Reise- und Dienstreisekosten - ESF-EPM

Reise- und Dienstreisekosten
Stand: 02/2007
Reise- und Dienstreisekosten
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Fest angestellte oder externe MitarbeiterInnen des Projektträgers, die im Rahmen eines ESF-Projekts eingesetzt und
abgerechnet werden, können grundsätzlich alle dienstlichen Reisekosten abrechnen, sofern die Dienstreise oder der
Dienstgang einen unmittelbaren Projektbezug aufweist und zur Durchführung des Projekts nachweisbar notwendig
ist.
Die Abrechnung von Reisekosten im ESF basieren auf den Regelungen der Landesreisekostenverordnung in ihrer
jeweils aktuellen Fassung. Auch hier müssen die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet werden.
So kann eine Flugreise ggf. günstiger sein als die Fahrt mit der Bahn, wenn dadurch eine Übernachtung eingespart
wird. Hierzu muss ggf. eine Vergleichsberechnung auf der Basis von eingeholten Angeboten angefertigt werden.
Bei der Abrechnung von Reisekosten wird zwischen Dienstgängen und Dienstreisen unterschieden und entsprechend
können Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Tagegelder und sonstige Nebenkosten erstattet werden (s.u.). Der
Nachweis von Reisekosten erfolgt durch Originalbelege.
Erhält der Dienstreisende von dritter Seite Zuwendungen für dieselbe Dienstreise bzw. Dienstgang, muss diese auf die
Reisekostenvergütung angerechnet werden.
Tägliche Fahrtkosten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte sind nicht erstattungsfähig.
Dienstgänge:
Als Dienstgänge werden Fahrten zur Erledigung der Projektarbeit außerhalb der Arbeitsstätte bezeichnet.
Ausgangspunkt können hierbei sowohl die Arbeitsstätte als auch der Wohnort sein. Es können Fahrtkosten und notwendige sonstige Reisekosten abgerechnet werden.
Beispiele für Dienstgänge:
• Besuch von TeilnehmerInnen
• Besprechungen mit Kooperationspartnern
• Einkauf von Projektmaterial
Dienstreisen:
Als Dienstreise werden Reisen zur Erledigung der Projektarbeit außerhalb des Dienstortes bezeichnet und müssen von
der Projektleitung schriftlich angeordnet oder genehmigt werden. Ausgangspunkt der Reise kann sowohl die
Arbeitsstätte als auch der Wohnort sein. Es können Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Tagegelder und sonstige
Reisekosten abgerechnet werden.
Beispiele für Dienstreisen:
• Tagungen
• Informationsveranstaltungen
• Fortbildungen
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Fahrtkosten:
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Öffentliche Verkehrsmittel (Bus + Bahn)
Die gesamten Kosten können bei Einreichung der Originalbelege abgerechnet werden.
Privater Pkw
Es wird eine Kilometerpauschale ausgezahlt – in Höhe von 0,22 €.
Für jede weitere MitfahrerIn, können jeweils abgerechnet werden: 0,02 €.
Dienstfahrzeug
Wird ein Fahrzeug mit Genehmigung des Trägers als Dienstfahrzeug genutzt – Voraussetzung dafür ist eine
Dienstreise-Fahrzeug-Versicherung seitens des Trägers -, wird eine Kilometerpauschale ausgezahlt in Höhe von 0,30 €.
Flugreisen
Dienstreisen mit dem Flugzeug sind grundsätzlich möglich. Jedoch muss mit einer Vergleichsrechnung nachgewiesen
werden, dass der Flug ebenso kostengünstig war wie andere Verkehrsmittel.
Ingesamt gilt auch bei den Fahrtkosten das Prinzip der „Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“, d.h., alle möglichen
Vergünstigungen bei der Buchung von Tickets müssen in Anspruch genommen werden.
Tagegeld:
Das Tagegeld berechnet sich vom Zeitpunkt der Abfahrt bis zur Rückkehr.
Folgende Pauschalen können abgerechnet werden:
• ab 8 Stunden
• ab 14 Stunden
• ab 24 Stunden
6,00 €
12,00 €
24,00 €
Gibt es bei der Dienstreise kostenlose Bewirtung, wird das Tagegeld folgendermaßen gemindert:
• Frühstück:
• Mittagessen:
• Abendessen
- 20 %
- 50 %
- 30 %
Übernachtungskosten:
Die Auslagenerstattung einer Übernachtung ohne Ausgabennachweis beträgt 20,00 €.
Sind die nachgewiesenen Übernachtungskosten höher als 20,00 €, werden 50 % des Mehrbetrags erstattet. In begründeten Fällen können 100 % des Mehrbetrags abgerechnet werden.
Bei Übernachtungskosten, die die Kosten des Frühstücks einschließen, muss das zustehende Tagegeld um 20 %
(4,80 €) gekürzt werden.
Sonstige Reisekosten:
Weitere anfallende Kosten bei Dienstreisen und –gängen können per Nachweis abgerechnet werden. In der Regel
dreht es sich hierbei um Parkgebühren. Taxifahrten können nur mit besonderer Begründung abgerechnet werden.
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Reise- und Dienstreisekosten
Stand: 02/2007
Nachweis von Reisekosten:
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Grundsätzlich gilt, dass alle Reise- und Dienstreisekosten durch entsprechende Originalbelege nachgewiesen werden
müssen. Aus den Belegen sollte hervorgehen, wer die Dienstreise bzw. die Dienstgänge, wann unternommen hat und
welchem Zweck sie diente.
Dienstreisen sollten einzeln mit einem Reisekostenabrechnungsformular abgerechnet werden. Der Projektbezug muss
dokumentiert und die schriftliche Genehmigung der Projektleitung beigelegt sein.
Bei der Abrechnung von Dienstgängen können eigene Formulare verwendet werden, wenn sie alle erforderlichen
Angaben enthalten. Es empfiehlt sich eine monatliche Abrechnung der Fahrtkosten zu erstellen.
Vordruck Fahrtkostenabrechnung
Das Formular sollte mit dem Trägernamen, Projektname und Projekt Nr. ergänzt werden. Die unterlegten Zellen enthalten die Berechnungsformel für die Kilometerpauschale bei einer Person. Wird eine weitere oder mehrere Personen
mitgenommen, muss die Formel entsprechend verändert werden.
Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln können „per Hand“ eingetragen werden, d.h. statt der Kilometerzahl werden das Verkehrsmittel anstelle der Kilometerzahl und der Betrag in das beige unterlegte Feld eingetragen.
Vordruck Reisekostenabrechnung
Das Abrechnungsformular muss nur in den unterstrichenen Feldern ausgefüllt werden. Lediglich Beträge, die nicht
automatisch berechnet werden können (also „Bahnfahrten“ / „Zu- und Abgang“ / „Flugreisen“ / „Sonstige Reisenkosten“)
müssen in die rechte Berechnungsspalte manuell eingetragen werden.
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