Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1

Od 1. januarja 2015 proračunski uporabniki sprejemajo račune le v elektronski obliki. To velja tudi za v decembru
2014 opravljene storitve in dobavljeno
blago, če je izvajalec papirni račun poslal v decembru, proračunski uporabnik
pa ga bo prejel po 1. januarju 2015.
E-račun je sestavljen v elektronski obliki
po predpisanih standardih in pogojih,
ki veljajo za njegovo sestavitev.
Mag. Milenka Čižman in
Andreja Bajuk Mušič, univ. dipl. ekon.
Prehod na izdajanje in prejemanje e-računov vpliva na
prilagajanje računovodskih evidenc in notranjih kontrolnih postopkov novim razmeram. Poleg računovodij
so v novi sistem vpeti predvsem informatiki, ki pripravljajo in/ali dograjujejo računalniške programe. Upoštevati morajo strokovne zahteve glede verodostojnosti
knjigovodskih listin in obveznih sestavin računa ter tehnične zahteve, ki so objavljene na spletni strani UJP. Seveda pa spremembe vplivajo tudi na komercialiste, ki
so največkrat pristojni za izdajanje računov, nabavnike,
ki so pristojni za potrjevanje računov, odredbodajalce
in druge potrjevalce prejetih računov ter nadzornike, ki
morajo nadzor prilagoditi novim razmeram.
• za potrebe obračuna DDV vsebovati vse obvezne sestavine, ki so določene z Zakonom o davku na dodano
vrednost2 (ZDDV-1).
Račun je verodostojna knjigovodska listina, če se pri
njegovem kontroliranju pokaže, da lahko strokovno
usposobljene osebe, ki niso sodelovale v poslovnih dogodkih, na njegovi podlagi popolnoma jasno in brez
kakršnihkoli dvomov spoznajo naravo in obseg poslovnih dogodkov (SRS 21.12). Pri presoji verodostojnosti
prejetih in izdanih računov kot tudi ostalih poslovnih
dogodkov mora podjetje upoštevati tudi 5. točko uvoda
v SRS Temeljne računovodske predpostavke in kakovostne
značilnosti računovodenja. Ta pravi, da morajo biti računovodski izkazi zanesljivi: postavke v računovodskih
izkazih ne smejo vsebovati pomembnih napak in pristranskih stališč in morajo zvesto predstavljati tisto, kar
trdijo, da predstavljajo, ali za kar se upravičeno domneva, da predstavljajo. Zanesljivost od podjetja zahteva
upoštevanje vsebine poslovnega dogodka pred njegovo
pravno obliko, kar pomeni, da podjetje pri evidentiranju
v poslovnih knjigah ne upošteva zgolj pravne obličnosti
računa ali pogodbe v smislu, kaj tam piše, temveč upošteva namen, ki sta ga imeli obe pogodbeni stranki s
sklenitvijo posla.
Do zdaj so lahko dobavitelji, če so se tako dogovorili s
kupcem, račune pošiljali v elektronski obliki. Običajno so
račun poslali v pdf-obliki po elektronski pošti. E-račun
pa ni račun, ki ga podjetje sestavi v papirni obliki ter ga
nato skenira ali sestavi v katerikoli elektronski obliki in
pošlje po elektronski pošti. E-račun, kakršnega morajo po
1. januarju 2015 prejemati proračunski uporabniki, je sestavljen v elektronski obliki po predpisanih posebnih standardih in pogojih.
Računi, ki jih morajo prejemati proračunski uporabniki
kot e-račune, se ne nanašajo zgolj na opravljene storitve
in dobavljeno blago, ampak tudi na druge poslovne dogodke, ki do zdaj v praksi niso bili poimenovani kot račun. Gre za dobropise, bremepise, avansne račune in
podobno. Vse te zahtevke so proračunski uporabniki
dolžni prejemati v obliki e-računa, čeprav po vsebini
ne predstavljajo zaračunanega zneska za opravljene storitve in dobavo blaga.
PREJEMNIKI IN IZDAJATELJI
E-RAČUN
Ko je podjetje v vlogi dobavitelja, kupcu izda račun, na
katerem zaračuna opravljeno storitev ali dobavljeno
blago. Izda ga v papirni ali elektronski obliki. Računi
omogočajo evidentiranje v poslovnih knjigah, zato mora
vsak med njimi
• predstavljati verodostojno knjigovodsko listino, kot
jo opredeljujejo SRS, za proračunske uporabnike pa
Zakon o računovodstvu1, in
Po novem morajo e-račune prejemati vsi proračunski
uporabniki, kar pomeni, da so obvezani izdajati e-račune
vsi tisti, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, pa naj
so to podjetja ali fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.
Proračunskim uporabnikom ni treba izdajati e-računov
podjetjem, fizičnim osebam in drugim subjektom. Obvezno pa jih morajo izdajati drugim proračunskim uporabnikom oziroma javnemu sektorju. Proračunski uporabniki bodo neproračunskim uporabnikom še vedno
pošiljali račune v papirni obliki. Čeprav proračunski
Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 | december 2014 | IKS | 69
RAČUNOVODSTVO
Obvezno izdajanje
e-računov
proračunskim
uporabnikom po
1. januarju 2015
uporabniki niso obvezani izdajati e-računov zasebnemu
sektorju, se lahko obe strani prostovoljno dogovorita o
poslovanju v sistemu e-računov tako, da se proračunski
uporabnik prijavi tudi kot izdajatelj e-računov zasebnemu sektorju.
Proračunski uporabniki so vsi neposredni in posredni
uporabniki državnega in občinskih proračunov: državni in občinski organi, javni zavodi, javne agencije,
javni skladi in drugi uporabniki državnega in občinskih proračunov. Javna podjetja in javni gospodarski
zavodi pa niso proračunski uporabniki. UJP vodi register proračunskih uporabnikov, ki je objavljen na
njeni spletni strani.3
IZMENJAVA E-RAČUNOV
Proračunski uporabniki lahko e-račune prejemajo in
izdajajo izključno prek enotne vstopne in izstopne točke
za e-račune, ki je vzpostavljena pri UJP. Izdani e-račun
mora biti podpisan z elektronskim podpisom in pripravljen v obliki e-SLOG, ki je enotna standardizirana
oblika e-računa in jo je definirala Gospodarska zbornica
Slovenije. Podjetja lahko e-računu priložijo tudi priloge
v pdf-obliki, računov v taki obliki pa proračunskim
uporabnikom ne smejo pošiljati na elektronski naslov.
Pravne in fizične osebe lahko pošiljajo e-račune proračunskim uporabnikom na tri načine:
• prek bank, ki so vključene v medbančno izmenjavo
e-računov prek procesorja Bankart,
• prek ponudnikov elektronskih poti, s katerimi ima
UJP sklenjene pogodbe, ali
• prek portala e-račun pri UJP.
Bankart je že leta 2011 z bankami vzpostavil enotni sistem za e-račune in deluje kot stičišče poslovnih bank
pri pošiljanju e-računov. V njem delujejo 18 bank in
UJP. Bankart deluje kot posrednik med udeleženkami.
Izdajatelj e-računa se poveže s poslovno banko, prek katere elektronsko posluje, proračunski uporabniki pa prek
UJP. S to vključitvijo izdajatelj e-računa doseže vse svoje
prejemnike, saj za izmenjavo poskrbi Bankart v vlogi
centralnega posrednika. Ta je vzpostavil ustrezno infrastrukturo, ki predstavlja kanal, prek katerega si podjetja
izmenjujejo račune. Razlika z drugimi sistemi elektronske izmenjave računov je v tem, da komitenti prejmejo
račun neposredno v elektronsko banko, kjer lahko izvedejo tudi plačilo, saj podatkov za plačilo ni treba vnašati
oziroma prepisovati v obrazec elektronske banke.
Bankart sodeluje tudi z UJP, in sicer pri posredovanju
e-računov od gospodarskih družb do proračunskih uporabnikov in obratno, če se obe strani tako dogovorita.
Proračunski uporabniki morajo namreč vse e-račune
prejemati in izdajati zgolj prek enotne vstopne in izstopne točke pri UJP.
70 | IKS | december 2014
Podjetja in fizične osebe lahko račune pošiljajo tudi
prek ponudnikov elektronskih poti, s katerimi ima UJP
sklenjene pogodbe, in prek portala e-račun pri UJP.
Prvi način bo v začetni fazi povezan s sorazmerno visokimi stroški informatike, zato ga bo verjetno uporabljalo malo podjetij, predvsem pa večja.
Prek portala UJP izdajatelji pošiljajo e-račune neposredno proračunskim uporabnikom. Ta način pošiljanja
je namenjen tistim izdajateljem računov, ki javnemu
sektorju oziroma proračunskim uporabnikom letno izdajo manjše število e-računov. Vnos računov je ročen,
UJP pa je omejila mesečno število poslanih računov.
Po trenutnih informacijah je največje število poslanih
računov 5 na mesec na izdajatelja, UJP pa je omejila
tudi velikost priloge k računom.
Posredovanje prilog k e-računu omogoča banka. UJP
kot sprejemno omrežje za e-račune proračunskih uporabnikov nima omejitev na strani sprejema. Ima pa večina bank ceno za storitev posredovanja e-računov določeno glede na velikost prenosa podatkov. Izdajatelj
računov pri pošiljanju prek e-banke prejme tudi povratno informacijo o statusu poslanih računov oziroma
o tem, ali je bil kak račun nedostavljen.
Vse poslovne banke trenutno še ne omogočajo zavrnitve e-računa, zato se morata proračunski uporabnik in
podjetje ali drug neproračunski izdajatelj računa dogovoriti o komunikaciji glede zavrnitve računa. Podporo za zavrnitev e-računa mora zagotoviti ponudnik
elektronske poti. Zveza RFR meni, da ni nikakršnih
ovir, da se račun zavrne v papirni obliki ali prek elektronske pošte tako, kot je to potekalo do zdaj. Prodajalec
in kupec se morata namreč sama dogovoriti o takem
načinu zavrnitve oziroma reklamacije računa, ki ne
poteka v sistemu e-računa.
Postopek izdaje e-računa podjetja in drugih neproračunskih uporabnikov je tak:
• priprava računa v poljubni obliki (pdf, e-SLOG),
• podpis dokumenta z digitalnim potrdilom,
• priprava pisma (pošte) z naslovom (ovojnico),
• pošiljanje dokumenta po elektronski poti (ponudniki
e-izmenjave, bančni kanali in podobno) in
• prejem potrdila o dostavi ali prevzemu e-računa.
Potrjevanje oziroma likvidacija prejetih e-računov poteka enako, kot je potekala do zdaj, ko je podjetje prejelo
papirni račun. Smiselno je seveda, da ima prejemnik
e-računa informacijsko podprto tudi elektronsko likvidacijo. Če elektronske likvidacije nima urejene, bo moral
elektronsko prejeti račun odtisniti na papir z namenom
zagotovitve notranjih kontrolnih postopkov. S tem pa
se izgubijo vsi prihranki, saj je odtis elektronsko prejetega računa neizogibno povezan s stroški tiskanja, papirja in ne nazadnje tudi časa osebe, ki bo skrbela za to,
HRAMBA E-RAČUNOV
Glede hrambe e-računov veljajo enaka pravila kot za papirne račune. Subjekt se samostojno odloči, ali bo dokumentacijo hranil v papirni ali elektronski obliki. Hrambo
izdanih in prejetih računov ureja tudi ZDDV-1 za potrebe
obračuna vstopnega in izstopnega davka. Davčni zavezanci morajo namreč zagotoviti hrambo računov, ki se
nanašajo na dobave blaga in storitev, najmanj 10 let po
poteku leta, na katero se nanašajo. Račune, ki se nanašajo
na nepremičnine, pa morajo hraniti najmanj 20 let po
poteku leta, na katero se nanašajo. Tisti, ki niso zavezanci
za DDV, pa morajo račune hraniti najmanj 10 let.
Davčni zavezanec mora dokumentacijo hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka. Davčna obveznost
preneha, ko poteče 10 let od dneva, ko je prvič začela
teči, to je takrat, ko je bil zavezanec dolžan plačati davek.
Način hrambe e-računov pa je odvisen od tega, kako
ima podjetje urejeno njihovo posredovanje oziroma
pošiljanje:
• če izdaja račune v svojem sistemu in jih potem izvozi
(paketno ali posamično) v e-banko, ki poskrbi za
posredovanje računa do kupca, ali uporabi vmesnik
B2B, ima račune shranjene že v svojem informacijskem sistemu in jih hrani tako, kot velja za vso ostalo
dokumentacijo – ali jih torej hrani v elektronski obliki
ali jih izpiše in nato hrani v papirni obliki;
• če račune izdaja neposredno prek spletnega portala
UJP, bodo ti e-računi podlaga za evidentiranje v poslovnih knjigah in se bodo kot taki hranili; ker gre
za manjša podjetja, ki elektronske hrambe običajno
nimajo podprte, bodo take račune shranili in odtisnili
na papir.
Račun se lahko ne glede na izvirno obliko hrani tudi
na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki,
če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris
podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov
v izvirni obliki.
Podjetje lahko račun hrani tudi na papirju, če ima uveden postopek prenosa na papir, iz katerega je mogoče
razbrati način prenosa na papir, spremljajoče podatke
o postopku prenosa na papir in odgovorno osebo oziroma delovno mesto, odgovorno za prenos na papir, in
če tak način hrambe onemogoča spremembo ali izbris
podatkov oziroma omogoča reproduciranje računa v
izvirni obliki. Za vse priloge, ki so obvezni del e-računa,
veljajo enaka pravila.
Če se podjetje odloči, da bo račune hranilo v elektronski obliki, morajo biti podatki shranjeni tako, da so od
izdaje do konca hrambe zagotovljene pristnost izvora,
celovitost vsebine in čitljivost računa. Pristnost izvora
računa pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali
izdajatelja računa. Celovitost vsebine računa pomeni,
da vsebina računa, ki je zahtevana po 82. in 83. členu
ZDDV-1, po izdaji računa ni bila spremenjena. Pristnost izvora in čitljivost vsebine se lahko zagotavljata s
postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo
sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo. Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavljata tudi z naprednim
elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo
podatkov (EDI). Račune je treba hraniti v izvirni elektronski obliki, lahko pa se ne glede na izvirno obliko
hranijo tudi na drugem mediju (mikrofilmu, papirju
ali čem drugem), če ti načini hrambe onemogočajo
spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Če podjetje račune hrani z elektronskimi sredstvi, mora tako hraniti
tudi podatke, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost
vsebine. Če so elektronske listine elektronsko podpisane
z uporabo podatkov in sredstev za podpisovanje, mora
podjetje hraniti komplementarne podatke in sredstva
za preverjanje elektronskega podpisa enako dolgo kot
elektronske listine.
POSEBNA OBRAVNAVA NEKATERIH
POSLOVNIH DOGODKOV V ZVEZI Z
E-RAČUNI
Izdajatelji in prejemniki e-računov se ob nekaterih dokumentih, ki izkazujejo poslovne dogodke, sprašujejo,
ali morajo biti izdani oziroma prejeti elektronsko kot
e-računi ali so lahko še vedno v papirni obliki. Z računi
so namreč tesno povezane davčne obveznosti. Vendar
morajo izdajatelji in prejemniki vedeti, da novi sistem
ne spreminja davčnih obveznosti, temveč le način izdajanja in prejemanja računa.
Obvezno ali neobvezno izdajanje dokumenta v elektronski obliki pa v ničemer ne vpliva na obveznosti za
obračun DDV ali drugih davkov, povezanih z opravljanjem storitev, dobavami blaga ali izvajanjem gradenj.
Če je pravna ali fizična oseba kot davčna zavezanka
morala davek obračunavati pri računih, zahtevkih (samo
tako imenovanih) ali podobnih listinah, izdanih v papirni obliki, mora enako ravnati tudi, če te dokumente
po novem izdaja v elektronski obliki.
Izdajatelji pa e-računov ne izdajajo v vseh primerih. Ne
izdajo jih pri oddajanju obračunov ZZZS in zavarovalnicam iz naslova obveznega in prostovoljnega zdravstvenega zavarovanja. Tako Pravilnik o standardih in
pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne
vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije
za javna plačila4 v 1. členu navaja:
»Ta pravilnik se ne uporablja za račune, zahtevke za plačilo, račune za nadomestilo, poročila, obračunske liste,
dobropise, bremepise in druge spremljajoče obračunske
Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 | december 2014 | IKS | 71
RAČUNOVODSTVO
da bo račun odtisnjen in podatki na njem enaki tistim
na elektronsko prejetem računu.
dokumente, ki jih Zavodu za zdravstveno zavarovanje
Slovenije in zavarovalnicam, ki opravljajo dopolnilno
zdravstveno zavarovanje, pošiljajo bolnišnice, zdravstveni
domovi, lekarne, zasebniki, v delu, ki se nanaša na izvajanje koncesijske pogodbe, zdravilišča, dobavitelji medicinskih pripomočkov in drugi izvajalci zdravstvenih storitev, ki opravljajo storitve v breme obveznega in
dopolnilnega zdravstvenega zavarovanja.«
Pravne in fizične osebe izdajo e-račune vedno, ko gre
za dobavljeno blago, opravljene storitve in izvedene
gradnje. Računi, ki jih prejemajo proračunski uporabniki (občina, zavod, agencija in drugi), se vedno nanašajo na naročniško razmerje, kjer proračunski uporabniki storitve in blago plačajo zaradi svojega delovanja
kot institucije, torej ker izvajajo javna pooblastila. Tipičen primer je ZZZS, ki mora za dobavo blaga in storitev
ter gradnjo za lastne potrebe prejeti e-račun. Če pa
ZZZS prejme obračun storitev v breme obveznega
zdravstvenega zavarovanja, ki so namenska sredstva za
delovanje zdravstvenega sistema, prejemnik sredstev ne
izda e-računa.
Kadar si pravne osebe zaračunavajo storitve, čeprav so
lahko proračunsko financirane, morajo izdati e-račun.
Za tak primer gre, ko ena šola drugi zaračuna delo učitelja, druga šola pa sredstva dobi z ministrstva in jih
plača prvi šoli. Nekatere šole imajo sklenjen sporazum
o uresničevanju medsebojnih pravic in obveznosti pri
dopolnjevanju delovne oziroma učne obveznosti. Z njim
se šoli dogovorita, da šola, pri kateri je učitelj zaposlen,
šoli, na kateri dopolnjuje delovno obveznost, izda račun
za opravljeno storitev (seveda gre za pokrivanje stroškov
izplačila plače, dodatkov in ostalih prejemkov iz delovnega razmerja), ki bo po novem moral biti e-račun.
Tudi, če sta šoli dogovorjeni za izdajo drugače poimenovanega dokumenta (na primer zahtevka), to ne spremeni dejstva, da gre za opravljanje storitve in mora biti
dokument izdan kot e-račun.
Če ima proračunski uporabnik, ki je prejemnik e-računa,
odprtih več podračunov enotnega zakladniškega računa,
lahko izdajatelj e-računov izbere kateregakoli. Pomembno pa je, da izdajatelj vedno identificira prejemnika
tudi z davčno številko, ker UJP e-račune do končnega
prejemnika usmerja na podlagi obeh navedenih podatkov. Izdajatelj mora torej navesti davčno številko in podračun proračunskega uporabnika, na primer Medicinske fakultete Univerze v Mariboru, če želi, da ta fakulteta
prejme e-račun.
dejavnosti, za refundacije in podobno. Bistvo posebne
obravnave zahtevka glede na račun je, da pri izdaji zahtevka ne gre za dobavo blaga in opravljanje storitve tistemu, ki to plača, ampak je to namenjeno izpolnjevanju
javnega interesa. Če pa so proračunski financerji, ZZZS
ali ZPIZ naročniki blaga ali storitev, morajo dobavitelji
izdati e-račune. Pri tem ni pomembno, ali so nasproti
proračunskega uporabnika en ali več izvajalcev, vodilni
in podrejeni partnerji ali kaj podobnega. V tem krogu
naročniškega razmerja se proračunskemu uporabniku
vedno izdajajo računi, torej po novem le e-računi.
Kot e-računi se ne obravnavajo različni zahtevki, ki jih
pravne osebe izdajajo proračunskim financerjem v
skladu s pogodbami ter na podlagi zakonov in odlokov.
1. Zahtevki za nakazila proračunskih sredstev med
proračunskimi uporabniki ter proračunskimi uporabniki in drugimi pravnimi osebami, ki pridobijo koncesijo za opravljanje (negospodarske) javne službe (na
področju izobraževanja, zdravstva in podobno)
Tovrstne zahtevke proračunski uporabniki in drugi izvajalci javne službe izdajajo proračunskim financerjem
na podlagi pogodb o financiranju dejavnosti (zahtevki
za financiranje dejavnosti, zahtevki za subvencioniranje
cene socialnovarstvenih storitev, obračuni zdravstvenih
storitev in drugo). Prejemniki proračunskih sredstev
pošiljajo zahtevke mesečno za pokrivanje stroškov dela
(plač ter drugih prejemkov in povračil zaposlenih) in
za pokrivanje stroškov materiala, storitev in investicij
oziroma kot obračune opravljenih storitev uporabnikom
javne službe. Če občina financira dejavnost doma za
ostarele za storitve pomoči na domu, ki so jih po zakonu
dolžne delno financirati občine, financiranje poteka
tako, da dom za znesek obveznosti občine mesečno izda
zahtevek za nakazilo akontacije v velikosti 1/12 letne
pogodbene vrednosti. Četrtletno pa naredi in občini
pošlje mesečne obračune dejanskih stroškov s poračunom mesečnih akontacij. Če pa občina namesto fizične
osebe iz svojega proračuna plača storitev doma za ostarele, ji mora dom izdati e-račun.
2. Zahtevki občin do državnega proračuna za sofinanciranje projektov ali investicij
Zahtevki
3. Zahtevki za nadomestila na podlagi zakonov, ki
urejajo financiranje določenih nadomestil (zahtevki
za refundacijo nadomestila v breme ZZZS, zahtevki za
refundacijo invalidnin v breme ZPIZ, zahtevki do drugih organov po področnih zakonih: sodišča, zaščita in
reševanje, obramba, policija)
V zvezi z vprašanji glede zahtevkov je Zveza RFR od
Direktorata za javno računovodstvo pri Ministrstvu za
finance pridobila mnenje, ki je usklajeno med Ministrstvom za finance in UJP.
4. Zahtevki za proračunska sredstva iz naslova posebnih projektov in programov, ki jih financirajo ministrstva, občine, javni skladi, javni zavodi in javne
agencije ter EU in temeljijo na javnih razpisih
S pojmom zahtevek se običajno poimenujejo dokumenti, ki jih različni pravni subjekti izdajajo proračunskim financerjem, ZZZS in ZPIZ za financiranje njihove
Projekti so izvedeni v javnem interesu, za katerega je
sredstva dolžan zagotoviti proračunski financer, ne pa
v interesu naročnika. Če pa je projekt v interesu naroč-
72 | IKS | december 2014
5. Zahtevki, ki se izdajajo proračunu RS za nakazila
prejetih sredstev iz EU, in zahtevki vodilnemu partnerju, ki je odgovoren za evropski projekt, če je v pogodbi določeno, da so vsi partnerji enakopravni in je
pogodba o sofinanciranju sklenjena med financerjem
in vsemi partnerji, ki so tudi podpisniki pogodbe
Vodilni partner, ki prejme vsa sredstva iz proračuna na
svoj račun, jih med partnerje razdeli na podlagi zahtevkov. Če pa so drugi partnerji le podizvajalci in niso
podpisniki pogodbe s financerjem, vodilnemu partnerju, če je ta proračunski uporabnik, obvezno izdajo
e-račune.
6. Zahtevki, ki jih Agencija za raziskovalno dejavnost
prejme od raziskovalnih organizacij (javnih zavodov,
univerz, zavodov, neprofitnih organizacij) za izvajanje
raziskovalne dejavnosti
Agencija financira znanstveno-raziskovalno dejavnost
na podlagi zakona o raziskovalni in razvojni dejavnosti.
Agencija za posamezne vsebinske sklope izvede javne
razpise oziroma pozive, financiranje izvaja na podlagi
sklenjenih pogodb. Raziskovalne organizacije opravijo
naloge, ki so v javnem interesu, agenciji pa ne dobavijo
nobene storitve oziroma blaga.
7. Drugi zahtevki, kot so odškodninski zahtevki ali
drugi premoženjskopravni zahtevki
Predračuni
Predračuni, ki so mišljeni kot ponudbe za pridobitev
posla (in običajno je tako), v računovodskem smislu še
niso verodostojna knjigovodska listina, zato jih pravne
osebe ne knjižijo v bilančni evidenci, lahko pa jih v zunajbilančni. Izdajatelji jih zato ne izdajajo kot e-račune.
Ara in varščina
Če proračunski uporabnik vnaprej plača kakršnakoli
sredstva za zavarovanja poslov, plačil in podobnega, mora
prejeti e-račun, četudi ga izdajatelj imenuje drugače.
Obračun obresti
Obračun obresti mora biti pripravljen kot izdani e-račun.
Enako velja za stroške, ki nastanejo ob odobritvi ali
med izkoriščanjem posojila. Kot e-račun pa se ne izdaja
obvestilo o zapadlosti glavnice posojila.
Računi za predplačilo
Račune za predplačilo (ki jih morajo izdajati zavezanci
za DDV) morajo vsi izdajatelji izdajati kot e-račune. Po
opravljeni dobavi ali storitvi, ko mora zavezanec za DDV
izdati "pravi" račun, se pojavi vprašanje, v kakšni obliki
naj ga izda – ali ponovno kot e-račun ali kot papirni račun. O tem se morata prejemnik in izdajatelj dogovoriti.
Izdajatelj e-računa tega ne izda ponovno (razen ob morebitni razliki v znesku kot dodatni e-račun), ampak
izda papirni račun. Lahko pa po izdaji e-računa za predplačilo in po opravljeni dobavi ali storitvi izda najprej
dobropis za celotno predplačilo kot e-račun in ponovno
e-račun za opravljeno dobavo ali storitev. V takem primeru se morata izdajatelj in prejemnik dogovoriti, kako
na računu označita, da je bil že plačan (tako da ne bo
plačan dvakrat). Paziti morata tudi na pravilno računovodsko obravnavo predplačila. Izdani e-račun za
predplačilo je le dokument za knjiženje na konte stanja,
ne pa še med prihodke (na primer v skupino kontov
11/20) ali stroške/odhodke. Izjema so le drugi uporabniki EKN, ki že ob prejemu denarja izkažejo prihodke
in odhodke.
Gradbene situacije
Izdajatelji gradbene situacije izkazujejo zaračunane storitve do določene faze zgraditve (v skladu s pogodbo)
in jih morajo izdati kot e-račune. Ker so v gradbeni situaciji običajno natančno navedeni do tedaj porabljeni
materiali in opravljene storitve, bi bilo zajemanje vseh
teh podatkov v e-račun zamudno in nepregledno, čeprav
je to za potrebe obračuna DDV še vedno potrebno. Izvajalci morajo v e-račun vključiti vse sestavine, ki so
zahtevane v skladu z zakonom, ki ureja DDV, vse ostale
podatke in informacije pa vključijo v prilogo računa.
Zveza RFR meni, da je lahko specifikacija porabe materiala in opravljenih storitev priloga e-računa, če se izdajatelj v e-računu nanjo sklicuje, kot da je sestavni del
e-računa. Na tako razmišljanje napotuje Dursovo pojasnilo 44730-121/2002-2-0891/56. To pravi, da je, če
so nekatere sestavine računa navedene na dobavnici ali
drugi listini, ki je sestavni del računa, mogoče šteti, da
račun vsebuje vse z ZDDV-1 predpisane podatke, prejemnik takega računa pa lahko uveljavlja odbitek DDV,
če izpolnjuje tudi druge pogoje zanj. Na papirnem računu mora biti nedvoumno napisano, da je listina v
prilogi sestavni del računa (primer zapisa na računu:
Podatki o vrsti in količini prodanega blaga so razvidni
iz dobavnice št. ... z dne ..., ki je sestavni del tega računa.). To pomeni, da mora biti listina fizično priložena
računu in tako tudi arhivirana. V sistemu e-računov pa
Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 | december 2014 | IKS | 73
RAČUNOVODSTVO
nika, ki je proračunski uporabnik (na podlagi naročila,
javnega razpisa ali na drugi podlagi), mora izvajalec naročila, ki je lahko proračunski uporabnik ali druga pravna ali fizična oseba zasebnega sektorja, izdati e-račun.
Če se na primer društvo prijavi na javni razpis za spodbujanje in ohranjanje pevske dejavnosti zbora v nekem
okolju in je to v javnem interesu, mu za prejeta sredstva
po razpisu ni treba izdati e-računa. Enako velja, če na
primer gasilsko društvo občini izda zahtevek za sofinanciranje gasilskega vozila. Če pa se občina odloči, da
bo zbor društva najela za neko prireditev v občinskem
interesu (lahko tudi na podlagi javnega razpisa), gre za
naročniško razmerje in društvo mora za opravljeno storitev izdati e-račun.
so bistveni podatki skupaj z zneskom za plačilo v e-računu,
vsi ostali podatki pa v prilogi e-računa, pri čemer se
mora e-račun sklicevati na to prilogo. Če je priloga zelo
obsežna, lahko izdajatelj uporabi odložišče velikih dokumentov pri UJP.
Kadar se na javni razpis prijavi skupina gospodarskih
subjektov in je v pogodbi običajno določen vodilni partner, ki v razmerju do naročnika nastopa v imenu vseh
ostalih partnerjev, mora vodilni partner, ki zaračunava
gradnjo, proračunskemu uporabniku izdati e-račun.
Vsak od izvajalcev ima sicer svojo vlogo v razmerju do
naročnika, ki je proračunski uporabnik, vendar ostali
partnerji vodilnemu pošljejo situacijo za svoj obseg del,
ta pa naročniku posreduje skupno situacijo v skladu z
zakonskimi določbami evidentiranja v primeru skupnega nastopanja.
UJP odgovarja, da določbe 26. člena Zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike5
(ZOPSPU) ne posegajo v določbe Zakona o javnem naročanju6 (4. člen) in ZDDV-1 (81/1) ter v pogodbena
razmerja med naročniki in ponudniki oziroma interna
pogodbena razmerja med partnerji skupne ponudbe.
Ta razmerja omogočajo, da gospodarski subjekti oddajo
skupno ponudbo in da račune izdaja vodilni partner v
svojem imenu in za svoj račun ter v imenu in za račun
gospodarskih subjektov, ki pri izvedbi posameznega
javnega naročila nastopajo v vlogi ponudnika – partnerja skupne ponudbe.
Po 1. januarju 2015 lahko vodilni oziroma poslovodeči
partner skupne ponudbe še naprej izdaja skupno
(zbirno) situacijo oziroma račun naročniku, če ima pooblastilo ostalih ponudnikov – partnerjev skupne ponudbe, ki je opredeljeno v pravnem aktu o skupni izvedbi javnega naročila (na primer v pogodbi, sporazumu,
protokolu, pismu o nameri), in če naročnik soglaša s
tovrstnim načinom obračunavanja storitev. Vsak naročnik samostojno in avtonomno določa vsebino razpisne dokumentacije ter način in pogoje izvedbe posameznega naročila (vključno s plačilnimi pogoji). Če
posamezni naročnik v razpisni dokumentaciji oziroma
v vzorcu pogodbe izrecno zahteva, da mora vsak
član/partner skupne ponudbe izdajati ločene situacije/račune, se morajo vsi ponudniki prilagoditi tej zahtevi in
izdajati ločene situacije/račune. Izvajalec gradbenih del
v skladu z zakonodajo naročniku priloži potrjene podizvajalske situacije k izhodni situaciji. V celotnem znesku oblikuje terjatev do proračunskega uporabnika in
knjiži pripadajočo obveznost do podizvajalca. Plačila
naročnika (proračunskega uporabnika) se podizvajalcu
opravijo neposredno v skladu s specifikacijo na zadnji
strani izhodne situacije. V sistemu e-računov trenutno
ni predvideno posredovanje istega računa več naslovnikom. ZOPSPU ne spreminja načina plačila podizvajalcem. Oblika e-SLOG nima posebej opredeljenih mest
za več transakcijskih računov, se pa lahko navedejo kot
74 | IKS | december 2014
prosto besedilo oziroma v skladu z dogovorom z naročnikom. Podizvajalske situacije se lahko vključijo v
prilogo e-računa. To je stvar dogovora med izdajateljem
in naročnikom.
Izdajatelj in naročnik se dogovorita tudi o številu izvodov gradbenih situacij, ki jih mora izdajatelj dostaviti
naročniku (do zdaj je bilo običajno več izvodov). Pri
gradbenih situacijah je z e-računom posredovan le en
izvod. O vseh ostalih obveznostih se morata dogovoriti
dobavitelj in naročnik. UJP bo na svoji spletni strani
objavila priporočilo, naj naročniki ne zahtevajo dodatnih papirnih kopij gradbenih situacij.
ZOPSPU tudi ne spreminja potrjevanja situacij, določanja plačilnih rokov in podobnega. O tem se morata
dogovoriti izdajatelj in naročnik.
Reklamacije e-računov
ZOPSPU ne spreminja ničesar v zvezi s spremembami
oziroma popravki računov. Elektronsko zavrnitev e-računa
mora podpirati ponudnik elektronske poti. Če eden od
ponudnikov elektronske poti ne zagotavlja elektronske
zavrnitve, mora proračunski uporabnik e-račun zavrniti
po drugi poti oziroma papirno, v skladu z dogovorom
med izdajateljem in prejemnikom računa. Reklamacija
oziroma zavrnitev prejetih e-računov je v elektronski
obliki mogoča le med proračunskimi uporabniki, ne
pa tudi medbančno. Reklamacije, ki izhajajo iz vsebine
e-računa, rešujeta izdajatelj in prejemnik e-računa medsebojno. UJP rešuje tehnične reklamacije proračunskega
uporabnika kot izdajatelja in prejemnika e-računov, ki
so povezane z delovanjem sistema izmenjave e-računov.
Proračunski uporabnik lahko reklamacije posreduje
prek UJPnet, po elektronski pošti, telefaksu, navadni
pošti, telefonsko ali osebno pristojni enoti UJP.
Če je e-račun prevzet v dokumentni sistem proračunskega uporabnika, velja datum prevzema, ko je e-račun
prevzet v ta sistem.
Računi fizičnih oseb
Fizične osebe, ki so do zdaj izdajale račune (na primer
za prodane knjige kot njihovo osebno premično premoženje), morajo od 1. januarja 2015 proračunskim
uporabnikom izdajati e-račune.
Finančni popusti (kasaskonti)
Finančni popusti, ki vplivajo na razmerje med zneskom
prejetega računa in plačilom (plačilo je manjše), so obvezno stvar dogovora med izdajateljem in prejemnikom.
Če prejemnik izkoristi finančni popust, mora izdajatelj
dobropis za izkoriščeni popust izdati kot e-račun. Izdajatelj in prejemnik pa se lahko že ob izdaji e-računa
dogovorita za tehnično izvedbo uveljavitve popusta pri
prevzemu e-računa.
Dobavitelji iz tujine niso obvezani izdajati e-računov, razen
če imajo poslovno enoto v Sloveniji. Če prodajajo za gotovino, na primer na sejmih v RS, ne izdajajo e-računov.
Odločbe in sklepi
Izdajanje odločb in sklepov med proračunskimi uporabniki ni v sistemu e-računov; enako velja za takse,
kazni in podobna plačila.
Tudi za odtegljaje pri plačah delavcev (na primer za
dodatno zdravstveno zavarovanje), prejemniki plačil ne
izdajajo e-računov. Ker z izvajalci zavarovanj obstajajo
pogodbe, zavarovalne police ali podobni dokumenti, ki
se glasijo na delavce, so ti podlaga za plačilo oziroma
za odtegljaj. Ta plačila tudi niso strošek pravne osebe,
saj ji ni opravljena nobena storitev. Enako velja za administrativne prepovedi, sodne odločbe in podobno,
za katere je pravna oseba zavezana le k izvedbi.
Podjemne, avtorske in druge pogodbe
Pogodbe, ki jih proračunski uporabniki sklepajo s fizičnimi
osebami, morajo biti sestavljene v sistemu e-računov. Dogaja se, da pogodba, ki jo običajno sestavi proračunski
uporabnik kot delodajalec, ni v obliki računa, vendar
pa proračunski uporabnik plačuje dobavljeno blago ali
opravljeno storitev fizični osebi. Ministrstvo za finance
je Zvezi RFR 25. septembra 2014 po elektronski pošti
odgovorilo, da fizična oseba v takem primeru ni zavezana
k obveznemu izdajanju e-računov, lahko pa se s proračunskim uporabnikom dogovorita za način, na katerega
fizična oseba dostavi podatke v sistem e-računov:
»Podjemne pogodbe, avtorske pogodbe ali druge pogodbe, ki jih proračunski uporabniki sklenejo z izbranimi
ponudniki v postopku javnega naročanja, se ne pripravljajo v sistemu e-računov, temveč se morajo pripravljati
in obravnavati ločeno od e-računov v okviru elektronskih
dokumentnih oziroma informacijskih sistemov proračunskega uporabnika, ki lahko v okviru funkcionalnosti programske aplikacije omogočajo tudi podporne storitve,
vezane na obdelavo e-računov (vnos in potrjevanje podatkov ipd.) in skrbništvo pogodb. V zvezi z avtorskimi
in podjemnimi pogodbami, ki bodo sklenjene s fizičnimi
osebami, velja pravilo, da se same pogodbe ne bodo
obravnavale kot e-računi tudi v primeru, da se PU in izvajalec dogovorita, da se vsa plačila opravljajo neposredno na podlagi pogodbe (torej brez izstavitve računa).
V primeru, da se stranki dogovorita, da bo avtor ali izvajalec del po podjemni pogodbi izstavil račun na podlagi
sklenjene pogodbe, se tovrstni računi morajo izdati kot
e-računi v obliki e-SLOG.«
Podobno kot avtorske in podjemne pogodbe se lahko
obravnavajo tudi najemne pogodbe s fizičnimi osebami.
Fizična oseba proračunskemu uporabniku ne bo izdajala
e-računov, lahko pa se tako dogovorita. Če pa fizična
oseba opravlja dejavnost, je obvezana izdajati e-račune
ne glede na obstoj najemne pogodbe.
Če najemnik – proračunski uporabnik – sam plačuje
obratovalne stroške, ki jih zaračunavajo različni izvajalci,
mora prejeti e-račun.
Prodaja za gotovino in plačilne kartice
Če proračunski uporabniki od drugih proračunskih
uporabnikov prejmejo gotovinsko plačilo ali če z gotovino plačajo drugim pravnim ali fizičnim osebam, jim
ni treba izdajati e-računov. Upoštevati pa morajo pravila
poslovanja z gotovino, ki jih določajo davčni predpisi.
Enako velja za plačilne kartice. Ministrstvo za finance
v odgovoru Zvezi RFR z dne 25. septembra 2014 táko
rešitev potrjuje:
»Obveznost izdajanja e-računov in posredovanja e-računov prek UJP oziroma procesnih centrov ne velja v naslednjih primerih:
če proračunski uporabnik (kupec blaga ali naročnik storitev) plača blago/storitev z gotovino pri blagajni na maloprodajnih mestih prodajalca/izvajalca (primer: cestnina,
parkirnina, nakup vozovnic in vstopnic/kart, gostinske storitve, nakup živil in pijače ali drugega blaga v trgovini ipd.);
če proračunski uporabnik (kupec blaga ali naročnik storitev) pri blagajni na maloprodajnih mestih ali prek
spletne aplikacije prodajalca/izvajalca plača blago/storitev brezgotovinsko, in sicer s plačilno, kreditno ali drugo
kartico, na kateri je ustrezno denarno dobroimetje oziroma elektronski denar, ali prek sistema mobilne telefonije (npr. moneta) ali prek sistema spletnega bančništva.«
Donacije
Za prejete donacije prejemnik ne izdaja računov, torej
tudi ne e-računov. Pomembno pa je, da se prejemnik
in dajalec donacije o podrobnostih dogovorita v pogodbi
ali drugem dokumentu.
KAJ MORAMO STORITI DO KONCA LETA?
Smiselno je, da se podjetje poveže s ponudnikom aplikacije, ki se uporablja za izdajanje in prejemanje računov, ali s poslovno banko, prek katere bo opravljalo to
storitev. Če gre za manjše število e-računov, izdanih
proračunskim uporabnikom, pa lahko tudi ročno pripravlja e-račune prek e-banke, če to omogoča banka,
prek katere podjetje posluje.
Podjetje mora zagotoviti tudi informacijsko podporo,
da so e-računi tehnično pripravljeni tako, da bo omogočeno njihovo pošiljanje. Pripravljeni morajo biti v
obliki e-SLOG, v verziji 1.5 ali 1.6. Da pa podjetje lahko
ustvari ovojnico e-računa, poleg podatkov, ki jih že običajno ima v sistemu (prejemnik, naslov, davčna številka
in podobno), potrebuje tudi podatke o podračunu, saj
bo sicer UJP e-račun zavrnila.
Računovodski servisi, ki in če bodo izdajali e-račune
proračunskim uporabnikom v imenu in za račun svojih
naročnikov, morajo urediti ustrezna pooblastila. Ker je
za izdajo računa ključen tudi elektronski podpis, morajo
Obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom po 1. januarju 2015 | december 2014 | IKS | 75
RAČUNOVODSTVO
Računi dobaviteljev iz tujine
vsa podjetja, kjer podpisniki oziroma od njih pooblaščene osebe tovrstnega podpisa še nimajo, urediti vse
postopke za njegovo pridobitev.
Presečni datum je 1. januar 2015. Vezan je na prejem
računa v elektronski obliki. Proračunski uporabniki
morajo prejemati račune v elektronski obliki od tega
dne naprej, ne glede na datum opravljene storitve oziroma dobave blaga ali izdaje računa. Tudi če bo podjetje
izdalo račun za opravljene storitve oziroma dobave blaga
v decembru 2014 in ga bo odposlalo konec decembra
2014, proračunski uporabnik pa ga bo prejel v januarju
2015, ga bo moral zavrniti, podjetje pa bo enak račun
dolžno izdati kot e-račun.
OPOMBE
1. UL RS 23/99 … 114/06-ZUE.
2. UL RS 13/11-UPB3 … 46/13-ZIPRS1314-A.
3.  w w w. u j p. g ov. s i / d o ku m e nt i / d o ku m e nt . a s p ? i d = 1 2 7
To povezavo najdete na www.zvezaRFR.si s klikom na naslov
tega sestavka.
4. UL RS 9/11 … 75/14.
5. UL RS 59/10 in 111/13.
6. UL RS 12/13-UPB5 in 19/14.
76 | IKS | december 2014