Audit – det stads…

Audit – det stads…
Denne artikel er et resultat af en “bruger” undersøgelse i 53 virksomheder, hvor temaet
var audit.
Det er således brugernes stemmer, som er gennemgivet i artiklen.
1
Denne artikel er skrevet til alle de arme mennesker, der på én eller
anden måde enten har været eller forventes at komme i kløerne på
auditorer..
Artiklen er således dedikeret alle de, der har bidraget til denne artikel.
At jeg nogle gange har ”pyntet” lidt på de mange udsagn er ingen
hemmelighed – men essensen er sandfærdig.
Jeg er blot budbringer…!
Indledning:
Uvist af hvilken grund kalder man det for audit. Audit stammer fra
latin – auditere – der betyder at lytte. Deraf auditivt, audition,
auditorium og lignende…. Spørgsmålet er således, hvem der
skal lytte til hvem. De, der får spørgsmål eller de, der stiller
spørgsmålene.
Det er svært at vide helt konkret, da auditorer erfaringsmæssigt hellere vil lytte til sig selv.
De skal stille spørgsmål til dem, de auditerer.
Spørgsmålet er om de også evner at lytte til svarene..
Men alt det kommer vi ind på senere.
Lad os først se, hvad ISO9001 pkt.8.2.2 siger om audit:
Der står, at firmaet (dem der har ansat auditorerne) skal planlægge deres audit.
Det tør siges – for alle angreb skal jo planlægges..
Og hvad vil de så opnå ved det.?
Svaret er kort:
At se om man har opfyldt standardens krav – og ikke kun dem – men også
alle andre krav som firmaet har besluttet. Man skal også påse, at paragrafferne – kravene - er
indført og vedligeholdt.
Da auditorerne kan være glemsomme, sætter de sig først ned
og gennemtrevler alt det, som angrebet skal omfatte. Dvs.
håndbogen, procedurer, instruktioner, skemaer… og for ikke at
glemme noget, lave de huskesedler med en række spørgsmål,
som skal stilles under deres audit.
De stiller altså en masser spørgsmål og det er bare om at svare rigtigt.
Men hvad er det så for mennesker, de der auditorer?.
Jeg er ikke i tvivl om, at de lider af en eller anden personlighedsforstyrrelse.
Ingen skal bilde mig ind, at man i det ene øjeblik kan betro sig til dem som en god kollega, og i
det næste øjeblik – når de påtager sig auditor kasketten - kan blive udsat for den selvsamme
person, som man bestemt ikke skal betro noget som helst til, og som heller ikke holder sig tilbage
til at indberette een – for bare det mindste.
Det kan da ikke være normalt! Det er ligefrem sygeligt.
2
Ikke nok med det:
auditorerne stoler ikke et øjeblik på det, man fortæller dem. Konstant spørger de efter beviser –
”Må jeg se?”. De kalder det objektivt vidnesbyrd.
Ligesom i retssager. Her forlanger man også beviser. For ellers kan man ikke afsige en dom.
Auditorer er nemlig også dommere.
Det er altså med andre ord vigtigt at have beviserne i orden..
”Smuttere”
Inden for audit er der noget, der hedder ”smuttere”.
Det betyder, at der er medarbejdere, der ”smutter”, når der er audit. Ved at de enten gemmer sig
bag papkasser eller skjuler sig på toiletterne.
Jeg har også hørt, at nogle medarbejdere anskaffer sig et gæsteskilt.
Man auditerer nemlig ikke gæster.
Deraf begrebet ”gæstearbejder.”
Eller så melder de sig syge. Statistisk set er fraværet typisk på omkring 15% mod normalt ca. 2%,
når der er audit.
Men tilbage til auditstrategien.
Man skal som nævnt planlægge auditten.. Én eller anden i virksomheden – typisk kvalitetschefen
(dem skal man også passe på) vurderer, hvem det skal gå ud over. Nogle bliver udsat for flere
angreb end andre. Det hele kommer faktisk an på kvalitetschefens humør.
Når så dagen nærmer sig, udsender man en krigserklæring i form af en såkaldt auditplan eller
agenda.
Her står hvornår de kommer, hvad det skal handle om og nogle gange, hvem de vil snakke med.
Læseren skal også advares mod, at auditorer for det meste er på jagt efter et nyt job – nemlig dit.
De starter med at spørge, hvad man laver, hvilke ansvar man har og dernæst, hvordan man
udfører opgaverne. Man kan faktisk bilde dem alt ind. For de aner ikke en pind om, hvordan man
udfører opgaverne. Men lader som om, at de ved det. Latterligt.
De fleste spørgsmål er ganske besynderlige og vidner om, at de intet kender til vores arbejde.
Hvis det skulle hænde at de finder vores arbejde interessant, kan du lige så godt begynde at søge
væk.
De vil gøre alt for at svine dig til. Husk at det hele ender i en rapport, som går helt til tops.
Der hvor man holder det, der hedder ledelsens evaluering. Det er her fyresedlerne skrives.
Deres sande ”jeg” kommer virkelig til udtryk, når de skal indberette dig:
Når de skal afsige deres domme. Det er her, de viser deres autoritet. Myndighed.
Dommen kommer hårdt og kontant. Det kan enten hedde en major eller den milde form: minor,
hvis du kommer til at sige eller gøre noget forkert. Der er ingen pardon.
Et sted i standarden står der også, at auditorer ikke må auditerer eget arbejde. Det er noget de
fleste auditorer synes, er en skam. For ingen andre end auditorer er så selvglade. Så ville deraldrig
3
blive rejst afvigelser.
Nogle internationale studier over auditorers adfærd har vist sig – udover det jeg indledte med at
skrive – at de er splittede i deres sjæl.
Mr. Jekyl og Mr. Hyde.
De har nemlig ikke fået deres behov for at kunne dominere over andre dækket som f.eks. en
pantefoged, politimand eller fængselsbetjent.
Der er kun en stilling som auditor tilbage. Her kan de rigtig boltre sig.
Nogle auditorer bliver forfremmet til det, de kalder Lead Auditor. Det er ikke noget man bliver
automatisk. Det kræver, at man i løbet af en enkelt audit kan dokumentere mindst 40 afvigelser.
Et eksempel på en sådan afvigelse var, da en ordblind kollega kom til at skrive sit navn: Mette med kun et ”t” på et jobkort.
Der gives ingen pardon, når auditorerne først kommer i gang.
Det er ingen hemmelighed, at der blandt auditorer er flere, der har enten et spiritusproblem eller
overforbrug af nervemedicin.
Det er almindelig kendt, at der på en afvænningsklinik for Ludomani ved Middelfart er en afdeling
specielt indrettet for auditorer.
Her får psykisk syge auditorer en særlig behandling for ”A-mani” :
A står for afvigelse.
Resultaterne er ikke særlig opmuntrende. Det er de færreste, som det lykkes at afvænne. Det er
bestemt ikke nemt at afvænne en auditor.
Men tilbage til standardens krav til audit.
Selvom det ikke direkte nævnes i standarden, er der tradition for, at der afholdes et såkaldt
afslutningsmøde efter en audit.
Det er højdepunktet for auditorerne. Efter en lang dags angreb, hvor de har indsamlet beviser, får
de nu lejlighed til virkelig at demonstrere deres sygelige magt. Én efter én opremses afvigelserne
og i mange tilfælde kræver de også en underskrift.
Auditorerne forventer nu, at man uden tidsnød får rettet op på forhold, som de siger, er forkerte.
Man skulle tro, at et ord er et ord. At man stolede på hinanden. Men ak, nej – auditorerne stoler
ikke på nogen. De vender nemlig tilbage for at se, om man nu har fået ”lukket” de såkaldte
afvigelser.
For at lukke afvigelser skal man have fundet årsagen, så de ikke opstår igen.
I tilfældet med eksemplet før med det manglende ”t” i Mette, igangsatte man en større
undersøgelse, der først blev stoppet, da den pågældende medarbejder – Mette – grædende brød
sammen og fortalte, at hun var ordblind. Men sagen sluttede ikke her. Nej.
Mette blev forflyttet til kantinen, hvor hun stod for bl.a. tømning af opvaskemaskinen.
Sagen måtte jo få konsekvenser.
Jeg har i denne artikel forsøgt at give et billede af, hvordan auditorer opleves af kollegaer.
4
Artiklen er skrevet med et håb om at auditorer løbende bør kritisk vurdere, hvordan de udnytter
virksomhedens ressourcer.
Det er faktuelt, at en times audit typisk koster mellem kr. 1.400-1.900,-.
Og hvad får virksomheden igen?
Det kan ikke undre at nogen kalder audit – det stads!
Mogens Larsen. Lead Auditor
ISO Consult
Juli 2013
Bruger-undersøgelsen kan rekvireres gratis hos:
iso-consult@iso-consult.dk
5