Manual för tidsredovisning och fakturering Privata Hemtjänstföretag

Manual för tidsredovisning och fakturering
Privata Hemtjänstföretag
Innehåll
1. Att komma igång
s. 2
Det här behöver du
Ändra inställningar i Excel
Ladda ner mallen
Spara mallen
Mallens flikar
2. Att redovisa i den nya mallen
s. 3
Viktig information
Att lägga in kunder och utförd tid
Knappar
3. Att spara
s. 4
Att spara för egen del
Att spara för Nacka Kommun
Vad betyder namnet på filen?
4. Att fakturera
s. 6
Att maila underlaget till Nacka Kommun
Att fakturera
Bilagor
1 Kontaktinformation, vem kan man fråga?
2 Privata företag ID-lista
3 Biståndshandläggare våren 2014
s. 7
s. 8
s. 9
uppdaterad 2014-01-14
1. Att komma igång
Det här behöver du:



Dator
Office Excel 2007
Internet, e-mail, egen e-mail adress
Ändra inställningar i Excel
För att kunna använda den nya mallen behöver du kanske ändra inställningarna i Excel för att
den ska kunna klara ”makron”.
Gör så här:
 Öppna Excel
 Välj ”Verktyg”>”Makro”>”Säkerhet”
 Pricka för ”Medel”
 Klicka ”Ok”
Ring till Eva Sjölin för nedladdning av mallen tel 08-718 89 56
Gå in på Nacka Kommuns hemsida www.nacka.se.
http://www.nacka.se/underwebbar/Anordnare/aldre_funkhindrade/hemtjanstavlosningledsagni
ng/Sidor/Tidsredovisning.aspx
Följ anvisningarna under ”Gör så här:”
Väljer du ”Öppna” på en gång –se nedan under Spara mallen
Spara mallen
En ruta kommer upp när du försöker öppna mallen. Välj ”Aktivera makron”.
En ny ruta kommer upp. Klicka på ”Skrivskydd”.
Nästa ruta säger att du ska spara mallen i ett nytt namn. Detta är för ditt eget bruk. Spara
mallen som ex ”Tidsredovisning Äldre-juni”. Nu är den färdig att användas!
Mallens flikar
Blankett 1 Kunddebitering
Blankett 2 Ej kunddebitering
Blankett 3 Ledsagn-avlösn. SOL
Blankett 4 LSS-insatser
Blankett 5 Omställningstid
Blankett 7 Guldkant
(Sammanställning
Fakturaunderlag
© Nacka Kommun
Hemtjänst
Dubbel bemanning och avrundad tid
Ledsagning och avlösning enl SOL
Ledsagning, avlösning och pers. assistans enl LSS
Omställningstid
Aktivitet utöver biståndsbedömda insatser
Sammanställningsblad för alla flikar)
Ett underlag för faktura som ska skickas med
fakturan i papper
2
2. Att redovisa i den nya mallen
Viktig information
Nu är du inne i den nya mallen.
Börja med att fylla i den viktiga informationen på blankett 1. Den följer sedan med på de
andra blanketterna.
Trygg Hemtjänst AB
Företags ID: 47
125826 - 3147
PG/Bg:
08- 451 12 36
Telefon nr:
Juli 2010
Månad:
Faktura nr: 14
Företag:
Företags ID är en siffra som du får från kommunen för att databasen ska veta vilket företag
som rapporterar in tid.
Månad väljer du från dropplistan. Det är den månad som timmarna är utförd i du ska välja.
Månad är obligatoriskt.
Att lägga in kunder och utförd tid
Börja med att föra in personnummer och namn på dina kunder.
Personnummer
Första gången personnummer läggs in är det bra att skriva in dem ”för hand”. Obs. Använd
inte bindestreck mellan siffrorna. Skriv ex 2602130652. Bindestrecket kommer automatiskt.
Nästa gång du uppdaterar mallen går det bra att kopiera och klistra in.
Namn
Skriv in för och efternamn på kunden. Dessa går bra att kopiera från gamla arbetsböcker.
Om din kund också har haft dubbel bemanning el avrundad tid (blankett 2) finns namnet att
välja på blankett 2 samt 5. (För handikapp även 4.)
Område
Välj under område det område som kunden bor i. Detta för att underlätta för
avgiftshandläggaren som ska debitera kunden.
Biståndshandläggare
Välj den Biståndshandläggare som din kund har (gäller endast för Handikapp och
Socialpsykriatri). I listan finns bara biståndshandläggare som är aktuella på de olika
enheterna. Det är enbart för Äldreenheten som Biståndshandläggare INTE behöver väljas
Beviljad och utförd tid
Beviljad och utförd tid fylls i som tidigare.
© Nacka Kommun
3
Knappar
I den nya mallen finns några knappar du kan klicka på.
Rensa utförd tid
All utförd tid rensas bort. Praktiskt när det är dags att börja fylla i en ny månads timmar.
Ny rad
En ny rad med plats för en ny person läggs till längst ner.
Ta bort rad
Klicka på personnumret på personen du vill ta bort. Klicka sedan på knappen och raden
försvinner.
Sortera
När du klickar på denna sorteras personerna i personnummerordning med den äldsta först.
3. Att spara
Att spara för egen del
När du laddade ner mallen fick du välja att spara den i ett nytt namn, ex ”Tidsredovisning
Äldre-juni”. När du nu vill spara den information du fört in i mallen väljer du som vanligt:
”Arkiv”>”Spara” (Ctrl + s)
En ruta dyker upp som frågar om du vill ”spara kalkylen som normalt”. Klicka där.
Tidsredovisningen sparas. Nu kan du ta en paus, gå ifrån datorn och öppna filen igen och
fortsätta när du vill.
Att spara för Nacka Kommun
När du är färdig med månadens redovisning sparar du igen, men denna gång väljer du att
spara kalkylen som version till Nacka Kommun. En ruta dyker upp där du får välja att spara
din redovisning som ”Debet” eller ”Kredit”. Vid ”Debet” är det inga konstigheter, vid
”Kredit” ska du ha fyllt i timmarna med ett minustecken, - , framför de utförda timmar som
ska krediteras. Då blir också summan negativ.
.Ex.
Service
24,00
Omvårdnad
Totalt
tim:
Totalt kr:
© Nacka Kommun
Beviljad
Totalt
24,00
à 263 kr/t à 310 kr/t
Service
Omv. dag
-1,00
à 342 kr/t
Kväll
à 390 kr/t
Helg
Utfört
Totalt tim
-1,00
-1,00
-263
4
Nu får du en fråga om du vill fortsätta, välj ”Ja” om du vill det. Välj ”Nej” om du vill avbryta.
Nästa fråga lyder: Vill du skriva ut arbetsboken? Välj ”Ja” eller ”Nej”.
Mallen skapar automatiskt en katalog med namnet NACKATIDRED i ”Mina Dokument”. I
den katalogen finns ytterligare 2 kataloger; Tidredovisning_Nacka samt Fakturaunderlag.
Tidredovisning_Nacka innehåller de sparade arbetsböckerna för Nacka Kommun. Dessa är
låsta med ett individuellt filnamn och kan inte öppnas. Dessa ska mailas till Nacka Kommun.
Fakturaunderlag går att öppna. Här kan du titta på dina fakturaunderlag, men inte ändra något
i dem. Du kan också maila dessa filer till ex en ekonomiavdelning utan problem, eftersom de
inte innehåller några sekretessuppgifter om dina kunder.
Vad betyder namnet på filen?
Ett filnamn kan se ut ex så här:
D18-PA0605-0313
D betyder Debet
18 är ID-numret på företaget.
P betyder Privat företag
A står för Äldre
0605 betyder att filen innehåller data för maj 2006
0313 betyder att filen är sparad dag 3 mellan klockan 13 och 14. Detta är för att ge filen ett
”unikt” namn.
© Nacka Kommun
5
4. Att fakturera
Att maila underlaget till Nacka Kommun och Malmö
När det är dags att skicka filen till Nacka SPARA Normalt (kopian till dig själv)
SPARA sedan filen till version till Nacka kommun spara som debet el kred
Filen och fakturaunderlaget lägger sig i dessa 2 mappar
FAKTURAUNDERLAG samt TIDREDOVISNING_NACKA
Fakturaunderlaget i mappen FAKTURAUNDERLAG skickas med fakturan till
Malmö (se nedan)
Tidredovisningen (Dxx.PA1001.xxxx) skall mailas till (se nedan)
E-mailadresserna är:
Äldre:
aldre@nacka.se
Handikapp:
handikapp@nacka.se
Socialpsykiatri:
socialpsykiatri@nacka.se
Skicka fakturan, så att den är inkommen till Nacka kommun senast den 5:e arbetsdagen
varje månad, till:
Nacka kommun
16500 Äldre
Box 50546
202 50 Malmö
Nacka kommun
15400 Handikapp
Box 50546
202 50 Malmö
Nacka kommun
15450 Socialpsykiatri
Box 50546
202 50 Malmö
© Nacka Kommun
6
Bilaga1
Kontaktinformation, Vem kan man fråga?
Insända fakturor för Äldre. Frågor om hur tidsredovisningsmallen fungerar
Eva Sjölin,
fakturahandläggare
Tel: 718 89 56
Insända fakturor för Handikapp
Monica Brente,
Fakturahandläggare
Tel: 718 75 04 el 070 - 431 75 44
Insända fakturor för Socialpsykiatri
Yvonne Dabrowski,
Fakturahandläggare
Tel: 718 76 05 el. 070 - 431 76 05
Frågor om utbetalning mm.
Ekonomi
Tel: 718 92 50
Tryck: 3
Frågor om biståndsbeslut
Frågor om biståndsbeslut besvaras av respektive biståndshandläggare. Vem det är framgår av
biståndsbeslutet.
© Nacka Kommun
7
Bilaga 2
Privata företag
ID-lista
AAA OLU Hemtjänst
35
AAA.Flerspråkig Assistans Care
62
A.R. Real vård och omsorg HB
AB Jessys Assistans
Adlius omsorg AB
Aktiv Omsorg
Aleris Omsorg AB
Alerta och Omsorg AB
Allians Assistans AB
Anlita Social omsorgspedagogen
Annas vård & Hemtjänstteam AB
Annelie´s Hemtjänstteam AB
Astrids Hemtjänst & Läkemedelsservice
Baggens hemtjänst AB
Bamboo Care Team AB
Blaze Consulting
Care Allomsorg AB
Carritas proffs Assistans HB
Curanda Vårdassistans AB
Domicare AB
Efoel AB
Enklare Vardag i Sverige AB
Evelyns Hemtjänst AB
Ferla AB
Fisksätra Hemtjänst HB
Hanna’s bemanning AB
Hemtjänst Blomma KB
Holmströms Hemtjänst HB
Home`s AB
Iftin Assistans omsorg
Inblasa AB
Jacob Care AB
Lövholmens Hemtjänst AB
Macorena
Marla Service HB
Min Omsorg AB
Mituna
MåBäst Hemtjänst
Nacka Hemservice
Nacka kommun personlig ass.led. o avlös
NyponRosens Hemtjänst AB
Olivia hemtjänst AB
OmsorgsCompagniet i Norden AB
Orion Omsorg AB
Orrens Vård och Omsorg AB
Priventa
Rosanum Hemvård AB
SAGAC i Stockholm AB
Saltsjöbaden-Hemtjänst, Nilsson/Hannebo AB
TPAB Hemtjänst och allservice
Vemano Hemtjänst KB
Vård&Omsorgsteamet i Norden AB
Äldreomsorgens Hemtjänst i Saltsjöbaden
67
28
54
02
42
52
48
55
03
77
47
70
08
50
56
09
57
73
49
63
11
12
66
53
17
29
76
69
72
44
30
22
68
23
64
24
90
27
13
31
60
32
01
34
78
36
58
53
26
41
© Nacka Kommun
8
Biståndshandläggare aktuell lista våren 2014 med förändringar
Biståndshandläggare Äldre
Västra Sicklaön och Älta
Kerstin Häggvik-Sundgren
Hanna Sandberg
Yvonne Melin
Camilla Edgren
Anneli Kocic
Maria Ekberg
kehasu
hansan
yem
camedg
annkoc
marbru
75 62
89 55
89 65
89 02
78 22
76 36
Saltsjö-Boo, Östra,Västra Sickla
Henrik Thorstensson
Lena Enberg
Nina Wensberg
Eini Ruottinen
hentho
leg
ninwen
einruo
89 53
87 82
84 62
84 60
Fisksätra, Saltsjöbaden och Västra
Sicklaön
Åsa Tryggvesson
Tanja Westlund
Therese Lagerstrand
Peggy Kjellander
asatry
tanwes
thelag01
pegkje
89 09
75 64
75 76
84 12
© Nacka Kommun
9
Biståndshandläggare
Funktionshindrade
Ann-Christine Nyman (handläggare
Socialpsyk)
Annika Ekerhov (LSS Barn o ungdom
under 20 dag 1-15)
Ann-Katrin Skogsberg (Gruppchef
Socialpsykiatri)
Carina Werther (LSS vuxna )
Catarina Niemi (Handläggare)
David Gallego (SOL under 65 år,hemtj.
o särsk.boende)
Edyta Heidari (LASS Vuxna)
Eva Ralling( Enhetschef)
Helena Lindenius (Gruppchef
LSS,SOL)
Heli Hannukainnen(Handläggare
Socialpsyk)
Ingrid Birgander 8LSS Vuxna,
Gruppbostäder)
Johanna Palén (LSS Vuxna)
Katarina Regnell (Handläggare
Socialpsykriatri)
Katarina Sundquist (Handläggare
Socialpsykriatri)
Lena Heppling ( LSS Vuxna)
Madeleine Lönnhagen (LASS
barn+SOL+LSS o pers.ass)
Malin Oulare (LSS barn, SOL barn
Märta Salomonsson(LSS Vuxna)
Petra Serrano (Barn o ungdomar under
20 år SOL LSS)
Teodros Asmelash (SOL under 65
år,hemtjänst särsk.boende)
Ulla Österdahl (LSS Vuxna)
acn
87 88
anneke
89 01
aksk
cwr
crka
77 05
84 71
84 70
davgal
edihei
erb
75 13
84 19
75 14
hepe
75 70
hlha
75 51
ingbri
johpal
89 10
75 03
kter
75 48
katsun
lenhep
75 32
84 45
mdlo
malber01
marsal
76 20
90 09
89 59
petser
87 83
teas
ulos
75 96
75 31
Besöksadress: Granitvägen 15, Nacka
© Nacka Kommun
10