Spannungsfeld knappe Budgets und hohe Qualitätsanforderungen

S&F- Consulting
Modernes Verpflegungsmanagement GmbH
Spannungsfeld knappe Budgets und hohe
Qualitätsanforderungen
Analyse und Optimierung im Bereich
Verpflegungsmanagement
BEB-Fachtagung Dienstleistungsmanagement
Winnenden, 30.10.12
Winnenden – 30.10.2012
Organisation
Planung
Management
Seminare
Agenda
1. Unternehmensvorstellung
2. Aktuelle Problemstellungen
3. Strategische Konsequenzen und Lösungsansätze
• Qualitätsmanagement
• Prozessoptimierung:
- Personaleinsatz
- Wareneinsatz
4. Fazit
5. Fragen und Diskussion
Zur Person
Marcus Seidl Diplom-Kaufmann (Univ.)
Studium der Wirtschaftswissenschaften
Universität Passau 1986 - 1992
Controlling und Geschäftsführung
kommunaler Krankenhäuser
in den Jahren 1993 - 2002
Gründung und Aufbau der S&F-Consulting
Modernes Verpflegungsmanagement zu einem der
führenden Beratungs- und Betreuungsunternehmen
in der Gemeinschaftsverpflegung
Vereidigter Sachverständiger der Industrie- und Handelskammer IHK Oberbayern
Leiter der Regionalstelle Bayern und Baden-Württemberg
im Deutschen Verein für Krankenhaus - Controlling e.V. (DVKC)
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Folie 3
Zum Unternehmen
S&F-Consulting Modernes Verpflegungsmanagement GmbH
Interdisziplinär besetztes Beratungsteam
Büros an den Standorten Pfaffenhofen (Süd) und Lippstadt (Nord)
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Folie 4
Zum Unternehmen
S&F-Consulting Modernes Verpflegungsmanagement GmbH
Geschäftsfelder:
Beratung (Strategie, Wirtschaftlichkeit, Qualität)
Umsetzungsbetreuung (Projektmanagement)
Lebensmitteleinkauf (onlinegestützt)
Bauplanung und Modernisierung
Symposium/ Workshops
Mandanten:
Kliniken und Altenpflegeheime
Betriebsgastronomien
Schulen und Hochschulen
Bundeswehr, Flughäfen, Sportstadien, etc.
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Folie 5
Modernes Verpflegungsmanagement GmbH
S&F - Firmenstruktur
S&F-Gruppe
S&F - Consulting
S&F – Umsetzungsb.
S&F – Buy und Sale
S&F - Planung
Publikationen Fachbücher
und Fachartikel
Umsetzung nach dem Best
Practice Konzept
Ermittlung betrieblicher
Gegebenheiten
Wirtschaftlichkeitsanalysen,
Studien & Expertisen
Umsetzung, Schulung und
Coaching von Reorganisationsmaßnahmen
Nutzung der
internetbasierten EDV im
Verpflegungsmanagement:
Verpflegungssysteme
Individuelles
Qualitätssicherungskonzept
(HACCP)
QM-System nach DIN EN
ISO 9001:2008
Seminare, Workshops &
Inhouse-Schulungen,
Symposien
- Einkaufs- und Warenwirtschaftssystem
Implementierung des S&FGV- Managements
- Nährwertberechnung
Managementbegleitung
(Managementvertrag)
- BestPractice- Prinzip
Ausschreibungs- und
Ausgliederungsbegleitung
- Speisenerfassung
Mitgliedschaft im S&FEinkaufsverbund
Internetbasierte Verkaufsplattform für Lieferanten
Optimierung des Einkaufsmanagements
Auswahl & Vermittlung von
Führungskräften
Benchmarking der
Beschaffungskonditionen
Verpflegungskonzepte
Darstellung möglicher
Szenarien/
Machbarkeitsstudie
Erste Planungsphase:
Bearbeitung eines
betriebswirtschaftlichen
Gesamtkonzeptes als Basis
aller weiteren Planungsschritte
(S&F-10 Punkteplan)
Bearbeitung und Begleitung
der Schritte nach der HOAI
Einführungs- und
Umsetzungsbetreuung nach
Inbetriebnahme
BestPractice – Erfahrung und Kompetenz aus der Praxis
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Folie 6
Fachbuch
Die Umsetzung der DIN EN ISO 9001:2000/8 in Küchen
Inhalt:
1. Grundlagen der DIN ISO 9001:2000/8
2. Planungsphase
3. Vorbereitungsphase
4. Umsetzungsphase
5. Entwicklung eines QM-Handbuches
6. Einarbeitung der bestehenden Unterlagen
in das QM-System
7. Erprobungsphase/Überwachungsphase/
interne Audits
8. Zertifizierung
9. Erhaltung
Fachbuch
Modernes Verpflegungsmanagement
Best Practices für Individual-, Gemeinschafts- und Systemgastronomie
Erfolgsfaktor als praktischer Leitfaden
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Verpflegungskonzeption als Strategischer Ausgangspunkt
Küchenplanung als notwendige Voraussetzung
Verpflegungsbetriebe und deren Management
Personalmanagement
Verhaltensmanagement
Materialmanagement
Facility Management (FM) und Energiemanagement
Produktions- und Versorgungsmanagement
Ernährungsmanagement und Verpflegung im nationalen und
internationalen Vergleich
Gesundheitsmanagement
Marketing und Markenmanagement und Anwendung von Marketing
im betrieblichen Alltag
Kostenmanagement
Controlling
Benchmarking - Lernen von den Besten
Informationsmanagement
Qualitätsmanagement
Arbeitsschutzmanagement
Hygienemanagement
Umweltmanagement
Change Management – Zukunft der Verpflegungsbetriebe
Agenda
1. Unternehmensvorstellung
2. Aktuelle Problemstellungen
3. Strategische Konsequenzen und Lösungsansätze
• Qualitätsmanagement
• Prozessoptimierung:
- Personaleinsatz
- Wareneinsatz
4. Fazit
5. Fragen und Diskussion
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Folie 9
Veränderung der Rahmenbedingungen
– Zeitreise: 70er Jahre bis heute
Der soziale
Frieden hat
Vorrang
70er
Jahre
Sozialanspruch
auf dem
Prüfstand
80er
Jahre
Spannungsfeld knappe Budgets und hohe Qualitätsanforderungen
Phase größten
Verdrängungsdrucks
Preise rauf
– Kosten
runter
heute
90er
Jahre
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Folie 10
Erfolgreich Wirtschaften in der
Gemeinschaftsverpflegung …
Quelle: Kreutzer 2003
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Folie 11
2. Aktuelle Problemstellungen
Einige Beispielbilder aus der Praxis
Mangelhafte Organisations- und
Lagerstruktur
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Folie 12
2. Aktuelle Problemstellungen
Einige Beispielbilder aus der Praxis
Mangelhafte
Prozessplanung
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Folie 13
2. Aktuelle Problemstellungen
Einige Beispielbilder aus der Praxis
Mangelhafte
Produktionsplanung am
Arbeitsplatz
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Folie 14
2. Aktuelle Problemstellungen
– Gegenwartsproblematik
Versäumnisse
der Vergangenheit aufholen
Zukünftige Anforderungen
heute angehen!
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Folie 15
2. Aktuelle Problemstellungen
Zunehmender
Kostendruck
Make-or-Buy-Entscheidung
Wegfall von
Subventionen
Steigende
Qualitätsanforderungen
Steigender
Wettbewerb
Oft hoher
Investitionsstau
Zunehmender
Fachkräftemangel
Zunehmende unternehmerische Ausrichtung
von Verpflegungsbetrieben!
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Folie 16
Agenda
1. Unternehmensvorstellung
2. Aktuelle Problemstellungen
3. Strategische Konsequenzen und Lösungsansätze
• Qualitätsmanagement
• Prozessoptimierung:
- Personaleinsatz
- Wareneinsatz
4. Fazit
5. Fragen und Diskussion
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Folie 17
3. Strategische Konsequenzen
– Veränderung von Verpflegungsbetrieben
Verpflegungsbetrieb
von gestern
Management
Speisen- und
Getränkeproduktion
Speisen- und
Getränkeausgabe
(Darbietung)
Verpflegungsbetrieb
von heute
Management
Speisen- und
Getränkeproduktion
Speisen- und
Getränkeausgabe
(Darbietung)
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Verpflegungsbetrieb
von morgen
Management
Speisen- und
Getränkeproduktion
Speisen- und
Getränkeausgabe
(Darbietung)
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Folie 18
3. Strategische Konsequenzen
– “Ford”-Bewegung
FRÜHER
HEUTE
Nutzfläche
10.000 m²
6.500 m²
Personal
250
132
Subvention
Anzahl Essen
- 50 %
2.100
2.500
Quelle: gv-praxis 2003
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Folie 19
3. Strategische Konsequenzen
– Lösungsansätze der Branche
Controlling,
Finanzierung
Alternative
Produktionsformen
Konzentration
& Bündelung
Alternative
Bewirtschaftungsformen
Lösungsansätze
Kommerzialisierung
und Marketing
Kooperation
& Vernetzung
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Optimierung des
Materialmanagements
Qualitätsmanagement
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Folie 20
Übersicht der Hauptprozesse in Verpflegungsbetrieben
Schulungen
Ernährungsphysiologie
Speiseplan
Standards
Verpflegungskonzeption und
Produktionsprozesse
Mitarbeitermanagement
Arbeitssicherheit
Qualitätsmanagement
Einkauf &
Beschaffung
Marketing
HACCP
Controlling
Schädlingsbekämpfung
Abfallmanagement
Umwelt- &
Energiemanagement
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Folie 21
3. Strategische Konsequenzen
– Lösungsansätze der Branche
Controlling,
Finanzierung
Alternative
Produktionsformen
Konzentration
& Bündelung
Alternative
Bewirtschaftungsformen
Lösungsansätze
Kommerzialisierung
und Marketing
Kooperation
& Vernetzung
Spannungsfeld knappe Budgets und hohe Qualitätsanforderungen
Optimierung des
Prozessmanagements
Qualitätsmanagement
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Folie 22
Lösungsansatz Qualitätsmanagement
„Qualität“
Beschaffenheit von Produkten und
Prozessen in Betrieben
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Folie 23
Lösungsansatz Qualitätsmanagement
„Qualität“
Steht für Güte, Wert, Vortrefflichkeit.
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Folie 24
Lösungsansatz Qualitätsmanagement
Definition Qualität nach DIN EN ISO:
Qualität ist die Gesamtheit der Eigenschaften und Merkmale eines Produktes/
einer Dienstleistung, die sich auf deren
Eignung zur Erfüllung festgelegter oder
vorausgesetzter Anforderungen beziehen.
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Folie 25
Lösungsansatz Qualitätsmanagement
Qualitätswaage
Anforderungen
Merkmale
Qualität ist dann gegeben, wenn die Merkmale eines Produktes im
Gleichgewicht mit den Anforderungen des Produktes stehen.
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Folie 26
Lösungsansatz Qualitätsmanagement
3 Qualitätsdimensionen
Strukturqualität
Rahmenbedingungen,
Ausstattung, Personal
Ergebnisqualität
Prozessqualität
Erfolg, Mitarbeiter-,
Kundenzufriedenheit,
Wirtschaftlichkeit,
Effizienz, Effektivität
Küchenbedarf,
Küchenanalyse,
Ablaufpläne
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Folie 27
1. Einleitung
Struktur-, Prozess- u. Ergebnisqualität
Strukturqualität
Strukturstandards:
Sie benennen die Kriterien bzw. Voraussetzungen, die zur Durchführung einer
qualitativ hochwertigen Küche notwendig sind (Arbeitsplatzstruktur: Raum und
Technik, Personalstruktur)
Prozessqualität
Prozessstandards:
Sie beschreiben die eigentliche küchenpraktische Handlung (VA und AA),
die durchgeführt werden muss, um festgelegte Ziele zu erreichen.
.
Ergebnisqualität
Ergebnisstandards:
Sie beinhalten Fragen und Normvorgaben, um das Produktergebnis qualitativ zu
messen ( Soll/Ist- Vergleich ).
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Folie 28
Lösungsansatz Qualitätsmanagement
Der Weg zum QM-System
Qualitätssicherung
Qualitätskontrolle
zur permanenten
Qualitätsverbesserung
durch vorbeugende
Maßnahmen und
Einbeziehung aller
Verfahrens- und
Arbeitsabläufe
Qualitätsmanagementsystem
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Ziel: Fehler feststellen
und aussortieren
Objekt: Produkte/
Lebensmittel
Ziel: Fehler vermeiden
durch vorausschauende
Planung
Objekt: alle betrieblichen
Bereiche der Küche
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Folie 29
Lösungsansatz Qualitätsmanagement
Qualität
im Sinne von Qualitätsmanagement heißt:
• unterschiedliche Anforderungen genau zu
definieren,
• erbrachte Qualität zu messen,
um
Verbesserungspotenziale aufzuspüren!
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Folie 30
Lösungsansatz Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagement
Die Küche ist
nicht als
Produktionsstätte
zu sehen,
sondern als
Zufriedene Kunden
(interne und externe)
Dienstleister zum
Kunden!
Die Qualität der Produkte und der Prozesse im
Unternehmen müssen sichergestellt werden
(Entwicklung von Standards).
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Folie 31
3. Strategische Konsequenzen
– Lösungsansätze der Branche
Controlling,
Finanzierung
Alternative
Produktionsformen
Konzentration
& Bündelung
Alternative
Bewirtschaftungsformen
Lösungsansätze
Kommerzialisierung
und Marketing
Kooperation
& Vernetzung
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Optimierung des
Prozessmanagements
Qualitätsmanagement
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Folie 32
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Aufbau der Prozesse analog der Arbeitsplatzstrukturen
Warenflussplanung/Prozessplanung
-
Individuelle Planung der Prozessabläufe von der
Lieferung bis zur Entsorgung
Festlegung von Equipment-Standplätzen
Realisierung von Zeitersparnis durch lineare Abläufe
Ermittlung und Verringerung des Hygienerisikos (CCP)
Arbeitsablauf- und Arbeitsplatzbeschreibungen
-
Aufbau optimaler Arbeitsplatzstrukturen
Prozesssicherheit – Verantwortungsverlagerung (VA)
Flexible Mitarbeiterplanung (roulierendes System)
Detaillierte Personaleinsatzplanung/-berechnung möglich
Zeitnahe Produktion = hohe Speisen- bzw. Produktqualität
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Folie 33
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Prozess- und Ablaufdarstellung
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Folie 34
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Festlegung von VA, AA, Checklisten und Formblätter
Verfahrensanweisungen
Arbeitsanweisungen
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Formblätter
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Folie 35
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Personaleinsatzplanung
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Folie 36
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Personaleinsatzplanung
Mo-Fr
VK
Sa-So
Feiertag
VK
Administration
3,00
0,49
0,00
0,00
Produktion
17,50
2,88
0,00
0,00
Speisenverteilung
20,00
3,29
0,00
0,00
Speisenerfassung/Logistik
7,00
1,15
4,00
0,14
Reinigung/Aufräumen
9,75
1,60
1,00
0,04
Spülen
12,00
1,97
1,00
0,04
Gesamtstundenbedarf pro Tag
69,3
6,0
Gesamtstundenbedarf pro Jahr
17658,8
672,0
Personalbedarf in VK
11,4
0,2
Gesamtbedarf Küche inkl. Ausfallzeiten
11,6 VK
Beköstigungstage pro Jahr
77.292 BKT
18,2 BKT/MA/Tag
Mitarbeiterproduktivität
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Folie 37
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Festlegung von Dienstleistungen und Standards
Dienstleistungen
- Klare Leistungsdefinitionen
- Jede Leistung hat ihren Preis
Rezepturstandardisierung
- Festlegung von standardisierten Rezepturen und deren Kalkulation
- Damit eine Vermeidung von Überproduktionen und eine Ersparnis von ca. 20
bis 30%
- Herstellungsverfahren analog der Philosophie, Strukturen und Ressourcen
festlegen
- Sicherstellung der Qualitätssicherheit (CCP konforme Speisenzubereitung)
analog des Betriebes
- Nachweis der Inhaltsstoffe und Nährwerte
Speisenplanung und Gerätebelegungspläne
- Gleichmäßige Arbeitsbelastung der Mitarbeiter
- Optimale Geräteauslastung – Vermeidung von Engpässen und Zeitdruck
- Optimierung der Logistik mit dem Ziel der gleich bleibenden Speisenqualität
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Folie 38
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Rezepturbeispiel
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Folie 39
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Gerätebelegungsplan
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Folie 40
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Wichtige Anhaltszahlen
Vollzeitkräfteanteil
Fachkräfteanteil
Durchschnittspersonalkosten
Bandverteilproduktivität
Gesamtproduktivität:
Cook&Hold
Cook&Chill
Regenerierküche
Stückkosten Lebensmittel
Stückkosten Personal
Sachkosten
Logistikkosten
<40%
<30%
28.000 -35.000 €uro/Jahr
7-8 Tabletts/MA/Minute (F/M/A)
16-20 BKT/MA/Tag
20-25 BKT/MA/Tag
25-30 BKT/MA/Tag
3,80 bis 4,50 €uro/BKT
4,20 bis 5,30 €uro/BKT
2,00 €uro/BKT
+/- 1,50 €uro/BKT
Anhaltszahlen sind auch nur als solche zu betrachten und müssen immer in Abhängigkeit von den vorhandenen
Produktionsverfahren und Küchenstrukturen gesehen werden.
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Folie 41
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Materialmanagement
Systemansatz: Total Cost – Betrachtung
Bedarfsermittlung
Bedarfsmeldung
Speisenplanung
Einkauf
Annahme /
Lagerung
Produktion
Ausgabe /
Erfassung
Reinigung /
Entsorgung
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Folie 42
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Materialmanagement
Optimierung des Materialmanagements
A) Volumenbündelung
1.
Reduzierung der Artikelvielfalt
(Standardisierung von Warengruppen und Artikeln
entsprechend Ihres Verpflegungskonzeptes)
2.
Konzentration der Lieferantenstruktur
3.
Zusammenführung des Einkaufsvolumens
mehrerer Standorte bzw. Regionen (Küchenverbund)
4.
Kooperation mit einer externen Einkaufsgemeinschaft
Einsparpotenzial durch Volumenbündelung
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Folie 43
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Materialmanagement
Optimierung des Materialmanagements
B) Prozessoptimierung
Prozessoptimierung
Kunde
Preisüberwachung/
Controlling
Internetbasiertes
Einkaufsportal
Systempartner/
Supply Chain
Ergebnis:
Wertschöpfung
Lieferant
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Folie 44
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Materialmanagement
Internetbasiertes Einkaufsmanagement
„On Demand“: Datenbereitstellung
Verhandlung und Controlling
der Einkaufskonditionen
Externer Dienstleister
(Konzeption und EDV)
Systembereitstellung
Ansprechpartner
bei Kundenanfragen
Lieferant
(Einkaufsgemeinschaft)
Warenabruf
Tagesaktuelle
Artikel- und
Preisdaten
Internetbasiertes
Einkaufssystem
Bestellung,
Disposition
Controlling,
QM
Verpflegungsbetrieb
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Folie 45
Lösungsansatz Prozessoptimierung
Materialmanagement
Fazit:
Erfolgreicher Einkauf
Bündelung des
Einkaufsvolumens
Abbildung regionaler /
überregionaler Lieferanten
Verbesserung der
Einkaufskonditionen
Controlling und
Preisüberwachung
Ermöglichung neuer
Einkaufsstrategien
Einbindung externen
Know-hows im Einkauf
+
Optimierung der
Beschaffungsprozesse
+
Berücksichtigung der
Einkaufsphilosophie
=
Erfolgreicher Einkauf
mit System!
Optimierung der
Bestellprozesse
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Folie 46
Zusammenfassung
Der Verpflegungsbetrieb (VB) von Morgen
Veränderungsstrukturen
Heutiger Stand von
Küchen im S&FBranchenvergleich
Verpflegungsbetriebe
Morgen
Räume / Lager / Maschinen
• Schnittstellenproblematik
• Oft veralterte Koch- und Verteiltechnik
• Überdimensionierte VB
• Verbesserte Raumökonomie
• Moderne Koch und Verteiltechnik
• Bedarfsgerechte VB
Personalstrukturen
• Personalüberhang
• Mangelnde Qualifikation
• Keine Flexibilität aufgrund VZK (Anteil
zu hoch)
• Hohes Durchschnittsalter
• Tarifbindung
• Geringer Personaleinsatz und
geringer Fachkräfteanteil aufgrund
moderner Technik und wachsender
Fertigungstiefe
• Höhere Flexibilität durch Teilzeitkräfte
• Ausstieg aus dem Tarifgefüge
• Koch wird zum Verpflegungsmanager
Ergebnisqualität
• Zu hohe Küchengesamtkosten
• Oft keine Deckungsbeitrag
• Nur befriedigende Gesamtqualität
• VB werden mit Kostenstellen und
Kostenträgerrechnung geführt
• Vergleiche mit Kennzahlen der
Branche
• Erreichen eines Deckungsbeitrages
Quintessenz
•
•
•
•
Küchen/ Verpflegungsbetriebe stehen im Wettbewerb des Marktes
Zusammenschlüsse von VB. in Konzernen und Verbünden
In- und Outsourcing von VB.
Gründungen von Tochtergesellschaften (100% und 51/49%)
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Folie 47
Agenda
1. Unternehmensvorstellung
2. Aktuelle Problemstellungen
3. Strategische Konsequenzen und Lösungsansätze
• Qualitätsmanagement
• Prozessoptimierung:
- Personaleinsatz
- Wareneinsatz
4. Fazit
5. Fragen und Diskussion
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Folie 48
4. Fazit
Auf einen Blick
Entwicklung einer Verpflegungskonzeption (Kundenausrichtung)
Schaffung optimaler Arbeitsplatzstrukturen
Aufbau guter Personalstrukturen
Betrachtung und Festlegung ganzheitliche Prozesse
Nutzung von IT-Systemen soweit sinnvoll (Kosten-Nutzen)
Klares Leistungsspektrum festlegen zur Vermeidung von
Prozessbrüchen
Schriftlich definierte Vorgaben zur Verringerung von Problemen bei
Personalausfall (VA, AA, Checklisten etc.)
Regelmäßige Kommunikation zwischen den Schnittstellen
Erstellung von Personalbindungskonzeptionen
Messung der Ergebnisqualität: Kennzahlen festlegen! Realistische
Vorgaben führen zum Ziel
QM- und HACCP-System zur ständigen Verbesserung (KVP) nutzen
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Folie 49
Ausgewählte Referenzen
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Folie 50
S&F- Consulting
Modernes Verpflegungsmanagement GmbH
S&F-Symposium
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Folie 51
Agenda
1. Unternehmensvorstellung
2. Aktuelle Problemstellungen
3. Strategische Konsequenzen und Lösungsansätze
• Qualitätsmanagement
• Prozessoptimierung:
- Personaleinsatz
- Wareneinsatz
4. Fazit
5. Fragen und Diskussion
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Folie 52
S&F- Consulting
Modernes Verpflegungsmanagement GmbH
Vertrauen und Erfolg ist, …
S&F-Büro Süd:
Marcus Seidl
Derbystrasse 9
85276 Pfaffenhofen
Tel.: 08441.8030.35
Fax.:08441.7893.30
Mobil 0172.8207533
S&F-Büro Nord:
Ulrich Fladung
David-Gans-Strasse 1
59555 Lippstadt
Tel.: 02941.7610.22
Fax.:02941.7610.10
Mobil 0172.8607097
mseidl@sundf-consulting.de
ufladung@sundf-consulting.de
www.sundf-consulting.de
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… wenn alles zusammenpasst!
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