Anne-Kristin Mortensen, Sandnes kommune

Å utforme anbud
26.11.2014
Anne-Kristin Mortensen
Senioringeniør, Bymiljø
Ressursbruk
Tidsbruk ved anskaffelser
foretrukket
tradisjonelt
Forarbeid
Gjennomføring av
konkurranse
Kontraktsoppfølging
Virksomhetsprosess
Regionalt
VAR
selskap
Behov
Hovedplaner
Økonomi
plan
Utfordringsrett
Konkurranseutsetting
OPS
Planlegging
Egenregi
eller
konkurranse
Anskaffelse
Egenregi
eller
konkurranse
Overtagelse
Drift/vedlikehold/
beredskap
Kommunesammenslåing
Sluttbruker
Forarbeid
• Brukerutvalg
• Markedsundersøkelser
• Analyse
• Strategi
Høy
Konsekvensrisiko
Styrke
Strategiske
kjøp
Ikke
kritisk
Flaskehals
Lav
Lav
Høy
Tilgjengelighetsrisiko
Kontraktstype
•
Priskontrakt
•Fastpris
•Prisglidning
•Incitament
•
Kostnadskontrakt
•Dekke leverandørens virkelige
kostnader + avanse
•
Rammeavtale
•regulerer betingelser og/eller
priser – kvantum ikke
nødvendigvis regulert
•Ensidig forpliktende/gjensidig
forpliktende (off.ansk.)
• Opsjonsavtaler
•Binder en av partene
• Intensjonsavtaler
•Ikke juridisk bindende, moralsk
forbindelighet
•
•
•
•
•
•
•
Leieavtaler
Leasingavtale
Serviceavtale
Bestilling
Rekvisisjon
Vedlikeholdskontrakt
m. fl
Konkurransegrunnlag
•
Formål
•
Konkurranseregler
•
Spesifikasjon
•
Kvalifikasjonskrav
•
Tildelingskriterier
•
Kontraktbestemmelser
•
Vedlegg
Kravspesifikasjon
• Detaljbeskrivelse
• Funksjonsbeskrivelse/
ytelsesspesifikasjon
Kvalifikasjonskrav
• Minimumskrav for
leverandørens deltakelse
– Skatteattest for innbetalt
skatte- og trygdeavgifter
– Mva attest
– HMS-egenerklæring
(tjenester)
– Finansiell styrke/kapasitet
– Teknisk og faglig
kompetanse
– Kvalitetssikringssystem
– Referanser
Tildelingskriterier
• Lavest pris
• Økonomisk mest
fordelaktige basert på
definerte kriterier
– Pris/totalkostnad/levetidskostnader
– Leveringstid
– Kvalitet
– Miljøkrav
– Funksjonalitet
– Service
– Vedlikehold
Kunngjøring
• DOFFIN for
anskaffelser over
nasjonal terskelverdi
• TED for anskaffelser
over EØS
terskelverdi
Forespørsel + tilbud = kontrakt
Kjennetegn ved en god kontrakt
• Skal ikke stride mot lov eller forskrift
• Skal ikke stilles urimelige vilkår
(balansert kontrakt)
• Teksten skal være klar og forståelig
og ikke være for omfattende
• Kontrakten skal regulere hva som
skal skje hvis en av partene bryter
vilkårene i kontrakten
• Hensikten med kontrakten skal være
å forebygge konflikter og sikre
oppfyllelse
Kontrakt
•
Forsinket og/eller mangelfull levering
•
Reklamasjon
•
Garanti
•
Klart definerte avtaleparter
•
Endringer i avtaleperioden
•
Beskrivelse av formålet/intensjonen med
anskaffelsen
•
SHA
•
•
Sosial dumping
Kontaktpersoner
•
•
Kvalitetssikring
Varighet
•
•
Force Majeure
Definisjoner
•
•
Eiendomsrett/opphavsrett
Funksjons- eller ytelsesspesifikasjon
(fortrinnsvis)
•
Taushetsplikt
•
Klar definisjon av leverandørens ansvar
og forpliktelser
•
Habilitet
•
Kjøpsstatistikk
•
Tvisteløsning/lovvalg
•
Definisjon av dokumenthierarki
•
Generelle avtalevilkår
•
Standarder
•
Klar definisjon av kjøpers ansvar og
forpliktelser
•
Betalingsbetingelser /prisregulering
•
Leveringsbetingelser/frakt
•
Leveringstidspunkt
Leveringsbetingelser
• Regulerer risikoens overgang fra
selger til kjøper
• Hvilke forpliktelser gjelder, hvem
bærer kostnadene fram til
leveringspunktet
• Leveringssted må angis så presist
som mulig
• Tilføy lastet eller losset etter
Incoterms regelen
Eksempel: DDP, losset, Hoveveien 30,4319
Sandnes, Norge, Incoterms 2010.
Betaling/prisregulering
Tenk gjennom:
• Hvor ofte ønsker vi faktura?
• Skal tilbudte priser være faste i avtaleperioden
eller skal prisregulering tillates?
• Hvilken indeks skal ligge til grunn for
prisregulering?
• Basisindeks (år, mnd, kvartal….)
• Skal hele indeksen benyttes ved regulering av
pris?
• Justering av priser som følge av endring i
valutakurs.
Takk for oppmerksomheten