(Ruokakuljetukset alueelliset keittiöt, tarjouspyyntö 20111004)

T
TARJOUSPYYNTÖ
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
1 (11)
4.10.2011
RUOKAKULJETUKSET LÄHTÖPAIKKANA ALUEELLISET KESKUSKEITTIÖT
Seutukeskus Oy Häme pyytää Linnan Ateria Oy:n toimeksiannosta tarjoustanne oheisen liitteen mukaisista ruokakuljetuksista. Sopimuskausi on yksi (1) vuosi sekä yksi (1) optiovuosi. Sopimuksen on
tarkoitus alkaa 1.1.2012 tai kun hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankinnan kohde ja laajuus Hankinta koskee Linnan Aterian alueellisten keskuskeittiöiden ruokakuljetuksia. Hankinta on jaettu
neljään osakokonaisuuteen:
1.
2.
3.
4.
Iittalan keskuskeittiön arkipäiväkuljetukset
Rengon keskuskeittiön arkipäiväkuljetukset
Hauhon keskuskeittiön arkipäiväkuljetukset
Hakkalan keskuskeittiön sekä Lammin vanhainkodin keittiön arkipäivä- ja viikonloppukuljetukset
Kuljetusreitit ja pisteet on kuvattu liitteessä nro 1.
Palvelulle ja kuljetuskalustolle asetettavat vaatimukset on kuvattu liitteessä nro 2.
Hankintamenettely
Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.
Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun 4.10.2011.
Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot.
Tarjousten käsittely:
1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (mukaan lukien tarjouksen tarjouspyynnön
mukaisuus)
2. Tarjousvertailu
3. Hankintapäätös
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007).
Hinnoitteluliite
Hinnat tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite nro 3). Muussa muodossa hinnoiteltuja tarjouksia
ei käsitellä. Tarjouslomakkeella on valmiit kirjaussarakkeet hinnoille ja muille tarvittaville tiedoille.
Hinnoitteluliitettä ei saa muilta osin muuttaa tai muokata.
Hinnat ja hinnoittelumekanismi sekä hinnanmuutokset
Tarjouslomakkeella hinnat on ilmoitettava alv 0 %. Tarjoajaa pyydetään tarjouslomakkeella ilmoittamaan yhden päivän aikana ajettavat reitit yhteensä (päivähinta) sekä lisäksi kuljetustyön veloituksen
€/h.
Reitille voidaan sopimusaikana lisätä tai siitä voidaan poistaa pudotuspisteitä, ilman että sillä on
vaikutusta palvelun hinnoitteluun, mikäli ajamiseen käytetty aika ei oleellisesti muutu.
Hinnat ovat voimassa koko varsinaisen sopimusvuoden kiinteänä. Mahdolliselle optiovuodelle on
tehtävä hinnanmuutosesitys viimeistään neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden loppua. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Linnan Ateria Oy:n toimitusjohtajan hyväksymisen jälkeen.
T
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
Sopimusehdot
TARJOUSPYYNTÖ
2 (11)
4.10.2011
Hankinnassa joudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan
julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT).
Osatarjoukset hyväksytään osakokonaisuuksittain. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Tarjoukset vertaillaan osakokonaisuuksittain, jolloin jokaisesta osakokonaisuudesta tehdään oma
päätös.
Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää
hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan
vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä
hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee
jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan
tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin.
Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät
ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä.
Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin.
Asiakirjojen pätevyysjärjestys:
1. sopimusasiakirja
2. tarjouspyyntö
3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT)
4. tarjous
Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja toimittajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus,
joka tulee voimaan sopimuksessa määritettynä ajankohtana, on voimassa sopimuskauden ajan,
ellei sitä tilaajan toimesta kirjallisesti pureta. Purkaminen voi perustua vain toimittajan sopimusrikkomukseen.
Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos tarjoaja ei täytä sovittuja velvoitteita tai toistuvasti syyllistyy
sopimuksen vastaiseen toimintaan.
Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin
neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä
sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopijapuolelle.
Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi
joutunut sopijapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopijapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta.
T
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
TARJOUSPYYNTÖ
3 (11)
4.10.2011
Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten
sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen.
Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus.
Alihankinta
Toimittaja vastaa mahdollisesta alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan.
Toimitusehto
Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita
maksuja ja veloituksia ei hyväksytä.
Maksuehto
Maksuehto on 21 pv netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa
hyvitetä. Viivästyskorko korkolain mukaan.
Laskutus
Laskutus kahden viikon välein jälkikäteen. Laskutusperusteet tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, mikäli
ne poikkeavat normaalista kuukausilaskutuksesta.
Laskujen on sisällöltään täytettävä 1.1.2004 voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset.
Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön ja annettuun tarjoukseen.
Laskutuslisiä yms. kustannuksia ei hyväksytä.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti
julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut
hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto
hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen.
Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien
sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on niistä mainittava tarjouksessa erikseen.
Julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot
ovat julkisia.
Saatujen tarjousasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan voimassa
olevan taksan mukaisesti.
Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet
Soveltuvuusehdot on esitetty tarjouslomakkeessa liitteessä 3.
Valintaperusteet on esitetty liitteessä numero 4. Valitun toimittajan/valittujen toimittajien tulee
sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen, mm. tilausten, toimitusten,
jakeluteiden, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta.
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Hankintapäätös ja -sopimus Linnan Ateria Oy:n toimitusjohtaja tekee hankinnasta hankintapäätöksen. Päätös tulee sitovaksi,
kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta
ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu.
Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset
Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen
johanna.tuomola@seutukeskus.fi, 26.10.2011 klo 12 mennessä. Viestin otsikoksi tulee merkitä
”Kysymykset alueellisten keskuskeittiöiden ruokakuljetuksista”. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen
vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan
hankintayksikön internet-sivuilla viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista
osoitteessa:
http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/.
T
TARJOUSPYYNTÖ
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
4 (11)
4.10.2011
Tarjouksessa esitettävät tiedot
Tarjous tehdään liitteen nro 3 mukaisesti tarjouslomakkeella.
Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä sekä ne selvitykset ja
asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että
tarjouslomake on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseen mukaan omia tai
oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen
vastaisia.
Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein, eikä paremmasta laadusta välttämättä tarjousvertailussa hyvitetä.
Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on
vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö.
Vastausaika
Tarjoukset on jätettävä 16.11.2011 klo 14.00 mennessä. Tarjous on voimassa 3
kuukautta jättöpäivästä lukien.
Vastausosoitteet
Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjous
liitteineen tulee palauttaa allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena tai sähköpostitse (jos sähköiset
yhteydet on tarjoajalla käytettävissä)
Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen
kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Palvelu sopimusaikana on annettava sujuvalla suomen kielellä.
sähköposti
johanna.tuomola@seutukeskus.fi
osoite
Seutukeskus Oy Häme
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
Johanna Tuomola
Arvi Kariston katu 1 b
13100 HÄMEENLINNA
Kuoreen/Viestiin tulee merkitä ”Kuljetustarjous alueellisten keskuskeittiöiden
ruokakuljetuksista”
SEUTUKESKUS OY HÄME
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
psta
Jussi Oksa
hankintajohtaja
LIITTEET
1)
2)
3)
4)
kuljetusreitit ja pisteet
palvelun ja kuljetuskaluston laatu
tarjouslomake
valintaperusteet
T
TARJOUSPYYNTÖ
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
5 (11)
4.10.2011
LIITE 1
KULJETUSREITIT : IITTALA (OSAKOKONAISUUS 1)
IITTALAN KESKUSKEITTIÖ , Hollaajantie 2, 14500 Iittala
Kaikkien reittien palautuskuorma (palautetut kuljetusastiat, mahdollinen kirjallinen aineisto tms.) tuodaan takaisin Iittalan keskuskeittiölle reitin päätteeksi.
Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai:
Reitti 1
lähtö klo 10.00 Iittalan keskuskeittiö
Yksi pudotuspiste
Palvelukoti Koivurinne
Iittalantie 404, 14500 Iittala
Reitin kuorma koostuu 6 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400mm).
Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 50 kg.
Reitti 2
lähtö klo 10.30 Iittalan keskuskeittiö
Neljä pudotuspistettä
Päiväkoti Peukaloinen keittiö
Norstedtintie 2
(Pk Peukaloinen, Peipposet uusi tila ja Tiaiset) (kolme pudotusta)
(Vilkkilä
Reitin kuorma koostuu 14 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400mm).
Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 110 kg.
Antintie 1) ( yksi pudotus)
T
TARJOUSPYYNTÖ
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
6 (11)
4.10.2011
KULJETUSREITIT : RENKO (OSAKOKONAISUUS 2)
RENGON KESKUSKEITTIÖ , Urheilutie 2, 14300 Renko
Kaikkien reittien palautuskuorma (palautetut kuljetusastiat, mahdollinen kirjallinen aineisto tms.) tuodaan takaisin Rengon keskuskeittiölle reitin päätteeksi.
Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai:
Reitti 1
lähtö klo 9.50 Rengon keskuskeittiö
Kirkonseudun koulun väestö
Rengonraitti 7
Yksi pudotuspiste
Reitin 1 kuorma koostuu 12 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400 mm). Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 100 kg.
Reitti 2
lähtö klo 10.15 Rengon keskuskeittiö
Nevilän koulu
Hyvikkäläntie 1282
Nummenkylän koulu
Härkätie 169
Kaksi pudotuspistettä (eri pisteet)
Reitin 2 kuorma koostuu 5 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400 mm). Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 40 kg.
Reitti 3
lähtö klo 11.00 Rengon keskuskeittiö
Palvelukoti Raitaharju
Rengonraitti 21 A
Vanhustentalo
Rengonraitti 19
Kaksi pudotuspistettä (eri pisteet)
Reitin 3 kuorma koostuu 3 mustista laatikoista (pohjan ala 450x330mm ) sekä 4 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400 mm) .
Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 25 kg.
T
TARJOUSPYYNTÖ
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
4.10.2011
KULJETUSREITIT JA PISTEET: HAUHO (OSAKOKONAISUUS 3)
LÄHETTÄJÄ HAUHON KESKUSKEITTIÖ Punnanmäentie 12, 14700 Hauho
Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai
Reitti 1
lähtö klo 9.30
Hauhon yhtenäiskoulu
Tanhuantie 2
Alvettulan koulu ja esikoulu
Alvettulantie 183
Päiväkoti Lastentupa
Alvettulantie 171 A5
Hauhon keskuskeittiö klo 10.30
Reitin 1 kuorma koostuu: 1 lämpökuljetusvaunu, 12 kpl isoa laatikkoa, 2 kpl pientä laatikkoa
Reitti 2
lähtö klo 10.30
Päiväkoti Myllytupa
Sullitunkuja 4
Koivukoto
Kurrenkuja 1
Sullittu
Sullituntie 5
Hauhon keskuskeittiö n. klo 11.30
Reitin 2 kuorma koostuu: 15 kpl isoa laatikkoa
ERI KULJETUS REITILLE 3
Reitti 3
lähtö klo 10.15
Tenavatupa, Tuulos ( ryhmikset 2 kpl, esikoulu)
Lakkolantie 26
Tuulos Hoivatuuli ja Birgittakoti
Syrjäntaantie 62
Hauhon keskuskeittiö n. klo 11.45
Reitin 3 kuorma koostuu: 10 kpl isoa laatikkoa
Kuljetettavien vaunujen ja laatikoiden koot:
lämpökuljetusvaunu ( 492 x 769 x 1448 mm)
iso laatikko ( 40 x 60 x 30 mm)
pieni laatikko ( 40 x 32 x 32 mm )
7 (11)
T
TARJOUSPYYNTÖ
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
4.10.2011
KULJETUSREITIT JA PISTEET: LAMMI (OSAKOKONAISUUS 4)
LÄHETTÄJÄ Hakkalan keskuskeittiö, Lamminraitti 35, 16900 Lammi
Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai
Reitti 1
lähtö klo 10.00.
Konnarin koulu
Kataloisten koulu
Mommilantie 21
Kataloistentie 683
Reitin 1 kuorma koostuu: 2 lämpökuljetusvaunua, 6 kpl isoa laatikkoa ja 2 kpl pieni laatikko
LÄHETTÄJÄ Lammin vanhainkodin keittiö, Evontie 33, 16900 Lammi
Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai
Reitti 1 klo 10.15.
Naskalin asumisyksikkö
Naskalintie 5
Reitti 2 lähtö klo 15.15
Naskalin asumisyksikkö
Naskalintie 5
Päivittäiset kuljetusreitit lauantai-sunnuntai
Reitti 1
lähtö klo 10.15
Naskalin asumisyksikkö
Naskalintie 5
Palkkisillan palvelutalo
Viisarintie 3
Reitin 1 kuorma koostuu: 6 kpl isoa laatikkoa
Reitti 2
lähtö klo 15.15
Naskalin asumisyksikkö
Naskalintie 5
Palkkisillan palvelutalo
Viisarintie 3
Reitin 2 kuorma koostuu: 4 kpl isoa laatikkoa
Kuljetettavien vaunujen ja laatikoiden koot samat kuin osakokonaisuudessa 3.
8 (11)
T
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
TARJOUSPYYNTÖ
9 (11)
4.10.2011
LIITE 2
PALVELUN JA KULJETUSKALUSTON VAATIMUKSET
Kuljetuskaluston tulee osakokonaisuuksien 3 ja 4 (Hauho ja Lammi) kuljetuksissa olla varustettu perälautanosturilla, koska kuljetukset pakataan osittain pyörillä varustettuihin lämpökuljetusvaunuihin.
Osakokonaisuuksien 1 ja 2 (Iittala ja Renko) kuljetukset voidaan hoitaa paketti- tai kevytkuorma-autolla.
Kuljetushenkilöstön tulee huomioida ruoankuljetuksen hygieniavaatimukset sekä toimia huolellisesti ja sovitussa aikataulussa.
Kuljetushenkilöstöllä tulee olla suoritettuna hygieniapassi viimeistään sopimuskauden alkaessa.
Kuljetuksen tarjoajan tulee osoittaa voimassa oleva todistus elintarvikevalvontaviranomaisten hyväksynnästä elintarvikekuljetuksiin
ennen sopimuskauden alkua.
Kuljetuskalusto tulee pestä päivittäin elintarvikekäyttöön hyväksyttävällä pesuaineella. Kuljetuksen tarjoajan tulee osoittaa voimassa oleva pesuohjelma siihen liittyvine hygieniavarmistuksineen Linnan Ateria Oy:n omavalvonnan liitteeksi (minimivaatimus).
T
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
TARJOUSPYYNTÖ
10 (11)
4.10.2011
LIITE 3
TARJOUSLOMAKE
Toimitetaan tarjouspyynnön toimittamisen yhteydessä erillisenä tiedostona.
T
TARJOUSPYYNTÖ
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö
11 (11)
4.10.2011
LIITE 4
VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET
Kokonaistaloudellisesti edullisin osakokonaisuuksittain seuraavin perustein:
HINTA
80%
LAATU
20%
Hinta
Edullisin päivän hinta saa vertailussa 80 pistettä, muut pisteytetään suhteessa edullisimpaan hintaan.
Laatu
Laadun osalta arvioidaan tarjoajan luotettavuutta tarjoajan tarjoukseensa liittämän varasuunnitelman kuvauksen perusteella. Jokaiselle tarjottavalle reitille on tehtävä oma varasuunnitelmansa ja kuvauksesta on selvittävä mitä reittejä se koskee. Varasuunnitelmasta on mahdollista saada maksimissaan 20 pistettä. Täydet pisteet saa, mikäli kuvauksessa on esitetty selkeästi ja yksityiskohtaisesti varasuunnitelma seuraavissa usein toistuvissa poikkeustilanteissa:
1. Kuljettajan loma-aika
2. Kuljettajan sairastuminen
3. Kuljetuskaluston rikkoontuminen