felder, die Sie für die Klassifizierung verwenden möchten, müssen Sie zuvor
selbst definieren. Wir zeigen die Vorgehensweise am Beispiel der Umsatzsteuernummer:
1 Öffnen Sie mit Einstellungen/Benutzerdefinierte Felder eine Liste dieser Felder. Einige wenige
Felder sind standardmäßig bereits vorhanden.
2 Legen Sie mit Neues Feld erstellen einen neuen Eintrag an. Geben Sie einen passenden Namen
sowie ggf. eine Beschreibung an. Wird das Feld speziell für den Zweck der Kontaktklassifizierung
angelegt, empfiehlt sich eine Bezeichnung, die das kenntlich macht, z.B. KK_UStNr.
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Fallbeispiele: So erledigen Sie typische Aufgaben mit Regeln automatisch
3 Setzen Sie im Bereich Verfügbarkeit
ein Häkchen bei Kontakt.
4 Wechseln Sie dann in das Register
Automatische Klassifizierung.
5 Hier legen Sie im Feld Regulärer
Ausdruck das Vergleichmuster für
diese
Information
fest.
Umsatzsteuernummern werden in
einer bestimmten Art mit nur
geringer
Variationsbreite
geschrieben, so dass sie sich mit
einem bestimmten Muster finden
lassen
sollten.
Das
Muster
(DE)\s*(\d)\s*(\d)\s*(\d)\s*(\d)\s*(\d)
\s*(\d)\s*(\d)\s*(\d)\s*(\d)\D z. B. funktioniert hierfür ganz gut. Wie auf S. 13 bereits geschrieben,
ist das Thema Reguläre Ausdrücke viel zu komplex, als das wir im Rahmen dieser Anleitung
ausführlich darauf eingehend könnten.
6 Die Felder Ersetzung (Substitution)
und Zeichen entfernen ermöglichen
es, den mit dem Muster gefundenen
Text zu modifizieren und so zu
vereinheitlichen, dass er mit dem für
einen Kontakt hinterlegten Wert
verglichen werden kann. So lassen
sich auch Varianten in der
Schreibweise
von
Daten
kompensieren.
7 Wichtig ist schließlich das Feld Gewichtung. Es legt fest, wie stark das Finden dieses Musters in
einem Text als Indiz dafür gewertet werden soll, dass es sich bei dem Absender dieses Textes um
den entsprechenden Kontakt handelt. Wie weiter oben beschrieben, addiert die
Kontaktklassifizierung die gefundenen Gewichtungen. So kann es z. B. eindeutige Merkmale
geben, deren alleiniges Vorhandensein schon zu einer Klassifizierung führt. Oder aber mehrere
verschiedene Merkmale, die jeweils für sich nicht eindeutig sein müssen, können durch
gemeinsames Vorhandensein in einem Dokument den Schwellenwert für die Klassifizierung
erreichen. Das Festlegen der Gewichtung der einzelnen Merkmale sowie das Einstellen des zu
erreichenden Schwellenwerts bei der Kontaktklassifizierung erlauben eine flexible Feineinstellung
dieses Mechanismus.
Sind
entsprechende
benutzerdefinierte Felder erstellt,
können Sie den Kontakten diese
Merkmale zuweisen, also z. B. bei
Firmen
deren
Umsatzsteuernummer hinterlegen usw. Dazu finden Sie bei jedem Kontakt die Kategorie
Benutzerdefinierte Felder. Darin sind alle Felder aufgeführt, die für Kontakte aktiviert sind. Klicken Sie
den entsprechenden Eintrag an, um ein Merkmal für diesen Kontakt zu hinterlegen, das dann als Basis
für die automatische Kontaktklassifizierung dienen kann. Wenn Sie hier also z. B. die
Umsatzsteuernummer eines Lieferanten hinterlegen, lassen sich Angebote und Rechnungen von dieser
Firma anhand dieser Information erkennen und automatisch diesem Kontakt zuordnen.
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
Bei Antworten auf eigene Nachrichten wesentliche
Vorgangsdaten übernehmen
Eine weitere Möglichkeit, Nachrichten per Regeln automatisch in die richtigen Bahnen zu lenken,
bietet das Auswerten von Vorgangsnummern. GREYHOUND versieht alle Nachrichten mit einer
solchen Nummer. Wenn Sie eine Antwort auf eine eigene Nachricht bekommen, ist darin auch diese
ursprüngliche Vorgangsnummer enthalten. Daran erkennt GREYHOUND den zugrundeliegenden
vorhandenen Vorgang und kann z. B. Kommunikationsabläufe als Thread darstellen. Aber Sie können
sich vorhandene Vorgangsnummern auch zunutze machen, um solche Nachrichten automatisch
zuzuordnen.
Verwenden Sie dazu in Ihren Regeln für eingehende Nachrichten die
Bedingung Vorgangsdaten übernehmen. Diese überprüft, ob eine
Nachricht eine Vorgangsnummer enthält. Wenn ja, kann sie dieser
Nachricht automatisch verschiedene Merkmale des ursprünglichen
Vorgangs zuweisen. Welche das sein sollen, können Sie selbst
festlegen. So lassen sich Gruppe, Benutzer, Thema und/oder
Kennzeichnung übernehmen. Einfach alles zu übernehmen ist aber
nicht immer die beste Idee. Wenn Sie z. B. Kennzeichnungen zum
Steuern des Workflows einsetzen, sollten Sie dieses Merkmal nicht
von der Ausgangsnachricht übernehmen. Sonst wird die neue E-Mail an einer falschen Stelle in den
Workflow einsortiert und im Endeffekt womöglich gar nicht mehr bearbeitet. Bitte beachten Sie, dass
dieser Knoten wie alle Bedingungen zwei mögliche Ausgänge hat. Wird keine alte Vorgangsnummer in
einer Nachricht gefunden, geht es beim X-Symbol weiter.
Die Spam-Behandlung mit eigenen Regeln optimieren
Wenn eine eingehende E-Mail sich aufgrund der Absenderadresse
einem vorhandenen Kontakt zuordnen lässt, dann kann man wohl
davon ausgehen, dass es sich dabei nicht um Spam handelt. Wenn
Sie ohnehin eine automatische Kontaktklassifizierung vornehmen,
können Sie deren Ergebnis verwenden, um falsche Treffer des
Spamfilters zu reduzieren. Sie benötigen dazu lediglich eine Regel,
welche die Eigenschaft Spam & Viren bei allen Nachrichten
entfernt, die einem Kontakt zugeordnet werden konnten. Das
könnte wie in der nebenstehenden Abbildung aussehen:
1 Zunächst wird eine automatische Kontaktklassifizierung
durchgeführt.
2 Anschließend wird anhand der Elementeigenschaft
Zugeordnete Kontakte überprüft, ob dem Element nun
mindestens ein Kontakt zugeordnet ist.
3 Wenn ja, wird für das Element die Eigenschaft Spam & Viren
entfernt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob diese Eigenschaft
überhaupt gesetzt ist. Das ist effizienter, als dieses zuvor noch
extra überprüfen.
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Fallbeispiele: So erledigen Sie typische Aufgaben mit Regeln automatisch
Zuweisungen automatisch vornehmen
Eine wichtige Aufgabe von Regeln sollte es sein, das manuelle
Zuordnen von Elemente zu Gruppen, Themen und/oder Benutzern
weitestgehend überflüssig zu machen. Idealerweise sollten 100%
der eingehenden Nachrichten automatisch die erforderlichen
Zuordnungen erhalten, so dass sie ohne weiteres Zutun in die
richtigen Kommunikationsbahnen gelenkt werden. Wann immer
sich Zuordnungen anhand von einem oder mehreren bestimmten
Merkmalen eindeutig vornehmen lassen, können entsprechende
Regeln dies automatisch erledigen. GREYHOUND stellt dafür im
Untermenü Neue Aktion verschiedene Aktionen zur Verfügung:
• Gruppe ändern
• Bearbeiter ändern
• Thema ändern
Kennzeichnung änder
Nachrichten zeitversetzt versenden
Ein gutes Beispiel für eine elementgesteuerte Regel ist das zeitversetzte Versenden von Nachrichten.
Eine E-Mail oder ein Fax wird also nicht unmittelbar verschickt, sondern erst später zu einem
festgelegten Zeitpunkt. Hierfür benötigen Sie lediglich eine Regel, die bei einem Element die
Eigenschaft Wartend entfernt. Dies geht mit der Aktion Eigenschaften ändern. Diese enthält eine Liste
aller Eigenschaften außer Gelesen (dafür gibt es unter Erweitert eine speziellen Aktion). Prinzipiell
stellen Sie solche Aktionen folgendermaßen ein:
• Wenn eine Eigenschaft gesetzt werden soll, klicken Sie solange darauf,
bis im Kästchen ein Häkchen angezeigt wird.
• Wenn eine Eigenschaft entfernt werden soll, klicken Sie solange darauf,
bis das Kästchen leer ist.
• Wenn der Status einer Eigenschaft unverändert bleiben soll, sollte im
Kästchen ein kleineres, ausgefülltes Kästchen zu sehen sein.
Im konkreten Beispiel sollten Sie also wie bei der nebenstehenden
Abbildung bei Wartend ein leeres Kästchen haben und alle anderen sollten
mit einer kleineren Box ausgefüllt sein. So wird die Eigenschaft Wartend
entfernt (falls sie denn vorhanden ist) und alle anderen Eigenschaften
werden unverändert beibehalten. Aktivieren Sie für diese Regel den Trigger
Elementgesteuerte Regelausführung.
Um mit Hilfe dieser Regel eine Nachricht zeitversetzt zu versenden, erstellen Sie diese zunächst wie
gewohnt. Bevor Sie sie absenden, fügen Sie die folgenden Schritte ein:
1 Klicken Sie oben in der Symbolleiste auf das Symbol Element mit der Eigenschaft
“Wartend“ erstellen. Dies sorgt dafür, dass die Nachricht eben nicht sofort versendet wird.
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Nachrichtenzuordnung und Arbeitsabläufe mit GREYHOUND-Regeln automatisieren
2 Klicken Sie nun links daneben auf die
Schaltfläche Nächste Regelausführung
und wählen Sie im Untermenü zunächst
Regel auswählen.
3 GREYHOUND zeigt dann alle Regeln
an, für die der Trigger Elementgesteuerte
Regelausführung
festgelegt
wurde.
Wählen Sie hier die zuvor erstellte Regel
für das zeitversetzte Versenden aus und
klicken Sie unten auf OK.
4 Klicken Sie nun noch einmal auf Nächste
Regelausführung und bestimmen Sie den
Zeitpunkt, zu dem diese Regel ausgeführt
werden soll. Das können Sie direkt per Datum
und Uhrzeit machen, oder Sie wählen einen der
darunter angegebenen Zeiträume und lassen
den Termin dementsprechend automatisch
berechnen.
Das war es auch schon. Alles weitere läuft von
alleine: Wenn Sie das Dokument nun Senden,
versieht GREYHOUND es zunächst mit der
Eigenschaft Wartend. Ist der festgelegte Zeitpunkt
erreicht, wird diese Eigenschaft automatisch wieder
entfernt. Und gesendete Elemente ohne diese
Eigenschaften werden von GREYHOUND
umgehend verschickt.
Bestätigungen und Autoresponder vollautomatisch verschicken
Mit Regeln können Sie lästige Standardaufgaben wie Eingangsbestätigungen, Statusupdates oder
Abwesenheitsmitteilungen vollautomatisch verschicken lassen. Hierbei kommt eine Kombination aus
Entwürfen und Regeln zum Einsatz. Um eine Nachricht automatisch verschicken zu lassen, benötigen
Sie zunächst den Inhalt dieser Nachricht.
Erstellen Sie hierzu einfach z. B.
eine E-Mail. Sie können hierin alle
Gestaltungselemente einschließlich
Textbausteinen
verwenden.
Allerdings sollten Sie dabei
berücksichtigen,
ob
diese
Textbausteine auch unter allen
Umständen gefüllt werden können.
Wenn z. B. ein Neukunde, zu dem
noch keine Kontaktdaten hinterlegt
sind, eine Anfrage schickt, kann man
eine Eingangsbestätigung dazu
schlecht personalisieren. Wenn diese
Situation auftreten kann, sollte man
also besser auf solche Elemente
verzichten. Eine Empfängeradresse
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Fallbeispiele: So erledigen Sie typische Aufgaben mit Regeln automatisch
brauchen Sie bei dieser Vorlage nicht anzugeben. Ist alles fertig, klicken Sie aber nicht auf E-Mail
senden, sondern rechts daneben auf Als Entwurf speichern.
Nun geht es an die Regel für das automatische Antworten.
Legen Sie hier zunächst die Bedingungen fest, unter denen eine
automatische Antwort erstellt werden soll. Wenn z. B. alle
Mails an service@firma.de mit einer Eingangsbestätigung
versehen werden sollen, überprüfen Sie dieses Merkmal. Fügen
Sie dann aus dem Erweitert-Menü den Regelknoten
Automatische Antwort ein. Im Auswahlfeld werden alle
vorhandenen Entwürfe angezeigt. Wählen Sie hier denjenigen
aus, den Sie zuvor speziell für diesen Zweck erstellt hatten. Die
Option Bouncing verhindern sorgt dafür, dass es nicht zum
legendären E-Mail-Ping-Pong kommt, bei dem z. B. zwei
Postfächer sich unentwegt gegenseitig davon in Kenntnis
setzen, dass ihr Besitzer gerade im Urlaub ist. GREYHOUND kann diese Situation erkennen und
verzichtet mit dieser Option dann auf fortgesetzte automatische Nachrichten.
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