FED FREDAG - Helle Hallen

Slotsparkens friskole
REFERAT
Bestyrelsesmøde
26. juni 2014
26.06.14
Til stede:
Afbud:
Mødeleder:
Referent:
Gitte, Asger, Camilla, Kamilla, Mette, Rikke, Henrik & Pernille
Peter
Rikke
Mette
Dagsorden
Referat
1. Kort status fra Claus
Forældre: Trimestermøde: Ikke mange kommentarer i fællesgruppen. På
team Pegasus var imidlertid undring over udmelding om at det kan blive
sværere at skifte hold i visse fag. På det nye team fremstod en undring over
valg af ikke uddannet lærer som fagansvarlig. Dette adresseres under senere
punkt i referatet
Medarbejdere: trætte og slidte med mindre grupperinger imellem sig. Dette
adresseres ved opstart efter sommerferie, i fælles proces med ekstern
konsulent.
Frank starter 1.8.14 i et flexjob hvor SPFS betaler 5/15 timer. Han vil være på
skolen tirsdag-fredag 8-12
Trine starter i en 75% stilling
Bjarke forsætter i musik, men det endelige set-up er ikke klart.
Elever: Der er flere elever på vej ind og der forventes opstart med 120
(budgetteret med 116)
Ferie: Ferien er planlagt. Michael Westi er i fritteren, med Louise og Jens, og
et par ungarbejdere som ekstra og med Claus & Mari som bagvagt.
Hver uge vil have et tema, men i år åbnes ikke op for andre.
Forventet budgetmål revideres til -31.000. Kommentarer gennemgås og
budgetændringen beskrevet og forklaret i bilag 1, godkendes.
Udgår grundet manglende deltagelse
Allan har udarbejdet et oplæg. Umiddelbart fremstår iPad 4 som den bedste
løsning til skolens behov grundet robusthed og pris. Allan og Claus indhenter
tilbud fra IRecover og vender tilbage med en anbefaling til køb, afklaring af
teknisk kompatibilitet, samt plan for skifte. I drøftelsen ved næste møde,
tages hensyn til forældrearbejdsgruppens input.
Drøftelserne omhandlede såvel krav som ønsker til dokumentation af
faglighed ift karakterer og prøver, men også i et bredere perspektiv, samt
SPFS håndtering af dette.
Evalueringsgruppen (Kamilla, Mette og Claus) arbejder med et udkast til
grundskitse for evalueringsmodel for SPFS som rummer både hensyn til
lovkrav, skolens ønske om særlig ”branding” samt ønsket om åben
kommunikation om dette.
I lyset af at bestyrelsen består af 50% ny medlemmer, drøftes forventninger
til arbejdet og indsats.
Det besluttes at gruppen skal være arbejdende og møderne skal være
2. Fremlæggelse af status
på budget 2014
3. Input fra debatmøde
4. Beslutning vdr. iPads
5. Diskussion af faglighed
6. Forventninger til
best.arbejdet
Side 1 af 4
Dagsorden
Referat
kvalificeret på forhånd.
Udkast til dagsorden sendes ud én uge før mødet
3 dage før lukkes dagsordenen.
Bilag skal fremgå til alle punkter der ikke blot er orienteringspunkter og disse
skal foreligge ét døgn før mødet. Punktet udskydes hvis bilag ikke foreligger
forud.
Hvis et punkt ikke kan færdiggøres indenfor givne ramme, planlægges
opfølgning på næste møde, herunder forudgående kvalificering og evt.
ansvar.
Forretningsordnen revideres og medbringes på næste møde til godkendelse.
Opgavelisten revideres. Se vedhæftet bilag 3. Så vidt som muligt planlægges
med opgaveløsning i forældregrupperne.
7. Status på nyt udeareal
8. Status på anbefaling fra
trafikgruppen
9. Fremmedsprog
10.Evt.
11.Næste møde
Side 2 af 4
Henrik udarbejder et forslag til projektmodel for skolen
Udskydes da Peter ikke deltager på mødet
Punktet udskydes grundet tidspres. Sættes på et senere møde. Rikke
udarbejder anbefaling pba arbejdsgruppens oplæg
Oplæg til drøftelse se bilag 4. Svar gives til de forældre der henvender sig.
Skolen kan pt. kun tilbyde 2 fremmedsprog og det vil være engelsk og tysk.
Tysk er fortsat 2.fremmedsprog, bl.a. fordi man ikke kan læse begynder-tysk
på ungdomsuddannelserne.
SPFS vil fortsat undersøge muligheden for at tilbyde et 3. fremmedsprog.
 En enkelt elev er udmeldt. Bestyrelsen tager kontakt for opfølgning og
dokumentation
 Drøftelse af oplevelse fra trimestermødet om usikkerhed forbundet med
ikke lærer-uddannet fagansvarlig.
Punktet sættes på til drøftelse ved mødet i august, med redegørelse fra
Claus om hvordan fagligheden sikres i den nye organisering af hold.
 Drøftelse af læserbrev. SPFS melder kort ud at der er opmærksomhed på
brevet, men ikke ønsker dialog gennem pressen, samt inviterer til
henvendelser.
Bestyrelsesseminar 31.aug. 9-16.
Dagsorden
 Kommunikationsplan
Formål: Udarbejdelse af skitse til videre konkretisering
Ansvar: Proces v/ Henrik, Indhold v/ Alle
Videre plan, ansvar og udmelding aftales
 Faglighed – redegørelse fra Claus samt beslutning om udmelding.
Bilag 1
From: claumann@live.dk
To: claus@spfs.dk
Subject: FW: Budget
Date: Tue, 24 Jun 2014 21:58:37 +0200
Davs Claus
Så kom vi ud med -31.000 i budgettet, som vi jo havde en forventning om.
Til brug for mødet - har vi lavet en total gennemgang af budgettet, og lavet forskellige justeringer - af større
kan nævnes: Løn, elevtal, undervisningsmateriale, SFO materiale, udendørs vedligehold samt afskrivninger.
mvh.
Camilla
Bilag 3
Fordeling af opgaver/projekter/arbejdsgrupper i bestyrelsen:
Prioriteringsrækkefølge for arbejdsgrupper og projekter:
1. Igangværende projekter tages op på alle bestyrelsesmøder
2. Igangværende projekter der er midlertidigt sat i bero (f.eks. afventer afklaring af tekniske detaljer,
søgning af fonde, lån og lignende) eller der arbejdes med, men ikke behøver at blive gennemgået
hver gang. De ansvarlige for arbejdsgruppen/projektet skal selv sørge for at give formanden besked,
hvis emnet skal med på næste dagsorden.
3. Ikke igangsatte projekter
Projekter:
(Projekterne skal startes op af bestyrelsen. Herefter skal der findes de ansvarlige personer for de enkelte
projekter samt inddragelse af forældre, lærere mv. Alle projekterne skal efterfølgende evalueres. Der skal
udarbejdes et skema med retningslinjer/kravsspecifikationer.) (Oplæg laves af Peter og vil blive forelagt
bestyrelsesmødet i november)
1. Kriseberedskab: Asger
1. Alarm: Peter
1. Hjemmeside: Henrik
2. Multibane: Camilla og Skoleleder/Heidi søger fonde
2. Sommercamp: Henrik og Rikke
2. Ventilation: Camilla (Martin)
2. Udeareal: forhaven, legeplads, multibane, samarbejde med Rejsestalden (Camilla, Peter, Louise og
elevgruppe)
2. Forsikringsgennemgang: Pernille
3. Indkøbsprojekt
3. Fravalg af eksamen
3. Levende gulve
3. Gennemsyn af værdigrundlag
3. Støtteforeningen
3. Bygninger
Side 3 af 4
Afsluttede projekter:
Alarm (Genoptaget)
Dimissionsfest 2012
Madordning
Sommercamp 2013 og 2014
Åben skole 7/11-13
Interne arbejdsgrupper:
Indretningsgruppe: Louise, Jannie, Mari & Martin.
IT-gruppe: Allan, Louise, Skoleleder, Klaus Vinding & Camilla
Evalueringsgruppe: Mette Rose (bestyrelsen), Kamilla (Bestyrelsen), Jannie (underviser), Pia (undervisere)
(Læringsmiljøgruppe: med dynamisk udskiftning)
Eksterne arbejdsgrupper: (er ikke opdateret pt)
Arbejdsdagsgruppe: Martin & Penille
Eftermiddage for elever der ikke går i fritter: Kamilla (bestyrelsen)
Dimissionsfest - kontaktperson
Arbejdsdage - kontaktperson
IPads og IT - kontaktperson
Trafiksikkerhed - kontaktperson
Blå mandag - kontaktperson
Forældretilsyn – kontaktperson
Side 4 af 4
Slotsparkens friskole
Opgaveansvarlige/kontaktpersoner:
Indflytningsrapport: Gitte
OMRÅDE/
ANSVARLIG I
BESTYRELSEN
26. juni 2014
OPGAVE
BESTYRELSE
SKOLELEDER
ANDRE
Bestyrelsen
IT
• Strategi
• Udførelse af strategi
• Deployment (medarbejdere)
• Daglig vedligehold af IT
(medarbejdere)
• Definering af indhold på devices
(medarbejdere)
• Indhold på intra (medarbejdere)
• Administration af intra
(skolesekretær)
• Indkøb (skolesekretær)
• Indkøb/leasing af kopimaskine
(skolesekretær)
Bestyrelsen
Vedtægter
• Ansvarlig for udformning
• Tilsyn
• Ansvarlig for at de efterleves i
dagligdagen
Bestyrelsen
Værdigrundlag
• Ansvarlig for udformning
• Tilsyn
• Ansvarlig for at de efterleves i
dagligdagen
Bestyrelsen
Strategi
• Ansvarlig for udformning
• Tilsyn
• Ansvarlig for at de efterleves i
dagligdagen
Ledelse /
Administration
Side 5 af 6
Bestyrelsen
Årsplan
• Godkendelse
Næstformand
Generalforsamling • Ansvarlig
Rikke
Tilsyn
• Ansvarlig for tilsynsførende
PR og reklame
• Udformning i samarbejde med
personale
• Overblik over diverse deadlines
• Samarbejde
• Ansvarlig
• Interview
Bestyrelsen
Lovgivning
• Ansvarlig for overholdelse
• Ansvarlig for overholdelse
Bestyrelsen
Hjemmeside
• Planlægge og grundlæggende
struktur og indhold
• Publicere nyheder mv.
• Publicere nyheder mv.
Udarbejdelse af
diverse instrukser
• Ansvarlig for at medarbejderne
kender og efterlever planerne
Bestyrelsen
Forretningsorden
• Udforme og efterleve
Bestyrelsen
Bestyrelsesmøder
• Deltagelse
• Agenda (Formand)
• Referat (åbent og fortroligt)
Side 6 af 6
• Udførelse (tilsynsførende)
• Publicere nyheder mv.
(medarbejdere)
• Lukkeprocedure (medarbejdere)
• Evakueringsplan (medarbejdere)
• Deltagelse
Daglig
administration
• Ansvarlig
• Overordnet overblik
Indkøb
• Ansvarlig
• Håndtere sælgere (indkøbsudvalg)
• Foretage indkøb (skolesekretæren)
• Renovation (indkøbsudvalg)
• Dagligt forbrug (vand, el, varme)
(indkøbsudvalg)
• Forhandle priser (indkøbsudvalg)
Statistik og
indberetninger
• Ansvarlig
• Udførende (skolesekretæren)
• Eksamenstilmelding
(skolesekretæren)
Netværk /
Samarbejde
• Skoleledernetværk
• Kommunen
• Erhvervsnetværk (Jægerspris /
Frederikssund)
• Friskoleforening
• PPR
• Ministeriet
• UU Vest (medarbejdere)
• Uni-C (skolesekretæren)
• Fordelingssekretariatet
(skolesekretæren)
Undervisning
• Pædagogisk ansvarlig
• Deltage i undervisningen
• Ansvarlig for skemalægning
• Ansvarlig for arbejdstidsregler
• Ansvalig for undervisningsplaner
• Deltage og være synlig overfor
medarbejdere og elever
• Planlægge (medarbejdere)
• Udføre (medarbejdere)
Hverdag
Bestyrelsen
Side 7 af 6
Kommunikation
• Retningslinjer
• Personale
• Mini-fritter
• Elever
• Forældre
• 1. skoledag
• Sidste skoledag
• Generelt synlig
Økonomi
Bestyrelsen
Budget
• Godkendelse
• Fastlæggelse af budget
• Opfølgning af budget
• Ansvarlig for at budget overholdes i
den daglige drift
• Løbende afrapportering til
bestyrelsen
• Udarbejdelse og ændringer
(skolesekretæren)
Bestyrelsen
Regnskab
• Overordnet ansvarlig
• Dagligt ansvar
• Bogføring (skolesekretæren)
Kassereren
Revision
• Ansvarlig
Bestyrelsen
Skolepenge
• Fastsætte beløb
• Overtager kontakten vedr.
manglende betaling, hvis der ikke
betales efter 2. rykker
• Udsender 1. og 2. rykker
Bestyrelsen
Forbrug,
overordnet
• Overordnet ansvarlig
• Daglig ansvarlig
• Indkøbsudvalg, som sikrer bedste
priser (forældre)
Bestyrelsen
Retningslinjer
• Fastsættelse af økonomiske
retningslinjer
Bestyrelsen
Byggeri
• Beslutning vedr. byggeri /
ombygning
• Byggestyring
Bestyrelsen
Udlejning
• Fastsætte retningslinjer
Bestyrelsen
Lejekontrakt
• Retningslinjer for lejekontrakt
• Forberede og deltage
(skolesekretæren)
Bygninger
Side 8 af 6
• Fakturere lejer (skolesekretæren)
• Aftale udlejning til foreninger
(skolesekretæren)
• Ansvarlig for at retningslinjer fra
lejekontrakten overholdes i
dagligdagen
• Ansvarlig for udlejning og
opkrævning (skolesekretæren)
Medarbejdere
Bestyrelsen
(Denne skal
efter aftale
drøftes
nærmere)
Ansættelse af fast
personale
• Deltager i ansættelses-samtaler
• Beslutnings-kompetence (udføres
normalt i samarbejde med
skolelederen)
• Ansvarlig for ansættelses-samtaler
• Ansvarlig for indkaldelse til samtaler
Bestyrelsen
Afskedigelser af
fast personale
• Beslutningskompetence (udføres
normalt i samarbejde med
skolelederen)
• Udfører
Bestyrelsen
Samarbejde
medarbejdere /
bestyrelse
• Deltage i samarbejdsudvalg
• Planlægge temadage / seminarer
• Deltage i temadage / seminarer
• Ansvarlig for medarbejderes
deltagelse i samarbejdsudvalg
• Deltage i samarbejdsudvalg
• Planlægge temadage / seminarer
• Deltage i temadage / seminarer
Arbejdsmiljøforhold
• Overordnet ansvarlig
• Ansvarlig for daglig udførelse
Bestyrelsen
Ansættelse af
midlertidigt
personale
• Fastsætter rammerne
• Ansvarlig inden for rammer fastsat
af bestyrelsen
Bestyrelsen
Kurser /
uddannelse
• Kan lave retningslinjer i særlige
tilfælde
• Ansvarlig
Bestyrelsen
Løn
• Fastsætter rammerne
• Lønforhandler med skoleleder
• Lønforhandlinger med
medarbejderne inden for fastsatte
rammer
Personalemøder
Side 9 af 6
• Ansvarlig
• Udformer ansættelses-kontrakter
(skolesekretæren)
• Jobannoncer (skolesekretæren)
• Deltage i samarbejdsudvalg
(medarbejdere)
• Planlægge temadage / seminarer
(medarbejdere)
• Deltage i temadage / seminarer
(medarbejdere)
Formand &
Næstformand
Personaleledelse
• Ansvarlig for skoleleders
ansættelsesforhold, trivsel og
opfølgning
• MUS med skoleleder
• Kontinuerlig opfølgning ift.
skoleleder
• Motivation af skoleleder
• Ansvarlig for medarbejderes
ansættelsesforhold, trivsel og
opfølgning
• 1-2-1 med medarbejdere
• MUS med medarbejdere
• Motivation af medarbejdere
• Ansvarlig for kontakt til kommune
vedr. medarbejdere i løntilskud
•
Bestyrelsen
Fripladsfordeling
• Ansvarlig for fordeling af egne
midler
• Ansvarlig for fordeling af tilskud
• Informere forældre
(skolesekretæren)
• Indberette (skolesekretæren)
• Udbetaler (skolesekretær)
Penille
Forældrearbejdsti
mer
• Registrering af timer
• Rykke for deltagelse
•
•
Bestyrelsen
Skole/hjemsamarbejde
• Overtager, hvis eskalation er
nødvendig
• Deltager i forældremøder hvis
ønsket
• Overordnet ansvarlig
• Overtager i vanskelige elevsager
• Deltager i forældremøder
• Daglig ansvarlig
• Dokumentation (underviser)
• Ansvarlig for forældremøder
(underviser)
Bestyrelsen
Advarsler og
bortvisning
• Formulere retningslinjer for
advarsler og bortvisning
• Udformer og eksekverer
• Sikrer at procedure overholdes
• Dokumenterer forløb
Bestyrelsen
Elevoptagelse
• Formulere regler for venteliste og
optagelse
• Beslutte skolens samlede elevantal
• Ansvarlig for, hvilke elever der
optages
• Informerer bestyrelsen
• Møder med potentielle nye familier
• Ansvarlig for venteliste (sekretær)
• Pædagogiske overvejelser vedr.
elever (medarbejdere)
• Rundvisning af potentielle nye
familier (elever)
Bestyrelsen
Tilfredshed
• Overordnet ansvarlig
• Udføre tilfredshedsunder-søgelser
blandt forældrene
• Dagligt ansvarlig
• Udføre tilfredshedsundersøgelser
blandt elever
•
Elever / forældre
Bila
Side 10 af 6
Slotsparkens friskole
Bilag 4
Fremmedsprog (oplæg fra Gitte)
26. juni 2014
Inden skolen åbnede havde den daværende bestyrelse lange diskussioner om, hvilke
fremmedsprog, eleverne skulle tilbydes. På daværende tidpunkt blev følgende besluttet:
• Der skulle undervises i engelsk fra nulte årgang
• Der skulle undervises i tysk fra fjerde årgang
Hovedargumenterne bag beslutningerne var:
• Andet fremmesprog påbegyndes fra fjerde årgang for at eleverne på den måde kan nå et relativt højt
niveau inden de går videre fra Slotsparkens Friskole efter niende
• Der var ønske om at tilbyde et tredje fremmedsprog fra syvende, men dette kunne ikke økonomisk hænge
sammen, da underviserne til sprogfagene var hentet eksternt og fungerer som timeansatte
• Eleverne skulle undervises i sprog på et niveau der passede med, at de kunne fortsætte undervisningen på
eksempelvis områdets gymnasier
• Det blev undersøgt, hvilke sprog der tilbydes på de skoler i området, som vores elever må formodes at søge
til efter niende
• De elever, som havde haft fremmedsprog på deres tidligere skoler, blev spurgt til, hvilket sprog de havde
haft. Eleverne havde enten haft tysk eller fransk - med en overvægt af tysk
• Der blev ikke diskuteret andre muligheder end engelsk som første andetsprog. Det blev prioriteret at
påbegynde undervisningen tidligst muligt (nulte)
• Tysk blev valgt som primære andetsprog med den primære begrundelse, at det er Danmarks største
samhandelspartner
• Kinesisk blev overvejet som andet fremmesprog
• Spansk blev overvejet som andet fremmedsprog
• Fransk - blev overvejet, som andet fremmedsprog
Det blev besluttet at tilbyde de elever, som havde påbegyndt fransk på deres tidligere skole, at fortsætte
undervisningen hos os. Dette gjaldt udelukkende elever, der startede på friskolen i skoleåret 2012/2013,
hvilket medførte, at der skulle undervises i fransk de to første skoleår (2012/2013 og 2013/2014)
Oplægget blev udarbejdet pba en henvendelse fra en forældre der adspurgte om oprettelse af endnu et
sprogfag, el
Side 11 af 1