SAP HR - Helsingin yliopisto

TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999)
10 § ja 24 §
1(2)
Laatimispäivä: 1.9.2015
SAP HR –HENKILÖSTÖTIETOJÄRJESTELMÄN TIETOSUOJASELOSTE
REKISTERINPITÄJÄ
Helsingin yliopisto, Y-tunnus 0313471-7
Henkilöstö- ja lakiasiat
PL33 (Yliopistonkatu 4), 00014 Helsingin yliopisto
YHTEYSHENKILÖ
Henkilöstöasiantuntija Suvi Pato-Oja
Pl 33 (Yliopistonkatu 4), 00014 Helsingin yliopisto
puhelin: 02941 44290
sähköposti: suvi.pato-oja@helsinki.fi
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä työnantajan tehtävien ja
velvoitteiden täyttäminen. Helsingin yliopisto käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä
rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten
päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Helsingin yliopiston työntekijöitä, palkkion- ja apurahansaajia, tutkijoita, dosentteja sekä
emeritusprofessoreja koskevat tiedot:
- henkilötiedot: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, kotiosoite, pankkitili
- koulutustiedot
- palvelussuhde- ja palkkaustiedot
- poissaolot, vuosilomat ja työstävapautukset
- järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
- rekisteröity itse
- henkilöstöhallinnolliset päätökset
- rekrytointijärjestelmä SAP eRekry
- Aditro Personec F –palkanlaskentajärjestelmä
- yliopiston käyttäjähallintajärjestelmä ja henkilöroolirekisteri HERO
Henkilöstö- ja lakiasiat
PL 33, 00014 Helsingin yliopisto
Käyntiosoite Yliopistonkatu 4, Helsinki
www.helsinki.fi/
TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999)
10 § ja 24 §
2(2)
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Rekisterin tietoja siirretään säännönmukaisesti seuraaviin yliopiston tietojärjestelmiin:
- rekrytointijärjestelmä SAP eRekry
- Aditro Personec F –palkanlaskentajärjestelmä
- yliopiston käyttäjähallintajärjestelmä ja henkilöroolirekisteri HERO
- yliopiston tietovarasto
Tietoja voidaan siirtää myös muihin yliopiston tietojärjestelmiin sekä luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.
TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A)
MANUAALINEN AINEISTO
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Asiakirjoja pääsevät
käsittelemään vain henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisteröityjen tietoja.
B)
ATK:LLA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT
Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu siten, että tietoja pääsee katsomaan ja muokkaamaan
vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Pääsy rekisteriin on rajoitettu ja käyttäjät
tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjän oikeuksia rekisterin tietoihin rajataan
käyttöoikeusrooleilla.
Rekisterin käyttö on mahdollista vain Helsingin yliopiston sisäverkossa tai muodostamalla suojattu
yhteys yliopiston palvelimeen. Ohjelmat ja tietokannat sijaitsevat palvelimilla, jotka sijaitsevat
Helsingin yliopiston omissa konesaleissa. Konesalit ovat lukittuja, kulunvalvonnalla suojattuja
tiloja, joihin on pääsy vain ylläpito- ja huoltotehtäviä suorittavilla henkilöillä.
TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Rekisteröidyillä on henkilötietolain 28 §:n mukainen oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa
ja 29 §:n mukainen oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Tarkastus- ja
korjauspyynnöt esitetään rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
LOKITIEDOSTOT
Rekisterin käytöstä lokiin kertyviä tietoja käytetään palvelimen ja tietoliikenteen kapasiteetin
seurantaan sekä teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen. Pääsy lokitietoihin on
sallittu vain niille henkilöille, jotka osallistuvat edellä kuvattujen ongelmien selvittämiseen.
Henkilöstö- ja lakiasiat
PL 33, 00014 Helsingin yliopisto
Käyntiosoite Yliopistonkatu 4, Helsinki
www.helsinki.fi/