Procedure for intern audit - Om skolen - Hotel

Procedure for
intern audit
Formål
Denne procedure beskriver rammerne for intern audit af arbejdsmiljøledelsessystemet
(i form af arbejdsmiljøhåndbogen) med henblik på at




bidrage til en løbende forbedring af arbejdsmiljøindsatsen
fastslå, hvorvidt systemet er udformet og fungerer tilfredsstillende
undersøge om forpligtelser i arbejdsmiljøpolitikken og opfølgningsplanen
bliver opfyldt
sikre en effektiv opfølgning på resultaterne af intern audit
Afgrænsning (gyldighedsområde)
Proceduren gælder for hele Hotel- og Restaurantskolen i forbindelse med intern audit af
alle de i arbejdsmiljøhåndbogen eksisterende procedurer.
Henvisninger
 Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 923 af 21. oktober 2001 (§24)
 OHSAS 18001 afs. 4.5.3 og 4.5.5
 Organisationsdiagram for arbejdsmiljøorganisationen (i arbejdsmiljøhåndbogen)
 Plan for intern audit (i arbejdsmiljøhåndbogen)
 Opfølgningsplan for intern audit (i arbejdsmiljøhåndbogen)
Bilag
1. Skabelon for plan for intern audit
2. Interviewskema til brug ved intern audit (lokal auditrapport)
3. Skabelon for opfølgningsplan (samlende auditrapport)
Fremgangsmåde – handlingsplan
Det er målet, at alle procedurer i arbejdsmiljøhåndbogen bliver auditeret internt inden for
en periode af tre år.
Medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen (AMO) gennemfører årligt en intern audit af ca.
en tredjedel af skolens arbejdsmiljøhåndbog, jf. plan for intern audit.
Plan for intern audit gennemgås hvert år i 4. kvartal på møde i AMO. Følgende principper
lægges til grund:



Intern audit vedrører procedurer
Intern audit gennemføres som interviews af to auditorer sammen, og så vidt
muligt ikke med respondenter fra egen afdeling
Der gennemføres interviews med 1-2 forskellige medarbejdere samt 1-2 ledere
for hver procedure, der auditeres
Dokument nr. 7-1
Version nr. 17
Dato: 20-08-2015
Udarbejdet af: MJJ / ATL
Side 1 af 8



Proceduren for udarbejdelse af personalepolitik, øvrige procedurer under personale,
procedurerne for brand, ulykker og arbejdsskader samt nybyggeri, indkøb og
projektering auditeres hvert år
Intern audit gennemføres i 4. og 1. kvartal – den ansvarlige for intern audit inddrager
eventuelle bemærkninger fra seneste audit i planen
Ved udarbejdelse af auditplanen sikres objektivitet og upartiskhed
De lokale auditrapporter afleveres til den tilforordnede sekretær jf. organisationsdiagrammet for AMO. Kun den tilforordnede sekretær og AMO-chefen har umiddelbar
adgang til rapporterne. Øvrige kan anmode AMO-chefen om at få adgang til én eller flere
rapporter.
Opfølgning på gennemførelse og effekt
En opfølgningsplan udarbejdes af den tilforordnede sekretær. Opfølgningsplanen
forelægges følgende fora i rækkefølge:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Skolens direktør og AMO-chef
Skolens chefgruppe
Skolens ledelsesgruppe
Arbejdsmiljøorganisationen (AMO)
Samarbejdsudvalget
Skolens øvrige medarbejdere
AMO-chefen tilser derpå, at de aftalte justeringer af procedurer og/eller praksis udføres af
de ansvarlige i henhold til opfølgningsplanen.
Den tilforordnede sekretær tilser, at opfølgningsplanen (den samlende auditrapport)
offentliggøres i arbejdsmiljøhåndbogen (enkeltpersoner må ikke kunne identificeres).
Dokumentation
 Arbejdsmiljøhåndbogen, hvor opfølgningsplaner kan læses
 Referater af møder i
o Arbejdsmiljøorganisationen (AMO)
o Samarbejdsudvalget
o Diverse møder for medarbejdere
Ansvar
AMO-chefen er ansvarlig for, at denne procedure følges på skolen i sin helhed, herunder
at opfølgningsplanen overholdes.
Chefgruppen er ansvarlig for, at proceduren følges i egen afdeling.
AMO-chefen er ansvarlig for at ajourføre denne procedure.
Dokument nr. 7-1
Version nr. 17
Dato: 20-08-2015
Udarbejdet af: MJJ / ATL
Side 2 af 8
Bilag 1 til Procedure for intern audit
Skabelon for Plan for intern audit
Plan for intern audit år-år
Bemærk: Respondenterne interviewes hver for sig - læs nærmere i procedure for intern audit
År
Emne
Dokument
Arbejdsmiljøhåndbogen (AMHB)
Arbejdsmiljøredegørelse
Lovgivning
Procedure for overvågning og vedligeholdelse af AMHB
Procedure for ledelsesevaluering
Procedure for udarbejdelse af arbejdsmiljøredegørelse
Procedure for registrering af udviklingsforslag samt afvigelser
Procedure for opdatering af relevant lovgivning
Procedure for udarbejdelse og evaluering af arbejdsmiljøpolitik
Procedure for kommunikation om arbejdsmiljø
Arbejdsmiljøpolitik
Politik for sundhedsfremme
Politik for det rummelige arbejdsmarked
Audit
APV
Arbejdsmiljøorganisation (AMO)
Hvert
år
Brand, ulykker og arbejdsskader
Hvert
år
Nybyggeri, indkøb og projektering
Dokument nr. 7-1
Version nr. 17
Auditorer
Procedure for udarbejdelse af politik for sundhedsfremme
Procedure for udarbejdelse af politik for det rummelige arbejdsmarked
Procedure intern audit
Procedure for APV
Procedure for overvågning af arbejdsmiljøet
Procedure for valg af repræsentanter til arbejdsmiljøorganisation (AMO)
Procedure for potentielle risici
Procedure for ulykker, hændelser og afvigelser
Procedure i forbindelse brand
Procedure for kemiske produkter og arbejdsmiljø
Procedure for planlægning af ny-/ombygning, nye arbejdsprocesser og
omlægning af arbejdsgange
Procedure for indkøb og brug af tekniske hjælpemidler
Dato: 20-08-2015
Udarbejdet af: MJJ / ATL
Side 3 af 8
Respondenter
År
Emne
Dokument
Auditorer
Procedure for ansættelse af nye medarbejdere
Procedure for PUS / TUS
Procedure for sygemelding ved medarbejderes fravær
Hvert år Personale
Bestilling af serviceydelser
Kommunikation
Dokument nr. 7-1
Version nr. 17
Procedure for HRS’ personalepolitik
Procedure for mærkedage mv. samt afholdelse af arrangementer
Procedure for trivselsindsatsen
Procedure for introduktion af nye medarbejdere
Procedure for arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af
medarbejderes fravær
Procedure for information om arbejdsmiljøkrav over for eksterne
håndværkere og virksomheder
Procedure for bestilling af arrangementer og mødeforplejning
Procedure for bestilling af pedelservice, rengøring og IT-service
Procedure for bibliotek
Procedure for kørsel, bookning og brug af skolens biler
Procedure for housekeeping
Procedure for ekstern kommunikation
Procedure for intern kommunikation
Procedure for intern og ekstern post
Dato: 20-08-2015
Udarbejdet af: MJJ / ATL
Side 4 af 8
Respondenter
Bilag 2 til Procedure for intern audit
Interviewskema til brug ved intern audit (lokal auditrapport)
Dette skema anvendes af auditorerne og sendes udfyldt efter godkendelse af respondenten elektronisk til den ansvarlige for intern audit.
Auditorer:
Respondent:
Procedure:
1) Hvordan er respondentens oplevelse af
arbejdsmiljøcertificeringen generelt?
Kommentarer og anbefalinger:
2) Hvordan er respondentens kendskab
til og opfattelse af
arbejdsmiljøorganisationen (AMO)
generelt?
Kommentarer og anbefalinger:
3) Hvordan er respondentens kendskab
til og opfattelse af arbejdsmiljøhåndbogen
og procedurerne generelt?
Kommentarer og anbefalinger:
Dokument nr. 7-1
Version nr. 17
Dato: 20-08-2015
Udarbejdet af: MJJ / ATL
Dato:
Side 5 af 8
4) Vedrørende den specifikke
procedure:
Er den til at finde i AMHB?
Kommentarer og anbefalinger:
Er den forståelig?
Er den fyldestgørende og korrekt?
Efterleves proceduren?
Yderligere kommentarer og anbefalinger fra auditorerne:
Dokument nr. 7-1
Version nr. 17
Dato: 20-08-2015
Udarbejdet af: MJJ / ATL
Side 6 af 8
Bilag 3 til Procedure for intern audit
Skabelon for opfølgningsplan for intern audit
Opfølgningsplan for intern audit gennemført [uge + år]
Interviewmetode anvendt i alle tilfælde. Respondenter var bekendt med emne på forhånd.
TABEL 1: Generelt vedrørende arbejdsmiljøledelsessystemet
Observationer
Vedrørende skolens arbejdsmiljøcertificering (AMC) generelt:
Anbefalinger/korrigerende handlinger
Kendskabet til AMO:
Generelt om arbejdsmiljøhåndbogen (AMHB) og procedurer:
Dokument nr. 7-1
Version nr. 17
Dato: 20-08-2015
Udarbejdet af: MJJ / ATL
Side 7 af 8
TABEL 2: Handlingsplaner på baggrund af intern audit
Auditeret procedure/politik
Korrigerende handling
Dato
AMO-chef
Dokument nr. 7-1
Version nr. 17
Dato: 20-08-2015
Udarbejdet af: MJJ / ATL
Side 8 af 8
Deadline
Ansvarlig