Tarjouspyyntö Työpajapäivät 2016

Tarjouspyyntö
21.1.2015
Sivu 1/2
Valtakunnalliset työpajapäivät 2016, paikallinen kumppani
Valtakunnallinen työpajayhdistys ry hakee paikallista yhteistyökumppania Valtakunnallisten
Työpajapäivien 2016 järjestelyihin. Tapahtumaan odotetaan viime vuosien perusteella 500 –
650 osallistujaa ympäri Suomen. Ajankohdaksi on suunniteltu vuoden 2016 maaliskuun viikkoa
11 tai huhtikuun viikkoa 14.
Pyydämme paikallisen kumppanin tarjousta Työpajapäivien järjestelyistä seuraavasti:
o
Tilat:
- iso auditorio tai muu vastaava tila, johon mahtuu 650 henkilöä
- vähintään 3 – 5 erillistä luentosalia tai vastaavaa (60 – 150 hengelle)
- tila mahdollista iltatilaisuutta varten, kaikille osallistujille
o
Ruokailu: erillinen tarjous lounas- ja kahvitarjoiluista (2 lounasta, iltapäivä- ja
aamukahvi) sekä mahdollisesta iltaruokailusta
o
Majoitus: hotellisopimukset - hotellihuonekiintiöt sopimushinnoin hotelleista, jotka
ovat hyvien kulku-yhteyksien päässä tapahtumapaikasta
o
Muut järjestelyt:
Paikallinen kumppani huolehtii Työpajapäivillä käytännön järjestelyistä ennakkoon
sekä tapahtuman aikana tapahtumapaikalla. Kumppanin vastuulla ovat vähintään:
Seminaarikansioiden kokoaminen, nimikylttien suunnittelu ja tuottaminen, opasteet ja
somisteet sekä ilmoittautumis-, vastaanotto- ja naulakkopalvelut tapahtumapaikalla.
Näiden lisäksi voidaan sopia erikseen kirjallisesti myös muista palveluista.
Ohjelmasisällöstä vastaa Valtakunnallinen työpajayhdistys ry.
Toivomme, että tarjouksen tekijä neuvottelee kunnan/muun taustaorganisaation
kanssa sen mahdollisuudesta osallistua tila- ja ruokailukustannuksiin.
Valintakriteerit
Painotamme valinnassa tarjouksen kokonaisedullisuutta, hyviä kulkuyhteyksiä tapahtumapaikkakunnalle sekä tapahtumapaikalle, riittävää majoituskapasiteettia sekä tilojen
soveltuvuutta Työpajapäivien järjestämiseen. Lisäksi edellytämme, että kumppani on
Valtakunnallinen työpajayhdistys ry:n jäsen.
Sivu 2/2
Tarjousten perusteella valitaan paikallinen yhteistyökumppani, jonka kanssa tehdään erillinen
hankintasopimus, jossa määritellään yhteistyön sisältö tarkemmin.
Lisätietoja: jäsenpalvelupäällikkö Anna Kapanen, puh. 010 279 2738, anna.kapanen@tpy.fi
Tarjoukset tulee jättää 13.2.2015 mennessä sähköpostitse: anna.kapanen@tpy.fi.
Valtakunnallinen työpajayhdistys ry