Projektipankkiohje suunnittelijoille

Projektipankkiohje
suunnittelijalle v 1.3
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
1 (13)
26.10.2011
PROJEKTIPANKKIOHJE
SUUNNITTELIJALLE
Versio 1.3
Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n projektipankkien käyttöön liittyvät ohjeet
on tallennettu projektipankin etusivun välilehdelle <Ohjeet>
sekä nettisivuillemme: www.sykoy.fi  Kiinteistöt  Ohjeet kumppaneille
Hankkeiden dokumentointiin liittyvät myös seuraavat ohjeet:
Projektipalvelun peruskäytön ohje
Projektipankkiohje rakennuttajakonsultille
Projektipankkiohje työmaatoteutukselle
Projektipankkidokumenttien tallennusohje / Asiakirjaluettelo
Loppudokumenttien luovutusohje
CAD-ohje
Tietomallisuunnittelun ohjeistus (BIM-ohje)
Tietomanagerointipalvelun kuvaus
VERSIOHISTORIA
Versio
1.3
pvm
26.10.2011
TMä
Kirjoittaja
1.2
1.1
1.0
1.3.2011
15.10.2010
16.4.2010
TMä & VRe
TMä & VRe
TMä & OKn
Kommentti
CAD-, BIM- ja loppudokumentointiohjeen tuomat tarkennukset
CAD-ohjeen tuomat tarkennukset
Tietomanagerointipalvelun tarkennukset
1. julkaisuversio
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
2 (13)
26.10.2011
PROJEKTIPANKKIOHJE SUUNNITTELIJALLE
Sisällysluettelo
1.
Omien henkilötietojen ylläpitäminen järjestelmässä ................................................ 3
2.
Pelisääntöpalavereihin ja projektipankkikoulutukseen osallistuminen .................... 4
2.1. Hankkeen tiedonhallinnan pelisääntöpalaverit ........................................................... 4
2.2. Projektipankin käyttökoulutus ................................................................................. 4
2.3. Turvaluokitellun aineiston käsittelystä sopiminen ...................................................... 4
3.
Miten tiedostot tallennetaan .................................................................................... 5
4.
Käytettyjen lähtötietojen tallennus .......................................................................... 6
4.1. Rakennuttajakonsultin organisoima lähtötietojen keräys ............................................ 6
4.2. Suunnittelijoiden lähtötietojen tallennusvastuu ......................................................... 7
5.
Viranomaislupien ja -dokumenttien tallennus .......................................................... 7
6.
Suunnittelutiedostojen tallennus palveluun ............................................................. 7
6.1. Suunnittelutiedostojen tallennus ............................................................................. 8
6.2. Turvaluokiteltujen aineistojen tallennus ................................................................... 9
6.3. Tietomallien tallennus ............................................................................................ 9
7.
Luonnospiirustusten (ehdotus- ja yleispiirustukset) julkaisu ................................... 9
8.
Toteutuspiirustusten julkaisu ................................................................................. 10
9.
Kilpailutusaineiston tallentaminen ......................................................................... 10
10.
Huoltokirjatietojen keruu ................................................................................... 11
11.
Toteutuksen seuranta ja mahdolliset laadunvalvontatehtävät ........................... 11
12.
Urakoitsijoiden tarkepiirustusten käsittely ........................................................ 12
13.
Dokumentaation tarkastukset ............................................................................ 12
14.
Loppudokumenttien laatiminen ja luovutus ....................................................... 13
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
3 (13)
26.10.2011
SUUNNITTELIJAN PROJEKTIPANKKITEHTÄVÄT
Yleistä
Lähtökohtana suunnittelijoiden ohjeistukseen on suunnittelusopimuksen mukaisten
tehtävien ja niissä syntyvien dokumenttien tallentaminen projektipankkiin. Suunnittelijan tulee tallentaa projektipankkiin KAIKKI ne dokumentit, jotka hänen tehtäväluettelonsa mukaisesti tulee hankkeessa tuottaa.
Tämä ohje toimii tehtäväluetteloa täydentävänä ja tukevana, mutta ei sulje pois em.
mitään sopimusvelvoitteen mukaisista tehtävistä, vaikka niitä ei olisi erikseen tässä
ohjeessa mainittu.
1. Omien henkilötietojen ylläpitäminen järjestelmässä
Kun käyttäjätunnus liitetään uuteen Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n (SYK Oy) projektipankkiin, lähettää Buildercomin palvelu käyttäjätunnukseen liitettyyn sähköpostiosoitteeseen viestin jossa kerrotaan, että tunnukseen on liitetty uusi projektipankki. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla siirrytään ensin järjestelmän Käyttöoikeusehdot-sivulle. Sivun alalaidassa olevalla Hyväksyn–painikkeella päästään eteenpäin.
Seuraavaksi siirrytään omaan henkilötietokortti–näkymään. Kortin yhteystiedot tulee
tarkistaa. Sähköpostiosoite on koko järjestelmän käytön kannalta oleellinen muistaa
ylläpitää. Samoin osoitetiedot ovat tärkeät, sillä ne toimivat samalla mm. kopiotilausten toimitusosoitteina. Titteli-kenttään tulee kirjoittaa kyseisen oma tehtävänimike
hankkeessa esim. ”Pääsuunnittelija”.
Kortilla olevat yhteystiedot näkyvät projektin yhteystietolistalla, josta ne ovat kaikkien osapuolten luettavissa. Jokainen käyttäjä vastaa itse omien tietojen ajan
tasalla olemisesta. Jos yhteystietoluettelossa olevissa organisaation yhteystiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, tulee korjauspyyntö lähettää sähköpostilla Buildercomin asiakaspalveluun mailto:support@buildercom.fi tai käyttää projektipankin
yläpalkista löytyvää palaute-toimintoa korjauspyynnön välittämiseen.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
4 (13)
26.10.2011
2. Pelisääntöpalavereihin ja projektipankkikoulutukseen osallistuminen
2.1.
Hankkeen tiedonhallinnan pelisääntöpalaverit
Jokaisen rakennushankkeen alussa rakennuttajakonsultti järjestää suunnitteluvaiheen tiedonhallinnan pelisääntöpalaverin. Palaverin tarkoituksena on käydä yhdessä
osapuolten kanssa läpi tiedonhallinnan pelisäännöt, toimintamallit ja dokumentaation
tarkastuskäytännöt. Kysymyksessä ei ole ohjelmistokoulutus, vaan eri osapuolten
tiedonhallinnan tehtävien ja pelisääntöjen läpikäyminen ja niistä sopiminen. Lisäksi
käydään läpi SYK Oy:n CAD-ohjeen ja sen liitteen 1 mukaisia laadullisia asioita ja
pelisääntöjä. Jos hankkeessa käytetään tietomallinnusta, pitää tähän toimintaan liittyvät pelisäännöt sopia myös tässä palaverissa, koska tietomallinnettavan hankkeen
dokumentaatioprosessi eroaa merkittävästi ”perinteisellä” tavalla dokumentoidusta
rakennushankkeesta, ks. kohta 4.3 Tietomallien tallennus.
Hankkeen rakennusaikaiset tiedonhallinnan pelisäännöt sovitaan toteutusvaiheen pelisääntöpalaverissa, jonka esityslista on CAD-ohjeen liitteenä 2.
Hankkeeseen nimettyjen suunnittelutoimistojen edustajat ovat velvollisia
osallistumaan molempiin pelisääntöpalavereihin!
2.2.
Projektipankin käyttökoulutus
Lisäksi järjestetään tarvittaessa projektipankin käyttökoulutusta. Rakennuttajakonsultti arvioi tarpeen ja pyytää ohjelmistotoimittajan kouluttajia järjestämään koulutusta. Suunnittelijoiden on ilmaistava koulutustarpeensa rakennuttajakonsultille heti
hankkeen alussa. Rakennuttajakonsultti vastaa siitä, että hankeryhmälle on annettu
riittävä mahdollisuus perehtyä projektipankin hankkeeseen liittyvien pelisääntöjen ja
toimintamallien ymmärtämiseen. Jokainen osapuoli vastaa itse osallistumisestaan ja
riittävän osaamisen hankkimisesta.
Hankkeeseen nimettyjen suunnittelutoimistojen tiedontallentajilta edellytetään projektipankin teknisen käytön ja pelisääntöjen hyvää osaamista.
Rakennuttajakonsultti pitää suunnittelu- ja työmaakokouksien asialistalla projektipankin käyttöönottoon ja käyttöön liittyvien asioiden läpikäymisen ja pelisääntöjen
toteutumisen seurannan.
2.3.
Turvaluokitellun aineiston käsittelystä sopiminen
Yhtenä tärkeänä asiana hankkeen tiedonhallinnan pelisäännöistä sovittaessa on käsiteltävä, mitkä aineistot ja dokumentit ovat kyseisessä hankkeessa turvaluokiteltuja
ja miten niiden suhteen toimitaan. Turvaluokitellun aineiston käsittelystä hankkeessa
ohjeistaa rakennuttajakonsultti. Yleisenä sääntönä on, että kulunvalvonta ja turvasuunnitelmat ovat luottamuksellisia, eikä niitä saa projektipankkiin tallentaa. Lisäksi
hankkeessa voi olla myös muuta turvaluokiteltua aineistoa.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
5 (13)
26.10.2011
3. Miten tiedostot tallennetaan
Tallennus tapahtuu dokumentinhallinnassa,
yläpalkin Tiedostot –valikon kautta.
Ensin valitaan hakemisto, johon tiedostoja halutaan tallentaa ja tämän jälkeen siirrytään
Tiedostot –valikkoon ja valitaan yksi tallennustavoista.
Tallennusvaihtoehtoja ovat:
Lisää tiedosto => voit lisätä yhden tiedoston kerrallaan
Lisää useita tiedostoja => voit lisätä useita tiedostoja kerrallaan, valitsemalla jokaisen erikseen. Soveltuu hyvin yksittäisten tiedostojen lataukseen.
Lisää zip-tiedosto => Voit lisätä zip-paketin, joka sisältää tiedostoja. Tämä
on käyttökelpoinen isoja määriä tallennettaessa, koska pakkaus pienentää
tiedostokokoa, mutta zip-paketti on ensin tehtävä omalla työasemalla. Toiminto osaa purkaa automaattisesti paketin projektipankin hakemistoon.
Lisää tiedostoja appletilla => applet on erillinen latauskomponentti, jonka
etuna on, että tiedostoja voidaan keräillä oman työaseman eri hakemistoista
omaan latausikkunaan, myös raahaamalla niitä hiirellä.
Huomioitavaa erityisesti! Lisää zip-tiedosto on ainoa tallennusvaihtoehto,
joka osaa purkaa zip-paketin tiedostoiksi. Muilla tallennustavoilla zippaketti tallentuu yhtenä zip-tiedostona, eikä sitä enää projektipankissa voida erikseen purkaa! Eli jos olet lisäämässä zip-tiedostoa, käytä aina ”Lisää
zip-tiedosto” –komentoa.
Jokaisesta vaihtoehdosta avautuu ensin ikkuna, jossa tiedostoja valitaan, valitsemalla niitä oman työaseman tai sisäverkon hakemistoista valintatyökalulla. Ikkuna on
ulkoasullisesti hieman erinäköinen näissä eri vaihtoehdoissa.
Kun tiedostot on valittu, aloitetaan varsinainen lataus.
Seuraavassa vaiheessa pitää ladattaville tiedostoille syöttää tiedostojen metatiedot.
Tiedoston luontipäivämäärän, versiotunnuksen, jne. lisäksi kaikkiin dokumentteihin
on kirjoitettava tiedoston sisältö selväsanaisesti ”Kuvaus”-kenttään.
Kun metatiedot on syötetty, valitaan tallenna tiedostot.
Latauksessa kannattaa huomioida se, mitä suurempi on tiedostojen yhteenlaskettu
tiedostokoko, sitä suurempi on latausaika.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
6 (13)
26.10.2011
Ohessa kuva appletin latausikkunasta. Tiedostoja valitaan Add –painikkeella ja lataus käynnistyy alakulman vihreästä nuolesta.
4. Käytettyjen lähtötietojen tallennus
4.1.
Rakennuttajakonsultin organisoima lähtötietojen keräys
Rakennuttajakonsultti organisoi ja vastuuttaa hankkeen lähtötietojen keräämisen projektipankkiin.
Lähtötietoja ovat ohjeet, hankkeen tavoitteet sekä tekniset lähtötiedot yms.
o
Hankkeen tavoitedokumentit tallennetaan projektipankin etusivun kohtaan 1.
Hankkeen yhteiset tiedot.
o
Teknisiä lähtötietoja varten projektipankin suunnitelmienhallinnasta löytyy päähakemisto ”05 Lähtötiedot”, suunnittelualakohtaisine alihakemistoineen. Esim.
SYK Oy:n hankeassistentti siirtää pyynnöstä arkistosta löytyvän sähköisen lähtötiedon arkistosta ao. suunnittelualan lähtötietokansioon.
o
Suunnittelukohteesta tehtyjen tutkimusten, kartoitusten jne. raportit ja selvitykset tallennetaan kansioon ”05 Lähtötiedot / 13 Tutkimukset ja selvitykset”.
o
Tarvittavat paperimuotoiset lähtötiedot skannataan pdf-tiedostomuotoon ja tallennetaan lähtötiedoiksi.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
4.2.
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
7 (13)
26.10.2011
Suunnittelijoiden lähtötietojen tallennusvastuu
Hankkeen suunnittelijoiden keräysvastuulla olevat lähtötiedot
Suunnittelijat tallentavat sähköisessä muodossa kaiken käyttämänsä ulkoisen lähtötietoaineiston (esim. kaava-asiat) 02 SUUNNITTELUN OHJAUS / 05 LÄHTÖTIEDOT
alihakemistoihin. Tarvittaessa alihakemistoja nimetään uudelleen, jotta lähtötiedot
saadaan jäsenneltyä järkevästi. Rakennuttajakonsultilla ja kullakin suunnittelijalla on
oikeus luoda uusia alihakemistoja omaan Lähtötiedot -kansioonsa.
5. Viranomaislupien ja -dokumenttien tallennus
Tallennuspaikka
Hakemistoryhmään ”00 HANKKEEN YHTEISET TIEDOT / 05 Viranomaisasiat” tallennetaan kaikki viranomaisluvat ja selvitykset, joita hankkeessa tehdään. Rakennuttajakonsultilla ja pääsuunnittelijalla on tallennusoikeus hakemistoryhmään ja oikeus
muokata alihakemistoja.
Vakioitu alihakemistorakenne
Hakemistoilla on valmis alihakemistohierarkia. Rakennuttajakonsultti voi tarvittaessa
nimetä uudelleen, poistaa ja luoda uusia alihakemistoja. Kun uusia alihakemistoja
luodaan, periytyvät oikeudet ylemmän tason hakemistosta automaattisesti uudelle
hakemistolle.
Pakolliset metatiedot (kuvaus, tiedostonimi, pvm, jne.)
Tiedostojen metatiedot tulee täyttää tiedostoja tallennettaessa. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen ja tiedoston luontipäivämäärän liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä tiedostosta on kysymys.
Tiedostojen luonnissa huomioitavia asioita
Kansioihin tallennetaan lupa-asiakirjat kokonaisuudessaan pdf-tiedostoina. Paperimuotoiset lupadokumentit skannataan pdf-muotoon ja tallennetaan hakemistoihin. Myös mahdolliset jälkikäteen haettavat muutokset tai muut lisäykset lupaan tallennetaan hakemistoihin. Rakennusluvan tallennusvastuu on rakennuttajakonsultilla, mutta pääsuunnittelija tallentaa rakennuslupapiirustukset ja muut selvitykset rakennuslupa-asiakirjat –kansioon.
6. Suunnittelutiedostojen tallennus palveluun
Mitä tarkoitetaan suunnittelutiedostoilla?
Suunnittelutiedostot ovat suunnitteluohjelmilla laadittuja, ”älykkäitä”, muokattavia
tiedostomuotoja, kuten esim. CAD-ohjelmilla tuotetut rakennuksen tietomallit (BIM)
ja dwg-tiedostot sekä tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmilla tuotetut erilaiset selostukset, luettelot, taulukot ja laskelmat. Suunnittelutiedostojen käyttöoikeudet ovat tarkasti rajattu roolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla vain niitä tarvitseville
hankkeen osapuolille ja vain kohteessa käytettäväksi.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
6.1.
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
8 (13)
26.10.2011
Suunnittelutiedostojen tallennus
Suunnittelutiedostojen tallennuspaikat
Jokaista suunnittelualaa varten on kansiossa 02 SUUNNITTELUN OHJAUS oma hakemistoryhmä, esim. ARK, RAK, LVI. Suunnittelualakohtaisen päähakemiston alta
löytyy hakemistoryhmä. Tämä tarkoittaa kyseisen suunnittelualan hakemistoryhmää,
jossa suunnittelija ylläpitää ajan tasalla omia dwg-muodossa olevia suunnittelutiedostojaan (kansio ”01 Ajantasainen työkansio”), julkaisee luonnossuunnitelmat
(kansio ”02 Luonnospiirustukset”), julkaisee toteutussuunnitelmat (kansio ”03 Toteutuspiirustukset”) ja tallentaa hankkeen loppudokumentit kansioihin ”04 Loppudokumentit (pdf)”, ”05 Loppudokumentit (natiivi)” sekä ”06 Loppudokumentit (dwg)”.
Urakkakilpailutuksen valmisteluvaiheessa kansioon ”Toteutuspiirustukset” tallennetut
toteutuspiirustukset suunnittelija kopioi hakemistoryhmään ”03 RAKENTAMISEN
VALMISTELU / 01 Tarjouspyyntöasiakirjat” hankintapaketeittain (tarkemmin kohdassa 8). HUOM! Toteutuksen aikaisia toteutussuunnitelmien päivityksiä ei kopioida kilpailutusaineistoon, ainoastaan tarjouspyyntöjen täydennyssuunnitelmat kopioidaan
myös kilpailutusaineistoon.
Lisäksi tietomallidokumentit tallennetaan omaan hakemistoonsa ”17 TIETOMALLIT”.
Tilaajan edustajat, suunnittelijat ja rakennuttajakonsultti pääsevät oletuksena lukemaan suunnittelutiedostoja mutta mm. urakoitsijat eivät pääse. Urakoitsijoille annetaan lukuoikeus ”Toteutuspiirustukset” –kansioihin, joissa tiedostot on tallennettuna
pdf- tai plt-muodossa.
Vakioidut alihakemistorakenteet ja niiden täydentäminen
Hakemistoilla on valmis alihakemistohierarkia. Suunnittelija voi tarvittaessa nimetä
uudelleen, poistaa ja luoda uusia alihakemistoja. Kun uusia alihakemistoja luodaan,
periytyvät oikeudet ylemmän tason hakemistosta automaattisesti uudelle hakemistolle.
Pakolliset metatiedot (kuvaus, tiedostonimi, pvm, jne.)
Tiedostojen metatiedot tulee täyttää tiedostoja tallennettaessa. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen ja tiedoston luontipäivämäärän liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä tiedostosta on kysymys.
Versioiden lisääminen
Samalla tiedostonimellä olevat versiot tallennetaan uusina versioina, jolloin myös
vanhat versiot jäävät talteen.
Tiedostojen luonnissa huomioitavia asioita
Projektipankkiin tallennettavien tiedostojen luonnissa on noudatettava SYK Oy:n
CAD-ohjeen vaatimuksia.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
6.2.
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
9 (13)
26.10.2011
Turvaluokiteltujen aineistojen tallennus
Turvaluokitellun aineiston käsittelyn hankkeessa ohjeistaa rakennuttajakonsultti yhteistyössä hankevastaavan ja vuokralaisasiakkaan turvallisuusasiantuntijoiden kanssa. Yleisenä sääntönä on, että tele-, tieto- ja turvajärjestelmiin liittyvät suunnitelmat
ovat luottamuksellisia, eikä niitä saa projektipankkiin tallentaa. Lisäksi hankkeessa
voi olla myös muuta turvaluokiteltua aineistoa.
6.3.
Tietomallien tallennus
Projektipankin suunnitelmienhallinnan päätasolla on tietomallien tallennusta varten
päähakemisto nimeltä ”17 TIETOMALLIT”. Sen alihakemistorakenteeseen tallennetaan suunnittelualoittain tietomallit. Lähtökohtaisesti tietomallien osia käsitellään yksittäisinä tiedostoina samoin kuin 2D–suunnitelmia. Jokainen suunnitteluala tallentaa
laatimansa tietomallitiedostot oman suunnittelualansa alihakemistoon.
Tietomallien mahdollinen koordinointi ja tarkastustoiminta hankkeessa
Koordinointi- ja tarkastustoiminnassa noudatetaan SYK Oy:n tietomallisuunnittelun
ohjeistusta (BIM-ohje). Tarkastustoiminnassa syntyviä raportteja ja tietomallien erilaisia versioita ja yhdistelmiä varten luodaan hakemistorakenne hankekohtaisen tarpeen mukaan. Hakemistoja voi luoda ja muokata suunnittelija oman hakemistonsa
osalta.
7. Luonnospiirustusten (ehdotus- ja yleispiirustukset) julkaisu
Tallennuspaikka
Ehdotus- ja yleispiirustuksille on suunnittelualakohtainen alikansionsa ”02 Luonnospiirustukset”, joihin tallennetaan kyseisten suunnitteluvaiheiden tulostustiedostot
pdf- tai plt-muotoisina. Mikäli hankkeessa niin sovitaan tai katsotaan tarkoituksenmukaiseksi, voidaan hakemistoihin tallentaa myös kyseisiä tulostustiedostoja vastaavat suunnittelutiedostot.
Vakioitu alihakemistorakenne
Hakemistoilla on valmis alihakemistohierarkia. Suunnittelija voi tarvittaessa nimetä
uudelleen, poistaa ja luoda uusia alihakemistoja. Kun uusia alihakemistoja luodaan,
periytyvät oikeudet ylemmän tason hakemistosta automaattisesti uudelle hakemistolle.
Pakolliset metatiedot (kuvaus, tiedostonimi, pvm, jne.)
Tiedostojen metatiedot tulee täyttää tiedostoja tallennettaessa. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä tiedostosta on kysymys. Samoin erityistä huomiota on kiinnitettävä asiakirjan luontipäivämäärän tallentamiseen; on yleensä eri pvm kuin tallennuspvm.
Tiedostojen luonnissa huomioitavia asioita
Tulostustiedostomuotona käytetään pdf-muotoa. Samaa tiedostoa käytetään kopiolaitoksien tulostustilauksiin ja projektipankin katselukäyttöön.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
10 (13)
26.10.2011
8. Toteutuspiirustusten julkaisu
Tallennuspaikka
Urakoitsijoille julkaistavat toteutuspiirustukset tallennetaan pdf-tiedostoina suunnittelualoittain hakemistoon ”03 Toteutuspiirustukset”. Hakemistoryhmästä lähtee
päätoteuttajalle (päätoteuttajalla tarkoitetaan työmaavastuussa olevaa tahoa, esim.
pääurakoitsijaa) sähköposti-ilmoitukset aina, kun uusia tiedostoja tallennetaan.
Samanaikaisesti, kun sarja piirustuksia tallennetaan Toteutuspiirustukset –
hakemistoon, tehdään tiedostoista kopiotilaus ja jakelu hankkeessa sovitun jakelukäytännön mukaisesti. Kopiotilauksen voi käynnistää tiedostojen tallennuksen yhteydessä.
Tiedostoversiot tallennetaan aina edellisen version ”päälle”, vanhoja versioita ei saa poistaa!
Tiedostoja tallennettaessa tulee huomioida, että tiedostojen metatiedot tulee
täytettyä. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta
muut osapuolet tietävät mistä suunnittelutiedostosta on kysymys. Piirustusten revisiointi tapahtuu hankkeessa sovittujen pelisääntöjen mukaisesti.
Tiedoston lukitseminen muutostyön merkiksi
Kun toteutuspiirustuksiin on päätetty tehdä muutoksia, suunnittelijan tulee käydä
lukitsemassa tiedoston lukitustoiminnolla kyseiset piirustukset projektipankissa, jotta
hankkeen muut osapuolet, erityisesti päätoteuttajan henkilöt tietävät, että kyseiseen
piirustukseen on tulossa muutos. Tulevista muutoksista on hyvä laittaa myös suunnitelmien hallinnan uutisiin tiedote, jolloin kaikki, jotka suunnitelmienhallinnan avaavat, näkevät uutisnäkymästä tilanteen. Näin voidaan parantaa tiedonkulkua ja välttää tiedonkulusta johtuvia virheitä.
9. Kilpailutusaineiston tallentaminen
Tallennuspaikka
Hankkeen kilpailutusaineistot kokonaisuudessaan tallennetaan hakemistoryhmään
”03 RAKENTAMISEN VALMISTELU / 01 Tarjouspyyntöasiakirjat” hankintapaketeittain.
Kaikille hankintapaketeille yhteiset asiakirjat tallennetaan kansioon ”00 Yhteiset
asiakirjat”.
Suunnittelualakohtaisten alihakemistojen luominen
Rakennuttajakonsultti (tai toteutusmuodosta riippuen esim. projektinjohtourakoitsija) perustaa hankintapaketin päähakemiston ja nimeää sen esim. ”10 Rakennusurakka 21062008”.
Tiedostojen tallennuksessa huomioitavia asioita
Jokainen suunnitteluala tallentaa (= kopioi kansiosta ”03 Toteutussuunnitelmat”) oman suunnittelualansa tarjouspyyntödokumentit hakemistoihin. Tiedostoja
tallennettaessa tulee huomioida, että tiedostojen metatiedot tulee täytettyä. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet
tietävät, mistä suunnittelutiedostosta on kysymys. HUOM! Näitä tiedostoja ei päivitetä toteutuksen aikaisilla muutoksilla, kansioiden sisällön tulee vastata urakkasopimuksen piirustussisältöä.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
10.
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
11 (13)
26.10.2011
Huoltokirjatietojen keruu
Rakennushankkeet vaikuttavat yleensä aina myös huoltokirjan tietoihin ja niitä pitää
päivittää hankeen osalta ajan tasalle tai uudiskohteen ollessa kysymyksessä, koko
huoltokirja pitää laatia hankkeen aikana.
Huoltokirjatietoja tallennetaan suunnittelijoiden toimesta hankkeissa tällä hetkellä
erillisen huoltokirjakoordinaattorin ohjeistusten ja toimintamallien mukaisesti.
Huoltokirjan laadinnan ohjeistuksia
Projektipankin etusivun yläreunan valikon kohdassa ”Ohjeet” on tallennettuna SYK
Oy:n huoltokirjaohje ”HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖ JA YLLÄPITO”, jonka määrittelemällä tavalla perustetaan ja kootaan huoltokirja-aineisto.
Lisäksi Huoltokirjakoordinaattori tallentaa kansioon ”00 HANKKEEN YHTEISET
TIEDOT / 02 Hankekohtaiset ohjeet ja pelisäännöt / Huoltokirjan laadinnan ohjeet”
mahdollisia hankekohtaisia ohjeistuksia ja sopii itse ja tiedottaa mahdollisista asiaan
liittyvistä koulutuksista.
11.
Toteutuksen seuranta ja mahdolliset laadunvalvontatehtävät
Suunnittelijoilla voi olla hankkeessa erilaisia laadunvalvontaan ja työmaan tarkastuksiin liittyviä tehtäviä. Projektipankissa on työmaan laadunvalvonnan dokumentointiin olemassa sähköinen työmaapäiväkirja- sekä tarkastusasiakirjatoiminto. Näiden välineiden avulla voivat kaikki hankkeen osapuolet seurata toteutuksen etenemistä, mutta suunnittelijoita koskien niihin voi liittyä myös kommentointi ja kuittausvelvoitteita.
Työmaan valvontatehtävien kirjaus työmaapäiväkirjaan
Sähköinen työmaapäiväkirja on tietokantapohjainen toiminto, jossa on rooleihin sidottuja ominaisuuksia. Työmaapäiväkirjaa ylläpitää varsinaisesti työmaan vastaava
työnjohtaja sekä rakennustyön valvoja, mutta kommentointioikeus voi olla mm. talotekniikan valvojilla, sekä osalla suunnittelijoita, useimmin rakennesuunnittelijalla.
Tällöin suunnittelija voi kirjata kommenttejaan ja lisätä liitetiedostoja, esim. valokuvia ym. dokumentteja työmaapäiväkirjan sivulle.
Työmaan laadunvalvontatarkastusten dokumentointi
Tarkastusasiakirja on sähköisessä muodossa oleva työmaan laadunvalvontasuunnitelma, johon myös dokumentoidaan tehdyt tarkastukset. Jokaista tarkastusnimikettä
kohden on yksi vastuuhenkilö ja muut osallistujat. Tarkastusnimikkeen viitetietoihin
kirjataan tehdyt tarkastusta koskevat havainnot, mittauspöytäkirjat, digitaalikuvat
jne. niin, että tarkastustoimenpide on kokonaisuudessaan kuvattu havaintoineen viitetietoihin. Tämän jälkeen tarkastusnimikkeen vastuuhenkilö kuittaa sähköisesti tarkastuksen hyväksytyksi. Tarkastustehtäviä voi liittyä tyypillisesti rakennesuunnittelijan ja talotekniikan suunnittelijoiden tehtäviin.
Nämä tehtävät sovitaan aina erikseen hankekohtaisesti ja rakennuttajakonsultti ohjeistaa ja opastaa tehtävien suorittajia.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
12.
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
12 (13)
26.10.2011
Urakoitsijoiden tarkepiirustusten käsittely
Suunnittelutiedostojen toimittaminen urakoitsijoiden käyttöön
Kun urakoitsijat tekevät tarkepiirustuksiaan, he tarvitsevat suunnittelijoilta muokattavia suunnittelutiedostoja (dwg, xls, doc jne.) käyttöönsä, tai tekevät tarkepiirustukset punakynällä paperikopioihin. Urakoitsijat eivät pääse näkemään suunnittelualojen Ajantasaisia työkansioita, joten suunnittelijoiden täytyy toimittaa tarvittavat
tiedostot heille esim. CD-levykkeellä.
Sähköisten tarketietojen tallennus
Jos tarkemerkinnät tehdään paperikuviin punakynällä, tulee piirustukset skannata ja
tallentaa pdf -tiedostomuodossa urakoitsijakohtaiseen 04 RAKENTAMISEN OHJAUS /
06 Urakoitsijan asiakirjat -hakemistoon. Urakoitsija voi muokata oman kansiorakenteensa haluamakseen.
Tarkepiirustukset voidaan tehdä suoraan myös dwg –tiedostoihin, jolloin nämä tiedostot tallennetaan urakoitsijan toimesta 04 RAKENTAMISEN OHJAUS / 06 Urakoitsijoiden asiakirjat / 0x yyy_urakoitsija / 01 As Built” –hakemistoon (urakoitsija luo
kansion itse projektipankkiin). Urakoitsija voi myös teettää tarkepiirustukset suunnittelijalla ja ne tallennetaan myös tällöin suunnittelijan toimesta projektipankkikansioihin suunnittelualakohtaisesti kohdassa 13 annetun ohjeistuksen mukaisesti.
Kunkin urakoitsijan tulee sopia näistä menettelyistä ao. suunnittelijan kanssa hyvissä ajoin ennen tarkepiirustusten luovuttamista.
Urakoitsijat toimittavat tarkepiirustukset suunnittelualoittain
Suunnittelija laatii loppudokumentit rakennuttajakonsultin aikataulun mukaisesti urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta ja ilmoittaa rakennuttajakonsultille,
kun ne ovat valmiina tarkastettavaksi kansiossa Loppudokumentit suunnittelualoittain. Rakennuttajakonsultti hyväksyttää loppudokumentit urakoitsijalla ja mikäli
puutteita laadussa tai laajuudessa havaitaan, annetaan suunnittelijalle korjauskehotus ja ohjeet korjaustoimenpiteitä varten.
13.
Dokumentaation tarkastukset
Tarvittaessa hankkeessa voidaan liittää Tietomanageri suorittamaan hankkeen dokumentaation laadun tarkastusta. Tarkastuksessa arvioidaan projektipankkiin viedyn
dokumentaation määrää ja laatua. Tarkastus tehdään käyttäen SYK Oy:n CAD-,
BIM- ja projektipankkiohjeistuksiin perustuvia tarkastusraportteja.
Tarkastus voidaan suorittaa yhdessä tai useammassa vaiheessa hanketta. Tarkastusvaiheet:
o
Luonnosvaiheen välitarkastus & raportointi
o
Toteutussuunnitelmien välitarkastus & raportointi
o
Luovutusaineiston lopputarkastus & raportointi.
Tarkastusten suorittaminen aikaisessa vaiheessa hanketta ohjaa hankkeen dokumentaatiota haluttuun suuntaan jo dokumentaatioprosessin alkuvaiheessa, mikä vähentää korjaavaa työtä esim. loppudokumenttien laadinnan yhteydessä.
Timo Mälkönen
Osmo Knaappila Buildercom Oy
Projektipankkiohje suunnittelijalle
v 1.3
13 (13)
26.10.2011
Dokumentaation tarkastusraportit tallennetaan hankkeen projektipankkiin Hankekohtaiset ohjeet ja pelisäännöt -kansioon.
14.
Loppudokumenttien laatiminen ja luovutus
Laadinnan lähtökohtana SYK Oy:n CAD- ja BIM-ohje
Loppudokumenttien laatimisessa noudatetaan CAD- ja BIM-ohjeissa esitettyjä pelisääntöjä. Loppudokumentit laaditaan urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta niin,
että ne kuvaavat lopullista rakennusta valmiina, kuten se on rakennettu.
Rakennuttajakonsultti tarkastaa loppudokumentit
Suunnittelija laatii loppudokumentit urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta ja ilmoittaa rakennuttajakonsultille, kun ne ovat valmiina tarkastettavaksi. Tarkastuksen
suorittaa rakennuttajakonsultti ja/tai hankkeeseen nimetty ulkopuolinen tiedonhallintakonsultti, Tietomanageri, ks. kappale 12. Mikäli puutteita laadussa tai laajuudessa havaitaan, palautetaan loppudokumentit suunnittelijalle korjaustoimenpiteitä varten takaisin.
Hyväksyttyjen loppudokumenttien tallennus
Valmiit, rakennuttajakonsultin hyväksymät loppudokumentit tallennetaan hakemistoryhmään 02 SUUNNITTELUN OHJAUS suunnittelualakohtaisesti seuraavasti:
04 Loppudokumentit; pdf-muotoiset tulosteet 2D dwg-tiedostoista
05 Loppudokumentit (natiivi); natiivimuodossa olevat CAD-tiedostot
06 Loppudokumentit (dwg); 2D dwg-tiedostot
Jokaisella suunnittelualalla on omaan alihakemistoryhmäänsä muokkausoikeudet.
Huom! Tiedostoja tallennettaessa tulee huomioida, että tiedostojen metatiedot (kuvaus, tiedostonimi, luontipäivämäärä, jne.) tulee täytettyä. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä
suunnittelutiedostosta on kysymys.
Rakennuttajakonsultti luovuttaa hyväksytyt loppudokumentit SYK Oy:lle
Tämän jälkeen, kun rakennuttajakonsultti on hyväksynyt loppudokumentit, hän luovuttaa ne Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n hankevastuuhenkilölle. Hankevastaava
voi käyttää vastaanotossa apuna Tietomanageria, ks. kappale 12.