Huvudbok och bokföring

Införande av nytt ekonomisystem
Storgruppsmöte 17 oktober
NEKK
Delprojekt Ekonomihantering
Agenda
Inledning och syfte med dagen
Huvudbok och bokföring
Övergångshantering Winst
Nytt sedan senast
Avrundning
2
Vad pratade vi om 24 september?
3
Pilotförvaltningen driftsattes 1 okt enligt plan
4
Prioriterade aktiviteter i projektet just nu
• Tillsammans med piloten drar vi nya lärdomar och erfarenheter i
pilotdriften.
• Projektet ger support till piloten och gör felrättning/justeringar i
uppsättningen.
• Fokus på kvarstående utformningsfrågor
• Förberedelser inför driftstart av Utrullningsgrupp 1
• Planering av utbildning och framtagande av utbildningsmaterial
5
Syfte med dagen
• Skapa en förståelse för utformningen av Agresso vad
gäller huvudbok och bokföring.
• Informera om erfarenheter från förberedelsearbetet och
första tiden i drift från pilotförvaltningen Färdtjänsten
6
Agenda
Inledning och syfte med dagen
Huvudbok och bokföring
Övergångshantering Winst
Nytt sedan senast
Avrundning
7
Innehåll
Övergripande
Kodsträng, koddelar och relationer
Viktiga begrepp i Agresso
Processer för bokföringsorder
Utdata
Periodavslut
8
Bokföring
Försystem
Excelerator
x
x
x
Bokföring
GL07
Bokföring
GL07
BFO
Leverantörsreskontra
Anläggningsreskontra
Huvudbok
Modell, struktur,
systemadm
Order/
fakturering
Kundreskontra
Agresso
9
Två gränssnitt för användaren…
WEB
•
•
•
•
•
Bokföringsorder
Reversering av huvudbokstransaktioner
Attestera bokföringsorder
Titta på begrepp och begreppsvärden
Rapporter
Small
Medium
DESKTOP
Large
•
•
•
•
•
•
•
Allt som i webben
Bokföringsorder via Excelerator
Inläsning av bokföringsfil från försystem
Kontoavstämning
Lokala begreppsvärden (upplägg/underhåll)
Periodavslut (rapporter och körningar)
Ytterligare rapporter
• Gemensamma begreppsvärden (upplägg/underhåll)
• Underhåll av vertyper och vernrserier
Hanteras
• Upplägg av användare och roller
kommuncentralt
10
Systemvisning navigatorn..
11
Innehåll
Övergripande
Kodsträng, koddelar och relationer
Viktiga begrepp i Agresso
Processer för bokföringsorder
Utdata
Periodavslut
12
Kodsträng i Agresso
Agresso
internt namn
Antal
positioner
Konto
Ansvar
Projekt
Spec
(Anläggn.)
AktAO
Objekt
Verk
Motpart
Konto
Dim 1
Dim 2
Dim 3
Dim 4
Dim 5
Dim 6
Dim 7
4 pos
8 pos
1+6=7 pos
7 pos
7 pos
12 pos
4 pos
4 pos
(inkl.prefix)
(4p i Personec)
(7p i Personec)
13
Upplägg av lokala begreppsvärden
Exempel Ansvar
14
Upplägg av lokala begreppsvärden
Exempel Projekt
15
Systemvisning (koder)
16
Innehåll
Övergripande
Kodsträng, koddelar och relationer
Viktiga begrepp i Agresso
Processer för bokföringsorder
Utdata
Periodavslut
17
Momskod
• Används för utgående moms och anger vilken momssats som skall gälla.
• Obligatorisk i kontoklass 3. För övriga konton är momskod alltid 0.
• På varje momskod hänger ett konto för utgående moms.
• Vid registrering av försäljningsorder anges alltid belopp exklusive moms. Agresso beräknar
moms med automatik vid fakturering.
• Intäktskontot får också momskod vilket gör att momspliktig omsättning kan räknas fram även om
samma intäktskonto används för olika momssatser (viktigt för momsrapporten)
• Vid registrering av bokföringsorder ska momskod anges om bokföringsordern innehåller
utgående moms (ex. dagrapporter, försystem för kontantförsäljning). Automatisk beräkning av
utgående moms vid registrering direkt i Agresso (ej automatiskt via Excelerator).
18
Verifikationstyper och verifikationsnummerserier
• En verifikation balanserar alltid D/K i en period. Vid periodisering (tidigare Fper) skapas en ny
verifikation i de framtida månaderna.
• Buntnummer används vid fil-inläsning, finns inte i huvudboken.
• Vertyp används för att kunna urskilja från vilket försystem som verifikationen/ transaktionerna
har sitt ursprung eller vilken typ av bokföringsorder som registrerats.
• Ett attestflöde kan kopplas per vertyp varför olika vertyper krävs om olika attestflöden finns.
• Verifikationer med olika vertyp delar verifikationsnummerserier.
• För kundfakturor är fakturanummer samma som verifikationsnummer.
• Verifikationsnummer från Winst fortsätter på samma sätt som tidigare.
• Vid attest kommer BFO att kunna vara ”ankomstregistrerade” eller ”definitiva”. Dessa två status
har olika vertyper.
19
Verifikationstyper - exempel
Vertyp
Benämning
Vertyp
Vernummerserie
HX
Migrerade saldon från Horisonten
19nnnnnnnn
H0
Bfo utan attest
10nnnnnnnn
H1
Vändas utan attest
10nnnnnnnn
H2
BFO attest - ankomst
H3
Definitiv
11nnnnnnnn
H8
Vändas med attest – ankomst
H9
Definitiv
11nnnnnnnn
HR
Reversering Huvudbok
11nnnnnnnn
HM
Bokning mellan redovisningsenheter (postback)
12nnnnnnnn
E*, F*,G*
Fakturering från försystem (samma som ordernummertyp)
7xxxnnnnnnn
C*
Utbetalningar (FO) från försystem
7xxxnnnnnnn
BD
Manuell fakturering (ordernummertyp AA, AB, AC o AD)
7xxxnnnnnnn
DB
Manuella utbetalningar (ordernummertyp AG)
7xxxnnnnnnn
LA, LD, LM
Verifikationer från Winst Ankomst/definitiv/Makuleringar
xxxnnnnnnnn
O*
Betalningar kundreskontran
31nnnnnnnn
U*
Import GL07 och GL07-AP(Personec, Utbet Rix, Pluto osv)
19nnnnnnnn
20
Konteringsregler
I Agresso utgår konteringsregler alltid från konto.
I konteringsregeln kan krav ställas:
• Vilka koddelar som skall (S), får (V) eller inte får användas.
• Att ett visst koddelsvärde skall anges fast (F) eller som förslag för kontot.
• Om ett visst koddelsvärde skall vara fast/förslag för kontot beroende på ansvar eller
annan koddel (direktrelation), t ex Verk sätts från Ansvar. (Innebär att Verk måste
anges för alla Ansvar.)
• Om ett visst koddelsvärde skall ligga inom vissa intervall.
• Om man kan boka manuellt på kontot.
• Om momskod måste anges av den som registrerar eller sätts fast.
• Det går inte att ställa krav på att periodisering skall/inte får användas.
Winst och Agresso har olika modeller.
Underhålls av central systemförvaltning (möjlighet att titta lokalt)
21
Bokföringsperiod i Agresso
• ”Period” ÅÅÅÅMM används i Agresso för att avgöra i vilken period som
verifikationen bokförs.
• Verifikationsdatum/Transaktionsdatum i Agresso anger i normalfallet
registreringsdatum.
• Vid inläsning av LG04 (försäljningsorder) kommer transaktionsdatum att bli
inläsningsdag.
• Vid faktureringskörningen sätts ”Period” vilket blir bokföringsperioden för intäkten
och utgångspunkt för periodisering (baserat på den nyckel som angetts).
• I GL07 anges ”Period” från försystemet, verifikationsdatum blir inläsningsdag.
22
Periodisering, manuellt i Agresso
Kontering av bokföringsorder i Agresso
Period
Vertyp
Konto
Ansvar
201306
H0
1xxx
Xxxx
201306
H0
6730
xxxx
Projekt
Spec
AktAO mm
Startperiod Periodnyckel Belopp
- 9 000
xxxx
xxx
xxxx
201307
3
9 000
Maskinell vändning av ursprungstrans
Period
Vertyp Konto
Ansvar Projekt
Spec
AktAO mm
Belopp
201306 H0
6730
Xxxx
xxxx
xxx
xxxx
- 9 000
201306 H0
1712
xxxx
xxxx
xxx
xxxx
9 000
Maskinell periodiseringsverifikation i period 7, 8 och 9
Period
Vertyp Konto
Ansvar
Projekt
Spec
AktAO mm
Belopp
201307 RJ
6730
Xxxx
xxxx
xxx
xxxx
3 000
201307 RJ
1712
xxxx
xxxx
xxx
xxxx
- 3 000
I bokföringsorder från Excelerator hanteras startmånad på
annat sätt.
23
Systemvisning (registrering bokföringsorder med
koppling till momskod, konteringsregler mm)
24
Innehåll
Övergripande
Kodsträng, koddelar och relationer
Viktiga begrepp i Agresso
Processer för bokföringsorder
Utdata
Periodavslut
25
Bokföringsorder utan elektronisk attest i Agresso (GL07)
W D
Underlag
Registrera
Bokföringsorder
Verifikationsregistrering
Bokföring i
huvudboken
E
Försystem
H0
H1
Bfo utan elektronisk attest – Web eller Desktop
Bfo med reversering utan elektronisk attest – endast i Desktop
U*
UA Personec
Registrera
bokföringsorder i
Excelerator-mall
Underlag
D
Inläsning och
ev. rättning av
GL07
D
E
E
H0
H1
Bfo utan elektronisk attest
Bfo med reversering utan elektronisk attest
HA
HR
HM
HX
Momsredovisning (bokas från momsrapport)
Reversering Huvudbok (genereras av systemet)
Bokning mellan redovisningsenheter (SuperBFO från 900)
Migrering från Horisonten (inläsning av CSF)
26
Bokföringsorder med elektronisk attest i Agresso (GL07)
W D
Underlag
E
W
Registrera
Bokföringsorder
Ankomst
Attestera
bokföringsorder
E
Underlag
E
D
Inläsning och
ev. rättning av
GL07
Registrera definitivbokföring (EI03)
Bokföring i
huvudboken
E
H9 Bfo med reversering och
elektronisk attest (definitiv)
H3 Bfo med elektronisk attest (definitiv)
H2 Bfo med elektronisk attest (ankomst)
Registrera
bokföringsorder i
Excelerator-mall
D
D
E
H2 Bfo med elekttronisk attest (ankomst)
H8 Bfo med reversering och elektronisk attest (ankomst)
27
Systemvisning (bokföringsorder, fasta register och
konteringsregler)
28
Innehåll
Övergripande
Kodsträng, koddelar och relationer
Viktiga begrepp i Agresso
Processer för bokföringsorder
Utdata
Periodavslut
29
Utdata huvudbok
• Alla begrepp och begreppsvärden sökbara.
• Standardrapporter med fasta kolumner/inställningar och browserfrågor som
medger en större flexibilitet.
• Rapporter från start
• Fråga verifikation (x)
• Fråga saldotabell (x)
• Resultaträkning (x)
• Balansräkning (x)
• Investeringsrapport
• Momsrapport
• Interna mellanhavanden
X=Visas på mötet
30
Systemvisning (utdata huvudbok)
31
Innehåll
Övergripande
Kodsträng, koddelar och relationer
Viktiga begrepp i Agresso
Processer för bokföringsorder
Utdata
Periodavslut
32
Periodavslut
• Under framtagning
• Aktiviteter per dag under egen meny
• Exempel:
• Uppbokning av ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14)
• Momsrapportering
• Avstämning förvaltningsinternt
• Öppna kommuninterna poster
• Kontroll av signalerade poster (ska även ske löpande)
• Med mera…
• Periodstängning och öppning av ny period hanteras centralt för alla
redovisningsenheter
33
Agenda
Inledning och syfte med dagen
Huvudbok och bokföring
Övergångshantering Winst
Nytt sedan senast
Avrundning
34
Principer och förutsättningar för övergångshantering
• Tydligt bryt mellan Horisonten och Agresso, där Winst töms på
leverantörsfakturor.
• Ankomst- och slutbokning av en leverantörsfaktura görs i samma
ekonomisystem.
• Gemensam tidplan och hantering för varje utrullningsgrupp.
• Minimera tiden då beställare inte kan skapa och kontera beställningar.
35
Övergångshantering
3 arbetsdagar
Förberedelser
Hantera eller makulera
Omställning
• Registrering av koddelar i
Agresso
• Förvaltningen hanterar fakturorna
eller makulerar.
• Winst ställs om.
• CVS Winst tar ut
abonnemang och förbereder.
• Inga skannade fakturor läses in för
utrullningsgruppen dessa dagar.
• Inga användare kommer åt Winst fram
till eftermiddagen.
• Fakturor läses in under eftermiddagen.
• Hantera klart fakturor som
kommer in löpande.
• Inga e-fakturor läses in för samtliga
förvaltningar dessa dagar.
• Skanning av fakturor påbörjas.
36
Datum för övergångshantering
Sista dag för skanning
Inga e-fakturor kommer in i Winst för
samtliga grupper
Grupp 1
Grupp 2
Grupp 3
2014-12-30
2015-02-27
2015-04-30
2015-01-01 till 2015-01-08
2015-03-01 till 2015-03-05
2015-05-01 till 2015-05-07
Sista dag för att hantera eller makulera på
förvaltningen
2015-01-07
2015-03-04
2015-05-06
Stängning Winst enligt bryttidpunkter
2015-01-07
2015-03-04
2015-05-06
Användarna kommer ej åt Winst fram
till kl. 15
2015-01-08
2015-03-05
2015-05-07
Fakturor läses in i Winst efter kl. 15
2015-01-08
2015-03-05
2015-05-07
37
Reflektion
Vi vill höra era tankar om övergångshanteringen. Prata om följande frågor och
summera med grannarna.
• Hur kan vi på förvaltningen förbereda oss inför driftstoppet?
• Hur hanterar vi samtliga fakturor på 3 arbetsdagar?
38
Sammanfattning
• Winst ska på ett några dagar tömmas på leverantörsfakturor.
• Under ett par dagar vid varje utrullning kommer inga förvaltningarna
att få e-fakturor.
• Konteringssträngen i Winst ändras och på gamla fakturor är rubriken ovan
koddelen den nya.
• Beställare kommer att få kontera om ordermatchningsfakturor under en
period.
39
Agenda
Inledning och syfte med dagen
Huvudbok och bokföring
Övergångshantering Winst
Nytt sedan senast
Avrundning
40
Fokus just nu: Projektmöte 1 för Utrullningsgrupp 1
Genomfört möte
Utrullningsgrupp
1
2
Utformningsgrupp
Projektmöte 1
Projektmöte 2
Projektmöte 3
A – IOFF
2014-10-06
2014-10-27
2014-11-17
B – Trafik
2014-10-08
2014-10-29
2014-11-19
C – Lokal
2014-10-13
2014-10-28
2014-11-21
2014-10-13
2014-11-03
2014-11-24
E – Fastighet
2014-10-14
2014-11-05
2014-11-24
F – KL & VA
2014-10-09
2014-11-07
2014-12-01
G - PONF
2014-10-20
2014-11-10
2014-12-02
D – Miljö
Utgår
H
2014-11-28
2015-01-14
2015-01-28
2015-02-09
I
(förmiddag)
2015-01-15
2015-01-29
2015-02-10
J
2015-01-16
2015-01-30
2015-02-11
K
2015-02-16
2015-03-09
2015-03-23
2015-02-17
2015-03-10
2015-03-24
2015-02-18
2015-03-11
2015-03-25
2015-02-19
2015-03-12
2015-03-26
L
3
Intromöte
M
N
2014-11-28
(eftermiddag)
41
Intromöte för Grupp 2 och 3
• Syfte: Ge en övergripande introduktion av det lokala förberedelsearbetet och på så
vis möjliggöra för förvaltningarna att påbörja sitt arbete.
• Målgrupp: Lokal projektledare, redovisningsansvarig, ekonomichef, IT (fokus på
integrationer mot försystem) – max 4 pers/förvaltning
• Datum: 28 november
o Grupp 2: kl 9 - 12
o Grupp 3: kl 13 - 16
• Plats: Elyseum
42
Ny struktur och nytt innehåll på hemsidan
• Utformningsprinciper
• Fördjupande dokument
• Utbildningsmaterial
• Filspecar
• Fakturalayouter
• Projektmöten
• Mallar
• Detaljerad utrullningsplan
(DURP)
Presentationer från Stormöten,
Ekonomidagarna och övriga
möten
43
Erfarenheter från förberedelsearbetet
En projektgrupp för integration och en projektgrupp för
införandet.
Integration med försystem fungerade bra.
44
Erfarenheter från första tiden i drift
Bra support från alla i projektet.
Många bitar faller på plats när man börjar arbeta i systemet.
45
Kvarstående aktivitet i DURP:en
46
Grön – start ok
Röd – start ej enl plan
Svart – start ej infallit
Produktionsstatus start Agresso
Nekksus
Personec
Excel
Pluto
Nytt gränssnitt 4/10
Visning kundfaktura 6/10
GL07
Postback
CS15
LG04
GL07AP
HB-trans
1410-1412
(exkl. HX)
29/9
Horisonten
HB-saldon
HX-trans
HB-trans->IDP
Lönetransaktioner
Biz Talk 30/9
Inläsning 2/10>
Kodplan
29/9
HB-trans
1401-1505
(exkl. AGR)
HB-saldon 1410-1412
(AGR)
In-utbet/periodiseringar
1410-1505 (HX)
29/9
HB-saldon 1401-1409 (HX)
Inbetalningar
fordr. Horisonten
3/10
Utbetalningar
t.o.m ”1411”
Nordea
TotalN
CFP
Inbetalningar
fordr. Agresso
7/10
Utbet.
1/10
Utbetalning
Åkare 3/11
Autogiro
28/10
BGC
AG-migrering
AG medgivande
AG betuppdrag
Excel-BFO
7/10
Agresso
Agresso IDP
1-4
PO3
EFA-R
Inkasso
CU12 Ärenden
CU19 Åter/inbet
Autogiro *2
Medgivande
Bet.uppdrag
U4IS
Leverantörer
Begrepp
Betalning
Fakturering
SO13 fakt
CU26 påmin
SO13 intern
CU07 ränta
Leverantörer
29/9
Kunder & Fakturering
uppdrag/egenavgifter 9/10
Kodplan
3/10
Winst
Ankomstreg fakturor
Definitivbokade fakturor
Internfakturor
Levfakturor
6/10
Rix
Kunder & Fakturering
kommun/resenär 10/10
CS15
LG04
GL07AP
Utbetalning åkare 3/11
EFA/EFAR
28/10
Intern
Fakturering
6/10
Extern
Fakturering 6/10
InkassoUppdrag 15/12
Collector
CU13A Återredov.
CU13B Bet.info
Strålfors
EFA migrering
EFA anmälan
Print Fakt
Print Påminnelse
Print Utbetavi
Print Ränta
Utbildning
•
Utbildningsansvarig utsedd
•
Utbildningsplan – utkast klart
− Information till LPL med tidpunkter utskickad 16 okt
− Utbildning till grupp 1 i slutet av november – december. Grupp 2 i februari och Grupp 3 i
mars och april).
− Fortsatt dialog med förvaltningar som anmält högt deltagarantal
− Namn på de deltagare som ska gå resp. kurs i slutet av oktober för grupp 1 (mer info
kommer)
•
Datasalar/utbildningslokaler bokade
− Grupp 1: Fastighetskontoret, Postgatan 10
− Grupp 2 och 3: Traktören, Köpmansgatan 20
•
Utbildningsmaterial under framtagande (tidplanen utmanar)
•
Respekt för tidpunkter en framgångsfaktor
•
Lokal utbildningsplanering kan påbörjas redan nu
48
Agenda
Inledning och syfte med dagen
Huvudbok och bokföring
Övergångshantering Winst
Nytt sedan senast
Avrundning
49
Mattias
Nästa stormöte
27 november, kl 9-12: Dalheimers hus
• Uppsamling av utformningsarbetet
• Övergångshantering
• Detaljer kring successiv utrullning
• Supportupplägg
• Erfarenheter pilot
Något du vill att vi ska ta upp på stormötet?
• Maila till nekk@stadshuset.goteborg.se
50
TACK FÖR IDAG!
51
Kontakt och mer information
nekk@stadshuset.goteborg.se
https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk
52