CMR Fragtbrev En elektronisk fremtidssikret løsning

Notat
Til:
Direktionen
Socialdirektør
Rådhusgade 3
Fra:
Jette Rud Knudsen
Notat til sagen:
Fremtidig organisering af almene borgerydelser og
sociale tilbud efter serviceloven
8300 Odder
Tværgående almene borgerydelser er i dag samlet i Borgerbutikken. Det gælder følgende ydelser:
Økonomi – førtidspension, folkepension, enkeltydelser, personlige tillæg,
helbredstillæg, administrationssager, begravelseshjælp, befordring til læge/speciallæge, skat, enkeltydelser integrationsområdet
Opkrævning af alle kommunale krav og betaling for daginstitution samt
kontrol ift. misbrug af ydelser
Bolig – boligstøtte, lån til indskud og ejendomsskat, sociale boliger, varmetilskud
Pas, kørekort, folkeregister, vielser, sygesikring, nemID, flytning ind- og
udland
Børn og forældre – børneydelser, underholdningsbidrag, barselspenge,
pladsanvisning/fripladser
Forsørgelse – udbetaling af kontanthjælp, sygedagpenge, revalideringsydelse, ledighedsydelse, fleksydelse
Hertil kommer forankring af en række interne opgaver med betydning for hele
organisationen: Digitaliseringsindsatsen ift. udvikling og implementering af elektroniske selvbetjeningsløsninger og effektivisering af arbejdsgange, implementering af nyt debitorsystem, intern postfordeling, reception mv.
Borgerbutikken har desuden stor andel i det fælles ansvar for at borgere, der
efterspørger kommunale ydelser på tværs af myndighedsfunktioner indenfor
Service-, Sundheds- og Aktivloven, oplever én indgang til kommunen og en
koordineret og sammenhængende kommunal sagsbehandling.
Opgaverne varetages af 20 medarbejdere, 1 midlertidig stedfortræder og 1
leder.
Sociale tilbud og ydelser efter Serviceloven (også økonomiske ydelser) er samlet i Social Service. Afdelingen er en myndighedsfunktion, der tilbyder rådgivning, støtte og serviceydelser mhp. forebyggelse af sociale problemer og tilgodeseelse af behov sfa. nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller sociale
problemer hos borgerne. Følgende opgaver løftes:
Specialpædagogisk bistand til voksne (bostøtte, Åhusene, Rosenhuset)
Ungdomsuddannelse for unge med særlige behov
Efterværn ift. forebyggende tilbud, plejefamilier og opholdssteder til børn
og unge
Handicaphjælpere
Forebyggende indsats for handicappede
Rådgivning og rådgivningsinstitutioner
Botilbud til voksne med særlige sociale problemer
Alkoholbehandling og behandlingshjem for alkoholskadede
25-04-2013
Sags Id. 727-2013-1570
Sagsbeh.
Jette Rud Knudsen
Tlf. 8780 3306
jette.rud.knudsen@odder.dk
Dok id. 727-2013-58310
Side 1/4
Forsorgshjem og krisecentre
Botilbud til midlertidigt og varigt ophold
Kontaktperson- og ledsageordninger
Beskyttet beskæftigelse
Aktivitets- og samværstilbud
Opgaverne varetages af 6 medarbejdere og 1 leder.
Sammenhæng mellem opgaver og kompetencer på tværs af Borgerbutik og
Social Service gør det meningsfuldt ud fra såvel et borger- et medarbejdersamt et organisations- og effektiviseringsperspektiv dels at fastholde det tætte
fællesskab mellem de tre teams i Borgerbutikken, dels at udvide dette fællesskab med Social Service.
Derfor foreslås det fremadrettet at samle disse opgaver i én fælles afdeling med
fælles leder og tværgående funktioner, jf. nedenstående organisatoriske illustration:
Leder
Digitaliseringskoordinator
Controller
Socialfaglig koordinator
Team A
Team B
Team C
Team SS
I et borgerperspektiv vil samling af almene borgerydelser og sociale ydelser
understøtte udsatte borgeres oplevelse af en sammenhængende og koordineret indsats, hvor der også reelt kun er én indgang til kommunen.
Selvom antallet af henvendelser i borgerbutikken er stort og antallet af sager i
Social Service ligeså, anvender medarbejderne begge steder megen tid på
formidling og rådgivning i forhold til de samme udsatte borgeres møde med den
kommunale organisation og funktion.
Det er situationer, hvor medarbejdernes personlige kompetencer i form af fleksibilitet og kommunikationsevner spiller en stor rolle, og et tættere samspil mellem de to faggrupper forventes at øge den gensidige læring og kompetenceudvikle den enkelte medarbejder til gavn for de mest udsatte borgere.
Samtidig bedres mulighederne for socialfaglig sparring til HK´erne og økonomisk sparring til socialrådgiverne med jobberigelse og kompetenceudvikling
som forventet resultat.
En del af Borgerbutikkens opgaver er overgået til Udbetaling Danmark sammen
med en række medarbejdere og flere forventes at følge de kommende år. Ligeså forventes yderligere digitalisering gradvist at reducere medarbejderbehovet
omkring de almene borgerydelser.
Opgaverne omkring de sociale tilbud reduceres tilsvarende i 2013 incl. antallet
af medarbejdere, idet tilsynsopgaven for de private og kommunale døgntilbud
overgår til Socialtilsyn Midt primo 2014.
Side 2/4
I et organisationsperspektiv er det derfor aktuelt at samle områderne i én afdeling, der reducerer organisationens sårbarhed ved fremtidigt medarbejderflow
samt løbende ind- og udfasning af opgaver.
Hertil kommer effektiviseringsmuligheder sfa. samling af en række administrative opgaver, der i dag løses i begge afdelinger, f. eks. løn, ferie og itsuperbrugerfunktioner. Efterhånden som afdelingsfællesskabet udvikles forventes det, at også andre tværgående opgaver med fordel kan samles hos én
medarbejder.
Mhp. at understøtte mulighederne for effektiv drift samt dynamik i opgaveløsningen og gensidig læring og kompetenceudvikling af medarbejderne, etableres
afdelingen med tre tværgående funktioner i form af en digitaliseringskoordinator, en socialfaglig koordinator samt en controller.
Digitaliseringskoordinatoren varetager den tværgående digitaliseringsindsats og
interne revision. Controlleren løfter økonomistyring og yder økonomisk sparring
på tværs af de fire teams, mens den socialfaglige koordinator udover alm.
sagsbehandling yder faglig sparring i komplekse sager generelt, sikrer ensartet
serviceniveau via interne retningslinier og godkendelse af sociale bevillinger
samt indtager en særlig rolle i forhold det tværgående samarbejde med f. eks.
Jobcentret, BFC, Visitationsteamet og institutioner.
Ledelsesopgaven i den nye afdeling forventes at være en fuldtidsopgave, hvorfor stillingen som socialfaglig koordinator oprettes mhp. at frigøre ledelsestid fra
den nuværende leder af Social Service, der aktuelt løfter en del sagsbehandling
sideløbende med ledelsesopgaven. Stillingen som socialfaglig koordinator finansieres indenfor afdelingernes eksisterende budgetramme, restbudget tilgår
rådhuskontrakten.
Afdelingens daglige samarbejdsstruktur og funktionsmøde tilrettelægges i samarbejde med medarbejderne.
I tilknytning til tidligere leders sygdom har Borgerbutikken haft en stedfortræderfunktion. Aftalevilkårene for denne stilling skal afklares, men ledelsen respekterer naturligvis indgåede aftaler.
Proces:
Forslaget til samling af almene borgerydelser og sociale tilbud i én fælles afdeling er drøftet i direktionen samt med kommende leder af den fælles afdeling,
Britta Kempel
Medarbejderne i Borgerbutikken og Social Service orienteres om forslaget på
separate afdelingsmøder 11. Juni. Der bliver lejlighed til at stille spørgsmål,
fremsætte bemærkninger og tilføje forslag til justeringer af forslaget.
Tillidsm/k Rikke Liboriussen deltager på Borgerbutikkens afdelingsmøde, mens
Keld Petersen inviteres til mødet for Social Service. Orienteringen foregår ved
direktøren for området.
Forslaget behandles efterfølgende på møde i HMU-rådhus 13. Juni og forventes implementer pr. 1. august 2013.
Medarbejderne på rådhuset opfordres via intranettet til at komme med forslag til
afdelingens navn, der besluttes af direktionen på møde ultimo juni.
Borgmesteren orienteres på førstkommende borgmestermøde 12. juni
Bemærkninger til forslaget fra afdelingsmøderne 11. juni i Borgerbutik og Social
Service:
Medarbejderne i Borgerbutikken finder, at perioden mellem tidligere leders
sygemelding ultimo marts og ledelsens udmelding 11. juni har været for
lang og præget af manglende information og ledelsesmæssig tilstedevæSide 3/4
relse. Ligeledes efterspørges anerkendelse af medarbejdernes indsats i
perioden
TR gør opmærksom på, at funktionen som stedfortræder i Borgerbutikken
er etableret ved internt stillingsopslag og ikke er knyttet til tidligere leders
sygdom
Indholdsmæssigt giver forslag om samling af opgaverne i én fælles afdeling god mening
Fagligt ser medarbejderne i Social Service en stor fordel i etablering af
fælles afdeling, da mange opgaver ”krydser mellem afdelingerne”
Der er en opmærksomhed på, hvordan de sociale relationer opretholdes i
en større afdeling
Medarbejderne i Social Service ser et stort behov for gensidig faglig introduktion og arbejde med sammensmeltning af de faglige kulturer
Der blev stillet spørgsmål til tidsplanen for ansættelse af socialfaglig koordinator – Britta Kempel svarede, at opgavefordelingen i overgangsperioden drøftes over sommeren med medarbejderne
Der var enighed mellem ledelse og medarbejdere om, at den socialfaglige
koordinator IKKE er et tredje ledelsesled
Der var opmærksomhed på, at fysisk sammenlægning af afdelingerne er et
effektivt redskab til social, kulturel og faglig integration af opgaver og medarbejdere i de to afdelinger.
Side 4/4