Last ned som PDF

Veien til en profesjonell rekrutteringsprosess –
20 prosesser rekrutteringsløsninger må støtte
Veien til en profesjonell rekrutteringsprosess –
20 prosesser rekrutteringsløsninger må støtte
Rekrutteringsprosessen er i mange virksomheter basert på tenkning og teknologi fra
tiden før nettbaserte løsninger.
Videre er det en utfordring å definere de krav som må stilles
til teknologi for at disse mulighetene skal kunne utnyttes.
Ny teknologi gjør det i dag mulig å redusere den administrative belastningen samtidig som rekrutteringsarbeidets
kvalitet og effektivitet økes.
Ved vurdering av rekrutteringsløsninger velger beslutningstagere i økende grad å legge vekt på å teste forskjellige
løsninger opp mot hverandre. Dette gir et langt bedre
beslutningsgrunnlag enn leverandørpresentasjoner isolert.
I arbeidet med profesjonalisering av rekrutteringsprosessen
kan det være vanskelig å få oversikt over de mange
mulighetene den nye teknologien byr på.
Hensikten er å hjelpe personalledere og andre involverte i
rekrutteringsprosesser å identifisere og evaluere de
prosesser en rekrutteringsløsning må støtte.
Employer branding
Rekrutteringsprosessen er en del av kandidatens førsteinntrykk av din organisasjon. Både prosess og kommunikasjon
gjenspeiler på godt og vondt din organisasjons identitet.
Dette dreier seg ikke bare om merkevarebygging i tradisjonell forstand.
Det dreier seg søkeropplevelsen – om følelsen av å bli
behandlet på en profesjonell og personlig måte, vissheten
om at konfidensialitet er ivaretatt og følelsen av å ha oversikt over hvor man er i søknadsprosessen. Rekrutteringsprosessen må gjenspeile og understøtte de forventninger
kandidaten har til organisasjonen som arbeidsgiver.
Det er også viktig at de som ikke når opp har en positiv
opplevelse som søker, slik at de blir gode ambassadører for
din organisasjon.
Med en solid plattform for din rekrutteringsprosess vil du
oppleve at din organisasjon kan konkurrere mer effektivt
om de beste kandidatene i et trangt arbeidsmarked. Kandidater forventer å bli behandlet på en effektiv og profesjonell
måte. Heldigvis trenger ikke dette være en uoverkommelig
utfordring med en velfungerende teknologisk plattform.
Relasjonsledelse
Ett av de grunnleggende prinsippene bak strategisk rekruttering, er ideen om å etablere og vedlikeholde en relasjon
med potensielle kandidater. På samme måte som løsninger
for kunderelasjonsledelse (CRM) danner grunnlaget for
nære og velfungerende kundeforhold er det mulig å
kultivere nære og konstruktive relasjoner med potensielle
arbeidstagere.
Relasjonsledelse for rekruttering innebærer personlig og informert oppfølging av den enkelte kandidat. Det innebærer
også automatisering av kandidatkommunikasjon der det er
mulig, for eksempel i form av e-postbaserte jobbagenter
som forteller kandidaten om nye relevante jobbmuligheter.
Ved å utvikle en relasjon til interesserte søkere vil organisasjonen alltid ha kostnadseffektiv tilgang til en relevant og
interessert kandidatbase. Dette er ikke bare et godt alternativ til å sette inn stillingsannonser i avisen hver gang en
ny jobb blir ledig. Det er også en unik mulighet til å bygge
en merkevare som arbeidsgiver og kommunisere de mange
fordeler ved å jobbe i nettopp din organisasjon.
nader og slik opparbeide en database med kandidater som
av forskjellige årsaker har en interesse for å jobbe i nettopp
din organisasjon.
Løpende rekruttering er kanskje den ene viktigste ideen organisasjoner kan ta i bruk for å redusere rekrutteringskostnader og øke kandidatenes kvalitet – en idé som er
grunnleggende for etableringen av kandidatdatabasen som
en organisatorisk ressurs.
Konfidensialitetskontroll
For mange stillinger og for organisasjoners interne jobbmarked, er ivaretagelse av konfidensialitet et absolutt krav.
Det er ofte nødvendig å begrense tilgang til ansettelsesprosesser og kandidaters søknader ved å skjerme data fra brukere som ikke er direkte involvert i prosessen. Teknologiske
løsninger må tilby slik skjerming av data.
Hvis man ikke som arbeidsgiver kan garantere konfidensialitet i rekrutteringsprosessen vil man oppleve at kvalifiserte
søkere velger å ikke eksponere seg, og slik ofte gå glipp av
de beste kandidatene. Spesielt i interne jobbmarkeder er
det viktig at ansatte blir gjort oppmerksomme på de
mekanismer som sikrer deres konfidensialitet i det de søker
å utnytte de muligheter organisasjonen tilbyr innen intern
mobilitet.
Kandidatkommunikasjon
Løpende kandidatrekruttering
Ideen bak løpende rekruttering er å unngå kostbare ad hoc
rekrutteringsprosesser hver gang det dukker opp behov for
nye kandidater. I tillegg til stillingsannonser for konkrete stillinger kan din organisasjon dra nytte av å ta imot åpne søk-
Lite er mer frustrerende for en jobbsøker enn manglende
informasjon om egen søknadsprosess. For arbeidsgivere er
det et velkjent administrativt mareritt å holde kandidater
informert, å holde orden på bekreftelser for mottatte
søknader, utsendelse av intervjuinnkallelser, avslagsbrev og
bekreftelser på stillingsbesettelse.
Kvalitetssikret kandidatkommunikasjon er kjennetegnet av
automatisering, men løsninger for kandidatkommunikasjon
må også åpne for personlig kommunikasjon og tilpasning
av kommunikasjon til den enkelte stilling og avdeling.
Det er viktig at all kommunikasjon med kandidater logges
automatisk og er enkelt tilgjengelig for alle involverte.
Automatisering av kandidatkommunikasjon reduserer bruk
av tid og ressurser på rutinemessige administrative
oppgaver.
For å sikre godt innhold er det nødvendig å tilby brukere
støtte i utforming av annonsetekst, slik at både profesjonelle rekrutterere og linjeledere på en optimal måte beskriver og kommuniserer spesifikasjoner for stillingen, de krav
som stilles til søkere og annen relevant informasjon.
Løsningen må ivareta virksomhetens krav til en enhetlig
grafisk profil, for eksempel ved å tilby maler for publisering
på egne nettsider, interne nettsider, annonseportaler og på
trykk.
Løsningen må tillate effektiv krysspublisering til nett og
trykte medier uten at dette fører til dobbeltarbeid.
Saksbehandling
Rekrutteringsprosessen er en sammensatt prosess som
favner en rekke oppgaver, roller og ressurser. En lite overveid og standardisert prosess kan gjøre hverdagen vanskelig for alle involverte – kandidater, rekrutteringsansvarlig,
personalledelse, linjeledere og samarbeidspartnere.
Teknologi kan tilby mye i form av struktur og kvalitetssikring
for rekrutteringsprosessen, og gjøre det mulig for involverte
parter å kommunisere, dele informasjon, koordinere oppgaver og ta beslutninger på en effektiv og strukturert måte.
Når all informasjon er tilgjengelig på ett sted i et nettbasert
system, og er knyttet til de relevante personer og prosesser, blir det mulig å samarbeide uavhengig av tid og sted,
og på tvers av avdelinger og organisasjonsenheter.
Med en felles plattform for rekrutteringsarbeidet vil man
oppleve at det oppstår færre konflikter og misforståelser, at
man unngår koordinasjonsproblemer og problemer med
informasjonsflyt, og at bedre beslutninger kan tas raskere.
Den må inneholde bibliotek for tidligere stillinger, stillingsmaler, standardiserte tekster og bibliotek for bilder og logo.
I Norge er det viktig at løsningen kommuniserer direkte
med aktører som FINN, Zett, Monster og NAVs stillingsdatabaser, mens det internasjonalt er viktig at løsningen
enkelt kan integreres mot lokale og globale jobbsøkerressurser.
Med effektiv og kvalitetssikret publisering av stillingsannonser vil organisasjonen snart dra fordel av redusert
ressursbruk, reduserte kostnader og viktigst av alt –
organisasjonen vil motta gode søknader fra riktig målgruppe, fra kandidater med en korrekt forståelse av og
realistiske forventninger til stillingen.
Pre-screening av kandidater
Screening av søknader gjør det mulig å automatisere
utsortering av kandidater som av åpenbare grunner ikke er
relevante for stillingen. Screeningprosessen sparer tid og
ressurser både for kandidat og organisasjon.
Annonseadministrasjon
Stillingsannonsen er sentral i rekrutteringsprosessen og representerer ofte formaliseringen av en ansettelsesprosess.
Kommer man feil ut fra start kan det være vanskelig å ta
seg inn igjen. Det er viktig at innhold og form kvalitetssikres
og at publiseringsprosessen er effektiv.
Det er for eksempel mulig å screene ut kandidater som ikke
har førerkort , kandidater som ikke har lang nok relevant
arbeidserfaring eller som mangler autorisasjoner, sertifiseringer eller ferdigheter.
Med pre-screening av kandidater slipper rekrutteringsansvarlig å lese CVer og søknader fra søkere som av åpenbare grunner ikke er kvalifiserte. Slik sparer organisasjonen
tid som kan brukes på de riktige kandidatene.
Screening, rangering og utvelgelse
For alle som noen gang har hatt 100 søknader på pulten
vil utvelgelsesfunksjonaliteten i moderne rekrutteringsløsninger fremstå som en betydelig administrativ fordel.
En jobb som tidligere kunne ta dager eller uker vil i dag ta
minutter eller timer.
Rekrutteringsansvarlige kan enkelt sortere ut aktuelle kandidater basert på utdannelse, erfaring og andre relevante
kriterier, og ta i bruk avanserte filtre. Kandidater kan også
scores og rangeres basert på testresultater. Utvelgelse og
sortering av kandidater ved hjelp av strukturerte kandidatdata reduserer bruk av tid og ressurser i utvelgelsesprosessen drastisk samtidig som prosessens kvalitet bedres.
Testing av kandidater
Det er i dag langt enklere å teste kandidater enn det har
vært tidligere. Kandidater testes i økende grad både med
personlighets-, ferdighets, evne- og egnethetstester.
Med testfunksjonalitet integrert i rekrutteringsløsningen er
det både kostnadseffektivt, enkelt og raskt å teste kandidater. Tester kan brukes som et element i pre-screening eller
for verifisering av utvalgte kandidater.
På den måten etableres et godt grunnlag for sortering og
utvelgelse. Tester er også nyttige som grunnlag for jobbintervjuer og for tilrettelegging av opplæring.
Integrert testfunksjonalitet i rekrutteringsløsningen gjør det
mulig å sikre kvaliteten på kandidater og legge grunnlaget
for langsiktige og lønnsomme ansettelsesforhold.
Intervjugjennomføring
Jobbintervjuet er kanskje den viktigste delen av rekrutteringsprosessen, og det er viktig at alt fungerer som det skal
i forberedelsene til, gjennomføringen av og oppfølgingen av
intervjuet.
hjørnesten i arbeidet med å bygge en kandidatdatabase
med relevant, korrekt og oppdatert informasjon.
Selvbetjening gjør det også mulig for kandidater å sørge for
at deres registrerte jobbagenter er oppdaterte og relevante
i forhold til deres aktuelle preferanser.
Erfaring viser seg at tilgang til selvbetjening bidrar til å sikre
kvaliteten på informasjonen i kandidatdatabasen og derfor
er helt sentralt for investeringens nytteverdi. Med sikring av
datakvalitet gjennom selvbetjening sparer rekrutteringsansvarlig en mengde telefoner for å kartlegge og bekrefte
kandidaters oppdaterte status.
Jobbintervjuet er i sin natur en prosess som i større grad er
styrt av mennesker enn av teknologi, og det er derfor viktig
at intervjuere har tilgang til maler og guider for intervjugjennomføring som kan kvalitetssikre og optimalisere den
ofte korte tiden man har ansikt til ansikt med en kandidat.
Kvalitetssikring av kandidatdata
Løsninger må kunne håndtere intervjuinnkallelser og
administrasjon av avtalesetting.
Ved å sikre kvaliteten på informasjonen som blir registrert
og tilpasse informasjonen til den enkelte organisasjon, kan
brukere i rekrutteringsorganisasjonen enkelt hente ut og
analysere kandidatinformasjon ved hjelp av forskjellige filtre
og søkekriterier.
De må tillate samarbeid og deling av informasjon både i
for- og etterkant av intervjuet, og hvis ønskelig bruk av resultater fra gjennomførte tester som underlag for intervjuer.
Et godt planlagt intervju etterfulgt av god deling og utnyttelse av innhentet informasjon, danner grunnlaget for det
riktige valget.
Kandidatdatabasen er nervesenteret i alle rekrutteringsløsninger, og løsningens muligheter og begrensninger tar alle
sitt utgangspunkt i en velfungerende database. Nøkkelen til
en velfungerende kandidatdatabase er strukturerte data.
Samarbeid med eksterne byråer
Det blir mer og mer vanlig å benytte eksterne samarbeidspartnere i rekrutteringsprosesser. Følgelig er det viktig at
løsningen åpner for å samarbeide på en trygg og effektiv
måte med rekrutteringsbyråer og rådgivere.
Selvbetjening for kandidater
For at kandidater enkelt skal kunne presentere korrekt og
oppdatert informasjon om seg selv, er det viktig å tillate
selvbetjening i form av tilgang til egen profil – også etter at
søknaden er sendt inn.
Det må være enkelt å gi eksterne samarbeidspartnere
begrenset tilgang til aktuelle ansettelsesprosjekter og dele
relevant informasjon om stillinger, kandidater og prosesser.
Dette gjør det mulig for kandidater å legge til eller oppdatere informasjon om utdanning, arbeidserfaring, referanser,
interesser og så videre. Selvbetjening for kandidater er en
På denne måten kan man dra nytte av eksterne leverandørers nettverk og kunnskap uten å ta i bruk eksterne
løsninger – og med det beholde kontroll over prosessen og
organisasjonens kandidatdatabase.
Drift av interne jobbmarkeder
Intern mobilitet er en av hjørnestenene for strategisk personal- og organisasjonsutvikling.
Det kan ofte være vanskelig å stimulere intern mobilitet.
Rekrutteringsløsninger må tilrettelegge en arena for
vertikale og horisontale forflytninger.
Stillingsutlysninger kun utlyst internt får ofte ikke den oppmerksomhet de fortjener. Man opplever også ofte at gode
kandidater lar være å søke stillinger av frykt for at informasjon om søknaden skal komme i feil hender.
Det er viktig at rekrutteringsløsninger effektivt kan offentliggjøre interne utlysninger i hele organisasjonen, og at
kandidater er sikret den nødvendige konfidensialitet.
I en verden hvor prosjektbasert arbeid i økende grad er
vanlig, og jobbrotasjon i form av forflytning mellom stillinger
internt er ønskelig, er en velfungerende plattform for drift av
det interne jobbmarkedet uunnværlig.
Organisasjoner med høy intern mobilitet nyter godt av
kunnskapsutveksling mellom avdelinger og divisjoner,
ansatte og ledere med bred forståelse for organisasjonens
forskjellige funksjoner og lojale ansatte som ikke trenger å
lete etter nye muligheter utenfor organisasjonen.
Drift av jobbportal
Jobbportalen er sentral i organisasjonens kandidatkommunikasjon.
Portalen må i likhet med andre nettsteder gjenspeile din
organisasjons grafiske profil og være lett å vedlikeholde og
oppdatere.
En statisk portal kan ikke tilfredsstille alle brukergrupper, og
det er derfor viktig at portalelementer som for eksempel
stillingsannonser kan brukes fritt både på organisasjonens
nettsted, på interne nettsider, hos samarbeidspartnere og i
kampanjesammenheng.
Med en lettdrevet jobbportal og fleksible portalelementer vil
du oppleve at dine gode ideer ikke hindres av teknologiske
begrensninger.
Samkjøring med personal- og økonomisystemer
Større organisasjoner har behov for samspill mellom organisasjonens egne teknologiske løsninger. I forhold til rekrutteringsløsninger dreier det seg ofte om to-veis datautveksling
med systemer for lønn- og personal, og eventuelle løsninger for kompetansestyring.
Personalia og annen registrert informasjon kan da automatisk flyttes over i tilstøtende løsninger ved ansettelse.
Med god integrasjon mellom rekrutteringsløsning og tilstøtende løsninger vil organisasjonen dra nytte av effektiv
informasjonsflyt og se store administrative forenklinger, redusert ressursbruk og en enklere hverdag for nye ansatte.
Arkivering og dokumentasjon
Med økende krav til og behov for dokumentasjon både i
offentlig og privat sektor, er det viktig å stille krav til arkiverings- og dokumentasjonsmekanismer i rekrutteringsprosessen.
Rent bortsett fra formelle krav og viktigheten av god dokumentasjon i tilfelle konflikter, overser mange de praktiske
bruksområdene for dokumentasjon.
Det er for eksempel mulig å hente opp informasjon om
kandidater som er blitt kvalitetssikret i tidligere rekrutteringsprosesser. Når en tidligere kandidat søker på ny
stilling i samme organisasjon, kan man slik spare mye tid
og ressurser.
Integrasjon med sak-/arkivløsninger gir store effektivitetsgevinster, økt sikkerhet og bedret prosesskontroll.
Dokumentasjon av rekrutteringsprosessen, en oppgave
som tidligere var nærmest uoverkommelig, er med nye
teknologiske løsninger blitt en enkel sak.
En rekrutteringsløsning må kunne logge alle aktiviteter i
rekrutteringsprosessen og overføre denne informasjonen til
sak-/arkivløsning ved ansettelsestidspunktet.
I den forbindelse er det viktig at alle delprosesser i rekrutteringsprosessen, for eksempel utsendelse av avslagsbrev, er
godkjent avsluttet. Innebygde kvalitetssikringsmekanismer
kan overvåke dette.
Slik representerer dokumentasjonsprosessen ikke bare et
formelt krav, men også et nyttig verktøy for kvalitetssikring
av rekrutteringsprosessen.
Internrapportering
For kontinuerlig forbedring av rekrutteringsarbeidet er
det viktig å få oversikt over ressursbruk og rekrutteringsaktiviteter.
Gode rapporter gjør det mulig å kartlegge hvor de gode
kandidatene kommer fra, slik at du kan analysere annonseinvesteringer og samarbeidspartnere. De gir oversikt over
kostnader og ressursbruk og innblikk i muligheter og
utfordringer i organisasjonens rekrutteringsprosess.
Med gode rutiner for analyse ved hjelp av interne rapporter
vil man fort kunne redusere kostnader og arbeide strategisk
med bedringer og fjerning av flaskehalser. Gode rapporter
utgjør et uvurderlig styringsverktøy i det personalavdelingen
kultiverer den strategiske og langsiktige form for rekrutteringsarbeid som er nødvendig i dagens arbeidsmarked.
Eksternrapportering
Kravene til rapportering i offentlig sektor føles for mange
som en belastning. Også i privat sektor blir det vanligere å
innberette om for eksempel arbeidsstyrkens sammensetning til bransjeorganisasjoner og i forskningsøyemed.
Krav om innrapportering av for eksempel kandidaters kjønn
og opphavsland kan fortone seg som en uoverkommelig
administrativ byrde, men med rapporteringsfunksjonaliteten
i moderne rekrutteringsløsninger kan jobben være gjort
med få museklikk.
Med mindre fokus på administrative utfordringer kan
personalavdelingen fokusere på strategiske og praktiske
oppgaver som driver organisasjonen fremover.
Overordnede krav til teknologi
Overordnede krav
til leverandør
Fleksibilitet
Åpenhet
Opplæring
Teknologien bak rekrutteringsløsningen
må støtte flere språk, forskjellige måter
å jobbe på og være skalerbar.
Rekrutteringsløsninger kan ikke
arbeide i isolasjon, og løsningen må
sikre enkel integrasjon med økonomi,
personal og kompetanseløsninger,
samt samkjøring med sak-/arkivløsninger.
For all organisasjonsteknologi er tilgang
til opplæring og brukerstøtte nødvendig
for å sikre effektiv og utbredt bruk. Rekrutteringsløsninger er ikke noe unntak.
Sikkerhet
Løsninger må tilby sikkerhet i form av
dataskjerming på bruker- og brukergruppenivå og gjennom sikring av data
mot driftsbrudd, datatyveri, tap av data
og andre nettbaserte trusler på
driftsnivå. De må støtte bruk av
krypterte linjer for trygg utveksling av
informasjon. Dette oppnås enklest
med en sentralisert modell.
Tilgjengelighet
Løsningen må være tilgjengelig
uavhengig av hvor og når man ønsker
å bruke denne. Tilgang må være
nettbasert og støtte vanlige nettlesere.
En tjenestebasert løsning (ASP) gjør
dette mulig.
Brukervennlighet
Teknologien må være gjennomprøvd,
og løsningen må være enkel å ta i
bruk både for rekrutteringspersonell,
samarbeidspartnere, linjeledere og
kandidater.
Løsningspartnere
For å sikre enkel og trygg integrasjon
med andre systemer er det viktig at
organisasjonen har et godt nettverk av
løsningsleverandører og etablerte
løsningssamarbeid med ledende
programvareprodusenter.
Tjenestepartnere
Ingen løsning dekker alle behov og det
er derfor viktig at rekrutteringsløsningen
støtter tilstøtende tjenester fra ledende
aktører i markedet – kandidattesting,
HR-tjenester, portaler og tilsvarende
tjenester.
Norges ledende leverandør av rekrutteringsløsninger
WebCruiter har sitt utspring fra et av Norges største fagmiljøer innen rekruttering.
Organisasjonen er kjent for sin rekrutteringsfaglige tyngde og en vilje og evne til å yte service
utover det som forventes.
WebCruiter tilbyr sine løsninger direkte samt gjennom samarbeidspartnere som
ErgoGroup, Software Innovation, Dossier Solutions og cut-e.
Teknologien er tilpasset offentlig og privat sektor samt profesjonelle rekrutteringsmiljøer gjennom løsningene;
Standard, Mid-size, Enterprise og Professional.
WebCruiter kan vise til kunder som: Helse Vest, ExxonMobil, Statsbygg, Halliburton, Petoro, Leif Höegh & Co,
Rolls Royce Marine, Departementene, Manpower Professional Executive, ElanIT, Adecco Select Nordic,
Kristiansand kommune, Sandnes kommune, Politiet, Mesta, Trolltech, m.fl.
For mer informasjon om profesjonalisering av din rekrutteringsprosess, ta gjerne kontakt med våre partnere
eller WebCruiters salgsavdeling på 22 30 11 50.