Nøtterøy kommune viser vei

presenterer erfaringer fra våre kunder
PÅ NETT: Bjørn Erikstad, leder av utedrift og Roger Herstad, Overingeniør i Nøtterøy kommune ønsker tettere kontakt med innbyggerne.
Nøtterøy kommune viser vei
– en foregangskommune innen kommunal vedlikeholdsstyring.
Nøtterøy kommune utedrift ser hele tiden etter nye muligheter for
driften og hvordan best utnytte potensialet til Infor EAM.
Fokuserer på løsninger
For å møte utfordringene med stadig strengere krav til økonomistyring innad i kommunen og økte krav til innsyn i hva som blir
vedlikeholdt, valgte Nøtterøy kommune i
2003 å innføre vedlikeholdsløsningen Infor
EAM fra Psiam. På denne måten ønsket man
å få en oversikt og struktur på alt vedlikeholdsarbeidet, samt å sikre en mer kostnadseffektiv løsning for kommunen.
Kontroll på dokumentasjon og vedlikehold
“Dokumentasjon og internkontroll er vesentlig forbedret, da alt vi gjør lagres i Infor
EAM,” sier Roger Herstad, Overingeniør i
Nøtterøy kommune. Oversikt over alle
arbeider, både forebyggende og korrektivt
vedlikehold, samt innmeldte arbeider fra
ansatte og kunder legges inn i løsningen.
Integrasjon mot driftskontrollsystem for
overføring av alarmer gjør det enkelt og
tidsbesparende å generere arbeidsordre.
“Nå tar det 30 sekunder å få ut en samlet
oversikt over dette på for eksempel vann
eller avløp noe som viser at vi har full kontroll”, forteller Herstad videre.
Utedrift
Utedrift er en felles driftsenhet for driftsog anleggsseksjonen i Nøtterøy kommune
for vann, avløp, lekeplasser, grøntforvaltning, drift av maskiner og biler, samt en
renholdsavdeling. Utedrift for Eiendomsforvaltningen består av driftspersonell
innenfor bygningsdrift. Enhetene representerer et stort og varierende arbeidsområde og skal oppfylle mange ulike lover og
krav til internkontroll med lite ressurser.
“Derfor er et godt system viktig for oss
slik at vi bedre kan argumentere internt
for ressurser, samtidig som kundene våre
krever tilgang til informasjon. For å kunne
levere dette, forutsettes system og oversikt, noe vi har oppnådd med hjelp fra
Psiam og Infor EAM”, konstaterer Herstad.
Sparer tid og ressurser
Nøtterøy mener de nå utfører et mer effek-
Mål med EAM:
• Skape effektiv og oversiktlig arbeidsstyring
• Forbedre internkontroll og utstyrsinformasjon
• Felles samarbeid med andre seksjoner og avdelinger for å redusere kostnader og forenkle og
samkjøre opplæringsbehov
• Være et bindeledd mellom drift og overordnet
ledelse og ingeniører ved å måle og dokumentere leveringstider. • EAM skal bidra med relevant informasjon
til teknisk, prosjektavdelinger og ledelse i
forbindelse med sårbarhetsanalyser som benyttes som underlag for vurdering av ombygginger og reinvesteringer, samt LCC som benyttes
som evalueringskriterie ved nyanskaffelser.
tivt vedlikehold fordi de har fått muligheten til å se de ulike vedlikeholdsoppgavene samlet. Dermed har de kunnet slå sammen enkelte oppgaver og
på denne måten spare både tid og
ressurser. Samtidig har man forkortet
vedlikeholdsintervallet på bestemte
jobber for å sikre nødvendig kvalitet,
mens man på andre oppgaver har sett
presenterer erfaringer fra våre kunder
at et forlenget intervall er mer hensiktsmessig. Ved hjelp av bærbare PCer med
trådløs tilkobling via en mobil kontorløsning har drifts- og vedlikeholdsarbeiderne
tilgang til både arbeidsordre og utstyrsopplysninger online. Gjennom bruk av
Infor EAM vet man nå til en hver tid hva
slags vedlikehold som er påkrevd og man
er sikre på at intervallene er korrekte.
Kommunen har laget flere rapporter som
blir sendt ut automatisk til fastsatt tid til
spesifikke medarbeidere. Dette er rapporter om avvik, oversikter over timer på
pumper, liste over arbeidsordre til ekstern
leverandør, etc. Rapportene sparer kommunen for mye tid og er følgelig svært
ressursbesparende.
Ute i felt
inneholder informasjon om arbeid og utstyr som brukerne skal benytte, samt en
overføring av alarmer fra driftskontrollsystemet, oppdatert ved enkle tastetrykk.
På nett med innbyggerne
Nøtterøy kommune drift- og anleggsseksjon har lenge ønsket å tilrettelegge for
bedre kommunikasjon med publikum og
har sammen med Psiam utviklet en nettportal for feilmeldinger. Der kan innbyggerne melde inn feil og mangler på veier,
vann og avløp, park og friområder direkte
til kommunens utedrift.
“Vi opplever at folk syns det er fint å
ha direkte kontakt med oss”, sier Bjørn
Erikstad, leder av utedrift i Nøtterøy kommune.
“Arbeidet blir mer
effektivt når alt er
samlet på ett sted.”
Rett inn i systemet
Foruten et antall
Alle henvendelsene
v a n l i g e b r u k e re
fra publikum via
av systemet, har
feilmeldingstjeneskommunen mobile
ten går direkte inn i
brukere som benytkommunens system
Roger Herstad,
ter PDA-løsning, slik
og lagres som en
Overingeniør i Nøtterøy kommune.
arbeidsanmodning
at de kan ta med
seg informasjon om oppgaver og utstyr ut sammen med utedrifts interne arbeidsani felt og tilbakerapportere direkte. Psiam modninger. Innbyggeren får deretter
har også utviklet en lett anvendelig web- automatisk en bekreftelse på e-post at
side for arbeidsanmodninger som ligger saken er mottatt og en link der man kan
tilgjengelig for alle ansatte i kommunen. følge sakens utvikling.
Feilmeldingstjenesten er dynamisk
Der kan det meldes inn feil og mangler,
eller ønsker om nye tjenester eller arbeid integrert med kommunens drift- og vedsom er skadeforebyggende. Spesielt likeholdssystem Infor EAM. Når man fyller
er løsningen populær blant skoler og inn i feilmeldingsskjemaet på nettet vil
barnehager som på en mye enklere måte det som kommer opp av valg i nedtrekksenn før kan melde inn. Denne løsningen menyene gjenspeile dynamisk det som er
gir en svært god internkontroll, da den registrert i Infor EAM.
sørger for dokumentasjon om hva som er
Alle typer henvendelser som meldes
meldt inn, hvem som har meldt det inn, inn blir klassifisert på en bestemt måte,
hvordan forespørselen ble behandlet og slik at utedrift kan få ut statistikk over
hva som til slutt ble gjort.
hvilke henvendelser som oftest blir meldt
Andre løsninger som er etablert ved inn, etc. Det lages også en rapport som
hjelp av Infor EAM er en serviceweb som automatisk blir generert og distribuert
Psiam er en ledende leverandør av vedlikeholdssystemer i Norge og Sverige med mer enn 20 års
erfaring innen vedlikeholdsstyring. Selskapet er
sertifisert Microsoft Solutions Partner, Oracle Gold
Partner og Infor Channel Partner og arbeider for
å skape økt lønnsomhet for våre kunder gjennom
bedre vedlikehold.
www.psiam.no
til drifts- og anleggssjefen og driftsleder
månedlig, slik at de kan holde oversikt
over hendelsene som er meldt inn.
“Arbeidet blir mer effektivt når alt er samlet på ett sted. Med den nye feilmeldingstjenesten slipper folk å være avhengige
av kommunens åpningstider og de kan
følge med på saksgangen. Dessuten blir
ingen henvendelser borte på veien”, sier
Roger Herstad. ■
EAM I NØTTERØY KOMMUNE:
• Samarbeid mellom forskjellige avdelinger;
vann, avløp, park, lekeplasser, verksted, hjemmevask, bygningsvedlikehold, IT-avdeling,
Tønsbergfjordens avløpsanlegg (TAU)
• Integrasjon mot driftskontrollsystem og tilhørende rapportsystem
• Arbeidsordre til eksterne firma utføres i EAM
• Forebyggende og korrektivt vedlikehold
• 11000 arbeidsordre ble generert i 2012
• 14000 forskjellige utstyrstagger er registrert
• Håndtering av avvik i forhold til lover og forskrifter
Infor EAM i offentlig forvaltning
“Infor EAM har igjennom mange år vært benyttet
hos kommuner verden over med dokumenterte
og gode resultater. Også i Norge har vi en rekke
fornøyde kunder i denne sektoren som benytter
Infor EAM til vedlikehold og drift.
Systemet er svært fleksibelt og tilpasses enkelt
de ulike kundenes behov. Kombinert med webtilgang og mulighet for GIS integrasjon, får man en
løsning som passer svært godt også for offentlig
sektor”, sier Einar Alexander Andersen, Country
Manager i Psiam. “Vi gleder oss over det miljøet
vi ser vokser frem blant våre brukere i kommunal sektor og til å fortsette å møte deres behov”,
avslutter han.
Einar Alexander Andersen
Country Manager
Psiam AS, Norge
Mobil: +47 41 53 73 13
einar.alexander.andersen@psiam.no
Lothar Dröschmeister
Services Director
Psiam AB, Sverige
Mobil: +46 733 311 955
lothar.droschmeister@psiam.se
Infor EAM er et av verdens mest utbredte vedlikeholdssystem med 15 000 kunder verden over
og en rekke gode referanser i Norge og Sverige.
Systemet er brukervennlig og fleksibelt og
tilpasses deres behov.
Infor er en global leverandør av forretningsløsninger med mer enn 8.100 ansatte, kontor i over
100 land og mer enn 70.000 kunder verden over
– hvorav over 15.000 benytter Infor EAM. Global
forankring – lokal tilstedeværelse. www.infor.com