Henkilörekisteriseloste - Sibelius

Tyhjennä lomake
REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen
täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.
1
Rekisterinpitäjä
Laatimispäivä
28.1.2015
Nimi
Taideyliopisto
Osoite
PL 30 00097 Taideyliopisto
Muut yhteystiedot (esim. puhelinvirka-aikana, sähköpostiosoite)
Akatemiakohtaiset pääkäyttäjät (Sibelius-Akatemia: Karoliina Pirkkanen puh. 040 710 4319, kar
Nimi
2
Yhteyshenki- Akatemiakohtaiset pääkäyttäjät Karoliina Pirkkanen (SibA), Henna Kontusalmi (KuvA), Saija Aa
lö rekisteriä Osoite
koskevissa Taideyliopisto
asioissa
PL 1
Muut yhteystiedot (esim. puhelinvirka-aikana, sähköpostiosoite)
00097
Taideyliopisto
Akatemiakohtaiset
pääkäyttäjät (Sibelius-Akatemia: Karoliina Pirkkanen puh. 040 710 4319, kar
3
Rekisterin
nimi
Taideyliopiston Gruppo-asiakas- ja sidosryhmätietojärjestelmä
4
Gruppo-rekisterin käyttötarkoitus on Taideyliopiston yhteydenpito erilaisten sidosryhmien
Henkilötietojen käsittelyn ja asiakkaiden kanssa. Sidosryhmiin kuuluvat muun muassa erilaiset taidealan toimijat,
tarkoitus
Taideyliopiston eri akatemioiden alumnit, tapahtumayleisö, aikuiskoulutuksen asiakkaat
sekä ohjelmapalveluiden yritysasiakkaat.
5
Rekisterin
tietosisältö
6
Säännönmukaiset
tietolähteet
Henkilön nimi, ammatti, titteli ja/tai työtehtävä, toimiala, organisaation, yrityksen tai
yhteisön nimi, henkilön tai organisaation osoite (käynti- tai kotiosoite), puhelinnumero
(yksityinen, työ- tai esim. organisaation vaihteen numero), osassa myös mahdollisesti:
henkilön sähköpostiosoite, organisaation yleinen sähköpostiosoite ja www-osoite,
kampanjat tai tapahtumat, joihin henkilö on osallistunut (kuten maininta messukäynneistä,
kutsuista ja/tai osallistumisesta tilaisuuksiin), muita erityishuomioita, tietoa Taideyliopiston
eri tahoilta tilatuista yhteydenotoista kuten erilaiset uutiskirjeet. Osassa kontakteja myös
maininta kampanjoista tai tapahtumista joihin osallistuneet (kuten maininta kutsuista ja/tai
osallistumisesta tilaisuuksiin), muita erityishuomioita (kuten maininta erikoisruokavaliosta
tai ystäväyhdistysten jäsenmaksuista). Rekisteri sisältää lisäksi muun muassa
Sibelius-Akatemian alumnien syntymaikoja.
Gruppoon on koottu tiedot seuraavista rekistereistä:
- Sibelius-Akatemian aiempi asiakastietojärjestelmä Cliento (poistettu käytöstä 2012)
- Sibelius-Akatemian ohjelmatoimisto Primon Rukkis-asiakastietojärjestelmä
- Täydennyskoulutuksen kontaktirekisterit
- Teatterikorkeakoulun aikaisempi File Maker -pohjainen osoiterekisteri ja Microsoft
Access-pohjainen alumnirekisteri.
- Kuvataideakatemian aikaisempi FileMaker-pohjainen osoiterekisteri (poistettu käytöstä
2012)
Osa rekisterin tiedoista kerätään suoraan asiakkailta itseltään esimerkiksi
verkkolomakkeiden kautta (uutiskirjeiden tilaus, alumirekisteri).
Tietoja täydennetään ja päivitetään Itellan osoitemuutospäivitysten perusteella sekä
REKISTERISELOSTE
2
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille.
7
Tietojen
säännönmukaiset luovutukset
8
Rekisteristä ei luovuteta tietoja ulkopuolisten käyttöön
Tietojen siirto EU:n tai
ETA:n ulkopuolelle
9
Rekisterin
suojauksen
periaatteet
A Manuaalinen aineisto
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Gruppo on tarkoitettu Taideyliopiston henkilökunnan omaan käyttöön. Järjestelmällä on
henkilökuntaan kuuluvat pääkäyttäjät jokaisessa kolmessa akatemiassa (admin-käyttäjä)
ja sen kaikki muutkin käyttäjät ovat henkilökuntaan kuuluvia. Kullakin käyttäjällä on
henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden käyttöoikeus päättyy henkilön
siirtyessä pois Taideyliopiston palveluksesta tai niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus
on hänelle annettu.
Järjestelmää käytetään internetin välityksellä toimittajan palvelinkoneilta suojatulla
yhteydellä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisterin sisältämiä tietoja ei
ole erikseen säädetty salassapidettäviksi.
Tulosta