Yhteistyöllä eteenpäin

Suomen LVIS-Tietoverkko Oy:n asiakaslehti 2/2015
Yhteistyöllä
eteenpäin
Muutos oli
välttämätöntä
Taloushallinnon
kulmakivi on
toimialaohjelmisto
JULKAISIJA Suomen LVIS-Tietoverkko Oy, Lars Sonckin kaari 14, 02600 Espoo, puh. 010 320 4660
PÄ ÄTOIMIT TA JA Taina Liimatainen
TOIMITUS riika.walden @ viestirinkelit.com
TAITTO Adprimus, adprimus.fi PAINO Libris Oy
ISSN 1455-7304
18. vuosikerta
JAKELU LVISNetin osoiterekisteri OSOITTEENMUUTOKSET www.lvisnet.fi kohdasta Yhteystiedot
Tässä numerossa
3
Pääkirjoitus
Taloushallinnon kulmakivi
on toimialaohjelmisto
4
Eilistä ja tätä päivää
5
”Nyt homma rokkaa”
6
Pakko olla olemassa
8
5
Kannessa:
Hanna Lindroos
(kuvaaja Timo Mäkelä),
Mikko Moilanen
(kuvaaja KuvaUljas),
taustakuva
(kuvaaja Marjo Koivumäki,
Studio Apris)
6
8
Automaatio säästää
satoja työtunteja vuodessa
Huima kasvu edellyttää
rutiinien sähköistämistä
9
10
Ahlsell Oy:n, LVI-Dahl Oy:n, Onninen Oy:n, Rexel Finland Oy:n ja SLO Oy:n omistama Suomen LVIS-Tietoverkko Oy tarjoaa talotekniikka-alan sähköisen kaupan yhteydet ja palvelut suur ten ja pienten yritysten tarpeisiin.
2
KUVA Marjo Koivumäki
Vastuu oman yrityksen
kilpailukyvystä
Hallituksen tavoitteet työn yksikkökustannuksien pienentämisestä kirvoitti yhden
jos toisenkin sanaista arkkua viimeistään siinä vaiheessa, kun hallitus esitteli pakkokeinonsa tavoitteidensa toteuttamiseksi. Työn yksikkökustannuksen
pienentämisellä haetaan kilpailukyvyn parantamista valtion talouden elvyttämiseksi.
Karkeasti voidaan sanoa, että työn yksikkökustannukset pienenevät,
kun työaikaa pidennetään samalla palkalla tai kun työaika pysyy samana,
mutta palkkoja pienennetään, tai kun saadaan samassa ajassa enemmän aikaiseksi samalla palkalla.
Kaikille yrityksille, myös alamme urakoitsijoille, työn yksikkökustannusten pienentämisen pitäisi olla mieluinen haaste. Pienentämällä
näitä kustannuksia voidaan nostaa yrityksen tuottavuutta. Nyt kun
jumppa on vielä kesken ay-liikkeiden ja hallituksen välillä, ehdotan,
että talotekniikka-alan yritykset ottavat omatoimisesti osaa talkoisiin.
Yllä esittämistäni vaihtoehdoista työn yksikkökustannuksien pienentämiseksi mieluisin vaihtoehto olisi se, että saamme samassa
ajassa enemmän aikaiseksi ja siten myös lisäämme yrityksen tuottavuutta. Automatisoimalla yrityksen rutiineja, kuten sähköistämällä ostolaskujen käsittelyn, sekä parantamalla keikkojen hallintaa
ja projektivalvontaa yritys säästää aikaa, virheet vähenevät,
laskutusvarmuus paranee ja tuottavuus lisääntyy.
Ja koska hintakilpailu alan yrityksissä on paikoin
jopa kovaa, vaikuttaa se suoraan töiden kannattavuuteen. Katteita ei voi loputtomiin polkea.
Haastan teidät ottamaan löysät pois toiminnanohjauksesta ja taloushallinnosta
– tehdään töitä oikeilla työkaluilla – lisätään yrityksen tuottavuutta ja otetaan
osaa talkoisiin #tuottavuusloikka
#suominousuun #työnkautta ja
#lvisnetkäyttöön.
Taina Liimatainen
liiketoimintajohtaja
LVIS-Tietoverkko
3
Taloushallinnon
kulmakivenä on
toimialaohjelmisto
Elämme digitalisoitumisen aikaa. Yhä useammalta suunnalta kuulemme uusista ratkaisuista
automatisoida, tehostaa ja parantaa yrityksen toimintoja ja rutiineja. Digitalisoituminen näkyy
myös erilaisten palveluiden sähköistymisenä.
TEKSTI Taina Liimatainen
Lukuisat yritykset hyödyntävät jo hienosti nykytekniikkaa. Uusien tehokkaampien ja tuottavampien toimintatapojen kehittäminen on avainasemassa – näin
toimitaan, jotta pysyttäisiin kilpailukykyisinä markkinoilla. Myös kuluttajat odottavat enenevässä määrin
palveluiden ja tuotteiden ainutkertaisuutta ja sitä, että
heidän odotuksensa ylitetään.
Digitalisaation edeltäkävijä
Talotekniikka-alalla olemme olleet edelläkävijöitä digitalisaatiossa. LVISNet on 90-luvulta saakka tarjonnut
tukkujen asiakkaille tapoja
tehostaa yrityksiensä tuottavuutta. Tämän palvelun
hyödyntäminen ei kuitenkaan onnistu ilman palvelun
kanssa yhteensopivaa toimialaohjelmistoa.
Suomessa valtaosa talotekniikka-alan yrityksistä on alle
viisi henkilöä työllistäviä pk-yrityksiä. Yritystoiminta
sitoo pienen yrityksen lähes kaikki resurssit kenttätöihin, yrityksen ydintoimintaan, ja taloushallinto voi olla
iso haaste. Yrityksen laskutuksen on kuitenkin toimittava hyvin, jotta toimintakyky säilytetään. Tarvitaan
hyvä toimialaohjelmisto.
Hyvän toimialaohjelmiston tunnuspiirteet
Lista hyvän ohjelmiston ominaisuuksista on pitkä,
mutta tärkeintä on, että hyvä ohjelmisto palvelee
yritystä tuottamalla sille lisää rahaa. Ohjelmiston soveltuvuutta talotekniikka-alalla mitataan pitkälti sen
4
mukaisesti, kuinka hyvin se huomioi alan toimittajien
roolin sekä yrityksen eri prosessien välisen ketjutuksen. Tämä vaatii sitä, että ohjelmistotoimittajalla on
erittäin hyvä toimialatuntemus ja että yrityksen taustalla vaikuttaa sellainen ammattilaisten joukko, jolla on
into viedä kehitystä eteenpäin.
Arviolta noin puolella talotekniikka-alan yrityksistä on toimialaohjelmisto käytössä. Näiden yrityksien
tuoterekisterit ja hinnastot päivittyvät automaattisesti
ohjelmistossa ja tuote- ja hintatiedot ovat aina ajan
tasalla. Tuoterekisterien ja hinnastojen automaattinen päivitys on yritykselle merkittävä ja voikin tarjota selkeän kaulan muihin kilpailijoihin nähden. Irtiotto
tapahtuu viimeistään siinä vaiheessa, kun laskuttaminen – yrityksen tärkein prosessi – on hiottu niin, että
kaikki tarvikkeet tulee laskutettua ja tiedot tarvikkeista
laskutukseen saadaan automaattisesti tavarantoimittajan lähettämistä sähköisistä kauppatiedoista: tilausvahvistukselta, lähetteeltä tai ostolaskulta. Nämä
kauppatiedot ovat automaattisesti hyödynnettävissä
vain sellaisen ohjelmiston kautta, joka on LVISNetpalvelun kanssa yhteensopiva.
Hyvien alan ohjelmistotoimittajien haasteena on,
kuinka saada asiakasyritykset hyödyntämään paremmin ohjelmiston tarjoamia ominaisuuksia ja automatiikkaa. Ohjelmiston on oltava helppokäyttöinen. Sen
on edesautettava yritystä suoriutumaan toiminnanohjauksen ja taloushallinnon rutiineista järkevimmällä
mahdollisella tavalla ilman turhaa työtä.
Aivan pelkästään ei siis riitä, että yrityksellä on
hyvä toimialaohjelmisto, vaan sitä pitää osata ja haluta hyödyntää.
Eilistä ja tätä päivää
Noin neljännesvuosisata sitten olin melko vihreänä
SLO:n sähkötukkuyksikön johtajana perustumassa
nykyisen LVIS-Tietoverkko Oy:n varhaista esi-isää
OVT-Tukku Oy:tä. Idea perustamiseen tuli sähköasennusalan tietojärjestelmäkehityksen pioneereilta Hällin
veljeksiltä Matilta ja Jormalta. Mukana juonimassa
oli myös Nokia Kaapelin silloinen myyntijohtaja Seppo Ojaluoma, ja näiden tahojen yhteistyönä ja -yrityksenä OVT-Tukku sitten perustettiinkin.
Nuoruuden innolla – tai kokemattomuudella – uskoni oli kova, että sähköinen kaupankäynti ja tiedon siirto
yleistyvät käden käänteessä ja edelläkävijänä ottaisimme
merkittävän kilpailuedun muihin tukkureihin verrattuna.
Niinhän ei sitten käynyt. Urakoitsijoiden into uusiin toimintatapoihin syttyi hyvin hitaasti. Myöskään asiakkaiden
silloiset tietojärjestelmät eivät tukeneet OVT:n käyttöönottoa, eivätkä siitä saatavat tehokkuushyödyt näin ollen
olleet lähelläkään sitä luokkaa, jota tohkeissamme visioimme ja markkinointipuheissamme julistimme. Merkittävin
kehityksen hidaste oli kuitenkin urakoitsijoiden looginen bisnesajattelu: Ei kannata sitoutua ja investoida teknisiin järjestelmiin ja toimintatapoihin, joita tarjoaa vain yksi tavarantoimittajavaihtoehto, koska tällöin omin toimin vääristetään pidemmän
aikavälin kilpailutilannetta ja heikennetään omaa neuvotteluvoimaa asiakkaana. Tämän sisäistämiseen meni muutama vuosi,
minkä jälkeen tukut päättivätkin ottaa lusikan kauniiseen käteen ja
yhdistivät OVT-kehitystänsä nykyiseen LVIS Tietoverkko Oy:hyn – ja
homma lähti etenemään, hitaasti mutta varmasti!
IT-maailma ei ole vielä valmis eikä valmiiksi tule. Alan tehokkuuden
kehittämisessä kunkin toimijan omien tekosien lisäksi tarvitaan myös
yhteisiä hankkeita. Tuo minun 90-luvulla kantapään kautta saamani
oppi on vieläkin voimassa. Millään innovatiivisillakaan yrityskohtaisilla
IT-ratkaisuilla ei teknisessä tavarakaupassa saada merkittävää kilpailuetua ainakaan pitkällä aikavälillä. Hyvällä yhteistyöllä jakeluketjun eri portaiden kesken, niin vertikaalisesti kuin horisontaalisestikin,
koko alan tehokkuutta voidaan parhaiten lisätä merkittävästi. Tässä kehityksessä LVIS-Tietoverkolla on edelleen tärkeä rooli ja paljon
mahdollisuuksia. Näiden tehokkaaseen hyödyntämiseen toivon paitsi onnea, niin kaikkien asianosaisten tukea.
Olli-Heikki Kyllönen
toimitusjohtaja
Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL ry
KUVA Ari Korkala
5
”Nyt homma rok
Uudenmaan Lämpötekniikka muutti toimintatapansa ja uusi yritysohjelmansa tiukassa
taloustilanteessa. Ohjelmiston mukana tuli myös LVISNet-palvelu. Toisen omistajansa,
Marko Hiltusen mukaan yritys siirtyi kivikaudelta 2010-luvulle, ja homma alkoi rokata
suvannon jälkeen.
TEKSTI Riika Walden KUVAT Marjo Koivumäki
Uudenmaan Lämpötekniikka Oy:n tarina alkoi siitä,
kun Marko Hiltunen ja Petri Honka päättivät ryhtyä yrittäjiksi vuonna 1997.
- Aloitimme tyhjästä. Yritystä perustaessamme
mietimme, miten hoidamme laskutuksen, ja hankimme ensimmäisen alan ohjelmiston. Vuonna 2011 yrityksellä meni niin lujaa, että kävimme ulkopuolisen
konsultin kanssa yrityksen asioita läpi, teimme lujasti
töitä ja paljon muutoksia toimintoihimme. Seuloimme
talousasiat läpi perinpohjaisesti ja karsimme ylimääräiset toiminnot pois. Päätimme keskittyä yhä tiukemmin putkipalveluihin, kertoo Marko Hiltunen.
- Muutoksilla oli huomattava vaikutus kassavirtaan.
Rahankierto nopeutui ja tehostui huomattavasti,
sanovat Petri Honka (vas.) ja Marko Hiltunen.
6
- Muutosvaiheessa päädyimme vaihtamaan yritysjärjestelmämme Adminetiin ja ottamaan samalla
käyttöön sen mukana tulleen LVISNet-palvelun, joka
välittää kaikki tilaus-toimitus-laskutusketjua koskevat
sanomat sähköisesti tukkujen ja meidän järjestelmiemme välillä. Lisäksi uusimme useita toimintatapojamme ja prosessejamme uuden systeemin käyttöönoton myötä. Me todellakin siirryimme kivikaudelta
tähän päivään.
- Viime vuonna teimme liikevaihtoa 4,5 miljoonaa
euroa noin 25 henkilön voimin. Lisäksi työllistämme
alihankintaverkostoa, kertoo Marko Hiltunen.
okkaa”
Laskutus kuntoon
• Hanki alan yritysohjelma, ellei sitä sinulla jo ole.
• Hanki myös LVISNet-palvelu.
• Osta tarvikkeet työmaakohtaisesti työnumeroa
käyttäen.
Systeemi ei pelitä ilman työnumeroa
Toimintatavat ja prosessit yksinkertaistuivat muutosten myötä. Marko Hiltusen mukaan myynti- ja ostolaskujen käsittely nopeutui huimasti.
- Käsittelimme tuhansien paperilaskujen tietoja
manuaalisesti ennen toimintatapojen muutosta ja sanomaliikenteen sähköistämistä. Nyt tukkujen sähköiset laskut ja rivitiedot siirtyvät työnumeroiden avulla
automaattisesti oikeille projekteille tai laskutöille järjestelmässämme. Teimme heti alussa selväksi kaikille, että asentaja ei osta mitään eikä lähde mihinkään
kohteeseen ilman työnumeroa. Sen käyttö on välttämätöntä, Marko Hiltunen sanoo.
- Meillä on kuusi työnjohtajaa, ja jokainen hoitaa
itse oman projektinsa urakkaerien laskutusta myöten.
Laskutöitä tekevät asentajat toimivat samalla tavalla.
Asentaja merkitsee järjestelmään työhön käyttämänsä tarvikkeet ja lisää tehdyt tunnit. Myyntilaskut lähtevät meiltä sähköisesti.
Sydän tykyttää rauhallisemmin
Taloushallinnossa tapahtui iso muutos, kun sekä kirjanpitäjä- että palkanlaskupalvelut ostetaan nyt ulkoa.
- Aiemmin sydän tykytti palkanmaksun määräpäivän lähestyessä, kun edessä oli asentajien paperiset
työtuntilistat kirjattavana manuaalisesti. Nyt kaikki
merkitsevät työtuntinsa itse suoraan järjestelmäämme kahden viikon välein ja tiedot siirtyvät palkanlaskentaan. Muutos oli aikamoinen helpotus, Marko Hiltunen sanoo.
- Kilpailutilanne on tällä hetkellä suorastaan epäterve. Jos joku hoitaa vielä tilaus- ja talousrutiineja
manuaalisesti esimerkiksi 10 henkilön firmassa, pärjääminen tulevien vuosien bisneksessä on vaakalaudalla, ennustaa Marko Hiltunen ja kannustaa tehostamaan vähintään tilaus-toimitus-laskutusketjuun
liittyvät rutiinit.
- Meillä työnjohtajat olivat innoissaan muutoksista.
Toki synnytystuskiakin oli alussa ja puoli vuotta vähän kapinaa siitä, että ”eikö näitä tietoja voisi paperille
täyttää”. Nuoret ovat auttaneet vanhempaa sukupolvea, ja homma rokkaa nyt.
-> Sähköisen ostolaskun rivit kohdentuvat
yritysohjelmassa automaattisesti työnumeron
mukaan asiakkaan työlle.
-> Lisää työlle tarvikerivien lisäksi työtunnit
ja kilometrit, niin työ on laskutusvalmis.
-> Tehokkaaseen laskuttamiseen kuluu
korkeintaan minuutti.
LVISNetin kanssa yhteensopivat
yritysohjelmat
• Admicomin Adminet
•Ecom-ohjelmistot
• Pajadatan Xpaja-ohjelmisto
• SoftOne XE- ja Sauma-ohjelmistot
• Visma Softwaren L7-ohjelmisto
Kysy myös mahdollisuudesta liittää muita
ohjelmistoja LVISNet-palveluun.
LVISNet-palvelun kuukausimaksut
• kun toimipaikkoja on 1: 19,50 euroa/kk + alv
• kun toimipaikkoja on alle 5: 38,50 euroa/kk + alv
• kun toimipaikkoja on vähintään 5: 59 euroa/kk + alv
Ota yhteyttä LVISNetiin!
Suomen LVIS-Tietoverkko Oy
Vaihde: 010 320 4660,
Kotisivu: www.lvisnet.fi
Sähköposti: kysy@lvisnet.fi
Asiakastuki:
Puh. 020 452 9348
sähköposti information.fi@opuscapita.com
7
- Se on varmaa, että elämä ilman
LVISNetiä olisi ollut aivan erilaista kuin nyt. Mutta minkälaista,
niin en edes pysty kuvittelemaan,
sanoo Markku Kohtamäki.
Pakko olla olemassa
TEKSTI Mari Salin KUVA Juha Harju
Reilut 10 vuotta sitten Sähköasennus Kohtamäessä tehtiin päätös hakea tietotekniikasta apua laskutukseen ja projektien seurantaan. Tähän oli olemassa hyvä vaihtoehto, LVISNet. Tänään Markku Kohtamäki ei pysty edes kuvittelemaan, miten yrityksessä
pärjättäisiin ilman sitä.
Seinäjoella toimiva Sähköasennus Kohtamäki Oy perustettiin 1987. Lisäksi yrityksellä on Superwatti-sähkötarvikemyymälä. Projektien määristä riippuen työntekijöitä on hieman yli 10:stä 20:een ja liikevaihto pyörii
1,5–2 miljoonassa.
- Kun aikoinamme valitsimme ohjelmistotoimittajaa,
Ecom tuntui ottavan hyvin huomioon meidän kokoisen
yhtiön tarpeet. LVISNetin hankinta oli toimittajan mielestä selviö. Nyt en voisi kuvitella, miten pärjäisimme
ilman näitä kahta. On tärkeä pystyä helposti ja ajantasaisesti seuraamaan liiketoimintansa kannattavuutta, ja
sen tuo kaksikko mahdollistaa, sanoo toimitusjohtaja
Markku Kohtamäki.
8
Ostolaskupaljous ei menoa hidasta
- Nykyään tukuilta tulee koontilaskujen sijaan usein
pieniä laskuja, mutta se ei haittaa, kun laskujen rivit
kohdentuvat automaattisesti työnumeroiden mukaan
oikeille työmaille. Koska automaatiolla pystytään niin
paljon nopeuttamaan ja yksinkertaistamaan omaa työtä, niin tuntuu kummalliselta, että kaikki yritykset eivät
tartu tähän helpotukseen, vaan edelleen poimivat tukkujen laskuista rivit käsin, pohtii Markku Kohtamäki.
Myymälän henkilökunta tilaa tarvikkeet LVISNetillä.
Isoista projektitilauksista Markku Kohtamäki vastaa
itse. Asentajat hakevat keikoille tavarat tukusta tai myymälästä. Hankintatavasta riippumatta kaikki tarvikkeet
kirjataan työnumeroille.
Projektit plussalla
Sähköasennus Kohtamäessä seurataan tarkoin projektikohteita niin laskutuksen kuin työn etenemisen
kannalta. Kaikki tieto on ajan tasalla, kun sähköiset
ostolaskut kohdistuvat LVISNetin välityksellä suoraan
Kouluttaja Hanna Lindroos
Ecom Oy
Automaatio säästää
satoja työtunteja
vuodessa
Mikä kannustaa kehittämään Ecom-ohjelmistoanne myös LVISNet-yhteyksiä varten?
Koko toimialan yhteistyö loppuasiakkaan parhaaksi on
meille tärkeää. Kun pystymme puhaltamaan yhteen
hiileen sen eteen, että talotekniikka-alalta palveluita
tilaava asiakas on tyytyväinen, olemme onnistuneet.
Talotekniikka-alan ohjelmiston tarjoajana näemme, että
Ecomia käyttävän yrityksen ja tavarantoimittajan sähköinen yhteydenpito on yksi arjen keskeisimmistä asioista. Tässä yhteydenpidossa ja etenkin sen eteenpäin
viemisessä LVISNetin rooli on oleellinen, sillä LVISNetin avulla voidaan kehittää uusia sanomanvälitystapoja
sekä rikastuttaa nykyisiä sanomia palvelemaan koko
toimialan tarpeita entistä paremmin.
Mikä on LVISNetin hyöty asiakkaidenne
kannalta?
LVISNetin selkein hyöty syntyy tällä hetkellä sähköisen ostolaskun hyödyntämisen kautta. Sähköisen ostolaskun sisältönä olevat tuoterivit voidaan hyödyntää
asianomaisille projekteille.
- Seuraamme projekteja ostolaskujen kautta rivitasolla. Tästä syystä voimme paremmin huolehtia, että
myyntilaskutus rullaa ja kassavirta on plussalla, Markku
Kohtamäki mainitsee.
- Projektien tietojen pohjalta voimme myös suunnitella tulevien tarjousten laskentaa. Tiedämme, minkälaiset kohteet ovat olleet meille kannattavia, ja sen myötä
osaamme kohdistaa tarjouksemme juuri tällaisiin kohteisiin. Tarjouslaskentaan saamme suoraan yritysohjelmistosta tarvikelistan määrineen ja projektilaskennasta
näemme toteutuman. Näitä tietoja vertailemalla näemme, kuinka hyvin olemme osanneet tehdä tarjouksen.
- LVISNet on näkymätön osa työtäni, mutta merkittävä osa. Sen vain on pakko olla olemassa, hymähtää
Markku Kohtamäki.
KUVA Timo Mäkipää
- Meillä tavaraliikenne kulkee keskitetysti toimiston
kautta. Asentaja merkitsee kohteeseen menneet tavarat ja työtuntinsa työmääräimelle, jonka tuo toimistoon.
Samalla kirjataan tavarapalautukset. Olen huomannut,
että yhä enenevässä määrin asentajilla on mobiileita,
joihin kuittaavat jo työmailla tarvikkeet ja tunnit. Niihin
siirtyminen voisi olla meilläkin seuraava kehitysaskel.
- Koska kaikki tieto on työnumerolla, asiakas ei joudu pitkään odottamaan meiltä laskua. Myöskään mikään ei jää laskuttamatta.
Ecomin laskutuksessa ja projektiseurannassa, jolloin
yrityksen rutiinit helpottuvat huomattavasti. Oman
vahvuutensa tuo vielä se, että kun tavara tilataan työnumerolla, ostolaskurivit saadaan LVISNetin avulla
automaattisesti kohdistumaan oikeille töille. Toinen
erinomainen työkalu yrityksen sisäisen prosessin tehostajana on sähköinen tilausjärjestelmä. Sähköinen
tilaus ja ostolaskut yhdessä auttavat yritystä keikkatöiden hoidossa, laskutuksessa, ostolaskujen hallinnassa
sekä urakkaseurannassa, ja niiden avulla yritys säästää
satoja tunteja vuodessa verrattuna siihen, jos samat
toiminnot jouduttaisiin tekemään käsin.
Mitä muuta haluaisit nostaa esiin?
Talotekniikka-ala on ollut sähköisen tiedonvälityksen
edelläkävijä jo pitkään ja on sitä vielä nykyäänkin.
Sähköisten sanomien kehittämistä ja siihen liittyvien
toimintamallien suunnitelua ja toteutusta sekä yhteisiä
pelisääntöjä olisi hyvä kehittää jatkossakin etumatkan
säilyttämiseksi.
9
- Perustimme yrityksen Tampereelle keväällä
ja otimme sinne samat ohjelmistot käyttöön
kuin Oulussakin. Näin raporttien ja seurannan
vertailu on helppoa, Mikko Moilanen sanoo.
Huima kasvu
edellyttää rutiinien
sähköistämistä
Oululaisen Movitekin liikevaihto nousee tällä tilikaudella kahdeksasta 10 miljoonaan
euroon. Tilaus- ja taloustoimintojen sähköistäminen oli pyörinyt usein johdon mielessä, jotta reipaskin kasvu saataisiin pidettyä kaikilta osin hallinnassa. Ratkaisuksi tulivat yritysohjelmiston vaihto ja LVISNet-palvelu.
TEKSTI Riika Walden KUVAT KuvaUljas
Movitek Oy starttasi toimintansa Oulussa vuonna 2010,
kun yrittäjät Mikko Moilanen, Ilkka Rousu ja Matti Viitala
päättivät yhdistää voimansa ja yrityksensä. Movitek
työllistää nyt 45 henkilöä. Menossa oleva tilikausi ja erityisesti viime kesä ovat olleet aiempia vuosia huomattavasti vauhdikkaampia. Kasvua edellisvuoteen verrattuna tulee 172 prosenttia.
Lähtölaukaus tukun yhteyshenkilöltä
Voimakas kasvu johti pohtimaan myös tilaus-, toimitusja laskutusrutiinien tehostamista. Osto- ja laskutusrutiinit hoidettiin ensimmäiset vuodet manuaalisesti.
- Osto- ja myyntilaskut kulkivat paperilla. Käsin naputeltiin kaikki laskutiedot pitkään käytössä olleeseen
ohjelmistoomme. Hallinnossa toimimme pienin resurssein. Toimintojen sähköistäminen alkoi yhä useammin
10
pyöriä mielessä, Mikko Moilanen kertoo.
Parhaimmillaan hyvä toimittajasuhde voi tuoda lisäarvoa asiakasyritykselle esimerkiksi silloin, kun myyjällä on kokonaisnäkemystä asiakkaan liiketoiminnasta.
Lähtölaukaus Movitekin osto- ja taloustoimintojen kehittämiseen ja automatisointiin tuli tukkuliikkeen pitkäaikaiselta yhteyshenkilöltä.
- Tapasimme tukun yhteyshenkilön kanssa LVISTietoverkon Taina Liimataisen, joka esitteli yksityiskohtaisesti LVISNetin tilaus-, toimitus- ja laskutussanomien
välityspalvelua tukkujen ja asiakasyrityksien järjestelmien välillä. Saman tien päätimme ottaa käyttöön LVISNetin ja lisäksi vaihdoimme yritysohjelmistomme Ecomiin, kertoo Mikko Moilanen.
- Uuden yritysohjelmiston ja LVISNetin käyttöönoton
lisäksi kesä osoittautui urakoiden osalta kaikkien aiko-
jen vilkkaimmaksi. Tuplasimme liikevaihtomme edelliseen kesään verrattuna. Tekemistä riitti niin työmailla
kuin uusien systeemien opettelussa.
Työnumerot viimeistelevät automaation
Nyt LVISNet-tukkujen kaikki laskut tulevat uuteen yritysohjelmistoon ja ne ohjautuvat työnumeroiden avulla
automaattisesti oikeille työmaille.
- Työnumeroita emme aiemmin käyttäneet. Nyt meillä kaikki tilaavat työnumeroilla. Myös tukkujen kanssa
sovittiin heti, että ostoissamme pitää aina olla työnumero, jonka avulla tieto kulkee meillä automaattisesti
oikealle työlle. Eihän siinä ole mitään järkeä, jos emme
tiedä, mille työmaalle tavarat ovat menneet, sanoo Mikko Moilanen.
Taloushallinnosta huolehtivan Anu Rajakankaan mukaan syyskuussa Movitekiin tuli yli 800 laskua.
- Suurin osa laskuista tulee tukuilta sähköisesti.
Kun laskujen rivejä ei enää tarvitse naputella koneelle,
työ on nopeutunut huomattavasti. Rivit saamme suoraan reskontraan, lähetteille ja asiakkaiden laskuille.
Myös työmaille litterointi onnistuu rivikohtaisesti. Virheiden määrä on vähentynyt automatiikan
myötä. Kaikkia yritysohjelmiston ja LVISNetin mahdollisuuksia, kuten sähköisten tilausten ja tarjousten tekoa, emme
vielä ole ottaneet täysipainoisesti
käyttöön, sanoo Anu Rajakangas.
Mikko Moilasen mukaan tilaukset tehdään pääosin
tukkujen webshopeista tai puhelimella. Laskut niistäkin
ostoista kohdistuvat automaattisesti työnumeroiden
mukaan asianomaisille töille. Osa projektijohtajista tekee jo myös tilauksia LVISNetin kautta.
Projektiseuranta ja kassavirta nopeutuvat
Työmaista saadaan jo nyt reaaliaikaista tietoa muun
muassa tarvikeostojen osalta. Työtuntien raportointi on
kehitysvaiheessa.
- Tarkoitus on siirtyä ensi talvena työtuntien raportointiin suoraan työmailta mobiililaitteilla. Osa porukasta odottaa jo mobiililla raportointia. Helpottaahan se
työtä, kun asentaja työmaalle mennessään naksauttaa
seurannan päälle ja illalla pois eikä hänen tarvitse erikseen käydä raportoimassa kuukusittain töitä järjestelmäämme. Kun tarvikerivit tulevat jo valmiiksi töille ja
ensi vuonna saadaan työtunnitkin päivittäin, nopeutuvat sekä projektiseuranta että laskutöiden kassavirta
huomattavasti, visioi Mikko Moilanen.
- Yritämme hioa muutoksen loppuun ja otamme
kaiken irti, mitä yritysohjelmistostamme ja LVISNetistä
saamme. Siinä on valtavasti potentiaalia, kun vain
ehdimme ottamaan kaikki toiminnot käyttöön.
- Viime keväänä perustimme EteläSuomea palvelevan Movitek Etelä-Suomi Oy:n jonka kotipaikka on Tampere.
Myös sinne otimme heti alusta alkaen
samat ohjelmistot käyttöön kuin Oulussakin. Näin raporttien ja seurannan
vertailu on helppoa samantyyppisistä listoista, Mikko Moilanen sanoo.
- Syyskuussa saimme yli 800 laskua, joista suurin
osa tuli tukuilta sähköisesti. Työ on nopeutunut
huomattavasti, kun saamme rivit nyt suoraan
reskontraan, lähetteille, projekteille ja asiakkaiden
laskuille, sanoo Anu Rajakangas.
11
Tehoa toimintaan
O ta
LVISNet käyt töösi.
i
Nyt aloituskuukaus
veloituksetta.
Lue lis ää
w
w w.lvisne t.f i