Huikko: Mitä muutoksia ja reunaehtoja uusi hankintadirektiivi tuo

Uusi hankintadirektiivi
Mitä muutoksia ja reunaehtoja se
tuo sähköisiin hankintoihin?
Kuntatalo 11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies, Suomen Kuntaliitto
Taustaa
• Sähköistyminen komission keskeisiä
painopisteitä jo pitkään
» Euroopan digitaalistrategia (KOM 2010 245 lopullinen)
» Sähköisen hallinnon toimintasuunnitelma (KOM 2010
743 lopullinen)
» Komission tiedonanto sähköisiä hankintoja koskevasta
strategiasta (KOM 2012 179 lopullinen)
• Sähköistämisellä kustannussäästöjä?
2
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Siirtyminen sähköisiin
viestintävälineisiin
• Uudet hankintadirektiivit sisältävät velvoitteen
ottaa käyttöön sähköiset viestintävälineet
hankinnoissa
» Sähköiset viestintävälineet: hankintailmoitus,
tarjouspyyntö, tarjoukset, hankintapäätös, sopimus
» Sähköisiin järjestelmiin perustuvat
hankintamenettelyt/ niiden osat: sähköinen
huutokauppa, dynaaminen hankintajärjestelmä,
sähköiset luettelot
» Tarjousten sähköinen käsittely hankintayksikössä
» Sopimuskaudelle sijoittuvat sähköiset toimenpiteet:
tilaukset, laskutus, sopimuksen valvonta, reklamaatiot
3
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Hankintojen ilmoittaminen
• Hankinnat tulee ilmoittaa sähköisesti
» Suomessa käytännössä toteutuukin HILMAn kautta
• HILMAn kehittäminen uusien direktiivien mukaiseksi
» Uudet vakiolomakkeet: innovaatiokumppanuus, sähköiset
luettelot, sotepalvelut, sopimusmuutokset
» Uudet tilastovelvoitteet: pk-yritysten osallistuminen
• Rakenteellinen muutos: EU-KA:t ylittävien
hankintojen ilmoitusta ei saa julkaista kansallisesti
ennen kuin ilmoitus on julkaistu EU-tasolla (TED)
» Rajapinnat kuntoon
» Edellyttää myös kansallisten kilpailutusjärjestelmien
mukauttamista uusiin vaateisiin
4
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Hankinta-asiakirjat
• Lähtökohta: Hankinta-asiakirjat on asetettava
sähköisessä muodossa ilmaiseksi, rajoituksetta,
suoraan ja kokonaan kaikkien saataville siitä
päivästä, jolloin hankintailmoitus on julkaistu.
» Poikkeuksia: muulla tavalla kuin sähköisesti (huom.
vaikutus määräaikoihin)
• Terminologinen uudistus? Hankinta-asiakirjat
vs. tarjouspyyntö
5
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Sähköiset viestintävälineet
• Jäsenvaltioiden on varmistettava, että kaikessa
direktiivin mukaisessa viestinnässä ja
tietojenvaihdossa ja erityisesti tarjousten
sähköisessä toimittamisessa käytetään sähköisiä
viestintävälineitä
• Sähköisessä viestinnässä käytettävien välineiden ja
laitteiden sekä niiden teknisten ominaisuuksien on
oltava syrjimättömiä, yleisesti saatavilla ja
yhteensopivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja
viestintäteknologisten tuotteiden kanssa, eivätkä ne
saa rajoittaa toimittajien mahdollisuuksia osallistua
hankintamenettelyyn
» Sääntö koskee sekä hankintayksikön laatimia asiakirjoja
että tarjoajan jättämää tarjousta
6
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Tarjousten vastaanotto
•
•
•
Tarjoukset pitää jättää sähköisesti 22 art mukaisilla
välineillä
Poikkeukset:
» Hankinnan erityisluonteen vuoksi sähköisten viestintävälineiden
käyttö edellyttäisi erikoisvälineitä, -laitteita tai
tiedostomuotoja, joita ei ole yleisesti saatavilla tai joita
yleisesti saatavilla olevat sovellukset eivät tue
» Sovelluksissa, jotka tukevat tarjousten kuvaamiseen
soveltuvia tiedostomuotoja, käytetään sellaisia
tiedostomuotoja, joita ei voida käsitellä millään muulla
avoimilla tai yleisesti saatavilla olevilla sovelluksilla tai
jotka kuuluvat omistusoikeudelliseen
lisensointijärjestelmään, eikä niitä voida antaa
hankintaviranomaisten saataville latausta tai etäkäyttöä varten
» Sähköisen viestinnän käyttö edellyttäisi erikoislaitteita, joita
ei ole yleisesti hankintaviranomaisen saatavilla
» Hankinta-asiakirjoissa vaaditaan toimittamaan fyysinen malli
tai pienoismalli, jota ei voida toimittaa sähköisillä välineillä
Omana poikkeuksenaan erityisen arkaluonteiset
tiedot
7
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Tarjousten vastaanottamisessa
käytettävät välineet ja laitteet
•
Direktiivi edellyttää (uutena)
•
Lisäksi liitteen IV vaatimukset
» Aikaleimausta
» Turvallisuustason määrittämistä
» Viittaus sähköiseen allekirjoittamiseen
» Tarjousten täsmällinen jättöpäivämäärä ja –aika käyvät tarkasti
ilmi
» Voidaan kohtuudella varmistaa, että vaatimusten mukaisesti
toimitettuihin tietoihin ei ole pääsyä ennen vahvistettuja
määräaikoja
» Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat vahvistaa tai muuttaa
toimitettujen tietojen avaamispäivämääriä
» Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat päästä kaikkiin
toimitettuihin tietoihin tai osaan niistä hankintamenettelyn eri
vaiheissa
» Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat sallia pääsyn
toimitettuihin tietoihin ja vasta määrätyn päivän jälkeen
» Vaatimusten mukaisesti vastaanotettuihin ja avattuihin tietoihin
on pääsy ainoastaan niihin perehtymiseen valtuutetulla
henkilöllä
» Jos sääntöjä rikotaan, voidaan kohtuudella varmistaa, että
rikkominen on selkeästi havaittavissa
8
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Turvallisuustaso ja allekirjoitukset
• Jäsenvaltioiden on määritettävä turvallisuustaso,
joka sähköisiltä viestintävälineiltä vaaditaan
hankintamenettelyn eri vaiheissa
• Kansallinen lainsäädäntö
» Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta
valtionhallinnossa (681/2010)
» Arkistolaki (831/1994)
» Henkilötietolaki (523/1999)
» Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa
(13/2003)
» Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Turvallisuustaso ja laitteille asetetut
vaatimukset sulkevat tavallisen,
suojaamattoman sähköpostin käytön pois
• Luotettava tunnistaminen ja sähköiset
allekirjoitukset –jos asetettu turvataso niin
edellyttää
9
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Arkistointi
• Hankintadirektiivin mukaisia
arkistointivelvoitteita
»
»
»
»
»
»
Hankinta-asiakirjat/tarjouspyynnöt/kutsut liitteineen
Tarjoukset
Hankintapäätös
Dokumentointi neuvotteluista
Yleinen eurooppalainen hankinta-asiakirja
Voittajan soveltuvuutta koskevat dokumentit
(poislukien rikosrekisteri)
» Hankintasopimus
• Hankinta-asiakirjat tulisi arkistoida riippumatta
siitä, ovatko ne sähköisessä muodossa
• HILMAn/hankintajärjestelmien päivitys: Virtual
Company Dossier
10
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Siirtymäajat
• Direktiiveissä siirtymäaika siirryttäessä
käyttämään sähköisiä viestintävälineitä
» Yhteishankintayksiköille 18.4.2017
» Muille hankintayksiköille 18.10.2018
» Huom. kansallinen implementointi!
• Siirtymäaika ei koske
»
»
»
»
Sähköistä huutokauppaa
Dynaamista hankintajärjestelmää
Sähköisiä luetteloita
Hankinta-asiakirjojen saatavuus sähköisessä
muodossa
11
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
e-Certis
• Komission perustama sähköinen
todistushakemisto soveltuvuutta koskevien
dokumenttien osalta
» Perustettu rajat ylittävää kilpailuttamista
helpottamaan
• Jäsenvaltioilla velvoite pitää ajan tasalla
• Hankintaviranomaisten on käytettävä e-Certisjärjestelmää ja niiden on vaadittava
ensisijaisesti järjestelmään kuuluvia todistuksia
tai muunlaista asiakirjanäyttöä
• VCD rajapinta e-Certikseen, kieliversiot
• Kilpailutusjärjestelmien rajapinnat?
12
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Yhteinen eurooppalainen
hankinta-asiakirja
• Komission vakiolomakkeeseen perustuva
• Yksinomaan sähköinen asiakirja
» Aluksi PDF-muotoinen
» Myöhemmin rakenteinen
• Käytetään osoittamaan tarjoajan soveltuvuutta
» Hankintayksikkö valitsee hankintakohtaisesti
käyttämänsä soveltuvuusehdot asiakirjasta, tarjoaja
täydentää
• Lähtökohtaisesti samanlainen kaikissa
jäsenmaissa
• Arkistointi, uudelleenkäytettävyys?
13
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Sähköiset luettelot
• Kun sähköiset viestintävälineet ovat pakollisia,
hankintayksikkö voi vaatia tarjouksen tai sen osan
tekemistä luettelomuodossa
» Jäsenvaltiot voivat tehdä katalogien käytöstä pakollista
joissain hankinnoissa
• Luettelon käytöstä ilmoitettava tarjouspyynnössä
• Luettelon käyttö puitejärjestelyn osana
» Hankintayksiköt voivat pyytää tarjoajia antamaan
minikilpailutusvaiheessa päivitetyt luettelot TAI
» Ilmoittaa, että hankintayksikkö itse kerää jo annetuista
luetteloista yksittäisen tilauksen mukaiset tuotteet –
tarjoajille kuitenkin annettava mahdollisuus tarkistaa
kerätyn tiedon paikkansapitävyys
» Hankintayksikön on ilmoitettava päivä ja kellonaika,
jolloin tiedot kerätään
» Tarkistamismahdollisuuden tarjoamisella pyritään
poistamaan virheiden mahdollisuus
14
11.11.2014
Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto
Kiitos! Avoimin mielin kohti uusia
tuulia…
katariina.huikko@kuntaliitto.fi
050-5664327