SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV

Transcription

SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011
Skjema for ordinære statlige mottak
Mottakets navn:
Mottakets nummer:
Tverlandet mottak
1841
Innhold
RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak ........................................................................................................ 2
RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak ............................................................................................................. 8
RS 2011-150 Satsningsområder for statlige mottak 2011 .......................................................................................................................................... 12
RS 2009-007 Krav til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av UDIs tilsyn med statlige mottak .................................................................. 17
RS 2010- 084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak .......................................................................................................................... 21
RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak ................................................................................................................... 26
RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak ................................................................................................... 28
RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak ...................................................................................................................... 30
RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak .................................................................................................................................. 39
RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak ................................................................................................................... 44
RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) ...................................................................................... 46
RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak ....................................................................................................................... 50
RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak ....................................................................................................................... 53
RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak ...................................................................................................... 54
RS 2010-148 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak ..................................................................................................................................... 56
RS 2010-152 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak .............................................................................................................................. 58
RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlig mottak ........................................ 64
RS 2011/001Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak .................................................................................................................... 70
RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/
funksjonshemninger ................................................................................................................................................................................................... 73
RS 2011/ 002 Krav til elektroniske verktøy ............................................................................................................................................................... 75
UDI 2011
Side 1 av 77
RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak
Plan
Krav
Driftsoperatørs plan-, rapporterings- og
økonomiarbeid skal sikre god måloppnåelse,
ressursutnytting og økonomiforvaltning på alle
Tiltak /Metode
Månedsrapporter fra autorisert
regnskapsbyrå, månedsrevisjon av
refusjonskrav etter UDI sine regler. Sende
de rapporter UDI til enhver tid krever.
Bruke riktig med ressurser for at beboerne
skal få det de har krav på når det gjelder
aktiviteter o.l
Mottaket skal utarbeide årsplan for sin samlede
Driftsoperatør og alle ansatte skal utforme
forslag til årsplan innenfor sine respektive
arbeidsområder/ansvarsområder. Blir
overlevert mottaksleder som har
overordnet ansvar for å sette planen
sammen til et enhetlig dokument.
fra UDI. Skjema for plan og rapport skal
benyttes. Planen skal være UDI i hende innen 1.
januar det året den gjelder for.
Mottaket skal involvere de ansatte i planarbeidet
på en måte som sikrer deres innflytelse i henhold
til arbeidslivets bestemmelser.
Mottaket skal gi beboere anledning til å delta i
UDI 2011
Mottaksansatte får derigjennom innflytelse
og må sette seg godt inn i hvilke krav UDI
setter for gitte stillinger.
Kostnad
Merknad
DRO/
Ledelse sammen med økonomiansvarlig.
Utarbeider et godt gjennomtenkt
årsbudsjett som skal sikre en sunn drift.
mottakets driftsområder.
virksomhet i henhold til årlige krav og føringer
Tidspunkt Ansvarlig
Økonomiansvarlig
01.01.11
Mottaksleder/Alle
Utsatt frist til
15.01.11
Sendes
innbundet
pr.post.
Arbeidet med
årsplan skal
påbegynnes i
november.
(Arbeidet med
årsplan 2012
starter i
november
2011)
Side 2 av 77
og ha innflytelse på de deler av planarbeidet som
kan ha betydning for deres livssituasjon.
Mottaket skal rapportere på sin virksomhet til
UDI innen 1. mars det påfølgende år. Skjema for
Beboere skal gjennom samarbeidsrådet gis
anledning til å komme med
innsigelser/tilføyelser til årsplan. Det skal
brukes møtetid til dette arbeidet.
Årsrapport leveres med gjennomførte
aktiviteter og oppnådde resultater.
Informasjonsmedarbeider
Nov 2011
Innen 1.mars
Mottaksleder/Alle
plan og rapport skal benyttes. Rapporten skal
beskrive gjennomførte aktiviteter og oppnådde
resultater, samt gjøre rede for eventuelle avvik.
En signert erklæring på at mottaket har den
dokumentasjonen som regelverket for helse,
HMS erklæring vedlegges.
Verneombud
Alle ansatte skal være med i prosessen om
å avgi rapport på det arbeidet som faktisk
er utført foregående år.
Beboere skal gis anledning til å uttale seg i
rapporten om gjennomførte aktiviteter og
oppnådde resultater.
Alle
miljø og sikkerhet krever skal vedlegges.
Mottaket skal involvere de ansatte
rapporteringsarbeidet.
Mottaket skal gi beboerne anledning til å delta i
rapporteringsarbeidet.
UDI 2011
Samarbeidsråd/
Side 3 av 77
Mottaket skal utarbeide årsbudsjett for driften.
Budsjett skal utarbeides.
01.01.11
Driftoperatør
Budsjettet skal gjenspeile aktivitetene i
Utsatt frist til
15.01.11
årsplanen og skal være UDI i hende innen 01.01.
Skjema for budsjett og regnskap skal benyttes.
Mottaket skal melde fra til UDI umiddelbart
dersom det blir foretatt vesentlige justeringer av
Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
budsjettet
Mottaket skal føre løpende driftsregnskap.
Kontinuerlig
DRO
Mottaket skal sørge for at fullstendig
Innen
01.04.11
DRO
årsregnskap med signert revisjonsberetning for
driftsoperatør er UDI i hende innen 1. april det
påfølgende år. Skjema for budsjett og regnskap,
med utdrag fra årsregnskapet, bekreftet av
revisor, skal vedlegges.
Mottaket skal føre og oppbevare regnskap for
ytelser som beboerne mottar i henhold til
Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
Rundskriv nr. 2008-035 Reglement for
økonomiske ytelser til beboere i statlige mottak
(Pengereglementet). Det samme gjelder utgifter
til beboernes reiser. Bilagene skal være
tilgjengelige for kontroll og oppbevares i
UDI 2011
Side 4 av 77
henhold til gjeldende regelverk.
Mottak som har stående forskudd skal ha en
Innen
01.01.11
Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
egen bankkonto og separat konto i regnskapet
for pengereglementsytelser. Gjeldende
bankfullmakter skal sendes UDI innen 01.01.
hvert år, og fullmakter som endres i løpet av året
skal sendes umiddelbart. Bankkontoen skal
avstemmes per siste dag i hver måned, og
avstemmingsskjema, samt kontoutskrift, skal
sendes sammen med refusjonskravet.
Mottaket skal ha rutiner som gjør det mulig å
Driftsoperatør
rapportere på kostnadseffektivitet, eksempelvis
driftsutgifter per kontraktsfestet plass.
Mottaket skal sende inn refusjonskrav til UDI
innen den 30. i påfølgende måned. Gjeldende
Innen den 30.
påfølgende
måned.
Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
skjema genereres i System for elektronisk
samhandling med mottakene (Sesam), og skal
benyttes.
Mottaket skal sørge for at alle refusjonskrav er
UDI 2011
Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
Side 5 av 77
Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
dokumentert. Krav som gjelder

variable ytelser (jf. Pengereglementet)
skal vedlegges kvitteringslister og/eller
signert remitteringsliste fra bank.
Kvitteringsutskrift fra nettbank kan
godtas når avstemt månedlig kvittering
fra bank medfølger.

tilleggsytelser (jf. Pengereglementet)
skal vedlegges utskrift fra System for
elektronisk samhandling med mottak
(Sesam).

transportutgifter skal ha beboernes
DUF-nummer påført bilagene.

stykkprisplasser/ skal vedlegges
beleggsliste for perioden

ekstraordinære driftstilskudd skal
vedlegges UDIs tilsagnsbrev og bilag.
Revisjon
Driftsoperatør skal ha en signert avtale med
Revisor KPMG benyttes. De reviderer og
rapporterer.
Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
autorisert revisor som inkluderer en månedlig
kontroll av mottakets refusjonskrav og en
UDI 2011
Side 6 av 77
rapportering til UDI. Refusjonskrav utbetales
ikke før revisors rapport foreligger.
Driftsoperatør skal sørge for at revisor er kjent
med at kontrollen skal ivareta følgende:

Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
Alle ytelser til beboere skal være i tråd
med Pengereglementet med
fortolkninger.

Kontante utbetalinger av basisbeløp
skal være påført mottakers signatur.

Bankutbetalinger av basisbeløp skal
være dokumentert med spesifiserte
banklister - Alle variable ytelser skal
være dokumentert med bilag.

Husleie skal være innbetalt for de
beboere det gjelder.

Sengetøy- og kjøkkenpakker eller klær
skal være signet for av beboer.

Tilleggsytelser skal være dokumentert
med utdrag fra Sesam

Transportutgifter skal være iht.
gjeldende avtaler og satser.

Stykkprisplasser/beredskapsplasser og
kostutgifter i transittmottak skal
stemme med beleggslister og
UDI 2011
Side 7 av 77
flyttemeldinger.

Ekstraordinære driftstilskudd skal være
iht. UDIs tilsagnsbrev og være
dokumentert med bilag
Innsyn
Driftsoperatør/
Økonomiansvarlig
Driftsoperatør skal framlegge alle originalbilag
dersom UDI eller Riksrevisjonen krever det.
Rapportering
Tiltak/Metode
Gjennomført iht plan
Avvik m/ begrunnelse
RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak
Plan
Krav
Pengereglementet skal
sikre en felles standard for
UDI 2011
Tiltak /Metode
-
Inntekt/formueforhold skjema skal utfylles og
Tidspunkt
Ansvarlig
Hver 6.mnd
Økonomiansvarlig
Kostnad
Merknad
signeres av beboer hver 6 måned.
Side 8 av 77
mottakenes beregning av
-
Oppfølging av endret status/basisbeløp.
økonomiske ytelser til
-
Tilleggsytelser skal vurderes før søknad blir sendt
beboere som ikke på annen
måte er i stand til å dekke
UDI.
-
sine økonomiske behov.
Reglementet skal også
sikre en felles standard for
Få det økonomiske perspektivet i tannlegetjenesten
til å fungere for mottak/beboere.
-
Oppfølging av frikort for beboere.
-
Stikkprøver for kontroll av beboers økonomi i
UDIs saksbehandling av
sesam.
tilleggsytelser til beboere
med særskilte behov.
Kontinuerlig
-
Regnskap over aktivitetsmidler for hver måned.
-
Fordele bussutgifter over flere budsjett.
RS 2008-035V1
Pengereglementet
UDI 2011
2.1. Ankomst
2.2. Fravær fra mottaket
2.3. Flytting
2.4. Avslag på søknad
2.3. Egne midler
3.1. Formue
3.2. Lønnsinntekt
3.3. Annen inntekt
4. Beregning og satser for basisbeløp
4.2. Personer i ordinære mottak med selvhushold
4.3. Personer under 48 timers prosedyre
4.6. Personer som ikke bidrar til verifisering av identitet
4.7. Personer under Dublin-ordningen i ordinære mottak
4.8. Basisbeløp for barn, forsørgertillegg og barnetrygd
4.9. Opphold på sykehus, institusjon, krisesenter, fengsel
4.10. Feilaktig utbetaling
4.11. Tyveri eller tap av basisbeløp
Kontinuerlig
Økonomiansvarlig
Side 9 av 77
4.12. Uketilskudd til beboere i ventemottak
5. Direkte refunderbare tilleggsytelser
5.1. Sengetøypakke
5.2. Sengetøy til personer under 48 timers prosedyre
5.3. Kjøkkenpakke
5.4. Klær
5.5. Klær til personer under 48 timers prosedyre
5.6. Reiseutgifter i forbindelse med undervisning
5.7. Utgifter til akutt lege- og tannlegebehandling, inkl
reiseutgifter, og medisiner for personer i transitt
5.8. Egenandel og reiseutgifter til psykolog/psykiater og
fysioterapeut
5.9. Egenandel og reiseutgifter ved opphold i
opptreningsinstitusjon og krisesenter
5.10. Barnehageplass
5.11. Støtte til utstyr ved barnehage- og skolestart
6. Tilleggsytelser etter søknad
6.1. Bokstøtte
6.2. Ekstraytelser i ordinære mottak nødvendig for en
persons liv og helse
6.3. Ekstraytelser i transittmottak nødvendig for en persons
liv og helse
6.4. Delvis dekning av utgifter ved begravelse
6.5. Søknad om støtte til suppleringsklær og utstyr til barn
6.6. Tap av personlige eiendeler ved brann
7. Reduksjon i eller bortfall av økonomiske ytelser
7.1. Generelt
7.2. Lønnsinntekt
7.3. Formue eller inntekt
7.4. Brudd på husregler
7.5. Hærverk
7.6. Manglende oppmøte til obligatoriske tiltak
7.7. For mye utbetalt
7.8. Tilleggsytelser brukt i strid med fastsatte vilkår
7.9. Trekkbestemmelser for beboere i ventemottak
UDI 2011
Kontinuerlig
Økonomiansvarlig
Side 10 av 77
8. Enslige mindreårige
8.1. Basisbeløp
8.2. Reduksjon
RS 2008-035V2
Egenerklæring om inntekt og formue. Blir brukt for å
beregne riktig økonomisk støtte. Utlendingsdirektoratet gir
Hver 6.mnd
Økonomiansvarlig/
Mottaksleder
kun økonomisk støtte til personer som ikke har egne midler
Egenerklæring finnes
på alle relevante
språk.
til livsopphold. Dersom en beboer har inntekt og/eller
formue betyr det at vedkommende helt eller delvis har
midler til livsopphold. I slike tilfeller blir det ikke utbetalt
økonomisk støtte, eller den reduseres avhengig av
inntektens og/eller formuens størrelse. Ved lønnsinntekt av
en viss størrelse vil beboere også kunne bli krevd for
husleie.
For å kunne gi riktig økonomisk støtte, må beboere opplyse
om de har inntekt eller formue ved å signere
”Egenerklæring om inntekts- og formuesforhold”. Denne
skal gis beboere på eget språk.
RS 2008-035V3
Skjema for kontroll av beboers inntekts-og formuesforhold
Økonomiansvarlig
RS 2008-035V4
Skjema for transporterklæring
Økonomiansvarlig
Rapportering
UDI 2011
Side 11 av 77
Tiltak/Metode
RS 2011-150 Satsningsområder for statlige mottak 2011
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt Ansvarlig
Kostnad Merknad
Arbeidet med satsningsområdene og øvrige ressurskrevende arbeidsoppgaver skal tillegges flere enn èn ansatt.
Retur



sikre at alle beboere får
informasjon om
returordninger og om
opprettelsen av de nye
retursentrene
sørge for at returarbeidet er
et felles anliggende for hele
personalet, slik at alle har
de nødvendige kunnskapene
for å gi beboerne korrekt
informasjon og veiledning
om fordelene ved å velge
frivillig assistert retur
delta i opplæring i
motiverende samtale og
legge til rette for at
UDI 2011
Samle alle med avslag til egne møter der det er
informasjon, åpning for spørsmål, tanker og
kommentarer rundt tema retur.
Kvartalsvis.
(I tillegg
kommer møter
sammen med
IOM)
Returarbeid skal være tema på våre månedlige
fagmøter. (Vi skal ha fagmøte en hel arbeidsdag
1x pr mnd.
Tiltakskonsulent
/Mottaksleder/Alle
Tiltakskonsulent
/Mottaksleder/Alle
første tirsdag i hver måned)
To ansatte er kurset og har på fagmøte delt med
kollegaer essensen fra dette kurset. Vi skal
videre ha tema ”motiverende samtale” frem på
1x pr mnd
Tiltakskonsulent/
Sosialkonsulent
De som har deltatt på
kurs ønsker
oppfølgingskurs.
Side 12 av 77

metoden brukes i mottakets
arbeid med frivillig retur
styrke samarbeidet med
International Organization
of Migration (IOM) ved å
ha gode rutiner for
forberedelse og
tilrettelegging ved IOMs
informasjonsbesøk til
mottaket, samt å
gjennomføre møte med
IOM hvor hele
personalgruppen deltar
Prosjekt
fagmøter gjennom året.
Det skal være jevnlig kontakt med representant
fra IOM. Ved besøk skal både ansatte og
2x pr år
Informasjonsmedarbeider/
Tiltakskonsulent
Vår 2011
Tiltakskonsulent/
Mottaksleder/Alle
beboere være forberedt. Det skal også være
praktisk tilrettelagt med nødvendig teknisk
utstyr, tolker, transport og mat/drikke. IOM skal
ha eget møte med ansatte.
Vi skal ha et prosjekt for å samle på gode
minner fra hjemlandet. Det er ofte fokus på alt
30 000
Flettes inn i
Lokalsamfunnsarbeid.
det negative fra hjemlandet. Vi vil endre fokus,
og prøve å fokusere på det positive fra
hjemlandet, og at beboere blir mer bevisst på
gode minner. Vi skal samle på de gode
historiene og minnene og lage et bokprosjekt og
ei fotoutstilling sammen med tekstene. Dette er i
et returperspektiv, men også for at
lokalbefolkningen kan få et innblikk i små
hendelser og historier fra mange ulike land.
Dette for at informasjon som ofte kommer fra
UDI 2011
Side 13 av 77
media, ikke skal bli for ensformig og bare med
negativt fortegn.
Lokalsamfunnsarbeid





aktivt å informere
lokalsamfunnet om
endringer i
mottakssystemet, herunder
opprettelse av de nye
retursentrene
etablere et strukturert
samarbeid med aktuelle
sektormyndigheter
kommunisere/samhandle
aktivt med ulike
samarbeidspartnere i
kommunen og andre
aktuelle/interesserte parter
styrke lokalkunnskapen
internt i personalgruppa på
det enkelte mottak
Samarbeide med lokale
samarbeidspartnere og
organisasjoner om tiltak for
beboere i mottak.
UDI 2011
Delta på møter i Lokalutvalget for å informere
om mottakssystemet, endringer i dette samt
legge planer for videre samarbeid.
Samarbeide med de ulike enheter i politiet
Samarbeide og invitere på besøk representanter
fra de ulike instanser i kommunen for
informasjon og kommunikasjon. Eks.
oppvekstkomitè, dialogforum, flyktningekontor,
bibliotek, voksenopplæringen, grunnskolen,
barnehager og familiesenter.
5 x pr år
Mottaksleder
1 x pr.mnd
Mottaksleder
Vår og høst
2011
Mottaksleder/Alle
Lokalutvalget har sine
møter på Tverlandet
samfunnshus. De skal
inviteres til også å
kunne gjennomføre
møter på mottaket.
(informasjonsrommet).
Mottaksleder
Fortsette det gode samarbeidet som er opprettet
med representanter fra lokalmiljøet.
Planleggingsmøtene skal være lunchmøter der
alle ansatte deltar sammen med mottaksleder og
representanter fra lokalmiljøet. Beboere kan
også være representert.
2 x pr.mnd.
Mottaksleder/Alle
Side 14 av 77
Hvert kvartal
Mottaksleder
Hele året
Mottaksleder/ Alle/
Oppsøke foretninger i nærmiljøet for å gi
informasjon og vise interesse for deres
problemstillinger i forhold til asylsøkere.
Prosjekt
Arbeidstittelen på prosjektet er: ”Malstrømmen
er ikke til å temme, men vi kan bygge bro
over den”.
Ideen er å bygge en paviljong som et
kulturutrykk som vekter brobygging. Det skal
være et samspill mellom beboerne på mottaket
og lokalbefolkningen. Bakgrunnen for dette
prosjektet er at lokalsamfunnet er preget av en
slags identitetsløshet. Det finnes heller ikke noe
sted som peker seg ut som et naturlig
sentrumssted. Vi tenker at når lokalsamfunnet
skal i gang med å bygge sin egen identitet så
skal mottaket og dens beboere være medaktører.
Denne paviljongen skal være en kulturscene som
ligger like ved senter for eldre mennesker og
familiesenter. Scenen skal også være
utgangspunkt for allerede tradisjonelle
aktiviteter som fakkeltog på nyttårsaften og 17.
mai arrangement i tillegg til at vi skal utvide
med nye aktiviteter. Halvdan Sivertsen og hans
”sommerfugl i vinterland” skal være et moment i
dette prosjektet.
Representanter fra
lokalmiljøet/
Representanter fra
beboerne
Sikkerhet og trygghet

utarbeide skriftlige rutiner
UDI 2011
Skriftlige rutiner for mottaket skal foreligge. Er
laget med bakgrunn i to dagers kurs i:
Verneombud/
Kursholder Tor
Side 15 av 77





for håndtering av vold og
trusler mot ansatte i
mottaket
sikre at de ansatte i
mottakene har fått
opplæring om
implementering av HMS
arbeid
innføre nulltoleranse for
vold i mottak og
politianmelde alle relevante
forhold som avdekkes
videreutvikle samarbeidet
med det lokale politiet og
etablere en skriftlig
samarbeidsavtale
legge til rette for et godt
aktivitetstilbud ved
mottaket, som et
forebyggende tiltak
legge til rette for
beboermedvirkning ved
konflikthåndtering ved
mottaket
”håndtering av vold og trusler i mottak”
Skal ha oppfølgingskurs for nytilsatte.
Mottaksleder
Implementering av HMS skal være tema på
personalmøter og fagdager.
Det skal innføres nulltoleranse for vold og
trusler, både fysisk og verbalt. Om det oppstår
skal det politianmeldes.
Det skal være lav terskel for å kunne kontakte
lokalt politi. Samarbeidsavtale skal utarbeides i.
Vi skal ha faste aktiviteter hver uke og
aktiviteter som innbefatter alle av og til. Vi skal
også legge til rette med utstyr slik at beboerne
kan aktivere seg selv eks. ha tilgang til
treningsutstyr, spill, datamaskiner, tv o.l
Vi skal bestrebe oss på å få beboere fra samme
land/kultur og være medvirkende i prosesser for
å løse eventuelle konflikter.
Ingvaldsen, RIBO
Verneombud/
Mottaksleder
Alle
Kontinuerlig
Kontinuerlig/
Januar 2011
Mottaksleder/
Nestleder
Kontinuerlig
Tiltakskonsulent/
Barn og fam.ansvarlig
Kontinuerlig
Mottaksleder/
Verneombud/alle
Rapportering
UDI 2011
Side 16 av 77
Tiltak/Metode
RS 2009- 007 krav til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av UDIs tilsyn med statlige
mottak
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
DRO og ansatte skal legge til rette for tilsyn. Skal besvare
de spørsmål som blir stilt og vise frem dokumentasjon som
blir etterspurt.
Vår/sommer
2011
DRO/Mottaksleder
Alle
Om ansatte har noen ønsker for saker som skal belyses
under tilsynet, skal det være rom for å gi signaler om det
for å få meldt ifra til tilsynsleder.
Innen gitt frist
Samarbeidsrådet tar stilling til og besvarer pr. brev
eventuelle spørsmål fra UDI. De kan også gi uttrykk for
egne saker de ønsker skal belyses.
Innen gitt frist
Kostnad
Merknad
Mottaket skal besvare de
spørsmål UDI stiller under
foreberedelsen av meldte
tilsyn.
Mottaket skal melde inn
saker som ønskes tatt opp
under tilsynet innen oppgitt
DRO/Mottaksleder/
frist, samt informere om
hvem som skal delta.
Mottaket skal informere
samarbeidsrådet om
Informasjonsansvarlig
tilsynet i god tid på
forhånd, samt om at
UDI 2011
Side 17 av 77
beboerne bør være
representert og kan ta opp
saker som er meldt innen
oppgitt frist.
Driftsoperatør og mottak
skal forberede seg godt på
de driftsområdene som
Mottaksleder
Det skal settes av tid til forberedelser av tilsyn.
UDI har meldt før tilsynet,
men skal også være
forberedt på at andre
områder kan bli tatt opp.
Mottaket skal bidra til at
beboere som skal delta på
tilsynet får forberedt seg
godt på de driftsområdene
Beboerne som skal delta på tilsynet skal få tid sammen og
om ønskelig med ansatte før tilsyn.
som UDI har meldt.
Driftsoperatør, mottak og
Mottaksleder/UDI
UDI skal sammen vurdere
om eksterne
samarbeidspartnere skal
Invitere eksterne samarbeidspartnere om ønskelig.
inviteres til deler av
tilsynet, og i tilfelle hvilke.
UDI 2011
Side 18 av 77
Mottakets leder og
økonomiansvarlig, samt
representant fra
Alle ansatte skal være tilgjengelig ved tilsyn.
Samarbeidsrådet skal være tilgjengelig ved tilsyn.
DRO/Mottaksleder/
Økonomiansvarlig/
Alle
driftsoperatør, skal delta
under tilsynet. Andre
ansatte og representanter
for beboerne skal normalt
også delta.
Mottaket skal presentere
tiltak, metoder og
måloppnåelse på de
Skal presentere ulike tiltak for å kunne oppfylle satte mål
og identifisere hva som er våre utfordringer og hvordan vi
har tenkt å løse disse.
Mottaksleder
Sørge for at all informasjon som blir etterspurt blir gitt.
Mottaksleder
aktuelle områdene av
driften, samt identifiserte
behov for forbedrings- og
utviklingstiltak.
Mottaket skal gi UDI den
informasjon som trengs for
å gjennomføre tilsyn på
alle meldte områder.
UDI 2011
Side 19 av 77
Mottaket skal gi UDI
tilgang til de lokaler det
Alle enheter skal være tilgjengelig og om ønskelig vises
frem for tilsynet.
Mottaksleder/alle
All informasjon skal være tilgjengelig og alle ansvarlige
skal så langt det er mulig være tilgjengelig på jobb ved
tilsyn.
Mottaksleder
ønskes tilgang til.
Mottaket skal gi UDI den
informasjon som blir
etterspurt og gi innsyn i de
dokumenter det kreves
innsyn i, så sant ansvarlige
personer er til stede.
Driftsoperatør skal påse at
Krav som blir gitt skal følges opp og innfris.
Innen gitt frist
DRO/ Mottaksleder
krav og pålegg UDI har
gitt i tilsynsrapporten blir
fulgt opp innen de frister
som er satt.
Mottaket skal bruke
tilsynsrapporten til å
evaluere drift og
Det skal brukes tid på personalmøte å gjennomgå
tilsynsrapporten når den foreligger. Den skal også
gjennomgås i samarbeidsrådet.
Mottaksleder/
Informasjonsansv.
resultatoppnåelse, samt til
å foreta nødvendige
Vi skal evaluere driften.
endringer og/eller
justeringer av årsplan og
budsjett.
UDI 2011
Side 20 av 77
Mottaket skal beskrive
revideringer og/eller
justeringer av driften i
neste årsrapport, dersom de
Endringer som UDI påpeker skal foretas, må gjøres innen
gitt frist. Siste tilsynsrapport skal gjennomgås før
årsrapporten levers for å få med pålagte endringer eller
justeringer.
Innen gitt frist
Mottaksleder
er resultat av UDIs
påpekninger.
Rapportering
Tiltak/Metode
RS 2010- 084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak
Plan
Krav
Kravene til bemanning og
kompetanse skal
kvalitetssikre mottakenes
faglige arbeid overfor
beboerne og
Utlendingsdirektoratet
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Sørger for at det blir fremlagt politiattest før en tilsetting
finner sted, jf utlendingslovens § 97. Attesten skal ikke
være eldre enn tre måneder. Vedkommende skal ikke
ansettes hvis attesten har merknader.
Ved
ansettelser
DRO/
Mottaksleder
Kostnad
Merknad
Personer som skal ansettes må signere taushetserklæring i
UDI 2011
Side 21 av 77
(UDI). Kravene skal også
sikre at de ansatte i mottak
gis mulighet for faglig
utvikling både internt og
eksternt, gjennom kurs i
regi av UDI og gjennom
jevnlig ekstern veiledning.
tråd med RS 2008-026V2.
Mottaksleder
Mottaksleder Tone Hilde Birkelund (100 %) - Adjunkt og
MBA - organisasjon og ledelse
Mottaket skal ha en plan
for bemanning og
arbeidstid som sikrer at
ledelse, organisatoriske og
administrative oppgaver og
beboerrettet arbeid blir
ivaretatt på en god måte.
Stillinger skal ikke stå
vakante lenger enn tre
måneder.
Sosialkonsulent Pernille Osvoll (100 %) – Sosionom
3 310 000
Økonomiansvarlig Stian Andersen (100 %) –
Regnskapsutdanning
Informasjonsansvarlig Areej Al-Omar (100 %)– Master i
informatikk.
Tiltakskonsulent Mailen Evjen 70 %) – Kunstutdannet fra
UIO
Barne- og familieansvarlig Berit Sandvik (100 %)–
Reiselivsutdannet. Har kompetanse fra drift av barnebase
og arbeid med barn/familier ved asylmottak
Helsesøster Rita Haavin (80 %)- Helsesøster/Jordmor
Psykiatrisk sykepleier Eva Andersson (20 %) – Sykepleier
UDI 2011
Side 22 av 77
Vaktmester Thor Lihall (50 %)– Brannvernutdannet
Tilkallingsvikarer:
Bente-Lill Hernes og Elisabeth Stangeland Barnevernspedagogstudenter
Mottaket skal sikre at
pålagte oppgaver blir
ivaretatt også utenfor
ordinær arbeidstid, når
dette er nødvendig.
Mottaket skal sørge for at
beboerne har muligheter til
å komme i kontakt med
ansatte på tider av døgnet
hvor mottaket er
ubemannet.
Vaktordning ivaretar dette kravet. Vi har vaktliste der alle
ansatte i mer enn 50 % stilling er på vaktlista. Hver ansatt
har vakt i ei uke. Vakta starter mandag morgen og varer
frem til neste mandag morgen. Når kontortiden er over
kobles telefonen om slik at når beboere eller andre ringer
mottaket utenom åpningstid vil de nå vakthavende.
Vakthavende har også ansvar for daglig å levere post til
beboere på eksterne enheter.
Driftsoperatør skal
tilstrebe en balansert
alders- og
kjønnssammensetting i
personalgruppa, samt
flerkulturell kompetanse
som bidrar til mestring av
samarbeid på tvers av
kulturgrenser.
Alder på ansatte fra 24 – 54 år.
Mottaket skal ha en person
Vedkommende som har ansvar for barnebasen har allsidig
UDI 2011
DRO/
Mottaksleder
Informasjonsmedarbeider er fra Irak.
Sosionom er fra Danmark.
Side 23 av 77
med barnefaglig utdanning
på høyskolenivå, med
ansvar for arbeidet med
barn og ungdom, herunder
ansvar for en eventuell
barnebase.
Mottaket skal ha en person
med pedagogisk utdanning
eller tilsvarende
kompetanse på formidling,
med ansvar for
informasjonsarbeidet.
erfaring fra å jobbe med barn og unge. Hun har bl.a jobbet
med denne gruppen i mottak tidligere. Hun har ikke formell
utdanning for arbeid med barn/unge, men har
Realkompetanse for å kunne utføre dette arbeidet. Jobber i
tett samarbeid med helsesøster, mottaksleder og andre
ansatte.
Vedkommende har Mastergrad i informasjonsbehandling.
Personen som skal ivareta
beboerøkonomi, skal ha
minimum ettårig utdanning
innenfor
økonomi/regnskap.
Vedkommende er regnskapsutdannet.
utarbeide skriftlige
stillingsbeskrivelser for alle
ansatte. Disse skal
revideres dersom
stillingsinnholdet endres.
Stillingsbeskrivelser foreligger for alle ansatte.
Mottakets ansatte skal delta
på obligatoriske
opplæringstiltak i regi av
Alle ansatte får tilbud om å delta på kurs. Noen kurs blir
ansatte pålagt å delta på. Eksempelvis kurs om retur, sesam,
Økonomi, MI.
Revideres ved behov.
UDI 2011
40 000
Kompetanseheving
185 000
Reiseutgifter
Mottaksleder/DRO
Side 24 av 77
UDI, herunder
grunnopplæring for
nytilsatte, samt gis
anledning til å delta i andre
opplæringstiltak som UDI
organiserer.
DRO, mottaksleder og hvis mulig nestleder, skal delta på
ledersamlingene som holdes hvert kvartal.
Nytilsatte skal delta på basiskurs.
Driftsoperatør skal sikre at
personalet får regelmessig
ekstern veiledning i å
håndtere de spesielle
utfordringene knyttet til
arbeidet i mottak.
Veiledningen skal
minimum utgjøre 20 timer
fordelt over minst fire
sesjoner pr. år.
Mottaket har veiledning for ansatte første torsdag hver
måned i 1,5 time. Ekstern veileder er Mette Mo som bl.a. er
utdannet gestaltterapeut. Hun er ansatt ved
psykiatriavdelingen ved Nordlandssykehuset.
Mottaket skal ved behov
søke rådgiving hos
relevante faginstanser.
Vi legger til rette for at relevante faginstanser skal kunne gi
orientering/rådgivning til ansatte. Det skal inviteres til
fagmøter med relevante faginstanser på mottaket.
Eksempelvis BUP, PPT, Barnevern, NAV, VOP,
Skatteetaten, Politi.
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
1 x pr.mnd
Mottaksleder
Side 25 av 77
RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
All håndtering av personopplysninger i statlige mottak skal ivareta beboernes lovfestede rett til personvern.
Personopplysninger:
opplysninger og vurderinger
som kan knyttes til en enkelt
person
Mottaket skal håndtere personopplysninger slik at
beboernes lovfestede rett til personvern ivaretas.
Kontinuerlig
Alle
Ansatte skal opplyses og orienteres om kravene fra
UDI. Alle skal ha et bevisst forhold til bruk og
behandling av personopplysninger.
Enhver bruk av
Sosialkonsulent
personopplysninger, som for
eksempelvis registrering,
Personopplysninger arkiveres i låst arkivskap.
sammenstilling, lagring eller
utlevering, eller en
kombinasjon av slike
bruksmåter.
Personopplysninger utleveres ikke til
utenforstående. Ansatte innhenter ikke flere
opplysninger enn det er nødvendig for å behandle en
sak. Personopplysninger skal ikke medbringes hjem.
Alle
Formålet med behandlingen
av personopplysninger og
hvilke hjelpemidler som skal
Dokumenter/personlige opplysninger postsendes
UDI samme dag som beboer utskrives av SESAM.
Sosialkonsulent
brukes.
Databehandling
UDI 2011
Loven benytter følgende definisjoner:
Side 26 av 77
Personopplysningsloven §§
13 og 15 og
personopplysningsforskriftens
§§ 2-15 regulerer all
behandling av
personopplysninger.
Personopplysninger: opplysninger og vurderinger
som kan knyttes til en enkelt person
Loven §§ 7-16 stiller krav til
meldeplikt/konsesjon for
personregistre. UDI har søkt
Datatilsynet om konsesjon for
registrering av
personopplysninger som
trengs for å løse direktoratets
oppgaver, behandlingene
utdypes i UDI-2004-06-22V1
Taushetserklæring underskrives ved/før ansettelse.
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
Taushetsplikt: plikt til å holde visse opplysninger
hemmelige, slik at andre ikke får kjennskap til dem.
Mottaksleder
Ansatte i mottak med kommunal driftsoperatør har
taushetsplikt etter forvaltningsloven. Lovens
bestemmelser gjelder imidlertid ikke automatisk for
ansatte med privat driftsoperatør. UDI har derfor
pålagt disse den samme taushetsplikten, med den
begrensning at den ikke skal gjelde overfor UDI.
Side 27 av 77
RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak
Plan
Krav
Statlige mottak skal drives
etter prinsippene for god
forretningsskikk. I
samarbeidet med UDI betyr
det å ha fokus på gjensidig
tillit, åpenhet og lojalitet i
samarbeidet med UDI.
Driftsoperatør skal unngå
sammenblanding av
eierinteresser mellom seg
selv og
ansatte/underleverandører
når det gjelder kjøp av
varer og tjenester som er
direkte refunderbare.
Tiltak /Metode
Firmaets ansatte skal opptre med integritet, være ærlige,
følge loven og UDIs retningslinjer, vise ansvar, sørge for
gode rutiner på alle plan med skriftlige instrukser
vedrørende HMS, taushetsplikt etc. Vi skal sørge for at
beboere og ansatte føler seg vel til rette til enhver tid.
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
DRO
DRO
informere UDI om enhver
transaksjon som gjelder
ytelser som ikke er direkte
refunderbare hvis den
involverer ansatte eller
underleverandører som kan
regnes som nærstående.
UDI 2011
Side 28 av 77
Med nærstående menes:
Ektefelle, eller en man har
et ekteskapsliknende
forhold til, egne barn og
barn av en man har et
ekteskapslignende forhold
til og søsken/slektninger .
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
Side 29 av 77
RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Ordinære statlige mottak skal være et nøkternt, men forsvarlig innkvarteringstilbud som sikrer beboernes grunnleggende behov og den enkeltes behov for trygghet.
Adresse
alle beboere har:
-ei seng å sove i, tilgang til
låsbare bad og toalett, samt
til fellesarealer for sosialt
samvær tilpasset kjønn og
Løding, Tverlandet
Tiurveien 31/33
Haakon 7.gt 12
Fredensborgveien 44
Smed Quales vei 9
Sum
Antall
rom/leil
36
30
8
4 leil
5
83
Max antall
beboere
95
68
15
18
8
204
DRO/Mottaksleder
3 450 000
1 100 000
150 000
Husleie
Energi
Forsikring
alder.
-tilfredsstillende
hygieniske boforhold, samt
ha gratis tilgang til
vaskemaskin og tørk av
UDI 2011
Det skal fortløpende utføres vedlikeholdsarbeid på alle
mottakets bygninger. Vi skal følge opp våre tidligere
interne tilsyn samt gjennomføre et nytt interntilsyn innen
01.06.11
Side 30 av 77
klær.
-mulighet til å lage egen
mat eller ha tilbud om
næringsrik, variert og
tilstrekkelig bespisning
-beboere med særskilte
behov skal så langt som
mulig ha en tilpasset
boløsning. Enslige kvinner
Utbedringsplaner
Løding Tverlandet – Felleskjøkken i administrasjonsbygg
skal delvis erstattes med et kjøkken i hver etasje i Bygg A
og B. Det betyr at vi skal lage kjøkken på rom 16 og 26
(bygg A). I bygg B skal det lages kjøkken på rom 36. Det
skal videre bygges tre nye rom for beboere på
administrasjonsbygg.
Vi disponerer fem rom for beboere med særskilte behov.
Kvinner som bor på Tverlandet har rom i 2. etasje på bygg
B der det er eget kortlåsesystem. Her har de eget
kjøkken/oppholdsrom, tilgang til bad, dusj og
vaskemaskin.
skal tilbys et botilbud
fysisk skjermet fra menn.
Tiurveien har egne kvinnerom med kjøkken og bad.
Vaskerom er felles; hver etasje har sitt vaskerom. I 4.etasje
er det en leilighet der det bor bare kvinner. De har eget
bad/vaskerom.
Smed Quales vei er enebolig der det bor bare kvinner og
barn.
Haakon 7.gt har en etasje for kvinner. Her bor også
familier og enslige menn. Hver etasje har sitt bad.
Vaskerom i kjeller.
Syke beboere skal prioriteres ift. singelrom. Eldre beboere
skal også prioriteres ift. Singelrom på mottaket.
Familier generelt skal prioriteres ift. Leilighetene vi
disponerer.
UDI 2011
Side 31 av 77
Fellesarealer
DRO/Mottaksleder
Mottaket skal ha et
Vi har adskilte bad og toaletter for enslige menn og
tilstrekkelig antall kjøkken,
kvinner.
bad og toaletter, og det
skal være atskilte bad og
Tiurveien har kjøkkenkrok på alle rom samt kjøkken i
toaletter for kvinner og
leilighet 4.etasje.
menn.
Se utbedringsplaner for Tverlandet. (Det skal bygges tre
nye kjøkken)
Haakon 7.gt. Har et kjøkken i hver etasje.
Smed Quales vei og Fredensborgveien er leiligheter med
kjøkken, bad, vaskerom og oppholdsrom.
-Mottaket skal disponere
Har informasjonsrom på Tverlandet med teknisk utstyr.
egnede lokaler for
Kan også brukes av beboere på kveldstid etter avtale og
gjennomføring av
med en beboer som er ansvarlig.
Informasjonsansvarlig/
Tiltakskonsulent
informasjonsprogram og
annet beboerrettet arbeid.
Vi disponerer møterom/samlingsted på Mørkved
familiesenter.
-Mottaket skal disponere
Barne-og
familieansvarlig
egnede lokaler for
UDI 2011
Side 32 av 77
barnebase.
Barnebase i 4.etasje i Tiurveien.
Mottaket skal disponere
tilstrekkelig med
fellesarealer til sosial
omgang, og kvinner og
menn skal kunne disponere
egne rom.
Alle
Vi har fellesarealer på Tverlandet som flittig skal brukes
til sosialt samvær både på dag- og kveldstid.Vi disponerer
møterom/samlingsted på Mørkved familiesenter.Fellesrom
i alle leiligheter.
På Tverlandet har vi i tillegg: Syrom, frisørrom, basar og
treningsrom. Disse kan disponeres av alle, også de som
ikke bor på Tverlandet.
-Med mindre behovet
Religionsnøytralt kontemplasjonsrom er til disposisjon på
dekkes i boenhetene, skal
Tverlandet. Kan disponeres av alle beboere.
Sosialkonsulent.
mottaket skal ha et rom der
beboerne, enkeltvis eller i
små grupper, kan trekke
seg tilbake for
kontemplasjon. Rommet
skal være religionsnøytralt
og kunne disponeres av
alle beboere som ønsker
De leiligheter der det bor barn har lekearealer inne og ute.
det.
I Tiurveien skal vi benytte oss av utelekearealer ved
Mottaket skal ha trygge
skolen og i marka.
innen- og utendørs
Barne-og
UDI 2011
Side 33 av 77
familieansvarlig/
tiltakskonsulent
lekearealer for barn og
tilstrekkelig plass
innendørs til barns lek og
fritidssysler.
-mottaket skal ha rom hvor
skolebarn kan gjøre lekser
For de skolebarna som benytter seg av SFO blir leksene
ivaretatt der. Lekser blir ellers gjort i hjemmet.
og få leksehjelp dersom
dette ikke kan ivaretas på
annen måte.
Basar – lagt til rette for at beboere kan finne det de måtte
ha behov for av klær, sko, sengetøy, husgeråd og lignende
Alt av klær og utstyr er gitt av lokalbefolkningen.
Fryserom. Kobles på ved behov. Har vært benyttet til
bekjempelse av veggdyr. Vi vil få til ei ordning der vi ber
beboere legge bagen i fryserommet når de ankommer fra
transittmottak. Vi vil da gi de en ”pakke” med nødvendig
tøy det døgnet bagen ligger på fryserom.
Kjølerom- Lagringsarealer for oppbevaring av
potet/grønnsaker
Boder- på alle enheter. I Tiurveien har vi bod med tilgang
UDI 2011
Side 34 av 77
til stor fryseboks for beboere.
Trygghet
Mottaket skal tilrettelegge
for en trygg hverdag for
alle beboere.
Vaktmester/alle
Ytterdører skal være låst.
Tiurveien- ringeklokker til alle rom med callinganlegg.
Dørene kan åpnes fra rommene etter at beboeren har
klarert de som evt. skal på besøk.
-mottaket skal søke å
skjerme beboerne mot
Kvinner er spesielt skjermet, eget lås-/nøkkelsystem.
uønsket oppmerksomhet
Kontinuerlig
fra andre.
Alle
Fokus på menneskehandel.
-mottaket skal i størst
mulig grad sikre at kvinner
ikke blir utsatt for vold,
trakassering eller seksuelle
De fleste beboere har mobiltelefon. Vi sjekker at alle rom
har minst en beboer med mobiltelefon. Mottaket har derfor
valgt og ikke ha fasttelefon tilgjengelig for beboere.
overgrep.
Beboere som blir utsatt for straffbare handlinger blir
innkalt til kontoret for å kunne informere om hvilke
rettigheter og plikter vedkommende har. Vi kontakter
UDI 2011
Side 35 av 77
politi for å be om time for å levere anmeldelse. Vi er også
Mottaksleder
behjelpelig med transport til politi.
beboerne har tilgang til
telefon slik at de kan
kontakte politi, ambulanse
eller brannvesen ved
behov.
Ansatte skal alltid informere beboere dersom vi blir
kontaktet av media for besøk på mottaket. Hvis beboere
Mottaket skal gi beboere
som utsettes for straffbare
handlinger i eller utenfor
mottaket bistand til å
anmelde forholdet til
politiet dersom de ønsker
det.
Mottaket skal søke å
skjerme beboerne mot
uønsket eksponering i
media..
samtykker i intervju eller bilder, skal vi så langt det er
mulig, forsikre oss om at de skjønner konsekvensene av
Mottaksleder
dette. Vi anmoder også medier om å bruke tolk om noen
beboere stiller til intervju for å unngå misforståelser.
Lokale medier kontakter mottaket dersom beboere ønsker
eksponering i media. I noen tilfeller må vi kanskje anmode
media om å skjerme beboere som ønsker eksponering.
Sikkerhet
-mottaket
skal ha skriftlige
UDI 2011
Rutiner for brannberedskap foreligger og skal jevnlig
DRO/vaktmester/
Mottaksleder
Side 36 av 77
rutiner for brannberedskap.
-mottaket skal ha
branninstrukser oversatt til
aktuelle språk og de skal
gjennomgås. Det skal være oppslag på alle aktuelle språk
på alle enheter over hvordan en skal forholde seg om det
oppstår brann. Skal jevnlig sjekkes/suppleres. Vaktmester
skal sørge for at alle punkter i brannsikringsrapport og
anbefalinger fra 2010 blir fulgt.
være permanent oppslått
og sikret.
ansatte og beboere er kjent
med hvor nødutganger,
”Branngruppa” skal til enhver tid bestå av fem
beboere. Medlemmene i branngruppa skal gå en
ukes turnus hver.(se også Beboermedvirkning –
Branngruppa.)
brannalarmer og
slukkingsutstyr er plassert.
mottakets ansatte skal
gjennomgå grunnleggende
brannvernopplæring med
praktiske slokke- og
evakueringsøvelser under
ledelse av personell med
brannteknisk kompetanse.
Mottaket skal gjennomføre
Medlemmene i Branngruppa skal få opplæring i
generell brannvern.
Den skriftlige instruksen for brannvakt skal
følges. Vaktmester har ansvaret for at det blir satt
opp vaktlister og at vaktordningen fungerer. Når
evt. alarmen går skal samtlige møte opp.
I de tre boligene våre har vaktmester ansvaret for
kontroll av slukkeutstyr og røykvarslere.
Vaktmester har også ansvaret for at beboerne kan behandle
slukkeutstyret og at de vet hvordan man skal forholde seg
ved et branntilløp.
kvartalsvise brannøvelser,
med mindre det lokale
Alle ansatte og beboere skal gjennomgå brannvideoen
brannvesen har bestemt
UDI 2011
Side 37 av 77
noe annet. Både ansatte og
som et ledd i opplæring og bevisstgjøring.
beboere skal delta i
øvelsene.
Det skal arrangeres brannøvelser ved alle våre enheter
hvert kvartal. Vi skal inngå avtale med Salten brann om å
bistå på noen av våre øvelser.
Vi vil også inngå avtale med Sivilforsvaret for å låne
utstyr som er beregnet for å gjennomføre realistiske
brannøvelser.
Mottaket skal ha skriftlige
rutiner for krisehåndtering.
Mottaket sin HMS-plan skal gjennomgås og revideres.
Skriftlige rutiner for krisehåndtering skal inngå.
Innen 01.07.11
Verneombud
HMS-erklæring fylles ut og sendes UDI-regionkontor
Nord.
Sammen med
årsrapport
Verneombud
Kontinuerlig
Mottaksleder/
Nestleder
rutiner for håndtering og
melding til politiet ved
kriminalitet og vold. All
vold og kriminalitet skal
meldes til politiet.
Mottaket skal til enhver tid
ha oppdaterte beboerlister.
UDI 2011
Side 38 av 77
Rapportering
Tiltak/Metode
RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak
Plan
Krav
Retningslinjer for
relasjonen ansatte – UDI
Samarbeidet mellom
mottaket og UDI skal
bygge på lojalitet, tillit og
åpenhet. Ansatte har den
samme grunnleggende rett
som andre til å ytre seg
kritisk om statens
virksomhet og alle andre
forhold. Dette innebærer
blant annet at de ansatte
skal:
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Utlendingsdirektoratet (UDI) har styringsansvar overfor det
statlige mottaksapparatet og utarbeider retningslinjer til
driftsoperatør og mottak. Dette rundskrivet inneholder
UDIs krav til etiske retningslinjer for alle typer mottak. Det
forplikter driftsoperatør og alle som har et
ansettelsesforhold på mottaket, inklusive praktikanter,
korttidsengasjerte og andre med et kontraktsforhold som
gjelder driftsoppgaver. Alvorlige brudd, eller begrunnet
mistanke om slike brudd, skal alltid meldes til leder eller
driftsoperatør, og UDI skal alltid informeres. Brudd på
bestemmelser som angir rettslige standarder, eksempelvis
de som angår ansattes taushetsplikt, kan medføre oppsigelse
og straffeansvar.
Kontinuerlig
Mottaksleder
Kostnad
Merknad
1.1. Retningslinjenes formål
1. Bruke ytringsfriheten på
en måte som tar tilbørlig
hensyn til de interesser
UDI 2011
Statlige mottak har omfattende, sammensatte og krevende
oppgaver. Måten de blir håndtert på er avgjørende både for
Mottaksleder/DRO
Side 39 av 77
UDI skal ivareta
2. Bidra til å realisere
direktoratets kjerneverdier,
profesjonalitet, helhet og
menneskeverd, på alle
mottakets ansvarsområder
3. Rette seg etter UDIs
vedtak og retningslinjer
4. Ta opp systemkritikk
med UDI, å varsle om
faglige dilemmaer og
kritikkverdige forhold som
undergraver mottakets
oppgaveløsning
Retningslinjer for
relasjonen ansatte –
beobere
Integrerings- og
mangfoldspolitikkens
prinsipper om ikke
diskriminering,
brukertilpasning og respekt
for annerledeshet skal være
førende for mottakenes
beboerrettede arbeid. Dette
UDI 2011
tillitsforholdet til UDI som oppdragsgiver og for forholdet
til beboere og lokalsamfunn. Det stilles derfor store krav til
integritet og dømmekraft hos så vel driftsoperatører som
mottaksansatte. De etiske retningslinjene skal være et
verktøy for det kontinuerlige arbeidet med å opprettholde
en høy etisk standard i mottaksapparatet.
Retningslinjene bygger på de etiske prinsippene i gjeldende
policydokumenter om statens flyktning-, innvandrings- og
mangfoldspolitikk, samt på allment aksepterte verdier og
normer som rettferdighet, likebehandling, pålitelighet og
lojalitet.
Dokumentet inneholder få påbud. I stedet skal de standarder
og prinsipper som trekkes opp gi mottaksapparatet og UDI
et felles grunnlag for å møte stadig skiftende utfordringer
med etisk refleksjon og begrunnede veivalg.
2.1. Ansvarsforhold
De etiske retningslinjene gjelder for den
oppgaveforvaltningen som er avtalt mellom driftsoperatør
og UDI, og det ligger til driftsoperatør som arbeidsgiver å
implementere og forvalte dem.
UDI på sin side skal ha et vedvarende fokus på
mottaksapparatets etiske ståsted. Det betyr å være i løpende
dialog med driftsoperatører og mottak og bidra til at
retningslinjene fungerer som rettesnor i mottakshverdagen
Mottaksleder/DRO
Side 40 av 77
innebærer blant annet at de
ansatte skal:
1. Ivareta beboernes rett til
personvern
2. Være tydelige med
hensyn til rolle og ansvar i
samhandlingen med
beboerne
med sine utfordringer og dilemmaer.
Driftsoperatør og mottaksledelse har et særlig ansvar for
hvordan atferd og normer utvikler seg i personalgruppa,
både gjennom sitt eget eksempel og ved å skape rom for
intern dialog og praksisutforming. Den enkelte medarbeider
må gjøre seg kjent med retningslinjene, delta aktivt i
utformingen av felles praksis og holdninger og bidra til at
etisk refleksjon blir en integrert del av mottakshverdagen.
3. Respektere beboernes
integritet og egenart
4. Tilstrebe en likeverdig
behandling og motvirke
forskjellsbehandling
5. Legge til rette for at
beboerne i størst mulig
grad kan ivareta sin egen
livssituasjon
6. Gi god omsorg til
enslige mindreårige
beboere
De etiske retningslinjene som er utarbeidet for mottaket
skal jevnlig gjennomgås for at alle ansatte skal være bevisst
på dette. Vi skal ha en felles forståelse over hva som kreves
av oss i forhold til UDI, beboere, kollegaer, lokalmiljøet og
offentlige instanser.
Mottaksleder
7. Ikke gi eller motta
tjenester, gaver eller
belønning fra beboere,
unntatt hvis de er av
UDI 2011
Side 41 av 77
symbolsk karakter
8. Ikke innlede seksuelle
forhold/parforhold til
beboere
9. Være aktive
ambassadører for verdiene
som formidles i dette
dokumentet, i ord og
handling
Retningslinjer for
relasjonen ansatte –
lokalsamfunn
Mottakets roller som
samarbeidspartner og
kunnskaps- og
holdningsbygger i
lokalsamfunnet krever en
høy grad av kompetanse,
samt personlig og faglig
integritet. Dette innebærer
blant annet at de ansatte
skal:
1. Opptre som aktive
formidlere av innholdet i
og grunnlaget for statens
flyktning-, innvandrings-
UDI 2011
Side 42 av 77
og mangfoldspolitikk i
kontakten med
samarbeidspartnere og
lokalmiljø
2. Være aktive brobyggere
mellom mottak og
lokalsamfunn og fremme
gode relasjoner og
toleranse i lokalmiljøet
3. Unngå verv, oppdrag
eller jobber som medfører,
eller kan medføre,
habilitetskonflikter
4. Ivareta taushetsplikten
på en profesjonell måte,
både i formelle
samarbeidsrelasjoner og
utenfor arbeidssituasjonen.
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
Side 43 av 77
RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak
Plan
Krav
Mottaket skal ha god
oversikt over tilgjengelige
tolketilbud, samt
samarbeide med aktuelle
tolketjenester for å sikre
tilgang på profesjonelle
tolker når behovet oppstår.
Mottaket skal benytte tolk
eller språkassistent når det
er nødvendig
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Mottaket skal bruke kvalifisert tolketjeneste der de har
kvalifiserte/autoriserte tolker.
I samtaler med en beboer skal vi vanligvis bruke
tolkehjelp via telefon. Når vi har informasjon til mer enn
ei språkgruppe skal vi bruke tolk som møter opp.
eksempel: IOM og UDI informasjon.
Ved behov
Alle/ Tiltakskonsulent
Kostnad
Merknad
.
120 000
Tolk skal benyttes på alle møter som omhandler
Retur, bosetting, UDI informasjon, IOM informasjon og
konfliktløsende samtaler.
Mottaket skal benytte
kvalifisert tolk når det er
nødvendig av hensyn til en
beboers rettssikkerhet
generelt og
personvernhensyn spesielt.
Mottaket kan benytte
språkkyndige ansatte eller
beboere som
språkassistenter i
situasjoner det, etter
UDI 2011
Noen beboere kan engelsk i tillegg til eget språk. De kan
være behjelpelig ved ukentlige informasjonsmøter som
gjelder praktisk info av ulik art, velkomsinformasjon,
samt hvis det skal forklares noe praktisk til beboere.
Språkassistenter er også et beboerrettet tiltak. Beboerne
Vi skal sørge for at
de største
språkgruppene skal
ha minst to
språkassistenter som
Side 44 av 77
vurdering, ikke trengs
kvalifisert tolk.
bruker selv språkassistentene hvis de tar initiativ for å
spørre om noe praktisk.
Mottaket skal
kvalitetssikre
språkassistentens funksjon
gjennom å gi opplæring og
veiledning.
Det er en eller to fra hvert land som har god kunnskap til
engelsk, eget språk og andre språk.
Vi skal samle dem og gi dem opplæring og veiledning
om tolking og etikk rundt dette. Det skal fokuseres på
taushetsplikten. Alt skal oversettes selv om man er uenig
i hva har blitt sagt.
Mottaket skal følge opp
språkassistentens
rolleutøvelse med sikte på
å forebygge rolle- og
habilitetskonflikter.
Informere alle om språkassistentens rolle og hvilke
etiske retningslinjer som følges.
behersker engelsk.
Mottaket skal ikke benytte
beboere som
språkassistenter i
situasjoner der de kan få
tilgang til taushetsbelagte
opplysninger.
Mottaket skal ta hensyn til
beboernes ønsker og
behov ved bestilling av
tolk, i den grad de er
rimelige og kan innfris.
Det skal være lav terskel for å bruke autorisert tolk
Alle
Rapportering
UDI 2011
Side 45 av 77
Tiltak/Metode
RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid)
Plan
Krav
Mottakets
lokalsamfunnsarbeid sikre
at der er god
kommunikasjon og
samhandling mellom
mottakets personale og
beboere og
lokalsamfunnet.
Mottaket skal bidra til å
fremme kunnskap om
mottakssystemet og
asylpolitikken og fremme
prinsippene om ikkediskriminering,
brukertilpasning og
respekt for annerledeshet.
UDI 2011
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
6x pr år
Mottaksleder/Alle
Mottaksleder deltar på møter i lokalutvalget for å gi
informasjon samt få informasjon om hva som skjer i
lokalmiljøet. Dette er en viktig arena for å utveksle
informasjon og kommunisere ut til lokalmiljøet.
Invitere lokale beboere til mottaket for å gi informasjon.
Møte opp på skole og andre arena for å informere.
Vi skal tilstrebe et godt og strukturert løpende samarbeid
med helsetjeneste, barnevern, skole og voksenopplæring.
2x pr år
Mottaksleder
Kontinuerlig
Mottaksleder/alle
Vi skal fortsatt ha et godt løpende samarbeid med
politiet, herunder det kriminalitetsforebyggende arbeidet.
Mottaksleder
Vi skal ha et godt løpende samarbeid med brannvesenet i
Vaktmester
Side 46 av 77
det brannforebyggende arbeidet.
Mottaket skal bidra til at
offentlige
samarbeidspartnere får et
godt utgangspunkt for å
håndtere sitt eget
informasjonsansvar
overfor beboerne ved å
formidle at kunnskap om
mottakssystemet og asylog flyktningpolitikken.
Vi skal samarbeide med lokal bibliotektjeneste om
markedsføring av tilbudet overfor beboerne.
Vi skal følge de etiske retningslinjene når vi tar kontakt
og kommuniserer med offentlige myndigheter. Skal
følge opp de avtaler vi inngår.
Alle
Driftsoperatør skal melde
fra til UDI dersom aktuelle
sektormyndigheter ikke
utfører de oppgaver de har
ansvar for.
DRO
Krav til kontakt med og
informasjon til
nærmiljøet
Mottaket skal ha en
skriftlig plan for
informasjon til og kontakt
med nærmiljøet.
UDI 2011
Skriftlig plan skal utarbeides
Januar 2011
Mottaksleder
Side 47 av 77
Mottaket skal tilstrebe et
godt samarbeid med lokale
media og søke å profilere
mottaket på en positiv
måte.
Vi skal fortsatt ha god kontakt og være imøtekommende
og gi faktaopplysninger. Mottaksleder skal ta mot
henvendelser fra media. Vi skal kontakte media om vi
aktiviteter som kan være til nytte for alle å vite.
naboer og næringsdrivende
som berøres av mottaket
får god informasjon om
forhold som angår dem.
Kontakter lokalt næringsliv for å vise interesse for deres
problemstillinger i forhold til våre beboere. Informere
om mottaket og gi beskjed om at de kan kontakte oss
ved behov.
Mottaket skal være en
pådriver i
holdningsskapende arbeid
gjennom et godt samarbeid
med skoler, frivillige lag
og organisasjoner og
ressurspersoner.
Vi skal bestrebe oss på å være en sentral aktør i det
holdningsskapende arbeidet i lokalmiljøet og knytte
kontakter med sentrale personer i lokalmiljøet.
Mottaket skal legge til
rette for at beboerne kan
være aktive deltakere og
premissleverandører i
informasjon til og kontakt
med nærmiljøet.
Beboerne skal motiveres til å være deltakende i ulike
aktiviteter og arrangementer i lokalmiljøet. Vi skal også
legge til rette for og gi rom for at beboere kan invitere
lokalbefolkning til mottaket.
Jevnlig
Mottaksleder
6x pr år
Mottaksleder
Kontinuerlig
Mottaksleder
Kontinuerlig
Mottaksleder
2.3. Krav til samarbeid
med politiet i spesielle
UDI 2011
Side 48 av 77
situasjoner
Mottaket skal samarbeide
med politiet i forbindelse
med uttransportering av
beboere fra mottaket som
følge av avslag på
asylsøknad. Mottaket skal
ha skriftlige rutiner for slik
bistand og de ansatte skal
kjenne disse.
Mottaket skal på
anmodning gi politiet
nødvendig bistand under
etterforskning av straffbare
forhold som politiet
mistenker involverer
beboer(e).
Mottaket skal gi
nødvendig bistand hvis
politiet må rykke ut for å
etablere ro og orden på
mottaket.
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
Skriftlige rutiner skal foreligge for hvordan opptre ved
uttransportering. Skal fremlegges og informeres om på
personalmøte.
Sosialkonsulent
Vi skal alltid bestrebe oss på å stille op for å kunne bistå
politiet ved anmodning om det.
Mottaksleder
Vi skal stille opp uten diskusjoner om vi blir anmodet
om det fra politiet.
Vakthavende ansatt
Side 49 av 77
RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
Mottaket skal organiseres på
en måte som gjør
beboermedvirkning til en
integrert del av
driftskonseptet. Det
innebærer at beboerne skal
kunne delta i den daglige
driften på alle områder som
ikke har med ledelse eller
kontrollfunksjoner å gjøre,
eller der regelverket for
databehandling,
informasjonssikkerhet og
personvern kommer til
anvendelse.
rutiner for kartlegging av
beboernes kompetanse og
interesser, i den hensikt å
kunne tilby oppgaver og gi
UDI 2011
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Beboermedvirkning er og skal fortsatt være en viktig
del av driftskonseptet. Vi skal bestrebe oss på å utvide
beboermedvirkning til flere områder etter samme
modell som vi har i dag og som fungerer.
Kontinuerlig
Mottaksleder/alle
Samtale med hver beboer for å få kjennskap til
beboerens kompetanse samt finne oppgaver som
passer med kompetanse og interesser.
4 uker etter
ankomst
Sosialkonsulent
Kostnad
Merknad
Side 50 av 77
medansvar.
boerne har et representativt
organ med et skriftlig
mandat som sikrer
samarbeidet mellom dem og
mottakets ledelse. Det kan
være i form av et
samarbeidsråd der
representant(er) for
personalet deltar, men der
leder og minimum to
tredjedeler av deltakerne er
beboere. Det kan også være
et rent beboerråd, så lenge
det finnes nedfelte rutiner for
hvordan den formelle
kontakten med ledelsen skal
foregå.
Mottaket skal sikre kvinners
deltakelse i
samarbeidsrådet/beboerrådet,
på linje med menns.
Minimum en plass i
samarbeidsrådet skal
forbeholdes kvinner.
Mottaket skal gi beboerne
UDI 2011
Hver enhet har en representant. Fra Mørkved har vi to
og fra Tverlandet har vi tre. Vi skal ha representanter
fra forskjellige land og med ulik alder og kjønn. De
som skal være med i samarbeidsrådet skal ha tillit hos
medbeboere og respekt for alle uavhengig av
nasjonalitet og religion.
Samarbeidsrådet ledes av informasjonsmedarbeider.
De planlegger aktiviteter og har dermed
medbestemmelse på disponeringen av
aktivitetsmidlene. Samarbeidsrådet diskuterer
problemer hvis finnes og skal etterstrebe og finne
løsninger som kan aksepteres av alle.
Representanter fra samarbeidsrådet skal ha tid på
informasjonsmøter etter møte i samarbeidsrådet for å
kommunisere ut til alle beboere hva har de har
diskutert og bestemt i samarbeidsrådet.
Det er to aktive kvinner i samarbeidsrådet.
60 000
2 x hver mnd
Mottaket skal sørge
for at det blir servert
kaffe/te/kjeks på
møtene
Aktuelle problemstillinger som omhandler aktiviteter,
Side 51 av 77
anledning til å påvirke
prioriteringer og
oppgaveløsning gjennom
deltakelse i plan- og
rapporteringsprosessen. Det
anbefales at slik deltakelse
inngår i
samarbeidsrådet/beboerrådet
sitt mandat.
f) Mottaket skal bidra til at
beboerne kan uttrykke sitt
syn på driften til UDI, både
under tilsyn og ellers. Det
anbefales at denne oppgaven
inngår i samarbeidsrådet/
beboerrådet sitt mandat.
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
ombygginger, rapporteringer o.l blir tatt opp i
beboerrådet.
Samarbeidsrådet skal få anledning å utrykke sitt syn til
UDI. Det skal være eget tema på møter i
samarbeidsrådet der de sammen gir svar på spørsmål
UDI eventuelt stiller. Svarer i felles brev.
Mottaksleder
Side 52 av 77
RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
Mottakets
informasjonsarbeid skal ha
fokus på:
at beboere kjenner sine
rettigheter og plikter, samt
får et realistisk bilde av
det norske samfunnet og
en forståelse av de
grunnleggende verdiene
det bygger på.
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Velkomstinformasjon:
Ved ankomst
•
•
•
•
•
•
•
Merknad
Ved ankomst til mottaket får beboer servert
kaffe/te og kjeks mens han/hun få en kort
velkomstinformasjon. Velkomstinformasjon
inneholder opplysninger om rutiner og regler,
helse, skole, viktige telefonnumre,
Videre får beboer sitt rom og nøkkel blir
utlevert.
Beboer vil få kjøkkenpakke.
Bankkort blir utlevert.
Blir presentert for alle ansatte.
Deretter får ankommende omvisning hvor også
fadder er med. En fadder er en person som
snakker samme språk og kjenner rutiner på
mottaket.
Får opplysninger om hvor man får handlet,
opplysninger om åpningstider på mottaket,
telefonnumre utenom åpningstid. Disse
informasjoner er samlet i en egen
informasjonsfolder som beboere får.ved
ankomst.
Obligatorisk informasjonsprogram.
 Informasjonsansvarlig skal for alle beboere til å
tilpasse info-programmet til de ulike grupper og
UDI 2011
Kostnad
Utgifter til transport
og tolking
Side 53 av 77


individer som til enhver tid bor på mottaket.
beboere med språkkompetanse brukes aktivt
som språkassistenter i info-delen. De får
mulighet å forberede seg i stoffet, slik at
vanskelige temaer gjøres forståelig.
Viktig å se til at alle får informasjon som skal
gis.
Sørge for at dagligdags info når ut til alle
beboere. Dvs. å bruke oppslagstavla aktivt.
IOM informasjonsmøter
Det skal gjennomføres gruppevise informasjonsmøter
med IOM to ganger hvert år. Alle beboere skal gjennom
mottakets informasjonsprogram for å få informasjon om
muligheten til å returnere tilbake til hjemlandet.
Rapportering
Tiltak/Metode
To ganger i
året
/IOM
Utgifter til transport
og tolking
RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
UDI 2011
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Side 54 av 77
Mottaket skal ha én ansatt
med faglig og
koordinerende ansvar for
det bosettingsforberedende
arbeidet. I oppgaven inngår
- å være mottakets
kontaktperson overfor
IMDi
- å se til at personalet har
de kunnskapene og den
forståelse som trengs for å
veilede beboerne og
tilrettelegge for en effektiv
bosetting
- å ha løpende oversikt over
bosettingsklare beboere og
se til at mottaket har
nødvendig kontakt med
IMDi i konkrete
bosettingssaker
- samarbeide med
mottakets info. ansvarlige
for å kvalitetssikre all
bosettingsrelevant
informasjon som beboerne
får
Når beboer får oppholdstillatelse, skal han/hun innkalles til
bosettingssamtale. Samtale foregår med tolk.
Innen 2 uker
etter vedtak.
Sosialkonsulent
Tolkeutgifter
Samtalen skal benyttes til:
1) å sikre alle bosettingsrelevante opplysninger i Sesam
2) å gi veiledning som bidra til en forståelse av hvilke
muligheter/begrensninger der ligger i å bli bosatt med
offentlig hjelp.
3) å informere om rettigheter og plikter han/hun har etter
bosetting
4) Svare på spørsmål ang. den forestående bosetting samt å
være rådgiver til anskaffelse av personnummer, pass,
skattekort og bankkort.
Mottaket skal sette av
tilstrekkelige ressurser til
UDI 2011
Side 55 av 77
bruk av tolk.
Rapportering
Tiltak/Metode
RS 2010-148 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak/SATSINGSOMRÅDE 2011
Plan
Krav
Mottaket skal ha en ansatt
med faglig og
returarbeid.
a) Mottaket skal ha rutiner
som sikrer et målrettet
returarbeid i tråd med dette
rundskrivet.
med faglig og
returarbeidet. I oppgaven
inngår:
UDI 2011
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Mottakspersonalet har som oppgave å tilrettelegge og
veilede slik at beboere kan ivareta sin egen situasjon og
treffe informerte valg.
Kontinuerlig
Tiltakskonsulent
a) Mottaket skal sørge for at returarbeidet er et felles
anliggende for hele personalet.
b) Mottaket skal innkalle alle beboere over 18 år til en
individuell retursamtale så snart det er kjent at en beboer
har fått avslag i første instans, samt ved endelig avslag.
Denne samtalen inngår i informasjonsprogrammet og er
obligatorisk for beboeren.
Alle
Kostnad
Merknad
Det kan være
vanskelig å fange opp
når beboere har fått
sitt andre avslag.
Vi får ikke
informasjon om
endelig avslag fra
UNE.
Tiltakskonsulent
c) Mottaket skal benytte retursamtalen til informasjon,
dialog og veiledning som bidrar til at beboeren har en
Side 56 av 77
1.være mottakets
kontaktperson overfor UDI
og IOM.
2.se til at personalet har de
nødvendige kunnskapene
og den forståelse som
trengs for å gi beboerne
korrekt returrelatert
informasjon og god
veiledning om fordelene
ved å velge frivillig retur
forståelse av sine handlingsalternativer. Samtalen må som
et minimum ivareta følgende tema




Tiltakskonsulent
konsekvensene av å ha fått avslag på asylsøknaden
det frivillige returprogrammet og
reintegreringsprosjekter
bortfall av botilbudet i ordinært mottak
uttransportering av politiet
d) Mottaket skal sikre at beboeren har nødvendig kontakt
med IOM i konkrete søknader om retur. Mottaket skal om
nødvendig bistå beboeren med søknad om frivillig retur.
3.samarbeide med
mottakets
informasjonsansvarlige for
å kvalitetssikre all relevant
returinformasjon som
beboerne får
4. legge til rette for IOMs
informasjonsarbeid i
mottaket
Mottaket skal sette av
tilstrekkelige ressurser til
bruk av tolk og
språkassistenter for å sikre
god informasjon til og
kommunikasjon med
UDI 2011
Vi skal også ha et prosjekt for å samle på gode minner fra
hjemlandet. Man har ofte fokus på alt det negative fra
hjemlandet. Vi vil endre fokus, og prøve å fokusere på det
positive fra hjemlandet, og at beboere blir mer bevisst på
gode minner fra hjemlandet. Vi skal samle på disse
historiene og minnene og evt. lage et bokprosjekt og/eller
fotoutstilling sammen med tekstene. Dette er i et
returperspektiv, men også for at lokalbefolkningen kan få et
innblikk i små hendelser og historier fra andre land, da man
ofte hører og får informasjon fra media, og da mye er
Side 57 av 77
beboerne. Beboere skal
ikke benyttes som
språkassistenter i
individuelle retursamtaler
negativ omtale.
Mottaksleder er
kontaktperson overfor
politiet
Rapportering
Tiltak/Metode
RS 2010-152 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Mottaket skal tilrettelegge for at foresatte kan ivareta
sitt omsorgsansvar.
Krav til sikring av
omsorg
Helsesøster og barne-og familieansvarlig skal sette i
gang foreldrekurs/foreldreveiledning for nyankomne
foreldre. Kurset skal inneholde ulike seks tema;
UDI 2011
Helsesøster /
Barn- og familieansvarlig
Hver av
kursmodulene vil
utgjøre en halv
undervisningsdag.
Side 58 av 77
utdanning, barneoppdragelse, ungdomsliv, om å slå
Kurset vil
gjennomføres
intensivt, over en kort
periode.
barn, partnervold og traumer. Kurset skal følges opp
med regelmessig foreldreforum.
Mottaket skal ha interne rutiner som sikrer barn og
ungdoms utviklingsbehov. I dette ligger et godt
samarbeid med kommunale etater og aktuelle instanser i
lokalsamfunnet.
Det skal holdes jevnlig kontakt med barnehage, skole,
Helsesøster /
barnevern og pp- tjenesten. Barn og unge kartlegges for å
finne ut behovet til hver enkelt. Det skal foretas intervju
av barn og ungdom.
Fortsette samarbeid med frivillige organisasjoner, som
Røde Kors, Lions og kirkens bymisjon.
Vi skal oppfordre til å oppsøke Åpen barnehage i de
Helsesøster /
ulike bydelene.
Benytte fritidstilbud som klubber, idrettslag og
ungdomsklubber.
Vi vil også trekke inn
mulige
samarbeidspartnere,
fra kommunen.
Samarbeid med
Tiltakskonsulent
Opprette fadderordning med lokalbefolkningen.
Samarbeide med internasjonalt senter- som møteplass for
UDI 2011
Side 59 av 77
Krav til tiltak for barn
under skolepliktig alder
barn og unge med foreldre
Mottaket skal sørge for et avlastningstilbud for foreldre
Hverdager
med barn i alderen 0-2 år som sikrer foreldrene mulighet
til å delta i informasjonsprogram og norskopplæring.
Barnebasen skal være åpen på hverdager.
Dette er et tilbud for barn fra null opp til skolealder.
Barna skal kunne benytte barnebasen når foreldrene er på
skole, deltar på informasjonsmøte, eller trenger et
avbrekk.
Dette skal være et fristed for barna, med fri lek og
pedagogisk opplegg.
Barn fra to år til grunnskolealder skal ha et tilrettelagt
tilbud på minimum tre timer per dag mandag – fredag.
Tilbudet kan gis gjennom egen barnebase på mottaket
eller ved kjøp av barnehagetilbud eller lignende.
Barnas foresatte og andre voksne beboere skal i størst
mulig grad trekkes inn i planlegging, tilrettelegging og
Barn- og
familieansvarlig/
Tiltakskonsulent
gjennomføring av tilbud som gis i regi av mottaket. Det
skal derfor legges opp til regelmessige møter for å
diskutere videre tilbud samt evaluere eksisterende tilbud.
UDI 2011
Barn- og
familieansvarlig/
Tiltakskonsulent
Side 60 av 77
Foreldremedvirkning er et område vi vil fokusere mye
på.
Beboermedvirkning
Mødre/beboere ved mottaket skal hjelpe til og være
delaktig i drift av barnebasen.
Foreldre/beboere ved mottaket skal være med på å
planlegge hverdagen, aktiviteter og tilbud ved mottaket.
Krav til informasjon til
ungdom
Mottaket skal sikre at ungdom over 12 år får informasjon
om samme hovedtema som informasjonsprogrammet for
1x pr mnd
Barne-og
familieansvarlig/
voksne inneholder, men tilpasset alder og behov.
Informasjonsprogrammet skal tilrettelegges til de ulike
gruppene som bor på mottaket. Det skal tas hensyn til
alder, etnisk tilhørighet, bakgrunn mm.
Mottaket skal legge særlig vekt på at
informasjonsarbeidet kombineres med praktiske
aktiviteter. Det er lettere å nå unge under
informasjonsmøter og kartlegging, når man gjør noe
sammen. F. eks kreativ lek, turgåing o.l.
Mottaket skal sikre at ungdom har påvirkningsmuligheter
UDI 2011
Barn- og
Side 61 av 77
på aktivitetstilbudet.
familieansvarlig/
Tiltakskonsulent
Ungdom skal også inkluderes i planlegging og
Barn- og
familieansvarlig/
tilrettelegging av hva informasjonsprogrammet skal
inneholde.
Lov om barneverntjenester gjelder for alle barn som
oppholder seg i riket. Det vil si at barnevernet har samme
ansvar for barn som oppholder seg i mottak, som for
Kontinuerlig
Barn- og
familieansvarlig/
Helsesøster/Mottaksleder
andre barn i kommunen. Tiltak etter barneverntjenesten
kan iverksettes for barn under 18 år. Mottaket har
opplysningsplikt til barneverntjenesten etter lov om
barneverntjenester § 6 - 4 av eget tiltak, uten hinder av
taushetsplikt, i følgende tilfeller når det er grunn til å tro:
a) at et barn lider av en livstruende eller annen alvorlig
sykdom eller er skadet, og foreldrene ikke sørger for at
barnet kommer til undersøkelse og behandling.
Barn- og
familieansvarlig/
Helsesøster/Mottaksleder
b) at foreldrene ikke sørger for at et funksjonshemmet
eller spesielt hjelpetrengende barn får dekket særlige
behov.
c) at det er alvorlige mangler ved den daglige omsorgen
som barnet får, eller alvorlige mangler i forhold til den
personlige kontakt og trygghet som barnet trenger etter
UDI 2011
Side 62 av 77
sin alder og utvikling.
d) at barnet blir mishandlet eller utsatt for alvorlige
overgrep i hjemmet,
e) at det er overveiende sannsynlig at barnets helse eller
utvikling kan bli alvorlig skadd fordi foreldrene er ute av
stand til å ta tilstrekkelig ansvar for barnet.
f) når et barn har vist alvorlige atferdsvansker ved
alvorlig eller gjentatt kriminalitet eller om det er eller
mistanke om misbruk av rusmidler.
Vi skal ha tett samarbeid med skole, barnevern og
ansvarlige ved fritidsgrupper.
Vi skal etterstrebe og få god dialog med familiene. Vi
skal besøke de jevnlig for å gi informasjon.
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
Side 63 av 77
RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og
ungdom i statlig mottak
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Vi skal vektlegge hvordan vi kommuniserer til beboerne. Vi
skal også legge vekt på at beboerne føler at mottaket er et
trygt sted. Mottaket skal fremstå som et hjem for mennesker
i en spesiell situasjon. Det innebærer at ansatte skal være
bevisst på å bygge tillit som igjen gir trygghet.
Kontinuerlig
Mottaksleder
Kostnad
Merknad
Lederen av mottaket har et
særlig ansvar for å legge til
rette for at overgrep mot
barn/ungdom i mottaket
ikke skal skje. Det er
avgjørende at forholdet
mellom de ansatte og
beboerne på mottaket er
preget av trygghet og tillit.
Rutinene omfatter følgende overgrepsrelasjoner:
Mottaksleder/
Verneombud
Rutiner skal være et
konkret hjelpemiddel for å

ansatte som begår overgrep mot mindreårig beboer
forebygge overgrep i

beboer som begår overgrep mot annen mindreårig
mottak. Overgrep
inkluderer:
-grenseoverskridende
adferd
UDI 2011
beboer

personer utenfra som begår overgrep mot
mindreårig beboer

familiemedlemmer som begår overgrep mot
Side 64 av 77
-fysisk vold
-psykisk vold
mindreårig beboer
1. Grenseoverskridende atferd - kan for eksempel dreie seg
om seksualisert spøk, seksualiserte blikk eller overdreven
-seksuell vold
berøring. Inkluderer også for hardhendt behandling av et
barn/en ungdom eller at en ansatt utviser en atferd som
bryter med mottakets etiske retningslinjer eller av andre
grunner vurderes som uakseptabel. Inkluderer også atferd
som oppleves som uprofesjonell eller krenkende for
barnet/ungdommen.
2. Fysisk vold – slag, spark, o.l
3. Psykisk vold - alle måter å skade, skremme eller krenke
på som ikke er direkte fysiske i sin natur, eller måter å styre
eller dominere andre på ved hjelp av en
bakenforliggende makt eller trussel. Dette kan innebære
psykisk plaging, ekstrem kontroll av atferd, isolering og
systematisk nedbryting av selvtillit – ofte gjennom
beskyldninger. Inkludert er også høyrøstet kjefting, knusing
av ting i sinne osv.
4. Seksuell vold - alle handlinger rettet mot en annen
persons seksualitet, som gjennom at de smerter, skader,
skremmer eller krenker, får denne personen til å gjøre noe
UDI 2011
Side 65 av 77
mot sin vilje eller slutte å gjøre noe den vil. Alt fra seksuell
trakassering og krenkelser opp til å bli presset til å utføre
uønskede seksuelle handlinger inkludert å bli utsatt for
voldtekt og seksuell tortur.
Administrative rutiner og
systemer
Driftoperatør v/mottaket
skal:
.
a) Foreta en risikovurdering av situasjoner hvor barn kan bli
utsatt for overgrep.
b) Vektlegge stillingsprosessen i ansettelser, og sikre at
politiattest fremskaffes ved alle ansettelser, jf.
utlendingsloven § 97.
c) Fylle inn kontaktinformasjon over aktuelle
rådgivningstjenester og ressurspersoner i vedlagt mal og
holde kontaktinformasjonen oppdatert, samt sikre at de
ansatte har kjennskap til dette. Se vedlegg 2
d) Tilrettelegge for en arbeidstidsordning (der dette er
mulig) som sikrer barn og ungdom så vel som ansatte, og at
personalgruppa er så stabil som mulig.
e) Sikre at alle ansatte har tilgang til et loggføringsskjema
hvor mistenkelige enkelthendelser kan nedtegnes. Se
vedlegg 4
f) I samarbeid med de ansatte utarbeide samhandlingsregler
mellom de ansatte og barna/ungdommene i mottaket.
g) Ha egnet lokale tilgjengelig for konfidensielle samtaler
mellom ansatte og beboere
DRO
Direkte oppfølging av
Mottaksleder
rutinene
a) Gjennomgå de etiske retningslinjene med alle ansatte.
b) Ta opp seksuelle og fysiske overgrep jevnlig som tema
UDI 2011
Side 66 av 77
Mottaksleder skal:
for fokus på møter for de ansatte. Grenseoverskridende
atferd og gråsoneproblematikk skal drøftes i møter med
ansatte.
c) Sikre at alle ansatte har grunnleggende kunnskap om
barnevernloven og barnvernets rutiner.
d) Sikre at alle ansatte kjenner til rutinene og at de tas på
alvor av hele personalet.
e) Sørge for at alle ansatte kjenner til egen meldeplikt og
opplysningsplikt ved mistanke om seksuelle og fysiske
overgrep og grenseoverskridende atferd mot barn og
ungdom. Minn om at det er straffbart å ikke melde fra
Forebyggende arbeid
a) Snakke med beboerne, ikke til dem.
rettet mot beboere
b) Ta opp seksuelle og fysiske overgrep som eget tema i
Mottaksleder/alle
informasjonsprogrammet og temaet skal bli tatt opp i
Mottaket skal:
gruppesamlinger og i individuelle samtaler med voksne
beboere jevnlig.
c) Være klar og tydelig på lovverket i samtale med beboere.
Informere om krisesentre, politi, fri rettshjelp, helsetjenester
og eventuelt andre i hjelpeapparatet. Gjøre vedlegg 2
tilgjengelig for beboerne.
d) Gi råd og veiledning til barn og unge vedrørende
UDI 2011
Side 67 av 77
seksuelle aktiviteter og uttrykksformer i det daglige livet på
mottaket.
e) Sikre at holdninger til barns/ungdoms seksuelle
aktiviteter og uttrykksformer, herunder seksuell orientering,
blir diskutert og gjennomgått i informasjonsprogrammet,
barnegrupper, m/mer.
f) Sikre at alle beboere inkludert barn og unge er kjent med
hvilke former for samhandling mellom beboere som er
akseptable/uakseptable (hvordan være en god venn eller
kamerat).
g) Sikre at alle beboere inkludert barn og unge er kjent med
hva slags atferd som ikke er akseptabel, som for eksempel
vold, seksuelt overskridende atferd, seksuell trakassering
(verbal eller fysisk) og annen atferd som krenker andre
beboeres personlige integritet.
h) Sikre at alle beboere gjøres trygge på at opplysninger
beboeren kommer med blir tatt på alvor.
i) Veilede barn og unge om risikosituasjoner (vedlegg 3).
j) Bruke nærmiljøets ressurser som barnevern, helsesøster
eller andre samarbeidspartnere til å gjennomføre
informasjonsarbeid til beboerne.
Rutiner for håndtering av
mistanke om fysiske og
UDI 2011
a) Etabler tillit til barnet/ungdommen. Ansvarlig: Den
Side 68 av 77
seksuelle overgrep
ansatte som har en mistanke
b) Begynn bruk av loggføringsskjema. Noter ned alle
hendelser som kan være relevant.
Den ansatte som
har en mistanke
Rutiner for håndtering av
fysiske og seksuelle
overgrep
Rutinene beskriver hva som må skje raskt når situasjonen
oppstår. Rekkefølgen kan variere i ulike situasjoner.
Mottaksleder/
Verneombud/
Barn og
familieansv./
Helsesøster
Oppfølging
Det skal foreligge rutiner i samsvar med UDIs retningslinjer
Rutinene over beskriver
hva som må skje raskt når
- Oppfølging av barnet/ungdommen
situasjonen oppstår.
Punktene under tar for seg
Mottaksleder/
Verneombud/
Barn og
familieansv./
Helsesøster
- Oppfølging av den mistenkte
videre oppfølging
- Oppfølging av de andre barna/ungdommene ved mottaket
- Oppfølging av familien
- Oppfølging av personalgruppen Rapportering/etterarbeid
- Henvendelser fra media
UDI 2011
Side 69 av 77
Rapportering
Tiltak/Metode
RS Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak
Plan
Krav
med faglig og
aktiviteter. I oppgaven
inngår:
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Mottaket skal ha kontaktperson for lokale foreninger og
samarbeidspartnere når det gjelder å samarbeide om
aktiviteter til beboerne.
Kontinuerlig
Tiltakskonsulent
Kostnad
Merknad
Vi skal bestrebe oss på å finne aktiviteter som kan gi
beboerne meningsfull fritid. Det kan være å få til faste
svømmedager, ulike ballspill i hall og andre
fritidsaktiviteter som kan være møte mellom
lokalbefolkning og beboere. Det kan eks. være
strikkegruppe/matlaging. Dette er også returforberedende
aktiviteter.
Aktiviteter skal planlegges i samarbeid med
samarbeidsrådet, og de har medbestemmelse rett når det
gjelder bruk av aktivitetsmidler.
UDI 2011
Side 70 av 77
Trimgruppe: Mottaket har eget treningsrom med ulike
apparater som trener kondisjon og styrke. I tilknytning til
det også bordtennis og biljard.
Fotball: legge til rette for treninger og utstyr. Delta i
turneringer og vennskapskamper med andre mottak og
lokale lag. Samarbeid med lokale klubber.
Svømming: Alle beboere vil få tilbud om svømming en
gang i måneden..
Trening på lokale treningstudio, for de boenheter på
Mørkved og Bodø.
- Leksehjelp
- Matkurs
- Småbarnstreff i samarbeid med familiesentrene
- Bingo i samarbeid med Røde kors
- Strikkegrupper for kvinner
- Frisørsalong på mottaket, drevet av beboere.
- Norsk og Engelsk undervisning på mottaket
Prosjekt: Gode minner(se mer RS 2010-148)
- Førstehjelpskurs for samarbeidsrådet
- Dyrking av grønnsaker og krydderurter i vårt drivhus. - Sette poteter i vår potetåker.
- Aktivitetsdager i forbindelse med jul/nyttår
- Vi feirer nyttårsaften, med fakkeltog sammen med
lokalbefolkningen, der mottaket er en sentral del av det.
Beboerne serverer mat og drikke til alle.
UDI 2011
Side 71 av 77
- Fisketurer, evt. utlån av fiskeutstyr
- fjellturer i samarbeid med Bodø turlag
-17 maifeiring
- Utflukter: Man har utflukter flere ganger i året, både
sommeraktiviteter og vinteraktiviteter.
- Bowling
- Aktiviteter for barn: Sporadiske aktiviteter som
lekedilla, badeland eller bowling etc.
- Samarbeid med lokale grupper som speider,
ungdomsgrupper, skole
- Samarbeid med den lokale kirken, med sporadiske
aktiviteter og møteplass.
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
Side 72 av 77
RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner,
eldre og personer med helseproblemer/ funksjonshemninger
Plan
Krav
Mottaket skal strukturere
og målrette beboerrettede
tiltak og arbeide for
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kontinuerlig
Informasjonsansv./
Tiltakskonsulent
Kontinuerlig
Sosialkonsulent/
Verneombud
Mottaket skal sikre informasjon om tema av særlig
betydning for målgruppene, gjerne i samarbeid med
sektormyndigheter og frivillige organisasjoner.
Kostnad
Merknad
forståelse for slik
tilrettelegging blant
beboerne, for eksempler i
Mottaket skal tilrettelegge for at målgruppene har
fritidstilbud tilpasset deres interesser og behov.
dialog med
samarbeidsrådet.
Særlige krav – kvinner
Vi skal legge til rette for at kvinner kan delta i praktisk
beboermedvirkning, slik at de får brukt sin kompetanse og
kvinner har
erfaring.
påvirkingsmuligheter på
Mottaket skal legge til rette for egen kvinnegruppe.
forhold som angår dem,
blant annet ved å motivere
Mottaket skal ha skriftlige rutiner for å håndtere vold og
dem til å delta i
overgrep mot kvinner. Rutinene skal være godt kjent i
samarbeidsrådet.
personalgruppen.
UDI 2011
Side 73 av 77
Særlige krav – eldre
Mottaket skal sikre at eldre har påvirkingsmuligheter på
godt og strukturert
forhold som angår dem, blant annet ved å motivere dem til
samarbeid med helsevesen
å delta i samarbeidsrådet.
Kontinuerlig
Helsesøster/
sosialkonsulent
Kontinuerlig
Helsesøster/
sosialkonsulent
og NAV for at eldre som
har behov for det skal få
Mottaket skal legg til rette for at eldre kan delta i praktisk
den oppfølging de har krav
beboermedvirkning, slik at de får brukt sin kompetanse og
på.
erfaring.
Særlige krav – personer
Vi skal sikre at personer med helseproblemer og/eller
med helseproblemer
funksjonshemminger har påvirkingsmuligheter på forhold
og/eller
som angår dem, eventuelt gjennom deltakelse i
funksjonshemminger
samarbeidsrådet.
Mottaket skal søke å involvere medbeboere i den praktiske
godt og strukturert
oppfølging og omsorg, der dette er naturlig.
samarbeid med helsevesen
og NAV for at beboere som
har helseproblemer og/eller
funksjonshemminger skal
få den oppfølging de har
UDI 2011
Side 74 av 77
krav på.
Rapportering
Tiltak/Metode
Andre tema:
RS 2011-002 / Elektroniske Verktøy
Plan
Krav
Mottaket må ha
elektroniske verktøy
tilgjengelig for å jobbe
mer effektivt.
UDI 2011
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Opplæring/oppdatering i grunnleggende datakunnskaper:
- Office
- Windows
- Nettleser
- E-post
- Fax
- Datamaskin
- Kamera/bildebehandling
- Skanner/kopimaskin
- Nettverk
4 x pr år
Dataansvarlig/
Kostnad
Merknad
Bruker fagdag til
dette.
Side 75 av 77
Mottakets hjemmeside
skal være brukervennlig.
Den skal alltid være
oppdatert og den skal
være et verktøy for alle
ansatte i hverdagen.
Sikkerhetsrutiner for databehandling skal være eget tema
for å ivareta lov om personvern for beboere. Alle ansatte
skal vite hvilke retningslinjer som skal følges.
Ansatte og beboere skal få opplæring i å bruke mottakets
webside. Alle skal kunne finne generell informasjon om
mottaket og våre regler og rutiner. De skal også kunne
finne informasjon om aktiviteter, møter, om skole, politi
og helse.
Mottaket skal også legge linker til aktuelle steder i byen
som beboerne vil vite mer om eller besøke. Websiden
skal kunne brukes av beboere som skal komme til
Tverlandet mottak fra andre mottak for at de skal kunne
sette seg inn i regler, rutiner og beliggenhet. Det er
positivt å være forberedt på hvor en skal bo.
Ansatte skal oppdatere informasjon og registrere over
aktiviteter, fravær, møter og planer.
Beboerne skal også få
innføring i hvordan de
kan bruke hjemmesiden
aktivt ut mot lokalmiljøet.
Rapportering
Tiltak/Metode
UDI 2011
Kontinuerlig
Verneombud
Kontinuerlig
Alle
Webside skal i tillegg til informasjonskanal, også være en
kommunikasjonskanal ut mot lokalbefolkningen. De skal
kunne følge med på det som skjer på mottaket og om
mulig kunne ta kontakt hvis de eksempelvis vil ha
beboere med på tur, eller komme til mottaket hvis de er
interessert å delta i noen aktiviteter.
Side 76 av 77
UDI 2011
Side 77 av 77

SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV

Transcription

Similar documents

juni 2015 - Hero Norge AS

Tilsyn/ etterkontroll

Å jobbe i UDI

Birgitte Lange- UDI - presentasjon SAK

Årsplan - Oscarsgata Mottak

Isaksen: Utvisning av EØS-borgere (pdf, 499 kB)

BUDSJETT & ÅRSPLAN 2015

SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK

SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK

CV Øyvind Bugge Solheim

Last ned den siste utgaven som PDF her

Informasjonsbrev - Sjøhagen Moss Borettslag

REGLEMENT FOR Hybelhuset Abel

Rundskriv til beboerne i Stang Terrasse boligsameie: Ved