INTERNREVISJON

INTERNREVISJON
Dokument ID: P_02
1.
Grunnlag
Som et ledd i den nødvendige overvåkingen og kontinuerlige forbedringen av kvalitetsog miljøstyringssystemet, skal det utføres en intern revisjon av systemet minst en gang
per år. Hensikten med denne revisjonen er å kontrollere at definerte prosesser og
prosedyrer blir utført slik de er beskrevet i manualverket, og eventuelt avdekke og
belyse de tilfeller hvor det er avvik mellom beskrivelse og utførelse. Revisjonen vil i
utgangspunktet være en systemrevisjon, noe som innebærer at det er systemet
(kvalitets- og miljøstyringssystemet) som skal revideres, og ikke for eksempel en
spesifikk kontrakt. Revisjonen skal utføres horisontalt, noe som innebærer at det skal
gjøres sjekker av forhåndsdefinerte prosesser eller prosedyrer uavhengig av hverandre,
og derfor ikke nødvendigvis følge den logiske rekkefølge som utføres i det daglige virke.
Hva som skal revideres skal være definert i en revisjonsplan. Mer informasjon om
revisjonsplanen finnes under punkt 3.
2.
Revisor
Intern revisjonen kan i prinsipp utføres av hvem som helst, med unntak av den som er
ansvarlig for prosessen som skal revideres. Dette er på grunn av at man ikke skal gjøre
en kontroll av sitt eget ansvarsområde, hvor man er å regne som inhabil. I kapittel 1.1 i
Håndboken for Kvalitets- og Miljøstyring finnes det en kryssreferanseliste som også
inneholder navnet på den som er ansvarlig for de respektive prosessene. Denne vil
derfor gi en føring i forhold til hvem som regnes som inhabile i forhold til en intern
revisjon. En revisjon kan således utføres av flere personer, hvor områdene fordeles for å
unngå inhabilitetsutfordringen.
Intern revisjonen kan også gjøres av en ekstern part under forutsetning av at denne får
alle nødvendige tilganger i TF Anlegg sine systemer og dokumentasjon, samt tilgang til å
intervjue nødvendig personell for å få klarhet i hvordan prosessene fungerer i praksis.
Den eksterne parten må derfor også få mulighet til å komme til og få befare det
praktiske arbeidet der dette ansees som nødvendig.
For å sikre kvalitet og effektivitet i intern revisjonen, bør den eller de som skal utføre
revisjonen ha en viss grunnkunnskap om hvordan dette bør gjennomføres. I tillegg bør
personen(e) ha evne til å vurdere situasjonene objektivt og nøytralt, samt kunne
fremstille resultatet på en saklig og forståelig måte.
3.
Revisjonsplan
For å sikkerstille at intern revisjonen dekker hele systemet over en lengre periode, skal
det etableres en revisjonsplan som definerer hva som skal revideres ved hver revisjon.
Denne revisjonsplanen skal fastsettes av ledelsen, som har mulighet til å revidere den i
forbindelse med den fastsatte ledelsens systemevaluering. Revisjonsplanen skal
inneholde de forskjellige prosessene i systemet som skal revideres, med et anbefalt
tidsintervall mellom hver gang de gjennomgår en revisjon. Den skal i tillegg inneholde et
minimum antall stikkprøver som skal kontrolleres under revisjonen. Denne
revisjonsplanen skal benyttes av den/de som skal uføre revisjonen under
planleggingsfasen, og skal være førende for gjennomføringsplanen.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
P_02 Internrevisjon
1.0
RoF
Consulting
14/11-2013
1 av 3
INTERNREVISJON
Versjon 1.0
Ledelse
I. Revider plan
Internrevisjonsplan
II. Beslutt
internrevisjon
XI. Gjennomgå
rapport
XII. Avvik ?
J
XVI. Beslutte
oppfølging
XVII. Behov
N
for oppfølgingsrevisjon ?
N
VII. Utfør gransking,
steg 2
IV. Send varsel til
ansvarlige ledere
VI. Utfør gransking,
steg 1
Internrevisjonsrapport
VIII. Utfør gransking,
steg 3
J
XXI. Utfør
oppfølgings-revisjon
XIII. Arkiver
XXII. Rapporter og
arkiver
Revisor
III. Planlegg revisjon
XVIII. Følg opp tiltak
Ansvarlig leder
V. Gjør nødvendige
forberdelser.
Klargjør stikkprøver
X. Oppsummer og
skriv rapport
IX. Delta i gransking
steg 3, om
nødvendig
XIV. Avvik ?
J
XIX. Planlegg og
implementer tiltak
XX. Rapporter
N
XV. Arkiver
Klikk på prosesskartet for å åpne et større bilde
4.
Planlegging og gjennomføring
En intern revisjon skal besluttes av ledelsen i ledermøte, i forhold til tidspunkt for
gjennomføring og hvem som skal utføre revisjonen. Den som skal utføre revisjonen skal
så planlegge gjennomføring en i detalj, og ved hjelp av sjekklisten for intern revisjon.
Denne planleggingen innebærer blant annet følgende elementer:






Hvilke områder eller prosesser som skal granskes.
Hvem som skal utføre granskningen per område / prosess.
Hvem som er ansvarlig for området / prosessen.
Eventuelt hvor mange stikkprøver som skal granskes.
Kort beskrivelse av hvordan granskningen planlegges gjennomført.
Tidsrommet for gjennomføring per område / prosess.
Del 1 av SL_01 Sjekkliste for internrevisjonen er avsatt til planlegging, mens del 2 er
avsatt til gjennomføringen, inklusive det forberedende og avsluttende arbeidet.
Intern revisjonen skal være en planlagt revisjon, og det skal derfor alltid gjøres avtaler
med de respektive personer (ansvarlige ledere) i forkant av granskningen. I tillegg
innebærer forberedelsene å innhente alle beskrivelser av prosessen samt hente frem
nødvendige stikkprøver. Alle beskrivelser av prosessen kan innebære blant annet
beskrivelsene i Håndbok for Kvalitets- og Miljøstyring, frittstående prosedyrer, relevante
krav i ISO standarder, relevante krav i andre eksterne regelverk eller kontrakter. Selve
gjennomføringen utføres i tre steg, først en granskning av systemets beskrivelse
(håndboken, prosedyrer og lignende) opp mot eksterne krav (ISO og annet), deretter en
granskning av dokumentert etterlevelse, og til sist en fysisk kontroll av etterlevelse ut i
prosessen. Hvert steg kan resultere i anmerkninger, som da skal beskrives slik at det
kan benyttes i forbedringsarbeidet senere.
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
P_02 Internrevisjon
1.0
RoF
Consulting
14/11-2013
2 av 3
5.
Rapportering og dokumentasjon
Resultatet av internrevisjonen skal beskrives i en rapport til ledelsen. Denne rapporten
skal utarbeides etter den fastsatte malen Adm_21 Internrevisjonsrapport, og skal
inneholde en beskrivelse av hva som var planlagt (løses ved å legge ved en kopi av
sjekklisten), hva som ble utført og ikke minst en utførlig beskrivelse av alle avvik,
inkludert en evaluering av hvorfor avviket er oppstått og hvordan det foreslås rettet
(korrigerende og forebyggende tiltak).
Rapporten og annen relevant dokumentasjon skal oppbevares og arkiveres som
beskrevet i kapittel 1.7 Dokumentasjon og registreringer i Håndbok for Kvalitets- og
Miljøstyring.
6.
Referanser
Håndbok for Kvalitets- og Miljøstyring
Revisjonsplan
SL_01 Sjekkliste for Internrevisjon
Adm_21 Internrevisjonsrapport
Navn på dokument:
Rev.nr:
Sist revidert av:
Revisjonsdato:
Side:
P_02 Internrevisjon
1.0
RoF
Consulting
14/11-2013
3 av 3