Ohje sähköpostipalveluiden käyttöönotto

1
SÄHKÖPOSTIPALVELUIDEN
KÄYTTÖÖNOTTO
LOUNEA OY
17.8.2015
Lounea Oy
Puh. 029 707 00
Asiakaspalvelu 0800 303 00
Häiriöilmoitukset 0800 303 04
Tehdaskatu 6,
Y-tunnus 0139471-8
Yrityspalvelu 0800 303 01
Laskutus 0800 303 02
24100 Salo
www.lounea.fi
Myymälät 0800 303 06
2
Sisällysluettelo
1
Sähköpostitilien luominen: POP, IMAP ja Exchange .............................................................. 3
1.1 POP-tilin määritys ............................................................................................................ 4
1.1.1
POP-asetusten tarkistaminen .............................................................................. 7
1.2 IMAP-tilin määritys .......................................................................................................... 8
1.2.1
IMAP-kansioiden tilaaminen .............................................................................. 10
1.3 Exchange-tilin määritys ................................................................................................. 11
1.4 Mobiililaitteet .................................................................................................................. 13
2
1.4.1
Android .............................................................................................................. 13
1.4.2
IOS ..................................................................................................................... 13
1.4.3
Windows Phone ................................................................................................. 13
Tietojen siirto tililtä toiselle ..................................................................................................... 14
2.1 Yleistä ............................................................................................................................ 14
2.1.1
Vanha POP-tili ja sähköposteja useassa kansiossa ......................................... 14
2.2 Varmuuskopiointi ........................................................................................................... 15
2.3 Outlook 2013 ................................................................................................................. 15
2.4 Outlook 2010 ................................................................................................................. 18
3
Yleistä .................................................................................................................................... 20
3.1 Termit ............................................................................................................................ 20
3.2 Lounea Oy:n käyttämiä Webmail-osoitteita................................................................... 21
3.3 Yleiset portit ................................................................................................................... 21
4
Outlook-asiakasohjelmistojen elinkaari ................................................................................. 21
5
Yhteystiedot ........................................................................................................................... 22
3
1 Sähköpostitilien luominen: POP, IMAP ja Exchange
Sähköpostitilien lisääminen Outlook-ohjelmaan on samankaltainen toimenpide riippumatta Windows-käyttöjärjestelmästä tai Outlook-versiosta. Varmista, että Outlook on suljettuna, kun teet muutoksia sähköpostitileihin.
1. Avaa Ohjauspaneeli
2. Etsi hakusanalla ”posti” (englanninkielisissä ”mail”)
3. Paina painiketta ”posti”
Avautuvasta ikkunasta voi muokata Outlookin sähköpostitilejä, datatiedostoja (.pst ja .ost) sekä profiileita.
4
1.1 POP-tilin määritys
(ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Perus xxGB)
Huom! POP-tilin määrittäminen saattaa ladata viestit tietokoneelle ja poistaa ne palvelimelta. POPtilin käyttäminen ei ole suositeltavaa, mikäli sähköposteja luetaan useammalta tietokoneelta tai
mobiililaitteelta. POP-tililtä ladataan ainoastaan Saapuneet-kansion sisältö. Tilin määrittämiseksi
tarvitset palveluntarjoajaltasi käyttäjätunnuksen, salasanan ja tiedot sähköpostipalvelimista.
1. Avaa Sähköpostitilit (katso kohta 1). Tässä ikkunassa voidaan määritellä oletussähköpostitili,
mikäli käytössä on useampia sähköpostitilejä.
2. Paina ”Uusi…”
3. Valitse ”Määritä palvelinasetukset tai muut palvelinlajit manuaalisesti”
5
4. Valitse POP-yhteys riippuen Outlook-versiosta
a. Outlook 2013 nimellä ”POP tai IMAP”
b. Outlook 2010 nimellä ”Internet-sähköposti”
5. Täytä
omat
tietosi
ja
tilausvahvistuksen
mukana
tulleet
palvelimen
Kuvankaappauksissa on esitetty Toimisto 365 -palvelun sähköpostipalvelimen tiedot.
tiedot.
6
6. Lisää asetuksia… -painikkeen takaa voidaan säätää mahdollisia lisäasetuksia, kuten:
a. SMTP-käyttöoikeuksien tarkistus
b. Saapuvan
ja
lähtevän
postin
palvelimen
portit
sekä
salaustasot
(tarkista tilausvahvistuksesta)
7. Outlook-ohjelma
tarkistaa
syöttämäsi
tiedot
Voit nyt aloittaa POP-sähköpostitilin käyttämisen!
ja
lähettää
sähköpostiisi
testiviestin.
Ongelmatilanteissa ota yhteyttä
Lounea Oy:n asiakaspalveluun
tai tekniseen asiakaspalveluun:
Yritysasiakaspalvelu
Puh. 0800 30 301
yritysasiakaspalvelu@lounea.fi
Häiriöilmoitukset
24h/vrk 0800-30344
valvomo@lounea.fi
7
1.1.1 POP-asetusten tarkistaminen
1. Avaa Sähköpostitilit (katso kohta 3)
2. Valitse POP-tili ja paina ”Muuta…”
3. Avautuvasta ikkunasta paina ”Lisää asetuksia…”
4. Vaihda välilehdelle ”Lisäasetukset”
5. Tarkista Toimitus-asetukset
8
1.2
IMAP-tilin määritys
(ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Perus xxGB)
IMAP-tili lisätään Outlook-ohjelmaan, kuten POP-tili (katso kohta 1.1), mutta pieniä eroja on. IMAPtili lataa saapuneet-kansion lisäksi myös muut sähköposteja sisältävät kansiot. Tilin määrittämiseksi tarvitset tilausvahvistuksen yhteydessä toimitetun käyttäjätunnuksen, salasanan ja tiedot
saapuvan sekä lähtevän postin sähköpostipalvelimista.
1. Sulje
Outlook
ja
siirry
sähköpostitilin
lisäämiseen
(Ohjauspaneeli

Posti  Sähköpostitilit  Uusi…  Sähköpostitili  Määritä palvelinasetukset manuaalisesti 
POP tai IMAP (Outlook 2013) tai Internet-Sähköposti (Outlook 2010)
2. Täytä
omat
tietosi
ja
tilausvahvistuksen
mukana
tulleet
palvelimen
Kuvankaappauksissa on esitetty Toimisto 365 -palvelun sähköpostipalvelimen tiedot.
3. Lisää asetuksia… -painikkeen takaa voidaan säätää mahdollisia lisäasetuksia, kuten:
a. SMTP-käyttöoikeuksien tarkistus
tiedot.
9
b. Saapuvan
ja
lähtevän
postin
palvelimen
portit
sekä
salaustasot
(tarkista tilausvahvistuksesta)
4. Outlook-ohjelma tarkistaa syöttämäsi tiedot ja lähettää sähköpostiisi testiviestin
Ongelmatilanteissa ota yhteyttä
Lounea Oy:n asiakaspalveluun
tai tekniseen asiakaspalveluun:
Yritysasiakaspalvelu
Puh. 0800 30 301
yritysasiakaspalvelu@lounea.fi
Häiriöilmoitukset
24h/vrk 0800-30344
valvomo@lounea.fi
10
1.2.1 IMAP-kansioiden tilaaminen
IMAP-kansiot tulee erikseen tilata, mikäli ne eivät näy Outlook-ohjelmassa
1. Avaa Outlook
2. Paina IMAP-tilin päällä hiiren oikeaa näppäintä ja valitse ”IMAP-kansiot…”
3. Paina Kysely-näppäintä
4. Valitse tilattava kansio
5. Paina Tilaa-näppäintä
6. Voit nyt aloittaa IMAP-sähköpostitilin käyttämisen!
11
1.3 Exchange-tilin määritys
(ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Teho xxGB)
Exchange-tilin luomista varten ei tarvita tietoa sähköpostipalvelimista: tarvitset sähköpostiosoitteen ja salasanan. Outlook hakee palvelimen tiedot automaattisesti Autodiscover-toimintoa käyttäen. Exchange-tili
synkronoi automaattisesti molempiin suuntiin sähköpostit, yhteystiedot, kalenterimerkinnät ja tehtävät.
1. Sulje Outlook ja siirry sähköpostitilien lisäämiseen (Ohjauspaneeli  Posti  Uusi…
 Sähköpostitili)
2. Täytä nimi, sähköpostiosoite ja salasana tilausvahvistuksen mukaisesti. Paina Seuraava.
12
3. Outlook tarkistaa tilitiedot ja hakee palvelimen tiedot automaattisesti. Paina valmis.
Mikäli Outlook-ohjelma ei löydä asetuksia automaattisesti, ota yhteyttä Lounea Oy:n asiakaspalveluun tai tekniseen
asiakaspalveluun:
Yritysasiakaspalvelu
Puh. 0800 30 301 tai yritysasiakaspalvelu@lounea.fi
Häiriöilmoitukset
24h/vrk 0800-30344, valvomo@lounea.fi
4. Outlook kysyy tilin salasanaa käynnistyessään.
Paina ”Muista tunnistetietoni”, niin kyselyä ei tehdä jokaisella käynnistyskerralla
13
1.4 Mobiililaitteet
Webmailin ja Outlook-ohjelman lisäksi sähköpostitilit voidaan lisätä mobiililaitteisiin. Alla on yleiset ohjeet
sähköpostitilin luomiseen Android-, IOS- sekä Windows Phone -laitteille. Tarkista palvelusi (Toimisto 365,
Exchange 2013, Exchange 2010) tilausvahvistuksesta. Lite-laatikoita ei voi lisätä Exchange-tilinä vaan
ne on luotava IMAP/POP-tilinä kuten Outlook-ohjelmaan aikaisemmin ohjeissa.
Sähköpostipalvelimien osoitteet mobiililaitteille:
Palvelimen osoite (Toimisto 365): outlook.office365.com
Palvelimen osoite (Exchange 2013): mail.azurepack.com
Palvelimen osoite (Exchange 2010): mail.onlineserv.net
1.4.1 Android
1. Siirry asetukset  Tilit  Lisää tili  Microsoft Exchange ActiveSync.
2. Kirjoita tilausvahvistuksesta oma sähköpostiosoitteesi sekä salasanasi ja paina seuraava.
3. Hyväksy mahdolliset SSL sertifikaatit ja valitse käytettäväksi suojattu yhteyttä (SSL).
4. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöttää itse. Jotkin Android-versiot vaativat käyttäjänimen muodossa toimialue\sähköpostiosoite.
5. Valitse lopuksi synkronoitava sisältö.
1.4.2 IOS
1. Siirry asetukset  sähköposti, yhteystiedot, kalenterit  lisää tili  Microsoft Exchange
2. Täytä kentät tilausvahvistuksen mukaisesti omalla sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi.
Jätä toimialue tyhjäksi.
3. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöttää itse.
4. Valitse synkronoitava sisältö
1.4.3 Windows Phone
1. Siirry asetukset  sähköposti + tilit  lisää tili  Exchange
a. Joissain Windows Phone -versioissa on valittava ”Outlook”
2. Kirjoita tilausvahvistuksesta oma sähköpostiosoitteesi sekä salasanasi ja paina seuraava.
3. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöttää itse.
4. Varmista, että ”Palvelin edellyttää salattua (SSL) yhteyttä -asetus” on valittuna.
Mikäli asetusten määrittämisessä ilmenee ongelmia, ota yhteyttä Lounea Oy:n asiakaspalveluun tai tekniseen
asiakaspalveluun:
Yritysasiakaspalvelu
Puh. 0800 30 301 tai yritysasiakaspalvelu@lounea.fi
Häiriöilmoitukset
24h/vrk 0800-30344, valvomo@lounea.fi
14
2 Tietojen siirto tililtä toiselle
2.1 Yleistä
Mikäli käytössä on POP/IMAP-protokollat ja ainoastaan Webmail, voidaan kyseisiltä käyttäjiltä siirtää ainoastaan sähköpostit, sillä POP/IMAP protokollat siirtävät ainoastaan sähköpostiviestejä. POP-protokolla
lataa ainoastaan Saapuneet-kansion, kun taas IMAP-protokollalla voi tilata useita kansiota. Webmail-käyttäjien sähköpostitilit on luotava ensin Outlookin toisen käyttäjän tietokoneelle, jolla siirrot tehdään. Synkronoinnin jälkeen sähköpostit siirtyvät Exchange-palvelimelle ja ovat jälleen luettavissa Webmailin kautta.
Outlook-ohjelman avulla ei voida siirtää viestejä POP-protokollan avulla palvelimelle, sillä POP-protokolla
ei synkronoi viestejä palvelimelle (uuden sähköpostin oltava siis IMAP- tai Exchange-tili).
2.1.1 Vanha POP-tili ja sähköposteja useassa kansiossa
Mikäli vanha postilaatikko toimii POP-protokollalla ja käytössä on useampia kansioita:
1. Lue ensin ohjeet tilien määrittämisestä
2. Luo uusi Exchange-tili Outlook-ohjelmaan
3. Luo vanha POP-tili Outlook-ohjelmaan
4. Siirrä vanhan Saapuneet-kansion sisältö uuteen Exchange-tiliin
5. Luo uudelle Exchange-tilille POP-tiliä vastaava kansiorakenne
6. Varmista, että sähköpostit ovat synkronoituneet uuteen sähköpostiin (esimerkiksi webmailin avulla)
7. Siirry vanhan POP-tilin webmailiin ja poista saapuneet-kansion sisältö (varmistus ennen poistoa)
8. Siirrä vanhassa webmailissa toisen kansion sisältö Saapuneet-kansioon
9. Synkronoi vanha POP-tili Outlook-ohjelmassa, jolloin toisen kansion sisältö ladataan Saapuneetkansioon
10. Siirrä vanhasta POP-tilin Saapuneet-kansiosta viestit uuden Exchange-tilin vastaavaan kansioon
11. Toista kohtia 6-10, kunnes kaikki tarpeelliset viestit on siirretty uuteen sähköpostijärjestelmään
15
2.2 Varmuuskopiointi
Ennen muutosten tekemistä on järkevää tehdä varmuuskopio Outlook-ohjelman datatiedostosta. Datatiedoston kopioiminen on ainut tapa varmistaa tietojen säilyminen vikatilanteessa, mikäli sähköpostit on tallennettuna ainoastaan tietokoneelle. Exchange-tilin sisältö on tallennettuna Exchange-palvelimelle ja
niistä pidetään vain kopiota tietokoneella offline-työskentelyä varten. Exchange-tili käyttää .ost-tiedostoa
ja muut sähköpostitilit .pst-tiedostoa.
1. Siirry Ohjauspaneeli  Posti  Datatiedostot…
2. Tarkista datatiedostojen sijainti ja ota niistä kopiot esimerkiksi ulkoiselle kiintolevylle
3. Vikatilanteessa datatiedosto voidaan liittää uudestaan Outlook-ohjelmaan valitsemalla Ohjauspaneeli  Posti  Datatiedostot...  Lisää…
2.3 Outlook 2013
1. Konfiguroi sekä vanha että uusi sähköpostitili Outlook-ohjelmaan
2. Käynnistä Outlook-ohjelma
3. Vaihda näkymäksi ”Esikatselu”
16
4. Sähköpostit voidaan siirtää kansio (a) tai sähköpostiviesti (b) kerrallaan uuteen Exchange-tiliin
a. Siirrä kansio uuden sähköpostin Saapuneet-kansion alle pitäen hiiren vasenta painiketta
pohjassa
b. Valitse kaikki sähköpostiviestit painamalla CTRL + A ja siirrä viestit uuteen sähköpostiin
pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa
17
5. Kalenterimerkinnät ja yhteystiedot voidaan siirtää samaan tapaan
6. Vaihda näkymäksi ”Luettelo”
7. Valitse kaikki kalenterimerkinnät painamalla CTRL + A ja siirrä merkinnät uuteen Exchange-kalenteriin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa. Siirrä samaan tapaan myös muut mahdolliset
tiedot, kuten yhteystiedot.
18
2.4 Outlook 2010
1. Määritä sekä vanha että uusi sähköpostitili Outlook-ohjelmaan
2. Käynnistä Outlook-ohjelma
3. Vaihda näkymäksi ”Esikatselu”
4. Sähköpostit voidaan siirtää kansio (a) tai sähköpostiviesti (b) kerrallaan uuteen Exchangetiliin
a. Siirrä kansio uuden sähköpostin Saapuneet-kansion alle pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa
b. Valitse kaikki sähköpostiviestit painamalla CTRL + A ja siirrä viestit uuteen sähköpostiin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa
19
5. Kalenterimerkinnät ja yhteystiedot voidaan siirtää samaan tapaan
6. Vaihda näkymäksi ”Luettelo”
7. Valitse kaikki kalenterimerkinnät painamalla CTRL + A ja siirrä merkinnät uuteen Exchangekalenteriin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa
8. Siirrä yhteystiedot paikalliselta tietokoneelta Exchange-tiliin. Yhteystiedot ja kalenterimerkinnät synkronoituvat palvelimelle ja ovat käytettävissä myös Webmailin kautta.
20
3 Yleistä
3.1 Termit
EXCHANGE
Exchange-tilin avulla sähköpostit, kalenterimerkinnät sekä yhteystiedot ovat aina synkronoituja palvelimen
ja asiakasohjelman välillä. Sähköposteja voidaan lukea monilla eri laitteilla ja muutokset replikoituvat kaikkiin laitteisiin. Offline-työskentely on mahdollista, sillä Outlook-ohjelma säilyttää paikallista kopiota Exchange-tilistä Outlookin datatiedostossa (.ost).
IMAP (Internet Message Access Protocol)
IMAP-protokollan avulla käyttäjän tietokoneelle voidaan ladata sähköpostit ja kansiorakenteet, eikä sähköposteja poisteta palvelimelta oletuksena. IMAP mahdollistaa kuitenkin ainoastaan sähköpostin lataamisen palvelimelta.
POP (Post Office Protocol)
Vanhin ja paljon käytetty protokolla sähköpostien lataamiseen palvelimelta käyttäjän tietokoneelle. Uusin
version (POP3) mahdollistaa myös kopion jättämisen palvelimelle. Vaikea käyttää monella laitteella samanaikaisesti ja mahdollistaa ainoastaan sähköpostien lataamisen palvelimelta.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
SMTP-protokolla vastaa sähköpostienviestien kuljetuksesta eri sähköpostipalvelimien välillä. Käytetään
sähköpostin lähettämisessä.
WEBMAIL
Internet-selaimella
käytettävä
käyttöliittymä
sähköpostien
vastaanottamiseen
ja
lähettämiseen.
Exchange-palvelussa voidaan käyttää selaimen avulla myös kalenteria ja muita ominaisuuksia.
Exchangessa webmailista käytetään nimeä Outlook Web App (OWA).
21
3.2 Lounea Oy:n käyttämiä Webmail-osoitteita
Palvelu
Osoite
Exchange 2013
https://webmail.azurepack.com
Exchange 2010
https://webmail.onlineserv.net
Toimisto 365
http://portal.office.com
Seutuposti
https://webmail.seutuposti.fi
3.3 Yleiset portit
Protokolla
Portti
SMTP
TCP 25 ja 587
SMTP (SSL)
TCP 465
POP3
TCP 110
POP3 (SSL)
TCP 995
IMAP4
TCP 143
IMAP4 (SSL)
TCP 993
HTTP
TCP 80
HTTPS
TCP 443
4 Outlook-asiakasohjelmistojen elinkaari
Tuote
Elinkaaren alkamispäivä
Perustuki loppuu
Extended-tuen päättymispäivä
Microsoft Outlook 2003
20.11.2003
14.4.2009
8.4.2014
Microsoft Outlook 2007
27.1.2007
9.10.2012
10.10.2017
Microsoft Outlook 2010
15.7.2010
13.10.2015
13.10.2020
Microsoft Outlook 2013
9.1.2013
10.4.2018
11.4.2023
22
5 Yhteystiedot
Yritysasiakaspalvelu
Yritysasiakaspalvelumme auttaa kaikissa sinua askarruttavissa kysymyksissä.
Puh. 0800 30 301 tai yritysasiakaspalvelu@lounea.fi
Häiriöilmoitukset ja tekninen asiakaspalvelu yrityksille 24h/vrk 0800-30344, valvomo@lounea.fi