Velkomstbrev - Forside for decentrale vejledere på AAU

Velkomstbrev til nye decentrale studievejledere
Den centrale Studievejledning på Aalborg Universitet vil gerne byde dig velkommen som decentral studievejleder. Med dette brev vil vi benytte lejligheden til at informere dig helt overordnet om studievejledningssystemet
på Aalborg Universitet, herunder vores og dine arbejdsopgaver. I brevet finder du også oplysninger om vores
informationsmateriale, åbningstider, kontaktoplysninger samt dine muligheder for at få uddannelse som studievejleder.
Brevet er inddelt i følgende afsnit:




Studievejledningssystemet på Aalborg Universitet
Den centrale Studievejledning
Decentrale studievejledere
God arbejdslyst
Hvis du på noget tidspunkt i din ansættelse som decentral studievejleder har spørgsmål, som relaterer sig til
din vejlederrolle, er du meget velkommen til at kontakte Den centrale Studievejledning.
Du er desuden meget velkommen til at besøge os på Den centrale Studievejledning, eller vi kan komme ud og
besøge dig i din studievejledning.
Vi har følgende kontaktoplysninger:
Den centrale Studievejledning
Aalborg Universitet
Fredrik Bajers Vej 5
9220 Aalborg Øst
Tlf.: 99 40 94 40
Mail: studievejledning@aau.dk / studentguidance@aau.dk
Side 1 af 5
Studievejledningssystemet
Aalborg Universitets studievejledning har en todelt struktur bestående af et centralt (Den centrale Studievejledning) og et decentralt vejledningssystem (decentrale vejledere). Studievejledningen er et meget væsentligt
vejlednings- og informationstilbud til både institutionens egne og potentielle studerende, og i den forbindelse er
Studievejledningen naturligvis et vigtigt ansigt udadtil for Aalborg Universitet. Selv om vi indadtil har forskellige
ansættelsesforhold og arbejdsopgaver, betragtes vi udadtil som en sammenhængende instans. Af den grund
er det meget vigtigt, at de oplysninger, vi giver, er korrekte, og at vi opfattes som serviceorienterede.
Sammenhængen mellem de to niveauer, det centrale og det decentrale, vil vi gerne styrke – bl.a. derfor dette
velkomst- og informationsbrev. Det er vores håb, at brevets informationer kan give et overblik over, hvor du
kan søge hvilke informationer, og at brevet synliggør de muligheder, du som decentral studievejleder har for at
gøre brug af den viden, vi har i Den centrale Studievejledning.
De fora, vi kommer til at mødes i, er Halvårsmøderne for alle decentrale studievejledere ved universitetet, vejledningsarrangementer som f.eks. Åbent Hus, og Introkurserne for nye decentrale studievejledere. Endelig
skal vores nyhedsbrev, der udkommer 4 gange om året, også nævnes.
Der er to hjemmesider, som er væsentlige for dig som ny studievejleder: www.studieguide.aau.dk, hvor Den
centrale Studievejledning har sin information til potentielle og nuværende studerende. Det er her, alle kan læse
om optagelsesregler, adgangskrav, merit, dispensation osv. Det er også her, alle træffetiderne for decentrale
studievejledere oplyses. Den anden vigtige hjemmeside er en side særligt for studievejledere på AAU:
www.decentralevejledere.aau.dk Her vil du finde informationer om de kommende arrangementer og kurser, og
du vil også finde vores Nyhedsbreve samt en oversigt over nye pjecer og meget andet.
Den centrale Studievejledning
Arbejds- og ansvarsområder
I Den centrale Studievejledning i Aalborg arbejder 10 fuldmægtige, 4 studenterstudievejledere og 1 studentermedhjælp. Vores arbejdsopgaver omfatter både indslusnings-, gennemførsels- og udslusningsvejledning herunder bl.a.:








optagelsesregler og adgangskrav
dispensationsmuligheder
information om uddannelsesmuligheder og studiestruktur
studieformer, studentersociale forhold såsom SU og bolig o.l.
orlov og udmeldelse
genindskrivning
indskrivning som gæstestuderende
meritansøgninger
Endelig skal samtaler med studerende med personlige problemer også nævnes som et væsentligt arbejdsområde. Desuden opbygger og vedligeholder vi Den centrale Studievejlednings hjemmeside og laver informationsmaterialer i papirform.
Informationsmateriale – hjemmeside og pjecer
Den centrale Studievejledning udleverer egne pjecer om:
Side 2 af 5





optagelsesregler
orlov
genindskrivning/indskrivning uden om Den Koordinerede Tilmelding
dispensations- og klagevejledning
bolig i Aalborg
Desuden uddeler vi:



Studieguiden, der beskriver alle dagstudierne ved Aalborg Universitet
Uddannelsernes egne pjecer
Andre vejledningsmaterialer, f.eks. om arrangementer, Studieliv m.m.
De fleste publikationer findes i netudgaver. For at sikre at materialesamlingen i din studievejledning er ajourført
med de nyeste opdateringer, henvises du til hjemmesiden: www.studieguide.aau.dk. Vi opfordrer dig også til at
være opmærksom på Undervisningsministeriets uddannelsesportal: www.ug.dk. Her er alle AAU’s uddannelser naturligvis også omtalt – også den, du er vejleder for.
Kontaktoplysninger
Den centrale Studievejledning hører under Studieforvaltningen. Som fuldmægtige er vi tillige tilknyttet Studiekontoret under samme forvaltning. Det er Studiekontoret, der i praksis behandler alle ansøgninger om optagelse til AAU’s uddannelser. Vi har derfor et indgående kendskab til lovgrundlaget for optagelse/indskrivning m.m.
Du kan træffe os telefonisk hver dag kl. 8-15, og du er velkommen til at kontakte os, hvis du ønsker et lovgrundlag eller forvaltningen af en lov gennemgået, eller på anden måde søger svar på vejledningsmæssige
problemstillinger. Du kan finde vores direkte telefonnumre på
www.decentralevejledere.aau.dk/Central+Studievejledning/Medarbejdere.
Åbningstider
Den centrale Studievejledning har åbent alle hverdage i tidsrummet kl. 12-15. I perioderne omkring ansøgningsfristerne til KOT har vi åbent kl. 10-15. Vi tilstræber at besvare mails sendt til Den centrale Studievejlednings mail-adresse (studievejledning@aau.dk) inden for 24 timer.
Studievejledningen på Aalborg Universitet, Esbjerg
På Aalborg Universitet i Esbjerg består Den centrale Studievejledning af to ansatte, som primært arbejder med
indslusningsvejledning og vejledning af både danske og udenlandske studerende. Britta Nordqvist Madsen
(7695) vejleder de danske ansøgere og studerende, mens Heidi V. Jensen (7669) vejleder de udenlandske
studerende. På Aalborg Universitet Esbjerg er der også ansat to decentrale studievejledere, som sammen
varetager alle studieretninger og hovedsageligt beskæftiger sig med gennemførselsvejledning.
Studievejledningen på Aalborg Universitet, København
På Aalborg Universitet i København er Den centrale Studievejledning repræsenteret ved Mikkel Dahlbæk Sigurdsson (3751), som desuden fungerer som karrierevejleder for Karrierecentret. Anne Drivsholm Sand
(2572), som er ansat på Internationalt Kontor, vejleder AAU Københavns udenlandske studerende. Derudover
er der ansat decentrale studievejledere, som ligeledes beskæftiger sig med gennemførselsvejledning.
Side 3 af 5
Decentrale studievejledere
Som decentral studievejleder får du mange forskelligartede opgaver. Du skal både kunne vejlede universitetets
studerende i løsning af egne, studierelaterede problemer og vejlede potentielle studerende om studiernes
konkrete indhold, studiemiljø, beskæftigelsesmuligheder m.v. Som ansat af studienævnet deltager du som
oftest tillige i studienævnsmøder og udfører andre opgaver, som studienævnet måtte have ønske om, eksempelvis afholdelse af diverse orienteringsarrangementer. Som decentral studievejleder medvirker du desuden
ved universitetets årlige vejledningsarrangementer, såsom Åbent Hus, med oplæg og informationsbod, og som
oftest også i forbindelse med Studiepraktik.
Som decentral studievejleder er du imidlertid kun ansat et begrænset antal timer, og de fleste har kun åbent få
timer ugentligt. Det er derfor nødvendigt at prioritere i sine opgaver og videnstilegnelse.
Åbningstider
Vi opfordrer dig til at benytte din telefonsvarer eller telefonens omstillingsfunktion, når du ikke er på kontoret,
eller hvis du er optaget af en samtale. Meddel altid den indtastningsansvarlige for Studieguiden på dit studie
(typisk en studiesekretær eller en schoolmedarbejder), hvis du ændrer på dine åbningstider – vi henviser dagligt mange studerende og potentielle studerende til jer, da vi ikke kan besvare fagspecifikke spørgsmål. Disse
personer skulle nødigt skuffes i deres forventning om at kunne træffe en studievejleder i den åbningstid, vi
oplyser.
Kompetence
Oplever du, at du ikke kan svare fyldestgørende på komplekse spørgsmål eller spørgsmål af eksempelvis meget følsom og/eller økonomisk karakter, så henvis til en relevant person eller afdeling. Det er bedre at henvise
end at give forkert svar. Du er altid velkommen til at henvise til og rådføre dig med relevante personer på Den
centrale Studievejledning eller på Studiekontoret. Studenterrådgivningen www.studenterraadgivningen.dk skal
også nævnes som et sted, der kan opsøges, hvis man møder studerende med større studiemæssige eller
personlige problemer. Sådanne problemer kan kun professionelle terapeuter og psykologer tage sig af. En
anden mulighed er at henvise til studenterpræsterne http://adm.aau.dk/praesten/index.htm på Aalborg Universitet, hvor studerende, der har brug for én at tale med, altid kan komme for at få en snak. Endelig findes også
Universitetsklinikken på AAU www.klinik.aau.dk og Center for Coaching
www.facebook.com/CenterForCoaching, som begge hører under psykologistudiet. Vær også opmærksom på
Den Sociale Skadestue (åbent aften og nat) og Den Psykiatriske Skadestue (åbent i dagtimerne).
Det er vigtigt at være sig sin kompetence bevidst – en decentral studievejleder er kompetent til at vejlede og
informere, men har ikke kompetence til at foretage eksempelvis meritvurderinger eller optage ansøgere; dette
er altid en konkret, individuel vurdering, som kun henholdsvis studienævn eller Studiekontoret har kompetence
til. En decentral studievejleder kan naturligvis kende til praksis i fortilfælde i f.eks. meritsager og formidle denne viden videre, men at træffe en konkret afgørelse er alene studienævnets kompetence.
Grundkursus
Vi har traditionelt opfordret alle decentrale studievejledere til at ansøge om at deltage i Undervisningsministeriets ”Grundkursus for studievejledere ved de videregående uddannelsesinstitutioner”. Kurset omhandlede bl.a.
det lovgrundlag, man som studievejleder arbejder ud fra. Det vil i praksis bl.a. sige Forvaltningsloven og Offentlighedsloven, hvoraf eksempelvis tavshedspligten fremgår. Desuden gennemgik man de etiske retningslinier, der er grundlaget for en studievejleders arbejde. Kurset omhandlede kort sagt de roller og opgaver, man
tildeles som studievejleder, og klædte vejledere på med grundlæggende vejledningsteori og – metoder.
Side 4 af 5
Desværre er bevillingen til uddannelsen ophørt, og den bliver derfor ikke udbudt mere. AAU arbejder nu i fællesskab med andre danske universiteter på at lave en ny studentervejlederuddannelse. Vi vil løbende opdatere
www.decentralevejledere.aau.dk med nyt om dette arbejde, efterhånden som det skrider frem.
God arbejdslyst
Den centrale Studievejledning glæder sig til samarbejdet med dig. Hold øje med nyhedsbrevet og hjemmesiden www.decentralevejledere.aau.dk, der bl.a. oplyser datoer for introduktionskurser for nye vejledere, halvårsmøder og andre ting, der har betydning for dig.
God arbejdslyst!
Med venlig hilsen
Charlotte Rohde
På vegne af Den centrale Studievejledning
Juni 2013
Side 5 af 5