En utskriftsvänlig guide för dig som är eller ska bli kund till Validoo

Kom igång
med Validoo
Om Validoo
Vare sig du är en leverantör eller mottagare av varor och varuinformation
behöver du ett smidigt och effektivt informationsflöde. Validoo hjälper dig.
Våra tjänster utvecklas kontinuerligt av användarna för att ge dig ett så
välanpassat och smidigt system för informationsöverföring som möjligt.
Så fungerar våra tjänster
Det är inte bara varor som behöver levereras från
tillverkare till handeln eller offentlig sektor. Leverans
av varuinformation är minst lika viktig. Inte minst
med tanke på att slutkunden börjat ställa högre
krav på produktinformation.
Våra tjänster samlar och överför all information
mellan leverantörer och mottagare i ett samordnat,
förenklat och standardiserat flöde. Det kan dels vara
information om varorna såsom produktblad, marknadsföringsmaterial och hyllplanering. Men också
information för butiken och logistiken.
Fördelarna är många
Oavsett om du är leverantör eller arbetar inom
handel eller offentlig sektor bidrar våra tjänster till
att höja kvalitetskontrollen, minska administrationsbördan och sänka kostnaderna, såväl de dolda som
de synliga.
Som leverantör behöver du bara ange samma
information en gång, även om den ska till ett stort
antal mottagare. Som mottagare får du information
som är standardiserad och stöpt i samma form och
dessutom kvalitetsgranskad, oavsett leverantör.
Vad används Validoo till?
Med Validoos tjänster gör du ditt företags produkter redo för lansering och säkerställer
samtidigt att konsumenten vid köptillfället online får rätt information om era produkter.
Här följer en kort introduktion av Validoo Item, Validoo Q-lab och Valdioo MediaStore.
Information
om vara
Produktblad
Online
Artikelinformation
Validerar
Kvalitetssäkrar
Fotograferar
Lagrar
Distribuerar
Marknadsföring
Hyllplanering
Kostplanering
Logistik
Affärsdokument
Bildbank
2
5 steg för att komma igång med Validoo
Denna guide är till för dig som är eller ska bli kund till Validoo. Målet med guiden är att du på ett
tydligt sätt förstår hur du gör för att komma igång och hur du gör för att använda våra tjänster.
Har du några frågor är du alltid välkommen att kontakta oss, » kundservice@gs1.se
1
Skaffa ett GLN
4
(GS1-lokaliseringsnummer)
Ett GLN är ditt företags elektroniska identitet.
Det behövs för att kunna skicka artikelinformation till tjänsten Validoo Item. Har
du inget GLN-nummer eller inte vet vilket
GLN-nummer ditt företag har besök
» www.gs1.se/support
Be era mottagare/köpare
prenumerera på ert företags GLN
För att ni ska kunna skicka artikelinformation till
era mottagare/köpare behöver de ha lagt upp en
prenumeration på ert företags GLN. Om detta inte
gjorts kommer inte artikelinformation komma fram.
Är du osäker rekommenderas du att kontakta era
köpare för att säkerställa att de har lagt upp en
prenumeration på ert GLN.
Här kan du både söka på GLN-nummer i vår
nummerupplysning, se priser och beställa
nytt om det behövs.
För aktuell lista på alla mottagare, se
» www.validoo.se/support/validoo-item/
Läs mer under fliken Adresser till leverantörer
och mottagare.
2
Teckna avtal med
en systemleverantör
Artikelinformationsflödet från leverantör till aktuella mottagare
Avsändare
Systemleverantören tillhandahåller ett system
där du kan fylla i artikelinformationen
(inklusive livsmedelsbilaga) och sedan sända
den elektroniska informationen via Validoo till
dina mottagare/köpare, t ex ICA, Menigo, eller
COOP. Se aktuell lista på systemleverantörer
som är verifierade av Validoo här:
» www.validoo.se/verifierade-system
Leverantör
Systemleverantör
Mottagare
Validoo Item
OK/NOK
Dagligvaruhandel
Apotek
Foodservice
I vissa fall kan även företagets egna affärssystem
användas istället för en systemleverantör.
5
3
Teckna avtal med
Validoo Item
Validera och skicka artikelinformationen via Validoo Item
När steg 2 är klart är det dags att teckna avtal
med Validoo Item. Detta avtal tecknar du på
GS1s webbplats:
» my.gs1.se/OrderStart.aspx
a. Fyll i uppgifterna om din artikel (inklusive livsmedelsbilaga om aktuellt) i din systemleverantörs
system och ange vem som ska vara mottagare.
Tjänsten validerar att den artikelinformation som
ni har fyllt i hos er systemleverantör är korrekt ifylld
innan den skickas vidare till mottagarna. Om
informationen skulle vara felaktigt ifylld, meddelar
Validoo Item dig det för att du ska kunna rätta
felen och skicka in på nytt.
För prisuppgifter, se » validoo.se
under fliken ”Våra tjänster”.
b. Validoo Item validerar att den elektroniska
artikelinformationen som ni har fyllt i är korrekt
ifylld och en rapport om OK eller NOK (Not OK)
skickas direkt till systemet och som ett mail. Om
informationen skulle vara felaktigt ifylld ges
information om vad som är fel. Rätta felen och
skicka därefter informationen igen för ny validering.
3
Använd tjänsterna Validoo MediaStore och Validoo Q-lab
Tidigare steg är en förutsättning för att kunna teckna avtal med nedan tjänster
Teckna avtal med Validoo MediaStore och/eller Validoo Q-lab Redan när ni skaffade Validoo Item fick ni inloggningsuppgifter till portalen MyValidoo. Det är här ni
hanterar och arbetar med Validoos tjänster och här tecknar ni också avtal för tjänsterna Validoo Q-lab
och Validoo MediaStore.
För prisuppgifter, se » validoo.se under fliken ”Våra tjänster”.
För riktlinjer och kvalitetssäkringsregler för produktbilder besök » validoo.se
Publicera produktbilder i Validoo MediaStore
Den elektroniska artikelinformationen som du har skickat till Validoo Item finns redan automatiskt
i systemet och behöver inte skickas igen.
Logga in i MyValidoo under fliken ”Order”.
Det finns två olika alternativ i orderläggningen beroende på vad ni vill ha:
Fotoproduktion - Vi fotograferar produkten åt er i vår fotostudio inkl bildbehandling och uppladdning
Uppladdning - Ni laddar upp en bild som vi kvalitetssäkrar
Fotoproduktion
① Lägg order för fotoproduktion och skriv ut följesedeln
② Skicka varuprovet till adressen som står på följesedeln
③ Invänta att bilderna är klara. Det tar 5-10 arbetsdagar, ni får ett mail när bilderna är färdiga
④ Logga in i Validoo MediaStore på MyValidoo och godkänn bilderna under fliken
”Resultatrapporter och publicering”
⑤ Bilderna publiceras och blir tillgängliga för alla mottagare som är anslutna till Validoo MediaStore.
Uppladdning
① Lägg order för uppladdning i MyValidoo, gå sedan in i Validoo MediaStore under fliken ”Order”
och välj ”Öppna”. Sök upp det GTIN ni har lagt order på och ladda upp rätt bild mot rätt GTIN.
② Invänta resultat från kvalitetssäkring. Det tar ca 5 arbetsdagar, ni får ett mail när ni har fått ett resultat.
③ Läs resultatrapporten
A Logga in i Validoo MediaStore via MyValidoo och klicka på ”Resultatrapporter och Publicering” och sök på artikelns GTIN.
B Vid godkänd (OK) resultat, godkänn bilderna under fliken
”Resultatrapporter och publicering”. Bilden publiceras då och
blir tillgänglig för mottagarna som är anslutna till Validoo MediaStore
C Vid icke godkänt resultat (NOK) behövs en ny bild laddas upp.
Validoo MediaStore erbjuder redigeringshjälp av bilder.
Kontakta vår kundservice för att få veta mer » kundservice@gs1.se
4
Kvalitetssäkra mina produkter i Validoo Q-lab
 Sänd den elektroniska artikelinformationen från er systemleverantör till mottagaren Validoo Q-lab.
Mottagare
Avsändare
Foodservice
Leverantör
Systemleverantör
Validoo Item
OK/NOK
Dagligvaruhandel
Apotek
Validoo Q-lab
 Logga in i MyValidoo under fliken ”Order”. Det finns 3 olika val i orderläggningen beroende på vad
ni vill kvalitetssäkra: 1. Artikelinformation; 2. Livmedelsinformation; 3. Artikelinformation + Livmedelsinformation. För dig som arbetar med livsmedel är det vanligast att köparna efterfrågar kvalitetssäkring
av Artikelinformation + Livsmedelsinformation på den ”högsta beställningsbara nivån under 15 kg”,
och även på de nivåer i artikelhierarkin som ligger under (dock ej pall).
 Sök upp er GTIN-artikel och lägg en order.
 Skriv ut följesedeln till artikeln och skicka tillsammans med varuprov.
 Invänta resultat från kvalitetssäkring. Det kan ta upp till 5 arbetsdagar för artiklar som är nyheter
inom ECR´s tidsfönster, och upp till 4 veckor för redan befintligt sortiment. Besked erhålls via mail.
 Läs resultatrapporten i MyValidoo: A Sök på artikelns GTIN i tjänsten Validoo Q-lab B Vid godkänt resultat (OK) skickar ni den kvalitetssäkrade artikelinformationen till era köpare.
C Vid icke godkänt resultat (NOK) kan tre olika fel ha uppstått. ① fel som berör artikelinformationen (inkl. livsmedelsbilagan) ② fel som berör det fysiska varuprovet
③ fel som berör både artikelinformationen och det fysiska varuprovet
D Åtgärda eventuella fel och lägg därefter upp en ”Ny order” på artikeln i MyValidoo i orderlistan
E Skicka den korrigerade artikelinformationen eller ett nytt varuprov.
Validoo AB
Västra Järnvägsgatan 15, 12 th floor
Box 622, SE 101 32 Stockholm
T + 46 8 50 10 10 00
www.validoo.se, gs1.se
5