Bestil Knabstrupper kalenderen 2015

Transcription

DBU – Personalehåndbog
07-01-2014
1
DBU – Personalehåndbog............................................................................................................................... 1
1.
Indledning ................................................................................................................................................ 5
1.1.
Opdatering ......................................................................................................................................... 5
2.
DBU’s organisation ................................................................................................................................. 5
2.1.
Organisationsopbygning .................................................................................................................... 5
2.2.
Kontaktpersoner ................................................................................................................................ 5
2.3.
Titler ................................................................................................................................................... 5
3.
Arbejdssted og position ......................................................................................................................... 6
3.1.
Arbejdssted ........................................................................................................................................ 6
3.2.
Rundvisning og retningslinjer for rundvisning .................................................................................... 6
3.2.1.
Rundvisning for nyansatte ......................................................................................................... 6
3.2.2.
Retningslinjer for rundvisning af gæster .................................................................................... 6
3.3.
Kantine ............................................................................................................................................... 6
3.4.
Omklædnings- og badefaciliteter ....................................................................................................... 6
3.5.
Rygning .............................................................................................................................................. 6
3.6.
Praktisk .............................................................................................................................................. 7
3.6.1.
Alarm og vagtrundering ............................................................................................................. 7
3.6.2.
Nøgle ......................................................................................................................................... 7
3.6.3.
Post ............................................................................................................................................ 7
3.6.4.
Visitkort ...................................................................................................................................... 8
3.7.
Sikkerhedsudvalg .............................................................................................................................. 8
4.
Arbejdstid og ansættelsesforhold......................................................................................................... 9
4.1.
Arbejdstid ........................................................................................................................................... 9
4.2.
Fleksibel arbejdstid ............................................................................................................................ 9
4.3.
Formål ................................................................................................................................................ 9
4.4.
Daglig arbejdstid, flekstid med mere ................................................................................................. 9
4.4.1.
Registrering af arbejdstid og fravær via registreringskoder ..................................................... 10
4.4.2.
Tilstede .................................................................................................................................... 10
4.4.3.
Arbejder hjemme ..................................................................................................................... 10
4.4.4.
Udvalgsmøde/gruppemøder .................................................................................................... 11
4.4.5.
Møder ....................................................................................................................................... 11
4.4.6.
Landskampe ............................................................................................................................ 12
4.4.7.
Rejser....................................................................................................................................... 12
4.4.8.
Slutrunde.................................................................................................................................. 12
4.4.9.
Fleks ........................................................................................................................................ 12
4.4.10. UEFA ....................................................................................................................................... 12
4.4.11. Massage .................................................................................................................................. 12
4.4.12. Læge ........................................................................................................................................ 12
4.4.13. Sygdom .................................................................................................................................... 13
4.4.14. Barn syg ................................................................................................................................... 13
4.4.15. Ferie, Feriefridag og Ferie uden løn ........................................................................................ 13
4.4.16. Fri ifølge aftale ......................................................................................................................... 13
4.4.17. Regler for afdelingsledere ........................................................................................................ 14
4.4.18. Spørgsmål/svar til fleksibel arbejdstid ..................................................................................... 14
4.5.
Særlig arbejdstid .............................................................................................................................. 15
4.6.
Seniorpolitik ..................................................................................................................................... 15
4.7.
Deltid ................................................................................................................................................ 15
4.8.
Orlov ................................................................................................................................................ 16
4.8.1.
Barselsorlov ............................................................................................................................. 16
4.8.2.
Adoption ................................................................................................................................... 16
4.9.
Løn ................................................................................................................................................... 17
4.9.1.
Lønudbetaling .......................................................................................................................... 17
4.10.
Arbejde udenfor DBU ................................................................................................................... 17
4.10.1. Lønnet arbejde udenfor DBU ................................................................................................... 17
07-01-2014
2
4.10.2. Ikke lønnet arbejde udenfor DBU ............................................................................................ 17
4.10.3. Internationalt arbejde ............................................................................................................... 17
4.11.
Medarbejderudvikling ................................................................................................................... 17
4.12.
MU-samtaler ................................................................................................................................ 17
4.12.1. Dialogen ................................................................................................................................... 17
4.12.2. Procedure ................................................................................................................................ 18
4.13.
Uddannelse .................................................................................................................................. 18
4.14.
Pensionsordning .......................................................................................................................... 18
4.15.
Ansættelse/fratrædelse ................................................................................................................ 18
4.16.
Højtider / Helligdage / fridage ...................................................................................................... 19
4.16.1. Helligdage ................................................................................................................................ 19
4.16.2. Flytning .................................................................................................................................... 19
4.16.3. Bryllup og sølvbryllup ............................................................................................................... 19
4.16.4. Dødsfald og begravelse ........................................................................................................... 19
4.16.5. Jubilæum ................................................................................................................................. 19
4.17.
Forsikringer .................................................................................................................................. 19
4.17.1. Rejseforsikring ......................................................................................................................... 19
4.17.2. Ulykkesforsikring ...................................................................................................................... 19
4.17.3. Lovpligtig arbejdsskadeforsikring............................................................................................. 19
4.18.
Juleopsparing............................................................................................................................... 20
4.19.
Multimedier .................................................................................................................................. 20
4.19.1. Hjemmearbejdsplads ............................................................................................................... 20
4.19.2. Udlån af mobiltelefon ............................................................................................................... 20
4.19.3. Fri telefon ................................................................................................................................. 20
4.19.4. Køb/Udskiftning af mobiltelefoner ............................................................................................ 21
4.19.5. Beskatning af multimedier ....................................................................................................... 21
4.20.
”DBU Bilen” .................................................................................................................................. 21
4.21.
Personalegoder............................................................................................................................ 21
4.21.1. Frokostordning ......................................................................................................................... 21
4.21.2. Drikkevarer og frugt ................................................................................................................. 22
4.21.3. Morgenbrød ............................................................................................................................. 22
4.21.4. Tøjpakke .................................................................................................................................. 22
4.21.5. Partoutkort ............................................................................................................................... 22
4.21.6. Billetter ..................................................................................................................................... 23
1.1.1.
Champions Leauge og diverse internationale kampe ............................................................. 23
4.21.7. Gaver ....................................................................................................................................... 23
4.21.8. Massage/Zoneterapi ................................................................................................................ 23
4.21.9. Vask ......................................................................................................................................... 24
4.21.10.
Kopiering af private farvekopier ........................................................................................... 24
4.21.11.
Sociale tiltag......................................................................................................................... 24
4.21.12.
Fribilletter til DBU’s breddeaktiviteter .................................................................................. 24
4.21.13.
Beskatning af personalegoder ............................................................................................. 24
5.
Code of Conduct og arbejdsmiljø ....................................................................................................... 25
5.1.
Påklædning ...................................................................................................................................... 25
5.1.1.
Uniform: ................................................................................................................................... 25
5.1.2.
Sportstøj:.................................................................................................................................. 25
5.2.
Rygning ............................................................................................................................................ 25
5.3.
Alkohol ............................................................................................................................................. 25
5.4.
Tavshedspligt ................................................................................................................................... 26
5.5.
Loyalitet............................................................................................................................................ 26
5.6.
Fysisk arbejdsmiljø .......................................................................................................................... 26
5.7.
Skærmbriller..................................................................................................................................... 26
6.
Mærkedage ............................................................................................................................................ 26
6.1.
Gaver ............................................................................................................................................... 26
6.2.
Fødselsdage .................................................................................................................................... 27
6.3.
Jubilæum ......................................................................................................................................... 27
6.4.
Udlært .............................................................................................................................................. 28
6.5.
Fratrædelse...................................................................................................................................... 28
07-01-2014
3
6.6.
Dødsfald........................................................................................................................................... 28
Møder og rejseaktivitet ......................................................................................................................... 28
7.1.
Møder............................................................................................................................................... 28
7.2.
Indkvartering .................................................................................................................................... 28
7.3.
Transport.......................................................................................................................................... 28
7.3.1.
Privatbil / kilometergodtgørelse ............................................................................................... 28
7.3.2.
Procedure for rejsebestilling .................................................................................................... 28
7.3.3.
Dokumenterede udgifter .......................................................................................................... 29
7.3.4.
Bonuspoint ............................................................................................................................... 29
7.4.
Ægtefæller og kærester ................................................................................................................... 29
7.5.
Hotel................................................................................................................................................. 29
8.
IT ............................................................................................................................................................. 29
8.1.
God IT-skik i DBU ............................................................................................................................ 29
8.1.1.
IT-sikkerhedspolitik .................................................................................................................. 30
8.1.2.
Forretningsmæssig brug .......................................................................................................... 30
8.1.3.
Privat brug................................................................................................................................ 30
8.1.4.
Bruger-ID og adgangskoder .................................................................................................... 30
8.2.
Virusberedskab ................................................................................................................................ 31
8.3.
Internet ............................................................................................................................................. 31
8.4.
E-mail ............................................................................................................................................... 31
8.4.1.
E-mail skik................................................................................................................................ 32
8.4.2.
E-mail kultur ............................................................................................................................. 32
8.5.
IT på arbejdspladsen ....................................................................................................................... 32
8.5.1.
Diverse bruger ID og adgangskoder ........................................................................................ 32
8.5.2.
Bruger ID og adgangskoder til systemet generelt ................................................................... 32
8.5.3.
Bruger ID og adgangskoder til DBUnet, Fod@ med mere ...................................................... 32
8.6.
Opdateringer på computeren ........................................................................................................... 32
8.7.
Installation af software ..................................................................................................................... 33
8.8.
IT på hjemmearbejdspladsen .......................................................................................................... 33
8.8.1.
Trådløst netværk ...................................................................................................................... 33
8.8.2.
Tjekke mail fra andre computere med Internetadgang ............................................................ 33
9.
Kommunikation ..................................................................................................................................... 33
9.1.
Intern kommunikation ...................................................................................................................... 34
9.1.1.
Intern, central kommunikation: ................................................................................................. 34
9.1.2.
Personalemøder ...................................................................................................................... 34
9.1.3.
Intern, decentral kommunikation:............................................................................................. 34
9.2.
Ekstern kommunikation ................................................................................................................... 35
9.3.
Officiel kommunikation ..................................................................................................................... 35
9.4.
Nyhedsformidling ............................................................................................................................. 35
9.4.1.
Kommunikationskanaler .......................................................................................................... 35
9.4.2.
Principper for nyhedsformidling ............................................................................................... 36
9.4.3.
Strategi for nyhedsformidling ................................................................................................... 36
9.5.
Pressekontakt .................................................................................................................................. 36
9.5.1.
Serviceniveau .......................................................................................................................... 36
9.5.2.
Accept og disciplin ................................................................................................................... 37
9.5.3.
Kompetencer............................................................................................................................ 37
9.6.
Krisekommunikation ........................................................................................................................ 38
9.7.
Markedsføring .................................................................................................................................. 38
9.7.1.
Budget ...................................................................................................................................... 39
9.7.2.
Markedsføringsplan ................................................................................................................. 39
9.8.
Corporate design ............................................................................................................................. 39
9.8.1.
DBU-paperline ......................................................................................................................... 39
9.8.2.
DBUs logo ................................................................................................................................ 39
9.8.3.
DBU Designmanual ................................................................................................................. 40
7.
07-01-2014
4
1. Indledning
Personalehåndbogen er et opslagsværk om DBU’s administrations vigtigste regler, tilbud samt
personalepolitiske retningslinjer.
Formålet er dels at give dig svar på en række af de spørgsmål, der typisk kan opstå under
ansættelsesforløbet i DBU dels at have husets formelle regelsæt samlet et sted.
1.1.
Opdatering
Nye afsnit kan tilføjes eller eksisterende afsnit opdateres af de respektive relevante
afdelinger/kontaktpersoner, der mailer nyt eller opdateret indhold i form af hele afsnit til HR-chefen, der sikrer
implementeringen.
2. DBU’s organisation
2.1.
Organisationsopbygning
For at skabe dig et overblik over opbygningen og sammensætningen af DBU’s organisation, anbefaler vi dig
at læse afsnittet “Om DBU” dbu.dk.
2.2.
Kontaktpersoner
Du vil under afsnittet “Kontakt DBU” på dbu.dk finde en oversigt over dine kolleger i administrationen samt
en række tillidsfolk, der er medlemmer af DBU’s bestyrelse og forskellige udvalg.
Via DBU’s intranet DBUnet.dk får du adgang til en søgefunktion, der omfatter alle personer i DBU’s
database. Adgang til DBUnet.dk får du automatisk ved ansættelse i DBU.
2.3.
Titler
Administrationen ledes af generalsekretæren. Pr. 1. marts 2014 erstattes generalsekretæren af en
administrerende direktør. Generalsekretæren/direktøren udgør sammen med en chefgruppe bestående af
chefen for direktionssekretariatet, udviklingschefen, elitechefen, adm. direktør for DBU A/S, breddechefen,
juridisk chef samt kommunikationschefen og økonomichefen organisationens daglige ledelse. Der er
herudover HR-chef, chefen for DBU landshold, turneringschef, sikkerhedschef, it-chef samt fire teamledere.
Titlen “assistent”, ”koordinator”, ”projektleder” og ”medarbejder” benyttes som udgangspunkt om ansatte i
DBU. “Elev” og “praktikant” benyttes også afhængig af den pågældendes ansættelsesforhold.
07-01-2014
5
3. Arbejdssted og position
3.1.
Arbejdssted
DBU købte i 2004 ejendommen DBU Allé 1, Fodboldens Hus, hvor DBU’s administration siden 3. januar
2005 har haft lokaler. DBU’s bygning er en vinkelbygning på i alt fire længer med kælder- og stueetage samt
1. og 2. sal. Udover DBU har Divisionsforeningen også kontor i bygningen.
3.2.
Rundvisning og retningslinjer for rundvisning
3.2.1. Rundvisning for nyansatte
Ved din ansættelse vil din nærmeste leder eller kollega tage dig med på en rundvisning i huset senest på din
første arbejdsdag.
3.2.2. Retningslinjer for rundvisning af gæster
Max. 20 personer i gruppen. Hvis gruppen er større, deles den op.
Kontaktpersonen i DBU sender en orienteringsmail til Fodboldens Hus før rundvisningen.
Rundvisningen starter i auditoriet.


Vis hensyn til DBU’s medarbejdere - undgå at være for højrøstede.
Gå ikke ind på kontorerne.
Der gives en kort introduktion til DBU tilpasset gruppens niveau/ønsker.
Guiden fra DBU går forrest, én af de ansvarlige fra gruppen går bagerst.
Turen indbefatter besøg i biblioteket, pokalrum, showroom, kantinen, bestyrelseslokalet, besøg i
landsholdssekretariatet og kælderen og slutter i auditoriet, hvor der gives mulighed for at stille spørgsmål.
3.3.
Kantine
Der findes en personalekantine i stuen. Alle medarbejdere tilbydes en frokostordning, se afsnit 4.22.1 om
Frokostordning.
Ved siden af kantinen findes en gæstekantine, som kan benyttes ved besøg af spisende gæster.
3.4.
Omklædnings- og badefaciliteter
I kælderetagen i Fodboldens Hus findes bade- og omklædningsmulighed med bruser.
På 2. sal forefindes også to baderum.
3.5.
Rygning
Fodboldens Hus er røgfrit og eventuel rygning foregår udendørs.
07-01-2014
6
3.6.
Praktisk
3.6.1. Alarm og vagtrundering
Fodboldens Hus er udstyret med et alarmanlæg.
Introduktion til alarmsystemet vil finde sted på din første dag i DBU, hvor du vil få tildelt koder til systemet.
Alarmsystemet skal benyttes, hvis du er den første eller den sidste i huset.
Hvis der opstår problemer i forbindelse med, at man er den første eller sidste i huset, kan henvendelse ske til
Priorparkens vagtcentral, som er bemandet døgnet rundt med vagtpersonale fra selskabet VOSB. Det sker
på nummer 4348 2208.
Udover alarmen udfører vagtselskabet (VOSB) alle ugens dage vagtrundering på ejendommen og sikrer, at
alt er ok. Derfor kan du i aften- eller weekendtimer godt støde ind i en vagt, som er på runde i ejendommen.
Kontaktperson: Mikkel Frederiksen
3.6.2. Nøgle
Nøgle til dørene i huset udleveres på din første dag, hvor du kvitterer for modtagelsen.
Nøglen er personlig og skal afleveres på sidste arbejdsdag.
3.6.3. Post
Alle medarbejdere har postrum i postrummet i stuen bag ved receptionen.
Indgået post bliver om morgenen fordelt af receptionen til afhentning i postrummene i stuen.
Udgående post skal lægges i de til formålet opstillede kurve i postrummet i stuen. Her lægges AL POST ustemplet.
DBU Teknik og service vil herefter sørge for, at posten bliver stemplet korrekt.
Deadline for indlevering af post til afsendelse den aktuelle dag er kl. 15.15.
Det vil selvsagt lette arbejdet enormt, at du ikke kommer med al din post (hvis muligt) kl. 15.15, men lægger
ned i løbet af dagen.
Hvis der skulle være post til udsendelse efter de anførte tider, skal du selv sikre aflevering på et posthus eller
en postkasse uden for DBU Allé.
Pakker leveret af andre udbringere end Postdanmark (fragtmænd, TNT med mere) skal ved bestillingen
gøres opmærksom på, at de først må levere varerne efter kl. 09.00. Det er fordi, vi ikke kan sikre, at der er
nogen i huset til at tage i mod varerne ved levering tidligere.
07-01-2014
7
3.6.4. Visitkort
Medarbejderne kan få produceret visitkort med navn, afdelingstilknytning, standard DBU-oplysninger samt
direkte numre og mailadresse, mens oplysninger om privatadresse og privattelefon er valgfri.
Visitkortet produceres i en kombineret dansk/engelsk udgave, idet en række medarbejdere i DBU har
internationale relationer.
Kontaktperson: Bettina Emcken
3.7.
Sikkerhedsudvalg
Sikkerhedsudvalget består i 2013 af 5 medlemmer:
Bo Grøn-Iversen, Økonomichef, Formand
Bettina Brandt, Kantinen, Repræsentant for kantine, rengøring og lager
Flemming Knoth-Nielsen, IT, Repræsentant for kontorer stuen og 1. sal
Kit Vagner, Udvikling, Repræsentant for 2. sal
Mikkel Frederiksen, Teknik & Service, Sikkerhedsansvarlig
Sikkerhedsudvalget sidder for en toårig periode.
DBU’s personale tænkes i 4 personalegrupper, som hver især har forskellige fokuspunkter vedrørende
arbejdsmiljøforhold




Kontorpersonale
o Rigtige arbejdsstillinger
o Lysforhold ved arbejdsplads
o Ventilation, træk og temperaturskift
o Printere i kontorer
Lagerpersonale
o Obs. ved tunge løft
o Gode redskaber til løft
o Optimal indretning af pakkerum og lagerrum
Køkkenpersonale
o Sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med maskiner
o Sikkerhed i forhold til indretning af arbejdsareal
o Sikkerhed i forhold til opbevaring af farlige stoffer
Rengøringspersonale
o Ergonomiske arbejdsredskaber
o Obs ved tunge løft
o Omgang med farlige stoffer
o Sikkerhed i forhold til opbevaring af farlige stoffer
Hvis du har spørgsmål er du altid velkommen til at kontakte sikkerhedsudvalget.
Hvis du vil have gode råd til indretning af din arbejdsplads kan du orientere dig på følgende hjemmeside
http://www.barkontor.dk/htm/forside/forside.asp
Kontaktperson: Bo Grøn-Iversen
07-01-2014
8
4. Arbejdstid og ansættelsesforhold
4.1.
Arbejdstid
Den faste arbejdstid er 35 timer ugentlig inklusiv ½-times frokostpause - i hvilken medarbejderne - om
nødvendigt - skal stå til disposition.
Alle fuldtidsansatte medarbejdere i DBU er ansat på betingelser svarende til funktionærloven med mindre
andet specifikt er aftalt.
Kontaktperson: Anette Andersen
4.2.
Fleksibel arbejdstid
Siden 2004 har der været indført fleksibel arbejdstid for alle administrative medarbejdere i DBU. Det betyder,
at alle medarbejdere skal benytte systemet DBUregonline til at registrere arbejdstid efter de regler, som er
beskrevet nedenfor.
4.3.
Formål
Formålet med fleksibel arbejdstid er at give medarbejderne mulighed for, inden for visse rammer at
tilrettelægge sin daglige arbejdstid for at fremme arbejdstilfredsheden og effektiviteten og dermed DBU’s
drift.
Medarbejderen skal således tilrettelægge sin arbejdstid under hensynstagen til DBU’s og afdelingens behov.
4.4.
Daglig arbejdstid, flekstid med mere
Normtiden er den normale arbejdstid pr. uge.
Den daglige arbejdstid er for alle medarbejdere under fleksibel arbejdstid fra 09.00 – 16.00 på hverdage
mandag – fredag.
Der henstilles kraftigt til, at den daglige arbejdstid ikke overstiger 10 timer. Det er afdelingsledernes ansvar
at skride ind, hvis en medarbejder gentagne gange inden for en kort periode arbejder mere end 10 timer
dagligt eller i det hele taget har en periode med kraftigt overarbejde. Med mindre dette er udløber af en
specifik arbejdsopgave, som afdelingslederen er orienteret om og har givet accept til.
Flekstiden er de perioder, hvor medarbejderen dagligt kan begynde eller slutte arbejdet. Som udgangspunkt
er flekstiden fra 07.00 – 19.00 og bør ikke overskrides, med mindre der er tale om udvalgsmøder,
rejseaktivitet eller hjemmearbejde, hvor det for medarbejderen vurderes hensigtsmæssigt at arbejde udenfor
flekstiden.
Flekstiden opgøres ugevis, men opsparet flekstid for uge 1 kan godt flekses i uge 2 eller senere.
Præsteret tid, er den tid, den enkelte medarbejder har arbejdet i løbet af måneden.
Flekssaldo er det tidsoverskud (plus-tid), eller tidsunderskud (minus-tid), der er på opgørelsestidspunktet, og
som kan overføres til næste måned. Flekssaldoen må højest være + 35 timer / - 15 timer.
07-01-2014
9
Hvis saldoen overskrider 35 plus timer til udgangen af en måned, vil der ved månedsskift automatisk ske
nedjustering til 35 timer. Kommer saldoen udover 15 minus timer, er det afdelingslederens ansvar at sikre, at
saldoen hurtigst muligt kommer under 15 minustimer.
Det aftales afdelingsvis, hvordan opsparet flekstid afvikles. Det er muligt at afvikle opsparet flekstid på
timeplan, eller som hele eller halve dage.
Det er således afdelingslederens ansvar, at afvikling af flekstid ikke indvirker negativt på den daglige drift af
afdelingen.
En afdelingsleder kan til enhver tid afvise afholdelse af flekstid, hvis det vil få væsentlig betydning for
afdelingens drift i perioden for ønsket om afvikling. Afdelingslederen skal i disse tilfælde straks opfordre
medarbejderen til at foreslå (eller eventuelt selv foreslå medarbejderen) en anden periode for afholdelse af
den opsparede flekstid.
Medarbejdere i opsagt stilling kan ikke oparbejde flekssaldo i den sidste ansættelsesmåned, og eventuel
tidligere saldo skal være afviklet senest 14 dage før fratrædelsen.
Flekstid opspares i forholdet 1:1. Det gælder dog ikke arbejdstid under registreringskoderne UM, MØ, LK og
RE, jævnfør nedenfor om disse registreringskoder.
De to første timers registrering i en uge udover de faste 35 timer giver ikke plus i flekstiden. Det betyder, at
opsparing af flekstid først sker efter den 37. registrerede time i en uge.
En medarbejder, som dermed skal holde sin flekstid på nul skal ligge på en ugentlig arbejdstid mellem 35-37
timer, idet aftalen om en 35 timers arbejdsuge forudsætter, at der ligger et vist overarbejde (hermed fastsat
til to timer), som er indeholdt i den ansættelsesaftale, der er lavet mellem DBU og medarbejderen.
4.4.1. Registrering af arbejdstid og fravær via registreringskoder
Medarbejderen skal benytte registreringssystemet ’DBUregonline’ til at registrere sin arbejdstid. Det sker ved
at benytte de nedenfor angivne registreringskoder.
Har medarbejderen fravær en hel arbejdsdag på grund af sygdom, ferie, feriefri eller andet betalt fravær
registreres fraværet med det antal timer medarbejderens normtid er den pågældende dag.
Lægebesøg, kursusdeltagelse, mødedeltagelse med mere registreres i henhold til reglerne nedenfor samt
de til enhver tid gældende personaleregler for DBU’s administration.
4.4.2. Tilstede
Denne registreringskode benyttes som udgangspunkt i den daglige arbejdstid.
4.4.3. Arbejder hjemme
Benyttes, når medarbejderen arbejder hjemme. Registreringskoden benyttes både ved hjemmearbejde en
hel dag eller i kortere perioder – aften- eller weekendarbejde.
Muligheden for at arbejde hjemme, herunder hjemmearbejdsplads (betalt internetopkobling og bærbar pc’er)
skal aftales med afdelingslederen.
07-01-2014
10
Når en medarbejder arbejder hjemme i dennes normale arbejdstid bør medarbejderen automatisk viderestille
sin telefon, med mindre andet er aftalt med afdelingslederen.
Hjemmearbejde må altid kun være en del af medarbejderens samlede arbejdstid ikke mindst for at bevare
kontakten til arbejdspladsen både fagligt og socialt.
Hele hjemmearbejdsdage kan kun aftales, hvis der er tale om arbejde, hvor det er mere formålstjenestligt at
foretage dette arbejde hjemme frem for på kontoret, eksempelvis en arbejdsopgave, som kræver en del
arbejdsro. Der kan dog være tilfælde, hvor det af andre årsager vil være fordelagtigt for medarbejderen at
arbejde hjemme en hel dag, hvilket kan godkendes efter aftale med afdelingslederen.
Det er ikke muligt at aftale faste ugentlige hjemmearbejdsdage, idet hjemmearbejde fortsat betragtes som et
fleksibelt supplement, der kan benyttes periodevis i de enkelte afdelinger, når arbejdsopgaverne er til det.
DBU’s medarbejdere er alle omfattet af 11-timers reglen. Det betyder, at medarbejderne har krav på 11
timers pause fra en arbejdsaktivitet til medarbejderen igen skal optage sit arbejde. I forbindelse med
hjemmearbejde gælder reglen ikke.
Det gør vi for at bevare fleksibiliteten, idet vi i modsat fald kunne have medarbejdere, som ved at arbejde
hjemme fra eksempelvis 21.00 – 23.00 kunne stille krav om, at de så først skulle møde ind den efterfølgende
dag kl. 10.00. I det tilfælde må det ikke være et krav, for så vil planlægningen være meget svær for de
enkelte afdelinger og det ødelægger i virkeligheden fleksibiliteten for afdelingerne ved at have muligheden
for hjemmearbejde for afdelingens medarbejdere.
4.4.4. Udvalgsmøde/gruppemøder
Når udvalgsmøder ligger udenfor den daglige arbejdstid, opspares der på flekstid ikke i forholdet 1:1.
Udvalgsmøder giver to opsparede fleks timer pr. registrering, hvis registreringen ligger udenfor tidsrummet
09.00 – 16.00 på en hverdag.
Hvis der er udvalgsmøde på en weekend- eller helligdag opspares der fire timer på flekstiden.
De opsparede timer forudsætter, at medarbejderen har været til stede mindst to timer henholdsvis fire timer.
Eksempel: en medarbejder møder ind på kontoret fredag kl. 09.00, tager af sted fredag kl. 14.00 og kommer
hjem søndag aften/mandag morgen -> det giver 7+2+4+4 timer for fredag-søndag.
Hvis medarbejderen de første fire dage i ugen har været til stede syv timer hver dag mandag-torsdag,
optjener medarbejderen således 8 timer til fleks saldoen, idet de første to timers optjente timer i en uge ikke
tillægges fleks saldoen.
4.4.5. Møder
Formålskoden Møder benyttes alene når medarbejderen UDENFOR NORMAL ARBEJDSTID har møder af
intern eller ekstern karakter på mere end 30 minutter. Er et møde planlagt til at være af kortere varighed,
benyttes blot registreringskoden Tilstede.
Formålskoden behandles som udvalgsmøder, se ovenfor under punkt 4.4.4
Når vi fastholder to typer formålskoder til møder, skyldes det, at vi ønsker at få fastlagt det reelle tidsforbrug
på begge typer møder.
07-01-2014
11
4.4.6. Landskampe
Formålskoden benyttes ved aktivitet omkring landskampe, herunder rejser med landshold, hvor arbejdstiden
ligger ud over den daglige arbejdstid. Formålskoden behandles som udvalgsmøder, se ovenfor under punkt
4.4.4.
4.4.7. Rejser
Benyttes, når medarbejderen er ude og rejse, hvor der er overnatning. Det gælder dog ikke rejser med
landshold, her benyttes formålskoden Landshold. Formålskoden behandles som udvalgsmøder, se ovenfor
under punkt 4.4.4. og giver dermed 2 timer i opsparet flekstid pr. overnatning på hverdage samt fire timer på
Hellig- eller weekenddage. Det gælder uanset hvornår på dagen en registrering er påbegyndt eller afsluttet.
Det vil sige, at hvis en medarbejder tager ud og rejse kl. 16.00 på dag 1 og kommer hjem kl. 09.00 dag 3, så
optjenes der 2 x 2 timer på flekstiden for denne rejseaktivitet.
Det skal bemærkes, at DBU’s medarbejdere som beskrevet ovenfor alle er omfattet af 11-timers reglen. Det
betyder, at medarbejderne har krav på 11 timers pause fra en arbejdsaktivitet til medarbejderen igen skal
optage sit arbejde.
Eksempel: en medarbejder kommer hjem fra en arbejdsrejse søndag kl. 24.00. Medarbejderen bør herefter
ikke møde ind før kl. 11.00 den efterfølgende dag.
4.4.8. Slutrunde
Koden benyttes ved slutrunder. Ved deltagelse i slutrunder under FIFA eller UEFA kompenseres
medarbejdere med 4.000 kr. pr. uge samt en ekstra fridag pr. uge, de er væk (pro rata gælder for skæve
perioder). Kompensationen gælder fra afrejse til hjemkomst og ikke for forberedende træningssamlinger. I
perioden er flekskontoen nulstillet og medarbejderen skal benytte formålskoden - 'Slutrunde', hvor der ikke
optjenes ekstra tid for perioden.'
4.4.9. Fleks
Denne kode benyttes, når medarbejderen afspadserer opsparet flekstid.
Det er afdelingslederen, som opsætter kriterier for afholdelse af flekstid i sin afdeling, således, at afdelingen
altid er bemandet til at servicere de kunder og forpligtelser, afdelingen skal yde.
4.4.10.
UEFA
Benyttes, når du har arbejde for UEFA. Formålskoden optjener almindelig arbejdstid forstået således, at der
med denne kode maksimalt kan optjenes 7 timers arbejdstid på en hverdag.
Formålskoden optjener således ikke overarbejde.
4.4.11.
Massage
Benyttes, når du har massagetid. Formålskoden optjener ikke arbejdstid!
4.4.12.
Læge
Benyttes, når du i den normale arbejdstid skal til læge eller tandlæge. Formålskoden optjener ikke arbejdstid.
07-01-2014
12
Der kan være tilfælde, hvor det er rimeligt, at medarbejderen optjener arbejdstid. I disse tilfælde kan
afdelingslederen regulere arbejdstiden.
4.4.13.
Sygdom
Benyttes når medarbejderen er syg.
Sygefravær skal meddeles til afdelingslederen senest kl. 09.00 den første sygedag, der efterfølgende
registrerer i registreringssystem samt kalender. Det er afdelingslederens ansvar, at fraværet registreres i
systemet.
Lægeattest skal i almindelighed først præsenteres efter 14 dage, hvis DBU ytrer ønske herom.
DBU kan i særlige tilfælde kræve lægeattest på et tidligere tidspunkt. Hvis DBU kræver lægeattest skal
medarbejderen i første omgang betale for erklæringen, hvorefter beløbet refunderes af DBU.
Ved sygdom af mere end 3 dages varighed holdes afdelingslederen løbende orienteret.
Det er DBU’s holdning, at smitte med HIV og udvikling af AIDS sidestilles og behandles som andre former for
kroniske sygdomme som f.eks. sukkersyge, kræft og hjertesygdomme.
Ansatte med disse sygdomme kan derfor fortsætte i ansættelsesforholdet og i deres normale
arbejdsaktiviteter, så længe helbredet tillader det. Sygdommen vil som regel kun medføre afskedigelse, når
den forringer vedkommendes erhvervsevne i en sådan grad, at en tilsvarende forringelse på grund af anden
sygdom også ville medføre afskedigelse.
Ledelsen er naturligvis forpligtet til diskretion omkring personlige og helbredsmæssige forhold, som
medarbejderen ikke ønsker bragt frem.
Ligeledes vil oplysninger ikke blive registreret.
4.4.14.
Barn syg
Benyttes når medarbejderen er fraværende på grund af sit barns første sygedag. Barn sygefravær skal
meddeles til afdelingslederen, der registrerer i registreringssystem og kalender
4.4.15.
Ferie, Feriefridag og Ferie uden løn
Benyttes når medarbejderen holder feriedag, feriefridag eller ferie uden løn. Frihed skal altid aftales med
afdelingslederen.
Medarbejderne i DBU har 5 ugers ferie i henhold til ferieloven, samt pt. 3 feriefridage (FF-dage). FF-dage
kan ikke overføres til nyt ferieår eller udbetales ved ophør.
4.4.16.
Fri ifølge aftale
En afdelingsleder kan i særlige tilfælde give en medarbejder fri. I disse tilfælde benyttes denne kode.
Særlige tilfælde kan være udmundet i personlige forhold, eksamen med mere, som giver anledning til at en
medarbejder får fri inden for sin daglige arbejdstid.
07-01-2014
13
4.4.17.
Regler for afdelingsledere
Afdelingsledere er underlagt samme regelsæt som øvrige medarbejdere. Når en afdelingsleder er syg eller
har barn syg, skal dette meddeles afdelingen.
Ønske om fri ifølge aftale skal aftales med generalsekretæren.
4.4.18.
Spørgsmål/svar til fleksibel arbejdstid
Spørgsmål – skal jeg registrere toiletbesøg / rygepauser?
Svar – nej, udgangspunktet er, at man logger sig ind, når man møder ind på kontoret, eller går i gang
hjemmefra eller har foretaget sin registrering på forhånd, hvis man skal ud og rejse. Ved en almindelig dag
på kontoret, så har man kun to registreringer; en når man kommer og en når man går.
Møder med videre skal fortsat registreres i kalenderen (Outlook)
Spørgsmål - Hvordan registrerer jeg aftenarbejde, hjemme/ på arbejde?
Svar – Aftenarbejde på kontoret noteres som TS, hvorefter systemet selv beregner den opsparede flekstid i
forhold til antallet af timer, du har arbejdet den pågældende dag.
Aftenarbejde hjemme registreres med koden HJ, hvorefter systemet på samme vis beregner det samlede
antal timer, du har arbejdet og tillægger flekstid.
Spørgsmål – Hvis jeg arbejder hjemme, må jeg så godt gå en halv time ud og handle ind om formiddagen,
hvis det passer ind og hvordan skal det registreres?
Svar – ja, efter samme vilkår, som hvis du på kontoret smuttede en halv time i privat ærinde -> som det
fremgår i forretningsgangen, så er udgangspunktet, at en medarbejder som arbejder hjemme viderestiller sin
telefon med mindre andet er aftalt. Hvis telefonen er viderestillet, bør du derfor i denne situation orientere
afdelingen om at du er væk i en halv time, så de ved besked, præcis som tilfældet ville være på kontoret.
Registreringen er PR i perioden, der ikke tæller som præsteret tid.
Spørgsmål – Hvad så hvis det er min frokost, jeg bruger til at handle ind i?
Svar – om du er væk 30 minutter fra kontoret eller hjemme behandles ens for henholdsvis privat og frokost.
Spørgsmål - Ordningen betyder, at hvis jeg i uge 1 arbejder 1 1/2 time over og det samme i uge 2, så
registreres der ikke overarbejde. Hvis jeg i stedet havde 3 timers overarbejde i uge 2, ville jeg opspare en
flekstime – er det rimeligt?
Svar - Ja, for aftalen om 35 timer er netop med udgangspunkt i, at der må forventes lidt ekstra overarbejde
uden at dette honoreres yderligere. Og hvis en medarbejder løbende har lidt ekstra arbejde i løbet af ugerne
udover 35 timer, så bør dette netop ikke give ekstra.
Derimod skal ordningen netop sikre at overarbejde udover de to timer sikrer et opsparende afkast. Så det er
rigtigt, at i eksemplet er andelen af overarbejde den samme, men det vil næppe være billedet af overarbejde
over en længere periode. I modsat fald vil vi kunne se dette i systemet, og så må vi forholde os til det.
Spørgsmål – Hvordan registrerer jeg en times arbejde med private gøremål, som klubarbejde, pc bank eller
andet foretaget i den daglige arbejdstid altså mellem 09.00 – 16.00?
07-01-2014
14
Svar – Hvis du blot er inde og foretage en betaling på din pc-bank er det at betragte som et toilet besøg eller
en rygepause eller en privat telefonsamtale og registreres derfor ikke, men er indbefattet i din daglige
arbejdstid. Sådan som reglerne også er i dag.
Hvis du sidder en time og laver private gøremål i den daglige arbejdstid forudsættes det, at det sker efter
aftale med din afdelingschef, og det registreres som privat, hvormed der ikke optjenes flekstid i den periode.
Hvor skillelinien er for en privat registrering ligger ikke klippefast, i det formålet ikke er, at vi alle skal sidde
klar med et stopur. Det er et holdningsspørgsmål, og i de fleste tilfælde er det formentlig klart for den enkelte,
hvornår der bør registreres, og hvornår der ikke skal registreres privat tid.
Er du i tvivl, så vend det med din afdelingsleder, som vil give vejledning og anvisning.
Spørgsmål – Tæller transporttiden med, når jeg skal registrere min tid i forbindelse med møder og rejser?
Svar – ja, for du skal registrere den tid, du reelt bruger på din arbejdsmæssige aktivitet. Ofte vil
transporttiden dog ikke udmønte sig i ekstra opsparet tid, se eksemplet.
Eksempel: du har møde i Jylland en torsdag fra 18.00 – 20.00. Du tager af sted kl. 15.00. Du registrerer
dette ved at taste MØ som formålskode i perioden 15.00 – 24.00, hvor vi i eksemplet forudsætter, at du
bruger tre timer hver vej på transport.
For MØ-registreringen noteres 1+2 timer. En time for perioden 15.00-16.00 samt to timer for formålskoden
MØ udenfor normal arbejdstid. Transporttiden giver dig i eksemplet således ikke ekstra opsparet tid, i det du
maksimalt kan optjene to timer på en hverdag på denne formålskode. Havde dit møde varet mindre end to
timer ville transporttiden altså give dig lidt ekstra opsparet tid.
4.5.
Særlig arbejdstid
Der kan være medarbejdere såsom landstrænere, læger med mere, hvor arbejdsfunktionen gør, at det ikke
er muligt at benytte reglerne for fleksibel arbejdstid.
Disse medarbejderes arbejdstid er reguleret selvstændigt i deres ansættelsesaftaler eller tillæg hertil.
4.6.
Seniorpolitik
DBU ønsker ad åre at oparbejde en seniorpolitik som tilgodeser de medarbejdere der efter deres fyldte 60
år, ønsker en fleksibel og glidende afgang fra arbejdsmarkedet.
Derfor skal alle medarbejdere efter deres fyldte 60 år have en samtale med deres afdelingsleder med det
formål at lave en handlingsplan for medarbejderens resterende aktive arbejdsår.
Det vil tilgodese såvel medarbejder som arbejdsgiver, idet medarbejderen får mulighed for at lufte
muligheden for eventuel nedtrapning eller andre vilkår, mens DBU som arbejdsgiver får mulighed for bedre
at kunne planlægge tiden frem mod medarbejderens stop på arbejdspladsen.
4.7.
Deltid
Det er i DBU muligt at arbejde på deltid, hvis en afdeling kan få dette tilpasset inden for de rammer, der er
gældende. Ønsker en medarbejder mulighed for deltid, skal dette drøftes med afdelingslederen, der vurderer
07-01-2014
15
muligheden og eventuelt indstiller dette til Generalsekretæren eller den til enhver tid personaleansvarlige for
DBU’s administration.
4.8.
Orlov
4.8.1. Barselsorlov
Der gives efter nedenstående regler fuld løn under graviditetsorlov, barselsorlov og fædreorlov:
Som mor kan du holde graviditets- og barselsorlov med løn i 4 uger, før du forventer at føde samt i op til 24
uger efter barnets fødsel.
Som barnets anden forælder kan du holde orlov med løn i 2 uger lige efter fødslen. Du kan også holde de
2 uger på et andet tidspunkt inden for de første 14 uger, efter at dit barn er født, hvis du aftaler det med din
afdelingschef.
Efter barnets mors 14 ugers barselsorlov kan du holde forældreorlov i op til 32 uger, dog max 12 uger med
løn.
Det er dog afgørende, at barnets mor ikke også holder orlov, for der kan kun udbetales barselsdagspenge i
forældreorlovsperioden for i alt 32 uger pr. barn. DBU gør krav på barselsdagpengene for, at du kan få fuld
løn i forældreorlovsperioden.
Denne skematiske oversigt er fra borger.dk, hvor du kan finde meget mere om orlovsregler:
Orientering om forventet barsels-, fædre- og/eller forældreorlov
Som mor skal du senest 3 måneder før forventet fødsel orientere din nærmeste leder om, hvornår du
forventer at gå på graviditets- og barselsorlov.
Som anden forælder skal du orientere din nærmeste leder om senest 4 uger før forventet afholdelse af
fædreorlov.
Både som mor eller anden forælder skal du orientere din nærmeste leder senest 8 uger efter fødslen om
forventet længde af forældreorlov.
4.8.2. Adoption
Adoption sidestilles med barsel og giver den adopterende medarbejder samme rettigheder som nævnt under
“barselsorlov”.
07-01-2014
16
4.9.
Løn
Medarbejderen forhandler løn ved ansættelsen.
Regulering af løn sker som hovedregel én gang årligt typisk i januar måned.
4.9.1. Lønudbetaling
Lønnen udbetales bagud - ultimo hver måned, og indbetales til den af medarbejderen oplyste lønkonto i et
pengeinstitut, der skal oplyses til nedenstående. Hvis DBU ikke skal benytte hovedkortet, som hentes
elektronisk, skal medarbejderen meddele dette.
Kontaktperson: Rikke Olsen
4.10.
Arbejde udenfor DBU
4.10.1.
Lønnet arbejde udenfor DBU
Der henvises til notat om ’Etablering af ramme for, hvad de ansatte i fodboldadministrationerne i DBU og LU
samt DBU ledere kan medvirke i af fodboldrelateret privat virksomhed’, som beskriver reglerne for
nærværende område. Notatet findes på DBUnet under samme side som personalehåndbogen.
4.10.2.
Ikke lønnet arbejde udenfor DBU
4.10.3.
Internationalt arbejde
4.11.
Medarbejderudvikling
4.12.
MU-samtaler
4.12.1.
Dialogen
Alle medarbejdere skal en gang årligt gennemføre en medarbejderudviklingssamtale (MU-samtale) med
deres afdelingschef.
Vi har i DBU valgt at bruge et fælles værktøj, Dialogen, som benyttes til alle MU-samtaler i DBU. Dialogen er
blevet til i samarbejde med et eksternt konsulent-firma og er baseret på ønsket om ensartethed og øget
fokus generelt på MU-samtaler.
Dialogen er et skema, som indeholder en række udsagn, som leder og medarbejder skal forholde sig til
inden MU-samtalen. Med Dialogen sikrer vi, at alle kommer gennem de samme temaer og får skabt en
fælles ramme, som giver et bedre overblik til ledelsen over behov, ønsker og ressourcer for hele huset.
07-01-2014
17
4.12.2.
•
•
•
•
•
Procedure
November
– her modtager alle medarbejdere Dialogen samt indkaldelse til MU-samtale
– Medarbejder og leder forbereder sig herefter ved at udfylde dialogen til brug for samtalen.
November-december
– Alle MU-samtaler (undtagen chefgruppen) gennemføres
Januar
– Ledergruppen afholder MU-samtaler med generalsekretæren
Januar
– Cheferne afleverer uddannelsesbehov fra alle MU-samtaler til HR-chefen, der vurderer
mulighederne og melder tilbage til chefen
Januar – november
– løbende opfølgning på MU-samtalen og Dialogen mellem afdelingsleder og medarbejder
4.13.
Uddannelse
Mange medarbejdere har i dag stor interesse for deres muligheder for at uddanne sig på arbejdspladsen.
DBU’s ledelse ønsker også fokus på den enkeltes mulighed for udvikling og læring på arbejdspladsen, det
være sig interne eller eksterne kurser, deltagelse i netværk, muligheder for videndeling med videre. DBU har
blandt andet afsat et årligt puljebeløb til brug for uddannelse og videreudvikling af medarbejderne.
Det er vigtigt, at såvel medarbejder som leder, i MU-samtalen medtager de uddannelsesmæssige
perspektiver for den enkelte medarbejder, så der sikres et fornuftigt uddannelsesforløb for medarbejderen
gennem sit ophold i DBU.
Det gælder ikke blot uddannelse, som skal sikre den nødvendige viden til udførsel af de daglige opgaver,
men i lige så høj grad intern og ekstern uddannelse/læring og viden, der sikrer et innovativt og målrettet
forløb for den videre personlige og arbejdsmæssige udvikling af medarbejderen.
4.14.
Pensionsordning
DBU har aftale med PFA Pension om pensionsordning for funktionæransatte medarbejdere.
Ved fastansættelse tilbyder DBU administrative medarbejdere at indgå i en individuelt tilpasset
pensionsopsparing, hvortil DBU bidrager med 10% og medarbejderen med 5%. Tilmelding finder sted efter
udløbet af 3 måneders prøvetid.
Ordningen er obligatorisk for fastansatte medarbejdere. Du kan her læse mere om pensionsordningen
DBUnet/Pension
Kontaktpersoner: Anette Andersen og Rikke Olsen
4.15.
Ansættelse/fratrædelse
I henhold til funktionærloven med mindre andet er specifikt aftalt.
Ved fratrædelser vil feriefridage (FF-dage) som ikke er afholdt inden fratrædelsen ikke blive udbetalt.
Ved fratrædelse skal nøgler, adgangskort samt andet DBU ejet udstyr afleveres inden sidste arbejdsdag.
07-01-2014
18
4.16.
Højtider / Helligdage / fridage
4.16.1.
Helligdage
24. december, 31. december samt Grundlovsdag betragtes som helligdage / Fridage.
4.16.2.
Flytning
Der gives én fridag til egen flytning dog maksimalt én gang indenfor en periode af 12 måneder.
4.16.3.
Bryllup og sølvbryllup
I forbindelse med en medarbejders bryllup/sølvbryllup gives én fridag.
4.16.4.
Dødsfald og begravelse
Til begravelse af slægtninge i lige linje gives frihed normalt én dag efter ønske.
4.16.5.
Jubilæum
I tilknytning til en medarbejders 25 eller 40 års jubilæum gives én fridag. Se endvidere afsnit 6. Mærkedage
4.17.
Forsikringer
4.17.1.
Rejseforsikring
DBU har tegnet rejseforsikring via Danmarks Idræts-Forbund (Tryg), der er gældende under rejse for DBU.
Forsikringsbetingelser findes i forsikringsmappen placeret hos økonomichefen.
NB: Rejsekort udleveres af Bo Grøn-Iversen og skal altid medbringes under rejse for DBU.
4.17.2.
Ulykkesforsikring
DBU har tegnet heltidsulykkesforsikring på alle fastansatte medarbejdere.
Dækningen ophører ved fratrædelse.
Forsikringsbetingelser findes i forsikringsmappen placeret hos økonomichefen, hvor brochurer ligeledes kan
udleveres.
4.17.3.
Lovpligtig arbejdsskadeforsikring
DBU har tegnet lovpligtig arbejdsskadeforsikring via Danmarks Idræts-Forbund (Tryg).
Forsikringsbetingelser findes i forsikringsmappen placeret hos økonomichefen.
07-01-2014
19
NB. Forsikringen omfatter ikke transport til/fra arbejdspladsen.
4.18.
Juleopsparing
Medarbejdere tilbydes en frivillig ordning med minimumsindbetaling på 100 kroner månedligt (rundt tal –
deleligt med 50) som trækkes fra lønnen efter skat. Beløbet er et fast beløb, der ikke kan ændres i løbet af
året med start i december lønnen og det kan kun udbetales før tid i forbindelse med ansættelsesstop.
Opsparingen, der ikke tilskrives renter, udbetales hvert år i begyndelsen af december måned.
4.19.
Multimedier
4.19.1.
Hjemmearbejdsplads
Efter individuel vurdering fra afdelingslederen, kan medarbejderen tilbydes opkobling til Internettet og
anvendelse af bærbar pc.
DBU dækker kvartalsudgifter til Internet. Ved flytning betaler DBU for flytning af Internet/bredbånd hvert 3.år.
4.19.2.
Udlån af mobiltelefon
DBU råder over en mobiltelefon til ad hoc-mæssig anvendelse i embeds medfør uden for huset.
De, der benytter DBUs mobiltelefon, skal efter brug sikre genopladning af batteri og sletning af eventuelt
indkodede oplysninger.
Lån af telefonen skal altid registreres i mappen hos Rikke Olsen. (Note: Bør flyttes op til punkt 4.20 ?)
4.19.3.
Fri telefon
Medarbejdere der tilbydes fri telefon, er hver især underlagt et individuelt fastsat maksimumbeløb for, hvor
meget DBU dækker kvartalsmæssigt. Hvis beløbet overstiger maksimumsbeløbet, bliver medarbejderen
fratrukket overskridelsen, med mindre medarbejderen kan godtgøre, at det skyldes en arbejdsrelateret
situation. Det er den enkelte afdelingsleder, der i så fald skal godkende overskridelsen.
En betalt fri telefon kan også benyttes til private samtaler. Det kan endvidere accepteres, at en medarbejder i
begrænset omfang benytter telefonen til indholdstakserede sms-beskeder, men ikke systematisk forbrug til
eksempelvis konkurrencer med gentagne beskeder. Endvidere accepteres det ikke, at den fri telefon
benyttes til donering/indsamlinger. Det gælder ligeledes køb af togbilletter via mobilen til private formål, I
sådanne tilfælde vil medarbejderen blive fratrukket beløbet.
Når en medarbejder benytter sms-tjenester til erhverv skal medarbejderen selv sikre at udfylde et bilag med
formålsangivelse og lægge disse i SMS-mappen i DBU Regnskab. I modsat fald vil medarbejderen blive
trukket beløbet.
Misbrug vil medføre bortfald af ordningen for den enkelte medarbejder.
07-01-2014
20
Da DBU har en rabataftale med TDC, skal alle abonnementer som udgangspunkt tegnes hos TDC og
oprettelse kan kun ske via Rikke Olsen.
4.19.4.
Køb/Udskiftning af mobiltelefoner
Når en medarbejder får tilbudt mobiltelefon har DBU én type af telefon, der tilbydes. DBU afholder udgiften
til denne.
For køb af andre typer dækker DBU et beløb for køb af telefon, pr. 24. marts 2010 er beløbet max 1.250 kr.
Hvis en medarbejder ønsker en telefon, der koster mere end det af DBU fastsatte beløb skal medarbejderen
selv afholde restudgiften. Det gælder både ved førstegangs køb samt udskiftning af telefon.
Med den hastige udvikling på mobiltelefoner fremkommer der ofte ønske om at skifte til en ny mobiltelefon,
der kan mere end den, medarbejderen er i besiddelse af. Det gælder især muligheden for at hente data,
herunder opkobling til internet og mails. Udgangspunktet for skift af telefon er, at den eksisterende telefon er
defekt. Hvis en medarbejder ønsker at skifte en velfungerende telefon, skal medarbejderen således selv
afholde den fulde udgift. Det er DBU, der fastsætter abonnementstype og udbyder i alle tilfælde. Der kan
være særlige tilfælde, hvor skift af en ikke defekt telefon kan ske uden omkostninger for medarbejderen. Det
kræver godkendelse hos DBU’s HR chef.
Kontaktpersoner: Rikke Olsen og Anette Andersen
4.19.5.
Beskatning af multimedier
Med virkning fra 1. januar 2012 bliver medarbejdere med fri telefon beskattet af 208,33 kr. pr. måned.
Kontaktpersoner: Rikke Olsen og Anette Andersen
4.20.
”DBU Bilen”
DBU’s varebiler kan ikke lånes til privat brug. Bilerne benyttes alene til erhvervs formål.
Booking af DBU-bilerne sker via Outlook kalenderen.
Udlevering af nøgler: Mikkel Frederiksen
4.21.
Personalegoder
4.21.1.
Frokostordning
Alle medarbejdere tilbydes en frokostordning.
Det månedlige bidrag andrager kr. 350,-, uanset sygdom, ferie eller andet fravær.
Beløbet trækkes fra lønnen efter skat.
De medarbejdere der ikke deltager i ordningen, men som ind imellem gerne vil spise i kantinen, har
mulighed for at købe en frokost for 55 kr. Beløbet betales kontant i Receptionen. Det samme gælder
medarbejderes private gæster og håndværkere, der selv skal betale.
07-01-2014
21
Hvis en DBU afdeling har en enkelt gæst med til frokost, skal afdelingen sende den normale elektroniske
bestillingsformular..
Der spises frokost i tidsrummet fra kl. 11.15 – 12.45. Hvis man ikke har mulighed for at spise indenfor
nævnte tidsrum, har man mulighed for at få stillet en frokost til side.
Frokosten består af en eller to lune retter, en eller to salater, salatbar, 3 forskellige slags pålæg, ost og frugt.
Mælk og saft er inkluderet i frokosten. Sodavand er ikke inkluderet og kan tilkøbes i automaten.
Til brug for møder er der et ”fast menukort” med angivelse af priser. Der skal afgives elektronisk bestilling og
beløbet vil blive konteret afdelingerne. På DBUnet finder du formular til bestilling af forplejning til møder.
Afrydning af mødelokaler omfattes ikke af aftalen, hvorfor den mødeansvarlige selv har ansvaret for at rydde
op og køre vognen tilbage til kantinen.
I hvert the-køkken som forefindes på etagerne er der en kaffemaskine, elkedel, krus, the, kaffe,
koldtvandsmaskiner, sukker m.v. til rådighed. Salg af ”frokost”, herunder betalende gæster samt mødegæster med videre krediteres DBUs kantinebudget.
Kontaktpersoner: Jeanette Falnov Hass og Bo Grøn-Iversen
4.21.2.
Drikkevarer og frugt
DBU’s medarbejdere tilbydes the eller kaffe til brug på arbejdspladsen.
Efter fyraften om fredagen er der mulighed for alle for at tage en sodavand eller en øl i kantinen.
Der er adgang til frugt hele dagen i kantinen pr. person.
4.21.3.
Morgenbrød
Alle medarbejdere trækkes kr. 10,- per måned til morgenbrød hver fredag året rundt i kantinen, hvor ugens
eventuelle fødselarer kan fejres ved samme lejlighed.
4.21.4.
Tøjpakke
Fastansatte i DBU får hvert andet år tilbudt en pakke med tøj fra DBU’s tøjsponsor, Adidas. Tøjet skal
benyttes, når arbejdet tilsiger det. Tøjpakken tilhører DBU og skal leveres tilbage på forlangende eller ved
fratrædelse.
Kontaktperson: Kenneth Reeh og Anette Andersen
Udover tøjpakken kan medarbejdere bestille tøj og andet udstyr fra Adidas til personligt brug til indkøbspris.
Bestilling kun gennem:
Kontaktperson: Ina Kyhl
(Se også "påklædning” under “code of conduct og arbejdsmiljø”, afsnit 5.0.)
4.21.5.
Partoutkort
Fastansatte (efter endt prøvetid) i DBU får hvert år udleveret DBU’s røde partoutkort, der giver adgang til
ståpladser til kampene i Danmarksturneringen, DBU Pokalen samt alle øvrige i DBU’s turneringer undtaget
dog landskampe og finalen i DBU Pokalen.
07-01-2014
22
Dobbeltkortet giver adgang for kortindehaveren samt én gæst. Hvis kortindehaveren ikke benytter
dobbeltkortet, kan dette benyttes af én gæst.
Til kampe i de europæiske klubturneringer gælder kortet kun for kortindehaveren, og der skal foretages
skriftlig bestilling af én billet til personlig brug til den danske arrangørklub senest 14 dage før kampen.
Hvis en kamp i Superligaen er udsolgt, og dette i øvrigt er meldt ud fra arrangørklubben således, at
information herom er fremgået i dagspressen, kan indehavere af DBU’s Partoutkort heller ikke hverken
forvente eller forlange at få adgang til den pågældende kamp. Det vil være gældende både ved
kortindehaverens henvendelser til arrangørklubben i dagene op til kampen samt ved henvendelse på selve
kampdagen.
Kontaktperson: Pia C. Nielsen og Susanne Aabo
4.21.6.
Billetter
Fastansatte medarbejdere får i forbindelse med alle DBU landskampe samt DBU Pokalen tilbudt to
fribilletter. Billetterne er til personlig brug og/eller nærmeste pårørende, undtaget herfor er dog ansatte, der
har en defineret arbejdsfunktion i forbindelse med den pågældende kamp.
Bestilling af billetter foregår via linket www.dbu.dk/dbubilletter. Regnskab sender en e-mail rundt til
medarbejderne med link og information om billetbestilling.
Fastansatte har tillige mulighed for at bestille et mindre antal billetter til pålydende værdi til landskampe og
DBU Pokalen. Antallet afhænger af den pågældende kamp og betaling sker via udstedelse af faktura og
såfremt den ikke er betalt inden næste lønkørsel, trækkes den automatisk i lønnen.
Kontaktperson: Susanne Aabo og Pia C. Nielsen
1.1.1. Champions Leauge og diverse internationale kampe
DBU får tilbud om at købe et begrænset antal billetter til Champions Leauge finalen, Europa Leauge finalen,
Super Cup finalen samt til FA Cup finalen til internt brug.
Såfremt du er interesseret i at købe billetter til ovenstående kan du sende en e-mail til Pia C. Nielsen med dit
ønske. Som udgangspunkt kan du højst købe/bestille max 2 billetter, hvoraf du skal være den ene (eller tæt
familie) og bestillingen er bindende. Hvis der er flere, som ønsker billetter end vi har til rådighed, vil der blive
trukket lod. DBU forbeholder sig ret til at disponere forlods over en del af billetterne i kommercielt øjemed.
4.21.7.
Gaver
Ansatte i DBU må ikke modtage personlige gaver, rabatter eller andre ydelser fra forretningsforbindelser,
såfremt de pågældende ydelser på nogen måde har forbindelse til modtagerens funktion i DBU, og værdien
overstiger en beløbsgrænse, der for tiden er fastsat til 500 kroner eller modværdien heraf i anden valuta.
I tilfælde af at ydelser overstiger denne beløbsramme, skal nærmeste overordnede orienteres.
Kontaktperson: Kenneth Reeh
4.21.8.
Massage/Zoneterapi
Fastansatte i DBU tilbydes ½-times massage/zoneterapi 1 gang om måneden. I DBURegonline registreres
den halve time særskilt med typen Massage. Tiden indgår ikke som arbejdstid.
Receptionen sender med ud hver mandag, så man kan melde sig på listen til tirsdag.
07-01-2014
23
4.21.9.
Vask
DBU tilbyder mulighed for vask samt tørring af privat tøj i husets vaskemaskine og tørretumbler på lageret
udenfor almindelig arbejdstid. Dog kun efter aftale med:
Kontaktpersoner: Jan Vest eller Nikolai Kvistgaarden
4.21.10.
Kopiering af private farvekopier
Alle medarbejdere kan årligt tage 100 private farvekopier uden at skulle betale for dette. Ønsker en
medarbejder i et kalenderår at tage flere farvekopier, skal afregning forinden aftales med økonomichefen.
Kontaktpersoner: Bo Grøn-Iversen
4.21.11.
Sociale tiltag
DBU inviterer årligt følgende medarbejdergrupper til henholdsvis julefrokost og sommerfest:
Fastansatte medarbejdere, fast tilknyttede løsarbejdere/studentermedhjælpere samt praktikanter og elever,
der er ansat på tidspunktet for den pågældende frokost eller fest.
Der vælges hvert år et festudvalg (4-5 personer), der er ansvarlig for arrangementerne af frokost og fest det
pågældende regnskabsår. Udvalget får et nærmere fastsat budget at disponere over.
Derudover inviteres ansatte til at deltage i DIF’s årlige julefrokost. De, der ikke deltager, arbejder i den tid,
der måtte falde indenfor normal arbejdstid.
4.21.12.
Fribilletter til DBU’s breddeaktiviteter
Medarbejderes børn kan komme gratis på DBU’s fodboldskole, mikrofodboldskole, fodboldcamps eller
pigeraketten. Du skal dog være opmærksom på, at du bliver beskattet af markedsværdien på billetten.
Kontaktpersoner: Richard Andersen og Steen Jørgensen
4.21.13.
Beskatning af personalegoder
Du kan her læse mere om beskatning af personalegoder - Beskatning af personalegoder
07-01-2014
24
5. Code of Conduct og arbejdsmiljø
5.1.
Påklædning
Det forventes, at den enkelte medarbejder benytter påklædning, der til enhver tid og ud fra såvel traditioner
som mode, betragtes som passende i varetagelsen af den pågældendes funktion og afdelingsmæssige
tilhørsforhold.
Det gælder også af hensyn til andres repræsentative møder i huset.
5.1.1. Uniform:
Fastansatte i DBU får som hovedregel tildelt en uniform ved førstkommende tildeling efter ansættelsen til
brug i forbindelse med officielle og udadvendte DBU-arrangementer som for eksempel
repræsentantskabsmøde, kamparrangementer og receptioner i DBU’s lokaler.
Uniformen er DBU’s ejendom. Vedligeholdelse påhviler medarbejderen for egen regning.
Kontaktperson, mænd: Bo Grøn-Iversen
Kontaktperson, kvinder: Anette Andersen
5.1.2. Sportstøj:
Tøjet i tøjpakken fra Adidas (se “tøjpakke” under afsnittet “personalegoder”) er blandt andet beregnet på
anvendelse i forbindelse med DBU-arrangementer, hvortil det pågældende tøj er passende eller påkrævet,
idet DBU ikke accepterer, at medarbejdere optræder i tøj fra konkurrerende sportsekviperingsfirmaer ved
udadvendte DBU-arrangementer.
5.2.
Rygning
Fodboldens hus er røgfrit og eventuel rygning foregår udendørs.
5.3.
Alkohol
Indtagelse af alkohol i arbejdstiden kan kun ske i forbindelse med festlige lejligheder f.eks. receptioner og
runde fødselsdage. Det er dog i orden at indtage en fredagsfyraftens øl i kantinen.
Det er uacceptabelt at være påvirket af alkohol i arbejdstiden.
Løsning af et eventuelt alkoholproblem er en del af DBU’s personalepolitik.
Hvis ledelsen vurderer, at der er tale om et alkoholproblem hos en given medarbejder, vil den pågældende
blive kaldt til samtale for at vurdere, hvorvidt problemet kan forsøges løst gennem behandling, eller hvorvidt
det skal medføre sanktioner.
Disse kan variere fra skriftlig advarsel, midlertidig bortvisning eller opsigelse, hvilket under alle
omstændigheder vil komme på tale, hvis alkoholproblemet medfører nedsat arbejdspræstation eller påvirker
det psykiske arbejdsmiljø eller forholdet til kolleger i negativ retning.
Det bør tilstræbes at undlade at drikke alkohol på offentlige steder iført DBU’s uniform eller udleveret
sportstøj (Adidas-pakke eller landsholdstøj), der med logoer synligt indikerer tilhørsforholdet til DBU.
07-01-2014
25
5.4.
Tavshedspligt
Alle medarbejdere i DBU forpligter sig til – til alle tider – at udvise diskretion om forhold i DBU, de får
kendskab til gennem ansættelsen.
5.5.
Loyalitet
Det forventes, at medarbejdere optræder loyalt i forholdet til hinanden og DBU og overfor tredjemand uanset
dennes eventuelle tilknytning til organisationen.
5.6.
Fysisk arbejdsmiljø
DBU skal overfor gæster og besøgende fysisk fremstå på præsentabel vis.
Hertil skal den enkelte medvirke ved oprydning af eget kontor samt oprydning efter sig selv i mødelokaler og
andre fælles opholds- eller arbejdsarealer.
5.7.
Skærmbriller
DBU har i samarbejde med DIF indgået en aftale med Synoptik om skærmbriller. Hvis du mener, at du har
behov for skærmbriller kan du henvende dig til HR-chefen og få et rekvisitionsskema, der skal medbringes i
den Synoptik afdeling, hvor du vil have foretaget en synstest. Du skal huske at bestille tid hos Synoptik til
undersøgelsen.
Hvis synsprøven viser behov for en brille, der i styrke afviger fra din eventuelle private brille leverer Synoptik
en skærmbrille i henhold til fastlagte kriterier.
6. Mærkedage
6.1.
Gaver
Medarbejdere deltager i “personalets gavekasse” med 30 kroner månedligt, som trækkes fra lønnen efter
skat.
Kassen dækker gaver i forbindelse med runde fødselsdage, fødsler, jubilæer, bryllupper etc.
Fødselsdage:
30 år
40 år
50 år
60 år
65 år
Jubilæum:
10 år
20 år
25 år*
07-01-2014
Fra gavekassen
Fra DBU:
Kr. 500,Kr. 600,Kr. 700,Kr. 800,Kr. 600,-
0
0
Kr. 1.000,Kr. 1.000,0
Kr. 500,Kr. 1.000,Kr. 1.300,-
0
0
26
40 år*
Fratrædelse:
Ansat
0 - 3 år
4 - 9 år
10 -15 år
16 - og op
Vikar
Diverse mærkedage:
Bryllup
Sølvbryllup
Barsel
Endt læretid
Kr. 2.000,-
Kr. 500,Kr. 1.000,Kr. 1.500,Kr. 1.500,- 2.500,Kr. 300,-
Blomster
Blomster
Blomster
Blomster
-
Kr. 600,Kr. 600,Kr. 600,Kr. 600,-
Kr. 350,Kr. 600,-
Kontaktperson: Susanne Aabo
6.2.
Fødselsdage
DBU giver gave ved 50 og 60 års fødselsdage, og er vært for en reception/frokost for personalet afhængig af
den pågældende medarbejders funktion og anciennitet.
Alle øvrige gaver og arrangementer er for egen regning.
6.3.
Jubilæum
*25 og 40 års jubilæum
Alle jubilarer
Ansvarlig
Frit valg mellem
HR
1. Ekstern reception
I samarbejde med jubilar,
kantine og nærmeste leder
Relevante samarbejdspartnere, familie
m.fl. inviteres direkte
2. Intern fælles frokost
Nærmeste familie inviteres
Frit valg mellem
HR
1. En månedsløn eller
I samarbejde med jubilar,
2. En ekstra måneds betalt ferie
DBU Løn og nærmeste leder
3. ¾ månedsløn og 1 uges betalt ferie
4. ½ månedsløn og 2 ugers betalt ferie
5. ¼ månedsløn og 3 ugers betalt ferie
De første 8.000 kr. er skattefritaget (2012-sats)
Ekstra ferie afholdes efter aftale med nærmeste
leder
Blomster (250 kr)
HR
1 fridag i tilknytning til jubilæet
HR og nærmeste leder
HR orienterer afdelingschefen 3 måneder før en medarbejders jubilæum og drøfter samtidig
valgmulighederne med jubilaren.
.
07-01-2014
27
6.4.
Udlært
For elever, der afslutter deres uddannelse, giver DBU en gave, og er vært ved morgenbord eller frokost for
personalet.
6.5.
Fratrædelse
Ved fratrædelse som følge af pension giver DBU gave, og er vært ved morgenbord, frokost eller reception.
6.6.
Dødsfald
Der sendes bårebuket til følgende tidligere eller ved dødsfaldet aktuelle grupper:
Medarbejdere, bestyrelses- og udvalgsmedlemmer samt indehavere af DBU’s Guldnål.
7. Møder og rejseaktivitet
7.1.
Møder
Ved bespisning i forbindelse med udvalgsmøder afgør udvalgs/faggruppeformanden og
udvalgs/faggruppesekretæren i fællesskab niveauet herfor.
7.2.
Indkvartering
Møder bør som hovedregel afholdes, således at deltagerne kan rejse til og fra mødestedet samme dag.
Hvis der undtagelsesvis er behov for overnatning, bør møderne afholdes i DBU/Idrættens Hus eller på
Idrætsskolen i Vejle eller steder af tilsvarende karakter, hvor indlogering af deltagerne kan ske til en fornuftig
pris.
7.3.
Transport
7.3.1. Privatbil / kilometergodtgørelse
Der udfyldes rejseafregning med påtegning af afdelingslederen samt formål ved anvendelse af privatbil i
embeds medfør. Takst for kilometergodtgørelse følger statens takster.
Udgangspunktet er altid tog eller samkørsel. Der kan dog være årsager til, at du i udvalgte tilfælde vælger at
køre alene i bil til et møde. I disse tilfælde aftales det med afdelingslederen, med mindre afstanden er så
kort, at det siger sig selv.
Kørte kilometer udbetales sammen med lønnen, ved aflevering af godkendt rejseafregning senest den 20. i
måneden. Husk at den nærmeste leder i ALLE tilfælde skal attesterer for kørslen.
Benyt så vidt muligt formularerne på DBUnet.dk
7.3.2. Procedure for rejsebestilling
DBU har indgået aftale med BCD, der skal benyttes ved rejsebestilling (tog, færge, fly, hotel).
07-01-2014
28
Kontaktperson: BCD Travel
7.3.3. Dokumenterede udgifter
Bilag for udgifter i forbindelse med transport og fortæring samt alle øvrige personlige udlæg skal påtegnes af
afdelingslederen og være påført formål.
Kontaktperson: Bo Grøn Iversen
7.3.4. Bonuspoint
Bonuspoints opnået i forbindelse med rejse og ophold i virksomheds medfør tilfalder den enkelte
medarbejder, bestyrelses- eller udvalgs/faggruppemedlem i henhold til eksisterende bestemmelser og
skatteregler.
7.4.
Ægtefæller og kærester
Møder i DBU-sammenhæng omfatter kun udvalgs/faggruppemedlemmer. Ægtefæller og kærester bør kun
inddrages i mødearrangementer hvis helt specielle forhold taler herfor og efter aftale med afdelingslederen.
7.5.
Hotel
DBU har indgået aftale med flere større hotelkæder i Danmark blandt andet Scandic Hoteller og Radisson
SAS Hoteller. Nærmere oplysninger om hotelaftaler hos BCD Travel.
Kontaktperson: BCD Travel
8. IT
Denne IT-guide er tænkt som et hjælpeværktøj til alle medarbejdere og bestyrelses- og
udvalgs/faggruppemedlemmerne i DBU og lokalunionerne, som har eller benytter IT-udstyr fra DBU IT på
deres arbejdsplads eller i privaten.
Vi har forsøgt at opremse en række områder, hvor vi typisk oplever hverdags problemer, og med guiden
skulle du gerne få mulighed for at sikre dig, at du ikke gør noget galt, hvis du skulle forsøge dig med
selvhjælp, inden du kontakter DBU IT. Og vi forsøger samtidig at præcisere, hvor du helt sikkert skal
kontakte DBU IT med det samme og IKKE forsøge selvhjælp!
Det første punkt i guiden indeholder en gennemgang af god IT-skik i DBU, som vi forventer alle efterlever.
Kontakt os endelig hvis der er noget under dette punkt, som du er i tvivl om.
8.1.
God IT-skik i DBU
God IT-skik er en kort information om brugen af IT i DBU. God IT-skik har fokus på sikkerhed lige fra ITsikkerhedspolitik, forretningsgang, adgangskoder, virus og e-mail til Internet.
I DBU er politikker, regler med mere beskrevet på DBUnet. IT-guiden, som indeholder God IT-skik, finder du
under punktet IT-net.
07-01-2014
29
I det følgende har vi samlet en række informationer om IT, som er relevante for dig som medarbejder eller
bestyrelses- og udvalgs/faggruppemedlem i DBU.
8.1.1. IT-sikkerhedspolitik
IT sikkerhedspolitikken gælder for hele DBU, herunder lokalunionerne, Divisionsforeningen, DBU A/S samt
alle bestyrelses- og udvalgs/faggruppemedlemmer som har IT-udstyr fra DBU IT.
Dit ansvar er:
· at overholde politikker og retningslinjer, som vedrører din funktion og arbejdsopgave
· at rapportere til den stedlige chef om
· evt. begåede fejl
· sikkerhedsbrud eller
· mistanke herom
Det er DBU’s holdning, at du skal sikres tryghed, så der er incitament til at stå frem med en eventuel begået
fejl.
8.1.2. Forretningsmæssig brug
Alle DBU’s IT-systemer inklusiv internet og e-mail er til forretningsmæssig brug.
8.1.3. Privat brug
Privat brug af DBU’s IT-systemer skal begrænses mest muligt. Privat brug er på eget ansvar, og du skal altid
overholde DBU’s øvrige politikker og retningslinier. Husk, at du repræsenterer DBU, når du færdes på
internettet eller sender e-mail via DBU’s udstyr.
DBU forbeholder sig ret til i enkelte tilfælde at gøre sig bekendt med en medarbejders IT-aktivitet og hermed
også med ind- og udgående e-mail.
Vi vil understrege, at når sensitivt logmateriale anvendes, enten forretnings-, drifts- eller sikkerhedsmæssigt,
sker det i fortrolighed og kun i arbejdsmæssig sammenhæng. Meget få betroede medarbejdere har adgang
til dette logmateriale.
Det er som udgangspunkt IKKE tilladt at downloade programmer til DBU’s computere, med mindre DBU IT
har anbefalet dig at hente programmet.
8.1.4. Bruger-ID og adgangskoder
Bruger-ID er personligt og er din identifikation over for IT-systemerne.
Brug af adgangskoder kombineret med bruger-ID sikrer en entydig identifikation af dig og fungerer som en
slags personlig underskrift for systemanvendelsen.
Regler for adgangskoder:
Adgangskoden skal bestå af:



Minimum 8 karakterer, (bogstaverne a-z og tallene 0-9)
3 ud af disse 4 krav skal være opfyldt: Minimum ét bogstav, ét tal, ét stort bogstav eller ét
specialtegn
Brug ikke
o nationalkarakterer som f.eks. æ, ø, å, ä, ö, ü…
o tidligere anvendte adgangskoder
o initialer, familienavne, fødselsdage, telefonnumre, år og måned el. lign.
07-01-2014
30



Husk:
o
o
o
o
Adgangskoden er personlig.
Adgangskoden er hemmelig (må ikke videregives til andre).
Adgangskoden skal læres udenad (må ikke skrives ned eller gemmes på anden måde).
Adgangskoden skal straks skiftes, hvis der er den mindste mistanke om, at andre har fået
kendskab til det.
o Adgangskoden må ikke på nogen måde lagres (f.eks. i programmer, funktionstaster,
datafiler) til automatisk udførelse, men skal indtastes hver gang.
o Selvvalgte adgangskoder skal være lette at huske for dig, men svære at gætte for andre.
Brug 'fantasiord', f.eks. bil2by.
o Adgangskoden skal skiftes mindst hver 12. måned.
I forbindelse med adgangskontrol har du ansvar for:
o de transaktioner, der udføres under dit bruger-ID.
o at overholde reglerne for adgangskoder.
o at foretage log-off eller 'låse' tastaturet, når terminal/pc forlades og ikke kan overvåges.
I forbindelse med slutbrugerudvikling har du ansvar for:
o kun at anvende de tilbudte værktøjer inden for de arbejdsmæssige områder, hvor du har den
nødvendige og relevante viden.
o at have tilstrækkelig viden om det valgte værktøj og gennemføre de aktiviteter, der er
nødvendige for at sikre et system, der giver en fuldstændig, nøjagtig og rettidig
databehandling.
8.2.
Virusberedskab
Alle pc'er er forsynet med antivirus scan-program. Det vises ved et ikon i proceslinien ved siden af uret
(TrendMicro eller Officescan). Selvom ikonet i proceslinien slettes ved en fejl, er programmet stadig aktivt.
Når du indlæser dokumenter eller filer fra cd-rom eller vedhæftede filer, bliver dataindholdet automatisk
scannet.
Men vær dog alligevel altid meget opmærksom. Klik ikke på noget fra nogen, du ikke forretningsmæssigt
kender.
8.3.
Internet
Det kræver forhåndsgodkendelse fra din chef at downloade filer og en skriftlig forhåndsgodkendelse at
installere programmer. Med filer menes eksekverbare programmer, eksempelvis filer der har .exe, .vbs, .bat
og lignende som filtype.
Det kræver ikke forhåndsgodkendelse at downloade dokumenter, eksempelvis filer, der har .doc, .pdf og
lignende som filtype.
Du er ansvarlig for, at installerede programmer respekterer eventuelle licensrettigheder. De installerede
programmer må ikke ændre på pc-arbejdspladsens basisopsætning.
Forretningsmæssig kontakt i form af egentlig handel eller kontraktlignende forhold via internettet skal
forhåndsgodkendes af din chef.
8.4.
E-mail
Enhver e-mail, du sender/modtager via DBU’s systemer, betragtes som DBU’s ejendom.
E-mail uden for DBU kan sammenlignes med åbne postkort. Det har den konsekvens, at e-mail ikke må
indeholde person-/kundeoplysninger herunder CPR-nummer.
07-01-2014
31
E-mail med vedhæftede filer pt. af typen .exe og .vbs bliver bremset af mailserverne. Har du behov for at få
filer, der ikke slipper igennem, er du nødt til at modtage dem via almindelig post. Alternativt kan du bede
afsender give filen et alternativt navn, hvilket naturligvis kræver, at du kender og har tillid til afsender.
Vær opmærksom på, at e-mail efterlader et elektronisk spor, og derfor næsten altid vil kunne genskabes. Da
e-mail derfor kan tillægges bevismæssig værdi, forventer DBU, at du udviser samme omhu ved udformning
af e-mail som ved almindelige breve.
8.4.1. E-mail skik
Fra tid til anden kommer der e-mail med eller uden vedhæftede filer, der indeholder oplysninger om
eksempelvis farlig virus, 'trojanske heste', og kædebreve.
Når du modtager den slags e-mail - ofte fra en ukendt afsender - skal du:



undlade at sende e-mailen videre. Det gælder også andre ikke arbejdsmæssige e-mail
undlade at åbne evt. vedhæftede filer
slette e-mailen.
8.4.2. E-mail kultur
Til-modtagere forventes at skulle reagere på mailen, mens cc-modtagere ikke er forpligtet til at reagere på
mailen.
Vær kritisk når du vælger at bruge cc for at orientere flere modtagere.
8.5.
IT på arbejdspladsen
8.5.1. Diverse bruger ID og adgangskoder
Vi har pt. to typer adgangskoder, som benyttes i det daglige arbejde:


Bruger ID og adgangskoder til systemet generelt
Bruger ID og adgangskoder til DBUnet, fod@ med mere
8.5.2. Bruger ID og adgangskoder til systemet generelt
Som det fremgår af afsnit 8.1.4 Bruger-ID og adgangskoder, benyttes dette Bruger ID og adgangskoder til at
koble dig på systemet generelt. Det generelle bruger ID og adgangskoder benyttes ved opstart, når
computeren er låst samt ved logon til VPN, hvis du har en hjemmearbejdsplads. Hvis du ikke kan logge dig
på, så kontakt DBU IT.
8.5.3. Bruger ID og adgangskoder til DBUnet, Fod@ med mere
Du har også et par andre bruger ID og adgangskoder, som du skal benytte, når du skal ind på adressen
www.dbunet.dk og fod@ med mere. Du skal som udgangspunkt følge samme retningslinier for dette bruger
ID og adgangskoder, som angivet i afsnit 8.1.4.
8.6.
Opdateringer på computeren
Opdateringer på computeren sker automatisk. Hjemmekontorer skal selv stå for opdateringer via Windows
update.
07-01-2014
32
8.7.
Installation af software
Det frarådes at installere hotbar og andre add ons / hjælpeværktøjer, da disse mere eller mindre betegnes
som spyware og kan skade computeren.
8.8.
IT på hjemmearbejdspladsen
Det skal aftales med din chef hvorvidt, du skal have etableret hjemmearbejdsplads.
VPN giver adgang til personligt drev, fælles drev, printere og eventuelt økonomisystem til DBU.
8.8.1. Trådløst netværk
Har du en maskine derhjemme, som skal køre via trådløst netværk og maskinen også skal på DBU via en
VPN tunnel, skal DBU IT være med til at sætte sikkerheden op på Wireless routeren, da det er et stort
sikkerhedshul, hvis de er sat forkert op. Der er 2 gængse ting, som skal sættes op for at sikre at disse huller
bliver lukket forsvarligt.
Hver router skal sættes op med MAC filtrering, hvilket betyder, at man fortæller, hvilke maskiner der må
tilsluttes routeren, og så skal der sættes et shared password på, som gør, at man første gang man tilslutter
routeren skal indtaste et password.
8.8.2. Tjekke mail fra andre computere med Internetadgang
Det er muligt at se sin mail på siden http://mail.dbu.dk.
Kontaktperson vedr. IT: Heidi Lüthje
Vejledninger m.m.: support.dbu.dk
Fejlmeldinger m.m.: DBU IT Support
9. Kommunikation
Kommunikation betragtes i DBU som et fagområde.
DBU Kommunikation arbejder med organisationens integrerede kommunikation.
Afdelingen udarbejder, opdaterer og implementerer strategier og modeller for intern og ekstern
kommunikation, nyhedsformidling, pressekontakt, krisekommunikation, markedsføring samt design som dele
af virksomhedens samlede kommunikation.
I det efterfølgende gives en introduktion i DBU’s informationsteknologi, hvor gældende muligheder,
procedurer og retningslinier for kommunikationen i DBU præciseres.
Disse retningslinier baserer sig på en strategisk tilgang til organisationens samlede kommunikation.
Kontakt: Lars Berendt
07-01-2014
33
9.1.
Intern kommunikation
Ved intern kommunikation skelnes mellem kommunikationen internt i administrationen i Fodboldens Hus og
kommunikationen med de decentrale dele af DBU’s organisation.
9.1.1. Intern, central kommunikation:
I dette afsnit henvises til daglig, faglig kommunikation i skrift og tale mellem kollegerne i DBU’s
administration.
De tekniske midler til og muligheder for at sikre den daglige, interne kommunikation består af:
- Telefon
(regler for brug, intern telefonliste)
- Mobiltelefon (regler for tildeling og brug)
- E-mails
(retningslinjer)
- Postrum
(placering)
- Udvalgsreferater (DBUnet)
9.1.2. Personalemøder
Der holdes personalemøde minimum én gang om måneden – almindeligvis første mandag i hver måned
klokken 09.00 i auditoriet.
Møderne, der er af orienterende og dialogmæssig karakter, benyttes til drøftelse af såvel faglige forhold som
personalemæssige anliggender.
Personalemøderne har som forum ingen beslutningskompetence, men forslag og kritik til
ændringer/forbedringer af organisationen og det fysiske og psykiske arbejdsmiljø vil efterfølgende blive
indgående drøftet i chefgruppen, hvor de endelige beslutninger træffes.
Kontakt: Kenneth Reeh
9.1.3. Intern, decentral kommunikation:
Den interne decentrale kommunikation omfatter kontakten med de udenfor Fodboldens Hus placerede
medarbejdere eller frivilligt tilknyttede, eksempelvis; konsulenter, instruktører, repræsentantskabs-,
udvalgs/faggruppe- og bestyrelsesmedlemmer, ansatte i lokalunionernes administrationer samt klubber.
De tekniske midler til og muligheder for at sikre den daglige kommunikation med de decentrale dele af
organisationen består af:
- Telefon
- E-mails
(retningslinjer)
- Udvalgsreferater (DBUnet)
07-01-2014
34
9.2.
Ekstern kommunikation
De tekniske midler til og muligheder for at sikre den daglige, eksterne kommunikation med forretnings- og
samarbejdspartnere består af:
- Telefon
- E-mails
9.3.
(retningslinjer)
Officiel kommunikation
(DBU Kommunikation udarbejdede i foråret 2005 en beskrivelse af de formelle kommunikationsveje internt
i organisationen og ud til de decentrale dele af organisationen og øvrige interessenter.
Hensigten er at beskrive procedurer og ansvar for formidlingen af nye, specifikke, officielle love, cirkulærer
og andre beslutninger med henblik på en skemalagt oversigt over vedtagelsesprocedurer og
kommunikationsveje samt ansvar.)
9.4.
Nyhedsformidling
DBU Kommunikation er ansvarlig for nyhedsformidling af faktuelle- og featurenyheder om DBU’s aktiviteter,
produkter og beslutninger.
I nyhedsformidlingen differentierer afdelingen ikke mellem interne og eksterne modtagere, men tager i visse
tilfælde dog individuelle hensyn ved at informere en intern interessentgruppe, før en given nyhed
massekommunikeres.
9.4.1. Kommunikationskanaler
Afdelingen benytter én eller flere kanaler i det eksisterende mix af kommunikationskanaler i
nyhedsformidlingen. I formidlingen af nyheder overfor såvel medier som presse benytter afdelingen som
minimum:
- Internet (dbu.dk)
- Intranet (DBUnet)
- DBUMAILNYT
- Pressemøder og -aktiviteter
- Nyhedsmagasinet DBU Bulletin
- Landskampmagasinet
- Øvrige tryksager og direct mails
- Annoncer
- Telefonisk kontakt
07-01-2014
35
Kommunikationsafdelingen vælger på baggrund af en faglig vurdering de til enhver tid mest velegnede
kommunikationskanaler.
9.4.2. Principper for nyhedsformidling
Aktiv medvirken fra kollegerne er vigtig for at sikre nyhedsformidling og markedsføring på et altid højt og
aktuelt niveau.
Det er den enkelte medarbejders ansvar at sikre, at formidling af nyheder af faktuel karakter sker via
kommunikationsafdelingen på det foretrukne og mest hensigtsmæssige tidspunkt.
Ellers skal alternativ med rimelig varsel aftales med kommunikationsafdelingen.
Tidspunktet for udsendelsen af en given nyhed aftales mellem den pågældende og
kommunikationsafdelingen, og nyheden formuleres i sin endelige form af kommunikationsafdelingen, der
også vælger de relevante kommunikationskanaler.
- Nyhedsformidling foregår som hovedregel på hverdage indenfor almindelig kontortid,
idet kommunikationsafdelingen som hovedregel er bemandet mandag til fredag fra 09.00-16.00.
9.4.3. Strategi for nyhedsformidling
Afdelingen arbejder ud fra følgende strategi for så vidt angår formidling af nyheder til massemedierne:
A: Medier har krav på mulighed for samtidig og enslydende information om nyheder af faktuel karakter.
B: "Journalister, der kontakter kommunikationsafdelingen for at få be- eller afkræftet en potentiel ikke-faktuel
nyhed, kan forvente at henvendelsen bliver behandlet fortroligt i forhold til andre journalister og medier."
Kommunikationsafdelingen differentierer i den skriftlige nyhedsformidling ikke mellem kommunikation med
massemedierne og direkte kommunikation med offentligheden, idet alle nyheder fremgår på dbu.dk.
Medierne orienteres dog direkte og aktivt om nyheder via e-mails (DBUMAILNYT), der sendes til en af
modtagerne selvoprettet e-mailadresse med link til nyheden på dbu.dk.
For turneringsafdelingen gælder, at kommunikationsafdelingen har udarbejdet retningslinier og sikret teknik,
og undervisning således, at turneringsafdelingen - på baggrund af mængden af faktuelle nyheder fra
afdelingen - har prokura til decentralt at informere medierne om nyheder af faktuel karakter via mail og på
dbu.dk.
9.5.
Pressekontakt
Ved "pressekontakt" forstås nyhedsformidling samt kontakt til og med massemedierne.
9.5.1. Serviceniveau
Det er kommunikationsafdelingens målsætning, at
07-01-2014
36
”medierne skal serviceres bedst muligt indenfor rimelighedens grænse - blandt andet gennem en
decentralisering af kontakten - uden at tilsidesætte de procedurer, der sikrer DBU styringen af kontakten
med medierne”.
Serviceniveauet overfor medierne fastlægges af kommunikationsafdelingen ud fra faglige og
ressourcemæssige betragtninger.
Ingen medarbejdere skal acceptere eller føle sig presset til at besvare spørgsmål fra medier under
henvisning til tidspres eller manglende tilstedeværelse af nærmeste chef eller
generalsekretær/kommunikationschef.
For prokura til at besvare henvendelser fra medierne samt eventuelt at udtale sig til medierne i
generalsekretærens/kommunikationschefens fravær henviser vi til 9.5.3. ”kompetencer”.
9.5.2. Accept og disciplin
Kontakt med medierne skal betragtes som et professionelt forretningsforhold, hvorfor de vedtagne
retningslinjer skal forstås og følges.
Idet pressen ikke kender - og ej heller skal forventes at ville anerkende - de interne procedurer for
henvendelser, kræver det ekstra opmærksomhed og disciplin blandt de ansatte til egenhændigt at besvare
eller vurdere og derefter eventuelt videreformidle en given henvendelse ud fra nedenstående retningslinier.
Det er en god tommelfingerregel, at hvis mere end ét medium ringer om samme emne, henvises til
kommunikationsafdelingen. Det er ligeledes organisationsmæssigt hensigtsmæssigt, at der internt er accept
af, at henvendelser fra medier af faktuel karakter henvises til dén kollega, der er ansvarlig på området.
I tvivlstilfælde henvises til kommunikationsafdelingen, der vurderer den videre ekspedition.
Hver enkelt medarbejder skal ved kontakt fra et givent medie tage højde for såvel emnets som mediets
kategori.
9.5.3. Kompetencer
For at sikre styringen af pressekontakten henviser vi til nedenstående ”tommelfingerregler” for kontakten og
omgangen med medierne.
Følgende har prokura til at udtale sig om emner indenfor følgende kategorier:
Grøn:
Besvarelse af faktuelle eller opklarende spørgsmål på citatniveau: Relevant medarbejder.
Gul:
Faglige emner samt interviewsituationer:
Relevant konsulent/afdelingsleder, som orienterer kommunikationsafdelingen.
Rød:
Politiske emner, holdninger og officielle tilkendegivelser: Generalsekretær/kommunikationschef.
07-01-2014
37
Følgende medarbejdere har prokura til at udtale sig til nedenstående grupper af medier:
Grøn:
Regionale/lokale medier:
Relevante medarbejder.
Gul:
Landsdækkende aviser:
Generalsekretær/kommunikationschef for gruppen af landsdækkende aviser. Relevant
afdelingschef/konsulent/sekretær/assistent for de landsdækkende aviser enkeltvis.
Rød:
Elektroniske medier (tv, radio og internet-sites) samt nyhedsbureauer:
Generalsekretær/kommunikationschef.
9.6.
Krisekommunikation
Emner, der vurderes at kunne eller reelt udvikler sig til sager med stor negativ mediebevågenhed, skal
betragtes som potentiel ”krisekommunikation”.
Afdelingen har et generelt beredskab klar for håndtering af krisesituationer.
I den henseende er det væsentligt for organisationens muligheder for at komme gennem medieinteressen
eller krisesituationen, at al kontakt fra medierne om det pågældende emne henvises direkte til
generalsekretæren/kommunikationschefen uden kommentarer eller bemærkninger om emnet fra de enkelte
medarbejdere. Det er vigtigt at komme ud med et budskab, der ikke kan sås tvivl om. Dette giver den mest
hensigtsmæssige mediedækning af DBU’s holdninger og aktiviteter.
Baggrunden for etableringen af ovenstående retningslinjer forklares på de ad hoc-introduktionskurser,
kommunikationsafdelingen arrangerer for nye medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer, hvor der bliver givet
en række eksempler.
9.7.
Markedsføring
Kommunikationsafdelingen er - i samarbejde med de relevante afdelinger - ansvarlig for markedsføringen af
DBU’s aktiviteter og produkter.
Aktiv medvirken fra kollegerne er vigtig for at sikre nyhedsformidling og markedsføring på et altid højt og
aktuelt niveau.
Det er derfor ikke alene enhver medarbejders ansvar at holde kommunikationsafdelingen orienteret om tiltag
og nyheder indenfor den pågældendes ansvarsområde(r), men også at alle tænker i informations- og
markedsføringsmæssige baner med følgende stikord i baghovedet:
Tiltag og nyheder af faktuel karakter, som det må formodes at have en høj grad af interesse for
medier/offentlighed.
07-01-2014
38
Tiltag og nyheder der i journalistisk bearbejdet form (eventuelt med fotos) er velegnede til omtale i DBU’s
egne medier.
9.7.1. Budget
I DBU opereres ikke med et decideret markedsføringsbudget.
Den pågældende, ansvarlige medarbejder bør derfor tage kontakt til kommunikationsafdelingen med henblik
på budgettering af markedsføringstiltag for kommende aktiviteter og produkter indenfor den enkeltes
ansvarsområde.
Dette skal ske i forbindelse med budgetlægningen for det enkelte aktivitetsområde.
9.7.2. Markedsføringsplan
Kommunikationsafdelingen udarbejder herefter i samarbejde med den ansvarlige en markedsføringsplan for
den enkelte aktivitet eller produkt.
Kommunikationsafdelingen vælger et marketingmiks, der omfatter traditionelle markedsføringskanaler.
Muligheder for redaktionel omtale altid forsøges forfulgt som integreret del af en given markedsføringsplan.
Kontaktperson: Lars Berendt
9.8.
Corporate design
Det er DBU’s målsætning gennem en konsekvent anvendelse af et defineret design at skabe grundlag for, at
enhver skriftlig og visuel kommunikation signalerer DBU som afsender.
9.8.1. DBU-paperline
I administrationen gælder anvendelsen af standarder for design specielt i den skriftlige kommunikation.
Kommunikationsafdelingen og IT-afdelingen har i fællesskab udviklet DBU-paperline, der skal benyttes som
skabelon for brevopsætning, typografi, punktstørrelse og autosignatur.
DBU-paperline gælder såvel trykt som elektronisk post.
Se også 9.8.3 ”designmanual”.
Kontakt: Bettina Wiechmann eller DBU IT Support
9.8.2. DBUs logo
DBUs logo, der er varemærkeregistreret, benyttes dels til identifikation af organisationen dels til opbygningen
og vedligeholdelsen af DBUs brand.
Ved brug af tryksager skal det derfor indskærpes, at såvel opdragsgiveren som leverandøren overholder
retningslinierne for brug af DBUs logo.
07-01-2014
39
Eksterne samarbejdspartneres brug af DBUs logo tilbydes kun i et defineret omfang.
DBUs grafikere skal til enhver tid kontaktes ved ønske om brug af DBUs logo, ligesom den grafiske
koordinator/kommunikationsafdelingen skal godkende den konkrete brug af logoet.
Se også 9.8.3 ”designmanual”.
Kontakt: Bettina Wiechmann eller Lise Fabricius.
9.8.3. DBU Designmanual
DBUs grafikere har udarbejdet en designmanual.
Designmanualen omfatter både interne retningslinier til brug for alle ansatte samt retningslinier for brugen af
DBUs logo og design i tryksager.
Designmanualen skal derfor også bruges af medarbejdere, som har kontakt med eksterne leverandører af
tryksager, samt eksterne, grafiske samarbejdspartnere.
Manualen omfatter skabeloner til annoncer, tryksager, direct mails, posters m.m..
Manualen er tilgængelig på dbu.dk under kapitlet ”media”.
Kontakt: Bettina Wiechmann eller Lise Fabricius
07-01-2014
40

Bestil Knabstrupper kalenderen 2015

Transcription

Similar documents

DBU Licenssystem |drenge

forretning Fysisk træning fra 12 års-alderen

Indendørs Fodboldskole invitation 2015

TILMELDING TIL DBU KØBENHAVNS FODBOLDTURNERING 2015

VIDENSKABSTEORETISKE TVISTER FORÅR 2015

Brev fra Jydsk Fodbolddommer-Union

Kære piger, forældre, trænere og ledere i Hillerød GI Damefodbold

Politiken - EVA TIND

Manifest Børneafdelingen Køge Boldklub

Job og uddannelse som løftestænger til sproglig udvikling