Kammarkollegiet - Klas Eriksson Att avropa mot avtalet 20130924.pdf

Statens inköpscentral –
Ramavtal för
säkerhetsteknik
Statens inköpscentral
• Fr.o.m. den 1 januari 2011, ansvar för upphandlingsverksamheten
inom den statliga inköpssamordningen,
• Upphandlar och förvaltar ramavtal för statliga myndigheter
avseende varor och tjänster som upphandlas ofta, i stor omfattning
eller som uppgår till stora värden,
• Inom området IT och telekommunikation kan även kommuner och
landsting ansluta sig till ramavtalen,
Statens inköpscentral
• Inköpscentralen förvaltar cirka 1100 ramavtal,
• Ett hundratal olika ramavtalsområden, indelade i 6 kategorier:
•
•
•
•
•
•
Kontor och inredning
Resor och boende
Transport och tjänstefordon
IT och telekom
Skydd och säkerhet
Övriga tjänster
• Inköpscentralen har ramavtal med cirka 700 leverantörer
• Ramavtalen omsätter cirka 11 miljarder kronor per år
Statens inköpscentral
Avdelningschef
Ylva Grahn Agering
Stabsfunktion
Enheten för
IT-upphandling
Hans Sundström
Upphandlare
Projektadministratör
Sektionen för upphandlings- och avtalsjuridik
Anna Ekberg
Enheten för upphandling
av varor och tjänster
Annika Bondesson
Upphandlare
Projektadministratör
Enheten för
ramavtalsförvaltning
Zofia Sola
Förvaltning
Kundstöd och
administration
www.avropa.se
På www.avropa.se finns information om våra ramavtal och praktisk
vägledning om hur avrop genomförs. Där finns även information
om avropsberättigade, pågående och planerade upphandlingar
samt planerade informationsseminarier.
Med hjälp av databasen kan myndigheter få svar på om de varor
eller tjänster de har inköpsbehov av redan finns att avropa från ett
statligt ramavtal.
Avropsberättigade
• Myndigheter under regeringen – deltar med stöd av förordning om
statlig inköpssamordning (se SCB:s myndighetsregister, länk på
avropa.se),
• Myndigheter under riksdagen – deltar genom fullmakt,
• ”Offentligt styrda organ”, stiftelser och bolag – deltar genom
fullmakt, framgår av avropa.se.
• Kommuner och landsting – deltar genom fullmakt (gäller endast IT
och telekom)
Avropa från ramavtal
• Syftet med att samordna myndigheters inköp är att åstadkomma
besparingar för skattebetalarna. Genom att nyttja statliga ramavtal
kan myndigheter spara resurser i form av tid och bättre priser.
• Inte behöva göra egna upphandlingar,
• Fastställda priser och avtalsvillkor,
• Kvalitetssäkrade leverantörer,
• De statliga ramavtalen ska användas om inte myndigheten finner
en annan form av avtal sammantaget bättre.
• Avsteg ska anmälas till Statens inköpscentral. Formulär för
avstegsanmälan finns på www.avropa.se.
Ramavtal för Säkerhetsteknik
• Ramavtalen (regionala) trädde ikraft den 1 maj 2011, gäller i 2
+1+1 år, maximalt till 2015-04-30.
• Tre delområden:
• Säkerhetssystem, 5 regioner, 8 leverantörer totalt
• Konsulttjänster, rikstäckande, 3 leverantörer
• Brandskydd, 5 regioner, 3 leverantörer totalt
• Avropsrutiner
• Delområde 1 – förnyad konkurrens (lägsta pris alt. pris och
lösningsförslag),
• Delområde 2 – fast rullande rangordning (varje leverantör
tilldelas första plats 6 månader i taget),
• Delområde 3 – fast rangordning.
Ramavtal för Säkerhetsteknik
• Rikstäckande ramavtalen för säkerhetssystem trädde ikraft dec
2011, gäller i 2 +1+1 år, maximalt till 2015-12-06.
• 5 leverantörer totalt
• Avropsrutin - förnyad konkurrens (lägsta pris alt. pris och
lösningsförslag).
Ramavtal för Säkerhetsteknik
• Säkerhetssystem,
•
•
•
•
•
•
Inbrottslarm,
Passerkontrollsystem, (lås kan ingå som del i entreprenad)
Överfallslarm,
Brandlarm (option),
CCTV (option),
Fjärrsupport (option),
• Konsulttjänster
• Projektering och kravställning,
• Besiktning och revision,
• Utbildning
Ramavtal för Säkerhetsteknik
• Brandskydd
• Brandredskap, brandposter
• Skyltar, utrymningsprodukter, nödbelysning, skyddsutrustning,
• Installation, service och reparation, brandskyddskontroll,
utbildning.
Ramavtalsområde Säkerhetsteknik
Region 1 – Övre
Norrland
Norrbottens län
Västerbottens län
Region 2 – Nedre
Norrland
Jämtlands län
Västernorrlands län
Gävleborgs län
Dalarnas län
Region 3 – Öst
Stockholms län
Uppsala län
Södermanlands län
Östergötlands län
Västmanlands län
Örebro län
Gotlands län
Region 4 – Väst
Region 5 – Syd
Västra Götalands län Blekinge län
Värmlands län
Skåne län
Hallands län
Jönköpings län
Kronobergs län
Kalmar län
Leverantörer Brandskydd, regionala avtal (fast rangordning)
Cupola AB
Cupola AB
Cupola AB
Cupola AB
Dafo Brand AB
Dafo Brand AB
Dafo Brand AB
Dafo Brand AB
Aptum AB
Cupola AB
Dafo Brand AB
Leverantörer Säkerhetssystem, regionala avtal (förnyad konkurrens)
Caverion Sverige AB
Caverion Sverige AB
Stanley Security
Sverige AB
Swesafe AB
Stanley Security
Sverige AB
Swesafe AB
Confidence Security
Caverion Sverige AB
Sweden AB
Stanley Security
Sverige AB
Swesafe AB
Schneider Electric
Sverige AB
Telehantering i
Stockholm AB
Caverion Sverige AB
Stanley Security
Sverige AB
Swesafe AB
Stanley Security
Sverige AB
Swesafe AB
Bravida Säkerhet AB
Bravida Säkerhet AB
G4S Secure
Solutions AB
G4S Secure
Solutions AB
Leverantörer Säkerhetssystem, rikstäckande avtal (förnyad konkurrens)
Telehantering i Stockholm AB
Bravida Säkerhet AB
Stanley Security Sverige AB
Schneider Electric Sverige AB
Swesafe AB
Leverantörer Konsulttjänster, rikstäckande avtal (rullande rangordning)
leverantör / period
110501 - 111031
111101 - 120430
120501 - 121031
ÅF Infrastruktur AB
rank 1
rank 3
rank 2
Team TSP AB
rank 2
rank 1
rank 3
WSP Sverige AB
rank 3
rank 2
rank 1
121101 - 130430
rank 1
rank 2
rank 3
leverantör / period
ÅF Infrastruktur AB
Team TSP AB
WSP Sverige AB
141101 - 150430
rank 3
rank 1
rank 2
130501 - 131031
rank 3
rank 1
rank 2
131101 - 140430
rank 2
rank 3
rank 1
140501 - 141031
rank 1
rank 2
rank 3
Säkerhetssystem – Ramavtalens giltighetstid
• Ramavtalen gäller i 24 månader fr.o.m. avtalstecknande,
• Förlängning av ramavtalen kan uppgå till högst 24 månader,
• Sker på initiativ av Statens inköpscentral, regleras genom
tilläggsavtal,
• Leveransavtal kan inte ingås efter det att ramavtalsperioden har
gått ut.
• Leveransavtalsperiod:
• I riksavtalen - 4 år, gäller oavsett när avtal tecknas,
• I regionala avtalen - max 90 dagar efter att ramavtal upphört.
Säkerhetssystem – priser
• Timpriserna som offererats i upphandlingen är fasta i 1 år fr. o. m.
ramavtalstecknande, utgör takpriser för avropssvar, justering en
gång per år enligt index angivet i ramavtalet,
• Offererade priser vid avropet ligger fast ett år. Därefter får de, om
part så begär, justeras en gång per år i enlighet med de index som
anges i Allmänna villkor/Leveransavtal,
Säkerhetssystem – inför avrop
• Försök om möjligt att vara ute i god tid med ert avrop. En längre
processtid ger ofta ett bättre slutresultat.
• Viktigt med förarbete inför ett avrop, skapa en arbetsgrupp, gör en
behovsanalys, diskutera igenom t.ex. följande frågor:
• Vad har myndigheten för säkerhetsbehov?
• Vilka krav ställs på säkerheten inom myndigheten?
• Hur ser nuvarande anläggningar ut?
• Gäller behovet en eller flera regioner?
• Vad kan uppgraderas och vad måste ersättas med ny installation?
• Vilka krav har man på utbildning, garanti, service och underhåll?
• Finns tillräcklig kompetens inom myndigheten för att själva projektera
och kravställa behovet?
Säkerhetssystem – inför avrop
• I behovsanalysen beskriver ni först nuläget, dvs. status på
nuvarande anläggningar. Särskilt viktigt är detta vid avrop av
kompletteringar i befintliga anläggningar. Nästa steg är att beskriva
ert framtida behov i samband med t.ex. nya eller utökade lokaler.
• Beakta eventuella förändringar som skett på er myndighet som kan
ha påverkat säkerhetsbehovet alt kända kommande förändringar.
Kom ihåg att ange förutsättningar som är viktiga för leverantörerna
att känna till.
• Vid avrop av säkerhetssystem är det viktigt att som beställare vara
påläst och uppdaterad, ha tillgång till nödvändig dokumentation
samt avsätta resurser för att kunna bidra under projektets gång.
Det dyker t.ex. ofta upp praktiska frågor som leverantören måste få
svar på.
Säkerhetssystem – avropsrutiner
• Förnyad konkurrensutsättning, beställare ska vid avrop vända sig
till samtliga ramavtalsleverantörer, skriftlig avropsförfrågan,
• Beställaren ska ange vilka kriterier som kommer att ligga till grund
för tilldelning av kontrakt, pris alt. pris + lösningsförslag,
• Beställaren ska ange skälig tidsfrist för att lämna avropssvar,
• Avropssvaren ska vara skriftliga, Beställaren får ta del av
innehållet först när den angivna svarstiden löpt ut,
• Kontrakt ska tilldelas den leverantör som lämnat det bästa
avropssvaret på grundval av angivna kriterier,
Säkerhetssystem – avropsrutiner
• Produkter och tjänster som inte ingår i ramavtalens definition är
inte möjliga att avropa med stöd av de aktuella ramavtalen,
• Beställaren ska ha klargjort sina behov och ha specificerat
önskade produkter och tjänster samt formulerat krav på dessa på
en tillräckligt specifik nivå för att möjliggöra för leverantörerna att
lämna avropssvar,
• Avropsförfrågan kan gälla för ett enstaka avrop eller avse
successiva leveranser (leveransavtal),
Säkerhetssystem – avropsrutiner
• De produkter och tjänster som anges i avropsförfrågan ska vara de
produkter och tjänster som köps under den period avropet gäller,
• Den omfattning som anges i avropet ska minst uppfyllas, såvida
inte omständigheter som inte var kända vid avropet har tillkommit,
• En avropande myndighet kan vid behov genomföra avropet som
en entreprenad, kravspecifikation enligt AF AMA,
• Tillkommande ska-krav på leverantören - SUA-godkänd,
• Tänk på att installationsmaterial (kablage, stativ, dosor, plintar etc.)
ska ingå i begärda prisuppgifter så att ni inte blir debiterade för
detta utöver kontraktssumman. Ni kan begära att
installationsmaterial, liksom andra delkomponenter, särredovisas i
avropssvaret.
Säkerhetssystem – avropsrutiner
• Beställaren äger inom 2 dagar rätt att återta en avropsförfrågan
som ej besvarats, annars måste nya omständigheter ha tillkommit,
• Beställaren har rätt att utesluta en leverantör vid ett avrop som
ersätter ett p.g.a. kontraktsbrott hävt leveransavtal. Vid nästa avrop
ska dock samtliga leverantörer återigen tillfrågas.
• Om en beställare har för avsikt att avropa fler/olika installationer
utförda vid samma tidpunkt ska beställaren i avropet ha möjlighet
att göra ett samlat avrop av dessa installationer.
Säkerhetssystem – avropsrutiner
• Leverantören ska lämna avropssvar senast det datum som
beställaren uppgett i sin avropsförfrågan. Enbart 1 avropssvar per
leverantör är tillåtet för respektive avropsförfrågan.
• Svar på frågor ska av beställaren tillhandahållas samtliga
leverantörer inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag
för avropssvar att leverantörerna har rimlig tid att beakta svaren i
sina avropssvar.
• Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig. Tag hänsyn till
avropets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna
avropssvar. Tid för eventuell visning av objektet ska också
inräknas. Beakta storhelger och semestertider.
Säkerhetssystem – avropsrutiner
Utvärderingsprinciper
• 1. Lägst pris, 100%,
(vid små enkla avrop eller när det finns en mycket tydlig
kravspecifikation, endast ska-krav)
• 2. Viktning av kriterierna
• A - Pris,
• B - Funktion/lösningsförslag
(generellt beskrivet behov, systemleverantören tar fram ett förslag
som utvärderas, bör-krav finns)
Säkerhetssystem – avropsrutiner
Funktion/lösningsförslag
• Beställaren fastställer de exakta viktningstalen, t.ex. 60% för pris
och 40% för lösningsförslag (=100%),
• Kriteriet består av tre (3) bedömningsgrunder (a,b,c) som var och
en för sig kan ge olika poäng och totalsummor,
• a) Ändamålsenlighet – Lösningsförslagets omfattning, konstruktion
och upplägg utifrån behov,
• b) Flexibilitet – Lösningsförslagets utvecklings- och
anpassningspotential,
• c) Användarvänlighet – Lösningsförslagets hantering, enkelhet och
tydlighet,
Säkerhetssystem – avropsrutiner
• Tilldelningsbeslutet ska vara skriftligt dokumenterat och innehålla
en motivering till det beslut som fattats.
• Ska kommuniceras skriftligt till samtliga leverantörer som har
svarat på avropsförfrågan.
• Beställaren har möjlighet att frivilligt beakta en 10 (15) dagars
avtalsspärr innan kontraktstecknande, anges vid underrättelse om
tilldelningsbeslut.
Säkerhetssystem – kontrakt
• Beställaren tecknar kontrakt med vinnande leverantör. Kontraktet
består av angivna kontraktsvillkor respektive avropsblanketten.
• Kontraktet gäller under den tid och med de optioner på förlängning
som beställaren angav i sin avropsförfrågan.
• Kontraktsvillkor i regionala ramavtalen: ”Allmänna villkor”
• Kontraktsvillkor i rikstäckande ramavtalen: ”Leveransavtal”
• Reglerar avtalsförhållandet mellan Leverantören och den
avropande myndigheten (Beställaren),
Säkerhetssystem – kontrakt
• Uppgifter som inte efterfrågats vid avropet, liksom en hänvisning
till leverantörens egna allmänna leveransavtal, är giltiga endast om
en skriftlig överenskommelse träffas särskilt angående detta.
• Beställaren kan vid avrop precisera eller komplettera
kontraktsvillkoren.
Säkerhetssystem – kontrakt
• Beställaren kan vid avropet ange hur kontraktsvillkor för utförandet
av uppdraget ska användas:
• a) Kontraktsvillkoren används i sin helhet,
• b) Kontraktsvillkoren används i fastställda delar och
kompletteras med något av följande standardavtal
•
•
•
•
ALOS 05
AB 92 alt. AB 04
ABT 94 alt. ABT 06
ABK 96 alt. ABK 09
Säkerhetssystem – serviceavtal
Beställaren har möjlighet att i avropsförfrågan välja ett av
nedanstående servicealternativ och eventuell jour samt förlängd
garanti:
Nivå 1 – Grundservice
• Revisionsbesiktning, kontroll av anläggning med förebyggande
underhåll, en (1) gång per år,
• Utskrivet protokoll med förslag om åtgärder,
• Utbildning vid förändringar av system,
• Support (”Helpdesk”) via telefon och e-post, tillgänglig under kontorsarbetstid, kl. 08.00- 17.00,
Säkerhetssystem – serviceavtal
• Tekniker ska vara tillgänglig under kontorsarbetstid, kl. 08.0017.00,
• Inställelsetid under kontorstid ska vara max fem (5) timmar, inom
regionerna övre och nedre Norrland max sju (7) timmar,
Nivå 2 – Medelnivåservice
• Samma som nivå 1 och med nedanstående ändring:
• Inställelsetid under kontorstid ska vara max tre (3) timmar, inom
regionerna övre och nedre Norrland max fem (5) timmar,
Säkerhetssystem – serviceavtal
Nivå 3 – Fullservice
• Samma som nivå 1 och med nedanstående ändringar/tillägg:
• Revisionsbesiktning, kontroll av anläggning med förebyggande
underhåll minst en (1) gång per år, utskrivet protokoll, fel blir
åtgärdade,
• Alla typer av reservdelar och utbytesenheter ingår,
• Mjukvara uppdateras en gång per år,
Säkerhetssystem – serviceavtal
Jour (utöver vald servicenivå)
• Dygnet-runt-service, alla dagar på året,
• Inställelsetid ska vara max tre (3) timmar i regionerna Öst, Väst
och Syd. I regionerna övre och nedre Norrland max 5 timmar,
• Timprisersättning
• vardagar kl. 17.00 – 08.00
• helger/storhelger kl. 00.00 – 24.00
Förlängd garanti (utöver 2 år)
Kompletteringsköp - princip
• Vid avrop av nyinstallation – lägg till option på kompletteringar.
• Vid behov av komplettering av befintlig anläggning – förnyad
konkurrens.
• Beskriv befintligt system så noggrant som möjligt.
• Ange att tillkommande delar måste vara fullt kompatibla med
befintligt system.
• Om ingen ramavtalsleverantör kan leverera – anmäla avsteg
och genomföra egen upphandling.
Konsulttjänster
• Viktigt att anläggningen projekteras och kravställs så noga som
möjligt. Kravspecifikation enligt branschstandard underlättar vid
avrop och installation av själva anläggningen.
• Om myndigheten saknar den tekniska kompetensen
rekommenderas att denna först avropas från delområde 2 –
Konsulttjänster inom säkerhetsteknik.
• Dessa konsulter är leverantörsoberoende, dvs. de har ingen
koppling till leverantörerna inom delområde 1 och 3, vilket
garanterar en opartiskt utförd tjänst.
• För besiktningstjänst är det dock lämpligt att denna genomförs av
annan konsult än den som gjort själva projekteringen. Tjänsten kan
avropas från ramavtalen.
Konsulttjänster – avropsrutiner
• Tre kontrakterade leverantörer.
• Fast rullande rangordning, varje leverantör tilldelas första plats 6
månader i taget enligt fastställd rangordning, SIC ansvarar för
uppdatering av www.avropa.se.
• Beställaren ska i första hand ställa avropsförfrågan till den
leverantör som för innevarande period har första plats,
• Pågående uppdrag påverkas inte av ändrad rangordning,
• Avropsblankett finns på www.avropa.se,
Mer information
www.kammarkollegiet.se/inkopscentralen
www.avropa.se
E-post: ramavtalsservice@kammarkollegiet.se
Telefon: +46 (0)8-700 08 00
E-post: klas.ericsson@kammarkollegiet.se
Telefon: +46 (0)8-700 07 37