Der Mehrwertsteuerausweis nach § 14 UStG in der Heiz

Der Mehrwertsteuerausweis nach § 14 UStG
in der Heiz- und Nebenkostenabrechnung
Einführung
Die üblichen Heiz- und Nebenkostenabrechnungen, die für private Mieter oder von privaten Vermietern
erstellt werden, haben die Charakteristik eines Berechnungsnachweises und sind keine Rechnungen im
Sinne des § 14 UStG. Dieser Sachverhalt ist im nicht gewerblichen Bereich unerheblich, da dort eine
Abrechnung über die Bruttobeträge ohne Vorsteuerabzug erfolgt.
Rechnet jedoch ein gewerblicher Vermieter mit einem vorsteuerabzugsberechtigten Mieter ab, so muss die
Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung die Anforderungen des § 14 UStG erfüllen, um dem Mieter den
Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Dazu müssen neben den bisherigen Abrechnungsdaten noch die folgenden
acht gesetzlich geforderten Merkmale enthalten sein:
Zusätzliche Merkmale zur Erfüllung der Anforderungen des § 14 UStG
•
Leistungsgeber und Leistungsempfänger
Der Leistungsgeber (Vermieter/Verwalter) sowie der Leistungsempfänger (Mieter) ist mit
vollständigem Namen und Anschrift zu nennen.
•
Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer
Die Steuernummer bzw. die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Vermieters/Verwalters ist zu
nennen.
•
Ausstellungsdatum
Die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung muss das Erstellungsdatum tragen.
•
Rechnungsnummer
Die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung muss eine fortlaufende, eindeutige Nummer tragen. Diese
Nummer wird üblicherweise vom Vermieter/Verwalter vorgegeben.
•
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistung
Die Auflistung der Grund- und Verbrauchskostenanteile sowie der Verteilschlüssel in der üblichen
Nebenkostenabrechnung reichen aus, um diese Anforderung zu erfüllen.
•
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistung
Als Zeitpunkt der Lieferung wird der Abrechnungszeitraum betrachtet, der ohnehin auf den üblichen
Abrechnungen angegeben ist.
•
Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
Das Entgelt ist der Nettobetrag, d.h. der Gesamtbetrag ohne die Umsatzsteuer.
•
Steuersatz
Der Steuersatz des Vermieters/Verwalters ist anzuwenden (Hauptleistung Miete, derzeit in der Regel
19%) .
eddi24 GmbH Mündener Straße 31 34123 Kassel
Telefon: +49 561 701649 70 E-Mail: info@eddi24.de
Die Handhabung bei eddi24
Die Erstellung einer Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung mit korrektem Mehrwertsteuerausweis für
gewerbliche Nutzer ist sehr einfach: Wählen Sie den betreffenden Mieter aus und nehmen Sie unter dem
Reiter „Extras“ folgende Einstellungen vor:
Bild 1: Kennzeichnen eines Nutzers als gewerblich
Nachdem Sie das Häkchen „Gewerblich“ gesetzt haben, erscheint darunter ein Textfeld, in das Sie die
Rechnungsnummer eingeben können. Diese Nummer erhalten Sie üblicherweise vom Vermieter oder
Verwalter, in dessen Auftrag Sie die Abrechnung erstellen. Alternativ können Sie einen eigenen
Nummernkreis für die von Ihnen erstellten Abrechnungen verwenden. Achten Sie bitte darauf, dass jeder
gewerbliche Nutzer eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer erhält. In einer Liegenschaft können
selbstverständlich gemischt gewerbliche und private Nutzer vorhanden sein.
Wichtig: Das Häkchen „Gewerblich“ darf nur dann gesetzt werden, wenn Vermieter und Mieter
vorsteuerabzugsberechtigt sind. Andernfalls ergibt sich bei unterschiedlichen Steuersätzen in den zu
verteilenden Kostenarten eine fehlerhafte Abrechnung.
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Die zusätzlich noch benötigte Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie der zu
verwendende Mehrwertsteuersatz sind bei den Grunddaten des zugehörigen Verwalters einzutragen.
Bild 2: Vervollständigen der Verwalterangaben für eine Rechnungslegung gemäß § 14 UStG
Um eine korrekte Rechnung gemäß § 14 UStG zu erstellen, muss die Steuer-Nr. oder die UmsatzsteuerIdentifikationsnummer eingetragen sein. Erfolgen beide Angaben, so wird die Steuer-Nr. auf der zugehörigen
Einzelabrechnung gedruckt. Zusätzlich ist der in Ansatz zu bringende MwSt.-Satz in Prozent anzugeben.
Üblicherweise ist dies der aktuelle Standard-Mehrwertsteuersatz (zur Zeit 19%).
Nach diesen Eingaben erzeugt das eddi24-Abrechnungsmodul für die als gewerblich gekennzeichneten
Nutzer eine Einzelabrechnung, die den Anforderungen des § 14 UStG genügt. Den gewerblichen Nutzern
dient eine solche Einzelabrechnung gegenüber dem Finanzamt als Nachweis über den Vorsteuerabzug.
Nicht gewerbliche Nutzer erhalten die Abrechnung nach wie vor in der bisher gewohnten Form.
Auf der Übersicht sind die Abschnitte für gewerbliche und nicht gewerbliche Nutzer ebenfalls unterschiedlich
gestaltet. So kann der Vermieter oder Verwalter sofort erkennen, um welche Art Nutzer es sich handelt und
hat alle relevanten Daten beider Ausprägungen im Blick.
Nachfolgend sehen Sie die Einzelabrechnung eines gewerblichen Nutzers, die alle Anforderungen des § 14
UStG erfüllt.
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