docSAM-dokumentation för gemensamma
download 
Report Transcription
SAM-dokumentation för gemensamma
2010-12-08 LS 2010/552 Rektor I Arbetsmiljöpolicy 2010-2013 Förvaltningschefens beslut 2010-12- 08 (LS 2010/552) Arbetsmiljöpolicy för den gemensamma förvaltningen vid Lunds universitet Den gemensamma förvaltningens arbetsmiljöpolicy följer den som rektor antagit för Lunds universitet. http://www5.lu.se/upload/regelverket/arbetsmiljo/arbetsmiljopolicy_061220.pdf Med sektionschef avses i detta dokument cheferna för sektionerna Personal, Ledningsstöd, Ekonomi, Forskning, innovation och extern samverkan, Student och utbildning samt cheferna inom sektionen Byggnad, IT, Service d.v.s. byggnadschefen, datachefen och servicechefen samt chefen för Företagshälsan och studenthälsan samt LU Innovation. Med medarbetare avses i detta dokument arbetstagare som detta begrepp definieras i arbetsrättslagstiftningen. Inom den gemensamma förvaltningen utgör personalen den viktigaste resursen. Verksamheten ska vara en attraktiv arbetsplats som erbjuder en god arbetsmiljö för hela personalen. En god arbetsmiljö är relaterad till både psykosociala och fysiska faktorer och måste sättas i relation till arbetets natur och till den sociala och tekniska utvecklingen i samhället. Bland dessa faktorer är delaktighet, jämställdhet och jämlikhet av stor betydelse. Arbetsmiljön ska inte bara vara säker utan också utvecklande samtidigt som den ska vara möjlig att påverka för den enskilde. Ytterligare ett viktigt mål för verksamheten är att erbjuda alla medarbetare en etiskt hållbar arbetsmiljö. Etisk hållbar arbetsmiljö innebär bland annat att kränkande särbehandling inte accepteras. Arbetsmiljöarbetet ska bygga på förtroende för individen och ske i samverkan mellan arbetsgivare och medarbetare. Effektiv information ska ge alla möjlighet att delta i verksamhetens utveckling och uppleva att arbetsmiljön är stimulerande och kreativ. Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i förvaltningens verksamhetsplanering. Resurser för det förebyggande arbetsmiljöarbetet, information och utbildning ska finnas tillgängliga på varje nivå inom förvaltningen. Ansvar Rektor har ett övergripande ansvar för arbetsmiljön inom hela universitetet och förvaltningschefen har motsvarande ansvar inom den universitetsgemensamma Postadress Box 117 221 00 LUND Telefon växel 046-222 00 00 2 förvaltningen. Inom förvaltningen har sektionscheferna ansvar för det löpande arbetsmiljöarbetet och arbetsmiljöaspekterna ska finnas med i planering och genomförande av all verksamhet. Sektionscheferna ansvarar för att arbetet bedrivs enligt intentionerna i arbetsmiljölagen så att ingen medarbetare skadas eller far illa på arbetsplatsen. Vid tillfällen när detta ansvar inte kan fullgöras ska sektionscheferna informera förvaltningschefen eller rektor. Det löpande arbetsmiljöarbetet kan delegeras till avdelningschef / gruppchef. Det är viktigt för verksamheten och arbetsmiljöarbetet att arbetsmiljöansvariga kontinuerligt håller sig underrättade om utvecklingen av arbetsmiljön inom sitt ansvarsområde. Förvaltningschefen och övriga arbetsmiljöansvariga ska ha goda kunskaper om verksamheten, samt känna till de arbetsmiljöföreskrifter som gäller. Det är den ansvariges uppgift att information når medarbetare/nymedarbetare om hur dessa föreskrifter ska tillämpas samt se till att de berörda har den kunskap som behövs för att undvika skada eller ohälsa. I förvaltningschefens ansvar ingår också att ha tillsyn över att verksamheten tillämpar föreskrifterna. Skyddsombuden är genom sin roll och kompetens en viktig resurs i arbetsmiljöarbetet, men har inget ansvar för arbetsmiljön. Det är alltid den arbetsmiljöansvarige som har det yttersta ansvaret. Hur uppnår vi en god arbetsmiljö Alla inom den gemensamma förvaltningen har en skyldighet att uppmärksamma missförhållanden och risker. Instruktioner, föreskrifter och rutiner ska följas och brister eller risker rapporteras till den som är arbetsmiljöansvarig. Öppen vardagskommunikation och nära samverkan mellan arbetsgivare – medarbetare är en grundförutsättning för personalens engagemang. Regelbundna personalmöten vid arbetsplatsen, skyddsrondsverksamhet, utvecklingssamtal, lönesamtal , aktivt rehabiliteringsarbete, arbetsskadehantering samt uppföljning av handlingsplaner för arbetsmiljön är exempel på aktiviteter som ska förekomma på alla arbetsställen. En grundsten i arbetet för en god arbetsmiljö är att handlingsplaner och rutiner för att förebygga och åtgärda uppkomna situationer ska finnas. Dessa handlingsplaner ska vara väl kända av alla berörda. Inför beslut om nyinvestering, ny – eller ombyggnader eller andra förändringar i verksamheten ska arbetsmiljöaspekterna beaktas, riskerna undersökas och konsekvenserna bedömas i samverkan med medarbetarna. Samverkan sker i första hand genom remissgranskning tillsammans med skyddsombuden. Åtgärder ska vidtas för att så långt som möjligt förebygga negativa effekter och minimera risker i den framtida verksamheten. II. Arbetsmiljömål och handlingsplan för den gemensamma förvaltningen 2010-2013 Förvaltningschefens beslut 2010-12-08 (LS 2010/552) 3 MÅL - Handlinsplan (HP)/Rutiner Tidplan enskilda (R) åtgärder Ansvarig Löpande uppföljning - HMS kommitté utses (HP) Snarast Förvaltningschef och revidering av HMS - Uppföljning av HMS arbetet Årligen HMS kommitténs ordförande Vid behov Sektionschef/Avdelningschef/ arbetet genomförs Tydliga roller och inom gemensam förvaltning (R) - ansvar Tydliga administrativa Upprätta funktionsbeskrivning i samråd med berörd personal (R) - rutiner Det ska finnas rutiner för Gruppchef Årlig översyn Sektionschef Minst 1 gång per år Sektionschef/avdelningschef / sjukanmälan, tjänsteresor, förmåner God psykosocial - Utvecklingssamtal (R) arbetsmiljö - Diskussion om medarbetarens gruppchef möjlighet till kompetensutveckling (R) - - Lönesamtal (R) Inför och efter Sektionschef/Avdelningschef / lönerevision gruppchef Regelbundna arbetsplatsträffar Minst 1 gång per Sektionschef/Avdelningschef/ (R) termin och sektion Gruppchef Minst 1 gång per månad per avdelning/grupp - Genomföra, åtgärda och följa - Erbjuda utbildning för chefer Vartannat år upp medarbetarenkät (HP) Stress i arbetsmiljön motverkas Avdelningschef/Gruppchef Regelbundet och medarbetare (R) - Erbjuda samtal om Förvaltningschef/Sektionschef/ Sektionschef/avdelningschef/ Gruppchef vid behov arbetssituation (R) Nyanställd personal får - Introduktion för nyanställd I omedelbar Sektionschef/Avdelningschef/ en god introduktion till enligt checklista (sektionen anslutning till att ny Gruppchef arbetet och Personal) (R) medarbetare börjar Erbjuda utbildning/information Återkommande och Sektionschef/Avdelningschef/ t ex ”Se människan” (R) vid behov Gruppchef Årligen Förvaltningschef arbetsplatsen God etiskt hållbar - arbetsmiljö - Erbjuda samtal om arbetssituation (R) God fysisk arbetsmiljö - - Återkommande skyddsronder (R) Sektionschef/Avdelningschef - Arbetsmiljöutredningar vid och ljudnivå ska vara - Husprefekt utses (HP) tillfredsställande - Vid kontorslandskap tillgång till Vid om- och ”telefonrum”//”tyst rum” (HP) nybyggnation Rapportering och uppföljning av Vid arbetsskada och tillbud och arbetsskador (R) tillbud Inomhusklimat, belysningsförhållande behov (R) - Förvaltningschef Förvaltningschef Tillse att information ges om Förvaltningschef Sektionschef/avdelningschef Sektionschef/avdelningschef möjlighet till synkontroll och Vid introduktion och terminalglasögon (R) löpande 4 MÅL Handlingsplan (HP)/Rutiner (R) Tidplan Ansvarig enskilda åtgärder Goda ergonomiska förhållande vid - arbetsplatsen Återkommande genomgång av Vartannat år ergonomiska förhållanden (R) - Inredning med höj- och - Sektionschef/Avdelni ngschef/Gruppchef Vid nyinvestering Husintendent Brandskyddsutbildning för alla Årligen återkommande Brandskyddsansvarig medarbetare (R) utbildningstillfällen arrangerar – sänkbara skrivbord (HP) Trygg och säker arbetsmiljö - 1 av 15 medarbetare är sektionschef ansvarar utbildade i första hjälpen/Minst för att sektionens två utbildade på små arbetsplatser (HP) personal deltar Årligen - Utrymningsövning (R) Enligt rektorsbeslut Brandskyddsansvarig - Utse brandskyddsansvarig (HP) Snarast Förvaltningschef - Översyn av tillträde till Snarast Förvaltningschef byggnader (R) Hänsyn tas till särskilda behov av - arbetstidsanpassning (småbarnsföräldrars, vård av Viktiga möten läggs mellan 9- Löpande 15 i möjligaste mån (R). - informationsmöten och har annan reglerad arbetstid som arbetsplatsträffar/ ska framgå i anställningen Fester (R) - Sektionschef/Avdelni ngschef/Gruppchef Bjuda in föräldralediga till anhörig mm) OBS! Vissa tjänster Fungerande rehabiliteringsarbete /husintendent Vid rehabiliteringsbehov följa Vid sjukdom som Sektionschef/Avdelni http://www5.lu.se/pa- upplägg enligt rutin kräver rehabilitering ngschef online/arbetsmiljoe/rehabiliteringsar (R)”Rehabiliteringsarbete vid bete LU” - Bjuda in sjukskriven personal Löpande till informationsmöten och arbetsplatsträffar / fester (R) God friskvård ska erbjudas till - personalen Konsekvensbeskrivning finns vid Informera om subvention av Löpande Sektionschef friskvård, o andra förmåner (R) - Hälsokontroll genomförs (R) Vart sjätte år Sektionschef - Genomföra Vid Görs av den som förändring i verksamheten. konsekvensbeskrivning i verksamhetsförändring ansvarar för Konsekvensbeskrivning ska göras i samråd med skyddsombud som t ex omorganisation/förän enlighet med LU beslut enligt LU:s mall (R) omorganisation dring http://www.bygg.lu.se/blanketteroch-checklistor/systematisktarbetsmiljoearbete Chefer är väl informerade om LU:s - Information (HP) Årligen LU Byggnad/sektion HMS arbete - -Utbildning (R) Vid behov Personal/Företagshäls ovården När det anges sektionschef / avdelningschef / gruppchef avses sektionschef om inte uttrycklig skriftlig delegation finns till avdelningschef eller gruppchef. 5 III Systematiskt arbetsmiljöarbete Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsmiljöarbetet bedrivas på ett systematiskt sätt och ingå som en naturlig del av verksamheten. Systematiskt arbetsmiljöarbete är att uppmärksamma och ta hänsyn till både psykologiska och sociala förhållanden samt arbetsmiljöfrågor av fysisk karaktär. Detta kan leda till att risker i arbetet upptäcks och åtgärdas i tid vilket i sin tur ger goda arbetsförhållanden som kan minska sjukskrivningar och öka trivsel och engagemang i arbetet. Vem gör vad • Arbetsgivaren har huvudansvaret. Cheferna behöver känna till arbetsmiljölagen och de arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten så att arbetsmiljöarbetet kan läggas upp på ett bra sätt. • Medarbetarna deltar i arbetsmiljöarbetet genom att till exempel rapportera risker, tillbud, sjukdom och olycksfall, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som genomförts • Skyddsombudet är med vid planering och genomförande av arbetet, till exempel vid undersökning av arbetsförhållandena, planering av åtgärder och årliga uppföljningar. • Företagshälsovården är en expertresurs i arbetsmiljöarbetet. Den kan till exempel anlitas vid undersökningar och riskbedömningar och för att föreslå åtgärder och utbilda personal • Experter i frågor som rör systematiskt arbetsmiljöarbete finns på LU Byggnad och sektionen Personal . 1. Arbetsmiljöansvariga och arbetsmiljöuppgifter Inom den gemensamma förvaltningen har förvaltningschefen ansvar för det övergripande arbetsmiljöarbetet och ansvarar för att arbetet bedrivs enligt intentionerna i arbetsmiljölagen . Vidare tillser förvaltningschefen att anförtrodda arbetsuppgifter utföres under iakttagelse av gällande lagar, förordningar och myndigheters bestämmelser och tillstånd samt att för detta ha en ändamålsenlig organisation och utrustning. Förvaltningschefen har till sin hjälp en husintendent som med särskilda uppgifter för de operativa frågorna. Inom den gemensamma förvaltningen finns en HMS-kommittée vars uppdrag främst är att förankra och upprätthålla ett fungerade systematiskt arbetsmiljöarbete. HMS står för hälsa, miljö och säkerhet. Vidare finns en referensgrupp för Arbetsmiljö (- och Jämställdhetsarbete) vars uppdrag är att följa upp och förankra gemensamma förvaltningens arbetsmiljöarbete på chefsnivå. Förvaltningschefe leder och kontrollerar arbetsmiljöarbetet inom den gemensamma förvaltningen. Husintendenten ansvarar för det operativa arbetsmiljöarbetet inom den gemensamma förvaltningen Husintendenten är vidare brandskyddsansvarig för gemensamma förvaltningen. Chefen för Förvaltningsstaben vid sektionen Ledningsstöd bistår i ekonomiska frågor. Personalchefen är utsedd att vara ordförande i HMS-kommittéen. 6 Förvaltningschef Marianne Granfelt Husintendent Andreas Skog Sektionschefer/motsvarande Student och utbildning Tarmo Haavisto FIE Klas Malmqvist Personal Nils Hellman Ekonomi Lise Bröndum Ledningsstöd Susanne Kristensson LU Byggnad Annette Stambolovski LU Service Dan Sjöholm LDC Johan Johansson Företagshälsan/ Studenthälsan Lennart Norberg LU Innovation Ashkan Puyan 2. Delegation Delegation av arbetsuppgifter Allmän information om arbetsmiljö- och miljöansvar Inom Lunds universitet bedrivs en mängd olika verksamheter som kringgärdas av ett mycket stort antal bestämmelser i lagar och författningar. Detta gäller även den gemensamma förvaltningen. Rektor har delegerat ansvaret för det dagliga arbetsmiljöarbetet inom den gemensamma förvaltningen till förvaltningschefen. Inom den gemensamma förvaltningen har förvaltningschefen delegerat arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet till sektionschefer/motsvarande med åtföljande ansvar för att uppgifterna sköts. En sådan delegation ska även omfatta de befogenhter och resurser som behövs. Tillsynsansvaret ligger dock kvar hos förvaltningschefen. Rektor antog 2010-08-19 Föreskrifter om fördelning (delegering) av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter inom arbetsmiljö, miljö och säkerhet. http://www5.lu.se/upload/regelverket/arbetsmiljo/Foreskrifter_om_fordelning_av_ arbetsuppgifter_och_beslutsbefogenheter_inom_miljo_och_sakerhet.pdf 7 Exempel på delegation av arbetsmiljöansvar finns bifogat. Sådan delegation ska innehålla ansvar för att • Se till att lagar och föreskrifter för verksamheten följs • Informera och utbilda medarbetare i arbetsmiljöfrågor som berör deras verksamhet och att försäkra sig om att de medarbetare har nödvändig kompetens för att utföra sina arbetsuppgifter • Ge introduktion till nya medarbetare • Rapportera arbetsskador, olycksfall och tillbud • Initiera rehabiliteringsutredning vid långtidssjukfrånvaro enligt de regler som finns uppsatta centralt inom LU • Genomföra utvecklingssamtal med medarbetare minst en gång per år • Regelbundet genomföra personalmöten • Tillse att maskiner, lokaler och utrustning underhålls och brukas på så sätt att risk för olycksfall och ohälsa undviks • Att vid behov skriftligt påtala att delegerade arbetsuppgifter inte kan genomföras. 3. Medarbetarens medverkan Det Systematiska arbetsmiljöarbetet vilar på två ben, arbetsgivarens ansvar och medarbetarens medverkan. Medarbetaren ska därför ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet. Medarbetarna ska medverka i arbetsmiljöarbetet och i de åtgärder som behövs för en god arbetsmiljö. Medarbetaren ska följa gällande föreskrifter, använda skyddsanordningar och iaktta den försiktighet i övrigt som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Medarbetarna deltar i arbetsmiljöarbetet genom att t ex rapportera risker, tillbud, sjukdom och olycksfall, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som genomförts. Den gemensamma förvaltningen är en arbetsplats där målet är att alla medarbetare ska uppleva meningsfullhet, delaktighet och social gemenskap. Det är därför varje medarbetares ansvar att medverka till en god arbetsmiljö råder inom den gemensamma förvaltningen. De psykiska och sociala förhållandena på en arbetsplats präglas i stor utsträckning av människorna på arbetsplatsen och hur samspelet sker mellan dem. För de allra flesta människor är gemenskapen med arbetskamraterna viktig. Det är därför av stor betydelse att alla får vara med i den sociala gemenskapen som finns på arbetsplatsen. Det ligger på allas ansvar att gemensamma utrymmen inom våra lokaler hålls i sådant skick att alla känner sig tillfreds. Detta gäller bl a pausrum och konferensrum inom den gemensamma förvaltningen. Vi bryr oss om varandra. Var och en är uppmärksam på om någon av sina arbetskamrater visar tecken på att inte må bra. Det underlättar att tidigare hitta stressrelaterade problem, diskriminering, trakasserier mm. Utbildning Alla medarbetare, inkl. chefer och skyddsombud har till uppgift att medverka i arbetsmiljöarbetet och kan därför behöva relevant utbildning i arbetsmiljöfrågor, genomförande av utvecklingssamtal, lönesamtal , effekter av hög arbetsbelastning, 8 etiskt hållbar arbetsmiljö, kränkande särbehandling, missbruk m.m. LU Byggnad, Företagshälsovården och sektionen Personal erbjuder återkommande kurser . • • Var 15:e medarbetare, dock minst 2 personer per institution, ska genomgå ”Första hjälpen”-utbildning (beslut av rektor 2003-12-18, dnr I F 79 6297/02) Inom en 5-årsperiod ska all personal ha genomgått brandskyddsutbildning. Därefter repeteras utbildningen inom nästa 5-årsperiod (dnr I F 79 6297/02) 4. Skyddsombud Skyddsombuden är genom sin roll och kompetens en viktig resurs i arbetsmiljöarbetet, men har inget ansvar för arbetsmiljön. Detta ansvar ligger alltid på den arbetsmiljöansvarige. Huvudskyddsombud Christer Albertén Skyddsombud inom den gemensamma förvaltningen: Student och utbildning Jan Lundquist FIE Personal Thomas Rundqvist Marita Möller (lönehantering) Stefan Persson (CED) Kristina Friheden (arbetsrätt och anställningsfrågor) Jan Lundquist Student och utbildning Ekonomi Ledningsstöd LU Byggnad LU Service LDC Internrevisionen Johan Alexon Jessika Persson (Arkivcentrum Syd) Monica Wendel (övriga sektionen) Hans Modig Velander Maria Schüller (lokalvårdsavdelningen bostadsavdelningen) Gert Määttää (övriga delar av LU Service) Marina Aspelin Johan Alexon och 5. Skyddsrond Skyddsronder genomförs regelbundet, normalt en gång per år. Skyddsronden kan vara allmän eller riktad mot något speciellt problem såsom psykosocial arbetsmiljö, belysning, arbetsstolar etc. Husintendenten inom gemensam förvaltning tillser att skyddsronder genomförs inom gemensam förvaltnings lokaler. I skyddsronden deltar normalt respektive chef (sektionschef och avdelningschefer), skyddsombud, huvudskyddsombudet, skyddsingenjör, husintendenten och , lokalplaneraren. Innan skyddsrond genomförs ska personalen informeras och beredas möjlighet att yttra sig om eventuella problem, inkl. psykosociala problem, som behöver åtgärdas/belysas. Vid skyddsronden förs protokoll och vid behov ges en lista över 9 saker som behöver åtgärdas/belysas. Vid skyddsronden ska det bl.a. kontrolleras att anhöriglistor finns samt att listor över vem som har genomgått brandskyddsutbildning och utbildning i första hjälpen finns upprättade. En gång per år ska en brandskyddsrond genomföras. Protokoll från båda ronderna ska diarieföras hos respektive sektion som även ansvarar för arkivering. Kopior ska finnas hos skyddsombud. Skyddsrondsprotokoll och brandskyddsprotokoll redovisas i HMS-kommitteen. Kopia distribueras till LU Byggnad för kännedom. Husintendenten tillser att brandskyddsrond genomförs en gång per år. 6. Konsekvensutredning i samband med förändring av verksamhet Vid en förändring av verksamheten ska det ske en konsekvensanalys i samråd med berörda arbetstagare och skyddsombudet redan på planeringsstadiet, till exempel innan om - och nybyggnationer, ändringar i arbetsmetoder eller förändring i arbetsorganisationen genomförs. Sektionschefer, alt. annan som har delegerad rätt att besluta om organisationsförändringar, är ansvariga för att riskbedömningen utförs. Konsekvensanalys ska normalt MBL-förhandlas och redovisas för HMSkommittén. Hjälp och stöd i arbetet med riskbedömning kan vara Arbetsmiljöverkets ABC för riskbedömning inför ändring i verksamheten och Undersökning och riskbedömning i det systematiska arbetsmiljöarbetet – en vägledning www.av.se Kontakta gärna den gemensamma förvaltningens arbetsmiljösamordnare, företagshälsovården, sektionen Personal eller LU Byggnad om ni behöver råd eller stöd inför en riskbedömning. 7. Introduktion till nyanställd medarbetare Det är viktigt att nyanställda medarbetare känner sig välkomna. Varje anställning är unik och introduktionen bör därför anpassas från fall till fall. Nyanställd medarbetare ska ges de bästa möjliga förutsättningarna i form av utrustning, inredning, kunskaper och kontakter för att snabbt komma igång med sitt arbete. Planera därför introduktionen i god tid. Det ska finnas tydliga instruktioner på varje sektion om vem som ansvarar för vad av nedanstående punkter. Att tänka på vid en nyanställning inom gemensam förvaltning: • • • • • • • • • • Rum utrustat med möbler städas Dator och telefon beställs hos LDC Namnskylt på dörr, översiktstavlor, postfack etc. uppdateras Kontorsmaterial etc. finns på rummet Informationsmaterial läggs fram (se nedan) Blomma ställs in på rummet Personen läggs in i LUCAT och Lupin Telefonlistor, E-postlistor och andra sändlistor uppdateras Passerkort och nycklar finns alt. kvitteras ut Anmälan görs till sektionen Personals ”Introduktion för nyanstääld” 10 • Introduktionsschema upprättas innehållande bl.a. o ansvarig person för introduktionen o presentationsrunda i huset o informationsmöten med medarbetarna o uppföljning med ansvarig chef Nyanställd medarbetare ska erhålla följande Information • Sektionen Personals Checklista vid nyanställning http://www5.lu.se/upload/PA_Online/Checklista_nyanstallning.pdf • Anställd vid Lunds universitet http://edit.forvaltning.lu.se.lund2.funcform.se/upload/Anstalld_vid_LU.pdf • Information om flexregler, rutiner vid sjukdom och läkarbesök samt andra administrativa rutiner • Information om tillämpliga verktyg såsom Administrativa portalen, Tur och Retur, LUPIN, DFS • Eventuell information om säkerhetsföreskrifter och erforderliga rutiner • Lösenord till kopieringmaskin, lokalbokning etc. 8. Möten Kontinuerliga arbetsplatsträffar ska hållas inom den gemensamma förvaltningen minst en gång per månad. Det är viktigt att chef och personal tillsammans fastställer syfte och upplägg för sådana träffar. Förvaltningschefen träffar sektionscheferna en gång per vecka och avdelningscheferna ungefär en gång per månad. Inom sektioner och avdelningar ska arbetsplatsträffar hållas minst en gång per månad. 9. Friskvård Lunds universitet vill genom friskvårdspolicyn uppmuntra sina medarbetare till ökat hälsomedvetande samt ge möjligheter till ett aktivt deltagande i hälsofrämjande aktiviteter. Friskvårdspolicyn är ett steg i Lunds universitets satsning på friskvård. Motionskort som den anställde betalar ersätts med ett maxbelopp per kalenderår. För att få ut friskvårdsersättning ska den anställde fylla i ”Blankett för friskvårdsersättning” som finns på http://www5.lu.se/anstaelld/minanstaellning/friskvaard-och-haelsa. Blanketten attesteras av närmsta chef och lämnas tillsammans med originalkvitto till din lönehandläggare. På originalkvittot ska framgå säljarens namn, erlagt belopp (med moms specificerad), datum samt giltighetstid. 10. Stress Statistik visar att stress och stor arbetsbelastning är en avgörande orsak till arbetssjukdomar. Att under en begränsad tid ha mycket att göra behöver inte ge ohälsa. Men att långvarigt arbeta under tidspress kan vara tärande för hälsan, även när arbetet är engagerande. Chefer på alla nivåer inom förvaltningen behöver vara uppmärksamma på tecken på stress hos personalen och vid behov erbjuda samtal med personal som visar tecken på stress för att se över arbetssituationen. 11 Stress är den påfrestning som människan utsätts för när krav och förväntningar inte stämmer överens med vad hon eller han har möjlighet att utföra. Detta kan exempelvis bero på att de krav som ställs är orimliga. Stress kan även uppstå vid understimulering och inte enbart när det ställs för höga krav. En viktig dimension i individers upplevelser av stress är vilka möjligheter so ges till självbestämmande och kontroll i arbetet. Det är därför av vikt att faktorer såsom personligt ansvarstagande, initiativkraft och innovativ förmåga, präglar arbetsmiljön. Härigenom relateras arbetsmijöarbetet även till universitetets ambition att rekrytera och behålla personal och deras kompetens. Utbildning i hur stress förebyggs och hanteras ges i samverkan med Företagshälsovården. På LU:s hemsida http://www3.lu.se/pers/Arbetsmiljo_halsa/stress.htm finns beskrivet tidiga signaler på stress och förslag på hur vi kan förebygga detta. På hemsidan finns även anvisningar till både medarbetare som behöver hjälp och chefer/motsvarande som behöver råd/stöd. Ytterligare information finns att få på Arbetsmiljöverkets hemsida om stress http://www.av.se/amnessidor/stress/default.htm. 11. Utvecklingssamtal och lönesamtal Alla anställda har rätt till regelbundna utvecklingssamtal och lönesamtal minst en gång årligen. Sådana samtal är ett planerat enskilt samtal mellan medarbetare och chef och ett tillfälle att diskutera olika frågor. Mötet ska vara bokat i god tid så att båda parter har möjlighet att förbereda sig inför samtalet. Det kan vara bra att föra enkla anteckningar som båda parter skriver under. Utvecklingssamtal Ordet utvecklingssamtal används för att betona att samtalet syftar till verksamhetens utveckling med hjälp av medarbetaren samtidigt som det erbjuder en utvecklingsmöjlighet för chefen. Det är viktigt att båda parterna har klart för sig vilka syften samtalen är tänkta att fylla. Samtal om medarbetarens utveckling och verksamhetens behov och mål är ett sätt att skapa delaktighet och engagemang. Det bidrar till en bra arbetsmiljö och är positivt för verksamheten. Några syften med ett utvecklingssamtal är att samtala och tydliggöra: • Verksamhet och mål • Medarbetarens nuvarande och framtida arbetsuppgifter • Medarbetarens behov av stöd och utveckling i arbetet • Medarbetarens möjligheter till kompetensutveckling • Arbetssituation och relationer på arbetsplatsen Sektionen Personal har regelbundna utbildningstillfällen kring både utvecklingssamtal och lönesamtal. Ta gärna del av Lunds universitets skrift ”Utvecklingssamtal – några tips och idéer”. I det lönepolitiska program som fastställdes av universitetsstyrelsen den 7 april 2000 framhölls att planerade återkommande samtal mellan chef och medarbetare är 12 nödvändiga för att förankra lönepolitiken hos alla. Vidare framgick att utvecklingssamtal bör följas upp av ett lönesamtal före den årliga lönerevisionen. Använd Lunds universitets Lönepolitiska program som grund för samtalet. http://www3.lu.se/pers/rals/Att_satta_lon.pdf eller skrift från Arbetsgivarverket ”Att sätta lön” Skriften är tänkt att vara ett stöd för chefer vid lönesättning. Skriften behandlar individuell lönesättning, som är den vanligaste löneformen vid statliga myndigheter och verk. Skriften kan återfinnas på http://www5.lu.se/paonline/loener-foermaaner/loenesaettning/att-saetta-loen 12. Arbetsplatsens utformning Den fysiska arbetsmiljön inom den gemensamma förvaltningen ska kännetecknas av ett bra klimat avseende temperatur, luftkvalitet och belysning samt av ergonomiskt riktiga arbetsplatser. Sektionschefer/Avdelningschefer ansvarar för att LDC datormässigt organiserar arbetsplatsen samt att sjukgymnast från Företagshälsovården ergonomiskt arrangerar arbetsplatsen på ett bra sätt när det kommer en nyanställd till sektionen. Vid kortare anställningar (mindre än en månad) behöver oftast inte sjukgymnast anlitas. Arbetsplatserna ska ses över av sjukgymnast vid nyanställning (undantag se ovan) samt därefter vid behov, dock minst en gång vartannat år, Även vid flytt och renovering ska ny arbetsplats ses över. Sektionschef / avdelningschef ansvarar för att detta görs. Belysning är också en viktig del av arbetsplatsen. Sjukgymnast från Företagshälsovården kan ge råd om detta. Vid bedömning av fysisk arbetsmiljö så kan LU Byggnad skyddsingenjör kontaktas. 13. Arbetsglasögon Behov av glasögon för bildskärmsarbete eller annat synkrävande arbete avgörs dels av omfattningen av arbetet dels av den anställdes syn. Vid behov av arbetsglasögon ska Företagshälsovårdens ergonomer kontaktas för remiss till optiker. Enbart optiker som universitetet har upphandlat avtal med får anlitas. 14. Arbetsskador Alla medarbetare, både fast och tillfälligt anställd personal är försäkrade vid arbetsskada och på väg till eller från arbetet. Vad som omfattas av arbetsskada framgår på http://www5.lu.se/anstaelld/min-anstaellning/arbetsmiljoe/anmaelaarbetsskador-och-tillbud/arbetsskada---anstaelld. Om en arbetsskada skulle inträffa måste en skadeanmälan göras. Blankett ”Anmälan om arbetsskada” som finns på http://www3.lu.se/pers/Blanketter/askada.pdf används. Anmälan ska göras skyndsamt. Om det kan bli aktuellt med ersättning enligt personskadeavtalet, se http://www.afa.se/WmTemplates/Page.aspx?id=395 ska även blanketten ”Anmälan om personskada för anställd (AFA) ” sändas in till AFA. Denna blankett finns på http://www3.lu.se/pers/Blanketter/personskada_F7099.pdf 13 Frågor kring arbetsskador kan besvaras av Kristina Friheden, sektionen Personal (psykosocial arbetsmiljö) Klas Nordström och Åsa Gustafson, LU Byggnad (fysisk arbetsmiljö) 15. Tillbud Plötsligt och oförutsedd händelse som skulle kunna leda till personskada men som inte gjort detta kallas tillbud. Detta ska anmälas till sektionschef, avdelningschef/motsvarande som lämnar vidare till förvaltningschefen som i sin tur informerar LU Byggnad och eventuellt Arbetsmiljöverket. Blankett finns på http://www.bygg.lu.se/arbetsmiljoe Allvariga arbetsskador och tillbud Om tillbudet är allvarligt eller berör flera personer ska närmaste chef och förvaltningschef omedelbart meddelas. I dessa fall ska en anmälan omedelbart göras (normalt av förvaltningschef) till Arbetsmiljöverket i Malmö, Vattenverksvägen 47, Box 21019, 200 21 Malmö, tel 040 – 38 62 00, mail arbetsmiljoiverketmalmo@av.se Alla arbetsmiljöskador och tillbud ska skickas till registrator, hs 31. 16. Sjukanmälan På varje arbetsplats ska det finnas väl kända rutiner för sjukanmälan. Medarbetaren ska anmäla sjukfrånvaro direkt till närmaste chef. Uppgift om vem som ska kontaktas för sjukanmälan ska vara väl känt. Från och med åttonde dagen ska läkarintyg lämnas. 17. Rehabilitering Rehabilitering är en del av universitetets systematiska arbetsmiljöarbete. 1 Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för alla åtgärder av medicinsk, psykologisk, social och arbetslivsinriktad art som ska hjälpa sjuka och skadade att återvinna bästa möjliga funktionsförmåga och förutsättningar för ett normalt liv. Arbetslivsinriktad rehabilitering innebär insatser som behöver göras för att medarbetare som drabbas av sjukdom ska få tillbaka sin arbetsförmåga. Rehabiliteringsprocessen enligt lag innefattar försök till: 1) återgång i ordinarie arbete eller återgång till annat tillfälligt arbete på arbetsplatsen (sjukdag 1 – 90) 1 Systematiskt arbetsmiljöarbete ska finnas hos varje arbetsgivare enligt Arbetsmiljölagen (1977:1160), AML 14 2) återgång till annat arbete inom universitetet (sjukdag 91 – 180) 3) återgång i arbete på den reguljära arbetsmarknaden (sjukdag 181 -) För att uppfylla arbetsgivaransvaret vad gäller rehabilitering, och att följa rehabiliteringskedjan enligt lag, ska universitetet som arbetsgivare ha en fastlagd process, med tydlig struktur, som samtliga inblandade aktörer (prefekten/motsv, medarbetaren, de fackliga representanterna, företagshälsovården och Försäkringskassan) är väl förtrogen med. Centrala skyddskommittén har därför tagit beslut (2009-09-29) om ett gemensamt rehabiliteringsarbete för Lunds universitet. Prefekt/motsv. har huvudansvaret för ett aktivt rehabiliteringsarbete och prefekten har det ekonomiska ansvaret för de rehabiliteringsåtgärder som föreslås och 2 genomförs. Prefekt/motsv, ska, med stöd av lokal personalfunktion , ansvara för kartläggning av möjligheterna till anpassning av arbetsplats och även ansvara för anpassning av arbetsuppgifter för att underlätta medarbetarens återgång i ordinarie arbete eller annat tillfälligt arbete på arbetsplatsen. Medarbetaren ansvarar för att aktivt delta i planering och genomförande av den egna rehabiliteringen. Försäkringskassan ansvarar för att utarbeta, i samråd med prefekt/motsv och medarbetaren, en plan för återgång i arbete. Försäkringskassan har även en samordnande funktion för eventuella avstämningsmöten under rehabiliteringstiden. De fackliga organisationerna bistår medlemmar, som begär facklig medverkan, vid avstämningsmöten m.m. Inom Lunds universitet har sektionen Personal ett övergripande samordningsansvar för rehabiliteringsarbetet. Lokal personalfunktion är en viktig funktion i ett aktivt och effektivt rehabiliteringsarbete. Även om sektionen Personal är till hjälp i processen så har lokal personalfunktion fortsatt inblick och ansvar över utvecklingen Företagshälsovården är också behjälplig i det aktiva rehabiliteringsarbetet och medverkar bland annat vid arbetsförmågebedömningar. Läs om universitetets rehabiliteringsarbete på sektionen Personals hemsida http://www5.lu.se/pa-online/arbetsmiljoe/rehabiliteringsarbete 18. Förteckning över lagar och avtal En aktuell sammanställning över de vanligaste gällande lagar, avtal och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet finns på LU Byggnads hemsida http://www.bygg.lu.se//arbetsmiljoe. Där finns länkar till Arbetsmiljöverket och deras förteckning över Arbetsmiljöverkets författningssamlingar.. 19. Säkerhet Utrymningsövningar Utrymningsövningar och information ska genomföras årligen per byggnad enligt handlingsplan. Övningen ska vara teoretisk och praktisk. Personalen ska 2 Med lokal personalfunktion menas personalfunktion inom det (arbets)område medarbetaren är anställd. Lokal personalfunktion (t.ex personalsamordnare) är ett stöd till prefekt/motsv och medarbetaren i rehabiliteringsarbetet. 15 informeras av ansvarig för systematiskt brandskyddsarbete om utrymningsplanerna för byggnaderna och genomföra en praktisk. Säkerhetspolicy Säkerhetspolicyn uttrycker Lunds universitets vilja och avsikt att hantera säkerhetsrisker. Det innebär • • • att säkerställa en trygg miljö för anställda, studenter, besökare och samarbetspartners. att verka för säkerhetsbefrämjande rutiner som möjliggör en väl fungerande verksamhet och säkrar förutsättningarna för utbildning och forskning. att verka för att kostnader för skador, förluster och förebyggande åtgärder ska bli så låga som möjligt. Varje medarbetare, såväl anställd som student, ansvarar för tillämpningen av säkerhetsarbetet inom det egna ansvars- och arbetsområdet. Rektor har det övergripande ansvaret för säkerhet inom universitetet. Vid varje verksamhet/fakultet/institution är chef/dekan/prefekt säkerhetsansvarig. Lunds universitet har en säkerhetsorganisation bestående av en gemensam, en verksamhetsbaserad och en händelserelaterad säkerhetsfunktion. Det åligger alla, såväl anställda, studenter, besökare och samarbetspartners, att iaktta de riktlinjer, anvisningar och instruktioner som gäller för säkerhetsarbetet vid universitetet. Detta innebär för alla - - - att var en ser till att stänga fönster, släcka ljuset, se till att inget stöldbegärligt ligger framme och låsa kontorsdörren innan man går ut (även för en kortare stund). Om man har en bärbar dator kan denna låsas in i ett värdeskåp etc. att meddela sina arbetskamrater när man går ut. Att inte vara främmande för att fråga okända människor på sin arbetsplats, om de gör där, om de söker någon, m.m. Att ensam passera de dörrar som normalt är låsta och inte hålla inte upp dörren för någon som man inte känner. Att om man skulle ta någon på bar gärning, hålla personen under uppsikt, aldrig gå i närkamp, tillkalla och invänta hjälp. Att vid akuta situationer begära hjälp från SOS ALARM, 0-112. Vid mindra akuta situationer tillkallas hjälp via universitetets larmtelefon, 046222 07 00, även kallad ”20 700”. Att vid iakttagelser, ingen händelse är för liten, använda Incidentrapporten via sidan www.lu.se/emergency Denna sida innehåller även andra viktiga telefonnummer . Om något skulle ha hänt på den egna avdelningen, försöka spärra av detta område och inte gå in i det, utan tillkalla hjälp via universitetets larmtelefon. Vid en utrymning ska de utrymningsvägar som framgår av utrymningsplanen och skyltar med vägledande markeringar användas. Ansvarig chef (sektionschef / avdelningschef / gruppchef) samlar medarbetare och beger sig till angiven återsamlingsplats och stannar kvar. Välj rökfri väg och utrym via trapphus - hiss får ALDRIG användas utan hjälp av räddningstjänst. Hjälp varandra.. Ett lugnt uppträdande kan rädda liv i en katastrofsituation. 16 Gå lugnt, spring inte… Vid återsamlingsplatsen, stanna kvar och avvakta information från brandbefäl, väktare eller annan ansvarig. Observera att utrymningslarmet kan användas även vid annan fara. Rapportera omedelbart om någon saknas eller kommit till skada. Byggnadens återsamlingsplats framgår av utrymningsplanen och platsen är markerad med en skylt. Återvänd inte in i byggnaden förrän tillstånd ges eller lämna området förrän Vi vet att faran är över. Håll koll på personerna i Din närhet. Säkerhetspolicyn återfinns i sin helhet under Regelverket. 20. Jämställdhetsplan Jämställdhet mellan könen innebär att kvinnor och män ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter inom livets alla områden. Detta innebär en jämn fördelning av makt och inflytande, samma möjligheter till ekonomiskt oberoende samt lika villkor och förutsättningar i fråga om arbete, karriär och utvecklingsmöjligheter. Härtill kommer lika tillgång till utbildning och möjligheter till utveckling av personliga ambitioner, intressen och talanger. Förvaltningens jämställdhetsarbete presenteras i ett särskilt dokument som är under bearbetning att gälla för perioden 2010 – 2012. Kontaktperson inom Förvaltningen när det gäller Jämställdhetsfrågor/likabehandling, sexuella eller könsrelaterade trakasserier är Kajsa Widén, sektionen Personal, avd Arbetsrätt och Anställningsfrågor. 21. Referensgruppen för Arbetsmiljö- och Jämställdhetsarbete inom förvaltningen Vid den gemensamma förvaltningen finns en referensgrupp för arbetsmiljö- (och jämställdhetsarbete) inom förvaltningen bestående av en representant från varje sektion, skyddsingenjören, huvudskyddsombudet och representant för gemensam förvaltning, husintendent: Marianne Granfelt, förvaltningschef Susanne Kristensson, sektionen Ledningsstöd. Karin Ekborg-Persson, sektionen Ledningsstöd Klas Malmqvist, sektionen Forskning, innovation och extern samverkan Christel Berg, sektionen Student och utbildning Kjerstin Ekström, sektionen Personal Elisabet Pupp, sektionen Ekonomi Klas Nordström, LU Bygg Förvaltningens huvudskyddsombud Sara van Lunteren, LU Bygg Maria Farnestam, LU Service Husintendent Andreas Skog Referensgruppens uppdrag är: • • att ansvara för att en arbetsmiljöplan och handlingsplan upprättas samt att utvärdera och revidera handlingsplanen årligen att arbeta för en bra arbetsmiljö för förvaltningens medarbetare och implementera systematiskt arbetsmiljöarbete inom förvaltningen 17 • • • att tillse att årlig uppföljning av förvaltningens arbetsmiljöarbete görs att tillse att det vid förvaltningen finns ett fungerande jämställdhetsarbete med jämställdhetsplan och uppföljning av denna varje år Att arbeta för en fungerande samverkan mellan förvaltningens olika sektioner och lokaliseringar 22. Årlig uppföljning Varje år ska förvaltningens arbetsmiljömål och handlingsplan uppdateras och avrapporteras. Husintendenten kallar referensgruppen till möte under andra kvartalet för uppföljning av den gemensamma förvaltningens arbetsmiljöarbete, inkl. uppdatering och avrapportering av mål och handlingsplan, under året. Resultatet av uppföljningen redovisas för HMS-kommittén. 18 BILAGA Delegering (exempel) Jag som formellt har arbetsgivaransvaret för arbetsmiljöfrågorna inom Gemensam förvaltning / sektionen…. delegerar härmed arbetsuppgifter inom arbetsmiljöfrågor och övriga miljöfrågor inom Gemensam förvaltning / avdelningen…. till Titel, namn som i sin befattning som sektionschef / avdelningschef har som uppgift att tillse att arbetet inom sektionen / avdelningen bedrivs på så sätt att gällande bestämmelser följes. I den mån befogenheterna inte räcker till ska vederbörande tydligt hänskjuta frågan/frågorna tillbaka till förvaltningschefen / sektionschefen, som har ansvar för den aktuella frågan. Vi har också kommit överens om vad som i detalj ingår i uppgiften. I bilagan anges vad som ingår i delegeringen och förutsättningarna för den. _____________________________________ Datum _____________________________________________ Namn, den som delegerar arbetsuppgifterna ______________________________________________ Namn, den som arbetsuppgifterna delegeras till Bilaga (delegering av arbetsuppgifter i samband med miljöarbetet inom sektionen…. / avdelningen…….) Det åligger sektionschefen / avdelningschefen att • • • • • • se till att lagar och föreskrifter för verksamheten följs, informera och utbilda anställda i arbetsmiljöfrågor och miljöfrågor som berör deras verksamhet och att försäkra sig om att de anställda har nödvändig kompetens inom arbetsmiljöområdet för att utföra sina arbetsuppgifter, ge introduktion till nya medarbetare (utöver den institutionsgemensamma introduktionen för nyanställda), tillse att anställda använder skyddsutrustning då sådan krävs för verksamheten, rapportera arbetsskador, olycksfall och tillbud, genomföra medarbetarsamtal med anställda minst en gång per år, 19 • • • • regelbundet genomföra personalmöten, tillse att maskiner, lokaler och utrustning underhålls och brukas på ett sätt så att risk för olycksfall och ohälsa undviks, tillse att riskbedömning sker inför varje nytt projekt (motsvarande) att vid behov påtala att delegerade arbetsuppgifter inte kan utföras.
