Analyserapport

Analyse av prosjektforslag
Norges teknisknaturvitenskapelige universitet
NTNU
Søketeknologi 2015
Analyserapport
Utarbeidet for: Informasjonsavdelingen
Kontaktperson: Jan Erik Kaarø
Forfatter: Carl-Fredrik Sørensen
Versjon: <03.10.2011>
1
2
3
4
5
6
7
8
Innledning........................................................................................................................... 2
Målanalyse ......................................................................................................................... 3
2.1 Strategisk perspektiv .................................................................................................... 3
2.2 Gevinstperspektiv ......................................................................................................... 3
Interessentanalyse............................................................................................................... 5
3.1 Eksterne brukere........................................................................................................... 5
3.2 Interne brukere ............................................................................................................. 5
Arkitekturanalyse ............................................................................................................... 7
4.1 Virksomhetsprosessene ................................................................................................ 7
4.2 Informasjon og funksjonalitet ...................................................................................... 7
4.2.1
Workshop: Hva er bra i dagens løsning? ............................................................ 8
4.2.2
Workshop: Ønskesituasjon i 2015 ...................................................................... 9
4.3 Planer/ trender ............................................................................................................ 10
Risikoanalyse ................................................................................................................... 11
Oppsummering ................................................................................................................. 12
Anbefalinger ..................................................................................................................... 13
Referanser......................................................................................................................... 14
Side 1 av 14
Analyse av prosjektforslag
1 Innledning
NTNU har lenge benyttet søketeknologi fra Fast som hovedteknologi for søk på sine nettsider. Fastteknologien har opprinnelse fra NTNU-miljøet og det var både naturlig og økonomisk for NTNU å
benytte denne teknologien ved etablering av søk, først og fremst for egne sider på nettet. FAST er nå
en del av Microsoft og fortsatt sterk på søk, spesielt mot forretningsapplikasjoner (ikke Web).
NTNU har i liten grad utnyttet potensialet som ligger i søk og bruk av søketeknologi for
prosessforbedring og utnyttelse. Søketeknologi har i hovedsak vært rettet mot interne og eksterne
nettsider, og lite brukt i forhold til filer og databaser. Dette henger delvis sammen med lite fokus på
søk som verktøy og delvis sammen med manglende kompetanse og ressurser for utvikling av tjenester
der søk benyttes. Kvaliteten på de eksisterende søketjenester ved NTNU har vært varierende, noe som
kan illustreres med at Google og Bing, har blitt mye brukt internt som alternativ for å finne
informasjon på NTNU sine nettsider.
Generelt kan man dele bruken av søk i tre deler eller bruksområder: Nettsøk, søk i applikasjoner,
systemer og databaser, og søk i filer og filsystemer. Teknologien som benyttes i de forskjellige
bruksområdene vil i noen grad være forskjellig, og dermed vil oppbygging av brukergrensesnitt og hva
man får som resultater også være forskjellig. En ønskesituasjon er et bedre integrert søkeverktøy som
kan tilby en enhetlig brukeropplevelse på tvers av systemer og informasjonskilder, og som kan
tilpasses roller og behov som den enkelte bruker har. Innsida 2.0-prosjektet har spesifikke behov og
visjoner knyttet til søketeknologi og er i så måte en viktig interessent for hvilken teknologi som velges
og for hvordan teknologien skal konfigureres og integreres i virksomheten.
Offentlige anskaffelser er underlagt strengt regelverk og det meste av innkjøpt IT-teknologi/tjenester
må konkurranseutsettes ved jevne mellomrom, søketeknologi ikke er noe unntak. Det er derfor
innledet et forprosjekt med formål å kartlegge behov og muligheter knyttet til søk for NTNU med
målbilde år 2015. Denne rapporten tar utgangspunkt i dagens situasjon og brukeropplevelse.
Rapporten er videre basert på teknologiutvikling samt analyser av hvilke krav og behov NTNU har til
fremtidig bruk av søketeknologi.
Det er arrangert en workshop med deltakere fra et tverrsnitt av systemeiere og brukere ved NTNU for
å få innspill om muligheter, forventninger og behov knyttet til gjenfinning av lagret informasjon ved
NTNU. Resultatene fra workshopen vil bli presentert gjennom analysekapitlene i denne rapporten.
Rapporten skal kunne brukes som grunnlag for en eventuell anskaffelsesprosess og videre gi innspill
til hvordan NTNU bedre kan utnytte og tilby tjenester knyttet til søk.
Denne analysen vil danne ett beslutningsgrunnlag for videre arbeid med søk, både strategisk, teknisk
og operasjonelt. Visjonen er at NTNU i løpet av de neste årene har en moderne og tidsriktig
søketjeneste som møter de behov som virksomheten har knyttet til gjenfinning av informasjon i en
stadig økende mengde av informasjonskilder og elementer. Rapporten vil ikke fokusere på spesifikke
teknologier siden disse er antatt å være under stadig utvikling frem til ett eventuelt anbud blir sendt ut,
men vil allikevel vise til eksisterende teknologi som eksempel der det er hensiktsmessig.
Side 2 av 14
Analyse av prosjektforslag
2 Målanalyse
2.1 Strategisk perspektiv
Søketeknologi bør være en del av den tekniske infrastrukturen for å støtte forsknings- og
utdanningsaktiviteter ved NTNU. Effektiv gjenfinning av faglige og administrative ressurser blir
stadig viktigere, om det er i form av dokumenter/informasjon/læremidler, kompetanse og personer,
eller andre typer digital informasjon som støtter opp om forsknings- og utdanningsprosessen. Dette
gjelder både for interne og eksterne brukere, nasjonalt og internasjonalt, som har interesse av eller er
en del av virksomheten ved NTNU.
NTNU ønsker å fremstå som internasjonalt fremragende og da vil det være viktig å synliggjøre
forsknings- og utdanningsprofilen ved NTNU. Ikke minst gjelder dette for eksterne interessenter som
kan finne informasjon om NTNU og virksomheten her ved for eksempel bruk av eksterne søkemotorer
som Google.
Det vil være både et redaksjonelt og et individuelt ansvar for medarbeidere ved NTNU at offentlig
publisert informasjon på nettet kan score høyt på rankinglister i søkemotorer. Økt ranking og
treffprosent fra NTNUs nettsteder vil gi økende trafikk på disse. Brukeren vil antakelig ha en videre
forventning om raskt å finne mer relevant informasjon ved enkel navigering og søk knyttet til
interesseområde. Eksempel på brukerprosess kan for eksempel være å sjekke utdannings-, forsknings-,
og ansettelsesmuligheter eller å finne publikasjoner og annen informasjon gjort tilgjengelig gjennom
NTNU sine nettsider.
Søk vil for medarbeidere og studenter ved NTNU, være en viktig og integrert del av hverdagen.
Dagens løsning indekserer i hovedsak eksternweben og persondatabasen. Faglig informasjon i
systemer og filstrukturer er i liten grad tilgjengelig for søk utenom innebygde søkefunksjoner i de
aktuelle fagsystemene. Mengde av digitalt tilgjengelig informasjon i forskjellige formater er sterkt
økende og brukere uttrykker forventninger om effektive verktøy. Dette gjør at NTNU bør stille til
rådighet flere ressurser i informasjons- og innholdsforvaltningen for å tilfredsstille brukerbehovene.
Ønsket fra brukerne er å finne raskere frem til relevant og oppdatert digital informasjon/tjenester til
nytte i sin arbeids-/studiehverdag.
2.2 Gevinstperspektiv
Gartner-rapporten, “Your Enterprise Search Project: The Outward Spiral” (ID Number G00210519,
17. februar 2011), beskriver både det åpenbare behovet for å ha gode søkeløsninger tilgjengelig for en
virksomhet og hvor vanskelig det kan være å måle resultater/gevinster av søkeprosjekt.
Hovedgevinsten med ethvert søkesystem, er å finne informasjon blant heterogene og distribuerte
informasjonskilder på en raskere og mer effektiv måte. Desentraliserte og distribuerte
informasjonskilder basert på forskjellige typer teknologi, gjør ethvert søkeprosjekt komplekst og
potensielt tidkrevende. Kontekstbasert søk vil for eksempel kunne benyttes for å finne informasjon
som er knyttet til den sammenheng som et informasjonssystem oppfatter at en bruker er i. I Innsida
2.0-sammenheng, vil kontekstbasert søk være knyttet til arbeidsflytsorienterte tjenester og dermed
kunne være direkte koblet til arbeidsprosessen som brukeren befinner seg i. Mange forskjellige
kilde/fagsystemer vil bli omfattet i realisering av et arbeidsflytsystem der søk inngår som en integrert
del av arbeidsflyten. En problemstilling er at det potensielt vil være systemer som ikke er inkludert og
indeksert med tanke på hvordan informasjonen kan bli benyttet i en arbeidsflyt.
Det blir hevdet blant annet av leverandører av søketjenester, at de fleste medarbeidere bruker minst
20% av sin arbeidstid på å finne informasjon. Dersom dette kan reduseres noe, kan gevinsten i en stor
organisasjon bli formidabel. Det er imidlertid vanskelig å kvantifisere den potensielle verdiøkningen
Side 3 av 14
Analyse av prosjektforslag
og de positive effektene, siden har ulike arbeidsvaner i forhold til å finne informasjon og tjenester som
er knyttet til den aktuelle arbeidsoppgaven.
Skal man for eksempel gevinster for innføring av et nytt søkesystem, kan man måle hvor mye tid en
bruker (for eksempel spesifikke brukergrupper som arkivar, bibliotekar, forsker, student, etc.) benytter
til å finne en bestemt type informasjon før og etter innføring av et nytt søkesystem. For å måle en slik
effekt, vil det være nødvendig å gjøre brukermålinger og –undersøkelser både før og etter innføring av
et nytt søkesystem. Et annet effektmål kan være knyttet til hvor mange kilder som blir gjort søkbare
utenfor sin egen kontekst, dvs. at søk kan spenne over mange systemer og gjerne i sammensetninger
mellom flere systemer, men gjennom et felles og enhetlig brukergrensesnitt.
Side 4 av 14
Analyse av prosjektforslag
3 Interessentanalyse
Søk og gjenfinning av informasjon på NTNU sine systemer vil omhandle alle brukere ved NTNU i
større eller mindre grad, uavhengig av tilknytning eller rolle. I hovedsak kan interessenter
kategoriseres i henholdsvis eksterne og interne brukere av søk, med hovedfokus på de interne
brukerne. Det er behov for en kartlegging av brukerbehov og spesifikke forretningsproblemer som kan
benyttes til å forsvare anskaffelse av en eventuell ny teknologi, inkludert kunnskap og ekspertise.
Et søkeprosjekt kan ha forskjellig utgangspunkt og i dag kan slike prosjekter enten ha en taktisk eller
en strategisk forankring, eller en kombinasjon av disse 1. Strategiske prosjekter har som regel som mål
enten å øke inntjening eller å redusere kostnader i motsetning til taktiske. Et taktisk prosjekt vil ha
fokus på selve søketjenesten, der et strategisk prosjekt i tillegg vil ha fokus på innholdsanalyse.
3.1 Eksterne brukere
Eksterne brukere vil normalt ha andre behov enn interne brukere i forhold til hvilken informasjon som
det er behov for. Denne kategorien brukere vil som regel benytte eksterne søkemotorer, som for
eksempel Google, for å finne frem til informasjon om temaer som de er interessert i og som da kan
videresende dem til NTNU sine hjemmesider. Dette vil i utgangspunktet ikke kreve noen interne
søkeressurser, men eksterne søkemotorer vil ha behov for å klassifisere og indeksere informasjon som
NTNU gjør tilgjengelig gjennom de ressurser som er åpne for søk utenfra. Dette krever at
innholdsprodusenter ved NTNU har tilstrekkelig kunnskap om hvordan man sørger for at
dokumenter/sider som man får som resultat, har størst mulig relevans og kvalitet, og kan bli rangert
høyt av søkemotoren.
Når eksterne brukere kommer på NTNU sine web-sider, vil de ha forventning om utdypende
informasjon og informasjon som er i kontekst med det søkeresultatet de klikket seg inn på. Det kan
imidlertid være vanskelig å få tak i søkeordene som ble brukt eksternt slik at brukeren da kanskje vil
ønske å gjenta søket fra NTNU intern søkemotor. Rangering og relevans bør da være minst tilsvarende
det som ble oppnådd ved å benytte ekstern søkemotor.
3.2 Interne brukere
Interne interessenter ved NTNU kan prinsipielt deles opp i følgende undergrupper:
•
Ledelsen: Den øverste ledelsen ved universitetet har strategiske og overordnede mål/interesser.
Mål som:
o Økt endringsdyktighet – Evnen til raskere å tilpasse seg endrede rammebetingelser. Det
være seg nye lovmessige krav, teknologiske endringer eller økonomiske
rammebetingelser.
o Kvalitet – Konsistent og korrekt informasjon som raskt kan finnes i forhold til den
kontekst ledelsen/NTNU ønsker å benytte den i.
o Omdømme – NTNU tilbyr tidsriktige tjenester både eksternt og internt og viser på den
måten at NTNU fortsatt er blant de ledende innenfor søk og gjenfinning av informasjon,
og er i stand til å implementere dette.
o Økt rekruttering – Potensielle studenter, ansatte og samarbeidspartner vil møte en
strukturert og gjennomtenkt vindu fra NTNU, der NTNU kommer høyt på rankingen ved
bruk av eksterne søkemotorer. Første møte med NTNU sine nettsider og søkemuligheter
bør bygge opp om dette bildet av NTNU som internasjonalt fremragende.
o Reduserte kostnader
1
Gartner, “Overview for an Enterprise Search or Content Analytics Project 2010”, ID Number G00174609, 25.
mars 2010
Side 5 av 14
Analyse av prosjektforslag
•
Prosesseier fagprosesser: Ledere på ulike nivå som eier/leder en eller flere administrative
prosesser vil ofte ha mål som:
o Økt effektivitet og tilgang til rett informasjon når man har behov for denne.
o IT-støtte ut fra behov, ikke ut fra hva IT-systemet er i stand til å levere. Kvaliteten i selve
prosessen blir bedre, mer strømlinjeformet og deres leveranser til andre blir bedre.
o Bedre samhandling mellom systemer
•
Saksbehandlere i NTNU: Alle ansatte ved NTNU som benytter ett eller flere administrative
verktøy/prosesser, vil normalt ha mål om:
o Enklere arbeidshverdag - Bedre tilgang til systemer, bedre grunnlagsdata og bedre
tilpasset verktøy (IT-støtte).
o Enkel tilgang til informasjon hvor og når man trenger den, uavhengig hvor den ligger
lagret og i hvilket verktøy informasjonen opprinnelig er skapt/lagret.
•
Lokale systemeiere/tjenesteeiere: Systemeiere/tjenesteeiere er ansvarlig for et eller flere itsystemer/tjenester ved NTNU og vil være ansvarlig for et sett med tjenester inkludert informasjon
og tilgang til denne.
o Tilby konsistent og riktig informasjon til brukere.
o Tilby mulighet for søk i eget system, både av innebygd søketeknologi i systemet og
potensielt av uavhengig søketeknologi.
•
Forskere og faglærere: Forskere og faglærere har behov for et godt verktøy som gjenfinner
faglige artikler og publikasjoner, både egne og andres. Denne typen brukere jobber ofte i en
spesifikk kontekst knyttet til emner eller forskningsområder. Kilder som blir benyttet kan være
adgangsbegrenset eller knyttet til abonnement hos UB/NTNU eller personlig abonnement.
o Tilgang på informasjon fra for eksempel Christin og Diva
o Integrert litteratursøk hos internasjonale publiseringsselskaper (for eksempel Springer,
Elsevier, IEEE, ACM, IGI, MIT, Cambridge, Addison-Wesley. Wiley, etc.)
o Andre databaser/kilder med artikler og publikasjoner (Microsoft Scholar, Google Scholar,
etc.).
o Digitale bibliotek, ofte levert av publiseringsselskaper.
•
Studenter: Studenter vil gjennom sine studier ha forskjellig behov for verktøy knyttet til studiet.
Tidlig i studieløpet, vil emner være sentrale og informasjon knyttet til disse emnene vil
sannsynligvis ha størst relevans. Studenter vil senere jobbe mer fritt i forbindelse med prosjekter
og bachelor/master-oppgaver og vil her ha lignende behov som forskere og faglærere.
o Tilgang til informasjon om studiet og studieprosessen fra for eksempel StudWeb og
studieavdelingen.
o Tilgang til informasjon om og relatert til emner.
o Tilgang til informasjon om andre temaer relevant for studenten for å etablere seg privat og
sosialt.
•
Informasjonsavdelingen og NTNU IT:
o Tilby en enhetlig måte å nå informasjonskilder på.
o Tilby et ensartet grensesnitt for søk med mulighet for resultat fra alle informasjonskilder
som bruker har tilgang til.
o Enklere drift og forvaltning av løsninger.
o Øker leveranseevnen, skaper tillit.
o Gi kjernevirksomheten det de vil ha
Side 6 av 14
Analyse av prosjektforslag
4 Arkitekturanalyse
4.1 Virksomhetsprosessene
Søk og gjenfinning av informasjon er sentral i de fleste virksomhets- og saksbehandlingsprosesser. En
proaktiv søketjeneste kan forenkle og effektivisere mye av saksbehandlingen. En proaktiv søketjeneste
kan søke på tvers av systemer for å muliggjøre tilgang til relevant informasjon uavhengig av digital
form og hvor informasjon er skapt eller lagret. De fleste virksomhetsprosessene er i dag knyttet til
spesifikke fagapplikasjoner som Paga, BasWare, ePhorte, Its Learning, Lydia, FS osv. Disse
applikasjonene har mer eller mindre velfungerende søketjenester, hvor disse i hovedsak bare er knyttet
til/integrert i selve verktøyet. Søk i fagsystemer er som regel knyttet til predefinerte felter og
fritekstsøk kan være vanskelig å få til gjennom verktøyene. Derfor kan eksterne søkeverktøy som for
eksempel Fast, benyttes til å indeksere og gjøre både strukturert og ustrukturert informasjon søkbar.
NTNU har i liten grad benyttet Fast-teknologi til å indeksere fagsystemer.
Visjonen for Innsida 2.0 er å tilby en integrert arbeidsflate som kan hente og visualisere informasjon
fra mange fagsystemer uten at brukeren trenger å gå direkte inn i disse. I arbeidsflaten skal det videre
tilbys ett arbeidsstøtteverktøy. Arbeidsstøtten kan i utgangspunktet være uavhengig av hvilke
fagsystem som faktisk implementerer de konkrete funksjonene som er beskrevet i en spesifikk
arbeidsflyt. Søk kan i stor grad hjelpe til å finne relevante informasjon både med tanke på innhold og
hvilke relasjoner som eventuelt er mellom informasjonskildene.
4.2 Informasjon og funksjonalitet
I utgangspunktet er all digital informasjon som er produsert av interesse for gjenfinning og søk.
Imidlertid er mye av informasjon som blir produsert ferskvare og dermed lite relevant etter en tid.
Informasjonen er i stor grad fragmentert over mange systemer og applikasjoner, både databaser,
filstrukturer, webportaler, fagsystemer og andre innholdssystemer. Store deler av informasjonen er
kun tilgjengelig gjennom søk innenfor applikasjonen som inneholder den.
NTNU benytter pr i dag i liten grad de mulighetene og/eller tjenestene som FAST kan tilby. I
hovedsak er det få informasjonskilder som blir indeksert og det er begrensning i hvor mange
dokumenter som kan indekseres i forhold til lisensen for søkemotor (FAST).
Det ble i forkant av denne rapporten gjennomført en workshop som hadde som målsetning å finne ut
både hva som virker bra i søkeløsninger ved NTNU i dag, samt å finne ut av hvilke krav/forventninger
brukere ved NTNU har for at søkeløsningen skal være tilfredsstillende med målbilde 2015. Flere av
interessentene som beskrevet over, deltok på workshopen 2. Som utgangspunkt for workshopen,
rangerte deltakerne hvor fornøyde de er med dagens løsning og hvordan forventningene er for
gjenfinning av informasjon i 2015. I en skal fra 1-10, der 1 er dårligst og 10 best, var rangeringen 4.4
for dagens løsning for gjenfinning av informasjon, mens forventning om søk og gjenfinning i år 2015
ble rangert til 8. Deltakerne ble delt opp i to grupper, der en gruppe representerer system- og
prosesseiere, mens den andre gruppen representerte saksbehandling, studenter og andre
konsumenter/brukere av søketjenester.
Gruppene fikk i oppgave å beskrive:
• hva som omfattes som bra i dagens løsning.
• hva som er ønskesituasjon i 2015
2
Deltakere på workshop om søk 2015: Anne-Siri Borander, Arnt Dragsten, Christine Anne Sæthre, Geir Ekle,
Inger Helene Talberg, Jan Erik Kaarø, Jan Sverre Rønning, Jørund Børge Fagerjord, Knut Veium, Laila Strypet,
Lars Gunnar Indreiten, Martin Fjeldvær, Per Hovde, Renate Solberg, Sigbjørn Holmslet, Stefan Cornelis De
Graaf, Tom Helmersen, Tone Kvenild, Torill Grande Tanemsmo, Carl-Fredrik Sørensen, Freddy Barstad og
Steivor Bjarghov.
Side 7 av 14
Analyse av prosjektforslag
Resultatene fra workshopen er oppsummert under.
4.2.1 Workshop: Hva er bra i dagens løsning?
Generelt kan søk fra dagens løsning, deles inn i tre deler:
1. Nettsøk, ekstern- og internweb
2. Applikasjonssøk
3. Filsøk
Nettsøk oppfattes som relativt bra i dagens løsning, spesielt knyttet til personer og studieinformasjon.
Ny eksternweb oppfattes av de fleste å være mer tilrettelagt for å finne igjen informasjon, både
gjennom bedre strukturering av innhold og bedre grensesnitt for å navigere. Det følgende ble oppfattet
som bra i dagens søkeløsninger på web:
• I retning av en felles søketjeneste for NTNU.
• Relevans på resultater er ok fra bruk av intern søkemotor.
• Passe relevans vs. Google.
• Ansattsøk virker tilfredsstillende:
• Ansattsøk virker bra fra NTNU-web, men man finner informasjon om ansatte mange steder.
• Viktig å finne kontaktinformasjon om ansatte og dagens telefonkatalogtjeneste oppfattes som
ok.
• Ansatte er organisert i egen kolleksjon vha. dagens søkemotorløsning.
• Bra emne/fagsøk, studieinformasjon er lett tilgjengelig.
• Rom/stedsøk med kart er bra.
• Bruk av ekstern søkemotor:
• Google blir i stor grad benyttet for søk på eksterne NTNU-websider, og fungerer utmerket.
• Søk i Confluence Wiki fungerer bra.
• Innhold og struktur:
• Ryddig struktur på ntnu.no
• Innsida-tematisering av informasjon (høyre marg) er bra.
• Oppslagstavla (nettopp) er bra
• Bedre relevans enn før. Ansattsøk dekker et behov.
• Alle sider har søkefelt.
• Tematisering/struktur på websidene/wikier virker bra.
 Informasjon om studier er stort sett bra tilgjengelig på NTNU sine sider, med gode
emneoversikter. Studieprogram bruker “Title-tag” riktig. Emneinformasjon kommer fra en
autoritativ datakilde (FS).
 Språkbruk kan være vanskelig emner vs. fag
 Tilgang på teknisk informasjon gjennom ITInfo er bra.
 Bra søk i Basis-IT wiki
 Brukbar finnbarhet på faglige termer
De fleste applikasjoner som blir benyttet har en integrert søkefunksjon som oppfattes som relativt bra i
dagens løsning, men disse er dårlig integrert med hverandre og tilgjengeligheten er begrenset til selve
applikasjonen.
• Felles systemer (FS, Paga, ePhorte, Liferay, Basware, Maconomy, eJournal etc) har
tilfredsstillende internt søk.
• Avansert søk er bra, men kanskje høy terskel i fagapplikasjoner (ePhorte, økonomiapplikasjoner)
• God oversikt/søkemuligheter i epost-applikasjoner/epost-arkiv. Det trekkes spesielt frem at
Outlook/Exchange-løsningen har et bra internt søk.
• Felles kalender er viktig
Side 8 av 14
Analyse av prosjektforslag
• Etablering av egen økonomiportal vil hjelpe på søk i fagsystemene
Filsøk og søk etter innhold i filer fungerer bra gjennom funksjonalitet fra operativsystemene
(Windows, Unix, etc.)
• Søk i Windows 7 og Indeksserver på WIN7 virker bra
• Søk på filservere fungerer bra
• Felles filsystem administrasjon
Generelt synes brukere at resultater fra søk er fragmentert.
• Alle systemer har søkefunksjon, men de henger ikke sammen.
• Kunnskap om hvor ting ligger hjelper. Erfaring om hvor og hvordan man skal lete er viktig å ha.
• Brukere har stort sett god oversikt over eget fagfelt og søkeord i forhold til fagapplikasjoner og
søk.
• Må ha oversikt over hva ansatte trenger, både i fagsystemer og i administrative hjelpemidler,
problematisk med koblinger. Fragmenterte informasjonskanaler, må søke mange steder.
• Den som er kjent finner det meste, men det tar tid
• Finner tross alt mye, felles systemer i større grad.
• Man kan få god støtte/hjelp fra informasjonsavdelingen for å finne informasjon
4.2.2 Workshop: Ønskesituasjon i 2015
Det ble i andre del av workshopen for å kartlegge krav og behov i forhold til en forbedret søketjeneste,
spurt om forventninger eller krav for hvordan NTNU skal bli en god nok leverandør av søketjenester.
•
Større fokus og prioritering av å finne fram på nett
o Bedre samhandling og brukervennlighet
o Håndtering av stor kompleksitet og stort mangfold
o Håndtering av mange ulike brukere med ulikt behov
o Må forbedre struktur/koordinering
•
Helhetlig søk
o Enhetlig fra ett sted, dvs. at man skal slippe å forholde seg til mange søkemotorer og
spesifikk kildesøk, det skal være mulig å finne informasjon i kilder som er “ukjente” for
brukeren.
o Felles søkemotor som kan benyttes uavhengig av kildesystemer, tilpasset til rolle og
behov for bruker. Rolle og behov styrer hvilken informasjon som er relevant og gyldig.
o Søkeresultater er relevant og oppdatert. Ingen spam og utdatert informasjon. Resultatene
inneholder både relevant informasjon og lenker til eventuelt andre systemer/kilder.
o Søkeresultatene kan også inneholde “tips” om annen informasjon som kan være relevant
basert på søkeord. For eksempel personer, reglement, ansvarlige, etc. som kan knyttes til
resultatene.
o Bedre integrasjon av informasjon mellom systemer, en (færre) tilbyder av informasjon.
Standardisering av informasjonskilder
o Kunne gjennomføre søk på tvers av informasjonskilder og få tilbake resultater på en
enhetlig måte.
o Bedre integrasjon mellom verktøy og ansattsøk (dynamisk informasjon om tilgang og
kontaktmetode).
o Relevante informasjonskilder kan være knyttet til rolle og hvilke systemer man har tilgang
til.
Rolle/personbasert søk for prosesstøtte, temabaserte resultater.
o Inkludere søk i fagsystemer som man har tilgang til.
o Hvem er det som søker og i hvilken kontekst?
o Bedre kompetansesøk, både akademia og teknisk-administrativt, hvem har ansvar for hva,
hvem er ekspert på hva.
•
•
Side 9 av 14
Analyse av prosjektforslag
•
•
•
Struktur og dynamisk innhold:
o Hovedsiden på web bør dynamisk følge årshjulet for studenter og ansatte. For eksempel
eksamensinformasjon, studiestartinformasjon, tidsfrister for rapportering etc.
o Gjøre informasjon mer åpent tilgjengelig
o Informasjon må være oppdatert og relevant, informasjonsforvaltning er viktig
o Også tilgang til informasjon som ikke ligger lagret på NTNU sine systemer, men som kan
forvaltes fra NTNU sine søkeverktøy
o Bedre navigering i søkeresultat, mindmap/tidslinje-struktur?
o Bedre tilgang for eksterne brukere til intern informasjon.
Innholdsproduksjon og indeksering
o Bedre systemer på innholdsproduksjon og indeksering.
o Ikke blande norske og engelske sider når man søker i engelskdelen av weben.
o Ressurser og fagpersoner må jobbe med tilrettelegging for søk, kanskje sentralt.
o Gjøre multimedia-innhold søkbart (infrastruktur og tilgang).
o Bedre metatagging, knytte kontekst til arbeidsprosesser og roller. Lagret informasjon bør
merkes slik at den er enklere å finne igjen
o Automatisk metatagging av informasjon og dokumenter.
o Relevans og ranking som også kan gjelde for spesielt interessert om temaer (spesielt faglig
informasjon)
o Bedre kvalitet på navn, tagging for å gjøre informasjon bedre tilgjengelig.
Bevisstgjøring/ansvarsgjøring av informasjonsprodusenter om kvalitet.
o Kalender og hendelser er satt i system og gjort søkbar. Hva skjer når, hvor og for hvem.
o Enda flere sider bør oversettes og tilgjengeliggjøres på engelsk. Eksempelvis bør skjemaer
også foreligge i en engelsk versjon.
Funksjonalitet for å forbedre søkeresultater
o Ha mulighet til å “like” resultater fra søk for på den måten “booste” relevante dokumenter.
o Fremstille søkeresultater visuelt, for eksempel ved bruk av tidslinjer, mindmaps eller
trestrukturer.
4.3 Planer/ trender
Den nye Innsida 2.0 har stort fokus på søk og har i den forbindelse utarbeidet et arbeidsnotat som
omhandler Søketjeneste ved NTNU. Notatet er et supplement til denne rapporten og beskriver hvordan
søk skal kunne integreres og tilbys gjennom Innsida 2.0. Notatet beskriver noen krav til indeksering og
med hovedfokus på interaksjonsdesign.
Visjonen til Innsida 2.0 er å fremstå som en felles arbeidsflate og portal for de fleste arbeidsprosesser.
I prinsippet betyr dette at underliggende fagsystemer kan tenkes innkapslet som portlets og at
interaksjon fra Innsida 2.0 skal kunne benytte ressurser og tjenester som kan komme fra flere
underliggende systemer. På denne måten “virtualiseres” underliggende systemer slik at brukeren ikke
trenger å forholde seg til systemer, men til de tjenestene som disse leverer. Fra ett søkeperspektiv, vil
dette bety at alle type informasjonskilder skal kunne samles og indekseres på en slik måte at brukeren
skal kunne spesifisere søkekriteria på en enhetlig måte og kunne motta resultater fra mange/flere
kilder. Teknologisk sett betyr det at det må kunne lages kolleksjoner (samlinger) og indekser (oppslag)
som kan lenke seg opp til flere kilder samtidig.
Det finnes flere teknologiske muligheter for verktøy, både kommersielle og som er tilgjengelig som
åpen kildekode (open source). Tilfanget av verktøy og kompetanse er både knyttet til spesialisering
innenfor forretningsområder og til hvilke typer applikasjoner søk skal tilbys
Innenfor kompetanseområdet søk, er det er flere tilbydere som kan hjelpe NTNU med både valg av
verktøy, integrasjon og utnyttelse av nye eller eksisterende verktøy, prosjekt- og prosessledelse, og
opplæring.
Side 10 av 14
Analyse av prosjektforslag
5 Risikoanalyse
Et søkeprosjekt er et stabilt prosjekt som kan bli gjennomført i flere faser hvor fasene kan bli kjørt om
igjen for sikre at utfallet av prosjektet er som forventet. Omfang på søkeprosjekt varierer i stor grad
avhengig av den antatte verdien, kompleksitet og antall interessenter. Verdien av et søkeprosjekt kan
være vanskelig å sette, men er allikevel kritisk for de fleste formål/systemer i en virksomhet. Det er
allikevel viktig å finne måleparametre for å ha nøkkelfaktorer for å måle resultat av prosjektet.
Teknisk sett er de fleste informasjonskilder mulig å indeksere, men sammenhenger og krysskoblinger
mellom kildesystemer kan være vanskelig å etablere. Søk krever kompetanse hos nøkkelpersoner, noe
som enten må bygges over tid eller gjennom ansettelser. Suksessen til et søkeprosjekt blir av Gartner,
sagt å være direkte proporsjonal til verdien av prosjektet (i form av for eksempel økt effektivitet og
høyere kvalitet i arbeidet).
Etablering av en helhetlig søk vil være en kompleks og omfattende jobb:
1. Alle informasjonssystemer/kilder må kunne indekseres på en helhetlig måte
2. Alle informasjonssystemer/kilder må kunne tilby søkeresultater til en felles søkesystem.
3. Tilgangsstyring på kilder/indekser kan være problematisk å implementere mot en enhetlig
løsning.
4. Antall kilder og dokumenter som indekseres/må indekseres blir veldig stort. Dette kan skape
mye trafikk og kreve store maskinressurser.
5. Krysskoblinger mellom systemer må muligens håndteres manuelt.
6. Både innholdsprodusenter og teknisk ekspertise på søk må jobbe strategisk og operativt mot
mange kildesystemer.
7. Utbytting av eksisterende systemer kan medføre mye ekstraarbeid for å tilpasses til
søkeløsning.
8. Søkemotor og tilhørende verktøy må kunne være stabile over tid.
9. Kompetanse på søk og indeksering må bygges opp.
Side 11 av 14
Analyse av prosjektforslag
6 Oppsummering
Denne analysen påpeker følgende viktige elementer for at NTNU sine brukere skal få en bedre
opplevelse og støtte i sine prosesser:
•
•
•
Det bør kunne gjenfinnes informasjon på tvers av systemer gjennom et felles og enhetlig
søkegrensesnitt. Også ikke-tekstlig (multimedia) informasjon må være søkbar.
Det må være mulig å finne personer basert på kompetanse og ansvarsområder. Kalender og
hendelser bør kunne være tilgjengelig sammen med personinformasjon.
Informasjonen som man får gjennom søk bør være bedre oppdatert og mer relevant enn det
som er tilfellet i dag.
Videre peker analysen på at teknologi i seg selv ikke er nok for å få god relevans på søkeresultater.
Det er behov for å få større fokus på:
•
•
•
•
•
•
•
Informasjonsforvaltning slik at informasjon er oppdatert og relevant. Dette gjelder også for
mer smale faglige tema som det søkes mindre på.
Bedre navn og merking (metatagging) av informasjonselementer
Bedre integrasjon mellom systemer slik at søk kan gjøres mot alle systemer som er relevant i
forhold til rolle, tilganger og arbeidsprosess.
Bevisstgjøring og opplæring av innholdsprodusenter for å gjøre informasjon mer tilgjengelig
og bedre egnet for indeksering og søk.
Innholdsanalyse kan etter hvert bli viktig for å nå strategiske mål.
Samordning mellom enheter som driver med tilrettelegging av informasjon er nødvendig. For
eksempel arkiv, bibliotek, informasjonsavdelingen og i noen grad IT-avdelingen.
Innkjøp av nye systemer må planlegge hvordan disse skal kunne tilrettelegges for integrert
søk.
Alle søkeprosjekt er avhengig av kompetanse, gjerne på flere nivåer. Informasjonsarkitektur er en
viktig brikke for å tilrettelegge gode søketjenester, ikke minst i forhold til innholdsanalyse av både
strukturert og ustrukturert informasjon. Informasjon må med andre ord både modelleres semantisk og
bli tilknyttet kontekstinformasjon, enten ved hjelp av metadata (tags og lignende) eller som en del av
selve teksten.
Det finnes flere teknologiske alternativer til den eksisterende søkeløsningen ved NTNU. Et
søkeprosjekt må kunne kravstille og evaluere både verktøy, utviklingstrender, integrasjonsmuligheter,
lisenser, verktøystøtte og hvilken kompetanse som finnes på verktøyet, både internt og gjennom
samarbeidspartnere.
Side 12 av 14
Analyse av prosjektforslag
7
Anbefalinger
Basert på denne rapporten anbefaler det følgende tiltak for å bedre funksjonalitet og brukeropplevelse
ved hjelp av søk og søkeverktøy:
•
Opprette et nytt prosjekt, SØK2015, med mandat til å evaluere nåværende løsninger på søk og
starte aktivitet for å tilby bedre søketjenester ved NTNU.
o Evaluere taktisk og strategisk behov for søketjenester ved NTNU, både på kort og lengre
sikt. Dette kan gjøres gjennom å evaluere spesifikke brukerbehov og/eller
forretningsbehov.
o Vurdere nåværende søkeverktøy med hensyn på funksjonalitet og lisens for å starte en
eventuell anskaffelsesprosess.
o Vurdere alternative søkeverktøy, spesielt rettet mot Innsida 2.0-behov.
o Opprette øremerkede stillinger for å arbeide med søk, både teknisk og redaksjonelt. Disse
stillingene bør defineres gjennom dette prosjektet.
o Anskaffe søkekompetanse for å hjelpe til med prioritering og integrasjon av søk i
fagsystemer. Dette kan gjøres gjennom rammeavtale eller gjennom anbud på Doffin. Et
forprosjekt ble av et selskap nevnt å koste rundt NOK 500000.
o Opplæring av informasjonsarkitekter, driftspersonell og informasjonsmedarbeidere.
Side 13 av 14
Analyse av prosjektforslag
8
Referanser
Gartner, “Your Enterprise Search Project: The Outward Spiral” , ID Number G00210519, 17. februar
2011
Gartner, “Overview for an Enterprise Search or Content Analytics Project 2010”, ID Number
G00174609, 25. mars 2010
Christine Sætre/Tone Kvenild, “Arbeidsnotat – Søketjeneste ved NTNU”, 27.april 2011
Karl Johansson, “Workshop report – NTNU”, 1.juni 2011
Gartner, “MarketScope for Enterprise Search”, ID Number G00206087, 22.november 2010
Side 14 av 14