FMK brugerguide i version 8

XMO FMK
FMK brugerguide i version 8
Begreber
Arbejdsgange
Medicingennemgang
Sammenkodning
Sikkerhed
Synchronizing Healthcare
INDHOLD
FMK Indledning ............................................................................................................................................................... - 2 Arbejdsgangen med FMK ................................................................................................................................................ - 2 Første gang man ønsker at gennemgå medicinkortet med FMK................................................................................ - 2 Almindelig løbende oprydning i medicinkortet .......................................................................................................... - 2 FMK Sammenkodning og overførsel ............................................................................................................................... - 2 Daglig brug af medicin kortet ..................................................................................................................................... - 2 Sammenkodning af løse recepter ............................................................................................................................... - 3 Oprettelse af ordination ud fra løse recepter ............................................................................................................. - 3 FMK Medicingennemgang .............................................................................................................................................. - 3 Gennemgang af fast medicin ...................................................................................................................................... - 3 Medicingennemgang .................................................................................................................................................. - 4 Medicinkortet med FMK ................................................................................................................................................. - 4 Ordinationshistorik og effektueringer ........................................................................................................................ - 4 Medicinkort status ...................................................................................................................................................... - 4 Ordinationer med negativt samtykke ......................................................................................................................... - 5 Godkendelse af recepter og FMK kø .............................................................................................................................. - 5 Recepter til godkendelse ............................................................................................................................................ - 5 FMK handlinger til godkendelse ................................................................................................................................. - 5 Fremtidig godkendelsesprocedure ............................................................................................................................. - 5 Skemavalideringsfejl ....................................................................................................................................................... - 6 Typiske fejl i forbindelse med afsendelse via FMK ..................................................................................................... - 6 FMK Digital signatur og sikkerhed .................................................................................................................................. - 7 Digital signatur ............................................................................................................................................................ - 7 Medicin-it .................................................................................................................................................................... - 7 Brugere i XMO ............................................................................................................................................................ - 7 FMK Begreber ................................................................................................................................................................. - 7 Ordinationer ............................................................................................................................................................... - 7 Recepter...................................................................................................................................................................... - 8 Effektuering ................................................................................................................................................................ - 8 Løse Recepter ............................................................................................................................................................. - 8 Sammenkodning ......................................................................................................................................................... - 8 Medicingennemgang .................................................................................................................................................. - 9 Fast medicin på FMK ................................................................................................................................................... - 9 Seponering på FMK ..................................................................................................................................................... - 9 Support af FMK og digitale signaturer ............................................................................................................................ - 9 FMK ............................................................................................................................................................................. - 9 Digital signatur ............................................................................................................................................................ - 9 Yderligere information ................................................................................................................................................ - 9 -
-1-
FMK INDLEDNING
Det Fælles Medicin Kort, FMK, viser en patients aktuelle medicinering. Det kan være et stort arbejde at få overblik
over alt, hvad en patient aktuelt får udleveret hos speciallæger, sygehuse m.v. FMK viser, hvad en given patient
aktuelt får af medicin fra alle parter og sikrer dermed overblikket og mindsker risikoen for medicineringsfejl.
Bagerst i denne vejledning ligger en begrebsforklaring. Den kan være relevant at bruge i takt med, at man støder på
nye begreber i forbindelse med FMK.
ARBEJDSGANGEN MED FMK
FØRSTE GANG MAN ØNSKER AT GENNEMGÅ MEDICINKORTET MED FMK
1.
2.
3.
Gennemgå medicinkortet – gerne sammen med patienten – således at al fast medicin får status som fast.
Send det derefter til FMK (Alt+F1 menu ”Send alt fast medicin til FMK”).
Foretag sammenkodning og/eller oprettelse af de løse recepter, som ligger i et separat felt under
medicinkortet. Det gøres ved at stå på en ordination og trække den op i medicinkortet.
Markér at du har gennemgået medicinkortet og taget stilling til de løse recepter (Ctrl+Q).
ALMINDELIG LØBENDE OPRYDNING I MEDICINKORTET
1.
2.
Foretag sammenkodning og/eller oprettelse af de løse recepter, som ligger i et separat felt under
medicinkortet. Det gøres ved at stå på en ordination og trække den op i medicinkortet.
Markér at du har gennemgået medicinkortet og taget stilling til de løse recepter (Ctrl+Q).
FMK SAMMENKODNING OG OVERFØRSEL
DAGLIG BRUG AF MEDICIN KORTET
Den daglige brug af medicinkortet vil ikke ændre sig markant efter aktivering af FMK. Recepter vil blive afleveret via
FMK i stedet for edifact, men ellers skal man ordinere, forny osv. helt på samme måde som man plejer.
Ved åbning af en patients medicinkort vil man i bunden kunne se et felt med løse recepter. Listen kan være lang, indtil
man har lavet en medicingennemgang, da der ligger løse recepter fra de seneste to år. De ordinationer man ønsker at
gemme i XMO, markerer man og trækker op i medicinkortet. Man kan enten vælge at sammenkode eller oprette de
løse recepter:
-2-
SAMMENKODNING AF LØSE RECEPTER
Hvis man vil sammenkode en af de løse recepter med en allerede eksisterende, markerer man den løse recept og
trækker den op i medicinkortet og slipper den oven i den rette ordination – kun hvis de to ordinationer er 100 %
identiske, kan man få lov at sammenkode.
OPRETTELSE AF ORDINATION UD FRA LØSE RECEPTER
Hvis man vil oprette en ordination i medicinkortet ud fra en løs recept, uden at sammenkode, markerer man
ordinationen og trækker den op i det tomme felt nederst på listen. Man kan også vælge at holde Shift-knappen nede
mens man trækker ordinationen op og slippe den et vilkårligt sted på listen. Herefter vil den blive oprettet som en ny
ordination, som man kan bruge på samme måde som egne ordinationer.
FMK MEDICINGENNEMGANG
GENNEMGANG AF FAST MEDICIN
Vi har i XMO gjort det let at overføre den faste medicin til FMK. Dette vil over tid ske af sig selv i forbindelse med
fornyelser, men det kan være en god ide at gennemgå det faste medicin, eventuelt sammen med patienten, og sende
det til FMK. Man kan let skifte status på en ordination fra fast til ej fast med genvejstasten ”Ctrl+f”, og når man har set
det igennem, sender man det til FMK med knappen ”Send alt via FMK” i Alt+F1 menuen:
-3-
MEDICINGENNEMGANG
Når man har gennemgået en patients medicinkort og har taget stilling til at sammenkode og oprette de løse recepter
fra FMK, kan man angive dette overfor FMK ved at bruge genvejen ”Ctrl+q” Medicingennemgang. Herefter bliver der i
medicinkortets øverste bjælke markeret af hvem og hvornår medicinkortet sidst er gennemgået.:
MEDICINKORTET MED FMK
ORDINATIONSHISTORIK OG EFFEKTUERINGER
I XMO har man altid kunnet se historikken for en given ordination ved at bruge ”F3” ordinationer. Efter aktivering af
FMK vil denne nu også vise ændringer af en ordination, ligesom man vil kunne se de forskellige effektueringer.
MEDICINKORT STATUS
Et medicinkort på FMK kan have forskellig status. Et normalt kort er aktivt med en status om, hvornår det sidst er
gennemgået og af hvem. Medicinkortet kan også være suspenderet – dette vises med en tekst i statuslinjen øverst i
medicinkortet. Suspenderet betyder, at patientens medicinering under indlæggelse varetages i et lokalt system, og at
FMK ikke længere nødvendigvis er retvisende. Det er muligt at tilgå et suspenderet kort og arbejde på det, f.eks.
oprette en ny ordination. Ved udskrivelse skal sygehuset af-suspendere kortet og angive det medicin patienten
udskrives med, så kortet igen får status aktivt. Hvis et kort ikke bliver af-suspenderet ved udskrivning, skal man
kontakte afdelingen. Den afdeling der har suspenderet kortet, vises i ”FMK medicinkort detaljer” fra Alt+F1 menuen.
Et medicinkort kan også være ugyldiggjort, dette sker hvis lægemiddelstyrelsen har vurderet, at kortet ikke kan være
retvisende. Hvis dette sker, kan man få yderligere oplysninger hos lægemiddelstyrelsen. Et ugyldiggjort kort vises,
ligesom ved suspendering, med en tekst i statuslinjen øverst i medicinkortet.
-4-
ORDINATIONER MED NEGATIVT SAMTYKKE
En patient kan ønske, at andre end den ordinerende læge ikke må se en given ordination. Dette kaldes på FMK
’negativt samtykke’. En ordination med negativt samtykke vil vises på listen med kursiv og teksten negativt samtykke.
Ønsker man at hente de ordinationer, der er givet negativt samtykke på, kan det gøres fra Alt+F1 menuen ”Hent
ordinationer med negativt samtykke”. Når man henter disse, vil der komme en dialogboks omkring samtykke. Enten
har man fået lov af patienten eller også har man vurderet, grundet patientsikkerheden, at patienten ikke er i stand til
at svare på, om det er nødvendigt. Begge dele stemples på FMK, så man i forbindelse med eventuelle klagesager, ved
hvad grunden er. Får man brug for selv at angive negativt samtykke til en ordination, findes der et felt til det i
ordinationsvinduet.
GODKENDELSE AF RECEPTER OG FMK KØ
RECEPTER TIL GODKENDELSE
Hvis klinkpersonalet har lavet fornyelser, vil disse recepter som hidtil stå til godkendelse i edifact postkassen under
Udbakke-> Recepter. Her skal en læge godkende recepterne og de vil stå til ’afsendelse via FMK’. I selve afleveringen
til FMK sker der en validering af de enkelte recepter og det kan være at afsendelsen stopper med en valideringsfejl (se
afsnittet om disse). Opstår der en fejl, vil XMO såfremt det er muligt, tilbyde at sende den pågældende recept via
edifact i stedet for FMK.
FMK HANDLINGER TIL GODKENDELSE
Ligesom man skal godkende og sende recepter, skal man også godkende og sende de øvrige FMK relaterede
handlinger, som klinikkens personale udfører på medicinkortet. Det kan være en seponering, ændring af en
ordination, uden at lave en ny recept m.v.
Disse handlinger lægger sig automatisk i edifact postkassen under Udbakke -> FMK. Her kan lægen gennemse de
enkelte handlinger og sende dem til FMK ved at trykke F8 eller ”Send alt via FMK”.
FREMTIDIG GODKENDELSESPROCEDURE
Der kommer en ændring af reglerne omkring, hvem der må hvad på FMK, og derfor vil ovenstående
godkendelsesprocedurer løbende ændres. Klinikpersonalet vil få lov at aflevere flere typer af handlinger til FMK
direkte uden lægens godkendelse, og derfor vil FMK køen og en del af receptgodkendelsen på sigt forsvinde. Vi
orienterer i forbindelse med opdateringerne af XMO, om de ændringer der kommer til at ske.
-5-
SKEMAVALIDERINGSFEJL
TYPISKE FEJL I FORBINDELSE MED AFSENDELSE VIA FMK
I forbindelse med afsendelse af recepter eller FMK handlinger til FMK, kan der opstå en såkaldt skemavalideringsfejl.
Kommunikationen med FMK foregår på den måde, XMO skal udfylde et skema med en lang række oplysninger pr.
handling. Dette er bl.a. oplysninger om klinikken, brugeren, patienten, apotek og udleveringssted. Er der en oplysning,
der ikke overholder det som FMK forventer, melder den tilbage med en skemavalideringsfejl, hvor der står hvad
problemet er.
For at få afsendt den pågældende recept eller handling, skal man rette den oplysning, der gør at valideringen fejler –
enten i XMO opsætningen, eller på medicinkortet.
Typiske valideringsfejl kan skyldes problemer med digital signatur eller opsætning af brugeren – f.eks. manglende cprnummer. Det kan være udleveringssteder eller apoteker, der ikke er angivet med alle de oplysninger, som FMK
forventer eller også er det oplysninger på selve præparatet, der er forkerte, såsom udløbsdato, ordinationsvej,
indikation m.v.
XMO forsøger at kontrollere så meget som muligt, allerede når recepten genereres, men der kan opstå tilfælde, hvor
der ligger noget i kø, som indeholder en fejl. En valideringsfejl i FMK køen kan ligge og blokere for afsendelsen af
recepter fremadrettet. Det er derfor vigtigt, at man med jævne mellemrum rydder op i FMK køen (Kommunikation
F11 ->Udbakke -> FMK) – bliver køen for stor, bliver det også for svært at gennemskue på hvilken patient/hvilket
præparat fejlen ligger.
Opstår der en skemavalideringsfejl, man ikke kan gennemskue, så kontakt XMO supporten som kan være behjælpelige
med fejlsøgning.
-6-
FMK DIGITAL SIGNATUR OG SIKKERHED
DIGITAL SIGNATUR
Alle brugere skal identificere sig overfor FMK med deres digitale signatur – sundhedspersonalet med den digitale
medarbejder- signatur.
I forbindelse med FMK har vi implementeret Single Sign On (SSO) i XMO, hvilket betyder, at vi knytter den digitale
signatur til brugeren i XMO. Det betyder, at man ikke behøver at installere FMK på alle klinikkens maskiner, men at
man altid logger ind i FMK, når man logger ind i XMO. Når man logger ind, har man adgang til FMK i 9 timer, herefter
spørges der igen om login. For hjælp til digitale signaturer kan du kontakte regionens datakonsulenter.
MEDICIN-IT
Al personale skal knyttes til klinikken, så de kan arbejde på vegne af lægen på FMK. Det vil sige, at deler to klinikker
samme sekretær, skal begge læger registrere sekretæren som medhjælper. Styringen af dette håndteres via
https://fmk-online.dk/fmk/
BRUGERE I XMO
Den personlige signatur knyttes til brugeren i XMO, og du kan ikke længere dele computere og log-ins på samme måde
som før. Alle brugere i XMO skal have deres eget personlige log-in. Det vil sige, at en fælles ”SEK”-bruger for alle
sekretærer i klinikken ikke længere kan anvendes. Du kan fortsat dele en computer, men da log-in til XMO er
personligt, skal du fremover huske at skifte bruger, når du går til og fra computeren. Man skal ligeledes huske, at
angive CPR-nummer på alle brugere, da dette er et krav fra FMK.
FMK BEGREBER
I forbindelse med FMK, er der en række begreber som er vigtige at kende. Nogle af begreberne hedder det samme
som tidligere – men har ændret betydning i forbindelse med FMK. Det anbefales at læse pjecen: ”Fælles Medicinkort En fremtid med adgang til et fælles og samlet overblik over borgernes aktuelle medicinering", som er blevet udleveret
på alle regionernes FMK arrangementer, og kan hentes på www.medcom.dk under Projekter -> Fælles medicin kort i
lægepraksis-> Materialer til værktøjsmøder.
ORDINATIONER
En ordination beskriver et præparat, som en patient får, med dosis, indikation m.v. I FMK knyttes ordinationerne til de
recepter, man laver ud fra ordinationen, og danner hermed en historik, som alle kan se. Man retter derfor så vidt
muligt i den eksisterende ordination frem for at lave en ny, hvis der f.eks. er ændringer i dosering. Ordinationerne på
FMK kan ændres af alle parter, og man kan derfor også ændre dosering på en ordination, der kommer fra andre end
en selv og omvendt.
-7-
RECEPTER
At man laver en recept på FMK betyder, at man anviser, at en ordination må udleveres på apoteket. Recepten
indeholder som tidligere apotek og udleveringsted – men bliver som udgangspunkt ikke længere sendt som edifact,
men afleveret direkte til FMK. Dette skulle gerne betyde mindre administrativt arbejde omkring recepter og hurtigere
ekspeditionstid.
EFFEKTUERING
En effektuering opstår, når patienten henvender sig på apoteket og får udleveret det som vedkommende har recept
på. Her vil man via FMK kunne se, hvornår det er sket, hvor det er sket og hvad de reelt set har fået udleveret på
apoteket. En effektuering kan dog også ske i klinikken, på sygehuset m.v., hvis man her får udleveret medicin direkte.
LØSE RECEPTER
En løs recept opstår, når der sker en effektuering af en recept, der ikke kommer fra FMK. Det kan f.eks. være en recept
fra en klinik, der ikke anvender FMK eller en papirrecept. Da disse ikke kan knyttes til en bestemt ordination på FMK,
bliver de registreret som en løs recept. FMK er født med 2 års historisk data fra Receptserveren, og derfor vil der på
langt de fleste patienter være en række løse recepter, da disse er lavet før FMK.
SAMMENKODNING
Når man i sit medicinkort har en ordination af f.eks. Panodil, som patienten har fået lavet recept på 3 gange tidligere
før FMK, så vil der på FMK findes 3 løse recepter på Panodil. Disse løse recepter kan man knytte til ordinationen ved at
sammenkode. Typisk vil man i XMO allerede have ordinationshistorikken, da medicinkortet altid har gemt disse
oplysninger, men sammenkodningen gør, at andre parter også kan se, at recepterne passer til ordinationen, og de vil
ikke længere figurere som løse recepter.
Sammenkodningen er ikke et overenskomstmæssigt krav og vil ofte ikke have den store betydning for lægen selv, da
man jo allerede har historik i XMO. Men det letter arbejdet for andre og hvis man en dag selv får en ny patient, er det
rart at få en pæn opryddet patient, fremfor en bunke ordinationer og løse recepter. Dog skal man være opmærksom
på, at der kan være løse recepter, som indikerer udleveringer, man ikke kender til. Dette kan ske, hvis patienten har
været hos en anden læge og fået udleveret en recept og man bør derfor altid gå de løse recepter igennem og se om
der er noget væsentligt.
Da man kun er forpligtet til at bruge FMK fremadrettet, skal man ikke bruge tid på ikke aktuelle præparater, som f.eks.
en penicillinkur, en patient har fået for 1 år siden. Disse har alligevel ingen betydning for FMK.
-8-
MEDICINGENNEMGANG
Medicingennemgangen foretages af patientens egen læge sammen med patienten. Når lægen og patienten er enige
om, hvad patienten får af medicin, angiver lægen dette ved at fortælle systemet, at medicinen er gennemgået. Når
man laver gennemgangen, kan man også ved samme lejlighed gennemgå de løse recepter på patienten, dvs.
sammenkode de som har interesse eller trække dem ind i sit medicinkort som ordinationer.
Det er et krav i overenskomsten at lave en medicingennemgang, men hvor omfattende man laver den mht.
sammenkodning af løse recepter m.v., er der ikke noget krav til.
Når man har lavet medicingennemgangen, angiver man samtidigt, at man har taget stilling til de løse recepter – disse
vil herefter blive skjult i en historik.
FAST MEDICIN PÅ FMK
På FMK anvender man begrebet fast medicin, næsten ligesom man kender det fra XMO. På FMK er fast medicin en
ordination uden udløbsdato – dvs., at den er aktuel, og forbliver på FMK, indtil nogen seponerer den eller angiver en
udløbsdato. I praksis betyder det, at medicin efter behov også bør angives som fast i XMO, for at det bliver på FMK.
Når udløbsdato på en ordination er overskredet, forsvinder den fra FMK.
SEPONERING PÅ FMK
Seponering på FMK har en lidt anden praktisk betydning end den har i dag i XMO. Når man angiver, at en ordination er
seponeret, så angiver man, at den ikke er aktuel mere, og den bliver derfor ikke vist på FMK. I XMO vil man fortsat
kunne se ordinationen, men den vil ikke længere kunne anvendes i forbindelse med FMK og andre parter kan ikke se,
at patienten tidligere har fået præparatet.
SUPPORT AF FMK OG DIGITALE SIGNATURER
FMK
Supporten kan være behjælpelig med den almindelige support omkring brugen af XMO. Har man behov for hjælp
vedrørende FMK, såsom begrebsforståelse, suspenderede medicinkort o.l. kan man kontakte Medcoms FMK hotline
på telefon 65 43 20 55 eller e-mail: hotline@medcom.dk. Man kan ligeledes få hjælp hos de regionale
datakonsulenter.
DIGITAL SIGNATUR
Har man brug for hjælp til digital signatur, kan man få hjælp hos de regionale datakonsulenter, som kan hjælpe med
stort set alt omkring disse. Herudover anbefaler vi at kigge på følgende hjemmeside med tips og tricks til digital
signatur: http://bit.ly/digitalsig
YDERLIGERE INFORMATION
Du kan finde yderligere information og hjælp til både FMK og digitale signaturer hos Medcom på
http://bit.ly/wm111659
-9-