CONTRAT LOGICIEL CERTIFICATION

 LA CERTIFICATION GROUPEE
CONTRAT LOGICIEL CERTIFICATION
Conditions Générales
Entre, la Société CERTIF.ME, Société par Actions Simplifiée au capital de 10 000 €,
dont le siège social est fixé à CEBAZAT 63118 – 13 Rue du Stade, immatriculée au
registre du commerce et des sociétés de CLERMONT-FERRAND sous le numéro
808 995 120,
Et l'entreprise cliente en la personne de son représentant légal mentionné par
elle sur la fiche d'inscription du site CERTIF.ME.
1. GENERALITES
Cette offre est strictement réservée aux professionnels, dont le site d'exploitation
est domicilié en France métropolitaine, dotée d'un numéro SIRET ou équivalent
(écoles, administration, ESAT ...). Sont notamment exclues de cette offre, les
particuliers, les sociétés civiles et autres groupements dotés ou non de la
personnalité morale, dans la mesure où ils n'ont pas une activité commerciale.
2. MENTIONS LEGALES
Le contrat est établi pour une durée de 1 an.
Il sera renouvelé automatiquement par période de 1 an.
Il sera résiliable par le client annuellement sur le site internet CERTIF.ME 1 mois
minimum avant à la date anniversaire de son adhésion.
Les informations qui vous sont demandées sont nécessaires au traitement de
votre commande. Conformément à la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978
vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux données vous concernant.
3. LIEU DE JURIDICTION
La présente offre est soumise aux dispositions internes des lois Françaises.
En cas de conflits liés à sa validité ou son exécution, et qui n'auraient pu être
réglés de manières amiables, seules les juridictions de Clermont-Ferrand seront
compétentes, même en cas de référé, d’appels en garantie ou de pluralités de
défendeurs.
4. TARIF ET PAIEMENT
SAS CERTIF.ME
13 RUE DU STADE – 63118 CEBAZAT
[M] contact@certif.me
[W] www.certif.me
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Siret 808 955 120
APE 7022 Z
LA CERTIFICATION GROUPEE
Le tarif du logiciel CERTIF.ME comprend l'accès au logiciel de certification, il ne
®
comprend ni la certification groupe, ni les redevances PEFC™ et FSC , ni les audits
de certifications, ni une quelconque prestation annexe.
L'entreprise peut simuler le budget global et détaillé de son engagement avant
son adhésion sur le site Certif.me.
Dans le cas d'entreprises disposant de plusieurs sites, chaque site sera facturé
selon ce tarif et la consolidation éventuelle des données au niveau du groupe fera
l'objet d'un accord particulier.
Les imprimeurs membres d'organismes partenaires bénéficieront d'accords
particuliers éventuels.
Le paiement du service CERTIF.ME est mensualisé et facturé selon le tarif en
annexe.
En cas de changement de tarification, le client pourra librement résilier le contrat
sans pénalités.
Ses données personnelles lui seront alors restituées gracieusement.
Des fonctionnalités supplémentaires pourront être introduites par CERTIF.ME soit
en complément gratuit du produit principal, soit en option payante.
Le client aura le choix de ne pas souscrire aux options payantes.
L'entreprise recevra 1 facture pour le service CERTIF.ME
Le service CERTIF.ME est payable mensuellement d'avance par virement ou
prélèvement automatique sur un compte bancaire au tarif en vigueur sur le site
CERTIF.ME pour l'année en cours.
Le non respect des paiements entraine la suspension du service après un délai de
5 j ouvrés après l'envoi d'un mail de rappel.
Tout retard dans le paiement (à la date d’exigibilité) entraîne de plein droit la
facturation d’intérêts de retard au taux minimum de trois fois le taux d’intérêts
légal, outre une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 100 €.
En cas d'incidents de paiement, les frais supplémentaires liés au recouvrement
seront refacturés au client.
5. ENGAGEMENTS CERTIF.ME
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CERTIF.ME s'engage à délivrer au client un logiciel qui comprend les modules
principaux suivants :
•
•
•
•
Connexion avec identifiant unique.
®
Un service SaaS d'aide à la certification PEFC™ et FSC par la formation à
distance (e-learning) du personnel et du dirigeant de l'entreprise cliente.
Les informations et outils nécessaires pour accéder et maintenir les
®
certifications individuelles ou groupe PEFC™ et FSC : procédures, tableaux,
guides, ...
®
Un accès au bénéfice de la certification de groupe CERTIF.ME pour les
®
labels PEFC™ et FSC selon les règles spécifiques à ces 2 certifications
pour les entreprises qui remplissent les conditions exigées par PEFC™ et
®
FSC .
Le client sera informé des modifications que CERTIF.ME sera amené à faire pour
les besoins des certifications sur le Journal du site.
L'ensemble du service est géré en SaaS (c.à.d. par l'intermédiaire d'une
plateforme accessible par internet)
Accès garanti 24h/24h, 365 j par an, selon les conditions et exclusions de
l'hébergeur (Modalités en annexe)
1.1. F ORMATION
La formation est assurée à distance sur une plateforme e-learning :
•
•
•
•
Formation à l'utilisation du logiciel
Formation à la chaîne de contrôle
®
Formation à la charte graphique PEFC™ et FSC
Formation à l'audit interne
1.2. G ESTION DOCUMENTAIRE
Chaque client bénéficie d'un espace documentaire privé pour le stockage de ses
informations.
La gestion documentaire comprend la mise à disposition en SaaS de l'ensemble
des procédures, documents, tableaux et formulaires nécessaires et suffisants
®.
pour être conforme avec les exigences des 2 certifications PEFC™ et FSC
Entre autres :
Liste des Fournisseurs de papiers Certifiés, Procédures de gestion de la CdC, Liste
des dossiers de fabrication certifiés, Contrats logos clients, Contrats sous
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traitants, Argumentaires clients, Tableau des responsabilités et droits, Audits
internes, Audits Externes, Réclamations clients.
La mise à jour de l'ensemble de ces supports sera à la charge de CERTIF.ME en
®
cas de changement des exigences des certifications PEFC™ et FSC .
Le client sera informé des publications sur le journal du site.
CERTIF.ME garanti la disponibilité et la sécurité des informations confiées par le
client selon les conditions et exclusions de l'hébergeur. (Modalités en annexe)
1.3. PAO ASSISTEE DES LOGOS
CERTIF.ME fourni un module spécifique de Production Assistée par Ordinateur des
différents logos et ce en conformité avec les chartes graphiques des 2 labels
®
PEFC™ et FSC .
Ce module permet au client de produire un logo conforme pour chaque dossier et
d'archiver ce logo pour les besoins de traçabilité des certifications.
Les clients du client (par exemple agence de com.) pourront intégrer le logo
généré pour leur dossier dans leur fichier PAO après signature du contrat
®
spécifique prévu par les labels PEFC™ et FSC .
CERTIF.ME conservera l'original informatique de ce contrat dans l'espace
documentaire du client.
1.4. R ESEAU DE C ONSEILS
Une assistance par un réseau de conseils spécialisés et compétents sur les
®
certifications PEFC™ et FSC sera proposé en option aux clients qui le souhaitent.
CERTIF.ME fera bénéficier au client d'une tarification groupe qui sera établie
d'avance avec le réseau.
Le contrat sera signé directement entre le conseil et le client. RESILIATION Le non respect des paiements entraine la suspension du service après un délai de
5 j ouvrés après l'envoi d'un mail de rappel.
Tout retard dans le paiement (à la date d’exigibilité) entraîne de plein droit
facturation d’intérêts de retard au taux minimum de trois fois le taux d’intérêts
légal, outre une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 100 €.
En cas d'incidents de paiement, les frais supplémentaires liés au recouvrement
seront refacturés au client.
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A défaut d'avoir répondu aux demandes de CERTIF.ME et mis en œuvre les
paiements demandés, le contrat sera résilié de plein droit et aux torts du client.
Conditions Particulières Certifications Groupe
1. GENERALITES
Les conditions d'accès aux modalités des certifications groupe PEFC™ et/ou FSC
sont explicitées sur le site Certif.Me. (cf : Livre Blanc)
®
Les entreprises qui remplissent les conditions exigées par PEFC™ et/ou FSC
peuvent souscrire cette option sur le site Certif.Me.
®
Pour ces entreprises, CERTIF.ME agit en tant que bureau central et gère la
certification groupe vis à vis des organismes extérieurs au contrat, entre autres :
®
PEFC™ et/ou FSC
CERTIF.ME est seul responsable du choix de l'organisme de certification et des
relations avec lui. (SGS, Veritas, FCBA ou autres). Cet organisme sera
nécessairement agréé par le COFRAC.
La signature du contrat sera complétée par la signature par le client "Certification
Groupée" de l'annexe obligatoire de certification groupe prévue par les
®
référentiels PEFC™ et FSC jointe en annexe.
2. ENGAGEMENTS CLIENT CERTIFICATION GROUPE
Le client déclare expressément être en conformité avec les exigences légales et
réglementaires applicables à son entreprise, notamment en matière de sécurité
et d'environnement.
Le client s'engage à se conformer et à appliquer obligatoirement l'ensemble des
procédures et outils de gestion des certifications établis par CERTIF.ME.
En cas de changements ou d'introduction de nouvelles procédures, outils,
tableaux, le client s'engage à s'y conformer et à appliquer obligatoirement et sans
délai indu les modifications.
Pour favoriser la réussite de la certification, les entreprises clientes devront
impérativement avoir une politique de formation active de leurs salariés sur la
plateforme d'e-learning mise à leur disposition.
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Pour les besoins de la certification groupe ou multisites, le client autorise l'accès
de CERTIF.ME et de l'organisme de certification à ses informations "certification"
stockées sur son espace privé sur le site Certif.Me.
Il s'engage également à faciliter la mission des auditeurs de CERTIF.ME et des
auditeurs de l'organisme de certification.
®
Il s'engage à régler les redevances PEFC™ et/ou FSC selon le barème annuel des
redevances individuelles sur simple demande. Ce barème est communiqué en annexe et à jour à la date d'adhésion au contrat.
3. AUDITS EXTERNES
Les audits sont effectués selon les lignes directrices de la norme ISO 19011 pour
l'audit des systèmes de management, complétées par les dispositions du contrat
de certification entre CERTIF.ME et l'organisme de certification choisi.
Ils sont réalisé par un organisme de certification agrée par le COFRAC et reconnu
pour sa connaissance de la filière bois/papier et son expertise des labels PEFC™ et
FSC®.
L'audit a pour objet de vérifier la conformité aux exigences du ou des référentiels.
Afin de permettre la réalisation de l’audit, l’entreprise doit :
•
•
•
Communiquer/mettre à disposition de l’équipe d’audit tous les documents
et informations nécessaires à la réalisation de son évaluation
Permettre l’accès aux installations et faciliter les entretiens avec le
personnel
Coopérer pleinement à la résolution de toute non-conformité.
Pour que cet audit puisse être effectué, il est nécessaire que le système d’audit et
de vérification interne soit opérationnel et que chaque site dans le périmètre ait
été audité au moins une fois par an en interne. Les entreprises s'engagent également à faciliter la mission des auditeurs de
CERTIF.ME et des auditeurs de l'organisme de certification.
4. RESILIATION
En cas de non respect de ses obligations par le client, CERTIF.ME pourra exclure
le client de la certification groupe sous 5 j ouvrés après une mise en demeure
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restée sans effet.
A défaut d'avoir répondu aux demandes de CERTIF.ME et mis en œuvre les
mesures correctives demandées par le bureau central, le contrat sera résilié de
plein droit et aux torts du client.
Les données du client seront conservées pendant 1 an maximum après résiliation
pour permettre leur récupération par le client (export en CSV).
Les frais exposés par CERTIF.ME à cette occasion seront refacturés et payables
d'avance selon un forfait égale à 6 mois d'abonnement.
L'entreprise devra alors cesser immédiatement d'utiliser les éléments mis à sa
disposition dans le cadre du contrat : argumentaires clients, procédures, logos
PEFC, FSC, CERTIF.ME et tous autres éléments de la certification groupe et retirer
toute mention de sa certification sur ses documents et supports de
communication.
5. REDEVANCES PEFC ET FSC
®
Pour les entreprises certifiées, les organismes PEFC™ et FSC prélèvent chaque
année une redevance sur le CA des produits issus de la forêt et/ou des produits
contenant du bois ou de la fibre de bois.
Le CA retenu est celui de la dernière année fiscale révolue. L'entreprise fournira
sur le site CERTIF.ME
• la liasse fiscale de l'année précédente à l'appui de son calcul, AGREMENT
DGFIP C5114.10016 2 - DGFiP N° 2033-B 2014.
• et une attestation de son expert comptable en cas de Chiffre d'affaires
partiel soumis à certification.
CERTIF.ME facturera et encaissera les redevances selon les barèmes des
®
certificats individuels PEFC™ et/ou FSC joints en annexe et disponibles sur le site
CERTIF.ME pour l'année en cours.
6. TARIF ET PAIEMENT
®
Dans le cadre des certifications groupe PEFC™ et/ou FSC , le tarif du service
CERTIF.ME comprend l'accès au logiciel de certification et la certification groupe, y
compris les audits externes de certification.
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Il ne comprend pas les redevances PEFC™ et FSC , ni les audits supplémentaires
exigés par l''Organisme de Certification en cas de manquement de l'entreprise
cliente, ni une quelconque prestation annexe.
L'entreprise recevra 1 facture pour le service CERTIF.ME et 1 pour chaque
®
redevance PEFC™ et/ou FSC en fonction des certifications choisies par elle.
®
La redevance PEFC™ et/ou FSC est payable au minimum 1 mois avant
l'anniversaire de la certification directement à CERTIF.ME au tarif des certificats
individuels en vigueur pour ces labels,
A défaut d'avoir répondu aux demandes de CERTIF.ME et mis en œuvre les
paiements demandés, le contrat sera résilié de plein droit et aux torts du client.
7. ANNEXES
Tarifs CERTIF.ME
®
Tarifs redevances PEFC™ et FSC .
Modalités de l'hébergeur.
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