Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDF

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Bayerisches Staatsministerium für
Umwelt und Verbraucherschutz
Anleitung
zur Erstellung barrierearmer PDF-Dateien aus Word
Version 4.01 / 16.12.2014
Autor: Felix Riegel (StMUV)
Telefon: (089) 9214 – 2195
felix.riegel@stmuv.bayern.de
Bayerisches Staatsministerium für Umwelt und Verbraucherschutz
Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente aus Word – Version 4
Inhaltsverzeichnis
Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente aus Word ............................................ 1
Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................... 2
1
Barrierefreiheit und eingesetzte Programme ................................................................... 3
2
Erstellen oder Ändern einer Word-Datei .......................................................................... 3
3
2.1
Formatvorlagen ........................................................................................................ 3
2.2
Wichtige Hinweise zur Formatierung ........................................................................ 6
2.3
Aufzählungen / Listen ............................................................................................... 6
2.4
Alternativtexte für Bilder und Grafiken ...................................................................... 6
2.5
Tabellen ................................................................................................................... 7
2.6
Mehrspaltigkeit ......................................................................................................... 9
2.7
Farbkontrast ............................................................................................................. 9
2.8
Hyperlinktext ............................................................................................................ 9
2.9
Vermeiden unverankerter Objekte.......................................................................... 10
2.10
Eigenschaften der Word-Datei festlegen ................................................................ 10
Erzeugen einer PDF-Datei aus Word ............................................................................. 10
3.1
Reiter „Einstellungen“............................................................................................. 11
3.2
Reiter „Sicherheit“ .................................................................................................. 11
3.3
Reiter „Word“ ......................................................................................................... 12
3.4
Reiter „Lesezeichen“ .............................................................................................. 13
3.5
PDF-Konvertierung ................................................................................................ 13
4
Erzeugen einer PDF-Datei aus Word ohne Acrobat Vollversion ..................................... 14
5
Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten ....................................................................... 14
6
5.1
Sprache des Dokumentes ...................................................................................... 14
5.2
Anzeigeoptionen .................................................................................................... 15
5.3
Tab-Reihenfolge festlegen ..................................................................................... 15
Prüfung der Zugänglichkeit im Adobe Acrobat................................................................ 16
6.1
Schnellwerkzeuge für Ein-/Ausgabehilfe ................................................................ 16
6.2
Prüfung mit Prüfbericht .......................................................................................... 16
6.2.1
Sofort zur Prüfung mit Prüfbericht ....................................................................... 18
6.3
Sprachausgabe ...................................................................................................... 18
6.4
Schnellprüfung ....................................................................................................... 18
6.5
Fehlerbehebung ..................................................................................................... 18
2 von 18
1
Barrierefreiheit und eingesetzte Programme
Die vorliegende Anleitung bezieht sich auf die grundlegenden Ansätze zur Erstellung von barrierearmen PDF-Dateien aus Dokumenten die mit Microsoft Word 2010 erstellt werden. Nur für die
weitere Bearbeitung von PDF-Dateien wird eine Adobe Acrobat Vollversion z.B. Adobe Acrobat 10
Professional benötigt. Dies ist bei konsequenter Berücksichtigung dieser Anleitung meist nicht oder
nur in sehr geringem Ausmaß erforderlich.
PDF ist aus Sicht der Barrierefreiheit kein optimales Dokumentenformat, deshalb kann man hier
eigentlich nur von barrierearmen PDF-Dateien sprechen. Wenn die Bereitstellung von Informationen
in HTML möglich ist, so ist dieser Weg in jedem Fall vorzuziehen.
Die Erstellung ausfüllbarer PDF-Formulare wird in einem separaten Dokument erläutert. Hierfür ist
eine Adobe Acrobat Professional Version erforderlich.
2
Erstellen oder Ändern einer Word-Datei
Um eine Worddatei zu erzeugen oder zu ändern, die bei der Umwandlung eine barrierearme PDFDateien ergibt, ist folgendes zu berücksichtigen.
2.1
Formatvorlagen
Elemente eines Dokumentes (z.B. Überschriften) dürfen nicht einfach durch Änderung der
Schriftgröße etc. definiert werden, sondern es sind dafür Formatvorlagen zu verwenden. Sie können
damit schnell und einfach mehrere Formatierungen konsistent auf das gesamte Dokument
anwenden. Anstatt eine Überschrift in drei separaten Schritten in der Größe 16 Punkt, fett und in der
Schriftart Arial zu formatieren, kann das gleiche Ergebnis in einem Schritt durch Anwenden der
integrierten Formatvorlage Überschrift 1 erzielt werden.
2.1.1 Zuweisung von Formatvorlagen
Die Schnellformatvorlagen werden in der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Start
angezeigt. Dabei ist wichtig das jeder Überschrift die richtige Stufe (Gliederungsebene) erhält Überschrift 1 hat Gliederungsebene 1, Überschrift 2 hat Gliederungsebene 2, usw.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Formatvorlage für Überschriften zu ändern:
• Wählen Sie die zu ändernde Überschrift aus.
• Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen die richtige
Formatvorlage für Überschriften aus.
Sie können die Struktur Ihres Dokuments anzeigen und
aktualisieren, indem Sie auf die Registerkarte Ansicht
und dann in der Gruppe Anzeigen auf das Kontrollkästchen Navigationsbereich klicken.
3 von 18
2.1.2
Angepasste Formatvorlagen
Auch wenn rein optisch kein Unterschied festzustellen ist, ergibt sich durch die konsequente
Zuweisung von Formatvorlagen eine logische Dokumentstruktur, die auch in der PDF-Dateien
wiederverwendet wird.
Formatvorlage „Standard“ auf Hausstandard [Arial 11] ändern:
•
•
auf Schnellformatvorlagen Standard mit der rechten Maustaste anklicken und ändern wählen
Schriftart und ggf. unten bei Format (Absatz usw. auswählen)
Formatvorlage einer Überschrift ändern
•
•
2.1.3
Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen die richtige
Formatvorlage für Überschriften aus
Danach wie bei Formatvorlage „Standard“ beschrieben – wichtig ist hier die
Gliederungsebene diese wird unten bei Format -> Absatz -> beim Reiter Einzüge- und
Abstände bei Gliederungsebene: eingestellt
Neue Formatvorlage
Ein einfachste Möglichkeit eine neue Formatvorlage zu erstellen ist den entsprechenden Text im
Dokument zu markieren und mit der rechten Maustaste Formatvorlage übernehmen auswählen:
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Geben Sie den Namen der neuen Formatvorlage ein. Sie können ggf. das Format auch noch ändern:
5 von 18
2.2
Wichtige Hinweise zur Formatierung
•
•
•
Wenn Sie Überschriften in einem Dokument verwenden, achten Sie darauf, sie kurz zu halten
(weniger als 20 Wörter). Im Allgemeinen sollten Überschriften maximal eine Zeile lang sein.
Vermeiden Sie es, wichtige Informationen nur in Kopf- und Fußzeilen zu platzieren, da diese
von Acrobat nicht in die PDF-Tag-Struktur übernommen werden.
Auch für Fließtext sollte immer dieselbe Formatvorlage verwendet werden (Standard)
Leerzeilen sollen vermieden werden, da sonst unnötige PDF-Tags * erzeugt werden. Zeilenabstände
können ebenso durch entsprechende Einrichtung der Formatvorlagen realisiert werden (Bereich
Absatz). Ohne Formatvorlage können Sie auf der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Absatz
unter Abstand auf den Pfeil neben Vor oder Nach den gewünschten Abstand einstellen. Dies gilt
auch für Einrückungen, die nicht über Aneinanderreihung mehrerer Leerzeichen erzielt werden
sollten. Weitere Einstellungen sind im Dialogfeld Absatz möglich.
* Der Begriff PDF-Tag wird in Kapitel 5 erklärt
2.3
Aufzählungen / Listen
Auch Aufzählungen müssen auf Basis der von Word zur Verfügung gestellten Funktionalität erstellt
werden, also entweder über Zuweisen einer Formatvorlage oder auf der Registerkarte Start ->
Absatz:
2.4
Alternativtexte für Bilder und Grafiken
Wie im Internet müssen auch hier Bilder mit Alternativtext versehen werden, um auch sehbehinderten Personen den Zugang zum Inhalt zu bieten.
Dies erfolgt in Word, indem man das Bild markiert und mit der rechten Maustaste das Kon- textmenü
„Grafik formatieren…“ aufrufen. Unter Alternativtext -> Beschreibung kann der Text eingeben
werden, optional kann auch ein Titel eingegeben werden.
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Alternativtext wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Bild oder Objekt bewegen. Er
erleichtert den Benutzern einer Bildschirmsprachausgabe, den Inhalt von Bildern im Dokument zu
verstehen. Für viele Leser ist dies die einzige Information, die ihnen zu den Bildern und Objekten im
Dokument bereitsteht. Alternativer Text sollte für die folgenden Objekte in das Dokument eingefügt
werden:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2.5
Bilder
ClipArt
Diagramme
Tabellen (wenn Teile oder alles grafisch aufbereitet wurde)
Formen (die keinen Text enthalten und sich nicht in Gruppen befinden)
SmartArt-Grafiken
Gruppen (alle Objekte in dieser Liste, mit Ausnahme der Formen, sollten auch alternativen
Text aufweisen, wenn sie in Gruppen auftreten)
Eingebettete Objekte
Freihandobjekte
Tabellen
Tabellen dürfen nicht von Hand, sondern nur
über den Tabelleneditor erzeugt werden, damit
die
Informationen in der richtigen Reihenfolge
vorliegen. Klicken Sie auf der Registerkarte
Einfügen auf Tabelle, und ziehen Sie dann den
Mauszeiger über das Raster, um die
gewünschte Anzahl Zeilen und Spalten zu markieren. Klicken Sie, und die Tabelle wird im Dokument
angezeigt.
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2.5.1
Angeben von Überschriftzellen in Tabellen und alternativem Text
Zellen die als Spalten- oder Zeilenüberschrift dienen müssen entsprechend gegenzeichnet werden.
Das ermöglicht die Zuordnung des Inhaltes einer Tabelle.
1. Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Kopfzeile in einer Tabelle anzugeben:
2. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle.
3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Tabellentools | Entwurf in der Gruppe Optionen für
Tabellenformat das Kontrollkästchen Überschrift.
4. Fügen Sie die Überschrifteninformationen hinzu.
Um alternativen Text hinzuzufügen klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen
Sie Tabelleneigenschaften.
Stellen Sie beim Einsatz von Tabellen sicher, dass die Tabellenüberschrift auf jeder Seite
automatisch wiederholt wird.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Tabellenüberschrift (die erste Tabellenzeile) und
wählen aus dem Kontextmenü „Tabelleneigenschaften“ aus. Danach unter dem Reiter „Zeile“ die
Option „Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen“ aktivieren.
Die Option „Seitenwechsel in der Zeile zulassen“ sollte deaktiviert werden, damit kein Seitenwechsel innerhalb einer Tabellenzeile erlaubt wird.
Auch die Ergebniszeile sowie verbundene Zellen können entsprechend gekennzeichnet werden.
2.5.2
Vermeiden leerer Zellen zur Formatierung
Wenn leere Zellen zum Formatieren der Tabelle verwendet werden, kann dem Benutzer einer
Bildschirmsprachausgabe der Eindruck vermittelt werden, dass keine weiteren Einträge in der
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Tabelle vorhanden sind. Sie können dieses Problem vermeiden, indem Sie unnötige leere Zellen
löschen, oder Sie können in dem Fall, in dem die Tabelle speziell für das Layout von Inhalt innerhalb
des Dokuments verwendet wird, alle Tabellenformatvorlagen löschen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1. Markieren Sie die gesamte Tabelle.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools – Entwurf in der Gruppe
Tabellenformatvorlagen auf den Pfeil neben dem Formatvorlagenkatalog, um den Katalog der
Tabellenformatvorlagen zu erweitern.
3. Klicken Sie im Menü unterhalb des Katalogs auf Löschen.
Tabellen zur Layout Gestaltung sind nicht barrierefrei.
2.6
Mehrspaltigkeit
Mehrspaltige Texte sind in Word nur über die dafür bereitgestellte Funktion zu realisieren, da
ansonsten im PDF-Dokument die diesbezügliche Strukturinformation fehlt und die Informatio- nen
möglicherweise nicht dem korrekten Textfluss folgen können.
2.7
Farbkontrast
Ebenso wie bei HTML-Seiten muss auch in PDF-Dokumenten auf ausreichende Kontraste zwischen
Hintergrund und Schriftfarbe bzw. bei Einbindung von grafischen Elementen geachtet werden. Dies
ist unerlässlich für die Lesbarkeit von Texten durch sehbehinderte Personen.
Für PDF-Dateien können im Regelfall dieselben Tools zur Kontrastprüfung eingesetzt werden wie für
HTML-Seiten.
Einige Ausgabeprogramme für PDF-Dateien erlauben die Wahl der Farben durch den Benutzer. Dies
ist allerdings oft nur eingeschränkt möglich und sollte daher bereits beim Erstellen der Quelldatei
berücksichtigt werden.
2.8
Hyperlinktext
Hyperlinktext sollte eine verständliche Beschreibung des Sprungziels bereitstellen, nicht nur die URL.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um dem Dokument einen Hyperlink hinzuzufügen:
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1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Hyperlink platzieren möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlink auf Hyperlink, um das
entsprechende Dialogfeld zu öffnen.
3. Geben Sie im Feld „Anzuzeigender Text“ den Namen oder einen Satz ein, der das Sprungziel
des Links kurz beschreibt.
4. Geben Sie in das Feld Adresse die Hyperlink-URL ein.
5. Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie den Text eines Hyperlinks ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie den Link aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe
Hyperlink auf Hyperlink, um das Dialogfeld Hyperlink zu öffnen.
2. Nehmen Sie im Feld „Anzuzeigender Text“ alle erforderlichen Änderungen am Text vor.
3. Klicken Sie auf OK.
Darüber hinaus können Sie einen QuickInfo-Text einfügen, der dann angezeigt wird, wenn Sie den
Cursor über einen Hyperlink bewegen, und der auf ähnliche Weise wie Alternativtext verwendet
werden kann.
2.9
Vermeiden unverankerter Objekte
Objekte, die sich nicht mit dem Text in einer Zeile befinden, erschweren die Navigation und können
für Benutzer mit eingeschränkter Sehfähigkeit eine Barriere darstellen. Setzen Sie den
Zeilenumbruch um Objekte auf „Oben und unten“ oder „Mit Text in Zeile“, damit Benutzer mit einer
Bildschirmsprachausgabe der Struktur des Dokuments leichter folgen können.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um den Zeilenumbruch um Objekte zu ändern:
1. Wählen Sie das Objekt aus, und klicken Sie mit der rechten Maustaste.
2. Wählen Sie Zeilenumbruch und anschließend entweder „Mit Text in Zeile“ oder „Oben und
unten“ in der Liste
2.10 Eigenschaften der WordDatei festlegen
Unter Datei -> Informationen->
Eigenschaften können Sie Titel,
Autoren usw. eintragen
Diese Eingaben werden in die
Eigenschaften der PDF-Datei
übernommen. Besonders ein
aussagekräftiger Titel ist hier für den Einsatz im Internet wichtig.
3
Erzeugen einer PDF-Datei aus Word
Ist Adobe Acrobat Standard oder Professional installiert, findet man in den Office-Programmen Word,
Excel und PowerPoint in der Menüleiste einen zusätzlichen Reiter „Acrobat“, der zu den
Grundeinstellungen führt. Für alle nicht aufgeführten Hinweise sollte man grundsätzlich
Standardeinstellungen so belassen.
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3.1
Reiter „Einstellungen“
Hier werden generelle Einstellungen zur Barrierefreiheit gemacht.
Die Option „Dokumentinfo konvertieren“ erlaubt das Hinzufügen von Dokumentinformationen, die in
Word über „Datei“ – „Eigenschaften“ angegeben werden. Diese können z.B. den Titel, das Thema
und den Verfasser enthalten.
Über die Option „Lesezeichen erstellen“ werden beim Konvertieren Lesezeichen aus Texten mit einer
entsprechenden Formatgabe erzeugt (siehe Reiter Lesezeichen).
„Links hinzufügen“ Der PDF-Datei werden automatisch aktive Links und aktiver Hypertext
hinzugefügt.
Wichtig ist hier unter anderem auch die Aktivierung der Option „Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen
durch Erstellen von PDF mit Tags aktivieren“. Durch diese Einstellung wird das Dokument mit Tags
versehen.
Die Standardeinstellungen sollte man grundsätzlich so belassen:
3.2
Reiter „Sicherheit“
In diesem Bereich können Angaben über einen eventuellen Passwortschutz und über speziel- le
Berechtigungen gemacht werden. Es muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Option
„Textzugriff für Bildschirmlesehilfe für Sehbehinderte zulassen“ aktiviert ist, da das fertige PDF sonst
nicht über Screenreader ausgelesen werden kann. Wenn Sicherheitseinstellungen nötigt sind, sollten
Sie die PDF-Datei im Adobe Acrobat so einstellen:
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•
•
3.3
Datei -> Dokumenteigenschaften
Im Dialogfeld „Kennwortschutz – Einstellungen“ die Option „Textzugriff für
Bildschirmlesehilfen für Sehbehinderte aktivieren“. Mit dieser Option werden die
Sicherheitseinstellungen des Dokuments nur außer Kraft gesetzt, um Hilfsanwendungen wie
z.B. Bildschirmlesehilfen Zugriff auf den Inhalt zu gewähren.
Reiter „Word“
In Word können Kommentare eingegeben werden. Über die Option „Angezeigte Kommentare im
PDF-Dokument in Notizen konvertieren“ ist es möglich, diese Kommentare auch in das PDFDokument zu übernehmen.
„Fußnoten- und Endnotenverknüpfungen konvertieren“ erlaubt dies auch für Links in Fuß- und
Endnoten.
Die Option „Erweiterte Tag-Einstellung aktivieren“ Integriert diese Funktion in das PDF-Dokument.
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3.4
Reiter „Lesezeichen“
Für Dokumente mit mehr als 2 Seiten sollten Lesezeichen erstellt werden. Um festzulegen
welche Word-Überschriften zu PDF-Lesezeichen konvertiert werden nutzen Sie den Reiter
„Lesezeichen“. Diese sind wichtig, um eine Struktur anzubieten, die Sie beim Auffinden von
Informationen unterstützt.
Die Standardüberschriften Überschrift1 - Überschrift9 sind bereits in der Standardeinstellung
markiert. Weiter Überschriften müssen in der alphabetisch sortierten Liste noch angekreuzt
werden. Hier können Sie unter Ebene auch noch die eingestellte Hierachiestufe kontrollieren
und nach dem Anklicken auch noch berichtigen.
Hinweis: Wenn nur einige, aber nicht alle verfügbaren Word-Überschriften und -Formate zur Konvertierung in PDFLesezeichen ausgewählt wurden, nimmt das Häkchen im entsprechenden Kontrollkästchen oben auf der Registerkarte eine andere Farbe an. Wurden alle Elemente einer Kategorie ausgewählt, erscheint ein schwarzes Häkchen.
Wurden nur einige Elemente aktiviert, wird das Kontrollkästchen grau unterlegt und das Häkchen nimmt eine dunkelgraue Farbe an. Wurden keine Elemente ausgewählt, bleibt das Kontrollkästchen leer.
3.5
PDF-Konvertierung
Nach dem Speichern der Word-Datei können Sie die PDF-Konvertierung starten. Benützen Sie
den Reiter „Acrobat“ und klicken Sie links auf „PDF erstellen“. Nach der Eingabe oder
Bestätigung des Dateinamens erfolgt die Konvertierung. Die PDF-Erstellung über die
Druckfunktion ist nie barrierefrei, da alle Strukturinformationen verloren gehen.
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4
Erzeugen einer PDF-Datei aus Word ohne Acrobat Vollversion
Mit Microsoft Word 2010 können Textdokumente direkt als PDF-Dokumente gespeichert
werden. Wählen Sie den Reiter Datei und wählen Sie hier den Befehl Speichern unter
Geben Sie bei Datei einen Namen für die Datei ein, oder wählen Sie ihn aus. Wählen Sie dann
bei Dateityp den Dateitypen PDF
(*.pdf).
Wählen Sie die Schaltfläche Optionen,
um die Ausgabeoptionen auszuwählen.
Aktivieren Sie in diesem Menue im
Bereich "Nicht druckbare Informationen
einschließen" alle 3 Kontrollkästchen
•
•
•
Textmarken erstellen mithilfe von:
Wählen Sie hier aus, dass
Textmarken mithilfe der Überschriften erstellt werden sollen
Dokumenteigenschaften
Dokumentstrukturtags für
Eingabehilfen
Bestätigen Sie Ihre Eingabe.
5
Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten
Einige Schritte müssen möglicherweise im
Adobe Acrobat noch durchgeführt werden,
um einen möglichst hohen Grad der
Zugänglichkeit zu erreichen.
Barrierearme PDF-Dateien enthalten Tags. Diese
dienen der Interpretation der Dokument Struktur und
sind zur sinnvollen Aufbereitung der Dokument
Inhalte notwendig. Die Architektur von PDF-Tags ist
erweiterbar. Alle benutzerdefinierten Tags müssen
eine Rollenzuordnung haben. Diese ordnet jedem
benutzerdefinierte Tag eine Rolle der StandardTags zu.
5.1
Sprache des Dokumentes
Die Sprache des Dokumentes wird im
Bereich „Datei“ – „Dokumenteigenschaften“ im Reiter „Erweitert“ ausgewählt.
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5.2
Anzeigeoptionen
Auch bei „Dokumenteigenschaften“ aber beim Reiter „Ansicht beim Öffnen“ kann ggf. Layout
und Fensteroptionen der PDF-Datei beim Aufruf festgelegt werden. Besonders bei großen
Dokumenten empfiehlt es sich bei Layout – Navigationsregisterkarte „Lesezeichen-Fenster
und Seite“ auszuwählen.
5.3
Tab-Reihenfolge festlegen
Als Tab-Reihenfolge muss die Dokumentstruktur festgelegt werden. Dazu links oben der Reiter
„Seitenminiaturen (1)“ aufgeklappen. Es erscheinen Miniaturansichten der Seiten. In diesen
Bereich klicken und alles markiert (gleichzeitig „Strg“ und „A“ drücken).
Nun über „Optionen (2)“ – „Seiteneigenschaften (3)“ das unten rechts abgebildete Fenster
Seiteneigenschaften öffnen und im Bereich „Tab-Reihenfolge“ „Dokumentstruktur verwenden
(4)“ auswählen.
15 von 18
6
6.1
Prüfung der Zugänglichkeit im Adobe Acrobat
Schnellwerkzeuge für Ein-/Ausgabehilfe
Falls Sie noch nicht die notwendigen Werkzeuge haben:
Für diesen Teil sollten Sie sich die entsprechenden Werkzeuge aus den Schnellwerkzeuge... in
die Werkzeugleiste holen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Werkzeugleiste
und anschließend auf Schnellwerkzeuge... Im Fenster „Schnellwerkzeuge anpassen wählen Sie
Ein-/Ausgabehilfe(1) und klicken dann auf das obere Dreieck(2) für die Übernahme in die
„Anzuzeigende Schnellwerkzeuge“ und anschließend auf OK(3).
6.2
Prüfung mit Prüfbericht
Wenn Sie keine verborgene Teile, Kommentare oder ähnliches das nicht übernommen werden sollen in Ihrer Datei
haben können Sie gleich bei Punkt 6.2.1 „Sofort zur Prüfung“ weiter machen.
Mit Adobe Acrobat ist es möglich, die Zugänglichkeit einer PDF-Datei zu prüfen. Dazu klickt auf
„Werkzeug“ und wählen unter Aktionsassistent die Aktion „Barrierefreie PDF-Dokumente
erstellen“. Für die Prüfung klicken Sie auf „5 Prüfung der Ein-/Ausgabehilfe (vollständig)“ und
dann auf „Weiter“. Die folgenden Fragen „Ordner Suchen“ und „Beschreibung“ können Sie
unverändert mit OK bestätigen.
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Klicken Sie auf „Danach weiter mit nächstem Schritt“. Das folgende Fenster muss sorgfältig
ausgefüllt werden. Hier kommt es sehr leicht zu unerwünschten Ergebnissen, da in der
Standardeinstellung einige Teile entfernt werden, die z.B. bei einem Formular alle
Formularfelder löscht. Alle markierten Teile werden für die weitere Bearbeitung gelöscht!
Die wichtigsten Fehlerquellen sind mit einem roten Pfeil markiert.
Klicken Sie erst nach den Sie alle Markierungen richtig gesetzt haben auf OK. Beim folgende
Fenster „vollständige Ein-/Ausgabehilfe“ können Sie ohne Änderung auf „Prüfung starten“
klicken.
Sie werden jetzt aufgefordert die Datei zu speichen, empfehlenswert ist es hier einen neuen
Namen zu verwenden, da Möglicherweise beim vorherigen Schritt zu viel gelöscht wurde.
Nach Klick auf „Prüfung starten“ erhält man folgende Anzeige. Die blau markierte Warnung ist
überflüssig. Wenn ein Fehler festgestellt wurde erscheint der mit rotem Pfeil markierte Text und
ein Ein-/Ausgabehilfebericht auf der linken Seite mit Informationen zur Zugänglichkeit der
diesbezüglich problematischen Seiten.
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6.2.1
Sofort zur Prüfung mit Prüfbericht
Dazu klickt auf das Werkzeug
vollständige Prüfung.
Für eine vollständige Prüfung können verschiedene Parameter eingestellt werden. Im Regelfall sollen alle
Standardeinstellungen so bleiben, damit tatsächlich eine umfassende Prüfung durchgeführt wird.
Sie erhalten die Angabe ob Probleme aufgetreten sind Weitere Details finden Sie im Ein/Ausgabehilfebericht auf der linken Seite
6.3
Sprachausgabe
Adobe Acrobat bietet dafür eine eigene Lesefunktion leider nur in Englisch – für deutsche Texte
ist das unbrauchbar.
6.4
Schnellprüfung
Schnellprüfung. Diese Prüfung ist für eine barrierearme
PDF-Datei unbrauchbar und wird deshalb nicht empfohlen.
6.5
Fehlerbehebung
eine eigene Anleitung.
Leserichtung anpassen. Für die Fehlerbehebung gibt es
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Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDF

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