Retningslinjer for oppdragsforskning - DIS

Retningslinjer for oppdragsforskning
Vedtatt av DIS-Norges, Slekt og Datas styre 20.09.2014
Retningslinjene inneholder beskrivelse av gjeldende økonomiske og administrative rutiner for
oppdragsforskning utført av DIS-Norge, Slekt og Data. Retningslinjene skal sikre åpenhet om
kriteriene som må være oppfylt for at DIS-Norge, Slekt og Data kan inngå samarbeid med
eksterne samarbeidspartnere, med sikte på å fremskaffe slektsdata til eksterne prosjekter.
Retningslinjene inneholder også nærmere bestemmelser for hvordan slike prosjekter skal
gjennomføres.
1. Innledning
DIS-Norge, Slekt og Data har som en sentral målsetning å øke interessen for slektsforskning
som hobby, og gjennom sitt arbeide være den foretrukne samarbeidspartneren i forhold til å
skaffe til veie slekts- og personalhistorie til eksterne produksjoner. I de senere år har
DIS-Norge, Slekt og Data påtatt seg oppdrag for flere eksterne medieproduksjoner og
formidlet forskeroppdrag til slektsforskere. Disse har gjennom sitt utrettelige og
kvalitetssikrede arbeide har fremskaffet store mengder slektsinformasjon som har blitt
benyttet i flere store eksterne tv-produksjoner, deriblant Alt for Norge m.fl. I dette arbeidet
er det av største viktighet at man har klare retningslinjer for administrasjon og
gjennomføring av slike samarbeidsprosjekter, herunder også kriteriene for utvelgelse av
slektsforskere. Det er videre viktig at man har åpenhet om disse retningslinjene og at
informasjon om denne delen av organisasjonens virksomhet formidles til medlemmene. For
DIS-Norge, Slekt og Data er organisasjonens omdømme av stor viktighet.
Det er ikke anledning til å offentliggjøre informasjon om de enkelte samarbeidsavtaler eller
resultater fra oppdragsforskningen, hverken under produksjon eller fremvisning av de
eksterne medieproduksjoner. Dette er fortrolig informasjon mellom oppdragsgiver og
DIS-Norge, Slekt og Data. Brudd på inngått avtale kan medføre erstatningskrav for DIS-Norge.
I dette dokumentet kalles oppdragstakere som DIS-Norge inngår avtale med, for konsulenter.
Ekstern samarbeidspart som DIS-Norge inngår avtale med, kalles for oppdragsgiver.
2. Administrative rutiner
DIS-Norge, Slekt og Datas administrasjon ved Generalsekretæren er bindeleddet mellom
DIS-Norge, Slekt og Data og oppdragsgiver. Generalsekretæren har, etter delegasjon fra
styret i DIS-Norge, Slekt og Data, ansvar for å forhandle frem utkast til samarbeidsavtale.
Utkast til samarbeidsavtale skal legges frem for styret i DIS-Norge, Slekt og Data, eller
styrets arbeidsutvalg i den grad dette er delegert myndighet til å avgjøre. Administrasjonen v/
Generalsekretæren har ansvar for å påse at det gjøres tilstrekkelige avsetninger av
fremforhandlet honorar, slik at man får dekket organisasjonens kostnader til
arbeidsgiveravgift, skattetrekk og øvrige kostnader i de tilfelle dette er aktuelt.
DIS-Norge, Slekt og Data inngår avtale med konsulenter som har svært god kunnskap om
slektsforskning generelt, men også den ønskede kunnskap i forhold til det enkelte oppdrag.
Dette vil variere, og utvalget skjer alltid i samråd med oppdragsgiver. Når det inngås avtale
med konsulenter, legges det vekt på evne til å levere innen oppsatt frist, kvalitet på
leveransen, og arbeidskapasitet. Omfanget av konsulenter avgrenses av oppdragsgiver i
forhold til det enkelte oppdrag.
Generalsekretæren kan avvise / underkjenne innlevert materiale, når dette framstår som
mangelfullt eller mangler tilstrekkelig kildebelegg. Det er ikke anledning for ansatte i
administrasjonen og/eller medlemmer av styrets arbeidsutvalg å påta seg forskningsoppdrag i
forbindelse med samarbeidsavtaler som er regulert av disse retningslinjer. Er det aktuelt å
benytte andre styremedlemmer i slike oppdrag, klareres dette med styrets arbeidsutvalg.
3. Økonomiske rutiner
Størrelse på DIS-Norges honorar for enkeltstående forskningsoppdrag, fastsettes som ledd i
forhandlinger med oppdragsgiver.
Administrasjonen må fremsette honorarkrav som står i forhold til forventede kostnader til
honorar til konsulentene det inngås avtale med. Ved fastsettelse av honorarkrav, må
administrasjonen innberegne nødvendige avsetninger til dekning av arbeidsgiveravgift og
skattetrekk, i den grad det er aktuelt.
Det inngås skriftlig kontrakt med konsulent, som enten kan ta oppdrag i eller utenfor næring.
Oppdrag i næring foretrekkes – det krever at konsulent har etablert firma /
enkeltmannsforetak og kan fakturere DIS-Norge, Slekt og Data, uten at DIS-Norge pålegges
arbeidsgiveransvar og må utbetale feriepenger og trekke skatt av beløpet.
DIS-Norge, Slekt og Data skal ikke påføres kostnader av betydning, uten at dette
kompenseres gjennom mer omfattende profilering, som for eksempel banner- og
lenkeprofilering på den eksterne produksjons programsider, info-/bannerplakat etter hver
episode av produksjonen.
4. Profilering av og tilgjengeliggjøring av organisasjonens bidrag i
eksterne produksjoner
Ved fremforhandling av avtaler skal det tilstrebes å legge inn krav om at DIS-Norge krediteres
i tilstrekkelig grad for innsatsen, for eksempel i rulletekst og ellers ved omtale av
produksjonen, og at DIS-Norge selv kan bruke oppdraget/avtalen i markedsføringen av egen
organisasjon.