Vägledning Avrop från statligt ramavtal ekonomisystem

Vägledning
Avrop från statligt ramavtal
ekonomisystem
ESV 2013:30
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag,
uppdrag från myndigheter och andra instanser
eller egeninitierade utredningar.
Publikationen kan laddas ner som pdf-fil eller
beställas från www.esv.se
Datum: 2015-05-06 (uppdaterad, version 6)
Dnr: 7.1–524/2013
ESV-nr: 2013:30
Copyright: ESV
Rapportansvarig: Anderz Petersson
FÖRORD
Förord
Syfte
Syftet med denna vägledning är att underlätta arbetet för enskilda myndigheter när ni
avropar från ramavtalet för ekonomisystem. Avsikten är också att bidra till att
kvalitetssäkra avropen genom att förklara hur ramavtalet är uppbyggt och ska
tillämpas.
I bilaga 1 (sista sidan i denna vägledning) framgår vilka myndigheter som kan
använda och avropa från det statliga ramavtalet för ekonomisystem.
Målgrupp
Denna vägledning riktar sig till de personer på myndigheterna som ansvarar för att
införa av ett nytt ekonomisystem samt till de som är ansvariga för att planera och
genomföra avrop från det statliga ramavtalet.
Övriga ramavtal som förvaltas av ESV
Förutom ramavtalet för ekonomisystem ansvarar ESV för statliga ramavtal inom
närliggande områden: e-handelstjänst, personalsystem och BI-system (besluts- och
budgetsystem).
3
INNEHÅLL
Innehåll
Förord .......................................................................................................................... 3
Syfte ..................................................................................................................................... 3
Målgrupp ............................................................................................................................... 3
Övriga ramavtal som förvaltas av ESV ................................................................................. 3
1 Vägledning för ekonomisystem ........................................................................... 6
1.1 ESV:s ramavtal för administrativa system ..................................................................... 6
1.1.1 Flera ramavtal kompletterar varandra .................................................................. 7
1.1.2 Ekonomisystem.................................................................................................... 7
1.1.3 Personalsystem ................................................................................................... 8
1.1.4 BI-system ............................................................................................................. 9
2 Statligt ramavtal för ekonomisystem ................................................................. 11
2.1 Vad innehåller ekonomisystemet? .............................................................................. 11
2.2 Ekonomisystemet är standardkonfigurerat .................................................................. 11
2.3 Takpriserna kan sänkas .............................................................................................. 12
2.4 Ert val av driftform ....................................................................................................... 12
2.5 Vad är minsta möjliga avrop?...................................................................................... 12
2.6 Optioner finns som val ................................................................................................ 13
3 Processen inför ert beslut om avrop ................................................................. 15
4 Förbered, analysera och besluta ........................................................................ 16
4.1 Analysera och beskriv ert nuläge ................................................................................ 16
4.2 Beskriv önskat nyläge och ta fram en förändringsplan................................................ 17
4.3 Dags för beslut om ert vägval ..................................................................................... 18
5 Avropa ekonomisystem ...................................................................................... 19
5.1 Inled samråd med Unit4 .............................................................................................. 19
5.2 Dokumentmallar som stöd i avropet............................................................................ 20
5.3 Utforma underlaget för avropet ................................................................................... 21
5.3.1 Välj mallar för er avropsförfrågan ....................................................................... 21
5.3.2 Att tänka på när ni sammanställer avropsförfrågan............................................ 21
5.3.3 Övriga specifikationer att ta hänsyn till............................................................... 22
5.3.4 Avropsavtalets giltighetstid ................................................................................ 22
5.3.5 Leverantörens anbud ......................................................................................... 23
5.3.6 Ange hur anbudet ska lämnas in........................................................................ 23
5.3.7 Ange krav på anbudens giltighetstid .................................................................. 23
5.3.8 Bestäm anbudstiden vid avrop ........................................................................... 23
5.4 Skicka avropsförfrågan ............................................................................................... 23
5.5 Frågor och dokumentation under tiden för samråd ..................................................... 24
5.6 Öppna inkommet anbud .............................................................................................. 24
5.7 Prövning av anbudet ................................................................................................... 24
5.8 Myndighetens beslut ................................................................................................... 24
5.9 När ni tecknar avropsavtal .......................................................................................... 24
4
INNEHÅLL
6 Leverans och införande ...................................................................................... 26
6.1 Att införa systemet ...................................................................................................... 26
6.2 Säkerställ er leverans ................................................................................................. 26
6.3 Informera och utbilda .................................................................................................. 27
Bilaga 1 ..................................................................................................................... 28
Myndigheter berättigade att avropa från ramavtalet för Ekonomisystem ............................ 28
5
VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM
1
Vägledning för ekonomisystem
Vägledningens inledande avsnitt behandlar översiktligt Ekonomistyrningsverkets
(ESV) ramavtalsområden. Övriga avsnitt behandlar mer detaljerat ramavtalet för
ekonomisystem och ger stöd i avropsprocessen.
När myndigheten avropar ett ekonomisystem är det nödvändigt att samtidigt se över
myndighetens övriga administrativa system. Om myndigheten bedömer att det
kommer bli aktuellt att upphandla flera system så måste de fungera tillsammans –
något som ESV tagit hänsyn till vid upphandlingen inom området administrativa
system, nedan följer en kort genomgång av ESV:s ramavtal för administrativa system
ESV ger stöd med exempelvis erfarenhetsutbyten och användargrupper samt
information och rådgivning kring avtalen. Kontakta oss gärna via admsystem@esv.se
i specifika frågeställningar.
1.1
ESV:s ramavtal för administrativa system
ESV har upphandlat statliga ramavtal för ekonomisystem, personalsystem, BI–
system1samt e-handelstjänst.
I bilden nedan framgår systemens beröringspunkter.
1
6
Med BI-system avses i detta sammanhang ett beslutsstöds- och budgetverktyg.
VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM
En av ESV:s roller inom statsförvaltningen är att tillhandahålla ändamålsenliga
administrativa system och tillhörande stöd. Vår utgångspunkt är att staten inte själv
ska utveckla och förvalta de administrativa systemen utan ESV ska samordnat
upphandla lämpligt systemstöd.
Det övergripande effektmålet för systemen är att lösningarna ska ha hög kvalitet,
utgå från myndigheternas behov samt att avtalen ska innehålla fördelaktiga villkor.
Det ska dessutom vara enkelt att genomföra avrop och hantera avtalen över tid.
Tillvägagångssättet ska också följa reglerna för offentlig upphandling.
1.1.1
Flera ramavtal kompletterar varandra
ESV arbete med ramavtal görs med syfte att åstadkomma en användbar helhet på det
administrativa området, där ramavtalen kompletterar varandra. För mer information
om e-handelstjänst, se vidare ESV:s webbplats. Nedan följer en översiktlig
genomgång av ramavtalen för övriga administrativa system.
1.1.2
Ekonomisystem
Upphandlingen av ekonomisystem resulterade i två ramavtal. I juni 2014 lämnade
KMD Sverige HB ramavtalet på grund av verksamhetsförändringar.
Efter att ramavtalet omförhandlats har ESV, med början den 8 juli 2014, fortsatt ett
ramavtal med Unit4 AB. Ramavtalet är avropbart fram till den 12 november 2015.
Ramavtalet omfattar ett ekonomisystem inklusive tillhörande tjänster.
Förutsättningarna är utformade så att myndigheten ska ha möjlighet att själv svara för
driften (egen drift) av systemet eller avropa ett ekonomisystem inklusive driftservice.
Ekonomisystemet ger stöd för följande processer:
− hantering av kundfaktura,
− inbetalningar inklusive e-fakturor,
− hantering av leverantörsfaktura och övriga utbetalningar,
− hantering av moms och skatter,
− redovisning av anläggningstillgångar,
− beredskapsvarulager och lån,
− hantering av lager,
− hantering av tid och projekt,
− övrig löpande redovisning,
− bokslut och periodbokslut,
− budgetering, analys och rapportering.
7
VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM
Ekonomisystemet kan integreras med myndighetens personalsystem, system för
beslutsstöd, budget, projektstyrning och e-handelstjänster.
Ekonomisystemet leverereras i sitt grundutförande med så kallad
standardkonfigurering. I avropet kan myndigheten inom ramen för ramavtalets
bestämmelser anpassa standardkonfigureringen till myndighetens specifika
förutsättningar. Respektive myndighet svarar i sådant fall för eventuella kostnader
för anpassningar av standardkonfigureringen.
Ett avropsavtal gäller längst till och med det år som infaller 8 år efter det att
ramavtalet inte längre kan avropas. Det innebär att myndigheten kan utnyttja ett
avropsavtal fram till 2023-11-12.
1.1.3
Personalsystem
ESV har upphandlat ett statligt ramavtal för personalsystem, det vill säga ett löneoch personaladministrativt system. Vi har tecknat avtal med Evry HR Solutions AB
som erbjuder personalsystemet Primula.
Varje myndighet har möjlighet att avropa Primula med eller utan driftservice.
Personalsystemet stödjer de grundläggande förutsättningarna som finns för
myndigheter inom det upphandlade området i form av lagar och förordningar,
centrala och lokala avtal samt redovisnings- och integrationskrav. Systemet
innehåller också analys- och stödfunktioner för verksamhetsprocesser inom lön- och
personaladministration.
Personalsystemet kan ni integrera med följande system:
Ekonomisystem
System för beslutsstöd
Bemanningssystem
Tid- och schemasystem
Kompetenssystem
Reseadministrativt system
Rekryteringssystem
System för kurs- och utbildningshantering
System för sjukhantering
System för förmånshantering
8
VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM
Personalsystem – processamband
Ramavtalet tecknades i december 2013 och gäller i 36 månader. ESV har möjlighet
att förlänga ramavtalet i ytterligare 24 månader med 12 månader i taget.
Avropsavtalen kan vara giltiga som längst 8 år efter att ramavtalet har upphört.
Under förutsättning att ramavtalets förlängningsoptioner utnyttjas innebär det att
avropsavtal maximalt kan nyttjas under 13 år.
1.1.4
BI-system
Ramavtalen omfattar ett komplett åtagande kring beslutsstödsystem (så kallade BIsystem) som består av rapport- och analysverktyg samt budgetverktyg.
Leverantörerna kan erbjuda olika produkter och verktyg för de olika delarna,
antingen genom egna produkter eller genom samarbete med underleverantörer.
Rapport- och analysverktyget och budgetverktyget hanteras som skilda produkter och
det ska för de avropande myndigheterna vara möjligt att göra avrop i separata
beställningar.
BI-systemet är integrerat med ett datalager. Standardkonfigureringen omfattar
färdiga integrationer för huvuddelen av de ekonomisystem och personalsystem som
används av myndigheter. Vidare omfattar ramavtalen de tillhörande tjänsterna
underhåll, support, utbildning och konsulttjänster till BI-systemet.
Den avropande myndigheten sköter själv driften av BI-systemet i egen miljö.
Ramavtalen omfattar också krav kring lösning för gemensamt servicecenter inom den
statliga administrationen, det vill säga en så kallad servicebyrålicens.
9
VÄGLEDNING FÖR EKONOMISYSTEM
Ramavtalen tecknades i juli 2014 och gäller i 24 månader. ESV har möjlighet att
förlänga ramavtalet i ytterligare maximalt 24 månader. Myndigheten ska kunna
förlänga avropsavtalet att gälla längst till och med det år som infaller 4 år efter det att
ramavtalet inte längre kan avropas. Under förutsättning att avtalets förlängningsoptioner används innebär det att avropsavtal maximalt kan nyttjas under 8 år.
10
STATLIGT RAMAVTAL FÖR EKONOMISYSTEM
2
Statligt ramavtal för ekonomisystem
ESV har sedan 2014-07-08 ett ramavtal för ekonomisystem med Unit4 AB.
Nuvarande version av ekonomisystemet heter Milestone 4.
De villkor som återfinns i ramavtalet utgör tillsammans med de förutsättningar som
är specifika för respektive myndighet, underlag för den avropsförfrågan som ni
skickar till Unit4.
2.1
Vad innehåller ekonomisystemet?
Ekonomisystemen kan hantera och stödja följande processer för
ekonomiadministration:
− hantering av kundfaktura,
− inbetalningar inklusive e-fakturor,
− hantering av leverantörsfaktura och övriga utbetalningar,
− hantering av moms och skatter,
− redovisning av anläggningstillgångar,
− beredskapsvarulager och lån,
− hantering av lager,
− hantering av tid och projekt,
− övrig löpande redovisning,
− bokslut och periodbokslut,
− budgetering,
− analys och rapportering.
2.2
Ekonomisystemet är standardkonfigurerat
Ekonomisystemet ska vara standardkonfigurerat enligt de förutsättningar och krav
som framgår i ramavtalet. Unit4 ska leverera en komplett fungerande uppsättning
som med mindre modifieringar ska kunna fungera i en myndighet.
Generellt innebär det att ekonomisystemet innehåller en ekonomimodellstandard med
bland annat en standardkontoplan och motpartskoder. Det är också förberett för att
hantera exempelvis anslagsavräkning och interaktion med andra försystem som
personalsystem, beslutsstöd och budget samt projekt och tidrapporteringssystem.
Standardkonfigureringen innehåller även ett antal fördefinierade och valbara
rapporter.
Mer specifikt innebär standardkonfigurationen att Unit4 levererar:
11
STATLIGT RAMAVTAL FÖR EKONOMISYSTEM
− en uppsättning av ekonomisystemets arbetsflöden och användargränssnitt enligt
övergripande ställda krav
− de parametersättningar och övriga förberedelser som är nödvändiga för att göra
ekonomisystemet klart för användning inom myndigheten
− en uppsättning av en fungerande ekonomimodell med objektplan, kontoplan och
standardrapporter
− samband och integrationer mellan eventuella komponenter i ekonomisystemet
som ska ge en fungerande helhet
− förberedelser för att möjliggöra inläggning av grunduppgifter om användare och
behörigheter
− en anpassning till befintliga och framtida regelverk för myndigheten
− en dokumentation för användare och systemadministratörer av
ekonomisystemet
− integrationer till Hermes, banker samt bankgiro och plusgiro
Myndigheten kan välja att anpassa standardkonfigureringen till sina egna
förutsättningar. Det gör ni då i form av en option.
2.3
Takpriserna kan sänkas
Priserna i ramavtalet är angivna som så kallade takpriser och framgår av prislistan2 i
ramavtalet. Priserna kan användas av avropande myndighet för att kalkylera de
högsta kostnaderna för ett avrop men notera att Unit4 också har möjlighet att justera
priserna till nivåer under takpriserna.
2.4
Ert val av driftform
Ni kan välja att avropa system för egen drift alternativt system som inkluderar
driftservice. Det finns även en option som gör det möjligt att byta driftform efter en
tid.
2.5
Vad är minsta möjliga avrop?
I minsta möjliga avrop ingår följande delar:
− licenser för antalet användare per kategori - lättanvändare med begränsad
funktionalitet och fullanvändare med full funktionalitet
− leverans, installation och validering
− standardkonfigurering
12
STATLIGT RAMAVTAL FÖR EKONOMISYSTEM
2.6
Optioner finns som val
Utöver standardkonfigurationen kan myndigheten välja till en eller flera optioner
som alla är takprissatta i ramavtalet.
Optionerna kan ni använda under avropsavtalets hela giltighetsperiod och ni har
möjlighet, men inte skyldighet, att inkludera dem i ert avrop. En option kan ingå som
en del av den initiala leveransen men kan också utgöra en framtida option i
avropsavtalet.
Eftersom den möjliga avtalstiden med förlängningar sträcker sig över lång tid är det
viktigt att redan i avropet tänka igenom vilka optioner som kan komma att behövas
under avtalstiden.
Ange ifall det finns särskilda förutsättningar för en option. En myndighet som
exempelvis avropar integration med ett annat system kan ange att integrationen ska
vara en option i avropsavtalet men kan enbart tas i anspråk först om och när
myndigheten lämnar meddelade om detta till leverantören.
Bland optionerna finns möjligheter att avropa integrationer mot personalsystem,
e-handelstjänst, BI-system och projekt- och tidrapporteringssystem. Även utökad
support och underhåll finns som optioner. I tillämpliga fall går det även att avropa
nivåer på driftsservicens tillgänglighet. Dessutom finns det optioner för utbildning
och övrigt stöd samt konsulttimmar för anpassnings- och utvecklingsarbete.
Optioner för myndighetsspecifika anpassningar kan omfatta en eller flera av följande
uppgifter, men inte något utöver detta:
− integration med andra system eller tjänster inom myndigheten eller med system
eller tjänster utanför myndigheten, utöver de integrationer som är specificerade
som optioner och prissatta i ramavtalet
− migrering av befintlig data och information hos myndigheten
− integration med befintliga kataloger eller register över användare som
myndigheten har och kan använda
− eventuella anpassningar av arbetsflöden och roller
− anpassning till myndighetens IT-infrastruktur
− anpassning av standardkonfigurationen
− anpassning av tillgänglighet för ekonomisystem vid driftservice
− konsulttjänster för att genomföra anpassning till myndighetens förutsättningar
13
STATLIGT RAMAVTAL FÖR EKONOMISYSTEM
Myndighetsspecifika anpassningar ska inte vara sådana uppgifter som redan ingår i
avropet såsom standardkonfigurering. Eventuella underhållskostnader och support
för myndighetsspecifika anpassningar ska ingå i priset oavsett vald driftform.
Tänk på att uppgifter som specificeras som myndighetsspecifik anpassning måste
vara knutet till det avropade ekonomisystemet.
14
PROCESSEN INFÖR ERT BESLUT OM AVROP
3
Processen inför ert beslut om avrop
Att införskaffa ett nytt ekonomisystem innebär många moment att gå igenom. I
avsnitt 4-6 beskriver vi dessa med tillhörande processer. Bilden nedan visar
schematiskt arbetsgången med hänvisning till respektive huvudavsnitt.
De olika delmomenten redogör vi för i efterföljande texter och underrubriker.
Översikt över processer inför, vid och efter avrop
15
FÖRBERED, ANALYSERA OCH BESLUTA
4
Förbered, analysera och besluta
Som avropande myndighet måste ni för att genomföra avropet ha tillgång till
kompetens inom upphandlingsområdet. Myndigheten måste vara väl förberedd inför
avropet och noggrant ha fördjupat sig i de ramavtal som avropet gäller.
En viktig del av förberedelserna är att göra en analys av nuläge, beskriva önskat
nyläge och en tänkt förändringsplan.
4.1
Analysera och beskriv ert nuläge
Hur ser er systemkarta och avtalssituation ut?
Ni bör skapa en översiktlig och aktuell bild över era systemstöd med tillhörande
avtal.
− Vilka system har ni? Vilka av dem är integrerade med dagens ekonomisystem?
− När går era avtal ut? Vilka uppsägningstider och villkor finns i avtalen?
− Vad är syftet med systemen och vilka av era verksamheter och aktiviteter stöttar
de?
− Vilken information finns i systemen? Vad ska ni arkivera, bevara eller gallra?
− Driftar ni nuvarande system i egen regi eller som driftservice? Vad kostar
driften?
− Vilka resurser, interna och externa, behöver ni för systemförvaltning,
användarstöd och för er ekonomiadministration? Vilken är den uppskattade
resurskostnaden?
Tipsruta
Det är viktigt att ert personal- och ekonomisystem kan användas tillsammans på ett
effektivt sätt
Se över era verksamhetsprocesser, krav och interna rutiner
Ni bör skapa en bild av myndighetens verksamhet och era eventuella behov av
förändringar i systemnära processer och rutiner.
− Saknar ni funktioner i det nuvarande systemet? Ställer verksamheten nya krav?
− Finns det behov som styrs av externa krav, till exempel avtalsförändringar?
− Har ni interna krav och/eller behov som ni behöver tillgodose?
− Har myndigheten rutiner och processer som ni behöver effektivisera eller
förändra?
16
FÖRBERED, ANALYSERA OCH BESLUTA
Tipsruta
Se till att ni har tillgång till personer med kunskap om era interna redovisningskrav och
om er ekonomimodell
Vilka alternativ finns?
Förutom avrop från ramavtalet finns följande alternativ:
− utvärdera möjligheten att behålla befintligt avtal.
− genomföra en annonserad upphandling.
− anlita Statens servicecenter för ekonomiadministrativa tjänster.
− Ta del av innehållet i ESV:s ramavtal med Unit4 för att få en uppfattning av vad
som erbjuds.
− Analysera nuläget och bedöm myndighetens systemstöd och behov av
förändring till exempel ny funktionalitet i en översiktlig inventering. Det kan
finnas behov som styrs av externa krav, detta kan gälla krav på ny typ av
rapportering eller nya redovisningsprinciper som kräver anpassningar etcetera.
Analysera även behov styrt av interna krav, till exempel ledningens och andra
ansvarigas nya krav på analys och uppföljning.
− Analysera och bedöm myndighetens behov av utveckling av systemstödet under
de kommande år som myndigheten har för avsikt att utnyttja systemet.
4.2
Beskriv önskat nyläge och ta fram en
förändringsplan
När ni sett över er nuvarande situation är det dags att beskriva nyläget och planera
förändringen. Jämför behovsinventeringen med ramavtalets systemlösningar
inklusive optioner och gör en bedömning om de egna behoven i huvudsak täcks in av
de lösningar som ramavtalet erbjuder.
− Beskriv myndighetens framtida verksamhet? Kommer ni att genomföra
förändringar? Ser ni några nya behov? Försvinner eller tillkommer någon
verksamhet?
− Hur ser ert framtida resursbehov ut, kopplat till verksamhet, systemstöd och
förvaltning? Väntar ni er till exempel pensionsavgångar, hurdan är er
kompetenssituation? Får ni nya ekonomiska ramar och har ni
rekryteringsmöjligheter?
− Vilken information i era nuvarande system ska migreras? Vad behöver ni
arkivera, bevara, gallra respektive slänga? Hur ska det arkiveras?
− Hur ser myndighetens framtida system- och IT-strategi ut? Kommer ni att välja
att ha egna driftlösningar eller att köpa tjänster för drift?
− Vilket stöd kommer ni att behöva i samband med ett avrop? Upphandlingsstöd,
verksamhetsstöd eller annat? Behöver ni använda ESV:s ramavtal för
oberoende konsulter?
17
FÖRBERED, ANALYSERA OCH BESLUTA
− Kontakta Unit4 och begär information av den funktionalitet som ingår i
ramavtalet. Ställ konkreta frågor om hur leverantören kan uppfylla
myndighetens behov.
− Gör även en bedömning av om Statens servicecenter kan ha ett erbjudande som
kan uppfylla de krav som den egna myndigheten har. Som stöd i arbetet finns
ESV:s rapport Metodstöd för enhetlig bedömning av stödverksamheten3.
− Utvärdera kostnaden för respektive valmöjlighet.
4.3
Dags för beslut om ert vägval
Ni bör nu ha tillräckligt med underlag för att ta beslut om ert vägval:
− Att göra avrop från ramavtalet.
− Att anlita till exempel Statens servicecenter.
− Att genomföra en egen upphandling.
− Att, om möjligt, behålla ert eget avtal.
Om analysen visar att avrop av ramavtalet för ekonomisystem är rätt väg att gå, bör
ni utforma ett beslutsunderlag utifrån analysen och därefter besluta att myndigheten
ska påbörja en avropsprocess.
3
ESV 2011:3, se även http://www.esv.se/Verktyg--stod/Publikationer/2013/Jamforelse-av-egenregiverksamhetenmed-kop-av-tjanster-fran-Statens-servicecenter/
18
AVROPA EKONOMISYSTEM
5
Avropa ekonomisystem
Ni har nu analyserat ert nuläge, tagit fram ett nyläge och valt att ni vill göra ett avrop
från ESV:s ramavtal. I nedanstående avsnitt beskriver vi hur ett avrop går till och
detaljer som det kan vara bra att tänka på när ni avropar. Det är viktigt att ni har
tillgång till kompetens inom upphandlingsområdet.
Avrop får göras under ramavtalsperioden, det vill säga som längst fram till november
2015. De tjänster och optioner som inkluderats i avropsavtalet kan sedan utnyttjas
under avropsavtalets hela giltighetstid.
5.1
Inled samråd med Unit4
När ni avropar ska ni genomföra ett samråd med leverantören. Det innebär att det
finns utrymme för dialog innan ni tecknar avropsavtalet.
Först kontaktar ni Unit4 skriftligen och informerar om att ni tänker
använda ramavtalet. Gå igenom vilka behov av optioner som ni har och beräkna
antalet licenser (användare). Dessa behov ger underlag för de krav ni ställer och för
era formuleringar och val i avropsförfrågan.
Avropet måste ske enligt de villkor som ramavtalet anger och det är inte tillåtet att
tillföra nya krav. Däremot får ni komplettera och precisera villkoren, till exempel för
optioner och anpassningar samt förutsättningar för dessa.
Därefter skickar ni er avropsförfrågan som i detta läge kan vara preliminär på så sätt
att leverantörens anbudssvar kan utgöra beslutsunderlag för er om ni vill gå vidare
med avropet.
När ni har mottagit anbudet finns alltjämt utrymme för er att skriftligt samråda med
leverantören. Unit4 kan även komplettera sitt anbud. Samrådsprocessen avslutas när
ni fattar beslut om att acceptera anbudet och teckna avropsavtal.
Det är också möjligt för er att göra kompletterande avrop under ramavtalets giltighet
fram till 12 nov 2015.
19
AVROPA EKONOMISYSTEM
Bilden nedan illustrerar hur processen för avropet går till, fram till att avtalet är
tecknat.
Avropsprocessen
5.2
Dokumentmallar som stöd i avropet
ESV har tagit fram mallar för avropsförfrågan och avropsavtal som bygger på
ramavtalsbilagorna 8 och 9. Mallarna är anpassade för att avropa ekonomisystem
med egen drift respektive driftservice. Dessutom finns det mallar för respektive
prislista till avropsförfrågan.
Följande dokument finns på ESV:s webb, avsedda att använda vid avropsförfrågan
och avtalstecknandet:
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
4
20
Avropsförfrågan, Ekonomisystem med driftservice
Avropsavtal Ekonomisystem med driftservice4
Prislista till avropsförfrågan Ekonomisystem med driftservice
Avropsförfrågan Ekonomisystem med egen drift
Avropsavtal Ekonomisystem med egen drift
Prislista till avropsförfrågan Ekonomisystem med egen drift
Avropsavtalsbilaga 1 Tekniska och funktionella specifikationer
Avropsavtalsbilaga 2 Krav på driftservice
Avropsavtalsbilaga 3 Krav på underhåll och support vid egen drift
Avropsavtalsbilaga 4 Krav på utbildning
Avropsavtalsbilaga 5 Projektplan
Avropsavtalsbilaga 6 Avropande myndighets säkerhetsanvisningar
Avropsavtalsbilaga 7 Prislista (detta är samma prislista som nämns ovan)
Avropsavtalsbilaga 8 Parternas kontaktpersoner samt myndighetens
faktureringsuppgifter
Avropsavtalet tas fram efter avrop. Dokumentet behöver inte distribueras med avropsförfrågan.
AVROPA EKONOMISYSTEM
Bilagorna till avropsavtalet innehåller villkor som ska finnas med i avropsavtalet och
ibland ytterligare uppgifter som ingår i avropet. Vissa av bilagorna ska ni
komplettera när avropsavtalet är klart.
5.3
Utforma underlaget för avropet
5.3.1
Välj mallar för er avropsförfrågan
Välj mallar för avropet i enlighet med den önskade driftformen. Ni ska åtminstone
använda följande dokument i er avropsförfrågan:
1. Mallen för Avropsförfrågan som visar vad som ingår i avropet och som ska
ingå i leverantörens anbud. Använd mallen så här:
– Fyll i fält med hakparenteser, blå text.
– Ta bort stycken i texten som inte ska ingå i avropet.
– Radera kommentartexter (kursiverat) i det slutliga dokumentet.
– Klargör vad som ska leverereras direkt och vad som är optioner för
beställning vid en senare tidpunkt.
2. Avropsavtalsbilaga 1, tekniska och funktionella specifikationer av
myndighetens miljö och behov. Den använder ni när det är nödvändigt att
närmare beskriva myndighetens tekniska miljö eller andra särskilda
förutsättningar så att leverantören kan ta fram sitt bästa anbud anpassat till era
rådande förutsättningar.
3. Prislista till avropsförfrågan, där anger ni vilka produkter och tjänster som
ska ingå i prisberäkningen. Alla produkter och tjänster som är kända vid
avropstidpunkten ska ingå men notera att det är möjligt att göra kompletterande
avrop så länge som ramavtalet är giltigt. Prislistan har en numrering som
stämmer överens med numreringen i ramavtalsbilaga 5, Priser.
Se vidare avsnitt 5.3.3 för övriga specifikationer att ta hänsyn till.
5.3.2
Att tänka på när ni sammanställer avropsförfrågan
Samtliga uppgifter som behövs för avropsförfrågan måste vara klarlagda när avrop
görs. Det gäller volymsuppgifter, val av driftform, optioner och andra val som
behöver ni ska göra. Som vi tidigare påpekat bör ni ange optioner vid avropstillfället,
för att sedan kunna använda dem under avropsavtalets hela giltighetsperiod.
De volymer, till exempel antal licenser och uppskattat antal konsulttimmar, som ni
avropar och de val och optioner som ingår i avropet specificerar ni i avropsförfrågan
och i prislistan för avropsförfrågan.
21
AVROPA EKONOMISYSTEM
Kontrollera att alla uppgifter om volymer, optioner och annan information som krävs
för avrop är klarlagda.
Kom ihåg att även i avropet ska principerna i lagen om offentlig upphandling gälla.
Ställ krav på anpassningar som ligger inom ramen för ramavtalets möjligheter och
som är proportionella. Agera transparent – ni ska kunna beskriva och motivera ert
agerande i upphandlingssituationen både i nuläget och i efterhand.
5.3.3
Övriga specifikationer att ta hänsyn till
Myndigheten ska i avropet
− ange leveranstid för ekonomisystemet inklusive tidpunkt för eventuella
delleveranser och övriga efterfrågade tjänster
− begära projektplan enligt avropsavtalsbilaga 5
− specificera eventuella säkerhetsanvisningar enligt avropsavtalsbilaga 6.
Alla prispåverkande faktorer för hela perioden som avropsavtalet gäller, inklusive
optioner, ska så långt möjligt finnas med i avropsförfrågan. I det fall leveransen
består av flera delleveranser, fastställer ni den avtalade leveransdagen för respektive
delleverans.
För vissa optioner där den exakta omfattningen inte går att fastställa på förhand, till
exempel tillkommande licenser eller omfattning av konsulttjänster med mera, ska ni
presentera en väl underbyggd bedömning i avropsförfrågan.
5.3.4
Avropsavtalets giltighetstid
Avropsavtal får tecknas så länge ramavtalet är giltigt och får vara giltigt även efter att
ramavtalstiden har gått ut. Den sammanlagda tiden för avropsavtalets giltighetstid,
inklusive förlängningar, är högst åtta år räknat från tidpunkten efter det att ramavtalet
inte längre kan avropas. Myndigheten kan inom denna ram själv välja giltighetstid.
Förlängningar gör ni ett år i taget.
Myndigheten ska senast tre månader innan avropsavtalet utgång ange om avtalet ska
förlängas.
Om leverantören vill avsluta avropsavtalet har leverantören ett års uppsägningstid.
Avropsavtalet får sägas upp av leverantören tidigast så att det upphör åtta år efter att
avropsavtalet tecknats, myndigheten har alltså rätt till åtta års avropsavtal.
Avrop och besked om förlängning och eventuell uppsägning ska ni göra skriftligt.
22
AVROPA EKONOMISYSTEM
5.3.5
Leverantörens anbud
Unit4 har möjlighet att lämna lägre priser än de som avtalats i ramavtalet.
Prissättning av myndighetsspecifika anpassningar sker genom att Unit4 i sitt anbud
anger antal timmar till bestämt timpris.
Under avropsavtalets giltighetstid gäller endast sådana prisjusteringar som framgår
av olika tilläggsavtal. Dessa publicerar ESV på vår webbplats.
5.3.6
Ange hur anbudet ska lämnas in
I avropsförfrågan ska ni beskriva på vilket sätt leverantören utformar anbudet, till
exempel fysiskt eller elektroniskt, och vart leverantören lämnar anbudet.
5.3.7
Ange krav på anbudens giltighetstid
Den tid som ett anbud ska vara bindande påverkas av hur omfattande arbetet är för
att kontrollera att kraven är uppfyllda och för att genomföra utvärderingen. Ta
hänsyn till de interna tidsbehov som ni har för att hantera anbudssvaret. Även om
ramavtalet inte längre innebär att en förnyad konkurrensutsättning äger rum så
behöver myndigheten sannolikt ett antal månader för att bedöma anbudet. Ange hur
lång anbudens giltighetstid ska vara i avropsförfrågan under avsnitt 4, Krav på
anbud, Anbuds giltighetstid.
5.3.8
Bestäm anbudstiden vid avrop
Anbudstiden vid ett avrop på ramavtalet bör enligt ESV:s uppfattning inte vara
kortare än 30 kalenderdagar. När ni fastställer anbudstidens längd bör ni alltid ta
hänsyn till förhållandena i det specifika fallet. Detta kan innebära att om ni till
exempel efterfrågar mer komplexa myndighetsspecifika anpassningar, kan det vara
lämpligt att använda en längre anbudstid.
Ange sista anbudsdag på första sidan i avropsförfrågan.
5.4
Skicka avropsförfrågan
Samtliga dokument som utgör avropsförfrågan skickar ni till Unit4. Dokumenten är
avropsförfrågan och prislista för avropsförfrågan. Vid behov bifogas dessutom
avropsavtalets bilagor 1 och 6.
Avropsförfrågan skickas med e-post till ramavtalsleverantörens kontaktperson, som
finns angivna på ESV:s webbplats alternativt till den person som Unit4 utsett som er
kontaktperson.
23
AVROPA EKONOMISYSTEM
5.5
Frågor och dokumentation under tiden för samråd
Ange tydligt hur ni hanterar frågor från leverantören så att det inte uppstår oklarheter
om detta. Ni har möjlighet att begära komplettering av anbudet under tiden för
samråd. Dialogen inom samrådet ska ni skriftligen dokumentera. Förhandling är inte
tillåtet.
5.6
Öppna inkommet anbud
När anbudstiden har löpt ut öppnar myndigheten inkommet anbud och genomför en
prövning och utvärdering. Ni ska öppna anbudet i närvaro av två personer och
dokumentera det. Därefter utvärderar ni anbudet. Ett öppnings- och
utvärderingsprotokoll ska ni också skriva.
5.7
Prövning av anbudet
Prövning av anbud sker i två steg:
1. Inledningsvis genomför ni en granskning/kontroll av att anbudet lämnats i
enlighet med er avropsförfrågan.
2. I steg 2 prövar ni att anbudet uppfyller de krav som ställs på ekonomisystemet
enligt er avropsförfrågan.
Vid prövningen av anbudet kan ni kontrollera Unit4s lämnade uppgifter. Ett anbud
som inte uppfyller villkoren i avropsförfrågan eller i ramavtalet ska ni inte acceptera.
Om anbudet innehåller felaktiga uppgifter kan det vara grund till att förkasta
anbudet.
Prövningen genomför ni med utgångspunkt från ramavtalets villkor och de
redovisningar som Unit4 lämnat i sitt anbud. Anbudet kan kompletteras på
myndighetens begäran.
5.8
Myndighetens beslut
Om er prövning av anbudet visar att alla krav är uppfyllda fattar ni beslut om att anta
detta, varefter ni informerar Unit4 om ert beslut.
Överenskommelsen mellan myndigheten och Unit4 formaliseras genom slutande av
ett avropsavtal.
5.9
När ni tecknar avropsavtal
Använd den relevanta mallen för ert avropsavtal som underlag för att upprätta ett
avropsavtal
I avtalet finns utrymme att föra över information från avropsförfrågan och
komplettera med uppgifter från leverantörens anbud. Följ instruktionerna i mallen för
24
AVROPA EKONOMISYSTEM
avropsavtal för att färdigställa avtalet. Några viktiga områden är kommenterade
nedan.
− I avropsavtalet anges avtalets omfattning, det vill säga vad som är avropat
inklusive alla optioner.
− I avropsavtalet finns en hänvisning till avropsavtalsbilaga 7, Priser. I denna
bilaga anges avtalade priser för det avropade ekonomisystemet med samtliga
tillhörande tjänster och optioner, baserat på anbudets villkor Bilagan är i xlsformat och utformad så att den första fliken utgör en priskorg för avropets
prisutvärdering. Den andra fliken ”Priser” är sammanställd för att kunna skrivas
ut och utgöra avtalsbilaga.
− I avropsavtalet anges överenskomna leveranstider, d.v.s. Avtalad leveransdag.
Följande bilagor kan ni tillföra avropsavtalet:
− Avropsavtalsbilaga 1 anger myndighetens tekniska och funktionella
specifikationer, bakgrundsbeskrivning eller andra särskilda förutsättningar
− Avropsavtalsbilaga 2 och 3 anger villkoren för driftservice respektive underhåll
och support vid egen drift
− Avropsavtalsbilaga 4 anger krav på utbildning
− Avropsavtalsbilaga 5, Projektplan: Leverantören ska utifrån uppgifterna i
avropsförfrågan i sitt anbud redovisa en projektplan för avtalat avrop, som
dokumenterar hur de avser att genomföra leveransen. Redovisningen ska
lämnas i form av en skriftlig schematisk plan baserad på de krav som
avropsförfrågan anger. Planen ska utformas så att den kan användas som
utgångspunkt vid genomförande av avtalat avrop. Projektplanen ska successivt
uppdateras för att dokumentera ömsesidigt överenskomna förändringar inom
givna ramar. Projektplanen ska ingå i avropsavtalet som bilaga 5
− Avropsavtalsbilaga 6, Avropande myndighets säkerhetsanvisningar: Denna
avropsavtalsbilaga ska formuleras utifrån de förutsättningar som har angivits av
myndigheten i avropsförfrågan.
− Avropsavtalsbilaga 7, Priser: Denna bilaga är obligatorisk och ska alltid ingå i
avropsavtal
− Avropsavtalsbilaga 8, Parternas kontaktpersoner samt myndighetens
faktureringsuppgifter: I denna bilaga förtecknas avtalets kontaktpersoner,
myndighetens kontaktperson för migrering av data samt myndighetens
faktureringsuppgifter
25
LEVERANS OCH INFÖRANDE
6
Leverans och införande
När avropsavtalet är undertecknat kommer leverantören att leverera systemet och
myndigheten inför systemet i sin organisation. Figuren nedan visar processen för att
införa ekonomisystemet.
Leverans och införandeprocessen
Den verkliga leveransdagen är den dag myndigheten har genomfört leveransprovet
och godkänt leveransen.
6.1
Att införa systemet
Leverantören ansvarar för att införa systemet. De delar som ska installeras hos
myndigheten ska leverantören installera i myndighetens lokaler. Leverantören och
myndigheten ska komma överens om en tidplan och den ska leverantören
dokumentera i den projektplan som är avropsavtalets bilaga 5. När installationen är
klar ska leverantören genomföra en validering för att försäkra sig om att alla krav är
uppfyllda. Valideringen ska så långt som möjligt likna den normala användningen av
systemet hos myndigheten.
6.2
Säkerställ er leverans
För att säkerställa att den tjänst ni kommit överens om verkligen också levereras, är
det av största vikt att ni fullt ut först genomför leveransprov och sedan provdrift i
26
LEVERANS OCH INFÖRANDE
enlighet med avropsavtalets beskrivning. Erfarenheten visar att eventuella misstag i
detta skede oftast är mycket svåra eller omöjliga att rätta till i efterhand.
Leveransprov och provdrift behöver ni planera noggrant och genomföra på det sätt
som avropsavtalet anger. Se till att leveransprova realistiska händelser, med så
många roller och funktioner som möjligt. Prova också integrationerna med andra
system.
Tipsruta
Godkänn inte leveransen förrän den är verifierad genom leveransprovet.
Observera att det är myndigheten och inte ramavtalsleverantören som ansvarar för att
planera och genomföra leveransprov.
I avropsavtalet anger ni den avtalade leveransdagen. Om den verkliga leveransdagen
infaller senare än den avtalade leveransdagen föreligger det leveransförsening.
Avropsavtalet anger de konsekvenser som det kan leda till.
När leveransgodkännandet är klart ska ni genomföra provdrift. Leverantören kan
fakturera systemleverans och underhållskostnader när provdriften är godkänd.
Alternativt kan leverantören, om ni har kommit överens om detta, fakturera
70 procent efter leveransgodkännande och 30 procent efter provdrift. En
förutsättning för att leverantören ska kunna fakturera på det viset är att de visar en
bankgaranti som säkerhet för det belopp myndigheten ska betala. De måste också, i
anbudet eller under avropet, be om att använda det här betalningsalternativet.
Tipsruta
Provdriften pågår i 90 dagar. Tre dagar efter det godkänns leveransen med automatik,
om inga anmälda fel kvarstår. Tänk alltså på att löpande anmäla och klassificera de fel
som uppstår.
Använd projektledaren hos ramavtalsleverantören om ni får problem under
projektfasen. Vänd er till ramavtalsleverantörens support efter
leveransgodkännandet.
6.3
Informera och utbilda
När det nya systemet är på plats behöver myndigheten informera och utbilda berörd
personal. Ni kan avropa utbildning på ramavtalet. Ta med kommande utbildning som
optioner för behov som kan uppstå senare under avtalsperioden. Se också till att ha
er systemförvaltning på plats.
27
BILAGA 1
Bilaga 1
Myndigheter berättigade att avropa från ramavtalet för
Ekonomisystem
Statliga myndigheter och andra statliga organisationer enligt nedan äger rätt att
använda sig av det statliga ramavtalet för Ekonomisystem.
Statliga myndigheter
Samtliga myndigheter under regeringen
Staten närstående myndigheter
Riksdagens Ombudsmän
Riksdagsförvaltningen
Riksrevisionen
Sveriges Riksbank
Förvaltning skild från staten
Chalmers tekniska högskola stiftelse
Hjälpmedelsinstitutet
Riksteatern
Stiftelsen Nordiska Museet
Stiftelsen Norrlandsfonden
Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna
Stiftelsen för Internationalisering av högre utbildning och forskning
Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling
Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning
Stiftelsen Högskolan i Jönköping
Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet
Svenska Filminstitutet
Sveriges Civilförsvarsförbund
Statliga bolag
Radiotjänst i Kiruna AB
28
ESV gör Sverige rikare
– Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen
och granskar Sveriges EU-medel.
– Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna.
Ekonomistyrningsverket
Drottninggatan 89
Tfn 08-690 43 00
Box 45316
Fax 08-690 43 50
104 30 Stockholm
www.esv.se