PC-Kaufmann Handwerk - Sage HWP Software

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PC-Kaufmann
Handwerk
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In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden,
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Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Handbuch
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im Voraus für Ihre Mitarbeit.
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Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten
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Telefon
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E-Mail
Internet
069-50007-2030
069-50007-7874
handwerk@sage.de
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Frankfurt am Main, Dezember 2011
Inhaltsverzeichnis
EINFÜHRUNG ................................................................................ 5
Leistungsumfang......................................................................................6
Inhalt des Handbuches ............................................................................7
Darstellungsmittel...............................................................................8
ARBEITEN MIT DEM PROGRAMM ...................................................... 9
Ablauf der Arbeit ....................................................................................10
Programm an Ihren Betrieb anpassen...............................................10
Stammdaten erfassen ........................................................................10
Tägliche Arbeiten ..............................................................................11
Periodische Arbeiten (Systempflege).................................................11
Administrative Arbeiten....................................................................11
Programm starten und beenden ............................................................11
Starten des Programms......................................................................11
Beenden des Programms ...................................................................11
Bedienungselemente ..............................................................................12
Regiezentrum ....................................................................................12
Dialog „Erste Schritte“ ......................................................................12
Projektfenster ....................................................................................12
Dokumentenfenster ..........................................................................13
Stammdatendialoge ..........................................................................17
Assistentengestützte Erfassung von Daten........................................17
Suchdialoge ............................................................................................18
DAS PROGRAMM AN IHREN BETRIEB ANPASSEN ................................ 19
Mandanten einrichten (Übersicht) ........................................................20
Ihr Unternehmen als Mandant.........................................................20
Mandanteneinstellungen (Übersicht)...............................................20
Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)...........................21
Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation) ......................23
Voreinstellungen erfassen (Übersicht)...................................................24
Register „Projekt” ..............................................................................26
Allgemeine Stammdaten anlegen ..........................................................27
Formulare anpassen (Formulareditor) ...................................................28
Formulartypen ..................................................................................28
Beginn der Arbeit ..............................................................................30
Formulare erstellen und bearbeiten ..................................................31
STAMMDATEN ERFASSEN ............................................................... 33
Stammdaten-Übersicht ..........................................................................34
Erfassungsempfehlung zur ersten Stammdatenerfassung.................35
Personenstammdaten ............................................................................36
Betriebsstammdaten...............................................................................36
Inhaltsverzeichnis
Übersicht Betriebsstammdaten .........................................................36
Arbeiten mit Betriebsstammdaten ....................................................37
Materialien ........................................................................................37
Kostenart Lohn .................................................................................38
Leistungen.........................................................................................38
Stammdaten über Datenschnittstellen einlesen....................................39
Übersicht über die Schnittstellen......................................................39
Datanorm-Importfilter als Beispiel für eine Schnittstelle .................40
Datenimport überprüfen...................................................................42
TÄGLICHE ARBEITEN .................................................................... 45
Projekte anlegen, bearbeiten und verwalten .........................................46
Projekte anlegen................................................................................46
Projekte bearbeiten ...........................................................................47
Projekttransfer (Projektexport/ Projektimport).................................49
Dokumente anlegen und bearbeiten .....................................................50
Dokumente erstellen (Übersicht)......................................................50
Positionen im Dokument..................................................................55
Dokument bearbeiten .......................................................................57
Positionen bearbeiten .......................................................................59
Dokumente auswerten ......................................................................72
Dokument drucken ...........................................................................76
Positionsaufmaß im PC-Kaufmann Handwerk......................................76
Aufmaße über das Aufmaßblatt auswerten.......................................77
PERIODISCHE ARBEITEN ................................................................ 79
Systempflege ..........................................................................................80
Übersicht über die Möglichkeiten.....................................................80
Preise pflegen ....................................................................................80
Daten löschen ...................................................................................81
Datenschnelländerung......................................................................82
ADMINISTRATIVE ARBEITEN ........................................................... 83
Leistungsumfang des Administrators ....................................................84
Aufruf und Bedienung ......................................................................84
Administrator-Werkzeuge ......................................................................86
Protokoll-Assistent ............................................................................86
Daten importieren .................................................................................88
Stammdaten importieren..................................................................88
Datenübernahme ..............................................................................88
Daten sichern .........................................................................................89
Datenbank sichern ............................................................................89
Verwaltungsfunktionen .........................................................................90
ANHANG .................................................................................... 91
Installation des Programms (Übersicht) ................................................92
Live-Update ............................................................................................95
Hilfe und Information ...........................................................................98
Kontakt zu Sage......................................................................................98
Index ....................................................................................................101
Ihre Meinung ist uns wichtig...............................................................105
Einführung
Herzlich willkommen zum PC-Kaufmann Handwerk der Sage Handwerkslösungen!
Das Programm wird Ihnen helfen, die kaufmännische Organisation Ihres
Betriebes einfach und zeitsparend durchzuführen. Es unterstützt Sie bei allen Vorgängen, die in einem modernen Handwerksbetrieb bearbeitet werden.
Einfache Bedienung und übersichtliche Menüführung erleichtern Ihnen die
Arbeit. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit dem Programm!
» Abschnitte des Kapitels
• Leistungsumfang
• Inhalt des Handbuches
Einführung
Leistungsumfang
Datenerfassung und -verwaltung
• Zentrale Verwaltung der Grundlagen, Kalkulationen und Voreinstellungen in einem Dialog
• Zentrale Verwaltung der Stammdaten für alle Projekte, Kunden, Lieferanten, Materialien, Leistungen, Stücklisten und Lohn in einem Menü
Arbeitsorganisation
• Umfangreiche Demodaten (Demomandant inkl. PLZ- und BLZVerzeichnis) zum Testen aller Funktionen und Arbeitsabläufe
• Vollständige Unterstützung der Auftragsabwicklung:
-
Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen
und Rechnungen
Zusammenfassung der einzelnen Vorgänge in einem Projekt (projektorientierte Auftragsverwaltung)
Nummerierungs- und Sortier-Assistent zur freien Gestaltung und Anordnung der Positionsnummern
• Positionsaufmaß
• Formulareditor zur individuellen Gestaltung von Dokumentvorlagen
(Formularen)
Auswertungen
• Standardauswertungen (z.B. Rechnungsausgangsbuch)
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten über Reporte
Datenschnittstellen
• Importfilter für die komfortable Übernahme von Lieferantendaten oder
Ausschreibungstexten (z.B. Datanorm V 3-5, Eldanorm V 90+96)
• Schnittstellen für den Datenaustausch mit Sage-Finanzbuchhaltungen
• Flexibler Datenaustausch mit MS-Office-Produkten
• Inkasso-Schnittstelle zum Internetportal des Inkasso-Büros „Accreditas GmbH“. Über diese Schnittstelle übergeben Sie Forderungen, die Sie
gegenüber Ihren Kunden geltend machen wollen, an „Accreditas“ (siehe
Programmhilfe Indexeintrag „Inkasso“).
Datenverwaltung
• Bequeme Datenverwaltung (inkl. SQL-Abfrage) und Datenbanksicherung
an zentraler Stelle im Programm: im „Administrator“
• Systempflege mit allen Funktionen für eine rasche und einfache Pflege
Ihrer Daten: Aktualisierung, Änderung, Archivierung und Löschung
Internet-Anbindung
• Sage im Web
Mit dieser Funktion können Sie auf die Informationsangebote von Sage
im Internet zugreifen und mit Sage in Kontakt treten (Internet-Zugang
Voraussetzung).
• Sage-Business-Portal
Über das Sage-Business-Portal können Sie auf die aktuell verfügbaren Internetdienste von Sage zugreifen.
6
Inhalt des Handbuches
Inhalt des Handbuches
In diesem Handbuch werden die grundlegenden Konzepte und alle wesentlichen Arbeitsabläufe beschrieben. Das Handbuch will Ihnen ein zuverlässiger Begleiter bei Ihrer Arbeit mit dem Programm sein.
Eine erste Orientierung über die Möglichkeiten Ihrer Software erhalten Sie
in dem Kapitel „Das Programm an Ihren Betrieb anpassen“. Eine Darstellung
aller Arbeitsschritte in ihrem logischen Zusammenhang finden Sie in den
Kapiteln „Tägliche Arbeiten“ und „Periodische Arbeiten“. Mit Hilfe dieser
Kapitel können Sie sich umfassend in das Programm einarbeiten.
Übersicht über die Handbuchkapitel:
• Arbeiten mit dem Programm
In diesem Kapitel wird die Anwendungslogik des PC-Kaufmann Handwerk erläutert. Lesen Sie dazu bitte ab Seite 9.
• Das Programm an Ihren Betrieb anpassen
Damit das Programm Ihnen einen Großteil der täglichen Routinearbeit
abnehmen kann, benötigt es Informationen über Ihr Unternehmen. Lesen Sie dazu bitte ab Seite 19.
• Stammdaten erfassen
Stammdaten sind zentrale Datensätze auf die aus verschiedenen Bearbeitungsbereichen zugegriffen wird, z.B. Kundendaten oder Daten über Material und Leistungen. Sie können Stammdaten manuell erfassen oder
über die mitgelieferten Schnittstellen importieren. Lesen Sie dazu bitte ab
Seite 33.
• Tägliche Arbeiten
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit dem Programm Ihre betriebswirtschaftlichen Aufgaben effizient erledigen. Lesen Sie ab Seite 45.
• Periodische Arbeiten
Bestimmte Arbeiten sollten Sie in regelmäßigen Abständen durchführen.
Lesen Sie dazu ab Seite 79.
• Programm-Administration
Bevor Sie die Arbeit mit dem Programm starten können, müssen Sie einige administrative Arbeiten im „Administrator“ durchführen. Lesen Sie
dazu bitte ab Seite 83.
• Anhang
Ab Seite 91 wird u.a. die Programminstallation beschrieben, Sie finden
eine Übersicht über die Funktionen der Menüleiste und die Tastaturkürzel werden erläutert.
Hinweis
Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe. Über ! können
Sie die kontextsensitive Hilfe aufrufen, die Ihnen Hilfestellung zu einzelnen
Funktionen und zu Eingabefeldern des Programms gibt.
7
Einführung
Darstellungsmittel
Die folgenden typografischen Merkmale und Symbole werden verwendet,
um verschiedene Typen von Aussagen zu kennzeichnen:
8
<Stammdaten>
Namen von Menüs und Funktionen werden im
fortlaufenden Text in spitze Klammern gesetzt.
<Stammdaten/ Kunden>
Menüs und Untermenüs in Menüfolgen werden
darüber hinaus mit „/ “ getrennt.
besonders wichtig
Fettschrift wird innerhalb von fortlaufendem
Text zur Hervorhebung verwendet.
„Druck in Ordnung?“
Meldungen Ihres Programms werden durch
Anführungszeichen hervorgehoben.
Hinweis
Das fett gedruckte Wort „Hinweis“ links neben
dem Absatz kennzeichnet eine wichtige Zusatzinformation, die die Arbeit mit dem Programm
erleichtert oder mögliche Probleme im Vorfeld
ausräumt.
Beispiel
Das fett gedruckte Wort „Beispiel“ links neben
dem Absatz kennzeichnet ein Anwendungsbeispiel zur Verdeutlichung komplizierter Zusammenhänge.
Achtung
Das fett gedruckte Wort „Achtung“ links neben
dem Absatz kennzeichnet eine wichtige Information, die beachtet werden muss, um störungsfrei mit dem Programm arbeiten zu können.
„Name“
Namen von Fenstern, Feldern, Befehlen, Schaltflächen und Symbolen werden im fortlaufenden Text in Anführungszeichen gesetzt.
AT
Die Tastensymbole zeigen Ihnen Tastenkombinationen, die Sie eingeben müssen. Soweit
nicht selbsterklärend, wird im Text angegeben,
ob sie nacheinander oder gleichzeitig gedrückt
werden müssen.
Arbeiten mit dem
Programm
In diesem Kapitel wird der Ablauf der Arbeit und die Bedienungskonzepte
des PC-Kaufmann Handwerk erläutert.
• Ablauf der Arbeit
• Programm starten und beenden
• Bedienungselemente
• Suchdialoge
Arbeiten mit dem Programm
Ablauf der Arbeit
Eine klare Programmstruktur mit übersichtlichen Abläufen erleichtert Ihnen
die Arbeit mit dem Programm. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie
sich trotzdem mit den wesentlichen Arbeitsschritten vertraut machen.
Folgende Tätigkeitsschwerpunkte werden dabei unterschieden:
• Programm an Ihren Betrieb anpassen
• Stammdaten erfassen
• Tägliche Arbeiten
• Administrative Arbeiten
• Periodische Arbeiten (Systempflege)
Programm an Ihren Betrieb anpassen
Damit das Programm Ihnen einen Großteil der täglichen Routinearbeit abnehmen kann, benötigt es Informationen über Ihr Unternehmen.
Die Arbeiten im Einzelnen:
• Betriebsdaten erfassen
• Hausbanken festlegen
• Lohn und Arbeitsweise festlegen
• Steuercodes definieren und zuordnen
• Adressfelder definieren
• Nummernkreise definieren
• Allgemeine Stammdaten anlegen
• Formulare erstellen und bearbeiten
Stammdaten erfassen
Die Stammdaten enthalten Informationen, auf die aus unterschiedlichen
Bearbeitungsbereichen zugegriffen wird. Sie können die Stammdaten manuell erfassen oder über Schnittstellen importieren.
Die wichtigsten Stammdaten:
• Material
Im Materialstamm verwalten Sie alle Artikel und Materialien, die Sie zur
Ausführung von Aufträgen benötigen bzw. ohne Dienstleistung verkaufen.
• Leistungen
Im Leistungsstamm verwalten Sie alle Leistungen und Sortimente, die Sie
innerhalb Ihrer Geschäftstätigkeit anbieten. Eine Leistung besteht i.d.R.
aus einer Kombination mehrerer Materialien und Lohnkosten (Stückliste).
• Projekte
Der Projektstamm bildet den Grundstock für projektbezogene Auskünfte
und Informationen.
• Kunden
Im Kundenstamm verwalten Sie alle Kunden, für die Sie Leistungen
erbringen oder erbracht haben.
10
Programm starten und beenden
• Lieferanten
Im Lieferantenstamm verwalten Sie Ihre Lieferanten.
Tägliche Arbeiten
Das Programm unterstützt Sie unter anderem bei den folgenden täglichen
Arbeiten:
• Projekte anlegen und bearbeiten
• Dokumente anlegen und bearbeiten
Periodische Arbeiten (Systempflege)
Bestimmte Arbeiten sollten Sie in regelmäßigen Abständen durchführen.
Das Programm unterstützt Sie bei den folgenden Arbeiten:
• Pflege der Datenbestände mit folgenden Programmfunktionen:
-
Preise aktualisieren
-
Datensätze löschen
-
Schnelländerungen durchführen
Administrative Arbeiten
Administrative Arbeiten in Ihrem Programm erledigen Sie mit dem Administrator.
Folgende Arbeiten können Sie im Administrator u.a. durchführen:
• Daten importieren
• Datenbank sichern, wiederherstellen, reorganisieren
• Reporte, Formulare und Bilder sichern
• Live-Update durchführen
Programm starten und beenden
Starten des Programms
Zum Start des Programms gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Klicken Sie auf das Windows-Startmenü.
• Wählen Sie im Menü „Programme“ die Programmgruppe „PC-Kaufmann
Handwerk“ aus.
• Starten Sie dort das Programm.
Beenden des Programms
Schließen Sie zuerst alle Dialoge und Programmfenster, danach können Sie
das Programm über <System/ Programm beenden> beenden.
Wird die Titelleiste des Hauptmenüs hellgrau dargestellt, ist noch ein Programmfenster aktiv, das Sie zunächst schließen müssen.
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Bedienungselemente
Die Programmoberfläche Ihres Programms wurde so gestaltet, dass Sie einen
leichten und schnellen Zugriff auf Ihre Daten, Projekte und wichtige Programmfunktionen haben. Um diese Zugriffsmöglichkeiten optimal nutzen
zu können, sollten Sie sich mit der Bedeutung der verschiedenen Bereiche
der Programmoberfläche vor Beginn der Arbeit vertraut machen.
Die Programmoberfläche ist in folgende Bereiche gegliedert (von oben nach
unten):
• Titelleiste (Indexeintrag „Titelleiste im Programmfenster“)
• Menüleiste (Indexeintrag „Menüleiste“)
• Symbolleiste (Indexeintrag „Symbolleiste“)
• Regiezentrum (Indexeintrag „Regiezentrum“)
• Statuszeile (Indexeintrag „Statuszeile im Programmfenster“)
Regiezentrum
In Ihrem Handwerkerprogramm steht Ihnen ein Regiezentrum zur Verfügung, über die Sie direkt auf folgende Elemente zugreifen können:
• Einen Kalender
• Ein Nachrichtenfenster, über das Sie per RSS-Feed von Sage mit Neuigkeiten versorgt werden (Online-Verbindung vorausgesetzt), z.B. über Service
Packs und Verbesserungen für Ihr Programm.
• Einen Stammdaten-Suchbaum, über den Sie bequem und effizient Ihre
Stammdaten aufrufen können.
Dialog „Erste Schritte“
Ihr Programm bietet eine Vielzahl von Funktionen, Einstellungsmöglichkeiten, Erfassungs- und Bearbeitungsdialogen. Über den Dialog „Erste Schritte“
können Sie komfortabel wichtige Programmfunktionen direkt aufrufen,
ohne zeitaufwändig durch Menüs navigieren zu müssen. Den Dialog „Erste
Schritte“ können Sie über das Hilfe-Menü „?“ aufrufen (Indexeintrag „Erste
Schritte“).
Informationen zur Bedienung des Programms finden Sie in der Programmhilfe über die oben angegebenen Indexeinträge oder über den Indexeintrag
„Bedienungselemente“.
Hinweise
Mit ! können Sie im Programm jederzeit die Programmhilfe anfordern, um
kontextsensitive Unterstützung für Ihre Arbeit erhalten. Bitte beachten Sie,
dass Windows-Funktionen in diesem Handbuch nicht erläutert werden, vergleichen Sie dazu bitte die MS-Windows-Dokumentation.
Projektfenster
Im Projektfenster werden alle Dokumente und Dateien angezeigt, die zum
aktuell geöffneten Projekt gehören.
Die Dokumente und Dateien werden in einer Baumstruktur sortiert dargestellt.
Über <Stammdaten/Projekte...> wählen Sie ein Projekt aus. Danach öffnen
Sie über die Schaltfläche „Projekt bearbeiten“ das Projektfenster.
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Bedienungselemente
Die Bedienungselemente des Projektfensters werden im Hilfethema „Bedienungselemente im Projektfenster“ erklärt (in der Programmhilfe Indexeintrag „Projektfenster:Bedienungselemente“).
Der Projektbaum enthält folgende Ordner, über die Sie auf die Dokumente
zugreifen können:
Angebote
In diesem Ordner werden alle Angebote des geöffneten Projekts
aufgelistet.
Auftrag
Lieferscheine
Rechnungen
Für die Projektdokumente gibt es für jeden Dokumententyp einen eigenen Ordner. Bereits gedruckte Dokumente sind im Projektfenster durch ein vorangestelltes Druckersymbol gekennzeichnet.
Auswertungen
In diesem Ordner werden alle erstellten Auswertungen des geöffneten Projekts aufgelistet.
Dokument auswählen, bearbeiten, neu anlegen
Sie können per Doppelklick jedes bestehende Dokument aus dem Projektfenster aufrufen oder zur Neuanlage eines Dokuments auf ein Seitensymbol
ohne Bezeichnung klicken, das direkt unter jedem Dokumenttyp angezeigt
wird.
Über das Seitensymbol
rufen Sie den Dialog „Neues Dokument“ auf, in
dem der Dokumenttyp bereits vorbelegt ist, weil Sie bereits durch die Auswahl der Aufrufstelle im Projektbaum (z.B. unter „Rechnungen“) den gewünschten Dokumenttyp ausgewählt haben.
Dokumentenfenster
Vorgänge wie die Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc.
werden über Dokumente abgewickelt, die Sie im Dokumentenfenster bearbeiten.
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Das Dokumentenfenster wird aufgerufen, wenn Sie:
• ein neues Dokument anlegen (über den Dialog „Neues Dokument“)
• im Projektfenster ein Dokument doppelt anklicken
Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten – jedes Dokument
wird dann in einem eigenen Dokumentenfenster dargestellt. Über das Projektfenster oder das Menü „Fenster“ können Sie in ein anderes Dokument
wechseln, über das Menü „Ansicht“ können Sie die Ansicht des angezeigten
Dokuments vergrößern bzw. verkleinern.
Im Feld „Variante“ sehen Sie die Formularvariante, mit der das Dokument
gedruckt werden soll. Im Dokumentenfenster wird das ausgewählte Dokument unter Berücksichtigung dieser Formularvariante bereits so angezeigt,
wie es später gedruckt wird. Über die Schaltfläche
können Sie direkt den
Formulareditor aufrufen, wenn Sie die verwendete Formularvariante ändern
möchten.
Über das Feld „Variante“ können Sie auf alle bestehenden Varianten eines
Formulars zugreifen. Über <Ansicht/Formular wechseln> können Sie auf
andere Formulare zugreifen. Im Feld „Währung“ wird als Standardwährung
EUR eingefügt.
Ansichtsmodi im Dokumentenfenster
Dokumente im Dokumentenfenster werden in verschiedenen Modi dargestellt:
• Editiermodus
Mit dem Öffnen eines Dokuments wird automatisch der Editiermodus
zur Bearbeitung des angezeigten Dokuments aufgerufen. Dokumente
werden auch im Editiermodus bereits so dargestellt, wie sie später im
Druck erscheinen. Bei umfangreichen Dokumenten kann durch die detaillierte Darstellung die Bearbeitungsgeschwindigkeit sinken.
Über die Schaltfläche
in der Symbolleiste oder über <Ansicht/ Vorschau-Modus> wechseln Sie zwischen Editiermodus und Vorschaumodus.
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Bedienungselemente
• Vorschaumodus
Der Vorschaumodus zeigt die Dokumente ebenfalls so wie sie auch gedruckt werden, sie können in diesem Modus jedoch nicht bearbeitet
werden. Sie erkennen diesen Modus an den „ausgeblendeten“ Symbolen
in der Symbolleiste.
Der Entwurfsmodus für die Arbeit mit großen Dokumenten steht ab dem
HWP Basic zur Verfügung.
Dokument bearbeiten, drucken, faxen und als E-Mail
versenden
Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten rufen Sie über <Bearbeiten>
oder das Kontextmenü auf. Im Menü „Ansicht“ finden Sie die Funktionen
zum Drucken und zum direkten Versenden Ihrer Dokumente, z.B. Ihrer Angebote und Rechnungen per Fax oder E-Mail:
• Dokument drucken
Mit Aufruf dieser Funktion wird zunächst der Druckdialog angezeigt, in
dem Sie die Einstellungen für den Druck des aktuell geöffneten Dokuments festlegen können. Nach Bestätigung mit „OK“ wird der Druck ausgeführt.
• Dokument senden
Sie können Ihr Dokument auch elektronisch versenden. Für den elektronischen Versand stehen Ihnen mehrere technische Formate zur Auswahl:
-
als Fax
Hierzu muss Ihr Faxdruck unter Windows funktionieren und in den
Drucker-Voreinstellungen muss Ihr Faxtreiber korrekt ausgewählt sein.
-
als E-Mail
Hierbei wird Ihr Dokument als E-Mail-Anhang versendet. Um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftspartner Ihr Dokument öffnen können,
wird vor dem Versand eine Konvertierung in ein allgemein verbreitetes Dateiformat vorgenommen. Die zur Auswahl stehenden Formate
PDF und JPG können von vielen Programmen angezeigt werden.
Wählen Sie unter <Ansicht/ Dokument senden> das PDF- oder das
JPG-Format aus. Die Konvertierung erfolgt nach Ihrer Auswahl automatisch, ebenso das Öffnen von Outlook mit einer neu angelegten EMail, in der bereits Folgendes für Sie vorbereitet wurde:
• die E-Mail-Adresse ist in das Feld „An“ eingetragen
• ein Betreff wurde automatisch erzeugt, z.B. „Rechnung
20060019 zu Projekt 20060033“
• die konvertierte Dokument-Datei ist als Anhang angefügt
Überprüfen Sie die automatisch erzeugten Angaben, fügen Sie den
Text Ihres Anschreibens hinzu und versenden Sie anschließend die
fertige E-Mail.
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Titel- und Symbolleiste im Dokumentenfenster
Das Dokumentenfenster enthält eine Titel- und eine Symbolleiste. In der
Titelleiste werden die folgende Informationen angezeigt:
• der Dokumententyp
• die Dokumentennummer
• die Dokumentenbeschreibung aus den Dokumentdaten (Feld „Beschreibung“)
Der Beschreibungstext wird ggf. gekürzt dargestellt.
• die Projektnummer
In der Symbolleiste des Dokumentenfensters finden Sie einige Schaltflächen,
die Ihnen die Bearbeitung des angezeigten Dokumentes erleichtern.
Die wichtigsten Funktionen des Menüs <Bearbeiten> und <Ansicht> können
über diese Symbolleiste aufgerufen werden. Die Symbolleiste kann über das
Menü <Ansicht> oder über die rechte Maustaste aktiviert bzw. deaktiviert
werden. Funktionen zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Positionen finden Sie im Menü <Bearbeiten> oder über die Symbolleiste.
In dem Auswahlfeld „Variante“ können Sie zwischen den zur Verfügung
stehenden Formularvarianten wählen.
Hinweis
Im Feld „Währung“ wird als Standardwährung EUR eingefügt. Nur bei
Dokumenten aus der DM-Zeit kann man die in einem solchen Dokument
mitgeführte Währung „DM“ auf Euro umstellen.
Stellt man ein Altdokument auf EUR um, werden alle Preise und auch die
Endsumme in EUR umgerechnet. Ruft man jedoch einen Positionsdialog
auf, so wird dort weiterhin die Projektwährung „DM“ als die gültige Währung angezeigt.
Eine Erläuterung der verfügbaren Bearbeitungsfunktionen und ihrer Symbole erhalten Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Dokumentenfenster“.
Bearbeitungsfunktionen im Kontextmenü (rechte Maustaste)
Zusätzlich können Sie in Dokumentenfenstern auf ein Kontextmenü mit
situationsbezogenen Bearbeitungsfunktionen zugreifen.
Die Beschreibung der Funktionen finden Sie in der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Kontextmenü“.
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Bedienungselemente
Stammdatendialoge
Die Erfassung und Bearbeitung von Stammdaten erfolgt in Stammdatendialogen. In diesen Dialogen können Sie Daten suchen, einsehen, neu erfassen, ändern oder löschen.
Wie Sie generell mit Stammdatensätzen arbeiten, erfahren Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Arbeiten mit Stammdatensätzen“.
Bearbeitungs- und Datensatzfunktionen können über die Schaltflächen am
unteren Rand des Dialogs aufgerufen werden. Eine Beschreibung aller Möglichkeiten finden Sie in der Programmhilfe (Indexeinträge: „Bearbeitungsfunktionen in Stammdatendialogen“ und „Datensatzfunktionen in Stammdatendialogen“).
Assistentengestützte Erfassung von Daten
Für die zielgerichtete Erfassung von Daten und Einstellungen stehen Ihnen
in einigen Programm-Bereichen Assistenten zur Verfügung, die Sie Schritt
für Schritt durch die Dialoge führen, in denen Eingaben erforderlich sind.
Mit dieser Komfortfunktion werden Ihnen nur die eingaberelevanten Dialoge für die jeweils anstehende Aufgabe anzeigt, wodurch Sie weder einen
relevanten Eingabedialog vergessen noch einen nicht relevanten Dialog
versehendlich aufrufen können.
Arbeiten mit Assistenten
Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Füllen Sie die Eingabefelder des ersten Dialoges (und aller weiteren) mit
den erforderlichen Angaben.
• Informationen zu den Eingabefeldern der Assistentendialoge bekommen
Sie mit ! durch die kontextsensitive Programmhilfe.
• Über die Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“ können Sie zwischen den
Dialogen navigieren.
• Möchten Sie Eingaben zurücknehmen, müssen Sie die entsprechenden
Daten durch Neueingabe überschreiben.
• Über die Schaltfläche „Beenden“ können Sie die Assistenten verlassen –
Ihre Eingaben werden dabei gespeichert.
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Suchdialoge
In Suchdialogen wählen Sie einen Datensatz (z.B. ein Dokument oder ein
Material) zur Ansicht oder zur weiteren Verarbeitung auf. Suchdialoge werden beim Öffnen von Stammdaten automatisch aufgerufen. In Stammdatendialogen können sie über die Schaltfläche auch manuell aufgerufen
werden.
In den Suchdialogen werden die bestehenden bzw. selektierten Datensätze
eines Datenbereichs in einer Tabelle angezeigt. Die Sortierung der angezeigten Datensätze können Sie durch Anklicken der Spaltentitel verändern.
In Suchdialogen haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten, die Menge der
angezeigten Informationen zu beschränken, die Sortierreihenfolge zu ändern und Daten gezielt zu suchen.
Eine Beschreibung dieser Möglichkeiten und der in Suchlisten zur Verfügung stehenden Tasten und Tastenkombinationen zur Navigation finden Sie
in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Suche in Suchdialogen“.
18
Das Programm
an Ihren Betrieb
anpassen
Das Programm passen Sie an Ihren Betrieb an, indem Sie den eigenen Mandanten an Ihren Betrieb anpassen. Je mehr Informationen Sie über Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise erfassen, desto besser kann das Programm
Ihnen einen Großteil der täglichen Routinearbeit abnehmen.
In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Daten Sie erfassen müssen und in
welcher Reihenfolge Sie sinnvollerweise vorgehen.
• Mandanten einrichten (Übersicht)
• Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)
• Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation)
• Voreinstellungen erfassen
• Allgemeine Stammdaten anlegen
• Formulare anpassen (Formulareditor)
Das Programm an Ihren Betrieb anpassen
Mandanten einrichten (Übersicht)
Ihr Unternehmen als Mandant
Die Grundlage für Ihre Arbeit mit dem PC Kaufmann Handwerk ist der
„Mandant“, der im Programm Ihr Unternehmen abbildet. Innerhalb eines
Mandanten werden alle Daten und Vorgänge erfasst und ausgewertet, die in
einem Handwerksbetrieb benötigt werden.
Mit dem PC Kaufmann Handwerk stehen Ihnen zwei Mandanten zur Verfügung:
• Mandant 1, der „eigene Mandant“
Dieser Mandant ist der Betriebsmandant Ihres Unternehmens, in dem Sie
Ihre Betriebsdaten erfassen, bearbeiten und auswerten.
• Ein Demomandant
Dieser Mandant beinhaltet einige Demodaten. Er eignet sich besonders
gut zur Einarbeitung und zu Testzwecken, weil Ihre eigenen Betriebsdaten unverändert im Mandanten 1 erhalten bleiben.
Mandanten wechseln
Für jeden Mandanten werden eigene Einstellungen und Daten verwaltet.
Möchten Sie auf die Daten des anderen Mandanten zugreifen, müssen Sie zu
diesem wechseln. Dazu rufen Sie über <System/Mandant wechseln> den
Dialog „Mandant wechseln“ auf. Die Bezeichnung des aktiven Mandanten
wird in der Titelleiste angezeigt.
Mandanteneinstellungen (Übersicht)
Das Programm passen Sie an Ihren Betrieb an, indem Sie den eigenen Mandanten an Ihren Betrieb anpassen. Je mehr Informationen Sie über Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise erfassen, desto besser kann das Programm
Ihnen einen Großteil der täglichen Routinearbeit abnehmen.
Arbeitsschritte zur Anpassung des Mandanten an Ihren
Betrieb (Übersicht)
Die Anpassungen des Mandanten an Ihren Betrieb bauen teilweise aufeinander auf.
Gehen Sie deshalb bitte in folgender Reihenfolge vor:
• Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)
• Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation)
• Voreinstellungen erfassen (Voreinstellungen:Voreinstellungen)
• Allgemeine Stammdaten bereitstellen (z.B. Einheiten, Postleitzahlen,
Banken, Warengruppen)
• Personenstammdaten erfassen (z.B. Lieferanten)
• Betriebsstammdaten importieren oder anlegen (z.B. Materialien, Löhne,
Leistungen)
• Formulare anpassen (vgl. „Formulareditor” ab Seite 28)
20
Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)
Grundlagen erfassen
(Voreinstellungen:Grundlagen)
Damit das Programm Ihnen im Tagesgeschäft die Arbeit wesentlich erleichtern kann, müssen Sie vorab die Einstellungen für Ihren Mandanten erfassen, zu denen auch die Einstellungen in den Grundlagen gehören.
Über <Extras/Grundlagen> geben Sie Basisdaten Ihres Betriebs an und legen
Grundeinstellungen fest, die von vielen Programmteilen als Vorschlagswerte
herangezogen werden. Die Eingabe der Daten und die Festlegung von Einstellungen findet in mehreren Registern statt. Im Folgenden werden die Register kurz vorgestellt. Zu jedem Register ist ein Indexeintrag angegeben,
über den Sie in der Programmhilfe weitere Informationen erhalten.
Übersicht über die Register in den Grundlagen
Folgende Register stehen Ihnen zur Erfassung der grundlegenden Einstellungen Ihres Mandanten zur Verfügung:
• Betriebsdaten (Programmhilfe Indexeintrag „Betriebsdaten erfassen“)
Im Dialog „Betriebsdaten“ erfassen Sie die Adressdaten Ihres Unternehmens, die Kommunikationsverbindungen und die UmsatzsteuerIdentifikationsnummer. Die hier erfassten Angaben zu Ihrem Betrieb
werden über Platzhalter in Dokumente eingefügt (z.B. „@Betriebsort“), so
dass Sie beispielsweise nach einem Umzug Adressänderungen nur in diesem Dialog durchführen müssen.
• Hausbanken (Programmhilfe Indexeintrag „Hausbanken festlegen“)
Im Dialog „Hausbanken“ hinterlegen Sie die Bankverbindungen Ihres Betriebes. Bankverbindungen werden u.a. in den Fußteil von Formularen
eingefügt (über Platzhalter) und beim Buchen von Zahlungseingängen
benötigt.
• Finanzbuchhaltung (Programmhilfe Indexeintrag „Übergabe an Fibu
einrichten“)
In diesem Dialog legen Sie die Übergabeschnittstelle für Ihre Abrechnungsdaten fest, wenn Sie zusätzlich mit einem Finanzbuchhaltungsprogramm von Sage arbeiten. Voraussetzung für die Übergabe ist eine vorhandene Installation des angegebenen Programms.
Alle Übergabeschnittstellen konfigurieren Sie über Einstellungsdialoge,
die Sie über die Schaltfläche „Einstellungen“ aufrufen.
Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag „Einstellungsdialoge der Übergabeschnittstellen“.
• Steuercodes (Programmhilfe Indexeintrag „Steuercodes anlegen“)
In diesem Dialog legen Sie Steuercodes mit den benötigten Steuersätzen
an. Wenn Sie mit einer Finanzbuchhaltung arbeiten, müssen Sie hier die
Steuercodes so anlegen, wie sie in der Finanzbuchhaltung benutzt werden, damit eine korrekte Übergabe an die Erlöskonten der Finanzbuchhaltung möglich ist.
• Steuerklassen (Programmhilfe Indexeintrag „Steuercodes zuordnen“)
Zur korrekten Versteuerung der einzelnen Dokumentpositionen ist die
Zuordnung des richtigen Steuercodes für alle möglichen Steuerkennzeichen der Kunden erforderlich. Diese Zuordnungen nehmen Sie in diesem Dialog vor.
21
• Erlöskonten (Programmhilfe Indexeintrag „Erlöscodes zuordnen“)
In diesem Dialog legen Sie Vorschlagswerte für die Erlöscodes fest, die
mit dem Rechnungsdruck an die Ihre Finanzbuchhaltung übergeben
werden sollen. Für jede Kostenart können Sie die Erlöscodes separat vergeben. Diese Erlöscodes werden als Vorbelegung für neue Projekte verwendet. Bis zum ersten Rechnungsdruck sind die Erlöscodes in den Projekteinstellungen editierbar.
• Oberbegriff/Name (Programmhilfe Indexeintrag „Adressfelder/Oberbegriff definieren“)
Für die ersten drei Anschriftsfelder im Register „Anschrift“ der Personenstammdaten vergeben Sie Bezeichnungen, damit in diesen Feldern unterschiedliche Namensbestandteile erfasst und verwaltet werden können.
Außerdem legen Sie in diesem Dialog fest, wie der Oberbegriff für Kunden bzw. Lieferanten gebildet werden soll, z.B. aus „Name“ und „Ort“:
„Mayer/ Regensburg“. Der Oberbegriff wird in Suchdialogen als Sortierkategorie benutzt.
• Nummernkreise (Programmhilfe Indexeintrag „Nummernkreise festlegen
(Voreinstellungen)“)
Hier können Sie die Nummernkreise für Dokumenttypen, Projekte und
für die Personenstammdaten festlegen.
Über die Schaltflächen „Weiter“ und „Zurück“ navigieren Sie zwischen den
Dialogen, über „Beenden“ verlassen Sie den Assistenten. Dabei werden Ihre
Angaben gespeichert.
22
Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation)
Kalkulationen festlegen
(Voreinstellungen:Kalkulation)
In den Kalkulationsvoreinstellungen legen Sie für die Arbeitsweise des Programms grundlegende kalkulatorische Einstellungen fest, die von vielen
Programmteilen als Vorschlagswerte herangezogen werden.
Über <Extras/Kalkulation> rufen Sie die Kalkulationsvoreinstellungen auf.
Die Eingabe der Daten und die Festlegung von Einstellungen findet in mehreren Registern statt. Im Folgenden werden die Register kurz vorgestellt. Zu
jedem Dialog ist ein Indexeintrag angegeben, über den Sie in der Programmhilfe weitere Informationen erhalten.
Ziehen Sie ggf. vor der Erfassung von Kalkulationswerten und -einstellungen
Ihren Steuerberater zu Rate.
Übersicht über die Register in den Kalkulationseinstellungen
Folgende Register stehen Ihnen zur Erfassung der Kalkulationseinstellungen
zur Verfügung:
• KalkulationsansätzeProgrammhilfe Indexeintrag „Kalkulationsansätze“)
Kalkulationsansätze dienen dazu, die Kalkulation der Kostenarten zu vereinfachen. In den Kalkulationsvoreinstellungen werden die Kalkulationsansätze kostenartenspezifisch erfasst und stehen danach in den Stammdaten der Kostenarten zur Verfügung. Beispielsweise rufen Sie bei der Anlage eines Materials über <Stammdaten/Material/Register „Lieferant“/ Feld
„Faktor/ Ansatz“> mit dem Listenfeldpfeil die Auswahl aller für diese Kostenart angelegten Kalkulationsansätze auf.
• Erlöscodes Programmhilfe Indexeintrag „Erlöscodes“)
Erlöscodes werden bei der Übergabe von Abrechnungsdaten an Finanzbuchhaltungsprogramme benutzt, um die Kostenarten in den Rechnungsdokumenten auf die richtigen Erlöskonten des Finanzbuchhaltungsprogramms zu buchen. In diesem Dialog legen Sie die Erlöscodes
an, die in den Projektdaten zugewiesen werden.
• Vorgabewerte zur Kalkulation Programmhilfe Indexeintrag „Kalkulatorische Vorgabewerte“)
In diesem Dialog legen Sie fest, wie das Programm kalkulatorisch arbeiten
soll und welche Werte als Voreinstellungen bei der Anlage neuer Projekte
herangezogen werden.
Eine detaillierte Beschreibung aller Dialoge und Felder finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag: „Kalkulationsvoreinstellungen“.
23
Voreinstellungen erfassen (Übersicht)
Über <System/Voreinstellungen> nehmen Sie Voreinstellungen für die Arbeit mit Ihrem Handwerkerprogramm vor, die Ihnen die tägliche Arbeit
erleichern können.
Die hier hinterlegten Einstellungen und Werte werden von vielen Programmteilen als Vorschlagswerte herangezogen, wodurch Sie im Tagesgeschäft diese Einstellungen und Werte nicht erneut erfassen müssen. Teilweise werden diese Einstellungen und Werte über mehrere Ebenen als Vorschlagswerte weitergegeben, die Sie im günstigsten Fall nur noch zu bestätigen müssen. Kalkulationeinstellungen können zum Beispiel von den Voreinstellungen über die Kunden- und Projektdaten bis in die Dokumentdaten
weitergegeben werden.
Die meisten übernommenen Einstellungen und Werte können Sie auf allen
Ebenen nachträglich anpassen, wodurch dann allerdings das „Durchreichen“ der Voreinstellungen auf die unteren Ebenen unterbrochen wird.
Stattdessen können dann die angepassten Einstellungen und Werte auf die
unteren Ebenen weitergereicht werden.
Über <System/Voreinstellungen> rufen Sie ein Untermenü auf, in dem Sie
den Bereich auswählen, in dem Sie Voreinstellungen vornehmen möchten:
• Voreinstellungen
• Grundlagen
• Kalkulation
• Rechnerbezogene Einstellungen
Aufbau des Dialoges
Nach Auswahl eines Bereiches im Suchbaum auf der linken Seite des Dialoges sehen Sie im rechten Bereich nur noch die Register, die diesem Bereich
zugeordnet sind. Wenn sie ein Register ausgewählt haben, wir dieses im
linken Bereich grau hinterlegt.
Hinweis
24
Sie können den Voreinstellungsdialog auch über <Extras/Grundlagen> und
<Extras/Kalkulation> aufrufen.
Voreinstellungen erfassen (Übersicht)
Mandantenbezogene Einstellungen
Zum leichteren Finden der Register, in denen Sie Eintragungen vornehmen wollen, sind diese Voreinstellungen noch einmal thematisch gegliedert in „Schriftverkehr“ und „Sonstiges“.
• Grundlagen
Die grundlegenden Daten zu Ihrem Betrieb wie Anschrift, Hausbanken
etc. erfassen Sie unter „Grundlagen“.
• Kalkulation
Die kalkulatorischen Basiseinstellungen für Ihren Betrieb wie Stundensätze und Zuschläge etc. erfassen Sie unter „Kalkulation“.
Rechnerbezogene Einstellungen
• Bilder in Positionstexten
Für das Einfügen von großen Bilddateien in Positionstexte können Sie
hier das Programmverhalten festlegen.
• Hilfeaufruf
Über dieses Register können Sie wählen, ob Ihre Programmhilfe auf Ihrem Rechner oder die Online-Hilfe von Sage verwendet werden soll.
Register im Ordner „Voreinstellungen“
In folgenden Registern können Sie Ihre Voreinstellungen hinterlegen:
• Register „Projekt“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen Projekt“)
Bestimmen Sie hier, wie mit Projekten gearbeitet werden soll.
• Register „Dokument“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen
Dokument“)
Wählen Sie die Standardschrift und legen Sie Dokumentoptionen fest.
Zum Beispiel können Sie bei Darstellungsproblemen durch RTF-Texte in
Ihren Dokumenten die Funktion „RTF-Text abschalten“ benutzen, um
die Darstellung Ihrer Dokumente zu verbessern.
• Register „Druckeinstellungen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen Drucker“)
Wählen Sie den Standarddrucker und legen Sie die Druckoptionen fest.
• Register „Mahnungen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen
Mahnungen“)
Legen Sie die Mahnkonditionen und die Mahntexte fest.
• Register „Rohstoffe“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen
Rohstoffe“)
Geben Sie die aktuellen Tagesnotierungen der Rohstoffe an, mit denen
Sie arbeiten. Legen Sie fest, ob die Register „Rohstoffe“ in anderen Programmbereichen (Materialstamm, Materialposition etc.) angezeigt werden und ob Sie an Rohstoffaufschlägen verdienen wollen.
• Register „Währung/ Euro“
In diesem Register finden Sie den Umrechnungskurs Ihrer ehemaligen Eigenwährung zum Euro.
• Register „Inkasso“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen Inkasso“)
In diesem Register können Sie den direkten Kontakt zum Inkasso-Büro
„Accreditas GmbH“ aufnehmen und alle für die Zusammenarbeit mit
„Accreditas“ notwendigen Voreinstellungen hinterlegen.
25
Eine detaillierte Beschreibung aller Register finden Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag: „Voreinstellungen“ oder über die angegebenen registerspezifischen Indexeinträge. Im Folgenden wird das Register „Projekt“ kurz
vorgestellt, das eine zentrale Bedeutung für die Arbeit mit dem Programm
hat.
Register „Projekt”
In diesem Dialog können Sie Werte und Voreinstellungen für die Arbeit mit
Projekten festlegen, die bei der Anlage von Projekten übernommen werden.
In den Projekteinstellungen können Sie diese Angaben projektindividuell
verändern. Dieser Dialog wird über <System/Voreinstellungen/Voreinstellungen/ Register „Projekt“> aufgerufen.
Der Dialog ist in mehrere Bereiche untergliedert:
• Bereich „Einstellungen“
Über die Angaben in diesem Bereich legen Sie die Arbeitsweise Ihres Programms fest:
-
Standard Lohnvorgabe
Geben Sie den Wert für die Lohnvorgabe in Euro pro Minute an.
-
Textverarbeitung
Legen Sie die Standardtextverarbeitung fest (Word oder WordPad).
• Bezeichnung der Suchfelder
Geben Sie Feldbezeichnungen für die vier Projektfelder an, die Sie in Projekten im Register „Angaben“ mit Werten füllen, z.B. zur Größe oder zur
Priorität eines Projektes. In Dokumenten können Sie die Inhalte dieser
Felder über die Platzhalter „Suchfeld1“ bis „Suchfeld4“ im Vor- und im
Endtext (siehe Textblöcke) und im Freien Text einfügen.
• Bereich „Nach § 35a abzugsfähige Kostenarten“
Nach § 35a EStG sind Bestandteile von Handwerkerrechnungen für den
Kunden z.T. steuerlich abzugsfähig. Markieren Sie die Kostenarten, die
gemäß §35a EStG abzugsfähig sind – standardmäßig wird hier der Lohn
vorgeschlagen. Im Projekt und in den Dokumentdaten können Sie die
Auswahl projekt- bzw. dokumentenspezifisch ändern. Die abzugsfähigen
Kostenarten können über die Platzhalter „@Gesamtkostennetto“,
„@Gesamtkostenbrutto“ und „@GesamtkostenMwStbetrag“ ausgewiesen
werden.
Alle Einstellungsmöglichkeiten werden in der Programmhilfe detailliert beschrieben (Indexeintrag:„Voreinstellungen Projekt“).
26
Allgemeine Stammdaten anlegen
Allgemeine Stammdaten anlegen
Allgemeine Stammdaten sind Daten (z.B. Einheiten), die beim Erfassen von
Stammdaten (z.B. Artikel und Kunden) bereits vorhanden sein müssen, weil
sie diesen zugewiesen werden. Deshalb sollten sie bereits vor der Erfassung
der übrigen Stammdatensätze angelegt werden, um den Erfassungsaufwand
zu verringern. Sie erfassen die allgemeinen Stammdaten über <Stammdaten/
Allgemeine Stammdaten>.
Im linken Bereich des Dialoges steht Ihnen die Baumansicht zur Verfügung,
die Ihnen eine gute Übersicht bietet und über die Sie bequem zu dem gewünschten Register navigieren können.
Die allgemeinen Stammdaten werden in den folgenden Registern erfasst:
• Register „Einheiten“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine Stammdaten:Einheiten“)
• Register „Rabattgruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine
Stammdaten:Rabattgruppen“)
• Register „Warengruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine
Stammdaten:Warengruppen“)
• Register „Leistungsgruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine
Stammdaten:Leistungsgruppen“)
• Register „Postleitzahlen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine
Stammdaten:Postleitzahlen“)
• Register „Banken“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine Stammdaten:Banken“)
In diesem Register erfassen Sie die benötigten Banken einschließlich der
Bankleitzahlen.
• Register „Länder“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine Stammdaten:Länder“)
In diesem Register tragen Sie die Länder und Länderkürzel ein, die Sie für
Ihren Geschäftsverkehr benötigen.
27
• Register „Kundengruppen“/Register „Lieferantengruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine Stammdaten:Gruppen für Personenstammdaten“)
In diesen Registern legen Sie Gruppen für Ihre Personenstammdaten an,
mit denen Sie diese Stammdaten besser strukturieren können.
• Register „Lohngruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Lohngruppen“)
In diesem Register legen Sie „Lohngruppen“ an, damit Sie Ihre Lohnsätze
besser strukturieren können.
Für die Anlage und das Löschen von Datensätzen stehen Ihnen die Datensatzschaltflächen zur Verfügung (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Arbeiten
mit Stammdatensätzen“). Zur Bearbeitung von Feldinhalten klicken Sie direkt in die Felder und überschreiben oder ergänzen die Feldinhalte. Bei jedem oben aufgelisteten Register ist ein Indexeintrag angegeben, über den Sie
in der Programmhilfe weitere Informationen erhalten.
Formulare anpassen (Formulareditor)
Formulare sind gestaltete Vorlagen zur Ansicht und zum Druck von Dokumenten (z.B. Rechnungen). Mit dem Formulareditor können Sie mitgelieferte Formulare individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Sie können Formulare für die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten verändern (z.B. Rechnungen) und Formulare, die für die interne Abwicklung von Geschäftsvorgängen verwendet werden (z.B. Aufmaßblätter oder
Arbeitsaufträge).
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Bearbeitung und Gestaltung von
Formularen zur Verfügung:
• Sie können neue Felder einfügen oder vorhandene Felder neu arrangieren.
• Sie können feste Elemente einsetzen:
-
Texte (z.B. Ihre Betriebszeiten)
Hinweis
Über die Windows-Zwischenablage können Sie unformatierten Text in
Ihre Formulare (in Textfelder) einfügen. Eine Übernahme von formatiertem Text oder Textdateien (beispielsweise Word-Dokumente) ist
nicht möglich.
-
Bilder (z.B. ein Firmenlogo)
-
grafische Elemente, um Teile eines Formulars optisch zu betonen
• Sie können Platzhalter für aktuelle Werte einfügen.
• Sie können dem Formular einen Standarddrucker zuweisen
Hinweis
Abhängig von der Leistungsfähigkeit Ihrer Hardware (Grafikkarte, Arbeitsspeicher u.s.w) und der Menge und Größe der eingefügten Bilder kann es
passieren, dass Bilder nicht angezeigt und/oder nicht gedruckt werden.
Formulartypen
Für jeden Dokumenttyp (z.B. Angebot oder Rechnung) kann es verschiedene
Formulartypen geben:
• Originalformulare (mitgeliefert)
• Formularvarianten (mitgeliefert/selbst erstellt)
• Mandantenspezifische Formulare (selbst erstellt)
28
Originalformulare
Im Lieferumfang sind Formulare für alle Dokumente Ihres Programms enthalten. Die Formulare werden als Dateien mit der Endung „.FRM“ (z.B. Angebot1.frm) im Verzeichnis <...\Daten\Formular> des Installationspfades
gespeichert.
Formularvarianten
Für Dokumenttypen, die bei der täglichen Arbeit besonders häufig benutzt
werden (z.B. Rechnungen), werden mehrere Originalformulare als Formularvarianten mitgeliefert, die unterschiedlich gestaltet sind oder verschiedenen
Zwecken dienen (z.B. Auftrag/Auftragsbestätigung).
Formularvarianten für einem Dokumententyp können direkt bei der Dokumentenerstellung im Dokumentenfenster ausgewählt werden (Feld „Variante“). Gründe zur Auswahl einer Variante können z.B. sein:
• Sie möchten für ein Dokument eine andere Gestaltung wählen, z.B. mit
oder ohne Firmenlogo.
• Sie möchten das Dokument anders einsetzen, z.B. können Sie über eine
Formularvariante aus einem „Auftrag“ schnell eine „Auftragsbestätigung“
erzeugen.
Formularvarianten können Sie mit dem Formulareditor zu allen Dokumenttypen selbst erstellen. Bei der Speicherung von selbst erstellten Formularen
und Formularvarianten sollten Sie darauf achten, dass Sie im Verzeichnis
„Formular“ keine namensgleichen Originalformulare überschreiben. Selbsterstellte Formularvarianten sind meistens auch mandantenspezifische Formulare (s.u.) und sollten deshalb im entsprechenden Mandantenverzeichnis
(Ordner „Formular“) gespeichert werden. Wie Sie ein bestehendes Formular
an Ihre betrieblichen Bedürfnisse anpassen, erfahren Sie ab Seite 31.
Mandantenspezifische Formulare
Mandantenspezifische Formulare anzulegen, ist ein Arbeitsschritt zur Anpassung des Mandanten an Ihren Betrieb.
Mandantenspezifische Formulare haben eine höhere Priorität als Originalformulare und deren Varianten. Deshalb sucht das Programm bei der Anlage
eines Dokumentes zunächst im Mandantenverzeichnis nach einem mandantenspezifischen Formular für den Dokumententyp (z.B. (<...\Daten\1\Formular>), bevor Originalformulare herangezogen werden.
Wenn Sie mit mandantenspezifischen Formularen arbeiten möchten, kopieren Sie das allgemeine Formularverzeichnis (<...\Daten\Formular>) und das
Bilderverzeichnis (<...\Daten\Bilder>) in das Mandantenverzeichnis (z.B.
<...\Daten\1\Formular>) und bearbeiten die Kopien dort. Weil das Programm ein Formular nur unter dem Orginalnamen finden kann, müssen
auch angepasste Formulare in einem mandantenspezifischen Verzeichnis
den Originalnamen beibehalten.
Formularverzeichnis feststellen
Falls Ihnen unbekannt ist, auf welches Formularverzeichnis das Programm
zugreift, können Sie sich über das Menü <System/Systeminformation/Register „Allgemein“> den aktuellen Datenpfad zu Ihren Formularen anzeigen
lassen („akt.Formularpfad“).
29
Beginn der Arbeit
Formulareditor aufrufen
Über <Tools/Formulareditor> rufen Sie den Formulareditor auf. Erst wenn
Sie eine Formularvorlage laden, wird ein Dokumentenfenster mit dem Formular zur Bearbeitung geöffnet und die Menüs werden aktiviert.
Formularvorlage laden
Aus dem Formularverzeichnis des aktiven Mandanten können Sie die Formularvorlage auswählen, die Sie überarbeiten wollen oder auf deren Grundlage eine neue Formularvariante entstehen soll.
Über <Datei/Öffnen> rufen Sie ein Formular als Vorlage auf, z.B. das Lieferscheinformular „Liefrsc1.frm“.
Im Formulareditor sehen Sie das ausgewählte Formular mit allen Feldern
schon während der Bearbeitung in der Form, wie es später gedruckt wird.
Ein „Feld“ ist im Formular ein eigenständiges Element, das selbst bearbeitet
werden kann (z.B. ein Textfeld oder ein grafisches Objekt). Über das Menü
„Ansicht“ oder mit Hilfe der Tabulator-Taste T (bzw. der Tastenkombination HT) können Sie die einzelnen Felder eines Formulars gezielt „anspringen“.
Nur Felder oder Objekte mit dem Status „Feld nur am Bildschirm sichtbar“
(über <Optionen>) können nicht gedruckt werden. Im Formulareditor gibt
es keine Druckfunktion – benutzen Sie für einen Testdruck am besten Ihren
Demomandanten.
Folgende Bedienungselemente stehen im Formulareditor zur Verfügung:
• Titelleiste (oben)
• Menüleiste (oben)
• Symbolleiste (oben)
• Werkzeugpalette (links)
• Koordinatenleiste (unten)
Details zu den Bedienungselementen finden Sie in der Programmhilfe über
den Indexeintrag „Bedienungselemente im Formulareditor“.
30
Formulare erstellen und bearbeiten
Grundlegende Vorgehensweise
Auf der Grundlage der Originalformulare können Sie beliebige Formularvarianten erstellen, die Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen
entsprechen. Speichern Sie Ihre Formularvarianten immer getrennt von den
Originalformularen in mandantenspezifischen Formularverzeichnissen über
die Funktion <Datei/Sichern als..>.
Hinweise
Das Anlegen und Arbeiten mit mandantenspezifischen Formularverzeichnissen hat den großen Vorteil, dass beim Einspielen eines Service Packs bzw.
Updates bearbeitete oder selbsterstellte Formulare und Reporte nicht überschrieben werden. Das Programm findet Originalformulare nur unter den
originalen Bezeichnungen, deshalb sollten Sie die Bezeichnungen der Originalformulare unverändert lassen.
Möglichkeiten der Formulargestaltung
Bei der Erstellung und Bearbeitung eines Formulars haben Sie folgende Möglichkeiten:
• Sie gestalten das gesamte Formular einschließlich Briefkopf und Fußtext,
weil Sie beim Druck Ihrer Dokumente unbedrucktes Papier benutzen.
• Sie gestalten nur einen Teil des Formulars, weil Sie beim Druck Ihrer Dokumente Geschäftspapier mit bereits aufgedrucktem Briefkopf/Fußtext
benutzen. In diesem Fall dürfen die Angaben auf Ihrem Geschäftspapier
nicht überdruckt werden, was Sie im Formular auf unterschiedlichen
Wegen erreichen können:
-
Sie löschen im Formular die Felder, deren Angaben nicht benötigt
werden (nicht empfohlen).
-
Sie weisen im Formular diesen Feldern die Eigenschaft „Nur am Bildschirm sichtbar“ zu (über <Optionen>), so dass die Felder zur Bearbeitung am Bildschirm sichtbar bleiben, die Inhalte der Felder aber nicht
gedruckt werden. Wir empfehlen diese Vorgehensweise, weil dadurch
die Feldinformationen bei der Bearbeitung des Formulars im Formulareditor und beim Einsatz des Formulars im Dokumentenfenster bei
der Dokumentenbearbeitung erhalten bleibt.
Wir empfehlen Ihnen, zusätzliche Formulare nicht komplett neu zu entwerfen, sondern ein vorhandenes Formular als Grundlage zu verwenden. Dazu
müssen Sie zuerst ein Formular als Vorlage auswählen und öffnen (über
<Datei/Öffnen>, bevor Sie mit den Änderungen beginnen können. Vergleichen Sie hierzu auch die Erläuterungen im Abschnitt „Beginn der Arbeit“ ab
Seite 30.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Sie vor Veränderungen an Formularen Sicherheitskopien erstellen sollten.
31
Formulare speichern
Beim Speichern von Formularen gibt es mehrere Möglichkeiten:
• Speichern Sie Ihr Formular unter dem Originalnamen, wird das Originalformular überschrieben und durch Ihr neues Formular ersetzt.
• Speichern das Formular unter einem eigenen Namen (z.B. Vorgang mit
Ergänzung:„ANGEBOT4“), können Sie es bei der Dokumentenbearbeitung über <Ansicht/ Formular wechseln> auswählen (Hauptmodul).
• Ein aussagekräftiger Formulartitel (siehe Programmhilfe Indexeintrag
„Seitenlayout“) für das aktuelle Formular erleichtert bei der Dokumentenbearbeitung im Dokumentenfenster die Auswahl eines Formulars. Im
Feld „Variante“ werden Ihnen die Formulartitel der Formularvarianten
für das entsprechnde Dokument angezeigt. Insbesondere, wenn Sie einem Formular einen Drucker zugewiesen haben, sollte Sie dies im Formulartitel deutlich machen.
Details zu den Arbeitsbereichen und den Bearbeitungsfunktionen finden Sie
in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Arbeitsbereiche im Formulareditor (Übersicht)“.
32
Stammdaten
erfassen
Zur Auftragsbearbeitung benötigen Sie die verschiedensten Stammdaten, auf
die Sie immer wieder zugreifen werden. Einen Grundbestand an Personenstammdaten (z.B. Mitarbeiter/Lieferanten) und Betriebsstammdaten (Material, Lohn etc.) müssen Sie deshalb vorab erfassen bzw. importieren, damit
sie bei der täglichen Bearbeitung von Vorgängen zur Verfügung stehen.
Durch den Zugriff auf umfangreiche Stammdaten können Sie sehr schnell
Dokumente (z.B. Angeboten oder Rechnungen) erzeugen.
» Inhalt dieses Kapitels
• Stammdaten-Übersicht
• Personenstammdaten
• Betriebsstammdaten
• Stammdaten über Datenschnittstellen einlesen
Stammdaten erfassen
Stammdaten-Übersicht
Stammdaten sind die Daten, die Sie tagtäglich arbeiten. Das sind Personenstammdaten wie zum Beispiel „Kunden“ und „Mitarbeiter“, Betriebsstammdaten wie „Materialien“ und „Löhne“ oder aber allgemeine Stammdaten
(z.B. „Postleitzahlen“).
Über <Stammdaten> rufen Sie das Menü der Stammdaten auf, über das Sie
die Datensätze der verschiedenen Stammdatenarten aufrufen und verwalten
können.
Folgende Stammdatenarten stehen Ihnen in diesem Menü zur Verfügung:
• Material
Im Materialstamm verwalten Sie die Kostenart „Material“. Hier erfassen
und bearbeiten Sie alle Artikel und Materialien, die Sie verkaufen oder zur
Auftragsabwicklung benötigen.
• Leistungen
Im Leistungsstamm verwalten Sie alle Leistungen, die Sie Ihren Kunden
anbieten. Eine Leistung besteht aus einer Kombination der Kostenarten
„Material“ und „Lohn“.
• Lohn
Im Lohnstamm verwalten Sie alle Lohnsätze, die Sie für Ihren Betrieb benötigen.
• Projekte
Im Projektstamm verwalten Sie Ihre Kundenprojekte mit projektbezogenen Daten Ihrer Kunden.
• Kunden
Im Kundenstamm verwalten Sie die Informationen über Ihre Kunden.
• Lieferanten
Im Lieferantenstamm verwalten Sie die Informationen über Ihre Lieferanten.
• Textblöcke
Hier verwalten Sie Textblöcke für Dokumente und Materialtexte, die Sie
für Ihre Dokumente immer wieder benötigen.
• Allgemeine Stammdaten
Hier legen Sie die „Allgemeinen Stammdaten“ an, deren Werte zur Erfassung der übrigen Stammdaten benötigt werden.
Details zur Bearbeitung von Datensätzen in Stammdatendialogen finden Sie
über den Indexeintrag „Arbeiten mit Stammdatensätzen“.
Hinweis
34
Im Lieferumfang Ihres Programms ist mindestens ein Demomandant mit
Stammdaten enthalten, mit denen Sie testweise arbeiten können, um Ihr
Programm besser kennenzulernen. Wechseln Sie dazu über <System/Mandant wechseln> in den Demomandanten.
Stammdaten-Übersicht
Erfassungsempfehlung zur ersten Stammdatenerfassung
Beim ersten Erfassen Ihrer Stammdaten gehen Sie besonders effizient in folgender Reihenfolge vor, damit alle zur Erfassung benötigten Daten rechtzeitig zur Verfügung stehen:
• Allgemeine Stammdaten (Einheiten, Postleitzahlen, Gruppen etc.) müssen als erste Stammdaten erfasst werden, weil die Werte der allgemeine
Stammdaten zur Erfassung der übrigen Stammdaten benötigt werden.
Beispielsweise wird jedem Material eine „Einheit“ aus den allgemeinen
Stammdaten zugeordnet, damit Mengenberechnungen möglich werden
(z.B. Stck).
Eine Übersicht zur Erfassung der allgemeinen Stammdaten finden Sie im
vorangegangenen Kapitel „Das Programm an Ihren Betrieb anpassen“
(vgl. S. 27). Eine detaillierte Beschreibung aller Register und Felder finden
Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag: „Allgemeine Stammdaten“.
• Personenstammdaten (Kunden, Lieferanten) werden danach erfasst.
• Betriebsstammdaten erfassen Sie im Anschluss an die Personalstammdaten in folgender Reihenfolge:
Hinweis
-
Material
Materialdaten können Sie von Ihren Lieferanten über eine ImportSchnittstelle (z.B. Datanorm) übernehmen oder manuell im Materialstamm erfassen.
-
Lohn
Die betrieblichen Lohnsätze erfassen Sie unter <Stammdaten/Lohn>.
-
Leistungen bestehen in der Regel aus Material und Lohn und werden
deshalb erst nach den Kostenarten angelegt. Zur differenzierten Erfassung Ihrer betrieblichen Leistungen legen Sie Stücklisten mit Elementen der Kostenarten „Material“ und „Lohn“ an.
Das Programm verfügt über Schnittstellen für die Übernahme von Stammdaten. So können Sie u.a. über das Menü „Tools“ auf standardisierte und
gewerksspezifische Schnittstellen zugreifen (z.B. Datanorm, Eldanorm).
Wenn Sie sofort mit der Datenübernahme über eine Datenschnittstelle beginnen möchten, lesen Sie bitte auf Seite 39ff. weiter.
Wenn Ihnen die oben aufgeführten Stammdaten zur Verfügung stehen,
können Sie Projekte anlegen (siehe Seite 46ff.), Vorgänge der Auftragsbearbeitung bearbeiten und die dazugehörenden Dokumente erzeugen.
35
Stammdaten erfassen
Personenstammdaten
Personenstammdaten sind Stammdaten, in denen Sie Informationen über
Personen und Firmen verwalten. Folgende Personenstammdaten können Sie
mit Ihrem Programm verwalten:
• Kunden
Unter <Stammdaten/Kunden> erfassen Sie Ihre Kunden. Details finden
Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Kundenstamm (Übersicht)“.
• Lieferanten
Unter <Stammdaten/Lieferanten> erfassen Sie Ihre Lieferanten. Details
finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Lieferantenstamm (Übersicht)“. Falls ein Lieferant auch Kunde bei Ihnen ist (debitorischer Kreditor), können Sie den Datensatz in den Kundenstamm kopieren.
Der Aufbau der Personenstamm-Dialoge ist gleich (siehe Programmhilfe
Indexeintrag „Aufbau der Personenstamm-Dialoge“). Zur Einarbeitung empfehlen wir Daten im Demomandanten probeweise zu erfassen. Über <System/Mandant wechseln> rufen Sie den Demomandanten auf.
Adresslisten drucken
Adresslisten können Sie separat aus jedem dieser Stammdatenbereiche
erstellen – einfach über die Drucken-Schaltfläche in der Fußzeile (vgl. Bearbeitungsfunktionen in Stammdatendialogen). In einem Auswahldialog legen
Sie dabei die Listenart (Report) fest und bestimmen die zu berücksichtigenden Datensätze.
Betriebsstammdaten
Übersicht Betriebsstammdaten
Betriebsstammdaten sind Stammdaten, die Sie zur Bearbeitung von Vorgängen und zur Erstellung von Dokumenten benötigen, wie z.B. die Stammdaten der verschiedenen Kostenarten und der Leistungen. Damit Sie bei der
täglichen Arbeit nicht mit der Erfassung von Betriebsstammdaten aufgehalten werden, sollten Sie einen Grundbestand an verfügbaren Betriebsstammdaten bei der Anpassung des Mandanten an Ihren Betrieb importieren bzw.
erfassen (vgl. S. 20).
Folgende Betriebsstammdaten können Sie mit Ihrem Programm verwalten:
• Material (Indexeintrag in der Programmhilfe „Materialstamm“)
Im Materialstamm verwalten Sie die Datensätze der Kostenart „Material“,
also Ihre Artikel.
• Lohn (Indexeintrag in der Programmhilfe „Lohnstamm“)
Die Lohnkosten für Ihre Mitarbeiter fließen direkt in die betrieblichen
Leistungen ein und bilden damit einen ebenso wichtigen Kostenbestandteil wie das Material.
• Leistungen (Indexeintrag in der Programmhilfe „Leistungsstamm“)
Leistungen werden aus Elementen verschiedener Kostenarten gebildet
und dienen der Abbildung Ihrer betrieblichen Leistungen, die Sie Ihren
Kunden anbieten. Zur differenzierten Erfassung Ihrer betrieblichen Leistungen legen Sie Stücklisten mit Elementen der Kostenarten „Material“
und „Lohn“ an. Durch die Bündelung mehrerer Kostenarten in einer
Leistung erstellen Sie Dokumente der Auftragsbearbeitung sehr effizient.
36
Betriebsstammdaten
Arbeiten mit Betriebsstammdaten
Die Dialoge der Betriebsstammdaten „Material“, „Lohn“ und „Leistung“
sind ähnlich aufgebaut. Im Kapitel „Arbeiten mit dem Programm“ finden
Sie im Abschnitt „Stammdatendialoge“ (siehe S. 17). Erläuterungen zu den
generellen Bearbeitungsfunktionen. Die Feldbeschreibungen und weitere
Informationen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Betriebsstammdaten“.
Materialien
Im Materialstamm verwalten Sie die Datensätze der Kostenart „Material“,
also Ihre Artikel .
Über <Stammdaten/Material> rufen Sie den Materialstamm auf, indem Sie
in dem sich öffnenden Suchdialog „Material“ einen Datensatz aufrufen oder
den Dialog schließen (z.B. über E).
Artikel anlegen
Mit der – Schaltfläche in der Fußzeile des Dialoges legen Sie einen neuen
Datensatz an. Das Programm schlägt Ihnen im Feld „Nummer“ (oben links)
eine Datensatznummer vor, die noch nicht verwendet wird. Diese Datensatznummer können Sie ändern bzw. überschreiben, wobei das Programm
überprüft, ob die von Ihnen eingegebene Datensatznummer bereits existiert.
Bereits vergebene Datensatznummern werden vom Programm nicht akzeptiert. Wenn Sie danach weitere Datensätze anlegen, wird die von Ihnen eingetragene Datensatznummer jeweils um den Wert 1 erhöht.
Zur Arbeit mit Stammdatendialogen vergleichen Sie bitte den Abschnitt
„Stammdatendialoge“ im Bedienteil dieses Handbuches (Seite 17ff.). Die in
den einzelnen Registern notwendigen Eingaben und die Feldbeschreibungen
entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag „Materialstamm“.
In folgenden Registern werden die Materialdaten verwaltet:
• Register „Stamm“
• Register „Lieferanten“
• Register „Preise“
• Register „Sonstiges“
• Register „Rohstoffe“
• Register „Stückliste”
Mit einer Materialstückliste können Sie einem Materialdatensatz mehrere
Artikel zuweisen, die für den Materialdatensatz benötigt werden, weil es
sich z.B. um einen Bausatz oder ein Set handelt.
• Register „Anlagen“
In diesem Register können Sie Dateien von Fremdprogrammen aller Art
dem Datensatz als Anlagen hinzufügen.
37
Stammdaten erfassen
Kostenart Lohn
Die Erfassung der betrieblichen Kosten ist Voraussetzung für die Projektkalkulation. Die Lohnkosten für Ihre Mitarbeiter fließen direkt in die betrieblichen Leistungen ein und bilden damit einen ebenso wichtigen Kostenbestandteil wie das Material. Deshalb ist neben dem Material auch der Lohn
eine fest definierte Kostenart.
Über <Stammdaten/Lohn> gelangen Sie in diesen Dialog. Hier können Sie
die Kostenart „Lohn“ verwalten.
Die Feldbeschreibungen für das Register „Lohn“ entnehmen Sie bitte der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Register Lohn“.
Leistungen
Leistungen werden aus Elementen verschiedener Kostenarten gebildet und
dienen der Abbildung Ihrer betrieblichen Leistungen, die Sie Ihren Kunden
anbieten. Bei der Leistungserstellung steht Ihnen eine Stücklistenfunktion
zur Verfügung, über die Sie Kostenartenelemente der Leistung hinzufügen
können. Durch die Bündelung mehrerer Kostenarten in einer Leistung erstellen Sie Dokumente der Auftragsbearbeitung sehr effizient. Der Druck von
Leistungen mit Stücklisten ist nur über Reporte möglich – rufen Sie dazu in
diesem Dialog über das Druckersymbol den Reportselektionsdialog auf und
wählen den Report „Leistungsliste mit Stückliste“.
Leistungen werden im Leistungsstamm manuell erfasst. Über <Stammdaten/
Leistungen> rufen Sie den Leistungsstamm auf, indem Sie in dem sich öffnenden Suchdialog „Leistungen“ einen Datensatz aufrufen oder den Dialog
schließen (z.B. über ).
Folgende Register stehen Ihnen im Leistungsstamm zur Verfügung:
• Im Register „Kalkulation“ kalkulieren Sie eine Leistung.
• Über die Schaltfläche
rufen Sie den Dialog „Stückliste bearbeiten“ auf,
in dem Sie Stücklisten anlegen und bearbeiten.
In diesem Register können Sie Dateien von Fremdprogrammen aller Art
dem Datensatz als Anlagen hinzufügen.
38
Stammdaten über Datenschnittstellen einlesen
Die Feldbeschreibungen und die notwendigen Eingaben entnehmen Sie
bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag „Leistungsstamm“.
Bearbeitungs- und Datensatzfunktionen können über die Symbole am unteren Rand des Dialogs aufgerufen werden (Indexeinträge: „Bearbeitungsfunktionen in Stammdatendialogen“ und „Datensatzfunktionen in Stammdatendialogen“).
Stammdaten über Datenschnittstellen
einlesen
Für den Austausch von Daten sind Datenschnittstellen vorhanden. Ein Datenimport über normierte und standardisierte Schnittstellen hat den Vorteil,
dass Sie schnell und einfach große Datenmengen (z.B. Stammdaten) übernehmen können, ohne dass Sie diese einzeln von Hand erfassen müssen.
Diese automatisierte Vorgehensweise ist weniger fehleranfällig als die manuelle Erfassung.
Übersicht über die Schnittstellen
Folgende Schnittstellen stehen Ihnen im PC-Kaufmann Handwerk zur Verfügung:
• Datanorm-Importfilter Version 3-5
• Eldanorm-Importfilter Version 90 und 96
Die aufgeführten Schnittstellen werden als eigenständige Programme über
das Menü „Tools“ zur Verfügung gestellt.
Auf den folgenden Seiten wird der Einsatz einer Schnittstelle für die automatische Übernahme von Stammdaten exemplarisch anhand des DatanormImportfilters vorgestellt. Informationen über den Eldanorm-Importfilter
erhalten Sie in der Programmhilfe.
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Stammdaten erfassen
Datanorm-Importfilter als Beispiel für eine
Schnittstelle
Folgende Daten Ihrer Lieferanten können Sie in Ihren Mandanten übernehmen:
• Rabattgruppen
Die Rabattgruppen werden in einer eigenen Datei übertragen (Datanorm.rab) und müssen vor den Artikeln importiert werden, damit eine
korrekte Zuordnung möglich ist.
• Warengruppen
Hauptwarengruppen und Warengruppen werden in einer eigenen Datei
übertragen (Datanorm.wrg) und müssen vor den Artikeln importiert werden, damit eine korrekte Zuordnung möglich ist.
• Artikel
Artikel müssen nach den Rabatt –und Warengruppen, aber vor den Leistungen importiert werden, sonst sind keine korrekten Zuordnungen
möglich.
• Leistungen
Leistungen dürfen erst zum Schluss importiert werden, weil Leistungen
Artikel bzw. Artikelstücklisten beinhalten.
Hinweis
Nach dem Einlesen sind die eingelesenen Datanorm-Datensätze ganz
normale Stammdaten, die über die Systempflege gelöscht werden können.
Es gibt keine spezielle Funktion zur separaten Löschung aller über Datanorm
eingelesenen Datensätze.
• Beenden Sie alle Arbeiten mit dem Programm und speichern Sie Ihre
Eingaben.
• Wählen Sie im Menü „Tools“ das Programm „Datanorm importieren“.
Achtung
Das Hauptprogramm wird zur Datenübernahme geschlossen!
Nach dem Aufruf des Importfilters erscheint eine Suchliste mit den angelegten Lieferanten.
• Wählen Sie den Lieferanten aus, dessen Daten Sie übernehmen möchten.
Die Daten des Lieferanten werden in den Importdialog übernommen.
• Tragen Sie im Feld „Lieferantenkürzel“ eine lieferantentypische Buchstaben-Kennung ein und legen Sie über die Kontrollkästchen fest, ob das
Kürzel vor oder nach der Artikelnummer eingefügt werden soll.
Hinweis
Diese Kennung erleichtert Ihnen die Suche und das Wiederauffinden der
übernommenen Artikel eines bestimmten Lieferanten, deshalb sollte sie
möglichst „sprechend“ sein:
z. B. „GF“ für den Lieferanten „Grohe&Frenzel“.
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• Tragen Sie im Feld „Welche Datei soll eingelesen werden?“ den Laufwerksbuchstaben, den Pfad und den Dateinamen (z.B. „Datanorm.001“
oder „Datpreis.001“) der Datanorm-Importdatei ein.
Hinweis
Wird die einzulesende Datei auf einer Diskette geliefert, können Sie das
Diskettensymbol auf der rechten Seite anklicken und die zu importierende Datei auswählen.
Wird die Datanorm-Datei auf CD oder einem anderen Medium geliefert,
können Sie über dieses Symbol den Pfad zur Importdatei auswählen. Sie
müssen lediglich die Fehlermeldung wegen der fehlenden Diskette „abbrechen“, danach wird Ihnen ein Auswahlfenster angezeigt, über das Sie
den korrekten Pfad zur Importdatei angeben können.
• Über die Schaltfläche „Importieren“ wird der Import gestartet. Je nach
Umfang der Daten und abhängig von der Lesegeschwindigkeit Ihres Einlese-Laufwerkes (z.B. CD- oder DVD-Laufwerk) kann es sinnvoll sein, die
Daten zunächst komplett auf Ihre Festplatte zu kopieren (Schaltfläche
„Kopieren“).
• Über die Schaltfläche „Kopieren“ können Sie die Importdateien auf Ihre
Festplatte kopieren und von dort den Import durchführen (oft schnellerer Zugriff).
• Mit Hilfe der Schaltfläche „Pendel“ können Sie eine Pendeldiskette erstellen (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Pendeldiskette erstellen (Datanorm)“.
• Über die Schaltfläche „Optionen“ können Sie ggf. weitere Einstellungen
vornehmen, die für die Übernahme der Lieferantendaten von Bedeutung
sind.
Dazu stehen Ihnen weitere Register zur Verfügung:
-
„Übersicht“
-
„Importoptionen“
-
„Angaben“
-
„Selektionen“
Im Register „Übersicht“ werden die in den drei anderen Registern hinterlegten Einstellungen angezeigt.
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Stammdaten erfassen
Import durchführen
Haben Sie alle gewünschten Optionen festgelegt – können Sie über „Importieren“ den Übernahmevorgang der Lieferantendaten starten. Die Lieferantendaten werden nun gemäß Ihren Einstellungen eingelesen. Dabei werden
Sie fortlaufend über den aktuellen Übertragungsstatus informiert.
Abschließend wird Ihnen ein Übertragungsprotokoll angezeigt, in dem die
statistische Auswertung der Übertragung angezeigt wird, u.a. die Anzahl der
gelesenen, ausgewerteten, ausgeblendeten und nicht übernommenen Datensätze.
Details von Datanorm-Importen werden in den Stammdaten nicht gespeichert. Wenn Sie das Datum und weitere Informationen über den letzten
Datanorm-Import benötigen, speichern oder/und drucken Sie das Übertragungsprotokoll über die Schaltflächen „Drucken“ bzw. „Speichern“.
Mit „OK“ schließen Sie das Protokollfenster. Über den Dialog „Datanorm
Importfilter“ können Sie jetzt ggf. weitere Datensätze einlesen lassen (z.B.
Datei mit Rabattgruppen oder Warengruppen).
Datenimport überprüfen
Nachdem Sie die gewünschten Lieferantenartikel über eine Schnittstelle
eingelesen haben, sollten Sie die importierten Materialien und die darauf
beruhenden Leistungen überprüfen.
Nachfolgend ist das Vorgehen zur Überprüfung importierter Materialien
erläutert. Zur Überprüfung von Leistungen gehen Sie bitte analog vor.
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Materialdaten überprüfen
Gehen Sie zur Überprüfung der Materialdaten bitte folgendermaßen vor:
• Wählen Sie die Materialstammdaten über <Stammdaten/ Material>.
Im Materialstamm können Sie die Daten der übernommenen Artikel einsehen und bearbeiten (ändern oder ggf. wieder löschen).
• Um die eingelesenen Lieferantenartikel zu überprüfen, müssen Sie die
Suchfunktion (Fernglas) starten.
Hier können Sie nach den eingelesenen Artikeln suchen, deren Daten Sie
überprüfen möchten.
• Markieren Sie im linken Fenster den Zweig „Nach Nummer“.
• Geben Sie im Feld „Suchbegriff“ die lieferantenspezifische Anfangskennung ein, z.B. „GF“. Nun werden alle Artikel aufgerufen, die diese
Kennung aufweisen.
• Klicken Sie nun in der Suchliste doppelt auf den Artikel, dessen Daten Sie
überprüfen möchten.
Der ausgewählte Artikel wird in den Dialog „Materialstamm“ übernommen,
wo Sie alle Artikeldaten überprüfen können (vgl. Erläuterungen zum Materialstamm ab Seite 37).
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Tägliche Arbeiten
In diesem Kapitel wird die tägliche Arbeit mit Ihrem Programm an Beispielen erläutert, z.B. wie Sie Projekte anlegen, Dokumente erzeugen und Auswertungen generieren.
Dabei kann nicht auf alle Möglichkeiten und Aspekte dieses umfangreichen
Programms eingegangen werden. Ziel ist vielmehr, Ihnen die ersten und
regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsschritte näherzubringen, so dass Sie
schnell mit den wichtigsten Funktionen vertraut werden.
• Projekte anlegen, bearbeiten und verwalten
• Dokumente anlegen und bearbeiten
• Positionsaufmaße im PC-Kaufmann Handwerk
Tägliche Arbeiten
Projekte anlegen, bearbeiten und verwalten
Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden werden im Programm über Projekte
verwaltet. Projektbezogen werden alle Dokumente verwaltet, die für den
Auftrag eines Kunden erstellt werden (Angebote, Aufträge, Lieferscheine,
Rechnungen etc.). Projekte werden anhand einer eindeutigen Projektnummer identifiziert.
Projekte anlegen
Projekte können Sie auf mehreren Wegen anlegen:
• Über den Projektstamm als Neuanlage (<Stammdaten/ Projekt>)
Einen neuen Projektdatensatz legen Sie dort über die Datensatzschaltan, wonach Sie aus der Liste aller Kunden den Kunden wählen,
fläche
für den Sie dieses Kundenprojekt anlegen möchten.
Hinweis „Projekte löschen“:
Über den Projektstamm können Projekte auch gelöscht werden, sofern
keine offenen OPs zu den zu löschenden Projekten existieren.
Benutzen Sie zum Löschen von Projekt-Datensätzen die Datensatzschaltfläche
(vgl. Datensatzschaltflächen).
• Über den Projektstamm als Kopie (<Stammdaten/Projekt>)
Rufen Sie das Projekt auf, das Sie kopieren möchten. Über die Datensatzkopieren Sie den Projektdatensatz und geben im Dialog
schaltfläche
„Projekte kopieren“ den Zielkunden an und legen die Übernahmeoptionen fest (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Projekte kopieren“).
• Über den Kundenstamm (<Stammdaten/Kunden>)
Rufen Sie den Kundenstamm auf und wählen den Kunden, für den Sie
(Blitzprojekt) genedas Projekt erstellen wollen. Über die Schaltfläche
rieren Sie eine neues Projekt für diesen Kunden. Im Hintergrund erscheint das zugehörige Projektfenster und im Vordergrund wird der Dialog „Neues Dokument“ geöffnet, über den Sie sofort Ihre Projektarbeit
beginnen können.
Hinweise
Bei der Anlage von Projekten werden Einstellungen und Werte aus dem
zugrunde liegenden Kundenstammdatensatz bzw. verschiedenen Voreinstellungen übernommen. In den Projekteinstellungen können Sie diese Einstellungen einsehen und ggf. projektbezogen ändern.
Nach der Anlage des ersten Projektdokumentes sollten Sie sicherstellen, dass
die Positionen dieses Dokumentes korrekte Werte und Einstellungen enthalten, weil nach der Erstellung eines zweiten Projektdokumentes in kumulativen Projekten eine nachträglich Änderung z.T. nicht mehr möglich ist.
Wenn in einem kumulativen Projekt bereits mehr als ein Projektdokument
angelegt wurde, können Änderungen der wichtigsten Positionsdaten und einstellungen nur noch im zuletzt erstellten Dokument – in der Regel die
Rechnung – durchgeführt werden (Ausnahme „Menge“). Möchten Sie Änderungen in einem vorangegangenen Dokument durchführen, z.B. die Änderung der Einheit, müssen Sie das zuletzt erstellte Dokument löschen, die
Änderungen im vorangegangenen Dokument durchführen und das letzte
Dokument neu erzeugen.
Nach der Projektanlage fahren Sie so fort, wie ab Seite 50f. beschrieben.
46
Projekte bearbeiten
Im Projektstamm verwalten Sie Ihre Kundenprojekte mit projektbezogenen
Daten Ihrer Kunden. Hier greifen Sie auf alle nicht ausgelagerten Projekte
Ihrer Kunden zu oder erstellen neue Projekte. Über <Stammdaten/Projekte>
rufen Sie den Projektstamm auf. In diesem Dialog können Sie über mehrere
Register auf die Projekteinstellungen aller Projekte zugreifen.
Projekteinstellungen aufrufen
Wenn Sie ein Projekt zur Dokumentenbearbeitung bereits geöffnet haben,
können Sie die Projekteinstellungen dieses Projektes einsehen und bearbeiten, ohne den Projektstamm öffnen zu müssen. Dazu haben Sie mehrere
Möglichkeiten:
• über <Bearbeiten/Projekteinstellungen>
• über
im Projektfenster
• beim Aufruf (manuell oder bei der Erstellung eines Blitzprojektes) des
Dialoges „Neues Dokument“ über die Schaltfläche „Projektinfo“
Beim Aufruf der Projekteinstellungen aus einem geöffneten Projekt heraus
wird der gleiche Dialog geöffnet wie im Projektstamm, jedoch mit zwei
sichtbaren Unterschieden:
• Die Dialogbezeichnung in der Titelzeile lautet „Projekteinstellungen“
statt „Projektstamm“, weil es sich nur um die Projekteinstellungen eines
Projektes handelt.
• Die Fußzeile mit den Schaltflächen zur Navigation und Auswahl fehlt,
weil der Projektdatensatz schon ausgewählt ist. Änderungen können Sie
deshalb sofort in den Feldern vornehmen. Der Datensatz wird beim Verlassen automatisch gespeichert.
Register im Dialog „Projekte“
Projektstammdaten sind Stammdaten, deren Werte und Einstellungen Sie
überwiegend bereits in den folgenden Programmbereichen festgelegt haben:
• Grundlagen
• Kalkulation
• Kundenstamm
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Tägliche Arbeiten
Bei der Anlage eines neuen Projektes werden diese Einstellungen größtenteils in das neue Projekt kopiert, so dass Sie im Projektstamm diese Werte in
der Regel nicht neu anzugeben brauchen. Die meisten Werte und Einstellungen sind überschreibbar und sollten sofort bei der Anlage des Projektes
kontrolliert und ggf. geändert werden, weil einige von ihnen z.B. nach der
der ersten Speicherung oder Rechnungsstellung nicht mehr veränderbar
sind.
Über folgende Register können Sie sich diese Werte und Einstellungen für
das aktuelle Projekt ansehen und ggf. ändern:
Register „Anschrift“
Hier werden die Adressdaten zu dem aktuellen Projekt hinterlegt. Es werden maximal drei Adressen verwaltet:
• Projektadresse
• Lieferadresse
• Rechnungsadresse
Register „Angaben“
In diesem Register werden allgemeine Angaben zum aktuellen
Projekt hinterlegt.
Register „Zahlungskonditionen“
Bei der Anlage eines Projektes werden die Zahlungskonditionen
des gewählten Kunden aus dem Kundenstamm vorgeschlagen.
Vergeben Sie hier für ein Projekt abweichende Zahlungskonditionen, haben die projektbezogenen Zahlungskonditionen Vorrang.
Register „Sonstiges“
Hier können Sie u.a. erfassen:
• den Auftraggeber
• die Umsatzsteuer-ID-Nummer
• den Projektzeitrahmen (mit geplantem Projektende-Termin)
Register „Grundlagen“
Die hier hinterlegten Werte werden aus dem Grundlagen bzw. Kalkulationseinstellungen übernommen.
Register „Erlöscodes“
Die Felder sind standardmäßig mit den Erlöscodes aus dem
Grundlagen vorbelegt. Bis zum ersten Rechnungsdruck sind die
Erlöscodes editierbar.
Register „Anlagen“
In diesem Register können Sie Dateien von Fremdprogrammen
aller Art dem Datensatz als Anlagen hinzufügen. Dadurch müssen Sie Dateien, die mit dem Datensatz thematisch in Verbindung stehen bzw. ihn ergänzen, nicht immer erst über andere
Programme suchen: sie stehen Ihnen sofort in Ihrem Handwerkerprogramm zur Verfügung.
Die Beschreibung dieser Register bzw. die Verweise auf die Herkunft der voreingestellten Werte und Einstellungen finden Sie in der Programmhilfe über
den Indexeintrag: „Projektstamm“.
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Projekttransfer (Projektexport/Projektimport)
Über <Tools/Projekttransfer> rufen Sie den Projekttransfer auf, ein komfortables Hilfsprogramm zur Verwaltung von Projekten. Es bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
• Projekte können komplett als „xml“-Dateien gespeichert werden, wodurch sie leicht kopiert, ausgelagert (archiviert) und wieder eingelesen
werden können.
• Der Name der zu speichernden Projektdatei wird aus der Projektnummer
und der Endung „.xml“ gebildet, so dass Sie archivierte Projekte anhand
der Projektnummer leicht wiederfinden können.
• Änderungen am Inhalt der Dateien erkennt das Programm über einen
Prüfsummencheck beim Einlesen dieser Dateien und weist Sie darauf hin.
Der „Projekttransfer“ bietet die folgenden Funktionen:
• Projekte kopieren und die Kopien auslagern (Datensicherheit)
Mit dieser Funktion wird eine Kopie von einem aktuellen Projekt erstellt,
die Sie an einem beliebigen Platz in Ihrem Fimennetz speichern können.
Die Datensicherheit ist wesentlich höher, wenn Sie als Speicherort nicht
den gleichen Rechner wählen.
Die Datensicherheit können Sie weiter erhöhen, wenn Sie einen räumlich entfernten Speicherort angeben (am besten in einem anderen Gebäude) oder/und ein anderes Medium zur Speicherung benutzen, das Sie
ebenfalls nicht im gleichen Raum archivieren sollten.
• Projekte ins Archiv verschieben (Platzersparnis; Erhöhung der Übersichtlichkeit)
Projekte werden in Jahresordnern archiviert. Neue Projekte werden standardmäßig im Mandantenordner unter <Archiv/ 2011> gespeichert, weil
das Projektanlagedatum den Archivordner bestimmt. Existiert für ein
Projektanlagedatum noch kein Archivordner des entsprechenden Jahres,
legt das Programm diesen Ordner automatisch an.
• Ausgelagerte oder archivierte Projekte einlesen
Ausgelagerte oder archivierte Projekte werden über diese Funktionen
wieder eingelesen.
Details zum Projekttransfer finden Sie über den Indexeintrag in der Programmhilfe „Projekttransfer“.
49
Tägliche Arbeiten
Dokumente anlegen und bearbeiten
Dokumente erstellen (Übersicht)
Dokumente wie zum Beispiel „Angebote“, „Aufträge“ und „Rechnungen“
werden innerhalb von Projekten erstellt. Es gibt mehrere Wege Dokumente
zu erstellen:
• Legen Sie ein neues Projekt an, z.B. über den Projektstamm (<Stammdaten/Projekt>), erscheint im Hintergrund das Projektfenster und automatisch im Vordergrund der Dialog „Neues Dokument“ (s.u.), über den Sie
ein neues Dokument erstellen können.
• Bei einem bereits geöffneten Projekt (geöffnetes Projektfenster) können
Sie über <Bearbeiten/Neues Dokument> oder über die Schaltfläche
manuell den Dialog „Neues Dokument“ aufrufen.
Die Erstellung von Dokumenten verläuft bei den verschiedenen Dokumenttypen ähnlich. Grundsätzlich stehen Ihnen dabei zwei Vorgehensweisen zur
Verfügung:
• Sie erstellen ein Dokument unabhängig von den bereits bestehenden
Dokumenten.
• Sie erstellen ein Dokument auf der Grundlage eines anderen Dokuments
und übernehmen dadurch bereits erfasste Positionen.
Stammen die übernommenen Positionen aus einem Angebot, können Sie
im Folgedokument (z.B. Auftrag oder Rechnung) nicht benötigte Positionen
löschen (mit Strg+D).
• Über die Register legen Sie fest, für welchen Verwendungszweck Sie ein
Dokument erstellen möchten. Sie haben die folgenden Möglicheiten:
-
Register „Vorgang“
-
• Im Bereich „weitere Angaben“ (rechts) können Sie ein Vorlagedokument
auswählen, die Dokumentnummer und das Dokumentdatum ändern.
Die Zusammenhänge zwischen „Vorgängen“, „Dokumenttypen“ und „Dokumenten“ finden Sie im Hilfethema „Projekte, Dokumenttypen und Dokumente“ kurz erläutert (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Projekte, Dokumenttypen und Dokumente“).
Für jeden Dokumententyp stehen Ihnen mehrere Formulare als Layoutvorlagen zur Verfügung. Über den Formulareditor (<Tools/Formulareditor>)
können Sie die in den Formularen enthaltenen Elemente (z.B. das Adressfeld) individuell anpassen und positionieren.
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Über die Schaltfläche „Projektinfo“ rufen Sie direkt die Projekteinstellungen
für das aktuelle Projekt auf, die Sie vor der Erstellung des ersten Dokumentes
noch einmal überprüfen sollten.
Bereich „weitere Angaben“
Die Felder in diesem Bereich sind unabhängig vom geöffneten Register immer sichtbar und enthalten Vorschlagswerte, die Sie überschreiben können:
Nummer
Datum
Als neue Dokumentnummer wird dabei die nächst höhere
Nummer gemäß Ihren Angaben in den Grundlagen und als neues Dokumentdatum das aktuelle Systemdatum vorgeschlagen.
Übernehmen von
Im Auswahlfeld „Übernehmen von...“ werden die schon bestehenden Dokumente des aktuellen Projekts angezeigt. Die enthaltenen Positionen können Sie in das neue Dokument übernehmen und dadurch Folgedokumente erzeugen.
Beispiel
Um eine Rechnung auf der Grundlage eines Angebotes oder einen Auftrages zu erstellen, wählen Sie als Vorlage das entsprechende Dokument oder die Option „Reste bestimmen“. Mit
„OK“ übernehmen Sie alle Positionen in das neue Dokument,
das im Anschluss zur Bearbeitung angezeigt wird.
Stammen die übernommenen Positionen aus einem Angebot,
können Sie im Folgedokument (z.B. Auftrag oder Rechnung)
nicht benötigte Positionen löschen (mit Strg+D).
Überprüfen und ändern Sie ggf. die vorgeschlagenen Werte und Einstellungen im Bereich „weitere Angaben“.
Dokument erzeugen und anzeigen
Mit einem Klick auf „OK“ wird das Dokument entsprechend Ihren Angaben
erzeugt und im Dokumentenfenster so angezeigt, wie es auch gedruckt würde.
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Tägliche Arbeiten
Im Dokumentenfenster können Sie das ausgewählte Projektdokument einsehen, bearbeiten und drucken. Details zum Dokumentenfenster und den
Bedienungsschaltflächen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt „Dokumentenfenster“ ab Seite 13.
Hinweis
Sollten Sie die Symbolleiste in Ihrem Dokumentenfenster nicht vorfinden,
können Sie diese über das Menü <Ansicht> aktivieren. Nachfolgend finden
Sie Informationen zu den einzelnen Registern.
Register „Vorgang“
Über das Register „Vorgang“ können Sie für alle wesentlichen Vorgänge der
Auftragsabwicklung Dokumente erstellen. Dazu können Sie unter den folgenden Dokumenttypen wählen:
• Angebot
• Auftrag
• Lieferschein
• Rechnung
• Sammelrechnung
• Gutschrift
• Mahnung
Im Register „Sonstiges“ können Sie verschiedene Listen und Auswertungen
auf der Grundlage eines bestehenden Dokuments erstellen lassen.
Folgende Dokumenttypen stehen Ihnen in diesem Register zur Verfügung:
Bereich „Listen und Auswertungen“
• Aufmaßblatt
• Lohnzeitenliste
• Zahlungsübersicht
• Bestellliste pro Lieferant
• Kalkulationsauswertung
• Materialliste
Dokument-Positionen
Dokumente werden durch Positionen strukturiert. Hauptsächlich enthalten
Dokumente Positionen zur Darstellung Ihrer betrieblichen Leistung gegenüber Ihrem Kunden, also z.B. Ihre Arbeiten und verkaufte Artikel. Aber Sie
können noch andere Positionstypen einsetzen, um freien Text, Bilder und
strukturelle Elemente wie Titel und Zwischensummen einzufügen.
Das Einfügen von Positionen ist ausschließlich im Editiermodus (vgl. Abschnitt „Ansichtsmodi“ S. 14) möglich. Über das Symbol „N“ oder <Bearbeiten/Neu> rufen Sie den Dialog zum Einfügen von Positionen auf (bei geöffnetem Dokumentenfenster).
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Beim Einfügen von zusätzlichen Positionen, haben Sie zwei grundsätzliche
Möglichkeiten:
• Sie markieren die letzte Position und fügen neue Positionen ein. Diese
werden angehängt und bekommen fortlaufende Nummern entsprechend
Ihrer Voreinstellungen, ohne die Nummernstruktur zu verändern (Standardvorgehensweise).
• Sie fügen die neue Position zwischen zwei bestehenden Positionen ein. In
diesem Fall können Nummerierungsfehler auftreten. Das Programm zeigt
einen Eingabedialog, in dem Sie festlegen können, wie Nummerierungskonflikte gelöst werden sollen.
Bitte beachten Sie, über das Menü <Bearbeiten> oder die Symbole der Symbolleiste können Sie markierte Positionen/Titel kopieren bzw. ausschneiden
und an anderer Stelle wieder einfügen.
Dialog „Neue Position“
In diesem Dialog werden im oberen Bereich alle Positionstypen angeboten,
die Sie in ein Dokument einfügen können. Details zur Bearbeitung der hier
angegebenen Positionstypen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Positionstypen“.
Im unteren Bereich finden Sie eine Option für das Einfügen von Positionen.
Bereich „Positionstyp“
Im oberen Bereich dieses Dialoges markieren Sie einen Positionstyp zur Einfügung in das Dokument:
Leistung
Material
Lohn
Diese Positionen werden durch den Aufruf von Datensätzen aus
den Stammdaten eingefügt. Manuelle Positionen können nur
über das Kontextmenü erzeugt werden. Die Vorgehensweise ist
im Hilfethema „Manuelle Positionen einfügen“ beschrieben
(Indexeintrag „Manuelle Position einfügen“).
Rabatt/Aufschlag
Über diesen Positionstyp fügen Sie wahlweise einen Rabatt oder
einen Aufschlag ein. Die Auswahl findet im Positionsdialog
statt.
Freier Text
Zur Erläuterung einer Position fügen Sie einen freien Text ein.
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Tägliche Arbeiten
Zwischensumme
Mit diesem Positionstyp lassen sich die Gesamtbeträge vorhergehender Positionen addieren, um ein Dokument kaufmännisch
zu strukturieren (Indexeintrag „Zwischensumme bearbeiten“).
Trennstrich
Seitenumbruch
Bild
Diese Positionstypen können Sie zur visuellen Dokumentstrukturierung bzw. -gestaltung benutzen.
Bereich „Optionen“
Positionsnummer manuell vergeben
Über diese Option können Sie die Positionsnummer manuell
vergeben.
Hinweis
Die Option „Positionsnummer manuell vergeben“ sollte im
Normalfall nicht aktiviert sein.
Die letzte Einstellung der Optionen ist beim nächsten Aufruf des Dialogs
„Neue Position“ voreingestellt.
Position einfügen
Zum Einfügen einer Position gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Wählen Sie den gewünschten Positionstyp und bestätigen Sie Ihre Wahl
mit „OK“, wodurch sich der Suchdialog für die Datensätze dieses Positionstyps öffnet.
• Wählen Sie den gewünschten Datensatz, dadurch öffnet sich der Dialog
„Position bearbeiten“.
• Überprüfen und bearbeiten Sie die Positionsdaten, indem Sie z.B. die
Menge ändern.
• Über „OK“ wird diese Position in das aktuelle Dokument übernommen.
Positionstypen und Positionsnummerierung
Die wichtigsten Positionstypen werden durchnummeriert, Positionstypen,
die der Gestaltung dienen und „freier Text“ jedoch nicht.
Normalerweise wird vom Programm die Positionsnummerierung fortlaufend
aufsteigend durchgeführt. Diese Automatik gewährleistet, dass Ausgangsdokumente und Folgedokumente in den Positionen direkt vergleichbar sind
(z.B. Auftrag und Rechnung).
Beim Einfügen von Positionen überprüft die automatische Positionskontrolle, ob die Positionsnummer schon vergeben ist bzw. ob andere Fehler
auftreten können und gibt ggf. entsprechende Fehlermeldungen aus.
In diesem Fehlermeldedialog können Sie Positionsnummern korrigieren
lassen oder den Nummerierungs-Assistent aufrufen (siehe Seite 60).
Details hierzu finden Sie im Absatz „Konzept der Positionsnummerierung“
ab Seite 59.
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Positionen im Dokument
Leistungspositionen und Kostenartenpositionen im Dokument
bearbeiten (Übersicht)
Das Einfügen und Bearbeiten von Leistungspositionen und von Positionen
der Kostenarten verläuft gleich und die Bearbeitungsdialoge sind ähnlich.
Deshalb wird im Folgenden das generelle Einfügen und Bearbeiten einer
Position kurz dargestellt. Informationen über die Positionsdialoge, die Ihnen
zur Bearbeitung der eingefügten Positionstypen zur Verfügung stehen, finden Sie über die unten angegebenen Indexeinträge in der Programmhilfe.
Beim Einfügen einer einzelnen Position in ein Dokument wird der Bearbeitungsdialog der Position automatisch aufgerufen, damit Sie die Werte und
Texte aus den Stammdaten überprüfen, korrigieren und ergänzen können.
Über die Tastenkombination „Strg+Alt+T“ können Sie den Texteditor zur
Bearbeitung des Positionstextes aufrufen.
Wenn Sie bei den Werten oder Texten aus den Stammdaten Fehler entdecken, können Sie diese über eine Schaltfläche (s.u.) direkt in den Stammdaten ändern und die Änderungen anschließend in die Position übertragen
lassen, wodurch die Daten in Ihrem Datenstamm und Ihren Positionsdialogen gleich bleiben.
Eine spätere Bearbeitung der Position ist durch einen manuellen Aufruf
möglich.
Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung der Option „Mehrere Positionen auf einmal“ im Dialog „Neue Position“ kein automatischer Aufruf eines
Positionsdialoges stattfindet, Sie aber die Positionen nach dem Einfügen in
das Dokument manuell aufrufen können.
Folgende Positionstypen können Sie über einen Positionsdialog bearbeiten:
• Leistungspositionen (Indexeintrag „Leistungsposition bearbeiten“)
• Materialpositionen (Indexeintrag „Materialposition bearbeiten“)
• Lohnpositionen (Indexeintrag „Lohnposition bearbeiten“)
Hinweis
Die Felder in den Bearbeitungsdialogen sind mit den Werten aus dem
Stamm und mit einigen generellen Daten bzw. Einstellungen gefüllt (z.B.
zur Kalkulation), die Sie sorgfältig in den Stammdaten und den Voreinstellungen erfasst haben. Deshalb reicht es in der Regel, in den Positionsdialogen die Menge festzulegen und die Einstellungen zu kontrollieren.
Dokumentbearbeitung
Bei der Bearbeitung der Positionen können Sie über die Tastenkombination
„Strg+Alt+T“ den Texteditor zur Bearbeitung des Positionstextes aufrufen.
55
Tägliche Arbeiten
Positionen einfügen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Position einzufügen:
• Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> die Option <Neu> oder klicken Sie in
der Symbolleiste auf das Symbol „N“.
• Klicken Sie den gewünschten Positionstyp an (z.B. „Material“) und bestätigen Sie diese Einstellung mit „OK“.
Daraufhin erscheint die Suchliste mit den Datensätzen dieses Positionstyps aktiv im Vordergrund (z.B. Materialdatensätze aus dem Materialstamm). Sie können die erforderliche Suchliste im Dokumentenfenster
auch direkt über die rechte Maustaste aufrufen („Material einfügen“).
• Per Doppelklick wählen Sie den gewünschten Datensatz aus, wodurch die
Suchliste geschlossen wird und der Datensatz in einen Positionsdialog
zur Überprüfung und Bearbeitung übernommen wird.
Hinweis
Wenn Sie von einer Kostenart mehrere Positionen in ein Dokument
einfügen wollen, können Sie die Komfortfunktionen der Mehrfachauswahl
nutzen (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Mehrfachauswahl“).
Positionen bearbeiten
Einzelne Positionen können Sie direkt beim Einfügen in ein Dokument bearbeiten (der Positionsdialog wird automatisch geöffnet) oder Sie rufen den
Positionsdialog zur Bearbeitung manuell auf:
• Markieren Sie die zu bearbeitende Position und drücken Sie die Ü-Taste,
um den Positionsdialog zu öffnen. Alternativ dazu können Sie den Positionsdialog auch mit einem Doppelklick öffnen, den Sie links oder rechts
neben die Position setzen.
• Im Positionsdialog legen Sie die Menge fest und kontrollieren die angegebenen Werte und Einstellungen.
• Mit der „OK“-Schaltfläche bestätigen Sie die Werte und Einstellungen,
übernehmen die Position mit den Angaben in das Dokument und schließen den Positionsdialog.
Positionen sonstiger Positionstypen im Dokument bearbeiten
(Übersicht)
Neben den Leistungs- und Kostenartenpositionen können Positionen weiterer Positionstypen in Dokumente eingefügt werden (vgl. Abschnitt „Positionen einfügen (Übersicht)“ S. 52).
Im Folgenden werden diese Positionstypen aufgelistet. Informationen über
die Positionsdialoge, die Ihnen zur Bearbeitung der eingefügten Positionen
zur Verfügung stehen, finden Sie über die unten angegebenen Indexeinträge
in der Programmhilfe.
Folgende Typen von den sonstigen Positionen können beim Einfügen in ein
Dokument oder beim Bearbeiten im Dokument in einem Positionsbearbeitungsdialog bearbeitet werden:
• Rabatt/Aufschlagspositionen (Indexeintrag „Rabatt- und Aufschlagsposition bearbeiten“)
Im Positionsdialog legen Sie fest, ob Sie eine Rabatt- oder eine Aufschlagsposition einfügen möchten und legen die Details fest.
• Freier Text (Indexeintrag „Freien Text bearbeiten“)
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In den Feldern dieses Bearbeitungsdialogs erfassen Sie einen freien Text
als unabhängige eigene Position und legen die Formatierung des Textes
fest.
• Zwischensumme (Indexeintrag „Zwischensumme bearbeiten“)
In den Feldern dieses Bearbeitungsdialogs legen Sie den Positionsbereich
für die zu summierenden Positionen fest, vergeben den Positionstext und
legen die Formatierung des Textes fest:
• Bild (Indexeintrag „Bildposition bearbeiten“)
Bilder können Sie zur Illustration Ihres Dokumentes als eigene Position
einfügen.
Hinweis
Die Gestaltungspositionen „Trennstrich“ und „Seitenumbruch“ können
nicht bearbeitet werden und besitzen deshalb auch keinen Positionsdialog.
Über <Bearbeiten/Linien, Umbrüche, Bilder> können sie jedoch deaktiviert
bzw. aktiviert werden.
Übernehmen Sie nach der Überprüfung/Bearbeitung die angezeigte Position
mit „OK“ in Ihr Dokument.
Manuelle Position einfügen
Material, Lohn und Leistungen, die nicht in Ihren Stammdaten enthalten
sind, können Sie über manuelle Positionen in Ihre Dokumente und Stücklisten aufnehmen.
Erzeugt wird eine manuelle Position immer durch Schließen des aufgerufenen Suchdialoges ohne Auswahl eines Datensatzes. Die Art des Aufrufs der
manuellen Positionen bestimmt dabei den Bearbeitungsweg und über die
zugeordnete Preisart:
• „Strg N“ oder Schaltfläche
Über diese Aufrufmöglichkeiten wird für die manuelle Position immer
ein Positionsdialog geöffnet und der Preis gemäß den Projekteinstellungen berechnet. Daten so erstellter manueller Material- und Leistungspositionen können beim Einfügen in ein Dokument in den Stammdaten als
neuer Datensatz gespeichert werden (nach Programmabfrage).
• „Strg 1-3“ oder Kontextmenü
Über diese Aufrufmöglichkeiten wird die manuelle Position immer direkt
im Dokument erfasst und als Preisart kann nur ein Festpreis eingefügt
werden. Eine Übernahme der Daten manueller Material- und Leistungspositionen in die Stammdaten ist hierbei nicht möglich.
Zwei Beispiele und eine Tabelle mit allen Tastaturkürzeln finden Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Manuelle Position einfügen“.
Dokument bearbeiten
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu ergänzen oder zu
überarbeiten. Vergleichen Sie in diesem Zusammenhang auch das Kapitel
„Dokumentenfenster“ auf Seite 13f.
57
Tägliche Arbeiten
Navigation in einem Dokument
Die aktuelle Position in einem Dokument ist durch einen grauen Balken
markiert. Zu anderen Positionen gelangen Sie auf verschiedene Arten:
• Mit Hilfe der Pfeiltasten können Sie innerhalb des Dokuments von Position zu Position „springen“.
• Mit Hilfe des Tabulators können Sie innerhalb der aktuellen Position von
Eingabefeld zu Eingabefeld „springen“.
• Über die Pfeile in der Programmsymbolleiste.
• Wenn Sie innerhalb des Dokuments auf eine bestimmte Seite oder an
eine bestimmte Position „springen“ möchten, wählen Sie <Ansicht/auf
Seite|Position>.
Hier können Sie die Seite und Position eintragen, die Sie aufrufen möchten oder aber nach einer bestimmten Textpassage suchen.
Dokumentansicht und -fenster ändern
Über das Menü <Fenster> können Sie die Anordnung und die Größe der
gleichzeitig geöffneten Fenster steuern.
Mit Hilfe der Funktionen „Neu ausrichten“ und „Symbole anordnen“ erhalten Sie die ursprüngliche „Standarddarstellung“ zurück.
Im unteren Bereich können Sie mit einem Mausklick zwischen den gleichzeitig geöffneten Fenstern hin- und herschalten (aktivieren und deaktivieren). Das jeweils aktive Fenster ist durch einen Haken gekennzeichnet.
Über das Menü <Ansicht> können Sie die Größe des Dokuments steuern.
Dort können Sie auch über die Funktion „autom. anpassen“ das Dokument
der Fenstergröße anpassen, so dass die Seitenbreite des Dokuments mit der
Fensterbreite übereinstimmt.
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Positionen bearbeiten
Bearbeitungsmöglichkeiten (Übersicht)
Positionen im Dokument können bearbeitet werden, wenn Sie den „Editiermodus“ aufrufen. Mehrere Bearbeitungsmöglichkeiten mit unterschiedlicher Zielsetzung stehen Ihnen zur Verfügung:
• Inhaltliche Bearbeitung von Positionen
Positionen werden bearbeitet, um z.B. die Menge oder den Preis zu verändern.
• Formale Bearbeitung von Positionen
Positionen werden auch formal bearbeitet, d.h. sie können u.a. ausgeschnitten, kopiert, eingefügt und gelöscht werden. Mehr zu diesen formalen Funktionen finden Sie über das Hilfethema „Positionen formal bearbeiten (Übersicht)“.
• Bearbeitung der Positionsnummerierung
Über das Hilfethema „Konzept der Positionsnummerierung“ erfahren Sie
mehr zu dem Thema, wie Sie die Positionsnummerierung beeinflussen
bzw. verändern.
• Bearbeitung der Positionssortierung
Über das Hilfethema „Sortier-Assistent“ erfahren Sie mehr zu dem Thema, wie Sie die Positionssortierung verändern können.
• Bearbeitung von Gestaltungspositionen
Gestaltungspositionen wie Seitenumbrüche, Trennlinien und Bilder können über <Bearbeiten/Linien, Umbrüche, Bilder> ausgeblendet und wieder aktiviert werden.
Konzept der Positionsnummerierung
Die Positionsnummerierung wird auf zwei Ebenen durchgeführt:
• programmintern, unsichtbar und unveränderbar für den Benutzer
• in den Dokumenten, für den Benutzer beliebig änderbar
Durch die Entkopplung der programminternen Nummerierung von der für
den Benutzer sichtbaren wird erreicht, dass eine Position vom Programm
auch dann noch eindeutig identifizierbar ist, nachdem die Positionsnummer
vom Benutzer geändert wurde.
Dadurch wird auch vermieden, dass mit einer Änderung der Positionsnummer die Position automatisch im Dokument verschoben wird (in früheren
Versionen). Der Benutzer kann nach Belieben Positionsnummern verändern
oder auch löschen, ohne dass das Programm die Zuordnung verliert.
Beim Einfügen von Positionen überwacht das Programm die Abfolge der für
den Benutzer sichtbaren Positionsnummern und weist Sie auf Nummerierungskonflikte hin. Wenn Nummerierungskonflikte auftreten, schlägt der
Assistent Lösungsmöglichkeiten vor, abhängig von der Art des Konfliktes
und dem Status des Dokumentes.
Lösungsmöglichkeiten können zum Beispiel sein:
• Ab der eingefügten Position automatisch neu durchnummerieren
• Die neue Position umbenennen
• Doppelte Positionsnummern verwenden
59
Tägliche Arbeiten
Weder die Wahl einer dieser Optionen noch das Schließen des Dialoges (die
den Konflikt verursachende Positionsnummer wird dann eingefügt) kann
die programminterne Positionsnummerierung verändern.
Wenn Sie umfangreiche Dokumente mit vielen Positionen erfassen, empfiehlt es sich, die Nummerierung erst nach der Erfassung zu überprüfen und
zu korrigieren.
Setzen Sie dazu im ersten Dialog, der Ihnen zu Nummerierungskonflikten
angezeigt wird (vgl. Abschnitt „Nummerierungskonflikte lösen“), die Option
„Bei Nummernkonflikten immer so verfahren“. Dann wird Ihre Erfassung
nicht mehr unterbrochen und Sie können nach Abschluss der Erfassung den
Nummerierungs-Assistenten manuell aufrufen.
Hinweis
Die Möglichkeit mit Titeln (Gruppenpositionen) zu arbeiten, steht im PCKaufmann Handwerk nicht zur Verfügung. Die in den Dialogen des Nummerierungs- und des Sortier-Assistenten teilweise angezeigten Optionen,
Titel in die Nummerierung bzw. Sortierung einzubeziehen, können deshalb
im PC-Kaufmann Handwerk nicht genutzt werden.
Nummerierungskonflikte lösen
Werden in ein bestehendes Dokument neue Positionen zwischen bestehende Positionen eingefügt, können Nummerierungskonflikte auftreten, z.B.
wenn Nummern doppelt vergeben werden oder wenn die Schrittweite der
Nummerierung kein Einfügen zulässt bzw. Sie im Dialog „Neue Position“
nicht die erste freie Positionsnummer innerhalb einer Lücke angegeben haben. In einem solchen Fall erscheint der Dialog „Position einfügen“.
Hinweis
Auch wenn Nummerierungskonflikte vorliegen, kann das Programm
Positionen in Dokumenten korrekt verarbeiten und auswerten, da alle Positionen programmseitig durch eine interne Nummerierung eindeutig identifiziert sind (vgl. Konzept der Positionsnummerierung). Um die Übersichtlichkeit zu wahren, sollten Sie jedoch – auch im Interesse Ihrer Geschäftspartner – auf eine logische Nummernfolge achten.
Im Dialog „Position einfügen“ werden – abhängig von der Art des Konfliktes
und dem Status des Dokumentes – Lösungsmöglichkeiten angeboten, um
diese Nummernkonflikten zu lösen.
Solche Lösungsmöglichkeiten können zum Beispiel sein:
• ab der eingefügten Position automatisch neu durchnummerieren
• die neue Position manuell umbenennen (mit Vorschlagswert)
• die falsche Positionsnummer trotzdem verwenden (manuelle Bestätigung)
Wenn die angebotenen Optionen für Ihre Zwecke nicht ausreichen, können
Sie über die Schaltfläche „Nummerierungsassistent“ diesen Assistenten aufrufen und weitere Einstellungen zur Nummerierung festlegen.
60
Über die Option „Bei Nummernkonflikten immer so verfahren“, wird die
getroffene Einstellung bei Nummernkonflikten solange automatisch benutzt
(und diese Abfrage unterdrückt), wie Sie im selben Dokument arbeiten bzw.
bis Sie das Programm neu starten.
Regeln bei Nummerierungskonflikten
Bei Nummerierungskonflikten werden drei Klassen von Dokumenttypen
unterschieden, für die unterschiedliche die Regeln gelten:
• Für Angebote und dem jeweils ersten Projektdokument (z.B. Auftrag)
gelten die oben angegebenen Möglichkeiten, weil diese Dokumente unabhängig von anderen sind.
• Ab dem zweiten Projektdokument (z.B. Auftrag und Lieferschein) bei
Projekten mit Positionskontrolle wirken sich Änderungen der Nummerierung auf alle vorhandenen Projektdokumente aus. Die Optionen im Dialog „Position einfügen“ sind die gleichen wie bei den unabhängigen Dokumenten – eine Programmmeldung weist auf die oben genannten Konsequenzen hin.
• Ab der zweiten Rechnung dürfen Positionsnummern von bereits berechneten Positionen nicht mehr verändert werden – deshalb entfällt in diesem Falle die Option „neu durchnummerieren“.
Nummerierungs-Assistent
Den Nummerierungs-Assistenten können Sie über das Kontextmenü (rechte
Maustaste) oder über <Bearbeiten/Nummerieren/Nummerierungs-Assistent>
aufrufen.
Hinweise und Einschränkungen
In diesem Bereich werden Auswirkungen und Einschränkungen
beschrieben, die sich aus dem Typ des Dokumentes ergeben, auf
den der Nummerierungs-Assistent angewendet werden soll.
Zum Beispiel können Sie nach Erstellung der ersten Teilrechnung (kummuliertes Projekt) die dort bereits berechneten Positionen nicht mehr verändern.
Hinweis
Wenn Sie trotzdem neue Positionen einfügen möchten, setzen
Sie diese Positionen unter die bereits berechneten Positionen.
Hinweis
Die Möglichkeit mit Titeln (Gruppenpositionen) zu arbeiten,
61
Tägliche Arbeiten
steht im PC-Kaufmann Handwerk nicht zur Verfügung. Die in
den Dialogen des Nummerierungs- und des Sortier-Assistenten
teilweise angezeigten Optionen, Titel in die Nummerierung
bzw. Sortierung einzubeziehen, können deshalb im PCKaufmann Handwerk nicht genutzt werden.
Bereich
Legen Sie hier den Bereich fest, in dem neue Nummern vergeben werden sollen:
• Gesamtes Dokument
Alle Positionen erhalten neue Nummern.
• Dieser Titel
Alle Positionen dieses Titels erhalten neue Nummern.
• Alle Positionen unterhalb
Alle Position ab der markierten Position erhalten neue Nummern.
• Markierter Bereich
Alle Positionen im markierten Bereich erhalten neue Nummern. Um mehrere Positionen zu markieren halten Sie die
S-Taste gedrückt und klicken die Positionen mit der Maus
an.
Erste zu nummerierende Position
Je nach Bereichswahl wird die erste Position dieses Bereichs angezeigt. Für alle Bereiche können Sie jedoch eine andere Startposition für die Neunummerierung vergeben. Im Feld rechts
daneben wird der Textanfang der Position angezeigt.
Neue Positionsnummer für erste zu nummerierende Position
Hier tragen Sie die Nummer ein, die der ersten neu zu nummerierenden Position gegeben werden soll. Über die Schaltfläche
„zurücksetzen“ wird die Ausgangsnummer wiederhergestellt.
Nummerierung
Die vorgeschlagene Nummerierungseinstellung entstammt der
Projekteinstellung (Register „Grundlagen“), die Sie individuell
überschreiben können.
Geben Sie dazu die minimale Stellenanzahl und die Schrittweite
für Titel und Positionen an. Diese Einstellung gilt nur für die aktuelle Nummerierung.
Irreguläre Positionsnummern immer beibehalten
Als irreguläre Positionsnummern werden Positionsnummern
verstanden, die z.B. nichtnumerische Zeichen enthalten bzw.
nicht entsprechend ihrer Ebenenzugehörigkeit formatiert sind
oder größer sind als die Folgenummern. Die Option ist in der
Standardeinstellung aktiviert.
Über die „Weiter“-Schaltfläche können Sie den Vorschaudialog des Nummerierungs-Assistenten aufrufen, in der Sie vor der Ausführung der Umnummerierung die neuen Positionsnummern überprüfen und ggf. ändern können.
Mit der „OK“-Schaltfläche werden die gewählten Änderungen sofort vollzogen.
62
Vorschaudialog im Nummerierungs-Assistenten
Auf der zweiten Seite des Nummerierungs-Assistenten werden die alten und
die neuen Positionsnummern in einer Tabelle angezeigt (entsprechend Ihren Einstellungen auf der ersten Seite).
Die Spalte „Level“ zeigt die Ebene an, in der sich die Positionen und Titel
befinden (vgl. Seite 66).
In der Spalte „Posnr. Neu“ können Sie die vom Programm ermittelten Positionsnummer noch ändern. Über die Schaltfläche „Ausführen“ starten Sie
das Umbenennen der Positionen.
Hinweis
Positionen in Dokumenten umsortieren
Zur leichteren Bearbeitung von großen Dokumenten können Sie Positionen
in Dokumenten umsortieren lassen. Dazu steht Ihnen der Sortier-Assistent
zur Verfügung, den Sie über den Eintrag „Umsortieren“ im Kontextmenü
des Dokumentenfensters aufrufen.
63
Tägliche Arbeiten
Hinweise und Einschränkungen
In diesem Bereich werden Auswirkungen und Einschränkungen
beschrieben, die sich aus dem Typ des Dokumentes ergeben, auf
den der Sortier-Assistent angewendet werden soll.
Die Möglichkeit mit Titeln (Gruppenpositionen) zu arbeiten,
steht im PC-Kaufmann Handwerk nicht zur Verfügung. Die in
den Dialogen des Nummerierungs- und des Sortier-Assistenten
teilweise angezeigten Optionen, Titel in die Nummerierung
bzw. Sortierung einzubeziehen, können deshalb im PCKaufmann Handwerk nicht genutzt werden.
Bereich
Legen Sie hier den Bereich fest, in dem Positionen umsortiert
werden sollen:
• Gesamtes Dokument
Alle Positionen werden umsortiert.
• Dieser Titel
Alle Positionen dieses Titels werden umsortiert.
• Alle Positionen unterhalb
Alle Position ab der markierten Position werden umsortiert.
• Markierter Bereich
Alle Positionen im markierten Bereich werden umsortiert.
Um mehrere Positionen zu markieren halten Sie die STaste gedrückt und klicken die Positionen mit der Maus an.
Aufschläge, Rabatte, Zwischensummen
Texte, Bilder, Trennstriche, Seitenumbrüche
Diesen Positionen werden vom Programm keine eigene Positionsnummern gegeben. Markieren Sie diese Option(en), wenn
das Programm versuchen soll, diese Positionen mitzusortieren.
Die Positionen ohne eigene Positionsnummer werden dann hinter der ersten vorangehenden Position mit Positionsnummer
einsortiert.
Falls dies nicht möglich ist, wird eine Meldung ausgegeben, dass
die Bezüge nachzuprüfen sind. Die betroffenen Positionen können dort auch ggf. gelöscht werden.
Kopfzeile, Endsumme, Vor- und Endtexte (nicht empfohlen!)
Eine Einbeziehung dieser Zeilen in eine Umsortierung wird
nicht empfohlen. Diese Option ist deshalb standardmäßig deaktiviert. Nur durch Deaktivierung der Einstellung „sicheres Sortieren“ (s.u.) wird dieser Bereich zugänglich.
Erste zu sortierende Position
Je nach Bereichswahl wird die erste Position dieses Bereichs angezeigt. Für alle Bereiche können Sie jedoch eine andere Startposition für die Neunummerierung vergeben. Im Feld rechts
daneben wird der Textanfang der Position angezeigt.
64
Automatisch sortieren nach
Nach Aktivierung dieser Option können Sie das Sortierkriterium
festlegen. Sortiert werden kann nach:
Positionsnummer
Menge
- Einheit
- Bezeichnung
- Einzelpreis
- Gesamtpreis
Absteigend sortieren
-
Hier können Sie die Sortierrichtung ändern. Steht eine Rabattposition bzw. Zwischensumme inmitten von Artikelpositionen,
wird im Bereich oberhalb und unterhalb der Rabattposition
(bzw. Zwischensumme) die Sortierrichtung geändert. Möchten
Sie eine durchgehende Änderung der Sortierrichtung, müssen
Sie die Funktion „Keine Gruppenwechsel“ einschalten (vgl. unten).
Keine Gruppenwechsel
Diese Funktion betrifft die Rabattpositionen und Zwischensummen. Wenn der Gruppenwechsel bei Verwendung von Rabattpositionen und Zwischensummen ausgeschlossen wird,
werden Rabattpositionen und Zwischensummen, die zwischen
Artikelpositionen stehen, unter die letzte Artikelposition gesetzt.
Nur dann ist eine durchgehende Änderung der Sortierrichtung
möglich (vgl. oben).
Strukturveränderungen erlaubt
Die Aktivierung dieser Option wird erst nach Abschaltung der
Funktion „Sicheres Sortieren“ möglich. Erst danach ist eine Sortierung über Titelgrenzen hinaus möglich. Dadurch können Sie
zum Beispiel eine Materialliste über Titelgrenzen hinaus nach
Preisen sortieren lassen, um die Information zu gewinnen, welche die teuersten Positionen in einem großen Dokument sind.
Sicheres Sortieren
Aktivieren Sie diese Option, wenn vom Dokument in der alten
Sortierreihenfolge eine Sicherungsversion gespeichert werden
soll. Nach dem Umsortieren können Sie die alte Struktur über
<Bearbeiten/Rückgängig: Sortier-Assistent> wieder herstellen.
Achtung
Über „Sicheres Sortieren“ können Sie eine Sortierung rückgängig
machen. Sollten Sie mehrere Umsortierungen vornehmen, können Sie nur die letzte Struktur wieder herstellen lassen (über die
Funktion „Rückgängig“). Wird nach einer Umsortierung der
Nummerierungs-Assistent genutzt, lässt sich die letzte Sortierung über „Rückgängig“ nicht wieder herstellen.
Über die „Weiter“-Schaltfläche können Sie den Vorschaudialog des SortierAssistenten aufrufen, in der Sie vor der Ausführung der Umsortierung die
neue Sortierung der Positionen abschließend überprüfen können.
Mit der „Ausführen“-Schaltfläche werden die gewählten Änderungen sofort
vollzogen.
65
Tägliche Arbeiten
Vorschaudialog im Sortier-Assistenten
Nach dem Bestätigen der Sortiereinstellungen im ersten Eingabedialog des
Sortier-Assistenten (mit der „Weiter“-Schaltfläche) wird die neue Reihenfolge der Positionen in einem Vorschaudialog angezeigt (s.u.), damit Sie vor
der Ausführung der Umsortierung die neue Sortierung der Positionen überprüfen können.
In diesem Dialog werden die Positionen so angezeigt, wie sie aufgrund der
Einstellung auf der ersten Seite umsortiert würden:
neu/ alt
In den beiden grauen Spalten „neu“/„alt“ werden die Positionen
angezeigt. Die Zählung beginnt meist nicht mit „1“, weil die
Anzeige abhängig ist vom gewählten Bereich und anderen Voreinstellungen im vorhergehenden Dialog.
Alle Positionen können jetzt noch mit der Maus verschoben
werden (anklicken und bei gedrückter linker Maustaste verschieben).
Positionsnummer
Das ist die Positionsnummer, die Sie vergeben haben.
Bezeichnung der Position
Menge
Einheit
Einzeln
Gesamt
Durch Klicken auf einen Spaltentitel werden die Positionen
nach diesem Kriterium sortiert, bei nochmaligem Klicken auf
den gleichen Spaltentitel wird die Sortierreihenfolge umgedreht.
Die Spitze des Dreiecks im Spaltentitel gibt an, ob aufsteigend
oder absteigend sortiert wurde. Diese Funktion ist nur zugänglich, wenn Sie im vorhergehenden Dialog die Option „Sicheres
Sortieren“ ausgeschaltet haben. Welche Einstellung Sie dort für
diese Option hinterlegt haben, wird Ihnen in diesem Dialog in
der Fußzeile angezeigt (ausgegraut).
Level
In der letzten Spalte wird Ihnen angezeigt, auf welcher Ebene
sich die Position befindet. Bei Positionen zeigt die „0“ an, dass
es sich um Positionen ohne Titelzugehörigkeit handelt. Positio66
nen mit dem Level „1“ gehören zu einem Haupttitel, „2“ zu einem der ersten Untertitel usw.
Bei den Titeln zeigt „T0“ einen Haupttitel an, weil er noch in
der Ebene „0“ steht. „T1“ zeigt die erste Untertitel-Ebene an
usw.
Dementsprechend gehören zu einem Haupttitel „T0“ die Positionen der Ebene „1“.
Mit der „Zurück“-Schaltfläche gelangen Sie auf die erste Seite zurück. Mit
„Abbrechen“ beenden Sie den Assistenten ohne Änderungsdurchführung.
Über die „Ausführen“-Schaltfläche starten Sie die Umsortierung der aufgeführten Positionen.
Hinweis
Seitenumbrüche, Trennlinien, Bilder ausblenden
In Dokumenten können Seitenumbrüche, Trennlinien und Bilder ausgeblendet werden. Positionen mit Nullmengen werden ausgeblendet, wenn
Trennlinien ausgeblendet werden.
• Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> die Option <Linien> und danach die
Funktion „alle inaktiv“ aus.
• Bestimmen Sie im oberen Bereich den (die) Positionstyp(en), den (die) Sie
im aktuellen Dokument ausblenden möchten.
Hinweis
Beim Ausblenden von Trennlinien werden auch Positionen mit Nullmengen ausgeblendet.
• Legen Sie danach im Bereich „Optionen“ fest, ob das gesamte Dokument
oder nur die markierte Position berücksichtigt werden soll.
Voraussetzung für die Option „Markierte Position(en)“ ist, dass Sie die
entsprechende(n) Position(en) zuvor im Dokument markiert haben.
67
Tägliche Arbeiten
Daten einer Einzelposition ändern
Wenn Sie Daten einer Position ändern möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
• Änderung direkt im Dokumentenfenster
• Änderung im Dialog „Position bearbeiten“
Änderung direkt im Dokumentenfenster
• Markieren Sie die Position, die Sie ändern möchten, so dass die ganze
Zeile mit einen Balken gekennzeichnet wird.
• Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> die Funktion <nächste Spalte> aus
oder drücken Sie die Tabulator-Taste.
Anschließend öffnet sich in der erste Spalte der aktuellen Positionszeile ein
Eingabefeld, in dem Sie Änderungen direkt eingeben können.
Sie können nun in dieser Positionszeile zwischen den Spalten wechseln und
die anderen Angaben und Werte bearbeiten.
Fahren Sie dazu folgendermaßen fort:
• Wiederholen Sie – um in die nächste Spalte (rechts davon) zu springen –
den letzten Arbeitsschritt.
• Wählen Sie – um in die vorhergehende Spalte zurückzuspringen – im
Menü <Bearbeiten> die Funktion <vorhergehende Spalte> aus.
• Sie können diese Vorgehensweise auch abkürzen, indem Sie die gewünschte Spalte direkt doppelt anklicken.
• Ändern Sie danach die Angaben in der betreffenden Spalte durch Überschreiben und bestätigen Sie Ihre Änderungen abschließend.
Änderung im Dialog „Position bearbeiten“
Bei Kostenarten- und Leistungspositionen können Sie über den Positionsdialog weitere Daten ändern.
Zum Aufruf eines Positionsdialoges gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Markieren Sie die Position, die Sie ändern möchten, so dass die ganze
Zeile mit einen Balken gekennzeichnet wird.
• Betätigen Sie mit Ü.
Anschließend gelangen Sie in den Positionsdialog, in dem Sie ebenfalls Änderungen an den Daten der aktuellen Positionszeile vornehmen können
(vgl. Abschnitt „Positionen im Dokument“ ab Seite 55).
Nach der Bestätigung Ihrer Änderungen mit „OK“ gelangen Sie in das Dokumentenfenster zurück, wo Ihnen die aktualisierten Daten in der betreffenden Positionszeile angezeigt werden.
Dokumentdaten bearbeiten (Übersicht)
Beim Erfassen von Dokumenten werden Daten aus den Stammdaten, Projektdaten und/ oder aus Grundlageneinstellungen in das Dokument übernommen. Diese Daten können im Dokument geändert werden, z.B. wenn
für einen Auftrag besondere Zahlungskonditionen eingeräumt werden sollen. Solche dokumentspezifischen Änderungen werden nicht in die Stamm68
daten, Projektdaten und/oder Grundeinstellungen zurückgeschrieben, sie
gelten ausschließlich für das jeweilige Dokument. Über das Symbol im
Dokumentenfenster oder über <Bearbeiten/Dokumentdaten> rufen Sie den
Dialog zur Bearbeitung der Dokumentdaten auf. Beachten Sie bitte, dass
diese Funktion nur im Editiermodus aufgerufen werden kann.
Aufbau des Dialogs „Dokumentdaten bearbeiten“
Unabhängig von den Registern werden in der Kopfzeile Informationen zum
Dokument angezeigt. Außerdem stehen in der Fußzeile Schaltflächen für
besondere Funktionen zur Verfügung:
Dokumentennummer und –typ
Im ersten Feld wird die Dokumentennummer und der Dokumententyp des aktuell geöffneten Dokuments angezeigt.
Beschreibung
Im Beschreibungsfeld können Sie einen individuellen Beschreibungstext für das geöffnete Dokument erfassen. Diese Beschreibung wird in der Titelleiste des Dokumentenfensters und im
Projektfenster rechts neben der Dokumentennummer angezeigt,
wodurch Sie Dokumente leichter unterscheiden können.
Druckkennzeichen zurücksetzen
Über die Schaltfläche „Druckkennzeichen zurücksetzen“ können Sie das Druckkennzeichen eines gedruckten Dokumentes
löschen, um es weiter bearbeiten zu können. Der Druckstatus
kann nur für Dokumente gelöscht werden, die noch nicht vom
Rechnungsausbuch erfasst wurden.
Steuer aktualisieren
Eine Änderung des Steuerkennzeichens in den Projekteinstellungen wirkt sich nur auf neue Dokumente aus. Haben Sie in
den Projekteinstellungen eine Änderung vorgenommen und soll
diese Einstellung auch bei bestehenden Dokumenten angewendet werden, müssen Sie dies manuell in den Dokumentdaten jedes einzelnen Dokumentes über die Schaltfläche „Steuer aktualisieren“ durchführen. Dabei können Sie (nach Rückfrage) auch
den Endtext zum Steuerkennzeichen austauschen lassen.
Schließen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um die bearbeiteten Daten für das aktuelle Dokument zu speichern.
69
Tägliche Arbeiten
Registerüberblick
Die Detailinformationen zu dem aktuell geöffneten Dokument werden in
den folgenden Registern angezeigt:
• Register „Anschrift“ (Programmhilfe Indexeintrag „ Dokumentdaten:Register Anschrift“)
In diesem Register wird Ihnen die Anschrift des Kunden mit Ansprechpartner und Kommunikationsdaten aus dem Kundenstamm angezeigt
und kann ggf. für das aktuelle Dokument korrigiert werden.
• Register „Angaben“ (Programmhilfe Indexeintrag „Dokumentdaten:Register Angaben“)
Hier werden Ihnen Angaben über die Lohnvorgaben, Dokumentwährung, etc. angezeigt.
• Register „Zahlungskonditionen“
Hier können Sie die Zahlungskonditionen einsehen und ggf. für das aktuelle Dokument korrigieren.
• Register „Rohstoffe“
In diesem Register können Sie die Rohstoffnotierungen des aktuellen Dokuments einsehen, manuell ändern oder mit der Schaltfläche „Tagesnot.
übernehmen“ die aktuellen Tagesnotierungen übernehmen.
Hinweis
Dieses Register wird nur angezeigt, wenn Sie unter <System/ Voreinstellungen/Voreinstellungen/ Register „Rohstoffe“> die Option „Rohstoffe
anzeigen“ markiert haben.
• Register „Druckeinstellungen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Dokumentdaten:Register Druckeinstellungen“)
Hier können Sie die Druckeinstellungen kontrollieren und ggf. für das aktuelle Dokument korrigieren.
• Register „Textoptionen“
Im Register „Textoptionen“ der Dokumentdaten können Sie Optionen
zur Textdarstellung von GAEB-Dokumenten festlegen und die Kostenarten angeben, die gemäß §35a EStG ausgewiesen werden sollen.
In diesem Register können Sie für das Dokument wichtige Dateien anfügen.
Detaillierte Beschreibungen finden Sie in der Programmhilfe über die oben
angegebenen registerspezifischen Indexeinträge.
Textabschnitte
Über das Symbol
im Dokumentenfenster oder das Kontextmenü rufen Sie
den Dialog „Textabschnitte“ zur Bearbeitung des aktuellen Dokuments auf
(Dokument im Editiermodus). In diesem Dialog können Sie Vor- und Endtexte erzeugen und die Einstellungen zur Anzeige von Textabschnitten für
alle Positionen steuern (im unteren Dialogbereich).
70
In diesem Dialog stehen Ihnen für das geöffnete Dokument folgende Funktionen zur Verfügung:
• Vortext bzw. Endtext erstellen
Der Vortext steht als einleitender Text vor den Dokumentpositionen,
während der Endtext unterhalb der Summenzeile erscheint und zum Beispiel Zahlungskonditionen und/oder eine Bankverbindung enthalten
kann. In den Registern „Vortext“ und „Endtext“ können Sie Texte eingeben und Platzhalter auswählen.
Hinweis zum Endtext
Endtexte zum Steuerkennzeichen (z.B. zum Steuerkennzeichen nach
§13b) haben eine höhere Priorität als andere Endtexte und können automatisch verwendet werden (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Textabschnitte:Vor- und Endtext“).
• Interne Bemerkungen erfassen
Im Register „Bemerkungen“ können Sie einen dokumentspezifischen internen Text erfassen, der in der Regel auch nach der Erfassung nur in diesem Register einsehbar ist. Soll dieser Text jedoch auch im Dokument erscheinen, setzen Sie an der gewünschten Stelle den Platzhalter „Dokumentbemerkung“ ein.
• Allgemeine Textabschnitte anzeigen (alle Positionstypen)
Für alle Positionstypen können Sie die generelle Anzeige von Textabschnitten dokumentenweit steuern. Zum Beispiel legen Sie über die Optionen „Abschnitt 1“ bis „Abschnitt 3“ fest, ob Kurz-, Dimensions- und
Langtexte angezeigt werden. Die Anzeige der genannten Textabschnitte
kann in den Positionsdialogen positionsspezifisch übersteuert werden.
71
Tägliche Arbeiten
Vorgehensweise bei der Aktivierung von Textabschnitten und Positionsplatzhaltern
Die Einstellungen in diesem Dialog zur Anzeige von Textabschnitten und
Positionsplatzhaltern gelten für das ganze Dokument und überschreiben
davon abweichende Einstellungen in den einzelnen Positionen. Die Möglichkeit, für alle Positionen eines Dokumentes in einem Arbeitsgang die Einstellungen zu verändern, vereinfacht die Arbeit und spart Ihnen Bearbeitungszeit.
Damit Sie individuelle Einstellungen einzelner Positionen nicht versehentlich überschreiben, sollten Sie in folgender Reihenfolge vorgehen:
• Stellen Sie zunächst hier im Dialog „Textabschnitte“ die generell gewünschten Anzeigeoptionen für das ganze Dokument ein.
• Danach nehmen Sie ggf. Korrekturen dieser Einstellungen an einzelnen
Positionen in den Positionsdialogen vor.
Weitere Informationen zu den Funktionen im Dialog „Textabschnitte“ finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Textabschnitte (Übersicht)“.
Dokumente auswerten
Zur Auswertung von Dokumenten stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
• Zielrechnung
• Kalkulationsübersicht
Zielrechnung
Mit Hilfe der Zielrechnung können Sie die wichtigsten Kalkulationswerte
und Kennzahlen (Ertrag, Gewinn- und Deckungsbeitrag) eines Dokumentes
überprüfen. Außerdem haben Sie hier verschiedene Möglichkeiten, den ermittelten Endbetrag (netto oder brutto) des aktuellen Dokuments oder einzelner Kostenarten zu ändern, indem Sie einen „Zielwert“ vorgeben.
Über das Summensymbol im Dokumentenfenster oder über <Bearbeiten/
Zielrechnung> rufen Sie diesen Dialog auf.
Beachten Sie bitte, dass die Zielrechnung nur im Editiermodus eines Dokumentes aufgerufen werden kann. Arbeiten Sie mit Teilrechnungen, kann die
Zielrechnung nur bis zur ersten Teilrechnung eingesetzt werden.
72
Bereich „Zielwert“
Geben Sie zunächst den Typ des Zielwerts an, den Sie ändern wollen. Dadurch ändert sich entsprechend die Eingabemöglichkeit im letzten Feld der
Zeile.
Brutto
Netto
Markieren Sie den Zielwerttyp, den Sie bearbeiten wollen:
• den (Gesamt-) Bruttobetrag des Dokumentes (nicht bei Abschlagsrechnungen) oder ausgewählter Kostenarten
• den (Gesamt-) Nettobetrag des Dokumentes oder ausgewählter Kostenarten
Mindestens eine Kostenart müssen Sie im Kostenartenfeld (Mitte links) markieren, um die Zielrechnungsfunktion mit der Eingabe von Werten im Feld „Zielbetrag in EUR“ durchführen zu
können.
Netto (mark.)
Markieren Sie diese Option, wenn Sie den Nettobetrag im Dokument markierter Positionen verändern wollen. Hierdurch
werden die Werte der Position(en) allein in die entsprechende
Zeile der Kostenart und der Zeile „Gesamt“ geschrieben.
Prozente
Mit dieser Option öffnen Sie für alle Kostenarten Rabattfelder
am Ende der Kostenartenzeilen. Dort können Sie für Kostenarten getrennt dokumententenbezogene Rabatte oder Aufschläge
(negative Rabatte!) festlegen.
Lohnzeit
Zeit in Stunden
Mit dieser Option können Sie die im Dokument enthaltene Gesamtlohnzeit (für alle Positionen) verändern, indem Sie in das
Feld „Zeit in Stunden“ einen neuen Wert eingeben.
Zielbetrag in EUR
Geben Sie den zu erreichenden Zielbetrag vor. Bei mehreren Positionen verteilt das Programm Ihre Änderung anteilmäßig auf
die Positionen.
Hinweise
Das Programm versucht durch Anpassung der Kalkulationsfaktoren den gewünschten Wert möglichst genau zu erreichen.
Dabei werden Änderungen immer sofort sichtbar. Sie können
die Zielwerte so lange variieren, bis das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht.
Dokumente mit vielen verschiedenen Positionen und Dokumente mit umfangreichen Stücklisten können mit dieser Funktion nicht immer auf einen glatten Betrag gebracht werden.
Eventuelle Centdifferenzen sind in einem solchen Fall manuell
zu verteilen.
73
Tägliche Arbeiten
Bereich „Vorschau“
Im Bereich „Vorschau“ wird Ihnen der Endbetrag (Nettobetrag,
Steuern, Gesamt- oder Bruttobetrag) des aktuellen Dokuments
angezeigt.
Bereich „Kalkulation“
In diesem Bereich werden Ihnen die wichtigsten Kalkulationswerte für alle
Kostenarten angezeigt. Leistungen werden aufgeschlüsselt und die in Leistungen enthaltenen Werte den jeweiligen Kostenarten zugerechnet. Zusätzlich können noch drei weitere Kategorien Werte enthalten:
• nicht zuzuordende
Hiermit werden z.B. Rundungsdifferenzen als Werte ausgewiesen.
• Rohstoffe
Die Rohstoffaufschläge werden separat ausgewiesen.
• Gesamt
Alle in der Tabelle enthaltenen Werte werden hier zusammengefasst.
Nur markierte Pos.
Die Option ist automatisch gesetzt, wenn Sie als Zielwert „Netto
(mark.) wählen.
Für alle Kostenarten und die oben genannten drei weiteren Kategorien werden in den nachfolgend angegebenen Spalten jeweils ein absoluter und ein
prozentualer Wert angezeigt. Der prozentuale Wert bezieht sich auf den
Anteil der Kostenart am „Gesamt“-Wert (unterste Zeile).
Einkauf EUR/ %
Einkaufspreis absolut und als Anteil Gesamteinkaufspreis (aller
Kostenarten).
Gewinn EUR/ %
Gewinn absolut und als Anteil am Gesamtgewinn (aller Kostenarten).
Rohertrag EUR/ %
Rohertrag absolut und als Anteil am Gesamtrohertrag (aller Kostenarten).
Verkauf EUR/ %
Verkaufspreis absolut und Anteil am Gesamtverkaufspreis (aller
Kostenarten).
Bereich „Unternehmensplanung“
In diesem Bereich werden für das zugrunde liegende Dokument der Deckungsbeitrag/ h, der Stundenverrechnungssatz und die Lohnzeit angezeigt.
Die Werte werden bei Änderungen in der Zielrechnung fortlaufend aktualisiert.
74
Bereich „Überschuss“
Gewinn
Errechneter Gewinn.
- Skontoabzug eventuell
Haben Sie dem Kunden Skonto eingeräumt, bleibt abzuwarten,
ob er diese Abzugsmöglichkeit nutzt (deshalb „eventuell“).
Der eventuell abzuziehende Skontobetrag ist immer ein NettoSkontobetrag – unabhängig von den Einstellungen im Bereich
„Zielwert“.
Überschuss
Dies ist der errechnete Überschusswert. Nutzt der Kunde den
Skontoabzug nicht, entspricht der Überschuss dem Gewinn.
Schaltflächen
Folgende Schaltflächen stehen Ihnen in der Fußzeile des Zielrechnungsdialoges zur Verfügung:
Übersicht
Hierüber rufen Sie die Kalkulationsübersicht auf, in der Sie sich
die hier angezeigten Daten grafisch aufbereiten lassen können.
Abbrechen
Hiermit verlassen Sie die Zielrechnung ohne Änderungen an der
Kalkulation.
OK
Hiermit übernehmen Sie die geänderten Werte der Zielrechnung
in das Dokument.
Kalkulationsübersicht
Mit der Schaltfläche „Übersicht“ erhalten Sie die Grafik „Kalkulationsübersicht“ mit den Kalkulationswerten und Kennzahlen des aktuellen Dokuments bzw. der zugrunde liegenden Zielrechnung.
Details zum Dialog „Kalkulationsübersicht“ finden Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag „Kalkulationsübersicht“.
75
Tägliche Arbeiten
Dokument drucken
Drucken Sie das Dokument über das Symbol „Drucker“ (Symbolleiste) mit
der Standardeinstellung oder Sie rufen über <Ansicht/ Dokument drucken>
den Druckerdialog auf, in dem Sie vor dem Druck Einstellungen ändern
können. Mit dem Druck bekommt das Dokument ein Druckkennzeichen,
das im Projektfenster durch ein Druckersymbol neben der Dokumentenbezeichnung angezeigt wird.
Hinweise
Im Druckerdialog geben Sie im Feld „Anzahl der Exemplare“ an, wie oft ein
Dokument gedruckt werden soll. Die Druckexemplare erhalten in den Kopfdaten verschiedene Bezeichnungen (z.B. „Original“, „1. Kopie“ etc.), damit
sie unterscheidbar sind. Diese Bezeichnungen legen Sie unter <System/Voreinstellungen/Dokument/ Bereich „Bezeichnung für Original & Kopie“> fest.
Zur Optimierung Ihrer gedruckten Dokumente passen Sie bitte Ihre Formulare mit dem Formulareditor individuell an Ihre Bedürfnisse und Vorstellungen an (vgl. ab Seite 28).
Positionsaufmaß im PC-Kaufmann
Handwerk
Der Umfang von Bauleistungen wird über Aufmaße ermittelt. Das Positionsaufmaß in Ihrem Programm erleichtern Ihnen die positionsgenaue Erfassung und Berechnung gemessener Aufmaßwerte.
Die Aufmaßberechnung findet dabei in den Dokumentpositionen statt (z.B.
Materialpositionen). Der Aufruf erfolgt dort über die Schaltfläche „Aufmaß“
unterhalb des Mengenfeldes.
Das Ergebnis der Mengenberechnung im Positionsaufmaß wird in das Mengenfeld der Position übernommen. Ebenso kann die Formel der Aufmaßberechnung in der Position angezeigt werden.
Positionsaufmaß erfassen
Positionsaufmaße werden in den Positionen von Angeboten und Projektdokumenten erfasst. Mit dem „Positionsaufmaß“ können Sie deshalb positionsgenau Aufmaße erfassen und detailliert die Mengen berechnen. Positionsaufmaße können für Material-, Leistungs- und Lohnpositionen erfasst werden .
Diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie eine neue Position
(z. B. in der Rechnungserfassung) in ein Dokument einfügen oder eine bestehende Dokumentenposition bearbeiten.
Den Dialog „Positionsaufmaß“ öffnen Sie in den Positionsdialogen der oben
angegebenen Positionsarten über die Schaltfläche „Aufmaß“, die unterhalb
des Mengenfeldes liegt.
76
Positionsaufmaß im PC-Kaufmann Handwerk
Aufmaße dieser Position
In dieser Tabelle werden die Aufmaßketten erfasst, die zur Berechnung des Positionsaufmaßes notwendig sind. Jede Aufmaßkette wird dabei wie ein eigenständiger Datensatz behandelt. Informationen zu dieser Tabelle und die Feldbeschreibungen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Positionsaufmaß“.
Mit „OK“ übernehmen Sie die berechnete Aufmaßsumme als Mengenwert in
das Feld „Menge“ des aktuellen Positionsdialogs. Das Mengenfeld im Positionsdialog wird für manuelle Eintragungen gesperrt, solange Sie im Positionsaufmaß mindestens einen Aufmaßdatensatz gespeichert haben, selbst wenn
dieser ohne Werte gespeichert wurde.
Als Auswertung für Positionsaufmaße steht Ihnen das Aufmaßblatt zur Verfügung, in dem alle Positionsaufmaße aufgeführt werden.
Aufmaße über das Aufmaßblatt auswerten
Bei der Projektbearbeitung (geöffnetes Projektfenster vorausgesetzt) können
Sie über <Bearbeiten/Neues Dokument/Dialog „Neues Dokument“/Register
„Sonstiges“> „Aufmaßblätter“ erstellen, mit denen Sie die Positionsaufmaße
eines Dokuments des gleichen Projekts auswerten können.
Ein Aufmaßblatt erstellen Sie folgendermaßen:
• Wählen Sie im Register „Sonstiges“ des Dialogs „Neues Dokument“ (vgl.
Seite 52) die Option „Aufmaßblatt“ aus.
• Überprüfen und ändern Sie ggf. im rechten Bereich „weitere Angaben“
die Nummer und das Datum des neuen Aufmaßblattes.
• Markieren Sie im Bereich „Übernehmen von“ das Dokument, dessen Aufmaßpositionen Sie in das Aufmaßblatt übernehmen wollen.
• Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit „OK“.
Daraufhin wird im Ordner „Auswertungen“ des Projektfensters unterhalb
des zugrunde liegenden Aufmaßdokumentes ein neuer Eintrag für das Aufmaßblatt erzeugt. Der Eintrag enthält zusätzlich die Nummer und das Datum des neuen Dokuments.
77
Tägliche Arbeiten
Gleichzeitig wird rechts davon im Dokumentenfenster das Aufmaßblatt mit
den übernommenen Aufmaßpositionen aus dem Ursprungsdokument erzeugt.
In der Symbolleiste des Dokumentenfensters finden Sie das Auswahlfeld
„Variante“, in dem Sie die gewünschte Sortierreihenfolge der Aufmaßpositionen festlegen:
• nach Positionsnummer
• nach Kategorie
Die Kategorie weisen Sie einer Postion im Positionsdialog zu (Feld „Positionskategorie).
• nach Kategorie und Summen
Den Druck des Aufmaßblattes starten Sie über die Drucker-Schaltfläche in
der Symbolleiste.
78
Periodische Arbeiten
In diesem Kapitel werden Arbeiten beschrieben, die regelmäßig durchgeführt werden sollten.
• Systempflege
Systempflege
Übersicht über die Möglichkeiten
Die Systempflege hilft Ihnen bei der Aktualisierung und Pflege Ihrer Datenbestände. Über <System/Systempflege> wird die Systempflege aus dem geöffneten Mandanten heraus gestartet. Im Administrator können Sie für den
markierten Mandanten die Systempflege über <Bearbeiten/Systempflege>
oder das Kontextmenü aufrufen.
Folgende Aktionen können Sie über die Systempflege durchführen:
• Preise pflegen
Mit der Preispflege aktualisieren Sie komfortabel die Preise Ihrer Materialien, Lohnsätze, Leistungen und Stücklisten (vgl. Register „Preispflege“).
• Daten löschen
Mit den Löschfunktionen können Sie Bewegungs- und Materialdaten löschen (vgl. Register „Löschen“).
• Daten schnell ändern
Über diese Funktionen können Sie Merkmale, Eigenschaften oder Werte
für ganze Datensatzbereiche auf einen Schlag ändern (vgl. Register
„Schnelländerung“).
Preise pflegen
Mit der Preispflege aktualisieren Sie komfortabel die Preise Ihrer Materialien,
Lohnsätze, Leistungen und Stücklisten. Das ist z. B. immer dann sinnvoll,
wenn Sie neue Lieferantenrabatte gewährt bekommen oder wenn sich die
Kalkulationsgrundlagen geändert haben. Neben den lieferantenbezogenen
Änderungen von Preisen stehen Ihnen Schnelländerungsmöglichkeiten für
Ihre selbst kalkulierten Material- und Leistungspreise zur Verfügung.
Über <System/Systempflege/Register „Preispflege“> oder den Administrator
(<Bearbeiten/ Systempflege/Register „Preispflege“>) rufen Sie diesen Dialog
auf.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen und klicken Sie danach auf „Weiter“:
• Preise von Materialien aktualisieren
Diese Funktion ist hauptsächlich für eine lieferantenbezogene Aktualisierung vorgesehen. Mit Hilfe dieser Funktion bringen Sie die Materialpreise
eines Lieferanten auf den neuesten Stand (Indexeintrag „Materialpreise
aktualisieren“).
• Preise von Lohnsätzenaktualisieren
Diese Funktion ist für die Aktualisierung der Preise Ihrer Lohnsätze vorgesehen. Aktualisierungen sind z. B. immer dann notwendig, wenn Sie die
Kalkulationsansätze für die Kostenart „Lohn“ geändert haben (Indexeintrag „Lohnpreise aktualisieren“).
• Preise von Leistungen und Stücklisten aktualisieren
Diese Funktion ist für die Aktualisierung der Preise Ihrer Leistungen und
der darin enthaltenen Stücklisten vorgesehen. Wenn Ihre Stücklisten nur
Positionen aus den Stammdaten enthalten, werden die Preise der Stücklisten und der darauf beruhenden Leistungen über diese Funktion komplett auf den neuesten Stand gebracht (Indexeintrag „Leistungs- und
Stücklistenpreise aktualisieren“).
80
Systempflege
• Schnelländerung Materialpreise
Diese Funktion ist für die Schnelländerung Ihrer Materialpreise vorgesehen, d.h. Sie können Preise für mehrere Materialien im Schnellverfahren
ändern, ohne dass Sie jedes Material einzeln aufrufen müssen (Indexeintrag „Schnelländerung Materialpreise“).
• Schnelländerung Leistungspreise
Diese Funktion ist für die Schnelländerung der Pauschalpreise Ihrer Leistungen vorgesehen, d.h. Sie können Pauschalpreise für mehrere Leistungen im Schnellverfahren ändern, ohne dass Sie jede Leistung einzeln aufrufen müssen (Indexeintrag „Schnelländerung Leistungspreise“).
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Preispflege“.
Daten löschen
Mit den Löschfunktionen in der Systempflege können Sie Ihren Datenbestand von nicht mehr benötigten Datensätzen schnell und effizient säubern.
Ein kleinerer Datenbestand erleichtert die Arbeit und erhöht die Übersichtlichkeit der Daten. Nicht mehr benötigte Datensätze zu löschen ist deshalb
ein wesentlicher Teil der Systempflege.
Daten zu löschen ist z. B. immer dann sinnvoll, wenn Sie Perioden abgeschlossen haben (z.B. zurückliegende Geschäftsjahre) und Sie diese Daten
bereits extern gesichert haben (z.B. auf DVD).
Achtung
Bitte beachten Sie, dass gelöschte Datensätze vom Programm nicht wiederhergestellt werden können. Nur durch die Sicherung der Datenbank auf
einem anderen Datenträger vor dem Löschen von Datensätzen stellen Sie
sicher, dass versehentlich gelöschte Datensätze wiederhergestellt werden
können.
Hinweis
Die Datenbank wird durch das Löschen von Datensätzen nicht kleiner. Dazu
müssen Sie nach dem Löschen von Datensätzen im Administrator die Datenbank über <Bearbeiten/ Reorganisieren> wieder kompakt aufbauen lassen.
Über <System/Systempflege/Register „Löschen“> oder den Administrator
(<Bearbeiten/ Systempflege/Register „Löschen“>) rufen Sie dieses Register
auf.
Wählen Sie eine der folgenden Löschoptionen und gehen Sie danach auf
„Weiter“:
• Bewegungsdaten
Mit dieser Löschfunktion für Bewegungsdaten halten Sie Ihren aktuellen
Datenbestand übersichtlich, weil Sie z.B. nicht mehr benötigte Projekte
oder Statistiken löschen (Indexeintrag „Bewegungsdaten löschen“).
• Materialien
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Materialien, die Sie nicht mehr benötigen, z.B. weil bei Ihnen ein Sortimentswechsel durchgeführt wird.
Dabei können Sie Materialien mit oder ohne Bestand löschen (Indexeintrag „Materialien löschen“).
• Leistungen
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Leistungen, die Sie nicht mehr benötigen, z.B. weil bei Ihnen ein Sortimentswechsel in den Leistungsstücklisten vorgenommen wurde oder Sie bestimmte betriebliche Leistungen
Ihren Kunden nicht mehr anbieten möchten (Indexeintrag „Leistungen
löschen“).
81
Datenschnelländerung
Mit der Funktion „Schnelländerung“ können Sie Werte und Einstellungen
in den Datensätzen ganzer Datenbereiche schnell und komfortabel ändern,
ohne dass Sie jeden Datensatz einzeln aufrufen müssen.
Über <System/Systempflege/Register „Schnelländerung“> oder den Administrator rufen Sie diese Funktion auf. Die folgenden Werte und Einstellungen
können Sie über die Datenschnelländerung ändern:
• Arbeitszeiten Material und Leistung
• Kalkulationsansätze Material und Leistung (Umrechnungsfaktoren)
• Kalkulationsarten Leistung
• Oberbegriffe Material und Leistung
• Statistikkennzeichen Material
• Referenznummer Material
• Schriftart Beschreibungstexte
• Beschreibungstexte Stückliste
Wählen Sie den zu ändernden Datenbereich. Für die meisten Datenbereiche
erhalten Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ einen Selektionsdialog, in dem Sie die zu berücksichtigenden Werte und Einstellungen eingrenzen können. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Schnelländerung (Systempflege)“.
82
Administrative Arbeiten wie Datenimport, Datenbanksicherung usw. führen
Sie überwiegend im Administrator durch.
• Leistungsumfang des Administrators
• Administrator-Werkzeuge
• Daten importieren
• Daten sichern
• Verwaltungsfunktionen
Leistungsumfang des Administrators
Mit dem Administrator können Sie Ihre Installation einrichten und verwalten.
Folgende Funktionen stehen im Administrator zur Verfügung:
• Mandantenverwaltung
-
Mandanten bearbeiten
-
Datenimport über Datanorm, Datenimport über Eldanorm
• Verwaltung von Formularen, Reporten und Bildern
• Datenbanksicherung
Aufruf und Bedienung
Mit dem Administrator können Sie nur bei geschlossenem Hauptprogramm
arbeiten.
Aufruf
• Schließen Sie Ihr Handwerkerprogramm.
• Öffnen Sie den Administrator über die Windows-Startschaltfläche und
die dazugehörende Programmgruppe <Start/Programme/Sage…/ Administrator> oder die entsprechende Verknüpfung zum Administrator auf Ihrem Desktop.
Der Administrator hat folgende Bedienungselemente:
• eine Menüleiste mit den Menüs „Datei“, „Bearbeiten“, „Extras“, „Hilfe“.
• eine Ordnerleiste (linke Seite), über die Sie auf die Datenbank und die
Verwaltungsbereiche zugreifen.
• einen Funktionsgruppenbereich, über den die Funktionen aufgerufen
werden.
84
Leistungsumfang des Administrators
Ordner „Datenbanken“
Hier wird die mitgelieferte Datenbank „Handwerk“ verwaltet.
Die Funktionen zur Verwaltung der Datenbank stehen Ihnen über das Menü
<Bearbeiten> zur Verfügung (z.B. Datenbank sichern), nachdem Sie die Datenbank markiert haben.
Die Datenbank enthält die folgenden Ordner:
• Mandanten
Die Datenverwaltung ist mandantenbezogen.
Über das Menü <Bearbeiten> oder das Kontextmenü können Sie folgende
Funktionen zur Bearbeitung eines markierten Mandanten aufrufen:
-
Daten eines anderen Mandanten übernehmen
-
Systempflege (mit Schnelländerung, siehe „Daten schnell ändern“)
-
Eigenschaften
• Werkzeuge
Im Administrator stehen Ihnen einige datenbankbezogene Werkzeuge
zur Verfügung, wie z.B. der Protokoll-Assistent für die Verwaltung der
Protokolle zur Abgabenordnung (siehe S. 86).
• Updates (Datenbank-Updates)
In seltenen Fällen muss nach einem Programm-Update auch ein Datenbank-Update durchgeführt werden. Das ist dann notwendig, wenn die
Datenbankstruktur Ihrer Datenbank nicht auf dem technisch neuesten
Stand ist. Im Ordner „Updates“ finden Sie den Funktionsaufruf, über den
Sie per Doppelklick das Datenbank-Update manuell starten können.
Bitte beachten Sie, dass vor der Ausführung der Datenbankänderung eine
Aufforderung zur Datensicherung Ihrer Datenbank erscheint, der Sie unbedingt folgen sollten, wenn Sie keine aktuelle Sicherung Ihrer Datenbank haben.
Nach dem Datenbank-Update sind Datenbank und Programm wieder auf
dem gleichen technischen Stand – inhaltliche Änderungen an Ihren Daten werden durch das Datenbank-Update nicht vorgenommen.
Ordner „Verwaltung“
Über diesen Ordner greifen Sie auf die Verwaltungsfunktionen zu:
• Verbindungsinformation
Hierüber können Sie Verbindungsinformationen zu den Datenbanken
abrufen.
• Live-Update (vgl. S. 95)
Mit der Live-Update-Funktion können Sie Ihre Installation auf den neuesten Stand bringen. Dazu werden die Dateien, von denen verbesserte
oder fehlerbereinigte Versionen erstellt wurden, vom FTP-Server des Sage
Business Portals auf Ihren Rechner geladen.
85
• Formulare
In diesem Ordner können Sie Formulare durch einen Doppelklick zur Bearbeitung im Formulareditor öffnen.
• Bilder
In diesem Ordner können Sie Bilder durch einen Doppelklick zur Bearbeitung in MS-Paint öffnen.
Hinweis
Bei einigen Objekten der Ordnerleiste können Sie zur Bearbeitung auch das
Kontextmenü aufrufen. Die Funktionen entsprechen denen im ebenfalls
kontextabhängigen Menü <Bearbeiten>. Auf der rechten Dialogseite stehen
Ihnen im Funktionsgruppenbereich über das Kontexmenü Ansichtsoptionen
zur Verfügung.
Administrator-Werkzeuge
Im Administrator stehen Ihnen für die Datenbank „Handwerk“ einige datenbankbezogene Werkzeuge zur Verfügung, d.h. mit diesen Werkzeugen
durchgeführte Änderungen gelten für alle Mandanten. Sie rufen die Werkzeuge auf, indem Sie in der Ordnerleiste (linke Dialogseite) die Datenbank
anklicken und danach auf „Werkzeuge“ klicken:
• Systeminformation
Hier stehen Ihnen die gleichen Informationen wie im Hauptmodul unter
<System/Systeminformation> zur Verfügung.
• Protokoll-Assistent
Der Protokoll-Assistent hilft Ihnen, die durch die Abgabenordnung notwendig gewordenen zusätzlichen Protokolle zu verwalten.
Protokoll-Assistent
Mit dem Protokoll-Assistenten können Sie u.a. die Einstellungen zur Protokollierung der aktuellen Abgabenordnung anpassen. Über den ProtokollAssistenten durchgeführte Änderungen gelten für den Demomandanten
und Ihren eigenen Mandanten.
Über <Datenbanken/ Handwerk/ Werkzeuge/ Protokollassistent> rufen Sie die
Dialoge dieses Assistenten auf.
Zwischen folgenden Möglichkeiten können Sie wählen:
• Einstellungen zur Protokollierung von Tabellen ändern
• vorhandene Protokolle ansehen
• bestehende Protokolle auslagern
86
Administrator-Werkzeuge
• ausgelagerte Protokolle einlesen
• bestehende Protokolle löschen
Hinweis
Das Löschen steuerlich relevanter Daten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist
von 10 Jahren verstößt gegen bestehende Gesetze (Abgabenordnung).
Einstellungen zur Protokollierung von Tabellen ändern
Über die „Weiter“-Schaltfläche rufen Sie einen Nachfolgedialog auf, in dem
Sie für jede Tabelle angeben können, was protokolliert werden soll:
• Neuanlagen
• Änderungen
• Löschungen
Über die Schaltfläche „Standardeinstellungen“ können Sie für alle Tabellen
die Standardeinstellung wählen. Als Standardeinstellung ist die Protokollierung der Änderungen und Löschungen vorgesehen (gemäß AO).
Hinweise
Wenn Sie zusätzlich die Protokollierung der Neuanlagen wählen, steigt der
Bedarf an freiem Festplattenspeicher auf über das Doppelte.
Haben Sie Ihre Einstellungen gewählt, müssen Sie über die „Ausführen“Schaltfläche die Änderungen wirksam werden lassen.
Vorhandene Protokolle ansehen
Hierüber gelangen Sie in einen Dialog, in dem Sie gezielt pro Mandant die
Tabelle nach Jahr und Monat auswählen und über die Schaltfläche „Weiter“
ansehen können.
Bestehende Protokolle auslagern (für alle Mandanten)
Sie können Protokolle monatsweise auslagern, z.B. wenn Ihre Datenbank zu
umfangreich wird. In einem Nachfolgedialog wählen Sie Jahr und Monat für
die zu erstellende Protokolldatei, die in das ins Verzeichnis <Daten/Sicherungen/ Protokolle> geschrieben wird.
Ausgelagerte Protokolle einlesen
Dateien ausgelagerter Protokolle können nur aus dem Verzeichnis <Daten/
Sicherungen/ Protokolle> eingelesen werden. Sollten Sie die Protokolldateien
aus diesem Verzeichnis entfernt haben, müssen Sie sie zunächst zurück in
diesen Datenpfad kopieren. Nach Aufrufen der Funktion wählen Sie Jahr
und Monat der einzulesenden Protokolldatei.
Bestehende Protokolle löschen
In diesem Dialog können Sie über ein Datumsfeld das Datum angeben, vor
dem alle Protokolltabellen gelöscht werden sollen.
Achtung
Eine Löschung steuerrechtlich relevanter Daten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist nach der Abgabenordnung verboten!
87
Daten importieren
Wenn Sie Daten eines Mandanten importieren oder exportieren wollen,
klicken Sie im linken Fenster auf das „+“ vor der Mandantennnummer.
Beispiel „Demomandant 90“
Stammdaten importieren
Im Bereich „Import“ können Sie die folgenden Importfilter starten, sofern
sie lizenziert sind:
• Datanorm (Version 3 – 5)
• Eldanorm (Version 90 und 96)
Datenübernahme
Ihre betrieblichen Daten werden vom Programm mandantenbezogen gespeichert, so dass sie von einem Mandanten zu einem anderen Mandanten
weitergegeben werden können.
Im Administrator hat jeder Mandant in der Baumansicht einen Unterordner
„Datenübernahme“, der die Funktion „Daten eines anderen Mandanten
übernehmen“ enthält (auch über Administrator/ Datenbank markieren/
Mandant markieren/Kontextmenü/ Eintrag „Daten eines anderen Mandanten übernehmen“>).
Gehen Sie für eine Mandantendaten-Übernahme bitte folgendermaßen vor:
• Markieren Sie den Mandanten, der die Daten aufnehmen soll.
• Rufen Sie die Funktion „Daten eines anderen Mandanten übernehmen“
auf (s.o.), wodurch der Datenübernahme-Assistent gestartet wird.
• Im Dialog „Mandant auswählen“ markieren Sie den Mandanten, dessen
Daten Sie übernehmen möchten.
• Über die Schaltfläche „OK“ starten Sie direkt die Datenübernahme.
Bitte beachten Sie, dass über diese Funktion nur die Mandantendaten weitergegeben werden können. Zur Sicherung (Backup) und Wiedereinspielung
aller Daten verwenden Sie bitte die Datensicherungsfunktionen der Datenbank.
88
Daten sichern
Daten sichern
Damit Sie bei Datenbankdefekten oder Systemausfällen (z.B. wegen einer
defekten Festplatte) nicht Ihre gesamten Betriebsdaten verlieren, sollten Sie
Ihre Daten regelmäßig sichern. Dazu brauchen Sie nur die aktuelle Datenbank – die alle wesentlichen Daten Ihrer Mandanten enthält – über <Bearbeiten/Sichern> zu sichern. Die Sicherung erfolgt in die Datei „Daten.hwp“.
In dieser Datei wird auch der Pfad zum Standort der aktuellen Quelldatenbank gespeichert, so dass ein einfaches Zurücksichern der Datenbanksicherung und das Ersetzen der aktuellen Datenbank möglich ist.
Bitte beachten Sie deshalb, dass bei einer Rücksicherung auf einen anderen
Rechner nicht nur die gleiche Programm-Version installiert sein musss (wegen der Datenbankstruktur), sondern auch der Datenpfad derselbe sein
muss.
Über Optionen können Sie weitere Daten – z.B. Formulare und Reporte –
separat speichern. Am besten sichern Sie Ihre Datenbank mit den optionalen Daten auf externe Datenträger, die Sie aus Sicherheitsgründen räumlich
getrennt von Ihrem Server oder Arbeitsrechner archivieren sollten.
Datenbank sichern
In welchen Abständen Sie Ihre Datenbank sichern, sollten Sie danach festlegen, wie umfangreich Ihre Datenneuerfassung ist und wieviel Geschäftsvorgänge Sie täglich abwickeln. Je aktueller Ihre Datensicherung ist, desto weniger Aufwand entsteht Ihnen im Falle eines Falles für das Nacherfassen von
Daten und das Nacharbeiten von Geschäftsvorgängen. Wenn Sie z.B. täglich
Ihre Datenbank sichern, müssen Sie beim Rückgriff auf die letzte Datensicherung maximal einen Tag nacharbeiten.
Gehen Sie zur Datenbanksicherung bitte folgendermaßen vor:
• Klicken Sie im Administrator auf den Ordner „Datenbanken“.
• Markieren Sie die zu sichernde Datenbank. Die bei der Installation standardmäßig angelegte Datenbank heißt „Handwerk“.
• Über <Bearbeiten/Sichern> oder das Kontextmenü rufen Sie den Dialog
„Datenbank sichern“ für die markierte Datenbank auf.
Informationen zum Dialog „Datenbank sichern“ und den darin enthaltenen
Optionen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Datenbank sichern“. Informationen zum Rücksichern von Datenbanksicherungen
finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Datenbank wiederherstellen“.
Achtung
Prüfen Sie nach durchgeführter Datensicherung über den Explorer, ob die
Sicherungsdatenbank im vorher bestimmten Verzeichnis liegt!
89
Verwaltungsfunktionen
Klicken Sie im linken Fenster auf den Ordner „Verwaltung“.
Hier stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
• Verbindungsinformation
Über <Verwaltung/Verbindungsinformation> erhalten Sie Informationen
zur Datenbank angezeigt. Diese Informationen sind hier nicht editierbar.
Hinweis
Änderungen können per Doppelklick auf „Verwaltungsinformationen“
oder über <Extras/Verbindungsinformation> im Dialog „Verbindung zur
Datenbank“ vorgenommen werden, sollten jedoch unbedingt von einem
Fachmann durchgeführt werden.
• Live-Update
Mit einem Doppelklick auf <Verwaltung/Live-Update> starten Sie das Live-Update zur Aktualisierung Ihrer Programminstallation. Information
dazu finden Sie im Anhang im Abschnitt „Live-Update“ ab Seite 95.
• Formulare
Mit einem Doppelklick auf <Verwaltung/Formulare> erhalten Sie eine
Übersicht der Formulare, die für den aktuellen Mandanten angelegt sind.
Per Doppelklick können Sie die Formulare direkt öffnen. Eine Einführung
zum Formulareditor finden Sie ab Seite 28.
• Reporte
Mit einem Doppelklick auf <Verwaltung/Reporte> erhalten Sie eine Übersicht der Reporte, die für den aktuellen Mandanten angelegt sind. Per
Doppelklick können Sie die Reporte direkt öffnen.
• Bilder
Mit einem Doppelklick auf <Verwaltung/Bilder> erhalten Sie eine Übersicht der Bilder, die für den aktuellen Mandanten angelegt sind. Über die
rechte Maustaste oder per Doppelklick können Sie die Bilder direkt öffnen.
90
Anhang
» Abschnitte des Anhangs
• Installation des Programms
• Live-Update
• Hilfe und Information
• Kontakt zu Sage
• Menüleiste (Übersicht)
• Tastaturkürzel
• Index
• Ihre Meinung ist uns wichtig
Anhang
Installation des Programms (Übersicht)
In diesem Kapitel bekommen Sie wichtige Informationen zur Installation:
• Systemvoraussetzungen
• Installation
• Programm erneut installieren
• De-Installation
Bitte beachten Sie auch die umfangreichen Installationshinweise auf Ihrer
Programm-DVD mit den aktuellsten Informationen.
Systemvoraussetzungen
In folgenden Bereichen müssen Mindestanforderungen erfüllt sein, damit
Sie das Programm erfolgreich installieren können:
• Hardware
• Betriebssystem
• Rechnereinstellungen
• Software
• Anwender
Hardware
• Beachten Sie bitte die aktuellen Systemvoraussetzungen des eingesetzten
Betriebssystems und des SQL-Servers.
• Mindestens einen 2,0 GHz Prozessor und 2048 MB Arbeitsspeicher. Diese
Systemvoraussetzungen benötigen Sie auch für den SQL-Server 2008 von
Microsoft.
• Für die Installation (inklusive der Demodaten) sind mindestens 1,3 GB
Festplattenspeicher erforderlich. Dieser Wert bezieht sich ausschließlich
auf die zum Programm gehörenden Dateien.
Ihr Betriebssystem Windows benötigt für störungsarmes Arbeiten viel
freien Speicherplatz, z.B. für interne temporäre Dateien, virtuelle Auslagerungen etc. (vgl. MS-Dokumentation).
Nicht zuletzt benötigen Sie genügend Platz für Ihre Betriebsdaten, die Sie
erfassen und bearbeiten wollen. Deshalb empfehlen wir mindestens
4 Gigabyte freien Festplattenspeicher. Bei intensiver Nutzung Ihres Programms und/ oder große Datenhaltung (z.B. umfangreicher Artikelstamm) kann mehr nutzbarer Festplattenspeicher erforderlich sein.
• Grafikkarte mit einer Auflösung von 1024x768 Pixel (oder besser)
• Bildschirm mit 17“ (oder größer)
• Drucker (betriebssystemspezifischer Druckertreiber installiert und eingerichtet)
• DVD-Laufwerk
92
Installation des Programms (Übersicht)
Betriebssystem
Eine Installation kann auf Rechnern mit folgenden Betriebssystemen erfolgen:
Windows XP Home, Windows XP Professional, Vista Home Basic, Vista
Home Premium, Vista Business, Windows 7 Home Basic (32/64 Bit), Windows 7 Home Premium (32/64 Bit), Windows 7 Business (32/64 Bit)
Hinweis
Aktualisieren Sie Ihre eingesetzte Windows-Version per MicrosoftServicepack (bzw. Hotfix) auf den aktuellsten Stand, weil es sonst zu Problemen bei der Installation bzw. beim Update des Microsoft-SQL-Servers/SQLExpress kommen kann.
Rechnereinstellungen
Folgende Rechnereinstellungen sind erforderlich für die Installation:
• Rechnernamen dürfen keine Umlaute, Leerzeichen und/oder Sonderzeichen enthalten.
• Mindestens ein Druckertreiber muss lokal installiert sein.
• Software
• Grundlagen-Software
• Folgende Software stellt die Grundlagen für den Betrieb Ihres Handwerkprogramms zur Verfügung (z.B. die Datenbankverwaltung) und ist deshalb unbedingt erforderlich. Wenn sie auf Ihrem Rechner nicht vorhanden ist, wird sie bei der Installation mitinstalliert:
• MS-SQL-Server
SQL Server 2005 ab SP 3 (auch Express-Version), SQL Server 2008 (auch
Express-Version)
• Wenn auf Ihrem System noch kein MS-SQL-Server bzw. noch kein MSSQL-Express installiert ist, so wird automatisch ein MS-SQL-Server 2008
Express installiert.
• MDAC Version 2.8
Sollte dieses Programm nicht oder in einer älteren Version installiert sein,
so wird es automatisch installiert bzw. aktualisiert.
• Internet Explorer Version 7.0 (oder aktueller)
Office-Software
Einige Programmfunktionen des PC Kaufmann Handwerk sind eng abgestimmt mit Funktionen aus Office-Programmen von Microsoft, z.B. die
Funktion „Brief erstellen“ (MS-Word).
Um diese Programmfunktionen nutzen zu können, müssen die entsprechenden MS-Programme auf Ihrem Rechner installiert sein (z.B. „Word“)
und einwandfrei funktionieren. Es werden die Office-Versionen von „Office
2003“ bis „Office 2010“ unterstützt.
Anwender
Der Anwender, der die Installation durchführt, muss lokaler Administrator
sein und sollte gute Windowskenntnisse haben.
Hinweis
Weitere Details zur Installation entnehmen Sie bitte dem Installationsleitfaden, der Ihnen auf Ihrer Programm-CD/DVD als PDF zur Verfügung steht.
93
Anhang
Installation
Die Installation benötigt etwa 4 GB Speicherplatz auf Ihrer Festplatte. Gehen
Sie zur Installation bitte folgendermaßen vor:
• Lesen Sie bitte vor der Installation die Installationsanleitung, die Sie auf
der Installations-DVD finden.
• Überprüfen Sie vor der Installation, ob auf dem Rechner ausreichend
Speicherplatz verfügbar ist (4 GB freier Festplattenspeicher empfohlen).
• Legen Sie die Installations-DVD in ein DVD-Laufwerk Ihres Rechners und
schließen Sie die Schublade des Laufwerks. Auf Ihrem Bildschirm erscheint das Setup-Programm.
Sollte das Setup-Programm beim Einlegen der DVD wider Erwarten nicht
von selbst aufgerufen werden, müssen Sie das Setup-Programm manuell
starten:
-
-
Klicken Sie dazu das Windows-Startmenü an und wählen den Menüpunkt „Ausführen“.
Im Dialog „Ausführen“ suchen Sie über die Schaltfläche „Durchsuchen“ auf der DVD nach der Datei „Autorun.exe“ und übernehmen
sie.
Wenn Sie die Datei gefunden und ausgewählt haben, bestätigen Sie
mit „OK“, um das Setup-Programm zu starten.
• Ein Installations-Assistent unterstützt Sie bei der Installation, in dem er
Sie durch alle Dialoge führt, in den Benutzereingaben erforderlich sind.
• Mit den Schaltflächen „Weiter>“ und „<Zurück“ bewegen Sie sich zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Mit der Schaltfläche „Abbrechen“
können Sie den Installationsprozeß beenden.
Zum Abschluss der Installation wird ein Symbol für den Programmstart auf
Ihrem Desktop angelegt.
Programm erneut installieren
Sollten Sie nach bereits erfolgter Installation versehentlich Programmdateien gelöscht haben oder arbeitet Ihr Programm aus anderen Gründen nicht
mehr korrekt, können Sie die Installation mit Hilfe des Installationsprogramms wiederholen.
Vorher sollten Sie unbedingt die „beschädigte“ Version komplett von Ihrer
Festplatte de-installieren. Lesen Sie dazu das nachfolgende Kapitel.
Hinweis
Versuchen Sie auf keinen Fall, das Programm „über“ eine bereits bestehende
Version zu installieren.
De-Installation
Achtung
Bevor Sie das installierte Programm von Ihrem Rechner entfernen, sollten
Sie unbedingt eine Datensicherung Ihrer angelegten Daten durchführen.
Speichern Sie Ihre Datensicherung auf keinen Fall im Programmpfad der
Installation. Wir empfehlen eine Speicherung auf einem anderen Speichermedium (vgl. Erläuterungen zur Datensicherung).
Beim De-Installieren des Programmes werden alle Dateien gelöscht, die sich
im Programmpfad befinden. Um das Programm komplett zu entfernen, verwenden Sie das unter Windows übliche De-Installationsverfahren. Sind Sie
damit nicht vertraut, lesen Sie bitte das entsprechende Kapitel in Ihrer Windows-Dokumentation.
94
Live-Update
Live-Update
Mit der Live-Update-Funktion können Sie Ihre Installation auf den neuesten
Stand bringen. Dazu werden die Dateien, von denen verbesserte oder fehlerbereinigte Versionen erstellt wurden, vom FTP-Server des Sage Business Portals auf Ihren Rechner geladen. Ein Live-Update kann entweder als OnlineUpdate oder als lokales Update durchgeführt werden:
• Bei einem Online-Update werden die Programmkomponenten direkt
nach dem Download aus dem Internet im Programm aktualisiert.
• Bei einem lokalen Update werden die Programmkomponenten zunächst
auf dem lokalen Rechner gespeichert und die Aktualisierung erfolgt zu
einem späteren Zeitpunkt.
Achtung
Bitte beachten Sie, dass ein Live-Update nur dann ordnungsgemäß
durchgeführt werden kann, wenn der Benutzer Schreibrechte auf dem Programme-Verzeichnis und das Recht hat, DLLs zu registrieren.
Voraussetzungen
Auswahl des Update-Rechners
Wählen Sie den Rechner aus, auf dem das Live-Update durchgeführt werden
soll. Während des Downloads können Sie mit dem Programm weiterarbeiten, sofern Ihr Rechner keine Performance- oder Resourcenprobleme bekommt. Vor der Aktualisierung der Programmdateien empfiehlt es sich, die
Arbeit mit dem Programm vorübergehend einzustellen, damit keine Programmdateien im Zugriff sind und gegen den Austausch gesperrt werden.
Hinweis
Für sehr langsame Verbindungen wird empfohlen, die maximale Leerlaufzeit
bei der Übertragung auf „30 Minuten“ oder auf „Niemals“ zu stellen, damit
der Download nicht vorschnell abgebrochen wird. Bitte überprüfen Sie in
Ihrem Betriebssystem, ob Ihnen eine solche Einstellmöglichkeit im Bereich
Netzwerkeinstellungen/Wählverbindungen zur Verfügung steht.
Gültiger Wartungsvertrag
Voraussetzung für den Einsatz des Live-Updates ist ein gültiger Wartungsvertrag.
Ablauf des Live-Updates im Überblick
• Start Ihres PC-Kaufmann Handwerk.
• Aufruf der Funktion „Live-Update“ im Menü <System>.
• Manuelle Wahl zwischen einem Online-Update und einem lokalen Update (Fachhändler-DVD notwendig) und Start des Live-UpdateVorganges.
• Prüfung der Aktualität der vorhandenen Live-Update-Funktionen Ihres
Programms und falls notwendig Aktualisierung dieses Programmteiles.
• Vergleich der Versionsstände der auf dem FTP-Server vorhandenen LiveUpdate-Komponenten mit den entsprechenden Komponenten Ihres PCKaufmann Handwerk und evtl. vorhandenen bereits heruntergeladenen
Live-Update-Komponenten.
• Download der Programm-Komponenten und Speicherung auf Ihrem
Rechner. Danach entscheiden Sie, ob Ihre Programm-Installation sofort
aktualisiert werden soll.
95
Anhang
Aufruf des Live-Updates
Über das Startmenü <System/Live-Update> rufen Sie die Funktion „LiveUpdate“ auf.
Es erscheint ein Dialog, indem Sie wählen können, ob Sie die aktuellsten
Live-Update-Komponenten herunterladen wollen („Ja“) oder auf eine Fachhändler-DVD (wenn verfügbar) mit Live-Update-Komponenten zugreifen
möchten („Nein“). In beiden Fällen wird zunächst die automatische Versionsstandermittlung durchgeführt.
Über die Schaltfläche „Abbrechen“ verlassen Sie den Dialog, ohne dass eine
Versionsstandermittlung oder eine andere Funktion ausgeführt wird.
Im Folgenden wird die Aktualisierung durch ein Online-Update erläutert.
Aktualisierung durch ein Online-Update
Führen Sie das Live-Update online durch, wird über das Sage Business Portal
ermittelt, für welche Bereiche Sie Wartungsverträge abgeschlossen haben.
Die Update-Informationen werden vom FTP-Server geladen und alle als neu
erkannten Dateien werden markiert. Dabei vergleicht das Update-Programm
den Programmstand zwischen FTP-Server und Programmverzeichnis Ihres
PC-Kaufmann Handwerk, außerdem sucht es nach bereits heruntergeladenen Updates. Das Ergebnis des Vergleichs und der Suche wird Ihnen in einem Dialog angezeigt.
Mögliches Ergebnis des Abgleichs:
• Live-Update-Komponenten wurde auf Ihrem Rechner gefunden, die neuer sind als Ihr jetziger Programmstand; diese wurden aber noch nicht installiert.
• Auf dem Sage FTP-Server liegen Live-Update-Komponenten für Sie bereit,
die aktueller sind als ein evtl. bereits heruntergeladene Live-UpdateKomponenten oder die entsprechenden Komponenten Ihres Programms.
Sie müssen nun entscheiden, ob ein bereits heruntergeladenes Live-Update
zur Installation benutzt werden soll (Schaltfläche „Installieren“) oder ob
erneut ein Download durchgeführt werden soll (Schaltfläche „Download“).
Informationen über die zum Download bereit stehenden Dateien erhalten
Sie über die Schaltfläche „Info“.
96
Live-Update
Download
Die Dateien werden vom FTP-Server geladen (Download) und auf Ihrem
Rechner gespeichert. Während des Downloads wird Ihnen über Fortschrittsbalken der Status des Downloads angezeigt. Über die Schaltfläche „Abbrechen“ können Sie den Vorgang jederzeit abbrechen.
Der Download-Prozeß wird protokolliert, so dass bei einem Abbruch – egal
aus welchen Gründen – ein neuerlicher Download nicht wieder von vorn
beginnen muss, sondern an der Abbruchstelle wiederaufgenommen wird.
Installation
Nach erfolgreichem Download erhalten Sie die Programm-Meldung, dass die
Aktualisierung vom Server geladen wurde.
Sie können über die Schaltfläche „Installieren“ die Installation der heruntergeladenen Komponenten durchführen. Damit auch alle Clients auf den
gleichen Programmstand gebracht werden (Funktion „Programm-Update“),
schließen Sie bitte alle Clients und starten sie erst wieder nach abgeschlossener Aktualisierung Ihres Hauptrechners.
Die bei der Aktualisierung ersetzten Dateiversionen werden automatisch in
Backup-Verzeichnissen gesichert. Wenn Sie die Installation nicht zu diesem
Zeitpunkt durchführen möchten, klicken Sie auf „Abbrechen“. Die Installation mit den heruntergeladenen Dateien kann jederzeit nachgeholt werden.
Fehlermeldungen bei der Installation
Programmmeldung „Dateien nicht aktualisierbar“
Bei dieser Programmmeldung wird die Update-Installation abgebrochen.
Programmdateien in Ihrer Installation können nicht automatisch ausgetauscht werden, wenn sie nicht den Originaldateien entsprechen. Das kann
z.B. dann der Fall sein, wenn Dateien für Ihre Installation angepasst wurden.
Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Fachhändler, ob er eine Spezialanpassung in
Ihrer Installation vorgenommen hat.
Programmmeldung „Gesperrte Dateien“
Falls während der Installation Dateien nicht aktualisiert werden können,
weil sie benutzt werden, bekommen Sie diese Programmmeldung über die
gesperrten Dateien mit Pfadangabe und Namen der gesperrten Dateien.
Beenden Sie die aufgeführten Dateien und benutzen dann die Schaltfläche
„Wiederholen“. Sollten Sie die aufgelisteten Programmdateien nicht beenden können, ist ein Neustart des Rechners erforderlich.
Über die „Abbrechen“-Schaltfläche kann die Installation abgebrochen werden.
97
Anhang
Hilfe und Information
Programmhilfe
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, mit der Programmhilfe Ihres Programms zu arbeiten: sie lässt sich über das Menü „?“ aufrufen oder – kontextsensitiv – über die !-Taste bzw. das Fragezeichen in der Titelleiste der
meisten Dialoge. Es erscheinen dann speziell Ihr Problem betreffende Erläuterungen und Hilfestellungen.
Für die weitergehende Suche nach Informationen stehen Ihnen im linken
Bereich des Hilfefensters die Register „Inhalt“, „Index“ und „Suchen“ zur
Verfügung. „Index“ und „Suchen“ erlauben eine gezielte Suche nach bestimmten Indexeinträgen bzw. nach frei wählbaren Wörtern und zusammengesetzten Ausdrücken. Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag: „Programmhilfe nutzen“.
Programminformation
Diese Hilfefunktion informiert Sie über die aktuelle Programmversion. Über
die Schaltfläche „zu Sage“ gelangen Sie direkt zur Sage Homepage.
Kontakt zu Sage
Sage im Web
Diese Hilfefunktion erlaubt Ihnen den direkten Kontakt zu Sage über das
Internet, sofern Sie über einen Internet-Anschluss verfügen.
Beim Aufruf dieser Funktion wird der installierte Internet-Browser aktiviert
und Sie können direkt die Internet-Seiten von Sage anwählen.
Website
Pfad zu dieser Website
Sage Homepage
http:// www.sage.de
Der direkte Draht zu Sage über das Internet hilft Ihnen weiter, wenn Sie zu
einer bestimmten Fragestellung vom Hilfesystem keine Antwort erhalten.
Support für Anwender
Wollen Sie sich unverbindlich über die aktuellen Supportangebote von Sage
informieren, besuchen Sie uns doch auf unserer Homepage.
Dort bekommen Sie Informationen über Sage, können mit uns in Kontakt
treten und sich auf der Support-Seite informieren, wie wir Sie nach dem
Kauf eines unserer Produkte unterstützen können.
Weitere Informationen zu unseren Handwerksprodukten und Dienstleistungen erhalten Sie auch per Telefon, Fax oder E-Mail:
98
Telefon
069-50007-2030
Fax
069-50007-7874
E-Mail
handwerk@sage.de
Internet
www.sage.de/ hw
Kontakt zu Sage
Aktuelle Portal-Dienstleistungen anfordern
Sage bietet Ihnen Dienstleistungen im Internet an, auf die Sie über das Sage
Software Business-Portal zugreifen. Über <Portal/ Aktualisieren> fordern Sie
die aktuell verfügbaren Dienstleistungen an. Das Programm aktualisiert daraufhin das Funktionsangebot im Menü <Portal>. Eine Aktualisierung des
Menüs findet auch immer dann statt, wenn Sie einen Portal-Dienst aufrufen.
Beim ersten Aufruf des Sage Software Business-Portals müssen Sie sich mit
Ihrer Kundennummer und Ihrer E-Mail-Adresse anmelden. Bei der Anmeldung vergeben Sie ein Kennwort. Mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort können Sie danach die Portal-Dienste über das Menü <Portal> aufrufen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Dienstleistungen kostenfrei zur Verfügung
stehen. Bei kostenpflichtigen Angeboten werden Sie auf die Kostenpflichtigkeit hingewiesen.
Menüleiste (Übersicht)
Die Menüleiste liegt direkt unterhalb der Titelleiste. Die Menüleiste enthält
die Menüs, über die Sie die meisten Programmfunktionen aufrufen können.
Folgende Menüs stehen Ihnen zur Verfügung:
• Menü „System“ (Indexeintrag „Menü System“)
• Menü „Bearbeiten“ (Indexeintrag „Menü Bearbeiten“)
• Menü „Ansicht“ (Indexeintrag „Menü Ansicht“)
• Menü „Stammdaten“ (Indexeintrag „Menü Stammdaten“)
• Menü „Auswertung“ (Indexeintrag „Menü Auswertung“)
• Menü „Extras“ (Indexeintrag „Menü Extras“)
• Menü „Portal“ (Indexeintrag „Menü Portal“)
• Menü „Fenster“ (Indexeintrag „Menü Fenster“)
• Menü „Tools“ (Indexeintrag „Menü Tools“)
• Menü „?“ (Indexeintrag „Menü Hilfe“)
Details finden Sie in der Programmhilfe über die oben angegebenen Indexeinträge.
Hinweis
Einige Menüs verhalten sich dynamisch, d.h. die zur Verfügung stehenden
Funktionen sind abhängig vom aktuell geöffneten Dialog.
Tastaturkürzel
In diesem Abschnitt wird die allgemeine Tastaturbelegung aufgelistet. Informationen über die Tastaturbelegung im Formulareditor finden Sie in der
Programmhilfe des Formulareditors über den Indexeintrag „Tastaturbelegung im Formulareditor“.
Tastaturbelegung allgemein
In der linken Spalte der folgenden Tabelle sind in alphabetischer Reihenfolge alle Standardtastaturbefehle des Programms aufgelistet. Tastaturbefehle
können über eine Taste oder über Tastenkombinationen ausgelöst werden.
99
Anhang
In der rechten Spalte der Tabelle werden die Funktionen angegeben, die
über die Tastaturbefehle ausgelöst werden. Angepasst an die jeweilige Situation und abhängig von der Art des aktuell geöffneten Dialoges steht Ihnen
aus dieser Liste jeweils eine situationsbezogene sinnvolle Auswahl von Tastaturbefehlen zur Verfügung.
100
Tastaturbefehl
Funktion
A$
Schließt das aktive Fenster bzw. Programm.
!
Aktiviert die Programmhilfe.
=
Aktiviert die Menüleiste.
S1
Fügt eine Materialposition in das aktuelle Dokument
ein.
S2
Fügt eine Lohnposition in das aktuelle Dokument ein.
S3
Fügt eine Leistungsposition in das aktuelle Dokument
ein.
S4
Fügt einen „Freien Text“ in das aktuelle Dokument ein.
Sb
„Allgemeine Stammdaten“
SO
„Ansicht-vorherige Seite“
SU
„Ansicht-nächste Seite“
Sc
„Bearbeiten-Kopieren“
Sd
„Bearbeiten-Löschen“/„Bearbeiten-Dokument löschen“
Se
„Stammdaten-Kunden“
S:
„Ansicht-letzte Seite“
Sg
„Ansicht-auf Seite/Position“
Sl
„Stammdaten-Leistungen“
Sm
„Stammdaten-Material“
Sn
„Bearbeiten-Neu“ bzw. „Bearbeiten-Neues Dokument“
Sp
„Ansicht-Dokument drucken“
SP
„Ansicht-1. Seite“
Sr
„Tools-Rechner“
St
„Stammdaten-Textblöcke“
Sv
„Bearbeiten-Einfügen“
Sw
„Tools-Textverarbeitung“
Sx
„Bearbeiten-Ausschneiden“
Sy
„Tools-Datenbank anzeigen“
Sz
„Bearbeiten-Rückgängig“
T
„Bearbeiten-nächste Spalte“
HAT
„Bearbeiten-vorhergehende Spalte“
Index
Index
Aufmaßblatt .............................. 77
Aufmaße über das Aufmaßblatt
auswerten .............................. 77
Hauptmodul
Abfragen und Suchen ............ 18
Administrative Arbeiten ........ 83
Administrator ........................ 83
Leistungsumfang................ 84
Protokoll-Assistent ............. 86
Systeminformation ............ 86
Werkzeuge.......................... 86
Adressfelder definieren
Grundlagen ........................ 21
Allgemeine Stammdaten ....... 27
Tastaturbelegung.............. 100
Allgemeine Stammdaten
anlegen............................... 27
An Rohstoff-Aufschlägen
verdienen
Voreinstellungen................ 25
Ansicht erste Seite
Arbeiten mit
Betriebsstammdaten .......... 37
Arbeiten mit dem Programm .. 9
Assistenten............................. 17
Auf Seite/Position
Aufmaßberechnung für
Positionen .......................... 76
Ausschneiden
Banken
Allgemeine Stammdaten.... 27
Bearbeitungsfunktionen
Kontextmenü
Dokumentenfenster ........... 16
Bedienungselemente ............. 12
Beenden des Programms ....... 11
Betriebsdaten erfassen
Grundlagen ........................ 21
Betriebsstammdaten .............. 36
Bewegungsdaten löschen ...... 81
Das Programm an Ihren Betrieb
anpassen............................. 19
Datanorm-Importfilter als
Beispiel für Schnittstellen .. 40
Daten ändern
Einzelposition .................... 68
Daten sichern ........................ 89
Datenbank anzeigen
Datenbank sichern ................ 89
Datenimport .......................... 88
Datenimport überprüfen ....... 42
Datensätze löschen ................81
Datenschnelländerung...........82
Datensicherung ......................89
Details zur Preislogik (manuelle
Position)..............................57
Dialog Erste Schritte ...............12
Dokument
-ansicht und -fenster ändern
.........................................58
auswerten............................72
Bearbeiten, Drucken, Faxen,
per E-Mail versenden.......15
Bearbeitungsmöglichkeiten
(Übersicht).......................59
Dokumentdaten bearbeiten68
drucken ...............................76
erstellen (Übersicht)............50
Konzept der
Positionsnummerierung..59
Navigation ..........................58
Neue manuelle Position
einfügen ..........................57
Nummerierungs-Assistent ..61
Nummerierungs-Assistent
Vorschaudialog................63
Nummerierungskonflikte
lösen ................................60
Positionen bearbeiten .........59
Positionen im Dokument ...55
Positionen umsortieren ......63
Positionsnummern
korrigieren .......................60
Positionstypen (Übersicht) .53
Sortier-Assistent
Vorschaudialog................66
Textabschnitte ....................70
Voreinstellungen ................24
Dokument auswerten
Kalkulationsübersicht
(Zielrechnung).................75
Dokument bearbeiten ............57
Endtext (Textabschnitte) ....71
Vortext (Textabschnitte).....71
Dokument drucken
Tastaturbelegung ..............100
Dokument löschen
Dokumentdaten .....................68
Dokumente anlegen und
bearbeiten ...........................50
Dokumentenfenster ...............13
Bearbeitungsfunktionen im
Kontextmenü ..................16
Bedienungselemente...........15
Editiermodus.......................14
101
Anhang
Vorschaumodus ................. 15
Dokumenttypen für die
Vorgangsbearbeitung ......... 50
Drucker
Einfügen
Einheiten
Einstellungen zur
FinanzbuchhaltungsÜbergabe
Grundlagen ........................ 21
E-Mail versenden ................... 15
Erlöscodes
Kalkulationsvoreinstellungen
........................................ 23
Erste Schritte.......................... 12
Fax versenden........................ 15
Formular
Erstellen/Bearbeiten ........... 31
Originalformular ................ 29
Formulare anpassen............... 28
Formulareditor ...................... 28
Aufrufen ............................. 30
Formularvarianten
(Formulareditor)................. 29
Formularvorlage
Laden.................................. 30
Freien Text einfügen
Funktionen in der Menüleiste99
Grundlagen............................ 21
Hausbanken festlegen
Grundlagen ........................ 21
Hilfesystem aktivieren
Homepage von Sage anwählen
Hilfesystem ........................ 98
Ihr Unternehmen als Mandant
........................................... 20
Inhalt des Handbuches............ 7
Inkasso
Inkasso-Schnittstelle zu
Accreditas ............................. 6
Installation ............................ 94
De-Installation ................... 94
Programm erneut installieren
........................................ 94
Installation des Programms... 92
Internet-Anbindung ................ 6
Kalkulationsansätze
Kalkulationsvoreinstellungen
........................................ 23
Kalkulationsvoreinstellungen 23
Kopieren
102
Kostenart Lohn.......................38
Kunden
Stammdaten........................10
Leistung anlegen ....................38
Leistung einfügen
Leistungen..............................38
Stammdaten........................10
Leistungsdaten löschen..........81
Leistungsgruppen
Allgemeine Stammdaten ....27
Leistungspreise aktualisieren..80
Leistungsstamm .....................38
Leistungsumfang ......................6
Leistungsumfang des
Administrators ....................84
Letzte Seite
Lieferanten
Stammdaten........................11
Lieferanten (Register)
Materialstamm....................37
Live-Update ............................95
Aktualisierung durch ein
Online-Update.................96
Lohn einfügen
Lohnarten
Lohnartengruppen
Lohnpreise aktualisieren ........80
Löschen
Mahnungen
Mandant wechseln.................20
Mandanten an Ihren Betrieb
anpassen .............................19
Mandanten einrichten ...........20
Mandanteneinstellungen
(Übersicht) ..........................20
Manuelle Position ..................57
Details zur Preislogik ..........57
Material
Stammdaten........................10
Material einfügen
Materialdaten löschen............81
Materialdaten überprüfen
Datenimport .......................43
Materialien .............................37
Materialpreise aktualisieren ...80
Menü ?....................................99
Menü Ansicht.........................99
Index
Menü Auswertung ................. 99
Menü Bearbeiten ................... 99
Menü Fenster......................... 99
Menü Portal........................... 99
Menü Stammdaten................ 99
Menü System ......................... 99
Menü Tools............................ 99
Menüleiste aktivieren
Nächste Seite
Nächste Spalte
Navigation in einem Dokument
........................................... 58
Neu
Neues Dokument
Nummernkreise festlegen
Grundlagen ........................ 21
Originalformulare
(Formulareditor)................. 29
Periodische Arbeiten.............. 79
Personenstamm
Register Angaben ............... 36
Register Anschrift............... 36
Register Ansprechpartner... 36
Register Bankverbindung ... 36
Register Kalkulation ........... 36
Register Zahlungskonditionen
........................................ 36
Personenstammdaten............ 36
Portal-Dienstleistungen
anfordern ........................... 99
Positionsaufmaß.................... 76
Positionsdaten direkt im
Dokument ändern.............. 68
Positionstypen für die
Dokumentstrukturierung... 53
Positionstypen und
Positionsnummerierung .... 54
Postleitzahlen
Preise (Register)
Materialstamm ................... 37
Preispflege.............................. 80
Programmhilfe....................... 98
Programminformation .......... 98
Programmoberfläche ............. 12
Programmversion .................. 98
Projekt
Voreinstellungen.......... 24, 26
Projekte.................................. 46
Stammdaten ....................... 10
Projekte anlegen .................... 46
Projekte bearbeiten................ 47
Projekte kopieren................... 46
Projekte mit einem frei
definierten Status löschen ..81
Projekteinstellungen aufrufen47
Projektexport..........................49
Projektfenster .........................12
Dokument aufrufen ............13
Projektimport .........................49
Projekttransfer........................49
Rabattgruppen
Rechner
Register Rohstoffe
Materialstamm....................37
Reservierung auf Material
löschen................................81
Rohstoffe
Rückgängig
Sage im Web...........................98
Schnelländerung
Leistungspreise....................80
Schnelländerung Materialpreise
............................................80
Schnelländerung von Daten ..82
Schnittstellenbeispiel
Datanorm-Importfilter .......40
Sonstiges (Register)
Materialstamm....................37
Stamm (Register)
Materialstamm....................37
Stammdaten
Erfassungsempfehlung........35
Reihenfolge der Erfassung
(Empfehlung) ..................35
Übersicht.............................34
Vorgehensweise bei der ersten
Stammdatenerfassung .....35
Stammdaten erfassen .......10, 33
Stammdaten über
Datenschnittstellen einlesen
............................................39
Stammdatendialoge ...............17
Starten des Programms...........11
Steuercodes anlegen
Grundlagen.........................21
Steuercodes zuordnen
Grundlagen.........................21
Stückliste anlegen
Leistungsstamm ..................38
Stücklistenpreise aktualisieren
............................................80
Suchdialoge ............................18
Support für Anwender............98
Systeminformation.................29
Systempflege...........................80
Löschen...............................81
103
Anhang
Übersicht über die
Möglichkeiten................. 80
Systemvoraussetzungen......... 92
Betriebssystem.................... 93
Hardware............................ 92
Software.............................. 93
SQL-Server .......................... 93
Tägliche Arbeiten .................. 45
Tastaturbelegung allgemein .. 99
Tastaturkürzel ....................... 99
Textabschnitte ....................... 70
Textblöcke
Textverarbeitung
Übergabe an
Finanzbuchhaltung
einrichten
Grundlagen ........................ 21
Übergabe an Lohnprogramm
einrichten
104
Grundlagen.........................21
Übersicht Betriebsstammdaten
............................................36
Voreinstellungen....................24
Projekt.................................26
Vorhergehende Spalte
vorherige Seite
Vorschaumodus
(Dokumentenfenster) .........15
Warengruppen
Zielrechnung ..........................72
Zu Sage
(Programminformation) .....98
Importfilter ................................39
Positionsaufmaß erfassen ..........76
Schnittstellen-Übersicht
(Importfilter) ..........................39
Ihre Meinung ist uns wichtig
Ihre Meinung ist uns wichtig
Wenn Sie uns Ihre Meinung über das Handbuch und/oder die Programmhilfe mitteilen möchten, können Sie die Kopiervorlage auf der nächsten
Seite verwenden. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Anregungen.
Sage Software GmbH
Dokumentation
Fax: 069/ 50007-7196
Doku@Sage.de
Emil-von-Behring-Str. 8-14
60439 Frankfurt
105
Anhang
Ich benutze das Handbuch
 zur Einarbeitung in das Programm
 als Nachschlagewerk
 um Problemlösungen zu finden
Die Darstellung ist
 zu ausführlich
 zu knapp
 angemessen
Das Handbuch ist
 übersichtlich
 schwer verständlich
 fehlerhaft (bitte legen Sie ggf. kopierte Seiten zur Erläuterung bei)
Ist der Index am Schluss hilfreich?
 ja
 nein
 nicht benutzt
Ich wünsche mir
 mehr erklärende Grafiken
 weniger Abbildungen
 mehr Anwendungsbeispiele
 weniger Anwendungsbeispiele
 Beschreibung mit durchgängigem Anwendungsbeispiel
 Beschreibung ohne
durchgängige Beispiele
Das Handbuch verdient die Schul-Note von 1 bis 6 für:
Verständlichkeit .....
Inhalt .....
Darstellung/Layout .....
Das halte ich für grundsätzlich verbesserungswürdig
......................................................................................................................
Ich benutze die Hilfefunktion im Programm
 nie
 oft
 statt des Handbuchs
 zusätzlich
Anregungen zur Verbesserung der Programmhilfe
....................................................................................................................
Handbuch PC-Kaufmann Handwerk 2012, Dezember 2011
106

PC-Kaufmann Handwerk - Sage HWP Software

Transcription

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