SERVICIO DE GESTION ACADEMICA Codigo 22 – versión 3 – 5/02/2014

SERVICIO DE GESTION ACADEMICA
Codigo 22 – versión 3 – 5/02/2014
MANUAL UNIFICADO DE GRABACION DE TITULOS
OFICIALES
Manual unificado de
grabación de
Títulos Oficiales.
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Índice
Capitulo 1. Introducción
2
Capítulo 2. Diagrama de flujo
3
Capítulo 3. Acceso y ‘navegación’ en la aplicación
4
Capítulo 4. Explicación del proceso
4.1.- Explicación del proceso a seguir en Centros.
4.2.- Explicación del proceso a seguir en SEGA
4
4
18
Capítulo 5. Casos especiales
30
5.1.Premio Relevante
5.2.Dobles especialidades
30
31
Capitulo 6.-Solicitud de duplicados de título
31
6.1- Duplicados por extravío
6.2Otros duplicados
31
32
Capitulo 7.- Modificar datos personales del alumno
33
Capítulo 8.-Retener o parar una solicitud
33
Capítulo 9.- Anexos
34
1 .- Introducción.
Este manual pretende recoger el procedimiento de gestión de títulos por parte de los centros
universitarios mediante el uso de la aplicación informática ‘Gestión de Títulos SIGMA’, en adelante GTS
La aplicación GTS ha sido desarrollada por ‘SIGMA Gestión Universitaria, AIE’ y abarca toda
la gestión de títulos universitarios oficiales mediante un entorno web vinculado a la base de datos SIGMA
de gestión académica.
El objetivo de este manual es el detalle paso a paso del procedimiento de carga de Títulos a
efectos de garantizar la Calidad en la Gestión de éstos, asi como el de establecer n protocolo de actuación
que sea conocido y seguido por los usuarios tanto de las Secretarías de los Centros como del Área de
Títulos del Servicio de Gestión Académica y Estudiantes (SEGA)
Los antecedentes normativos del presente manual se fundamentan en lo previsto en el Real
Decreto 1002/2010, de 5 de agosto (BOE del 6), sobre expedición de títulos oficiales, y la Instrucción de
la Secretaría General de la Universidad de Córdoba, de 13 de mayo de 2013 que se adjunta como anexo
XII.
En el presente Manual se recoge la experiencia de un año de aplicación del de gestión de títulos
prebolonia y también , para aquellos centros que ya les ha afectado, la gestión completa del titulo de
grado, máster y doctorado.
Tras las ultimas instrucciones del Ministerio, que obligan a solicitar el Numero de Registro
Nacional de títulos antes de expedir el certificado sustitutorio, ha sido necesario unificar ambos
manuales en uno solo que a continuación se desarrolla.
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2. Diagrama de flujo
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3. Acceso y ‘navegación’ en la aplicación GTS
Acceso a la aplicación
La aplicación GTS se maneja con cualquier navegador de Internet, introduciendo la siguiente dirección:
https://vega.gestion.uco.es
Navegación
Utilizar siempre los botones de navegación de la aplicación ‘Menú’ y ‘Menú Principal’. El botón ‘Atrás /
Back’ del navegador sólo debe utilizarse en los casos en que se indica expresamente en el manual, ya que
puede ocasionar el mal funcionamiento de la aplicación.
Condiciones preferentes del entorno de trabajo, para acceso a extranet
del MECD:
1. Sistema operativo Microsoft Windows XP, profesional Edition 5.1.2600, Service pack
3, compilación 2600.
2. Navegadores: Internet explorer 7.0.5730.13 o internet explorer 8.0.6001.18702
4.- Explicación del proceso.
4.1. Explicación del proceso a realizar en el centro:
1. SOLICITUD
Quien? El estudiante
Donde? En su Centro o a través del autoservicio SIGMA ( pendiente de implementar)
1.1. El estudiante se presenta en la Secretaría del Centro con el DNI, pasaporte o documento de
identificación de extranjeros (DIE).
1.2. El carnet de conducir no se considera un documento válido por no constar en él el lugar de
nacimiento.
1.3. Manifiesta personalmente que desea obtener su titulo o lo solicita por escrito, utilizando el
modelo normalizado anexo I.
1.4. La solicitud debe ser personalizada y no se admitirá autorización alguna para que el interesado
sea sustituido.
1.5. Podrá utilizar el formato de autoservicio por administración electrónica, puesto en marcha por la
aplicación informática. (Aún no implementado)
1.6. Si el solicitante adeudara alguna cantidad , SIGMA lanza un aviso que impide continuar el
procedimiento por Autoservicio o simplemente avisa si es por Secretaria, en cuyo caso la
secretaria se abstendrá de continuar mientras no se haya satisfecho la totalidad de la
deuda.
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2.
COMPROBACIÓN
REQUISITOS
ACADÉMICOS
Quien? El centro
Donde? En la Secretaria del Centro
2.1. Verificar que el alumno cumple los requisitos académicos para la solicitud del titulo, mediante la
aplicación informática. Para ello, se pueden seguir uno de estos procedimientos:
a. Sacar una cabecera de expediente en SIGMA: Estado / motivo debe estar en A D.
b. También puede entrarse directamente en títulos/gestión de solicitudes/gestión de solicitudes
del alumno. Si aparece el nombre del alumno con el título correcto es que lo tiene a disposición.
2.2. Si el alumno ha finalizado sus estudios y el expediente no figura en A D, habrá que arreglarlo en
Sigma (cambio de prelaciones, reconstruir expediente, etc.) y volver a intentarlo
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2.3. Si el alumno no cumple con los requisitos académicos mínimos no puede seguir
tramitándose el titulo. Devolver al interesado.
2.4. Una vez introducido el criterio de búsqueda, hacer clic en ‘Buscar’
2.5. Si el alumno ha cursado varias carreras, hay que elegir la del título que solicita ahora. Pinchar en
la que corresponda
Estado del expediente:
AD – Abierto en disposición de título
CD - Cerrado en disposición de título
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3. COMPROBACIÓN
Y CARGA DE
DATOS
PERSONALES
Quien? El centro
Donde? En la Secretaria del Centro
3.1. Aparece una nueva pantalla en la que comprobamos que los datos del título que solicitamos son
correctos, atendiendo especialmente lo referente a especialidad/itinerario.
3.2. Pinchamos en el lugar correspondiente y aparece una nueva pantalla que comprende datos del
alumno y datos del título. Esta pantalla es muy importante, ya que los datos de la misma se
imprimirán en el título tal y como se introduzcan.
3.3. Verificar
que los datos personales del expediente concuerdan exactamente con el
DNI/pasaporte, que ha debido presentar en original y copia. Si los datos personales del alumno
son incorrectos rechazar la solicitud y en todo caso cargar rigurosamente como indica el DNI.
Ademas hay ue tener presente ue esta carga se realiza en SOLICITUD DEL TITULO y no en
datos generales.
3.4. Se pondrá especial atención en fecha de nacimiento, apellidos, nombre, y localidad de
nacimiento, y en general en todos y cada uno de los datos personales que posteriormente han de
aparecer en el anverso del titulo. Particularmente si la localidad de nacimiento es española no
deberá ponerse nunca el código 9999, sino seleccionar aquélla del desplegable correspondiente.
3.5. Particularmente, los apellidos y nombre, y la localidad de nacimiento , si es extranjera, han de
seguir unas determinadas normas que se indican en Anexo II.
•
•
Títulos\gestión de solicitudes\gestión de solicitudes del alumno ( buscar al alumno)
Seleccionar
 Original de titulo,
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Comprobar especialmente apellidos y nombre y lo señalado con flecha
3.6. Verificar que el alumno no tenga pagos pendientes ni su expediente esté bloqueado. Si el
alumno adeuda alguna cantidad de su carrera, rechazar la solicitud y no tramitar hasta
que abone lo adeudado.
3.7. El funcionario o usuario que ha introducido los datos personales, académicos y económicos
del Titulo será responsable, con su firma en la caratula del expediente de la calidad de los
datos introducidos.
3.8. Fechas y otros datos importantes a introducir o verificar:
3.8.1.
orden:
Es muy importante que las fechas a consignar en la carátula vayan consecutivas y en este
•
•
•
•
1º fecha de publicación del plan en BOE, que no puede ser mayor que
2º Fecha de inicio de estudios, que no puede ser superior a
3ª fecha de finalización de estudios, que no puede ser superior a
4º fecha de abono de derechos de expedición del titulo, que será la fecha de
expedición que figurará en el titulo.
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3.8.2 Las fechas deben introducirse en el formato que pida la aplicación. Sobre todo la de finalización de
estudios irá en formato [mm/aaaa]) el mes y año de finalización de sus estudios:
•
•
•
•
Deberá hacerse constar el mes y año de la fecha que el profesor firme el acta
En los casos de convalidación o reconocimiento de créditos, la fecha de fin de
estudios no va ligada a ninguna convocatoria del calendario de exámenes y por tanto la
fecha que debe hacerse constar, es la del mes del abono de las tasas correspondientes al
reconocimiento.
Cuando se remita la documentación que compone el expediente de solicitud del título,
deberá indicarse, en la hoja de solicitud, que esa discordancia obedece a las razones que
se expongan (por lo general el comienzo del periodo de exámenes con anterioridad al
nombre del mes de la convocatoria)
Siempre debe comprobarse la fecha, bien en la consulta del expediente del alumno,
bien en la fecha del acta de examen o en la fecha de la resolución correspondiente, no
siendo recomendable en ningún caso, dar por buena la información que al respecto,
pueda facilitar el estudiante
3.8.3 En cuanto a la fecha del abono de tasas, se pueden dar las siguientes excepciones:
• Si la fecha de pago de tasas es anterior al mes de la fecha de fin de estudios, poner la
fecha en que se le acepta la solicitud en Secretaría, que debe ser igual o posterior al mes
de la convocatoria de superación de los estudios.
• Si se le ha concedido Premio Extraordinario con posterioridad a la fecha de abono de
tasas, si la fecha de solidcitud de titulo es superior a la del abono de derechos, se pone
la misma.
3.9. Calificación fin de carrera: Esta casilla aparece en los estudios que requieren la calificación fin de
carrera y es obligatorio rellenarla, utilizando el desplegable.
3.10. Circunstancias especiales:
También cabe la posibilidad de introducir hasta 5 circunstancias especiales, eligiendo del
desplegable. Las más usuales pueden ser las de duplicados, ciudadanos extranjeros no europeos o
andorranos, titular fallecido, etc ( ver Capítulo 5).
3.11. Una vez completada esta pantalla, es muy importante pasar necesariamente a la de datos personales
para actualizar los datos existentes en SIGMA que, al proceder de la matrícula, pueden estar
desactualizados. Pulsamos, pues, en el botón ‘Datos personales’ y aparece la siguiente pantalla:
Comprobar y modificar los datos en su caso y aceptar
Estado de la solicitud: VA – VALIDADA ACADEMICAMENTE
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4. Abono de
tasas
¿Quien? El centro
¿Donde? En la Secretaria del Centro
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma y este Manual
En la primera parte aparecen los datos del alumno, del título y de la solicitud activa. Más abajo tenemos la
casilla que hay que rellenar:
Clase de liquidación:
4.1. Se le pregunta si está en alguno de los casos de reducción o exención de precios públicos :
a. Familia numerosa de categoría general (exención del 50 %)
b. Familia numerosa de categoría especial (exención total)
c. Premio extraordinario fin de carrera (exención total).
4.2 Si el estudiante tiene reducción de tasas por familia numerosa, hay que hacer clic en el botón
‘Datos Familia Numerosa’, lo que nos lleva a otra pantalla, donde comprobamos:
d. Fecha Inicio: poner la fecha de expedición del documento de familia numerosa, en
formato [dd/mm/aaaa]
e. Fecha Finalización: la fecha final de validez de la última renovación.
f. Clase de Liquidación: volver a elegir la que corresponda, según la categoría y número
de hijos
g. Categoría: introducir la categoría que corresponda según el documento presentado
h. Número de hijos: introducir el número de hijos
4.3 Se le informa del precio del título y se le entrega el impreso de abono y se le pide que realice el
ingreso, en la Entidad bancaria que la Universidad haya establecido.
4.4. . Forma de pago: siempre Entidad financiera.
4.5. Hacer clic en el botón ‘Aceptar’ para volver a la pantalla de ‘Cálculo de tasas’. Hay que
asegurarse que los datos que hemos grabados son correctos porque, una vez grabada la solicitud, esta
pantalla ya no aparecerá.
4.6. En la pantalla ‘Cálculo de tasas’ hacer clic en ‘Aceptar’, lo que nos lleva a un nuevo menú:
Estado de la solicitud: PV – PENDIENTE DE VALIDACION
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4.7. Para terminar el proceso de pago hay que validar éste, para lo que se entra en la siguiente
pantalla:
Gestion de solicitudes / validar solicitudes/validar el pago de la solicitud
S
Se selecciona el alumno a validar y aparece una nueva pantalla, que se comprobará y aceptará:
Se introduce fecha ( por defecto el dia en que se valida el pago y la solicitud queda en PA
Estado de la solicitud: PA – PAGADA
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5.- Expedición
,comprobacion y
firma
Quien?
Donde?
Formato:
El Centro
En la secretaria del Centro
Solicitud que expide Sigma (anexo IV)
5.1. Pinchamos en ‘Visualizar instancia’, lo que nos abre una nueva ventana del navegador con el
documento de solicitud del alumno. Debemos comprobar que los datos estén correctos, tanto los
personales y domicilio como los referentes al título (nombre de la titulación, especialidad si la hay,
fecha del plan de estudios, fecha de finalización, fecha de la solicitud -la de pago-) y la autorización
de difusión de domicilio.
5.2 Si algún dato no es correcto, volvemos a la ventana de ‘Emitir documentos de la solicitud de título’ y
con el botón ‘Volver’ de la aplicación (no el del navegador) retrocedemos hasta la pantalla en la que
hemos introducido el dato erróneo y lo rectificamos. Luego, vamos aceptando las sucesivas pantallas
hasta llegar al final.
5.3 Si la solicitud ( Visualizar Instancia) es correcta, la mandamos imprimir con el botón o menú
‘Imprimir’ del navegador; pedimos al alumno que la lea cuidadosamente, advirtiéndole de que los
datos que allí figuran aparecerán en su título de la misma forma.
5.4 Si el alumno está conforme, debe firmar la solicitud.
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6 Grabación de la
validación individual
del fedatario
¿Quien? El centro
¿Donde? En la Secretaria del Centro
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma y este Manual.
Entrar en SIGMA>GESTION DE SOLICITUDES>pestaña de VALIDACION INDIVIDUAL DEL
FEDATARIO
6.1.Una vez pagado y presentado el resguardo de pago. Efectuar la validación individual del fedatario tal
como se indica.. Ssigma no procede a abrir esta pestaña si no está el pago validado y conciliado.
6.2 Verificar de nuevo los datos introducidos
6.3 Pulsar “aceptar”
6.4 La aplicación emite una caratula para utilizar en el expediente físico del titulo. Que deberá firmarse,
sustituyendo asi cualquier otra certificación.
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6.5 Si entramos ahora en la pantalla SIGMA>GESTION DE SOLICITUDES y buscamos el titulo
validado ya aparece en situación DM (en disposición de enviar al Ministerio) y le ha asignado NRU:
6.6 A
t
e
n
ción: esto cambiará la situación de la solicitud, poniéndola en situación ‘DM’ (en disposición de
enviar al MEC); esto no se podrá deshacer masivamente sino una por una.
6.7 Volver con el botón ‘Volver’ y repetir para todas las titulaciones/especialidades que se deseen validar
y enviar.
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6.8 Desde este momento el expediente de titulo ya tiene asignado el NUMERO DE REGISTRO
UNIVERSITARIO.
Estado de la solicitud: DM – EN DISPOSICION DE ENVIAR AL
MINISTERIO
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7.-
Clasificar lotes
y envio al MEC
¿Quien? Centro - SEGA
¿Donde? En la secretaria del Centro la primera parte y en SEGA la segunda tal como se describe
¿Cómo? El Centro mediante la utilización del programa sigma, siguiendo este manual y los de gestión
de procesos de Sigma e instrucciones del Ministerio, y normas y manuales coordinados por el SEGA y el
SEGA mediante la aplicación SEGA y la aplicación Extranet del Ministerio
Consiste en la preparación y envio de lotes al MECD para solicitud del Número de registro Nacional de
Títulos.
7.1.- Preparación de lotes en el centro:
7.1.1.- La realiza el centro entrando en : gestión de solicitudes/comunicación con el MEC/envío de
solicitudes al MECD.
7.1.2.- Comienza el centro seleccionando las solicitudes a incluir en el lote. Se seleccionará :
•
•
•
•
•
•
•
•
Formato de salida: Anteriores a Bolonia o EEES o Bolonia
Centro: (seleccionar el centro)
Titulo desde: (Según desplegable)
Titulo hasta : (Según desplegable)
Tipo de titulo desde: (Según desplegable)
Tipo de titulo hasta : (Según desplegable)
NIP: para el caso de enviar un titulo sólo
Fecha de liquidación ( Se refiere a la fecha de validación del fedatario)
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El centro procecerá a hacer una simulación (tecla A) (no grabación en firme) , de la que se
obtienen un PDF con la relación de seleccionados y la indicación de los errores detectados. . Si hay
errores deberán subsanarse estos y repetir la simulación hasta que ya no salgan errores. , momento en el
que el centro archiva los ficheros por lotes y finaliza su actuación.
7.1.3.- Se recomienda al centro que realice las actuaciones anteriores todos los lunes y miércoles de cada
semana.
7.2.- Envío de lotes al Ministerio por el SEGA:
Consiste en la preparación de lotes y su envio al Ministerio, además de la recepción de estos en Sigma.
7.2.1.- El SEGA los martes y jueves de cada semana, procederá a ejecutar los pasos descritos en 7.1.1. y
7.1.2.- pero en lugar de hacer una simulación se aceptará tecla en firme ( B). Es conveniente hacer la
selección por centros.
En mi cuenta/listados salen dos ficheros: un pdf que es el listado y un xml. El pdf sirve para
mirar las solicitudes excluidas por errores que salen al final de la lista. Vemos el mensaje de error y lo
intentamos arreglar antes de enviar el fichero xml definitivo.Eel xml se descarga y se guarda en una
carpeta para envio al MECD.
7.1.3.- El fichero xml obtenido debe tener un máximo de 299 registros.
7.1.4- Envío al MECD del fichero xml:
•
Acceder al MECD a través de la dirección: https://extranet.mecd.es/
•
Condiciones del ordenador de acceso: las generales señaladas en el capitulo 3, acceso y
navegación de este manual
•
•
•
•
•
•
•
•
Acceso mediante un usuario general y común para la Universidad de
Córdoba.
Usuario: el que corresponda
Contraseña: XXXXXXXXX
Intro
Elegir menú: modificar registro – títulos anteriores o títulos bolonia,
según corresponda.
Acceso universidades
Pide otra vez usuario y contraseña
Examinar para buscar el fichero xml – abrir - enviar
ESTADO DE LA SOLICITUD: EM – ENVIADO AL MEC
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7.1.5.- 6.- En respuesta el MECD puede ofrecer dos posibilidades:
•
El Mecd no llega a procesarlo y sale una pagina de errores:
a) Si se hubiera enviado un solo titulo se devolverá este al Centro con una HNC,
para que sea el Centro quien arregle el error. Posteriormente se vuelve a mandar
al MECD, repitiendo el proceso.
b) Si se hubieran enviado varios títulos, hay que deshacer el lote en sigma entrando
en el menú comunicación con el MECD - > deshacer lote mecd. Y devolver al
Centro correspondiente con HNC
• El MECD lo procesa y devuelve fichero de salida:
Importante: aparece una pantalla emergente: guardar antes que abrir y lo guardamos
en una carpeta que llamaremos “salida del MECD” para distinguirla de la carpeta de
envíos al MECD.
Se lee el fichero de devolución en Sigma en
Comunicación al mec/ recepción de títulos del MECD masivo
Pueden darse dos casos:
a) Todos los títulos son correctos: Pasan al estado CM (confirmado por el
Ministerio, con el NRN asignado.
b) Salen unos títulos bien y otros con errores. En este caso no se puede deshacer el
lote. Se lee el archivo en sigma igual que antes. Los correctos quedan en Estado
CM y los erróneos en estado RM (Rechazados por el MECD).
c) Los RM se les cambiará el estado entrando en
Gestión de solicitudes / Gestion de solicitudes de Titulos / modificar (pestaña) /
Estado: Buscamos en el desplegable y lo ponemos en DM ( Disposición de
enviar al MECD, y se devuelven al centro con HNC para que éste corrija los
errores detectados. Posteriormente se repetirá todo el proceso en otro lote.
ESTADO DEL EXPEDIENTE:
CM (CONFIRMADO POR EL MINSITERIO O
RM (RECHAZADO POR EL Mec) que pasa de nuevo a DM
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8
CORRECCIÓN de
oficio o HNC
¿Quien? El Centro.
¿Donde? En la secretaria del Centro
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de
procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio, y el asesoramiento y manuales del SEGA
gestión de
8.1.- Las correcciones de errores detectados por el MECD, en ficheros RM se
realizarán de oficio por la Secretaría del Centro, o
8.2.- Se detectarán por SEGA que enviará al Centro una HNC para que sean corregidos
los errores detectados.
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9. EXPEDICIÓN
DE CST
¿Quien? El centro
¿Donde? En la Secretaria del Centro
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma y este Manual
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9.1.- Solo se puede expedir el CST de aquellas solicitudes que aparecen en estado CM.
Vamos a documentos de la solicitud de título → Reimpresion de documentos .
9.2.- En el CST aparecerá el NRN ( Numero de Registro Nacional ), va firmado por el Secretario o
Secretaria del Centro y con el sello del centro, conforme al modelo bilingüe que se adjunta en Anexo VI.
La firma del Secretario del Centro deberá ser electrónica.
9.3 El Certificado Académico Oficial ya no será necesario que se incluya en el Expediente del Titulo,
siempre que el centro haya efectuado la validación individual del fedatario y la impresión de la carátula
del expediente que se describe en el paso 10.2.. En la Carátua del expediente se anotará el NRNT
9.4.- Entregamos al estudiante el CST
9.5.- El estudiante debe aportar los siguientes documentos para la conformación de su expediente físico:
• Justificante del pago del precio público del título solicitado
• Fotocopia del DNI/pasaporte/DIE
• Justificante de exención o reducción de tasas (fotocopia del carné de familia numerosa,
fotocopia de concesión del premio extraordinario, etc.).
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10
. REMISIÓN POR
LOTES A SEGA
¿Quien? El centro
¿Donde? En la Secretaria del Centro
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma y este Manual, además de la formación Física del
expediente, con la carátula que figura en el Anexo XXX de este Manual.
10.1.-El estudiante debe aportar los siguientes documentos
a. Justificante del pago del precio público del título solicitado
b. Fotocopia del DNI/pasaporte/DIE
c. Justificante de exención o reducción de tasas (fotocopia del carné de familia numerosa,
fotocopia de concesión del premio extraordinario, etc.).
10.2.- Se imprimirá la carátula de expediente para expedición de un titulo oficial universitario desde la
propia aplicación, tras el paso de validación individual del fedatario, según el modelo anexo V, para
pegarla o coserla al anverso del expediente físico de Titulo. Esta Carátula ha de ir firmada por el
funcionario que ha cargado el mismo y el Visto Bueno del Secretario del Centro. (Anexo V)
10.3.- El expediente de titulo quedará conformado con la siguiente documentación.
10.3.1.-Carátula de formación de expediente, debidamente cumplimentado en todos sus apartados y
firmado ( Anexo X)
10.3.2.-Solicitud del titulo, firmada por el interesado ( anexo IV)
10.3.3.-Justificante del pago del precio público del título solicitado
10.3.4.-Fotocopia del DNI/pasaporte/DIE
10.3.5.-Justificante de exención o reducción de tasas (fotocopia de la cartilla de familia numerosa,
fotocopia de concesión del premio extraordinario, etc.).
10.3.6.-Si la Carátula viene cumplimentada en todos sus términos y firmada por el Secretario del Centro,
y el centro ha efectuado la validación del fedatario del paso anterior, podrá prescindirse de la
Certificación académica oficial expedida por la aplicación, de otra forma, se adjuntará esta.
10.4.Es muy importante que las fechas a consignar en la carátula vayan consecutivas y en este orden:
1º fecha de publicación del plan en BOE, que no puede ser mayor que
2º Fecha de inicio de estudios, que no puede ser superior a
3ª fecha de finalización de estudios, que no puede ser superior a
4º fecha de abono de derechos de expedición del título, que será la fecha de expedición que
figurará en el titulo, anterior a Bolonia, mientras que en los expedidos de conformidad con
lo previsto en el RD 1002/2010 sobre expedición de títulos oficiales, surtirán efectos plenos
desde la fecha de la completa finalización de los estudios correspondientes a su obtención.
10.5.- En la carátula se consignará el número de registro Universitario del título.
10.6.- Los expedientes así constituidos se remitirán por lotes cada final de semana al Área de
Títulos del Servicio de Gestión Académica, organizados por Titulaciones y dentro de la misma
por número de registro Universitario
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4.2.- Explicación del proceso en el Área de Títulos del SEGA.
El proceso será el mismo que el señalado en el apartado 4.1.- pero aplicado sólo a los alumnos de ETEA,
y a aquellos casos especiales que por alguna razón no puedan tramitarse en su centro respectivo.
11. MANTENIMIENTO Y
COMPROBACIÓN DE
TABLAS DEL MEC Y SIGMA
¿Quien? El Área de Titulos
¿Donde? En El Servicio de Gestión Académica
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de
procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio.
gestión de
11.1.El Área de Títulos debe mantener totalmente actualizada las tablas que proporciona el Ministerio,
así como el mantenimiento y parametrización de las tablas y datos generales de la aplicación
Sigma, a fin de que ambas tablas siempre coincidan.
11.2.- El Área de títulos procederá a revisar someramente los títulos recibidos, dado que ya vienen o
han de venir comprobados, validados por el fedatario , anotando el NRU en la caratula correspondiente y
firmados por el Secretario del Centro y el Responsable de la Secretaría, y quedan los expedientes en
ESTADO DM (Disposición de enviar al MEC) O CM (Confirmados por el MEC)
11.3- Si en la visión somera, a través de la carátula del expediente, se detectara algún error o falta de
un elemento sustancial para la continuación de la tramitación con garantías, incluida la firma del
Secretario o Responsable de la Secretaria, se devolverá el expediente al centro, acompañado de una
HOJA DE NO CONFORMIDAD (HNC), cuyo modelo se adjunta en anexo XXX y que se
archivará de forma independiente y en una carpeta por centro.
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12. imprenta
¿Quien? El Área de Titulos
¿Donde? En El Servicio de Gestión Académica
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de
procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio
gestión de
12.1. Una vez que el fichero ha sido confirmado por MEC ( Estado CM), entrar en comunicación con
imprenta/ envío a imprenta.
12.2.- Generar fichero para imprenta, en xml
12.3.- Se generarán ficheros para imprenta dos veces por semana: martes y jueves
12.4.- El tamaño del fichero es de 299 solicitudes máximo. Se asigna numero de lote diferente al lote del
MEC.
12.5.- Es conveniente aunque no obligatorio generar el lote primero en simulación
12.6.- Se envía fichero xml mediante correo electrónico. Nosotros quedamos con copia en PDF de todo
12.7.- El estado del expediente desde este momento es EI.
12.8.- La imprenta devuelve un fichero txt de comprobación.
ESTADO DEL EXPEDIENTE: EI – Enviado A IMPRENTA
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13
FIRMA Y
COMUNICACIÓN
AL INTERESADO
¿Quien? El Área de Titulos
¿Donde? En El Servicio de Gestión Académica
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de
procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio
gestión de
13.1.El estado cuando se recibe el titulo es CA (Asignación de Cartulina). Cartulina pendiente
de asignación.
13.2.Cuando llegan los títulos , mientras se firman,
13.3.Gestión de Cartulinas /recibir cartulinas del MEC. Leer fichero de signe y una vez leído ir a
Gestión de cartulinas/enviar cartulinas a impresión.
13.4.Las cartulinas quedan en estado PI.
13.5.Ir a gestión de solicitudes /comunicación con imprenta/ Recibir solicitudes de Imprenta
(SIGNE)
13.6.Se hace una asignación masiva a través de la lectura del fichero de imprenta para casar las
cartulinas con el número de registro nacional, y el numero de cartulina.
ESTADO DE LA SOLICITUD: PE PENDIENTE DE ENTREGA .
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14 ENTREGA
¿Quién? El Área de Títulos
¿Dónde? En El Servicio de Gestión Académica
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de
procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio
gestión de
ESTADO DE LA SOLICITUD: PE – PENDIENTE ENTREGA
14.1. Entrega al interesado
1. El interesado se identifica mediante DNI, pasaporte, documento de identificación de
extranjeros o permiso de conducir.
2. El funcionario le muestra su título y le pide que compruebe cuidadosamente el mismo,
especialmente en lo relativo a sus datos personales y estudios realizados.
3. Si el interesado encuentra el título conforme, Se recomendará que lo firme en presencia del
funcionario, con bolígrafo negro de punta fina.
4. En la copia del título, el funcionario marca la entrega al interesado, así como la fecha de
entrega.
5. El interesado firma el recibí en la copia.
6.Se le entrega al interesado el original del título , dentro de un sobre o rollo adecuado al tamaño
del título.
7.Si El interesado muestra su disconformidad con el título, lo indicará así en el recibo y
estudiará de nuevo su expediente, pasando al punto 15 de este manual.
se
.
14.2. . Entrega a persona autorizada mediante poder notarial o autorización
expresa.
1.
La persona autorizada presenta el poder notarial o la autorización expresa del interesado según
modelo anexo XX y se identifica mediante su DNI, pasaporte, documento de identificación de
extranjeros o permiso de conducir.
2.
El funcionario comprueba que el poder notarial o la autorización expresa autoriza a recibir el
titulo y, en tal caso, obtiene una fotocopia de dicha escritura de apoderamiento y del DNI de la
persona autorizada, para su archivo en el expediente del alumno.
3. En la copia del título, el funcionario marca la entrega a persona autorizada , así como la fecha.
4.
La persona autorizada firma el recibí en la copia. No debe firmar el original del título, cuya
firma le corresponde únicamente al interesado.
5. Se le entrega el original del título , dentro del sobre.
6. Puede que mas adelante, el interesado manifieste su disconformidad con el original, en cuyo caso
deberá personarse el titular o el autorizado en SEGA con el titulo original, para su retirada y
proceder como se señala en el punto 15.
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14.3. Entrega de títulos cuyo titular ha fallecido
1.
Pedir autorización al Rector
2.
En uno de los campos de ‘Circunstancias especiales’, elegir del desplegable la opción ’03 –
Títulos cuyo poseedor haya fallecido’
3.
Pinchar en el botón ‘Diligencias para imprenta’ y luego en ‘Insertar’ y escribir una
diligencia con el texto:
“Este Título queda invalidado por fallecimiento del titular”
14.4. Envío a otras administraciones en España
1.
El interesado debe solicitar, mediante escrito o correo electrónico, el envío de su título a la
Delegación (Área funcional de Alta Inspección de Educación) o Subdelegación del
Gobierno en su provincia de residencia, para lo cual facilitará en el escrito la dirección
postal a la que dirigirse
2.
El SEGA enviará el título a la dependencia u organismo correspondiente, acompañada de
un oficio de remisión en el que solicitará que le sea devuelta la copia del título una vez
firmada por el interesado.
3. El SEGA enviará comunicación al interesado notificándole el envío de su título.
4. El coste del envío repercutirá en el interesado.
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14.5. Envío a Embajada u Oficina Consular en el extranjero
1.
El interesado debe solicitar, mediante escrito o correo electrónico, el envío de su título a la
Embajada u Oficina Consular más próxima a su localidad de residencia, para lo que
aportará en el mismo la dirección de la embajada u oficina consular. Puede consultarse una
relación de embajadas y consulados en la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores,
http://www.mae.es
2.
El Área de Títulos del SEGA enviará el título a la embajada o consulado correspondiente,
acompañada de un oficio de remisión en el que solicitará que le sea devuelto el recibí del
título una vez firmado por el interesado
3. El Área de Títulos del SEGA enviará una comunicación al interesado notificándole el envío
de su título.
4. El coste del envío repercutirá en el interesado.
14.6. Grabación de la entrega
1.
Una vez entregado o enviado el título, debe registrarse esta circunstancia en la aplicación de
títulos. Para ello, elegimos la opción ‘Entrega títulos’
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2.
En la pantalla que aparecerá, elegimos ‘Recoger título’ en el caso de que venga a recogerlo
el alumno personalmente o persona autorizada mediante poder notarial (en caso de envío a
otras administraciones, pinchar en el enlace del mismo nombre.
3.
Aparece la pantalla para realizar una búsqueda, por NRU.
4.
Aparece marcado ‘Aceptación del título’. Si el interesado lo acepta, hacemos clic en
‘Aceptar’
5. En esta pantalla, introducimos la fecha de entrega (por defecto aparece la del día actual) y la
forma de la misma, bien sea directamente al interesado, a persona autorizada o entrega a un
familiar por fallecimiento del interesado. Hacer clic en ‘Grabar’.
ESTADO DE LA SOLICITUD: RE – TITULO RETIRADO
6.
Si hemos elegido ‘Otras Administraciones’ nos aparecerá la siguiente pantalla :
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7.
Haciendo clic en ‘Grabar’ cambia la situación del título pasando a la situación ‘OA’ (otras
Administraciones) y ya se puede hacer el envío a la administración correspondiente.
8.
Una vez que de la Administración a la que se envió el título nos devuelvan la copia firmada
por el estudiante, tenemos que registrar la entrega del título, para lo que efectuaremos los
pasos 2 a 5 y vuelve a quedarse en estado RE
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15 .comunicación
a imprenta. Exped
duplicado
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•
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gestión de
Si el error afecta solo a la impresión se ordenará su reimpresión con las siguientes
condiciones:
o Si el error en el titulo físico se ha producido en el tratamiento realizado en
SEGA, la reimpresión se realizará por el trámite de urgencia y a costa de la
Universidad.
o Si el error se ha producido en el tratamiento efectuado por el centro y no había
constancia de éste en el momento de la firma de la solicitud de titulo, la
reimpresión se efectuará igualmente por el trámite de urgencia pero a costa del
Centro correspondiente.
o Si el error ya aparecía en la solicitud del interesado, que ha validado con su
firma, o bien aparece en el DNI, la reimpresión seguirá un trámite normal y
se realizará a costa del interesado.
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16. HNC al centro
para que corrija
incidencias en
mec
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•
•
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gestión de
Si el error afecta a los datos inscritos en el MEC, deberá retrotraerse el trámite al
momento en que se produjo el error y se volverá a tramitar con las siguientes
condiciones.
o Si el error en el titulo físico se ha producido en el tratamiento realizado en
SEGA, la reimpresión se realizará por el trámite de urgencia y a costa de la
Universidad.
o Si el error se ha producido en el tratamiento efectuado por el centro y no había
constancia de éste en el momento de la firma de la solicitud de titulo, la
reimpresión se efectuará igualmente por el trámite de urgencia pero a costa del
Centro correspondiente.
o Si el error ya aparecía en la solicitud del interesado, que ha validado con su
firma, o bien aparece en el DNI, la reimpresión seguirá un trámite normal y
se realizará a costa del interesado.
Si el error no afecta a los datos inscritos en el MEC y se acusan errores personales pero
de peso ( lugar o fecha de nacimiento…), ha de comunicarse al MEC también., por lo
que se actuará como en el punto anterior
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5.- Casos especiales
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gestión de
5.1. Premio Relevante
1. Los premios relevantes, tipo Premios Extraordinarios de la universidad o Premio Nacional Fin
de Carrera, etc. deben figurar en el anverso de títulos anteriores a Bolonia. El RD 1002/2010
no contempla que figuren los premios en el anverso ni en el reverso del título.
2. Si el alumno conoce el premio relevante concedido lo hará constar así en el momento de solicitar
el titulo y lo acreditará. En este caso será el centro quien grabe tal premio.
3. Si el premio hubiera sido concedido cuando el titulo ya se ha tramitado al SEGA, será el SEGA
quien modifique la solicitud para introducir tal dato.
4. Para ello, en GTS se rellenan los campos siguientes de la pantalla ‘Solicitar Original Título
Oficial de Primero y Segundo Ciclo’
Pulsar en solicitud de titulo y buscar un determinado alumno al que vamos a cargar casos especiales.
5. Aparece la pantalla de solicitud del titulo y vamos hacia abajo hasta que aparezcan las
circunstancias especiales y los premios extraordinarios:
6. Código Premio Extraordinario [1,2,3]: Elegir del desplegable el que tenga concedido
7. Órgano Concede Premio Extraordinario [1,2,3]: Elegir del desplegable el órgano (generalmente,
Consejo de Gobierno)
8. Fecha Premio Extraordinario [1,2,3]: La que se indique en el acta de concesión, con el formato
[dd/mm/aaaa]
9. Existe la posibilidad de grabar hasta 3 premios relevantes.
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10. Si el premio es posterior a la fecha de abono de los derechos de expedición del título, la fecha de
obtención del premio es la que se grabará como fecha de expedición del título.
11. El presente título surte efectos plenos desde el (fecha de abono de los derechos de expedición del
título), fecha en que el interesado abonó los derechos de expedición
5.2.- Dobles especialidades
1. En algunos planes es posible obtener varias especialidades de un misma titulación; en estos casos
se imprime un solo título y las especialidades constan en el reverso.
2. Cuando los expedientes están correctamente grabados en Sigma y una vez que el alumno ha
solicitado la expedición del título se introducen los datos de las dos especialidades en la
aplicación de títulos . Según instrucciones del MEC, no se pueden mandar las dos especialidades
simultáneamente por lo que la segunda y posteriores se consideran duplicados para añadir
especialidad.
3. Cuando se validen las solicitudes de la titulación correspondiente, las dos especialidades
quedarán en situación DM.
6 .- Solicitud de duplicados de título
¿Quien? Títulos anteriores a 1988 en los Centros y posteriores a 1988 en el Servicio de Gestión
Académic
¿Donde? En El Servicio de Gestión Académica
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de gestión de
procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio
6.1.- Duplicados por extravio.6.1.1: En la página web del Boletín Oficial del Estado: http://www.boe.es/diario_boe/
ir a la pestaña Anuncios- Insertar un anuncio- Acceso sin certificado digital-Poner un
anuncio-Formularios de anuncios en sección V (Anuncios) del BOE- B) Otros anuncios
oficiales- Anuncio de Extravío de Título.
6.1.2: se rellena el texto del sumario según el modelo, los datos del título extraviado, la
firma del anuncio y los datos del solicitante. Se genera la tasa del anuncio del BOE que
se entrega o se envía por correo electrónico al interesado.
6.1.3: cuando nos remite el justificante de pago con el NRC (número de referencia
completo) que proporciona la entidad bancaria, en la página
http://www.boe.es/anuncios - Insentar un anuncio- Actualizar NRC de un anuncio,
introducimos los datos y si se actualiza correctamente, se envía al BOE el texto del
anuncio firmado por el Jefe de Servicio.
6.1.4: una vez publicado el anuncio, el BOE manda por correo electrónico a
titulos@uco.es el texto del mismo, que debe permanecer 30 días publicado.
6.1.5: una vez transcurrido un mes sin que hubiera reclamaciones, el alumno puede
solicitar la expedición del duplicado y pagará las tasas correspondientes. En Gestión de
solicitudes de títulos-seleccionamos la solicitud y en la pestaña duplicar, petición del
alumno. Se comprueban los datos y se ponen circunstancias especiales y causas de
duplicados y se genera la tasa.
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6.1.6: cuando nos entrega el justificante de pago, se valida en Gestión de solicitudes de
títulos- validar solicitudes-validación del pago de la solicitud.
6.1.7: una vez validado el pago se hace la validación individual del fedatario en Gestión
de solicitudes de títulos-validar solicitudes y queda el duplicado en DM.
6.2.- Otros duplicados
1. Siempre que se modifique algún dato de un registro que ya tiene asignado Número de Registro
Nacional, es decir, que su situación sea Confirmado por el MEC y posteriores, se graba una
solicitud de duplicado.
2. Si el título ya se ha impreso, debe entregarse para poder tramitar el duplicado, ya que este título
original quedará anulado; es preferible enviar este título sin doblar porque en algunos casos se
aprovecha esta cartulina.
3. En el expediente de solicitud hay que incluir una copia del documento que justifique el duplicado
(acta de concesión de Premio Extraordinario, acta de Registro Civil que acredite el cambio de un
apellido o nombre, ...) También es conveniente señalar que se trata de la solicitud de un
duplicado.
4. Si el título está en situación ‘Pendiente de entrega’ o anteriores hay que ir primero a “entrega de
títulos/recoger títulos (RE)/gestión de solicitudes/duplicar a petición de l alumno o tramitación
por la Universidad. Introducimos el DNI, NIP o NIA y si los datos de la siguiente pantalla son
correctos, pinchamos en ‘Grabar’.
5.- Realizamos los pasos :
• En ‘Causa Duplicado 1 [2, 3...]’ elegimos la que corresponda (para hacer constar grado de
Licenciado, para hacer constar la obtención de Premio Extraordinario, por deterioro del original,
por cambio de nacionalidad, ...)
En el caso de errores tipográficos (acentos, diligencias, firma incorrecta...) no es necesario
tramitar un duplicado, ya que únicamente se reimprime el título y no se manda al MEC:
• Se manda un correo electrónico a Signe solicitando la reimpresión .• La entrega del título
original es imprescindible para la tramitación de la reimpresión.
6.- En el caso de los duplicados por deterioro se debe aportar el título deteriorado o la parte del mismo
que permita su identificación. Si no es posible identificar el título, el duplicado se tramitará por extravío.
7.- En cuanto al abono de las tasas de duplicado, si ha dado su conformidad a los datos mediante su
firma, las reclamaciones posteriores se considerarán duplicados por rectificación (con el abono de la tasa
correspondiente) (Orden 8.07.1988)
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7 Modificar datos personales del alumno
1. Si el titulo ya se ha enviado a MEC no se permite la corrección por el centro de datos
personales del título, salvo que la modificación sea solo del domicilio.
2.
Cuando se desea modificar solamente el domicilio, se puede acceder directamente mediante este
menú, en la pantalla que aparece después de buscar el alumno.
3. Si hay algún otro dato erróneo y el título ya ha sido enviado al MECD, hay que comunicarlo al
Área de Títulos
8 Retener o parar una solicitud
¿Quién? El Área de Títulos
¿Dónde? En El Servicio de Gestión Académica
¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de
procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio
gestión de
8.1.En la siguiente pantalla elegir ‘Gestión de solicitudes de títulos”.
8.2.
Elegir la pestaña “modificar estado”
8.3. Aunque aquí se podría ir directamente a ‘Retener’ o ‘Parar solicitud’, a continuación nos
pedirá realizar una búsqueda, así que lo más conveniente es ir primero a ‘Buscar solicitud’
8.4. En la pantalla de búsqueda, introducir el criterio (DNI, NIA, etc.) y hacer clic en ‘Buscar’
8.5. Ahora podemos elegir entre ‘Retener’ o ‘Parar’ la solicitud.
• ‘Retener solicitud’ pone la solicitud en situación ‘Retenida’ y deja el expediente en
situación A D. Es la opción que debe usarse si hay que entrar a modificar el expediente en
SIGMA.
• ‘Parar solicitud’ pone la solicitud en situación ‘Parada’ pero no cambia la situación
del expediente, que sigue en C O, por lo que no se podrá modificar.
8.6. En cualquiera de los dos casos, aparece una nueva pantalla en la que indica ‘La solicitud en
curso será retenida [parada]’ y un botón de ‘Aceptar’
8.6.
8.7.
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Una vez resuelto el problema que motivó la retención o parada, volvemos a la pantalla
de ‘Control de solicitudes’ y elegimos ‘Reactivar solicitud’, lo que, después de
‘Aceptar’ volverá a dejarla en situación de ‘Pagada’ y, por tanto, disponible para ser
enviada en la próxima remesa. Gestión de títulos oficiales –
Solo esta autorizado el SEGA para retener o parar una solicitud cuyo NRN ya se haya
tramitado
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9.
ANEXOS
ANEXO I.
Legislación de referencia
• Directrices
•
•
•
•
•
•
generales Real Decreto 1496/1987, de 6 de noviembre, sobre
obtención, expedición y homologación de títulos universitarios BOE: 298/1987 (Fecha
de publicación: 14-12-1987)
Orden de 8 de julio de 1988 para la aplicación de los Reales Decretos 185/1985, de 23
de enero y 1496/1987, de 6 de noviembre, en materia de expedición de títulos
universitarios oficiales BOE: 167/1988 (Fecha de publicación: 13-07-1988)
Orden de 24 de diciembre de 1988 por la que se modifica la de 8 de Julio de 1988 para
la aplicación de los Reales Decretos 185/1985, de 23 de Enero y 1496/1987 de 6 de
Noviembre, en materia de expedición de títulos universitarios oficiales BOE: 6/1989
(Fecha de publicación: 07-01-1989)
Resolución de 26 de junio de 1989, de la Secretaría de Estado de Universidades e
Investigación, para la aplicación de lo dispuesto en las Órdenes de 8 de julio y 24 de
diciembre de 1988 en materia de títulos universitarios oficiales BOE: 170/1989 (Fecha
de publicación: 18-07-1989)
Orden de 30 de abril de 1990, por la que se regula el procedimiento de expedición de
determinados títulos y diplomas oficiales de Educación Superior y de Postgrado BOE:
111/1990 (Fecha de publicación: 09-05-1990)
Orden de 22 de marzo de 1995 por la que se adecua la denominación de los títulos
académicos oficiales a la condición masculina o femenina de quienes los obtengan
BOE: 74/1995 (Fecha de publicación: 28-03-1995)
Legislación relativa a alumnos de doctorado
o
o
o
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Real Decreto 185/1985, de 23 de enero, por el que se regula el tercer ciclo de
estudios universitarios, la obtención y expedición del titulo de doctor y otros
estudios de postgraduados. BOE: 41/1985 (Fecha de publicación: 16-02-1985)
Real Decreto 537/1988, de 27 de mayo, por el que se modifica el Real
Decreto 185/1985, de 23 de enero, por el que se regula el tercer ciclo de
estudios universitarios, la obtención y expedición del título de Doctor y otros
estudios postgraduados. BOE: 133/1988 (Fecha de publicación: 03-06-1988)
Real Decreto 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el tercer ciclo de
estudios universitarios, la obtención y expedición del titulo de doctor y otros
estudios de postgrado. BOE: 104/1998 (Fecha de publicación: 01-05-1998)
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Anexo II
Normas para la introducción y verificación de los datos
personales
.
I.- Apellidos y Nombre, nacionalidad y sexo:
1.
Aunque los apellidos y nombre aparecen en mayúsculas, las correcciones de la pantalla anterior son
válidas pero no se muestran en ésta ni en sucesivas pantallas.
2.
Nacionalidad: por defecto aparece ‘española’. En el caso de nacidos en el extranjero, asegurarse de
que la nacionalidad es correcta.
3.
Sexo: asegurarse de que está correctamente seleccionado.
4.Apellidos españoles
Generalmente se autointroducen según están en la base de datos de SIGMA, poniendo la inicial con
mayúscula y el resto en minúsculas. Rectificar, si procede, según las siguientes normas:

El nombre y apellidos deben ser los que aparecen en el DNI. Si los datos del DNI no fueran
correctos, deberá aportar fotocopia del documento del Registro Civil o del Libro de Familia
que acrediten los datos correctos o las modificaciones posteriores del registro inicial.

El nombre y apellidos deben escribirse con las iniciales en mayúscula y el resto en
minúsculas.

Las partículas ‘de’ ‘la’ ‘del’ se escriben todo en minúsculas y deben situarse a continuación
del nombre o apellido que las precede (ej.: Sánchez de la Cuesta se introduciría como
[Sánchez de la] [Cuesta])
• Si la partícula está en el primer apellido la o las partículas se escriben con
minúscula y se posponen acompañando al nombre de pila. Ej.- Juan de la Cierva
Garcia se introduce nombre: Juan de la , Primer apellido Cierva, segundo apellido,
García.
• Si es el segundo apellido el que lleva partícula ésta se anotará después del primer
apellido. Ej.:
• Andrés Ruiz del Castillo: Nombre, Andrés, primer apellido, Ruiz del, segundo
apellido, Castillo
• ose Antonio de la Cierva y del Castillo: Nombre, José Antonio de la, primer
apellido, Cierva y del, segundo apellido, Castillo.

Deben colocarse las tildes de acentuación que procedan. Conviene preguntar al solicitante
la forma correcta de acentuación de sus apellidos.

Las iniciales del nombre o apellidos también deben acentuarse aunque se escriban con
mayúsculas (Ángel, Álvaro)

No se admiten abreviaturas en el nombre o apellidos (Mª, Fco., Fdez.)

Los guiones en los apellidos sólo se admiten si figuran así en el DNI o documento del
Registro Civil.
5.Apellidos extranjeros.
Como regla general se escribirán como se sitúa en el pasaporte.
En el caso de artículos, preposiciones y combinaciones de ambos no existe una regla uniforme.
En cada caso se adoptará la vigente para la lengua.
Las reglas correspondientes a cada lengua son las siguientes:
1. Nombres Africanos de origen europeo : Entrada principal por la partícula (De, Du, Van, Van der,
Von).Ej.: Gideon Retief Von Wielligh EP: Von Wielligh, Gideon Retief
2. Alemán: Entrada principal por la partícula si consiste en un artículo o la contracción de un artículo y
una preposición (Am, Zur, Zum, Vom, Aus ́ m). Ej.:August Am Thym EP: Am Thym, August
Cuando se trata de preposición o de preposición y artículo separado, la entrada principal se
hace por la parte del nombre que sigue a la partícula como: von, von der, von und zu, van.
Ej.: Johann Wolgang von Goethe EP: Goethe,
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Johan Wolfgang von Peter von der Muhll EP: Muhll, Peter von der
Georg Ludwig von und zu Urff EP: Urff, Georg Ludwig von und zu
Ludwin van Beethoven EP: Beethoven, Ludwing van
3. Checo y Esloveno: Si el apellido consiste en un nombre de lugar en genitivo y precedido de «z», se
comenzará por la parte del nombre que siga a la partícula. Ej.: Karel zZerotina EP: Zerotina, Karel z
4. Lenguas escandinavas: En danés, noruego y sueco se comenzará por la parte del nombre que siga a la
partícula cuando esta sea de origen escandinavo o germánico, con excepción de la partícula holandesa o
flamenca «de». Las partículas de otro origen se anteponen. Ej.: Cari von Linné EP: Linné, Cari von
Gunnar Johannes af Hallstróm EP: Hallstróm, Gunnar Johannes af Jens Lassen La Cour EP: La Cour,
Jens Lassen Gerard De Geer EP: De Geer, Gerard
5. Francés: Se comenzará por el artículo o por la contracción de preposición y artículo, y en el caso de
preposición sola, se comenzará por la parte del nombre que sigue.
Ej.: Philippe de L'Espinoy EP: L'Espinoy, Philippe de Jean de La Bruyére EP: La Bruyére, Jean de
Jean Baptiste Du Hamel EP: Du Hamel, Jean Baptiste Édouard d' Anglemont EP: Anglemont, Édouard
d' Alfred de Musset EP: Musset, Alfred de
6. Holandés y Flamenco: Se hace la entrada principal por la parte del nombre que sigue a la partícula,
excepto cuando la partícula sea Ver, en cuyo caso se registra por esta. Ej. :
Daisy Ver Beven EP: Ver Beven, Daisy
Albert van Driessche EP: Driessche, Albert van
Karel van den Winter EP: Winter, Karel van den
Vicent van Gogh EP: Gogh, Vicent van
7. Inglés: Se empezará por la preposición o el artículo (esta norma cubre a los nombres
norteamericanos). Ej.:
Miriam Allen de Ford EP: De Ford, Miriam Alien
John Dos Passos EP: Dos Passos, John
8. Italiano: Se empezará por la partícula. Ej.:
Niccolo Lo Savio EP: Lo Savio, Niccolo
Alessandro D'Ancona EP: D'Ancona, Alessandro
Giovanni Battista De Rosi EP: De Rosi, Giovanni Battista
Daniel A ́ Pratto EP: A ́ Pratto. Daniel
Lorenzo Da Ponte EP: Da Ponte, Lorenzo
Angelo Di Costanzo EP: Di Costanzo, Angelo
Gioacchino Li Greci EP: Li Greci, Gioacchino
Eufrosino Della Volpaia EP: Della Volpaia, Eufrosino
9. Portugués: Se comenzará por la parte del nombre que siga a la partícula. Ej.:
Julio Lopes de Almeida EP: Almeida, Julio Lopes de
Joao dos Santos EP: Santos, Joao dos
10. Rumano: Se comenzará por la partícula, excepto cuando esta sea «de». Ej.:
Vasile A Mariel EP: A Mariel, Vasile
Emil de Puscariu EP: Puscariu, Emil de
Otras partículas:
Las partículas que no sean ni preposición, ni artículo, ni contracción de ambos y que, de ordinario,
indican relación familiar (Mac, Me, O, Fitz, Ker, A', Ap, Abu, Ihn, Bar, Ben, etc.), se antepondrán
siempre al apellido y en la forma ortográfica en que aparezcan. Ej.:
James Mac Pherson EP: Mac Pherson, James
Sir Desmond MacCarthy EP: MacCarthy, Sir Desmond
Justin McCarthy EP: McCarthy, Justin
Laurence O'Connor EP: O'Connor, Laurence
August Otway Fitz Gerald EP: Fitz Gerald, August Otway
Muhammad Abu Zahrah EP: Abu Zahrah, Muhammad
David Ben Gurion EP: Ben Gurion, David
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11. Nombres en escritura árabe: En los nombres originariamente escritos en escritura árabe cuya
composición no sea equivalente a la del nombre propio y apellidos, se tendrán en cuenta los siguientes
posibles elementos que configuran en orden directo un nombre árabe.
Khitab, honorífico cuya última parte suele ser ai-Din.
Ej.: Rásid-ai-Din Tábid EP: Rásid-ai-Din Tábid
Kunyab, que suele ir compuesto con Abu como primera palabra.
Ej.: Abü-1-Hakán EP: Abü-1-Hakán
Abü-Hurayra EP: Abü-Hurayra
Patronímico, compuesto con Ibn, en este caso la partícula se tomará
como elemento inicial.
Ej.: Abd-Alláh Ibn al-Muqaffa EP: Ibn al-Muqaffa, Abd-Alláh
'Ali ibn Ahmád Ibn Hazm EP: Ibn Hazm, 'Ali ibn Ahmád
12. Nombres en escritura hebrea: Si el elemento inicial va precedido de los vocablos ben, beb, abi, ab,
bar, mar, así como del artículo ha (algunas veces he), la entrada será la partícula unida por un guión.
Ej.: Georges Abi Saab EP: Abi-Saab, Georges
Michel Bar Zohar EP: Bar-Zohar, Michel
Dan Beb Amos EP: Beb-Amos, Dan
Eliezer Ben Yehuda EP: Ben-Yehuda, Eliezer
Mos Ha Dayan EP: Ha-Dayan, Mose
13. Nombres Chinos: En China usan como primer elemento el apellido, por tanto la entrada principal
será en forma directa y el apellido irá separado del nombre por una coma.
Ej.: Mao Tze-Tung EP: Mao, Tze-Tung
Chiang Kai-chek EP: Chiang, Kai-chek
14. Nombres Birmanos: Hay que distinguir entre: a) el tratamiento (Saw, Daw, Naw, Maung, etc.), b) el
distintivo unido al nombre, y c) el auténtico nombre propio, siendo siempre este el elemento inicial.
Ej.: Daw Mya Sein EP: Mya Sein, Daw
Saw Chit Maung EP: Chit Maung, Saw
U Thant EP: Thant, U
En el caso de que el nombre propio vaya precedido de un nombre occidental, éste se pospone al nombre
propio.
Ej.: James Hla Gyam EP: Hla Gyam, James
15. Hindúes: El apellido se toma como elemento inicial.
Ej.: Ram Das Gupta EP: Gupta, Ram Das
Jawarhar Lal Nehru EP: Nehru, Jawarhar Lal
Los apellidos pueden proceder de nombres de familia, de grupo, de títulos
profesionales o religiosos, de castas y también de nombres de lugar,
dándose de hecho apellidos distintos dentro de la misma familia.
16. Indonesios: En general, el elemento inicial es la última parte del nombre y puede ser simple o
compuesto.
Ej.: Ali Amran EP: Amran, Ali
Hardjito Notofipuro EP: Notofipuro, Hardjito
Amir Taat Nasution EP: Nasution, Amir Taat
Nan Suwondo-Surasmo EP: Suwondo-Surasmo, Nan
Re ni Siwabessy-Putiray EP: Siwabessy-Putiray, Re ni
Cuando el nombre es seguido por otros nombres representados por iniciales, y cuando el nombre contiene
las palabras di, nam, etc., se sigue el orden directo.
Ej.: Mahmud Nahiry H. M. EP: Mahmud Nahiry H. M.
Surja di Radja EP: Surja di Radja
17. Tailandeses: El elemento inicial es el nombre, utilizándose el orden directo.
Ej.: María Laosunthara EP: María Laosunthara
Dhanit Yupho EP: Dhanit Yupho
Chan Prabhavivadhana EP: Chan Prabhavivadhana
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18. Nombres Turcos: Se considera elemento inicial el apellido.
Ej.: Demiray, Kemal Demiray, Kemal EP: Demiray, Kemal
Res al Nuri Güntekin EP: Güntekin, Res al Nuri
Abdullah Adnan Adivar, Abdullah EP: Adivar, Abdullah Adnan
II.- Domicilio habitual:
1. Difusión de domicilio: aunque por defecto aparece ‘sí’, hay que preguntar siempre al
interesado si autoriza la difusión de sus datos. En caso de duda, poner ‘no’.
2.
Domicilio: preguntar al interesado si sigue siendo válido el que consta y modificarlo si
procede. Como aparece con todo en mayúsculas, sería conveniente reescribirlo
correctamente.
3.
Teléfono: comprobar y modificar, si procede. Siempre con prefijo, que no es necesario
separar del resto.
4.
Código postal: la localidad, provincia y país se introducen en función del código postal. Si el
alumno no lo sabe, buscarlo en una guía de códigos postales o en
http://www.correos.es/contenido/13-MenuRec2/04-MenuRec24/1010_s-CodPostal.asp
5.
En el caso de varias localidades con el mismo código postal, hacer clic en ‘Más datos’ y
elegir del desplegable.
Haciendo clic en ‘Aceptar’ volvemos a la pantalla ‘Modificar datos personales del alumno’.
Comprobar si la población del domicilio ha cambiado correctamente.
6.
7.
En el caso de estudiantes con residencia en el extranjero, se introduce el código 99999.
Haciendo clic en ‘Más datos’ podremos introducir el nombre de la población y elegir el país
de un desplegable.
8. Se puede preguntar al estudiante su dirección de correo electrónico e introducirla en el
campo ‘Correo electrónico’, a fin de completar la base de datos.
III.- Nacimiento.:
Son también muy importantes, puesto que lo que aquí se ponga es lo que se imprimirá en el título:
1.
Fecha: la del DNI/Pasaporte, salvo que el interesado demuestre que éste es incorrecto
presentando documentación adicional (fotocopia del Registro Civil, Libro de Familia). Debe
tener formato [dd/mm/aaaa]
2.
Código postal: también aquí la localidad, provincia y país se introducen en función del
código postal. Tener en cuenta lo siguiente:
3.
La localidad de nacimiento debe coincidir con la que aparece en el DNI.
4.
En caso de que la localidad de nacimiento extranjera lleve articulo, este se introducirá
detrás del nombre y entre paréntesis. Ej.- El Cairo se introduce “Cairo (el)”
5.
En el caso de varias localidades con el mismo código postal, hay que hacer clic en el botón
‘Más datos’ y elegir en el desplegable la población correcta.
6.
En el caso de entidades de población sin municipio propio (pedanías, etc.), la normativa
vigente exige que el título se expida con la denominación actual del municipio, es decir que
la entidad menor no aparecerá. Normalmente, en el DNI aparece primero la entidad menor y
luego el municipio (en el caso de la pantalla anterior, en el DNI aparecerá ‘Arascués –
Nueno’ y en el título solamente ‘Nueno’ que es el municipio. Tenemos que hacer clic en el
botón ‘Diligencias para la imprenta’ e introducir una diligencia con el formato siguiente:
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7.
8.
**el lugar de nacimiento debe imprimirse como: Entidad menor, Municipio
(Provincia).
Siempre que se modifique alguno de los apartados ‘Información domicilio habitual’ o
‘Datos de nacimiento’ pulsar el botón ‘Más datos’ correspondiente y luego ‘Aceptar’, para
que se actualice.
Muy importante: En caso de localidad de nacimiento española, el centro se abstendrá de
marcar el código 9999 u otro parecido, y recurrirá siempre al desplegable de sigma.
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Anexo III.
Modelo de autorización para efectuar solicitud de titulo.
AUTORIZACIÓN
Nombre_____________________________________Apellidos______________________________
DNI/Pasaporte nº_____________________________
autoriza a:
Nombre_____________________________________Apellidos______________________________
DNI/Pasaporte nº_____________________________
para que, en su nombre, solicite el título de________________________________________________
en la Universidad de Córdoba.
_____________________, a _____de_______________de 200___
Anexo: Fotocopia del DNI/Pasaporte de la persona autorizada
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Anexo IV.
Modelo de solicitud de titulo Sigma
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ANEXO V MODELO DE
CST
José Manuel Roldán Nogueras, Rector
Magnífico de la Universidad de Córdoba,
y por delegación de firma en virtud de la
Resolución de fecha 25/02/2011,
Nombre y apellidos del cargo firmante
,Secretario/Secretaria del/de la [nombre
del Centro],
José Manuel Roldán Nogueras,
Rector of the University of Cordoba
(Spain), and by delegation of
signature in virtue of the Resolution of
25/02/2011,
Nombre y apellidos
del cargo firmante
,
Registrar of the [nombre del Centro],
CERTIFICA:
Que
D./Dña.
nombre y apellidos
,
nacido/a el
día de
mes
de año , en
localidad
, provincia de
provincia, de
nacionalidad
nacionalidad
, con DNI (o pasaporte) número
nº DNI o pasaporte
ha superado
en esta Universidad, con fecha
mes de
año
los estudios que
conducen al título universitario oficial de
HEREBY
CERTIFIES
that
nombre y apellidos
,
born on
día
mes
año
, in
localidad
, province of provincia, with
nacionalidad
nationality and
ID (or passport) number
nº
DNI o pasaporte
, has fulfilled,
in
mes
año , all the
requirements of the programme of
studies at this University leading to
the Degree of
[Denominación del título - Castellano]
[Denominación del título - Inglés]
y ha abonado con fecha día de
mes
de año
los derechos de expedición
del título, al que se le ha asignado el
número de registro nacional de título
universitario_________.
and has paid the issuance fee for the
degree certificate on día
mes
año
, which has been assigned the
national degree registration number
_________.
Y para que conste y surta los
mismos efectos del título con carácter
provisional hasta que éste se edite,
expide la presente certificación, a
solicitud del interesado, en Córdoba a
[formato fecha Castellano]
In witness whereof, and with all
the rights and privileges thereto
appertaining
until
the
degree
certificate is issued, I hereby issue the
foregoing provisional certificate in
Cordoba on [formato fecha Inglés]
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ANEXO VI
Modelo de carta o correo informativa para recogida del titulo
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ANEXO VII.
MODELO DE HOJA DE NO CONFORMIDAD
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ANEXO VIII
MODELO DE CARATULA DE EXPEDIENTE
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ANEXO IX
MODELO DE CARTA REMITIENDO TITULO A OTRO ORGANISMO
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ANEXO X
MODELO DE AUTORIZACION PARA LA RECOGIDA DE TITULO
Nombre y apellidos del interesado :___________________________________________________
Con DNI o pasaporte en vigor numero ______________________, cuya fotocopia se acompaña,
AUTORIZA,
Por el presente documento , a retirar en su nombre el Titulo de
______________________________________________________________________,
Con número de registro universitario _______________________. dado que por encontrarme a
distancia del lugar de retirada, no es posible su retirada personal. A D. ___________________
______________________________________________________________, con DNI o
pasaporte____________________,
Para lo que firmo en _____________________________ a _____ de _______________ de ________
EL INTERESADO
FDO:_________________________
EL AUTORIZADO
Fdo. __ APELLIDOS Y NOMBRE__________
NOMBRE MOHEDANO
JIMENEZ FERNANDO JOSE
- NIF 30429622R
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Firmado digitalmente por NOMBRE MOHEDANO
JIMENEZ FERNANDO JOSE - NIF 30429622R
Nombre de reconocimiento (DN): c=es, o=FNMT,
ou=fnmt clase 2 ca, ou=703001074, cn=NOMBRE
MOHEDANO JIMENEZ FERNANDO JOSE - NIF 30429622R
Fecha: 2014.03.11 12:34:40 +01'00'
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