Das Handbuch

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Das Handbuch

Anwender-Handbuch
Inhaltsverzeichnis
1
Das Handbuch
1.1
1.2
1.3
Copyright ............................................................................................................................................. 4
Kurzbeschreibung ............................................................................................................................... 4
Technische Anforderungen an den Client ........................................................................................... 6
2
Übersicht
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Navigation ........................................................................................................................................... 7
Elementansicht .................................................................................................................................... 8
Hauptmenü .......................................................................................................................................... 9
Vollbildmodus ....................................................................................................................................11
Lese-Modus und Bearbeiten-Modus .................................................................................................12
3
Die Elemente
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
Elementtypen ....................................................................................................................................19
Allgemeine Befehle ...........................................................................................................................29
Texte anlegen und bearbeiten ..........................................................................................................30
Abläufe ..............................................................................................................................................36
Organigramme anlegen und bearbeiten ...........................................................................................47
Checklisten anlegen und bearbeiten .................................................................................................51
4
Die Funktionen
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
Übersicht ...........................................................................................................................................53
Ansichten ...........................................................................................................................................55
Audit ..................................................................................................................................................56
Maßnahmen ......................................................................................................................................56
Kommentare ......................................................................................................................................56
Persönliche Einstellungen .................................................................................................................57
Die Register .......................................................................................................................................59
5
Der Freigabeprozess
65
6
Weitere Features
70
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
Nachträgliche Kenntnisnahme ..........................................................................................................70
Vorlagen ............................................................................................................................................72
Variablen und Verweise ....................................................................................................................72
Word- und PDF-Export ......................................................................................................................75
Papierkorb .........................................................................................................................................77
Konfiguration .....................................................................................................................................78
7
KVP – Der kontinuierliche Verbesserungsprozess
7.1
7.2
7.3
7.4
Kommentare ......................................................................................................................................79
Maßnahmen ......................................................................................................................................80
Audit ..................................................................................................................................................86
Zeitstempel, Prüfdatum, Gültigkeit von Dokumenten ........................................................................92
8
Das Dateiimport-Modul für orgavision
orgavision Anwender-Handbuch V 1.14
4
7
19
53
79
95
Seite 2 von 143
9
Benachrichtigungen in orgavision
96
10
Administration
98
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
11
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
12.7
12.8
13
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
Rechte ...........................................................................................................................................98
Einstellungen .................................................................................................................................98
Konfiguration ................................................................................................................................100
Statistiken ....................................................................................................................................100
Nutzer Import ...............................................................................................................................100
Benutzer als Administrator ..........................................................................................................103
Content-Pakete
104
Content-Pakete erstellen und exportieren ...................................................................................104
Content-Pakete kaufen und importieren ......................................................................................109
Nicht öffentliche Content-Pakete .................................................................................................111
Hinweise zu Content-Paketen .....................................................................................................114
Push Content-Pakete...................................................................................................................114
Technik
116
Sicherheit und Datenschutz .........................................................................................................116
Verwendung von JavaScript ........................................................................................................116
PlugIn für den Internet Explorer ...................................................................................................117
Java-Applet für den Datei-Upload ...............................................................................................117
Cookies ........................................................................................................................................117
Einbindung in andere Anwendungen ...........................................................................................118
Hilfe ..............................................................................................................................................118
Backup (Sicherungs-Export) ........................................................................................................119
Best Practice
120
Ordnerstruktur..............................................................................................................................120
Erste Arbeitsschritte mit orgavision .............................................................................................123
Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen ............................................................................................126
Maßnahmen, Maßnahmenpläne und Audits ...............................................................................126
Umgang mit hochgeladenen Dateien ..........................................................................................134
Arbeiten mit Tabellen ...................................................................................................................137
Verwaltung von Content-Paketen ................................................................................................141
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1 Das Handbuch
Dieses Handbuch liegt sowohl als PDF zum Herunterladen als auch als Hilfefunktion der Anwendung vor.
Da wir stets den neuesten Stand anbieten möchten, empfehlen wir dem Leser das Herunterladen der
aktuellen Version sowie das Arbeiten direkt am Bildschirm. Aus diesem Grund haben wir uns dafür
entschieden, auf Seitenverweise innerhalb des Dokumentes zu verzichten und stattdessen Hyperlinks
anzubieten, die Sie bei Bedarf direkt zu dem gewünschten Abschnitt bringen. Die Verwendung von
Hyperlinks in einem PDF-Dokument ist abhängig von der Software des Benutzers. Deswegen bieten wir
an den wichtigsten Stellen zusätzlich noch den Titel des Abschnitts sowie seine numerische Einordnung.
Wir hoffen, dass Sie dieses Handbuch im Umgang mit orgavision unterstützt. Wenn Sie hier die
benötigten Informationen nicht finden sollten, probieren Sie bitte auch unsere FAQ-Suche.
Viel Spaß und Erfolg mit unserem Produkt wünscht Ihnen Ihr orgavision Team!
1.1 Copyright
Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in
den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist.
Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der orgavision GmbH darf kein Teil dieser Unterlagen für
irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise
oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht.
© 2012 orgavision GmbH. Alle Rechte vorbehalten.
orgavision GmbH • Keithstraße 2–4 • 10787 Berlin
Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu.
Einschränkung der Gewährleistung:
Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir
jederzeit dankbar.
Stand: 25.November 2011
Release: V1.14
1.2 Kurzbeschreibung
Die Anwendung orgavision unterstützt Sie und Ihr Unternehmen bei der einfachen Darstellung der
betriebsinternen Strukturen. Durch den Einsatz von Variablen und dynamischen Verweisen müssen
Änderungen Ihrer Abläufe oder der Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden nur noch einmal
vorgenommen werden. Diese Änderungen werden dann auf alle Dokumente übertragen, so dass diese
sofort auf dem neuesten Stand sind. Schnell und einfach lassen sich Ablaufdiagramme und
Organigramme anlegen, die entweder allen Mitarbeitenden oder einer von Ihnen gewünschten Auswahl
zugänglich sind. Textdokumente können angelegt und bearbeitet werden, wobei sich orgavision an den
Möglichkeiten bekannter Textbearbeitungsprogramme orientiert. Sämtliche Dokumente, auch Ihre
hochgeladenen Dateien im Word- oder PDF-Format, sind vollständig indiziert und stehen somit auch der
Suchfunktion zur Verfügung.
In orgavision werden alle Komponenten, die für die Organisation eines Unternehmens wichtig sind, in
einem System vernetzt: Organigramme, Arbeitsplatzbeschreibungen, Prozessabläufe, Checklisten und
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Dokumente können eingestellt und innerhalb des Systems mit den Mitarbeitern verknüpft werden. So
kann jeder Mitarbeiter sehen, an welchen Aufgaben er beteiligt ist, niemand braucht mehr zu fragen, wer
für etwas verantwortlich zeichnet. Der große Vorteil ist, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand
sind. Denn orgavision erlaubt das Arbeiten mit dynamischen Links und Verweisen, die sich nicht nur auf
einzelne Personen, sondern auf Rollen beziehen. Ändert sich die Person, die einer Rolle zugeordnet war,
so wird automatisch die neue Person in den entsprechenden Dokumenten angezeigt.
orgavision ist eine zentrale Verwaltung, aber anders als ein ausgedrucktes Handbuch ist es auch für
mehrere Nutzer gleichzeitig zugänglich. Und bei Änderungen muss nichts neu ausgedruckt werden. Sie
werden sofort übernommen. Optional wählbar ist allerdings, dass solche Änderungen erst freigegeben
werden müssen, beispielsweise von einem Vorgesetzten oder einer Steuergruppe.
Die Übernahme bereits vorhandener Dokumente in orgavision verläuft einfach. Textdokumente können
kopiert und wieder eingefügt werden. Das funktioniert sogar mit Bildern und Grafiken aus MS Word. Auch
Organigramme und Abläufe sind schnell angelegt und damit eine große Hilfe, nicht nur für neue
Mitarbeiter.
Und sensible Daten? Über die Vergabe von Berechtigungen lassen sich die Zugriffe auf Inhalte so weit
begrenzen, dass auch Externen wie z.B. Kunden und Partnern ein Zugang gegeben werden kann.
Mit orgavision strukturieren Sie Ihr Unternehmen ohne eine intensive Pflege und Nachbearbeitung. Und
diese Struktur wird sich auszahlen: Bei der Bearbeitung von Abläufen, bei der Einstellung von
Mitarbeitern, bei der Kooperation mit Kunden. Die Transparenz von Prozessen und Vorgehensweisen
durch die bestätigte Kenntnisnahme aller Nutzer ist ein Beispiel für den erfolgreichen
Informationsaustausch in Unternehmen mit orgavision.
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1.3 Technische Anforderungen an den Client
Orgavision ist als reine Webanwendung konzipiert. Sie benötigen lediglich einen der unterstützten
Browser und die Java Laufzeitumgebung.
Unterstütze Browser
Browser
ab Version
bis Version
Empf. Version
6.x
9.x
9.x
Mozilla Firefox
3.5
7.x
7.x
Google Chrome
4.x
12.x
12.x
Apple Safari
4.xx
5.xx
5.x
Internet Explorer
1
Opera
Weitere Komponenten
Java Laufzeitumgebung
Zur Integration von orgavision in Ihre Arbeitsumgebung bedarf es der Java Laufzeitumgebung (engl. Java
Runtime Environment, kurz JRE). Sie ist unter anderem zuständig für das komfortable Hochladen von
Dateien, das Ein- aus Auschecken von Dateien und die automatische Übernahme von eingebetteten
Bildern in Word-Dateien.
Laufzeitumgebung
2
JRE
ab Version
bis Version
Empf. Version
1.5
7.x
7.x
1
Nutzer eines Internet Explorers bis Version 8 benötigen zum Bearbeiten von Organigrammen und
Prozessen das Selenium Browser-Plugin. Orgavision stellt Ihnen das Plugin kostenlos zur Verfügung.
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2 Übersicht
Vielleicht erkennen Sie es wieder: die Oberfläche von orgavision ähnelt im Aufbau dem Microsoft
Windows Datei Explorer bei aufgeklappter Ordnerleiste.
Screenshot 1: Übersicht des orgavision Bildschirms
Im oberen Bereich der Seite sehen Sie das Hauptmenü. Ein Mausklick auf einen Menüpunkt der oberen
Zeile öffnet den entsprechenden Themenbereich. In der Zeile darunter finden Sie die verfügbaren
Aktionen des gewählten Themenbereichs. Welche Aktionen Sie sehen, hängt von den Rechten ab, die
Ihrem Nutzerprofil zugeordnet sind – orgavision möchte Ihnen die Arbeit so leicht wie möglich machen
und zeigt Nutzern nur das, was sie für ihre jeweilige Arbeit wirklich brauchen.
Auf der linken Bildschirmseite finden Sie alle Ihre Elemente in einer hierarchischen Baumstruktur wieder,
die Navigation nennen. Die Breite der Navigationsspalte können Sie individuell einstellen.
Den zentralen Teil des Bildschirms füllt die Elementansicht. Sie dient sowohl der Anzeige als auch dem
Bearbeiten der verschiedenen Elementtypen, die orgavision bereithält. Im oberen Teil der Elementansicht
finden Sie die verfügbaren Aktionen für das momentan angezeigte Element. Das Element selbst stellt
Ihnen über Reiter weitere Ansichten und Steuerungsinstrumente zur Verfügung.
2.1 Navigation
Alle Inhalte, also Texte, Abläufe, Dateien, aber auch die Nutzer werden in Ordnern angelegt. Dieser
Aufbau ist den Anwendern aus der Arbeit mit anderen Programmen bereits bekannt und hat sich
deswegen empfohlen. Sowohl einzelne Inhalte als auch komplette Ordner mitsamt ihrer Unterordner
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können leicht über ziehen und ablegen verschoben werden, in andere Ordner hinein oder aus ihnen
heraus. So kann unkontrolliertem Wachstum der Inhalte vorgebeugt und immer schnell und einfach eine
übersichtliche Struktur wieder hergestellt werden. Der Baum kann nach verschiedenen Elementen gefiltert
werden oder auf einmal komplett geöffnet werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, ein Element oder
einen Ordner des Baumes zu kopieren und an anderer Stelle wieder einzufügen.
Hinweis: Soll ein Element eines Ordners auch in einem anderen Ordner zur Verfügung stehen,
empfiehlt sich die Verwendung eines dynamischen Links. Denn wenn dieses Element einmal
bearbeitet wird, muss unter Umständen auch die angelegte Kopie verändert werden.
Über verschiedene Schaltflächen der Navigation hat der Anwender die Möglichkeit, den Baum nach 1.und
2. bestimmten Elementen zu filtern oder 3.Elemente zu kopieren und an beliebiger Stelle wieder
einzufügen oder 4. Den Vollbildmodus einzuschalten oder über 5. die Position zu verändern.
Verweilen Sie mit dem Mauszeiger über einem Symbol wird Ihnen die Funktion in einem Quickinfo
angezeigt.
Abbildung 1: Schaltflächen der Navigation
Zum Kopieren markieren Sie einen Ordner. Es werden zwei zusätzlich Symbole zum einfügen
eingeblendet. Mit diesen können Sie kopierte Elemente vor oder hinter einem markierten Element
verschieben. Falsche Kopien können mit dem X gelöscht werden.
Abbildung 2: Schaltflächen der Navigation
2.2 Elementansicht
In dieser Ansicht werden die Inhalte angezeigt, hinzugefügt und bearbeitet.
Abbildung 3: Schaltflächen des Element-Fensters
Die Kopfzeile dieses Seitenabschnitts besteht aus dem Namen des aktuellen Elements (in der Abbildung
ist das der Ordner „Das Team“).
Rechts daneben befinden sich bis zu sechs Schaltflächen in Abhängigkeit von voreingestellten Rechten
des Nutzers.

Information: Hier befinden sich die Einstellungen des ausgewählten Ordners, in dem sich
der Anwender zurzeit befindet. Hier erfährt der Anwender unter anderem, wer der
Ordnerverantwortliche ist oder ob das Element einer erneuten Überprüfung bedarf. Mehr
zum Ordnerverantwortlichen erfahren Sie im Kapitel KVP.

Bearbeiten (Stift): Diese Schaltfläche führt zur Bearbeitung des angezeigten Elements.
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
Löschen (Papierkorb): Löscht das ausgewählte Element. Wenn es sich um einen Ordner
handelt, der weitere Elemente enthält, gibt es vor dem Löschen eine Sicherheitsabfrage.

Freigabe: Diese Schaltfläche führt zu einer Seite, auf der der Freigabeprozess überprüft und
gestartet wird.

Link senden an: Die aktuelle Seite kann als Link an einen anderen Nutzer gesendet werden.
Dieser bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung an seine in orgavision hinterlegte E-MailAdresse.

Als PDF exportieren: Jedes Element kann im PDF-Format exportiert werden. Die
Schaltfläche führt zu einer Seite, auf der detaillierte Formateinstellungen für das PDF
festgelegt und der Druckvorgang gestartet werden.

Maßnahme verknüpfen: Mit jedem Element lässt sich eine Maßnahme verknüpfen.
Weitere Schaltflächen in anderen Ansichten:

Im LESE-MODUS stehen die Schaltflächen „Bearbeiten" und „Löschen“ nicht zur Verfügung.

In Rollen gibt es die zusätzliche Schaltfläche „Nutzer hinzufügen“.

In Nutzer-Elementen gibt es die zusätzlichen Schaltflächen „Rolle hinzufügen“ sowie
„Passwort ändern“ und „Nutzer deaktivieren“ (falls der Bearbeiter über Admin-Rechte
verfügt).
Sind die entsprechenden Rechte gesetzt, bietet die Hauptseite über sieben Register die Zugänge zu
folgenden Menüs:

Ansicht: Die eigentliche Ansichts- und Bearbeitungsseite des Elements.

Listenansicht: Hier wird gezeigt, welche Elemente und Unterordner sich in dem jeweiligen
Ordner befinden und wer sie erstellt und überarbeitet hat.

Version/Freigabe: Der Freigabeprozess wird in Kapitel 4.7.3 Version / Freigabe dargestellt.

Rechte: Die Rechte für die Elemente sind hier einzeln bestimmbar.

Verwendung: Es lässt sich einsehen, welche Seiten und Elemente das gerade angezeigte
Element oder den gerade angezeigten Nutzer nennen.

Maßnahmen/Audit: Eine tabellarische Auflistung aller angelegten Maßnahmen oder Audits
zu diesem Element.

Kommentare: Hier werden öffentliche und private Notizen und Kommentare hinterlegt.
Abbildung 4: Die Register
2.3 Hauptmenü
Abbildung 5: Das Hauptmenü
Das Hauptmenü gliedert sich in zwei Ebenen. Abhängig von der Auswahl auf oberer Stufe werden weitere
Optionen auf der Ebene darunter angezeigt. Die Ansicht in der Abbildung zeigt das Menü eines Nutzers,
der alle verfügbaren Rechte hat. Der Nutzer befindet sich derzeit im "BEARBEITEN-MODUS". Die
persönlichen Daten und Einstellungen verwaltet der Nutzer mit einem Klick auf seinen Anmeldenamen.
Der Hilfe- und Supportbereich befindet sich hinter der Schaltfläche mit dem Fragezeichen.
Zur Übersicht über die Funktionen des HAUPTMENÜS lesen Sie bitte in KAPITEL 4 weiter.
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2.3.1 Suche
Eine Suchfunktion auf der rechten Seite erlaubt das schnelle Auffinden von Dokumenten, Nutzern und
jeder Art von Dateien. Die Suche ist volltextindiziert und funktioniert auch nach phonetischen Regeln.
Suchergebnisse sind filterbar nach Element und Datum. In einer Vorauswahl wird festgelegt, ob im
allgemeinen Inhalt, in Maßnahmen, in Audits oder in Kommentaren gesucht werden soll.
2.3.2 Suchfilter
Über die Schaltfläche „Filter“ wird ein neues Fenster geöffnet. Hier kann der Anwender zusätzliche
Suchkriterien eingeben wie beispielsweise einen Ordner, innerhalb dessen gesucht werden soll.
Abbildung 6: Suchfilter
1. Suchbegriffe: Hier wird der Suchbegriff eingegeben. Wird das Feld leer gelassen, werden alle
Elemente gefunden, die den folgenden Kriterien entsprechen.
2. Suche in Ordner: Es kann festgelegt werden, ob ein Ordner zum Durchsuchen ausgewählt
werden soll oder ob der aktuell in der Baumansicht markierte Ordner durchsucht wird. Wird keine
Auswahl getroffen, wird automatisch ab dem obersten Ordner, d.h. in allen Inhalten gesucht.
Filtern nach Elementtyp: Wird ein bestimmter Elementtyp (Mehrfachauswahl möglich) gesucht, kann er
hier markiert werden. Die Auswahl wird über „X“ aufgehoben:
Abbildung 7: Filter nach Elementtyp
Filter nach Bearbeitungszustand:
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Abbildung 8: Filter nach Bearbeitungszustand
Hier wird gewählt, ob nur Elemente angezeigt werden sollen, die den folgenden Kriterien des
Freigabeprozesses entsprechen:

In Prüfung

In Freigabe

In Kenntnisnahme

In Bearbeitung

Bearbeitung abgeschlossen
Die Suchtrefferanzeige dieses Filters lässt sich weiter eingrenzen durch die Auswahl eines oder mehrerer
Verantwortlicher für den aktuell ausgewählten Bearbeitungszustand. Das kann der aktuell angemeldete
Nutzer sein oder andere ausgewählte Nutzer und Rollen.
Filter nach Ordnerverantwortlichem: Zeigt alle Elemente, die den anderen Kriterien entsprechen und sich
innerhalb eines Ordners befinden, für den der hier ausgewählte Nutzer oder die Rolle als Verantwortlicher
eingetragen ist. Auf diese Art lässt sich beispielsweise schnell eine Übersicht über alle Ordner erstellen,
für die der jeweilige Nutzer verantwortlich ist (Suchbegriff: leer; Filtern nach Elementtyp: Ordner, Filter
nach Ordnerverantwortlichem: Angemeldeten Nutzer auswählen).
Filter nach Datum: Hier können Erstelldatum und Änderungsdatum zur weiteren Eingrenzung der
Suchtrefferanzeige hinterlegt werden. Außerdem kann hier nach Elementen „Zur Prüfung“ gesucht
werden.
Abbildung 9: Filter nach Datum
Über zwei Schnellzugriffs-Schaltflächen werden die Daten von entweder allen Elementen, deren Prüfung
bereits aussteht, oder allen Elementen, die ab dem derzeitigen Datum geprüft werden müssen, in die
Datumsfelder eingetragen.
2.4 Vollbildmodus
In einem Vollbildmodus, der über der Baumansicht ein- und ausgeschaltet wird, werden die Kopfzeile und
die Baumansicht ausgeblendet.
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Abbildung 10: Vollbildmodus
2.5 Lese-Modus und Bearbeiten-Modus
Nach der Anmeldung am System gelangt der Nutzer zur Hauptseite von orgavision oder zu einer
individuell festgelegten Seite. Eine persönliche Auswahl als Startseite lässt sich in den
BENUTZEREINSTELLUNGEN zuordnen.
Standardmäßig befindet sich der Nutzer nach der Anmeldung im Lese-Modus, was ihm die Ansicht auf
alle freigegebenen ELEMENTE erlaubt, sofern der Nutzer dafür die LESEBERECHTIGUNG hat. Elemente, die
sich noch in Bearbeitung befinden oder deren FREIGABEPROZESS noch nicht beendet ist, bleiben für den
Nutzer unsichtbar. Im Lese-Modus stehen also nur die bereits veröffentlichten Elemente zur Verfügung,
und es ist nicht möglich, Inhalte zu verändern. Dazu muss der Bearbeiten-Modus ausgewählt werden.
Dieser erlaubt es, sowohl die BAUMSTRUKTUR zu verändern und Elemente und Ordner zu kopieren als
auch im HAUPTFENSTER neue Elemente anzulegen oder vorhandene Elemente zu bearbeiten oder zu
löschen.
Die folgende Gegenüberstellung zeigt zwei Screenshots der gleichen Seite, einmal im Lese-Modus und
einmal im Bearbeiten-Modus. Dargestellt werden Symbole von Ordnern, die sich innerhalb eines anderen
Ordners befinden, in diesem Fall auf der Startseite. Der Nutzer hat im Bearbeiten-Modus nun die
Möglichkeit, zwischen jeden dieser bereits vorhandenen Ordner einen weiteren Ordner einzufügen.
Weiterhin können die vorhandenen Ordner auch bearbeitet, gelöscht oder in ihrer Hierarchie verschoben
werden. Die Symbolleiste oberhalb des ersten Ordners zeigt alle Elemente von orgavision, die dort
eingefügt werden können. Sie werden in Kapitel 3 – DIE ELEMENTE näher beschrieben.
Abbildung 11: Lese-Modus und Bearbeiten-Modus
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2.5.1 Bearbeiten von Ordnereigenschaften
Sobald der Bearbeiten-Modus aktiviert wurde, kann der Nutzer entscheiden, welcher Art seine
Bearbeitung sein soll. Um ein vorhandenes Element zu bearbeiten, wird es über das Stiftsymbol an der
rechten Seite geöffnet. Um die Eigenschaften des Ordners, in dem sich der Nutzer zur gegenwärtigen Zeit
befindet, zu bearbeiten, wird das Stiftsymbol im oberen Bereich der Seite verwendet.
Abbildung 12: Die Bearbeitung der Ordnereigenschaften
Die Verwendung dieser Schaltfläche erlaubt dem Nutzer nun, sowohl den Ordnertitel zu ändern als auch
weitere Einstellungen zu bestimmen:
Abbildung 13: Bearbeitung der Ordnereigenschaften
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
1. Ordner enthält Vorlagen: In orgavision kann mit Vorlagen gearbeitet werden. Soll an
späterer Stelle ein Element anhand einer Vorlage erstellt werden, durchsucht orgavision
alle Ordner, die entsprechend markiert worden sind.

2. Unterordner nummerieren: Unterordner werden anhand der Struktur 1; 1.1; 1.2 etc.
nummeriert.

3. Verantwortlicher: Wird ein Verantwortlicher für einen Ordner benannt, erhält dieser
Nutzer Systemmails, die diesen Ordner betreffen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein
Freigabeprozess nach einer bestimmten Zeit, standardmäßig sind dies 14 Tage, nicht
durchgelaufen ist. Der Ordnerverantwortliche wird weiterhin darüber informiert, ob ein
neuer Kommentar zu einem Element vorliegt. Lesen Sie hier WEITER ZUM THEMA KVP.

4. Geltungsbereich für Dokumente: Dieser Geltungsbereich wird auf dem Dokument
ausgegeben

Abbildung 14: Word Dokument

5. Logo für den Export: Wird hier ein Logo hinterlegt wird dieses und nicht das Logo Ihrer
orgavision-Seite gedruckt. Wir empfehlen ein *png oder jpg zu verwenden. Testen Sie auf
jeden Fall den Druck, da bei ungünstigen Formaten der Druck auf dem Word-Formular
abgeschnitten wird.
2.5.2 Bearbeiten von Ordnerinhalten
Um den Inhalt eines Ordners zu verändern, wird das Stiftsymbol an der rechten Seite verwendet. Dieses
Symbol ist verfügbar für jedes Element innerhalb dieses Ordners, Elemente werden also unabhängig
voneinander bearbeitet.
Abbildung 15: Bearbeitung von Ordnerinhalten
Auf diese Art lassen sich alle Elemente innerhalb eines Ordners bearbeiten.
2.5.3 Bearbeiten der Freigabeeinstellungen
Auch die Freigabeeinstellungen eines Elementes können bearbeitet werden:
Seite 14 von 143
Abbildung 16: Bearbeiten der Freigabeeinstellungen
Obwohl sich der Nutzer bereits im Bearbeiten-Modus befindet, muss in diesem Register vor der
Veränderung des Freigabeprozesses das Stiftsymbol betätigt werden. Diese Redundanz verhindert
versehentliche Fehleinstellungen.
Abbildung 17: Bearbeiten der Freigabeeinstellungen
Eine detaillierte Beschreibung des FREIGABEPROZESSES befindet sich in Kapitel 4.7.3 Version / Freigabe .
2.5.4 Rechte bearbeiten
Die Rechte eines Nutzers an einem Element lassen sich in dem Register „Rechte“ bearbeiten. Alle
Rechte sind dabei einzeln wählbar.
Seite 15 von 143
Abbildung 18: Bearbeiten der Rechte
Lesen Sie bitte das entsprechende Kapitel zur Beschreibung der RECHTEVERGABE.
2.5.5 Bearbeiten der persönlichen Einstellungen
Die PERSÖNLICHEN EINSTELLUNGEN zu verändern erfolgt analog zum Anlegen eines NEUEN NUTZERS, wie in
Kapitel 3.1.5 Nutzer beschrieben. Neben Name, Position sowie den im System hinterlegten Daten zur
Kommunikation lassen sich weitere Einstellungen vornehmen. Dafür allerdings muss der Nutzer über
Administratoren-Rechte verfügen.
Seite 16 von 143
Abbildung 19: Bearbeiten der persönlichen Einstellungen

Administrator: Ein Nutzer kann Administrationsrechte bekommen, die ihm unter anderem
das Bearbeiten der Einstellungen für andere Nutzer erlauben. Diese Berechtigung wird von
einem Administrator vergeben.

Nur Leseberechtigung: Dieser Nutzer kann nicht in den Bearbeiten-Modus wechseln.

Darf eigene Daten ändern: Dieses Recht kann zusätzlich vergeben werden, damit ein Nutzer
mit „Nur Leseberechtigung“ trotzdem seine eigenen Daten ändern kann.

Darf eigenes Passwort ändern: Erlaubt dem Nutzer das Ändern des eigenen Passworts für
seinen persönlichen Zugang zu orgavision.

Muss Passwort ändern: Diese Funktion eignet sich vor allem für das Anlegen eines neuen
Nutzers. Bei seinem ersten Login wird er aufgefordert, ein persönliches Passwort
einzugeben. siehe 13.2.1 Anmeldung mit Passwort-Änderung

Erhält Systemmails: E-Mails von orgavision werden an die eingetragene E-Mail-Adresse
gesendet.

Darf Variablen bearbeiten: Erlaubt dem Nutzer das Anlegen und Verändern von VARIABLEN.
Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in Kapitel 6.3 Variablen und Verweise.

Darf Papierkorb öffnen: Im Papierkorb hat der Nutzer die Möglichkeit, gelöschte Elemente
wieder herzustellen.

Darf ehemalige Mitarbeiter öffnen: Dieses Recht wird benötigt, um gelöschte Nutzer wieder
herzustellen. Gelöschte Nutzer werden in einem gesonderten Bereich außerhalb des
Papierkorbs gesammelt.

Darf Konfiguration bearbeiten: Die Bearbeitung der Konfiguration sollte nur einem
ausgewählten Kreis vorbehalten bleiben, da hier Parameter des Systems angepasst
werden. Mehr zu den KONFIGURATIONSEINSTELLUNGEN lesen Sie in Kapitel 6.6 Konfiguration.

Darf Content-Pakete erzeugen/Darf Content-Pakete importieren: Diese Rechte sind
standardmäßig deaktiviert und sollten nur an erfahrene Benutzer vergeben werden. Weitere
Informationen erhalten Sie in Kapitel 11.

Maßnahmen, Maßnahmenpläne und Audits lesen, anlegen und löschen: vergibt hier die
entsprechenden Rechte.

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Ein Administrator darf die Rechte für mehrere oder alle Nutzer global anpassen. Dazu wird die
Schaltfläche „Ansichten“ im Menü betätigt, der Benutzer mit Administratorrechten sieht die Schaltfläche
„Nutzerrechte global verwalten“.
Um alle vergebenen Rechte für die ausgewählten Nutzer anzuzeigen, wird die Schaltfläche „Rechte
exportieren“ gewählt.
Abbildung 20: Rechte global verwalten
Seite 18 von 143
3 Die Elemente
In jeden Ordner lassen sich verschiedene Elemente einfügen. Diese sind in der Baumansicht frei
verschiebbar über ziehen & ablegen und können in jedem beliebigen Ordner abgelegt werden. Eine
ausführliche Anleitung zur Arbeit mit diesen Elementen befindet sich im weiteren Verlauf dieses Kapitels.
3.1 Elementtypen
Zur optimalen Strukturierung Ihrer Inhalte hält orgavision verschiedene Elementtypen für Sie parat:
Icon
Elementtyp
Typische Anwendung
Ordner
Ordnung und Struktur für Ihre Dokumente
Text
Textinhalte jeglicher Art, mit eingebetteten Bildern, Tabellen und Verweisen
Rolle
Mitarbeiterrollen oder Funktionen innerhalb des Unternehmens
Nutzer
Mitarbeiter und eingebundene externe Dienstleister oder Berater
Datei
Eingebettete Dateien (z. B. Word-Texte, PDFs, ViFlow-Charts, Excel-Sheets)
Organigramm
Visualisierung der Organisationsstruktur
Prozess
Komplexe Prozessvisualisierungen und Ablaufdiagramme
Checkliste
Einfache lineare Prozesse
Link
Verweis auf ein anderes orgavision Dokument
Tabelle 1: Elementtypen
3.1.1 Ordner
Der Titel eines Ordners ist frei wählbar. Zusätzliche Inhalte können jederzeit nachträglich hinzugefügt
werden. Beim Anlegen eines Ordners werden folgende Eigenschaften definiert:

Ordner enthält Vorlagen: In orgavision kann mit Vorlagen gearbeitet werden. Soll an späterer Stelle
ein Element anhand einer Vorlage erstellt werden, durchsucht orgavision alle Ordner, die
entsprechend markiert worden sind. Die darin abgelegten Elemente können als Vorlagen
übernommen werden.

Unterordner nummerieren: Unterordner werden anhand der Struktur 1; 1.1; 1.2 etc. nummeriert.

Verantwortlicher: Wird ein Verantwortlicher für einen Ordner benannt, erhält dieser Nutzer
Systemmails, die diesen Ordner betreffen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Freigabeprozess
nach einer bestimmten Zeit, standardmäßig sind dies 14 Tage, nicht durchgelaufen ist.

Sprungmarke: Sprungmarken sind ähnlich wie Hyperlinks. Um aus einer Anwendung zu einer
bestimmten orgavision-Seite zu gelangen, wird in die Anwendung der Link (die URL) zu dem
orgavision-Element geschrieben. Sollte sich der Link ändern, muss in der Anwendung die URL
geändert werden.
Seite 19 von 143

Mit Sprungmarken lässt sich das Linkziel innerhalb von orgavision anpassen. Eine Sprungmarke lässt
sich zu jedem Ordner definieren. Die Sprungmarke besteht aus drei Teilen xxx.yyy.zzz.
Abbildung 21: Sprungmarken


Die Sprungmarke muss im Link genauso geschrieben werden, wie sie definiert wurde.

Der Link (aus einer externen Anwendung) hat das Muster
https://kunde.orgavision.com/anchchor.html?name=beispiel.marke.test

Ändert sich das Linkziel, wird die Sprungmarke innerhalb von orgavision gelöscht und an einen
anderen Ordner geknüpft. Ein Ändern des Links innerhalb einer externen Anwendung ist damit nicht
notwendig.

Eine Besonderheit gibt es bei Links aus Word-Dokumenten. Da Word bei Aufrufen von Links
mogelt, muss man einen Workaround machen, um die Seite zu erreichen. Will man die angegebene
Seite aus einem Word-Dokument verlinken, muss der Link lauten:
https://kunde.orgavision.com/redirect?redirectTo=anchor.html?name=beispiel.marke.test

Geltungsbereich: Analog zu einem Logo, gibt es ein Textfeld (Zeile) für jeden Ordner, der u.a. als
Geltungsbereich genutzt werden kann:
eine Option ist dabei, den Titel des Ordners als Wert zu übernehmen, dafür wird der Text eines
Ordners kopiert und eingefügt
die andere ist die Möglichkeit einen freien Text einzugeben (nur freier Text, bleibt das Feld leer wird
trotz Haken, die Option beim Export deaktiviert)
Der Geltungsbereich kann auf Ordnerebene festgelegt werden und wird über die Ordnerhierarchie
vererbt, bis er, durchaus auch leer, überschrieben wird. Das heißt: werden Geltungsbereiche für einen
Ordner definiert, werden diese auf allen Dokumenten, die sich in diesem Ordner oder auch Unterordnern
befinden ausgegeben.
Gilt für einen Unterordner ein anderer Geltungsbereich kann dieser erneut definiert werden und wird beim
separaten Druck dieses Ordners im Dokument ausgegeben.
Seite 20 von 143
Abbildung 22: Ordner ändern
Beim Word- und PDF-Export wird die Option 'Geltungsbereich ausgeben" aktiv. Soll der Geltungsbereich
nicht gedruckt werden, muss diese Option durch Herausnahme des Hakens deaktiviert werden.
Anwendungsfälle:
Typische Anwendungsfälle ergeben sich aus der Kombination von externen Anwendungen und deren
Dokumentation in Content-Paketen. So kann eine individuelle Dokumentation einer externen Anwendung
für Kunden zur Verfügung gestellt werden, die per Content-Paket distribuiert wird.

Logo für Export: Soll ein Teil der Dokumentation beim Dokumentenexport nach Word oder
PDF ein anderes Logo erhalten als in der Anwendung sichtbar, kann hier eine Bilddatei
hinterlegt werden. Dieses Logo wird nur verwendet, wenn nur dieser Ordner oder Inhalte
daraus exportiert werden.
3.1.2 Ordner mit Text
Neben einem leeren Ordner, in den später Inhalte eingefügt werden, kann auch ein Ordner mit Text
bereits direkt ausgewählt werden. Die Ordnereigenschaften lassen sich bestimmen wie bei einem leeren
Ordner, die Bearbeitung von Texten wird im Folgenden beschrieben.
Seite 21 von 143
3.1.3 Texte
Die Bearbeitung von Texten erfolgt ähnlich wie in bekannten Schreibprogrammen. Besonders interessant
ist das Arbeiten mit Variablen und Verweisen / Referenzen, wie in Kapitel 6.3 Variablen und Verweise
beschrieben. So bleiben die in einem Text genannten Namen und Zuweisungen stets aktuell.
Texte und Bilder aus anderen Programmfhttpen wie MS Word oder aus der Zwischenablage können per
leicht übernommen werden. Für Browser wie Mozilla Firefox, die diese Einfügen nicht
unterstützen verwenden Sie die Tastenkombination „Strg+V“. Das gilt auch für andere Elemente aus den
Textdokumenten wie z.B. Tabellen. Der Text in orgavision wird bei der Bearbeitung genau so angezeigt,
wie er später auch beim Lesen sichtbar sein wird: What you see is what you get.
Bitte lesen Sie in Kapitel 3.3 zum Anlegen und Bearbeiten von Texten, wie Sie mit Formatierungen,
Grafiken und Tabellen arbeiten.
3.1.4 Rollen
Einer Rolle können ein oder mehrere Nutzer zugewiesen werden. Wird innerhalb von orgavision eine
Rolle genannt, zum Beispiel in einem Ablaufdiagramm oder einem Organigramm, so wird der zugehörige
Nutzer direkt aus der Datenbank abgefragt. Ändert sich also innerhalb eines Unternehmens der
Verantwortungsbereich eines Mitarbeiters, ist es nicht mehr nötig, alle Dokumente auf ihre Richtigkeit zu
überprüfen. Durch das Zuweisen eines anderen Nutzers auf die bereits vorhandenen Rollen bleiben die
Namen und Verantwortlichkeiten immer auf dem neuesten Stand.
Abbildung 23: Ansichtsregister einer Rolle
3.1.5 Nutzer
Eine verantwortliche Person kann neue Nutzer anlegen. Dabei kann festgelegt werden, ob der neue
Nutzer sein Passwort ändern muss oder ob er darauf keinen Zugriff haben soll. Ferner kann der neue
Nutzer bestimmten Rollen zugeordnet werden und wird sofort danach in allen Elementen, die die Rolle
zitieren, genannt. In seinem PERSÖNLICHEN BEREICH kann der Nutzer einsehen, in welchen Elementen er
verwendet wird und welche Elemente er freigibt.
Für jeden Nutzer kann eine benutzerdefinierte Startseite angegeben werden. Neben Name, Position
sowie den im System hinterlegten Daten zur Kommunikation lassen sich weitere Einstellungen
vornehmen:
Seite 22 von 143
Abbildung 24: Bearbeiten der persönlichen Einstellungen

Administrator: Ein Nutzer kann Administrationsrechte bekommen, die ihm unter anderem das
Bearbeiten der Einstellungen für andere Nutzer erlauben. Diese Berechtigung wird von einem
Administrator vergeben.

Nur Leseberechtigung: Dieser Nutzer kann nicht in den Bearbeiten-Modus wechseln.

Darf eigene Daten ändern: Dieses Recht kann zusätzlich vergeben werden, damit ein Nutzer mit
„Nur Leseberechtigung“ trotzdem seine eigenen Daten ändern kann.

Darf eigenes Passwort ändern: Erlaubt dem Nutzer das Ändern des eigenen Passworts für seinen
persönlichen Zugang zu orgavision.

Muss Passwort ändern: Beim erstmaligen Anmelden wird der Benutzer aufgefordert, ein eigenes
Passwort zu wählen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Kapitel 13.2.1 Anmeldung mit
Passwort-Änderung.13.2.1

Erhält Systemmails: Der Nutzer erhält automatisch generierte E-Mails, z. B. über an- oder
ausstehende Aufgaben. Dazu muss im Nutzerprofil eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Darf Variablen bearbeiten: Erlaubt dem Nutzer das Anlegen und Verändern von VARIABLEN. Mehr
zu diesem Thema erfahren Sie in Kapitel 6.3 Variablen und Verweise.

Darf Papierkorb öffnen: Der Nutzer erhält Zugriff auf die gelöschten Elemente im Papierkorb.

Darf ehemalige Mitarbeiter öffnen: Dieses Recht wird benötigt, um gelöschte Nutzer wieder
herzustellen. Gelöschte Nutzer werden in einem gesonderten Bereich außerhalb des Papierkorbs
gesammelt.

Darf Konfiguration bearbeiten: Die Bearbeitung der Konfiguration sollte nur einem ausgewählten
Kreis vorbehalten bleiben, da hier Parameter des Systems angepasst werden. Mehr zu den
KONFIGURATIONSEINSTELLUNGEN lesen Sie in Kapitel 6.6 Konfiguration.

Darf Content-Pakete erzeugen/Darf Content-Pakete importieren: Diese Rechte sind
standardmäßig deaktiviert und sollten nur an erfahrene Benutzer vergeben werden. Weitere
Informationen erhalten Sie in Kapitel 11.

Maßnahmen, Maßnahmenpläne und Audits anlegen und löschen: vergibt hier die
entsprechenden Rechte.
Seite 23 von 143
„Nutzerrechte global verwalten“.
Um alle vergebenen Rechte für die ausgewählten Nutzer anzuzeigen, wird die Schaltfläche „Rechte
exportieren“ gewählt.
Abbildung 25: Rechte global verwalten
Wenn Sie zu diesem Thema mehr erfahren wollen, schauen Sie bitte auch in dem BEST PRACTICE KAPITEL
dieses Handbuchs nach.
Hinweis: Was muss beim Anlegen eines Nutzers hinsichtlich F und E-Mail beachtet werden?
Es muss entweder eine E-Mail-Adresse oder ein Passwort eingegeben werden, da der Nutzer sonst
niemals den Zugang nutzen kann. Wird nur eine E-Mail-Adresse eingegeben, so wird ein Passwort
automatisch generiert und dem Nutzer zugesendet. Der Nutzer erhält zwei getrennte Mails mit dem
Nutzernamen und dem Passwort.
Wird nur ein Passwort eingegeben so erhält der Nutzer logischerweise keine Mail.
Wird beides eingegeben, so erhält der Nutzer wie im Falle eines leeren Passwortes zwei Mails. In der
Passwort-Mail steht das manuell eingegebene Passwort.
3.1.6 Dateien
Bilder und Dokumente können wie Ordner frei bewegt werden und an jedem beliebigen Ort abgelegt
werden. Textdokumente bekannter Standards werden durch die Suchfunktion erfasst. Das bedeutet, dass
jedes Wort dieser Dokumente auch durch die Suchmaschine gefunden wird, sobald die Datei im System
gespeichert wurde.
Eine in der Anwendung hinterlegte Datei wird über folgende Schaltflächen bearbeitet:
Abbildung 26: Schaltflächen zur Dateiverwaltung
Von links nach rechts sind die Funktionen:

Anzeige der Versionshistorie

Öffnen der Datei in einem neuen Browserfenster(siehe: Dateien im Browser öffnen)

Download der Datei

Checkout der Datei (die Datei wird als checked out markiert, dies ist ein Hinweis für
andere Nutzer, dass möglicherweise eine neue Version hochgeladen wird; zum Umgang
mit der Funktion Checkin/Checkout und mit hochgeladenen Dateien lesen Sie bitte auch
das Best-Practice-Kapitel am Ende dieses Handbuchs.
Seite 24 von 143

Überschreiben der Datei

Bearbeiten von Titel und Autor

Löschen der Datei

Einen Link zu dieser Datei als E-Mail an einen anderen Nutzer senden

Den Dateinamen als PDF exportieren

Eine Maßnahme mit dieser Datei verknüpfen

Dateityp prüfen: Da es bei einigen Browsern beim Hochladen zu Fehlern kam, so dass
zwar die Datei gespeichert war, aber die Anwendung, mit der diese Datei geöffnet
werden soll falsch hinterlegt war, werden Dateien nun von orgavision auf ihren Typ
geprüft. Das kann auch in den Datei-Eigenschaften manuell erledigt werden.
Abbildung 27: Dateityp prüfen
Dateien im Browser öffnen
Was ein Browser mit den Dokumenten macht, ist abhängig von den installierten Plugins. Die Bezeichnung
der Links ist teilweise irreführend, weil es nur in bestimmten Konstellationen (d.h. passendes Plugin für
den entsprechenden Dateityp installiert) funktioniert.
Datei zum Bearbeiten auschecken
Elemente des Typs Datei können im Bearbeitenmodus über diese Aktion aus orgavision ausgecheckt und
automatisch in der entsprechenden Computeranwendung geöffnet werden.
Starten wird die Software, die auf dem lokalen Rechner des Nutzers für die jeweilige Dateiendung als
Standardapplikation definiert ist. Die Software wird nicht von orgavision bereitgestellt und muss auf
lokalen Rechner installiert sein!
Seite 25 von 143
Dateiendung
Software
.doc, .docx
Microsoft Word
.xls, .xlsx
Microsoft Excel
.vdb
ViFlow
Tabelle 2: Beispiele für typische Dateiendungen und die damit verknüpfte Software
Nachdem die Datei bearbeitet wurde, müssen die Änderungen nur noch gespeichert werden und die
Datei in orgavision über die nun verfügbare Aktion „Datei einchecken“ wiedereingecheckt werden.
orgavision Word-Addin
Nutzern von Microsoft Word 2007 oder Word 2010 bietet das orgavision Word-Addin eine komfortable
Möglichkeit des Wiedereicheckens direkt aus Word heraus.
Screenshot 2: orgavision Word-Addin
3.1.7 Organigramme
In Organigramme lassen sich alle verschiedenen Elementtypen einfügen. Für ein klassisches HierarchieOrganigramm lassen sich die Rollen der Nutzer einfügen, sofern für jeden Nutzer eine separate Rolle
vergeben wurde. Im Organigramm wird dann automatisch der Nutzer angezeigt, auf den sich die Rolle
bezieht. Verschiedene Elementtypen innerhalb eines Organigramms lassen sich zur gleichen Zeit
verwenden, so dass auch Nutzer ohne Rollenzuweisung einzeln genannt werden können.
Unterschiedliche Verbindungstypen von Organigramm-Elementen stellen die verschiedenen Beziehungen
innerhalb einer Organisation dar, z. B. Vorgesetzte oder Gleichgestellte. Die Elemente des Organigramms
sind über „ziehen & ablegen“ frei verschiebbar. Die Verbindungen zwischen den Elementen suchen sich
auf Wunsch den günstigsten Weg.
In ein Organigramm können weiterhin auch andere Organigramme eingefügt werden. Diese werden dort
als Symbol angezeigt und sind aufklappbar.
Seite 26 von 143
Abbildung 28: Ein Beispielorganigramm
Das Erstellen und Bearbeiten von Organigrammen ist näher beschrieben im Kapitel 3.5 Organigramme
anlegen und bearbeiten
3.1.8 Abläufe
Um einen Ablauf darzustellen, lassen sich neben anderen Elementen Aufgaben, automatische Prozesse
und Entscheidungsknoten einfügen. Neben den einfachen Übergängen von Knoten zu Knoten gibt es
Sprungmarken, die in besonderen Fällen gelten, sowie Verbindungen zu Anhängen. Es können also alle
Abläufe größerer Prozesse schematisch dargestellt werden. Die Beschreibungen zu einzelnen Knoten
lassen sich wie Textelemente behandeln. So können Links zu anderen Dokumenten und Abläufen
genauso eingefügt werden wie Verweise zu Rollen und Nutzern.
Mit Hilfe von Swimlanes lassen sich auch Abläufe deutlich visualisieren, die über verschiedene
Abteilungen und / oder Hierarchieebenen verlaufen oder aus mehreren Phasen bestehen. Swimlanes
können horizontal und vertikal angelegt werden.
Weiterhin können auch sogenannte „verschachtelte Abläufe“ angelegt werden. Das ist ähnlich wie die
„Organigramm im Organigramm“-Funktion ein Ablauf in einem Ablauf. Ein verschachtelter Ablauf wird
durch Betätigung der +-Schaltfläche aufgeklappt. Die Details des verschachtelten Ablaufs werden in
einem neuen Fenster geöffnet.
Mehr zum Thema Abläufe erfahren Sie in Kapitel 3.4 dieses Handbuchs.
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Abbildung 29: Ein Beispielablauf
3.1.9 Checklisten
Checklisten eignen sich zur Darstellung kleinerer linearer Prozesse. Die Elemente einer Checkliste sind
frei verschiebbar und werden wie Textelemente bearbeitet. Durch Links und Verweise können Nutzer und
Rollen oder auch andere Dokumente genannt werden.
Abbildung 30: Eine Beispielcheckliste
3.1.10
Links
In orgavision gibt es an jeder Stelle die Funktion, einen Link einzufügen, der zu jedem beliebigen Element
führt. Das kann ein anderer Nutzer sein, ein Ordner, eine Rolle, ein Dokument oder ein Diagramm.
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Abbildung 31: Hier wird das Ziel des Links ausgewählt.
3.2 Allgemeine Befehle
Bei der Arbeit mit orgavision gibt es allgemeine Steuerbefehle, die für alle Elemente gelten.
Die Schaltflächen variieren zwischen der Neuerstellung eines Elementes und seiner Bearbeitung.
3.2.1 Schaltflächen bei der Neuerstellung
Abbildung 32: Schaltflächen bei der Neuerstellung
Anlegen:
Das gewählte Element mit seinen Inhalten wird im System gespeichert. Das Element ist im Lese-Modus
noch nicht sichtbar für andere Nutzer. Im Bearbeiten-Modus ist das Element für alle Nutzer vorhanden.
Eine Versionsnummer wird nicht vergeben. Das Anlegen eines neuen Elements hat die gleiche Funktion
wie das SPEICHERN & SCHLIEßEN bei der Bearbeitung eines bereits vorhandenen Elements.
Veröffentlichen:
Die Schaltfläche vereint die Funktionen von „Speichern“ und „Bearbeitung abschließen“ und führt direkt
zum Freigabeprozess.
Aus Vorlage erstellen:
Ein Element kann aus einer Vorlage erstellt werden. Zur Arbeitsweise mit dieser Funktion folgen Sie bitte
diesem LINK oder blättern Sie zu Kapitel 6.2 Vorlagen.
Abbrechen:
Der Vorgang wird abgebrochen. Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.
3.2.2 Schaltflächen bei der Bearbeitung
Abbildung 33: Allgemeine Befehle
Speichern
Diese Schaltfläche speichert ihr bearbeitetes Element. Dabei verlassen Sie die Bearbeitungsseite nicht.
Gelegentliches Speichern vor allem größerer Elemente wird empfohlen, um einem Datenverlust bei
Systemabstürzen oder Konnektivitätsproblemen Ihres Netzwerkes vorzubeugen.
Speichern & Schließen
Das bearbeitete Element wird gespeichert und die Bearbeitungsseite wird verlassen. In einer Vorschau
sehen Sie nun das Element, wie es auch für andere Nutzer sichtbar wäre. Allerdings ist es noch nicht
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veröffentlicht und somit im Lese-Modus nicht verfügbar. Befindet sich ein Nutzer aber im BearbeitenModus, ist das Element damit bereits für ihn sichtbar. Es wird noch keine Versionsnummer vergeben.
Bearbeitung abschließen
Diese Schaltfläche umfasst die Funktion von Speichern & Schließen. Zusätzlich wird eine
Versionsnummer im Format 0.0.1 vergeben. In einem nächsten Schritt folgt die Initiierung des
Freigabeprozesses. Sie wählen diese Schaltfläche, wenn Sie noch den Freigabeprozess bearbeiten oder
aus sonstigen Gründen noch nicht mit der Veröffentlichung beginnen möchten.
Veröffentlichen
Ist der Freigabeprozess bereits so eingerichtet wie Sie es wünschen, nutzen Sie diese Schaltfläche. Nun
wird die Bearbeitung des Elements abgeschlossen und der Freigabeprozess direkt gestartet. Bitte
beachten Sie, dass Elemente, die nicht freigegeben sind, von anderen Nutzern im Lese-Modus nicht
eingesehen werden.
Abbrechen
Der Vorgang wird abgebrochen. Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.
3.3 Texte anlegen und bearbeiten
Texte werden verwendet im Umgang mit Abläufen, Organigrammen, Checklisten und natürlich mit
Textelementen. Ihre Bearbeitung unterscheidet sich nicht und wird deswegen in diesem Abschnitt
zusammengefasst.
Abbildung 34: Textbearbeitung
Zur Anlage eines neuen Textes können Sie auf eine vorher verfasste VORLAGE zurückgreifen.
Als erstes geben Sie einen Seitennamen an. Dieser wird in der Baumansicht als Titel angezeigt und sollte
einen eindeutigen Namen tragen, damit er dem späteren Inhalt zuzuordnen ist, denn der Seitentitel wird
auch bei der weiteren Arbeit mit Verweisen und Links verwendet.
Nun können Sie mit der Eingabe Ihres Textes beginnen. Dieser lässt sich manuell eingeben, ähnlich wie
Sie es aus anderen Schreibprogrammen gewohnt sind, oder er wird aus Word importiert. Für das
Einfügen aus anderen Schreibprogrammen stehen Ihnen zwei hilfreiche Sonderfunktionen zur Verfügung.
Zwar lässt sich der meiste Text einfach über kopieren & einfügen (STRG+C, STRG+V) in orgavision
importieren, allerdings kann es dabei vorkommen, dass ungewünschte Formatierungen mit übernommen
oder Grafiken und Bilder nicht eingefügt werden.
Im Folgenden werden die wichtigsten Schaltflächen, die Sie möglicherweise nicht aus StandardSchreibprogrammen kennen, kurz erläutert.
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3.3.1 Alle Formatierungen löschen
Abbildung 35: Schaltfläche "Als normalen Text einfügen"
Wenn Sie auf spezielle Formatierungen Ihres Word-Dokuments verzichten wollen, nutzen Sie diese
Schaltfläche. Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in das Sie Ihren aus einem anderen Programm
kopierten Text einfügen. Alle Formatierungen wie Kursiv- oder Fettschrift, Einrückungen und spezielle
Zeichen- und Absatzabstände werden gelöscht. Optional können auch Zeilenumbrüche gelöscht werden.
Abbildung 36: Hier fügen Sie den Text ein.
3.3.2 Formatierungen und Grafiken übernehmen
Abbildung 37: Schaltfläche "Einfügen"
Enthält Ihr Textdokument Formatierungen, die Sie gerne übernehmen möchten, nutzen Sie die Funktion
„Einfügen“. In orgavision werden dabei alle Formatierungen unterstützt, die Ihnen auch innerhalb der
Anwendung zur Verfügung stehen. Ein besonderes Feature ist die Übernahme von Bildern, Grafiken,
Tabellen und Diagrammen aus Word. Wurde der Text in der Word-Datei kopiert, genügt ein Klick auf
"Einfügen". Die Formatierungen aus dem Word –Dokument werden übernommen.
Diese Option gilt nur für den Internet-Explorer (Version 9) und ist nicht anwendbar in anderen Browsern
wie zum Beispiel: Mozilla Firefox, Safari oder Google Chrome.
Für Browser die Kopieren/ Einfügen nicht unterstützen, erfolgt das Kopieren mit der Tastenkombination
"STRG"+"C" und zum Einfügen "STRG"+"V" von Word-Inhalten mit Formatierungen.
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3.3.3 Bilder einfügen
Abbildung 38: Bilder importieren
Diese Schaltfläche nutzen Sie, wenn Sie ein Bild von Ihrem Rechner oder aus einem anderen Programm
einfügen möchten.
Abbildung 39: Bilder hochladen
Abbildung 40: Bilder aus der Zwischenablage einfügen
Befindet sich bereits ein Bild in Ihrer Zwischenablage, wird es bei Betätigung dieser Schaltfläche direkt in
Ihren Text eingefügt.
3.3.4 Bildeigenschaften
Abbildung 41: Bild bearbeiten
Über diese Schaltfläche lassen sich die Bildeigenschaften bearbeiten. Dazu zählen u.a. die Ausrichtung,
der Abstand zum Text oder die Breite des Rahmens.
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Abbildung 42: Bildeigenschaften bearbeiten
3.3.5 Tabelle einfügen / bearbeiten
Abbildung 43: Tabellen bearbeiten
Diese Schaltflächen unterstützen Sie bei der Erstellung und Bearbeitung einer Tabelle. Tabellen können
Sie wie andere Objekte auch aus Word importieren.
Abbildung 44: Tabelle erstellen / bearbeiten
Um die Tabelleneigenschaften zu bearbeiten oder neue Spalten/Reihen hinzuzufügen, markieren Sie die
Tabelle und wählen Sie die entsprechende Schaltfläche. Alternativ können Sie auch das Kontextmenü
über die rechte Maustaste aufrufen.
Bitte beachten Sie weitere Hinweise in unserem Best-Practice-Kapitel.
Seite 33 von 143
3.3.6 Suchen und ersetzen
Abbildung 45: Suchen und ersetzen
Diese Funktion erlaubt Ihnen das Durchsuchen des Elements nach einem bestimmten Wort. Das Wort
wird darauf durch ein anderes ersetzt.
3.3.7 Formatierungen zurücksetzen
Abbildung 46: Alle Formatierungen zurücksetzen
Der markierte Text wird mit dieser Schaltfläche zurückgesetzt. Der Text selbst sowie Zeilenumbrüche
bleiben bestehen, alle ungewünschten Formatierungen werden gelöscht.
HTML-Code
Abbildung 47: HTML-Bearbeitung
Mit dieser Funktion wird Text als HTML-Code angezeigt und bearbeitet. Auf diese Weise lassen sich auch
Texte in HTML-Format eingeben. Diese werden dann zu einem lesbaren Text erzeugt.
Abbildung 48: HTML-Code bearbeiten
Verwendung von iframe
In orgavision-Textelementen können Inhalte von Internetseiten integriert werden. So kann z.B. eine Seite
einer Homepage auch 1:1 in orgavision abgebildet werden.

Textelement anlegen und Titel vergeben und anschließend in die HTML-Bearbeitung
gehen:
Seite 34 von 143

HTML bearbeiten: An der gewünschten Stelle muss nun ein HTML-Code eingegeben
werden: <iframe src="URL des Ziels" width="870" height="340"></iframe>
ACHTUNG!! Die exakte Schreibweise inkl. Leer- und Anführungszeichen ist wichtig!! In
unserem Beispiel möchten integrieren wir die Seite "http://www.orgavision.com":

Nach Klick auf "Aktualisieren" des HTML-Editors erscheint in der Bearbeiten-Ansicht ein
gelber Kasten:
Abbildung 50: HTML-Code aktualisieren

In den Lese-Modus wechseln: Hier ist der Inhalt der Seite zu erkennen.
Abbildung 51: iframe
WICHTIG: Diese Elemente können nicht als PDF/WORD exportiert werden!
Seite 35 von 143
3.3.8 Texttitel als Überschrift verwenden
Mit der Funktion „Titel als Überschrift übernehmen“ wird der Dokumenten-Export nach Word oder PDF
vereinfacht.
Abbildung 52: Titel als Überschrift übernehmen
Normalerweise benötigt ein Textelement keine eigene Überschrift, da diese aus dem Ordner erzeugt wird,
in dem sich das Textelement befindet. So lange Sie also für jedes Textelement einen eigenen Ordner
verwendeten, war das manuelle Setzen von Überschriften nicht notwendig. Der Vorteil dieser
Vorgehensweise ist, dass beim Dokumentenexport immer automatisch die Überschriften-Ebene gewählt
wurde, die der hierarchischen Position eines Ordners entsprach.
Sobald aber ein zweites Textelement innerhalb eines Ordners erzeugt wurde, musste für dieses eine
Schriftart „Überschrift“ verwendet werden. Diese musste vom Anwender so ausgewählt werden, dass sie
zu der jeweiligen hierarchischen Position passte.
Mit der neuen Funktion „Titel als Überschrift übernehmen“ kann das nun automatisch geschehen.
Hinweis: Diese Funktion erzeugt ein Unterkapitel. Das heißt Elemente die in der Baumansicht
darunter erscheinen und diese Option nicht haben, werden beim Export nach Word oder PDF darüber
„einsortiert“. Diese gehören in die übergeordnete Struktur, wenn ein Buch erzeugt wird.
Beispiel: Sie erzeugen einen „Ordner mit Text“. Der neue Text wird beim Export automatisch als
Überschrift den Titel des Ordners zugewiesen bekommen. Das Setzen dieser Checkbox ist deswegen
nicht notwendig.
Unter diesen Text fügen Sie einen weiteren Text ein. Dieser benötigt eine Überschrift, damit für den Leser
in der Anwendung erkennbar ist, wo der Text beginnt. Geben Sie dem Text einen aussagekräftigen Titel
(im Feld Name) und setzen Sie das Häkchen in die Checkbox „Titel als Überschrift übernehmen“.
Zusammenfassender Hinweis: Erst ab dem 2. Text innerhalb eines Ordners wird diese Funktion
verwendet.
3.4 Abläufe
Abläufe anlegen und bearbeiten
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Abbildung 53: Einen neuen Ablauf anlegen
Die Abbildung zeigt Ihr Arbeitsfenster von orgavision beim Anlegen eines neuen Ablaufs. Ihnen stehen
folgende Knoten zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Abläufe erstellen können:
Start: Hier beginnt der Ablauf.
Ende: An dieser Stelle endet der Ablauf. Start und Ende können je nach Prozess auch mehrmals
verwendet werden.
Aufgabe: Die Aufgaben sind in der Regel das Kernstück Ihrer Ablaufdarstellung. In wenigen Worten wird
die Aufgabe benannt, ausführliche Aufgabendetails öffnen sich bei der Anwahl in einem neuen Fenster
oder unterhalb Ihres Ablauf (browserabhängig).
Automatischer Prozess: Eine Aufgabe, die nicht delegiert wird, da sie automatisch läuft, beispielsweise
eine computergestützte Auswertung. Auch hier können Beschreibungen hinzugefügt werden, um die
Prozessabläufe transparent zu gestalten.
Zustand: Mit diesem Knoten werden Zustände beschrieben, die zu weiteren Aufgaben oder zu einem
Prozessstart führen.
Entscheidung: Häufig muss in Abläufen die Entscheidung getroffen werden, auf welchem Strang der
Prozess weiter läuft. Dazu wird dieser Knoten verwendet.
Notiz: Platz für zusätzliche Notizen, der für weitere Erläuterungen verwendet wird.
Gabelung (Parallelisierung): Laufen aus einem Knoten zwei oder mehrere Ablaufstränge vorerst
unabhängig voneinander zur gleichen Zeit weiter, wird das mit einer Gabelung verdeutlicht.
Zusammenführung (Parallelisierung): Laufen die Ablaufstränge, die bei einer Gabelung entstanden
sind, wieder zusammen, wird das mit diesem Knoten verdeutlicht.
Um die Knoten miteinander in Beziehung zu setzen, können Sie auf drei verschiedene Verbindungstypen
zurückgreifen:
Verbindungstypen:
Übergang:
Ein Pfeil symbolisiert die Richtung, in der der Ablauf stattfindet, beispielsweise
von einer Aufgabe, sobald sie beendet ist, zur nächsten.
Anhang zu Element:
Eine nicht-hierarchische und nicht-chronologische Verbindung, die sich
u.a. dafür eignet, einen Notizenknoten mit einem anderen Knoten zu verbinden, dargestellt durch eine
gestrichelte Linie.
Sprungmarke:
Die Verwendung der Sprungmarke bietet sich an, wenn Sie eine Verbindung von
zwei sehr weit entfernten Knoten herstellen möchten, die Verbindungslinie aber die Übersichtlichkeit
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stören würde. Eine weitere typische Verwendung der Sprungmarke ist der Ausnahmefall, wenn Sie also
normalerweise einen anderen Weg in Ihrem Prozess gehen.
Verschachtelter Ablauf: Dies fügt einen weiteren Ablauf in den aktuellen Ablauf ein. Nach Betätigung
der Schaltfläche öffnet sich eine Suchmaske, mit der der gewünschte Ablauf ausgewählt wird. Dieser wird
in der Lesenansicht als ein weiteres Element angezeigt und kann dort aufgeklappt werden. Damit wird ein
„Ablauf in einem Ablauf“ erstellt, ähnlich wie die „Organigramm im Organigramm“-Funktion.
3.4.1 Anlegen eines Beispielablaufs
Nachdem Sie Ihrem Ablauf einen Titel gegeben haben, beginnen Sie die Bearbeitung des Prozesses mit
dem Einfügen eines Startknotens. Wir wollen an dieser Stelle einen Beispielprozess anlegen, der die
Einführung eines neuen Mitarbeiters darstellt. Beteiligte werden neben dem Mitarbeiter sein Mentor sowie
die Verwaltung des Unternehmens sein. Bitte beachten Sie, dass dieser Ablauf der Darstellung möglichst
vieler Funktionen dient. Damit ist er als Vorlage für eigene Prozesse natürlich nicht geeignet.
Abbildung 54: Fügen Sie einen Startknoten hinzu.
Um diesen Knoten hinzuzufügen, wählen Sie erst den Knoten und dann das Feld, wo Sie ihn einfügen
möchten. Alternativ können Sie auch umgekehrt vorgehen. Der Text in der linken oberen Ecke unterstützt
Sie bei Ihren nächsten Schritten.
Hinweis: Nachdem Sie einen Knoten eingefügt haben, wird orgavision in alle Richtungen acht freie
Felder um diesen Knoten hinzufügen. So wird zwischen zwei Knoten immer ein freier Platz sein, um
weitere einfügen zu können.
Wir lassen den Ablauf bei dem neuen Mitarbeiter beginnen, da er inhaltlich im Zentrum der Darstellung
stehen soll. Sein Bereich wird mit einer Swimlane hervorgehoben. Dazu wird das im nächsten Screenshot
markierte Feld gewählt.
Hinweis: Ein Doppelklick auf ein Ablaufelement in dem Auswahlfenster erlaubt ihnen das mehrfache
Einfügen dieses Elements, ohne dass Sie es jedesmal neu auswählen müssen. Das durch einen
Doppelklick markierte Element wird grau hinterlegt dargestellt.
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3.4.2 Swimlanes
Swimlane anlegen / hinzufügen
Abbildung 55: Eine Swimlane hinzufügen
Swimlane bearbeiten
Nach dem Anwählen dieser Schaltfläche öffnet sich ein Eingabefeld, in dem die Swimlane benannt wird.
Die Anzahl der Bahnen ist jederzeit veränderbar. Der Name der Swimlane kann frei gewählt werden, z. B.
um einen Aufgabenbereich zu definieren. Auch Rollen können Swimlanes zugewiesen werden. Diese sind
dann im Prozess verlinkt, der Prozess wird in der Verwendung der Rolle aufgelistet.
Es kann entweder eine Rolle, ein freier Text oder eine Rolle plus Freitext angezeigt werden.
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Abbildung 56: Swimlane Neuer Mitarbeiter
Hinweis: Um Knoten, Verbindungen und Swimlanes wieder zu löschen, werden Sie mit der linken Maustaste
markiert und mit der Entfernen-Taste aus dem Ablauf genommen.
Swimlane löschen
Um eine Swimlane zu löschen, gibt es 2 Varianten:
1. Swimlane löschen - Alle Elemente werden entfernt
2. Swimlane löschen - Elemente bleiben erhalten
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Abbildung 57: Swimlane löschen
3.4.3 Aufgaben
Die erste Aufgabe weisen wir nun dem Mentor zu, der für die Einführung des neuen Mitarbeiters
verantwortlich ist. Dazu wird das Feld markiert, in dem sich die Aufgabe befinden soll. Der Text in der
oberen linken Ecke weist darauf hin, dass die Auswahl eines Knotens diesen einfügen wird.
Abbildung 58: Hier wird die neue Aufgabe eingefügt.
Wenn Sie nun in der Liste der Knoten eine Aufgabe wählen, wird diese in das freie Feld eingefügt.
Gleichzeitig öffnet sich ein zweites Fenster zur Bearbeitung der Aufgabenbeschreibung. Im oberen Teil,
der Kurzbeschreibung, wird die Aufgabe in wenigen aussagekräftigen Worten benannt. Für weitere
Erklärungen, Verweise zu anderen Nutzern und Rollen sowie Links zu Dokumenten, Webseiten und
Elementen in orgavision verwenden Sie den unteren Teil (Beschreibung). Dieser wird nicht im Diagramm
dargestellt, sondern erst bei der späteren Betrachtung auf Anwahl angezeigt.
Hinweis: Die Bearbeitung der Daten des Ablaufelements funktioniert genauso wie in Kapitel 3.3 Texte anlegen
und bearbeiten beschrieben.
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Abbildung 59: Eine neue Aufgabe wird hinzugefügt.
Im nächsten Schritt wird der Verwaltung des Unternehmens eine Aufgabe zugewiesen. Diese Aufgabe
wird erst einmal in ein beliebiges Feld eingefügt. Für das Layout soll diese Aufgabe aber danach links
neben den neuen Mitarbeiter eingefügt werden. Dazu wird die Aufgabe per ziehen & ablegen mit der
Maus einfach auf ein freies Feld an der linken Seite gezogen. Da die Swimlane allerdings im Gegensatz
zum Rest des Ablaufdiagramms nicht nach rechts verschoben wird, muss sie nun noch einmal
umbenannt werden. Eine Swimlane wird durch einen Doppelklick auf den Titel bearbeitet.
Hinweis: Swimlanes können auch horizontal angelegt werden. In diesem Beispiel wird das allerdings nicht
gezeigt.
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Abbildung 60: So sieht der Ablauf bisher aus.
3.4.4 Übergang
Nachdem bereits die ersten Aufgaben dem Ablauf hinzugefügt wurden, sollen diese nun miteinander
verbunden werden. Dazu wird als Verbindungstyp der standardmäßig voreingestellte „Übergang“ gewählt.
Wird der Mauszeiger über ein Ablaufelement gehalten, erscheinen fünf graue Flächen.
Abbildung 61: Verbindungspunkte
Um diese Verbindungspunkte für einen Übergang nutzen zu können, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Manuell: Wählen Sie eine der vier außen liegenden Anknüpfflächen, wird die Verbindung genau von
diesem Punkt aus beginnen oder zu ihm laufen. Auch wenn sie das Ablaufelement später verschieben,
wird die Verbindung immer genau hier starten oder enden.
Automatisch: Wählen Sie die in der Mitte liegende Anknüpffläche, wird sich orgavision immer den
optimalen Weg suchen, um eine Verbindung zwischen zwei Ablaufelementen herzustellen.
Verbindungen werden von einer Fläche auf eine andere Fläche gezogen. Die linke Maustaste wird dabei
so lange gedrückt gehalten, bis die zweite Fläche erreicht ist. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie das Ziel
Ihrer Verbindung auch wirklich erreicht haben.
3.4.5 Parallele und alternative Stränge
Als nächstes soll nun ein Entscheidungsknoten eingerichtet werden. Damit wird der Ablauf auf zwei
unterschiedlichen Handlungssträngen weiterlaufen. Ein Entscheidungselement wird auf die gleiche Weise
wie eine Aufgabe hinzugefügt. Von der Antwort hängt der nächste Ablaufschritt ab. Deswegen sollen auch
die Übergänge beschriftet werden. Dazu wird erst eine Verbindung gezogen und mit einem Doppelklick
der linken Maustaste markiert. Die Verbindungslinie färbt sich blau, und es öffnet sich eine
Eingabemaske.
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Abbildung 62: Ablauf mit Entscheidungsknoten
Ein weiteres Element, das an dieser Stelle eingefügt werden soll, ist die Gabelung. Sie wird ebenfalls
mehrere Handlungsstränge öffnen, im Unterschied zur Entscheidung sind es aber keine Alternativen,
sondern parallele Abläufe, die an der Gabelung beginnen und mit der Zusammenführung ggf. enden. In
dem Fall unseres Beispiels werden wir also jeweils dem Mentor als auch dem neuen Mitarbeiter eine
weitere Aufgabe zuweisen.
Abbildung 63: Eine Parallelisierung wurde hinzugefügt.
Seite 44 von 143
3.4.6 Prozessende
Nun soll der Prozess noch zu einem logischen Ende gebracht werden. Deswegen wird in einer letzten
Entscheidung, die der Mentor zu treffen hat, festgestellt, ob der Einführungsprozess abgeschlossen
werden kann. Ist das nicht der Fall, wird eine Schleife eingerichtet zur Einweisung in das Aufgabengebiet
des neuen Mitarbeiters.
Abbildung 64: Ende des Ablaufs
3.4.7 Sprungmarke
Im Folgenden wird noch die Funktionsweise einer Sprungmarke erklärt. Dazu wird auf den soeben
erstellten Ablauf zurückgegriffen.
Eine Sprungmarke verbindet zwei Ablaufelemente. Ihre Verwendung eignet sich für Knoten, die sehr weit
voneinander entfernt liegen, als auch für Ablaufschritte, die Ausnahmefällen unterliegen. Beim Einfügen
einer Sprungmarke wird ein Kästchen eingefügt, das Platz bietet für einen kurzen Kommentar.
In unserem Beispiel soll ein Übergang eingefügt werden von der Aufgabe des Mentors, eine Schulung zu
organisieren für den neuen Mitarbeiter, hin zu dessen Aufgabe, an der Schulung teilzunehmen. Da es in
diesem Bereich bereits sehr viele Übergänge gibt, würde ein weiterer Übergang den Ablauf
unübersichtlich werden lassen. Deswegen bietet sich die Verwendung einer Sprungmarke in diesem Fall
an.
Dazu muss in einem ersten Schritt dem neuen Mitarbeiter eine wie oben beschriebene Aufgabe
zugewiesen werden. Die Aufgabe des Mentors liegt bereits vor. Anschließend wird aus dem Drop-downMenü „Verbindungstyp“ die Sprungmarke ausgewählt. Nun wird, wie bei den klassischen Übergängen
auch, eine Verbindung gezogen zwischen den beiden Aufgaben. Beim Ablegen der Verbindung auf der
Folgeaufgabe öffnet sich die Bearbeitungsmaske der Sprungmarke. Sie soll an dieser Stelle „Schulung“
heißen. Im Anschluss daran wird die Aufgabe des Mitarbeiters noch in den Workflow mit aufgenommen.
Es wird nach der Schulung überprüft, ob der Mitarbeiter noch eine weitere Schulung benötigt.
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Abbildung 65: Eine Sprungmarke wurde hinzugefügt.
3.4.8 Anhang zu einem Element
Abschließend soll auch der dritte Verbindungstyp, der Anhang, angewendet werden.
Bei dem Anhang zu einem Element handelt es sich um eine nicht-hierarchische Verbindung, da es sich
hierbei nicht um einen Pfeil sondern um eine Linie handelt. Somit bietet sich die Verwendung an, um
beispielsweise ein Element mit einem Notizknoten zu verbinden.
Dazu wird als erstes ein solches Element eingefügt. Wir nutzen es an dieser Stelle, um der Schulung des
Mitarbeiters noch eine Anmerkung hinzu zu fügen.
Abbildung 66: Anhang zu einem Element
3.4.9 Einzelne Zeilen und Spalten löschen
Nach dem Einfügen einer Swimlane wird die Zeile oder Spalte nicht automatisch gelöscht, wenn die
Swimlane gelöscht wird. Um bei Wunsch eine Zeile oder Spalte manuell zu löschen, wird das
Löschsymbol über den Spalten bzw. neben den Zeilen betätigt.
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Abbildung 67: Zeile oder Spalte löschen
3.5 Organigramme anlegen und bearbeiten
Abbildung 68: Ein neues Organigramm anlegen
Die Abbildung zeigt Ihr Arbeitsfenster beim Anlegen eines neuen Organigramms. Es lassen sich alle
verfügbaren Elemente in ein Organigramm einfügen. So kann das Organigramm beispielsweise als
Übersicht über alle in Ihrer Organisation verwendeten Abläufe genutzt werden. Im Regelfall dient das
Organigramm aber zur Darstellung personeller Strukturen. In unserem folgenden Beispiel wird ein
Organigramm einer kleinen Firma erstellt.
Sie können entscheiden, ob Sie in Ihrem Organigramm mit Rollen oder mit Nutzern arbeiten möchten.
Generell empfehlen wir die Verwendung von Rollen. Einmal angelegt für jede Funktion in Ihrem
Unternehmen, werden die den Rollen zugewiesenen Nutzer immer in Ihren Dokumenten und
Diagrammen genannt. Ein nachträgliches Aktualisieren aller Ihrer Dokumente entfällt damit, es muss nur
ein neuer Nutzer der entsprechenden Rolle zugewiesen werden.
In dem folgenden Beispiel werden wir beide Varianten zeigen. Die Verwendung unterschiedlicher
Elementtypen innerhalb eines Organigramms unterliegt in orgavision keinerlei Beschränkungen.
3.5.1 Ein neues Element hinzufügen
Um ein neues Element in Ihr Organigramm einzufügen, verwenden Sie entweder die Suchfunktion oder
die Baumansicht. Diese eignet sich besonders, wenn Sie einmal den genauen Begriff dessen, was sie
suchen, nicht parat haben.
Wir suchen als erstes nach der Geschäftsleitung unseres Beispielunternehmens. Verschiedene Elemente,
in denen das Suchwort verwendet wird, werden angezeigt. Für das Organigramm ist hier die Rolle von
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Bedeutung. Dazu wird mit einem ersten Mausklick die Rolle markiert und mit einem zweiten in das
mittlere Feld des leeren Organigramms eingefügt.
Abbildung 69: Einfügen einer Rolle
Hinweis: Um eingefügte Elemente und Verbindungen wieder zu löschen, werden sie mit der linken
Maustaste markiert und über die Entfernen-Taste gelöscht.
3.5.2 Einfügen einer Verbindung
Im nächsten Schritt wird noch eine weitere Rolle eingefügt, anschließend werden diese Rollen
hierarchisch verbunden.
Sie haben verschiedene Verbindungstypen zur Auswahl, die im Folgenden beschrieben werden.
Vorgesetzter
Die typische Verbindung zwischen zwei aufeinander folgenden Hierarchieebenen.
Berichtet an
Hiermit wird beispielsweise die Beziehung zwischen einem Vorgesetzten zu einem nicht direkt
Nachfolgenden gekennzeichnet. Diese Beziehung basiert nicht auf einer Weisungsbefugnis. Ein
klassischer Anwendungsfall ist eine Steuergruppe oder Qualitätssicherung, die in erster Linie einer
anderen Abteilung zugeordnet ist aber Berichte über die Qualität einer ersten Abteilung an deren Leitung
verfasst.
Gleichgestellter
Zwei Mitarbeiter der gleichen Ebene oder zwei Vorstandsmitglieder werden mit dieser Verbindung
gekennzeichnet.
Stabsstelle
Mitarbeiter, die einer Führungskraft zugeordnet aber aus der üblichen Hierarchiekette herausgestellt sind,
werden als Stab bezeichnet. Oftmals haben Sie eine Weisungsbefugnis auf einer ähnlichen Ebene wie
ihre Führungskraft. Das variiert aber von Organisation zu Organisation.
Informelle Verbindung
Mit diesem Verbindungstyp lassen sich diejenigen Beziehungen darstellen, die keine hierarchiebedingten
Weisungsbefugnisse enthalten. Ein Anwendungsfall ist die Beziehung von einem Mentor zu einem neuen
Mitarbeiter, sofern diese Beziehung nur dem Austausch und der Unterstützung dient.
Nachdem eine weitere Rolle eingefügt wurde, soll nun eine hierarchische Verbindung vom Typ
„Vorgesetzter“ die beiden Elemente miteinander in Beziehung setzen.
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Abbildung 70: Verbindungspunkte
Halten Sie den Mauszeiger über die vorgesetzte Rolle. Es erscheinen fünf Verbindungspunkte. Um diese
für eine Verbindung nutzen zu können, haben Sie zwei Alternativen:
Manuell
Wählen Sie eine der vier außen liegenden Anknüpfflächen, wird die Verbindung genau von diesem Punkt
aus beginnen / zu ihm laufen. Auch wenn sie das Element später verschieben, wird die Verbindung immer
genau hier starten / enden.
Automatisch
Wählen Sie die in der Mitte liegende Anknüpffläche, wird sich orgavision immer den optimalen Weg
suchen, um eine Verbindung zwischen zwei Elementen herzustellen.
Verbindungen werden von einer Fläche auf eine andere Fläche gezogen. Die linke Maustaste wird dabei
so lange gedrückt gehalten, bis die zweite Fläche erreicht ist. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie das Ziel
Ihrer Verbindung auch wirklich erreicht haben.
Abbildung 71: Zwei Rollen mit einer hierarchischen Verbindung
Hinweis: Beim Einfügen eines neuen Elementes wird orgavision immer acht freie Felder um das Element bilden.
So können Sie neue Elemente an jeder beliebigen Stelle einfügen, auch zwischen zwei bereits vorhandenen
Elementen.
3.5.3 Einfügen eines weiteren Organigramms
In das bestehende Organigramm lassen sich auch andere Elemente einfügen. In unser Beispiel wollen wir
ein weiteres Organigramm aufnehmen, dass die Struktur einer Abteilung detailliert veranschaulicht.
Dieses zweite Organigramm wird aber nicht mit Rollen arbeiten, sondern auf Nutzer zurückgreifen.
Zuerst haben wir das Beispielorganigramm noch etwas erweitert, damit es die Strukturen eines kleinen
Unternehmens widerspiegelt. Jetzt wählen wir über die Suche das Organigramm „Verwaltung“, es wurde
bereits angelegt und steht über die Datenbank zur Verfügung.
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Abbildung 72: Organigramm einfügen
Über die Suchfunktion werden Elemente gefunden, die das Suchwort verwenden. Anhand des Symbols
wird das Organigramm, das eingefügt werden soll, sofort gefunden. Wie jedes andere Objekt auch wird es
mit einem Mausklick markiert und mit einem zweiten Mausklick auf ein freies Feld im Arbeitsbereich
eingefügt.
Hinweis: Elemente innerhalb eines Organigramms lassen sich in jedes freie Feld verschieben. Dazu werden sie
mit der linken Maustaste festgehalten und mit dem Mauszeiger auf ein freies Feld verschoben. Dort wird die
Maustaste wieder losgelassen. Bereits gesetzte Verbindungen bleiben bestehen, allerdings kann es nötig sein,
diese wieder zu löschen und neu zu setzen, damit die Übersichtlichkeit verbessert wird.
Abbildung 73: Ein Organigramm im Organigramm
Die Abbildung zeigt das Organigramm im Lese-Modus. Das neue Organigramm zeigt die in den
Zugängen hinterlegten Fotos der Mitarbeiter, da hier auf Nutzer und nicht auf Rollen zurückgegriffen wird.
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Das Organigramm lässt sich zusammenklappen auf die Größe der anderen Elemente. Dazu wird die
markierte Schaltfläche verwendet.
3.5.4 Weitere Funktionen
Als weitere Elemente eines Organigramms können Notizfelder hinzugefügt werden.
3.5.5 Elemente löschen
Um Teile des Organigramms zu löschen, werden diese einmal mit der Maus angeklickt, sie sind dann
blau hinterlegt. Durch das Betätigen der roten Schaltfläche „X“ wird das markiere Element gelöscht.
Alternativ kann je nach Browser (z.B. Mozilla Firefox ab Version 3) die Entfernen-Taste der Tastatur
verwendet werden. Swimlanes und Verbindungen werden ebenso gelöscht.
Spalten und Zeilen können einzeln gelöscht werden. Dazu muss das jeweils verankerte kleine „x“ betätigt
werden.
Abbildung 74: Notizfelder; Zeilen löschen
3.6 Checklisten anlegen und bearbeiten
Mit Checklisten arbeiten Sie, um einfache und lineare Prozesse zu verdeutlichen.
Der erste Schritt beim Anlegen einer Checkliste ist die Vergabe eines Titels. Um eine Position zur
Checkliste hinzuzufügen, verwenden Sie bitte die in der folgenden Abbildung markierte Schaltfläche:
Abbildung 75: Eine neue Position hinzufügen
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Die Position erhält einen kurzen und prägnanten Titel. Weiterhin wird ein detaillierterer Beschreibungstext
eingegeben. Die Bearbeitung dieses TEXTES funktioniert genau so, wie in Kapitel 3.3 Texte anlegen und
bearbeiten beschrieben. Haben Sie einen Text hinzugefügt, betätigen Sie die „Anlegen“- Schaltfläche.
Danach lassen sich optional weitere Positionen vor oder nach der bereits eingefügten Position
hinzufügen. Die einzelnen Positionen einer Checkliste können nach dem Speichern weiterhin individuell
bearbeitet werden.
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4 Die Funktionen
Abbildung 76: Die orgavision Funktionen
Die Schaltfläche links schaltet zwischen BEARBEITEN- UND LESE-MODUS um.
Das „Haus“-Symbol führt zur Startseite der Anwendung.
4.1 Übersicht
Abbildung 77: Übersicht (im Bearbeiten-Modus)
Die Übersicht leitet den Anwender zu seinen AUFGABEN, den LETZTEN ÄNDERUNGEN sowie im BEARBEITENMODUS zu den noch nicht VERÖFFENTLICHTEN ARBEITSVERSIONEN.
4.1.1 Meine Aufgaben
Aufgaben eines Nutzers wie z.B. das Freischalten oder Genehmigen eines Textes werden hier angezeigt.
Ein Vergleichsmodus erlaubt das Gegenüberstellen von unterschiedlichen Versionen. Die Anzahl der
offenen Aufgaben wird bereits auf der Startseite durch eine Zahl dargestellt.
Abbildung 78: Hinweis auf eine offene Aufgabe
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Abbildung 79: Vergleich unterschiedlicher Versionen
4.1.2 Letzte Änderungen
In diesem Bereich werden alle Elemente dargestellt, die sich seit dem letzten Login oder einem frei
wählbaren Datum geändert haben.
Abbildung 80: Letzte Änderungen
4.1.3 Arbeitsversionen
Meine Arbeitsversionen
Zeigt alle Arbeitsversionen, die sich durch den Nutzer in Bearbeitung befinden und damit gesperrt sind.
Alle Arbeitsversionen
Zeigt alle Arbeitsversionen, auf die der Nutzer Zugriffsrechte hat.
Bei der Anzeige der Arbeitsversionen, sowohl der eigenen als auch aller, kann ausgewählt werden, in
welchem Status sich die angezeigten Arbeitsversionen befinden.
„Bearbeitet“ und „bearbeitet zur Freigabe“ beziehen sich ausschließlich auf die Elemente, auf die der
angemeldete Benutzer das Freigaberecht besitzt.
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4.1.4 Kontakte
Die Kontaktliste zeigt alle aktiven Nutzer innerhalb eines Systems, auf die der angemeldete Nutzer
Lesezugriff hat. Die Liste ist filterbar und exportierbar.
Abbildung 81: Kontakte
4.2 Ansichten
Dieser Navigationsabschnitt ist ausschließlich über den BEARBEITEN-MODUS erreichbar und erfordert die
entsprechenden RECHTEVERGABEN an den Anwender.
Abbildung 82: Navigation "Ansichten"
4.2.1 Gelöschte Elemente
Dies ist der Papierkorb von orgavision. Zugriffsrechte darauf werden in den RECHTEEINSTELLUNGEN eines
Nutzers vergeben.
4.2.2 Ehemalige Mitarbeiter
Gelöschte Mitarbeiter werden aus technischen Gründen in einem separaten Ordner gespeichert.
Zugriffsrechte darauf werden in den RECHTEEINSTELLUNGEN eines Nutzers vergeben.
4.2.3 Variablen
Eine Variable besteht aus einem Namen sowie einem zugehörigen Wert, wie in der folgenden Abbildung
veranschaulicht:
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Abbildung 83: Neue Variable
Nach der Bearbeitung des Textes wird der Wert der Variable angezeigt. Neue Variablen werden im
Bearbeiten-Modus in der Navigation ANSICHTEN eingerichtet.
4.2.4 Unbesetzte Rollen
Zeigt alle Rollen, die keinem Benutzer zugeordnet sind.
4.2.5 Nutzerrechte global ändern
„Nutzerrechte global ändern“.
Abbildung 84: Rechte global ändern
4.3 Audit
Bitte lesen Sie hierzu weiter in Kapitel 7.3 AUDIT.
4.4 Maßnahmen
Bitte lesen Sie hierzu weiter in Kapitel 7.2 MAßNAHMEN.
4.5 Kommentare
Eine Übersicht über alle öffentlichen Kommentare sowie alle privaten Notizen in Tabellenform.
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Abbildung 85: Kommentare in der Übersicht
Die Kommentarfunktion erlaubt dem Nutzer, eigene Gedanken zu einem Element zu fixieren, oder in einer
Diskussion mit anderen Nutzern Inhalte zu besprechen.
Lesen Sie mehr zu Kommentaren in Kapitel 4.7.7 DIE REGISTER – KOMMENTARE.
4.6 Persönliche Einstellungen
Mit Klick auf seinen Anmeldenamen erreicht der Nutzer seine persönlichen Einstellungen. Er sieht hier die
Daten, die beim Anlegen seines Benutzerkontos eingegeben wurden, und kann sie an dieser Stelle
bearbeiten und erweitern. Über das Register „Verwendung“ werden für jeden Nutzer diejenigen Elemente
aufgelistet, in denen sein Name verwendet wird. Außerdem werden für die einzelnen Nutzer die ihnen
zugewiesenen Rollen genannt. Die Verwendung eines Nutzers kann nach Elementtypen gefiltert werden.
Abbildung 86: Persönliche Einstellungen und Verwendung
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4.6.1 Der Verwendungspfad
Die Abbildung zeigt das Rollenelement „Geschäftsleitung“. Die Rolle „Geschäftsleitung“ wird verwendet im
Organigramm „Kleinschmidt“. Dieses wiederum wird verwendet im Textelement „Zweck- und
Geltungsbereich“. Durch das Betätigen der Schaltfläche „Verwendung suchen“ baut sich nach und nach
ein Verwendungspfad auf, der auch eine indirekte Verwendung transparent darstellt.
Abbildung 87: Der Verwendungspfad
4.6.2 Rollenzuordnung
Die zugeordneten Rollen eines Nutzers werden auf seiner Seite dargestellt. Um Nutzer weiteren Rollen
hinzuzufügen, gibt es die Funktion „Rollen zuordnen“ auf der Mitarbeiterseite.
Abbildung 88: Rollen zuordnen
4.6.3 Rollenhistorie
Den Verlauf der Mitarbeiterzuordnung zu einer Rolle wird im Register „Version/Freigabe“ eingesehen.
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Abbildung 89: Rollenhistorie
4.7 Die Register
Das Hauptfenster enthält bis zu sieben Register mit unterschiedlichen Ansichten und Informationen:
Ansicht, Listenansicht, Version / Freigabe, Rechte, Verwendung, Maßnahmen / Audit, Kommentare.
4.7.1 Ansicht
Das Ansichtsfenster bietet die Sicht auf das gewählte Element, sowohl im Lese- als auch im BearbeitenModus.
4.7.2 Listenansicht
Hier werden alle Elemente innerhalb eines Ordners in Form einer Liste angezeigt. Das sind alle darin
enthaltenen Elemente sowie die Ordner der nächsten Ebene, aber nicht mehr deren Elemente und
Unterordner. Die Listenansicht ist nur für Ordner zugänglich.
4.7.3 Version / Freigabe
In diesem Register werden die Freigabeeinstellungen eingerichtet sowie die Versionsstatistik des
Elements dargestellt.
Lesen Sie für nähere Informationen zum Freigabeprozess bitte das Kapitel 5 Der Freigabeprozess.
Abbildung 90: Version und Freigabe
In der Ansicht einzelner Elemente (außer Ordnern) sind in diesem Register vorhergehende Versionen
einsehbar und wiederherstellbar (Rechte vorausgesetzt). Ebenso lassen sich die Details der
abgelaufenen Freigabeprozesse ansehen. Es können zwei verschiedene Versionen miteinander
verglichen werden.
4.7.4 Rechte
In diesem Register werden die Rechte für Elemente definiert.
Rechteeinstellungen können für Ordner und alle darin enthaltenen Elemente vorgenommen werden. Die
Rechtevergabe ist tabellarisch in zwei Spalten dargestellt. Die linke Spalte listet die Rechte für das
Element auf, das gerade betrachtet wird. Im Bereich „Meine Rechte“ auf der rechten Seite wird bestimmt,
an wen das Recht und auf welchen Ordner das Recht vergeben wurde. Rechte können sowohl an Nutzer
als auch an Rollen vergeben werden.
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Abbildung 91: Rechtevergabe
Abbildung 92: Rechtevergabe für Elemente
Festgelegte Rechte werden auf alle Ordner und Elemente innerhalb eines Ordners vererbt, sofern dort
keine eigenen Rechtevergaben gesetzt wurden. Das heißt, dass Änderungen auf einer höheren Ebene
Auswirkungen haben auf die Rechte an allen Inhalten. Ob die Rechte eines Ordners oder Elementes
gesetzt oder ob sie aus einer höheren Ebene übernommen wurden, ist erkennbar an den grünen
Lämpchen. Leuchten sie, bedeutet dies, dass das Recht an dieser Stelle gesetzt wurde. Damit werden
alle abweichenden Rechteeinstellungen auf höherer Ebene ausgesetzt. Rechte an unteren Ebenen
orientieren sich nun an den neu gesetzten Rechtevergaben.
Beispiel:
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Für den Ordner1 haben alle Nutzer volle Zugriffsrechte. Dieser Ordner enthält ein
Textdokument, ein Organigramm sowie einen weiteren Ordner 1.1. Für diesen Ordner wird
nun das spezielle Recht vergeben, dass nur der Nutzer A das Recht zum PDF-Export hat.
Innerhalb dieses Ordners gibt es einen weiteren Ordner 1.1.1, für den wieder alle Rechte
gelten sollen.
ELEMENT
RECHTE
Ordner 1
Alle Zugriffsrechte sind vergeben
Textdokument 1
Organigramm 1
Ordner 1.1
PDF-Export nur für Nutzer A
Ordner 1.1
Textdokument 1.1
Ablauf 1.1
Ordner 1.1.1
Ordner 1.1.1
Ordner 1.1.1.1
Ordner 1.1.1.2
In diesem Beispiel sollte gezeigt werden, dass die Vergabe von Rechten für alle Elemente
unterer Hierarchieebenen gilt und von einem Ordner auf alle darin befindlichen Elemente
vererbt wird. Die Festlegung von abweichenden Rechten funktioniert natürlich auch bei
allen anderen Elementen.
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Rechte werden entweder an JEDEN oder an EINZELNE vergeben. Bei der zweiten Möglichkeit werden
ein oder mehrere Nutzer ausgewählt. Außerdem ist die Rechtevergabe an ROLLEN möglich. Ist die
Checkbox markiert, wird das Recht nicht aus dem übergeordneten Ordner übernommen, sondern an
dieser Stelle gesetzt. Das Recht überträgt sich, sofern es sich um einen Ordner handelt, an alle darin
enthaltenen Elemente.
Abbildung 93: Rechte festlegen
Hat ein Benutzer ein Recht auf ein Element, aber nicht auf das „Elternelement“, dann ist das Element
nach wie vor sichtbar, allerdings wird in der Baumansicht der Navigationspfad nicht angezeigt. Beispiel:
Der Nutzer hat keine Zugriffsrechte auf Ordner A. Im Ordner A befindet sich ein Ordner B. Auf diesen hat
der Nutzer Ansichtsrechte. Dieser Ordner wird also dem Nutzer angezeigt, er findet ihn beispielsweise
über die Suchfunktion. In der Baumansicht allerdings wird ihm der Pfad nicht angezeigt.
Hinweis auf eingeschränkte Rechte während der initialen Freigabe:
Hintergrund: Gelegentlich werden Elemente veröffentlicht, auf deren Inhalte andere Nutzer keine
Zugriffsrechte haben. Das führt insbesondere dann zu Rückfragen und Schwierigkeiten, wenn Nutzer
ohne diese Rechte in einem Freigabeprozess verwendet werden oder auf die Inhalte des Dokuments
zugreifen möchten. Dem Ersteller ist das nicht immer bewusst, da die Rechteeinstellungen
möglicherweise aus einem oberhalb liegenden Ordner übernommen wurden.
Aus diesem Grund gibt es nun Hinweise, die darauf aufmerksam machen, wenn entweder das Leserecht
oder das Recht, ein Element zu exportieren, eingeschränkt sind. Hier hat der Anwender direkt während
der Freigabe die Möglichkeit, diese Rechtebeschränkungen aufzuheben.
Typische Anwendungsfälle sind die Verwendung von Nutzern im Freigabeprozess, die keinen Zugriff auf
das Element haben sowie die zentrale Ablage von Dokumenten, die zu verschiedenen Abteilungen
verlinkt werden.
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Abbildung 94: Rechte während Freigabe anpassen
Diese Hinweise sind ausschließlich für Nutzer sichtbar, die selbst das Recht haben, Rechte zu ändern.
Diese Hinweise werden nur angezeigt beim erstmaligen Veröffentlichen eines einzelnen Elements:
Da Ordner keinen Freigabeprozess durchlaufen, sondern nur ihre Inhalte, kann an dieser Stelle nicht
versehentlich eine ungewünschte Rechteeinstellung für weitere Inhalte vorgenommen werden.
Folgeversionen werden nicht mehr mit diesem Hinweis versehen, da davon ausgegangen wird, dass die
Rechteeinstellungen korrekt gesetzt sind.
S. auch: 2.5.5 mit Hinweisen zu den Rechten von Nutzern.
4.7.5 Verwendung
Hinter jedem Element kann in der Verwendungsansicht gesucht werden, wo dieses wiederum verwendet
wird. So wird ein Verwendungspfad aufgebaut, beispielsweise: Ein Nutzer wird in einer Rolle verwendet,
die Rolle wird in einem Text verwendet.
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Abbildung 95: Der Verwendungspfad
4.7.6 Maßnahmen / Audit
Bitte lesen Sie hierzu im Kapitel 7.2 MAßNAHMEN UND AUDIT weiter.
4.7.7 Kommentare
Zu jedem Element besteht die Möglichkeit, Kommentare zu verfassen. Diese können entweder öffentlich
oder privat sein. Private Notizen sind ausschließlich dem angemeldeten Nutzer zugänglich, öffentliche
Kommentare sind für alle Nutzer, die Kommentare lesen dürfen, einsehbar. Andere Nutzer können eigene
Kommentare erstellen oder auf vorhandene Kommentare antworten.
Abbildung 96: Kommentare verfassen
Aus einem öffentlichen Kommentar lässt sich direkt eine Maßnahme erstellen. Lesen Sie dazu bitte weiter
im Kapitel 7.2 MAßNAHMEN UND AUDIT.
Seite 64 von 143
5 Der Freigabeprozess
Der Freigabeprozess besteht aus insgesamt drei Stufen: Prüfen, Freigeben, zur Kenntnis nehmen.
Welche dieser Stufen Sie davon auswählen oder ob Sie gleich alle drei aktivieren möchten, bleibt dabei
Ihnen überlassen. Die Stufen durchlaufen im Prozess die hier angegebene Reihenfolge. Das
freizugebende Element wird dabei im Lese-Modus bis zum Ende der zweiten Stufe nicht angezeigt. Falls
bereits eine veröffentlichte Version besteht, werden die vorgenommenen Änderungen nicht angezeigt.
Achtung: Im Bearbeiten-Modus sind auch Elemente sichtbar, die den Freigabeprozess noch nicht
durchlaufen haben.
Soll ein Element geprüft werden, kann es von den Empfängern des Auftrages auf Richtigkeit untersucht
werden. Stimmen die Empfänger den Änderungen zu, tritt die nächste Stufe in Kraft. Die Prüfer sind somit
noch nicht für die Veröffentlichung des Elements verantwortlich.
In der Freigabe stimmt der Empfänger einer Veröffentlichung des Elements zu. Die Freigabe des
Elements erfolgt damit auf die ausdrückliche Anweisung des Freigebers.
Die Kenntnisnahme richtet sich an alle, die von der Änderung oder dem Neuanlegen eines Elements
erfahren sollen. Alle ausgewählten Nutzer erhalten eine E-Mail mit dem Hinweis, dass sie ein Element zur
Kenntnis nehmen sollen. Der eigentliche Freigabeprozess ist an dieser Stelle bereits abgeschlossen, da
das Element bereits veröffentlicht wurde und – sofern durch die Rechtevergabe keine anderslautende
Regelung festgelegt wurde – für alle Mitarbeitenden auch im Lese-Modus sichtbar ist. Hat ein Nutzer ein
Element nicht innerhalb der vom System festgesetzten Frist zur Kenntnis genommen, wird der
Ordnerverantwortliche informiert. Dieser bekommt nun eine Aufgabe, die ihn zur Kenntnisnahme
auffordert.
Es ist möglich, für einzelne Elemente oder auch für ganze Äste eine Einstellung zu treffen, dass jede
Veränderung innerhalb des Ordners mit Ausnahme der Ordnerstruktur freigegeben werden muss. Dazu
lässt sich ein 3-stufiger Prozess einrichten, der bestimmt, welcher Nutzer eine neue Version prüfen muss,
wer sie freigibt und wer sie zur Kenntnis nehmen soll. Die angewählten Nutzer erhalten im Falle einer
neuen Version eine Benachrichtigung per E-Mail sowie einen Eintrag im Bereich „Meine Aufgaben“. Dort
kann die neue Version angenommen oder abgelehnt werden. Änderungen an Texten werden farblich
hinterlegt und sind somit schnell nachvollziehbar. Auch der Freigabeprozess "kein" ist gültig, dann wird
ein Element direkt beim Freigeben der Arbeitsversion veröffentlicht. Freigabeprozesse können außerdem
an Rollen delegiert werden. Auf diese könnte beispielsweise eine beliebige Person einer bestimmten
Abteilung oder ein beliebiger Mitarbeiter der Rolle „QMB“ einen neuen Text prüfen und genehmigen.
Erfolgt eine Prüfung, Freigabe oder Kenntnisnahme nicht im Rahmen der hinterlegten Frist, erhält der an
dieser Stelle hinterlegte Ordnerverantwortliche eine Benachrichtigung. Im Falle einer Prüfung oder
Freigabe kann er nun die Aufgabe selbst durchführen oder weiterdelegieren. Der per Standard
eingestellte Wert von 14 Tagen für jede Stufe lässt sich überschreiben. Das bietet sich an insbesondere
für Kenntnisnahmen größerer Nutzergruppen.
Alle an einem Ordner gesetzten Werte, also alle Werte, die durch ein Häkchen markiert sind, gelten für
alle in dem Ordner befindlichen Elemente und Unterordner, bis an einer anderen Stelle innerhalb des
Ordners ein anderer Wert festgelegt wird. Damit gelten alle Freigabeeinstellungen, die Sie am obersten
Ordner vornehmen, für alle Elemente Ihrer orgavision-Umgebung als Standard. Legen Sie hier keine
Einstellungen fest, gilt als Standard „Kein Freigabeprozess“. Dieser Standard lässt sich, wann und wo
immer Sie möchten, durch andere Werte überschreiben.
Typische Einstellungen in der Praxis sehen in der Prüfung einen Qualitäts(-management)-Beauftragten,
als Freigebenden einen Abteilungs- oder Bereichsleiter und als Kenntnisnehmende die Mitarbeiter der
Abteilung.
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Abbildung 97: Freigabeprozess
Bevor ein neues Dokument in den Freigabeprozess gerät, muss seine Bearbeitung als „abgeschlossen“
markiert werden. Größere Dokumente können also angelegt und gespeichert werden, ohne dass sie für
andere sichtbar sind.
Abbildung 98: Freigabe eines Ordners
Gibt es in einem Element, das als Arbeitsversion vorliegt, eine Verknüpfung zu einem Element, das
ebenfalls noch nicht veröffentlicht wurde, so weist der Freigabeprozess darauf hin. Es gibt nun die Option,
alle miteinander verknüpften Elemente gleichzeitig freizugeben.
Die gültige Arbeitsversion eines Elements wird über eine Info-Ampel eingesehen.
Abbildung 99: Info-Ampel
Grün: Version ist freigegeben
Gelb: Eine Arbeitsversion ist vorhanden aber noch nicht freigegeben
Rot: Eine Arbeitsversion ist in Bearbeitung oder im Freigabeprozess
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Abbildung 100: Versionsinformationen
Die Versionsinformationen sind für alle Elemente innerhalb eines Ordners sichtbar.
Abbildung 101: Versionsampel pro Element
Im Freigabeprozess wird der Workflow angezeigt. So ist einsehbar, wer ein Element geprüft oder
freigegeben hat. Hinzu kommt eine Auflistung, wie viele Nutzer ein Element zur Kenntnis genommen
haben.
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Abbildung 102: Workflowinformationen
Im Bereich „Laufende Freigabe“ erhält der Nutzer alle relevanten Informationen über die freizugebende
Version sowie über den weiteren Freigabeprozess. Hier ist einsehbar, in welcher Stufe sich die Freigabe
derzeit befindet und wer im Folgenden Aufgaben bekommt.
Abbildung 103: Infofeld vor der Freigabe
Weiterhin kann nachvollzogen werden, welche Nutzer ein neues Dokument bereits zur Kenntnis
genommen haben. In der Detailansicht sieht das folgendermaßen aus:
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Abbildung 104: Detailansicht
Hinweis
Freigaben können auch an mehrere Nutzer delegiert werden. In diesem Fall lässt sich auswählen, ob einer der
Nutzer der Freigabe zustimmen muss, um die nächste Stufe zu beginnen, oder ob alle ausgewählten Nutzer
zustimmen müssen. Ebenso funktioniert der Freigabeprozess mit Rollen. Wird eine Freigabe an eine Rolle
delegiert, muss ein zugehöriger Nutzer zustimmen.
Bitte lesen Sie im Kapitel 6.1 mehr zu dem Feature NACHTRÄGLICHE KENNTNISNAHME.
Die Freigabe eines Elements kann entweder voreingestellt werden im Register „Version / Freigabe“, oder
aber sie wird direkt beim Starten individuell angepasst. Die Änderungen, die hier im Freigabeprozess
vorgenommen werden, gelten nur für diesen einen Prozess. Nach erfolgtem Durchlaufen gelten wieder
die ursprünglichen Freigabeeinstellungen.
Abbildung 105: Freigabe anpassen
Das funktioniert allerdings ausschließlich bei der Freigabe einzelner Elemente. Bei der Freigabe eines
Ordners steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
Seite 69 von 143
6 Weitere Features
Im Folgenden werden noch weitere zusätzliche Funktionen beschrieben, die die Arbeit mit orgavision
ergänzen.
6.1 Nachträgliche Kenntnisnahme
Aufgaben zur Kenntnisnahme eines Elementes können nun nachträglich oder unabhängig von einem
Freigabeprozess angelegt werden.
Typische Anwendungsfälle:

Ein Nutzer oder eine Rolle wurde beim Einrichten der Kenntnisnahme übersehen

Ein neuer Nutzer soll ein bestimmtes Element zur Kenntnis nehmen

Ein Nutzer wurde einer Rolle hinzugefügt, zur Wahrnehmung seines neuen
Aufgabengebiets muss er ein Element zur Kenntnis nehmen

Um die nachträgliche Kenntnisnahme zu ermöglichen, muss der Nutzer / die Rolle im
Register „Version/Freigabe“ eines Elementes in der Kenntnisnahme hinterlegt werden.
 Die nachträgliche Kenntnisnahme wird im Bearbeiten-Modus eingerichtet:
entweder direkt am Element, hier im Register „Version / Freigabe“, um dieses Element für eine bestimmte
Auswahl an Nutzern / Rollen als Aufgabe zu hinterlegen. Das kann vor allem wichtig sein für Fälle, in
denen die Zuordnung zur Kenntnisnahme eines Elements nicht vollständig war zum Zeitpunkt der
Veröffentlichung.
Abbildung 106: Nachträgliche Kenntnisnahme eines Elements
oder in der Ansicht eines Nutzers, um für einen Nutzer Elemente zur Kenntnisnahme vorzulegen, sofern
der Nutzer in einer Kenntnisnahme verwendet wird oder Mitglied einer Rolle ist, die in einer
Kenntnisnahme verwendet wird. Das wird vor allem dann notwendig sein, wenn ein neuer Nutzer erstellt
wird oder einen neuen Verantwortungsbereich kennen lernen soll.
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Abbildung 107: Nachträgliche Kenntnisnahme für einen Nutzer
oder in der Ansicht einer Rolle, um den Nutzern, die dieser Rolle zugeordnet sind, bestimmte Elemente
zur Kenntnisnahme vorzulegen, sofern die Rolle einer Kenntnisnahme zugewiesen ist. Dieser Fall richtet
sich vor allem an das Hinzufügen einer Rolle zu einem Inhaltselement.
Abbildung 108: Nachträgliche Kenntnisnahme für eine Rolle
oder in der Definitionsansicht, in der einer Rolle ein oder mehrere Nutzer zugewiesen werden, sofern
diese Rolle in einem Freigabeprozess in der Phase der Kenntnisnahme verwendet wird. Dies ist
besonders praktisch für neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter, die einer für sie neuen Rolle zugewiesen
werden, da sich so auf einmal alle Kenntnisnahmen nachholen lassen.
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Abbildung 109: Nachträgliche Kenntnisnahme für neuen Nutzer einer Rolle
Zu jedem Element kann auf dem Register „Version / Freigabe“ eingesehen werden, für welche Nutzer
eine nachträgliche Kenntnisnahme angestoßen wurde und noch aussteht.
6.2 Vorlagen
Alle Elemente können als Vorlage bestimmt werden. Dazu wird in den Eigenschaften definiert, dass der
Ordner, in dem sich das Element befindet, Vorlagen enthält.
Abbildung 110: Ordner enthält Vorlagen
Diese Vorlagen können auf alle Elemente angewendet werden. Soll beispielsweise ein neuer Text nach
einer Vorlage angelegt werden, wird die Schaltfläche „aus Vorlage erstellen“ angewählt. Dies setzt
voraus, dass es zu diesem Elementtyp bereits eine Vorlage gibt.
Abbildung 111: Ein Element nach einer Vorlage anlegen
Im Anschluss daran werden nun die Ordner nach Vorlagen durchsucht, die als Vorlagenordner definiert
wurden.
6.3 Variablen und Verweise
Die Arbeit mit Variablen und Verweisen hält den Inhalt von orgavision immer auf dem neuesten Stand.
Verweise und Variablen können in Checklisten, in Texten, in Abläufen und in Organigrammen gesetzt
werden.
Um einen neuen Verweis einzufügen, wird die im Screenshot markierte Schaltfläche angewählt:
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Abbildung 112: Verweis einfügen
Als Verweis lassen sich anzeigen:

Daten des aktuellen Elementes wie der Titel, das Datum der Erstellung oder Änderung
sowie der Name des Nutzers, der es angelegt oder als letztes verändert hat;

Daten eines Nutzers wie sein Name, seine Telefonnummer, oder sonstige in dem Account
hinterlegte Daten;

Daten einer Rolle, wie beispielsweise der Name der Rolle, die der Rolle zugeordneten
Nutzer oder auch der Name des Nutzers, der die Rolle angelegt hat;

Daten eines Ordners, z.B. welche Elemente der Ordner enthält, wer ihn erstellt hat und wer
für ihn verantwortlich ist sowie
 Daten zu jedem anderen Element
Weiterhin lassen sich Variablen anlegen. Das können Daten sein, die in mehreren Texten verwendet
werden und die sich unter Umständen verändern. Um Variablen anzulegen, muss diese Funktion für den
Nutzer seinen PERSÖNLICHEN EINSTELLUNGEN freigeschaltet sein. Eine Variable besteht aus einem Namen
sowie einem zugehörigen Wert, wie in der folgenden Abbildung veranschaulicht:
Abbildung 113: Neue Variable
Nach der Bearbeitung des Textes wird der Wert der Variable angezeigt. Im nachstehenden Beispiel wäre
dies die Anzahl der Mitarbeitenden in einer Firma. Neue Variablen werden im Bearbeiten-Modus in der
Navigation ANSICHTEN eingerichtet.
Die folgenden beiden Abbildungen zeigen den Unterschied zwischen der Verwendung von Variablen und
Verweisen während der Bearbeitung und der letztlich angezeigten Darstellung einer Beispielseite:
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Abbildung 114: Das Anlegen von Variablen und Verweisen
VARIABLE
VERWEIS
Die Anlage einer Variable empfiehlt sich für kurze Datensätze,
die in mehreren Dokumenten verwendet und gelegentlich
geändert werden. Das können beispielsweise Daten und Fakten
des Unternehmens sein wie die Anzahl der Mitarbeitenden oder
die Beteiligung an anderen Unternehmen.
Die Arbeit mit Verweisen bietet sich vor allem bei der Nennung
von Nutzern und Rollen an. Da aber auch bei Ihren personellen
Ressourcen Verantwortungsbereiche wechseln können,
empfiehlt sich die bevorzugte Verwendung von Rollen. Nutzen
Sie Links, wenn Sie direkt auf den Inhalt eines Elements
verweisen möchten. Auch wenn das Element verschoben wird,
wird der Link immer folgen.
Hinweis: Auch wenn es auf den ersten Blick schneller und leichter scheint, direkt die gewünschten Daten
einzugeben, lohnt sich der anfängliche Mehraufwand durch die Verwendung von Variablen und Verweisen
spätestens beim ersten Wechsel von Verantwortlichkeiten. Ihre Firma wächst, ein Mitarbeiter geht in Elternzeit
oder ein Praktikant soll für einige Monate beschäftigt werden: Ständig gibt es einen Wandel. Mit orgavision ist
dieser Wandel in wenigen Augenblicken vollzogen. Bleiben Sie auf dem neuesten Stand, indem Sie Rollen
verwenden und auf diese in ihren Dokumenten verweisen.
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6.4 Word- und PDF-Export
Einzelne Elemente und sogar komplette Ordner können als Word- und als PDF-Dokument exportiert
werden. Wird ein ganzer Ordner exportiert, kann angegeben werden, welche Elemente eingeschlossen
werden sollen.
Die Ausgabeeigenschaften können angepasst werden, und es kann optional ein Inhaltsverzeichnis erstellt
werden, welches aus der vorgegeben Struktur erzeugt wird. Große Abläufe und Diagramme werden so
weit verkleinert, dass sie auf einer Seite dargestellt werden. Optional steht der Export der
Versionsbezeichnung zur Verfügung. Dabei kann eingestellt werden, ob sie über oder unter dem Element
angezeigt wird.
Der PDF- und Word-Export übergibt an die Fußzeile des Dokuments, dass dieses Dokument aus
orgavision stammt.
Der Text „Exportiert von orgavision“ kann individuell geändert werden.
Um den Text zu ändern loggen Sie sich mit Ihrem admin und dem Administratorpasswort ein.
Wechseln Sie in die Registerkarte „Einstellungen“ und wählen Sie „Konfiguration“ und klicken Sie auf
messages.de.
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Abbildung 115: Word- und PDF-Export
Weitere Optionen:
Ausgabe des Prüfdatums
Ausgabe des Exportdatums
Im Export stellt sich die Versionsbezeichnung folgendermaßen dar:
Abbildung 116: Versionsbezeichnung im PDF
Liegen in der zu exportierenden Struktur Links auf andere Elemente vor, wird die gelinkte Struktur
ebenfalls exportiert.
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Unterschied zwischen Word- und PDF-Export
Grundsätzlich empfehlen wir unseren Anwendern, nach Möglichkeit den Word-Export zu verwenden, da
hier das Layout noch nachträglich anpassbar ist. In manchen Fällen entscheiden sich die Unternehmen
aus Sicherheitsgründen, den Word-Export für ihre Mitarbeiter nicht anzubieten, weswegen wir einen PDFExport anbieten. Dieser ist vom Umfang leicht eingeschränkt, da Sprungmarken, also anklickbare Links
innerhalb eines Dokuments, nicht möglich sind.
Makros im Word-Export
Im exportierten Word-Dokument ist ein Makro, das das Inhaltsverzeichnis nach dem Öffnen aktualisiert
(ansonsten stimmen die Seitenzahlen nicht). Sollte die Makrosicherheit auf „Hoch“ gestellt sein, kann das
Verzeichnis in Word auch manuell (Rechte Maustaste oder „F9“) aktualisiert werden.
Diagramme exportieren
Um einzelne Organigramme und Abläufe zu exportieren, verwenden Sie die Schaltfläche „Als Bild
exportieren“.
Abbildung 117: Diagramme exportieren
Ihnen stehen verschiedene Auflösungen zur Verfügung. Die kleineren Auflösungsbereiche unter 100 dpi
eignen sich für die Betrachtung am Bildschirm, zum Beispiel in einem PDF- oder Power-Point-Dokument.
Die Auflösung 300 dpi ist geeignet für den Ausdruck größerer Diagramme auf Papier.
Die Auflösung 600 dpi ist sehr hoch. Bitte beachten Sie, dass bei 600 dpi sehr große Dateien erzeugt
werden.
Mit dieser Schaltfläche lassen sich auch verschachtelte und aufgeklappte Diagramme exportieren.
6.5 Papierkorb
Über die Registerkarte „Ansichten“ gelangen Sie zum Papierkorb. Dieser ist aufgeteilt in „Gelöschte
Elemente“ und „Ehemalige Mitarbeiter“. Im Papierkorb stehen die gelöschten Elemente oder Mitarbeiter
weiterhin zur Verfügung und können wieder hergestellt werden. Auch für den Zugriff auf den Papierkorb
können Rechte vergeben werden. Die entsprechende Checkbox wird dazu in den
BENUTZEREINSTELLUNGEN markiert.
Die Funktion: „Papierkorb leeren“ löscht endgültig alle gelöschten Elemente. Gelöschte Mitarbeiter
bleiben erhalten.
Deaktivierte Benutzer können nun ebenfalls gelöscht werden. Im Papierkorb wird eine Ansicht Ehemalige
Mitarbeiter angezeigt. Dadurch ist es möglich, Benutzer mit diesem Login wieder neu anzulegen. Beim
Wiederherstellen muss, wenn der Benutzername mittlerweile vorhanden ist, ein anderer Benutzername
angelegt werden.
Aktivierung deaktivierter Mitarbeiter
Deaktivierte Benutzer können wiederhergestellt werden.
Abbildung 118: Wiederherstellung gelöschter Mitarbeiter
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Danach stehen diese als deaktierte Nutzer wieder zur Verfügung. Zum Aktivieren klicken Sie auf die
„grüne Schaltfläche“
Abbildung 119: Aktivierung deaktivierter Mitarbeiter
6.6 Konfiguration
Veränderungen an den Systemeinstellungen werden in diesem speziellen Menü durchgeführt. Um auf die
Konfiguration zugreifen zu können, benötigt der Benutzer das entsprechende Recht, das durch eine
Checkbox im NUTZERVERWALTUNGSBEREICH_MEIN_BEREICH festgelegt wird.
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7 KVP – Der kontinuierliche
Verbesserungsprozess
Mit den orgavision Features „Audit“, „Maßnahme“ und „Kommentar“ haben Sie die Möglichkeit, den
kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Ihrer Organisation zu steuern.
Im Zentrum dieser Funktionalitäten stehen die Maßnahmen. Maßnahmen können sowohl aus Audits als
auch aus Kommentaren erzeugt werden. Dabei werden automatisch Verknüpfungen zwischen diesen
Elementen erzeugt. Maßnahmen können weiterhin auch direkt angelegt werden, eine Verknüpfung zu
einem Element bleibt in allen Fällen optional.
Abbildung 120: KVP
7.1 Kommentare
Zu jedem Element besteht die Möglichkeit, Kommentare zu verfassen. Diese können entweder öffentlich
oder privat sein. Private Notizen sind ausschließlich dem angemeldeten Nutzer zugänglich, öffentliche
Kommentare sind für alle Nutzer, die Kommentare lesen dürfen, einsehbar. Andere Nutzer können eigene
Kommentare erstellen oder auf vorhandene Kommentare antworten.
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Abbildung 121: Kommentare verfassen
Aus einem öffentlichen Kommentar lässt sich direkt eine Maßnahme erstellen.
7.1.1 Benachrichtigung des Ordnerverantwortlichen
Der Ordnerverantwortliche ist fester Bestandteil des KVP, er wird informiert, sobald ein Kommentar zu
einem Element erstellt wird. Als Verantwortlicher liegt die erste Reaktion auf den Kommentar nun bei
dieser Rolle bzw. ihr zugeordneter Nutzer. Anwender haben die Möglichkeit, den Ordnerverantwortlichen
über die Informationsschaltfläche einzusehen. So wissen sie sofort, wer bei einem Kommentar informiert
wird.
7.2 Maßnahmen
Abbildung 122: Maßnahmen
Eine Maßnahme ist eine beschriebene Aufgabe zur Änderung oder Erweiterung eines Elements. Eine
Maßnahme wird grundsätzlich einem Maßnahmenplan zugewiesen. Eine Maßnahme wird direkt aus
einem Element erzeugt oder aus einem Maßnahmenplan heraus erstellt. Liegt noch kein Maßnahmenplan
vor, wird der Anwender vor dem Speichern der Maßnahme aufgefordert, einen anzulegen.
7.2.1 Maßnahmenplan anlegen
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Abbildung 123: Maßnahmenplan anlegen
Zum Anlegen eines Maßnahmenplans werden die erforderlichen Felder ausgefüllt. Der Verantwortliche ist
der Anwender, der die Maßnahmen umsetzt oder delegiert, der Supervisor ist verantwortlich für die
Qualitätskontrolle. Nach dem Speichern und Schießen erhält der Anwender eine Übersicht über alle
verfügbaren Maßnahmenpläne. Er kann einen Maßnahmenplan bearbeiten oder löschen, sofern die
benötigten Rechte dafür vergeben sind.
Abbildung 124: Übersicht Maßnahmenpläne
In der Bearbeiten-Ansicht eines Maßnahmenplans findet der Nutzer alle diesem Plan zugeordneten
Maßnahmen. Ein Klick auf den Filter öffnet diesen, um im Falle einer Vielzahl von Maßnahmen die
gewünschte Maßnahme schnell zu finden.
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Abbildung 125: Maßnahmenfilter
Ebenfalls in dieser Bearbeiten-Ansicht hat der Nutzer die Möglichkeit, eine neue Maßnahme anzulegen.
Diese wird dann dem aktuellen Maßnahmenplan zugeordnet.
7.2.2 Maßnahme anlegen
Es gibt fünf Möglichkeiten, eine Maßnahme anzulegen.

Eine Maßnahme wird AUS EINEM MAßNAHMENPLAN ERZEUGT

Eine Maßnahme wird ÜBER DIE NAVIGATION ERZEUGT

Eine Maßnahme wird AUS EINEM ELEMENT ERZEUGT

Eine Maßnahme WIRD AUS EINEM AUDIT ERZEUGT

Eine Maßnahme wird AUS EINEM KOMMENTAR ERZEUGT
Ein Nutzer legt eine Maßnahme entweder für sich selbst oder für andere Nutzer an. Dies geschieht über
die Schaltfläche „Verantwortlicher“. Eine Maßnahme kann, muss aber nicht, einen Prüfer haben. Dieser
bekommt eine Aufgabe zugewiesen, wenn der MAßNAHMENSTATUS auf beendet gesetzt wird.
Maßnahme aus einem Maßnahmenplan erzeugen
In der Bearbeiten-Ansicht eines Maßnahmenplans können Maßnahmen erzeugt werden. Diese werden
direkt dem aktuellen Maßnahmenplan zugeordnet.
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Abbildung 126: Maßnahme aus Maßnahmenplan erzeugen
Über eine Drop-down-Liste wird der Typ der Maßnahme ausgewählt. Eine Maßnahme kann eine
Korrektur oder eine Verbesserung sein.
Abbildung 127: Maßnahme anlegen
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Maßnahme aus der Navigation erzeugen

Eine Maßnahme kann über die Navigationsleiste erzeugt werden.
Abbildung 128: Maßnahme über die Navigation erzeugen
Die neue Maßnahme muss einem Maßnahmenplan zugewiesen werden.
Abbildung 129: Maßnahme aus Navigation erzeugen
Entweder wird die Maßnahme nun einem Maßnahmenplan zugewiesen, oder ein Maßnahmenplan wird
eingerichtet.
Maßnahme aus einem Element erzeugen
Eine Maßnahme kann auch direkt aus einem Element heraus erzeugt werden. Sie wird auf diese Weise
mit dem Element verknüpft. Um eine Maßnahme aus einem Element anzulegen, wird entweder die
Schaltfläche rechts oben in der Abbildung betätigt, oder es wird der Weg über das Register „Maßnahme /
Audit“ gegangen, in der alle mit diesem Element verknüpften Maßnahmen und Audits angezeigt werden.
Abbildung 130: Neue Maßnahme aus einem Element erzeugen
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Maßnahme aus einem Audit anlegen
Zu jedem Audit-Kriterium kann eine Maßnahme verknüpft werden. Dazu kann eine neue Maßnahme
angelegt werden oder eine bereits vorhandene verknüpft werden. Maßnahmen werden entweder in der
Bearbeitungsseite oder in der Prüfansicht des Audits verknüpft.
Maßnahme aus einem Kommentar erzeugen
Maßnahmen können direkt aus einem Kommentar erzeugt werden. Dadurch wird die Maßnahme direkt
mit dem Kommentar und mit dem Element, an dem der Kommentar hängt, verknüpft.
Maßnahme vorschlagen
Eine Maßnahme kann zum Vorschlag eingereicht werden. Dabei wird statt der „Anlegen“-Schaltfläche die
Option „Vorschlagen“ betätigt.
Abbildung 131: Maßnahme vorschlagen
Status von Maßnahmen
Status
Bedeutung
vorgeschlagen
Maßnahme als Vorschlag eingereicht. Zum Annehmen muss sie akzeptiert werden.
angenommen
Neu angelegte Maßnahme oder akzeptierter Maßnahmenvorschlag.
abgelehnt
Zurückgewiesener Maßnahmenvorschlag.
in Bearbeitung
Maßnahme in Bearbeitung.
beendet
Beendete Maßnahme mit einem der drei wählbaren Ergebnisse:

umgesetzt

Duplikat (eine ähnliche Maßnahme gibt es bereits)

nicht korrekt (die Maßnahme ist fehl am Platz)
abgearbeitet
Abgearbeitete Maßnahme, deren Prüfung nun ansteht.
wiedereröffnet
Abgeschlossene Maßnahme, die wieder eröffnet wurde.
abgeschlossen
Abgearbeitete und, falls erforderlich, geprüfte Maßnahme.
archiviert
Kein Wiedereröffnen möglich! Ein weiteres Bearbeiten ist ausgeschlossen.
Historie
In der Bearbeiten-Ansicht einer Maßnahme wird eine Änderungshistorie angezeigt, in der alle
Änderungen gespeichert werden.
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Abbildung 132: Änderungshistorie
Der in dem Feld oberhalb der Historie eintragbare Änderungskommentar ist nur eine Ergänzung zur
aktuellen Statusänderung. Nach dem Speichern wird die Kommentarmaske deshalb wieder geleert, der
Kommentar wird zur Änderungshistorie hinzugefügt.
7.3 Audit
Ein Audit ist ein Untersuchungsverfahren, mit dem ein Prozess oder ein System hinsichtlich seiner
Erfüllung von definierten Anforderungen und Richtlinien untersucht und bewertet wird. Diese werden als
Kriterien bezeichnet.
7.3.1 Audit anlegen
Beim Anlegen eines neuen Audits über die Navigationsleiste (Audit – Audit anlegen) erscheint eine
Eingabemaske für die Kopfdaten des Audits. Diese sollten möglichst vollständig eingetragen werden.
Kopfdaten
Abbildung 133: Audit anlegen
In der Maske muss eingestellt werden, ob das Audit intern oder extern stattfindet.
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Alle weiteren Einstellungen sind optional. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
Typ Inhalt: Systemaudit, Überwachungsaudit
Typ Anlass: Vor-, Zertifizierungs-, 1. und 2. Überwachungs-, Wiederholungs- oder Nachaudit.
Thema: Qualitäts-, Arbeitsschutz- oder Umweltmanagement
Regelwerk: Hier wird das zu Grunde liegende Regelwerk angeführt (EFQM, ISO 9001:2008, etc.)
Auditor festlegen: Über die Schaltfläche wird der Lead-Auditor und eventuelle Co-Auditoren benannt.
Dabei können sowohl die Daten externer Mitarbeiter eingegeben werden wie auch über die Suchfunktion
ein im System hinterlegter Mitarbeiter.
Abbildung 134: Auditor auswählen
Über das Betätigen der „Anlegen“-Schaltfläche wird das Audit erstellt.
Kriterien bearbeiten
Nach dem Anlegen der Kopfdaten des Audits müssen die Prüfkriterien eingegeben werden.
Abbildung 135: Kriterienkatalog
Die Audit-Kriterien werden untereinander eingetragen. Mit den bereits bekannten Steuerelementen lassen
sie sich nachträglich bearbeiten, in der Position verändern und einzeln oder gesamt löschen. In der ersten
Zeile des Katalogs (in der Abbildung schattiert dargestellt, befindet sich ein Filter, mit dem bei längeren
Katalogen nach einzelnen Kriterien gesucht werden kann.
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Abbildung 136: Kriterien eingeben
Die vorhandenen Spalten lassen sich über die Schaltfläche jederzeit ausblenden und wieder einblenden.
Kriterienkatalog übernehmen: Der Kriterienkatalog aus einem anderen Audit, dass im System gespeichert
ist, wird übernommen. Nachträglich können noch Änderungen durchgeführt werden. Diese Funktion
eignet sich besonders, wenn sich Audits grundsätzlich ähnlich sind oder den gleichen Gegenstand zur
Untersuchung haben.
Kriterienkatalog importieren: Importiert einen zuvor exportierten oder manuell erstellten Katalog in Form
einer CSV- oder Excel-Datei. Es öffnet sich eine Maske zum Hochladen der Datei.
Kriterienkatalog löschen: Setzt den Katalog vollständig zurück.
Kriterienkatalog exportieren: Diese Funktion steht in den KOPFDATEN des Audits zur Verfügung.
Nach dem Anlegen des Kriterienkatalogs wird das Audit gespeichert und/oder gestartet.
Kopfdaten verändern
Die Kopfdaten eines Audits lassen sich jederzeit einblenden. Dazu wird die Kopfzeile betätigt.
Abbildung 137: Kopfdaten einblenden
Die Kopfdaten lassen sich in dieser Ansicht nachträglich bearbeiten oder als Excel-Datei exportieren.
7.3.2 Audit durchführen
Nach dem Anlegen eines Audits erhält der Nutzer nun eine Ansicht gemäß der folgenden Abbildung:
Abbildung 138: Audit durchführen (Ansicht)
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In der Kopfzeile des Audits hat der Anwender folgende Möglichkeiten:
Kopfdaten bearbeiten: Bearbeitet die Grund-Daten des Audits.
Kriterienkatalog bearbeiten: Hier können nachträglich die Kriterien des Audits bearbeitet werden.
Audit abbrechen: Beenden des Audits ohne weitere Berichte.
Ergebnis importieren: Audit-Ergebnisse aus einer CSV- oder Excel-Datei einfügen
Ergebnis exportieren: Das Audit-Ergebnis wird als Excel-Datei exportiert.
Prüfansicht
Um die Kriterien des Audits mit dem Ist-Stand zu vergleichen, kann in die Prüfansicht gewechselt werden:
Abbildung 139: Zur Prüfansicht wechseln
Die Prüfansicht besteht aus 2 Teilen. Im oberen Bereich des Bildschirms erhält der Anwender nun eine
Übersicht über die Audit-Kriterien. Der besseren Darstellbarkeit halber kann dort die Anzahl der Zeilen
verringert werden.
Im unteren Bereich des Bildschirms befindet sich die Hauptansicht von orgavision, mit der der Anwender
navigieren kann und die Inhalte mit den Kriterien vergleichen kann.
Die beiden Ansichten können auch nebeneinander dargestellt werden.
Der Anwender navigiert nun zu dem gewünschten Element, er kann es hier mit dem Kriterium verknüpfen.
Abbildung 140: Prüfansicht (Element mit Kriterium verknüpfen)
Darauf folgend wird eine Feststellung aus dem Soll-Ist-Vergleich getroffen.
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Abbildung 141: Feststellung auswählen
Feststellung
noch nicht geprüft: Die Bearbeitung steht noch aus.
konform: Das Element erfüllt das Kriterium
Anmerkung: Es gibt noch eine Anmerkung, das Element wurde aber erfolgreich geprüft.
Verbesserung: An dieser Stelle muss nachgebessert werden.
Nebenabweichung: Es liegt eine deutliche Abweichung vor.
Hauptabweichung: Die Anforderungen werden kritisch nicht erfüllt.
Nach dem Treffen einer Feststellung und dem Hinzufügen von Kommentaren müssen die neuen Daten
gespeichert werden über die Schaltfläche „Übernehmen“.
Abbildung 142: Neue Daten übernehmen
Audit mit Maßnahmen verknüpfen
Mit jedem Kriterium lässt sich in der Kriterienübersicht eine Maßnahme verknüpfen. Existiert zu einem
Kriterium noch keine Maßnahme, kann eine neue Maßnahme direkt aus dem Kriterium heraus erstellt
werden. Weitere Informationen zu Maßnahmen erhalten Sie im Kapitel 7.2 MAßNAHMEN dieses
Handbuchs.
Abbildung 143: Maßnahmen anlegen, Maßnahmen verknüpfen
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Abbildung 144: Kriterium mit einer verknüpften Maßnahme
Berechtigungen im Audit
Im Standard hat ausschließlich der Ersteller eines Audits vollen Zugriff auf das Audit. Ist der Auditor eine
andere Person als der Ersteller, muss diesem die notwendige Berechtigung für das Audit übertragen
werden.
Abbildung 145: Berechtigungen im Audit
7.3.3 Offline arbeiten im Audit
Da während einer Mitarbeiterbefragung im Rahmen eines Audits nicht immer ein Computer mit
Netzwerkverbindung verfügbar sein wird, gibt es in orgavision die Möglichkeit, Audits auch „offline“
durchzuführen. Alle relevanten Informationen werden dazu einfach in eine Excel-Tabelle eingetragen und
später in das System importiert und dort gespeichert.
Die Vorgehensweise zur Vorbereitung ist die gleiche wie im Online-Betrieb.
Offline-Audit vorbereiten
In dieser Übersicht ist die Vorbereitung eines Audits als Checkliste dargestellt. Eine ausführliche
Erklärungen befindet sich im Kapitel KVP – Audit.
Audit anlegen
Legen Sie als erstes ein Audit an. Dieser Schritt unterscheidet sich nicht von der eigentlichen
Audtifunktionalität.
Kriterienkatalog erstellen
Legen Sie den Kriterienkatalog an
durch Übernahme aus bestehendem Audit
durch Import aus einer vorhandenen Excel-Datei oder
durch manuelles Anlegen
Audit starten oder Speichern & Schließen zum später starten
Das Audit muss gestartet sein, um es im Offline-Betrieb zu bearbeiten.
Offline-Audit beginnen
Nun beginnt das Offline Audit. Im ersten Schritt wird das Audit-Ergebnis über die im Screenshot
dargestellte Schaltfläche exportiert.
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Abbildung 146: Vorbereitung zum Offline-Arbeiten
Das Audit-Ergebnis ist zur Zeit noch leer, der Export dient nur der korrekten Zeilen- und
Spaltenzuordnung für die Excel-Tabelle. Innerhalb der Tabelle können nun mit einem Programm, das .xlsDateien verarbeiten kann, alle Notizen, Ergebnisse etc. beschrieben werden.
Einschränkungen: Verknüpfungen zu Elementen lassen sich in der Tabelle nicht anlegen, sie müssen
nachträglich in orgavision vollzogen werden. Der Auditor sollte sich also einen entsprechenden Hinweis in
der Spalte „Notizen“ erstellen. Ebenso werden Einträge in der Spalte „Kategorie Feststellung“ nicht wieder
in das System importiert. Die Feststellungen werden nachträglich in orgavision aus einer Drop-down-Liste
ausgewählt.
Offline-Audit Ergebnis importieren
Bevor nun das Ergebnis wieder importiert wird, müssen Sie den vorhandenen Kriterienkatalog im Audit
löschen. Er wird nicht automatisch überschrieben.
Rufen Sie dazu das Audit auf und betätigen Sie „Kriterienkataog bearbeiten“.
Abbildung 147: Kriterienkatalog bearbeiten
Anschließend wird der Katalog gelöscht. Betätigen Sie danach „Speichern und Schließen“
Abbildung 148: Kriterienkatalog löschen
Im nächsten Schritt importieren Sie die Excel-Tabelle über die Schaltfläche „Ergebnis importieren“. In der
Regel müssen Sie nach dem Hochladen Ihrer Datei nun 4 Kopfzeilen auswählen. Das sind die
Rahmendaten Ihres Audits, die zwar in der Excel-Tabelle dargestellt werden, die aber nicht als AuditErgebnis importiert werden sollen.
7.4 Zeitstempel, Prüfdatum, Gültigkeit von
Dokumenten
In den Freigabeeinstellungen von Elementen ausschließlich von Ordnern (Register Freigabe) kann ein
Prüfdatum hinterlegt werden.
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Abbildung 149: Prüfdatum setzen
Wird ein Prüfdatum gesetzt, darf es sich maximal einen Tag in der Vergangenheit befinden (um so eine
sofortige Prüfung zu markieren). Für die nächste Prüfung wird aus einer Kalendermaske ein beliebiges
Datum ausgewählt. Für die Einrichtung einer regelmäßigen Prüfung werden die Tage zur Prüfung nach
erfolgreicher letzter Freigabe eingegeben.
Abbildung 150: Prüfdatum bearbeiten
Ein zu prüfendes Element ist nicht ungültig, weswegen es im Lese-Modus auch weiterhin regulär
angezeigt wird. In den Versionsinformationen zu diesem Element wird mit roter Schrift auf eine eskalierte
Prüfung hingewiesen, mit schwarzer Schrift auf eine ausstehende Überprüfung.
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Abbildung 151: Versionsübersicht
Im Bearbeiten-Modus weist zusätzlich ein Hinweistext auf eine ausstehende Prüfung hin.
Abbildung 152: Information
Ein Element, das zur Prüfung ansteht, kann sofort ohne weitere Änderungen wieder in den
Freigabeprozess geleitet werden.
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8 Das Dateiimport-Modul für
orgavision
Hinweis: Diese Funktion ist optional und kann von Ihrem orgavision-Vertriebspartner freigeschaltet
werden.
Für das Hochladen von Dateien wurde ein Modul entwickelt, mit dem Sie Ihre Ordnerverzeichnisse
auslesen und deren Inhalte automatisch hochladen können. Dazu wird ein Verzeichnis auf Ihrem (Netz-)
Laufwerk ausgewählt, dessen Inhalte inclusive aller Unterverzeichnisse direkt in der Originalstruktur nach
orgavision übernommen werden.
Das Import-Modul steht nur im Bearbeiten-Modus zur Verfügung und wird durch folgende Schaltfläche an
der Stelle aktiviert, wo die hochzuladenen Inhalte eingefügt werden sollen:
Abbildung 153: Import-Modul starten
Nach dem Starten des Importers wählen Sie ein Verzeichnis auf Ihrem Laufwerk aus, welches Sie
importieren möchten.
Abbildung 154: Auswahl der Dateien
Dabei werden auch Unterverzeichnisse importiert. Wählen Sie, ob sich der Import auf die Inhalte eines
Ordners beschränken soll, oder ob der (Unter-)Ordner selbst samt seiner Inhalte hochgeladen wird.
Nach dem Hochladen stehen Ihnen alle bekannten Optionen zur weiteren Bearbeitung der Dateien zur
Verfügung.
Nur Verzeichnisinhalt importieren: Diese Funktion legt keine Ordner an, sondern importiert nur die darin
enthaltenen Inhalte in das darüberliegende Verzeichnis oder den für den Import ausgewählten Ordner.
Datei konvertieren: Word-Dokumente, die in der Word-Standardformatierung erstellt sind, können
automatisch zu orgavision-Textelementen konvertiert werden.
Bild inline anzeigen: Das Bild wird direkt in dem orgavision-Ordner angezeigt (sonst nur als Datei zum
Öffnen in einer externen Anwendung hinterlegt).
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9 Benachrichtigungen in
orgavision
In dieser Liste finden Sie eine Übersicht über alle Benachrichtigungsregeln in orgavision:
Aktion
E-Mail an
Aufgabe in "Meine Aufgaben"
Maßnahme anlegen/vorschlagen
Verantwortlicher der
Maßnahme
Verantwortlicher der Maßnahme
Maßnahmen-Verantwortlicher
lehnt Maßnahme ab
Ersteller der
Maßnahme
-
Vorgeschlagene Maßnahme
angenommen
Ersteller der
Maßnahme
-
Maßnahme abgearbeitet, zur
Prüfung vorgelegt
Maßnahme
Prüfer der Maßnahme
Prüfer der Maßnahme
Maßnahme in Prüfung wieder
geöffnet
MaßnahmenVerantwortlicher
Maßnahmen-Verantwortlicher
Element, an dem eine Maßnahme
hängt, wurde geändert
Ersteller
Prüfer
Verantwortlicher
-
Maßnahme geschlossen (vom
Prüfer)
Maßnahme
(Verantwortlicher des
Maßnahmenplans)
-
Maßnahme geschlossen,
Maßnahmenplan kann beendet
werden
MaßnahmenVerantwortlicher
Prüfer
MaßnahmenplanVerantwortlicher
-
Zeitraum Umsetzung überschritten
Verantwortlicher
Maßnahme
Verantwortlicher
Maßnahmenplan
-
Zeitraum Prüfung überschritten
Prüfer
-
Maßnahme "in Bearbeitung"
-
-
Verantwortlicher für Maßnahme
ändert sich
Neuer
Verantwortlicher
Neuer Verantwortlicher
Maßnahmen
Maßnahmenplan (MP)
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Zeitraum für Maßnahmenplan
überschritten
Verantwortlicher
Maßnahmenplan
Supervisor
-
Lead-Auditor
Ersteller Audit, CoAuditor
-
Kommentar anlegen
Ordnerverantwortlicher
-
Antwort auf Kommentar
Ersteller Kommentar
-
Element wird "Veröffentlicht"
Prüfer
Prüfer
Prüfung erfolgreich
Veröffentlicher
Freigenbende
Freigebende
Prüfung abgelehnt
Veröffentlicher
-
Freigabe erfolgreich
Veröffentlicher
Prüfer
Kenntnisnehmende
Kenntnisnehmende
Freigabe abgelehnt
Prüfer
Veröffentlicher
-
Eskalation Zeitraum überschritten
Nutzer, der die
Eskalation ausgelöst
hat
Kenntnisnahme
s. Freigabe
erfolgreich
s. Freigabe erfolgreich
Ablauf eingestelltes Prüfdatum
-
Audit
Enddatum Audit überschritten
Kommentare
Freigabe
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10 Administration
Abbildung 155: Als Administrator anmelden
Die Abbildung zeigt die Seite eines Unternehmens aus Administrator-Sicht. Ein Hinweis oben auf der
Seite erinnert den Nutzer daran.
Der Login erfolgt über den Zugang „admin“ sowie das erhaltene Passwort.
10.1 Rechte
Der Administrator kann keine Inhalte einfügen oder verändern. Die Bearbeitungsmöglichkeiten bestehen
lediglich aus dem Anlegen und verwalten von Benutzern.
Als Administrator können Variablen angelegt werden.
Der Administrator kann Freigabe- und Rechteeinstellungen ändern.
Der Administrator kann Zugriffsrechte im Audit-Management anpassen.
Der Administrator kann den Sicherungs-Export durchführen.
10.2 Einstellungen
Der Administrator kann die Kundendaten seiner Organisation ändern.
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Abbildung 156: Kundeninformationen
Als „abweichender technischer Ansprechpartner“ wird der mit dem Anwendersupport betreute Mitarbeiter
bezeichnet. Soll für den automatischen Supportprozess für Anwenderfragen ein anderer Mitarbeiter als
der Ansprechpartner zur Verfügung stehen, wird dieser Mitarbeiter hier eingetragen.
Um ein neues Logo im System zu hinterlegen, betätigen Sie bitte die Schaltfläche ganz unten auf der
Seite.
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10.3 Konfiguration
Im Bereich Konfiguration werden Systemeinstellungen angepasst. Dies sind zum Beispiel die Texte bei
Benachrichtigungen. In diesem Bereich sollte nur ein erfahrener Anwender tätig werden.
10.4 Statistiken
Dem „Admin“-Benutzer steht der zusätzliche Menüpunkt „Statistiken“ zur Verfügung. Über diesen lassen
sich detaillierte Angaben zur Nutzung von orgavision darstellen.
Abbildung 157: Statistiken
10.5 Nutzer Import
Mit Hilfe einer Excel-Tabelle können mehrere Nutzer auf einmal importiert werden. Der Nutzer-Importer
unterstützt gleichzeitig eine Rollen-Zuordnung sowie eine Nutzerrechte-Vergabe.
Der Nutzer-Import kann ausschließlich von einem als „Admin“ angemeldeten Benutzer durchgeführt
werden.
10.5.1
Import starten
Der Import-Prozess wird gestartet über Einstellungen – Nutzer importieren.
Abbildung 158: User Import starten
Für den Import wird eine Excel-Tabelle hochgeladen, die alle Nutzer sowie deren Daten enthält. Eine
Vorlage kann auf dieser Seite heruntergeladen werden. Diese ist bereits korrekt formatiert.
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Abbildung 159: Importer Tabelle
10.5.2
Ausfüllen der Importer-Tabelle
Tabellenblatt: Nutzer Abbildung 160: Excel Tabelle für Nutzer Import
ID: Es gelten alle Zeichen außer Sonder- und Leerzeichen sowie Umlaute. Jeder User hat eine eigene ID,
bei einem Folge-Import sollte diese nicht an einen anderen Nutzer übergeben werden. Tipp: Verwenden
Sie die ID nicht. Wenn Sie die ID verwenden, verwenden Sie fortlaufende Zahlen. Bitte beachten Sie den
wichtigen Hinweis am Ende des Kapitels.
Geschlecht: Geben Sie an: 0=männlich; 1=weiblich.
Stammdaten: Die Stammdaten des Nutzers
Login: Wenn das Feld nicht ausgefüllt wird, wird ein Login generiert und dem Nutzer als E-Mail gesendet.
Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist in diesem Fall obligatorisch.
Passwort: Wenn das Feld nicht ausgefüllt wird, wird ein Passwort generiert und dem Nutzer als E-Mail
gesendet. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist in diesem Fall obligatorisch.
E-Mail: Muss nur hinterlegt werden, wenn Login und Passwort nicht angegeben werden.
Sprache: Das Feld kann leer gelassen werden, wenn die Standard-Sprache des Nutzers deutsch sein
soll.
Startverzeichnis: Ein Startverzeichnis kann angegeben werden, wenn es nicht der Hauptordner sein soll.
Dazu wird die ID des Ordners aus der Adresszeile des Browsers herauskopiert und hier eingefügt. Bei der
ID handelt es sich um den Teil der URL hinter dem „=“.
Zielverzeichnis Elemente: Für alle zu importierenden User kann während des weiteren Vorgehens ein
Ordner bestimmt werden, in den die Nutzer importiert werden. In dieser Tabellenspalte kann ein davon
abweichender Wert angegeben werden. Dazu wird die ID des Ordners aus der Adresszeile des Browsers
herauskopiert und hier eingefügt. Bei der ID handelt es sich um den Teil der URL hinter dem „=“.
Zuordnung zu Rollen: Sie können Ihre neuen Nutzer mit vorhandenen Rollen verknüpfen oder gleichzeitig
mit dem Import neue Rollen erstellen und diese den neuen Nutzer zuordnen. Nutzen Sie zum Erstellen
neuer Rollen ebenfalls eine Excel- oder CSV-Datei oder das Blatt 2 aus der Vorlage. Verweisen Sie beim
Verknüpfen mit neuen Rollen auf die Rollen-ID aus der Tabelle. Beim Verknüpfen mit bestehenden Rollen
geben Sie die ID aus der Adresszeile Ihres Browsers ein. Bei der ID handelt es sich um den Teil der URL
hinter dem „=“. Sie können mehrere Rollen mit einem Nutzer verknüpfen, geben Sie dazu alle Rollen IDs
kommagetrennt und ohne Leerzeichen in dieses Feld ein.
Zuordnung zu Rechten: Weisen Sie die neuen Nutzer einer Rechte-Struktur zu. Diese importieren Sie
ebenfalls als Excel- oder CSV-Datei oder nutzen das Blatt 3 der Vorlage.
Deaktivieren: Soll ein User (auch ein vorhandener User) deaktiviert werden, wird hier ein „x“ eingetragen.
Tabellenblatt: Rollen
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ID: Geben Sie der Rolle eine eindeutige ID. Es gelten alle Zeichen außer Sonder- und Leerzeichen sowie
Umlaute. Die ID sollte einmalig an eine Rolle gegeben werden.
Name: Der Name der Rolle.
Beschreibung: Optional die Rollenbeschreibung wie beispielsweise eine Aufgabenübersicht.
Zielverzeichnis Elemente: Für alle zu importierenden Rollen kann während des weiteren Vorgehens ein
Ordner bestimmt werden, in den die Rollen importiert werden. In dieser Tabellenspalte kann ein davon
abweichender Wert angegeben werden. Dazu wird die ID des Ordners aus der Adresszeile des Browsers
herauskopiert und hier eingefügt. Bei der ID handelt es sich um den Teil der URL hinter dem „=“.
Tabellenblatt: Berechtigungen
Geben Sie für jedes Nutzer-Recht eine „0“ für „nein oder eine „1“ für „ja“ ein. Sie können die vorhandenen
Vorlagen verändern oder Spalte 4 und 5 für zusätzliche Konfigurationen verwenden. Verweisen Sie Ihre
Nutzer auf die Vorlagen 1 bis 5.
Standardmäßig sind die Einstellungen für Standard-User, Power User und Administor eingerichtet.
Diese können Sie an Ihre Vorgaben anpassen.
Beispiel: Excel-Tabelle für Nutzer-Import
Abbildung 160: Excel Tabelle für Nutzer Import
10.5.3
Hochladen der Tabelle
Laden Sie die ausgefüllte Tabelle hoch. Das Importieren ist optimiert für Tabellen im Format der Vorlage.
Haben Sie eine eigene Tabelle verwendet, haben Sie nun die Möglichkeit, überzählige Kopfzeilen ein/auszublenden.
Weiterhin geben Sie einen Zielordner für alle Nutzer und Rollen an, für die kein eigenes Zielverzeichnis
gewählt wurde.
10.5.4
Wichtige Hinweise und Best Practice
Es wird empfohlen, für den ersten Nutzer-Import die Tabellen-Vorlage von orgavision zu verwenden.
Diese ist perfekt für den Import formatiert.
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Vergeben Sie IDs nicht zweimal! Für alle Rollen und Nutzer, die Sie importieren, ist die hier angegebene
ID fest gespeichert. Auch wenn Sie diese in orgavision nicht sehen können, hängt die ID nun an dem
Nutzer. Verwenden Sie bei einem weiteren Import die gleiche ID, überschreiben Sie den Nutzer.
Wenn Sie keine ID verwenden, erfolgt die Nutzerzuordnung auf Basis des angegebenen Logins. Das
bedeutet, wenn Sie für einen späteren Import wieder einmal die gleiche ID oder den gleichen Login
verwenden, überschreiben Sie vorhandene Nutzer mit den gleichen Daten. Aus diesem Grund empfehlen
wir, Logins so eindeutig zu vergeben, dass eine doppelte Verwendung ausgeschlossen wird, zum Beispiel
maxmustermann1977.
Unsere Empfehlung für den User-Import:
Verwenden Sie den User-Import nur ein Mal.
Legen Sie weitere Nutzer direkt in der Anwendung an.
Vergeben Sie IDs, wenn Sie Nutzer hauptsächlich in einer externen Nutzerverwaltung bearbeiten und
mehrfach in orgavision aktualisieren möchten.
Vergeben Sie unverwechselbare Logins.
10.6 Benutzer als Administrator
Der Administrator kann einem Benutzer Administrationsrechte zuweisen. Dieser hat alle Rechte, die der
Administrator-Zugang hat. Einzige Ausnahme ist der Bereich „Einstellungen“, in dem die
Kundeninformationen verwaltet werden.
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11 Content-Pakete
Content-Pakete sind vorgefertigte Inhalte zu speziellen Themengebieten, die sich exportieren und
importieren lassen, um damit anderen Kunden und Partnern zur Verfügung gestellt zu werden.
Um ein Content-Paket bearbeiten oder importieren zu können, muss dem entsprechenden Nutzer das
Recht gegeben werden. Die Bearbeitung von Content-Paketen sollte nur erfahrenen Benutzern
vorbehalten bleiben. Deswegen ist dieses Recht im Standard deaktiviert.
Abbildung 161: Content-Pakete
11.1 Content-Pakete erstellen und exportieren
Content-Pakete können im Gegensatz zu allen anderen Elementen ausschließlich im Lese-Modus
erzeugt werden. Der Grund dafür besteht darin, dass ausschließlich veröffentliche Elemente in ein
Content-Paket exportiert werden. Weitere Einschränkungen bestehen in Ordnern, die Nutzer enthalten.
Diese können nicht in ein Content-Paket exportiert werden. Für den Export müsste in einem solchen Fall
der Nutzer zwischenzeitlich aus dem Ordner entfernt werden. Bitte achten Sie aber auf mögliche
Verweise zu weiteren Elementen. Ein Ordner, der in ein Content-Paket exportiert wird, darf keine
externen Referenzen aufweisen. Das bedeutet für Elemente innerhalb des Content-Paketes, dass sie
nicht auf Nutzer verweisen können. Der Verweis auf eine Rolle ohne Nutzerzuordnung ist möglich.
Einschränkungen:

Keine Verweise auf externe Elemente

Keine Verweise auf Nutzer

Nur veröffentlichte Elemente

Die Schaltfläche zum Erstellen von Content-Paketen befindet sich auf der rechten Bildschirmseite.
Seite 104 von 143
Abbildung 162: Content-Paket erzeugen
Diese Schaltfläche wird in dem Ordner betätigt, der mit seinen enthaltenen Elementen als Content-Paket
exportiert werden soll. Daraufhin öffnet sich eine Maske, in der die Details für das Content-Paket
bearbeitet werden.
Abbildung 163: Details eines Content-Paketes
Die Version eines neuen Paketes liegt im Standard bei 1.0. Als Copyright-Inhaber wird im Regelfall das
veröffentlichende Unternehmen genannt. Im Pflichtfeld „Preis“ wird der Kaufpreis für diese Version
eingetragen. Optional können noch eine Beschreibung sowie charakterisierende Schlagworte dem
Content-Paket hinzugefügt werden. Diese werden durch Kommata getrennt und erleichtern Interessenten
das Auffinden eines gewünschten Themenbereichs. Weiterhin müssen aus durch die orgavision GmbH
verwalteten Kategorien eine bis maximal drei Kategorien ausgewählt werden.
11.1.1
Verwaltung von Content-Paketen
Nach der Anlage oder bei Klick auf den Menüpunkt „Content-Pakete“ wird die Liste der erstellten ContentPakete angezeigt.
Seite 105 von 143
Abbildung 164: Content-Pakete verwalten
Erklärung der einzelnen Links:

Original-Ordner: Führt zum ursprünglichen Ordner. Dieser kann nach der Durchführung von
Änderungen inhaltlich vom Content-Paket abweichen.

Inhalt: Stift-Symbol: Bearbeitung der Paket-Eigenschaften, wie z.B. Preis.

Inhalt: Datei: Es können Anhänge zu einem Content-Paket hinzugefügt werden.

Inhalt: Paket-Symbol: Hier wird das Content-Paket geöffnet, um einen Preview festzulegen.

Inhalt: Inhalte ersetzen: Ist das Paket noch nicht freigegeben, können die Inhalte ersetzt
werden. Dabei wird das Paket durch den als Quelle hinterlegten Ordner überschrieben.

Inhalt: Änderbarkeit festlegen: Siehe Push Content-Pakete.

Aktion: Freigabe-Icon: Paket wird freigegeben.

Aktion: Papierkorb-Icon: Löschen.

Aktion: Freischaltcode erstellen: Erstellt einen Code zum Erwerb eines nicht-öffentlichen
Content-Pakets.

Aktion: Aktualisierung verteilen: Siehe Push-Content-Pakete

Aktion: Sperren: Das Content-Paket wird gesperrt.

Aktion: Folgeversion erstellen: Erstellt ein Update des Content-Pakets.
11.1.2
Einreichen und Veröffentlichen
Nach Klick auf Freigabe kann das Paket nicht mehr geändert werden. Die Einreichung kann jedoch
rückgängig gemacht werden.
Abbildung 165: Einreichen
Die Freigabe erfolgt direkt durch den Besitzer.
11.1.3
Folgeversionen
Von Content-Paketen können Folgeversionen erstellt werden. Das bedeutet, dass ein Content-Paket, das
bereits freigegeben wurde, mit neuen Inhalten aktualisiert wird.
Abbildung 166: Folgeversionen
Die Eigenschaften des Content-Pakets können beim Erstellen der Folgeversion aktualisiert werden.
Ebenso kann die Version manuell bearbeitet werden. Der Vorschlag ist 1.1.
Bei der Erstellung eines Folgepakets kann ein Update-Preis vergeben werden. Dieser gilt für Kunden, die
die Vor-Version im Einsatz haben. Der Update-Preis kann auch 0 sein, in diesem Fall ist das Update
kostenlos.
Seite 106 von 143
Der Update- wird direkt unter dem (Neu-)Preis eingegeben.
Abbildung 167: Content-Paket erweitern
Die bisherige, „alte“ Version ist anschließend immer noch im Status freigegeben, während die „neue“
Version noch nicht freigegeben ist. Nach der Freigabe der neuen Version wird die alte Version
automatisch gesperrt.
Zusätzlich dazu werden bei Freigabe einer Folgeversion alle Admin-Benutzer der bisherigen „Kunden“
des Content-Pakets per E-Mail informiert, dass eine aktualisierte Version vorliegt.
Abbildung 168: Versionen anzeigen
Die alten Versionen können über den Link „Veraltete Versionen anzeigen“ eingesehen werden.
Update-Preise über mehrere Versionen hinweg:
Generell wird der Preis für ein Update direkt unter dem Neu-Preis eingegeben. Dieser Preis gilt als
Update-Preis von der direkten Vorgängerversion auf die neue Version. Zusätzlich dazu kann der ContentErsteller die „schrittweisen“ Update-Preise für Vor-Versionen modifizieren. Das ist z.B. der Fall, wenn ein
Benutzer direkt von Version 1.0 auf Version 1.3 updatet. In diesem Fall wird in der mittleren Spalte der
Preis von 1.2 auf 1.3 und in der rechten Spalte der resultierende Update-Preis (inklusive Update von 1.0
auf 1.1 und 1.1. und 1.2) berechnet.
Seite 107 von 143
Abbildung 169: Update-Preise
11.1.4
Preview erstellen
Bevor ein Interessent ein Content-Paket kauft, wird er wissen wollen, was sich darin befindet. Um nicht
alle Inhalte preiszugeben, kann eine Vorschau erstellt werden. Der Content-Ersteller kann hier festlegen,
welche Inhalte kostenlos einsehbar sind.
Die Ansicht des Pakets erfolgt in der Liste der erstellten Content-Pakete.
Abbildung 170: Vorschau anzeigen
Die Schaltfläche „Preview festlegen“ legt im anschließenden Bildschirm fest, was angezeigt wird, wenn
der Preview eines Content-Pakets angezeigt wird.
Bei Klick des Buttons wird gespeichert, welche Ordner im Baum angezeigt sind. Nur offene Äste werden
dann beim Preview angezeigt. Geschlossene Äste können nicht geöffnet werden. Auch die
Filtereinstellungen werden gespeichert. D.h. wenn nur Texte angezeigt werden, werden im Preview auch
nur diese angezeigt.
Wurde der Preview festgelegt, kann er angezeigt werden. So kann getestet werden, ob der gewünschte
Zustand erreicht ist.
Abbildung 171: Preview testen
Der Preview kann auch nach Veröffentlichung des Pakets noch geändert werden.
11.1.5
Zusammenfassung: Öffentliches Content-Paket erstellen
Mit dieser Checkliste kommen Sie zu einem öffentlichen Content-Paket.
Seite 108 von 143
Content-Paket
erzeugen
Voraussetzung : In sich geschlossener
Ordner ohne Verweise nach außerhalb,
ohne Nutzer. Rollen und Variablen
werden unterstützt. Nur freigegebene
Elemente können in ein Content-Paket
exportiert werden.
Preview festlegen
Der Preview erleichtert Interessenten die
Kaufentscheidung.
Content-Paket
freigeben
Weitere Aktionen
Auch nachträglich können der Preview
sowie Eigenschaften des Content-Pakets
geändert werden.
11.2 Content-Pakete kaufen und importieren
Nach dem Kauf von Content-Paketen dürfen berechtigte Benutzer (siehe oben) Content-Pakete einsehen.
Abbildung 172: Verwaltung gekaufter Content-Pakete
Das Content-Paket kann nun angezeigt werden. Durch Klick auf den „Herunterladen“-Button wird das
Paket bereitgestellt. Der Status ändert sich auf „Heruntergeladen“. Nach dem Herunterladen kann das
Paket nun beliebig oft importiert werden.
11.2.1
Importieren
Gekaufte Pakete können beliebig oft importiert werden. Durch Klick auf den Importieren Button
wird der Import gestartet. Anschließend muss der zu importierende Ordner im vorhandenen Baum
platziert werden. Der gewählte Ordner wird blau hinterlegt.
Nach Klick auf „Weiter“ wird der Ordner importiert. Dabei wird angezeigt, ob im vorliegenden ContentPaket Rollen vorhanden sind:
Seite 109 von 143
Abbildung 173: Rollen im Content-Paket
Dies bedeutet, dass im Content-Paket Rollen mitgeliefert sind. Diese können nun neu angelegt werden
(Default-Einstellung) oder durch eine bereits vorhandene Rolle ersetzt werden. Die Rolle des ContentPakets wird folglich nicht importiert, sämtliche Verweise auf diese Rolle werden auf die vorhandene Rolle
gelegt.
Sollten im Content-Paket ferner Variablen verwendet worden sein, müssen diese nun

angelegt, oder

durch eine vorhandene Variable ersetzt werden.
Ein Fortsetzen des Prozesses ist auch ohne Ersetzen der Variablen möglich. Im referenzierten Text
erscheint dann „ungültige Variable“.
Abbildung 174: Variablen im Content-Paket
11.2.2
Versionen vergleichen
Hat ein Anwender bereits eine Version eines Content-Paketes und anschließend eine Update-Version
erworben, erscheint diese neue Version im Bereich „Content-Paket“. Hier kann nun mit Klick auf
verglichen werden, welche Features sich verändert haben.
Abbildung 175: Versionen vergleichen
Seite 110 von 143
Anschließend wird angezeigt, was sich verändert hat. Hierbei gelten folgende Symbole:
Symbol
Bedeutung
Element wurde verändert.
Element wurde neu hinzugefügt
Konflikt – Sowohl im importierten Paket, als auch im Update liegt eine Änderung vor
Konflikt in einem Textelement – die Veränderung kann nachverfolgt werden
Beispiel:
Abbildung 176: Beschriftung
11.3 Nicht öffentliche Content-Pakete
Ein Content-Paket kann als nicht-öffentlich markiert werden. Das bedeutet, dass es nicht auf der
Homepage von orgavision angezeigt wird.
Seite 111 von 143
Abbildung 177: Nicht öffentlich
Ein nicht-öffentliches Content-Paket wird nach der Freigabe mit einem Schloss angezeigt.
11.3.1
Vorteilscode
Durch Klick auf die Schaltfläche wird ein Freischaltcode erzeugt. Durch diese Aktion kann ein Partner das
vorliegende Paket für ausgewählte orgavision-Kunden freigeben:
Abbildung 178: Freischaltcode erzeugen
Abbildung 179: Freischaltcode erstellen
Die Liste aller erzeugten Freischaltcodes wird anschließend genau an der Stelle angezeigt, wo der
ursprüngliche Code erzeugt wurde, bzw. weitere erzeugt werden können.
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Abbildung 180: Freischaltcode anzeigen
11.3.2
Freischaltcode einlösen
In der Liste der importierten Content-Pakete wird nun ein weiterer Link angezeigt. Hier können
Freischaltcodes eingelöst werden.
Abbildung 181: Freischaltcode einlösen
Nach Klick auf den Button muss der generierte Code eingegeben werden. Anschließend wird das Paket,
nach der Akzeptierung der AGB, in der Liste der bereits gekauften Content-Pakete angezeigt.
11.3.3
Zusammenfassung: Nicht-öffentliche Content-Pakete
Diese Zusammenfassung zeigt die wichtigsten Schritte bei der Erstellung nicht-öffentlicher ContentPakete.
Content-Paket erstellen
Es gelten die gleichen
Voraussetzungen wie bei
öffentlichen Content-Paketen. Das
Content-Paket muss als „nichtöffentlich“ markiert werden.
Content-Paket freigeben
Freischaltcode erstellen
Freischaltcode an Kunden senden
Kunde importiert Content-Paket
Ggfs. Aktualisierungen verteilen oder
Folgeversionen erstellen
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11.4 Hinweise zu Content-Paketen
11.4.1
Kopierschutz
Elemente, die ursprünglich aus Content-Paketen stammen, unterliegen dem Kopierschutz. Sie können
innerhalb eines Systems nicht weiter kopiert werden.
11.4.2
Best Practice
Wenn Sie ein Content-Paket erstellen, das sich explizit an Kunden richtet, aber von Ihrem Unternehmen
nicht verwendet wird, empfiehlt sich die Rechteeinstellung „Nur Leseberechtigung“ für den Ordner des
Content-Pakets. Das verhindert, dass die dort angelegten Inhalte in den Suchtrefferanzeigen anderer
Mitarbeiter erscheinen. Sie können beispielsweise eine Rolle Content-Ersteller anlegen, die
Leseberechtigung auf diese Rolle übertragen und nur die an den Paketen Mitarbeitenden dieser Rolle
zuordnen.
11.4.3
Verkaufte Content-Pakete
Für Ersteller von Content-Paketen gibt es eine Liste der verkauften Content-Pakete sowie eine Übersicht
über die Käufer.
Abbildung 182: Verkaufte Content-Pakete
11.5 Push Content-Pakete
Inhalte Ihrer orgavision-Umgebung lassen sich als Content-Pakete definieren. Auf diese Weise können
sie anderen orgavision-Kunden zur Verfügung gestellt werden. Kunden, die eines Ihrer Content-Pakete
importiert haben, werden über Aktualisierungen informiert und haben dann die Möglichkeit, die neue
Version zu importieren.
Push Content-Pakete werden beim Kunden automatisch eingespielt. Wird ein Content-Paket bei der
Erstellung als Push Content-Paket gekennzeichnet, werden Kunden, die sich dieses Paket importieren,
explizit darauf hingewiesen. Erfolgt ein Update eines Push Content-Pakets, wird das Update automatisch
beim Kunden eingespielt und freigegeben. Push Content-Pakete sind anders als herkömmliche ContentPakete schreibgeschützt, einzelne Inhalte können aber als überschreibbar markiert werden.
Standardmäßig können sie also vom Kunden nicht bearbeitet werden.
Push Content-Pakete haben den Zweck, Inhalte in weit verzweigten Unternehmen, die mehrere
orgavision-Umgebungen verwenden, zentral zu verwalten.
Push Content-Paket erstellen
Es gelten die gleichen
Bedingungen wie bei anderen
Content-Paketen. Push ContentPakete sind automatisch „nicht
öffentlich“, die Option muss vom
Anwender nicht zusätzlich
aktiviert werden.
Änderbarkeit festlegen
Sollen einzelne Elemente durch
den Kunden bearbeitet werden
dürfen, werden sie hier
ausgewählt.
Content-Paket freigeben
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Freischaltcode erstellen
Anschließend den Code an den
Kunden übermitteln, dieser
importiert das Content-Paket.
Ggfs. Aktualisierungen erstellen
Hinweis: Wird ein schreibgeschütztes Element eines Push-CPs komplett an eine andere Stelle in
orgavision kopiert, so kann die Kopie nicht verändert werden!
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12 Technik
Das Produkt orgavision ist eine Webbasierte Anwendung, die mit einem Browser bedient wird. Empfohlen
werden die Browser Mozilla Firefox ab Version 3.x und Google Chrome. Unterstützt werden außerdem
der Internet Explorer 7, Opera ab Version 9.5 und Safari ab Version 3.0, sowie Mozilla Firefox Version
2.x. Die Anwendung lässt sich außerdem mit dem Internet Explorer 6.0 bedienen. Um orgavision
komfortabel nutzen zu können sollten Sie eine Auflösung von mindestens 1280x1024 auf Ihrem
Bildschirm eingestellt haben.
12.1 Sicherheit und Datenschutz
Wir wissen, wie wichtig das Thema „Sicherheit“ für unsere Kunden ist. Deshalb hat Sicherheit für uns
oberste Priorität. Folgende Merkmale bietet das Produkt orgavision hinsichtlich Sicherheit und
Datenschutz für Sie:
Sicherheit der Daten:
Das System, in dem sich die Server von orgavision befinden, ist ausfallsicher.
Weiterhin werden alle hochgeladenen Dateien von einem Virenscanner auf Viren geprüft. Sie können also
bedenkenlos heruntergeladen werden.
Authentifizierung und Verschlüsselung:
Ausschließlich mit der gültigen Kombination aus Benutzernamen und Kennwort ist ein Zugang zu
orgavision möglich. Zudem wird die gesamte Datenkommunikation mithilfe von Secure Sockets Layer
(SSL) verschlüsselt.
Verschlüsselte Kommunikation:
orgavision verwendet die aktuellste Verschlüsselungstechnologie, einschließlich 128-Bit-SSLVerschlüsselung und 1024-Bit-RSA-Public-Keys. Die gesamte Datenkommunikation zu und von einem
Benutzerrechner wird mithilfe von SSL verschlüsselt.
Kennwortschutz:
Kennwörter werden bei Benutzerregistrierungs-Vorgängen oder Anmeldung niemals in Klartext, sondern
stets verschlüsselt übermittelt. Ihr Benutzerkennwort wird mithilfe eines genormten, asymmetrischen
Codierschlüssels verschlüsselt.
Automatische Abmeldung:
Nach längerer Inaktivität wird der Nutzer vom System abgemeldet, um zu verhindern, dass sich
Unbefugte über einen unbeaufsichtigten Rechner Zugang verschaffen.
Weitere Informationen zum Thema Sicherheit Ihrer Daten auf der orgavision Plattform finden Sie unter
www.orgavision.com.
12.2 Verwendung von JavaScript
Um für die Nutzung des Produktes orgavision einen hohen Bedienkomfort zu gewährleisten, kann auf
eine Verwendung von JavaScript nicht verzichtet werden. Sie sollten daher zunächst JavaScript
aktivieren, bevor Sie orgavision starten. Im Regelfall stimmen die Voreinstellungen Ihres Browsers
bereits, Einstelllungen müssen also nur beim Auftreten von Problemen vorgenommen werden.
Je nach Browser funktioniert das folgendermaßen:
Mozilla Firefox: Über das Menü Extras > Einstellungen öffnen Sie den Dialog „Einstellungen“. Oben
wählen Sie die Seite „Inhalt“ aus und aktivieren dort die Checkbox „JavaScript aktivieren“.
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Internet Explorer: Über das Menü Extras > Internetoptionen öffnen Sie den Dialog „Internetoptionen“. Dort
klicken Sie auf dem Reiter Sicherheit den Button „Stufe anpassen“. In dem nun geöffneten Dialog
„Sicherheitseinstellungen“ aktivieren sie unter dem Punkt „Scripting“ die Optionen „Active Scripting“ und
„Scripting von Java-Applets“.
Safari: Über das Menü Bearbeiten > Einstellungen öffnen Sie den Dialog „Einstellungen“. Oben wählen
Sie die Seite „Sicherheit“ aus, dort aktivieren Sie die Checkbox „JavaScript aktivieren“.
Opera: Über das Menü Extras > Einstellungen öffnen Sie den Dialog „Einstellungen“. Oben wählen Sie
den Reiter Erweitert und auf der linken Seite den Menüpunkt Inhalte. Dort aktivieren Sie die Checkbox
„JavaScript aktivieren“.
12.3 PlugIn für den Internet Explorer
Bei der Verwendung des Internet Explorers muss vor der Bearbeitung von Abläufen und Organigrammen
ein Plugin installiert werden, das die Darstellung dieser Elemente ermöglicht. Ihr Browser wird Sie an der
entsprechenden Stelle dazu auffordern. Das Renesis SVG Plugin kann bedenkenlos heruntergeladen und
installiert werden.
12.4 Java-Applet für den Datei-Upload
Um das Hochladen von Dateien in orgavision so komfortabel wie möglich zu gestalten, kann optional ein
Java-Applet genutzt werden. Dieses Applet wird standardmäßig verwendet und der Browser weist Sie als
Nutzer bei der ersten Verwendung automatisch darauf hin. Dies ist zum Beispiel bei der Bearbeitung von
Texten der Fall. Das Applet kann nicht verwendet werden, wenn die Sicherheitseinstellungen Ihres
Browsers dies verbieten. Sollte dies der Fall sein und Sie möchten die Einstellungen ändern, um das
Applet zu verwenden, so können sie das je nach Browser auf folgende Weise tun:
Mozilla Firefox: Über das Menü unter Extras > Einstellungen öffnen Sie den Dialog „Einstellungen“. Oben
wählen Sie die Seite „Inhalt“ und dort die Checkbox „Java aktivieren“
klicken Sie auf dem Reiter Sicherheit den Button „Stufe anpassen“. In dem nun geöffneten Dialog
„Sicherheitseinstellungen“ aktivieren Sie unter dem Punkt „Scripting“ die Optionen „Active Scripting“ und
„Scripting von Java-Applets“.
Sie die Seite „Sicherheit“ aus, dort aktivieren Sie die Checkbox „Java aktivieren“.
den Reiter Erweitert und auf der linken Seite den Menüpunkt Inhalte. Dort aktivieren Sie die Checkbox
„Java aktivieren“.
12.5 Cookies
In Ihrem Browser muss die Verwendung von Cookies aktiviert sein, um mit orgavision arbeiten zu können.
Folgen Sie dazu bitte den hier dargelegten Hinweisen oder lesen Sie die Dokumentation Ihres Browsers.
Im Regelfall stimmen die Voreinstellungen Ihres Browsers bereits, Einstelllungen müssen also nur beim
Auftreten von Problemen vorgenommen werden.
Mozilla Firefox: Über das Menü unter Extras > Einstellungen öffnen Sie den Dialog „Einstellungen“. Oben
wählen Sie das Register Datenschutz aus und setzen ein Häkchen in der Checkbox „Cookies aktivieren“.
passen Sie in dem Register „Datenschutz“ die Sicherheitsstufe an. In der Regel reicht eine mittelhohe
Sicherheitseinstellung für die Arbeit mit orgavision.
Sie die Seite „Sicherheit“ aus, dort aktivieren Sie die Checkbox „Cookies akzeptieren“ – „Immer“ oder „Nur
von Websites, die ich besuche“.
den Reiter Erweitert und auf der linken Seite den Menüpunkt Cookies. Dort aktivieren Sie die Checkbox
„JavaScript Cookies annehmen“ oder „Nur Cookies der besuchten Seite annehmen“.
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12.6 Einbindung in andere Anwendungen
Die URL zu einer beliebigen orgavision-Seite, beispielsweise zu einem Ablauf, kann aus der Adresszeile
des Browser kopiert und in eine andere Anwendung eingebunden werden. Dazu gibt es verschiedene
Möglichkeiten der Darstellung.
12.6.1
Fullscreen
An jede URL kann ein Parameter „&setFullScreen=true“ angehängt werden. Damit kann ein direkter Link
auf ein Element versendet oder in eine andere Applikation eingebunden werden, ohne dass der
Navigationsbaum oder die Logos oben angezeigt werden.
Abbildung 183: Fullscreen
Der Vollbildmodus wird durch das Aufklappen der Baumansicht und anschließend durch die
„Vollbildmodus verlassen“-Schaltfläche beendet (s. Kapitel 1.3).
12.6.2
Lese-Modus und Bearbeiten-Modus
Durch setzen zusätzlicher Anhänge in die URL kann der Lese- oder der Bearbeiten-Modus voreingestellt
werden.
Lese-Modus: &mode=read
Bearbeiten-Modus: &mode=edit
12.6.3
Benutzername/Passwort
Um von einer externen Anwendung über einen Link auf orgavision zugreifen zu können, muss der
Anwender seine Nutzerdaten angeben. Es ist aber auch möglich, diese bereits in den Link einzufügen:
username=[gewünschter Benutzername]
password=[dessen Passwort]
12.7 Hilfe
orgavision bietet Ihnen Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen und einen technischen Support
für das Produkt. Beides erreichen Sie aus der Anwendung heraus über das Hilfe-Icon, welches Sie in der
rechten oberen Ecke der Anwendung neben dem Logout finden:
Abbildung 184: Hilfe in orgavision
Online-Hilfe: Über die Online-Hilfe erreichen Sie eine netHelp-Version unseres Handbuchs.
Seite 118 von 143
Handbuch: Das ausführliches Handbuch liegt zum Herunterladen im PDF-Format für Sie bereit.
FAQ: Häufig gestellte Fragen finden Sie hier über eine Stichwortsuche.
Supportanfrage stellen: Bei Fehlern, die Sie in der Anwendung bemerken, nehmen Sie bitte Kontakt zu
unserem Support auf.
Ablauf einer Supportanfrage: Sie stellen eine Supportanfrage ein. Diese wird dann auf den Status „In
Bearbeitung durch den Hauptanwender“ gesetzt und steht nun Ihrem Administrator zu Verfügung. Dieser
entscheidet, ob es sich um eine Schulungsbedarf oder um Fehlersupport handelt.
Der Administrator kann „im Fehlerfalle“ diese Supportanfrage in den Status „in Bearbeitung durch
orgavision Support setzen. Dadurch geht eine automtische E-Mail an den Support und wird von dort aus
weiterbearbeitet.
Offene Supportanfragen: Eine Übersicht über Ihre noch offenen Tickets.
Guided Tour: Ein Link zu videoanimierten Übersichten über die Einsatzmöglichkeiten von orgavision.
12.8 Backup (Sicherungs-Export)
Zur Sicherung aller Ihrer Daten einschließlich der hochgeladenen Dateien steht Ihnen eine ExportFunktion zur Verfügung. Alle Inhalte werden als ZIP-Datei exportiert.
Abbildung 185: Backup-Export
Seite 119 von 143
13 Best Practice
In diesem Kapitel geben wir Tipps und Tricks aus der Praxis. Die hier vorgestellten Anwendungsfälle sind
Beispiele, die Sie übernehmen und nach Ihren Wünschen und Anforderungen anpassen können. Bitte
beachten Sie, dass dieses Kapitel auf keinen Fall als Anweisung zu verstehen ist. Jede Organisation
funktioniert anders. Wenn Sie weitere Anregungen haben, freuen wir uns über eine Mitteilung.
13.1 Ordnerstruktur
Mit orgavision lassen sich die Strukturen Ihres Unternehmens hervorragend erfassen. So bietet es sich
an, einen Ihrer Ordner zur Darstellung des Teams zu verwenden. Der Teamordner enthält dann weitere
Unterordner mit Ihren jeweiligen Abteilungen, also beispielsweise Geschäftsführung, Vertrieb, Support,
Verwaltung. In den Teamordner wird ein Firmenorganigramm eingefügt. Diesem werden Rollen
zugewiesen, damit auch Änderungen Ihrer Unternehmensstruktur sofort angezeigt werden. Die einzelnen
Abteilungen erhalten ebenfalls Organigramme – natürlich nur, wenn die Abteilungsgröße das zulässt.
Abteilungsorganigramme werden auch über Rollen angelegt. Alternativ können Sie den Organigrammen
aber auch Nutzer zuweisen. Dadurch erhalten die Organigramme eine persönlichere Note, aber der
Pflegeaufwand erhöht sich. Ein Abteilungsorganigramm lässt sich auch in ein Gesamtorganigramm
einfügen. Wie das funktioniert, wird in Kapitel 3.5 erklärt.
Zusätzlich zu den Organigrammen bietet es sich an, Ihre Mitarbeiter in dem Teamordner zu sammeln. Ob
Sie dafür alle Mitarbeiter in einen Ordner verschieben oder die Mitarbeiter auf die Abteilungsordner
zuweisen, bleibt Ihrem persönlichen Geschmack vorbehalten. Ihre Entscheidung hat keine Auswirkungen
auf das System.
Eine ähnliche Entscheidung treffen Sie, wenn Sie Ihre Abläufe dokumentieren möchten. Auch hier bleibt
es Ihnen frei zu überlegen, ob Sie diese in einem zentralen Ordner zusammenfassen oder denjenigen
Abteilungen zuweisen, die für die Abläufe verantwortlich sind. Diese zweite Vorgehensweise hat den
Vorteil, dass bereits durch die Struktur ersichtlich ist, wer der Prozessverantwortliche ist. Allerdings
bedeutet es für neue Mitarbeiter, dass diese möglicherweise erst einmal suchen müssen, wenn sie sich in
dem Aufbau Ihres Unternehmens noch nicht so gut auskennen. Unser Tipp aus der Praxis, der sich
hierbei bewährt hat, ist die Zuweisung der Abläufe zu den Abteilungen sowie das Anlegen eines zentralen
Ordners mit allen Abläufen. Um diese aber nun nicht doppelt pflegen zu müssen, arbeiten Sie mit Links.
Sammeln Sie also beispielweise alle Ihre Prozesse in einem Abläufe-Ordner. In den Abteilungsordnern
fügen Sie Links ein, die zu Ihren Abläufen führen. So vermeiden Sie eine Verdopplung des
Pflegeaufwands und stellen Ihre Daten für alle Ihre Mitarbeiter leicht auffindbar zur Verfügung.
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Abbildung 186: Ordnerstruktur Beispiel
Mit Links lässt sich auch dahingehend gut arbeiten, dass Sie gleiche Inhalte in verschiedenen Ordnern
platzieren können. Beispielsweise gibt es bereits ein Mitarbeiterhandbuch, in dem sich wichtige
Informationen über Ihr Unternehmen befinden sowie Regeln und Leitfäden für die Arbeit. Wenn Sie sich
nun dafür entschließen, ein Qualitätsmanagement-System einzuführen, um Ihr Unternehmen
dahingehend zertifizieren zu lassen, brauchen Sie das Rad nicht neu zu erfinden. Da viele Inhalte bereits
in Ihrem Mitarbeiterhandbuch vorliegen, können Sie schnell und einfach Links dorthin setzen.
Dieses Kapitel abschließend, möchten wir Ihnen ein Beispiel für eine übersichtliche Ordnerstruktur
präsentieren:
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Abbildung 187: Beispiel einer Ordnerstruktur
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13.2 Erste Arbeitsschritte mit orgavision
In diesem Abschnitt wird behandelt, wie Ihre ersten Arbeitsschritte mit orgavision aussehen könnten.
Möglicherweise interessieren Sie sich für die Plattform und fragen sich, wieviel Aufwand nun auf Sie
zukommt, oder aber Sie haben sich bereits dafür entschieden, orgavision zur Verbesserung Ihres
Unternehmens einzusetzen, noch sitzen Sie aber vor einer leeren Seite und fragen sich nun, wie Sie
beginnen sollen.
Eine von uns angelegte Grundstruktur sowie einen Einrichtungsassistenten finden Sie, sobald Sie sich
zum ersten Mal in orgavision anmelden. Denken Sie daran, alle nicht benötigten Elemente zu löschen,
bevor Sie das System für alle Anwender freigeben.
13.2.1
Anmeldung mit Passwort-Änderung
Passwörter dürfen nur den einzelnen Nutzern bekannt sein, um eine dokumentenechte Dokumentation
gewährleisten zu können.
Aus diesem Grund wird, wenn Mitarbeiter in das Programm per Import oder durch einen Nutzer angelegt
werden, die Einstellung „Muss Passwort ändern“ gesetzt (Haken beim Nutzer). Meldet sich der Mitarbeiter
nun das erste Mal im Programm an, muss er sein Login im Nutzernamen und sein ihm genanntes
Passwort eingeben. Danach öffnet sich eine neue Maske. Hier geben Sie ein neues Passwort ein,
wiederholen Sie dieses und klicken dann auf Speichern.
Abbildung 188: Einen neues Passwort einrichten
Nach Speichern sind Sie im Programm. Merken sie sich das neue Passwort, dieses wird für zukünftige
Logins verwendet.
Hinweis: Haben Sie Ihr Passwort vergessen, klicken Sie auf „Passwort vergessen“. Sie erhalten eine EMail mit einem neuen Passwort. Diese Funktion ist NUR möglich, wenn in Ihren Nutzerdaten eine E-Mail
Adresse eingegeben wurde und die Funktion „Erhält Systemmails“ aktiviert ist.
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13.2.2
Mitarbeiter aufnehmen
In einem ersten Schritt sollten Sie, nachdem Sie sich selbst einen Zugang angelegt haben, Zugänge für
Ihre Mitarbeiter zur Verfügung stellen: ACCOUNT ANLEGEN. Vorher sollten Sie einen Ordner anlegen, in
dem Sie die Nutzer des Systems sammeln.
Achten Sie bei der Erstellung eines neuen Zugangs auf die Rechtevergabe. In der dargestellten
Abbildung sehen Sie unseren Vorschlag:
Abbildung 189: Einen neuen Zugang einrichten
Nur Leseberechtigung
Setzen Sie eine Markierung in diesem Auswahlkästchen, kann der Nutzer nicht zum BEARBEITEN-MODUS
wechseln. Damit wird seine aktive Mitarbeit auf diesem System ausgeschlossen. Diese Auswahl
empfehlen wir daher nur für die Erstellung von Zugängen für unternehmensexterne Nutzer oder wenn
sonstige Gründe gegen eine Bearbeitungsmöglichkeit sprechen. Denken Sie daran, dass Sie, obwohl ein
Nutzer ein generelles Bearbeitungsrecht hat, auch einzelne Ordner vor SCHREIBZUGRIFF schützen können.
Wie das geht, erfahren Sie in Kapitel RECHTE.
Darf eigene Daten ändern
Dieses Recht kann zusätzlich vergeben werden, wenn der Nutzer eigentlich keine Rechte hat, andere
Nutzer zu bearbeiten. Damit er zumindest seine eigenen Daten ändern kann, muss die Checkbox markiert
sein. Ob Sie in Ihrer Organisation grundsätzlich den Zugriff auf andere Nutzer erlauben oder nicht, sollte
firmenintern entschieden werden.
Darf Konfiguration bearbeiten
In der Konfiguration werden Systemeinstellungen getroffen, die unter Umständen Auswirkungen auf das
gesamte System haben, wie beispielsweise auf die Kommunikation durch System-E-Mails. Von daher
sollte die Bearbeitung der Konfiguration in der Verantwortung von wenigen erfahrenen Nutzern bleiben.
Darf Variablen bearbeiten
Aus unserer Erfahrung gibt es für Mitglieder, denen Bearbeitungsrechte gegeben wurden, keinen Grund,
dass sie die Variablen nicht bearbeiten können sollten. Die Anwendung lebt von Verweisen und
Variablen, deswegen kann im Allgemeinen diese Checkbox gesetzt sein.
Darf eigenes Passwort ändern
Wir empfehlen grundsätzlich, den Nutzern eines Systems die Verantwortung für ihren eigenen Zugang zu
übertragen. Aus diesem Grund sollten Ihre Mitarbeiter auch über die Möglichkeit verfügen, ihr Passwort
nach Belieben zu ändern. Die Kontrolle über ein Passwort einer anderen Person auf einen Administrator
zu übertragen, kann sinnvoll sein, wenn Sie einen Zugang nur kurz freigeben möchten.
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Muss Passwort ändern
Beim Anlegen eines neuen Zugangs setzen Sie dieses Auswahlhäkchen, sofern Sie möchten, dass der
Nutzer beim ersten Login sein Passwort ändert. Richten Sie einen neuen Account ein, dann können Sie
das Feld Passwort auslassen. Beim Versuch des Nutzers, sich anzumelden, wird ihn das System
auffordern, seinen Benutzernamen sowie seine E-Mail-Adresse einzugeben. Der Nutzer erhält daraufhin
einen Link, über den er das System erreicht. Nun muss er ein Passwort eingeben, mit dem er weiterhin
Zugriff zu orgavision hat.
Erhält Systemmails
Systemmails werden unter anderem im Freigabeprozess versendet. Wurde ein Element freigegeben,
erhält der Nutzer, der die Freigabe angefordert hat, eine Bestätigung. Wir empfehlen den Empfang von
Systemmails, da Sie so auf dem Laufenden bleiben über die Vorgänge auf orgavision.
Darf Papierkorb öffnen
Ob Sie diese Funktion für die Nutzer Ihres Systems freigeben möchten oder nicht, hängt ein wenig von
dem Umgang mit Daten in Ihrer Organisation ab. Oftmals gibt es einen Grund, warum eine Datei gelöscht
wurde, so dass es Ihnen möglicherweise lieber ist, den Zugriff auf entfernte Elemente zu beschränken.
Content-Pakete
Content-Pakete sollten ausschließlich von erfahrenen Benutzern erstellt und gekauft werden. Lesen Sie
hierzu bitte im Kapitel 11 Content-Pakete.
Maßnahmen, Maßnahmenpläne und Audits
Maßnahmen und Audits richten sich in erster Linie an leitende Funktionen. Mitarbeiter, die mit der
Bearbeitung von Maßnahmen betraut werden, benötigen natürlich die Zugriffsrechte. Diese sollten
allerdings individuell vergeben werden, da der Umgang mit Maßnahmen und Audits einer kurzen
separaten Schulung bedarf.
13.2.3
Rollen einrichten
Nachdem Sie Ihrem System einige Nutzer hinzugefügt haben, sollten Sie ein Konzept erstellen, mit
welchen ROLLEN Sie die Struktur Ihres Unternehmens am geeignetsten darstellen können.
Typische Rollen in einem kleineren Betrieb sind:

Leitung (Geschäftsleitung, Abteilungsleitung etc.)
 Mitarbeiter (des Stabs, einer Abteilung, extern, unabhängig etc.)
Dabei sollte jedes Aufgabengebiet in einer Rolle wiedergefunden werden. Wenn es jemanden gibt, der
Öffentlichkeitsarbeit betreibt, beispielsweise durch das Erstellen und Versenden von Newslettern, dann
sollte diese Rolle auch angelegt werden. Genauso in dem Fall, dass ein Mitarbeiter für das Lesen von
eingehenden Bewerbungen zuständig ist oder ein Mitarbeiter sich mit unternehmensrechtlichen Fragen
auseinandersetzt. Aus den wichtigsten Aufgabenbereichen lassen sich Rollen erstellen. Dabei wird die
Regel sein, dass ein Mitarbeiter mehreren Rollen zugewiesen ist, da er ja auch verschiedene Tätigkeiten
durchführt. Besonders in kleineren Unternehmen werden die Geschäftleitung und die Personalabteilung in
Personalunion durchgeführt, ebenso wird unter Umständen die Mitarbeit im Sekretariat und die
Buchhaltung einer Person zugeordnet. Trotzdem bietet es sich an, diese Rollen auszudifferenzieren.
Denn wenn in einem guten Geschäftsjahr Ihre Firma weiter wächst, werden vielleicht bald auch die
Aufgabenbereiche auf verschiedene Personen verteilt.
Genauso kann es nötig sein und ist je nach Fall gewünscht, einer Rolle mehrere Nutzer zuzuweisen. Wir
denken in diesem Fall an einen Qualitätszirkel. Hier könnte Mitarbeiter A die Rolle Sprecher
Qualitätsteam innehaben und Mitarbeiter B, C, und D Mitglieder Qualitätsteam.
Wir empfehlen dringend die Verwendung von Rollen innerhalb der Elemente von orgavision. Zwar wird
sich die Pflege der Rollenzuweisungen nicht vermeiden lassen, allerdings ist das um ein Vielfaches
schneller und nicht annähernd so fehleranfällig, wie wenn Sie alle Inhalte Ihres Systems manuell nach
veränderten Verantwortlichkeiten durchsuchen. Nehmen Sie sich die Zeit am Anfang, diese Investition
wird sich schon bald auszahlen.
13.2.4
Elemente hinzufügen
Sie haben jetzt Nutzer zu Ihrem System hinzugefügt und diese den verschiedenen Rollen zugewiesen.
Nun beginnen Sie mit der Erstellung von Inhalten. Ob Sie bereits ein klares Bild einer Struktur vor Augen
haben oder ob Sie das System erst einmal wachsen lassen möchten, spielt mit orgavision keine Rolle, da
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Sie die Inhalte auch später noch frei verschieben können. Bereits angelegte Links zwischen Elementen
bleiben bei einer nachträglichen Bearbeitung bestehen.
13.3 Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen
Sie haben orgavision bereits an Ihr Unternehmen angepasst, und Sie und Ihre Mitarbeiter nutzen das
System regelmäßig, um Wissen auszutauschen und Daten zur Verfügung zu stellen. Ihre Mitarbeiter sind
Rollen zugeordnet. Anhand der Rollen werden die Aufgabenbereiche beschrieben, für die die Nutzer des
Systems zuständig sind. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Schritte zusammengefasst, die mit
dem Hinzufügen eines neuen Nutzers verbunden sind.
Wenn Sie einen neuen Nutzer in die Anwendung aufnehmen, müssen Sie als erstes entscheiden, welche
grundlegenden Rechte Sie ihm übertragen wollen.
Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt haben. Dieser soll, neben
anderen Tätigkeiten, für die Buchhaltung verantwortlich sein. Sie als bisheriger Inhaber dieser Funktion
wollen sich auf andere Tätigkeiten konzentrieren. Also rufen Sie die Rolle Buchhaltung auf. Wenn Sie
nicht mehr genau wissen, in welchem Ordner Sie diese Rolle abgelegt haben, können Sie einfach die
Suchfunktion nutzen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, über Ihren persönlichen Bereich in das
Register Verwendung zu gelangen. Dort wird die Rolle genannt sein.
Wechseln Sie nun in den Bearbeiten-Modus und bearbeiten Sie die Eigenschaften der Rolle. Sie
entfernen Ihren eigenen Namen aus der rechten Liste und fügen aus der linken Liste den Namen des neu
angelegten Nutzers hinzu. Wird dieser nicht in der Liste genannt, lassen Sie sich über die Filterfunktion
alle Nutzer der Anwendung anzeigen. Nun noch die Änderungen speichern und schon ist die Übertragung
der Verantwortung in allen im System hinterlegten Elementen abgeschlossen.
13.4 Maßnahmen, Maßnahmenpläne und Audits
Maßnahmen sind Aufgaben innerhalb von orgavision, die Maßnahmenplänen zugeordnet werden. Ein
Maßnahmenplan ist vergleichbar mit einer Kampagne oder einem Arbeitspaket, beispielsweise zum
Anlegen oder zur Erweiterung eines Inhaltsbereichs in orgavision. Maßnahmen und Maßnahmenpläne
können dabei für sich stehen oder in Zusammenhang mit einem Audit bearbeitet werden. Ein Audit prüft
nach frei wählbaren Kriterien, die im Normalfall aus einem Regelwerk abgeleitet werden, einen Bereich in
orgavision.
13.4.1
Maßnahmen und Maßnahmenpläne
Beim Erstellen einer Maßnahme muss entsprechend des Anlasses ein Typ ausgewählt werden:
Verbesserung
Korrekturmaßnahme
Hinweis auf unkritischen Fehler:
Hinweis auf kritischen Fehler
Hinweis auf systematischen Fehler
Vorbeugungsmaßnahme
In der Praxis kann sich das folgendermaßen darstellen:
Ein Mitarbeiter erkennt, dass eine Ablaufdarstellung einen Prozess nicht vollständig beschreibt. Er
hinterlegt einen Kommentar und sendet einen entsprechenden Hinweis an den QM-Beauftragten.
Der QM-Beauftragte erstellt eine Maßnahme zu dem Element. Die Maßnahme ordnet er einem
Maßnahmenplan zu. Da noch kein Maßnahmenplan existiert, erstellt der QM-Beauftragte nun einen.
Seite 126 von 143
Abbildung 190: Maßnahmenplan aus Maßnahme erstellen
Für den Maßnahmenplan formuliert der QM-Beauftragte eine aussagekräftige Beschreibung und fügt
einen Verantwortlichen und einen Supervisor hinzu.
Verantwortlicher: Der Verantwortliche für einen Maßnahmenplan ist nicht automatisch die Person, die die
Maßnahmen auch durchzuführen hat. In der Regel ist der Verantwortliche eines Maßnahmenplans ein
Geschäftsleiter, Abteilungsleiter oder Projektverantwortlicher.
Supervisor: Der Supervisor ist dafür verantwortlich, Ergebnisse auf ihre Vollständigkeit zu überprüfen und
Meilensteine auf Einhaltung zu kontrollieren. Normalerweise ist der Supervisor ein Mitglied der
Geschäftsleitung oder der QM-Beauftragte als Stabsstelle.
In dem Beispiel in unten stehender Abbildung ist der Maßnahmenplan-Verantwortliche der
Geschäftsleiter, der Supervisor ist der QM-Beauftragte.
Abbildung 191: Maßnahmenplan erzeugen
Nach dem Anlegen eines Maßnahmenplans wird nun eine Maßnahme erstellt. Sie muss möglichst
konkret beschrieben sein, damit der Verantwortliche für die Maßnahme genau weiß, was zu erledigen ist.
Weiterhin muss, falls ein Prüfer für die Maßnahme ausgewählt wurde, dieser auch einen Rahmen zur
Verfügung haben, nach dem er prüfen kann.
Hinweis: Verantwortlicher und Prüfer der Maßnahme müssen nicht identisch sein mit dem
Verantwortlichen und Supervisor des Maßnahmenplans.
Seite 127 von 143
Abbildung 192: Maßnahme erstellen
Die Maßnahme wird nun „angelegt“ oder „vorgeschlagen“. In diesem Beispiel gehen wir den Weg des
„Vorschlagens“, um auch diesen Prozessschritt kennen zu lernen.
Da in der hier angelegten Maßnahme Frau Ast als Verantwortliche eingetragen ist, ist es ihre Aufgabe, die
Maßnahme anzunehmen oder abzulehnen.
Abbildung 193: Maßnahme annehmen
Die Schaltfläche „Keine Änderung“ dient zur Hinterlegung eines Stempels im Protokoll, dieser wird in der
Änderungshistorie angezeigt und weist in diesem Fall nur darauf hin, dass die Maßnahme zwar
betrachtet, weitere Änderungen aber nicht hinzugefügt wurden.
Frau Ast nimmt die Maßnahme nun an, wodurch diese sich in ihrem Status von „vorgeschlagen“ auf
„angenommen“ ändert. Im weiteren Verlauf ihrer Arbeit hat sie nun die Möglichkeit, die Bearbeitung der
Maßnahme abzuschließen. Nach wie vor kann sie die Maßnahme auch noch ablehnen, das trägt dem
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Umstand Rechnung, dass die Maßnahme auch direkt angelegt worden sein kann, ohne vorgeschlagen
worden zu sein.
Abbildung 194: Maßnahme bearbeiten
Befindet sich die Umsetzung noch in Arbeit, wählt Frau Ast nun den Status „bearbeiten“. Durch einen
Hinweis in der Änderungshistorie signalisiert sie damit, dass sie mit der Arbeit zwar bereits begonnen hat,
der Abschluss der Maßnahme aber noch nicht erreicht wurde.
Abbildung 195: Staus in Bearbeitung
Der Status „Keine Änderung“ weist darauf hin, dass Frau Ast mit der Aufgabe noch nicht begonnen hat.
Befindet sich die Maßnahme nun im Status „in Bearbeitung“, kann Frau Ast die Maßnahme nicht mehr
ablehnen. Außer dem bekannten Hinweis „Keine Änderung“ kann nur noch das Beenden der Maßnahme
gewählt werden.
Abbildung 196: Bearbeitung beenden
Dazu muss ein Ergebnis aus der Liste ausgewählt werden. Umgesetzt meint in diesem Fall das
erfolgreiche Abarbeiten der Aufgabe. Duplikat weist darauf hin, dass die Aufgabe an anderer Stelle
Seite 129 von 143
bereits vorliegt oder vorlag. Nicht korrekt signalisiert, dass die Maßnahmenbeschreibung unzutreffend ist,
weswegen die Maßnahme nicht umgesetzt wurde.
Spätestens zum Beenden der Bearbeitung muss, sofern eine Prüfung eingerichtet wurde, ein
Prüfungsdatum angegeben werden. Der Prüfer bekommt nun die Aufgabe, das Ergebnis des
Verantwortlichen zu prüfen. Der Prüfer, also in unserem Beispiel der Qualitätsbeauftragte, kann nun die
Maßnahme schließen oder wiedereröffnen. Entspricht das Ergebnis der Maßnahme den Anforderungen,
kann sie abgeschlossen werden. Im anderen Fall muss sie wieder geöffnet werden, sie wird dann dem
Verantwortlichen erneut zur Bearbeitung vorgelegt.
Sind alle Maßnahmen eines Maßnahmenplanes erledigt, kann der Maßnahmenplan abgeschlossen
werden.
13.4.2
Audit
In einem Audit werden ausgewählte Merkmale nach definierten Kriterien überprüft. Audits können intern
und extern stattfinden. Ein Audit findet stets unter der Leitung eines Auditors und stets in Anwesenheit
des Verantwortlichen des zu auditierenden Bereiches statt. Die Kriterien, nach denen das Audit bewertet
wird, stehen im Vorfeld allen Beteiligten zur Verfügung.
Ein Audit orientiert sich zusätzlich zu festgelegten Kriterien an einem Auditleitfaden, der in Form eines
Dialogs zwischen dem Auditor und dem Verantwortlichen für den Untersuchungsbereich verläuft. Nähere
Auskünfte zum Ablauf und Regelwerk eines Audits kann dieser Leitfaden nicht geben. Hier wird nur die
Auditfunktionalität innerhalb des Systems von orgavision dargestellt.
Die folgende Abbildung zeigt die Maske zum Erstellen eines Audits:
Die Auditfunktionalität von orgavision fokussiert die in orgavision abgelegten Inhalte.
Untersuchungsgegenstand ist damit also entweder ein (Sub-) System, also ein Bereich innerhalb der
Dokumentation bzw. das gesamte System, oder ein oder mehrere Prozesse, also die Frage nach der
Richtig- und Vollständigkeit der Abläufe.
Für unser in diesem Kapitel beschriebenen Beispiel verwenden wir als Untersuchungsinhalt die Auswahl
„Systemaudit“.
Als Anlass wird der Einfachheit halber das „Voraudit“ verwendet. Die unterschiedlichen Auditanlässe
dienen nur der Dokumentation und haben keinen Einfluss auf die Funktionalität.
Als Themenbereich wählen wir das „Qualitätsmanagement“.
Seite 130 von 143
Mit Regelwerk ist der Standard des QM-Systems oder des Audits gemeint (z.B. EFQM, ISO 9001 etc.). In
unserem Beispiel füllen wir dieses Feld nicht aus.
Als Lead-Auditor wählen wir den Qualitätsmanager Quinn Arnheim aus der orgavision-Datenbank. Im
Falle eines externen Auditors kann dieser hier manuell hinzugefügt werden. Es muss mindestens ein
Lead-Auditor benannt sein.
Nach dem Anlegen des Audits wird der Kriterienkatalog bearbeitet. Bitte beachten Sie, dass Sie die
Spalten des Katalogs manuell anpassen können. Um erneut Einsicht in die Kopfdaten zu bekommen,
klicken Sie auf den weißen Balken im oberen Bereich des Audits. In unserem Beispiel stellt sich das wie
folgt dar:
Abbildung 199: Kriterienkatalog
Das Audit kann jederzeit zwischengespeichert werden, um den Kriterienkatalog zu einem anderen
Zeitpunkt zu vervollständigen. Sind alle Kriterien beschrieben, wird das Audit gestartet. Es ist zwar
technisch weiterhin möglich, die Kriterien zu bearbeiten oder weitere Kriterien hinzuzufügen, aber wir
raten davon ab, da dies den Gedanken einer transparenten Vorgehensweise beeinträchtigen könnte.
Da wir nun die beschriebenen Kriterien auf ihre Umsetzung in orgavision überprüfen möchten, wechseln
wir zur Prüfansicht. Die orgavision-Inhalte werden nun im unteren Bereich des Bildschirms angezeigt. Wir
navigieren zum Ordner Handbuch.
Seite 131 von 143
Abbildung 200: Prüfansicht
Nach einer Prüfung des Handbuchs, die sich normalerweise aus mehreren Teilen (wie der Durchsicht der
vorhandenen Inhalte, Gespräch mit Verantwortlichem) zusammensetzt, wird der Auditor zu einem
Ergebnis kommen, das in der Spalte „Kategorie Feststellung“ ausgewählt wird. Über die Schaltfläche
„Verknüpfen“ lässt sich ein Kriterium mit dem aktuell angezeigten Element verknüpfen.
Anhand der drei beispielhaften Kriterien haben wir eine Prüfung vorgenommen:
Abbildung 201: Prüfung der Kriterien
Nach dem Verlassen der Prüfansicht können Maßnahmen an einzelne Kriterien angehängt werden. Es
können entweder Verknüpfungen zu bestehenden Maßnahmen gezogen werden oder neue Maßnahmen
angelegt werden. Bitte beachten Sie, dass Maßnahmen immer zu Maßnahmenplänen gehören müssen.
Existiert noch kein Maßnahmenplan, würde es sich anbieten, einen Maßnahmenplan mit dem Titel des
entsprechenden Audits zu erstellen.
Seite 132 von 143
Abbildung 202: Mit Maßnahmen verknüpfen
Die festgestellten Abweichung können, müssen aber nicht, in Maßnahmen festgehalten werden. Ist das
Audit mit Maßnahmen verknüpft, kann es beendet werden, ohne dass die Maßnahmen abgearbeitet sind.
Denn ein Audit beschränkt sich nur auf den Prozess der Untersuchung.
Abbildung 203: Mit einem Audit verknüpfte Maßnahme
Nach dem Beenden eines Audits wird ein Ergebnisbericht verfasst. Er enthält in kurzen Sätzen
zusammenfassend alle relevanten Ergebnisse der Untersuchung.
Seite 133 von 143
Abbildung 204: Audit beenden und Ergebnisbericht
Das Audit wird mit allen Feststellungen sowie dem Ergebnisbericht im System gespeichert. Zur
Verknüpfung mit weiteren Maßnahmen kann es wieder geöffnet werden, eine Bearbeitung der Kriterien ist
allerdings nicht mehr möglich.
Abbildung 205: Abschlussseite mit allen Daten im Überblick
13.5 Umgang mit hochgeladenen Dateien
13.5.1
Dateien hochladen
Es ist in orgavision möglich, Dateien hochzuladen und auf dem Server „abzulegen“. Hierfür gibt es die
Funktion „Neue Datei hochladen“
Seite 134 von 143
Hierdurch wird eine Datei vom lokalen Rechner auf den orgavision-Server hochgeladen und kann von
jedem Nutzer wieder heruntergeladen und beliebig geändert werden – die Original-Datei in orgavision
bleibt hierdurch unverändert.
Sinnvoll nutzbar ist diese Funktion für:
Formblätter, Formulare, etc, die am PC durch den Mitarbeiter ausgefüllt werden (z.B. Urlaubsantrag in
WORD, Patientenaufnahmebogen als PDF)
Protokolle, welche in WORD geschrieben wurden und für alle Mitarbeiter in orgavision zugänglich
gemacht (und zur Kenntnis genommen) werden sollen
Werden Verfahrensanweisungen oder Prozessbeschreibung als Datei hochgeladen, so muss jeder
Mitarbeiter diese herunterladen und öffnen, bevor er den Inhalt des Elements einsehen kann – dies kostet
Zeit
13.5.2
Versionierung
Alle hochgeladenen Dateien erhalten in orgavision eine Versionsnummer, einsehbar unter
„Version/Freigabe“.
Abbildung 206: Versionierung
Damit die Version in orgavision einer ausgedruckten Version zugeordnet werden kann, sollte eine
Fußzeile mit dem Änderungsdatum der Version vorhanden sein:
13.5.3
Checkin / Checkout
Wenn Sie die neue Datei erstellen, so haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, ob der „Checkout möglich“
sein soll:
Seite 135 von 143
Abbildung 207: Checkout möglich
Dies hat folgende Konsequenz:
Checkout möglich
Checkout nicht möglich
Dokument kann auf Status „Checked out“
gesetzt werden (Ampel rot, z.B. wenn neue
Version erstellt werden soll)
Dokument kann überschrieben werden
Folgeversion des Elements kann nicht erstellt
werden
Anwendung bei Dokumenten, bei denen es
eine Folgeversion geben kann, z.B.
Formulare, Formblätter, Musterverträge usw.
Anwendung bei Dokumenten, bei denen es keine
Folgeversion geben kann, z.B. Protokolle,
Begehungsberichte usw.
13.5.4
Vorgehensweise bei einem Formular
In diesem Beispiel erläutern wir Ihnen das Vorgehen am Beispiel eines Formulars für die
Kostenübernahme in der ambulanten Pflege:
Es handelt sich um ein Dokument, bei dem eine Folgeversion möglich ist, deswegen setzen wir das
Häckchen beim Erstellen auf „Checkout möglich“:
Anschließend wird das Element veröffentlicht.
Nach einiger Zeit stellen wir fest, dass das Formular um einen Block „Kontaktdaten des Betreuers“
ergänzt werden sollte.
Durch Klick auf „Checkout“
passiert folgendes:
Wir werden aufgefordert, dass Dokument herunterzuladen bzw. zu öffnen
Der Status wechselt auf
Dieser Hinweis ist auch
für Nutzer im Lese-Modus sichtbar – hier ist die Ampel jedoch immer noch grün.
Die Ampel wechselt auf
Die Symbole „Checkin“ und „Undo Checkout“
werden angezeigt. Mit „Undo Checkout“
können Sie diesen rückgängig machen.
Wir können das Dokument nun überarbeiten und die neue Version auf unserem Rechner speichern –
Datumsänderung in der Fußzeile inklusive.
Per „Checkin“
können wir die neue Version von unserem Rechner hochladen. Es erscheint ein
Auswahlmenü, mit dem wir die Datei auf unserem Rechner auswählen können.
Seite 136 von 143
Nach dem Hochladen wechselt der Status auf
und die Datei kann anschließend
veröffentlicht werden.
Nach Durchlaufen des Freigabeprozesses ist nun eine neue Version für alle Nutzer vorhanden.
Alternative:
Haben Sie die Folgeversion schon vollständig geändert auf Ihrem Rechner, so können Sie diese mit der
Funktion „Überschreiben“
direkt hochladen – ohne die aktuell gültige Version vorher
herunterzuladen. Anschließend können Sie das neue Element direkt veröffentlichen.
13.5.5
Schnellübersicht der Funktionen
„Checkout möglich“bietet sich an bei Dokumenten, die zu einem späteren Zeitpunkt möglicherweise
überarbeitet werden müssen (Vorlagen, Formulare).
„Checkout nicht möglich“ beschränkt sich auf Dokumente, die archiviert werden und nie wieder zur
Bearbeitung anstehen (Protokolle, sonstige Dateien).
Checkout
Das Dokument wird heruntergeladen, die Ampel wechselt auf ROT und der Status
zu „Checked Out“
Undo Checkout
Der Checkout wird rückgängig gemacht und die Ampel wechselt wieder auf GRÜN
Checkin
Hiermit kann eine Folgeversion nach dem Checkout hochgeladen werden
Überschreiben
Das Element kann ohne vorheriges Herunterladen durch eine Folgeversion ersetzt
werden
13.6 Arbeiten mit Tabellen
Der Texteditor, der Ihnen in Textelementen, Abläufen und Checklisten zur Verfügung steht, unterstützt
das Arbeiten mit Tabellen. In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen einige Tipps geben.
Leere Zeilen erstellen: Bevor Sie eine Tabelle einfügen, erstellen Sie drei Leerzeilen. Möglicherweise
kennen Sie diese Vorgehensweise von Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen.
Manchmal fällt es schwer, vor oder hinter eine erstellte Tabelle noch weitere Inhalte einzufügen. Um
dieses Problem zu vermeiden, fügen Sie die Leerzeilen schon gleich am Anfang ein.
Haben Sie das Erstellen von leeren Zeilen vergessen und können im Editor keine Zeilen mehr unterhalb
oder oberhalb der Tabelle einfügen, können Sie in den HTML-Editor wechseln.
Seite 137 von 143
Um im HTML-Editor eine Zeile oberhalb der Tabelle einzufügen, suchen Sie die Zeile, die mit „<table“
beginnt und fügen Sie oberhalb eine Zeile mit „<p> </p>“ ein.
Um im HTML-Editor eine Zeile unterhalb der Tabelle einzufügen, suchen Sie die Zeile, die mit „</table“
beginnt und fügen Sie unterhalb eine Zeile mit „<p> </p>“ ein.
Erstellen Sie die Tabelle in der Zeile zwischen den Leerzeilen.
Abbildung 209: Tabelle erstellen
In dem nun folgenden Dialogfenster fügen Sie die gewünschte Anzahl an Spalten und Zeilen ein. Die
vorausgewählten Werte für Abstände und Rahmen entsprechen unseren Empfehlungen, Sie können sie
aber selbstverständlich ändern.
Abbildung 210: Tabelleneigenschaften
Haben Sie die Standardwerte übernommen, sieht Ihre Tabelle nun aus wie auf dem folgenden
Screenshot.
Abbildung 211: Standard-Tabelle
Befüllen Sie die Tabellenfelder nun mit Inhalten. Zum Navigieren zwischen den Feldern verwenden Sie
die Maus oder die Pfeiltasten.
Seite 138 von 143
Abbildung 212: Erstellte Tabelle
Um eine Formatierung entsprechend dem obigen Beispiel mit einer fettgedruckten Überschrift zu
erreichen, markieren Sie mit der Maus die oberste Zeile von links nach rechts oder umgekehrt. Wählen
Sie anschließend die Textformatierung „B“.
Verändern der Tabelleneigenschaften: Wollen Sie weitere Spalten oder Zeilen einfügen oder löschen oder
andere Einstellungen für den Rahmen vorgeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld in der
Tabelle. Klicken Sie beispielsweise auf „Feld 4“ und fügen Sie eine neue „Zeile unterhalb“ ein.
Sie können über dieses Tabellenmenü auch weitere Eigenschaften für einzelne Zellen, Zeilen oder die
gesamte Tabelle definieren.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zweite Zeile.
Klicken Sie „“Zeile“ - Eigenschaften der Zeile“
Abbildung 213: Eigenschaften der Zeile
Klicken Sie auf das Register „Erweitert“
Abbildung 214: Register "Erweitert"
Wählen Sie eine Hintergrundfarbe und bestätigen Sie mit „Übernehmen“
Seite 139 von 143
Wählen Sie nun „Gerade Zeilen verändern“
Abbildung 215: Ungerade Zeilen verändern
Klicken Sie auf „Aktualisieren“. Ihre Tabelle sollte nun aussehen wie auf unten stehendem Screenshot.
Abbildung 216: Veränderte Tabelle
Möchten Sie die Tabelle in ihren Ausmaßen verändern, klicken Sie auf einen der Rahmenpunkte und
ziehen Sie den Punkt nach rechts oder nach unten.
Abbildung 217: Vergrößerte Tabelle
Dieses Handbuch liegt sowohl als PDF zum Herunterladen als auch als Hilfefunktion der Anwendung vor.
Da wir stets den neuesten Stand anbieten möchten, empfehlen wir dem Leser das Herunterladen der
aktuellen Version sowie das Arbeiten direkt am Bildschirm. Aus diesem Grund haben wir uns dafür
entschieden, auf Seitenverweise innerhalb des Dokumentes zu verzichten und stattdessen Hyperlinks
anzubieten, die Sie bei Bedarf direkt zu dem gewünschten Abschnitt bringen. Die Verwendung von
Hyperlinks in einem PDF-Dokument ist abhängig von der Software des Benutzers. Deswegen bieten wir
an den wichtigsten Stellen zusätzlich noch den Titel des Abschnitts sowie seine numerische Einordnung.
Wir hoffen, dass Sie dieses Handbuch im Umgang mit orgavision unterstützt. Wenn Sie hier die
benötigten Informationen nicht finden sollten, probieren Sie bitte auch unsere FAQ-Suche.
Viel Spaß und Erfolg mit unserem Produkt wünscht Ihnen Ihr orgavision Team!
Seite 140 von 143
13.7 Verwaltung von Content-Paketen
Nach der Anlage oder bei Klick auf den Menüpunkt „Content-Pakete“ wird die Liste der erstellten ContentPakete angezeigt.
Abbildung 157: Content-Pakete verwalten
Erklärung der einzelnen Links:

Original-Ordner: Führt zum ursprünglichen Ordner. Dieser kann nach der Durchführung
von Änderungen inhaltlich vom Content-Paket abweichen.

Inhalt: Stift-Symbol: Bearbeitung der Paket-Eigenschaften, wie z.B. Preis.

Inhalt: Datei: Es können Anhänge zu einem Content-Paket hinzugefügt werden.

Inhalt: Paket-Symbol: Hier wird das Content-Paket geöffnet, um einen Preview
festzulegen.

Inhalt: Inhalte ersetzen: Ist das Paket noch nicht freigegeben, können die Inhalte ersetzt
werden. Dabei wird das Paket durch den als Quelle hinterlegten Ordner überschrieben.

Inhalt: Änderbarkeit festlegen: Siehe Push Content-Pakete.

Aktion: Freigabe-Icon: Paket wird freigegeben.

Aktion: Papierkorb-Icon: Löschen.

Aktion: Freischaltcode erstellen: Erstellt einen Code zum Erwerb eines nicht-öffentlichen
Content-Pakets.

Aktion: Aktualisierung verteilen: Siehe Push-Content-Pakete

Aktion: Sperren: Das Content-Paket wird gesperrt.

Aktion: Folgeversion erstellen: Erstellt ein Update des Content-Pakets.
Seite 141 von 143
13.7.1
Folgeversionen
Von Content-Paketen können Folgeversionen erstellt werden. Das bedeutet, dass ein Content-Paket, das
bereits freigegeben wurde, mit neuen Inhalten aktualisiert wird.
Abbildung 159: Folgeversionen
Die Eigenschaften des Content-Pakets können beim Erstellen der Folgeversion aktualisiert werden.
Ebenso kann die Version manuell bearbeitet werden. Der Vorschlag ist zum Beispiel die Version 1.1.
Bei der Erstellung eines Folgepakets kann ein Update-Preis vergeben werden. Dieser gilt für Kunden, die
die Vor-Version im Einsatz haben. Der Update-Preis kann auch 0 sein, in diesem Fall ist das Update
kostenlos.
Der Update- wird direkt unter dem (Neu-)Preis eingegeben.
Abbildung 160: Content-Paket erweitern
Die bisherige, „alte“ Version ist anschließend immer noch im Status freigegeben, während die „neue“
Version noch nicht freigegeben ist. Nach der Freigabe der neuen Version wird die alte Version
automatisch gesperrt.
Zusätzlich dazu werden bei Freigabe einer Folgeversion alle Admin-Benutzer der bisherigen „Kunden“
des Content-Pakets per E-Mail informiert, dass eine aktualisierte Version vorliegt.
Abbildung 161: Versionen anzeigen
Die alten Versionen können über den Link „Veraltete Versionen anzeigen“ eingesehen werden.
Update-Preise über mehrere Versionen hinweg:
Generell wird der Preis für ein Update direkt unter dem Neu-Preis eingegeben. Dieser Preis gilt als
Update-Preis von der direkten Vorgängerversion auf die neue Version. Zusätzlich dazu kann der ContentErsteller die „schrittweisen“ Update-Preise für Vor-Versionen modifizieren. Das ist z.B. der Fall, wenn ein
Benutzer direkt von Version 1.0 auf Version 1.3 updatet. In diesem Fall wird in der mittleren Spalte der
Preis von 1.2 auf 1.3 und in der rechten Spalte der resultierende Update-Preis (inklusive Update von 1.0
auf 1.1 und 1.1. und 1.2) berechnet.
Seite 142 von 143
Abbildung 162: Update-Preise

Seite 143 von 143

Das Handbuch

Transcription

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