beredningshandbok

HS:2013
HUMANIORA OCH
SAMHÄLLSVETENSKAP
beredningshandbok
ansökningsomgång 2013
Innehåll
Förord
1. Nyheter 2013
2
3
2. Utgångspunkter och regler för granskningsarbetet
4
3. Granskning och betygssättning av ansökningar
inom ÄR-HS:s ordinarie beredningsgrupper
8
4. Hantering av ansökningar om infrastrukturbidrag
16
5. Översiktlig tidsplan för beredningsgruppens arbete
18
Bilagor
1. Beredningsgrupper inom humaniora och samhällsvetenskap,
handläggare och fördelning av budget 2013
20
2. Principer för användande av externa granskare
23
3. Jävsregler för Vetenskapsrådet
24
4. Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi 2010–2012
30
5. Principer för etikbedömning vid Vetenskapsrådet
34
6. Allmänna riktlinjer från Vetenskapsrådets styrelse
till kommittéer och ämnesråd inför beredningsarbetet 2013
35
7. Användarguide till VR-Review
37
8.
Rutiner och policy för resor vid Vetenskapsrådet
1
41
Förord
Jag vill här ta tillfället i akt att hälsa dig varmt välkommen som vetenskaplig granskare av
forskningsansökningar till Vetenskapsrådet. Genom att acceptera uppdraget har du valt att ingå i det
slitstarka peer-review-system som under en lång följd av år visat sig fungera väl för att bedöma den
vetenskapliga potentialen i ansökningar om forskningsbidrag. Vi är mycket tacksamma för att du
velat ta på dig uppdraget och göra en viktig insats i det ständigt fortgående arbetet med att se till att
VR stöder forskning av högsta vetenskapliga kvalitet. Vi hoppas också att du ska få personligt
utbyte av att delta i den intensiva process du har framför dig.
Denna handbok är tänkt att fungera som ett verktyg för dig som är ledamot i någon av
beredningsgrupperna i ämnesrådet för humaniora och samhällsvetenskap. Handboken innehåller
anvisningar och riktlinjer för hur beredningsprocessen inom humaniora och samhällsvetenskap går
till.
Även om riktlinjerna gäller specifikt för beredningsarbetet inom humaniora och samhällsvetenskap
ska de alltid ses som komplement till de generella riktlinjer som fastslagits för hela
Vetenskapsrådets beredningsarbete (vid behov, se bilagor).
Vissa uppgifter kan komma att uppdateras under arbetets gång. Du kommer då att få kompletterande
information från din beredningsgruppsordförande eller från respektive handläggare vid
Vetenskapsrådet.
Kerstin Sahlin
Huvudsekreterare
Ämnesrådet för humaniora och samhällsvetenskap
Vetenskapsrådet
2
1. Nyheter 2013
Nyheter i 2013 års beredning som direkt berör beredningsgruppernas arbete.
Civila samhället
Årets utlysning om projektbidrag inom HS innehåller en särskild satsning inom området Civila
samhället. 3,5 miljoner utlyses under 2013 för denna särskilda satsning och ansökningarna bereds
inom de ordinarie beredningsgrupperna. För att komma i fråga för inriktningen Civila samhället
måste ansökan innehålla bilaga c3 med en beskrivning av projektets relevans för området och hur
projektet bidrar till den vetenskapliga utvecklingen inom detta.
Yttranden
I år ska beredningsgruppernas yttranden utöver ett sammanfattande betyg och kommentarer även
innehålla delbetyg för de olika bedömningskriterierna. Detta gäller för alla ansökningar. Dessutom
måste yttrandena vara skrivna på svenska eller engelska.
Ingen datapubliceringsplan
Det finns i år inte längre något krav på att projekt där insamling av data utgör en stor del av
projektet ska inkludera en datapubliceringsplan.
Inget internationaliseringsbidrag
I årets utlysning finns det inte längre någon möjlighet att söka särskilda medel för
internationalisering. Dock kan kostnader förknippade med internationalisering ingå i den vanliga
projektbudgeten.
Inga externa yttranden till de sökande
För de ansökningar som får externa utlåtanden kommer dessa utlåtanden arkiveras endast i de fall då
de inhämtats för att en ämnesrådsledamot sökt bidrag. I övriga fall kommer de att gallras bort efter
att beredningsgruppen har fått ta del av dem. Det betyder att de inte skickas till den sökande.
Bedömningen i det externa utlåtandet vägs istället in i beredningsgruppens yttrande.
3
2. Utgångspunkter och regler för
granskningsarbetet
2.1 Beredningsgruppens uppgifter
Beredningsgruppernas uppgift är i första hand att ta fram ett beslutsunderlag för ämnesrådet (ÄRHS), genom att kvalitetsbedöma det vetenskapliga innehållet i ansökningar för
forskningsfinansiering. Baserat på detta underlag fattar som regel ÄR-HS det slutgiltiga
finansieringsbeslutet, inom tillgängliga budgetramar. För vissa ansökningar, t ex ansökningar om
infrastrukturbidrag, fattas bidragsbeslutet av ett annat organ.
För att fullgöra bedömningsuppdraget ska respektive beredningsgrupp:
Göra en kvalitetsbedömning och betygssättning av varje ansökan som omfattar
beredningsgruppens ansvarsområde
Upprätta ett ”yttrande” för varje ansökan.
Upprätta en lista över vilka projekt som bör finansieras inom den befintliga
budgetramen, samt en prioriteringslista med reserver.
Ge förslag till finansierat belopp för de projekt som gruppen prioriterar.
Granska vetenskapliga slutrapporter för slutförda projekt.
2.2 Regler och principer
Bedömning av vetenskaplig kvalitet
I Vetenskapsrådets instruktion slås det i portalparagrafen fast att: "Vetenskapsrådet ska ge stöd till
grundläggande forskning av högsta vetenskapliga kvalitet inom samtliga vetenskapsområden".
Den grundläggande principen för bedömning av den vetenskapliga kvaliteten är den
sakkunniggranskning av ansökningar om forskningsbidrag som genomförs av de olika
beredningsgrupperna inom respektive ämnesområde. Inom ÄR-HS sker sakkunniggranskningen
inom nio olika beredningsgrupper och ett antal paneler (se bilaga 1 för mer information om
beredningsgruppsindelningen inom HS).
En annan viktig princip för bedömningen är att forskningsfinansiering ska fördelas i konkurrens.
Konkurrensen ska gälla även mellan forskningsprojekt från olika ämnesområden. Det är därför
viktigt att beredningsgrupperna i sin sakkunnigbedömning tillämpar samma kvalitetskriterier för alla
projekt oavsett deras ämnestillhörighet eller personalsammansättning, (t.ex. utan hänsyn till om där
ingår doktorander). Det betyder att sakkunnigbedömningen inom beredningsgrupperna ska göras
utan ”kvotering” mellan de vetenskapliga discipliner som ingår i dem.
Vidare ska varje granskning utgå från fyra baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet nytänkande och originalitet, projektets vetenskapliga kvalitet, sökandes kompetens samt
genomförbarhet - vilka är tänkta att återge en ansökans kvalitetsprofil (se vidare under avsnitt 3.2.).
4
Samråd och externa granskare
Det är väsentligt att ingen sökande missgynnas av att hans eller hennes projekt ligger på gränsen
mellan olika beredningsgrupper. Därför ska beredningsgruppen begära så kallat samråd med en
annan beredningsgrupp eller annat ämnesråd om man anser att detta behövs för att ansökan ska
kunna bedömas rättvist. Vid behov kan också en beredningsgrupp välja att begära
sakkunnigutlåtande från extern granskare. Detta förekommer särskilt då (1) jävsförhållanden gör det
svårt att bedöma ansökan inom beredningsgruppen, samt (2) om beredningsgruppen saknar specifik
kompetens för att bedöma ansökningar inom något specialområde. Om en ledamot av ämnesråd
eller styrelsen står bakom en ansökan ska alltid två externa granskare användas. (Se bilaga 2 för
ytterligare riktlinjer gällande externa granskare).
Jäv
En process med sakkunniggranskning innebär att granskningen av ansökningar utförs av forskare
som själva utgör en del av det kollektiv av forskare som ansöker om bidrag. Detta skapar en speciell
risk för jäv (särskilt s.k. delikatessjäv). För att undvika jävssituationer i beredningsarbetet har
Vetenskapsrådet satt upp strikta interna riktlinjer (se bilaga 3 för en utförlig beskrivning). Alla
ledamöter är skyldiga att i förekommande fall anmäla jäv i förhållande till de ansökningar hon eller
han ska granska. Vid eventuell oklarhet rådgörs med ordförande eller Vetenskapsrådets personal.
Ytterst är det myndigheten som är ansvarig.
I de fall där jäv föreligger utses annan granskare. Beredningsgruppsledamöterna (inklusive
ordföranden) får inte själva stå bakom en ansökan som beredningsgruppen behandlar. I sådana fall
måste beredningsgruppsledamoten eller ordföranden antingen avstå från årets beredningsarbete,
eller så behandlas ansökan i en annan beredningsgrupp. Vid andra typer av jäv ska den som är jävig
lämna lokalen när ärendet behandlas. Jäv antecknas i ett särskilt jävsprotokoll. Även fall där jäv
prövas men inte anses föreligga ska protokollföras.
Ämnesrådet beslutade 2009 om en hantering av s.k. skarpa jäv (dvs släktskapsjäv enligt
förvaltningslagen). De ansökningar som berörs stannar i sökt beredningsgrupp. Gruppens ledamöter
– exklusive den person som är jävig – gör en kvalitetsbedömning av ansökan, men prioriterar den
inte. Anser ledamöterna att den håller hög kvalitet, t.ex. Stark ansökan med mindre svagheter (betyg
4, mycket bra) eller högre, går den till omfördelningspanelen, där den konkurrerar med övriga
ansökningar i panelen. Och om omfördelningspanelen finner den värd att finansiera ska den komma
beredningsgruppen tillgodo för efterföljande års ingångsvärden.
Jämställdhet
Vetenskapsrådet ska främja jämställdheten inom sitt verksamhetsområde. Mot den bakgrunden har
Vetenskapsrådets styrelse beslutat om en jämställdhetsstrategi (se bilaga 4 för detaljer). Ett av de
operationella målen i jämställdhetsstrategin är ”samma beviljandegrad för kvinnor och män och
samma genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till
forskningens karaktär och till stödformen.” Mot bakgrund av detta mål ska en beredningsgrupp,
innan den fastställer sitt förslag till bidragsfördelning, räkna ut beviljandegraden i förslaget och den
genomsnittliga bidragsstorleken för kvinnor respektive män samt förhålla sig till och eventuellt
kommentera utfallet.
5
Unga forskare
Vetenskapsrådets styrelse har slagit fast att ämnesråd, råd och kommittéer, med bibehållande av
höga kvalitetskrav, ska ge goda förutsättningar för forskare i början av sin karriär. Därför har
ämnesrådet ett ansvar för att minst 1/3 av det årliga beslutade totalbeloppet för projektstöd samt stöd
till anställningar och stipendier varje år fördelas till unga forskare, dvs. forskare med mindre än 8
års karriärålder. Inom HS ligger andelen unga som regel betydligt högre. Beredningsgrupperna bör
dock notera antalet unga forskare bland de prioriterade projekten.
Långsiktighet
Ämnesrådet har i uppdrag att göra insatser för att öka långsiktigheten och förbättra förutsättningarna
för forskning genom att stöd till forskare utvecklas mot genomsnittligt högre bidragsbelopp och mot
genomsnittligt längre bidragsperioder. Beredningsgruppen ska mot den bakgrunden inte
schablonmässigt föreslå treårsbidrag utan göra en rimlighetsbedömning baserad på sökt belopp och
bidragsperiod.
Utlämnande av handlingar
Fram till det att ämnesrådet fattar sina bidragsbeslut, i oktober, är alla uppgifter om beredningens
utfall konfidentiella. Om någon begär att få ta del av en ansökan eller hur den har bedömts ska de
hänvisas till respektive beredningsgrupps handläggare (se bilaga 1 för kontaktuppgifter).
Omfördelning
Årligen avsätter ÄR-HS en andel av sin totala budget att fördela i konkurrens mellan ansökningar
från olika ämnesområden. Det innebär att projekt närmast under det preliminära budgetstrecket från
varje beredningsgrupp går vidare till en omfördelningspanel. Antalet ansökningar som
beredningsgruppen skickar vidare till omfördelningspanelen varierar beroende på gruppens storlek.
Omfördelningspanelen granskar dessa ansökningar på nytt och upprättar sedan en egen
prioriteringslista över dem, där ca hälften kommer att finansieras. Utfallet i omfördelningspanelen
får konsekvenser för fördelning av beredningsgruppernas budget nästkommande år.
2.3. Ansökningar som ska bedömas av HS ordinarie beredningsgrupper i
utlysningen 2013
Projektbidrag
Projektbidrag söks av enskild forskare (projektledaren) och kan ges för att lösa en definierad
forskningsuppgift under en bestämd period. Bidragstiden är längst fem år. Projektledaren ska vara
disputerad. Merparten av de ansökningar beredningsgruppen har att bereda är projektbidrag.
2013 års utlysning av projektbidrag inom HS innehåller även en särskild satsning på forskning om
Civila samhället. För att komma i fråga för inriktningen Civila samhället måste ansökan innehålla
bilaga c3 med en beskrivning av projektets relevans för området och hur projektet bidrar till den
6
vetenskapliga utvecklingen inom detta. Ansökningarna konkurrerar i övrigt med övriga
projektbidragsansökningar inom beredningsgrupps ansvarsområde.
Planeringsbidrag, RFI
Bidragsformen är avsedd att göra det möjligt för svenska forskare att i ett tidigt skede delta i
planeringen inför ny nationell eller internationell forskningsinfrastruktur. Beslutas och finansieras
av RFI.
Stöd till stora databaser, RFI
Bidrag till stora databaser avser att ge resurser till uppbyggnad och underhåll av forskningsdatabaser
med syfte att göra dessa tillgängliga som en gemensam resurs för svensk forskning. En förutsättning
för bidrag är att det tydligt framgår vilka vetenskapliga frågor som databasen kan bidra till att
belysa. Beslutas och finansieras av RFI.
Driftsbidrag, RFI
Bidragsformen syftar till att ge forskare ökad tillgång till nationell och internationell infrastruktur
genom att bidra till drift, underhåll och användarstöd för befintlig infrastruktur. Beslutas och
finansieras av RFI.
Dyrbar vetenskaplig utrustning, RFI
Bidrag till dyrbar vetenskaplig utrustning (>2 miljoner kronor) är ett investeringsbidrag till
forskningsinfrastruktur av nationellt intresse. Vetenskapsrådet har som mål att genom sin fördelning
av medel till dyrbar vetenskaplig utrustning ge svenska forskare ökad tillgång till nationell och
internationell infrastruktur för grundläggande och tillämpad forskning. Det förutsätts att det finns en
nationell eller internationell användarbas bestående av flera forskargrupper. Beslutas och finansieras
av RFI.
Övriga bidragsformer
Inom vissa beredningsgrupper kan det i årets beredning även förekomma enstaka ansökningar om
forskningssamarbeten mellan svenska och kinesiska forskare,
operativt stöd till polarforskning,
projektbidrag - statistik i empiriska vetenskaper.
För dessa ansökningar ska beredningsgrupperna som regel göra en bedömning av den vetenskapliga
kvaliteten på samma sätt som för vanliga projektbidrag. Särskilda kriterier och hanteringsordningar
kan dock komma att aktualiseras. Dessa bidrag beslutas och finansieras inte av ÄR-HS.
7
3. Granskning och betygssättning av ansökningar
inom ÄR-HS:s ordinarie beredningsgrupper
3.1. Rollfördelning
Beredningsgrupperna har utsetts av ämnesrådet. Ordförande, som även är ledamot i ämnesrådet, har
en väsentlig roll som förmedlare av styrelsens och ämnesrådets intentioner för beredningen samt för
återkoppling till ämnesrådet. Ordföranden och personal vid Vetenskapsrådet upprätthåller
gemensamt ämnesrådets och Vetenskapsrådets policy i beredningsarbetet. Beredningsgruppen ska
inom sig utse en vice ordförande som leder beredningsgruppsmötet då ordförande måste lämna
möteslokalen vid jäv eller av andra skäl.
Varje beredningsgrupp har en ansvarig handläggare samt ytterligare en person från Vetenskapsrådet
vilkas uppgifter är att bistå ordförande i planeringen av mötet, ansvara för den administrativa
hanteringen i beredningen samt förmedla sakkunskap om hanteringsordning, regler, praxis etc.
Huvudsekreteraren har ett övergripande vetenskapligt ansvar för beredningsprocessen, besvarar
frågor av principiell natur och hanterar inkomna klagomål efter beslut.
Beredningsarbetet utförs i Vetenskapsrådets webbprogram VR-Review (användarguide finns som
bilaga). Beredningsgruppsordföranden har större befogenheter i VR-Reviewsystemet än övriga
granskare. Han eller hon är också ansvarig för att yttrandena överensstämmer med det som
beredningsgruppen kommit överens om.
3.2. Bedömningskriterier och betygskala
Baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet
Granskningen i VR-review ska göras med utgångspunkt i fyra baskriterier för bedömning av
vetenskaplig kvalitet, vilka specificeras i rutan nedan. Dessa fyra baskriterier är tänkta att återge en
ansökans ”kvalitetsprofil”. Ett syfte med att särskilja flera bedömningskriterier är att påminna
granskaren om att göra en allsidig bedömning. Kriterierna ska tjäna som bedömningsgrund för
enskilda komponenter men det förutsätts inte att kvalitetsbegreppet uttöms genom dessa
komponenter, inte heller att deras relativa vikt är densamma för alla ansökningar. Betyget kan alltså
inte vara ett medelvärde eller en summering av delbedömningarna. Granskaren, och i förlängningen
hela beredningsgruppen, måste i varje enskilt fall ta ställning till vilken kvalitet som en ansökan har
i ett helhetsperspektiv. I normalfallet kan dock inte en starkt positiv bedömning av endast ett
kriterium väga upp en ansökans övriga svagheter vid en sammanvägning. Grundtanken är just att
förslaget ska återge ansökans kvalitetsprofil och ge vägledning till beredningsgruppen för
slutomdömet och för författandet av kommentaren i yttrandet.
Bedömningen ska vidare gälla den eller dem som ska utföra forskningen. Normalt ska den av de
disputerade forskarna som utför det mesta forskningsarbetet också vara huvudsökande. Om så inte
är fallet bör man som granskare ange det i kommentaren. Det som ska bedömas är varken ansökan
som sådan eller forskaren som yrkesmänniska, utan den sannolika kvaliteten på den forskning som
blir resultatet om projektet beviljas medel, vilket innebär att man måste väga in både projektidén
och forskarens förmåga att genomföra den. Målet är inte eleganta ansökningar utan bra forskning.
8
BEDÖMNINGSKRITERIER
Novelty and originality Nytänkande och originalitet
Projektet ska ha en självständig forskningsuppgift som förväntas leda till ny och i bästa fall
nydanande kunskap. Nytänkandet och originaliteten kan vara av olika slag, som att ge nya
svar på grundläggande frågor, generera nya grundläggande frågor och nya riktlinjer för
forskning eller göra en innovativ tillämpning av befintliga metoder/teknik på nya områden
m.m. (Bedöms på en sjugradig skala.)
Scientific quality of the proposed research Projektets vetenskapliga kvalitet
Bedömningen gäller i vilken grad projektet är teoretiskt och metodisk välinformerat och
stringent samt i vilken grad de förväntade resultaten har generell räckvidd. Projektet bör ha
tydliga inslag av grundforskning och ligga nära eller vid forskningsfronten. (Bedöms på en
sjugradig skala.)
Merits of applicant(s) Sökandes1 kompetens
Bedömningen gäller den sökandes, inklusive eventuella medverkandes, specifika kompetens
för projektet. Hög kompetens är en förutsättning för att ett projekt som är bra beskrivet också
kommer att kunna genomföras enligt planerna. Denna bedömning ska primärt gälla den eller
de forskare som utför det huvudsakliga vetenskapliga arbetet inom projektet. (Bedöms på en
sjugradig skala.)
Feasibility Genomförbarhet
Här görs en bedömning av övriga förutsättningar för projektets genomförbarhet, t.ex. ska
metod, data och källor vara så beskrivna att förtroende inges om att forskningsuppgiften kan
lösas, men kriterier kan också användas för bedömning av rimlighet i datas tillgänglighet,
studiens design och tidsbestämning, institutionella och eller legala förutsättningar. (Bedöms
på en tregradig skala.)
Till dessa kriterier finns ytterligare en ruta, som ikryssas då granskare anser att det saknas
information för bedömaren/gruppen att ta ställning till kvaliteten på något av kriterierna.
Betygsskalan
Den allsidiga bedömningen görs genom den för Vetenskapsrådet gemensamma betygsskalan. En
sjugradig betygsskala ska användas för tre av de fyra bedömningskriterierna, samt användas som ett
sammanfattande omdöme av ansökan. Det fjärde bedömningskriteriet (genomförbarhet) graderas på
en tregradig skala. Skalstegens definitioner ges i rutan nedan. Betygen används inte som en
mekanisk metod för medelsfördelning. Blanketterna har också fält där det är möjligt att skriva in en
kommentar. Kommentaren kan ge en djupare information om bedömningen av ansökan än vad som
framgår av betygssättningen.
1
Notera att detta kan avse en eller flera sökande
9
BETYGSSKALAN
OUTSTANDING / Enastående
Exceptionally strong application with neglible weaknesses/
Exceptionellt stark ansökan med försumbara svagheter
7
EXCELLENT / Utmärkt
Very strong application with negligible weaknesses /
Mycket stark ansökan med försumbara svagheter
6
VERY GOOD TO EXCELLENT / Mycket bra till utmärkt
Very strong application with minor weaknesses /
Mycket stark ansökan med mindre svagheter
5
VERY GOOD / Mycket bra
Strong application with minor weaknesses /
Stark ansökan med mindre svagheter
4
GOOD / Bra
Some strengths, but also moderate weaknesses /
Vissa styrkor men också vissa svagheter
3
WEAK/Svag
A few strengths, but also at least one major weakness
or several minor weaknesses /
Några styrkor men åtminstone en större svaghet eller ett
flertal mindre svagheter
2
POOR/Dålig
Very few strengths and numerous major weaknesses /
Mycket få styrkor och ett flertal större svagheter
1
Granskaren kan även välja “Insufficient/Otillräcklig” om det saknas information i ansökan för att
bedöma dess kvalitet.
Som komplement till denna skala finns också en tregradig skala för vissa villkor. Ett exempel på detta
är kriteriet Genomförbarhet /Feasibility:
Feasible/Genomförbart
3
Partly feasible/Delvis genomförbart
2
Not feasible/ Ej genomförbart
1
Även här kan granskaren markera ”Insufficient/Otillräcklig” när information saknas för att kunna
bedöma kriteriet.
10
3.3. Granskningsprocessen
Fördelning av ansökningar på beredningsgrupp och granskare
När alla ansökningar kommit in till VR skapar kanslipersonalen sammanfattande listor över
ansökningar till respektive beredningsgrupp. Listorna sänds till beredningsgruppernas ordförande.
Hon eller han ansvarar sedan för att fördela ansökningarna på granskare inom beredningsgruppen,
bedöma om någon/några av dem kräver samråd eller om de bör flyttas helt och hållet till en annan
beredningsgrupp eller annat ämnesråd/kommitté. Ordföranden ska också avgöra om någon ansökan
behöver extern granskning, då beredningsgruppen kan sakna kompetens för just den ansökan eller
om jäv föreligger.
Granskarna får tillgång till de ansökningar som de ska granska i granskningssystemet VR-review
där de vid behov även kan beställa utskrifter (print on demand).
Varje ansökan ska granskas av minst tre ledamöter, där en blir förslagsställare. Den som är
förslagsställare i VR-Review får blanketten ”förslag till yttrande” och de övriga får blanketten
”minnesanteckning”. Detta innebär att det endast är förslagsställaren – vid sidan av ordföranden –
som kan gå in och redigera texten i det som senare blir ansökans yttrande.
Anmäla jäv
Det är viktigt att alla ledamöter redan från början uppmärksammar alla jävsförhållanden
(Vetenskapsrådets jävsregler återfinns i bilaga 3). Om man som granskare finner att man är jävig för
en viss ansökan ska detta omgående meddelas till ordföranden och ansvarig handläggare så att ny
granskare snabbt kan utses. Jävsförhållanden ska noteras i VR Review-systemet.
När alla jäv har registrerats och ansökningar har fördelats på granskare, externa granskare och
samråd påbörjas själva granskningen. Granskningsarbetet sker i två steg, där de ansökningar som
bedöms som mest konkurrenskraftiga går vidare till en andra granskning.
Granskning steg 1.
Uppdraget som granskare i steg 1 utförs genom att man inför det första beredningsgruppsmötet
fyller i blanketten ”förslag till yttrande” (för förslagsställaren) eller blanketten ”minnesanteckning”
(för övriga granskare) för de ansökningar som man tilldelats i VR-review.
Vid det första beredningsgruppsmötet är gruppens viktigaste uppdrag att, med utgångspunkt från
granskarnas kommentarer och förslag till yttranden, identifiera ungefärligen den tredjedel av
projektansökningarna som har störst chanser att beviljas finansiering, vilka sedan går vidare till steg
två av granskningen. För de två tredjedelar av projektansökningarna som inte anses
konkurrenskraftiga behöver ingen prioritetsordning upprättas, men ett yttrande som återspeglar
beredningsgruppens samlade bedömning av varje enskild sådan ansökan ska upprättas vid denna
tidpunkt. Detta yttrande ska, som alla yttranden, innehålla delbetyg, ett sammanfattande betyg samt
skriftliga kommentarer (se avsnitt 3.4. nedan för riktlinjer gällande yttrandet).
Beredningsgruppen ska också bedöma om det finns behov av granskning i annan beredningsgrupp,
annat ämnesråd eller behov av extern granskare. Om beredningsgruppen anser att någon ansökan
ska avföras av formella skäl bör även det noteras av ansvarig handläggare i samband med steg ett
(se vidare under avsnitt 3.4. nedan)
11
I övrigt bör beredningsgruppen i sin bedömning vara särskilt uppmärksam på om ansökan är en
tilläggsansökan till ett av Vetenskapsrådet redan beviljat bidrag, om projektledarens aktivitetsgrad i
projektet är mindre än 20 procent (aktivitetsgrad ska framgå i sökt budget) samt om ansökan primärt
avser att finansiera doktoranders avhandlingsarbete. Vetenskapsrådet kan finansiera lönemedel till
doktorander under förutsättning att:
Doktorandens insats utgör en integrerad del i den huvudsökandes forskningsprojekt, medan,
omvänt, den huvudsökandes insats inte utgör en del i doktorandens avhandlingsprojekt.
Medel inte söks för finansiering av doktoranders kursläsning och undervisningsaktiviteter.
Doktorander kan inte under några omständigheter själva stå som sökande av forskningsmedel hos
VR.
De ansökningar som inte går vidare från steg 1 avslås inte formellt förrän ämnesrådet fattar sitt
gemensamma finansieringsbeslut vid beslutsmötet i oktober. Alla ansökningar som av en eller
annan anledning inte är färdiggranskade, till exempel för att eventuellt samråd inte hunnit
genomföras, att ett administrativt misstag har begåtts, att en granskare blivit sjuk eller att gruppen
anser att den behöver granskas ytterligare, måste gå vidare till steg 2.
Granskning steg 2
De ansökningar som kvarstår efter steg 1 genomgår en ny granskning. I detta steg förväntas samtliga
ledamöter läsa alla ansökningar, med undantag för dem där man är jävig. På samma sätt som i steg 1
fyller varje ledamot i blanketten ”förslag till yttrande” eller ”minnesanteckning” inför det andra
beredningsgruppsmötet, som är i augusti/september.
Vid detta möte är gruppens viktigaste uppdrag att enas om den prioriteringslista som ska ligga till
grund för ämnesrådets beslut i oktober. Ofta är det klokt att prioritera cirka dubbelt så många
ansökningar som, givet den preliminära budgeten, ser ut att kunna finansieras inom
beredningsgruppens ämnesområde.
Beredningsgruppen ska också ge förslag till finansiering för de prioriterade projekten. Beloppen
måste vara desamma för samtliga år projektet föreslås få bidrag, annars fungerar inte
omfördelningsprinciperna. Om en beredningsgrupp rekommenderar att endast delar av ett projekt
ska finansieras måste det framgå av yttrandet vilka delar av projektet som anses värda att finansiera
så det kan anges som ett särskilt kontraktsvillkor (se avsnitt 3.4 nedan för ytterligare riktlinjer).
Vidare ska gruppen upprätta ett yttrande för varje ansökan som gått vidare till steg 2. Detta yttrande
ska i likhet med de yttranden som upprättades till de ansökningar som inte gick vidare från steg 1
innehålla delbetyg för varje bedömningskriterium, ett sammanfattande betyg och skriftliga
kommentarer (se riktlinjer under avsnitt 3.4). Det är viktigt att alla förslag till yttranden finns
inlagda i VR-Review före ämnesrådets beslutsmöte.
Beredningsgruppen ska även notera vilka av de prioriterade ansökningarna som är aktuella för den
särskilda satsningen på Civila samhället, dvs de ansökningar som innehåller bilaga c3, och nominera
högst så många som ryms inom budgetramen 3,5 M kr av dessa för slutgiltig bedömning.
Därutöver ska gruppen bedöma och upprätta yttranden till de övriga ansökningar gruppen fått i
uppdrag att granska, till exempel samråd eller ansökningar om infrastrukturbidrag (se vidare avsnitt
4).
12
Vid något av de två beredningsgruppsmötena ska även inkomna slutrapporter för slutförda projekt
granskas och eventuellt godkännas.
Protokoll
För varje beredningsgrupp sammanställs skyndsamt ett protokoll efter respektive grupps möte.
Protokollet består av en gängse protokollsdel, samt bilagor enligt mall. Bilagan för vanliga projekt
ska i steg 1 innehålla en sammanställning av vilka ansökningar som föreslås gå vidare och vilka som
avstyrks för vidare bedömning. Betyg enligt den sjugradiga skalan ska anges för de ansökningar
som föreslås få avslag efter kvalitetsbedömning. I steg 2 ska protokollet dessutom innehålla en
prioritering (ranking) av de ansökningar som kan komma ifråga för finansiering,
finansieringsförslag för respektive projekt, bilaga 2 – en sammanfattande bedömning av årets
beredningsomgång – samt, som bilaga 3, ett så kallat jävsprotokoll som ska undertecknas av
ordförande och ansvarig handläggare vid Vetenskapsrådet. Protokollen från
beredningsgruppsmötena blir inte offentlig handling förrän ÄR-HS fattat sina finansieringsbeslut.
Beslut
I oktober fattar ämnesrådet finansieringsbeslut om de projektansökningar som bereds av ÄR-HS.
Beslutet baseras på det underlag som beredningsgrupperna och omfördelningspanelen tar fram.
Fram till det att ämnesrådet fattat sitt beslut är alla uppgifter om beredningens utfall konfidentiella.
Eventuella skriftliga klagomål som kommer ledamöter eller ordförande tillhanda ska alltid skickas
till registrator vid Vetenskapsrådet som sätter huvudsekreteraren som ansvarig handläggare för
ärandet. I de fall ärendet rör arbetet i beredningsgruppen eller en ämnesspecifik fråga kontaktar
normalt huvudsekreteraren beredningsgruppens ordförande och ber om synpunkter innan
klagomålet besvaras.
3.4. Riktlinjer för utformning av yttranden, bedömning av
projektkostnader samt formella skäl till att avföra en ansökan
Yttranden
För varje ansökan som bereds av beredningsgruppen ska ett för gruppen gemensamt yttrande
utformas. Ordförande är ansvarig för att detta förs in på en yttrandeblankett i VR-review. Detta
yttrande blir offentlig handling och sänds till den sökande efter att ÄR-HS fattat sitt
finansieringsbeslut i oktober.
För samtliga ansökningar ska yttrandet innehålla både betyg och skriftlig motivering för såväl
baskriterier som det sammanvägda betyget. Delbetyg och sammanfattande betyg ska
beredningsgruppen besluta om på beredningsgruppsmötet. Den skriftliga motiveringen, som måste
vara väl genomarbetat och ge tydlig information om på vilka grunder betygsättningen är gjord,
färdigställs i slutlig form efter mötet. Förslagsställaren ansvarar för att ta fram ett utkast till skriftlig
motivering vilken sedan ska godkännas av ordföranden. Vid utformandet av denna skriftliga
motivering ska följande aspekter beaktas:
13
Motiveringen ska återspegla beredningsgruppens gemensamma bedömning, som är
resultatet av samtliga underlag inför, liksom av diskussionen och beslutet på,
beredningsgruppsmötet. Den ska inte vara en enskild ledamots bedömning.
Motiveringen bör fokusera på vad som är styrkor och svagheter i det föreslagna projektet,
inte på att sammanfatta innehållet i ansökan.
Motiveringen måste överensstämma med såväl delbetygen som det sammanfattande
sifferbetyget. En projektansökan som får t ex betyg 4 (”stark ansökan med vissa
svagheter”) ska också ha ett skriftligt omdöme som lyfter fram vad som gör projektet
starkt och vilka svagheter gruppen ser.
I den mån det finns ett externt yttrande/samrådsyttrande till ansökan ska
beredningsgruppens skriftliga motivering förhålla sig till innehållet och bedömningen i
detta yttrande.
Yttrandet ska vara skrivet på svenska eller engelska (för RFI-ansökningar på engelska).
Bedömning av projektkostnader
Beredningsgrupperna kan rekommendera andra belopp än de som sökts (vilket de också vanligen
gör). I själva bedömningen av projekten ska dock endast den vetenskapliga kvalitén bedömas. Den
princip som ska styra beredningsgruppens bedömning av projektets budget är att det belopp som
gruppen föreslår ska vara så stort att det bedöms räcka för att kunna genomföra det projekt som
föreslås i ansökan. Olika nivåer för indirekta kostnader ska inte vägas in i den bedömningen.
I bedömningen av projektens budgeterade kostnader bör beredningsgrupperna, samtidigt som de
iakttar kraven på vetenskaplig kvalitet, ta hänsyn till följande omständigheter:
Bör forskningsprojektet genomföras på annan, vanligtvis kortare tid än den som angetts i
ansökan?
Bör forskningsprojektet genomföras med ett annat, vanligen mindre antal forskare
inblandade?
Finns inslag i projektet som inte uppfyller kvalitetskraven och som därmed måste tas bort
ur projektet?
Om en beredningsgrupp rekommenderar att endast delar av ett projekt ska finansieras ska yttrandet
över ansökan klargöra vilka delar av projektet som anses värda att finansiera, så det kan anges som
ett särskilt kontraktsvillkor.
Vetenskapsrådet lämnar bidrag till forskningsprojekt och förbinder sig inte att helfinansiera de
forskare som tilldelas bidrag. Normalt finansierar ämnesrådet bara en del av varje forskares
arbetstid. Praxis är att bevilja bidrag som motsvarar finansieringen av enskilda forskares arbetsinsats
enligt följande:
Forskare (utan
universitetstjänst)
Finansieras
med högst
75 %
av en heltidstjänst
Lektorer
Finansieras
med högst
50 %
av en heltidstjänst
Professorer
Finansieras
med högst
50 %
av en heltidstjänst
Doktorander
Finansieras
med högst
100 %
av en heltidstjänst
under 3 år eller
Doktorander
Finansieras
med högst
75 %
av en heltidstjänst
under 4 år
14
Att avföra ansökningar av formella skäl
En ansökan kan avföras av formella skäl, vilket innebär att den avförs från vidare beredning utan att
bli sakbedömd eller betygsatt. För att en ansökan ska avföras av formella skäl krävs ett
myndighetsbeslut. Ett ämnesråd, eller en beredningsgrupp, ska därför inte själv besluta om att
avföra en ansökan av formella skäl. Om en granskare under bedömningsarbetet identifierar
anledningar till att en ansökan bör avföras av formella skäl har han eller hon dock ett ansvar att
påtala detta för beredningsgruppens handläggare, som sedan övertar ansvaret för att hantera ärendet
vidare. (Normalt räcker det att bedömaren framför det observerade skälet under
beredningsgruppsmötet, en protokollsanteckning görs, så övertar VR-handläggaren sedan ansvaret
för den vidare hanteringen. Dock ej i brådskande fall!)
Om ansökan är ofullständig ska granskaren avgöra om ansökan ändå kan bedömas utan negativa
konsekvenser för ansökans beviljningschanser. Om detta är möjligt granskas ansökan som vanligt
och ofullständigheten kommenteras inte i yttrandet. Om det inte är möjligt ska bedömaren kontakta
beredningsgruppens handläggare, som undersöker om ansökan ska avföras av formella skäl eller om
det kan bli aktuellt att efterfråga en komplettering.
15
4. Hantering av ansökningar om
infrastrukturbidrag
Beredningsgrupperna kan även få ett fåtal ansökningar om infrastrukturbidrag. Det gäller
ansökningar om (1) planeringsbidrag RFI, (2) stöd till stora databaser RFI, (3) dyrbar vetenskaplig
utrustning, RFI samt (4) driftsbidrag, RFI.
Ansökningarna granskas till att börja med av RFI:s beredningsgrupper, för att avgöra om de
uppfyller kriterierna för nationell infrastruktur. Sedan träffas ordförandena för att diskutera sina
förslag och komma överens om vilka ansökningar som ska gallras. De som inte alls uppfyller
kriterierna avslås. De kvarvarande ansökningarna behandlas sedan i tre steg. I det första steget sker
bedömningen i ämnesrådens eller kommittéernas beredningsgrupper samt vid behov av externa
granskare. Skriftliga yttranden inklusive betyg från ämnesrådens beredningsgrupper ligger till grund
för beredningen i RFI:s beredningsgrupper som utgör det andra steget. I det tredje steget upprättar
en sammanvägningsgrupp med representanter från RFI:s beredningsgrupper (vanligen
ordförandena) ett beslutsunderlag till RFI. Vid mötet i november beslutar RFI om vilka ansökningar
som ska beviljas eller avslås.
Ansvarsfördelningen mellan beredningsgrupperna vid ämnesråden och RFI är sådan att den
vetenskapliga bedömningen främst görs av ämnesrådens beredningsgrupper medan RFI:s grupper
svarar för värdering av den långsiktiga och övergripande strategiska betydelsen och av hur väl
ansökan uppfyller RFI:s kriterier för forskningsinfrastruktur. Den RFI-beredningsgrupp som har
huvudansvar för ansökan ansvarar för att ansökan får en fullgod bedömning, dvs begär vid behov in
kompletterande yttranden från externa granskare.
Steg 1 – bedömning i ämnesrådens beredningsgrupper
Varje ansökan ska ges en vetenskaplig bedömning i minst en av ämnesrådens beredningsgrupper,
eller om det inte är möjligt av minst två externa granskare. Dessa beredningsgruppers yttranden ska
avges före beredningen i RFI:s beredningsgrupper.
De skriftliga yttranden som ämnesrådens beredningsgrupper avger ska vara skrivna på engelska och
innehålla betygsättning och skriftlig motivering av följande kriterier:
a) Nytänkande och originalitet
En bedömning av nytänkande och originalitet på både den forskning som är tänkt att stödjas av
infrastrukturen och den infrastruktur som ansökan avser. Bedöms enligt den sjugradiga betygsskalan
(se avsnitt 3).
b) Projektets vetenskapliga kvalitet
En bedömning av den vetenskapliga kvaliteten på den forskning som är tänkt att stödjas av
infrastrukturen. Bedöms enligt den sjugradiga betygsskalan (se avsnitt 3).
c) Sökandes kompetens
En bedömning av sökandes kompetens. Här bör både kompetens för att konstruera och/eller driva en
infrastruktur enligt vad som beskrivs i ansökan och akademiska forskningsmeriter vägas in. Bedöms
enligt den sjugradiga betygsskalan (se avsnitt 3).
16
d) Genomförbarhet
En bedömning av genomförbarheten av den infrastruktur som föreslås i ansökan. Bedöms enligt den
tregradiga betygsskala, där ”Genomförbart” är ”3”; ”Delvis genomförbart” är ”2” och ”Ej
genomförbart” är ”1” (se avsnitt 3).
e) Sammanfattande bedömning av ansökans vetenskapliga kvalitet
Ett sammanfattande betyg som reflekterar en helhetsbedömning av betygen under a-d.
Bedömningen ska motiveras under f). Bedöms enligt den sjugradiga betygsskalan (se avsnitt 3).
f) Skriftlig motivering av det sammanfattande betyget
En motivering till det sammanfattande betyget, e), där det tydligt framgår vilka överväganden som
lett fram till betyget. Beredningsgruppens yttrande kommer att skickas till de sökande tillsammans
med beslutet.
g) Potentiella användare
En bedömning av antalet kvalificerande användare som kan komma att nyttja infrastrukturen.
Bedöms enligt tregradig betygsskala, där ”Bred nationell och/eller internationell användning” är
”3”; ” Viss nationell och/eller internationell användning” är ”2” och ” Främst lokal användning” är
”1”.
h) Infrastrukturens relevans
En bedömning av infrastrukturens relevans för den forskning som är tänkt att stödjas av
infrastrukturen. Bedöms enligt tregradig betygsskala, där ”Mycket hög” är ”3”; ” Hög” är ”2” och
”Låg” är ”1”.
17
5. Översiktlig tidsplan för
beredningsgruppens arbete
Vår
Tidsplan (vår)
Händelse
Inför sista ansökningsdag
E-post till bg-ledamöter om att det är dags att logga
in, Bg-ledamöter lägger in person- och
kontouppgifter i VR Review
26 mars
Sista ansökningsdag
v 13-14
Registrering av projektansökningar
v 13-14
Preliminär fördelning av ansökningar mellan
beredningsgrupper, kortlista och faktablad sänds till
bg-ordförande
v 13-15
Ordförande, med stöd från VR-personal, fördelar
ansökningar på granskare
v 14-15
Bg-ledamöter registrerar jäv i VR Review
v 14-15
Slutgiltig fördelning av ansökningar mellan
beredningsgrupper
Från v 14
Bg-ledamöter kan beställa utskrifter via Print-onDemand
27 maj
Sista dag att flytta ansökningar mellan ämnesråd
v 16–v 23
Granskningsperiod: Bg-ledamöter läser och
betygsätter ansökningar
En vecka före bg-möte
Sista inregistrering: förslag till yttrande /
minnesanteckning
Ca tre dagar före bg-möte
Sammanställning och utskick inför bg-möten
21 maj–14 juni
Beredningsgruppsmöten
XX juni
Sista dag att efterfråga samråd från annat
ämnesråd
En vecka efter bg-möte
Bg-protokoll upprättas för steg 1
30 juni
Yttranden (steg 1) ska vara inregistrerade
18
Höst
Tidsplan (höst)
Händelse
T o m v 25
Kontakt med eventuella externa granskare,
eventuell förfrågan om samråd från annan HS
beredningsgrupp
v 23–v 33
Granskningsperiod
En vecka för bg-möte
Sista inregistrering av förslag till yttrande /
minnesanteckning
En vecka för bg-möte
Sista inregistrering av extern granskares utlåtande
Ca 3 dagar före bg-möte
Sammanställning och utskick inför bg-möten
26 aug–13 sept
Beredningsgruppsmöten
13 september
Utskick till omfördelningspanelen
24 september
Sista inregistrering av yttrande steg 2
27 september
Yttranden till RFI
8 oktober
Bg-protokoll för steg 2 färdigupprättade, listor
kompletta från bg, priolistor inlagda på gemensam
server
15 oktober
Utskick inför ämnesrådsmöte
v 42
Omfördelningspanelen har möte
v 43
ÄR-HS
v 45
Beslutsmeddelande sänds ut till sökande
(undantag livets molekyl-ansökningar)
19
Bilagor
20
Bilaga 1. Beredningsgrupper inom
humaniora och samhällsvetenskap,
handläggare och fördelning av budget 2013
Beredningsgrupper
Ordinarie beredningsgrupper inom humaniora och samhällsvetenskap 2013, inklusive
kontaktuppgifter till personal vid Vetenskapsrådet:
Beredningsgrupp HS-A
Estetiska vetenskaper, inklusive litteraturvetenskap, teater-, musik-, film- och konstvetenskap,
arkitekturhistoria
Kontakt: Anette Eriksson, e-post: anette.eriksson@vr.se, telefon: 08-546 44 133
Lucas Pettersson, e-post: lucas.pettersson@vr.se, telefon: 08-546 44 277
Beredningsgrupp HS-B
Ekonomisk forskning, ekonomisk- och kulturgeografi, statistik och demografi
Kontakt: Maja Tröen, e-post: maja.troen@vr.se, telefon: 08-546 44 266
Maria Thuveson, e-post: maria.thuveson@vr.se, telefon: 08-546 44 193
Beredningsgrupp HS-C
Sociologi, Antropologi, Etnologi, Socialt arbete, Kriminologi, Pedagogik
Kontakt: Lise-Lotte Wallenius, e-post: lise-lotte.wallenius@vr.se, telefon: 08-546 44 125
Ulrika Kaby, e-post: ulrika.kaby@vr.se, telefon: 08-546 44 124
Beredningsgrupp HS-D
Filosofi, rättsvetenskap
Kontakt: Anette Eriksson, e-post: anette.eriksson@vr.se, telefon: 08-546 44 133
John Tumpane, e-post: john.tumpane@vr.se, telefon: 08-546 44 279
Beredningsgrupp HS-E
Statsvetenskap, freds- och konfliktforskning, medie- och kommunikationsvetenskap,
informationsvetenskap
Kontakt: Lise-Lotte Wallenius, e-post: lise-lotte.wallenius@vr.se, telefon: 08-546 44 125
Sara Monaco, e-post: sara.monaco@vr.se, telefon: 08-546 44 308
Beredningsgrupp HS-F
Psykologisk forskning
Kontakt: Maja Tröen, e-post: maja.troen@vr.se, telefon: 08-546 44 266
Maria Thuveson, e-post: maria.thuveson@vr.se, telefon: 08-546 44 193
21
Beredningsgrupp HS-I
Historiska vetenskaper, arkeologi
Kontakt: Anette Eriksson, e-post: anette.eriksson@vr.se, telefon: 08-546 44 133
Jan Bolin, e-post: jan.bolin@vr.se, telefon: 08-546 44 312
Beredningsgrupp HS-J
Språkvetenskap
Kontakt: Lise-Lotte Wallenius, e-post: lise-lotte.wallenius@vr.se, telefon: 08-546 44 125
Rolf Hughes, e-post: rolf.hughes@vr.se, telefon: 08-546 44 109
Beredningsgrupp HS-K
Religionsvetenskap, utomeuropeiska språk och kulturer, antikforskning
Kontakt: Lise-Lotte Wallenius, lise-lotte.wallenius@vr.se, telefon: 08-546 44 125
Marianne Wikgren, e-post: marianne.wikgren@vr.se, telefon 08-546 44 207
Omfördelningspanel
Ämnesövergripande beredningsgrupp för bedömning av ansökningar
Kontakt:
Lucas Pettersson, e-post: lucas.pettersson@vr.se, telefon: 08-546 44 277.
Fördelning av budget mellan beredningsgrupperna 2013
Beredningsgrupp
Andel
HS-A
11,34%
HS-B
12,05%
HS-C
17,05%
HS-D
9,63%
HS-E
10,21%
HS-F
12,92%
HS-I
13,16%
HS-J
6,84%
HS-K
6,80%
22
Bilaga 2. Principer för användande av
externa granskare
Definitionen på en extern granskare är en person som utför granskning av ansökningar till stöd åt en
beredningsgrupp (eller annan beredande entitet), men som inte själv är vald ledamot. En extern
granskare kan vara ledamot av annan beredningsgrupp, eller i övrigt stå utanför Vetenskapsrådets
beredningsorganisation. Det är ofta en fördel att anlita en utländsk expert som extern granskare.
Externa granskare kostar, både i form av arvoden och av den arbetstid som läggs ned på att rekrytera
och ledsaga dem i granskningsprocessen. Därför skall användande av externa granskare vara
restriktivt. Utöver de externa granskare som är nödvändiga på grund av jävssituationer
rekommenderas att maximalt en extern granskare anlitas per tio ansökningar i gruppen. Så långt det
är möjligt ska de ombes granska flera ansökningar för att få ett underlag för jämförelse. Det innebär
att en grupp med totalt 100 ansökningar inte bör anlita mer än tio externa granskare, utöver dem
som krävs för särskilda jävsförhållanden.
En extern granskare ska i huvudsak göra samma slags bedömning av ansökan som
beredningsgruppen (och ge skriftliga kommentarer och betyg). Granskarens yttranden som
inkommer till VR är en allmän handling, likställt med beredningsgruppens slutyttrande, och ska
lämnas ut på begäran. I vissa fall kan man be en annan beredningsgrupp som helhet komma med ett
rådgivande yttrande, och även det hanteras då som ett extern yttrande.
Beredningsgruppen, eller dess ordförande, kan identifiera situationer när extern granskning behövs
och föreslå vem som ska anlitas. I normalfallet kontaktar den beredningsgruppsansvarige på
Vetenskapsrådet föreslagna externa granskare. Extern granskare ska inte ha egen ansökan i aktuell
beredningsgrupp, och måste vara ojävig i förhållande till sökande som ska bedömas.
Extern granskning är obligatorisk när ledamot av Vetenskapsrådets beslutsorgan (motsv) är sökande
(minst två externa yttranden krävs inför beslut). Övriga fall där extern granskning förekommer är
typiskt:
Jävsituation inom beredningsgruppen – man vill styrka att även en helt oberoende
granskning leder till ungefär samma resultat i bedömningen
Ansökans vetenskapliga innehåll är sådant att beredningsgruppens samlade
kompetens inte är tillräcklig för en fullvärdig bedömning
Huvudprincipen är att beredningsgruppen är fullt ansvarig för slutbedömningen av en ansökan och
förslaget till beslut. Eventuella externa granskare ersätter inte bortfall av granskare inom gruppen
(minst tre).
23
Bilaga 3. Jävsregler för Vetenskapsrådet
2006-02-21
Dnr: 111-2006-623
Beslutade av Vetenskapsrådets styrelse 2001-04-03.
Denna förkortade version fastställdes av GD 2006-02-21 på styrelsens uppdrag.
1. Vad är jäv?
Bestämmelser om jäv finns i Förvaltningslagen (1986:223), som är en generell lag för alla
myndigheter.
Enligt de inledande orden i 11 § gäller jävsreglerna den som ska handlägga ett ärende.
Begreppet handlägga täcker inte bara den som deltar vid den slutliga handläggningen av
ärendet utan även den som bereder ärendet. Avgörande här är om personen i fråga har varit
inblandad i ärendet på ett sådant sätt att han eller hon kan tänkas ha inverkat på utgången.
Nedanstående typer av jäv finns uppräknade i Förvaltningslagen.
Sakägar-, intresse- och släktskapsjäv
Den som ska handlägga ett ärende är jävig
Om saken angår personen själv, dennes make, förälder, barn, syskon eller någon
annan närstående.
Om ärendets utgång kan medföra synnerlig nytta eller skada för personen själv eller
någon närstående till denne.
Ställföreträdarjäv
Den som ska handlägga ett ärende är jävig
Om personen eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår.
Om personen eller någon närstående är ställföreträdare för någon som kan vänta
synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång.
Tvåinstansjäv
Den som ska handlägga ett ärende är jävig
Om ärendet har väckts hos myndigheten genom överklagande eller underställning av
en annan myndighets beslut, och personen hos den andra myndigheten har deltagit i
den slutliga handläggningen av ett ärende som rör saken.
24
Om ärendet har väckts hos myndigheten på grund av tillsyn över en annan myndighet,
och personen tidigare hos den andra myndigheten har deltagit i den slutliga
handläggningen av ett ärende som rör saken.
Ombuds- eller biträdesjäv
Den som ska handlägga ett ärende är jävig
Om personen fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
Grannlagenhets- eller delikatessjäv
Den som ska handlägga ett ärende är jävig
Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet
till
personens opartiskhet i ärendet.
1.1 Varför jävsregler?
Jävsregler (liksom andra så kallade förvaltningsrättsliga regler för en myndighet) har
följande funktioner.
Styra hur arbetet vid myndigheten organiseras och bedrivs för att garantera en objektiv
och opartisk hantering av ärenden.
Skapa förtroende hos berörda och allmänhet för att ovanstående sker.
2. Jävsregler vid Vetenskapsrådet
Ansvar för att jävsreglerna följs ligger dels på själva myndigheten, dels på enskilda
handläggare, vilket är det uttryck som används i lagen. Såväl tjänstemän som ledamöter
ingår i begreppet handläggare. Det gäller hela Vetenskapsrådets organisation det vill säga
styrelse, ämnesråd, kommittéer, beredningsgrupper och prioriteringskommittéer,
sakkunniga och huvudsekreterare. Vetenskapsrådets verksamhet skiljer sig på flera sätt från
verksamheten vid andra myndigheter. Bland det som skiljer sig mest är att majoriteten i
beslutande organ är utsedda som representanter för det kollektiv av forskare som direkt
berörs av besluten. Detta skapar en speciell risk för delikatessjäv (kallas även för
grannlagenhetsjäv) vilket därför utvecklas närmare nedan.
Generellt
Den som är jävig får inte handlägga ärendet, dvs. han eller hon får inte vidta någon
förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande.
Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne,
ska självmant berätta det.
25
Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon och ingen ersättare blivit tillsatt, ska
Vetenskapsrådet snarast besluta i jävsfrågan. Den som jävet gäller får delta i
prövningen av jävsfrågan endast om det inte går att utan honom eller henne besluta i
frågan och någon annan inte kan tillkallas utan alltför lång fördröjning.
Ett beslut i en jävsfråga får bara överklagas i samband med att myndighetsbeslutet i
ärendet överklagas.
Delikatessjäv
Delikatessjäv täcker in alla de situationer då någon av övriga jävsgrunder inte kan
användas. Regeln ska dock inte tillämpas rutinmässigt så fort någon annan jävsgrund inte är
formellt tillämplig. Det måste till något mera påtagligt för att den ska tillämpas.
Exempel på delikatessjäv inom Vetenskapsrådets verksamhet kan vara
nära samarbete i professionell mening
uppenbar vänskap eller ovänskap
beroendeförhållande av ekonomisk art
chefs-/medarbetarförhållande
att någon är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att
det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning
Den enskilda situationen måste bedömas utifrån såväl arten som omfattningen av
förhållandena och den tid det handlar om.
Följande situationer kan innebära en särskilt påtaglig risk för jäv och/eller kan uppfattas
som riskabla ur förtroendesynpunkt.
När en handläggare tillhör samma institution (särskilt små och medelstora) eller
motsvarande självständig ekonomisk enhet som en sökande.
När en handläggare i ett visst ärende samtidigt i ett annat sammanhang står i ett
möjligt beroendeförhållande till en sökande. Ett exempel är om den sökande har
uppdrag som utvärderare av handläggarens kompetens, bidragsansökan, institution
eller ämne.
När en handläggare har ett pågående eller nyligen avslutat nära samarbete, till
exempel i form av lärare- eller elevförhållande, eller gemensamt bedriven forskning,
med en sökande.
I vissa fall kan gemensamt författarskap av böcker eller artiklar utgöra en känslig
situation. Avgörande är om det förekommit nära samarbete i professionell mening.
Eftersom publiceringspraxis varierar stort mellan olika ämnesområden går det inte att
fastställa gemensamma riktlinjer för hela Vetenskapsrådet.
De handläggare som främst riskerar att hamna i jävsförhållanden är dem som själva är
vetenskapligt verksamma, främst ledamöter i styrelse, ämnesråd, beredningsgrupper
och prioriteringskommittéer men även sakkunniga och huvudsekreterare. Ansökningar
om forskningsstöd från ledamöter i styrelse, ämnesråd, kommittéer,
beredningsgrupper och prioriteringskommittéer får därför inte beredas i den grupp där
ledamoten är ordförande, ledamot eller observatör.
För huvudsekreterare gäller särskilda regler vad gäller forskningsstöd.
26
2.1 Förebyggande av jävsituationer
Följande riktlinjer används vid Vetenskapsrådet för att förebygga jävsituationer.
Listor över ansökningar bör på ett tidigt stadium skickas till handläggare inom
relevanta ämnesråd, kommittéer, beredningsgrupper och prioriteringskommittéer med
en anmodan att ledamöterna anmäler de ansökningar för vilka de är jäviga eller där de
anser att fara för jäv föreligger.
Ledamöterna bör uppmanas att uppmärksamma om det finns andra risker för jäv än de
exempel som ges i detta dokument.
När beredningsgrupper och prioriteringskommittéer utses och när ansökningar
fördelas ska jävsfrågan uppmärksammas och jävsituationer undvikas. Detta kan till
exempel ske genom att beredningsgrupper och prioriteringsgrupper utses först efter att
ansökningar inkommit eller att en ansökan flyttas till en annan grupp.
Handläggare, där risk för jäv föreligger, ska inte utses till föredragande för en
ansökan.
Handläggare, där risk för jäv föreligger, ska inte vara med när en ansökan behandlas i
beredningsgruppen eller prioriteringskommittén.
Då en ansökan behandlas som en del i ett kollektiv, till exempel då ett ämnesråd
samtidigt beslutar om ett större antal ansökningar enligt en prioriteringslista från en
beredningsgrupp, är endast handläggare med jäv i lagens mening förhindrade att delta.
Procedurregler vid jäv
De ovanstående riktlinjerna kan inte alltid förhindra att jävsituationer kan uppstå.
De vanligaste fallen är följande.
En rådsledamot söker bidrag eller anställning.
En ansökan faller inom ett starkt specialiserat område där det inte går att finna
ledamöter i beredningsgrupper eller prioriteringskommitté som inte står i en särskild
relation till den sökande.
I dessa och andra fall då jäv kan föreligga ska skriftliga yttranden inhämtas från minst
två utomstående sakkunniga.
Vid en jävsituation ska följande åtgärder vidtas när ett ärende behandlas.
Den som är jävig ska lämna lokalen.
Jäv ska antecknas i protokollet.
Även fall där jäv prövats men inte ansetts föreligga ska protokollföras.
Om mötet inte protokollförs ska likväl jävsprotokoll föras.
2.2 Beslut som ej direkt gäller enskilda personer
Ibland uppstår situationer som inte gäller någon speciell sökande men där en handläggare
ändå kan ha ett personligt intresse. Det kan t ex gälla att inrätta särskilda
27
forskningsprogram, prioritera särskilda forskningsområden, ge bidrag i
infrastrukturärenden, utforma riktade satsningar av olika slag och liknande.
Den viktigaste garantin för opartiskhet i sådana fall är den kollegiala kontrollen och största
möjliga öppenhet i dokumentationen av det underlag som legat till grund för beslutet.
Det är därför av stor vikt att alla handläggare i sådana sammanhang strikt bemödar sig om
opartiskhet och om att i största möjliga utsträckning dokumentera underlag för sina
bedömningar samt att alla deltagare i ett beslut noga sätter sig in i omständigheterna även
om de inte är föredragande eller specialister i ämnet.
3. Förtroendefrågor
Förtroende hos berörda och allmänheten för att myndigheten sköter sin uppgift på ett
opartiskt sätt bygger inte bara på att jävsreglerna iakttas utan även på andra principer som
därvid samverkar med jävsreglerna. Två sådana principer gäller öppenhet och
dokumentation.
3.1 Öppenhet
Även öppenheten regleras i Förvaltningslagen: "En sökande, klagande eller annan part har
rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon
enskild". Detta stadgande går längre än den allmänna principen om handlingars
offentlighet. Vetenskapsrådets handläggare bör också - när så är möjligt - visa motsvarande
öppenhet även när det inte gäller myndighetsutövning mot någon enskild.
3.2 Dokumentation
Vetenskapsrådet ska dokumentera det underlag som har funnits för olika beslut. Om ärendet
rör myndighetsutövning mot någon enskild måste dokumentationen innehålla skälen till
beslutet. Dock får skälen utelämnas om beslutet rör tjänstetillsättning, antagning för frivillig
utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart. Om
skälen utelämnas bör myndigheten på begäran kunna lämna ut dem.
Reglerna fungerar som ett skydd för den enskilde mot utlämnande av ofördelaktiga
uppgifter till andra. Så länge detta intresse inte skadas bör de skäl redovisas som finns
dokumenterade.
Ordlista
Handläggare: Alla som kan påverka ett ärendes utgång, både under förberedelserna (t ex
forskningssekreterare) och vid beslutet (t ex rådsledamöter).
Handläggning: Alla åtgärder som en myndighet vidtar från det att ett ärende inleds till dess
det avslutas inkl själva beslutet och eventuell omprövning
28
Ärende: Uttrycket "Handläggning av ärende" i lagtext syftar normalt på myndighetens
beslutande verksamhet.
Myndighetsutövning mot enskild: Beslut fattade med stöd av lag eller förordning och som
rör en enskilds rättigheter eller skyldigheter. Typexempel i VRs verksamhet är beslut i
ärenden om bidrag till forskning och anställningsbeslut.
Jäv: Med jäv menas en omständighet som rubbar förtroendet till en viss ledamots eller
tjänstemans opartiskhet vid handläggningen av ett ärende.
Sakägar- intresse- och släktskapsjäv: Här berörs enbart intressejäv. De andra två
situationerna bedöms som tillräckligt tydliga. Intressejäv föreligger om ärendets utgång kan
väntas medföra synnerlig nytta eller skada för den som handlägger ärendet. Här menas inte
personens rättsliga intresse (jfr sakägarjäv) utan det faktiska intresset. Synnerlig nytta är
inte att jämställa med särskild nytta utan det krävs något väsentligt mycket mer för att
denna situation ska vara för handen. Det typiska fallet är
att handläggaren äger aktier i ett bolag som är part i ett ärende. Storleken på aktieinnehavet
och ärendets betydelse för bolaget är avgörande.
Ställföreträdarjäv: Avser i detta sammanhang i första hand den som är firmatecknare i ett
bolag, en förening eller någon annan juridisk person eller den som är förmyndare, god man
eller förvaltare för annan fysisk person t ex underårig. Förutsättningarna är ungefär
desamma som i punkten 1.
Tvåinstansjäv: Den som ska handlägga ett ärende i högre instans har tagit sådan befattning
med saken redan i lägre instans att hans eller hennes objektivitet kan sättas ifråga.
Förutsätter att ärendet har väckts antingen genom överklagande eller på grund av tillsyn.
Förutsätter också att den som ska handlägga ärendet i den högre instansen deltagit i den
lägre instansens slutliga handläggning av ärendet i fråga. Omfattar normalt inte det fallet att
någon hos en och samma myndighet deltar i olika skeden av ett ärendes handläggning.
29
Bilaga 4. Vetenskapsrådets
jämställdhetsstrategi 2010–2012
Observera! Jämställdhetsstrategin för 2010-2012 gäller för 2013 års beredning och i övrigt tills en
ny jämställdhetsstrategi beslutas
Mål för Vetenskapsrådets jämställdhetsarbete
Vetenskapsrådet ska, enligt instruktionen, främja jämställdheten inom sitt verksamhetsområde. Strategin för att utföra denna uppgift är att sträva efter jämställdhet i hela
myndighetens verksamhet. Vetenskapsrådet ställer upp följande operationella mål.
Vetenskapsrådet ska
uppnå och behålla en jämn könsfördelning i sina beredningsgrupper,
vidmakthålla att andelen kvinnor och män bland dem som söker bidrag hos
Vetenskapsrådet motsvarar kvinnors och mäns andelar bland de potentiellt
sökande forskarna,
ha samma beviljandegrad1 för kvinnor och män och samma genomsnittliga storlek
på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens
karaktär och till stödformen.2
Styrelsen har ansvaret för att Vetenskapsrådets strategi genomförs. För att målen ska
uppnås krävs insatser av hela myndigheten, inklusive ämnesråd, råd och kommittéer.3
Där inget annat anges, ansvarar generaldirektören för att jämställdhetsarbetet drivs
framåt.
Inledning
Denna strategi avser Vetenskapsrådets verksamhet som forskningsfinansiär. Arbetet med
att åstadkomma jämställdhet inom Vetenskapsrådet som myndighet behandlas i en
särskild jämställdhetsplan.
Vetenskapsrådets huvuduppgift är att fördela forskningsstöd till den forskning som har
högst vetenskaplig kvalitet och som bäst främjar förnyelse. För att klara denna uppgift
krävs att bedömningen av ansökningar sker på ett sakligt sätt. I en saklig bedömning
ingår att den ska vara könsneutral; Vetenskapsrådet ska stödja de allra bästa forskarna
oavsett om de är kvinnor eller män.
Vetenskapsrådet utgår från att forskningskapacitet finns i samma utsträckning hos båda
könen. Vetenskapsrådet har vidare som utgångspunkt att forskningen gagnas av att både
kvinnor och män deltar och bidrar med sin kompetens och sina erfarenheter.
1
Med beviljandegrad för kvinnor respektive män menas andelen beviljade ansökningar av samtliga
inkomna ansökningar från kvinnor respektive män.
2
Måluppfyllelsen måste självfallet bedömas med avseende på ett tillräckligt stort antal beslut.
3
Här avses ämnesrådet för humaniora och samhällsvetenskap, ämnesrådet för medicin och hälsa,
ämnesrådet för naturvetenskap och teknikvetenskap, rådet för forskningens infrastrukturer, utbildningsvetenskapliga kommittén och kommittén för konstnärlig forskning och konstnärligt utvecklingsarbete.
30
Jämställdhet är också en rättvisefråga. Kvinnor och män ska ha samma möjligheter att
forska och göra karriär som forskare.
För att uppnå jämställdhet inom Vetenskapsrådets verksamhetsområde krävs långsiktigt
och uthålligt arbete och kontinuerlig uppmärksamhet på att vunna framsteg i jämställdhetshänseende inte går förlorade. Myndigheten ska fortlöpande följa upp och analysera
sin verksamhet ur ett jämställdhetsperspektiv samt vidta nödvändiga åtgärder med
anledning av resultaten. Vetenskapsrådet ska också informera om jämställdhetsarbetet.
Därutöver ska Vetenskapsrådet ägna uppmärksamhet åt hur genusforskningens resultat
kan bidra till att förbättra jämställdheten i myndighetens verksamhetsområde.
Lagar, förordningar och regleringsbrev
Jämställdhet mellan kvinnor och män tas upp i det juridiska regelverket, t.ex. i
regeringsformen 1 kap. 2 §, diskrimineringslagen (2008:567), högskolelagen
(1992:1434) och högskoleförordningen (1993:100).
I Vetenskapsrådets instruktion (2009:975) 1 § 14 stadgas att Vetenskapsrådet ska främja
jämställdhet mellan kvinnor och män inom sitt verksamhetsområde. Måluppfyllelsen ska
redovisas i Vetenskapsrådets årsredovisningar i enlighet med de krav som fastställs av
regeringen i regleringsbrev.
Processer för att nå målen
Vetenskapsrådet ska analysera sin verksamhet i ett jämställdhetsperspektiv och följa upp
i vilken utsträckning målen har uppnåtts. Detta ska ske årligen i samband med presentationen för styrelsen av utfallet av årets allmänna utlysning och i samband med
utarbetandet av årsredovisningen. Jämställdhetsfrågorna ska diskuteras i styrelsen och i
övriga delar av organisationen och behövliga åtgärder ska vidtas. Vidare ska en mer
övergripande jämställdhetsanalys göras vid slutet av styrelsens treåriga mandatperiod.
När en ny styrelse tillträder ska den fatta beslut om en jämställdhetsstrategi för sin
mandatperiod.
I det följande beskrivs närmare hur de uppsatta operationella målen ska nås.
1 Jämn könsfördelning i Vetenskapsrådets beredningsgrupper
”Vetenskapsrådet ska uppnå och behålla en jämn könsfördelning i sina
beredningsgrupper” (mål 1).
I detta sammanhang anses jämn könsfördelning råda i en grupp när ingetdera könet utgör
mindre än 40 % av ledamöterna.
Innan beredningsgrupper tillsätts, ska könsfördelningen övervägas. Jämställdhetsarbetet
ska vara långsiktigt. Det innebär bl.a. att inom vissa områden, där män är starkt
underrepresenterade bland högskolans lärare och forskare, måste Vetenskapsrådet vara
uppmärksamt på att inte överutnyttja de fåtaliga männen. I de fall där kvinnorna är det
starkt underrepresenterade könet ska motsvarande hänsyn tas.
Om den föreslagna sammansättningen av en beredningsgrupp ligger utanför intervallet
40 % - 60 % ska detta framgå av underlaget till berörd huvudsekreterares beslut. I
underlaget ska det också finnas en motivering för avvikelsen, där det anges vilka
31
ansträngningar som gjorts för att få en jämn könsfördelning.
Även när andra grupper tillsätts och när beslut fattas om Vetenskapsrådets representation
i externa nationella och internationella organ ska jämställdhetsaspekten vägas in.
2 Kvinnors och mäns sökaktivitet
”Vetenskapsrådet ska bevaka att andelen kvinnor och män bland dem som söker bidrag
hos Vetenskapsrådet motsvarar kvinnors och mäns andelar bland potentiellt sökande
forskare” (mål 2).
Såväl kvinnliga som manliga forskare ansöker för närvarande om forskningsstöd hos
Vetenskapsrådet i en utsträckning som motsvarar deras andel av dem som kan anses vara
potentiellt sökande forskare. Om detta förhållande skulle ändras framöver, kommer
Vetenskapsrådet att aktivt arbeta för att få in fler ansökningar från det kön som är
underrepresenterat bland de sökande.
3 Samma beviljandegrad för kvinnor och män
”Vetenskapsrådet ska ha samma beviljandegrad4 för kvinnor och män och samma
genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till
forskningens karaktär och till bidragsformen”5 (mål 3).
Innan Vetenskapsrådet beslutar att införa en ny bidragsform eller starta ett nytt program
ska effekterna på jämställdheten analyseras och överväganden göras om några särskilda
åtgärder är påkallade. Analysen ska gälla dels den totala nivån, dels vara uppdelad på
bidragsform och ämnesområde.
När det gäller stora och långsiktiga bidrag som söks av miljöer och inte av enskilda
forskare ska jämställdheten som en kvalitetshöjande faktor betonas. Bedömningskriterier
och beredningsformer ska övervägas i ett jämställdhetsperspektiv.
Ledamöterna i ämnesråd, råd och kommittéer och i beredningsgrupper ska delges
Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi. Även övriga sakkunniga ska delges strategin,
som också ska finnas på engelska.
Vetenskapsrådets beredningshandböcker ska innehålla skriftliga anvisningar för
beredningsgrupperna, där följande uppmärksammas:
att samtliga bedömningskriterier ska vara tydliga och explicita. När utlysningar
sker, ska kriterierna redovisas på Vetenskapsrådets hemsida tillsammans med
anvisningarna för de sökande,
att endast de "forskningsaktiva" åren ska beaktas vid bedömningen av den
vetenskapliga produktionens omfattning, vilket innebär att t.ex. tid för
föräldraledighet, ledighet på grund av sjukdom eller andra liknande omständigheter
ska räknas bort,
att samma kvalitetsbedömning ska göras av meritvärdet oberoende av
om en postdoktorsvistelse sker i Sverige eller utomlands.
4
5
Se not 1.
Se not 2.
32
Handläggarna i Vetenskapsrådet ska inför varje ny beredningsomgång gå igenom
ovanstående anvisningar med beredningsgrupperna.
Innan en beredningsgrupp fastställer sitt förslag till bidragsfördelning ska beviljandegraden i förslaget och den genomsnittliga bidragsstorleken räknas ut för kvinnor
respektive män.
Huvudsekreterarna ska föredra beredningsgruppernas förslag om bidragsbeslut i ett
jämställdhetsperspektiv för respektive ämnesråd, råd och kommitté och kommentera
eventuella skillnader i beviljandegrad och genomsnittligt bidragsbelopp mellan kvinnor och
män. Dessa föredragningar ska ske innan ämnesråd, råd och kommittéer fattar beslut. Till
besluten ska bifogas respektive ämnesråds, råds och kommittés samlade bedömning av
resultatet i förhållande till Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi. Bedömningarna ska
inkludera ämnesrådets, rådets resp. kommitténs kommentarer till eventuella skillnader i
de avseenden som nämns ovan, samt en plan/strategi för att komma till rätta med dem.
Varje ämnesråds, råds och kommittés samlade skriftliga bedömning ska delges styrelsen.
I samband med generaldirektörens och ämnesrådens, rådens, och kommittéernas
presentation för styrelsen av utfallet av de årliga utlysningarna ska beviljandegraden för
kvinnor respektive män anges för varje ämnesråd, råd och kommitté och varje
bidragsform. Bidragens genomsnittliga storlek ska också redovisas uppdelat på kön. En
sammanfattning av resultaten ska tas med i Vetenskapsrådets årsredovisning. Varje
ämnesråds, råds och kommittés presentation för styrelsen ska inkludera kommentarer till
eventuella skillnader i de avseenden som nämns ovan samt en plan för att komma till rätta
med skillnaderna.
33
Bilaga 5. Principer för etikbedömning vid
Vetenskapsrådet
Forskningshuvudmannen¹ har ansvar för att den forskning som bedrivs uppfyller de villkor
och förutsättningar som anges i svensk lagstiftning.
Den sökande (projektledaren) har ansvar för att nödvändiga godkännanden finns för den
forskning som erhåller bidrag från Vetenskapsrådet.
För forskning som innefattar djurförsök krävs godkännande från djurförsöksetisk
nämnd, enligt djurskyddslagen (1988:534).
För sådan forskning som avser människor och biologiskt material från människor
och som faller under lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser
människor krävs godkännande från prövning i en etikprövningsnämnd.
För viss forskning kan ytterligare godkännanden vara nödvändiga, t.ex. för
forskning om läkemedel, genmodifierade organismer eller joniserande strålning.
Vetenskapsrådet förutsätter att nödvändiga tillstånd och godkännanden finns för den
forskning som omfattas av ansökan till Vetenskapsrådet.
Godkännanden och tillstånd ska EJ skickas till Vetenskapsrådet.
För ansökningar som beviljas bidrag från Vetenskapsrådet ska projektledaren och
företrädare för forskningshuvudmannen bekräfta att de tar ansvar för att
nödvändiga godkännanden finns då de godkänner villkoren i bidragsbeslutet.
Vetenskapsrådet förutsätter att forskning som bedrivs med stöd från Vetenskapsrådet följer
god forskningssed.
Den sökande ska i ansökan redovisa etiska frågor som forskningen i ansökan
aktualiserar och redogöra för hur de behandlas i forskningsarbetet.
¹ Forskningshuvudman: en statlig myndighet eller en fysisk eller juridisk person i vars
verksamhet forskningen utförs. Universitet eller högskola är ofta forskningshuvudman för den
forskning som bedrivs med stöd av Vetenskapsrådet.
34
Vetenskapsrådets styrelse protokoll nr. 3, 2013
Bilaga 3
Bilaga 6. Allmänna riktlinjer från
Vetenskapsrådets styrelse till råd, kommittéer
och ämnesråd inför beredningen 2013
Vid beredning av ansökningar och inför beslut om bidrag gäller följande allmänna riktlinjer
för Vetenskapsrådets ämnesråd, råd och kommittéer (ÄRK).
10.1 Ansökningar som ligger mellan eller överlappar
ämnesområden
Varje ÄRK ska ta fullt ansvar för att varje ansökan får en adekvat behandling. Det gäller även
ansökningar som ligger i gränsområdet mot ett annat ÄRK inom Vetenskapsrådet samt
ansökningar i gränslandet mot annan forskningsfinansiär. Ansökningar där flera ÄRK kan
vara berörda ska stämmas av så att berörda ÄRK har en gemensam ståndpunkt innan beslut
tas om finansiering.
10.2 Forskare i början av karriären/forskarrekrytering
Under bibehållande av höga kvalitetskrav ska ÄRK ge hög prioritet åt insatser som syftar till
att ge goda förutsättningar för forskare i början av sin karriär. Därför ska för varje år minst 1/3
av det årliga beslutade totalbeloppet för projektstöd samt stöd till anställningar och stipendier
(bidragsformer enligt bilaga 2 i Vetenskapsrådets årsredovisning) för varje ÄRK fördelas till
unga forskare dvs. forskare med mindre än 8 års karriärålder. Totalbeloppet för dessa
bidragsformer avser alla beslut under året oavsett medlens ursprung. Totalsumman per ÄRK
ska också inkludera GD:s beslut om Internationell postdok (fördelningen per ÄRK ska i detta
fall baseras på vilken panel som gör den vetenskapsliga granskningen av ansökan om bidrag).
10.3 Ökad långsiktighet
ÄRK ska göra insatser för att öka långsiktigheten och förbättra förutsättningarna för forskning
genom att stöd till forskare utvecklas mot genomsnittligt högre bidragsbelopp och mot
genomsnittligt längre bidragsperioder. Insatserna ska genomföras så att detta inte resulterar i
att förutsättningarna för unga forskare att få stöd försämras eller att jämställdhet mellan
kvinnor och män äventyras. Huvudsekreterarna ska föredra förslag om bidragsbeslut så att de
genomsnittliga bidragsbeloppen och den genomsnittliga längden av stödperioderna framgår
innan beslut. Till ÄRK:s beslut ska bifogas skriftliga redogörelser för utvecklingen av dessa
faktorer. Redogörelserna ska ingå i huvudsekreterarnas återrapportering till styrelsen.
10.4 Hantering av budget och indirekta kostnader
Vetenskapsrådets bidrag till forskningsprojekt vid universitet och högskolor ska omfatta
medel för direkta och indirekta kostnader i samma proportioner som beräknats för projektet i
sin helhet. Vetenskapsrådet begär därför att uppgifter om den totala kostnaden för ett projekt,
dvs. både direkta och indirekta kostnader.
35
Beredningsgruppernas primära uppgift är att bedöma ansökningars vetenskapliga kvalitet
enligt de anvisningar som ges av ÄRK. Beredningsgrupperna ska inte väga in olika nivåer för
indirekta kostnader i den vetenskapliga bedömningen. Beredningsgrupperna bör göra en
rimlighetsbedömning av ansökans föreslagna budget i relation till projektets genomförande
och kan då föreslå nedskärningar i projektets budget.
10.5 Hantering av open access för ansökan till Vetenskapsrådet
Vetenskaplig publicering ska bedömas oberoende av publiceringsmetod. Samtliga
sakkunnigbedömda konferens- och tidskriftspublikationer som emanerar från av
Vetenskapsrådet helt eller delvis finansierad forskning ska publiceras som open access. Om
publiceringen sker som parallellpublicering i öppna institutionella arkiv, ska deposition ske
vid publiceringstillfället och göras öppet tillgängligt inom sex månader (tolv månader efter
särskilt medgivande). Sökande av projektstöd hos Vetenskapsrådet kan ansöka om täckning
av eventuella merkostnader i samband med publicering genom open access enligt de villkor
som anges ovan.
10.6 Intressekonflikter i berednings- och beslutsprocessen
Vetenskapsrådets jävsregler, beslutade av Vetenskapsrådets styrelse 2001-04-03 och senare
fastställda av GD 2006-02-21, ska följas under berednings- och beslutsprocessen.
10.7 Jämställdhet
Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi ska beaktas. Innan en beredningsgrupp fastställer sitt
förslag till bidragsfördelning ska beviljandegraden i förslaget och den genomsnittliga
bidragsstorleken räknas ut för kvinnor respektive män. Innan ÄRK fattar beslut föredrar
huvudsekreteraren beredningsgruppernas förslag om bidragsbeslut i ett
jämställdhetsperspektiv och kommenterar eventuella skillnader i beviljandegrad och
genomsnittligt bidragsbelopp mellan kvinnor och män. När ÄRK sedan presenterar utfallet
inför styrelsen ska det ingå kommentarer till eventuella skillnader i de avseenden som nämns
ovan samt en plan för att komma till rätta med skillnaderna.
10.8 Särskilda satsningar
För särskilda medel där beslut delegerats till ÄRK åligger det respektive beslutsorgan att se
till att dessa leder till satsningar på de avsedda områdena samt att rapportera utfallet till
styrelsen efter beslut om fördelning.
10.9 Underlag för bedömning av ansökan
Underlag för bedömning av ansökan i beredningsgrupp är den inlämnade ansökan, med de
bilagor m.m. som har angivits i utlysningen. Rekommendationsbrev, stödjebrev eller liknande
skrivelser som inkommit till Vetenskapsrådet är inte del av ansökan. De ska därför inte
tillmätas något värde vid bedömning av ansökan.
36
Bilaga 7. Användarguide till VR-Review
Uppdaterad mars 2013 (JB)
Välkommen som deltagare i Vetenskapsrådets beredningsorganisation.
Vad är VR-Review?
VR-Review är ett webbaserat verktyg som innehåller dels en databas (elektroniskt arkiv), dels ett
hanteringssystem för beredningsarbetet. I databasen lagras de ansökningar om forskningsbidrag som
skickats in till Vetenskapsrådet. Ansökningarna lagras som PDF-filer och kan läsas med Adobe
Acrobat Reader (www.adobe.se).
VR-Review kommer du åt via Internet genom att öppna adressen: http://vrreview.vr.se eller följa
länken på www.vr.se. En guide till hur du använder VR-Review hittar du i slutet av detta dokument.
Vem gör vad i beredningsarbetet?
Ansökningarna fördelas på beredningsgrupper efter det att de har skickats in till Vetenskapsrådets
webbaserade ansökningssystem VR-Direct. Som deltagare i en beredningsgrupp läser du sedan via
VR-Review de ansökningar som ska granskas. Annat material kan skickas ut beroende på vilket
ämnesområde du arbetar inom. För dig som arbetar som extern granskare (ej ledamot av
beredningsgruppen) fungerar VR-Review så att endast de ansökningar du har ombetts att granska
syns på skärmen.
Om du som ledamot av beredningsgruppen föredrar att läsa ansökningarna i pappersformat, kan du
beställa dessa efter det att du har loggat in i VR-Review under menyvalet ”Mina uppgifter”.
Alla granskare ska registrera sina omdömen (minnesanteckningar/förslag till yttrande/externa
utlåtanden) i VR-Review.
Förslagsställaren (tidigare år kallad föredragande) skriver i formuläret ”Förslag till yttrande”.
Övriga granskare inom beredningsgruppen skriver i formuläret ”Minnesanteckningar” (tidigare år
kallat utlåtande eller BG-lista).
Extern granskare skriver i formuläret: ”Externt utlåtande”.
Som en säkerhetsåtgärd rekommenderar vi att du även spar kopior av ditt arbete på din egen dator,
t ex i ett ordbehandlingsprogram som MS Word.
Inget material som återfinns i VR-Review ska spridas till obehöriga. Beredningsgruppen ska avge
ett gemensamt yttrande över varje ansökan efter beredningsgruppsmötet. Gruppens yttrande samt
utlåtanden från externa granskare är offentliga handlingar efter beslut, som vid förfrågan lämnas ut
till den som begär det. Förslag till yttrande och minnesanteckningar betraktas som arbetsmaterial
och är inte offentliga handlingar.
När beredningsgruppen påbörjar sitt prioriteringsarbete sker detta i VR-Review. Slutligen
registreras prioriteringar, yttranden och förslag till beslut. Dessa tjänar
i sin tur som underlag när respektive ämnesråd/ kommitté ska fatta beslut om bidrag.
37
Hur arbetar du i VR-Review?
A. Din dator
För att arbetet ska gå så smidigt som möjligt behöver nedanstående tekniska krav vara uppfyllda.
Kraven gäller oavsett vilken plattform eller vilket operativsystem du använder.
Grundläggande krav:
Din dator måste vara ansluten till Internet för att kunna använda VR-Review.
Du måste ha en modern webbläsare samt tillåta att javascript körs.
Du måste ha en mjukvara installerad som kan läsa PDF-filer (PDF-version 1.4 eller senare).
Du måste tillåta att http://vrreview.vr.se använder så kallade Session Cookies.
Vetenskapsrådet rekommenderar:
Webbläsare för PC: Internet Explorer 8 och 9, Firefox 10-18
Webbläsare för MAC: Firefox 10-18, Safari 5-6.
PDF-läsaren Acrobat Reader (version 7 eller senare).
Att du är uppkopplad till internet med minst 128 Kbps ADSL-modem.
Att du inte går genom en proxyserver när du använder VR-Review.
Att du tillåter popupfönster för http:// vrreview.vr.se.
Om du är osäker på hur du ska lösa ovanstående instruktioner ber vi dig att kontakta den
datoransvarige på din institution/motsvarande.
B. Menyval i VR-Review
VR-Review är uppbyggt efter ett antal olika menyval vilka du hittar i vänstermarginalen. Observera att
vilka menyer du ser är beroende av vilken behörighet du har tilldelats för din/a beredningsgrupp/er.
Vissa av menyerna som beskrivs nedan kan därför saknas i ditt aktuella fall.
Mina uppgifter
Här fyller du i personliga uppgifter, kontouppgifter för arvode samt uppgifter för utskick och val av i
vilken form du vill ha beredningsgruppens material tillsänt dig. Detta måste fyllas i innan du börjar
granska ansökningar.
Mina beredningsgrupper
Här beskrivs de beredningsgrupper som du på ett eller annat sätt medverkar i. Du väljer
beredningsgrupp genom att klicka på dess namn i menyn till vänster. Du finner då detaljerad
information om beredningsgruppen, inklusive ledamöter och viktiga datum, samt kan se och läsa
samtliga ansökningar som gruppen behandlar. Här finns också Anslagstavlan, där olika dokument kan
läggas upp för att kommunicera till och/eller inom beredningsgruppen.
38
Administrera ansökningar
Här fördelas ansökningarna inom en beredningsgrupp på granskare.
Jäv
Här ska du anmäla vilka av beredningsgruppens ansökningar du är jävig för under den period då
systemet är öppet för jävsanmälningar. När denna period infaller för beredningsgruppen framgår under
menyvalet ”Mina beredningsgrupper”.
Mina ansökningar att granska
Här finner du en lista över de ansökningar som du ska granska och lämna omdömen för. Om du är
förslagsställare för en ansökan lämnar du också gruppens gemensamma yttrande efter mötet här.
Prioritera ansökningar
Här lämnas förslag till finansiering och görs andra prioriteringar. Avsnittet är i första hand avsett för
Vetenskapsrådets administratörer.
Alla beredningsgrupper
Här finns Vetenskapsrådets samtliga beredningsgrupper inklusive deras tilldelade ansökningar för det
aktuella året.
Rapporter
Här kan du som ledamot beställa rapporter över ansökningar och omdömen. Rapporterna skickas
sedan till den e-post adress du har angivit.
Inställningar
Här kan du ändra ditt lösenord till VR-Review. Du kan även här välja att se ansökningar till
Vetenskapsrådet från tidigare år.
C. Så här gör du:
Gå in på adressen http://vrreview.vr.se. Logga in med det användarnamn och lösenord som finns
på första sidan i detta dokument. Börja gärna med att läsa vänstermenyns; Hjälp.
39
Klicka på Mina uppgifter, i vänstermenyn. Här fyller du i personliga uppgifter, kontouppgifter för
eventuellt arvode samt uppgifter för ev. utskick av ansökningar. Klicka på Spara-knappen.
Under menyvalet Inställningar, kan du göra olika slags inställningar, t.ex. ändra ditt lösenord.
Klicka på Mina beredningsgrupper. Där finns en lista på de beredningsgrupper som du medverkar
i. När du klickar på en beredningsgrupp, finner du en lista på de personer som ingår i
beredningsgruppen, samt en anslagstavla där det finns gemensamma dokument för
beredningsgruppen. På den högra delen av webbsidan ser du också de datum som berör
beredningsarbetet. Observera att datumen kan vara olika för olika beredningsgrupper. Om du ingår
i beredningsgruppen finner du också alla ansökningar i beredningsgruppen här.
Klicka på Jäv. En lista över samtliga ansökningar som behandlas i beredningsgruppen visas. Här
kan du i förekommande fall kryssa i vilka ansökningar du är jävig för. När du klickar på (>>) vid
berörd ansökan finner du mer information om ansökan samt en PDF-ikon för själva ansökan och
dess faktablad. I denna bild ska du anmäla eventuellt jäv genom att kryssa i en ruta och eventuellt
lämna kommentarer till din anmälan om jäv.
Under menyvalet
Mina ansökningar att granska, finns en lista på de ansökningar för vilka du antingen är
förslagsställare eller granskare. När du klickar på (symbolen: >>) vid berörd ansökan finner du
mer information om ansökan samt en PDF-ikon som du kan klicka på för att läsa själva ansökan
med tillhörande faktablad. Här finns även formuläret där du ska skriva in ditt omdöme om
ansökan. Innan ett visst datum ska du:
som förslagsställare fylla i formuläret Förslag till yttrande.
som granskare fylla i formuläret Minnesanteckning.
som extern granskare (ej ledamot av beredningsgruppen) fylla i formuläret Externt utlåtande.
Tveka inte att höra av dig till kontaktpersonerna för beredningsgrupperna inom ditt ämnesområde
(kontaktuppgifter finns på www.vr.se under respektive utlysning) om du har frågor som rör utförandet
av granskningen eller hantering av ansökningar. Tack för att du är med och granskar ansökningar!
40
Bilaga 8. Rutiner och policy för resor vid
Vetenskapsrådet
Planera ditt resande för att göra det så tids- och kostnadseffektivt som möjligt!
Avtalad resebyrå
Respektive resenär beställer sin resa. Samtliga delar av tjänsteresan, t ex biljetter, hotellrum, hyrbil
och övriga researrangemang bokas hos avtalad resebyrå, American Express Business Travel:
American Express Business Travel
Falun
Tfn +46 243-21 30 50
Fax +46 243-21 30 60
E-post: falun@aexp.se
https://www.aexp.se
Ange kund Vetenskapsrådet, kundnummer 1612002115. Din referenskod får du från din
beredningsgrupps administrativa stöd, vilken också anges som referensperson vid beställning av resa.
SJ
Tel: +46 (0) 771-75 75 55, tonval 1
www.sj.se
Ange kundnummer 937608. Din referenskod får du från din beredningsgrupps administratör, vilken
också anges som referensperson vid beställning av resa.
Färdmedel och färdsätt
Färdsätt
Du ansvarar själv för att välja det färdsätt som är mest lämpligt med hänsyn tagen till kostnad, tid,
säkerhet och miljö.
Flyg och tåg
Flyg- och tågresor bör normalt ske i ekonomiklass eller motsvarande. Vid resor upp till 50 mil bokas
resa med tåg i första hand om det är möjligt med hänsyn tagen till tidsaspekter. Kontakta resebyrån för
konsultation i god tid före avresan.
Egen bil
Egen bil får användas om det är det billigaste färdsättet. Du får ersättning för antalet körda mil i
tjänsten. Den skattefria milersättningen uppgår för närvarande till 1,85 kr per km.
41
Till och från flygplats
Resor till och från flygplatserna utgör ofta en stor andel av resans pris. Det är framförallt taxiresorna
som är dyra, men genom att planera sin resa till och från flygplatsen kan kostnaden sänkas väsentligt. I
första hand ska flygbuss eller flygtåg användas. Flygtaxi får användas om du reser med tungt bagage.
Taxiresor till och från flygplats ska alltid bokas in som ”delad” taxi för att sänka kostnaden.
Hotell
Övernattning i samband med beredningsgruppsmöten arrangeras av Vetenskapsrådet enligt med de
uppgifter du lämnar vid förfrågan. Om du behöver ytterligare övernattning före eller efter
beredningsgruppsmötet måste du informera oss om detta vid samma tillfälle.
Reseräkning och utlägg
Blankett för utlägg i samband med resor finns på Vetenskapsrådets hemsida:
http://www.vr.se/forskningsfinansiering/blanketter och ska alltid användas för utlägg som ska
ersättas av Vetenskapsrådet. Endast en resa ska redovisas per reseräkning. I reseräkningen, som måste
vara undertecknad av resenären, tas alla uppgifter upp som behövs för att bestämma vilka
ersättningar som enligt VRs reseavtal ska utbetalas. Kvitton i original samt eventuella tåg- eller
flygbiljetter (e-ticket) ska bifogas för de utlägg som tas upp. Utländska belopp omräknas till
aktuell valutakurs vid växlingstillfället. Skicka blanketten till din beredningsgrupps administrativa
stöd.
Reseräkning avseende viss månad bör ges in före utgången av närmaste följande månad. Rätten till
ersättning enligt avtalet för viss månad är förfallen om reseräkning inte har getts in inom ett år
efter utgången av den månaden.
42