Dokumentation für die Anwender zu Modul SD von SAP R/3

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Projekt: SD-Faktura
Inhalt: Handbuch für die Anwender
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Dokumentation für die Anwender
zu Modul SD von SAP R/3 Release 4.6b
Darstellung der Vorgehensweise,
zu pflegenden Feldern und
Auswertungsmöglichkeiten
Erstellt von: Kai Vollmar
Kai.Vollmar@admin.uni-giessen.de
Datei: JLU- SD-Anwender-Dokumentation.doc
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Inhaltsverzeichnis
A
Grundlagen von SAP R/3 _________________________________________ 4
A.1
Übersicht Vertriebsstruktur JLU _____________________________________ 4
A.2
Übersicht SD-Berechtigungsprüfung JLU _____________________________ 4
A.3
Anmelden am System _____________________________________________ 5
A.4
SAP Bedieneroberfläche ___________________________________________ 7
A.4.1
A.4.2
A.4.3
A.5
B
Abmelden vom System ____________________________________________ 9
Stammdaten Anlegen ___________________________________________ 10
B.1
B.1.1
B.1.2
B.1.3
B.1.4
B.2
B.2.1
B.2.2
B.2.3
B.3
C
Fensteraufbau ________________________________________________________ 7
Systemfunktionsleiste ___________________________________________________ 7
Statuszeile ___________________________________________________________ 9
Stammdaten für Kunden/Debitor Anlegen ____________________________ 10
Einstiegsmaske Debitor Anlegen _________________________________________
Allgemeine Daten _____________________________________________________
Buchungskreisdaten ___________________________________________________
Vertriebsbereichsdaten_________________________________________________
11
12
13
16
Stammdaten für Material Anlegen___________________________________ 20
Einstiegsmaske und Sichtenauswahl für Material Anlegen _____________________ 20
Vertrieb: Verkaufsorg. Daten ____________________________________________ 23
Vertriebstext _________________________________________________________ 25
Konditionen für Materialien Anlegen ________________________________ 26
Auftrag Anlegen / Einstiegsmaske ________________________________ 29
C.1
C.1.1
C.1.2
Lastschriftsanforderung/Lieferschein _______________________________ 32
Lastschriftsanforderung Anlegen _________________________________________ 32
Lastschriftsanforderung/Lieferschein ausdrucken ____________________________ 34
C.2
Gutschriftsanforderung Anlegen ___________________________________ 36
C.3
Barverkauf Anlegen ______________________________________________ 38
D
Auftrag Ändern / Löschen _______________________________________ 39
E
Faktura Anlegen _______________________________________________ 42
E.1
Einzel- und Sammelfaktura ________________________________________ 43
E.2
Anzeige der Folgebelege zur Faktura -L2- (zu Punkt C.1.1) ______________ 45
E.2.1
E.2.2
E.2.3
E.2.4
E.3
E.3.1
E.3.2
E.3.3
E.3.4
E.4
E.4.1
E.4.2
E.4.3
E.4.4
Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________
Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________
Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________
Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________
46
47
47
47
Anzeige der Folgebelege zur Gutschrift -G2- (zu Punkt C.2) _____________ 48
Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________
49
49
49
50
Anzeige der Folgebelege zum Barverkauf -ZBV- (zu Punkt C.3) __________ 50
Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________
51
52
52
52
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E.5
E.5.1
E.5.2
F
Zusätzliche Infomöglichkeiten zu den Fakturen _______________________ 53
Anzeige Debitoren-Einzelposten _________________________________________ 53
Anzeige Kontoauszug 2 ________________________________________________ 56
Faktura Stornieren _____________________________________________ 58
F.1
F.1.1
F.1.2
F.1.3
F.1.4
F.1.5
F.1.6
G
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Anzeige der Folgebelege zur Faktura -Storno- (zu Punkt E.3/F) __________ 59
Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________
Anzeige Debitoren-Einzelpostenliste ______________________________________
Anzeige Kontoauszug 2 ________________________________________________
60
60
60
61
61
61
Erneuter Ausdruck bereits gedruckter Belege (Spoolaufträge)_________ 62
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A Grundlagen von SAP R/3
A.1 Übersicht Vertriebsstruktur JLU
Vertriebsbereich
Buchungskreis JLU
Materialarten
Verkaufsorganisation JLU
Vertriebsweg 01
Sparten
Verkaufsbüros
A.2 Übersicht SD-Berechtigungsprüfung JLU
Standardprüfung SAP R/3
Vertriebsbereich (JLU/01/00)
Fakturaart (L2/G2/BV)
Materialart (Berechtigungsgruppe)
Debitoren (DINL/DAUS/DCPD)
Wurde für die JLU programmiert
Verkaufsbüro (bei Auftrag/Faktura)
FakturenNr.-Kreis
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A.3 Anmelden am System
Das Anmelden am System erfolgt normalerweise über das Startmenü
Start – Programme – SAP Frontend – SAP-Logon
oder
über eine Verknüpfung mit SAP-Logon auf Ihrem Desktop.
Im Fenster SAP-Logon öffnen Sie den R/3-Einstiegsbildschirm über Doppelklick auf
den Eintrag Ihres SAP-Systems oder Sie markieren Ihr SAP-System und drücken die
Drucktaste.
-
für Tests und Schulung im System
wählen Sie bitte den Eintrag
'JLU Development Giessen'
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Nach dem Aufruf des Programms erscheint ein Logon-Fenster, in dem Sie folgende
Felder pflegen müssen:
•
•
•
•
Mandant
Benutzer
Kennwort
Sprache
(666 für Schulungsmandant)
(Ihr Benutzername für SAP)
(Ihr persönliches Kennwort für diesen Mandanten)
(wenn das Feld leer bleibt, wird autom. 'DE' verwendet)
Wenn Sie sich das erste Mal am System anmelden, werden Sie aufgefordert ein
neues Kennwort einzugeben (zweimal dasselbe!).
Dieses Kennwort sollten Sie sich unbedingt merken, da Sie es für Ihre zukünftigen
Anmeldungen am System benötigen.
Wenn Sie Ihr Kennwort einmal vergessen sollten, wenden Sie sich bitte telefonisch
an Tel.: 12066 oder 12067 an die SAP Basis-Administration.
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A.4 SAP Bedieneroberfläche
A.4.1 Fensteraufbau
Als Bedieneroberfläche bezeichnet man die Fenster, Menüs, Felder usw., die zur
Bedienung der Anwendung zur Verfügung stehen. In SAP R/3 arbeiten Sie normalerweise in Fenstern, die alle ähnlich aufgebaut sind. Die folgende Abbildung zeigt die
einzelnen Bestandteile eines Fensters:
(1) Menüleiste
(2) Systemfunktionsleiste
(3) Titelleiste
(4) Anwendungsfunktionsleiste
(5) Statusleiste
(Inhalt verändert sich je nach Anwendung)
(Inhalt immer gleich bleibend)
(enthält Bezeichnung der jeweiligen Anwendung)
(je nach Anwendung andere Symbole/Funktionen)
(enthält Hinweise und Systeminformationen)
1
2
3
4
Eingabefeld
5
A.4.2 Systemfunktionsleiste
Nachfolgend die Erklärung zu den Bestandteilen der Systemfunktionsleiste:
Symbole
Funktionsname Bedeutung
Enter
Durch Anklicken dieser Taste wie auch mit der
Enter-Taste auf der Tastatur bestätigen Sie die im
Fenster gemachten Eingaben.
Befehlsfeld
Hier können Sie den Transaktionscode wie z.B.
'VA01' direkt eingeben.
Sichern
Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre
Arbeit.
Zurück
Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine
Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Falls
Sie Eingaben gemacht haben, werden Sie noch
gefragt, ob Sie diese sichern möchten.
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Symbole
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Funktionsname Bedeutung
Abmelden
Durch Anklicken dieser Taste beenden Sie, ohne
Ihre Daten vorher zu sichern, die aktuelle
Anwendung und kehren zur vorigen Ebene
zurück.
Abbrechen
Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die
aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten vorher
zu sichern.
Drucken
Durch Anklicken dieser Taste können Sie die
Daten des aktuellen Fensters ausdrucken.
Suchen
Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach
Daten im aktuellen Fenster suchen.
Weiter Suchen
Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine
erweiterte Suche nach Daten im aktuellen Fenster
durchführen.
Erste Seite
Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur
ersten Seite der angezeigten Informationen
zurück.
Vorige Seite
Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie eine
Seite in der angezeigten Information zurück.
Nächste Seite
Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie eine
Seite in der angezeigten Information vor.
Letzte Seite
Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur
letzten Seite der angezeigten Informationen vor.
Neuen Modus
erzeugen
Durch Anklicken dieser Taste erzeugen Sie einen
neuen Modus, in dem Sie weitere Transaktionen
ausführen können.
Verknüpfung
erzeugen
Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine
SAP-Verknüpfung zu einer Transaktion erstellen.
Hilfe – F1
Durch Anklicken dieser Taste bzw. der Taste F1
zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem der
Cursor gerade steht.
Anpassung des
Layouts
Durch Anklicken dieser Taste können Sie die
Anzeigeoptionen anpassen und eine Hardcopy
auf Ihrem Drucker ausgeben.
-
mit dem Befehl 'Optionen' kann die SAPOberfläche auf Ihrem lokalen PC geringfügig angepasst werden
-
mit dem Befehl 'Hardcopy' drucken Sie den
gerade sichtbaren Fensterinhalt aus
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A.4.3 Statuszeile
Auf der linken Seite der Statuszeile erhalten Sie je nach Anwendung diverse
Hinweise, Infos oder auch Fehlermeldungen.
Im rechten Abschnitt können Sie sich verschiedene Systeminformationen anzeigen
lassen durch Klicken auf das Symbol. Sie müssen einfach in dem sich öffnenden
Menü die Zeile mit der gewünschten Information anklicken.
A.5 Abmelden vom System
Zum Abmelden vom System können Sie in der Menüleiste das Menü System wählen
und auf die Funktion 'Abmelden' klicken.
Eine andere Möglichkeit ist das Klicken auf den gelben Pfeil in der Systemfunktionsleiste bis alle Modi geschlossen sind. Bei der Arbeit mit mehreren Modi ist dies
durchaus sinnvoll, um evtl. auch noch Daten vorher sichern zu können.
Bei beiden Varianten wird Ihre Entscheidung vor der endgültigen Abmeldung vom
System mit nachfolgendem Dialogfenster noch einmal überprüft. Wenn Sie sich
endgültig abmelden möchten, brauchen Sie einfach mit 'Ja' zu bestätigen.
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B Stammdaten Anlegen
B.1 Stammdaten für Kunden/Debitor Anlegen
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Geschäftspartner – Kunde –
Anlegen – Gesamt
Zum Anlegen neuer Debitoren Inland und Ausland nur die Transaktion
'XD01-Gesamt' auswählen, da mit der Transaktion 'VD01-Vertrieb' nur bestehende
Debitoren um die Vertriebssicht erweitert werden können.
CPD-Debitoren (Conto-Pro-Diverse) müssen nicht mehr angelegt werden, da bereits
für jedes Verkaufsbüro ein eigener, mit der Bezeichnung des jeweiligen
Verkaufsbüros identischer CPD-Debitor vorhanden ist. Der CPD-Debitor kann durch
die Pflege von Berechtigungsgruppen nur von dem dazugehörigen Verkaufsbüro
bebucht werden. Zudem ist die Einzelpostensicht nur für das jeweilige Verkaufsbüro
zugelassen.
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B.1.1 Einstiegsmaske Debitor Anlegen
In der Einstiegsmaske für 'Debitor Anlegen' müssen folgende Werte gepflegt werden:
-
Kontengruppe (Debitor Inland/Ausland)
Buchungskreis (JLU)
Vertriebsbereich
• Verkaufsorganisation (JLU)
• Vertriebsweg (01)
• Sparte (00)
Die Werte für Buchungskreis und Vertriebsbereich sind immer gleich bleibend, damit
die Debitoren für Inland und Ausland von allen genutzt werden können.
Teilweise sind die Werte der Felder vorbelegt. Diese müssen Sie lediglich noch auf
ihre Richtigkeit prüfen.
Nach der Eingabe der vorher genannten Daten müssen diese noch mit dem grünen
Haken bestätigt werden, um mit der Eingabe der Stammdaten fortzufahren.
Im Feld 'Debitor' wird nichts eingegeben, da die Nummernvergabe intern von SAP
erfolgt.
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B.1.2 Allgemeine Daten
In den allgemeinen Daten des Debitors sind in der Karteikarte 'Adresse' die Felder für
Name, Anschrift und Suchbegriff auszufüllen.
Für den Suchbegriff sollte der Hauptname verwendet werden und keine Vornamen
oder allgemeine Begriffe wie z.B. Hotel und Buchhandlung.
Der Wert 'INTERN' im Feld Debitor wird nach dem späteren Speichern durch die
Debitorennummer ersetzt und steht für die SAP-interne Nummernvergabe.
Zur Pflege der Buchungskreis- und Vertriebsbereichsdaten Klicken Sie auf den
entsprechenden Button in der Anwendungsfunktionsleiste.
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B.1.3 Buchungskreisdaten
In den Buchungskreisdaten des Debitors sind die Karteikarten Kontoführung,
Zahlungsverkehr und Korrespondenz zu pflegen. In der Karteikarte Kontoführung ist
das Feld Abstimmkonto auszufüllen (siehe nachfolgende Auswahl).
-
hierbei sind die meist verwendeten Abstimmkonten/Sachkonten:
2300 0000 für Debitor Inland
2310 0000 für Debitor Ausland
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In der Karteikarte 'Zahlungsverkehr' ist das Feld Zahlungsbedingung auszufüllen
(siehe nachfolgende Auswahl).
-
in der Regel ist hier 'Z140 – innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug' auszuwählen
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In der Karteikarte 'Korrespondenz' ist das Feld Mahnverfahren auszufüllen (siehe
nachfolgende Auswahl).
-
für einen Privatkunden im Inland ist hier z.B. '0110' Forderungen Inland
auszuwählen
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B.1.4 Vertriebsbereichsdaten
Abschließend müssen noch die Vertriebsbereichsdaten in den Karteikarten Aufträge,
Faktura und Partnerrollen gepflegt werden.
In der Karteikarte 'Aufträge' ist das Feld Währung und Kundenschema auszufüllen,
wobei die Währung immer mit 'EUR' und Kundenschema mit dem Wert '1' für
Standard zu füllen ist. Das Kundenschema legt die Art der Berechnung für den Beleg
fest, bei 'Standard' wird der Nettobetrag ausgewiesen und die MwSt.
daraufgerechnet, um den Bruttobetrag zu erhalten.
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In der Karteikarte 'Faktura' sind die Felder Zahlungsbedingung, Kontierungsgruppe
und Steuerklasse zwingend auszufüllen. Die Felder für Incoterms sind keine Pflicht,
können aber für den Ausdruck des Lieferscheins ausgefüllt werden (siehe
nachfolgende Auswahl).
-
Auswahl für Zahlungsbedingungen siehe Punkt B.1.3
-
bei der Kontierungsgruppe ist nur '01-Erlöse' enthalten, da keine Unterscheidung
der Erlöskonten zwischen Inland und Ausland vorgenommen wird
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-
das Feld Steuerklassifikation ist bei 'Debitor Inland' generell mit dem Wert
'1-steuerpflichtig' zu füllen, da die Art der Steuerberechnung (A0/A1/A2/A3) über
das Material gesteuert wird (siehe Material Anlegen)
-
soll ein 'Debitor Ausland' angelegt werden, erfragen Sie bitte das jeweilige
Steuerkennzeichen bei der Finanzbuchhaltung der JLU Gießen (Tel. 12420
oder 12440)
-
nachfolgend die möglichen Incoterms zur Verwendung für den Lieferschein, der
Langtext rechts neben dem Index kann jedoch auch frei formuliert werden
(z.B. ab JLU Giessen)
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In der Karteikarte 'Partnerrollen' können bereits angelegte Debitoren als Rechnungsempfänger, Regulierer oder Warenempfänger eingetragen werden, ansonsten wird
automatisch der gerade angelegte Debitor für alle Partnerrollen verwendet.
Nach dem Speichern erscheint in der Spalte Nummer automatisch die intern
vergebene Debitorennummer, wenn nicht vorher manuell eine andere eingegeben
wurde.
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B.2 Stammdaten für Material Anlegen
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Produkte – Material – Sonstiges
Material – Anlegen
B.2.1 Einstiegsmaske und Sichtenauswahl für Material Anlegen
Zum Anlegen neuer Materialien müssen die Felder Branche und Materialart
ausgefüllt werden. Im Feld Branche ist immer 'Hochschule' auszuwählen, den Wert
für die Materialart siehe nachfolgende Auflistung.
Nachdem die beiden Felder gefüllt sind, ist der
Button 'Sichtenauswahl' zu klicken, um die zu
pflegenden Sichten für das Material auszuwählen. Das Feld 'Material' wird automatisch
von SAP durch interne Nummernvergabe
abhängig von der Materialart gefüllt.
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Für jedes Verkaufsbüro ist eine Materialart mit der identischen Bezeichnung
angelegt, die auch nur von dem User des zugehörigen Verkaufsbüros verwendet
werden kann. Somit ist gewährleistet, dass jedes Verkaufsbüro einen eigenen
Nummernkreis besitzt und damit leicht seine Materialien später wieder auswählen
kann.
Die Materialnummern sind für alle 10-stellig und sind wie folgt aufgebaut:
1. Stelle
2. - 5.Stelle
6. - 10. Stelle
=
=
=
8 (für alle gleich)
vierstelliger Index des Verkaufsbüros (z.B. 2500)
fortlaufende Nummerierung von 0 – 99.999
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Bei der Sichtenauswahl sind beide angebotenen Sichten durch Klicken auf den links
neben dem Text befindlichen Button zu markieren.
Wenn Sie das erste Material anlegen, setzen Sie noch den Haken bei
'Sichtenauswahl nur auf Anforderung' sowie 'Markierte Sichten anlegen' und klicken
Sie anschließend auf den Button 'Voreinstellung'.
Durch den Button 'Voreinstellung' müssen Sie beim Anlegen des nächsten Materials
die Sichtenauswahl nicht mehr aufrufen, es werden dann automatisch die
gespeicherten Einstellungen verwendet.
Nach der Sichtenauswahl müssen Sie noch die Organisationsebenen mit dem Button
'OrgEbenen' pflegen.
Hier können Sie wie auch bei der Sichtenauswahl die unten stehenden Werte einmal
eintragen, den Haken setzen und den Button 'Voreinstellung' klicken, um diese nicht
bei jedem Material pflegen zu müssen.
Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Haken und gelangen
nun zu den Stammdaten für das Material.
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B.2.2 Vertrieb: Verkaufsorg. Daten
In der Sicht 'Vertrieb: Verkaufsorg. Daten' müssen folgende Felder ausgefüllt werden:
(1) Langtext für das Material
(2) Basismengeneinheit
(3) Auslieferungswerk
(4) Statistikgruppe Material
(5) Kontierungsgruppe Material
(6) Positionstypengruppe
(7) Steuerklassifikation
-
(wird später auf Lieferschein und Rechnung
gedruckt)
(z.B. Stück, KG, Liter)
(immer 'JLU')
(immer '1')
(Erlöskonto – siehe Auflistung)
(mit NLAG vorbelegt – nicht ändern)
(je Steuerprozentsatz – siehe Auflistung)
zur Pflege des Vertriebstextes für das Material klickt man auf den Button mit dem
Pfeil nach rechts in der Anwendungsfunktionsleiste um in die nächste Ansicht zu
gelangen
1
2
3
4
5
6
7
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-
zur Zeit ist nur ein Werk (JLU) angelegt
-
die Kontierungsgruppen für das Material sind notwendig für die Sachkontenzuordnung, damit bei der Faktura das richtige Erlöskonto bebucht werden kann
-
die Bezeichnung der Kontierungsgruppen sind identisch mit den hinterlegten
Erlöskonten aus dem Hochschulkontenplan
UE. a. Technologie- und Wissenstransfer USt-pfl.
UE Überlassung v. Gästehäusern
UE Überlassung v. Rechten
Erlöse Fracht
sonstige Umsatzerlöse
Umsatzerlöse aus Handelswaren
so. Kostenersätze und Erstattungen
Einnahmen sonstige Gebühren für F+L
Einnahmen Geb. Fort- und Weiterbildung
so. Gebühren und Leistungsentgelte
Promotionsgebühren
Prüfungsgebühren
Nebenerlöse Betreuung Studierende
Nebenerl. Abgabe Energie und Abfälle
Nebenerlöse Hochschulveranstaltungen
Nebenerlöse anderen Nebenbetrieben
Nebenerl. so. Hochschulaktivitäten
Nebenerlöse aus Werbung
sonstige Nebenerlöse
Erlöse aus Schadenersatzleistungen
-
die Steuerklassifizierung ist die Grundlage für die Berechnung der Ausgangssteuer bei der Faktura mit dem dazugehörigen Steuerprozentsatz
A0 – 0 %
A1 – 16 %
A2 – 7 %
A3 – 9 %
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B.2.3 Vertriebstext
In der Sicht 'Vertriebstext' kann zusätzlich zu der Materialbezeichnung ein weiterer
Text angelegt werden, der zur Information für den Empfänger dienen kann. Der
Vertriebstext wie auch die Materialbezeichnung auf dem Lieferschein und Faktura
wird mit ausgedruckt.
Nachdem alle Werte eingegeben sind, ist zum Speichern in der Systemfunktionsleiste die Diskette zu klicken.
-
zum wechseln der Ansicht zwischen Vertriebsdaten und Vertriebstext für das
Material klickt man auf den Button mit dem Pfeil nach links oder rechts in der
Anwendungsfunktionsleiste um in die andere Ansicht zu gelangen
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B.3 Konditionen für Materialien Anlegen
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Konditionen – Selektion über
Konditionsart – Anlegen
Die Konditionssätze sind zur festen Hinterlegung von Preisen und Rabatten zu einem
Material notwendig, um diese automatisch beim Anlegen von Aufträgen ziehen zu
können.
Anstatt Konditionssätze anzulegen ist es bei Materialien mit wechselnden
Konditionen auch möglich, die Konditionen manuell im Auftrag einzugeben. Die
manuelle Eingabe erhöht aber natürlich den Pflegeaufwand beim Anlegen von
Aufträgen und sollte daher nur im geringen Umfang verwendet werden.
Im Feld 'Konditionsart' ist immer der Wert 'PR00' einzugeben, der im System mit
einem Kalkulationsschema zur Preisermittlung verknüpft ist (z.B. Berechnung der
MwSt).
Nach der Eingabe der Konditionsart
ist der Button 'Schlüsselkombination'
zu klicken, um die Art der
Verknüpfung zu der Preiskondition
festzulegen (i.d.R. zu Material).
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Bei der Auswahl der Schlüsselkombination soll der Radiobutton bei 'Material' gesetzt
werden. Somit ist gewährleistet, dass die Preisfindung im Auftrag funktioniert und der
geringste Pflegeaufwand erforderlich ist.
In der Erfassungsmaske für die Kondition sind die Materialnummer und der dazugehörige Betrag pro Mengeneinheit einzugeben.
Die restlichen Daten wie Materialbezeichnung, Währung und Mengeneinheit werden
automatisch aus dem Materialstamm übernommen. Der Gültigkeitszeitraum wird,
wenn nicht manuell geändert, vom Tag der Eingabe bis unendlich gesetzt. Hier
besteht die Möglichkeit, befristete Zeiträume mit unterschiedlichen Konditionen für
das Material anzulegen.
Über den Button 'Zusatzkonditionen' können Rabatte hinterlegt werden, die dann
aber immer mit dem Material gezogen werden. Wenn Rabatte nur bei bestimmten
Kunden gewährt werden sollen, sollten diese manuell beim 'Auftrag Anlegen' noch
eingegeben werden.
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Für die Eingabe von Rabatten wird in der Spalte Konditionsart die jeweilige
Bezeichnung (siehe Auflistung) und in der Spalte Betrag der gewünschte Prozentsatz
eingegeben.
Nachdem ein Rabatt eingegeben wurde, erscheint in der Eingabemaske in der
Spalte Zusatzkonditionen ein Haken. Wenn die Konditionen überprüft werden, sieht
man so in einer Maske auch die evtl. angelegten Zusatzkonditionen.
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C Auftrag Anlegen / Einstiegsmaske
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Anlegen
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In der Einstiegsmaske für 'Kundenauftrag anlegen' müssen folgende Werte gepflegt
werden:
-
Auftragsart (alle in der JLU verwendeten Auftragsarten)
•
•
•
•
•
-
L2 – Lastschriftsanforderung/Lieferschein
G2 – Gutschriftsanforderung
ZBV – Barverkauf allgemein
ZBV1 – Barverkauf AHS (Allgemeiner Hochschulsport)
ZBV2 – Barverkauf GH (Gästehäuser)
Organisationsdaten
•
•
•
•
Verkaufsorganisation
Vertriebsweg
Sparte
Verkaufsbüro
(JLU)
(01)
(Userspezifisch – siehe Auflistung)
(Userspezifisch – siehe Auflistung)
Nach Eingabe der Daten muss nur noch mit dem grünen Haken bestätigt werden, um
zur Eingabemaske für den Auftrag zu gelangen.
Zur Auswahl Ihrer Sparte einfach in das Feld und anschließend auf den Button
daneben klicken, um die gesamten Sparten angezeigt zu bekommen. Nachdem die
Sparte ausgewählt ist, werden nur noch die dazugehörigen Verkaufsbüros zur
Auswahl angezeigt (siehe nächste Seite).
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-
bei der Verkaufsorganisation nur JLU auswählen, da die anderen beiden nicht
aktiv sind
-
als Vertriebsweg ist nur '01' angelegt, der auch mit der Verkaufsorganisation
'JLU' verknüpft ist
-
nachfolgend die derzeit angelegten Sparten zur Übersicht
-
als Beispiel die Auswahl der Verkaufsbüro für die
Sparte 25
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C.1 Lastschriftsanforderung/Lieferschein
C.1.1 Lastschriftsanforderung Anlegen
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Anlegen (siehe Punkt C)
-
für Lastschriftsanforderung bei
Auftragsart 'L2' eintragen und
den
grünen
Haken
zur
Bestätigung klicken
Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien
und bei Bedarf auch zum vorherigen Ausdruck als Lieferschein, z.B. bei späterer
Sammelfaktura (siehe Punkt D.1).
Bei vorheriger Pflege der Stammdaten für Debitor, Material und Konditionen sind in
der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben:
•
•
•
•
Debitorennummer
Materialnummer
Zielmenge (zu fakturierende Menge)
CO-Auftragsnummer
Der Nettowert kann durch einen Doppelklick auf den Betrag in der sich dann
öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden.
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Ebenso kann bei Bedarf die Materialbezeichnung, Zahlungsbedingung und Incoterms
im Auftrag abgeändert werden. Wenn vorhanden, kann Bestellnummer und -datum
im Auftrag eingeben werden.
Die Spalten Mengeneinheit (ME), Sparte, Werk und Kontierungsgruppe Material
werden nur noch mal zur Information aus den Stammdaten des Materials angezeigt.
Eine Änderung ist nur in den Stammdaten möglich.
Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung:
•
•
Gesamtstatus/offen
Bezeichnung/vollständig
– der Auftrag ist noch nicht fakturiert
– es sind alle notwendigen Daten im Auftrag
enthalten und können gespeichert werden
Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums, dieser
Hinweis kann durch Drücken der Enter-/Eingabetaste übergangen werden.
Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Diskettensymbol zu klicken.
Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung
'Lastschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.
-
die Eingabe der Incoterms ist nur bei Ausdruck des
Lieferscheins als zusätzliche Info notwendig bzw.
möglich
-
es ist keine Pflichteingabe und muss daher auch
nicht zwingend ausgefüllt werden
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C.1.2 Lastschriftsanforderung/Lieferschein ausdrucken
Es besteht die Möglichkeit die im Punkt C.1.1 angelegte Lastschriftsanforderung
vorab als Lieferschein auszudrucken, um diesen z.B. mit der Ware zu versenden.
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Ändern/Transaktion VA02
(siehe Punkt B)
oder
direkt über das Menü 'Verkaufsbeleg – Ändern' aus der Einstiegsmaske von 'Auftrag
Anlegen'
In der Einstiegsmaske von 'Auftrag Ändern' geben Sie die Auftragsnummer ein (wenn
die Funktion direkt nach dem 'Auftrag Anlegen' gewählt wird, ist die letzte Nummer
bereits eingetragen) und wählen anschließend im Menü 'Verkaufsbeleg – Ausgeben'.
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In der nachfolgenden Maske zum Ausdrucken markieren Sie die Zeile durch Klicken
auf den Button am linken Rand und anschließend auf den Button Druckoptionen.
Bei den Druckoptionen setzen Sie noch den Haken bei 'Sofort ausgeben', wählen die
Anzahl der gewünschten Ausdrucke im Feld 'Anzahl Nachrichten' und klicken danach
auf den Button 'Ausführen'.
Der Eintrag 'Windows Default Drucker' sorgt dafür, dass der Ausdruck an Ihrem
Arbeitsplatzdrucker ausgedruckt wird.
Die Bezeichnungen im Feld 'Spool-Auftragsname' und 'Suffix2' dienen der Übersichtlichkeit der Spoolaufträge in der Ausgabesteuerung (siehe Punkt G).
Nachdem Sie Druckoptionen eingestellt haben, müssen Sie für den endgültigen
Ausdruck noch auf das Druckersymbol klicken.
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C.2 Gutschriftsanforderung Anlegen
Pfad:
-
für Gutschriftsanforderung bei
Auftragsart 'G2' eintragen und
den Button 'Anlegen mit Bezug'
klicken
In der Karteikarte 'Faktura' nun die Fakturanummer eingeben für die eine Gutschrift
erstellt werden soll und anschließend den Button 'Übernehmen' klicken.
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Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der Gutschriftsdaten für die
vollständige oder teilweise Gutschrift einer zuvor erstellten Faktura.
Durch den Bezug auf eine vorherige Faktura werden die identischen Positionen auch
in der Gutschriftsanforderung angelegt.
Zur vollständigen Gutschrift der vorherigen Faktura reicht es aus, zum Speichern auf
das Symbol der Diskette zu klicken, ansonsten können die Daten für eine teilweise
Gutschrift auch noch abgeändert werden.
öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden. Ebenso kann bei Bedarf
auch die Zielmenge im Auftrag abgeändert werden, um nur eine bestimmte Menge
der fakturierten Materialien gutzuschreiben.
•
•
Gesamtstatus/offen
Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums. Dieser
Hinweis kann durch Drücken der Return-/Eingabetaste übergangen werden.
'Gutschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.
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C.3 Barverkauf Anlegen
Pfad:
-
für Barverkauf bei Auftragsart
'ZBV' eintragen und den
grünen Haken zur Bestätigung
klicken
Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien
für den Barverkauf.
Bei vorheriger Pflege der Stammdaten für Debitor, Material und Konditionen sind in
der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben:
•
•
•
•
Debitorennummer
Materialnummer
Zielmenge (zu fakturierende Menge)
CO-Auftragsnummer
öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden. Ebenso kann bei Bedarf die
Materialbezeichnung im Auftrag abgeändert werden.
Die Spalten Mengeneinheit (ME) und Kontierungsgruppe Material werden lediglich
zur Information aus den Stammdaten des Materials angezeigt. Eine Änderung ist nur
in den Stammdaten möglich.
•
•
Gesamtstatus/offen
Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums. Dieser
Hinweis kann durch Drücken der Return-/Eingabetaste übergangen werden.
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'Barverkauf allgemein (Nummer) wurde gesichert'.
D Auftrag Ändern / Löschen
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Ändern/Transaktion VA02
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Das Ändern von Aufträgen, z.B. eine Position hinzufügen oder Menge ändern, sollte
nur bei noch nicht fakturierten Aufträgen vorgenommen werden (Gesamtstatus:
offen).
Beim Löschen von Aufträgen, wenn die Bestellung z.B. storniert wurde, muß eine
evtl. schon erzeugte Faktura vorher storniert werden, da ansonsten SAP den
Vorgang mit Hinweis auf die Folgebelege abbricht.
In der Einstiegsmaske die Nummer des Auftrags eingeben, der geändert oder
gelöscht werden soll und anschließend den grünen Haken zum Bestätigen klicken.
Im Auftrag können Sie nun die einzelnen Materialpositionen ändern, neue hinzufügen
(siehe Punkt C.1.1) oder den gesamten Auftrag endgültig löschen.
Zum Löschen des Auftrags wählen Sie im Menü Verkaufsbeleg den Punkt Löschen.
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Bevor SAP den Auftrag endgültig löscht werden Sie nochmal um eine Bestätigung
gebeten, bei der Sie mit Ja bestätigen oder gegebenfalls mit Nein bzw. Abbrechen
den Vorgang abbrechen können.
Nach dem Löschen erhalten Sie in der Statuszeile die Mitteilung, das der Auftrag mit
Ihrer Nummer gelöscht wurde. Er ist jetzt auch nicht mehr im System aufrufbar.
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E Faktura Anlegen
Zum 'Faktura Anlegen' gibt es drei verschiedene Pfade, um die Transaktion auszuwählen, die aber alle zur gleichen Eingabemaske führen.
Wenn Sie nach jedem angelegten Auftrag direkt diesen fakturieren möchten, ist es
am einfachsten, in der Auftragsmaske im Menü 'Verkaufsbeleg' die Funktion
'Fakturieren' auszuwählen.
1
Nachfolgend die beiden anderen Pfade zur Fakturierung:
Pfad 2:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Folgefunktionen – Faktura
Pfad 3:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Anlegen
2
3
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E.1 Einzel- und Sammelfaktura
Nach dem Ausführen der Transaktion 'VF01' für 'Faktura Anlegen' gelangen Sie auf
nachfolgende Eingabemaske zur Fakturierung.
Durch die Integration des Moduls SD (Sales and Distribution) für Faktura werden
nach dem Speichern der Faktura automatisch die Daten in den folgenden Modulen
verbucht (siehe Punkt E.2/E.3/E.4):
•
•
•
FI (Finanzwesen)
CO (Controlling)
FM (Haushaltsmanagement)
(1) Wenn der angelegte Auftrag direkt fakturiert wird, ist die Belegnummer des
Auftrags in der Spalte 'Beleg' bereits enthalten und es ist zum Speichern nur
noch ein Klicken auf das Diskettensymbol notwendig.
(2) Falls die Auftragsnummer nicht bekannt ist oder eine Sammelfaktura (2 oder
mehr Aufträge in einer Faktura) erstellt werden soll, ist hier der Button
'Bearbeiten Fakturavorrat' auszuwählen.
1
2
'Gutschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.
Die Fakturabelege werden immer automatisch ausgedruckt und müssen nicht wie bei
dem Auftrag manuell für den Ausdruck angewiesen werden.
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Für die Selektion der Belege ist es wichtig, so viele Daten wie möglich zur
Eingrenzung einzugeben.
Auf jeden Fall sollen aber folgende Felder immer gefüllt werden, da ansonsten keine
Selektion stattfinden kann:
•
•
•
•
•
Fakturaart
Verkaufsorganisation
Vertriebsweg
Sparte
Auftragsbezogene Belege
(L2)
(JLU)
(01)
(je nach User)
(Haken setzen)
Falls die meisten Fakturen über einen dem Verkaufsbüro zugeordneten CPD-Debitor
erfolgen, ist es sinnvoll diesen im Feld 'Auftraggeber' für die Selektion anzugeben.
Nach Eingabe der Selektionsdaten ist der Button 'Fakturavorrat anzeigen'
anzuklicken, um die selektierten Belege anzusehen.
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Bei dem Fakturavorrat werden alle der Selektionskriterien entsprechenden Belege
angezeigt und können nun durch Markieren der Zeile (klicken auf Button am linken
Rand) ausgewählt werden.
(1) Für eine Einzelfaktura (pro Auftrag eine Faktura) markieren
entsprechende Zeile und klicken Sie auf den Button 'Einzelfaktura'.
Sie
die
(2) Bei einer Sammelfaktura (mehrere Aufträge pro Faktura) markieren Sie wieder
die entsprechenden Zeilen und klicken auf den Button 'Sammelfaktura'.
Wichtig ist hierbei, dass Sie nur Aufträge mit dem gleichen Debitor auswählen,
da ansonsten keine Sammelfaktura erstellt werden kann und automatisch
Einzelfakturen ausgegeben werden.
1
2
E.2 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -L2- (zu Punkt C.1.1)
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Ändern (siehe Punkt E)
Zur Anzeige der Folgebelege der Faktura geben Sie die Fakturanummer im Feld
'Faktura' ein und klicken auf den Button 'Rechnungswesen'.
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Die Übersicht der Rechnungswesenbelege zeigt alle automatisch erzeugten Belege
im System, die durch Markieren und Bestätigen mit dem grünen Haken zur Ansicht
ausgewählt werden können.
E.2.1 Anzeige FI-Beleg
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E.2.2 Anzeige Profit Center-Beleg
E.2.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)
E.2.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement)
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E.3 Anzeige der Folgebelege zur Gutschrift -G2- (zu Punkt C.2)
Pfad:
'Faktura' ein und klicken Sie auf den Button 'Rechnungswesen'.
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E.4 Anzeige der Folgebelege zum Barverkauf -ZBV- (zu Punkt C.3)
Pfad:
'Faktura' ein und klicken Sie auf den Button 'Rechnungswesen'.
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E.5 Zusätzliche Infomöglichkeiten zu den Fakturen
Außer der 'Folgebelege' zu den Fakturabelegen besteht noch die Möglichkeit der
Ansicht der Debitoren-Einzelposten (Punkt E.5.1) und des Kontoauszugs 2 (Punkt
E.5.2).
E.5.1 Anzeige Debitoren-Einzelposten
Pfad:
SAP Menü – Rechnungswesen – Finanzwesen – Debitoren – Konto – Posten
anzeigen
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In der Selektionsmaske für die Debitoren Einzelpostenliste wird das Debitorenkonto
(Debitorennummer) und der Buchungskreis (JLU) eingetragen.
Setzen Sie außerdem noch den Radiobutton für den Status der Posten mit Datum
oder Zeitraum:
•
•
•
Offene Posten
Ausgeglichene Posten
Alle Posten
Abschließend auf den Button zum 'Ausführen' in der Anwendungsfunktionsleiste
klicken.
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Die nachfolgende Debitoren Einzelpostenliste zeigt die offenen Posten der in Punkt
E.2 und E.3 fakturierten Rechnung und Gutschrift sowie deren Aufrechnung in der
Summe.
FI-Belegarten für SD-Belege:
F1
F2
F3
-
Rechnung
Gutschrift
Storno
In der Spalte 'Belegnr.' steht die FI-Belegnummer und in der Spalte 'Referenz' die
SD-Fakturanummer.
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E.5.2 Anzeige Kontoauszug 2
Transaktion: ZK2
Zum Aufruf des Kontoauszugs 2 sind folgende Selektionskriterien einzugeben:
•
•
•
•
•
•
Landeshaushalt (CO)
Buchungskreis
Anzeigewährung
Projekt
Auswertungszeitraum
Anzeigezeitraum
(Radiobutton setzen)
(JLU)
(EUR)
(CO-Auftrag)
(Zeitraum einschränken)
(Zeitraum einschränken)
Abschließend auf den Button zum 'Ausführen' in der Anwendungsfunktionsleiste
klicken.
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Auswertungszeitraum: 07/2002
Bei dem Barverkauf wird im Unterschied zu Rechnungen und Gutschriften kein
Debitorenkonto bebucht (siehe Punkt E.4.1), sondern direkt das BarverkaufsKassenkonto (siehe Spalte Lieferant/Kunde).
Auswertungszeitraum: 11/2002
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F Faktura Stornieren
Pfad:
SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Stornieren
-
nach dem Ausführen der
Transaktion 'VF11' für 'Faktura
Stornieren' gelangen Sie auf
nachfolgende Eingabemaske
zur Stornierung
In der Spalte 'Belegnummer' ist hier die Belegnummer des zu stornierenden Fakturabelegs einzugeben und anschließend zum Speichern auf das Diskettensymbol zu
klicken.
Wichtig: Zu beachten ist hierbei, dass nur der Fakturabeleg und nicht der Auftrag
storniert wird. Im Auftrag steht nach Stornierung der Faktura als Gesamtstatus
wieder 'offen'.
'Beleg (Nummer) gesichert'.
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F.1 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -Storno- (zu Punkt E.3/F)
Pfad:
Zur Anzeige der Folgebelege des Stornos geben Sie die Belegnummer im Feld
'Faktura' ein und klicken auf den Button 'Rechnungswesen'.
-
als Beispiel wurde hier die im
Punkt C.2/E.3 angelegte
Gutschrift storniert
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F.1.1 Anzeige FI-Beleg
F.1.2 Anzeige Profit Center-Beleg
F.1.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)
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F.1.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement)
F.1.5 Anzeige Debitoren-Einzelpostenliste
In der 'Debitoren Einzelpostenliste' erkennt man, dass die vorherige Gutschrift und
der Storno dazu nicht mehr als offene Posten geführt werden und eine Ausgleichsbelegnummer erhalten haben (vergleiche Punkt E.5.1).
F.1.6 Anzeige Kontoauszug 2
Wie auch in der 'Debitoren Einzelpostenliste' wurde im Kontoauszug die Gutschrift
mit dem Storno verrechnet und in der Summe wieder 5.000,- Euro als Umsatzerlöse
ausgewiesen (vergleiche Punkt E.5.2).
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G Erneuter Ausdruck bereits gedruckter Belege (Spoolaufträge)
Wenn ein bereits ausgedruckter Beleg (Auftrag oder Faktura) nochmals ausgedruckt
werden soll, gibt es dafür zwei verschiedene Vorgehensweisen:
Zum einen können Sie sinngemäß wie im Punkt C.1.2 vorgehen, nur dass bei
Fakturen die Transaktion 'VF02' anstatt wie bei den Aufträgen die Transaktion 'VA02'
ausgewählt wird.
Zum anderen besteht die Möglichkeit der nachfolgenden Variante über das Menü
'System – Eigene Spoolaufträge', wobei diese Variante überall ausführbar ist.
In der Ausgabesteuerung sind alle bisher ausgedruckten Belege aufgeführt und
können durch Setzen des Hakens vor der Zeile und anschließendem Klicken auf das
Druckersymbol ausgewählt werden.
Von den beiden Druckersymbolen ist das rechte Symbol auszuwählen, um die
Druckoptionen noch mal anpassen zu können.
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Die Druckoptionen können in nachfolgender Maske bei Bedarf noch geändert
werden. Im Feld 'Frontend-Drucker' kann z.B. ein anderer auf Ihrem PC
eingerichteter Drucker ausgewählt sowie im Feld 'Exemplare' die Anzahl der noch
benötigten Ausdrucke eingestellt werden.
Zum endgültigen Ausdruck der Belege abschließend auf das Drucksymbol klicken.
Die folgende Infomeldung von SAP kann durch Klicken auf den grünen Haken
bestätigt werden.
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Nach Bestätigung des vorherigen Druckauftrags öffnet sich zur Info für den
Druckauftrag ein neues Fenster. Hier sind keine Eingaben mehr notwendig, es dient
lediglich zur Info für den User.
Vorab ist zu sehen, welchen Drucker SAP verwendet und wie viele Seiten letztendlich zum Ausdruck vorbereitet werden.

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