Kaj prinaša novela ZVDAGA-A

Kaj prinaša novela ZVDAGA-A?
Alenka Fic Mikolič
23. oktober 2014,
Kongresni center Brdo
ZVDAGA-A

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva
(ZVDAGA)
–
–

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva
(UVDAGA)
–
–

splošne zahteve
Državni zbor, marec 2006
natančnejša ureditev
Vlada, avgust 2006
Enotne tehnološke zahteve (ETZ) 2.1
–
–
organizacijske in tehnološke zahteve
Arhiv RS, julij 2013
 novela Zakona o arhivskem in
dokumentarnem gradivu ter arhivih
(ZVDAGA-A)*  22.7.2014
* (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14)
PREDMET ZAKONA
 varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva,
 veljavnost oziroma dokazna vrednost gradiva,
 varstvo javnega in zasebnega arhivskega
gradiva, kot kulturnega spomenika,
 dostop do arhivskega gradiva v arhivih in pogoje
za njegovo uporabo,
 naloge javne arhivske službe in
 nadzor nad izvajanjem tega zakona ter
predpisov, izdanih na njegovi podlagi.
SPREMENJENI IN NOVI POJMI
 definicija arhivskega gradiva  strokovna navodila
 spremljevalne storitve; storitve odbiranja, pretvorbe, urejanja,
uničevanja, zagotavljanja varnih prostorov , druge storitve, ki ne
predstavljajo storitve hrambe in zajema
 notranja pravila; interni akt, ki ga na predpisan način sprejme
oseba ali ponudnik glede zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki
ter spremljevalnih storitev
 javnopravne osebe; državni organi, samoupravne lokalne
skupnosti ter pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter
fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb
 Iznos, Izvoz
 Zajem
UNIČEVANJE IZVIRNEGA DOKUMENTARNEGA
GRADIVA JAVNOPRAVNIH OSEB
 nov 13.a člen; po poteku
rokov hranjenja mora
javnopravna oseba v
primeru, da arhiv to zahteva,
pred uničenjem o tem
obvestiti pristojni arhiv
 zmanjšanje možnosti
uničenja arhivskih
dokumentov
PRIPRAVLJANJE IN POTRJEVANJE
NOTRANJIH PRAVIL
 Priprava oz. organizacija zajema in hrambe (17. člen)
 Zavezane osebe; JP osebe, ponudniki storitev, drugi
 Priprava notranjih pravil (18. člen)
 Zavezane osebe: JP osebe, ponudniki storitev
 Druge osebe  po lastni presoji oz. na zahtevo drugega zakona
 Potrditev notranjih pravil (19. člen)
 Zavezane osebe:
 JP osebe, razen državne uprave
 ponudniki storitev JP osebam
 Druge osebe  po lastni presoji
 Spremljanje izvajanja ter noveliranja notr. pravil (21.čl)
 Zavezane osebe: osebe s potrjenimi notranjimi pravili, organi
državne uprave
ENAKOST IZVIRNEMU GRADIVU
 Enakost na podlagi zakona (31. člen)
„Vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki
= posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in
varna hramba opravljena v skladu s tem zakonom,
njegovimi podzakonskimi predpisi, pri državnem
arhivu potrjenimi notranjimi pravili ter če drug zakon ne
določa drugače.“
 presojanje enakosti izvirnemu
gradivu v konkretnih primerih
(33. člen): Notranjih pravil ni 
dokazovanje pogojev varne
hrambe
ARHIVSKO GRADIVO
 trenutek nastanka arhivskega gradiva (34. člen)
 pisna strokovna navodila določijo arhivsko g.
 do izdaje str. navodil vse gradivo!
 ob odbiranju iz dokumentarnega gradiva
 hramba arhivskega gradiva v skladu z notranjimi
pravili (36. člen) in strokovnimi navodili
 obveščanje o spremembah, ki vplivajo na
upravljanje z dokumentarnim gradivom (39.
člen)
AKREDITACIJA  CERTIFIKACIJA
 terminološko pravilnejši izraz »certifikacija«
 hramba arhivskega gradiva v digitalni obliki
 Ponudniki uporabljajo le pri državnem arhivu
certificirano opremo in storitve
 podelitev trajne certifikacije za strojno opremo
SANKCIJE
 92.a člen: ...nesprejetje ali kršitev notranjih pravil,
oziroma neizpolnjevanje predpisanih enotnih tehnoloških
zahtev...
 javnopravne osebe, ki bodo zajemale ali hranile gradivo v
digitalni obliki, in ponudnike storitev
 97. člen:
 lažno navajanje dejstva, da so notranja pravila potrjena od
državnega arhiva ,
 če nastopa kot ponudnik opreme in storitev ter ne registrira svoje
dejavnosti ali
 če lažno navaja dejstvo, da je ponudnik certificiranih storitev
oziroma opreme
POVZETEK – urejenost trga
JAVNOPRAVNE OSEBE
 izvedena priprava na zajem in hrambo
 sprejeta notranja pravila
 potrjena notranja pravila (razen državni
organi)
 obvezno notranje spremljanje izvajanja
notranjih pravil
OSEBE ZASEBNEGA PRAVA
 izvedba priprave na zajem in hrambo ter
sprejetje in potrditev notranjih pravil po
lastni presoji
 v primeru potrditve notranjih pravil
obvezno notranje spremljanje izvajanja
notranjih pravil
PONUDNIKI OPREME IN STORITEV
 registracija pri ARS
 potrjena notranja pravila pri ARS
 pri ARS certificirana oprema in storitve, če
se izvaja zajem in hramba arhivskega
gradiva
PONUDNIKI OPREME IN STORITEV


registracija pri ARS
sprejeta notranja pravila
SPREJEM NOVELIRANIH
PODZAKONSKIH PREDPISOV
 SPREJEM NOVELE ZVDAGA-A (22.7.2014)
6 mesecev (22.1.2015)
 uskladitev podzakonskih predpisov
6 mesecev (*22.7.2015)
 uskladitev notranjih pravil
Kaj vse to pomeni za hrambo
e-računov?
KATERIKOLI
 ZDDV-1G: 84. člen
 račun se izda v papirnati ali elektronski obliki
 nujno zagotoviti pristnost izvora, celovitost vsebine in
čitljivost računa za celotno življenjsko obdobje računa
 način zagotovitve določi davčni zavezanec sam
 s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo
revizijsko sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno
storitvijo
 z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko
izmenjavo podatkov (EDI)
Kaj vse to pomeni za hrambo
e-računov?
 ZDDV-1G: 86. člen (posebne obveznosti v zvezi s hrambo)
 davčni zavezanec mora zgotoviti te pogoje in
 račune hraniti v svoji izvirni obliki
 lahko pa tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski
obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris
podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni
obliki
 SRS
 ZDavP
Hraniti tudi podatke, ki jamčijo
pristnost izvora in celovitost
vsebine
In kakšno zvezo ima to ZVDAGA-A?
ZVDAGA-A določa
 temeljni cilj hrambe gradiva
 zajem, e-hramba
in spremljevalne storitve
 enakost izvirnemu gradivu
ZDDV-1G
dostopnost
uporabnost
avtentičnost
celovitost
pristnost izvora
celovitost
čitljivost
 urejenost trga
 Kaj to pomeni za račun, poslan v pdf obliki?
 Kje lahko hranimo e-račune?
TVEGANJA pri
dolgoročni e-hrambi
in ukrepi za njihovo
zmanjševanje
In kako se boste odločili vi?
Storitev zajema in hrambe Arhiviraj.si in
 Izvajanje v skladu
z ZVDAGA-A?
spremljevalne
storitve:
zajem dok. gradiva v digitalni obliki,
 Sprejem notranjih pravil?
 pretvorba dok. gradiva iz fizične v digitalno obliko,
 pretvorba
gradivavarnost?
iz dig. oblike v obliko za dolg.
 Katerega ponudnika
izbrati?dok.
Pravna
 MIKROCOP
hrambo,
 urejanje ali odbiranje dok. gradiva v digitalni obliki,
 uničevanje dok. gradiva v digitalni obliki,
 zagotavljanje varnih prostorov za hrambo gradiva v
 je registriran ponudnik
dig. obliki
 je prvi ponudnik elektronske hrambe in spremljevalnih storitev s
potrjenimi notranjimi pravili
 ima certificirano programsko in strojno opremo
 je v aprilu 2014 pridobil certifikacijo za storitve
In kako se boste odločili vi?
 Izvajanje v skladu z ZVDAGA-A?
 Sprejem notranjih pravil?
 Katerega ponudnika izbrati? Pravna varnost?
 MIKROCOP
 je registriran ponudnik
 je prvi ponudnik elektronske hrambe in spremljevalnih storitev s
potrjenimi notranjimi pravili
 ima certificirano programsko in strojno opremo
 je v aprilu 2014 pridobil certifikacijo za storitve
 Skladnost z zakonodajnimi zahtevami
 Dokazljivo izvajanje v praksi
 Potrdi Arhiv RS z revizijo
In kako se boste odločili vi?
 Izvajanje v skladu z ZVDAGA-A?
 Sprejem notranjih pravil?
 Katerega ponudnika izbrati? Pravna varnost?
 MIKROCOP
 je registriran ponudnik
 je prvi ponudnik elektronske hrambe in spremljevalnih storitev s
potrjenimi notranjimi pravili
 ima certificirano programsko in strojno opremo
 je v aprilu 2014 pridobil certifikacijo za storitve
 drugi pridobljeni certifikati: ISO 9001, ISO 27001, Priznanje
informacijske pooblaščenke
Z veseljem sem na voljo za vaša
vprašanja:
Alenka Fic Mikolič
alenka.mikolic@mikrocop.com