Primer najema zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov

Uveljavitev prenovljenih
Usmeritev za državno notranje revidiranje
Primer najema zunanjih izvajalcev in/ali
strokovnjakov
Pripravile:
Brigita Raščan
Barbara Kotar-Palčič
mag. Erna Štefe
Ljubljana, 7. 11. 2014
Predstavitev zajema
-prikaz pravnih in strokovnih izhodišč, vezanih na najem zunanjih
izvajalcev ali strokovnjakov
-prikaz praktične
strokovnjakov
izvedbe
najema
zunanjih
izvajalcev
in/ali
-nekatere napotke pri opiranju notranje revizije na delo zunanjih
izvajalcev in strokovnjakov
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
Zavezujoča pravila državnega notranjega revidiranja
1. Zakon o javnih financah ter predpisi, izdani na njegovi podlagi,
ki urejajo notranji nadzor javnih financ
•ZJF, 100. člen – predstojnik je odgovoren za vzpostavitev in delovanje
ustreznega sistema finančnega poslovodenja in kontrol ter notranjega
revidiranja
•Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega
nadzora javnih financ
–12. člen – zunanje izvajanje notranjega revidiranja;
–16. člen – tudi v tem primeru je odgovornost za notranje revidiranje na
proračunskem uporabniku;
–19. člen – pogoji za izvajanje notranje revizije - predhodno pisno soglasje
predstojnika, če pride pri izvajanju revizije do potrebe po uporabi posebnih
znanj in veščin
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
2. Usmeritve za državno notranje revidiranje
•Uvodna določila, tč. 1.4. (Načini organiziranja notranjega revidiranja) –
opredelitev zunanjega izvajalca storitev notranjega revidiranja
•Standard 1000 – NAMEN, PRISTOJNOSTI, ODGOVORNOST IN
NALOGA
SNR1000.SLO.DNR
Notranjerevizijski pravilnik mora poleg zahtev Standarda 1000
opredeljevati tudi:
a)možnost najema zunanjih strokovnjakov, ko se pri izvajanju
notranjerevizijske dejavnosti pojavi potreba po uporabi posebnih znanj in
veščin
b)možnost najema zunanjih izvajalcev notranjega revidiranja, ko
notranjerevizijska služba z obstoječim številom notranjih revizorjev ne
zmore zagotoviti izvedbe potrebnega obsega dela
c)nadzor vodje notranje revizije nad delom zunanjih izvajalcev notranjega
revidiranja
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
• Standard 1210 – STROKOVNOST
Notranji revizorji morajo imeti ali pridobiti znanje, veščine in druge
sposobnosti, ki so potrebne za izvajanje posameznih nalog
• Standard izvedbe 1210.A1
Vodja notranje revizije mora pridobiti ustrezen nasvet in pomoč, če notranji
revizorji nimajo znanja, veščin in drugih sposobnosti, potrebnih za izvedbo
celotnega ali dela posla
SNR1210.A1.SLO.DNR
Pobudo za najem zunanjega strokovnjaka (praviloma) pisno utemelji vodja
notranje revizije in jo posreduje predstojniku proračunskega uporabnika.
Predstojnik pobude brez pisne utemeljitve ne sme zavrniti. V primeru
najema zunanjega strokovnjaka je za nadzor nad njegovim delom
zadolžen vodja notranje revizije.
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
• Standard 2070 – ZUNANJI IZVAJALCI STORITEV IN
ODGOVORNOST ORGANIZACIJE ZA NOTRANJE REVIDIRANJE
Kadar opravlja storitve notranje revizije zunanji izvajalec storitev, mora
organizacijo posebej opozoriti na to, da je organizacija sama odgovorna za
vzdrževanje uspešne notranje revizije
3. Stališča Urada RS za nadzor proračuna (UNP)
Posebnega stališča (še) ni
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
Zelo priporočena pravila državnega notranjega revidiranja
4. Smernice UNP
Izdane smernice (še) ni
5.Svetovalni napotki, izdani s strani Inštituta notranjih revizorjev
(IIA) – nekateri najpomembnejši napotki s tega področja so npr.:
•Svetovalni napotek 1210 – 1: Strokovnost (januar 2009)
Tč. 5: Notranjerevizijski predstojnik (NRP) lahko pridobi pomoč veščakov
zunaj notranjerevizijskega izvajalca (NRI), da podpirajo ali dopolnijo
področja, na katerih NRI ni dovolj strokovno usposobljen.
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
• Svetovalni napotek 1210.A1-1: Pridobivanje zunanjih izvajalcev
storitev za podporo ali dopolnitev NRI (januar 2009)
– Tč. 1: Vsak član NRI ni nujno usposobljen v vseh strokah. NRI lahko
uporablja zunanjega izvajalca storitev ali notranje dejavnike, ki so
usposobljeni v strokah, kot so računovodenje, revidiranje, ekonomija,
finance, statistika, informacijska tehnologija, tehnika, obdavčevanje,
pravo, okoljske zadeve in druga področja.
– Tč. 4. Kadar namerava NRP uporabiti in se zanašati na delo zunanjega
izvajalca storitev, mora pretehtati njegovo usposobljenost, neodvisnost
in nepristranskost zaradi posebne naloge, ki naj bi jo opravil. Takšna
presoja je prav tako potrebna, kadar zunanjega izvajalca storitev izbere
višje poslovodstvo ali svet ter namerava NRP zunanjega izvajalca
storitev uporabiti in se zanašati na njegovo delo.
Kadar izbor opravijo drugi in NRP po presoji ugotovi, da ga ne želi in se
ne bi zanašal na njegovo delo, je treba o takih izsledkih na primeren
način poročati višjemu poslovodstvu ali svetu.
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
• Svetovalni napotek 2050-3: Opiranje na delo drugega dajalca
zagotovil (oktober 2010)
– Tč. 1: Notranji revizor se lahko opira na delo drugega notranjega ali
zunanjega dajalca zagotovil ali uporablja njegovo delo pri dajanju
zagotovil svetu o upravljanju, ravnanju s tveganjem in obvladovanju.
– Tč. 4: Če notranji revizor zaposli dajalca zagotovil, naj utemelji
pričakovanja o takšni zaposlitvi v pogodbi ali sporazumu. Najmanjši
obseg pričakovanj naj bo določen za naravo in lastništvo izsledkov,
metode/tehnike, naravo postopkov in podatke ter informacije, ki bodo
uporabljeni, za poročila o poteku/nadziranju, ki zagotavljajo ustreznost
dela, in tudi za zahteve pri poročanju.
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
- Tč. 10: Raven sklicevanja na drugega dajalca zagotovil je pod vplivom
dejavnikov:
- neodvisnosti,
- nepristranskosti,
- usposobljenosti,
- sestavin uporabljenih postopkov,
- ustreznosti izvajanja revizijskega dela in
- zadostnosti revizijskih dokazov, ki podpirajo dano raven zagotovila.
Če se poveča tveganje ali pomen delovanja, ki ga pregledujejo drugi dajalci
zagotovil, mora notranji revizor zbrati več informacij o teh dejavnikih in
pridobiti dodatne revizijske dokaze ter dopolniti delo, ki ga je opravil drug
dajalec zagotovil. Da bi povečal raven sklicevanja na izsledke, lahko NRI
ponovno preizkusi izsledke drugega dajalca zagotovil.
Najem zunanjih izvajalcev in/ali strokovnjakov
Pravna in strokovna izhodišča
• Svetovalni napotek 2340-1: Nadziranje posla (januar 2009)
– v povezavi s standardom, ki določa: Posle je treba ustrezno nadzirati,
da se zagotovi, da so cilji doseženi, kakovost in se zaposleni strokovno
izpopolnjujejo;
– in pojasnilom: Obseg zahtevanega nadziranja je odvisen od
strokovnosti in izkušenj notranjih revizorjev ter od zapletenosti posla.
– Vodja notranje revizije je splošno odgovoren za nadziranje posla ne
glede na to, ali ga opravlja notranja revizija sama ali ga zanjo opravi kdo
drug, lahko pa imenuje ustrezno izkušene člane notranje revizije, da
opravijo pregled. Ustrezne dokaze o nadziranju je treba dokumentirati in
hraniti.
Tč. 2: NRP je odgovoren za vse notranjerevizijske posle, ki jih opravi NRI
ali so opravljeni zanj, ter za vse pomembne strokovne sodbe, narejene
od začetka do konca posla.
6. Druge smernice in metodološka gradiva, izdana s strani IIA
Practice Guide: Reliance by Internal Audit on Other Assurance Providers
(december 2011)
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
V nadaljevanju smo se osredotočili na praktično izvedbo najema zunanjih
izvajalcev storitev notranjega revidiranja kot dopolnitev notranje revizijske
dejavnosti v organizaciji oz. na najem zunanjih strokovnjakov v primeru potrebe
po uporabi posebnih znanj in veščin (v nadaljevanju: zunanji izvajalci), na
pobudo vodje notranje revizije.
Potrebno je določiti:
•odgovornosti in pristojnosti naročnika in zunanjega izvajalca
•obličnost, hrambo (dostop) in lastništvo revizijskega delovnega gradiva
•vsebino pogodbe
•sodila za izbor zunanjega izvajalca
•spremljanje oz. nadzor nad delom zunanjega izvajalca
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Postopek izbire zunanjega izvajalca - v skladu s predpisi javnega naročanja
Vrsta postopka - odvisna od ocenjene vrednosti naročila
Smernice SIR za oblikovanje cen revizijskih storitev
za sodelavca pri nalogi
med 34,92 in 43,65 €
za revizorja pri nalogi
med 56,74 in 69,84 €
za vodjo revizijske skupine
med 78,57 in 104,76 €
za vodjo revizijskega področja
med 104,76 in 126,58 €
za strokovnega direktorja družbe
med 135,31 in 161,50 €
(http://www.si-revizija.si/sekcijarevizorjev/smernice-cen-storitev)
Izkušnje: povprečna cena revizorjeve ure od 60 do 75 eur brez DDV
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Ob začetku postopka javnega naročila in v ponudbeni oz. razpisni
dokumentaciji je potrebno jasno opredeliti najmanj:
-vrsto, področje in cilje dela zunanjega izvajalca
-obdobje pregleda
-vsebino ponudbe
-zahtevano usposobljenost zunanjega izvajalca
-zahteve glede neodvisnosti in nepristranskosti zunanjega izvajalca
-zahteve glede varovanja podatkov
-vzorec pogodbe
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Vrsta, področje, cilji dela zunanjega izvajalca , obdobje pregleda
Določeno v potrjenem letnem načrtu notranjega revidiranja oz. v sklepu o
uvedbi izredne notranje revizije
Vsebina ponudbe
-predlog pristopa izvedbe notranje revizije s kratkim opisom uporabljene
metodologije
-podatke o skupini, ki bo izvajala revizijo
-časovni okvir izvedbe revizije
-ponujena cena, razdelana po nalogah
-reference na revidiranem področju
-izjava, da pri ponudniku ne obstajajo okoliščine, ki bi predstavljale nasprotje
interesov v odnosu do naročnika ter da bo, v kolikor do takšnih okoliščin pride,
ponudnik o nasprotju interesov takoj pisno obvestil naročnika
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Zahteve glede usposobljenosti zunanjega izvajalca
•Svetovalni napotek 1210.A1-1
Zunanji izvajalec mora imeti potrebno znanje, veščine in druge
sposobnosti za izvajanje posla, pri čemer je potrebno upoštevati:
•poklicni certifikat, licenco ali drugo vrsto usposobljenosti zunanjega izvajalca iz
ustrezne stroke;
•članstvo zunanjega izvajalca v ustreznih strokovnih organizacijah in njegovo
usklajenost s kodeksom etike takih organizacij;
•ugled zunanjega izvajalca, ki lahko vključuje stike z drugimi, ki so seznanjeni z
njegovim delom;
•izkušnje zunanjega izvajalca glede na vrsto obravnavanega dela;
•obseg izobraževanja in usposabljanja, ki ga je zunanji izvajalec opravil za
stroke, ki se nanašajo na določen posel;
•znanje in izkušnje zunanjega izvajalca pri dejavnosti, s katero se ukvarja
organizacija.
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
• SIR: Stališče 1 - Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti
Od zunanjega izvajalca mora naročnik zahtevati najmanj:
- vsaj vodja skupine mora imeti pridobljen ustrezen strokovni naziv
- dokazilo o nenehnem strokovnem izpopolnjevanju
- ustrezne izkušnje pri notranjem revidiranju (vsaj tri leta
notranjerevizijske dejavnosti)
izvajanja
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Zahteve glede neodvisnosti in nepristranskosti
•Usmeritve za državno notranje revidiranje – Kodeks etike
Če notranji revizorji, zaposleni kot izvajalci notranjega revidiranja pri
proračunskih uporabnikih, kot zunanji izvajalci oz. za zunanjega izvajalca
opravljajo storitve notranjega revidiranja v drugih proračunskih uporabnikih,
morajo pred pričetkom izvajanja takšnega posla obvezno pridobiti soglasje
predstojnika proračunskega uporabnika, pri katerem imajo sklenjeno delovno
razmerje, in soglasje vodje notranjerevizijske službe, v kateri so zaposleni.
Sklic na navedena soglasja mora biti obvezno vsebovan v pogodbi o
opravljanju storitev notranjega revidiranja.
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
• Svetovalni napotek 1210.A1-1
Neodvisnost in nepristranskost se nanaša na morebitno
- finančno,
- organizacijsko ali
-osebno povezavo
zunanjega izvajalca z organizacijo in notranjerevizijskim izvajalcem, ki bi
preprečevala zunanjemu izvajalcu nepristranske in objektivne sodbe ter mnenja
pri opravljanju posla ali poročanju o njem.
•SIR: Stališče 1 - Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti
Od zunanjega izvajalca mora naročnik zahtevati:
- izjavo, da z opravljanjem notranjerevizijskih storitev zunanji izvajalec ne
bo v navzkrižju interesov in v nasprotju z zakonskimi določili
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Zahteve glede varovanja podatkov
SIR: Stališče 1 - Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti
Zunanji izvajalec je dolžan trajno varovati kot zaupne vse podatke, informacije
in dokumentacijo, ki so mu dani na razpolago ali do katerih ima dostop v zvezi
z opravljanjem storitev, ter jih ne sme razkriti nepooblaščenim osebam
Če bo imel zunanji izvajalec dostop tudi do osebnih podatkov, je potrebno
upoštevati tudi določbe Zakona o varstvu osebnih podatkov
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Revizijsko delovno gradivo
-zunanji izvajalec mora pripravljati delovno gradivo v skladu z zahtevami
usmeritev za državno notranje revidiranje (načrt notranje revizije, delovni
program posla, zapisi o njegovem uresničevanju in drugo)
-lahko se hrani pri izvajalcu ali pri naročniku
-če se hrani pri izvajalcu, mora le-ta vodji notranje revizije na njegovo zahtevo
omogočiti dostop do gradiva (npr. pri izvajanju zunanje presoje kakovosti
notranjerevizijske dejavnosti)
•obličnost gradiva je lahko prepuščena zunanjemu izvajalcu ali se zahteva, da
upošteva notranjerevizijsko metodologijo naročnika
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Merila za izbiro zunanjega izvajalca
Priporočljivo je upoštevati kombinacijo meril:
•cena izvedbe storitev,
•usposobljenost članov revizijske skupine,
•reference ponudnika.
SIR: Stališče 1 - Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti
Vpliv cene naj ne preseže 60 % vseh meril.
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Pogodba o poslu naj vsebuje:
-cilje in obseg dela, vključno s poročili in časom izvedbe posla
-odgovornega vodjo skupine zunanjega izvajalca in njegov strokovni naziv
-vodjo notranje revizije naročnika
-obvezo zunanjega izvajalca o spoštovanju pravil notranjega revidiranja oz. v
primeru drugih poslov o spoštovanju drugih strokovnih pravil
-določilo o dostopu do prostorov, dokumentacije in osebja naročnika
-obličnost, lastništvo in hranjenje oz. dostop do delovnega gradiva o poslu
-dogovor o medsebojnem obveščanju in poročanju
-odgovornost izvajalca in njegovih zaposlenih ter morebitnih podizvajalcev,
med drugim tudi za varovanje zaupnosti podatkov, zlasti če bo imel dostop do
osebnih, občutljivih ali zaupnih podatkov oz. poslovne tajnosti ⇒ posebno
določilo v pogodbi in/ali izjava o varovanju zaupnih podatkov
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
-način izvajanja spremljanja izvedbe priporočil
-razkritje, da ni navzkrižja interesov
-če posel izvaja notranji revizor, zaposlen pri drugem proračunskem
uporabniku, soglasje predstojnika proračunskega uporabnika, pri katerem ima
sklenjeno delovno razmerje, in soglasje vodje notranjerevizijske službe, v kateri
je zaposlen
-osebo, ki bo na strani naročnika izvajala nadzor nad zunanjim izvajalcem
-način izvajanja nadzora
-ostale odgovornosti pogodbenih strank
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Odgovornost notranjerevizijskega predstojnika
-presoja usposobljenosti, neodvisnosti in nepristranskosti zunanjega izvajalca
-ustrezna izbira zunanjega izvajalca
-primerna pogodbena opredelitev
-spremljanje dela zunanjega izvajalca
SNR1000.SLO.DNR
Nadzor vodje notranje revizije nad delom zunanjih izvajalcev notranjega
revidiranja
SNR1210.A1.SLO.DNR
V primeru najema zunanjega strokovnjaka je za nadzor nad njegovim delom
zadolžen vodja notranje revizije
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Svetovalni napotek 2340-1
Vodja notranje revizije je splošno odgovoren za nadziranje posla ne glede
na to, ali ga opravlja notranja revizija sama ali ga zanjo opravi kdo drug,
lahko pa imenuje ustrezno izkušene člane notranje revizije, da opravijo pregled.
Ustrezne dokaze o nadziranju je treba dokumentirati in hraniti.
Notranjerevizijski predstojnik izvaja nadzor nad delom zunanjega izvajalca,
tako da:
-pred pričetkom izvajanja notranje revizije odobri načrt izvajanja notranje
revizije
-pred izvedbo odobri program(e) dela za dosego ciljev notranje revizije
-odobri osnutek poročila in končno poročilo
- določi obličnost navedenih dokumentov
Praktična izvedba
najema zunanjega izvajalca in/ali strokovnjaka
Na obseg potrebnega nadzora vpliva zlasti:
-
usposobljenost in reference zunanjega izvajalca,
njegova neodvisnost in nepristranskost,
zapletenost zadeve, na katero se nanaša delo zunanjega izvajalca,
obseg potrebnih del in njegov pomen v okviru notranje revizijskega posla,
uporabljeni standardi oziroma metodika dela in s tem povezano zagotavljanje
kvalitete in strokovnosti dela
Opiranje na delo zunanjega izvajalca storitev
Na odločitev o opiranju na delo zunanjega izvajalca bo vplivala presoja
primernosti in sprejemljivosti ugotovitev in priporočil zunanjega izvajalca,
podanih v njegovem poročilu ali drugi dogovorjeni obliki. Pri tem je pomembno
zlasti naslednje:
•opredelitev vrste, področja in ciljev dela zunanjega izvajalca v njegovem
poročilu,
•navedba obdobja pregleda in morebitnih omejitev pregleda,
•ocena usposobljenosti, neodvisnosti in nepristranskosti zunanjega izvajalca s
strani notranje revizije,
•proučitev, ali so revizijski dokazi ustrezni in zadostni za določitev obsega
uporabe in sklicevanje na drugega dajalca zagotovil, na podlagi česar bo
morda potrebno opraviti dodatno delo za pridobitev ustreznih in zadostnih
revizijskih dokazov,
•po potrebi ponovni preizkus ugotovitev zunanjega izvajalca.
Opiranje na delo zunanjega izvajalca storitev
Svetovalni napotek št. 1210.A1-1 tudi določa, da kadar NRP sestavi poročilo
o poslu in je pri poslu sodeloval zunanji izvajalec storitev, naj se po potrebi
sklicuje na takšne storitve. Zunanji izvajalec storitev mora biti o tem obveščen,
in če je to ustrezno, naj NRP pridobi njegovo soglasje, preden se sklicuje v
poročilu o poslu na njegove storitve.
Tudi v primeru priporočil, danih s strani zunanjih izvajalcev storitev, notranja
revizija ocenjuje ustreznost, uspešnost in pravočasnost poslovodskih ukrepov,
ali pa, da je poslovodstvo prevzelo tveganje zaradi neizpolnjevanja.
Opiranje na delo zunanjega izvajalca storitev
Nekateri drugi viri, ki jih lahko uporabimo kot dobro prakso:
Stališče 1 Zunanje opravljanje notranjerevizijske dejavnosti (Slovenski inštitut
za revizijo)
http://www.si-revizija.si/sites/default/files/nr-Stalisce_1-Outsourcing.pdf
MSR 620 Uporaba dela revizorjevega veščaka (Slovenski inštitut za revizijo)
http://www.si-revizija.si/sites/default/files/standardi/msr_620.pdf
Hvala za pozornost