Abacus AbaShop Version 2003
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Abacus AbaShop Version 2003
ABACUS AbaShop Version 2003 Ein Produkt der Abacus Research AG, CH-9302 Kronbühl-St. Gallen AbaShop Einleitung Einleitung Mit der ABACUS Auftragsbearbeitung und dem AbaWorX stehen zwei umfangreiche ABACUS ProgrammModule zur Auftragsabwicklung zur Verfügung. Als Ergänzung stellen wir mit der AbaShop-Anbindung, welche ein Teil der ABACUS E-Business-Suite darstellt, eine komplette Schnittstelle für einen elektronischen AbaShop auf dem Inter- oder Intranet zur Verfügung. Die Funktionen gehen von der Publikation der im System erfassten Produkte mit Bildern und Preisen, dem Rückfluss der Bestellungen und Shopper-Adressen ins ABACUS bis zur Weiterverarbeitung derselben. Der AbaShop ergänzt die ABACUS Produkte-Palette um einen kostengünstigen, nahtlos integrierten Shop, welcher über die AbacusCity-Plattform (www.abacuscity.ch) zugreifbar gemacht werden kann. Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, den AbaShop optimal einzusetzen. Die Beschreibungen gelten, wo nicht anders vermerkt, sowohl für die Auftragsbearbeitung als auch AbaWorX. Seite I-1 AbaShop Impressum Impressum Copyright ABACUS Research AG Programmautor Pascal Hemmer Dokumentation Christian Bischoff Layout/Tool Roberto Rocca Hinweis Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation darf in keiner Form ohne Genehmigung von ABACUS Research AG kopiert werden. Alle Angaben in diesem Handbuch wurden mit grösster Sorgfalt erarbeitet und getestet. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschliessen. ABACUS kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgend eine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. ABACUS Research AG Seite II-1 AbaShop Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis ABASHOP...................................................... 1-1 Übersicht......................................................................1-1 Shop publizieren.........................................................1-4 Bestellungen abholen ................................................1-6 Bestellungen bearbeiten............................................1-8 Hilfe zu Bestellstatus................................................ 1-15 Verarbeitung vorbereiten........................................ 1-17 Bestellungen verarbeiten ........................................ 1-19 Bestellungen ablehnen ........................................... 1-21 E-Mail senden........................................................... 1-24 Bestellungen mit Adressmutationen..................... 1-25 Archiv/Verarbeitete Bestellungen........................... 1-28 Adressänderungen .................................................. 1-30 E-Business-Konfiguration ....................................... 1-32 Administration ......................................................... 1-33 Konfiguration Allgemein ........................................ 1-34 Konfiguration Shop - Publikation .......................... 1-39 Konfiguration Shop - Zahlungsarten/Prozesse..... 1-41 Konfiguration Shop - Shopper............................... 1-48 Spezial/Toolkit .......................................................... 1-52 Vorschau ................................................................... 1-56 Lasche "Shop" im Debitorenstamm...................... 1-57 Seite III-1 AbaShop AbaShop Übersicht Voraussetzungen AbaShop Übersicht Voraussetzungen Achtung: Das Modul Adressverwaltung wird für die Verwendung des neuen AbaShop zwingend vorausgesetzt. Windows NT 4.0 Workstation Version 2001: CD 01.03.2002 Patch 29.06.2002 Version 2002: CD 31.05.2002 Patch 30.06.2002 Windows 2000 und Windows XP Workstations Version 2001: CD 01.03.2002 Patch 30.07.2002 Version 2002: CD 31.05.2002 Patch 31.07.2002 Version 2003: CD 30.11.2002 Seite 1-1 AbaShop AbaShop Übersicht Einschränkungen Einschränkungen Nach der Installation des neuen AbaShop (separate Installation bei Version 2001 und 2002), kann pro Mandant nur noch für eine Applikation ein Shop eröffnet werden. Es kann nur noch entweder aus der Auftragsbearbeitung oder aus dem AbaWorX einen Shop eröffnet werden. Seite 1-2 AbaShop AbaShop Übersicht Programmteile Programmteile Programm 561 AbaShop Der Betrieb des AbaShop wird über das Programm 561 der Auftragsbearbeitung bzw. des AbaWorX abgewickelt und ist von der Konfiguration getrennt. Programm 563 EBPP Zur Zeit steht dieser Programmteil noch nicht zur Verfügung. Programm 569 E-Business Konfiguration Die Konfiguration der gesamten ABACUS E-BusinessSuite (AbaShop und EBPP) kann über das Programm 569 abgewickelt werden. Seite 1-3 AbaShop AbaShop Shop publizieren Shop publizieren Bild 1-1: Publikation Möglichkeiten ♦ Produkt- Adress- und Fremdwährungsdaten können getrennt von einander publiziert werden. Ändern Sie z. B. die Fremdwährungskurse selten oder Ihr Shop unterstützt keine Fremdwährungen, müssen diese auch nicht jedes Mal publiziert werden. Durch Setzen der einzelnen Flags können Sie die Zeit für die Publikation erheblich verkürzen. ♦ Es werden nur Bilder von aktiven Produkten (Flag in Produktestamm) publiziert. Seite 1-4 AbaShop AbaShop Shop publizieren ♦ Bei der ersten Publikation nach der Eröffnung des Shop müssen alle Daten publiziert werden. Bei allen folgenden Publikationen werden standardmässig nur die geänderten Datensätze publiziert. ♦ Wenn bei der nächsten Publikation alle Datensätze publiziert werden sollen, können Sie im Programm 569 (E-Business Konfiguration) unter "Einstellungen/Konfiguration" in der Lasche "Publikation" den entsprechenden Flag setzen. Dieser Flag wird nach der Publikation wieder automatisch zurückgestellt. ♦ Nachdem Sie einen Backup zurückgeladen haben, müssen Sie unbedingt eine solche Vollpublikation durchführen. Ansonsten sind die Daten nicht mehr synchron. Seite 1-5 AbaShop AbaShop Bestellungen abholen Abholen Bestellungen abholen Abholen Bild 1-2: Bestellungen abholen Möglichkeiten "Jetzt abholen" Bestellungen können manuell über diesen Button abgeholt werden. "automatisch abholen alle XX Minuten" Um die Bestellungen in einem bestimmten Rhythmus automatisch abzuholen, geben Sie eine Intervalldauer an und aktivieren Sie den Flag "automatisch abholen alle". Dazu muss der AbaShop auf einer Arbeitsstation perma- Seite 1-6 AbaShop AbaShop Bestellungen abholen Abholen nent geöffnet sein. Seite 1-7 AbaShop AbaShop Bestellungen bearbeiten Adresse Bestellungen bearbeiten Adresse Bild 1-3: Adresse bearbeiten Möglichkeiten ♦ Bei neuen Kunden muss die Adresse zuerst bearbeitet werden. Oberhalb des Button "Kundenadresse bearbeiten" wird in diesem Fall der Hinweis "Muss bearbeitet werden (Neu)", angezeigt. Seite 1-8 AbaShop AbaShop Bestellungen bearbeiten Adresse ♦ Eine Bestellung eines neuen Kunden kann nicht verarbeitet werden, solange die Adresse nicht übernommen wurde. Dasselbe gilt für die Liefer- und die Rechnungsadresse. Seite 1-9 AbaShop AbaShop Bestellungen bearbeiten Adresse bearbeiten Adresse bearbeiten Bild 1-4: Adresse bearbeiten Möglichkeiten ♦ Mit dem "Adress-Bearbeitungs-Assistent" kann ein neuer Adress- und Kunden-Datensatz angelegt oder eine Adresse mit einem bestehenden Adress- und Kundendatensatz verbunden werden. ♦ Zur Bearbeitung der Adresse erscheint der "AdressBearbeitungs-Assistent". Eine bestehende Adresse für einen neuen Kunden kann nach "Kurzname", "Nachname" und "Adressnummer" gesucht werden. Seite 1-10 AbaShop AbaShop Bestellungen bearbeiten Adresse bearbeiten ♦ Wird eine entsprechende Adresse gefunden, kann die Adresse aus der Adressverwaltung zur Verknüpfung mit dem Shopper verwendet werden. Wichtig Suchen Sie immer zuerst in den vorhandenen Adressen, um Adress-Dubletten zu vermeiden! Seite 1-11 AbaShop AbaShop Bestellungen bearbeiten Adresse bearbeiten (Schritt 1) Adresse bearbeiten (Schritt 1) Bild 1-5: Adresse bearbeiten Möglichkeiten ♦ Existiert noch keine entsprechende Adresse, kann die vom Shopper auf dem Shop erfasste Adresse übernommen werden. ♦ Am Ende des Assistenten wird die Adresse automatisch eröffnet und wird so direkt in die Adressverwaltung übernommen. Gleichzeitig wird der Kunde auch im Kundenstamm erfasst. (AbaWorx ab V. 2003) Seite 1-12 AbaShop AbaShop Bestellungen bearbeiten Adresse bearbeiten (Schritt 2) Adresse bearbeiten (Schritt 2) Bild 1-6: Adresse bearbeiten Möglichkeiten ♦ Im Schritt 2 kann eine allfällige Kontaktperson erfasst oder eine auf einer Adresse vorhandene Kontaktperson ausgewählt werden. Seite 1-13 AbaShop AbaShop Bestellungen bearbeiten Adresse bearbeiten (Schritt 3) Adresse bearbeiten (Schritt 3) Bild 1-7: Adresse bearbeiten Möglichkeiten ♦ Vor dem Fertigstellen kann die Adresse noch mutiert, bzw. allfällige Fehler können direkt im Assistenten korrigiert werden. Seite 1-14 AbaShop AbaShop Hilfe zu Bestellstatus Hilfe zu Bestellstatus Bild 1-8: Kontextmenu Bestellstatus Möglichkeiten ♦ Die Aktionen welche pro Bestellung ausgeführt werden können, sind auch über das Kontextmenu (rechte Maustaste) auf der entsprechenden Bestellung zugreifbar. ♦ Über das Kontextmenu können Sie auch eine Hilfe zu den Bestellstatus-Symbolen aufrufen. Siehe Abbildung 1-9. Seite 1-15 AbaShop AbaShop Hilfe zu Bestellstatus Bild 1-9: Seite 1-16 Hilfe zu den Dokumenten-Status Symbolen AbaShop AbaShop Verarbeitung vorbereiten Verarbeitung vorbereiten Schnittstellen Damit die Bestellungen in AbaWorX oder in die Auftragsbearbeitung übergeben werden können, müssen die Schnittstellen auf jedem Arbeitsplatz, auf welchem Bestellungen verarbeiten werden möchten, über das Menu "Extras" mit dem Befehl "ABACUS Schnittstellen registrieren", registriert werden. Bild 1-10: Bestellungen verarbeiten Seite 1-17 AbaShop AbaShop Verarbeitung vorbereiten Möglichkeiten ♦ Nach der Übernahme der Adresse kann die Bestellung nun verarbeitet und in einen Auftrag bzw. eine Offerte umgewandelt werden Seite 1-18 AbaShop AbaShop Bestellungen verarbeiten Bestellungen verarbeiten Bild 1-11: Bestellung verarbeiten Möglichkeiten ♦ Es werden nicht mehr automatisch alle Bestellungen auf einmal verarbeitet. Es können einzelne Bestellungen verarbeitet werden. ♦ Mit <CTRL> + Maustaste lassen sich mehrere Bestellungen gleichzeitig markieren und verarbeiten. ♦ Mit <CTRL>+<A> lassen sich auch alle Bestellungen für die Verarbeitung markieren. Seite 1-19 AbaShop AbaShop Bestellungen verarbeiten ♦ Sind mehrere Bestellungen markiert, kann immer verarbeitet werden. Sollte es darunter Bestellungen von Neukunden haben, werden diese nicht verarbeitet und bleiben in dieser Anzeige bestehen. Alle Bestellungen, welche nicht manuell bearbeitet werden müssen, werden so verarbeitet. Zurück bleiben lediglich Bestellungen, welche vor der Verarbeitung noch einer Bearbeitung bedürfen. (z. B. Bestellung von Neukunde) Seite 1-20 AbaShop AbaShop Bestellungen ablehnen Bestellungen ablehnen Bild 1-12: Bestellungen ablehnen Möglichkeiten ♦ Eine Bestellung kann bei Bedarf abgelehnt werden. Dabei kann dies dem Kunde mit einer E-MailNachricht mitgeteilt werden. Seite 1-21 AbaShop AbaShop Bestellungen ablehnen Shop Client Mailer Shop Client Mailer Bild 1-13: E-Mail an Shopper Möglichkeiten ♦ Die Absender-Adresse wird aus den Kommunikationseinstellungen übernommen. Als EmpfängerAdresse wird die E-Mail-Adresse des Shoppers verwendet. Seite 1-22 AbaShop AbaShop Bestellungen ablehnen Shop Client Mailer ♦ Standardmässig wird der obige Text mit den entsprechenden Artikel-Informationen vorgegeben. Der Text kann hier auf Wunsch direkt angepasst werden. Seite 1-23 AbaShop AbaShop E-Mail senden E-Mail senden Bild 1-14: Nicht gesendete Mails senden Möglichkeiten ♦ Ein Mail kann nur gesendet werden, wenn eine Internetverbindung besteht. ♦ Konnte ein E-Mail nicht versendet werden, wird dieses zwischengespeichert. Nicht gesendete Mails und können nachträglich über das Menu "Extras" mit dem Befehl "Noch nicht gesendete Mails senden" abgeschickt werden. Seite 1-24 AbaShop AbaShop Bestellungen mit Adressmutationen Bestellungen mit Adressmutationen Bild 1-15: Bestellungen mit Adressmutationen Möglichkeiten ♦ Hat ein Shopper bei einer Bestellung auch Teile seiner Adress- oder Kontoangaben mutiert, muss die Adresse zuerst bearbeitet werden. ♦ Eine Bestellung mit einer Adressmutation kann nicht verarbeitet werden, bevor die Adresse nicht abgeglichen worden ist. Seite 1-25 AbaShop AbaShop Bestellungen mit Adressmutationen Mutationsassistent Mutationsassistent Bild 1-16: Mutationsassistent Möglichkeiten ♦ Links ist die Adresse ersichtlich, wie sie aus dem Shop kommt. Rechts sehen Sie die bestehenden Adressdaten aus der Adressverwaltung. In der Mitte kann die neue Adresse zusammengestellt werden. Diese wird dann in die Adressverwaltung übernommen. ♦ Mittels der ">" "<" Zeichen können Sie jedes Feld von links (Shop-Adresse) oder rechts (bestehende Adresse aus Adressverwaltung) der Adresse in der Mitte zuweisen. Seite 1-26 AbaShop AbaShop Bestellungen mit Adressmutationen Mutationsassistent ♦ Mit "Weiter" gelangen Sie in den normalen AdressBearbeitungs Assistent. Seite 1-27 AbaShop AbaShop Archiv/Verarbeitete Bestellungen Archiv/Verarbeitete Bestellungen Bild 1-17: Verarbeitete Bestellungen Möglichkeiten ♦ Verarbeitete Bestellungen werden gespeichert und können unter "Archiv/Verarbeitete Bestellungen" eingesehen werden. ♦ Hier sind unter anderem auch die erstellte Auftragsnummer von Auftragsbearbeitung oder AbaWorx ersichtlich. Seite 1-28 AbaShop AbaShop Archiv/Verarbeitete Bestellungen Bestellungsdetail Bestellungsdetail Bild 1-18: Bestellungsdetail Möglichkeiten ♦ Ansicht des Bestellungsdetails mit detaillierten Informationen. Von hier aus kann über den Button mit der E-Mail-Adresse auch direkt eine Nachricht an den Shopper gesendet werden. Seite 1-29 AbaShop AbaShop Adressänderungen Adressänderungen Bild 1-19: Adressänderungen abholen Möglichkeiten ♦ Adressänderungen können unabhängig von Bestellungseingängen abgeglichen werden. ♦ Die Adresse kann mittels Mutationsassistent bearbeitet werden. ♦ Die Adressänderung kann auf Wunsch auch verworfen werden. Seite 1-30 AbaShop AbaShop Adressänderungen Achtung Mit diesem Programm werden Adress-Änderungen abgeholt, welche durch den Shopper auf seinem Konto gemacht wurden. Für die Publikation von lokal gemachten Adress-Änderungen ist jedoch der Programmteil "Shop publizieren" zuständig. Seite 1-31 AbaShop AbaShop E-Business-Konfiguration E-Business-Konfiguration Hinweis Die Konfiguration des AbaShop wird ab der Version 2003.1 neu über das Programm 569 aus Auftragsbearbeitung oder AbaWorX gestartet. Seite 1-32 AbaShop AbaShop Administration Administration Bild 1-20: Administration Möglichkeiten ♦ Über den Button "Shop-Administration zeigen" wird die Shop-Administration im Browserfenster angezeigt. Ist noch kein Browserfenster geöffnet, wird vom Programm automatisch eines geöffnet. Ist bereits ein Browserfenster offen, wird die entsprechende Seite im zuletzt aktiven Browserfenster angezeigt. Seite 1-33 AbaShop AbaShop Konfiguration Allgemein E-Business Suite Konfiguration Allgemein E-Business Suite Bild 1-21: E-Business Suite Möglichkeiten ♦ Um mit den einzelnen Modulen der E-Business Suite arbeiten zu können, müssen Sie diese durch das Setzen der entsprechenden Flags aktivieren. Seite 1-34 AbaShop AbaShop Konfiguration Allgemein Kommunikation Kommunikation Bild 1-22: Kommunikation Möglichkeiten SynchronisationsPasswort Das Synchronisations-Passwort musste beim Eröffnen des Shop angegeben werden. Hier kann es geändert werden. Es wird bei der Publikation von Produkt- und Adressdaten sowie beim Abholen von Bestellungen verwendet. Sichere Kommunikatio(...) Wenn sensitive Daten (z. B. Banken, Versicherungen, öffentliche Ämter) publiziert werden, können diese zusätzlich mittels SSL geschützt werden. SSL wird für „normale“ Anwendungen nicht unbedingt empfohlen, da die Seite 1-35 AbaShop AbaShop Konfiguration Allgemein Kommunikation Publikation durch die grössere zu übertragende Datenmenge verlängert wird. SSL (Secure Sockets Layer) ist ein Protokoll zur verschlüsselten Übertragung von Daten. Kein Proxy Diese Einstellung wird verwendet, wenn der InternetZugriff nicht über einen Proxy-Server führt. ProxyDefinitionen des Internet-Explorer verwenden Wird ein Proxy-Server für den Internet-Zugriff verwendet, werden die dazu benötigten Einstellungen (Servername und Ports) im Normalfall in den Einstellungen des Internet-Explorer eingetragen. Aktivieren Sie diese Einstellung damit der AbaShop diese Einstellungen verwendet. Proxy-User / Proxy-Passwort Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort für den Proxy-Server ein, falls Sie sich am Proxy-Server anmelden müssen. Seite 1-36 AbaShop AbaShop Konfiguration Allgemein ABACUS E-Business Suite löschen ABACUS E-Business Suite löschen Bild 1-23: E-Business Suite löschen Möglichkeiten ♦ Nach einer Shop-Demo sollte der Shop anschliessend wieder gelöscht werden. ♦ Zuerst muss der Shop auf dem AbacusCity Server gelöscht werden. (Klick auf den Button "ABACUS EBusiness auf dem Internet löschen") Seite 1-37 AbaShop AbaShop Konfiguration Allgemein ABACUS E-Business Suite löschen ♦ Ist der Shop auf dem AbacusCity Server gelöscht, kann der Shop auch lokal gelöscht werden. Löschen Variante a) und b) ♦ Bei Option "a) Lokale ABACUS E-Business Suite Dateien werden gelöscht (Dateien bleiben bestehen)" werden die Datenbanktabellen nur geleert aber nicht gelöscht. Das heisst, das Verzeichnis \abac\kd\nrxxxx\shop und dessen Inhalt bleiben erhalten. ♦ Bei Option "b) Lokale ABACUS E-Business Suite Dateien werden gelöscht" werden die Tabellen im Verzeichnis \abac\kd\nrxxxx\shop gelöscht. ♦ Nachdem Sie den Shop gelöscht haben, können Sie mit diesem Mandanten einen neuen Shop eröffnen. Nach dem Löschen steht es Ihnen wieder frei, ob Sie in diesem Mandanten einen ABEA- oder AbaWorXShop eröffnen möchten. Hinweis Bereits verarbeitete Bestellungen, sowie Einstellungen im ABEA-Customizer (Programm 51) werden nicht gelöscht, beziehungsweise nicht zurückgesetzt. Seite 1-38 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Publikation Konfiguration Shop - Publikation Bild 1-24: Publikation Möglichkeiten Nur geänderte Datensätze publizieren Nach dem ersten Publikationsvorgang steht die Einstellung automatisch auf "Nur geänderte Datensätze publizieren". Dies beschleunigt die Publikation, da nur geänderten Daten an den Server übermittelt werden. Beim nächsten Mal alle Datensätze publizieren Auf Wunsch können bei der nächsten Publikation alle Datensätze publiziert werden. Dazu setzen Sie den Flag auf "Beim nächsten Mal alle Datensätze publizieren". Nach diesem Publikationsvorgang wird die Einstellung Seite 1-39 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Publikation wieder zurückgesetzt. E-Mail-Adresse für Publikationsbestätigung Sie erhalten nach dem Publizieren der Daten eine Benachrichtigungs-E-Mail, mit der Information ob die Publikation erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Diese Benachrichtigung wird bei leerem Feld an die in der Shopadministration eingetragene Administrations-E-MailAdresse gesandt. Tragen Sie hier eine allfällige alternative E-Mail-Adresse ein. Seite 1-40 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Zahlungsarten/Prozesse Konfiguration Shop Zahlungsarten/Prozesse Bild 1-25: Belegfluss/Ablauf nach Zahlungsart hinterlegen Möglichkeiten ♦ Die auf dem Shop aktivierten Zahlungsarten müssen beim ersten Start dieses Programms und nach dem Aktivieren/Deaktivieren von Zahlungsarten über den Button "Zahlungsarten vom Server laden" aktualisiert werden. Seite 1-41 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Zahlungsarten/Prozesse ♦ Sie können pro Zahlungsart (durch Doppelklick auf die Zahlungsart oder über den Button "Bearbeiten) einen Belegfluss bzw. Ablauf hinterlegen. Somit können z. B. bei Kreditkartenzahlungen Formulare mit abweichendem OP-Debitor erfasst und den entsprechenden Kreditkarten-Instituten hinterlegt werden. Diese Einstellungen werden beim Verarbeiten automatisch übernommen. ♦ Die Möglichkeiten unterscheiden sich, je nach dem ob Sie Ihren Shop mit der Auftragsbearbeitung oder dem AbaWorX betreiben. Der Button "Offerten Prozess bearbeiten" ist nur in AbaWorX verfügbar. Die Auftragsbearbeitung kennt für die Offerten keine Belegflüsse. Das Offerten-Dokument für die Auftragsbearbeitung wird im ABEA-Customizer (Programm 51) hinterlegt Seite 1-42 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Zahlungsarten/Prozesse Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Bild 1-26: Zahlungsarten-Belegfluss Editor Möglichkeiten ♦ Die folgenden Einstellungen können für jede Zahlungsart unterschiedlich eingestellt werden. Seite 1-43 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Zahlungsarten/Prozesse Auftragsbearbeitung ♦ Über den Button "Grundeinstellung" können Sie die Einstellungen auf einer Zahlungsart auf den Standard zurück setzen. Preise/Rabatte "Neuer/geänderter Debitor"& "Bestehender Debitor" Sie können bestimmen was zum Zeitpunkt der Verarbeitung mit den Preisen und Rabatten geschehen soll, die aus dem Shop übergeben wurden. Diese Einstellung ist für neue und geänderte, sowie bestehende Debitoren separat einstellbar. Folgende Optionen stehen zur Verfügung. ♦ Immer aus Shop übernehmen Preise und Rabatte werden in jedem Fall aus dem Shop übernommen, auch wenn lokal andere Preise und Rabatte gültig wären. ♦ Neu rechnen – Rückfrage bei Abweichung Vor der Übergabe der Bestellung wird geprüft, ob zwischen den gefunden Preisen und Rabatten des Shop-Auftrages und des lokalen ABACUS eine Differenz besteht. Dem Benutzer wird im Falle der Abweichung eine Liste der ermittelten Preise angezeigt. Aus dieser Liste kann dann der zu verwendende Preis ausgewählt werden. ♦ Neu rechnen – Neuer Preis automatisch übernehmen Das System rechnet generell die Preise und Rabatte neu und übernimmt diese in den Auftrag. Die Preise und Rabatte aus dem Shop werden verworfen. Seite 1-44 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Zahlungsarten/Prozesse Auftragsbearbeitung Belegfluss Suchfolge Es kann definiert werden, in welcher Reihenfolge der Belegfluss ermittelt wird. Wurde ein Belegfluss gefunden, wird dieser verwendet. Wird keiner gefunden, wird der unter "Fixer Belegfluss" eingetragene Belegfluss verwendet. Fakturaart Die Fakturaart wird im Normalfall auf dem Belegfluss oder direkt auf dem Kunden hinterlegt, so dass die Fakturaart also schon durch die obige Einstellung des Belegflusses ermittelt wird. Dazu sollten Sie die Einstellung auf "0 ABEA Default" stehen lassen. Wenn Sie eine Fakturaart <> 0 eintragen, wird diese unabhängig von den Einstellungen auf dem Belegfluss oder auf dem Kunden übernommen. OP-Debitor Für Kreditkartenzahlungen kann ein sogenannter OPDebitor hinterlegt werden. Der Debitor verwaltet die offenen Posten der Kreditkartenkunden, so dass die von der Kreditkartengesellschaft eingegangenen Zahlungen bequem zugeordnet werden können. Der OP-Debitor wird der Faktura-Adresse im Auftrag zugeordnet. Seite 1-45 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Zahlungsarten/Prozesse AbaWorX AbaWorX Bild 1-27: Zahlungsarten-Belegfluss Editor Möglichkeiten ♦ Sowohl für die Bestellungen (Button "Bearbeiten" als auch für die Offerten (Button "Offerten Prozess bearbeiten") kann ein entsprechender Prozess hinterlegt werden. Prozess für Verarbeitung Wählen Sie hier den AbaWorX-Prozess aus, der für die Shop-Bestellungen verwendet werden soll. Dokumente für Prozess Sie können innerhalb des ausgewählten Prozesses einzel- Seite 1-46 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Zahlungsarten/Prozesse AbaWorX ne Dokumente deaktivieren, wenn diese bei der Übergabe der Bestellung nach AbaWorX nicht erzeugt werden sollen. Sie müssen jedoch mindestens ein Dokument aktivieren. Wichtig Damit die Übergabe der Bestellungen an AbaWorX funktioniert, muss für die im Prozess verwendeten AbaWorX-Formulare die Shop-Schnittstelle im Formular eingestellt sein. Dies kann auf dem Formular im Programm 51 von AbaWorX gemacht werden. Seite 1-47 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Shopper Shopper Konfiguration Shop - Shopper Shopper Bild 1-28: Automatische Shopper-Konto-Generierung Möglichkeiten Keine Shopper automatisch erstellen Seite 1-48 Mit dieser Einstellung werden keine Shopper automatisch erstellt. Sie können ohne eingehende Bestellung auf Wunsch einen neuen Shopper in der Lasche "Shop" im Debitorenstamm manuell erstellen. (Siehe nächstes Kapitel) AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Shopper Shopper Für alle Debitoren ein ShopperKonto führen Setzen Sie diese Option um automatisch für alle Debitoren ein Shopper-Konto zu führen. Beim ersten Anklicken und Speichern dieser Option erstellt das Programm alle Shopper. Fortan werden die Shopper automatisch erstellt, wenn ein Debitor in den Stammdaten erfasst wird. Shopper für jede Kontaktperson erstellen Diese Option stellt eine Ergänzung zu der oben beschrieben Funktion dar. Hier wird aber pro Kontaktperson der dem Debitor zugewiesenen Adresse ein Shopper erstellt. Hinweise zu Kontonamen und Passwörtern ♦ Diese automatisch generierten Kontonamen und Passwörter können Sie auf beliebigen Dokumenten oder Serienbriefen andrucken, und zusammen mit Ihrer WWW-Adresse für einen Online-Einkauf werben. Im AbaView kann dazu die Tabelle "SSH" verwendet werden. ♦ Zur Generierung der Kontonamen wird die Kundennummer + Kontaktpersonennummer verwendet. Die Kontaktpersonennummer ist immer vierstellig. Somit hat die 1. Kontaktperson des Kunden 85700 den Kontonamen "857000001". ♦ Die Automatische Erstellung der Kontonamen und Passwörter kann nicht beeinflusst werden. Seite 1-49 AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Shopper Diverses Konfiguration Shop - Diverses Diverses Bild 1-29: Konfiguration Shop – Diverses Möglichkeiten ♦ Sie können beim Eintreffen einer Bestellung und nach der Verarbeiten einer Bestellung wahlweise einen Befehl ausführen lassen oder/und einen Klang abspielen lassen. Kommandozeile Seite 1-50 Tragen Sie hier den Pfad und die Programmdatei ein, welche bei dem entsprechenden Ereignis ausgeführt werden soll. Dies können Batchdateien, EXE-Programme, VB-Scripts et cetera sein. Über den Button mit den drei AbaShop AbaShop Konfiguration Shop - Shopper Diverses Punkten können Sie die Datei über ein Dialogfenster auswählen. Klang Tragen Sie hier den Pfad und die Klang-Datei ein, welche beim entsprechenden Ereignis abgespielt werden sollen. Es werden WAV- und MID-Dateien unterstützt. Über den Button mit den drei Punkten können Sie die Datei über ein Dialogfenster auswählen. Ausführen Klicken Sie auf "Ausführen", um das im Feld "Kommandozeile" eingetragene Programm zum Test auszuführen. Hören Klicken Sie auf "Hören", um den hinterlegten Klang abzuspielen. Auftrag in Leitwährung umrechnen Falls die Shop-Bestellung in die Leitwährung der lokalen ABACUS-Installation umgerechnet werden soll, kann hier der Flag gesetzt werden. Dies kann dann der Fall sein, wenn Sie auf dem Shop Fremdwährungen akzeptieren, im ABACUS aber nicht über die Option Fremdwährung verfügen oder nicht mit Fremdwährungen arbeiten möchten. Kundenkommentare für Auftrag ignorieren (nur mit ABEA) Der Bemerkungstext wird im Normalfall in den generellen Auftragstext des Auftrages in der Auftragsbearbeitung übergeben. Soll dies nicht geschehen, können Sie den Flag "Kundenkommentar für Auftrag ignorieren" setzen. (Mit AbaWorx nicht verfügbar) Seite 1-51 AbaShop AbaShop Spezial/Toolkit DB-Checks Spezial/Toolkit DB-Checks Bild 1-30: Spezial/Toolkit / DB-Checks Möglichkeiten ♦ Über den Button "Shopper mit Adress-Datenbank abgleichen" können Sie ein Programm starten, welches prüft, ob auf der Adresstabelle (ADR) das Feld für die Markierung der Shopper (SHOP_JN) korrekt gesetzt ist und dieses bei Bedarf korrigiert. Seite 1-52 AbaShop AbaShop Spezial/Toolkit DB-Checks Achtung Abhängig von der Anzahl der Datensätze, kann dieser Abgleich einige Zeit in Anspruch nehmen! Seite 1-53 AbaShop AbaShop Spezial/Toolkit RLO RLO Bild 1-31: Spezial/Toolkit RLO Möglichkeiten ♦ Bei den RLO-Tabellen handelt es sich um DatenbankTabellen, welche neben den bestehenden Tabellen für jede mit dem Shop zu synchronisierende Tabelle vom System (beim ersten Start des AbaShop) angelegt werden. So besteht z. B. für die Adresshaupttabelle des Mandanten 7777, "ADR7777.btr" eine Tabelle mit dem Namen "ADR7777_RLO.btr". Seite 1-54 AbaShop AbaShop Spezial/Toolkit RLO ♦ Das System schreibt in diese RLO-Tabellen Informationen zu Datensätzen und Feldern der betreffenden Tabelle, welche bei der Synchronisation publiziert werden müssen. ♦ Ist eine solche Tabelle beschädig, kann die Synchronisation/Publikation nicht funktionieren. In diesem Fall können Sie über den Button "RLO Initialisierung starten" die Tabelleneinträge korrigieren. RLO Tabellen fehlen In diesem Fall muss ein Transfer über das entsprechende Appliaktions-Verzeichnis oder über die entsprechende Datei gemacht werden. Seite 1-55 AbaShop AbaShop Vorschau Shop-Vorschau Vorschau Shop-Vorschau Bild 1-32: Internet/Vorschau/Shop-Vorschau Möglichkeiten ♦ Klicken Sie auf den Button "Shop zeigen", um Ihren Shop direkt in einem Browser-Fenster anzuzeigen. Ist kein Browser geöffnet, wird dieser automatisch gestartet. Seite 1-56 AbaShop AbaShop Lasche "Shop" im Debitorenstamm Lasche "Shop" im Debitorenstamm Bild 1-33: Debitorenstamm: Lasche "Shop" Ø Lasche "Shop" Die Lasche "Shop" steht Ihnen erst nach der Installation des neuen AbaShop zur Verfügung. Möglichkeiten Shopper löschen ♦ Mit dieser Funktion entfernen Sie einen Shopper vom betreffenden Debitor bzw. der Adresse. Seite 1-57 AbaShop AbaShop Lasche "Shop" im Debitorenstamm Gesperrt für Shop ♦ Setzen Sie diesen Flag um dem betreffenden Shopper den Zugang zum Shop temporär zu verwehren. Auf dem Shop wird bei der Anmeldung des Shoppers eine entsprechende Meldung angezeigt. Bestellung nur gegen Vorauszahlung ♦ Beim gesetztem Flag kann der betreffende Shopper auf Ihrem Shop nur Zahlungsarten auswählen, welche Sie in der Shopadministration als "Vorauszahlung" definiert haben. (Administration Punkt 21) Kontoidentifikation ♦ Dieses Feld kann nur im Shop auf dem entsprechenden Shopper-Konto geändert werden. Es stellt den Benutzernamen/Anmeldenamen dar, welcher zusammen mit dem Passwort den Zugriff zum Shop regelt. Passwort ♦ Die Anzeige des Passwort kann unterschiedlich sein: ♦ Falls das Konto auf dem Shop eröffnet wurde, wird das Passwort des Shoppers nicht angezeigt. ♦ Wurde das Konto mit der Shopper-Generierung erzeugt, wird das Passwort solange im Klartext angezeigt, als dass der Shopper dieses nicht ändert. ♦ Ändert der Shopper ein Passwort auf einem mit der Shopper-Generierung erstellten ShopperKonto, werden an Stelle des Passwort Sternchen (*) angezeigt. Seite 1-58 AbaShop AbaShop Lasche "Shop" im Debitorenstamm ♦ Das Passwort kann in jedem Fall vom ShopBesitzer überschrieben werden. Beachten Sie jedoch, den Shopper entsprechend zu informieren und eine Publikation durchzuführen, um das Passwort zu aktivieren. Hinweise Änderungen werden auf dem AbacusCity-Server erst nach dem nächsten Publizieren wirksam! Hat ein Shopper sein Passwort vergessen, kann er sich das Passwort zusenden lassen. Dies erspart dem Shopbesitzer das Setzen eines neuen Passworts auf dem Kundenstamm. Seite 1-59 AbaShop AbaShop Lasche "Shop" im Debitorenstamm Shopper manuell erzeugen Shopper manuell erzeugen Bild 1-34: Adresse mit Kontaktpersonen Möglichkeiten ♦ Über den Button "Shopper manuell erzeugen" kann ein neues Shopper-Konto erzeugt werden. ♦ Sind auf der entsprechenden Adresse des Debitors mehrere Kontaktpersonen erfasst, erscheint ein Auswahldialog, in dem Sie die gewünschte Kontaktperson zur Erstellung des Shoppers auswählen. ♦ Pro Adresse bzw. pro Kontaktperson kann nur ein Shopper eröffnet werden. Besteht für die Adresse bzw. für die Kontaktpersonen schon ein Shopper, erscheint dieser Dialog nicht. Seite 1-60 AbaShop AbaShop Lasche "Shop" im Debitorenstamm Shopper manuell erzeugen ♦ Hingegen können der Adresse über den ShopClient mehrer Shopper zugeordnet werden. Nur die manuelle Shopper-Erzeugung prüft, ob schon ein ShopperKonto mit der entsprechenden Kundennummer besteht. Seite 1-61