docSKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK
download 
Report Transcription
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak Mottakets navn: Mottakets nummer: Sjøvegan Statlige Mottak for Asylsøkere 1901 RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak ......................................................................................................... 4 RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak .............................................................................................................. 7 RS 2010-084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak ............................................................................................................................. 7 RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak...................................................................................................................... 9 RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak .................................................................................................... 10 RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak....................................................................................................................... 10 RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak ................................................................................................................................... 13 RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak.................................................................................................................... 14 RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid)....................................................................................... 15 RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak ........................................................................................................................ 17 RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak ........................................................................................................................ 18 RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak ....................................................................................................... 19 RS 2012-019 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak ..................................................................................................................................... 20 RS 2011-011 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak .............................................................................................................................. 20 RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlig mottak ......................................... 23 RS 2008-027 Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak ................................................................................................................... 24 RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/ funksjonshemninger. ................................................................................................................................................................................................... 25 RS 2011-031 Rapportering og eventuell anmeldelse av potensielt straffbare forhold ved trusler mot liv og sikkerhet. ........................................... 27 RS 2011-006 Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre. ............................................................................ 28 RS 2011-034 Krav til omsorgsarbeid for enslige mindreårige beboere i mottak. ...................................................................................................... 29 UDI 2015 Side 1 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak Innleding Salangen kommune som driftoperatør har ansvar for drift av Sjøvegan statlige mottak for asylsøkere. Mottaket fikk utvidet sin kapasitet fra totalt 112 til 118 plasser august 2014 ved at EM avdelinga ble utvidet med 6 faste plasser. Mottaket har to avdelinger, ordinær avdeling med plass til 84 beboere fordelt mellom enslige voksne og familier, og enslige mindreårigavdeling med plass til 34 beboere. Konseptet er basert på et bevist samspill mellom EM og ordinær avdeling. Mottaket består av et hovedbruk med sentralisert anlegg delt på 17 leiligheter og 5 desentraliserte leiligheter. Mottaket drives etter kontrakt mellom driftoperatør Salangen kommune og Utlendingsdirektoratet (UDI). Motto for Sjøvegan statlige mottak er: Vi kan - vi vil! Gjennom omsorg, trygghet og samarbeid skal vi legge til rette for at asylsøkere og flyktninger skal få et selvstendig og verdig liv. Gjøre dem mest mulig i stand for å ta selvstendige avgjørelser og ansvar for egen livssituasjon. Derfor skal vi som hjelpere ikke sykeliggjøre kriserammede mennesker, men legge forholdene til rette for at de kan ta frem og bruke egne ressurser. Årsplanen for 2015 skal fokusere på helhetlig drift av Sjøvegan statlige mottak. I tillegg skal planen kvalitetssikre alle rundskriv innenfor de forskjellige fagområdene UDI nevner som stasningsområder for statlige mottak i 2015. Mottaket vil også i 2015 ha fokus på ”Veien videre”, spesielt overfor de EM beboere med endelig avslag på asylsøknaden. DRO ønsker at mottaket fortsetter å jobbe med fokus på returarbeid i 2015, og derfor er DRO og mottaket positiv til returrådgiverprosjektet. Dette prosjektet viser gode resultater som vi ønsker å bygge videre på. Mottaket ønsker i 2015 å ha fokus på retur, og at "Veien videre" med returrådgiver blir ei permanent stilling i mottak. I forhold til bosettingsarbeidet skal Sjøvegan statlige mottak videreføre et godt samarbeid med IMDi, hvor hovedfokuset er raskt og god bosetting for alle beboere med oppholdstillatelse. Mottaket merker at det er innstramninger i asylpolitikken med at færre få innvilget opphold med bosetting. UDI opprettet returrådgiverprosjekt ”Veien videre” høsten 2012. Siden prosjektet startet har flere returnert frivilling med IOM til hjemlandet. Dette er en utvikling i riktig retning, og mottaket ser at stillingen som returrådgiver er særdeles viktig på mottaket for å jobbe aktiv opp mot beboere som har fått endelig avslag på sin asylsøknad. Konfliktnivået blant beboerne har med dette endret seg til det bedre ved at beboere med avslag blir sett og hørt på en annen måte enn tidligere. UDI 2015 Side 2 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2011-‐003 Reglementer for drift av statlige mottak (Driftsreglementet) Plan Krav RS 2011-003 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak : Mottaket skal drives etter gjeldende lover og forskrifter, samt sørge for at alle ansatte er kjent med disse. Kontinuerlig Mottaksleder Metode: Mottaket sørger for å følge opp at driften er i henhold til gjeldende styringsdokumenter. Ansatte har lesetid for å gjøre seg kjent med regelverket. Mottaket ivaretar alle punkter beskrevet og påkrevd i RS 2011–003, samt forbereder beboerne på retur eller bosetting. Dette gjøres i individuelle samtaler og gjennom informasjonsprogrammet. En gang pr. mnd er det møte i Samarbeidsrådet og Ungdomsrådet. Det er en miljøterapeut tilstede på møtene. Alle leilighetene har egen inngang med oppholdsrom, bad, kjøkken og låsbart soverom. Alle har selvhushold. Beboerne bor fortrinnsvis med egen språkgruppe og/eller nasjonalitet for å ivareta sitt språk og sin kultur. Mottaket har en aktivitetshytte som kan disponeres av samarbeidsrådet/ungdomsrådet til diverse kulturelle og religiøse aktiviteter. Kostnad Merknad Aktuelle delplaner Koordinatorer, Miljøpersonalet, Returrådgiver, Informasjonsansvarlig UDI’s tilsyn gir anledning til å gjennomgå driften av Sjøvegan mottak på et detaljert nivå slik at mottaket får en helhetlig og meningsfylt tilbakemelding. På den måten kan mottaket korrigere driften der det er nødvendig. Ansatte ved mottaket har veiledning en gang hver måned gjennom BUP, Sjøvegan. DRO og mottaksleder sørger for at UDI 2015 Side 3 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak ansatte får delta på kurs, seminarer osv som er nødvendig for å ivareta arbeidsoppgavene. UDIs krav om Informasjonssikkerhet blir ivaretatt gjennom DROs dataavdeling (mottaket har datasystemet sitt underlagt K4-samarbeidet til DRO). De ansatte signerer taushetserklæring, og plikter å sette seg inn i gjeldende regler. RS 2008-‐044 Krav til plan-‐, rapporterings-‐ og økonomiarbeid i statlige mottak Plan Krav RS 2008-044 Tiltak /Metode Årsplan Tiltak: Mottakets årsplan og delplaner for sin virksomhet skal være tilgjengelig for alle ansatte, samt at dette sendes UDI innen 1. januar. Metode: Mottaket bruker UDI skjema for plan og rapport. Alle ansatte har mulighet til deltakelse i planarbeidet på personalmøtene. Beboere har mulighet til deltakelse gjennom samarbeidsrådet/ungdomsrådet. Involverte parter utarbeider årsplanen i god tid før årsskiftet. Årsrapport Tiltak: Mottaket skal sende årsrapport til UDI innen 1. mars påfølgende år. Metode: UDI 2015 Tidspunkt Ansvarlig Innen oppsatt frist DRO, Mottaksleder, Koordinator, Økonomiansvarlig, Samarbeidsråd og Ungdomsråd Kostnad Merknad Delplan 35 Innen oppsatt frist Side 4 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak I årsrapporten beskriver mottaket gjennomførte aktiviteter og gjør rede for avvik. HMS egenerklæring leveres samtidig. Mottaket involverer de ansatte i rapporteringsarbeidet gjennom personalmøtene. Beboerne får mulighet til dette gjennom samarbeidsrådet/ungdomsrådet. Budsjettarbeid Tiltak: Mottaket skal utarbeide årsbudsjett for driften, og melde fra til UDI dersom det blir foretatt store justeringer. Metode: Mottaket har eget budsjett for ordinær og EM avdeling. Budsjettet gjennomgås jevnlig med DRO. Regnskap Tiltak: Mottaket skal føre løpende regnskap. Årsregnskap skal være UDI i hende innen 1. april. Metode: Mottaksleder og merkantilt personale har ansvaret for at UDIs krav imøtekommes. Salangen kommune følger kommuneloven og andre forskrifter som regulerer offentlig regnskapsførsel. Mottaket fører og oppbevarer regnskap for ytelser til beboerne etter UDIs gjeldende pengereglementet RS 2008 - 035. Revisors erklæring signeres og vedlegges regnskapet. Salangen kommunes administrative rutiner knyttet til budsjett og regnskapsarbeid gjelder også Sjøvegan mottak. Årlig Innen oppsatt frist Refusjonskrav Tiltak: UDI 2015 Side 5 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket skal sende inn refusjonskrav etter fastsatte retningslinjer fra UDI innen gjeldende frist. Metode: Refusjonskravene sendes UDI i samsvar med kravene, og Innen oppsatt vedlegges originalkvitteringer, kopi av faktura og nødvendig frist dokumentasjon for alle typer krav. Revisjon Tiltak: Mottaket skal ha signert avtale med autorisert revisor, som bl.a. gjennomgår mottakets månedlige refusjonskrav til UDI. Metode: Sør-Troms Kommunerevisjon er revisor for Salangen Månedlig kommune og Sjøvegan mottak. Når det gjelder innsynsrett styres Salangen kommune av offentlighetsloven og forvaltningsloven. Med denne organiseringen vil Salangen kommune ivareta kravet om administrative oppgaver jfr. Driftsreglementet RS 2008 – 035. Mottaket sørger for å levere inn årlig revisorerklæring vedlagt årsregnskapet. UDI 2015 Side 6 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-‐035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak Plan Krav RS 2008-035 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal foreta utbetalinger til beboerne i.h.h.t. UDIs pengereglement. Metode: Mottaket følger pengereglementet som gjelder for alle beboere i mottak, med mindre annet er bestemt av UDI. Alle beboere får pengeutbetalinger gjennom Bankaxept den 1. og 16. hver mnd. Registrering gjøres på SESAM. Tidspunkt Ansvarlig Hver 14. dag DRO, Mottaksleder, Økonomiansvarlig Kostnad Merknad Delplan 35 RS 2010-‐084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak Plan Krav RS 2010-084 UDI 2015 Tiltak /Metode Tidspunkt Bemanning: Tiltak: Mottaket skal følge krav i.h.h.t. RS. Jevnlig Metode: Mottakets reviderer årlig alle stillingsbeskrivelser og rutiner. Alle ansatte har i forkant av ansettelse levert godkjent politiattest. Mottaket skal til enhver tid ha en gyldig og godkjent turnus jfr. gjeldende lovverk. Arbeid utføres sammen med PTV. Sjøvegan mottak har døgnkontinuerlig bemanning på EM-avdelingen (som er samlokalisert med Ordinær avdeling). Mottaket har i tillegg en bakvaktsordning fordelt mellom mottaksleder og 3 koordinatorer. Koordinator Ansvarlig DRO, Mottaksleder, Koordinatorer, PTV, VO, Miljøpersonalet Kostnad Merknad Delplan 25 Side 7 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak og administrasjon er bemannet på dagtid, mens miljøpersonalet går i todelt turnus. I tillegg er det to faste nattevakter på nettene. I de tilfeller hvor miljøpersonalet må forlate mottaket, informeres mottakets brannvakter bestående av beboernes brannverngruppe. Mottaket skal kontinuerlig styrke opplæringen i brannsikkerhet. DRO satser på høyt kvalifisert bemanning med hovedvekt innenfor barne- og ungdomsfaglig utdanning, MI- kurs, høyskoleutdanning, aktivitets- og flerkulturell kompetanse. Mottaket er i stadig endring, ny og relevant kompetanse ut fra behov til beboere. Alle ansatte må kunne levere politiattest og taushetserklæring. Kompetanse Tiltak: DRO skal sørge for balansert alders- og Jevnlig kjønnssammensetting i personalgruppa, samt etterstrebe flerkulturell kompetanse. Høyere utdannelse og ledererfaring skal vektlegges ved ansettelse av mottaksleder. UDI krever egen kompetanse for enkelte stillinger. Metode: Mottaket har mottaksleder som har høyere utdannelse og ledererfaring. Koordinatoren med ansvar for informasjonsarbeidet har dispensasjon fra kravet om pedagogisk utdannelse, mens koordinatoren med det barnefaglige ansvaret har videreutdanning i psykososialt arbeid med barn og unge. Den ansatte som har ansvar for økonomi/regnskap har ett år utdannelse innen kontor og administrasjon. Alle stillinger har egen stillingsbeskrivelse, som gjennomgås årlig. Ansatte får tilbud om å delta på aktuelle kurs og seminarer. Mottaket har avtale med BUP, UDI 2015 Side 8 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak Sjøvegan om veiledning en gang pr mnd for alle ansatte. Mottaket har samarbeidsavtaler med andre faginstanser i kommunen. En gang pr. mnd deltar mottaksleder i flyktningforumet i Salangen. RS 2008-‐026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak Plan Krav RS 2008-026 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal behandle data- og personopplysninger i.h.h.t. kravene til RS 2008-026 pkt. 5. Metode: Mottaket ivaretar konfidensialitet, integritet og tilgjengeligheten av personopplysninger til beboere. Dette gjennom å oppbevare sensitiv informasjon i låsbart og brannsikkert arkivskap på låsbart rom. Alle personopplysninger sendes enten via post eller via UDIs krypterte mailsystem. Ansatte som har tilgang til SESAM har egne passord. Mottaket har avviksprotokoll hvor det føres inn avvik ved sikkerhetsbrudd. Alle ansatte underskriver taushetserklæring ved ansettelse. Når beboere meldes ut fra mottaket blir alle dokumenter som ikke skal oversendes UDI slettet og makulert. Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig DRO, Mottaksleder, Alle ansatte, Samarbeidspartnere, IT seksjon Kostnad Merknad Delplan 4 og 5 Side 9 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-‐025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak Plan Krav RS 2008-025 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal drives etter prinsippene for god foretningsskikk. Mottaket og UDI skal ha fokus på gjensidig tillit, åpenhet og lojalitet. DRO skal unngå sammenblanding av eierinteresser mellom seg selv og ansatte/underleverandører når det gjelder kjøp av varer og tjenester som er direkte refunderbare. Metode: Hvis slike tilfeller oppstår skal DRO rapportere inn om evt. forhold i årsrapporten. DRO skal kontakte UDI dersom det oppstår tvil om tolkingen av kravene. Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig DRO, Mottaksleder, Kostnad Merknad Delplan 5 RS 2008-‐031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2008-031 UDI 2015 Tiltak /Metode Boforhold Tiltak: Mottaket skal sørge for at alle beboere har egnet boforhold etter alder og kjønn. Beboer skal også kunne disponere fellesarealer og oppleve trygghet og sikkerhet i hverdagen. Mottaket skal kunne bidra med utlån av div utstyr. Metode: Alle leiligheter har egen inngang, med soverom, stue, kjøkken, låsbare bad og toalett, vaskemaskin mm. Alle EM Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig DRO, Mottaksleder, Boligstiftelsen, Private utleiere, Alle ansatte Kostnad Merknad Delplan 13, 27, 29 og 30 Side 10 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak har egne soverom. Beboere med særskilt behov får så langt det lar seg gjøre en tilpasset boløsning. Enslige kvinner bor i egne leiligheter. Fellesarealer Metode: Alle leilighetene inneholder kjøkken, bad og toalett. Enslige kvinner og menn deler ikke leilighet. Informasjonsprogrammet gjennomføres hver torsdag på møterom Savanna eller Serengeti. Barn som ikke har barnehageplass (barn under 4 år) får tilbud om 5 t pr. uke om pedagogisk opplegg gjennom mottaket. Barn i skolealder får tilbud om leksehjelp via Røde Kors. EM får leksehjelp av miljøpersonalet. Aktivitetshytta blir brukt til felles aktiviteter som biljard, kvinnegruppe, bønnerom under Ramadan, ID-feiring osv. Savanna brukes til filmkvelder for barn og ungdom, og når det er ønske om storskjerm for TV-program. Mottaket har en egen lekeplass m/ lekehus, uteleker, husker, utesjakk, skiutstyr, akebrett, friluftutstyr m.m for barn og ungdom. Trygghet Alle leilighetene har egen inngang, låsbare dører til soverom, toalett og hoveddør. Mottaket er døgnbemannet slik at det er mulighet for beboere å ta kontakt med ansatte hvis de skulle trenge ambulanse, politi osv. Beboere som blir utsatt for vold, trussel om vold, trakassering eller seksuelle overgrep vil mottaksansatte bistå disse slik at de eller mottaket kan anmelde forholdet til politiet. Alle beboere blir skjerma for uønsket eksponering i media. Media henvises til mottaksleder. UDI 2015 Side 11 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak Sikkerhet Metode: Mottaket har utarbeidet skriftlige rutiner for brannberedskap, og det gjennomføres jevnlige brannsikkerhetskurs for både ansatte og beboere. Beboere får da opplæring hvor nødutganger er, brannalarmer og hvor slukkingsutstyr er plassert, m.m. Alle beboerne har tilgang på branninstruks på beboerens språk. Mottakets ansatte får minimum årlig grunnleggende brannvernopplæring med praktiske slokke– og evakueringsøvelser av Brannsjefen i Salangen kommune. Mottaket har også kvartalsvise brannøvelser hvor både beboere og ansatte deltar. Mottaket har ansatte som har spesialisert seg innen for dette området. Mottaket har til en hver tid oppdaterte beboerlister gjennom UDIs SESAMprogram. Mottaket har brannalarmanlegg, brannslange og sprinkelanlegg i alle sentraliserte leiligheter. I de desentraliserte leilighetene er det brannslukningsapparat. Det er flammehemmende madrasser og branntepper i alle leiligheter, og komfyrvakt på alle sentraliserte kjøkken. Brannsjekk 1 g. pr. mnd i alle leilighetene. Brannvernleder, Alle ansatte, Beboere Utlån av utstyr Metode: Mottaket har utstyr til utlån for alle beboerne. Slik at de skal kunne delta på ulike aktiviteter både innenfor mottaket og utenfor mottaket. Vi har bl.a. utstyr til ski, fotball, Zumba, step, styrketrening, svømming, samt utstyr til overnatting utendørs, fiske, o.l. Samarbeidsrådet og ungdomsrådet har kjøpt inn egne bærbare datamaskiner til utlån. UDI 2015 Side 12 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-‐032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak Plan Krav RS 2008-032 Tiltak /Metode Tidspunkt Retningslinjer for relasjon ansatte –UDI Tiltak: Samarbeidet mellom UDI og mottaket skal bygges på Jevnlig lojalitet, tillit og åpenhet. Ansatte skal bruke sin ytringsfrihet på en måte som tar tilbørlig hensyn til de interesser UDI skal i vareta. Mottaket skal forholde seg etter UDIs kjerneverdier, profesjonalitet, helhet og menneskeverd innenfor alle ansvarsområder til mottaket. Metode: Mottaket bruker aktivt UDIs vedtak og retningslinjer i det daglige arbeidet og etiske retningslinjer blir tatt opp jevnlig på personalmøter. Hvis det oppstår dilemmaer og kritikkverdig forhold som undergraver mottakets oppgaveløsning vil dette tas opp med UDI regionkontor Nord. Ansvarlig Alle ansatte Kostnad Merknad Aktuelle delplaner Retningslinjer for relasjon ansatt – beboer Tiltak: De ansatte skal ivareta beboerens rett til personvern, og være tydelig i forhold til sin rolle og ansvar i samhandling med beboerne. Mottaket skal videre være aktive ambassadører for verdiene som nevnes i RS 2008-032. Metode: Alle ansatte tilstreber en likeverdig behandling og skal legge til rette for at beboere i størst mulig grad kan ivareta egen livssituasjon. Ansatte skal tilrettelegge for samtaler og bygge relasjon gjennom ulike aktiviteter. Ansatte skal ikke gi, eller UDI 2015 Side 13 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak motta, tjenester, gaver el belønning fra beboere. Ansatte skal ikke innlede et seksuelt forhold/parforhold med beboere. Retningslinjer for relasjonen ansatte - lokalsamfunn Tiltak: Ansatte ved mottaket skal opptre som aktive formidlere for Statens flyktning–, innvandrings– og mangfoldspolitikk. Ansatte skal være aktive brobyggere mellom mottak og lokalsamfunn. Personalet skal fremme gode relasjoner og toleranse i lokalmiljøet samt ivareta taushetsplikten på en profesjonell måte. Metode: Beboere deltar på ulike idrettsarena gjennom ulike idrettslag som støttes økonomisk av mottaket. Beboerne går på skole som er samlokalisert med videregående skole. Ansatte er bevist sin rolle, dette for å unngå verv, oppdrag eller jobber som medfører habilitetskonflikter. Alle ansatte har skrevet under taushetsløftet og tema blir tatt opp jevnlig på personalmøtet slik at alle skal kunne ivareta sin taushetsplikt på en god måte. RS 2008-‐029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak Plan Krav RS 2008-029 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal sikre at det benyttes tolk ved behov. Det skal settes av ressurser til tolk ved beboerrettet arbeid. Mottaket skal bruke språkkyndige tolker når situasjonen krever det. Ved enkelte samtaler kan språkassistent brukes. Det skal Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig Alle ansatte Kostnad Merknad Delplan 14 Side 14 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak benyttes tolk når minst en av partene ønsker eller trenger det. Beboere skal ikke brukes som tolk der det kommer frem taushetsbelagte opplysninger Metode: Mottaket har avsatt midler til bruk av tolk. Mottaket benytter seg av profesjonelle tolker gjennom tolkefirmaet Språksenteret. I noen tilfeller brukes lokale tilstedetolker. Mottaket har som hovedregel å bruke telefontolker el. tolk gjennom lyd/bilde i samtaler med beboere. Dette siden vi har få lokale tilstedetolker, men også av hensyn til taushetsplikten. Ved bruk av lokal tilstedetolk sjekkes at tolken har fått nødvendig opplæring/kurs. I forkant innhentes taushetserklæring, arbeidsoppdraget gjennomgås, lønn avtales, osv. Beboere brukes kun i de tilfeller hvor partene er enige om dette. RS 2008-‐054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) Plan Krav RS 2008-054 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal ha et godt, strukturert og løpende samarbeid med de ulke instanser, særlig med barnevern, skole, helsetjeneste og voksenopplæring. Metode: Salangen kommune har drevet Sjøvegan mottak siden 1989 og har som resultat av dette lang erfaring når det gjelder samarbeid med de øvrige. Mottaket har inngått skriftlige samarbeidsavtaler med flere instanser. Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig DRO, Mottaksleder, Alle ansatte Kostnad Merknad Delplan 17 Side 15 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak Helsetjenesten: Beboere som ankommer mottaket får innkalling til helsesøster etter ca en uke etter ankomst. Ut fra behov hos beboere bli de fulgt opp videre. Helsesøster gjennomfører obligatorisk informasjonsprogram om helse. Barnevern: Ved bekymring i forhold til beboer blir dette meldt skriftlig til Astafjord barneverntjeneste. Skole: Alle barn og unge som er i skolepliktig alder har obligatorisk skoletilbud Det gjennomføres skolemøter regelmessig. Politiet: Mottaket har løpende samarbeid med politiet, og de gjennomfører informasjonsprogram for beboere som omhandler deres arbeid. Mottaket har et godt samarbeid med politiet i forbindelse med uttransportering, samt gi politiet nødvendige bistand under etterforskning av straffbare forhold som politiet mistenker involverte beboere. Brannvesenet: Mottaket har løpende samarbeid med brannvernsjefen. Bibliotektjeneste: Alle beboere får tilbud om å bruke biblioteket. Her finnes bøker på flere språk, samt tilgang til gratis internett og data. Åpningstidene er annonsert i resepsjonen. Frivillige organisasjoner: Mottaket har jevnlig kontakt med frivillighetssentralen, Røde kors og idrettsforeninger. BUP: Mottaket mottar veiledning i regi av BUP, samt har løpende samarbeid om beboere som har tilbud om samtaler der. Flyktningforum: Jevnlige møter for å diskutere felles generelle problemstillinger/temaer som er viktig for flyktningarbeidet i kommunen. Mottaket, barnevern, skole, helsesøster, BUP, PPT og politi deltar. UDI 2015 Side 16 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-‐034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2008-034 UDI 2015 Tiltak /Metode Tidspunkt Tiltak: Mottaket skal tilby beboermedvirkning til alle beboerne. Jevnlig Mottaket skal tilby beboerne meningsfylte oppgaver knyttet til mottaksdriften, gi medansvar for utformingen av beboerrettede tiltak, og at beboere gis en reell påvirkning i saker som angår deres hverdag. Mottaket skal ha skriftlige rutiner som sikrer kartlegging av beboernes kompetanse og interesser. Metode: På ordinær avdeling får alle voksne beboere tilbud om å delta i samarbeidsrådet, og det påses at minst en av deltakerne er en kvinne. På EM avdelingen velger beboerne en representant fra hver leilighet til ungdomsrådet. Det utarbeides saksliste i forkant av møtene. Her blir det tatt opp saker som angår beboere. Beboere blir tilbydd ulike oppgaver i samarbeid med miljøpersonalet. Det kan være oppgaver som måking av snø, rydding av uteområdet, plenklipping, rengjøring og vedlikehold av mottaksområdet. Beboere blir orientert om at de har mulighet til å uttrykke sitt syn på driften, og blir informert om tilsyn. Beboernes kompetanse kartlegges i velkomstsamtalen, og registreres på Sesam. Ansvarlig Koordinatorer Miljøpersonalet, Samarbeidsrådet, Ungdomsrådet Kostnad Merknad Delplan 32 Side 17 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2009-‐041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2009-041 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Mottakets informasjonsarbeid skal bidra til at alle som bor på mottaket skal kjenne sine rettigheter og plikter, samt få et realistisk syn på det Norske samfunnet og verdiene det bygger på. Programmet skal være et felles anliggende for alle som arbeider på mottaket. Det skal være ressurser tilgjengelig til bruk av tolk på møtene. Det er en av de ansatte som skal ha det overordnede ansvaret. Metode: Mottaket har en informasjonsansvarlig som holder tråden i programmene og samarbeider med rett instans på de ulike program. Det er mottaket som legger til rette ved å kalle inn til møte, bestille tolk, ordne møtelokaler osv. Mottaket tilpasser informasjonsprogrammet til deltakernes behov og forutsetning. Mottaket gjennomfører eget informasjonsprogram for barn i familie som er mellom 12 og 18 år tilrettelagt deres utviklingsnivå. Mottaket legger også til rette for at beboere kan få informasjon gjennom TV og gratis internett. Informasjonsansvarlig har avsatt hver torsdag til arbeidet. Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig Informasjonsansvarlig, Koordinatorer Kostnad Merknad Delplan 16 Side 18 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2009-‐040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2009-040 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal ha rutiner som sikrer et målrettet bosettingsforberedende arbeid. Det stilles krav til at en person som skal ha ansvar for det faglige og koordinerende arbeidet for det forberedende arbeidet, samt være kontaktperson til IMDi. Den ansvarlige skal hele tiden ha oversikt over hvem som er bosettingsklar og arbeide ut fra UDIs krav. Metode: Koordinator med bosettingsansvar har løpende oversikt over bosettingsklare beboere og har kontakt med IMDi i konkrete bosettingssaker. Det påses at det er godt samarbeide med informasjonsansvarlig for å sikre at det gis bosettingsrelevant informasjon. Mottaket kontrollerer opplysningene som er registrert i SESAM, og sørger for at eventuelle feil blir rettet opp. Mottaket oppmuntrer beboere om å skaffe dokumentasjon som kan vise seg nyttig etter en bosetting. Mottaket gir informasjon om kriterier for bosetting og hvilke rettigheter og plikter som følges av bosetting med offentlig hjelp. Mottaket skal innkalle til bosettingssamtale så snart det er kjent at beboer har fått oppholdstillatelse som gir rett til bosetting. Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig Koordinatorer, Miljøpersonalet Kostnad Merknad Delplan 7 Side 19 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2012-‐019 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2012-019 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal ha en ansatt som skal ha det faglige og koordinerende ansvaret for returarbeidet, denne skal være kontaktperson overfor UDI og IOM, samt sikre at resten av personalet har de nødvendige kunnskapene og forståelsen som trenges i returrettet arbeid. Det skal være et godt samarbeid med informasjonsansvarlig, og det skal legges til rette for IOMs informasjonsarbeid i mottaket. Metode: Koordinatorene har hovedansvaret for å gi beboere avslagsinformasjon. De har løpende kontakt med UDI, og forholder seg til oppgavelinjen på Sesam, samt ser til at det øvrige personalet har kunnskap og forståelse for arbeidet. Mottaket sørger for å oppdatere seg gjennom kurs og seminarer i regi av UDI. Mottaket har egen returrådgiver som kun arbeider opp mot beboere med avslag. Det er også denne som samarbeider med IOM. Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig Koordinatorer (returansvarlige), Returrådgiver Kostnad Merknad Delplan 18 og 19 RS 2011-‐011 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak Plan Krav UDI 2015 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Side 20 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2011-011 Tiltak: Mottaket skal ha særlig fokus på barn og ungdoms rettigheter og behov, samt sikre at alle ansatte er kjent med UDIs rutiner og retningslinjer. Mottaket skal ha skriftlige rutiner for arbeid med barn og ungdom, og legge til rette for at de kan ha normal kontakt med barn og ungdom i lokalmiljøet. Metode: Mottaket har utarbeidet egne delplaner hvor arbeidet med barn og unge er beskrevet. Planene er tilgjengelig for alle. Barn og unge går på samme barnehage og skole som lokalbefolkningen. Mottakets barn og unge deltar på ulike aktivitetsarena i regi av ulike lag og foreninger i kommunen, for eksempel turn, fotball og Tae-Kwondo. Jevnlig Alle Aktuelle delplaner Krav til sikring av omsorg Tiltak: Mottaket skal ha rutiner som bidrar til å ivareta barn og unges utviklingsbehov samt tilrettelegger for at de får den omsorg og informasjonen de har krav på. Mottaket skal legge til rette for at foreldre skal kunne ivareta omsorgsansvaret. Metode: Mottaket har tilpasset obligatorisk informasjonsprogram for alle barn og unge mellom 12 og 18 år. Her blir de hørt og får den informasjonen de har krav på. Kurset "Foreldre i Norge" holdes regelsmessig slik at alle som har omsorgsansvar får være med. Mottaket melder skriftlig til barnevernet ved mistanke om omsorgssvikt, og all form for vold blir anmeldt til politiet. Krav til tiltak for barn under skolepliktig alder UDI 2015 Side 21 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak Tiltak: Foreldre til barn under to år skal ha tilbud om barnepass når foreldre er opptatt med obligatoriske tiltak. Barn fra to års alder skal ha et tilrettelagt tilbud, enten i barnehage eller barnebase. Fra barn fyller fire år skal de få tilbud om barnehage. Metode: Alle foreldre får tilbud om barnepass ved obligatorisk informasjonsprogram, vi har små grupper, så det er ikke problem å ta barnet med om foreldrene ønsker. Barn fra to til fire år har tilbud om barnebase, mens de fra fylte fire år får barnehagetilbud i Strandbu barnehage. Krav til tiltak knyttet til skolegang Tiltak: Mottaket skal sikre at barn og unge blir meldt inn og ut av grunnskolen, og får hjelp til å søke videregående. Mottaket skal stimulere til kontakt mellom hjemmet og skolen, og legge til rette for leksehjelp. Metode: Ved ankomst eller avreise skal mottaket sørge for at alle barn og ungdom blir meldt inn og ut av grunnskolen. Mottaket hjelper ungdom å søke videregående skole. Mottaket oppmuntrer og legger forhold til rette for kontakt mellom foresatte og skole, for eksempel ved foreldremøter. En gang pr uke får alle barn og unge i familier leksehjelp i regi av Røde Kors. EM får leksehjelp av miljøpersonalet. Krav til informasjon til ungdom Tiltak: Mottaket skal sikre at alle fra 12 års alder får tilgang til informasjon. For å tilpasse målgruppen skal det kombineres UDI 2015 Side 22 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak med praktiske aktiviteter. Mottaket skal sikre at ungdom har påvikning på tilbudet. Metode: Mottaket kjører egne program for ungdom hvor tema er tilrettelagt for målgruppen. Det er først informasjon og samtale om spesifikke tema, for så å avslutte med en aktivitet. Deltakerne kan gi forslag til nye tema. Varslingsplikt til barneverntjenesten Tiltak: Barnevernet har samme ansvar for mottakets barn som for andre barn i kommunen. Tiltak kan settes inn ovenfor barn under 18 år. Mottaket har varslingsplikt, og taushetsplikten skal ikke hindre varsling til barneverntjenesten. Metode: Mottaket sender bekymringsmelding til barnevernstjenesten ved omsorgsvikt, vold eller misbruk av barn og unge. Ved vold blir forholdet politianmeldt. RS 2010-‐085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlig mottak Plan Krav RS 2010-085 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Lederen av mottaket har et overordnet ansvar for å forebygge og hindre overgrep og grenseoverskridende atferd slikt at det er trygt å være på mottaket. Mottaket skal sikre god håndtering av sakene dersom det skulle oppstå mistanke om fysisk/seksuelle overgrep eller grenseoverskridende Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig DRO, Mottaksleder, Koordinatorer Miljøpersonalet, Helse, barnevern, Kostnad Merknad Delplan 5, 9, 13, 19, 20, 21, 23 og 30 Side 23 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak atferd begått mot barn og unge ved mottaket. Mottaksleder skal sikre at alle ansatte kjenner til rutinene vedrørende dette tema. Metode: Mottaket følger egne rutiner ved mistanke om overgrep mot barn og unge. Rutinene er beskrevet i mottakets Beredskapsplan med tilhørende Tiltakskort. Planene gjennomgås jevnlig. politi Forebyggende arbeid mot beboere. Tiltak: Beboere skal være kjent med hva som er akseptabel adferd, og hvilke lover og regler som gjelder. Dette tema skal være en del av informasjonsprogrammet både for voksne og barn/ungdom. Metode: Mottaket kjører flere informasjonsprogram hvor dette er et tema, hvor bl.a. helsesøster og lokalt politi kjører egne program. I tillegg har mottaket individuelle samtaler ved behov. Mottakets ansatte gir fortløpende råd og veileding til barn og unge, samt de øvrige av beboerne. Mottaket tar kontakt med aktuelle samarbeidspartnere for å diskutere eventuelle problemstillinger. Skulle det oppstå episoder/hendelser, har mottaket skriftlige rutiner for håndteringen av disse. RS 2008-‐027 Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak Plan Krav UDI 2015 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Side 24 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-027 Tiltak: Mottaket skal tilrettelegge for at alle beboere kan delta i, og være pådrivere for fritidsaktiviteter på og utenfor mottaket. Metode: Mottaket har en aktivitetsansvarlig som koordinerer aktivitetstilbudet. Denne utarbeider program som er tilrettelagt for ulike aldersgrupper. Alle beboerne gjøres kjent med planen ved ankomst, samt at alle leiligheter har kopi av planen. Deltakelsen på aktivitetene er frivillig. Alle har mulighet å være med på planleggingen av forskjellige aktiviteter gjennom Samarbeidsrådet/Ungdomsrådet. Det arrangeres egne aktiviteter i feriene. Jevnlig Mottaksleder, Koordinatorer, Aktivitetsansvarlig, Miljøpersonalet Delplan 12 og 17 RS 2009-‐006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/ funksjonshemninger. Plan Krav RS 2009-006 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal ha et særlig fokus på kvinner, eldre og personer med helseproblemer eller funksjonshemninger, og bidra til at rettighetene deres blir ivaretatt. De skal ha en mest mulig meningsfylt og trygg tilværelse under oppholdet ved mottaket. Metode: Mottaket har tidvis beboere med fysisk eller psykiske utfordringer. Mottak har særlig fokus på sektoransvaret ift håndtering av slike saker. Aktivitetstilbudet blir tilpasset ut i fra beboermassen. Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig Koordinator, miljøarbeider Kostnad Merknad Delplan 5, 15, 20, 21 og 23 Side 25 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak Særlige krav - Kvinner Tiltak: Mottaket skal sikre at kvinner har påvirkningsmuligheter bl.a. gjennom Samarbeidsrådet/Ungdomsrådet. Mottaket skal ha skriftlige rutiner for håndtering av vold og overgrep mot kvinner. Metode: Mottaket sørger for at minst en kvinne sitter i Samarbeidsrådet. Mottaket tilrettelegger for at kvinner kan delta i kvinnegrupper og holde på med egne kvinnerelaterte aktiviteter. Frivillighetssentralen på Sjøvegan kjører jevnlig egne tilbud til mottakets kvinner. Mottaket har utarbeidet egne rutiner for håndtering av vold og overgrep. Særlige krav - Eldre Tiltak: Mottaket skal sikre at eldre har påvirkningsmuligheter bl.a. gjennom Samarbeidsrådet. Deres rettigheter skal sikres gjennom relevante samarbeidspartnere. Metode: Det er sjelden mottaket får eldre beboere. I de tilfellene har mottaket et godt og strukturert samarbeid med helsevesen og NAV slik at de eldre skal få den oppfølginga de har krav på. Vi motiverer dem til å delta i Samarbeidsrådet samt på ulike aktiviteter. Særlige krav - Personer med helseproblemer og/eller funksjonshemninger Tiltak: Mottaket skal sikre at denne gruppen har påvirkningsmuligheter bl.a. gjennom Samarbeidsrådet/Ungdomsrådet. Deres rettigheter skal sikres UDI 2015 Koordinator, Nav Koordinator, Helse Side 26 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak gjennom relevante samarbeidspartnere. Metode: Mottaket har et godt samarbeid med helsevesenet, slik at beboere med ulike helseproblemer og/eller funksjonshemninger får den oppfølginga de har krav på. De oppmuntrest på lik linje med andre til å delta i Samarbeidsrådet/Ungdomsrådet. Etter ønske fra beboer selv vil mottaket søke om å involvere andre beboere i den praktiske oppfølginga og omsorgen der det er naturlig. RS 2011-‐031 Rapportering og eventuell anmeldelse av potensielt straffbare forhold ved trusler mot liv og sikkerhet. Plan Krav RS 2011-031 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket v/leder skal rapportere straffbare forhold som angår trusler mot liv, sikkerhet og/eller eiendom til UDI/RMA. Dette gjelder også personer som er mistenkt for lignende forhold i utlandet. Slike forhold skal anmeldes til politiet. Metode: De ansatte er kjent med at forhold nevnt ovenfor skal rapporteres til mottaksleder. Mottaksleder har så ansvar for å rapportere videre til rett instans. Tidspunkt Ansvarlig Ved behov Mottaksleder, alle ansatte Kostnad Merknad Delplan 13, 19, 20, 21 og 23 Side 27 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2011-‐006 Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre. Plan Krav RS 2011-006 UDI 2015 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaksleder skal sørge for at alle ansatte kjenner til innholder i rundskrivet. Mottaket skal ha en kontaktperson med spesielt ansvar for arbeid rettet mot menneskehandel. Denne skal rapportere til UDI/RMA ved mistanke om slike forhold. Personalet skal få tilstekkelig veiledning i slikt arbeid. Slikt arbeid omfatter bl.a. kompetanseheving av personalet og informasjon til beboerne. Metode: Alle ansatte på mottaket har kunnskap om menneskehandel. Ved mistanke om menneskehandel rapporteres dette til mottakets kontaktperson, som igjen rapporterer til UDI/RMA. Ved kurs som omhandler dette tema, gis ansatte anledning til å delta. Beboerne får informasjon om dette gjennom informasjonsprogrammet, samt gjennom individuelle samtaler ved behov. Tidspunkt Ansvarlig Ved behov Mottaksleder, Kontaktperson Kostnad Merknad Delplan 21 Side 28 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2011-‐034 Krav til omsorgsarbeid for enslige mindreårige beboere i mottak. 1. Innledning Dette rundskrivet gjelder arbeid med personer mellom 15 og 18år, som kommer til Norge alene, eller sammen med voksne følgepersoner som ikke har foreldreansvar. Omsorgsansvaret for enslige mindreårige er forankret i Barneloven, samt Barnekonvensjonen, som omhandler barns rett til omsorg. Mottaket skal bidra til at enslige mindreårige får et likeverdig bo - og omsorgstilbud under mottaksoppholdet. I samarbeid med den enkelte skal mottaket legge tilrette for strukturert og målrettet omsorg, samt ivareta individuelle behov. Det daglige omsorgsansvaret er delegert fra UDI til mottaket via driftsoperatør. Alle beboere på mottaket, har samme krav til behandling/ hjelp fra det offentlige, som andre innbyggere i kommunen. UDI 2015 Side 29 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak 2. Organisatorisk og administrative forhold Mottaket har rollen som den enslige mindreåriges foresatte i det daglige omsorgsarbeidet. Mottaket har også oppfølgingsansvar hvis en beboer uteblir fra mottaket(RS 201 0 - 153 og RS 2011 - 2002) Barnefaglig og flyktningfaglige perspektiver må sees i sammenheng i det daglige mottaksarbeidet. Mottaket skal konkretisere kravene i dette rundskrivet og utarbeide en lokal plan for omsorgsarbeidet. Planen skal synliggjøre mottakets barnefaglige ståsted og prinsipper, rutiner, samarbeidspartnere m.m. Den skal sees i sammenheng med mottakets årsplan. 2.1. Mottakets rutiner Krav a) Mottaket skal utarbeide rutiner i samsvar med UDIs retningslinjer i dette og andre gjelden rundskriv b) det skal være fast struktur på hverdagen gjennom rutiner, regler, prosedyrebeskrivelser og turnusordninger. UDI 2015 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Oppfølging i hverdagen, gjennom rutiner, regler og prosedyrebeskrivelser. Kontinuerlig Leder/ Koordinatorer/ miljøpersonalet Metode: ved å legge vekt på barnefaglige og flyktningfaglige perspektiver, skal den enkelte følges opp i hverdagen. Kostnad Merknad Delplan 33 Plan for omsorgsarbeid EM, 34 Instruks for særkontakter. Side 30 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak 2.2 Representant/ verge Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Ved ankomst Koordinatorer og miljøpersonalet Kostnad Merknad a) Mottaket skal ha skriftlige rutiner som sikrer at Fylkesmannen får fortløpende informasjon om nye beboere som det skal oppnevnes representant/verge for. Tiltak: : Skriftlig melding ved ankomst. Mottaket samarbeider med Fylkesmannen i forhold til oppnevnelse av representant/verge. Mottaket har jevnlige møter med Fylkesmannen, representanter/verger via lyd/bilde. b) Mottaket skal leggetilrette for at representanter/verge kan utøve sitt ansvar på best mulig måte Mottaket skal tilrettelegge for at den enslige mindreårige får kontakt med sin representant/verge når han/hun har behov for det. Tiltak: Sikrer at alle EM får representant/verge. Mottaket stiller kontorer, telefon, kopimaskin mm til disposisjon for representant/ verge ved behov. Mottaket gir representant/verge tilgang til opplysninger, er behjelpelig med bestilling av tolk, gir beskjeder osv. Det gjennomføres samarbeidsmøter hvert kvartal mellom mottaket, Fylkesmannen representant/verge. Se plan for representant/verge. Representanter/verge har fast kontortid på mottaket og alle EM har da mulighet for å møte sin representant/verge. Alle EM får informasjon i UDI 2015 Side 31 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak velkomstsamtalen om representant/ verge, og dens rolle. De har også mulighet til å komme i kontakt med representanten/vergen sin gjennom personalet på mottaket. c) Mottaket skal tilstrebe god kommunikasjon med representant/verge for å utvikle felles forståelse for hva som til enhver tid er den beste tilretteleggingen. Kontinuerlig Koordinatorer og miljøpersonalet Koordinator gir tilbakemelding pr tlf eller e-post til representant/verge når det skjer endringer rundt den enkelt ungdom. Representant/verge og koordinatorer har faste møter. Metode: Kommunikasjon, skriftlig og muntlig. Gode rutiner. Delplan: 26 Representant, verge og Fylkesmann Kontinuerlig UDI 2015 Side 32 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak 2.3 Krav til Særkontaktenes arbeid Krav Mottaket skal sikre at den enkelte enslige mindreårige har en fast særkontakt i personalgruppa Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Alle EM har to faster særkontakter som har hovedansvar for den enkelte. Ungdommene får informasjon om hvem som er særkontakter og dens rolle i velkomstsamtaler, på husmøter og i ungdomsrådsmøter. Miljøgruppen er aktiv med informasjon, slik at den enkelte skal vite hvem som er deres særkontakter. Videre har særkontaktene ansvar for leilighetene, ankomst - og flytterutiner, individuell kartlegging og tiltaksplaner, økonomi, skole, sosialisering, dokumenter, aktiviteter, permisjon og være setteverge ved behov. Kontinuerlig Koordinator/ Særkontaktene Kostnad Merknad Metode: Mottaket har skriftlige arbeidsbeskrivelse for særkontaktene. Særkontaktene i samarbeid med koordinatorer, utarbeider individuelle kartlegging og tiltaksplaner for alle. Delplan 34Instruks for særkontakter UDI 2015 Side 33 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak 2.4 Krav til arbeid med medbestemmelse og ytringsfrihet Krav Mottaket skal sikre beboernes medbestemmelse gjennom et fast møtested. Mottaket skal etablere samarbeidsråd hvor ungdommene har et mandat og definert økonomiansvar Tiltak /Metode Tidspunkt Tiltak: Særkontaktene har ansvar for gjennomføring av Kontinuerlig faste husmøter i hvert enkelt EM leilighet. Ungdommene på EM avdeling og miljøpersonalet har ansvar for gjennomføring av ungdomsrådet en gang pr. mnd, oftere ved behov. Her velger ungdommene sine representanter. En fra hver leilighet. Ungdomsrådet har eget budsjett. Ansvarlig Kostnad Merknad Koordinatorer /miljøpersonalet Ungdommene Metode: Mottaket skal sikre at alle EM får informasjon om sin rolle og sine rettigheter. Delplan: 32 Instruks Ungdomsråd 2.5 Krav til mottakenes oppfølging av den enslige mindreåriges kontakter utenfor mottaket Krav Tiltak /Metode Tiltak: Gi alle ungdommer informasjon om; • Hjelp til oppsporing gjennom feks. Røde kors eller flyktninghjelpen, IOMs opplysningstelefon UDI 2015 Tidspunkt Ansvarlig kontinuerlig Koordinator/ miljøpersonalet Kostnad Merknad Side 34 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak • tilgang på internett • tilbud om lån av telefon Ansatte er aktiv i møte med besøkende vi ikke kjenner, for å avdekke identitet. F eks sjekke telefonnummer, registreringsnummer på bil Metode: Informasjon gjennom samtaler 2.6 Samarbeid med UDI Krav - kontakt - opplysninger som har betydning for asylsaken Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Hver enkelt ungdom blir fulgt opp. Hvis behov for særskilte tiltak, blir dette drøftet med UDI før igangsetting. Kontinuerlig Mottaksleder Koordinatorer Miljøpersonalet Kostnad Merknad Mottaket snakker med ungdommen og evt representanten/ verge, og er behjelpelig med å videreformidle dette til UDI, hvis det er ønskelig. Metode: Mottaket har løpende kontakt med UDI, regionkontor nord om omsorgssituasjonen på mottaket generelt og om enkeltpersoner med særskilte behov. UDI 2015 Side 35 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak 3. Krav til omsorgsarbeid Mottaket skal sikre at de enslige mindreårige får nødvendig oppfølging og gis et godt omsorgstilbud og oppvekstmiljø. Hensynet til barnets beste (Barnekonvensjonen art.3) skal være grunnleggende for mottaksarbeidet. Dette innebærer individuell tilrettelegging og at det tas hensyn til bl.a. alder, kjønn, livssyn, kulturell identitet, personlighet, fungeringsevne, ressurser og behov. Mottaket skal ivareta den enkeltes behov så langt det er mulig, dersom individuelle behov går på bekostning av gruppens behov, skal mottaket varsle UDIs regionkontor og i samarbeid med regionkontor søke å finne løsninger som ivaretar alle parter` Spesielle hensyn som er knyttet til ungdomsalderen må vektlegges for gruppen 15 - 18år. 3.1. Krav til miljøarbeid Krav Tiltak /Metode 1. Mottakets miljøfaglige leder har ansvar for å sikre et helhetlig omsorgstilbud i samarbeid med personalgruppa Tiltak: Koordinator (miljøfaglig leder) har ett overordnet ansvar for at alle beboere får et helhetlig omsorgstilbud, gjennom kontinuerlig kontakt med miljøgruppa og beboere. Tidspunkt Ansvarlig Kontinuerlig Mottaksleder Særkontaktene Koordinatorer Kostnad Merknad Metode: Gjennom samtaler, loggføring, kartlegging og tiltaksplaner og tett samarbeid med miljøgruppa, og andre instanser. 2. Mottaket skal ha et strukturert og UDI 2015 Side 36 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak tilrettelagt aktivitetstilbud i fritiden og legge tilrette for integrering i lokalmiljøet Tiltak: Det er utarbeidet en halvårlig aktivitetsplan, samt en oversikt over ukentlige aktiviteter. Aktivitetsansvarlig/ miljøgruppe er oppdatert over hva som finnes av Kontinuerlig aktivitetstilbud i nærmiljøet. Aktivitetsansvarlig/ miljøgruppen Metode: Gjennom kartlegging av hver enkelt ungdom, finne ut hva de ønsker av aktiviteter. Miljøgruppa/særkontakt følger opp den enkelte ut i fra behov. Mottaket er ansvarlig for de fleste aktiviteter, dette siden ungdommene er på mottaket i kort tid. Mottaket jobber kontinuerlig mot lag og foreninger for å finne gode tilbud til beboerne. Delplan: 03 Aktivitetsplan med støtteordninger 17 Plan for lokalsamfunnsarbeid 3.2 Krav til psykososialt arbeid Krav Tiltak /Metode a)Mottaket skal styrke den enkelte ungdom slik at de kan ta ansvar for seg selv og miljøet rundt seg. Tiltak: Informasjon, opplæring/ veiledning, samtaler, kartlegging og tiltaksplaner b)Sikre vilkår for, og stimulere til refleksjon, UDI 2015 Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Metode: Gjennom samtaler, der den enkeltes behov kommer frem, følges dette opp av særkontakt/ miljøgruppa. Side 37 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak selvforståelse, vekst og identitetsutvikling gjennom oppdragelse, støtte , veiledning, utfordringer, opplæring og skolegang c)Styrke den enkeltes evne til å takle individuelle og mellommenneskelige forhold d) bistå den enkelte til å forstå og tilegne seg norske sosiale/ kulturelle normer og regler Delplan; 06 Psykisk helsearbeid 13 Plan for arbeid med barn og unge i mottak 33, Plan for omsorgsarbeid for EM 34. Instruks for særkontaktarbeid e) respektere den enkeltes privatliv f)ta hensyn til den enkeltes kulturelle og religiøse bakgrunn og behov for religionsutøvelse UDI 2015 Side 38 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak 3.3 Krav til helsearbeid Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Mottaket skal: a) Sikre at den enkelte får den helsehjelpen han/ hun har behov for, både fysisk og psykisk b) Legge tilrette for at den enkelte får hjelp til å takle psykiske plager som følge av opplevelser fra krig, konflikt, flukt og eksiltilværelse c) stimulere til fysisk aktivitet og naturopplevelser, for å ta vare på egen helse og oppleve gleden ved det Tiltak: Informasjon, opplæring/ veiledning, samtaler, overlapping, loggføring kartlegging og tiltaksplaner. Dette med den enkelte, mottaket og samarbeidspartnere. Metode: Gjennom samtaler der den enkeltes behov kommer frem, følges dette opp av særkontakt/ miljøgruppa, der aktuelle samarbeidspartnere også trekkes inn. Her under: samtalegrupper gjennom barne- og ungdomspsykiatrien (BUP). Samtale med helsesøster kort tid etter ankomst til mottaket, og blir henvist videre ved behov. Mottaket arbeider kontinuerlig med å følge opp og trygge de ungdommene som har behov for det gjennom ulike tiltak. Eksempel: Aktive nattevakter, avtaler/samtaler og aktiviteter. d) gi opplæring og veiledning i hvordan de mindreårige selv kan gjennomføre et sunt godt UDI 2015 Side 39 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak kosthold i tråd med bla. Statens råd for ernæring. Det er ønskelig at mottaket har kontroll med at de enslige mindreårige får et sunt og godt kosthold Se: Delplan 06 : Psykisk helsearbeid Delplan 13 Plan for arbeid med barn og unge i mottak. Delplan 33: Plan for omsorgsarbeid for EM Delplan 34: Instruks for særkontakter Barnekonvensjonen art.24:Helse 3.4 Krav til arbeid med skole, opplæring og informasjon Krav Mottaket skal: a)Søke og sikre at beboere får det skoletilbudet de har behov for i samsvar med skoleverkets lover, forskrifter og UDI 2015 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: EM blir meldt til skolen (Sjøvegan videregående skole eller Salangen grunnskole) Ved ankomst og flytting Miljøgruppa / Koordinatorer Skole Kostnad Merknad Metode: Mottaket foretar ei grovkartlegging av EM og sender til skolen. Skolen tar ei utvidet Side 40 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak retningslinjer. b) Melde beboere inn og ut av grunnskolen eller voksenopplæringen når det er aktuelt. c) bistå beboere med å søke plass i videregående skole når det er aktuelt. d) bistå beboere med sikte på at de skal få et tilpasset og ev. tilrettelagt skoletilbud i kommunen i samsvar med deres rettigheter. e) følge opp skole/hjem samarbeidet som foresatt f)legge til rette for leksehjelp kartlegging/test av eleven rett før skolestart, slik at han/hun får et rett tilpasset skoletilbud. Punk C er ikke aktuelt for EM som bor på mottaket pr i dag. Tiltak: Det benyttes flyttemeldinger. Metode: Mottaket gir beskjed i godt tid til skolen når EM flytter til kommune eller annet mottak. Metode: Mottaket deltar på jevnlige skolemøter, samt foreldremøter. Alle EM får tilbud om leksehjelp fra de ansatte ved mottaket. Tiltak: Mottaket følger g) Informasjonsprogrammet informasjonsprogrammet. må tilpasses målgruppen UDI 2015 Side 41 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak på bakgrunn av at de ikke har foreldre i Norge Metode: EM får informasjon tilpasset deres nivå ved bruk av UDI`s ”Ung i Norge” informasjonsprogram. Delplan 13 Plan for arbeid med barn og unge i mottak 16 Informasjonsarbeid i mottak 33 Plan for omsorgsarbeid for EM 34 Instruks for særkontakter 3.5 Krav til samarbeid med andre aktører Krav: Tiltak/metode Tidspunkt Ansvarlig Kontinuerlig Koordinatorer /Miljøpersonalet Kostnad Merknad Mottaket skal: Tiltak: Mottaket har samarbeidsavtaler med flere a) Ha kontakt med aktører, deriblant Astafjord barnevernet blant barneverntjeneste og Salangen annet, faste lensmannskontor. samarbeidsrutiner, bekymringsmeldinger, Mottaket har et nært samarbeid med helse, skole, tannlege og BUP Sjøvegan. varsling om inn- og utflytting av beboere. Mottaket har samarbeid med Røde kors, Salangen idrettsforening og andre lag og foreninger . b) Mottaket har kontinuerlig kontakt med IMDI og kommuner som ungdommene Ta initiativ til fast samarbeid med øvrige skal bosettes til. aktuelle sektormyndigheter i UDI 2015 Side 42 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak kommunen. Dette gjelder spesielt helse, skole og politi. c) Ta initiativ til fast samarbeid med tjenesteapparatet inne psykisk helse for ungdom d) Samarbeide med frivillige organisasjoner om deres tilbud til de enslige mindreårige. e) Overføre nødvendig informasjon og samarbeide med IMDI når en enslig mindreårig har fått oppholdstillatelse med rett til bosetting. Mottaket skal legge til rette for best mulig kontinuitet i omsorgstilbudet, blant annet ved at den enslige mindreårige UDI 2015 Metode: De ansatte ved mottaket avdekker eventuelle behov gjennom samtaler og kartlegging. Mottaket har faste samarbeidsmøter med de ulike aktørene ved behov. Hvis det avdekkes behov, opprettes det samarbeid med en eller flere aktører. Når det oppstår situasjoner som krever det, sendes bekymringsmeldinger til barnevernstjenesten. Skole: se punkt 3.4 e) De ungdom som trenger det, får time hos BUP via helsesøster. Frivillige organisasjoner tar kontakt med mottaket. Dette gjelder først og fremst aktiviteter i regi av dem. Metode: Så snart det foreligger melding i Sesam ferdigstilles kartleggingen, underskrives av representant/verge, EM og mottaket og sendes til IMD nord. Når EM får vedtak om kommune starter mottaket samarbeidet rundt EM og bosettingskommunen. Mottaket krever at alle bosettingskommuner har samtaler med ungdommen i forkant av flyttingen. Side 43 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak får god kontakt med kommunen i forberedelsesfasen samt følge opp den mindreårige ved flyttingen. Bosettingsmøtet mellom kommunen, mottaket og ungdommen foregår på mottaket pr telefon, lyd/bilde el personlig oppmøte fra bosettingskommunen. Det er viktig å få til en god prosess rundt flytting, slik at det blir forutsigbart og mest mulig trygt for den enkelte ungdom. Overordnet mål for både mottak og kommune skal være at ungdommen flytter snarest til kommunen etter bosettingsmøtet. Delplan 06 Psykisk helsearbeid 07 Plan for bosettingsarbeid for EM. 13Plan for arbeid med barn og unge i mottaket 16 Plan for informasjonsarbeid 17 Plan for lokalsamfundsarbeid 3.6 Enslige mindreårige med følgeperson Krav Tiltak /Metode Følgepersonen har det daglige omsorgsansvaret, og mottaket skal følge særskilt med på Tiltak: Gjennom samtaler, observasjoner kartlegges behov. UDI 2015 Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Metoden: Ungdom som kommer med følgeperson får det Side 44 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak hvordan omsorgssituasjonen er for disse ungdommene. samme tilbudet som de andre ungdommene på mottaket. 3.7 Bekymring Krav Mottakspersonalet skal gjøre seg kjent med rundskriv Q-06/2012, RS 2011-011 og RS 2010-085 Ansvar for enslige mindreårige i mottak, krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak. Og krav til forebygging og håndtering av overgrep og grenseoverskridende adferd. Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Tiltak: Samarbeid, observasjoner, kartlegging og samtaler. Metode: Ved bekymring rundt en beboer, drøftes situasjonen med regionkontoret. Hvis behov drøftes det i tillegg med helsesøster/ lege/ psykolog og barnevernet. Hvis EM har behov som går ut over det UDI og mottaket kan gi, sendes det bekymringsmelding til barnevernet og kopi til UDIs regionkontor. Ved alvorlige adferdsvansker hos en beboer har mottaket opplysningsplikt til barnevernet. Mottaket samarbeider med barnevernet, når enkeltbeboere har særskilte behov for oppfølging. 13 Plan for arbeid med barn og unge i mottak 20 Håndtering av trusler, vold, misbruk og dødsfall i mottak 33 Plan for omsorgsarbeid for EM 34 Instruks for særkontakter UDI 2015 Side 45 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak 3.8 Enslige mindreårige på sykehus Krav EM på sykehus har samme rett som andre barn til å ha en omsorgsperson hos seg, men dette er ingen plikt for omsorgspersonen. Tiltak /Metode Tiltak/ metode: Tiltak rundt hver enkelt beboer vurderes sammen med helse, beboer og UDI. Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Ved behov Leder/ koordinator/ miljøpersonal UDI Merknad Mottaket skal diskutere med sykehuset om 13 Plan for arbeid med barn og unge i mottak situasjonen og videre 33 Plan for omsorgsarbeid for EM drøfte med 34 Instruks for særkontakter regionkontoret. Barnets beste skal ligge til grunn for vurderingen. Den mindreåriges mening skal tillegges stor vekt. Ekstraordinært tilskudd til kostnader kan søkes UDI, hvis ungdommen har behov for det. UDI 2015 Side 46 av 47 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2015 Skjema for ordinære statlige mottak 4. Tilsyn Krav Tiltak /Metode Minimum 2 tilsyn pr.år Første tilsyn knyttet til oppfølging av kontrakten mellom UDI og driftsoperatør om drift av mottaket Tiltak: UDI varsler om tilsyn Det andre er tilsynet er spesielt rettet mot mottakets omsorgsarbeid for enslige mindreårige. Delplan 31 Tilsynsarbeid UDI 2015 Metode: Mottaket legger til rette for at UDI kan gjennomføre sitt tilsyn på best mulig måte. Mottaket legger tilrett for at tilsynet kan møte ungdomsrådet, og ved behov bestilles det tolk. Tidspunkt Ansvarlig 2ggr pr.år Leder/ koordinator/ miljøpersonal Kostnad Merknad Side 47 av 47
