eArchive 360° - Software Innovation

eArchive 360°
All informasjon på ett sted. Sikkert, og lett tilgjengelig.
eArchive 360°
eArchive 360°: Hele virksomhetens
informasjon på ett sted
eArchive 360° er en frittstående arkivløsning som lar deg samle hele virksomhetens digitale
informasjonsmengde i ett felles arkiv og trygt bevarer den for framtiden – i henhold til gjeldende lover
og standarder. Samtidig gjøres informasjonen tilgjengelig for virksomheten for ettersyn.
Hvorfor eArchive 360°
Hva er eArchive 360°?
Med dages store informasjonsmengder er det lett at
informasjon forsvinner. Hos mange lagres ofte viktig informasjon i epost, filstrukturer og ulike virksomhetssystemer.
I tillegg er det fare for at både maskinvare og programvare blir
utdatert med tidens raske teknologiske utvikling.
En sikker arkivløsning for alle virksomhetssystemer
eArchive 360° er bygd på OAIS standarden (Open
Archival Information system - ISO 14721:2003) og tillater
deg å lagre alle typer informasjon fra ulike virksomhetssystemer i ett felles arkiv og sørger for at disse data bevares
trygt for framtiden.
Dette fører i mange tilfeller til at virksomheter mister kontroll
over informasjonen, og konsekvensen kan i verste fall være
tapt av data, økt arbeidsmengde og som en følge av det
foregående, økte utgifter. eArchive 360° er en frittstående
arkivløsning som løser denne problemstillingen ved å sørge
for sikker arkivering av all virksomhetskritisk og bevaringsverdig informasjon. Samtidig sørger eArchive 360° for enkel
gjenfinning, som igjen fører til økt effektivitet, redusert kostnad og forbedret personvern og sikkerhet.
Dette får du med eArchive 360°
•• En frittstående arkivkjerne basert på internasjonale
standarder (OAIS - Open Archival Information System)
med mulighet for å arkivere informasjon fra ulike
virksomhetssystemer i ett felles arkiv
•• Sørger for at informasjonen som lagres forblir uendret
med mulighet for loggføring av aktiviteter
•• Kraftig import og eksportmuligheter basert på XML med
støtte for ulike strukturer som Sveriges eArd - FGS for
ärendehandtering, RA-FS 2008:4 for processorienterad
registrering och redovisning av handlingar og Norsk
Arkivstandard (Noark 5)
•• Muligheter for å administrere og tilgangsstyre arkivene
•• Kraftig og brukervennlig søkefunksjonalitet som lar deg
søke på tvers av informasjon fra dine virksomhetssystemer
•• Mulighet or å integrere med ulike publiseringsløsninger
og søkefunksjoner (f.eks. Enterprise Search)
•• En arkivløsning basert på 30 års erfaring innen arkiv
og dokumenthåndtering
Løsningen støtter nasjonale standarder og retningslinjer som Sveriges eArd - FGS for ärendehandtering, RA-FS
2008:4 for processorienterad registrering och redovisning av
handlingar, samt Norsk arkivstandard (Noark 5 Arkivkjerne).
Den fleksible import- og eksportfunksjonaliteten som
eArchive 360° leveres med, sørger for at informasjonen struktureres i henhold til virksomhetens gjeldende
standarder, lover eller regler, samtidig som det sørges for
at informasjonen forblir uendret med tiden, samt at personvern og sikkerhet ivaretas. Løsningen leveres med funksjoner for administrering av klassifikasjon og ordningstyper,
funksjoner for å håndtere bevaring og kassasjon, en fleksibel metadata-modell, støtte for alle filtyper, avansert sikkerhet og loggføring, integrert søk og loggføring, verktøy for
dokument og datafangst; MS Records Rep API, skanning,
batch fil-import, web servicer, Office/Outlook tillegg mm.
I tillegg inkluderer løsningen verktøy for eksport til langtids arkiv, for eksempel arkivmyndighet, basert på OAISstandarden.
I prinsippet kan eArchive 360° motta informasjon og
dokumenter fra alle virksomhetssystemer. Så fremst dataene
kan eksporteres av systemet, er det mulig å sette opp en
struktur og mapping for import som passer virksomhetens
plan for arkivering. Eksempler på virksomhetsystemer
er saksbehandlingssystemer, ERP- systemer, økonomisystemer, faktureringssystemer m.m.
Kort- og langtidsarkivering
eArchive 360° egner seg like godt for virksomheter med behov for kort- og langtidsarkivering. Offentlige virksomheter
som er pålagt å avlevere arkivverdig informasjon til nasjonale
arkivmyndigheter, eller private virksomheter som plikter å deponere dokumenter til morselskaper, kan enkelt gjøre dette
manuelt eller ved hjelp av periodisk og automatisk eksport.
eArkiv 360° fungerer også som et langtidsarkiv der informasjonen og dokumentene importeres fra virksomhetssystemene
og informasjon bevares for fremtidig informasjonsgjenfinning
og ettersyn.
En intuitiv brukeropplevelse
eArchive 360° er bygget på MS SharePoint og er inspirert av prinsipper for funksjonelt design. Løsningen leveres
med enkle grensesnitt for rask og effektiv administrasjon og
informasjonsgjenfinning. eArchive 360° tilpasset de ulike
rollene i virksomheten:
•• eArchive 360° er arkivarens fagsystem med funksjoner
for administrasjon av arkivplaner, import og eksport,
masseoppdatering og kassasjon
Enkel administrasjon og fleksibel tilgangsmatrise
eArchive 360° leveres med en standard rettighetsmatrise
som lett kan utvides. Med eArchive 360° er det derfor enkelt
å administrere rettigheter og tilganger for å imøtekomme de
ulike behovene for tilgangsstyring på tvers av arkivet, samt
sørge for at dataene er tilgjengelige for de rette ansatte og
for at sensitiv informasjon skjermes. Løsningen inkluderer
tilgangsnivåer basert på klasse, kategori, tilgangsgrupper, tilgangskoder, egendefinerte felt og mer. Rettigheter
og tilganger settes enkelt opp i løsningen funksjoner for
administrasjon.
Gevinster ved anskaffelse av eArchive 360°
•• Sikrer at dine data er trygt bevart for framtiden
•• Sørger for at din virksomhet følger gjeldende
standarder, lover og regler
•• Sørger for å reduserer kostnader knyttet til arkivering, søking og administrasjon
•• Sørger for at ansatte bruker mindre tid på å finne
igjen informasjon og mer tid på kjernevirksomhet
•• Forbedret personvern og sikkerhet
•• Sørger for at din virksomhet jobber mer effektivt
og øker produktiviteten
•• eArchive 360° er de ansattes informasjonskilde med
gode grensesnitt for søk og gjenfinning, og en kraftig
søkemotor i bunn
•• Administratorrollene har egne funksjoner knyttet til
tilgangskontroll og øvrig administrering av løsning
Enkel gjenfinning
Ved å samle informasjonen fra ulike virksomhetssystemer og
gjøre dem tilgjengelig i eArchive 360° kan virksomheten søke
på tvers av hele arkivet, uavhengig av hvor dataene kommer
fra. De ansatte velger selv den foretrukne måten å søke på,
enten det gjøres via navigering i arkivstrukturen eller via avansert søk.
Løsningen gjør informasjonen tilgjengelig for alle i virksomheten og tillater at man kan jobbe mer effektivt, fokusere
på kjernevirksomhet og samtidig øke produktiviteten. De
ansatte slipper å bruke tid på å finne igjen informasjon og
man bruker mindre tid på å administrasjon av arkivene.
Det er også mulig å integrere løsningen med ulike
publiseringsløsninger eller andre søkemotorer, slik at
ytterligere gjenbruk av informasjonen muliggjøres.
Figur 1. Eksempel på søk gjennom navigering
Figur 2. Avansert søkebilde
Software Innovation er et skandinavisk programvareselskap med en voksende internasjonal tilstedeværelse. Vi utvikler og selger programvare for Enterprise Content management og informasjonshåndtering bygget på Microsoft-teknologi og har nærmere 30 års kompetanse
og erfaring med å levere standardløsninger for dokumenthåndtering, saksbehandling og teknisk dokumentkontroll. Vår misjon er å hjelpe
virksomheter med å gjøre informasjon til sin mest verdifulle ressurs. Software Innovation har rundt 300 ansatte i Oslo, Stockholm og København og et utviklingsselskap i Bangalore. Løsningene selges og leveres også gjennom et internasjonalt partnernettverk. Vi tilbyr produktene
ProArc, Business 360°, Public 360°, eArchive 360° og DocuLive, som i dag brukes av mer enn 600 virksomheter og 200 000 brukere i
privat og offentlig sektor.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no | info@software-innovation.no